档案管理资料员精选(九篇)

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第1篇：档案管理资料员范文

1 病理档案资料管理的重要性

病理档案资料见证了病理学科的发展，作为医院各项经营管理工作的桥梁和纽带，为医疗过程提供全面的参考并且为患者提供良好的服务。教学科研型综合性医院将教学、医疗、科研融为一体，创新性思维作为科研工作的核心尤其重视科研信息的时效性。在种类繁多的病理档案资料中，如何快速收集信息、准确分析并加以有效利用，与科研成果的产出密切相关。同时，合理整合资源，完善病理档案资料管理，减少检索时间和人力支出，也能够最大限度地发挥社会效益及经济效益，从而实现教学水平先进化、医疗服务最优化、科研速度最大化三大目标。

2 病理档案资料管理的特点

病理档案资料作为一种特殊的医院档案有其专属的特征。首先，病理档案资料管理专业性强。在大型综合性医院，每天都会产生大量的病理资料，主要包括：（1）文字资料，如病理检查申请单、报告单等；（2）组织蜡块；（3）病理切片，如常规切片、冰冻切片、免疫组化切片等；（4）病理标本，如大体标本及法医尸体解剖标本等。基于病理工作具有较强的专业技术性，其涉及到的多种档案资料亦要求有相关专业知识的人员进行指导性管理。其次，病理档案资料管理具有保密性。病理档案的收集整理过程需要严格遵守档案信息的保密法，这不仅仅是维护患者的隐私，更重要的是作为维护知识产权的一种有效的手段，提高病理档案资料的社会价值。最后，病理档案资料具有一定的时效性质量管理记录保存期限至少为2年。病理科应当加强对病理档案的保存和管理，其中病理切片、蜡块和阳性涂片保存期限为15年，阴性涂片保存期限为1年，组织标本保存期限为报告发出后2周[1]。因此，对于部分达到规定时间的资料需要及时清理并做好记录。具有教学和科研价值的特殊病理资料做好长期保存的措施，标本的制作尽量保持原状，归档完整的病理信息，提高科研与教学效率，发挥病理档案资料的社会效益。

3 病理档案资料管理常见问题

3.1 病理申请单常见问题。病理申请单作为医疗文书具有重要的法律效力，且其填写的完整性准确性直接影响病理诊断的结果继而决定患者治疗方案的制定。然而，部分临床医师认真程度不够或者缺乏专业基础理论，造成申请单中出现内容不合格现象：填写不完整、患者年龄未填写、字迹潦草难以辨认、手术记录不全、诊断术语不规范等。因此，病理技师在接标本时要认真审核申请单，并且及时与临床医师沟通，对不合要求的申请单退回修改，保证病理医师做出正确的诊断。

3.2 病理切片和蜡块常见问题。病理切片和组织蜡块是病理诊断最直接的依据，同时用于病理诊断、科研、教学及会诊等。对于有争议的病理报告或者疑难病例，需要调出切片或组织蜡块进行科内讨论、外院会诊或者远程网络会诊。因此病理切片和蜡块的制作质量与保存完整程度直接影响着病理工作的进程。然而，在临床工作中依然存在一些问题。大多数塑料包埋盒的序号码模糊不清、蜡块干裂、蜡块丢失，尤其是包埋组织塌陷情况普遍存在；载玻片上序号大多采用手写，操作中辨认不清，部分切片存在粘连、污染、破损等问题；封片时间过长导致组织收缩甚至出现裂痕或者部分细胞核吸收空气中的水分导致透明不良出现“黑核”。由于管理中出现的疏漏亦有快速玻片丢失、借出玻片过期未还等现象。

3.3 病理报告单中常见问题。病理学检查的结果最终要体现在病理诊断报告书中。因而，病理诊断报告书是一份具有法律效应的重要医疗文件。病理报告单存在的主要问题有：病理医师字迹潦草、医用术语不规范、格式不统一、语言组织能力差；光镜下组织学或细胞学改变的描述过于简单；重点不突出，没有将肉眼检查所见与镜下表现相结合；文字报告单存放不当，造成字迹模糊和回潮等现象。近年来，随着档案资料向数字化信息化方向发展，运用切片扫描仪和计算机软件将切片图像信息扫描入电脑，在带来方便的同时出现图片采集不清晰、采集病变部位有误等现象。

4 优化病理档案资料管理的建议

4.1 加强病理档案资料管理意识。国家和卫生部明确规定档案管理的要求，病理科必须建立档案管理库房，适应医院开展医疗科研活动的需求[2]。目前，国内各大医院在病理档案资料管理过程中只是作为资料文档记录，重心放在临床病理诊断上面，对档案的管理工作重视程度不足。另外，大多数医院还未将病理档案管理纳入医院考核与责任管理中。作为教学科研型医院要从思想上加强对病理档案资料管理工作的内涵与重要性的认识，引起对病理档案管理的高度重视。做好病理档案的信息化建设，不能只处于资料的简单录入、查询等阶段，要为科研、教学、临床及患者提供重要参考，临床科研分流管理，合理开展档案借阅查询制度。必要时对病理档案资料管理人员进行专业的培训，提高管理人员的专业能力，熟练使用各种现代信息工具，为专业、系统做好病理档案资料管理打下坚实的基础。

4.2 规范病理档案资料管理制度。规范的管理制度是做好病理档案管理工作的保障，在病理档案管理的各个环节都应有科学统一的规章制度保证操作的规范性。（1）病理档案资料种类繁多且不易保存，对保存档案的室内环境要求较高。保持干净整洁，做好防火、防虫、防霉等措施，温湿度保持适中，确保档案的长期保存和有效管理。（2）制定严格的归档移交制度。申请单、报告单等文字资料统一记录格式方便查阅，组织蜡块及玻片的接收移交归档都应做好相关记录，有专人负责，责任到人。（3）完善借阅使用管理制度。近年来对教学及科研的重视程度不断增加，在不影响临床工作的同时满足教学科研的需求成为亟待解决的问题。建立严格的借阅制度和方法，提出书面申请并携带有效证件才可以借阅；定期对收录数据进行安全备份，优化病理档案利用率。由此一来，临床医生可以对近期的病人信息进行查询，而需要借阅更早时期或者大量标本的科研人员则可通过获取访问权限定位所需内容，信息分流，最大程度地优化病理档案利用率。（4）制定合理的档案保存制度。使用后的组织、蜡块、玻片要合理保存便于日后查阅。病理诊断发出一个月后不存在争议的组织标本由专人处理，做好相关记录。对于比较罕见或特殊的病例可制成标本长期保存，供教学和科研使用；已判阅过的切片进行低温烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫组化切片与常规切片放在一起，其他切片（科研、会诊、读片、骨髓、细穿刺切片等）单独保存，便于查阅和使用；用石蜡封存使用之后的组织蜡块，切忌暴露在空气中，排列在蜡块柜中保存便于索引。（5）制定档案保密制度。相关档案管理人员要具备良好的职业素养，做好病理资料的保密工作，保护患者的隐私同时加强知识产权的保护。病理医师签名之后的报告单不可随意改动，同时要保证电子档案的信息、图像采集的安全性，不可随意篡改。

