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关键词:会计电算化初始化
在会计电算化系统中,初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次,并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件,都需要做初始化的工作。在初始化的工作中,将本单位要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑,使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目的设置、报表定义等方面需要注意的问题进行讨论。
一、在项目的具体实施工作之前,单位的会计电算化实施项目的主管人员应该与电算化软件公司的实施人员做好沟通、协商的工作单位的会计主管人员对于本单位的会计管理工作比较熟悉,清楚实施会计电算化项目要实现哪些功能,达到何种管理的目的。但是,处于项目实施阶段时,单位的会计主管人员对于电算化软件如何实现某项具体的功能,如何才能达到自己需要的管理目标,还处于摸索的阶段。软件公司的项目实施人员对于自己公司的软件的具体功能,功能之间的细小的差别设置了如指掌。但是,对于实施单位的具体业务却不太熟悉,不清楚实施单位需要实现哪些具体的管理目标,哪些功能对单位的会计核算重要,哪些功能对该单位的会计核算无足轻重,单位要实现功能是否具备了客观的条件。因此,在项目的具体实施之前,单位的会计主管人员应该与软件公司的实施人员做好交流沟通工作,对软件的具体功能和单位的具体管理核算目标进行讨论,将二者之间协调起来,以避免在具体的实施工作中产生不必要的误会,并且制定出标准化的方案,标准化方案的制定应该做到尽量的细致、明确。在制定标准化的方案中还要注意满足单位现有的客观条件,既要避免那种没有实现条件的功能,又要为实施单位的进一步会计核算管理发展的需要留有一定的空间。
二、单位在选择会计核算程序、方法、规则时,应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法,单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点,且能相互补充。在手工核算方式下,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据,就可以不考虑计算的复杂性,只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用,它的突出特点是计算复杂但是其结果很准确;再如存货收发计价中的个别确认法,它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以代数法、个别确认法等应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中,初始化的方法选用问题,往往由软件公司辅助完成,将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去,这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此,我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。因此,在由手工账过渡到电算化的过程中,应该了解电算化的特点与优点,摒弃传统的一些会计核算方法,采用适合会计电算化,能够充分发挥电算化功能的会计核算方法。
三、科目设置中应注意的问题
建账时要将收集到的会计科目加入软件系统,建立账务系统的会计科目体系。一般在建立账套的同时,电算化软件会根据你所选择的单位性质,按照会计规则默认安装一套会计科目。这些会计科目大都是总账科目,一般会满足单位的需要,不用再自行手工建立,但是各单位的会计核算的区别较大,明细科目还需要自己根据本单位会计核算的需要分别建立。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外,还要为每一个会计科目加入一个编码,另外还需要注意科目的性质、余额的方向,需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。在设定会计科目时需要重点注意以下问题:
(一)科目的设置要规范。财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定,设立明细科目编码除会计制度有规定的以外,应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定,以保证科目代码的规范系统性和统一性。尤其是集团公司,科目的名称、代码等一定要做到规范统一。
(二)科目的设置要简洁。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下,力求代码简单明了、位数越短越好,既便于记忆又能提高录入凭证的速度,应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率。21写作秘书网
(三)科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步,注意科目的扩展性。会计科目体系一经设定,其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现,而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的,例如,假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目,明细科目的数量不同单位差异很大,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足要求,要增至三位甚至更长,由于同级科目必须使用等长的科目编码,其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类,设置二级明细。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目的凭证输入速度势必会受到影响。为了解决这一矛盾,像这样的科目在设置中便需要一些技巧,一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能,可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算”,将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算,这样既减少了明细科目的设置,又增加了往来核算的明晰性与灵活性。如果不想采用辅助核算可将明细科目先分类,按分类设置二级科目,然后再设置下级明细科目,如“应收账款”总账科目下细科目,然后再按客户名称设置三级明细科目。
