电子文件管理精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的电子文件管理主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：电子文件管理范文

关键词 电子文件;管理;措施

中图分类号 G276 文献标识码 A文章编号 1674-6708(2010)18-0042-02

电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件的特定性决定了其管理与传统纸质档案也有很大的差别,下面谈谈电子文件管理。

1 构建统一的电子文件管理的基础框架

在新的时期,加强法制建设,依法管理电子文件,逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提,目前电子文件管理不善,同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此,一档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法,确认电子文件的法律地位,明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责,统一电子文件的软硬件设施,依法管理电子文件;二档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度,做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化;三为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务,各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构,行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。

2 做好电子档案利用时的保密工作

电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化,导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比,电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。从信息安全的角度出发,在电子档案的利用中,可采取两项措施:审核使用权限;划分密级层次。

3 完善电子文件管理运行模式

电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者;另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

4 档案管理工作提前介入

电子文件档案系统的设计,对于电子文件与电子档案管理系统而言,它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别,它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作,不仅要具有电子档案的管理功能,而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端,尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑,以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。

5 建立动态的跟踪监控系统

电子文件的管理应当从每份电子文件产生之初起,建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制,以防止文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心,电子文件管理者给予各种文件类型以代码,任何部门未经档案管理部门同意,不能擅自建立新的文件系统,从而保证各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下,以确保档案管理者具备文件的领导权力。

6 提高档案管理人员的素质

电子文件管理要求档案人员必须加强自身学习,全面提高理论水平,熟悉电脑操作。

档案人员通常只是熟悉档案业务,对于电脑操作并不熟悉。而电子文件管理就要求人员必须熟知电脑基本操作、相应软件运动等知识。因此,在进行电子文件管理工作中档案人员会感到知识缺乏,导致困难,工作效率不高,可以说,电子文件对档案人员提出了更高要求。具体来说,就是档案人员必须加强学习,全面提高理论水平,熟悉电脑,了解相应软件的有关知识。对于档案人员来说,仅有单一的档案专业知识已经远远不够,社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才,只有这样,才能使档案工作真正融入到社会的建设和发展中去,档案工作才能真正体现其价值所在。

7 加强电子文件的利用

档案工作的根本目的在于利用,首先,必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现电子档案管理的标准化和规范化,使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依,有章可循,保障其工作顺利开展;其次,要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系,根据本单位的实际情况,制定严格的数据质量考核指标,责任到人,并定期检查,常抓不懈;第三,要做到馆室共建,应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入,档案室在接收归档文件的同时接收电子目录,并奖其合并为本单位的档案目录数据库,同时将重要的文件原文扫描,进而向档案馆移交电子目录,形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说,其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督;接收和转换各档案室移交的电子档案目录,形成目录数据库;第四,充分利用信息安全技术,切实保障档案信息数据库的安全,如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级;设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等,确保电子档案的安全。因此,档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

总之,在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能便于人们的利用。

参考文献

第2篇：电子文件管理范文

【关键词】医院;电子文件管理;分析

近年来，我国网络信息化建设全面发展，信息技术已渗透到社会经济生活的方方面面，众多领域已实现电子化、无纸化，随即产生了大量的电子文件，如何管理数额巨大的电子文件，是每个单位绕不开的问题，做好电子文件的管理，既能保障单位当前业务的运行，又能体现其凭证性质和记忆性质。

一、电子文件的含义

文件是指国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件从记录方式上看，既包括书面文件，也包括图示文件，还包括录音文件、录像文件、照片文件、影片文件和机读文件等。从性质上看，既包括公共文件，也包括私人文件，还包括专用文件。从运动过程看，既包括现行文件，也包括半现行文件，还包括非现行文件。电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件是内容、结构和背景这三要素的统一体。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是指文件信息存储于载体上的位置和分布情况。电子文件所使用的载体、编码方案、存储格式反映了其物理结构方面的信息。逻辑结构是指文件信息的内在关系。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。

二、电子文件管理的必要性

（一）电子文件管理是基层医院实施科学管理的重要组要部分。要保证医院的正常运转，文件作为重要的管理工具具有不可替代的作用，医院文件真实、详细地记录了医院在从事医疗服务及其他活动的整个运行过程。近年来，各级医疗机构纷纷借助信息化的管理平台，全面提升医院管理质量与服务能力，电子文件管理成为基层医院实施科学管理的重要组要部分，管理好大量的电子文件是医院必须履行的职责。

（二）电子文件管理是提高医院管理效率的基础工作。随着现代医学的发展，医院分科呈现越来越细的趋势，靠人工开展的医疗服务难以满足人民群众的不断需求，借助信息化发展成果达到精细化管理是医院现代管理的必然之路。通过电子文件的运行实现信息共享、优化流程、规范操作，提高管理效率和效能，电子文件的管理已成为医院的一项基础工作，电子文件管理是否规范体现了一个单位的管理状况，反映出医院医疗服务的能力。

（三）电子文件是医院科学决策的依据。精细化管理的要求，带来决策的复杂性，这就需要准确、全面的数据支撑，需要不同科目、多时期、综合性的信息，用人工进行汇集是不现实的，只有靠电子手段展现历史的和现行的资料，才能为医院提供出科学决策的依据。

（四）电子文件的广泛运用是提升医院服务能力的有效途径。根据新形势下人民群众需求的变化，进一步改善医疗服务，改进服务流程，创新方便人民群众看病就医的措施，各级医院推行了电子病历，建立互联互通的大数据信息库，实现了医院提升服务能力的意愿，通过信息平台向患者提供诊疗信息、费用结算、信息查询等，尽量缩短患者在医院候诊、检查、出具检查报告、取药等候的时间等，提高病人的满意率。

三、目前基层医院电子文件管理现状

为提高医疗的服务能力，各级医院开展了方兴未艾的信息化建设，随之产生的大量电子文件管理却存在着滞后的现象，记忆失存，造成历史空白，难以弥补。

（一）电子文件的法律证据作用未得到确立。在我国现行法律体系中，并未明确电子凭证真实性鉴定的程序和标准，《医疗事故处理条例》的“举证倒置”，先认定医务人员有罪，再由医务人员提供证据证明自己有罪或无罪，法庭并不认可电子文件的凭证作用。各医院不得不采用纸质文件和电子文件同时运行的“双套制”，“双套制”的实施浪费了大量的人力、物力，痕迹管理在各医院的管理中占据了重要位置，医院陷入矛盾的境地，信息系统方便、高效，却离不开人工纸质作保障，医务人员既要进行电子文件的操作，又摆脱不了纸质病案，不开展信息系统建设影响医院的发展，开展信息系统建设平添许多工作量，占用了医务人员本应用于救治患者的大量时间，电子文件沦为纸质文件的副本。医院的主要业务活动在网络系统中运行，而电子文件竟然不具备证明其活动的能力，不从法律上解决电子文件的证据作用，电子文件的健康发展依然是障碍重重。