4.3 提高病理档案资料管理信息化水平。随着计算机软件的大量运用，建立规范的电子病理档案管理模式在档案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系统的建立极大地方便了临床医师与病理医师之间、病理医师与患者之间的沟通与交流。日常工作中应严格按照数据库工作流程将各种信息资料输入电脑。就目前而言，信息化尚不能完全代替传统蜡块、玻片的存在，在实现电子病理信息资源在计算机网络环境下运转的同时，继续保存传统的纸质档案和玻璃切片、蜡块档案这样既可以解决电子病理档案的提供利用和资源共享问题，又解决了归档病理档案的凭证问题[4]。

第2篇：档案管理资料员范文

关键词：资料档案 管理 医院 建设

资料档案是医院在经营医疗活动和从事医疗服务过程中形成的，以不同形式和不同载体存在的，具有非常重要的保存价值，是医院的一笔巨大财富。加强对资料档案管理能促进医院领导做出科学的决策，对医院的建设也至关重要。

一、当前医院建设工作中资料档案管理的现状

（一）资料档案管理体制不健全

医院的资料档案管理工作较为繁琐，涉及的部门和个人也较多，由于一些工作人员对资料档案管理知识欠缺，片面地认为医院的中心和主要工作就是提高经营收入，就只是进行医疗活动，为患者提供医疗服务，还认为医院管理工作的重点是研究如何提高医疗服务水平，改善医疗环境，为患者和病人提供更加优质的服务。甚至认为资料档案管理可有可无，忽视了资料档案管理的重要性，没有认清资料档案管理工作的必要性，致使医院领导在进行决策和建设时，不够重视这部分管理工作，相应地管理体制工作也跟不上，不够健全。

（二）资料档案管理手段跟不上现代化进程

我们都知道，现在的社会到处都充满了科技，伴随着科学技术的进步，计算机和网络技术也被大规模引进到医院的建设和管理工作中，相应的电子档案也应运而生。但是在一些医院里常常会出现一种现象是资料档案管理人员虽然能进行基本的档案信息管理操作和存储，但是却对信息安全和计算机病毒防治等缺乏基本的应对能力。计算机在档案资料管理的开发相对落后于计算机在其它领域的开发利用。目前，部分医院仅将计算机用在信息的录入、检索和保存方面，没有充分挖掘计算机其它方面的功能和特点，比如，计算机的运算速度、识别能力等，实际上这是对计算机资源的一种浪费，因此，医院在进行资料档案管理工作中要积极开发系统软件，拓展计算机的应用领域和范围。

（三）资料档案管理意识落后

医院的资料档案管理发展意识较为落后，管理内容和范围也有太大的随意性。科技的不断发展和社会的进步，资料档案管理工作也在发生着巨大的变化。特别是在医院的档案管理范围扩大之后，它不仅仅包括文书档案、病历档案、人事档案，还包括实物档案、声像档案、计算机数据档案等。由于在进行档案管理工作时，没有明确的规章制度，各医院也是根据自己对资料档案管理的理解和了解进行管理实践，恰恰是这种自己单方面的理解，导致了很多资料信息并没有得到及时妥善的保管和整理。

二、加强资料档案管理工作在医院建设中的作用

（一）增强资料档案管理人员的意识和素质

资料档案管理工作在医院的建设和发展中发挥着重要作用，与医疗、科研和教学紧密相连，这就需要不断提高档案管理人员的素质，一方面不断提高资料档案管理人员的专业素质，为他们提高继续深造学习的机会，另一方面还要深入基层，调查了解不同管理人员对资料档案管理的信息需求和理解，同时还要深化工作人员的管理意识，让其充分意识认识到资料档案信息管理工作的重要性和必要性，能够为医院带来的效益和利益，自觉参加管理工作的相关学习和实践活动中，逐步树立长远意识和法律意识，依法对医院的资料档案进行合理科学地管理。

（二）重视开发科技信息资源

在医院的资料档案中有一部分重要内容，也就是电子科技档案，对这部分资料信息的管理不容忽视，相关工作人员要不断挖掘和开发科技信息资源，没有科研成果和新技术手段就不会为医院的发展和建设带来经济效益和社会效益。因此管理人员应从科研档案、基建档案盒设备档案等中准确地摘录相关内容，详细介绍有关的新技术和新项目，推广应用临床新方法等。对设备档案的管理，应着重介绍设备的主要参数、基本功能、注意事项等，让医务人员在实际的工作和操作中学习应用新技术、新设备，提高医院各方面的效益，进而促进科研成果等的开发和技术转化。

（三）不断开拓进取，探索新途径

创新是一个民族的灵魂，在医院的建设和发展中，也非常重视创新的意义和作用，因为工作创新能对档案事业的发展带来新的突破点，可以使得医务人员在工作中从实际出发，与时俱进，大胆地改革那些与时展不相适应，甚至阻碍现代技术手段发展运用的旧观念和旧体系，积极推广使用新方法和新手段，在工作上做到思想观念上大胆创新，要有积极的信息转变意识和市场法律意识，改变旧有的工作模式，变消极被动为积极主动，用良好的机制提高医院档案资料管理工作的效益和水平。