四、初始数据的录入工作中应注意的问题
完成科目设置的工作后,即可将各科目余额输入系统,根据系统启用的月份不同,原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可,上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。
如果账务系统在其他月份启用,除需要输入启用月份余额外,还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额,这是为会计报表所准备的数据,如不输入累计发生额,由于会计数据缺乏连续性,在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额,系统将无法提供正确的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额,再查询以前月份的账户的明细时,还是不能得到结果,为了解决这个问题可以采用两种方法:一种方法是如果单位的业务量小,凭证的数量较少,可以采取手工录入追加凭证的方法;另一种方法适用于更换财务软件的单位,与软件公司的人员协商,使用特定的软件,将过去使用的软件的数据转出来,再导入到新的软件系统中,这样做可能会存在一定的风险,丢失某些数据。总之,在会计年度中间实施会计电算化,数据的初始所涉及的问题较多,应尽量在会计年度的开始或者是结尾,来更换财务软件。
初始余额发生额数据录入完成以后,软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系,但是对这个步骤不要掉以轻心,急于进行日常的工作,应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对,确认二者之间无误后再进行日常的操作。原因是大多数软件在录入凭证后,初始的余额便无法改动,当使用一段时间后再发现初始的数据有错误,便没有办法改动,只能用调整凭证进行调整,或者是作废掉该账套重新再建立一账套,重新初始化。
五、报表初始化的过程中应注意的问题
会计报表是会计工作流程中的最后一个环节,在会计软件中通常都预置了通用的会计报表,但除通用会计报表外,单位一定还需要其他报表,这些报表是无法预置的,需要重新设定。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成,其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据,一类是固定的表项目,另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式,从账薄、其他报表中取来,随账薄中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同,必须参考会计软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中,需要用到很多函数,财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中,这一项工作一般由软件公司的项目实施人员与单位的财务人员来共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义,校验报表内部、报表之间的勾稽关系,避免出现一些低级的错误。
需要注意的是,如果是集团公司,集团内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式,这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。因此,为了做到严格的统一,像这一类的报表,集团公司应该首先定义出标准的报表,然后向分公司下发,分公司通过接收报表的方式,将标准化的报表接收到自己单位的账套中,而不应该由分公司自己定义这一类报表。
与一般的报表相比较,现金流量表的制作相对困难了一些。对于现金流量表的具体制作,不同的软件提供了不同的方法,各种方法之间的差别也比较大,我们在这里简单地总结一下,大致可以分为两种方式:第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录,归纳到不同的现金流项目中去;另一种方法是事后调整,制作凭证的时候不进行归类,等到会计期末,再由专门的制表人统一进行调整制作。这两种方式各有利弊,第一种方式直截了当,做完凭证后随时可以得到现金流量表,但是对于凭证的制作人员的要求较高,凭证制作人员应熟悉现金流量表的制作。第二种方式对于凭证制作人员的要求较低,但是将工作量积攒到会计期末,制表人员的工作量较大,修改相应凭证后,制表人还得重新进行调整。单位可以根据自己的实际情况来选择适合的方式。
总之,会计电算化的初始工作是一项技术性较强的,涉及方面较广泛的,内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题,高质量地完成初始化工作,才能避免在今后的工作中走不必要的弯路,才能最大地发挥软件的功能。
参考文献:
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【关键词】会计电算化;问题;对策
1前言