（二）电子文件管理的随意性。1.有人办，无人管。电子文件在完成了运行程序后不予归档，处于自生自灭状态。按照国家卫计委的要求，各医疗机构已实行电子病历，行政文书也通过OA系统运转，电子文件在业务处理过程中有人办，但因档案意识淡薄，相当一部分医院将电子文件打印成纸质后，电子文件档案管理再无人问津。2.有保存，无管理。电子文件的内容在物理载体上保存下来，但没有保证其真实、完整、可用的系统管理，留存下来的电子文件仅是一般电子资料，缺乏说明其形成过程、管理过程的元数据而无法证明自己的历史记录性，并不具有真正的“档案价值”。3.有管理，无规范。我国的电子文件管理各自为政，无统一规范，各行业根据自我需要探究电子管理的方法，管理软件五花八门，作为基层单位，上级行业监管部门较多，不同部门的要求不一样，由于存储格式、元数据格式不统一，形成了各不相同的电子文件，为电子档案的收集、归档、整理带来巨大的困难，相当一部分电子文件处于流失状态。4.软硬件环境不配套，导致不可用。由于政出多门，各行业在程序设计时，只会考虑本行业、本部门的使用，不会顾及跨专业的问题，也不会主动沟通协调，更不会考虑凭证性信息的长期保存性，各软件之间不匹配、数据无法交换、丢失现象随处可见。信息化产品日新月异，软硬件更新换代频繁，前些年存储在软盘上的数据现已无法读取。

（三）电子文件信息安全亟待完善。电子文件从形成到归档保存，涉及多部门、多环节、多人员，只要其中一项管理存在缺陷，就有可能造成信息泄露，由于没有完整、有效、覆盖电子文件全过程的管理措施，人们可以从信息系统上查阅、拷贝电子文件，并可随身携带，有意无意地泄露了信息。电子文件易复制、易修改，如何体现文件的原始记录性和固化性是电子信息安全的重要课题，电子信息安全问题不解决，电子文件的凭证作用难以确立，卫生系统的“双套制”将会长期存在下去。

（四）国家对电子文件管理滞后。各医疗机构的电子文件管理是跟从医院开展的业务，业务开展多少，电子文件就管理多少，无全程控制，OA系统中的归档模块也是属于文书管理中的一部分，并不是严格意义上的档案管理，且还有大量的文件未进入OA系统。电子文件是否管、如何管、管到什么程度都由医院自行确定，电子病历因国家卫计委有统一要求，相比其他业务要规范。电子文件管理是自发和分散的，缺少国家层面的整体设计、统一规划和方法指导。我国不同地区、不同等级医院发展不平衡，业务开展存在差异，电子文件管理跟着业务走，必然存在不规范、水平参差不齐、信息资源分散、重复投资等问题，即便开展了电子文件管理的医院，面对众多的方法、途径，也不清楚哪一种最适用、最规范，只能“摸着石头过河”。造成信息“孤岛”，块块太多，又缺乏沟通协调，电子文件的交换、移交乃至长期保存都成为问题。

（五）用分段管理模式管理电子文件。文档一体化的理论早已得到认可，但因体制原因，在实际工作中文书与档案仍然采用分段管理模式，前端由各行政和专业部门负责，后端由档案部门负责，二者之间缺乏沟通与协同，其标准规范、技术方法各不相同。在纸质环境中文件内容与载体紧密结合，管理过程的信息都反映在载体上，分段式管理多出现在重复操作上。在电子环境中电子文件的信息存储分散，容易更改，不存在单一的、一成不变的固体载体，而前段质量决定了后段质量。只有国家对于电子文件长久保存的要求在电子文件形成阶段就予以满足，加强对各文件形成机构的有效约束力和控制力，实现全程无缝对接，才能保证最终保存下来的是质量合格的电子记忆。

（六）电子文件管理人才匮乏。电子文件管理复杂程度远大于纸质文件，对人员素质提出很高的要求。基层医院档案室一般由医院办公室管理，档案工作人员或由办公室人员兼任，或由即将退休的人员担任，人员更换频繁，有的甚至出现半年一换的现象;工作人员在接手档案工作之前，从未经过档案专业知识的培训，对于纸质文件如何管都理不出头绪，电子档案更是摸不着头脑;电子文件管理人员知识结构单一、信息化技能普遍低下，由于人才匮乏，多数医院不知道如何开展电子文件的管理。

四、改变现状，科学管理电子文件

（一）建立完整的电子文件的管理系统。遵循电子文件管理的基本原理和规律，立足于现状，从国家层面进行整体设计、统一规划，制定电子文件管理的法规、政策、标准、规范、制度、技术、方法等，推进电子文件的科学管理、完整保存和有效利用。通过规范程序，统一规格、格式，明确规则，确立文件的凭证作用，建立完整的电子文件的管理系统，使电子文件管理走上有序、科学的发展之路。

（二）加强电子文件管理人才队伍建设。培养电子文件管理专业人才，建立文件与档案管理职业资格认证制度，加大在职人员的培训力度，建立全员培训制，及时更新培训内容。

总之，要改变电子文件管理表面一片繁华，实则无序发展、无所适从的现状，只有打破现行体制的限制，自上而下地从国家层面统一规划，才能推进电子文件的科学发展。

【参考文献】

[1] 档案工作基本述语， DA/TA 1-2000.

[2] 张昌山.略论“大文件学科”. 档案学通讯，1997（3）.

[3] 电子文件归档与管理规范 GB/T 18894-2002

第3篇：电子文件管理范文

一、基本思路

以利用为导向，以共享为目标，先易后难，逐步规范，这是青岛市电子文件管理的基本思路。2002年电子文件管理起步时，有关电子文件许多具体问题还没有从根本上解决，譬如电子文件的真实性问题、法定效力问题和存储格式问题等，而如果等到这些问题全部解决再抓电子文件归档接收，还需要很长时间。在这种情况下，如果不加强管理，许多电子文件就会消失，造成资源的浪费。鉴于这种情况，青岛市根据国家的有关标准和本地实际情况，开发了“易初档案管理系统”，供各机关使用，有效地解决了相关标准和软件技术问题。而对真实性问题，先从管理角度入手，即只要是按规定程序归档的，暂时视为有效的，即使有万分之一的差错，但毕竟还有纸质档案并存，何况多数利用者主要是利用档案信息，不一定都作为法律凭证。在实施电子文件管理的过程中，不断发现问题，解决问题。如果不实践，就不可能发现问题，也不可能一步就达到尽善尽美。按照这样的思路，自2002年以来，青岛市在业务指导上把重点放在电子文件管理上，从软件使用到质量检查，从数据管理到档案利用，对各机关进行系统指导监督，促使电子文件管理在较短的时间内基本走上正轨。

二、管理模式

随着经济和科技发展，党政机关和各行各业都在采用计算机提高效率，加速现代化进程，随之产生大量电子文件。电子文件操作方便，传递快捷，存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，但从目前的情况看，由于电子文件真实性、安全性还没有完全解决，在很长一段时间将与纸质文件并存，因此，电子文件管理必须与纸质文件联系起来考虑，实行“四同步”，即“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”。

（一）同步归档：在文件生成、运转过程中，我们要求各单位电子文件要制作纸质拷贝，纸质文件要进行数字化形成电子文件。文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性，如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件，如果符合有关要求，则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。

（二）同步著录：电子文件在收文、发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认，文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息（如：全宗号、保管期限等），电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。