（四）实现资料档案的信息化管理

在医院的资料档案管理工作中引进现代化的管理技术和设备，进行信息管理。医院的档案部门也应从实际出发，将局域网等纳入到工作中，扩建医院档案信息管理中心，积极开发新的办公自动化软件，形成医院的档案信息管理网络，方面医院领导进行信息查阅和检索，实现资源共享。档案管理人员也应积极在局域网内构建平稳高效的信息平台，实现档案信息和图书资料等的一体化管理，充分利用计算机和网络的优点，将复杂繁琐的档案管理工作进行分类整理，取代越来的管理体系。

三、结语

总之，伴随着医院医疗改革体制的步伐，资料档案管理也应随之改变，不能原地踏步。相应地，资料档案管理人员也应顺应时代的发展，提高自己的业务水平和工作能力，提高资料档案现代化管理意识，经常向优秀的员工学习，深入各科室进行调查，了解医院的医疗、科研和教学活动，了解这些活动对档案信息的需求，有的放矢地进行档案管理工作，为医院的建设和发展提高信息支持。

参考文献：

[1]康敬梅.浅谈如何加强医院档案管理[J].经济研究导刊，2012（14）

第3篇：档案管理资料员范文

【关键词】水利工程 建设监理 档案管理

1 做好监理档案管理的重要意义

建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。

2 做好监理档案管理采取的措施

2.1 制定档案管理规章制度

项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。

2.2 严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续

严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。

任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。

2.3 配备专职资料员负责监理档案管理

监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。

2.4 加强档案管理人员职业培训

监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

3 监理档案管理归档

3.1 档案文件预审

监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。

3.2 水利工程建设监理档案文件分类

资料员要及时对监理工作过程中形成的文件M行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。

3.2.1 监理管理体系文件

（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。

（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。

（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。

3.2.2 依据性文件

（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。

（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。

（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。

（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。

（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。

（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。

（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。

（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。

（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。

3.2.3 监理工作控制文件

（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。

（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。

（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。

（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。

（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。

（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。

（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。

（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。

3.2.4 监理质量控制文件

（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。

（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。

（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。

（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。

3.2.5 监理安全检查监督记录文件

（1）联系单：监理工作联系单。

（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。

（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。

（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。

（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。

（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。

（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。

3.2.6 工期管理控制文件

工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。

3.2.7 投资管理控制文件

工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。

4 监理档案管理存在问题及应对措施

4.1 资料员能力存在个性差异

由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。

选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。

4.2 n案资料与工程建设进度不同步

工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。

相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。

4.3 做好现场监理资料记录

驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。

要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。

4.4 签证、评定资料存在滞后现象

施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。

监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。

第4篇：档案管理资料员范文

建设项目档案是一种特殊的信息资源，不仅反映了建设项目的变化和发展，为项目的竣工验收、工程审计、工程创优以及达标考核等活动提供依据和凭证；还对项目投产后的生产运行、设备维护、工程改（扩建）、历史查找、产权查证以及经济纠纷等提供依据，对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。那么，如何做好建设项目档案管理工作，保证建设项目档案在企业发展中更好的发挥作用，就自己四年来从事建设项目档案管理工作中遇到的困难和存在的问题谈谈自己的体会。

1 建设项目档案的概念及特点

“建设项目档案”源于“科技档案”认识的不断深化，2002年11月国家档案局的行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）将项目档案定义为：“指经过鉴定、整理并归档的项目文件”。“项目文件”主要内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等12个部分。

2现阶段建设项目档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理机构不健全，建立不及时，责任不明确

建设项目档案形成的主体多元化，每个单位自身的档案管理水平参差不齐；各参建单位无档案管理体系和机构，只是指派1名资料员来开展本项目部的日常档案管理工作；档案责任无法明确，造成整个项目建设档案管理工作混乱，不能及时、准确的反映项目建设过程；还存在项目文件归档不及时，甚至丢失。

2.2档案管理队伍专业知识差、人员配备少，流动频繁

我们在现实工作中，往往可以见到，各参建单位一般只配备一名资料员，有的甚至是兼职，这些人员大多数没有上岗证，不具备档案管理能力，而且这些所谓的“资料员”，把档案管理工作作为更换工作的“中转站”，随着工程的进展，这些人员会调到其它专业，不再从事档案管理工作。这样形成了恶性循环，在“资料员”频繁的变动中，项目文件移交不明，无法闭环衔接，造成过程文件丢失，资料残缺，无法弥补，直接影响到建设项目档案的移交和验收。

2.3工程资料与工程建设不同步

工程建设过程中，各参建单位都在急于赶工期，想尽一切办法缩短工期，节约施工成本，保证利益最大化。忽视工程资料管理，在档案管理上投入的人力、物力、财力严重不足，使工程资料、档案收集归档工作与工程实际建设脱节。

2.4档案管理设施配备不齐全，管理方法落后，不能实现档案共享

项目参建单位为了节省投资，在临建方面投入较少，虽然设置有档案室，但设施配置不全，管理方法简单，大部分档案室配置是一间房子、一台电脑、几个柜子，有些甚至档案室和库房合用，完全谈不上档案规范管理。有些现场环境简陋，网线通不上，档案信息化建设无法进行，档案信息共享难以实现，整个管理方式落后。

3做好建设项目档案管理工作应采取的对策及取得的成果

我们在黄陵矿业2×300MW低热值资源综合利用电厂项目档案管理工作中采取了以下措施，有效规避了项目建设档案管理中存在的各种问题，建设项目档案管理工作正在有序、健康、顺利进行，为将来建设项目档案竣工验收打下了坚实的基础。

3.1建立机构，落实职责，为档案管理工作提供组织保证

设立专门档案室，建立档案管理机构，成立档案管理领导小组。形成以建设单位、监理单位、其他参建单位为主体的三级档案管理网络。各参建单位档案管理三级网络：即参建单位项目负责人、工程技术人员和档案管理人员三级组成，负责本单位的档案管理工作，由此建立了涵盖整个工程建设的档案管理网络体系。

3.2提高素质，严格要求，为档案管理工作提供人才保证

3.2.1选好档案工作机构的负责人

企业档案工作机构负责人是企业档案工作的带头人，除应精通业务外，还应该具有较高的理论修养、政策水平和丰富的档案管理经验，具有较强的组织能力，具有务实的态度、开拓的精神和严谨的工作作风。负责人是档案管理的决定性人物。

