电子档案管理办法精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理办法范文

关键词：会计档案 电子会计档案 销毁 保管期限

一、会计档案和会计档案管理

会计档案是会计工作劳动成果的载体，是既往的经济活动和经济事实的记录和反映。通常，会计档案包括记账凭证（含原始凭证）、会计账簿、财务会计报告以及其他资料等会计核算资料。规范和强化会计档案的管理，可以发挥如下作用：

（一）再现经济活动

会计档案是经济活动的载体，经济业务通过原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表的顺序记录和流转，使得经济活动在会计档案中得以展现。通过查阅会计档案，有经验的专业人士能够清楚了解经济业务的来龙去脉。

（二）检查守法情况

任何一项经济业务都应当在《会计法》、相应会计准则和会计制度的框架内完成处理，会计档案就是会计主体处理过去业务的载体。通过查阅会计档案，能够发现会计主体是否遵纪守法、是否弄虚作假。

（三）提供经济参考

财务保告和会计账簿等会计档案含有大量的历史财务信息，通过查阅会计档案，不仅可以评价过去经济活动的效率和效果，更可以为下年度乃至未来的经济预测和财务决策提供翔实的数字依据和参考。

二、会计档案管理办法

1984年，《会计档案管理办法》颁布。1998年，第一次修订（下文简称旧办法）。2014年，第二次修订。最终2015年12月11日颁布了最新修订稿（下文简称新办法），并自2016年1月1日起正式施行。新办法有以下亮点：

（一）增加电子档案，扩大会计档案的范围

新办法第三条重新定义了会计档案，宽泛的界定会计档案的范围，在会计档案的范围中加入了电子会计档案，通过电子设备形成、传输和存储的档案都可以成为会计档案。这次的范围不仅包括原有的纸版会计档案，还新增了电子会计档案。新办法规定可以利用电脑、网络等现代信息手段去管理会计档案，也对加强会计档案的管理做出明确要求。明确电子会计档案的管理是新办法的重点内容，是为更好服务企业、服务日益蓬勃的互联网创新经济提供的政策支持。与旧办法相比，新办法对会计档案的定义更为宽泛。

（二）简化销毁程序，弱化会计档案的出境管理

新办法第十八条规定：经鉴定可以销毁的会计档案应当按照程序销毁。保管期限届满的会计档案在销毁时，需要相关部门共同负责，除了单位负责人在销毁清册上签字外，会计管理机构负责人和经办人、档案管理机构负责人和经办人也需要在销毁清册上签字。此外，新办法中还删除财政部门和审计部门派员监销的程序。

会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，而监销又是其中重要的制度安排。新办法不再将销毁的责任集中于单位负责人，规定经鉴定可以销毁的会计档案经相关人员签署意见后可以销毁。此外，新办法明确会计档案销毁属于单位内部事务，只需单位内部档案管理、会计部门以及信息部门监销即可，无需外部机构参与。

（三）统一保管期限，充分发挥使用价值

新办法第十四条规定，会计档案仍旧包括永久和定期两类保管期限，但是将其中的定期保管期限从原来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种，同时临时保管期限也从一年变更为三年。

在此之前，国家档案局已经将企业的管理类档案和机关的文书类档案的定期保管期限调整为10年和30年。一般民事诉讼的最长时效为20年，作为重要证据的会计档案如果保管期限短于10年或20年，就会失去意义。因此，为充分发挥会计档案的使用价值，同时方便企业管理会计档案，新办法调整会计档案的保管期限为10年和30年。

三、应对会计档案管理新规的思路

会计档案不仅反映既往的经济业务，更能为企业未来的经营提供预测和决策参考。但很多企业负责人认为会计档案只是过去会计工作的结果，从而忽略、轻视会计档案的重要作用，制度完善、管理规范以及人员配备等方面认识不足、投入不足，导致会计档案管理处于非常尴尬的地位。2016年，新的会计档案管理办法正式实施，第一次明确电子会计档案的合法地位，这给企业的会计档案管理带来更高的要求。

为应对会计档案的管理新规，提高会计档案的使用效果，发挥会计档案的积极作用，企业可以从以下方面入手：

（一）提高认识，领导重视

首先企业负责人、财务部门和档案管理部门负责人要统一思想，充分认识会计档案，尤其是电子会计档案的重要性，只有做到这一点，后续的政策支持、人员配备、日常管理等才有完善的可能和进步的空间。其次，选调具备职业素养和专业能力、热爱档案保管工作的会计档案保管人员，定期整理会计档案，为会计档案的保管和使用提供技术保障。

（二）各方出面，共同培训

新办法界定了电子会计档案的地位，这不仅增加了会计档案的范围，更为电子会计档案的存在提供法规保障，为电子会计档案的迅猛发展提供广阔空间。财会部门、档案管理部门、信息部门及其他相关部门要共同参与，学习《会计档案管理办法》，深刻体会电子会计档案的重要地位和作用；其次，信息部门可以给财会部门、档案管理部门经常内训，培训经办人员处理、保存、管理电子会计档案的规范性和严格性，以确保电子会计档案的安全管理。

（三）定期更新，维护安全

电子会计档案不仅包括以光盘、磁盘以及其他形式存在的会计档案备份文件，还包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，比如财务软件的备份文件等。这对计算机的硬件存储空间、财务软件的维护升级、网络环境的安全等提出更高的要求，企业应该优先保障电子会计档案管理的需求，配备专业技术人员，定期检查、维护系统和网络安全。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》1996年