（三）同步整理：我们认为同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，在电子文件管理系统中确定电子文件的档号，归档纸质文件与其对应电子文件使用相同的档号，电子文件根据全宗号、年度、保管期限、件号等著录信息生成存放路径保存（如C:\DATA\000012003100001，其中“DATA”为规定的存储电子版本的文件夹；“000012003100001”为存储一件电子文件的文件夹，文件夹可通过全宗号、年度、保管期限、件号自动产生，其中第1-5位为全宗号；第6-9位为年度；第10位为保管期限，永久是“1”，长期是“2”，短期是“3”，第11-15位为件号。）。

（四）同步利用：在文件查阅时，利用者可以通过同一“档号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。

“四同步”管理模式可以充分利用文件管理的成果，提高了电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠，即统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。通过“四同步”方法管理电子文件及纸质文件有利于对纸质文件及其电子版本进行一致性的核对，提高电子文件的有效性和完整性；有利于缩短文件管理的时间，消除纸质文件整理过程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理时间过长容易造成归档材料丢失，使重要文件能够及时整理归档；有利于档案行政管理部门监督指导，从网络上检查文件材料归档的情况，提高工作效率。

三、初见成效

我们在开展电子文件归档整理的同时发现，不能仅要求各单位归档、整理、移交电子文件，还要让各单位充分感受到电子文件利用的好处，进而提高各单位实施电子文件归档的积极性，如果只给各单位档案人员压任务，要各单位增加投入而感受不到实惠，就很难全面推进电子文件归档的有效开展。为此，我们以电子文件资源共享为目标，并在信息共享方法上进行了研究探索，推动电子文件资源共享工作的全面开展。青岛市电子文件信息资源共享工作总体分三个部分。首先是建设数字档案室，利用局域网实现本单位电子文件信息共享，其次是建设青岛市数字文件中心，依托全市电子政务网实现面向全市各单位电子文件共享，第三是全面实现网络环境下的馆室一体化。

（一）依托数字档案室，解决电子文件在各单位内部利用问题。2004年，我们制发了《青岛市机关数字档案室建设标准》，在市直机关开始数字档案室建设。考虑到各单位不仅仅利用新形成的电子文件，以前纸质档案的利用率也比较高的特点，我们在数字档案室标准中提出“存量数字化，增量电子化”的要求，各单位不但要通过本单位局域网实现电子文件的收集、管理和利用，还要将室藏档案全部数字化，在局域网上同时提供利用，使本单位工作人员“自助式”查阅档案信息资源成为可能。目前，青岛市已经有30多家单位建成了数字档案室，实现了电子文件网络查询。实践证明，这种利用方式不但为各单位内部实现信息资源共享奠定了基础，而且为全市范围内的信息资源共享打好了基础。

（二）依托青岛市数字文件中心，实现全市机关电子文件信息资源共享。在全市数字档案室建设全面启动基础上，为进一步提高电子文件资源共享水平，2004年，青岛市档案局开始建设青岛市数字文件中心，借助青岛市电子政务信息网建立电子文件归档、管理、利用一体化的工作平台，实现全市各单位公开级电子文件的实时联网查询，在市直机关范围内开展电子文件信息资源共享。目前，各有关机关及其工作人员已逐步转变档案利用观念，从在机关内部四处找档案员查阅相关文件，变为即时利用青岛市政务信息网上的档案查询模块开展电子文件查阅，省时、省力、高效便捷。数字文件中心为各单位解决了文件查阅难题，实现了机关档案信息资源共享，在全市各单位引起很大反响

第4篇：电子文件管理范文

电子文件管理在实际工作中的优势和作用

1.节约了人力、物力

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照总行文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。工行无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。

2.简化了借阅流程和远距离借阅问题

传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而工行综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室或支行综合档案监管员开通客户端，查看本部室或支行的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。

3.实现了文档一体化管理的要求

档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。工行在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。

4.提高了工作效率

传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而工行综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。

5.可以监测业务档案归档的及时性

2007年总工行投产了个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，两个系统与业务部门的PcM2003、CM2002系统充分对应衔接起来，方便了查询。档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保在总行文件规定的时间内个贷、法人等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证工行资产的安全。

6.解决了异地业务监测问题

2007年总工行投产的个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，具有直通车的功能，按照定制的系统管理员角色，总行不直接到现场检查，就可以直接监测到各一级分行和各二级分行档案管理情况。通过非现场监测，即通过系统查询功能，找出要监测的一级分行或二级分行，了解有关档案归档情况，查看个贷或法人客户某一笔贷款的影像、贷款合同、发放时间等贷款相关要素，找出问题所在，及时向有关分行档案部门反映或进行通报。同样一级分行也可以直接监测到各二级分行，这样就解决了异地业务监测问题，节约了出差费用成本，提高了工作效率。

电子文件管理中存在问题

1.法人客户档案系统与业务部门C1d2002系统衔接失调

工行CM2002系统是操作部分信贷业务的最主要平台，自影像扫描功能投产后，影像查询及下载功能为实际工作提供了较大便利，也为档案部门进行电子文件的归档打下了坚实的基础，档案人员凭借信贷部门的扫描影像以及相关资料进行电子归档，但两个系统衔接有时不太好，信贷部门通过CM2002系统把扫描的影像归档之后，档案部门在法人客户档案系统中无法看到影像，造成电子文件无法归档，给工作带来很大的影响。

2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便

工行综合档案管理系统运用以来，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。

3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档

工行在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。

4.分行之间综合档案管理系统软件不统一，造成系统指导困难

工行在系统开发利用中，二级分行和一级分行综合档案系统不衔接，画面、软件程序不一致，造成一级分行系统指导困难。对二级分行在系统运用中出现的问题，一级分行无法及时帮助解决。

5.无纸化公文审批流程呈现操作流程较长、操作不适应的状况

具体表现为：系统遇业务高峰时运行较慢、逐级审批经手人员较多，如遇签批人出差，就会造成公文审批受阻，无法使整个审批流程继续运行，同时各级人员职责分工不明确，仍存在双轨制操作等。

应采取的对策

1.加强部门之间的互动沟通

针对法人客户档案系统与业务部门CM2002系统衔接失调问题。建议总行在开发软件或系统升级过程中，业务部门和档案部门要充分进行沟通，通过系统这个平台，把两个部门的业务充分联系起来，以便于工作。

2.建立健全系统管理

工行综合档案管理系统推广运用已经将近十年，通过系统的逐步升级换代，综合档案系统的功能正在逐步健全，对加强电子文件管理、方便工作利用、提高档案管理水平起到了很大的促进作用。针对系统在运用过程中出现的新情况、新问题，建议总行要及时增加补丁予以补救，以保证系统的平稳运行。

3.电子文件的安全系数有待提高

目前工行在实际工作中，借阅电子档案的人数居多，只要符合借阅手续，可以直接把电子文件通过NOTES发到借阅人信箱，这在很大程度上存在安全隐患。因此，档案人员在借阅档案时，一定要严格把关，认真审查，借阅单在经有关领导审批签字以后，还要检查所借电子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，严禁通过网络传输借阅，只能现场调阅，以保证电子文件的安全性。

4.做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

由于系统升级以及其他方面的影响，可能会造成部分电子文件丢失，为防止此类情况发生，档案部门除了日常工作中在温湿度、防磁等方面，要注意保护电子文件，发现问题，随时向科技部门反映外，同时还要积极配合科技部门做好电子档案的拷贝、备份工作，科技部门要对电子档案离线做好准备工作，按照总行要求，有计划、有步骤地开展电子档案离线工作，确保电子文件的完整无缺。