随着网络技术的发展和电子商务的兴起,企业的生产经营模式和组织形式与传统工业时代相比较都有了很大的变化,那么在这种形式下必定对传统的会计理论与实务提出了新的目标,同时,也对基于传统会计理论与实务的会计电算化提出了新的要求。我们要客观的看待,从一方面来讲这对我国会计电算化软件的发展是一次难得的机遇,从另一个方面来讲这也是一次严峻的挑战。现在我国的会计电算化软件有金碟、用友,亦普遍得到适用。我国会计电算化的总体发展趋势一般需经历三大的发展阶段,即会计核算电算化;财务管理或企业管理的网络化;决策支持的智能化。在当今经济信息化和全球化,企业信息管理一体化,国际会计准则趋同化的浪潮下,为了顺应经济的发展要求,我们要在不断完善现有的会计电算化体系的同时,加强与现代管理信息系统的融合,向会计信息管理现代化迈进。会计信息化大背景,会计软件的运行过程中,由于不同行业的特点,会计电算化软件不能适应各种行业的要求,出现了一系列的问题。我们应看到计算机系统的脆弱性和威胁。财务软件作为会计电算化的重要组成部分在会计核算中扮演着一个独特的角色,它的安全性能是企业非常关心的,分析并改进其安全功能会给会计工作减少很多麻烦,节省更多时间。客观地分析会计电算化存在的问题,并有针对性的加以解决,对会计电算化工作乃至整个会计系统都具有重大的意义。
2会计电算化概述
2.1会计电算化的含义及特点
2.1.1含义
会计电算化含义是会计人员运用以会计核算软件为核心的电子计算机系统,按照一定的程序和方法对会计数据进行处理,以获取会计信息的一种管理活动。会计电算化已经可以替代传统的手工会计作业,还能促进会计信息系统的全面发展。
2.1.2特点
(1)处理工具电算化:在手工会计系统下,会计数据处理的工具是算盘、计算器,而实施电算化后,数据处理的工具是计算机。
(2)数据存储隐形化:实现电算化后,会计数据存储在磁盘、光盘等电磁材料介质中。
(3)数据传输自动化:随着网络技术的发展,通过网络进行会计数据传输已成为现实,借助网络技术,企业可以实现异地数据处理。
(4)核算程序综合化:账务处理程序综合了各种核算程序的优点,统一规范为记账凭证账务处理程序,记账工作交由计算机完成,全部实现程序化处理。
(5)人员构成多样化:工作人员不仅有会计专业人员,还有计算机软硬件维护人员。
(6)数据处理集中化:电算化对会计数据集中收集、统一处理,实现了会计信息的高度共享。
(7)内部控制全面化:手工方式下形成的内部牵制制度被弱化,原来通过签字、盖章等方式实现的控制,被权限授权控制所取代,电算化后的内部控制范围,不再局限于会计业务内部,更延伸到会计电算化系统运行的方方面面。
2.2会计电算化的作用
2.2.1提高工作效率
会计电算化提升了会计核算的标准和质量,减弱了会计人员的工作强度。手工会计条件下,会计数据处理主要依靠人工操作,会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。
2.2.2提高管理水平
会计电算化使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变,为企业管理和信息化打下基础。手工条件下,会计把更多的时间和精力放在了会计核算上。会计电算化以后,会计工作效率提高了,会计人员可以利用出更多时间和精力参与经营管理。
2.2.3更新观念
会计数据处理技术经历了手工方式、机械方式和电子计算机方式。计算机会计的产生,使得会计数据处理技术有了质的更新,促使会计工作深入发展。
2.3会计电算化对传统会计的影响
2.3.1会计核算方法
已经不能适应现在的要求会计电算化从形式上取代了手工会计的账簿设置方法,传统的“借贷记账法”满足不了现代的会计信息化的需要,因此,必须探索新的方法来弥补借贷记账法的先天不足。
2.3.2会计组织机构
已不同于以前会计人员的结构和岗位设置会随着工作环境发生的变化而改变。原有的岗位与企业其他部门之间的功能分离,及会计岗位之间的功能分离,信息交换及反馈方式落后,市场适应能力差。有的因为不需要甚至不复存在。会计岗位需要重新调整和设置,如过去的制单、审核、记账、报表人员等多个岗位可以由两人作为操作员完成;财务分析,预测岗位应进一步加强,可单独设岗以便更好地做好电算化环境下的会计工作。
3会计电算化软件的使用问题
3.1会计电算化软件的操作性差
3.1.1软件不实用,输出内容单调
我国会计电算化软件的主要功能是核算,并没有达到预想的参于管理和决策的作用。实际工作中部分功能用不上,不能获得最大的效益。财务数据一般以表格形式输出,形式比较单一,整体累同,不出新意,而且查找某些数据不能及时表现。
3.1.2不易操作
早期的软件是由计算机程序员负责专门开发,它虽然能实现用户的数据处理的要求,但财务工作和用户级别的本质是不准确的定位,使软件难以使用,将使会计人员产生反感和恐惧。它是程序员和拥有会计专业知识的人员共同开发的,但这仅仅是从用户界面、系统平台、报告表面得到问题,或不能满足用户的实际需要。许多软件缺乏操作记录功能,对操作时间、操作内容不准确的记录,所以出了问题不是很容易责怪。
3.2数据的保密性与安全性差
所需的数据库加密技术不足,它能从外面打开和修改。有一些软件为了占有市场,为用户提供企业之前年度帐目。这些都是会计信息的真实可靠的隐患,丢失的数据的信息很容易使企业发生损失。很多时候,会计数据成为重要机密,涉及到企业的健康成长,却没有几家设计厂商仔细调查过保密问题。一旦系统瘫痪,病毒攻击,或者突然断电,很难恢复原来的数据。
3.3会计电算化档案管理制度不完善
会计档案保管实现了数字化,由此带来的电子信息档案管理存储存在了许多风险。会计档案在整理的时候,当出现如操作人员时间观念不强,没有及周期性地按规定把计算机中的数据备份,没有从原计算机系统中保存这些情况时,后果将不堪设想。计算机的物理安全是指用一些装置和应用程序来保护电脑硬件和存储介质的安全。是为了避免计算机设备受损的危险和计算机设备及存储介质被盗的危险。在从事会计电算化工作中,一般重要的数据都存储在计算机设备中,一旦受损或被盗,后果很严重。
3.4复合人才的缺乏
电算化会计系统操作起来是涉及人机两方面的系统,它既需要财会人员熟悉计算机基本操作,又需要精通计算机硬件维修的管理员了解基本财务知识。目前阶段我国这种复合型人才比较紧缺,这一类人才相当热手。
4对于会计电算化软件问题的对策