[2]《会计档案管理办法》1998年、2016年

第2篇：电子档案管理办法范文

1 对城建档案管理法规和规章特征的分析

1.1 立法时间分析。通过对华东地区9个较大的市以及上海市（直辖市）等10个城市（以下简称华东地区10个城市）的调查，共获得地方性行政法规2部，地方性行政规章10部。12部规范性法文件展示了近30年10个城市城建档案管理立法工作的基本成就。华东地区10个城市城建档案管理现行法规和规章及其生效时间，见表1。

表1 华东地区10个城市城建档案管理现行法规规章及其生效时间[2] ～ [13]

调查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、宁波等8个城市先后颁布了相关法规和规章，开始依法管理城建档案工作的进程。为适应经济、社会发展和城建档案管理工作的需要，自2000年以来，华东地区10个城市相继出台了新的地方性法规和规章用于规范和指导本市城建档案管理工作。例如，徐州市2004年出台了新的规范性法文件对原有规定进行更新，2011年又出台新的规章对2004年的规定进一步进行了补充和完善，这是距今最新的城建档案管理规章之一，在体现地域特色和时间特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。统计数据显示，各地城建档案管理立法规模不一，法规规章颁布与修改时间差异较大，非发达城市和内陆城市立法步伐更快，这与各个城市经济、社会的发展水平和城市规模并非完全一致，它更多体现的是区域差异，尤其是当地政府、人大重视程度的不同所带来的影响。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建设档案管理办法》和《合肥市城市建设档案管理办法》之后不久，又以市政府的名义制定和了《淄博市城市建设档案管理实施办法》、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》，进一步提高了规章的可操作性。

1.3 立法技术分析

1.3.1 整体架构分析。华东地区10个城市的12部城建档案管理法规和规章，其整体框架主要有两种：分章节论述和按条款列举。其中，7部为分章节论述，5部为按条款列举。分章节进行论述的文件均分为总则、附则两部分，内容主要包括城建档案的管理与利用、归档范围、移送与接收及法律责任等模块。可见，各个城市城建档案管理立法的重点主要集中在城建文件的归档、城建档案的管理与利用以及法律责任等几个方面。

1.3.2 立法目的、立法依据分析。12部地方性法规和规章均在总则的第一、第二条对城建档案管理立法的目的做了相似的描述，即“为了加强对城建档案的管理，规范城建档案的收集、整理和保管工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，制定《管理办法》或《实施细则》”。

各地城建档案管理立法多以《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》及省级城建档案管理办法为依据，制定市级城建档案管理法规和规章，践行了统一领导、分级管理的原则，体现了一定的地方特色。

1.3.3 立法内容分析。（1） 共性。第一，各市法规和规章对城建档案的定义差异不大，均是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。第二，各市的城建档案由相应地区市级城建档案馆接收保管，城建档案管理工作的主管单位均为城市规划或建设行政主管部门，业务上受同级档案行政管理部门指导。第三，对建设工程的竣工图都有极为严格的要求，必须有完善的竣工图，不完整或缺失的都要根据相关规定由相应部门补绘并归档。第四，文件的实施范围描述方式分为两种：“在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人”或“本市行政区域内城市建设档案形成、收集、整理、保管、利用等管理活动”。（2）特色。特色之一，实行两套制归档。《南京市城市建设档案管理办法》第十七条、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》等法律条文中均涉及“建设工程档案不得少于两套，城建档案馆（室）、建设单位各保存一套”，该规定在一定程度上为城建档案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建档案利用逐渐受到重视。如《苏州市城市建设档案管理办法》第七条规定“城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现信息化管理”，第三十二条规定“城建档案馆应定期公布开放档案目录，并简化利用手续，为利用者提供方便。我国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的城建档案”，体现出文件制定者先进的服务思想和立法理念。特色之三，建立城建档案管理网络。《合肥市城市建设档案管理办法》第四条规定“建立以市、县城建档案馆（室）为中心，以城建档案形成单位的档案馆（室）为基础的城建档案管理网络”，先由形成单位予以归档管理，然后根据相关规定，将档案移交给城建档案馆（室），二者有机衔接，这将从根源上避免城建档案外流和管理不善等问题的发生。特色之四，城建档案业务工作与行政管理活动紧密结合。《徐州市城市建设档案管理办法》在第五条、第九至第十一条规定档案业务机构隶属于规划（建设）行政主管部门，详细阐述了城建档案工作者参加城市建设工程的竣工验收、审核和城建档案馆（室）接收长期、永久保存的城市建设竣工档案等内容。

2 对城建档案管理法规和规章中存在问题的分析

2.1 罚款数额差异大，裁量阶次少。有些法规和规章对于法律责任和奖惩的内容存在表述含糊、标准不够明确的情况。如涉及处罚金额，有的规定1万至10万元，有的规定2000元，还有的规定执法部门可以采取自主裁量。法规和规章确定的罚款数额的巨大差别、罚款裁量阶次的过少和不加约束的行政裁量权限的授予，无疑增加了执法的随意性，当国有单位、国有组织和国有企业以及党政机关出现问题时，惩罚措施往往不易落到实处。

2.2 城建档案管理立法工作跟不上城市建设发展的步伐。具体体现在：一是地方性法规规章多，全国统一的法规规章少。随着《行政许可法》的出台和完善，地方性法规和规章的规范力度变得越来越弱。二是地方性规章多，由人大通过的地方性法规少。从选样调查的对象看，地方性法规有2部，只占总量的17%，明显偏低。三是一些城市法规和规章的修改周期过长，修法工作进展缓慢。从10个城市的现行法规规章看，最早的修订于2001年，最晚的修订于2011年，之间相差10年。还有几部修订于2002年，距今也有12年之久。四是城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间存在一些矛盾之处，且缺乏有效的协调机制，影响了城建档案工作的顺利开展。