5.对电子化审批流程进行整合

建议通过系统的不断升级、完善，审批权限的合理配置，以及流程的合理整合，最终达到责任制项下直接审批制，减少中间环节相关人员的审批流程，为电子化审批流程开辟绿色通道。

6.完善业务部门和档案部门的系统对接

第5篇：电子文件管理范文

系统建设成为每个形成和保管电子文件单位的崭新且重要的工作内容。然而，在电子文件种类繁多、业务系统架构各异、包括人才在内的专业资源有限的情况下，各单位如何建设合格的系统，逐渐成为当下文件、档案管理领域需要回答的现实问题。本文采用文献研究法和案例研究法，从与业务系统的关系、主导方式、部署方式等角度对ERMS建设的模式进行总结，继而分析其适用性。

一、ERMS和业务系统的关系

一个单位若要建设ERMS，首先要考虑的问题之一就是本单位有多少个业务系统可能产生电子文件，需要加以管理。因单位规模、业务的不同，这个答案的差异性较大。2010年4月，笔者分别走访了北京市地税局和北京市发展和改革委员会，两个单位对此问题的答案依次是50多个和70多个，这还不包括桌面级的应用。事实上，决定启动ERMS建设的单位，其业务系统的数量一般都在几十个左右。

如此之多的业务系统，产生的文件类型、数量、数据结构差异性较大，ERMS的实现方式也不可能单一。笔者曾经在2004年阐述了独立、包含、嵌入等三种业务系统和ERMs的关系，即业务系统和ERMS相对独立，业务系统包含完整的ERMS，业务系统中内嵌ERMS的前端控制模块。国际档案理事会(ICA)2008年颁布的《电子办公环境中文件管理原则和功能要求》，提供了业务系统中产生的文件的管理方案，分别为：(1)在业务系统内部实现文件管理功能；(2)将文件元数据输出到ERMS中，而文件还保存在业务系统中；(3)将文件及其元数据直接输出到ERMS中加以管理。

根据ERMs和业务系统的交互方式以及与之相伴的文件和元数据的存储方式，可以总结出独立式、嵌入式、整合式、互联式四种ERMs建设模式。其特点比较如表1所示。

1.独立式

所谓独立式，就是ERMs相对独立于形成文件的各个业务系统，后者可通过应用程序接口(API)向ERMS输出文件及其元数据，文件及其元数据集中于ERMS保存管理。这种组合模式延续了纸质文件前后端分离管理的做法，对应于现有的组织分工模式，较为通行。在此模式中，ERMS相对被动，被动接收业务系统提交的数据，需要在相应管理制度的配合下，强化业务系统主动提交文件及其元数据的行为。由于向ERMS输出数据的业务系统可能有多个，往往需要定制开发多个接口才能完成数据的顺利交接，这将增加协调和实施的成本。

2.嵌入式

所谓嵌入式，是指在业务系统自行开发完善ERMS的功能，在业务系统内部实现电子文件的捕获、维护和处置。换句话说，ERMS嵌入业务系统中成为其子模块，比如财务管理系统、人事管理系统中自带的文件(档案)管理模块，嵌入到邮件系统中的电子邮件归档管理软件等。在此模式中，包含ERMS功能的业务系统，往往只能管理本系统产生的电子文件及其元数据，适用于业务文件数量大，对于业务系统依赖性强，业务流程较为规范的情况。这种模式有利于特定业务文件的专业化管理和利用。但是，如果一个单位仅采用该模式，那么就会在整体上造成文件信息的分散，若需开展全局性的利用，则还须借助于其他系统。

3，整合式

从某种意义上，可以将整合式理解为独立式和嵌入式的结合，整个ERMS分为两大部分，一部分嵌入到业务系统中，实时捕获文件及其元数据；另外一个部分则集中保管维护文件及其元数据。这种模式兼具了独立式和嵌入式的优点，既能捕获来自多个业务系统的电子文件，又能集中机构的信息资产，并以统一的方式加以维护和开发利用。目前构建在内容管理平台(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用该模式，对业务系统和ERMS之间的集成要求较高。

4.互联式

互联式强调的是ERMS和业务系统相互访问数据的便利性，两者可以相互独立，也可以像整合式一样将部分ERMs功能模块嵌入业务系统中。其区别在于整合式集中保管所有的电子文件及其元数据，而互联式的ERMS仅保存文件元数据，文件则仍然保存在业务系统中，ERMS负责维护元数据和文件之间的关联，始终保证二者之间的互联。这种模式适用于业务文件对原系统环境的依赖性强的单位，通常需要业务系统提供访问接口，以便从ERMS查找利用文件。

二、ERMS建设的主导方式

大多数单位从市场上购买产品而非本单位自行研发ERMS，根据主导市场采购和系统实施的力量的不同，ERMS建设模式也可以划分为用户引导型、厂商引导型和上级主导型。其特点比较如表2所示。

1.用户引导型

所谓用户引导型，是指ERMS建设单立，即用户单位在市场采购和系统实施扮演主导角色。这样的ERMS建设单位，往往用有“明白的用户”，即充分了解本单位业务特点、文件管理需求、IT环境、管理规范阳管理文化的专业人员，他们对于电子文件管理方法和要求有清晰的认识，能够主导ERMS建设的方向，在与厂商的谈判、沟通，产品二次开发以及方案验收的过程中，处于主动的位置，用户参与ERMS建设的程度较深，系统开发周期相对较长。用户引导型的系统建设方式，有助于保证系统满足用户单位的个性化需求。因用户水平的不同，ERMS实施效果可能存在差异。

2.厂商引导式

所谓厂商引导型，是指产品提供方，即厂商在市场采购和系统实施扮演主导角色。很多单位没有贯通文件(档案)管理和IT管理的复合型人才，故而被动地选择厂商引导型的建设方式。由厂商提供包括业务咨询、工作规划、制度建设、软硬件集成等全方位的解决方案。采用该模式的用户单位，系统实施周期短，见效

快，同时也面临个性化需求未得到满足的风险。厂商的系统实施经验和能力在很大程度上决定了其系统建设的质量。

3.上级主导型

所谓上级主导型，是指ERMS建设单位只能选用上级主管部门指定或者统一采购的产品。这里的上级主管部门包括两类，一类是横向的档案行政主管部门，另一类是纵向的行业主管部门或者企业集团。如加拿大安大略省也通过统一采购程序，指定了省政府机关ERMS唯一的产品供应商Opentext。我国也有很多地方、行业系统通过行政手段指定特定政府机关采用一定的档案管理软件。

若上级主管部门指定产品质量较高，那么该模式则有助于横向或纵向水平上的系统的规范化建设和信息的共享。该模式最大的风险就是上级主管部门指定产品质量可能存在缺陷，此外，还可能存在难以满足用户单位的个性化需求，对于用户单位既有系统建设投资保护不足等缺点。若试图主导下级单位ERMS建设的主管部门不止一个，指定的ERMS产品不止一个的话，则对下属单位而言是一场灾难。笔者了解到上海某区财政局，出于各种原因分别拥有3个办公自动化系统和3个档案管理系统，且同时在用，造成资源浪费、数据分散、数据不一致等。

