资产电子固定档案精选(九篇)

第1篇：资产电子固定档案范文

固定资产投资项目档案是整个项目在建设过程中的真实记录，它对企业科研、生产及维权等方面都具有重要的作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源，都是建设项目档案管理过程中重要的组成部分，它既是项目建设的基础和保障，也是完成项目建设和项目竣工验收的前提和保障。收集、管理并利用好固定资产投资项目档案，对于提高企业的工程质量，满足科研发展的需要，都具有十分重要的意义。

二、固定资产投资项目档案工作的特点

1.责任重、难度大

首先，固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生，贯穿于整个项目的全过程，涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容，为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务，因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任，是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次，在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位，上级与地方各专业管理部门关系复杂，人员变动大，专业种类多，使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长，项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长，这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三，项目建设期间形成了大量的文件材料，有管理类、专业技术类等，内容繁杂；这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案；信息载体形式多样，包括纸质、声像、电子等，种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下，企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求，我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要，深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点，努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径，更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化，使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。

2.要求高、涉及面广

固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产，是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料，是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据，也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象，涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此，应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系，并成为全员配合的自觉行为。

三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题

1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视

一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展，如果领导不重视，许多工作的开展都会困难重重，因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够，致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序，没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中，档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中，不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。

2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位

个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，给档案管理带来很大的难度，档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理，使项目档案工作出现脱节，档案质量得不到保障。

3.固定资产投资项目档案管理制度不健全

有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度，缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度，特别是收集整理过程中人为因素较多，随意性大，相关规定指导性不强，可操作性不够。

4.固定资产投资项目文件材料收集不全

收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节，也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多，投资项目建设周期长，时间跨度大，人员不稳定，造成各方之间文件材料的管理接口较多，文件材料散失严重，文件材料收集归档困难，形成的施工文件材料质量不高。

5.人才培养力度不够

随着企业机构的撤并和人员的压缩，档案人员的数量逐年减少，有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大，同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养，档案人员整天忙于事务性工作，整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应，与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏，在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率，不利于项目档案信息的开发和利用。

四、提高固定资产投资项目档案管理的策略

1.注重宣传，奠定基础信息时代

宣传本身就是一种信息传递，它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性，如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式；还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作，不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统，做好项目档案工作需要各方面的配合，因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案，理解支持项目档案工作，重视项目档案工作。同时，还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力，项目档案工作才能做得最好。

2.建立机构，提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理

随着国家经济和行业形势的发展变化，越来越多的固定资产投资项目陆续开展，这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战，这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此，对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理，运用固定资产投资项目档案管理的理念，开展项目档案管理工作。首先，建立项目档案管理工作组织管理体系，由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调；其次，建立项目档案管理责任制，按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等，明确各自在各阶段、各环节的责任，各负其责，使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。

3.健全制度，做好保障

建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础，为确保档案文件材料的齐全完整，就要规划项目档案管理工作，建立严格的规章制度，明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任，结合本单位实际制定相应的办法和实施细则，明确项目档案管理职责，对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门，参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求，并落实责任人。

4.加强收集，提升质量

固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂，往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作，而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者，其中每一个过程都会影响项目档案的质量，影响其完整性、齐全性和准确性。因此，在项目档案的收集过程中，应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度，做到项目档案工作与建设项目同步进行，从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中，首先要注意归档文件材料的内容是否完整，竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程，做到图物、技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器，在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料，而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料，这部分文件材料实用价值大、利用率高，如果收集不齐全，将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查，并将其单独存放在防磁柜中，定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性，因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存，保证电子文件的真实性和准确性。

5.科学整理和立卷，便于利用

档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的文件材料进行鉴定，对无保存价值或价值不大的文件予以剔除；对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如：管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件，环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性，按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理，这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性，便于竣工验收和查询利用。

6.优化管理，促进档案管理工作

对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理，对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理，建立信息化平台，通过建立档案数字化管理体制，利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化，使档案信息与现有档案资源数据库整合并网，将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，提高档案资源利用率，提供方便、快捷的利用服务。