2.3 对电子文件归档和电子档案管理的要求有所缺失。信息时代的到来使得电子文件激增，文档一体化催生城建档案馆对电子文件归档和电子档案管理的需求。在华东地区的10个城市中，只有徐州市在2011年出台的《徐州市城市建设档案管理办法》中对电子文件归档有所涉及。该《办法》第八条“要求建设工程项目应当同时报送纸质和电子竣工档案，档案必须符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T20328―2001）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法规和规章对此均无相关的规定和要求。

2.4 法规和规章的地方特色不够十分突出。12部地方性法规和规章，普遍存在结构相似、内容相近甚至雷同的现象，未能突出体现各个城市的地方特色。纵观华东地区10个城市，有的以交通建设为主，有的以历史建筑出名，各地产业结构各不相同，城市建设规模不一，经济、社会发展水平具有一定的差别，立法内容至少应当在部分条款中用于展示自己独特的风貌和建设实际。

3 完善城建档案管理法规和规章的建议

城建档案管理立法工作要实事求是，以城市建设的基本需要和社会发展的最新需求为出发点，加快相关法规和规章的废、改、立进程，确立城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间的协调机制，及时化解二者存在的矛盾和冲突。在立法的过程中，应当充分调动相关领域专业人员和专家学者的积极性，充分汲取他们的建设性意见和建议，以弥补现有法规和规章中存在的不足，从而更好地发挥地方性法规和规章应有的作用。

第3篇：电子档案管理办法范文

【关键词】 高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视, 有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付, 档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保证会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。

【主要参考文献】

[1] 财政部,国家档案局.会计档案管理办法.1998.

[2] 财政部.会计基础工作规范.1996.

第4篇：电子档案管理办法范文

关键词:高等学校档案管理;27号令;专项经费

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)21-0173-02

一、权威办法,责权分明

2008年9月1日,教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》,并作为中华人民共和国教育部第27号令正式下达公布(以下简称“27号令”)。“27号令”是在反复酝酿、广泛征求各方面意见基础上形成的高校档案管理办法。与1989年10月10日施行的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会第6号令,以下简称“6号令”)相比,“27号令”更加完善全面,并具有很强的时效性。

“27号令”第一章为总则共5条,重点阐释了“27号令”制定出台的目的、范围、要求、权限和职责。具体来讲,制定实施“27号令”的目的是“规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案”;范围主要包括高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。“27号令”同时要求,“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”。“27号令”对于权限的规定是“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。各有关部门的主要职责分为四条:一是贯彻执行国家的有关法律法规和方针政策,批准学校关于档案工作的规章制度;二是促进档案信息化建设,促进档案工作与学校其他工作同步发展;三是建立健全相关档案机构,落实人员编制、档案库房、设备及经费等;四是研究决定高校档案工作中的问题,等等。

由此可见,5条总则,可以说是彻底地解决了教育行政部门和档案业务部门长期以来存在的管理职责不明确的问题,不仅迈出了我国高等院校档案管理体制改革的重要一步,而且翻开了高校档案工作快速发展的崭新一页。

二、重在机构设置,力在待遇保障

“27号令”与“6号令”不同的是,将“6号令”的第二章“领导体制”和第三章“高校档案工作人员”合并,即“27号令”的第二章“机构设置与人员配备”,共分8条,主要强调机构设置的条件职责和编制待遇。在“机构设置的条件职责”中,重点阐释了高校档案机构设置的条件和职责,明确了机构的性质和要求。如第六条档案馆设置的条件要同时符合三点,其一,建校历史必须是在50年以上;其二,学校全日制在校生规模要达到1万人以上;其三,已集中保管的档案和资料应当不少于3万卷(长度300延长米)。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是“保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施”。第八条将“任务”改换为“职责”,同时增加了这样两条职责:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”和“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”。这是“27号令”的与时俱进的重要体现,也是学校档案馆发展的必由之路,更是档案工作逐步得到重视的信号。在“编制待遇”中,主要强调专职档案工作人员的配备和待遇问题,这是对“6号令”的进一步完善,摒弃了“6号令”中的含糊和缺陷。如第十二条明确规定,高校档案专职工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受与学校教学、科研和管理人员得同等待遇。第十三条则规定了在特殊情况下,档案工作人员的应有的待遇和保障,支出,应当对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。这是“27号令”充分体现“以人为本”思想的关键之处,也是我国档案事业逐步向国际档案接轨的标志。

三、求全求新,旨在完善

“27号令”将“6号令”中的第五章文件材料的归档、移交和接收工作与第六章档案管理合并为“档案管理”一章,分为13条,而且把“6号令”中第五章第十八条重新整合定义列为第一条,明确要求“高等学校应当建立、健全检查、考核与及评估制度,定期对档案工作进行布置、检查、总结、验收,明确岗位职责,强化责任意识,等等。可以见出“27号令”制定的初衷和力度,这是“6号令”不能相比的。

在第二十五条中明确了“归档范围”,强调“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。其意义有二:一是拉开了档案信息化建设的序幕;二是本着对历史负责的原则,将“纸质档案材料和电子档案材料”视为同等重要的程度,弥补了“6号令”只重纸质材料,不重电子材料的弊端。其次是将“6号令”中的9类,细化为11类。在把“6号令”中第一类党政管理类分列为党群类和行政类两类,同时增加了学生类。究其意义有二:一是党政分列有利于档案的收集与整理,并能体现两者同等重要的意义;二是将学生类单独列类,延伸了档案归档的深度和广度,不仅可以丰富发展学校档案,而且可以凸显学生档案的历史价值,这是对历史、对人负责的重大改革;第三是第七章附则,第四十一条则规定了本办法适用范围是:各类普通高等学校和成人高等学校,说明具有很强的针对性、科学性和可操作性。