三、ERMS的部署方式

以上两种视角的模式分析，均站在个别ERMS建设单位的立场。下面将立足于全局，从ERMS的部署方式来分析三种ERMS的建设模式，分别是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系统及其中数据的受控程度有别，其特点比较如表3所示。

1.分散式

所谓分散式，即各单位自行部署ERMS，包括自行采购、安装、运行和维护系统等。这是目前主流的ERMS建设模式。该模式对每个单位的文件管理、IT管理资源提出较高的要求。在这种模式下，控制各单位文件管理规范化的手段只能是由主管部门制定相关标准。

然而，并非每个单位都有足够的文件管理、IT管理的资源；集中专业化的人力、设备、软件资源，为更大范围内电子文件管理工作提供支持，是社会发展和IT建设发展的基本要求。随着系统建设集约化程度的提高，集中式和分布式依次出现。

2.集中式

所谓集中式，即由一家单位统一规划、采购、安装、运行和维护一定范围内的多家单位的ERMs，软硬件集中部署，数据集中存储。目前的技术条件下，系统维护单位可以借助于云服务的方式向各个用户单位提供ERMS存储、平台和(或)应用服务。集中式的系统建设模式，必然伴随着系统维护方和使用方之间服务模式的改变。

根据部署范围的不同，集中式主要分为以下两种情况。

(1)行政区划范围内的集中式。即一定行政区划范围的机构，通常是政府机关，统一采购实施ERMS。比如杭州市档案局于2009年年底启动的“杭州市电子文件中心”项目，即采用集中式的系统建设模式。不同于国内其他很多地方政府电子文件中心，该局籽工作任务的重点放在为各党政机关统一建设、部署ERMS上，各单位通过集中部署在杭州市档案局的ERMS，管理本单位的电子文件及其元数据。也就是说，各单位ERMS建设任务集中于档案局。这意味着数字环境下的档案局面向各立档单位的服务功能得以拓展，除了提供政策规范、业务指导和永久文件保存的服务之外，还提供系统建设、部署和维护的服务。据笔者了解，香港、澳门等地都在考虑这种基于云计算的集中式建设模式上。

(2)行业范围内的集中式。即面对某行业范围的机构集中部署同一套ERMS，包括政府行业管理系统内集中部署和企业集团系统内统一部署的情况。前者如北京市地税局，该局自2010年开始建设面向全市地税机关的电子税务申报原件管理系统，该ERMS内嵌于产生电子文件的核心征管系统，与核心征管系统数据大集中的建设模式相匹配，ERMS也将采用集中式。后者如中石油天然气股份有限公司，该公司2006年建成了面向中石油机关和所属单位的统一的ERMS，该ERMS内嵌于办公自动化系统(OA)，所有电子文件服务器都部署在中心站点。根据笔者的调研，由于内嵌于OA的ERMs主要只能管理来自OA的电子公文，所以中石油自2009年启动整合式的综合档案管理系统建设，同样采用集中部署的方式。

集中式最大的挑战有两个：第一，系统维护方的服务能力问题，系统维护方应保证系统和数据的完整、安全和可用，这需要恰当应用数据中心建设和维护的新理念和新方法。第二，不同用户单位个性化的应用需求问题。很多单位之所以将嵌入式作为集中部署ERMS的起点，就是因为采用嵌入式的用户单位，其业务系统是统一的，这就极大地削减了业务系统异构而给ERMS的统一存储和管理带来的困难。基于同样的原因，杭州市档案局尽管部署的是独立的ERMS，不过在项目一期，选择了采用统一OA的13家试点单位，先行完善了OA，为二期ERMS的开发奠定了基础。

3.分布式

分布式可以理解成集中式和分散式的综合。仍然由一家单位统一规划、采购、监管多个单位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考虑，所有数据并不采用大集中的存储模式，部分单位的ERMS可能需要部署在本地，数据也存放在本地。相比集中式，分布式更为灵活，更容易满足个别单位的个性化需求。但是，总部对于分布于本地的系统、管理流程、数据的控制力度就会下降。为实现全局性的信息利用和信息同步，则需要耗费额外的工作量。

四、模式选择

任何一个形成、管理和利用电子文件的单位，首先需要判断本单位是否需要建设ERMs这样的专业软件，不是每个单位部需要以独立软件的方式来管理电子文件。如果确需建设ERMS，那么至少需要从业务系统以及业务文件的特点、管理人员的专业化程度、本单位所处政策环境等方面加以分析，从而决定ERMS的建设模式。

第6篇：电子文件管理范文

[关键词]OAIS　电子文件管理　生命周期

[分类号]G27

电子文件管理系统(electronic record managementsystem，ERMS)是在政府机构内部使用的，包括技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以实现文件、档案的科学管理和高效利用为目的的信息系统。根据“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组的调查数据，可以看出绝大多数ERMS开发缺乏成熟通用的模型支持，因此存在功能不完善、开发不规范、维护不标准的问题，并不能算作真正意义上的ERMS。

ERMS最重要的一个功能是对电子文件的长期保存，而在国际信息资源领域受到广泛关注的开放档案信息系统参考模型(The Reference Model for an OpenArchival Information System，简称OAIS)正是一项基于数字信息长期保存与获取的标准模型，其目的与电子文件全生命周期管理是基本一致的，应该可以成为电子文件管理实践的参考模型，实际上0MS完全可以成为电子文件管理实践的模型。由于0AIS专注于概念与术语，主要是一个概念模型，不完全是一个逻辑模型，直接用其来指导电子文件全生命周期管理的实践还具有一定的难度，需要对其进行拓展。本文通过对国外0AIS研究现状的分析评述，尽可能分析其对我国电子文件管理的启示。

1　OAIS研究现状

国内外关于OAIS的研究深入、全面，既有理论方面的论述，更多的是和实践结合的项目研究，许多研究是对OAIS的延伸。以下结合0AIS的核心内容，从几个方面进行总结。

1.1　OAIS功能模型的实体扩展

OAIS将其功能模型的6个功能实体分解为二级模块，对二级模块的功能也做了明确的说明，但对这些功能怎么实现、实现时与其他模块的功能交互与数据交换却没有进一步的说明，这也是一些研究者抱怨OAIS可操作性不强的主要原因。针对这一问题，一些学者开展了富有意义的研究。

ERPANET(Electronic Resource Preservation andAccess Network)设计了摄取(Ingest)的工作流图，认为摄取策略的关键目标是流程的自动化，对于摄取的标准、方法论与技术、法律与政策、人员做了初步分析。Kevin Glick和Eliot Wilczek将OAIS参考模型摄取实体的功能具体化为两个部分：协商提交协议、转移与确认。然后将这两部分又分为87个步骤，对摄取实体工作流进行了详细描述。

1.2　文件格式管理

OAIS参考模型中文件生成者向OMS提交信息包，生成者需要和OMS协商好提交的形式和内容，文件的格式管理是一个很重要的内容。Grauer M J、How-ley L K、Kopena J B和Regli wC等人认为文件格式管理是OAIS参考模型中的一个基本内容，提出一种基于RDF的文件格式管理方法。Stephan Strodl、AnderasRauberd等人认为需进一步对保存规划实体进行细化，将保存规划与摄取实体的相关功能紧密结合起来，修改OAIS预定的文件保存格式，允许接收新的文件格式。