3.2.2保持档案工作队伍的稳定

稳定的项目档案工作队伍，有利于档案业务情况的熟悉和业务水平的提高，从而保证项目档案工作的持续开展。实践证明，频繁更换档案工作人员，对项目档案工作势必产生消极的影响。因此，项目的档案管理部门应积极采取措施，保证档案工作队伍的相对稳定。

3.2.3加强对档案工作人员的教育和培训

作为档案管理工作人员，要通过多种渠道，采取多种方式，全面加强档案知识、计算机知识以及基建、生产管理流程的教育和培训，不断提高业务水平，更新知识结构，以适应档案工作发展的需要。

3.3充分发挥监理档案的管理优势和技术优势推进建设项目档案管理工作

工程监理队伍多数是由各专业的技术专家组成，负责整个工程建设的监督检查工作，对工程的设计、施工、变更等情况非常清楚。因此，充分发挥工程监理的管理优势，加强对项目档案管理工作的督促检查，能够有效地促进档案工作的顺利推进；同时，充分发挥监理人员技术优势，对保证档案资料的及时、完整和准确具有积极作用。

3.4加强信息化建设，实现工程资料共享，为项目建设提供信息保证

在信息化建设规划中，我们将档案管理作为信息化建设一项重要内容，开发了具有自身特色的工程管理软件（简称P3系统），要求所有参建单位的档案管理纳入其中。利用现代化设备（计算机、扫描仪、服务器等）将各类检索目录录入计算机系统，形成的各类档案实体，完成电子化工作。并通过基建及生产MIS系统、办公自动化系统系统（OA）以及计算机网络的传输，使电子文件的流转、接收、整编、立卷工作管理达到一体化，即规范了工程档案管理，又方便了资料查阅，同时实现了信息共享。

第5篇：档案管理资料员范文

1 园林监理档案管理现状

1.1 应收集的资料未收齐。根据施工进度，应收集相应的报审资料。施工方案、单位资质、人员资质、大型设备验收、材料进退场、隐蔽验收、进度款等工序都需要报监理审核后方能施工或进入下一工序。经现场检查，发现部分工地的工程已进入到下一工序，但应报审的资料却未收齐。有的是施工方资料员未上报，有的是监理资料员不熟悉应收哪些资料，未及时催收造成的。

1.2 收回的资料未分类整理。管理混乱是监理过程资料管理普遍存在的最大特点。很多项目的资料、图纸都是随意地摆放在办公桌上，一片混乱，有些项目会用盒子装起来，但分类粗糙，不分阶段不分专业地胡乱堆放在一起，盒子的标识不清楚。要查找一份资料，只能凭记忆翻查，费时且容易造成更大的混乱。

1.3 保管不善。所谓的保管不善是指资料收回来没设专职资料员保管，或有专职资料员，实际上资料是办公室里所有人都可以自取自放，失去专人保管的意义，资料丢失、存放在哪里资料员都不知道。有的办公室在一楼，资料也存放在一楼，资料容易潮湿发霉，更甚的是下雨时，雨水倒灌，所有的资料都泡水了，资料都无法保留。

1.4 没有专门的检索工具。这也是每个工地的资料管理的通病。每次我们到现场检查资料要调取一份资料时，资料员都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道没有。这种原始的、低效率的工作方式在当今科技发达的社会显然已经是非常落后了。重复翻查费时费力，容易造成资料混乱，没有一个台账看不出缺漏也会给工作造成诸多不便。

1.5 没有利用台账。每个工地都有收发文登记表，就是没有资料利用（或借阅）登记表。由于所有人可以随意取阅，谁拿了，有没有拿回来、什么时候拿回来都没有登记，实际上资料员对整个的资料概况是不了解的，资料员都对概况不了解，何以保管资料？何以提供资料给领导参考利用呢？

1.6 没有交接手续。人员流动性大也是工地上的一大特点。当保管资料的资料员离职时其与下一任的交接只注重在工作的交接上，对资料的移交是没有概念的。没有一个详细的清单，更没有核对一下数目，没有具体的交接手续，只是口头上的交接，导致新人对资料的概况不熟悉，数量不清楚，完整与否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手过来也不去检查，当我们要调阅某份资料时，往往又是翻箱倒柜地找，如此循环，可想而知资料的管理是什么样的状态。

2 监理过程资料实行档案管理

档案管理的工作方法严谨、有序、高效，现场监理资料的管理可以借鉴其工作方法。

2.1 收集。监理过程资料收集不齐的原因，除了人为的主观因素外，最大的原因是资料员跟不上施工的进度、程序，不了解相应的进度应产生哪些资料，哪些要报上来审批，固然就不会去催收，也不清楚哪些漏报。资料员要多与各监理员沟通，了解施工的进展、设备情况，或者现场查看；总监的带动也很重要，适当地指出工程的进度及相应产生哪些资料，将会起到很好的效果；培训，公司对资料员集中培训后上岗。

2.2 分类整理、入盒。（1）分类。在分单位工程（或标段）阶段、专业的基础上，监理过程资料可按其内容的不同分成若干类，比如合同、准备阶段文件、纲领性文件、监理记录、造价、工程材料/构配件报审、安全文明资料、其它文件、施工管理文件、施工记录、竣工验收、声像等大类，每大类下可再分属类，比如监理记录下的属类可分监理日记、监理月报、监理例会纪要、监理工程师通知单/回复单及台账、旁站记录、监理工作联系单等。（2）排列。每一大类或属类下的文件按时间的先后顺序排列，相关联的文件作为一份装订在一起。例如，监理工程师通知单及回复；安全隐患整改通知书及回复；材料报审表与厂家检验报告、合格证、见证取样记录、第三方检测报告；正文与附件；塔吊安装/使用/拆除的资料：告知书、备案登记证、安/拆单位的资质证书及安全许可证副本、安/拆合同及与总包签订的协议、安/拆人员的上岗证、施工方案、安全技术交底、验收记录、合格证明文件、司机、司索上岗证、旁站记录等。按通知在前回复在后，正文在前附件在后的顺序排列，形成一系列程序的、有内在联系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的进展情况。（3）编号。每一大类对应一个类别号，可以用字母或数字表示。如（1）中所示的各大类，可用1-12表示，1代表合同、2代表准备阶段文件、3代表纲领性文件、4代表监理记录……，4.1代表监理日记，4.2代表监理月报……，如此类推。