7.完善自我，提高素质

首先，对档案管理人员进行多层次、全方位的培训，从软件到硬件，从基础到尖端，包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训，使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理，多渠道培训合格的档案管理人才。其次，由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏，平淡的工作成果”的特点，因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质，这是做好档案工作的一个重要基础，高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三，项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研，每一项工作都影响着项目档案整体管理水平，而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此，项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感，沟通协调能力，文字表达能力和扎实的专业知识，尤其是面对大量的原始文件材料，要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力，充分挖掘，使档案的澘在作用发挥出来。这样，档案工作者自身的价值才能被社会所认同，固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。

8.提高保密性，确保档案安全

第2篇：资产电子固定档案范文

关键词：电子档案；纸质档案；保护

1 档案保护的实质比较

传统的纸质档案保护是对档案载体――纸张的保护（包括修复），以期延续档案的寿命。对纸质档案来说，信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的，也就是说，其物理结构与逻辑结构是一致的。例如，如果排错了页码，就不仅破坏了信息的物理结构，同时也破坏了信息的逻辑结构，而在同一页上信息的变动一定会留下痕迹，所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。因此，纸质档案保护的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。电子档案的结构却要复杂得多，随着网络和多媒体技术的发展，电子档案文件的物理结构更加复杂，有些文件中含有关系数据库中的信息，有些文件中含有超文本信息，还有些文件含有来自多个系统平台的有关数据。这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。可以这样说，电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念，而只是一系列动态信息的集合。电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换，还原成其逻辑形式，才能够被人们阅读和理解。简言之，纸质档案保护的实质是对其进行物理保护，而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。

2 档案保护的技术比较

传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。而且这些载体只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的有关要求，就能达到长期保存。电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护，对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护，等等。电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展，但发展时间不长，保护技术的研究也起步不久、不成熟，存在着多方面的不足。仅仅计算机病毒的防护这一项，其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作，但是损失还是巨大的。除了病毒破坏、黑客入侵等安全问题之外，电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。例如，如何永久地保障电子档案的可存取性，包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题，如何保障电子档案的原始性和完整性，等等。这些问题，似乎都没有通用的、永久的、可靠的方法，这也是目前“双套制”盛行的原因，同时也对电子档案的保护提出了挑战。

3 档案保护的时期比较

纸质档案文件保护工作一般是从档案入库以后开始进行的，入库之前基本上不用刻意地对其进行技术上的保护，也就是说传统纸质档案的保护时期基本上是阶段性的，而且着重点在于对档案的保管。电子档案的保护不能只在哪个阶段进行，它的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。这是因为电子档案具有非实体性、不稳定性和对载体和运行环境的依赖性等特征，要保护好电子档案，除了保护电子档案的载体（实体）之外，更要注意保护它的可用性、可存取性和可理解性，以及保证电子档案的原始性、真实性和完整性。所以，电子档案的保护是一个系统工程，要从其设计阶段开始到电子档案的销毁实行全程的保护管理。

4 档案保护工作的范围比较

纸质档案的保管一般来说是对已整理好并存放在库房中的档案进行的日常维护性的保护性管理，包括维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；要保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。而电子档案的保护要贯穿于电子文件的整个生命周期的过程中，其运动过程中要经过文件形成部门、档案部门或者计算机网络。未来以电子档案为主建立起的数字或虚拟档案馆，不仅保管和利用本馆馆藏档案，而且将成为全国各地乃至全世界各地相关档案资源的信息集散地、联结点。

简言之，纸质档案保护工作涉及的范围比较固定，属于静态保护，而电子档案保护工作的范围则大大拓展，且不固定，处于动态的变化之中。

5 档案保管人员的社会关系比较

纸质档案是在文件完成了现实使用价值，并办理了归档手续而进馆（室）的，接下来档案基本上就在库房管理人员的监控之下。电子档案的产生，改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。首先，电子档案保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。因为电子档案形成初期是在文件形成部门，因此，档案部门必须要进行“前端控制”，要对文书部门进行超前指导。同样档案保管人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。其次，电子档案保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。这是因为电子档案分布地点的分散以及电子档案安全保护的复杂性，使得档案保护人员不仅要保证脱机载体的安全和延长其寿命，更重要的是要保证网上运行的文件数据库的操作正常、安全、有效地运行。电子档案的安全防范、系统的运行等保护工作单靠档案人员已经不可能完成，档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。最后，随着档案保管中介机构的诞生，档案保管人员和档案中介机构的关系也变得密切。因此，档案部门必须改变过去那种独立的局面，需要更多地利用其他社会资源，和其他部门进行广泛的合作。