1.3　信息模型与元数据

国外数字资源长期保存项目的元数据格式一般都建立在严格的理论框架和细致的研究过程基础上，比较详细地定义了用于描述数字信息长期保护的元数据元素和子元素集合，这个理论框架最常见的就是OAIS，许多机构或学者提出的元数据方案与OAIS信息模型的组织方式一致，如CEDARS、中文元数据方案、NEDLIB等。即使有不完全一致的，也会声明参考了OAIS，并做到了与OAIS信息模型的完全映射，如NLA，没有明显采用OAIS模型，但表示从OAIS中得到启示，宣称其元数据可以准确向OAIS信息模型映射。

1.4　OAIS模型的实现

Helen Hockx―Yu认为，OAIS可用来对不同类型的数字存储系统进行规划和设计，但不是所有的OAIS设计功能都需要在一个单一存储系统中得到实现，即可以对OAIS模型进行分解，而不一定要把OAIS作为一个整体来实现。

Jaqueline Spence提出了OAIS―SIMPLEX的观点，机构可以根据自己的可用资源与建设存档系统的动机(incentive)来决定实施OAIS的复杂性、OAIS角色的分配以及建立映射以遵循OAIS的层次。

1.5　数字存储仓库(digital repository)的研究

数字存储仓库是一切基于OAIS系统的核心。Perla Innocenti、Andrew Mchugh、Seamus Ross与RaivoRuusalepp等人提出了数字存储仓库的10个特征：维护数据对象；组织适应性；法律和制度；有效的政策；收集和摄取标准；完整性、真实性和可用性；起源；分发；保存规划与行动；适当的技术基础设施。他们进一步分析了信息数字仓库应具有识别风险与优先考虑风险、减少风险发生的可能性、建立有效的应急机制以减轻发生风险影响的能力。

1.6　其他相关问题研究

OAIS参考模型的主旨就是为了数字信息的长期保存，涉及到多个学科，内容广泛。许多学者从不同角度对其进行了研究。

Paul Wheatley在OAIS框架下从成本核算的角度对数字保护的生命周期进行研究；LaPlant Lisa、Zwaard Kate等人对基于OMS的系统进行了信息内容真实性与完整性的研究；Nancy MeGovern从组织、技术、协作等方面对基础设施与OAIS的一致性进行了研究；Dirk Roorda研究了OAIS框架下如何将电子文件迁移到XML格式。

2　OAIS研究评述

2.1　起步较晚，发展迅速；成果很多，问题不少

国际上，学界对OAIS的研究起步比较晚――从1995年NASA的CCSDS推出0AIS算起，不过只有十几年的时间。而国内对于OAIS的研究更晚，最早能查到的公开发表的论文是图书情报学界张晓林教授2001年发表的关于数字信息长期保存问题的文章，而国内档案界最早研究OAIS的文章则发表于2007年。

国外对OAIS的研究较多，既有相关组织对OAIS的系统解读，对OAIS功能模块、信息模块的扩展研究，也有学者对OAIS相关内容的深入研究，取得了较为丰硕的成果，一些基于OAIS的系统、元数据方案陆续出

现。国内最初对OAIS是引进介绍、全面解读。近一两年，对OAIS的研究开始深入、具体，出现了一些论文和基于OAIS的系统，如李春旺与张晓林关于可信工作流的研究、中国科学院档案馆系统、国家图书馆的数字保存系统等。

但问题依然存在。从国外看，对OAIS的研究存在很大的拓展空间，如OMS功能模块各功能实体以及模块可操作性的延伸、OAIS对于电子文件凭证价值的作用与实现、可信的基于OAIS的系统框架等。国内对OAIS的研究更多还是在研读阶段、不够深入，研究成果可操作性不强，难以直接对实际工作进行直接指导。电子文件管理项目没有通用功能需求，没有通用的功能模型，受软件开发商主导因素影响太大，一些号称是基于OAIS的电子文件项目仅仅套用了OAIS参考模型的外形，并没有实现OAIS的功能，电子文件管理系统的开发还是沿用普通的软件开发模式。这种软件生产商主导的模式，限于其对档案与电子文件前沿理论的理解，其模型构建必然局限于现有工作的实际，映射出的实际系统也必然是现实档案工作的反映。OAIS模型必须有更深入的研究与扩展，才会有较强的对实践的指导意义。

2.2　研究重心向实证倾斜

近年来，学界对OAIS的应用展开了相应的研究。一些学者提出了基于OAIS的系统建设框架、基于OAIS信息模型的元数据方案，尽管某些研究离OAIS的功能还有一定差距，但这些探索是有益的，为将来基于OAIS的电子文件管理项目开发奠定了基础。

对于电子文件管理的研究也是如此。电子文件管理是一个全生命周期管理的过程，其基础理论研究是上世纪电子文件管理研究的主流方向。2000年以来，电子文件管理基础理论基本明确，研究重点迅速向实际问题倾斜。冯惠玲教授在电子文件管理国家战略中提出的“国家数字档案馆计划”是研究向实证倾斜最有力的一个例证。

2.3　研究呈多学科发展趋势

多学科发展是指研究领域多学科交叉、渗透、互联。OAIS的研究呈现多学科发展的趋势，通过论文前述的内容可以看出，0AIS研究者有档案学者、信息管理学者、计算机专家、经济学家、管理学家等。

电子文件管理也是一个涉及到档案学、计算机科学、信息管理学、公共管理学、经济学、法学、行政管理学等领域的跨学科的研究领域。“国家数字档案馆计划”要从管理体制、制度、技术、方法等方面为全国电子文件管理体系奠定基础，必然需要不同学科学者的共同努力。不同学科对OAIS的研究必将促进国家数字档案馆的建设。

2.4　研究力量的多元化

在国外，有不同性质的研究机构包括国际性组织和非政府的民间组织，积极参与电子文件管理与OAIS的研究工作，取得了丰硕的研究成果。InterPARES就是一个众多国际专家参与的国际性项目，前两期成果集成了各国许多优秀实验基地的经验，制定出一系列电子文件管理的原则、方法、指南、模板、功能需求等，这些成果在全球产生了广泛的影响，成为美国ERA等许多项目研发的重要基础和指南。

3　对我国电子文件管理的启示

3.1　加大对电子文件管理项目开发与设计的方法论研究

传统信息系统的开发遵循从现实手工系统的工作流着手，通过实际工作业务调研、向工作人员询问等方法，描绘出其业务流程，通过对业务流程的抽象建立其逻辑模型，再用软件工程的方法将逻辑模型转化为物理模型，最后经过编程与试运行，新的信息系统开发就算成功了。这个过程的前提是现实系统(手工系统或计算机系统)的工作流比较清晰，工作人员对业务需求比较明确。实际上现有的档案管理软件正是这样一个开发过程。

但这样的开发过程对于我国电子文件管理系统并不完全适用，原因就是档案管理人员对于电子文件管理业务的需求不清晰，尤其是基层的档案工作人员由于计算机与电子文件管理知识结构的不合理使其无法提出相关的功能需求，而我国电子文件管理系统通用功能需求规范尚未出台，这种情况下开发出的电子文件管理项目必然会有很大的盲目性与功能的欠缺。

因此，我国的电子文件管理项目的实施必须要有方法论做指导，目前我国这方面的研究基本为空白。基于此，从电子文件管理系统的建模出发，引入OAIS，致力于构建一套适合我国电子文件管理系统实施的方法论，是十分必要的。