文件盒的编号方法（在盒脊）：

4.2-（1）

盒号（第1盒）

属类（第2属类：监理月报）

大类类别号（第2大类：监理记录）

若大类4下的所有文件都能放在一个盒内，则编号可只写“4”，代表所有大类4下面的文件。

文件的编号方法：盒内每份文件要有自编号，编写在文件右上角，用铅笔，用阿拉伯数字表示，从“1”开始。相关联的文件作为一份装订在一起只编一个文件号。

2.3 保管。资料的管理、保管原则上设专职资料员负责。可以不必做到像档案库房管理那么严格，但防潮、防湿、防盗（这里指自取自放）还是有必要的，资料最好存放在板房的二楼，设专门的柜子，上锁。

2.4 利用。资料的保管、利用专人负责。调阅、返还都需经资料员操作，项目人员不能随便取放。设收发文登记本、借阅、复印登记本，资料的进、出都必须登记。

2.5 检索。随着工程的进度，资料会越来越多，只要按以上步骤归类整理好，编写了与纸质版同步的电子目录，所有的信息都可以通过电脑搜索来完成。一打开目录就能获悉所有文件的信息，大大节省了工程师翻查文件的时间，大大提高了工作效率。所以说，一个好的资料员能减轻一个工程师的工作量。

2.6 资料的交接。指的是资料员离任时与下一任的资料交接。资料交接要每盒资料都以目录为基准，文件名称、数量要逐份核对清楚，然后交接双方在目录上签署姓名、日期，新任资料员留原件，复印一份给离任的资料员。

第6篇：档案管理资料员范文

【关键词】 医院；基建档案；历史财富

党的十会议的召开为进入深水区的医改明确了方向，而随着城镇化进程的加快，医院特别是公立医院将投身到新一轮的建设浪潮中[1]。上项目，搞基建，增床位，扩张规模，各种基建项目如火如荼在公立医院中开展。如何做好医院基建档案管理，为医院保留好珍贵的历史财富，成为医院工作者不可推卸的责任。

1 基建档案的主要特点

基建档案以项目为一个档案单位，涵盖了从项目审批，建立组织架构进行工程准备、报批、设计、预算、招标和合同，建设准备阶段的立项报建、勘查设计、施工招标、施工许可证申办，工程建设阶段进行的质量管理、进度管理、预算控制，工程竣工验收和交付使用，到最后项目决算一整套完整的项目流程材料。

1.1 基建项目涉及的单位和人员较多，影响归档率

一项基建工程要和城建、规划、环保、消防、设计和勘察、建设、施工、监理、质监和采购等十几家甚至几十家部门单位发生联系，有几十甚至上百人员参与其中。由于收集的部门、单位众多，材料的分散增加了收集工作的难度。而人员素质参差不齐，档案意识淡薄，在文化程度、业务技能、理论基础等方面各不相同，对基建档案形成的来龙去脉认识不清，对收集归档范围把握不准确，造成基建材料收集不齐全。

1.2 基建项目建设周期较长，影响完整率

基建工程要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期，在实际操作过程中还可能遇到资金不到位、设计变更、增加预算和不可抗力客观因素等原因，一般要经历一年甚至几年的建设时间，使基建档案材料形成时间过长，档案资料员保存和保管容易丢失。特别是一些基础隐藏工程和电气管网工程的记录单，虽是分项目却重要和隐蔽而负责人员众多，不仅易漏责任人的签字盖章，还容易丢失不见。

1.3 基建项目专业性较强，影响准确率

基建材料产生于多个专业技术部门，有报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书等文字文书材料，还有红线图、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等报表图纸材料，形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪里有材料该收集，在哪个阶段要收集上来，则不能及时收集每一个环节的原始材料[2]。

2 加强基建档案管理工作的措施

基建档案反映了医院各个历史时期的基本建设，是医院发展的历史见证。它记载了医院每个基本建设项目的全过程，可以为医院中长期规划和建设提供参考，为医院产权查证和地界划分提供依据，更是日后维护维修、改建扩建甚至建筑安全的重要参考依据。

2.1 加强领导，责任到人，建立基建档案预立卷制度

基建工程质量是“百年大计”，反映医院基本建设的整体水平。而基建档案真实反映医院工程项目管理过程和项目实体的全面貌，对医院长远发展有重要意义。医院领导要提高档案意识，把基建档案收集管理工作纳入到基建项目管理和考核全过程。有分管领导，设专职档案资料管理员全程专门负责各部门、每个阶段材料的催收和整理。其他相关兼职资料员在做好专业技术工作同时及时收集和上交产生在本部门的资料，建立顺畅的基建档案材料人员网络体系。

基建工程专职档案资料员要严格把关，规范归档材料，做好“谁形成文件资料谁负责收集立卷”的预立卷工作，如合同协议书必须是正本，不能是草稿或副本；签名签字要用黑色墨水，不能用圆珠笔、铅笔和蓝、红墨水；验收记录单要签字盖章齐全，不要空白和遗漏；文件要保存原件，不能使用复印件；工程图纸要标注明确，审批盖章齐全，避免重要的竣工图收集不规范等等。专职资料员要在每个阶段及时整理收集材料，发现有不规范的材料马上退回去整改，从而避免几年后项目竣工时发现问题，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的永久遗憾和缺失，甚至影响到工程竣工验收的损失。

2.2 强化收集，监督指导和经济手段双管齐下，确保材料收集完整、准确、系统

基建资料收集是基建档案管理的基础也是难度最大的工作。收集工作涉牵到多个单位和医院内部不同科室。不同的单位和部门在项目各个阶段有不同的收集任务，作为建设单位的医院基建办公室的档案资料管理员要提前介入项目，了解该项目的规模和使用功能，便于在收集和汇总资料时做到心中有数。

工程准备阶段的大量文件主要产生在医院，资料管理员要做好前期阶段的文件材料收集。工程施工阶段的资料由施工单位形成，资料管理员要深入项目现场，主动、积极了解工程进度，熟悉每个阶段档案文件的内容，对照收集清单督促指导施工单位、承包单位和监理单位及时上交施工、竣工、验收各阶段的资料，催收缺失的材料。