在第十七条中,“27号令”延承“6号令”第二十二条归档材料应当“质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求”的基础上,增加了“电子文件的归档要按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行” ,可见其要求的严厉性、执行的强制性。

第三章中的另一个特色是第二十条“关于档案材料的保管期限“,“27号令”阐释道:“高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。”这样规定的好处是,排除了异议、统一了标准,使高校的档案保管有了明确的依据。

由此可见,作为第三章的“档案管理”,“27号令”给我们明确了一个理念,那就是档案管理按照“旨在完善,重在建设”的发展思路,必须做到求全求新。

四、扩大利用范围,增强服务功能

在“档案的利用与公布”上,“27号令”的“公布”与“6号令”的“开放”存在者明显差异,看上去是词汇的更换,实际是服务范围和服务功能的转变。“27号令”在第三十条和第三十二条阐释道:“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供”。

概括起来,意义有四:一是强调了“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”,“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”;二是明确提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”;三是要求高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。这些规定,对于拓展高校档案工作服务的崭新领域和强化档案工作的服务功能有着重要的作用和意义。

五、设立专项经费,走档案管理信息化之路

第五章“条件保障”,尽管“27号令”仅有3条,但是标准很高。其特点体现在两个方面:一是引入《档案馆建设标准》(建标103-2008),对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照这一标准及时进行改扩建或者新建;二是要求高等学校“将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,“设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”一个要求、一个标准,简明扼要地道出了高校档案事业可持续发展的必由之路,即设立专项经费、走档案管理信息化之路。只有这样高校档案事业才能优质、高效地发展,才能真正提高档案工作服务于学校和社会的能力。

综上所述,“27号令”作为最新的高等学校档案管理办法,不仅体现了一定的法律法规效应,而且具有超前的指导性。我们有理由相信,随着档案研发利用力度的日益加强和政策法规的逐步完善,高校档案改革发展定会取得前所未有的重大突破,折射出特殊的价值和意义。

参考文献

[1]教育部国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法.2008-08-21.

第5篇：电子档案管理办法范文

［摘 要］我国中小企业发展迅速,在国民经济中起着重要作用,许多中小企业已经实现了会计信息化,会计档案的产生与保管发生了根本性变化,但是档案管理却仍然滞后。中小企业需要结合自身特点,改变思想观念,完善档案管理制度以及硬件设施建设,提高档案管理水平,让会计档案更好地为企业的经济发展服务。

［关键词］ERP；中小企业；会计档案；管理

［中图分类号］F230［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2011）39-0071-02

随着会计信息化在我国的不断普及、推广,现在很多企业包括中小型企业都已不同程度地运用了企业资源规划(Enterprise Resource Planning,ERP)系统,利用信息技术对资源合理调配，改善业务流程,不断提高企业竞争力。随着现代技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,但由于对会计档案的重要性缺乏正确的认识,以及人才的匮乏等原因,一些已实施了ERP系统的中小型企业仍然沿用原来的手工会计方式的会计档案管理制度,这必然造成原有的管理制度不能适应会计信息化管理的需要,同时也制约了中小企业会计信息化作用与效率的发挥。

1 ERP环境下会计档案的特点

ERP系统的实施,使企业会计工作的方式、流程等发生了一系列的变化,由此产生的会计档案也有了一些新的特点。

1.1 会计档案的范围更广

根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要有电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案。在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,既包括传统意义上的会计档案,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料,扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。

1.2 会计档案的处理效率更高

电子会计档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质,具有占用空间小、调用速度快、查阅方便等优点；另外对会计档案进行预测、核算和分析等数据深加工处理时,可直接利用电子档案、利用计算机的功能完成信息加工程序,缩短了档案编研利用的加工时间,提高了利用效率,还可以保证数据的真实性、准确性,节省人力、物力、时间。

1.3 会计档案的技术要求更高

会计档案的保管不仅有作为会计资料信息载体的纸张,而且包含磁性介质或光盘,磁性介质对环境依赖性较强,既要防水、防火、防潮、防磁，还要防止被人恶意篡改。电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这样就使会计数据失真。因此要加强数据安全管理,否则可能会造成很大的损失。

2 中小企业会计档案管理的现状

中小企业在国民经济中占有十分重要的地位。目前,全国工商注册登记的中小企业占全部注册企业总数的99%。中小企业工业总产值、销售收入、实现利税分别占总量的60%、57%和40%。特别是当前,中小企业在确保国民经济适度增长、缓解就业压力、实现科教兴国、优化经济结构等方面,均发挥着越来越重要的作用。

在全球信息化时代,利用现代信息技术管理企业,提升竞争力是中小企业的必然选择。但是在信息化推进的过程中,很多企业却不注重会计档案管理的现代化,使得会计档案对于经济发展的推动作用不能得以发挥。

2.1 单位领导对会计档案的认识不足

从我国当前实际看,中小企业以私营、个体居多,企业的投资者同时就是经营者,企业领导集权现象严重，所以领导对于一个问题的看法往往成为事情成败的决定因素。而很多中小企业管理者由于文化水平、见解的限制,仅仅将电算化看成记账、算账、报账的工具,而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。认为电算化会计档案工作单一、管理简单,无须为此投入人力、物力,造成会计档案管理不规范，更难于保证电子会计档案的安全。

2.2 会计档案管理制度滞后

目前,我国会计档案管理方面的法律法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》，管理对象也仅限于传统手工会计产生会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料,而对单位实施会计信息化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的磁介质的会计档案没有相应的管理办法,各企业往往根据自己的情况来制定相应的档案管理办法,但也造成了目前很多中小企业无法可依、无章可循、管理混乱或者无管理状态。