6 档案保护的费用比较

纸质档案的保护有很多方面的费用支出，如库房费用、维护费用和人工费用等。其中，库房费用是指建筑库房，包括库房硬件环境所需的费用；维护费用是指档案在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。人工费用是指库房保护人员的工资、奖金及福利待遇。这些费用相对来说比较固定，成本也相对较低。电子档案的保护要贯穿在它的生命周期的过程中，所以它的保护费用的构成就比较复杂。主要包括计算机系统的维护费用、载体保护费用、软硬件环境不断更新的费用等。

电子档案新型载体保护费用包括维护新型载体库房及其环境所需的费用。首先，和传统档案库房比较，新型载体档案库房的环境条件要求比较高，因此，为了保证这些载体的内容不致因其物理损伤或老化而消失，磁盘需要定期进行复制或迁移；磁带需要在一定时间内转录，这需要定期增加费用，而且电子档案的不断复制、转录等方面的复杂性大大高于纸质档案。虽然新型载体的存贮密度远远超过纸质载体，库房面积可以大大减少，人力需要的也相对较少。但三方面权衡起来，电子档案载体的维护费用远远超过传统文件的保管费用。

总之，面对电子档案这样一种新型档案形式，我们必须不断地探索新的保护技术与方法，总结其与传统档案保护方法的异同，这样才能创造出信息技术条件下电子档案的保护新体系。

参考文献

第3篇：资产电子固定档案范文

成本核算:成本核算是指生产经营过程中所产生的各种耗费根据相应对象进行分配、归集，进而对总成本、单位成本进行计算。成本核算的基础为会计核算，计算单位为货币。成本核算过程中，应先对后勤经营管理费用进行审核，确保其准确计入成本，以有效管理与控制后勤管理费用。根据使用途径对已发生费用进行分配、归集，进行各类产品总成本、单位成本的计算，并将真实成本资料提供给成本管理。

2后勤会计成本核算及管理内容

2．1资产类成本管理

1)现金。

现金为食堂库存现金核算，也是采购人员周转应用的备用资金。一般后勤都应进行现金日记账的设置，遵循收付款凭证，由出纳人员根据业务产生先后依次进行登记。最后必须对当日现金收入合计数、现金支出合计数与结余数进行计算，并准确核对结余数和实际库存数，确保其符合账款，然后进行库存现金日报表编制。

2)银行存款。

银行存款是指在银行后勤开设账户内各项款项存入的核算。一般只允许后勤进行一个银行账户地开设。款项向银行存入、提取或存款支付，都应做好借记、贷记科目工作。

2．2库存物资成本管理

库存物资成本管理是指对食堂内各种主、副食品与燃料等一次购买分批分期使用的各种物资的核算。根据购入时具体支付价格、运费等对物资实际成本进行计价核算。物资购入时，通过检验入库，借记该物资内容，贷记“银行存款”“应付账款”等相关内容。使用领取时，应进行出库单地填写，并对库存物资明细账、明细表进行登记。明细核算时，应严格遵循物资类别、种类与规格进行成本核算。同时应定期、不定期对库存物资进行清查盘点，确保其符合账目。如物资需随购随用，可进行“伙食支出”直接借记，在批量采购中，其主要类型包括粮食、蔬菜、食油、肉类等。

2．3固定资产原值成本管理

固定资产原值成本管理为后勤结余资金购置与固定资产条件物资相符的核算，也就是非财政投入的固定资产，如燃具、餐具等。当固定资产增加时，应进行该项目的借记，贷记现金或银行存款。其明细核算应严格根据固定资产类别进行。

3后勤会计成本核算与管理措施

成本核算、成本管理作为后勤会计工作的内容，其核算是否准确，管理是否到位都与后勤经营管理具有直接关系，为更好地提升后勤成本管理水平，做好会计工作，必须选取行之有效地措施，推动成本管理工作的顺利开展。