施工阶段包含有土建、水电、照明、供暖、信息、通讯、消防、设备等主体和各分部分项、隐蔽工程种类繁多的基建资料，其材料收集齐全还关系到项目的竣工验收达标。作为建设单位的医院在签订各种建设项目合同时应把归档要求和具体内容向施工各单位作明确要求，利用合同形式对归档文件的份数、质量、时间以及违约责任作出具体规定，并和工程结算挂钩，确保各部门各阶段收集的档案完整、准确、系统[3]。

2.3 加强档案人员培训，提高业务素质和专业水平

基建档案资料管理是一项复杂而细致的工作，而在医院工作中是以卫生专业技术人员为主，基建后勤管理体制不健全，基建办公室人员流动性大，资料管理员工程技术专业性不强，又缺乏档案专业知识，所以工作起来往往显得比较被动。

广西壮族自治区民族医院是一所有50多年历史的三级甲等综合医院，医院正在进行住院综合大楼、肿瘤放疗楼和职工危旧房改住房改造等多个基建项目。随着各个大型基建工程的陆续竣工投入使用，医院的就诊医疗条件，职工居住环境和综合服务能力将得到更大的提升。医院领导要建设工程和档案管理两手抓两手都要硬，选拔一位爱岗敬业，工作细致的管理人员通过业务培训使之掌握工程专业知识又了解档案业务知识，提高其综合素质和管理能力，从而确保基建档案管理工作的质量和效率，让基建档案管理成为医院和院长一项功在当代，利在千秋的事业。

参 考 文 献

[1] 杨郁素，邱卫黎，欧阳侠.以基建档案为例浅谈做好医院档案归档与管理工作.中外医疗，2009，23：95-96.

第7篇：档案管理资料员范文

关键词：水利工程；施工资料管理；问题；对策

中图分类号：TV文献标识码：A

一、水利工程施工资料及其管理意义

（一）水利工程施工资料及特点

水利工程施工资料是指从事水利工程建设过程中形成的文字、图纸、图表、数据等材料，按照一定的原则和办法，经过分类、整理集中保管起来的文字、图纸、图表、数据等。水利工程施工资料明确地反映了一项工程兴建的全过程。水利工程施工资料具有如下特点：

（1）内容上涉及面广

在修筑堤防、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝时、必然牵涉到农业、工业、交通、电力通讯等各个方面，水利专业本身又与建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程施工资料也是综合性很强的信息反映。

（2）历时周期长

根据不同的工程，水文地质条件不同，所确定的水利建设工程、周期长度亦不同，一般的农田水利工程，通长仅需几个月完成，而水库、防洪堤工程建设则需几年来完成。

（3）文书、科技施工资料一体化

水利工程是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因而形成业务性文书与科技施工资料联系密切，明显具有文书、科技施工资料一体的趋向。

（二）水利工程施工资料管理意义

（1）水利工程施工资料在对水利单位日常工作查考中能起到参考作用。如ISO内部审核或ISO外审中，通过对水利工程施工资料的查阅可以了解到水利单位工作的程序及建设产品是否合格，而水利单位也可借助施工资料，在拟订计划、总结工作、水利工程设计等方面作查考凭据。

（2）完整的水利工程施工资料是一笔宝贵的财富。在学术研究方面，通过查阅施工资料，参考丰富、准确、可靠的历史资料，及时汲取到工程建设经验的同时，减少了外借查阅资料的开支，可以更好、更快、更经济地取得研究成果。

（3）水利工程施工资料在建设时期可以用来全面鉴定工程质量；在投入运行过程中，若出现故障或事故，也方便为查明原因、追究事故责任提供依据；在后期规划改革中，为后人在工程使用、管理、运行、养护、维修、改建、重建、扩建等工作中提供必不可少的依据。

二、水利工程施工资料管理存在的问题

（一）规范、制度不健全

在水利工程资料整理的过程中，由于一些规范的缺失、资料管理制度的不健全使资料员在整理过程中无“法”可依，不知道怎么整理才是正确的，这样造成的后果就是资料容易返工重做，浪费了人力、物力、财力。

（二）资料管理人员素质不高

一些建设单位，在工程建设过程中，特别是建设初期，文件资料无专人管理，或有人管也是其他事务工作人员兼管，他们没有档案专业知识，也没有经过档案业务培训，不知道哪些文件材料应归档，连一些具有法律效力的现场记录也弃之不要，造成难以弥补的损失。或是不加分析，所有资料都作为档案保存。并且不知道怎样分类、组卷，文书、科技、会计等文件杂乱堆放，无从下手，尽管他们也付出很大的努力，但工程档案质量仍然不高。

（三）资料收集整理不及时

由于现阶段水利工程的集中、大批量的投入，造成了资料员缺乏，在工地中存在以下情况：（1）一个资料员从事多个工程的资料整理工作。由于项目部人员不足资料员除进行资料整理外，还要从事其他工作。这样的结果往往会造成由于资料员事情多，工程施工已结束，但施工资料却还没有及时整理，到最后，只好凭回忆来整理资料，如果原始记录整理再没做好，那么很难使工程资料的前后达到一致。（2）工地资料员更换频繁。由于施工工期长，工资待遇等问题，一些工程，从开始到结束，甚至更换三四个资料员，这使得，资料整理的衔接不顺畅，在最后验收时，资料员对不是自己整理的资料情况不熟悉。

（四）项目划分及资料内容填写不严谨

由于专业知识的缺乏，不熟悉图纸，不熟悉工程实际情况，不知道表格中所填的具体内容是指哪部分，是什么意思，只根据例表照葫芦画瓢的填写；进行数据更改时，不是按照要求进行更改，而是随意的更改；在评定表过程填写，没有根据工程的实际情况填写，出现多填或漏填的情况；在评定质量等级时，与所填数据不相符合；人员签字不按照要求签，甚至代签。