2.3 硬件设施条件落后

其一,《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案。但多数中小企业没有配备激光打印机或喷墨打印机,会计凭证多由针式打印机打印,色带的墨汁浓度不够,易褪色,打印出的纸质会计档案达不到规定的至少15年的保存期限。

其二,按照国家档案局规定库房的温度应保持在15℃～25℃、相对湿度保持在45%～60%为宜,否则容易损坏电子档案,但多数中小企业无法达到这个要求。

其三,未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,或者进行了备份,但备用盘与存储盘未分开保管,一旦出现被盗、泄密、损害等情况,无法补救。

2.4 档案管理人员欠缺专业知识

中小型企业经营活动单一,经营规模小,人员配置往往一人身兼两职甚至身兼数职,档案管理往往没有专人负责,而兼职的档案管理人员往往缺乏会计档案管理知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。

3 加强中小企业会计档案管理的措施

对于中小企业的档案管理,我们不能要求它们像大公司那样建立完善的管理制度和控制程序,要根据中小企业自身的特点,针对企业的薄弱环节,区分轻重缓急,逐步建立和完善会计档案管理制度。

3.1 思想上要重视

思想决定行动。领导重视是搞好电算化会计档案管理工作的重要前提和关键；会计人员的职业道德和胜任能力决定了会计档案规范化、现代化的进程。所以一方面要加强中小企业管理阶层对会计档案重要性的认识,提高他们规范、利用会计档案的意识；另一方面必须做好人员选拔和业务培训工作,提高档案管理人员的素质,逐步推动会计电算化档案管理由简单型向智能型转变,由单一管理型向多效用型转变。

3.2 制度上要适用

(1)备份制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。同时,由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

(2)归档制度。会计信息化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(3)保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。对磁性介质会计档案应以只读形式保管,做双份备份,并且分两个地点存放。防止磁盘损坏、丢失数据,防止人为因素破坏。

3.3 硬件上要安全

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光打印机或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具；对磁性介质或光盘档案而言,最重要的是在选用存储介质时,要选用质量好、可靠性高的存储介质,绝不能选用价廉质次的不良介质,以免因小失大造成不可挽回的档案损失；鉴于会计信息化档案载体的物理特性,应采用“AB备份法”进行数据备份,备份应存放在两个不同的地点,以防止因火灾等意外情况发生引起整个会计电算化系统的毁灭；对采用磁性介质或光盘保存档案的,尤其是存放往年会计档案的,还应定期进行检查、复制,防止由于介质的损坏而造成无法挽救的损失。

3.4 运用上要有效

由于档案管理需要发生一定的费用,中小企业因规模大小不同,在档案管理上所能承担的费用也不一样。只有当档案管理带来的收益大于它所发生的费用成本时,才是企业管理者所能接受的。

好的会计档案管理,能够利用历年的数据对比分析,为单位制订中长期发展规划及领导决策提供可靠依据。好的会计档案记载的会计数据更具准确性、可靠性和诚实性,使得财务报告披露的内容在深度和广度上得到了极大扩充,提升企业的社会信用,从而具有更高的利用价值,为中小企业带来更多的机遇。

参考文献:

［1］冯俊彦.中小企业内部控制存在的问题及解决措施［J］.中国集体经济,2010(7):61-62.

第6篇：电子档案管理办法范文

1.以科学发展观制订我省航道建设项目档案管理制度

1996年交通部颁布《内河航运建设项目（工程）竣工验收办法》的通知（交基发[1996]911号），曾对内河航运建设项目竣工验收时的档案管理起过指导性的作用。但对项目档案的归档范围、编制要求、组卷原则没有提及，特别是对航道工程的档案管理及档案验收仍未有一个标准化、规范化的文件出台，操作起来较难把握，且没有制订一个统一的可操作性强的航道建设项目档案分类办法。针对这些情况，广东省航道局、交通厅、档案局经过一系列的调查研究，同时召开了有关专家的研讨会，广泛征求航道部门的意见，一致认为档案工作不能囿于传统的工作模式，也不能只是在社会发展中被动地“跟”，而应主动融入，同步发展。2001年，根据我省航道建设项目的特点和实际情况，省航道局印发了《广东省航道建设项目竣工资料归档办法》（粤航道[2001]40号），供全省航道系统遵照执行，使航道建设项目档案符合了科技档案构成的一般要求。2003年，省交通厅与省档案局联合印发了《广东省水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办[2003]842号），省航道局根据文件的精神于2005年印发了《广东省航道建设项目档案管理办法〈暂行〉》（粤航道[2005]237号），使我省的航道建设项目档案管理纳入了规范化管理的轨道。

2006年省档案局与省发展和改革委员会联合转发《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]32号）。2008年交通部颁布了《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号），2009年颁发了《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2009]225号）。2010年省交通运输厅印发了《广东省交通运输厅关于交通运输部〈水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〉的实施细则》（粤交办[2010]783号）。省航道局又根据新的管理办法与发展需要，于2011年制定了《广东省航道局基本建设项目档案管理规定》，规范了我省航道建设项目档案资料管理，明确了各参建单位的职责，规定了档案整理的操作规程、分类方案、竣工文件编制以及验收方法等，我省航道建设项目档案管理制度不断得到深化和完善提高，使项目档案工作更加适应我省交通发展和现代化管理的需要。与此同时从多方面、多角度编制检索工具，及时、系统、准确地提供档案，以满足各项工作的需要，进一步对不同航道建设项目档案的内容深入研究，根据不同特点编研和汇编文字数据资料，提高了档案的利用效果。