3.2　拓展对OAIS的研究

2002年OAIS成为ISO国际标准以来，许多专家从各自的角度对OAIS进行拓展，使其更加具有可操作性。笔者于2011年6月对中国期刊全文数据库以OAIS为主题进行检索，得到学术文献79篇，以OAIS为篇名进行检索，得到文献39篇。在检索得到的研究文献中，真正对OAIS参考模型进行拓展研究的不过数篇。

从国外的研究看，一些基于OAIS的研究或项目都是在OAIS的框架内或对其6个功能实体进行细分，或对其元数据模型进行具体化。国内相关研究很少，尤其是OAIS功能模型的6个功能实体的细分几乎没有，这在很大程度上限制了OAIS参考模型的实际应用。

考虑到国内外电子文件管理体制、方法等的不同，应在对国外相关研究梳理的基础上，尝试根据我国电子文件管理的实际对OAIS参考模型进行拓展，对OAIS功能模型各个实体的子功能再进行细分，直到分解到不可再分的操作为止，尤其是对起关键作用的摄取(ingest)实体(即“收集”)进行细分，使其成为一个适合我国电子文件管理实践的真正的逻辑模型。对于OAIS的信息模型也需要实例化，细化出电子文件的元数据模型。这将对我国电子文件管理项目的实践起到指导作用，对于我国电子文件管理通用功能需求也有一定的参考价值。

3.3　构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系

电子文件管理项目虽然在我国出现了数量上的井喷，但很多是低水平的重复，一个很重要的原因是既没有通用的电子文件管理系统功能需求规范，也没有一个可以作为示范甚至借鉴的电子文件管理项目。

电子文件管理系统建设是一项复杂的系统工程，是由一系列相互关联、相互作用的各种因素的集合。基于电子文件生命周期和OAIS参考模型，构建一个基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系，重点关注综合档案馆电子文件管理系统的开发，通过软件系统的开发来实现其规范化要求，从标准体系、制度、技术、方法等方面为综合档案馆电子文件管理提供一个可操作的解决方案。该框架体系应该包含可信电子文件库、可信电子文件管理流程、通用公共服务、标准等。

可信的电子文件库是一个能在现在和将来对其所保存的电子文件向用户提供可靠的、长期访问的文件存储库，类似于国外数字存储仓库，是ERMS的数据存储基础设施；可信的电子文件管理流程是电子文件长期保存的保证，可信流程是对原有管理流程的优化与重组，删除错误的流程、改进低效的流程、增加缺失的流程，它和可信的电子文件库一起组成了ERMS的物理核心，实现系统的功能，通过流程重组建立可信的流程，实现电子文件的长期保存与提供利用；通用公共服务提供一系列功能和机制为系统生成可信的环境，同时提供多种工具识别，增强电子文件的真实性、完整性与可读性；标准和政策是系统设计与实施的依据。

参考文献：

第7篇：电子文件管理范文

1．转变观念，提高认识

传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档，而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理，否则科技档案的归档就不完整，企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理，档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台（软件）。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只有实现了科技档案信息化管理，才能冲破档案利用的各种局限，从而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。

2．制定标准，明确要求

CAD电子文件的归档管理是一项系统工程，企业档案部门单靠自身的力量远远不够，必须与文件形成部门及信息技术部门相互合作。因此，企业必须参照国家及档案行业相关标准，制定出切实可行的《电子文件归档与管理规范》，明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式，对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的说明，确保CAD电子文件归档的完整性、准确性、有效性。

3．及时归档，确保质量

虽然企业各部门平时都做了一些电子文件的整理或保存工作，但由于设备老化或频繁更新，导致很多CAD电子文件在设备更新过程中丢失。为避免此类情况3的发生，技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后，必须及时通过计算机网络向档案部门移交，即逻辑归档；档案部门对归档的CAD电子文件应及时进行整理、鉴定、编目，并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上，即物理归档，以确保科技档案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，适应需求

CAD电子文件被档案部门正式接收后，就成为企业科技档案的重要组成部分。在电子环境中，如果档案人员不能积极介入CAD电子文件的形成和保管过程，那么就不可能更好地对其进行鉴定、保存、编目或者提供利用。因此，档案人员必须在专业人员的指导下学会运用专门的档案管理平台，科学有效地接收管理CAD电子文件，以适应企业档案管理的需求。

5．全程控制，确保质量

CAD电子文件在定稿、打印成底图之后，极易被忽视。它们或遭随意增、删、改，或被无意清除，或被新文件覆盖，致使原有的文件面目全非，失去了归档、保管的意义。因此，企业必须严格执行有关标准，规范CAD电子文件的形成、批准、审批、审定、逻辑归档等环节要求，使其归档准确、完整、有效。

6．定期核查，及时整改

CAD电子档案的收集、归档，必须经过版本鉴定，仅做简单的整理与保存，将可能导致其版本与底图不一致。因此，必须定期对逻辑归档的CAD电子档案进行核查。重点核查归档文件是否完整，档案形成过程的手续是否齐全，是否符合归档要求，等等。对不符合要求的应立即退回原移交部门，限期整改，确保CAD电子档案与图纸的一致性。

第8篇：电子文件管理范文

关键词：电子文件管理；问题；对策

计算机技术的发展和广泛应用，使得各个单位的办公自动化水平越来越高。业务活动中交流和沟通的手段，逐渐由传统的纸质形式向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变。档案管理工作也由此发生了深刻变革，越来越多的公务活动将依赖于电子媒体而进行。由公务活动的电子化而产生的大量电子档案，需要保存的数量越来越多，档案管理的难度也越来越大。在电子档案与纸质档案并存的今天，如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，又能满足利用者的需要？作者将就电子档案管理中存在的问题及解决办法谈几点认识。

1 电子文件的作用

电子文件作为新生事物，它具有传统文件形式无法比拟的优势。电子文件由于记录密度大、存储空间小、易增删修改等特点，给管理和提供利用带来了极大的方便，电子文件的可共享性，使我们可以充分利用计算机网络系统，在方便快捷的同时为多个利用者提供便利服务。利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和管理效率。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。曲靖市第三人民医院于2005年1月开始使用医院建成的计算机网络平台和计算机专用软件和接受电子文件，实现了院内办公无纸化，加快了公文流转速度，提高了办事效率，节约了时间和办公经费，提升了医院管理的自动化、现代化水平和整体形象。实现办公自动化以后，所形成的电子文件在计算机信息中心的服务器上进行存储。电子文件的存档实行双轨制，既存储电子文件，又存储纸质文件，由计算机信息中心负责电子文件的整理、立卷和归档工作。实现办公自动化以后，使档案人员腾出了时间和精力，能够更好地从事档案信息资源的开发，较好地发挥档案部门作为文件管理中心和档案信息利用中心的作用。

2 存在的问题

电子档案的管理在我国，特别是在我院还属于起步阶段，缺乏统一的、规范的、标准的管理制度要求，因此不可避免地存在着一些问题。主要表现在：

2.1 电子档案的归档和保存存在不规范性。电子档案使档案工作由传统的手工操作逐步向现代化管理转变。传统的纸质文件管理已被档案管理人员所普遍接受，而电子档案的管理作为一个新生事物，它与之前的纸质档案及其管理有着很大的不同。电子文件的归档内容较广泛，既有文字，又有数据、表格和音像等。由于没有统一的规范标准，从而使电子文件的整理归档产生了较大的难度和许多技术问题。