4.1提高对会计电算化重要性的认识
随着社会主义市场经济的发展、完善,如今的信息化革命正在进行中,会计电算化软件的运用和推广已是必然趋势,会计制度和系统的自身改革成为必然。优秀的管理者应该放眼未来,为本单位久远发展紧跟时代步伐。他们要督促会计员工不断发展自身素质,全力促使会计电算化工作顺利进行。因为会计员工是工作的主体,他们更应该加强自身综合素质的提高。
4.2防止死机和计算机故障
(1)做好数据备份,使会计数据被丢失,破坏后能及时恢复。
(2)数据备份应及时恢复数据为前提。
(3)一些备份的重要数据要异地存放。
(4)监控好电脑病毒的侵袭。
(5)不使用来历不明的软盘启动系统。
(6)其他人不能随意使用计算机,严禁把外单位的程序带入系统运行,严禁玩各种计算机游戏。
5结语
培养一批适合会计电算化需要的复合型人才,他们需要精通会计知识、及相关的电子计算机知识,并能熟练地操作和运用,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。计算机程序员承担起程序监管和保密工作的任务,因而他们的技术教育必须严格要求,只有唯有计算机程序员的个人安全意识很高,技能水平提高,才能应对各种违反保密的投机行为。会计电算化要得到全面的发展,必须走全员化的道路。
参考文献:
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关键词:会计电算化 数据库 会计软件
中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2012)12-0071-01
以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,这就是会计电算化,它是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它的出现提高了会计数据处理的时效性、准确性,提高了会计核算的水平和质量,减轻了人工劳动;提高了经营管理水平;推动了会计技术、方法、理论和观念更新,促进了会计工作的进一步发展。我国一直都十分重视信息技术的发展和应用,信息技术已经渗透到社会经济发展的各个领域,信息和网络技术,信息和网络服务已经逐步成为经济发展的主要推动力。会计电算化就是经济信息化建设的重要内容之一。
1、我国会计电算化发展
我国会计电算化发展已经经历几十年的历史,但是相比较西方国家很早就建立完成的会计信息系统,我国的电算化事业起步较晚。我国的会计软件经历了专用会计软件与通用会计软件两个阶段。在财务管理电算化初期,绝大多数的企事业单位都是运用自行研发的专用会计软件。这类软件的缺点是开发周期长、耗费财力,所以导致管理信息化发展缓慢。然而到了80年代末,会计软件到了市场化与通用化的阶段,这样就推进了我国会计软件在90年代的时候进入了快速发展的时期。虽然会计软件发展迅速,但是我国会计软件的整体水平还是不高,由于发达国家相比存在较大的差距。差距表现出来的问题主要在以下几个方面:(1)电算化软件仿真手工会计系统,没有很好地发挥出计算机在信息处理方面的优势;(2)通用性差,集成化程度低;(3)数据的实时共享性弱,保密性差;(4)各种会计软件功能相似,开发不全面。
所以,会计软件还是需要大力、全面的发展。
中国经济快速发展,全球经济一体化,在以国际经营信息为条件的环境里,企业的管理人员要对风云变化的市场做出快速的应对,对财务状况进行实施的掌控,对利润增长点做出精确的判断。因为只有这样,他们才能在经济发展的浪潮中勇往直前。所以,作为企业经营决策参考的财务会计系统就需要快速发展,以便跟上经济发展的速度。
会计软件通常用到的功能主要有数据录入、数据转换、数据处理、账表分析、报表分析等功能,这些工作都需要应用到数据库。运用数据库对大量的数据进行存储、处理、分析就显得尤为重要。
2、 会计电算化与数据库的结合
会计软件的开发软件工程师,以及财会人员都深深的明白数据库在会计软件中的重要性。数据库有很多种,例如:dBASE、Paradox、Clipper、FoxPro、Access、SQLServer、Oreacle等。在会计电算化最初的时候功能仅仅只是局限于提供凭证输入、账簿、记账、结账和报表查询等简单的功能就可以。针对这样的会计软件其所需要的数据库也相对的比较简单,小型的数据库就可以满足需求,像dBASE、FoxPro、Access这样的小型桌面数据库就足够了。因为数据库只需要完成数据存储这样简单的工作,不需要对数据做太多额外的处理,可是随着会计行业的发展和市场需求的不断变化,对会计软件的要求也越来越高。
现在的会计软件不仅要完成最基本的功能,还需要尽可能地利用会计信息,为各种各样的管理部门服务,这就是现在所发展出来的“决策支持型会计软件”,这对数据库提出了更高的要求。现在用的相对较多的大型数据库有SQLServer、Oreacle等,运用大型数据库主要是因为它具有以下优点:
(1)支持网络功能。现在的软件市场,如果在网络环境下用小型桌面数据库,容易出现死锁现象,而大型数据库有一个非常好的优势就是具有良好的并发性。再多客户机(十个左右)的环境下,基本没有发生死锁的可能性。并且,如果优化的好,客户机的数量增加对数据库的性能基本是没有影响的。(2)具有海量数据快速查询能力。大型数据库设计的目的之一就是海量数据的存储和查询。通常十几年的会计数据也没发达到“海量”的TB级,所以这样的数据量,对于开发人员来说,就意味着几乎不需要考虑数据的容量,并且因为它的快速查询能力,也就是说不需要考虑等待问题。(3)可靠性好。财务信息是公司的关键信息,所以安全可靠地加以保存非常重要。为了确保公司财务信息不会丢失,甚至是被非授权人员非法访问和修改。大型数据库具有了前沿的备份/恢复功能,可以进一步保证有用的会计信息即便在计算机系统出现故障时也可以得到恢复,支持永不停歇的运作。
从以上可以看出,会计电算化和数据库结合拥有的优点,这些优点很好的给会计软件的发展带来便捷,为会计软件与Web技术结合打好基础。会计软件与网络技术相结合,这将会给财务管理及相应的软件带来革命性的变化,这些变化的变现主要有以下几个方面:(1)会计功能扩大化;(2)财务信息的搜集、整理、处理、使用实时化;(3)财务信息无纸化;(4)分散搜集原始会计数据,集中管理数据处理和财务;(5)财务与业务协同化;(6)交易电子化;(7)决策支持群体化;(8)财务工具Web化。