3．1规范后勤成本管理

通过后勤成本管理制度的建立与健全，应对后勤财务收支、伙食开支等内容进行监督。后勤应单独建账，独立核算，根据有关会计制度规定对成本核算进行规范，后勤不具有商业化、市场化的特点，应遵循“钱账分管、钱物分管”的原则，对后勤会计人员进行合理配置，做到明确分工，相互制约。

3．2后勤会计岗位职责制度的建立

通过后勤会计岗位职责制度的建立，可对会计岗位职责、权限进行明确，可将后勤成本管理各个阶段责任进行有效落实，同时，应将会计人员考核纳入后勤成本管理工作考核相关内容，以此作为奖惩、工资发放的主要依据。

3．3后勤内部控制制度的建立

明确分工、责任落实为后勤财务机构内部分工的主要特点。在后勤内部控制制度建立中，要求出纳不能进行会计账目检查、会计账目登记与会计档案保管等工作的兼任。同时出纳会计库存现金应通过经营负责人、会计进行定期、不定期的检查，以确保其符合相关账目。

3．4规范财务岗位分工和会计资料保管及归档

1)对会计档案资料管理人员进行明确，进行会计档案资料借阅、保管归档制度的建立。

作为后勤所有成本管理工作的记录凭证，会计档案资料制度的完善，不仅可以对后勤效益加以维护，更能为后勤成本管理提供依据。由此可见，规范财务岗位分工，会计资料保管、归档对规范会计工作及财务工作具有至关重要的作用。

2)进行会计资料电子档案的设置，通过计算机等现代办公设备可对电子档案信息直接快速处理。

在当日工作结束后，电子档案可实时通过计算机直接进行档案资料的归档工作，也可以在一定时间内进行统一集中归档。并进行档案管理信息的添加，同时进行分类号设置，确保档案标号与工程代号一致，进行各级类目的合理安排。随后进入数据库，实现资源共享，为财务会计管理工作提供便利。

4结语

第4篇：资产电子固定档案范文

论文关键词:高等学校 财务 电子档案

论文摘要:对于这些不断发展、日益更新的新型档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受青睐。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。

一、财务电子档案特点：

财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。高等学校财务电子档案的管理，作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：

1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。

2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。

4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。

5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。

6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。

二、高等学校财务电子档案管理的状况

高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：

1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。

2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。

3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。

随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等硬件设施得到了全面改善。

三、高等学校财务电子档案的现代管理

财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。

(一)财务电子档案的收集

1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。

2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质;同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。

3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。

4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。

5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。

(二)财务电子档案的整理与保存

财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。

1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。

2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜;光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦;每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。

3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。

财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。

(三)财务电子档案的利用

财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。

1、财务电子档案的查阅。

查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。

2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。

随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。

参考文献：

第5篇：资产电子固定档案范文

论文关键词：医院档案管理，信息化，重要性

 

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程，管理信息化是指在企业的各方面管理工作中充分利用现代信息技术，通过提高信息资源的管理和利用水平，在各种社会活动的功能和效率上的大幅地提高，从而使得企业的管理达到信息化水平，节约人力资源，跟上社会的发展步伐[1]。医院档案是医院在日常工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各门类及载体的档案，是医院管理工作中的原始凭证，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料，因此，医院档案管理信息化显的尤为重要。近年来，随着我院档案管理信息化的逐步推进，其优势不断表现出来，但随之而来的也出现了一些问题，对此我们进行了认真的分析和总结，现总结如下。

1 医院档案管理信息化的特点及存在的问题

1.1医院档案管理信息化的特点 ①医院档案管理信息化是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理的工作效率；②医院档案管理信息化是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进医院管理工作的不断创新。

1.2医院档案管理信息化存在的问题 ①医院档案管理信息化需要投入大量资金进行基础设施的建设，不止需要购买电子信息产品重要性，而且必须跟上电子信息产品更新换代的速度，定期进行维修、更换、升级等，这一点从根本上严重制约了医院档案管理信息化工作的发展；②医院档案管理信息化缺乏国家法律、法规、规章和标准的引导以及技术保障，电子文件的法律地位尚未确立，因此，信息安全技术问题，缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准；③医院档案管理信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化，而现实的标准和规范不能满足档案信息化的快速发展，从而直接影响着档案信息化建设的步伐[2]。