三、水利工程施工资料管理问题的对策

（一）管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。

（二）提高水利水电项目档案专兼职人员的专业技术水平，加强档案业务指导

首先要抓好水利水电建设项目档案人员的在岗培训，使他们不仅掌握水利水电档案工作的基本要求和方法，掌握档案管理的专业知识和操作技能，还要懂得工程建设方面的知识；其次，档案行政管理部门须加强对水利水电工程档案的监督与全程指导，各方面严格执行重点建设项目档案登记备案制度，另一方面还要深入工地现场进行具体指导，解决实际问题，确保水利水电工程档案的质量。

（三）水利工程档案管理与工程建设同步进行

水利工程档案管理与工程建设同步进行，这是国家和水利部档案管理办法与有关文件中明确提出的要求，也是确保工程档案材料完整、准确、系统的重要举措，为日后的合理开发利用创造条件。“同步管理”的目的在于工程建设的整个过程中，切实做好工程档案的收集、整理工作。作为我们档案人员要紧紧围绕水利工程档案工作的中心，及时收集整理资料，更重视资料的鉴定和整编工作。从项目申报开始到工程竣工验收，我们每一位档案人员要了解水利工程建设的具体程序和各阶段的工作安排，掌握各个阶段形成的档案资料，做到心中有数。另外，档案人员要主动到施工现场询问和了解工程建设进展情况，全程跟踪，及时掌握工程建设信息，并做好指导档案收集整理工作。平时要把档案收集、整理纳入监理单位考核中，形成各标段项目经理和总监对本工程的档案工作负总责齐抓共管的局面，特别要重视监理单位对监理工程项目档案资料整编监督和指导的作用。确保工程档案的完整性、真实性、准确性。

（四）严格把好资料填写关

建设单位应该按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使施工资料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。进行数据更改时，按照要求进行更改；在评定表过程填写，根据工程的实际情况填写，不要出现多填或漏填的情况；在评定质量等级时，与所填数据要符合；人员签字按照要求签，不得代签。

总之，施工资料管理工作的最终目的，是提供有价值的信息服务。施工资料管理人员要不断增强参与意识，搞好施工资料编研工作，为提高施工资料管理工作做出应有的贡献。

参考文献

第8篇：档案管理资料员范文

【关键词】文件档案；施工文件档案管理

1、施工文件档案在建筑施工单位所起的作用

施工文件档案是反映建设工程质量状况的重要依据，也是建筑工程在日后维修、扩建、改造的重要档案资料。如果竣工以后工程出现质量缺陷需要进行维修，可以通过查阅工程的施工文件档案，采取合适、有效的措施。

2、施工文件档案在建筑施工单位的管理方法

（1）建立健全施工文件档案管理。施工文件档案管理为三个等级：工程项目经理向建筑企业主管生产的经理签定责任制；档案管理专业技术员向项目经理签定责任制；资料员向档案管理专业技术员签定责任制，明确责任人的责、权、利。责权利明晰化，使责任人知道具体的责任内容、权力范围和利益大小，真正认识工程档案在工程建设中的重要性，才能确保了档案的及时性与完整性。

（2）做好施工文件档案记录与收集。施工文件档案是对建筑质量情况的真实反映，各种资料必及时收集、整理。在工程开工之前，就要指定资料员对施工文件档案进行跟踪收集，及时做好分项分部质量记录，使施工文件档案的整理和工程进度取得同步。

（3）完善质量记录、做好施工文件档案整理。工程项目的质量是靠施工文件档案的记录来证明的。在整个工程项目的施工过程中，为了证明工程部位的质量状况，必须做到有完善的施工文件档案记录，做好资料整理和保管工作。

3、施工文件档案在建筑施工单位的实际应用

（1）做好工程开工前的准备工作，熟悉设计施工图、设计说明及投标文件，抓住重点、细心专研。填写和准备工程开工前必备的各种施工文件档案资料，分类存放便于竣工资料日后的整理。资料收集过程中按照工程竣工档案检查清单顺序分类归档，用于施工过程中的各种表格进行编号，便于使用时拿取。

（2）工程开工后的将原材料送质监站检测，同时做好送检原材料文件档案收集工作。将工程投标书、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。

（3）施工过程中收集材料质量证明文件，在施工过程中不断购入各种材料，需要收集各种材料的合格证及有效的检测报告。施工文件档案一般一式四份，按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，书写要求规范，采用碳素墨水或中性笔。

（4）工程接近尾声时进行的竣工资料整理工作，查看报验资料中有无漏报、书写有无错误等情况。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。

（5）工程竣工后填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书等验收文件并复印装订成册，加盖竣工图章、签字。

4、加强建筑施工企业对施工文件档案的审核

建筑施工企业在施工的各个阶段，企业主管部门采取定期不定期检查指导，对竣工资料核查，对存在问题限期整改。

综上所述，施工文件档案的管理是整个建设工程的重要组成部分。施工企业要重视与发挥施工文件档案的作用，结合企业自身实际情况，强化对施工文件档案的日常管理、检查和监督，强化对施工文件档案管理人员的教育和培训，形成的施工文件档案及时性、真实性。工程项目工程文件档案管理人员能够按照施工文件档案管理标准的要求，没有遗漏、没有错误地形成每一份施工文件档案。施工文件档案管理人员在工作中，能够认真学习和熟悉国家和行业颁布的法律法规、标准等，能够熟练地运用规范的施工文件档案管理标准，认真检查每一张表格，发现问题，解决问题。我认为加强施工文件档案的管理，确保工程技术资料的收集、整理，利用步入良性循环的轨道，为社会主义现代化建设做出应有的贡献。