以上也可以说是数据库与会计软件结合的优点,这样就可以看到,随着数据库功能的强大也会带动着会计软件的进步,可以使会计软件产生“质”的飞跃。
3、结论
本文是以理论为主说明会计电算化软件和数据库结合对会计软件发展的影响。随着国家经济的快速发展,对会计电算化软件的要求也越来越高;同时,随着科技的迅猛发展,要求会计软件可以和网络进行连接,这也就是对会计软件提出更高的要求。为了加速会计软件的发展就要提升数据库在软件中的作用,使用功能加强大的大型数据库来对数据进行存储和数据处理是软件发展的必然趋势。
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企业发展会计电算化主要有两个目的:一是提高劳动效率,满足企业内部和社会上有关管理部门对会计信息的管理要求;二是通过电算化的具体实施,为企业创造经济效益和社会效益。因此,为了使会计人员有充足的时间和精力去关心会计工作在企业管理领域中的作用,为企业创造社会和经济效益,不少企业砸下重金购买国内外软件,甚至高薪聘请所谓的人才,来做这个项目以达到目的。但是,结果总是失望大于期望!电算化所带来的效益甚微,其失败的原因各种各样,但有一条却是至关重要的,那就是没有系统地运用会计电算化实施方法来引领、指导这个项目系统的实施,使企业需求与软件功能有机结合起来发挥其最大效用,造成需求与软件系统的偏差,导致项目失败或达不到预期的效果。
因此,不能认为购买了软件、安装了设备,电算化就算是搞起来了。目前,很多优秀的会计核算软件都提供了相当多的功能供用户选择,因此在实施会计电算化之前,应充分考虑可能发生的问题和可能产生的各种管理要求,作好详尽、细致的准备工作。更为重要的是要掌握且熟练运用电算化项目实施方法,能够有效处理实施过程中出现的种种问题,避免 “出错――改正”的实施途径。
一、会计电算化实施方法主要的内容及其达成的工作任务
(一)会计电算化实施方法的主要内容
1.项目准备
项目准备是任何项目必须首先解决的问题即为项目实施做好相应的准备工作,主要是针对项目人员、项目计划和项目有关初始约定的一系列相关活动。主要任务是根据项目方案和企业情况,解决项目做到什么、做什么、如何做和谁来做的问题。主要包括项目启动和方案制订方面的内容。
(1)项目启动。项目启动主要是在项目开始前,对企业电算化项目进行的前期准备工作。主要包括项目立项分析、企业方项目组织和顾问方项目组织的建立、项目前期文档分析、企业背景研究、与企业交流项目组织要求和项目公约,并开展项目启动交流。
(2)方案制订。项目方案制订是在项目启动后,对企业组织结构、管理基础、人力资源管理体系与日常业务处理等进行的调研活动,是确定项目实施的方案,建立该项目的实施过程与实施顺序和总体性的、阶段性的实施计划。项目实施计划是项目实施的指南。
2.蓝图设计
蓝图设计是国际通用的一种企业建模方法,是用一种企业可以理解的方式来说明复杂的过程,它是一种清晰而又简单的描述方法,只用少量不同的符号,以集合的方式进行组织,定义了什么人必须在什么时候、采用什么方法去做什么事情,这种描述方法使得非专业人员也可以理解复杂的业务过程。
蓝图设计是实施过程中关键的环节。蓝图定义的过程就是企业将自身业务流程转化为新系统业务流程的过程。在这个转化过程中,势必会遇到很大的阻力,甚至会出现相当大的冲突。因此,必须给予相当的重视,采用适当的策略,保证项目总体目标的实现。
通过对现行业务及其流程的整理,一方面可以理清企业自身的管理流程;另一方面可以使实施顾问获得业务规范化调整的基础信息和软件客户化需求的初步信息,为规范企业业务管理、使软件标准化和规范化、实施下一步蓝图打下坚实而可靠的基础。
确切地说,企业蓝图设计可由标准培训、业务匹配和蓝图确认三个部分组成。
(1)标准培训。标准培训是对企业项目小组及业务骨干进行基于系统标准处理业务及流程的培训,使企业理解和认识系统的管理思想及流程,为下一步企业对系统与企业自身业务的结合打好基础。
(2)业务匹配。业务匹配是指对业务流程方案进行测试的过程。企业先在顾问的指导下整理业务流程,然后通过建立有企业业务处理特征的业务仿真系统环境模拟实现业务匹配,从而确定企业实际业务的处理规范,并且验证前期流程的可行性,确保系统或设计可以满足流程管理所需要,确保企业主要业务流程能够在系统中实现。
(3)蓝图确认。企业经过业务匹配,其应用所涉及的部门范围、功能范围会被明确地界定出来,其业务流程会被清晰地确定。在此基础之上,可以明确应用信息化系统所需要的静态数据准备范围、静态数据的准备口径,信息化系统的基础参数、基础数据的项目字典等系统应用配置管理等也可以明确。
可以此为基础,建立起新的系统业务应用框架、业务运行业务规程、数据准备方案、系统上线方案、客户化方案等一系列企业系统应用的策略和方针,建立起企业整体应用的系统框架。
(二)系统实现
通过前面几个阶段工作的或串行或并行,系统开始在企业中发挥作用。而初始化工作是系统开始运行的必要技术条件,企业在开始使用新的系统时,要注意数据的准备是否齐全、培训是否足够、知识的传递链在企业内部是否已经建立以及每个系统业务的相关人员是否明白:他在什么时候什么地方使用什么方法去做他应该做或能做到的事。在此阶段,企业必须在顾问的指导下制订并通过阶段性的运行调整,然后固化下来。
为此,系统实现包括三个方面的内容:基础资料准备、最终用户培训和系统上线。
1.基础资料准备
基础资料准备就是为企业电算化项目实施的系统上线做数据方面的准备。具体来讲,基础资料准备需要为系统上线准备出符合系统运行要求所必需的静态基础数据,如会计科目、物料、工艺路线及产品物料清单等。
2.最终用户培训
最终用户培训就是对企业系统基础资料准备后应用系统的一线操作人员进行的培训,该培训包括的内容主要有应用信息化系统后的业务培训和软件操作技能培训。
3.系统上线
系统上线主要依据蓝图设计阶段的规划以及系统上线准备计划,将企业现行数据与业务切换到正式的系统中,实现企业静态数据、动态数据的切换以及企业业务的正常运行。此时,如果出现蓝图设计的业务流程与系统及业务不对应致使流程无法顺利运行的情况,可以根据业务运行情况对流程进行调整,以保证整个系统的稳定运行。
(三)验收交付