2 医院档案管理信息化的重要性

2.1有利于保护珍贵的档案原件，改善归档方式 将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，可以避免档案原件被过多地直接使用，或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的，可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险，此外，大大改善了工作条件，信息改动时只需输人指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。

2.2有利于档案信息资源的检索和利用 档案信息资化采用了电子目录和电子文档归档，提供了快捷的电子信息查询系统，比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率核心期刊。

2.3有利于改善档案信息资源的管理模式 各类医院档案信息化处理以后，可以极大限度地提高档案的运行效率，使档案信息更加形象、直观，最大限度地方便了档案检索和利用，并且节省了大量的储存空间，节省大量的人力、物力和财力资源，同时又保障了档案的安全备份，真正做到了“有备无患”。

3 促进医院档案管理信息化的几点意见

3.1加强档案信息化配套工作的建设 要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所需的软、硬件配套设施齐全，同时档案信息化建设应与医院的网络建设同步进行，以档案室为中心将院内的相关计算机进行内部联网，将信息建立在统一的管理平台上，方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料，在实现资源共享的同时也体现了数字化档案管理的时效性，在完善档案信息网络系统的同时，逐步实现办公自动一体化[3]。

3.2对档案人员进行系统化、专业化的培训 档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，才能应对档案信息化出现的问题。医院应组织档案人员进行技术性的培训，使他们不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，使自己熟练使用各种现代化信息工具，特别是网络传输工具，为更快更好地开发档案信息打下牢固的技术基础重要性，还要让档案人员通过深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，在熟悉档案室基础上，熟练快速地为医院提供档案的利用。

3.3建立电子文件管理制度，保障档案安全 电子文件管理规范化、制度化和标准化是档案信息化建设迫切需要，因此，医院要遵循国家标准和规范，吸收国内相关行业的管理标准和经验，结合本院的实际情况建立健全有关电子文件管理的规范、标准、制度，如电子文件的收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度等，并严格按照制定的制度开展工作。此外，要根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理，对档案信息系统实时监控，防止电脑黑客的盗取、篡改档案信息和破坏信息系统，防止电脑病毒入侵，确保医院档案信息管理的安全[4]。

总之，信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义，因此，我们要充分利用信息化建设，让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化，为医院的建设和发展发挥更大的作用。

【参考文献】

[1]吴蔚,试论医院档案管理信息化处理的优势[J],实用医学杂志,2009,8(32)：74-75.

[2]王兆学,浅议医院档案管理信息化建设[J],黑龙江科技信息,2009,1(5)：182.

[3]刘丹萍,严宏莲,浅议如何实现医院档案管理信息化[J],医学信息,2010,23(11)：26.

[4]袁丽娜,王蕾,医院档案管理信息化探讨[J],现代商贸工业,2010,22(5)：378.

第6篇：资产电子固定档案范文

神华集团档案管理信息化现状及存在问题

总体上看，神华集团档案管理信息化程度不是很高，总部要优于基层单位。档案信息化的主要载体是应用OA办公系统，各个企业的档案管理水平及信息化程度参差不齐，差距较大，主要问题有以下方面。

1.档案管理传统方式与信息化有畸轻畸重的倾向

档案管理在实践中有两种倾向：一是重传统轻信息化，另一种是重信息化轻传统。企业内部领导的认识直接决定了档案管理的结果。 有些条件较好的企业满足于眼前的状况，认为不提高档案管理与信息管理建设，企业照样能搞好，因此，对企业的档案管理信息化建设重视程度不够，投入少，手段落后，仍处于传统的管理阶段。有些企业的领导对信息化抱有较高期望，在信息化建设方面投入多，档案管理也受益于企业信息化建设成果，同步得到发展。档案信息化水平走在整个集团的前列，但陷入了过分依赖信息技术，对一些传统的纸质档案管理重视不够。