2.以科学发展观加强我省航道建设项目档案的管理工作

近年来我们加大了航道建设项目档案工作的管理力度，强调各单位部门的相互配合，共同做好航道建设项目档案管理工作，促进了项目档案工作协调发展，确保了项目建设与项目档案工作同步进行。在项目建设同时严抓管理，完善各项制度，项目档案管理工作指导检查到位，尽早介入，并做到事先控制、中间检查、最后验收。经常深入工程现场检查各参建单位的档案收集形成情况，对工程档案存在的问题及时进行充分讨论，共同促进档案工作水平，发现问题及时给予了指导，督促整改，以达到做法统一、规范，取得了明显的成效。

2005年到2011年期间，我省航道建设项目主要完成了项目档案专项验收有12项，项目分别为：横门出海航道整治工程、北江清远至三水河口航道整治工程、小榄水道航道整治工程、珠江三角洲潭江航道整治工程、莲沙容水道航道整治工程、西江下游肇庆至虎跳门航道整治工程、陈村水道航道整治工程、绥江牛岐船闸复航工程、东江下游惠州至东江口航道整治工程、崖门5000吨级出海航道整治工程、劳龙虎水道航道整治工程、顺德水道和甘竹溪水道航道整治工程等，整治里程749公里，工程概算总投资约25.89亿元。其中珠江三角洲潭江航道和崖门5000吨级出海航道整治工程被省档案局评为2005～2008年全省重大建设项目档案工作质量优秀项目。省航道局被省档案局评为为2005～2008年全省重大建设项目档案工作质量优秀单位，2011年被省档案局授予了“广东省省直档案行业管理示范单位”的称号。

3.以科学发展观加强我省航道建设项目档案的培训工作

航道建设项目档案工作水平的不断提高，离不开档案专业人才的培养，坚持以人为本，是科学发展观的本质和核心。近年来，我们针对航道建设项目档案管理办法、制度的不断出台，及加强各参建单位的相互配合，提高档案人员的业务素质，共同做好航道建设项目档案工作，举办了多次航道建设项目档案管理培训班，聘请省档案局、省交通运输厅的专家授课，全省航道系统的16个航道局，负责建设项目档案工作的领导及参加航道建设的管理、设计、施工、监理单位的负责人及档案人员参加了培训，使档案工作人员掌握了理论知识，又能熟悉行业专业知识，提高了档案管理人员的知识结构和整体水平。同时提高了单位领导对项目档案工作重要意义的认识，使单位领导注重对项目档案利用工作与再培训和再教育，只要有学习机会，都会安排相关同志前去参加学习培训，不断更新知识，保证了项目档案人员与时俱进，促进了航道建设项目档案工作得到协调发展。

4.以科学发展观加快我省航道建设项目档案数字化建设

随着科学技术发展，档案载体面临着一个更新换代的重要历史时刻，大量电子文件、电子签名、电子档案的确已经对档案工作产生巨大影响，档案管理，保管保护，利用的理念，体制和工作方式都在经历着重大的变革。传统的管理模式已不再适用，新型管理模式已经以意想不到的速度和规模进入了项目档案领域。航道建设项目档案数字化可以使档案利用更为高效。省航道局十分重视运用现代化手段管理档案工作，要求工程项目档案管理同步进行，目前已应用了珠海泰坦软件有限公司2003超越版软件进行文件档案资料综合管理，档案归档、检索、查询利用效果方便快捷。要求航道建设项目通过竣工验收后将移交全套项目档案纸质与电子目录，电子声像档案、电子竣工图以及已数字化的综合文件进行信息化管理。目前已实现了现有项目档案目录的数字化，对部分重要依据性的综合文件提供电子文档查阅。

此外，为了较早地完成对新档案的数字化工作，加快档案信息化建设的进程，2009年省航道局委托了科研单位对原有的航道测图采用数字化方法，将无电子版的航道测图进行扫描、数字化，建立航道测图数据库，开发航道图地理信息系统软件。原测图多为纸图或胶图，由于多次使用，纸图容易损坏，而胶片图则大部分有老化现象，如果不及时进行处理，这些图很可能无法使用或消失，通过软件将航道测图进行了数字化，形成了航道测图数据库，更好地得到了保存与利用，航道测图是航道管理、维护及研究最基础的资料，也是非常宝贵的资源，可以将不同年代航道测图的对比进行河床演变的分析研究，从而为航道整治工程的设计提供了科学依据，更是多个部门管理需要利用的宝贵资源。

第7篇：电子档案管理办法范文

［关键词］税务；电子档案；管理；信息化

1 税务电子档案管理的特点及意义

电子档案管理是指利用数字信息化的形式进行电子文件的记 录。它相对于传统的纸质档案来说，具有连续不断复制的特性。电 子档案管理操作较为方便，电子文件在形成档案之前，可以被任意 修改、增删，并且不会留下任何痕迹，从而保证了档案页面始终保持 良好的整洁度和标准性。电子档案是依托于计算机系统完成的，它 可以利用计算机系统进行快速的多方位组合。电子档案克服了纸 质文件需要分类整理的弊端，它根据用户的不同需求进行自由组合 分类，并且突破了纸质档案的时空限制，检索查询也更加方便快捷。 此外，电子档案占据的空间很少，解决了无限增长的纸质档案文件 与有限空间之间的矛盾，提高了档案管理工作的效率。 把电子档案管理方法应用到税务档案管理工作中，有效减轻 了税务档案管理人员的劳动强度，促进了税务档案信息的流通与共 享，使税务档案的收集、整理、建档、服务一体化，同时也解决了征 纳双方信息不对称的问题。税务部门还能及时掌握税源动态，为税 收计划的制订提供可靠依据，提高纳税人的满意度和税法遵从度， 降低了国家税收流失和征纳成本，从而使税收档案资源充分发挥出 了其应有的价值。