既然系统实施的过程是一个项目管理的对象,那它必然和所有的项目一样,有开始也有结束。对于系统实施这样的项目来说,验收交付不是仅仅发生在某个具体时点的事,它其实贯穿于系统实施的始终。只有让系统实施的这个项目在适当的时候通过验收,企业才有持续改善的基础。也就是说,项目验收不只是过去的结束,更是未来的开始。
验收交付是对在项目实施周期内已完成的实施成果进行总结,并确认双方所做的合同项目实施工作已达到的项目实施目标。通过验收交付阶段后,表明合同项目实施完成,并可投入使用。
(四)会计电算化实施方法的主要任务
实施方法的四个主要内容实际上是四个循环渐进的实施阶段,在各个阶段中要分别完成、达到不同的工作任务,来开展实施工作,以达到企业预期的效果。
1.项目准备阶段
项目分析,顾问收集企业资料,包括:合同、项目调研报告项目解决方案等,做到心中有数;建立双方项目组织(通常包括项目实施指导委员会、项目实施小组、业务职能实施小组等);项目现场实施调研;明确和具体化项目实施需求后,确定实施方案;确定项目实施整体计划。
2.在蓝图设计阶段
(1)选派合适的老师担任不同级别的培训任务。对管理层的培训必须选派熟悉业务和管理的顾问;对操作员的培训则必须由熟悉产品的顾问来做,系统管理员的培训教师则必须熟悉系统配置方法。
(2)顾问组织以企业负责人、中层管理干部、业务骨干等熟知业务的人员为组织队伍,指导该队伍准备业务仿真系统的静态数据和业务数据及仿真运行的关键业务流程,并按业务流程解决方案进行业务流程的原型测试。在每一个步骤中都要由测试人员进行原型测试和确认,不符合的流程要及时进行调整,修改业务解决方案。
(3)建立起新系统业务规程、制定系统数据准备方案、系统上线方案。同时,就系统的实际应用制定最终用户培训方案,对培训内容、方式、范围、人员以及培训结果的考核等都做出相关的指定。
3.系统实现阶段
(1)顾问依据企业内的应用范围及涉及的部门跨度,让企业内相应的人员参与进来,共同讨论并协商解决静态数据编码一致性或名称等在理解上存在差异的情况;最终确定企业静态基础数据的编码规则;指导企业组织安排相关人员进行基础数据的收集准备工作。
(2)实施顾问给企业准备必要的培训资料,包括培训的标准课件和新业务操作规程。但最终用户的操作培训一定要由企业项目组成员来完成;最终用户培训后,应组织严格的考试,确保让合格的应用人员操作电算化系统。
(3)按计划正确、及时完成系统相关的设置工作,指导企业系统上线工作。
4.验收交付阶段
项目总结,完成项目总结报告。报告包括几个方面:项目实施背景、项目实施的主要目标、系统应用的产品和模块、项目实施应用范围和项目实施成果概述。
二、会计电算化实施方法可以规避的风险
(一)缺乏控制的风险
项目实施范围界定不清、缺乏控制,造成项目实施过程中范围无限扩大,使项目失控陷入泥潭,无法收尾;没有制订出有效的项目整体实施策略与方法,在实施过程中缺乏整体的实施指导思想,造成项目无法达成既定目标。通过建立项目组织、制定总体实施方法、策略等工作内容可使上述风险得到避免。
(二)业务需求关注点过大的风险
业务需求关注点应是在项目实施周期内可以解决或基本可以解决的业务需求,也就是要突出、确定在项目实施周期内的实施重点,避免关注业务需求的细节及软件功能完美性。
(三)会计电算化人才缺乏的风险
在项目启动初期,就已经物色好相关人员并做针对性的培养,使其在项目实施过程中及将来项目的应用中发挥引领作用。同时,通过标准培训、最终用户培训等一系列的培训,确保让合格的应用人员操作电算化系统,对电算化系统上线后的正常运用起了很大的作用。
(四)推倒重做的风险
只有对企业的业务和管理有充分的理解和认识,制订的业务解决方案才不会脱离企业实际,避免了达不到预期的效果以至实施工作推倒重做的结果,并且可以减少上线准备的工作量、系统上线的难度等等。
三、会计电算化实施方法注意事项
(一)实施方法的原则
1.指导性原则
实施方法是项目实施工作的指南,是帮助顾问形成良好工作习惯和风格的工具,是确保项目按目标、按计划顺利进展的策略和方法。
2.计划性原则
“凡事预则立,不预则废”。项目实施过程的任何工作都要在计划的指导下进行,双方取得一致意见并严格遵照执行。只有这样才能分清责任,保证项目进展。
3.规范性原则
“没有规矩,不成方圆”,严谨、规范地按照实施方法原则的要求进行实施工作,是实施顾问专业化的前提条件。
(二)确保实施方法的贯彻执行,需要通力合作
现对发展我国会计电算化事业问题提出如下意见:
(一)制定规划,有计划、有步骤地推动我国会计电算化事业的发展。论文百事通总的目标是,到2000年,力争达到有40%~60%的大中型企业事业单位和县级以上国家机关在帐务处理、应收应付款核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等基本会计核算业务方面实现会计电算化;其他单位的会计电算化开展面应达到10%~30%。到2010年,力争80%以上的基层单位基本实现会计电算化,从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。各级财政部门和业务主管部门要在摸清本地区、本部门会计电算化现状的基础上,结合经济发展对会计电算化工作的需要,制定本地区、本部门的会计电算化事业发展规划,并采取切实措施组织实施。
(二)加强会计电算化人才培训。会计电算化人才缺乏,是制约我国会计电算化事业进一步发展的关键环节。要大力培训会计电算化人才。目前,要立足于在职会计人员的会计电算化知识培训。培训可分为操作人员、系统维护人员、程序设计和系统设计人员等层次进行,从基本知识培训抓起,逐步提高。具体要求是,到2000年,力争使大、中型企事业单位和县级以上国家机关的会计人员有60%~70%接受会计电算化知识的初级培训,掌握会计电算化的基础操作技能;有10%~15%接受中等专业知识的培训,基本掌握会计软件的维护技能;有5%能够从事程序设计和系统设计工作。会计电算化知识应逐步成为在职会计人员必须具备的知识之一,其培训工作要逐步纳入会计专业技术资格考试、会计证考试和在职会计人员培训的相关课程中。在职会计人员的会计电算化知识培训工作,以各级财政部门为主组织实施,各级业务主管部门和有关单位配合进行;行业特点较强的部门,可以在财政部门的统一规划下,由业务主管部门具体组织在职会计人员的会计电算化知识培训。同时,,鼓励具备培训条件的其他部门、单位进行在职会计人员会计电算化知识培训。