第9篇：档案管理资料员范文

关键词:工程资料；收集整理；质量问题；建筑工程

中图分类号：TL372+.3文献标识码：A 文章编号：

1.资料员的职责

1、负责做好技术信息、技术资料、标准图集、规范、规程的收集、管理、传递工作，满足施工技术工作的需要。

2、做好工程技术类文件的控制管理工作

1)、标准、规范和图集的控制管理现行标准、规范和图集均以国家或地区正式颁布的文本以及上级部门下发的正式文件为准。

2)、施工文件的管理

（1）建立工程在施工过程中产生的资料管理的各种记录。

（2）对各工区的施工资料不定期进行指导和抽查工程竣工验收后，按照档案馆及业主的要求，整理成卷，并向项目所在市档案馆、甲方及公司档案室移交归档。

（3）文件的接收与发放：对接收的文件识别其有效性，并对其进行分类编号、登记、存档、保管。

（4）文件的复制与借阅：加盖“受控”章的文件、经领导批示办理的文件，复制要严格控制份数，并填写《受控文件复制/借阅登记表。

3、电子文档的控制管理

对接收及上报的电子文件及时整理，归档。归档的电子文件应该制成光盘，不得覆盖，保证其内容信息的原始性。

4、领导安排的其它任务。

2.施工资料的组成

施工资料是以单位工程为组成单元，按专业类别进行整理，每个专业都应按照专业产生相应的施工资料。一般每个项目由工程施工前的资料收集、整理；施工组织设计（方案）报审；图纸会审记录；技术（安全）交底；开工报告；管理人员名单；各类材料报验；各类实验检测报告；测量记录；设计变更；现场签证；隐蔽报验；检验批报验；分项工程报验；分部工程报验；单位工程报验；竣工报告等几方面组成。

3.施工资料的收集整理

施工单位的施工资料应以各施工过程中形成的重要资料为主进行收集、整理。一般可以分为几个阶段：

a、工程施工前收集、整理的资料

工程开工前，就应收集工程动工审批表、施工许可证、地质勘察报告、施工图纸、开工报告、施工组织设计等资料。其中施工组织设计是指导拟建工程施工全过程各项活动的技术、经济和组织的综合性文件。另外在这一阶段还要注意收集原材料、半成品、成品出厂质量证明和试验报告。

b、施工过程中各分部工程资料的收集、整理

1）各分部工程资料一般包括：1设计交底、设计变更洽商记录；2、技术交底；3、原材料、半成品、成品出厂质量证明和复试报告；4、施工试验报告及见证记录；5、施工记录；6、测量复核及报验；7、隐蔽工程验收记录；8、检验批、分项、分部工程验收记录等。

2）做好施工试验资料的收集、整理

在施工前，应根据施工组织设计做好钢筋、水泥、砂、石等原材料试验计划方案，做好同条件养护试块留置方案及钢筋首焊试验。在原材料送检中批量必须符合要求，混凝土批量及留置组数应符合规范和标准要求。

3）做好施工记录和隐蔽工程检查记录

施工记录是对现场施工情况的真实反应，要如实填写。隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查，并通过表格的方式将工程隐检项目的隐检内容、质量情况、检查意见、复查意见等记录下来，作为以后各项建筑工程的合理使用、维护、改造、扩建等所需的重要技术资料。凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序的施工，隐检合格后方可进行下道工序施工。

4）认真做好分部工程质量验收记录

分部工程的质量验收是在分项工程质量验收基础上进行的。除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外，还要检查该分部工程中所涉及到的质量控制资料、安全和功能检验（检测）报告，对分部工程进行观感质量验收。

5）做好技术交底和施工日志的记录

技术交底是一项技术性很强的工作，对保证工程质量至关重要，因此，不但要把设计意图和建设单位的合理要求在工程建设中具体体现，还要贯彻上级技术指导的意图和要求。

施工日志是项目施工的真实写照，是验收施工质量的原始记录，也是竣工总结和工程施工质量原因分析的依据。

c、施工竣工资料的收集、整理

一项工程完成后，在收集整理好各个分部工程资料后，就要进入竣工资料整理。（1）施工单位出具《工程竣工报告》，向监理机构和建设单位报告工程已完成，要求进入竣工验收程序，并提供全套施工技术资料交监理机构核查。（2）收集监理、设计、勘察三方分别出具的竣工验收报告资料。（3）收集单位（子单位）工程质量竣工验收记录：汇总表，工程质量主要控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，观感检查记录，实测实量记录等。（4）编制竣工图。其方法是在原图上编制和重新绘制竣工图。凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损、图字清晰。

4.施工资料归档与移交

（1）工程资料的归档文件必须是准确系统，并能够反映工程建设活动全过程的文件材料，归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

（2）工程资料的移交：工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套移交城建档案馆。且城建档案馆的资料必须是原件，以便今后查阅。

总之，工程施工资料除必须做到及时性、真实性、准确性、完整性以外，还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求：①资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁；②分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序。

5.尽管基本建设项目档案资料管理规定对建设工程竣工资料编制内容和竣工图纸资料编制都有明确的规定和要求，但由于种种原因，在工程竣工资料的质量及管理中仍存在以下问题：

1、施工技术管理文件原件不齐全。个别设计、监理、建设单位下发的施工管理重要文件是复印件或者是缺少签字盖章等。

2、施工资料表格格式不统一、不规范。在开工前没有统一规定的内容和格式。

3、施工原始资料书写不规范。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉子，甚至还有错别字。

4、竣工资料移交不及时。不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。

6.产生这些问题的主要原因有以下几点：

1、档案意识薄弱。由于对档案法、档案知识和有关竣工资料编制的质量标准规范宣传力度不够。

2、档案管理制度不健全。虽然各参建单位建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。

3、责任落实不到位。一是建设单位与施工单位签订的合同中对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；二是施工单位缺乏完善的管理网络，相关人员档案管理知识匮乏，业务素质低；三是缺乏有效的监督考核机制。

4、人员素质不高。一是施工单位技术力量薄弱，管理水平差；二是监理单位人员有专业技术但施工管理水平较差，档案管理知识不足；三是现场缺乏既懂档案又懂技术的人员，从而影响了工程资料质量。

5、过程控制不到位。资料编制与施工进度不相符，反映了资料员在资料编制过程中“闭门造车”现象。

7.提高工程资料质量的措施与对策：

1、加大宣传，提高意识。在工程建设初期，工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作，为提高竣工档案资料质量打下基础。

2、加强培训，提高能力。在工程建设过程中，工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训；二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训，培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干，促进归档工作的规范开展。

3、健全制度，落实责任，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则，规范工程资料的管理。

4、过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。

8.总结

资料员的工作看起来非常琐碎、简单，但要想把资料员工作干好绝非易事。因为资料员工作涉及建筑行业里安全、质量、技术以及现场管理等方面，因此要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全、真实，就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关。

参考文献：

[1] 陈光； 资料员岗位实务知识[M].北京：中国建筑工业出版社，2007.