2 税务电子档案管理现状及存在的问题

虽然近几年来电子档案已广泛应用于我国各级税务机关之 中，但是其效果并不理想。具体工作过程中出现的许多问题也阻碍 了电子档案在税务部门中的应用效率。因此，必须总结税务电子档 案管理的经验教训，并进行认真分析、探讨，找出相应的对策和方 法，切实让税务档案在税收工作中发挥应有的作用。 2.1税务电子档案管理设施尚不完善 税务机关要想有效管理电子档案就必须有过硬的硬件配置和 良好的软件系统支持。但是由于经费和技术的限制，我国多数基层 税务部门税务档案设施还比较落后。电子档案管理所需的相关设 备和档案管理软件不足，现有的电脑、扫描仪等设备落后陈旧、功能 不能满足目前电子档案管理的需求。这些都使税务档案数字化与 税收征管信息化建设脱节，严重影响了税务档案管理的性能。 2.2税务电子档案的安全措施不到位 在信息化高速发展的现代社会，做好网络系统的安全保密措 施是第一位的。在税务电子档案管理工作中，保证电子档案的信息 安全和保密性，是提升税务电子档案管理有效性及科学性的重要保 证。当前税务电子档案的数字化建设还不够完善，网络安全措施还 不到位。税务电子档案管理系统有被黑客攻击和病毒侵袭的隐患。 我国许多税务部门电子档案的使用尚在初级阶段，电子档案的数据 系统滞后，如果受到黑客攻击和病毒感染，档案信息和数据就会丢 失，并给税收征管工作带来重大损失。因此，必须尽快完善电子档 案网络系统，做好安全保密工作。

3 税务电子档案管理改进对策

3.1加强办公自动化系统建设，加强信息化技术研究 当前总局的“金税三期”工程已经在全国各级税务部门试点 推行，这进一步完善了税收征管数字化管理信息系统的建设，有助 于对系统的流畅性和安全性进一步改进、提升。此外，在对税务档 案的六大系统模块管理、应用的基础上，要把每个模块功能加以细 化，加强高拍仪采集、高速扫描、本地上传等功能建设，使纳税人的 业务办理更加快捷方便。为了让电子档案的资源价值得以充分利 用，税务部门还要拓展档案应用模块，把税务电子书、档案统计查 询、电子文件展示等纳入档案应用模块中，做到档案资源共享，为需 求者提供咨询、查阅服务。另外，税务部门要提高税务档案工作人 员对计算机的应用水平，努力使税务档案管理人员做到既懂计算机 又精通税收知识，成为税务电子档案管理的复合型人才。税务部门 还要对计算机专业人才加强税收专业知识的培训，使其能够更好地 从事计算机的开发管理工作。要加强对税收干部进行计算机知识 培训，强化信息数字化技术在税务档案管理工作中的应用。要协同 相关技术部门加强信息化技术的相关研究，解决税务档案管理工作 中存在的存储与压缩以及保密性、长期保存等技术问题，切实做好 税务电子档案管理工作。 3.2规范税务电子档案管理，建立有效的税务档案管理模式 国家税务总局应该制定出一套规范、统一、切实可行的办公自动化流程，并根据当前各税务部门的工作软件实际情况，开发出能 够综合各项税务工作的应用程序，使税务电子档案管理工作更加规 范，提高税务信息系统的应用效率。税务部门要在规范和统一的征 管流程下，依照数据一致、一次录入、平台统一、信息共享的原则， 在保证行政管理信息和税收业务积累不受影响的情况下，在同一省 内努力实现税务系统软件开发的规范性、系统性、兼容性与全面性。 另外，税务部门要依照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和 国税收征收管理法》《电子文件归档与电子档案管理办法》以及 各省的税收征管及档案管理办法，构建税务部门的电子档案管理模 式，制定出适合税务部门自身实际情况的税务电子档案管理办法。 此外，税务部门应该完善税务电子档案管理的考核制度，让税 务电子档案管理有法可依、有章可循，规范税务档案管理人员的工 作行为，提升档案管理人员的工作积极性。要确立电子档案管理负 责人，由其负责电子档案校验、监督工作，并对工作中出现的问题及 时处理。同时，要完善电子档案管理的考核制度，结合税务系统的 绩效考核模式，明确档案管理责任制，对电子档案的采集、整理、归 档、开发有明确的奖惩考核指标，激励档案管理工作者不断提高工 作积极性，提升自身综合素质。 3.3完善税务档案安全系统，重视电子档案信息的保密工作 在电子档案管理过程中，档案信息与载体是可以分开的，这就 造成电子档案文件信息随时都可能被更改、盗取，甚至有被毁坏的 危险。因此，保护电子档案资源信息的安全，是电子档案管理人员 的重要工作。当前能够保护电子档案资源信息数据安全的主要是 防火墙和病毒查杀系统。它采用了数据加密法和存取权限控制法， 以及数字时间印章法、数字水印法等安全保障措施。其中数字水印 法是利用特殊技术把作者自己设置的花纹、印鉴等标志隐藏到电子 档案文件中，在档案数据被复制、拷贝时，这些标志无法复制，这就 保证了文件信息的唯一性。数字加密法是按照一定的加密变换规 律，对没有加密的文件数据进行加密处理，让它成为无法识别的难 读数据，以此来保护电子档案不被窃取。数字时间印章保证了电子 档案信息的原始性和真实性不会受到破坏。如果已经归档的文件 信息被删除或修改，该文件在网上登记或生成的时间不可改变。 然而一切安全保护措施都是相对而言的，当前的电子文件保密 技术和解密技术都在不断地升级和发展。所以，电子档案管理的保 密工作，是一项长期而艰巨的任务，任何时间都不能有半点松懈。另 外，一些脱机方式保存的光盘对归档电子文件的长期保存条件要求 较高。在保存光盘过程中，需要注意控制温度和湿度，以防光盘氧化。