(三)加强会计核算软件管理。会计核算软件是会计电算化工作的基本环节。各级财政部门、业务主管部门要加强对会计核算软件开发、应用、推广、服务等环节的管理,推动会计核算软件开发研制的规范化、专业化、商品化,促进会计软件质量的不断提高。要推进会计软件咨询、服务的社会化,进一步引导会计软件市场的健康发展。
第一,继续搞好商品化会计核算软件的评审工作。要在总结近几年来评审经验的基础上,进一步完善商品化会计软件评审标准,以推动商品化会计核算软件质量的不断提高。要使评审工作程序化、制度化。商品化会计核算软件评审工作的组织今后逐步由各省、自治区、直辖市财政厅(局)和具备条件的计划单列市财政局进行,财政部只组织在全国范围内推广使用的、具有相当规模的商品化会计核算软件评审。商品化会计核算软件的评审在保证质量、鼓励会计软件公司公平竞争的前提下,应注意商品化会计核算软件的地区分布,积极扶持会计电算化较落后地区的商品化会计核算软件市场的发展。要定期组织商品化会计核算软件评审人员的培训。各级业务主管部门要做好本系统推广应用的非商品化会计核算软件的管理工作。
第二,加强会计软件市场的管理。我国目前的会计软件市场已经初具规模,对我国会计电算化事业的发展起到了重要作用。财政部门要及时研究会计软件市场发展的动向和问题,依据市场发展规律,适时采取相应措施引导会计软件市场的健康发展;对通过评审的商品化会计核算软件研制和销售单位的售后服务情况要定期进行检查,对售后服务不好的会计软件公司,应根据情况责令其限期整改,直至取消通过评审的资格;对进行不实宣传的会计软件公司,要及时予以纠正。财政部门对会计软件市场的管理,应积极取得工商行政管理部门的支持和配合。新晨
(四)加强会计电算化管理制度建设。建立健全会计电算化管理制度,是会计电算化工作顺利发展的重要保证。各级财政部门要加强会计电算化管理制度建设,对商品化会计核算软件评审、会计核算软件的基本功能、会计核算软件开发的基本程序、实行会计电算化后的会计档案管理、基层单位开展会计电算化的基本要求、会计电算化知识培训等一系列问题,应逐步建立规章制度,以规范会计电算化管理工作,指导基层单位会计电算化工作的顺利开展,逐步实现会计电算化管理的法制化。
关键词:会计电算化 现状 发展方向
一、会计电算化对会计工作的意义
会计电算化,是指将电子计算机技术同传统的会计实务相结合,利用电子计算机本身所有的电子技术和信息技术更好的为会计工作服务,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。
会计电算化实现了数据处理的自动化,是传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。所以说,企业实行会计电算化的有着重要的意义。这些意义主要体现在以下几个方面:第一,会计电算化可以提高企业的经营管理水平。
第二,会计电算化有利于企业降低经营成本,提高经营效率。
第三,会计电算化可以提高会计数据处理的时效性和准确性、提高会计核算的水平和质量。
第四,会计电算化可以减轻财务人员的工作压力,繁琐的事物中解脱出来,使他们能够更多的参与企业的管理和决策,从而提高他们的工作效率和工作质量。
二、我国会计电算化的现状及在应用过程中出现的问题
随着上世纪八十年代初我国开始全面的实行改革开放的国策,在“走出去,引进来”的思潮的引导下,大量的跨国外企不断的涌入中国。这些企业在进入中国的同时也将大量国外先进的管理经验和管理技术带入了我国。会计电算化的理念也是在这一时期被我国的广大企业所认识和了解。然而相比较其他发达国家,我国企业的会计电算化进程起步较晚。从上世纪八十年代开始,我国才逐步的开始摸索会计电算化的研发和使用。但是,随着我国经济的发展和科技水平的提高,我国的会计电算化的发展速度极其惊人。到本世纪初,我国的企业已经基本实现了会计电算化。会计电算化也已经成为企业日常生产生活的重要组成部分,并且正发挥着越来越重要的作用。
由于我国的国情原因,会计电算化在我国企业的应用过程中不断涌现出各种各样的问题,这些问题主要体现在以下几点:
(一)数据不能共享,信息反映滞后
由于我国各个地区的发展程度有着较大的差异,这就造成了会计电算化在我国各个地区的实施进程也有着先后的差异。在上个世纪的九十年代,随着改革进程的加快,我国涌现出了许多制作会计电算化软件的公司,这些公司的出现极大的促进了我国会计电算化的发展。然而随之带来的问题就是我国会计电算化软件缺乏统一的标准。
再加上我国当时正处于改革开放的初期,各种法律制度都不健全,每个公司所面临的局面和流程都不尽相同,每个公司在制作会计电算化软件的时候,都是单纯的从本公司的实际情况出发,这就造成了我国企业购买的会计电算化软件只能在自身的企业平台上运作,无法跟其他公司的软件相关联,无法实现数据的交换和共享。
(二)重视账务功能,忽视管理功能
现阶段,我国大部分企业在选择会计电算化软件时,往往只重视软件的账务功能,而忽视会计电算化软件的管理功能。这些软件只是简单的将原有的核算程序和方法僵硬的移植到计算机系统之中,而没有对这些核算程序和方法进行系统的分析和整理,造成了核算程序中原有的问题和漏洞在新的会计电算化流程过程中依然存在。这就使得会计电算化的功效大打折扣。
(三)会计电算化工作中的数据保密性和安全性差
现阶段,企业对于会计电算化软件的会计功能和兼容性方面都有了较大提高,然而对于会计电算化在工作中的数据保密性和安全性的关注程度较差。
会计电算化的数据保密性较差会导致企业的关键数据和信息容易被泄露,造成企业在同其他企业竞争时失去优势。会计电算化的数据安全性较差会导致企业容易被计算机病毒或是黑客攻击,造成企业数据的大量丢失。这些都是我国企业现阶段会计电算化在实施过程中所需要解决的重要问题。
三、我国企业会计电算化未来的发展趋势
(一)会计电算化的标准化
我国企业会计电算化未来的重要发展趋势之一就是标准化建立。鉴于我国现阶段会计电算化软件自成一派,门派林立的现象,会计电算化统一标准的建立就显得尤为的重要。这也是我国企业会计电算化未来的重要发展趋势之一。首先,会计电算化的标准化可以使得会计电算化软件的开发商在开发时能够有章可循,有制可依;其次,会计电算化的标准化可以很好的解决各个企业在进行数据交换过程中的不兼容问题;最后,会计电算化的标准化将使得会计电算化软件的更新和版本升级变的更加方便和快捷。