2.公司上下级之间档案信息共享不充分

传统的档案管理是一种条块分割的方式，各个单位的档案管理相对独立，上下级单位之间档案管理也基本上很少有业务往来。由于档案自身的复杂性，档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除集团总部外，各子分公司都保存着大量的档案。多头管理，造成了管理标准化的困难。在具体管理细节上，各单位之间缺少必要的协调机制，使档案信息不能充分地共享、充分的利用。

3.档案信息技术的应用程度较低

由于缺乏统一的组织规划，在档案信息化过程中，许多企业处于各自为政的状态。有的公司虽然在计算机管理信息系统开发和应用实施方面做了大量工作,花费了大量的资金，因为某一方面的应用需要而购买一套功能无所不包的档案信息系统,但由于自身的使用水平跟不上信息技术的发展, 档案信息系统的大部分功能未能得到利用，那些未被使用的功能都处于浪费状态，没有实现信息的交流和共享。

4.档案信息资源基础比较薄弱

有的企业档案管理缺乏专门的管理机构，队伍配备较弱，信息采集渠道较单一，缺少灵活性，使得信息来源不够全面，传输渠道不够畅通，更难以对采集的信息加工处理，使得资源潜力无法充分发挥。从管理的角度来看, 档案信息技术的应用应该是用来满足管理的需要。要实施档案信息化,需要投入一定的人力、物力和财力,需要配备懂业务和计算机技术的人才。因此，优化档案信息资源的配置，是档案信息化的基础和关键所在。

5.档案信息保密工作需要更加重视

神华集团虽然经营以煤为主的传统产业，但不乏新建了许多有很高技术含量的项目。如煤炭直接液化技术，就属于拥有自主知识产权的高技术。即使是在煤炭生产领域，也有众多的发明专利，这些专利技术，不仅仅是企业的商业秘密，也事关国家利益。但在这些技术档案的管理中，还没有一个统一的规范和专门的机构。这是需要加强的一个重要方面。

提高中央企业档案信息化管理水平的途径

信息化系统正在演化成为企业业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为企业信息的支撑平台。对档案管理活动而言，同样给我们提出了很多数字化的新课题。神华集团档案管理要利用大力推进信息化建设的有利时机，结合集团档案管理的特殊性和实际情况，探索档案管理信息化的途径。

1.准确定位，将档案管理纳入集团信息化发展战略

神华集团从战略高度来关注企业信息化建设，2008年，全面启动信息化建设工作，成立了信息化建设工作领导小组。

档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程，在制定企业档案管理信息化的规划时，要从实际出发，既要全面系统，又要有所侧重，在充分运用先进信息技术的同时，档案管理做到分类科学、排列有序、查阅方便、信息共享，最终实现档案管理能够与企业整体信息化建设同步建设、同步发挥作用。企业档案管理信息化应当纳入信息化领导小组制定的总体方案，并在领导小组的统一领导、协调下构建和应用。

2.确立规范，形成统一的网络平台

建立一致的数据规格标准和统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径，因此，档案管理也必须适应信息化的基本原则。神华集团各个企业存在着分散和跨行业等特点，在档案管理系统建设中常常遇到个别单位过分强调特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上漠视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有着不可估量的作用。

3.注重安全，建立统一的数据备份中心

安全管理是信息化核心要素。建立由神华集团统一管理的文档数据备份中心非常必要。因为下属单位分散且多，要求各个单位建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的，不仅重复建设造成资金、人力等方面的浪费，而且也不利于档案信息的利用。在具体的方法上，既可以由集团自己建设，也可以委托专业机构管理。

第7篇：资产电子固定档案范文

一、档案数字化管理优势

（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。

（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。

（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。

二、档案数字化管理的不足

（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。

（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。

（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。

（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。

作者:毛羽丰 毛宁 单位:辽宁省科学技术情报研究所 沈阳科欣档案服务中心

参考文献:

第8篇：资产电子固定档案范文

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是历史的真实记录。档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案资源，重要的是对档案载体的保管保护，使其内容在安全环境中保持完整性连续性可持续性。同时，重视其资源所含信息的开发利用，实现档案资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案资源得到充分合理的利用。