2.2 电子文件是以磁性介质为载体的，与传统载体的纸张相比较，存在性能不稳定、保存时间短的实际问题。

2.3 虽然电子档案的出现，提高了工作效率，但由于大多数档案管理人员的综合素质较差，缺乏必要的计算机知识，不能熟练操作计算机，给电子文件的归档和管理带来了许多不便。这就需要档案管理人员加强学习，提高自己的综合素质，从而能够熟练掌握和操作计算机。

3 电子档案的管理对策

第一，研发和制定统一的、规范的、标准的电子档案管理软件和电子档案管理制度，这是当务之急。有了规章制度，才能使工作有章可循，使电子档案的管理更趋标准和规范。

第二，改善保管和保护条件。由于电子文件的介质比较不稳定，对保管条件要求较高，所以改善保管条件显得尤为重要。为了防止因计算机的更新换代导致无法读取电子文件，必须把电子文件统一存储为通用格式，使电子文件更具独立性，即使在新的软硬件环境下同样可以继续使用。保存一段时间后，根据电子文件的内容和数量的实际，最好将数据转存刻录在光盘上保存。光盘每4年转储一次。必须注重防火、防水、防静电，确保存放安全，保持电源稳定，合理控制温湿度，保持库房清洁。对磁（光）盘的保存，环境空气相对湿度应控制在40-50%，温度应控制在摄氏14-24摄氏度。

第三，鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。最好是电子文件和纸质文件同步归档，这样既可以解决归档文件的凭证和依据作用，又便于提供利用。

第四，掌握现代化管理技能，提高综合素质。应更新观念，加强学习。由于计算机的广泛普及和应用，办公自动化已成为一种趋势和必然。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。作为档案管理人员，不仅要有必备的档案管理知识，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握。要紧跟时代潮流，解放思想，更新观念，档案管理工作者要接受全新的信息资源管理理念，开展档案的现代化管理，加强学习，努力提高自己的综合素质。结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才，做到能够熟练运用计算机对电子文件进行编辑、整理、归档和编研，从而为实际工作提供利用，使档案馆（室）由档案保管中心向档案信息利用服务中心转变。

参考文献

第9篇：电子文件管理范文

关键词：OAIS；可信电子文件；电子文件管理系统；体系构建

中图分类号：TP29 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 11-0000-01

System Construction of Trusted Electronic Document Management System

Based on OAIS

Yang Zhi

(China Petroleum,Lanzhou Petrochemical Company,Automation Research Institute,Beijing Project Department,Beijing 100007,China)

Abstract:For the archives,the spread of information technology and development to the new opportunities it brings,but also for document management have a very severe test.The construction of electronic document management system is an extremely complex problem that requires taking into account the technical,legal,institutional and other issues.This article will talk about the credibility of 0AIS based electronic document management system to build.

Keyworde:OAIS;Trusted electronic documents;Electronic document management system;System construction

一、可信电子文件与可信电子文件管理系统介绍

可信的电子文件就是那些完整性和真实性都能够得到确定的电子文件，与

纸质文件不同的是，电子文件很容易被中途截取和篡改而不会留下任何痕迹，所以电子文件在传输和管理过程中都会碰到很多难以想象的问题[1]，并不能完全保证电子文件的完整性。为了确保电子文件的可信性，目前企业或者单位都会使用数字签名技术来为电子文件保驾护航。当然电子文件的可信性也会随着各种技术的发展而发生相应的变化，技术更新换代很快，而旧有的电子文件在当时的技术条件下可以确保文件的可信性，但是随着技术的不断发展，旧有的技术可能已经被破解，在新的技术环境下已经失去安全保障。此时电子文件是否可信就需要区别地看待，必须进行深入且详细的研究。

可信电子文件管理系统就是一个能够起到保障电子文件可行性的管理体系，就是进入此系统的电子文件在经过一段时间的保管后仍然能够完整地进行输出，那么这样的系统就可以称之为可信电子文件管理系统[2]。一般来说，可信电子文件管理系统需要满足以下五个条件：首先是其设计和实施必须要符合相关的政策与法规，还有相应的行业标准；其次是即使保存电子数据的设备发生意外或者其他未知变化时，系统也要保证其文件能够被完整输出；第三个必须要满足的条件是系统内部需要设置审计功能，一旦系统内部发生异常，系统需要及时地跟踪到并尽量阻止异常的发生；第四，系统应该能够提供多种识别工具，这样才能增强电子文件的可读性与真实性；第五，系统有具备各种保障文件可信的功能和机制，以免信息丢失。

二、基于OAIS的可信电子文件管理系统的体系构建

要构建可信电子文件管理系统首先必须要建立起一个可信电子文件库，这是整个系统的基础数据存储设施，也是整个系统运作的核心[3]。可信电子文件库其实就是保证用户能对其保存的文件进行长期的、可靠的访问的文件库，其基本功能就是要对数字信息进行维护，以保证将来文件可以被方便利用。相应的档案机构必须要提供相应的经费和人员保证电子文件库的长期正常运行，这是构建可信电子文件管理系统的基础所在。

其次要规范电子文件管理的工作流程。以OAIS功能模型为参照，可信电子文件管理系统的主要流程至少要包括文件接收、存储、系统管理、电子数据管理、文件的保存规划以及文件的访问这六个具体功能。所以的这些工作流程都有可能对电子文件可信性产生影响，必须多加小心。囿于篇幅，本文仅仅对文件移交、格式管理这两个流程进行分析。文件移交过程中最为重要的工作就是要保证文件生成为能够生成高质量的SIP，也就是要将文件内容与文件的元数据一起封装。但是文件生成者可能在登记和处理文件元数据时有所遗漏，造成文件管理出现问题[4]。因此在移交过程中必须要保证文件生成者按照特定的格式、标识符以及创建的规则生成SIP，以提高文件移交、系统接收的自动化程度。在格式管理这个工作流程中，由于电子文件的生成格式纷繁复杂，因此档案馆在进行管理时必须对各种文件格式和保存活动进行长期的分析，以确保不会出现潜在的文件信息损失。

第三，电子文件管理系统还需要提供一定的安全服务，构建一定的标准体系，这样才能确保电子文件不受攻击。电子文件管理系统需要提供的安全服务包括数据完整、真实以及文件的不可抵赖，这些安全服务对于管理系统来说是不可或缺的[5]。目前我国在这方面中主要采用的是数字签名技术，在电子文件移交之前就用数字签名对文件进行认证。

三、结束语

虽然信息技术不断发展，保证电子文件可行性的技术日益先进，电子文件管理系统的构建也越来越完善，但笔者认为，单单从技术上解决问题并不是根本的解决之道。电子文件的管理涉及到法律与制度，要增强电子文件的可信性，必须要从制度和法律层面加强对电子文件的管理。制度与技术二者结合，才能对窃取电子文件信息的行为进行根本性的杜绝。

参考文献：

[1]刘越男．提升电子文件管理系统质量的路径分析[J]. 档案学研究，2010（05）：83

[2]李宏艳．电子文件管理问题之管见[J]. 黑龙江档案，2010（04）：44

[3]覃美娟．电子文件管理过程中的几个问题[J]. 档案，2006（04）：09