4 结语

电子档案大大方便了群众的生活，提高了税务部门的工作效 率。然而，税务电子档案管理存在着税务电子档案管理设施尚不完 善，税务电子档案的安全措施不到位等问题，需要税务部门加强办 公自动化系统建设，规范税务电子档案管理，建立有效的税务档案 管理模式，完善税务档案安全系统，从而使税务电子档案真正发挥 其应有的作用。

主要参考文献

［1］亓海燕 . 浅谈税务档案电子化管理［J］. 档案与建设 ,2016(1).

［2］侯春花 . 浅谈档案电子化管理和保存［J］. 科技资讯 ,2015(23).

［3］王雪琴 . 浅谈档案电子化管理的几点认识［J］. 档案天地 ,2010(8).

第8篇：电子档案管理办法范文

【关键词】高校合并;档案管理;信息化

一、高校合并后档案管理中存在的问题

（一）档案重组、管理重新理顺、管理机制健全是合并高校档案工作中亟待解决的问题。

①院校合并后首先档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后多个全宗。合并后的档案管理体制、管理方法、类目设置、分类方法、档号编排等均差异很大，检索手段和检索工具优劣迥异。有的校区实行档案集中管理，有的是分散管理，有的采用计算机检索，有的是简单的手工检索。 ②合并高校档案管理机制不健全。受物理条件所限，合并高校大多不能得到实质性融合，实行分校区办公，比较分散。有的校区设有综合档案室，制定过相应的规章制度，有的只有简单的资料室而已，甚至校区档案工作由其它部门人员代管，档案管理规章制度也无从谈及。

（二）档案的集中统一管理成为一大难题

①分散办公是档案难以集中统一管理的主要原因之一。实行分校区管理模式，为了方便继续在各校区办学、办公单位利用，仍将档案存放在原校区，因此档案的集中统一管理，无疑受到极大影响。②各组成院校合并前案卷质量良莠不齐，制约着档案的集中统一管理。有的院校严格按照高校档案管理规定、档案分类法、档案立卷办法进行档案材料的收集、鉴定、立卷。而有的院校则内容杂乱，材料短缺，立卷不规范。

（三）档案管理方法、管理水平和人员素质存在一定差异。高校合并后各部门人事关系调整，原有的档案从业人员大量流失，一些缺乏档案专业知识的人员充实到档案工作岗位，其自身不具备较高的专业理论修养和娴熟的业务技能，不能马上投入到档案工作中去，特别是在档案信息化、数字化管理的背景下，难以胜任，诸多因素都成为合并高校档案管理实质性融合的障碍。

二、合并高校加快档案管理工作的措施

为了使高校档案更好的发挥作用，为学校发展提供有利参考，尽快解决存在问题刻不容缓。

（一）强化档案意识，建立健全管理机制，规范档案管理工作

①强化各级领导及相关人员的档案意识，充分认识档案工作的重要性，把档案工作纳入领导及学校工作的议事日程，成立以校长牵头、主管副校长负责，档案责任部门负责人和相关技术人员为成员的校档案信息化领导小组，作为学校档案工作的最高行政机构，领导全校档案工作。②健全和完善档案管理制度，依据《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》以及有关档案管理条例、办法等，制定一套科学、完善的档案管理规章制度，使档案管理者在工作中有法可依，有章可循，依法治档。③按照《档案法》、《档案管理条例》有关规定，按照档案自动化、科学化要求，结合本校的实际情况创建科学的管理模式，制订统一的档案管理办法、管理手段、分类方法等，对合并前的档案进行重组，进一步达到科学化、规范化。

（二）加强档案队伍建设，提高管理人员综合素质和管理水平

①首先，要建设一支具有政治道德修养，忠诚档案事业，在专业结构、业务水平等方面比较合理的专职档案队伍。②提高专职档案工作人员的综合素质。第一，要对档案工作有高度的责任感和荣誉感，严守安全保密制度，业务上精益求精，工作上兢兢业业。第二，要通过各种渠道，采用各种形式，创造各种条件，为档案管理者提供学习和继续教育的机会。第三，加强能力素质培养。高校档案部门要有计划的组织和引导档案管理人员熟练使用现代信息工具，特别是网络传输工具，真正成为既熟悉档案业务又掌握计算机技术的复合型人才。

（三）加强档案管理现代信息建设。

第9篇：电子档案管理办法范文

摘要：本文分析了目前高等学校会计档案管理的现状；最后，从观念，技术，人才、制度等几方面提出了加强高等学校会计档案管理的对策。

关键词 ：高等学校；会计档案；管理；现状；对策

随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。

一、高等学校会计档案管理现状

（一）对会计档案管理的认识不足

长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。

（二）会计档案管理制度不健全

高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。

（三）会计档案管理信息化程度不高

目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。

（四）缺乏专职的会计档案管理人员

目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。

二、加强高等学校会计档案管理的对策

（一）提高对会计档案管理的认识

高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。

（二）建立健全会计档案管理制度

在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。

（三）提高对会计档案管理的信息化程度

传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。

（四）设置会计档案管理专职岗位

高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。

总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。

参考文献：

[1]张苏彤.法务会计高级教程[M].北京，中国政法大学出版社，2007.