立档案资源管理制度，以法对档案资源进行保护

规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合《档案法》要求，符合国情、行业特点和档案管理实际，以适应本地，本单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。坚持制度执行的严肃性，档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

立档案资源利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度。对未公开的档案资源要认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

规范档案资源利用方式，避免不可挽回损失。档案的利用不能无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密码”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

建立档案“副本”，以防重要信息资源的丢失。对重要的档案信息资源建立副本，通常的做法是同一档案的电子档案和纸质档案以及所属的实物同时提交保存归档，对电子档案还要进行备份。

改善档案资源保存环境

按照国家有关规定单独兴建档案库房，并对原有档案库房进行改造，实现档案库房的现代化，数字化，自动化。对于非专门档案部门也应设立专门的档案室或档案库。不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

在阅览室、阅读室等档案利用场所应采取防紫外措施。档案库及查阅档案等用房均应消除或减轻紫外线对档案、资料的危害。天然采风的档案库及其他业务技术用房应选用防紫外光玻璃和采用遮阳设施，防止阳光直射。档案库及查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用乳白灯罩的白炽灯，如果用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

严格控制对纸质档案原件的复印利用，引进更为先进和高效的复印方式。纸质档案原件，特别是保存年代较为久远的档案原件，其自身的理化性能较为脆弱，复印机光源高强度的照射会对其造成严重的伤害。目前主要是以复制件代替原件的方法，并进行定期的检查和做拷贝。

纸质档案数字化。采用对纸质档案无害的档案录入设备，选用容量大，兼容性好的光盘存储器。最大限度地减少档案对空间的占有，将档案编录于数字程序，使档案应用更加方便，并延长档案的保存使用寿命。

通过馆藏目录数字化，建立馆藏目录查询系统，建立各类全文数据库、多媒体数据库，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，通过扩大收集文本、视频、声频等数字信息，做好电子文件归档工作。努力做好各种重大纪念活动、重大事件及社会的热点新闻的有特色的档案专栏，对信息加以组织、整理，建成各类档案数据库。

档案资源的开发利用

知识经济时代到来，社会对档案资源的需要量与日俱增，要求档案打破地域，行业，部门界限，建立互联网络和信息平台，实现档案资源的共享。

对现有档案资源进行鉴定分类和解密，对那些没有保密意义的该降低密级的降低密级，该解密的解密；对需要普及的档案资源纳入普及系统，有些技术知识性的档案资源纳入信息检索系统便于查阅。

建立集成系统，增加档案资源的储存量。增强综合开发利用功能，全方位、多角度、多层次地开发档案资源，实行一体化管理，形成档案资源的管理网络，以保证档案资源的充分利用。

应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案资源的利用率。用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

注重档案资源的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发利用档案资源打好质量基础。对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案资源奠定检索基础。建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学利用档案资源的需要。

第9篇：资产电子固定档案范文

【关键词】转制企业;档案处置;实践;思考

广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。

1.转制前规范的档案管理

1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。

1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。

2.转制后档案的处置工作

2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。

2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。

2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导――党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导――办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。

2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。

2.4具体各项任务的落实。

2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。

2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。

2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。

2.5按期签订档案代管协议。

经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。

就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。

3.股份制企业的档案工作的思考

3.1转制后档案归档问题。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。

3.2延续规范化管理。

3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。

3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。

3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。

3.3提取档案精华，服务于企业。

具有国家公路工程施工总承包壹级资质的佛山公路工程有限公司，公路与桥梁施工档案，是企业生存、发展的凭证和依据。因此，应该从转制前各种档案中提取有利用价值的历史资料、生产数据。可以通过复印、扫描、借出原件等方法，提取工程竞标中必须具备的工程业绩、人员资质、固定资产三方面的资料。如：从公路档案中提取工程简介、工程合同、竣工验收文书；从文书档案中提取人事任免、职称资格及聘任文件；机械设备（仪器）、房产档案中提取固定资产证明材料；从实物档案中提取奖励等历史荣誉证；从会计档案中提取工程结算、企业盈利数据等。提取档案的精华，使档案为领导决策、为企业的施工建设服务。