(二)会计电算化的共享化
我国企业会计电算化未来的另一个重要发展趋势就是共享化建立。会计电算化共享平台的建立,一方面可以实现企业之间会计数据的共享;另一方面可以增强企业自身同合作伙伴之间的业务交流,从而实现降低经营成本,提高经营效率的目的。
(三)会计电算化安全性和保密性的完善
企业会计电算化未来的另一个重要发展趋势就是安全性和保密性的不断完善。
首先,安全性和保密性完善的一个重要标志就是对会计人员在会计电算化系统中的用户权限做明确的界定。防止出现越级查看和越权审批的现象出现。
其次,安全性和保密性的不断完善必然要加强对会计人员的管理和监督。要培养会计人员对自身密码保护。防止他人随意盗取和使用,造成会计电算化系统数据的混乱。
最后,会计电算化安全性和保密性的不断完善必然会要求计算机网络安全的不断完善。因此相应的会计电算化系统的防火墙软件等也会得到大量的应用。
四、结论
会计电算化作为会计工作未来的发展趋势有着极其广阔的发展和应用前景。会计电算化未来的发展趋势应当主要体现在更好的发挥会计的统计和分析作用。同时,将财会人员从繁琐的事物中解脱出来,使他们能够更多的参与企业的管理和决策,从而提高他们的工作效率和工作质量,以便更好的为企业服务。
参考文献:
[1]年晓燕.影响当前会计电算化应用的因素及改进思路探讨[J].现代经济信息,2011,(09)
一、各种各样的宣传和发动
为推动我国的会计电算化,使其能够适合我国国情健康地发展,财政部和地方各级财政部门下大力气开展了多种形式的宣传和发动,并采取了很多措施,如向全国普及会计电算化基础知识等。
1991年,由财政部会计事务管理司、财政杂志社《财务与会计》编辑部、北京用友财务技术有限公司联合举办的“会计电算化知识普及有奖读书活动”,历时六个月,推动会计电算化知识普及和提高,增进广大财会人员对会计电算化的认识,共收到答卷7088份。
1994年9月21日到9月25日,由财政部、中国技术协会、中国会计学会联合举办的首届会计电算化成果展览会在北京民族文化宫隆重举行。参展单位共100多个,观众达数百万人次,是检阅我国会计电算化丰硕成果的一次盛会。参展单位既有管理会计电算化的财政部门、业务主管部门和实际的基层单位,也有为会计电算化服务的软件、硬件公司和从事会计电算化科研、教学的单位。展览会比较集中展示了会计电算化技术、应用、管理单位和部门的丰硕成果。为了推广这些成果,鼓励先进,展览会组委会组织了“会计电算化事业贡献奖和鼓励奖”评奖活动。山东省财政厅、广州市财政局、上海市财政局、万能公司、用友公司、远方公司、安易公司等16家单位获得贡献奖。大连市财政局、金蝶公司等获得鼓励奖。展览会上,中国会计学会中青年会计电算化分会同时举办了会计电算化学术研讨会,10名会计电算化专家报告了他们最新的成果。展览会上鉴定的财务软件销售合同200多万元,意向性协议2000多万元。
从这次展览会的全面胜利召开并取得丰硕成果来看,我国企事业单位已经普遍意识到会计电算化对于企事业单位发展的重要性,实施会计电算化的意识得到了极大的增强,在财务软件的设计方面有新的突破。从这次展览会上,我们也看到了国外的财务软件公司正凭借自己雄厚实力虎视眈眈的紧盯着中国巨大的财务软件市场。
1995年3月15日,中国会计学会中青会计电算化分会与机世界报在在北京联合召开《财务软件技术发展研讨会》,与会代表围绕我国财务软件技术的发展趋势的,从软件开发平台的选择、财务软件功能和技术的发展等方面进行了讨论。对于提高财务软件的质量,不断进步,起到了很好的推动作用。
同年11月24日,财政部会计司组织向全国推荐的安易、万能、华正、用友等15个会计电算化初级培训教学软件和6本会计电算化初级培训教材。
1996年4月北京召开的“会计电算化发展研讨会”上,与会者一致同意,在进一步提高我国“核算型”财务软件水平的基础上,大力发展我国“管理型”财务软件,并就开发和运用“管理型”财务软件中的各个方面提了一些具体意见和建议,会后一些财务软件专业公司和大中型企事业单位都为开发和应用“管理型”财务软件投入了一些力量,并取得了一定的成果。
1999年4月在深圳召开了有各省市财政部门管理会计电算化工作的同志参加的会议,会上提出了财政部和各省市财政厅(局)不再组织商品化财务软件的评审和替代手工记账验收等建议,并形成了“关于改进会计电算化管理工作的意见”。会后,进一步酝酿和建立在新形势下会计电算化管理体制,推动我国会计电算化事业向规范化、制度化、市场化方向发展。
二、政策与法规
作为财务软件管理部门,财政部从20世纪80年代开始,就对会计电算化作出了政策指导和支持。1987年,财政部下发了《关于国营推广应用电子计算机工作中若干财务问题的规定》,文件规定:“凡企业开展会计电算化需要购置的微型电子计算机,应尽量先用企业发展基金解决,确有困难的,经同级财政部门批准,对单个系统价值在5万元以下,可分项摊入生产成本。”在当时国营企业成本支出管理严格,计算机价格又相对较高的情况下,这一规定无疑对于推动会计电算化发展起到了举足轻重的作用。
1988年在上海召开了会计电算化工作会议,对制定各省(市)计算机在会计中应用规划、实施对财务软件的评审等工作作了统一部署。随后,又把会计电算化列入我国“会计改革纲要”,作为今后一段时期会计改革的重要。可以说,这次会议极大地推动了我国会计电算化的发展。
1988年8月在吉林市召开了“首届会计电算化学术研讨会”「注3,会上提出了实现财务软件通用化的几项措施。后来实践证明这套方案是可行的,不久按这些方案开发设计出了一批适用于不同类型企事业单位的通用化财务软件,并相继成立了几百家专门开发与营销商品化财务软件的专业公司,形成了庞大的财务软件市场,促进了我国财务软件水平的不断提高和计算机在我国会计工作中的推广应用。
1990年,财政部正式成立了核算软件评审委员会。按照规定,我国企事业单位在实施会计电算化工作的同时,必须使用通过财政部门评审的软件。由于境外软件的本地化偏弱,因而要通过评审并不容易,这无形中就形成一个壁垒,这也在一定程度给了我国财务软件一个成长壮大的时间。「注2
1994年,财政部又下发了《关于大力我国会计电算化事业的意见》,对培训、长远的发展目标提出了要求。「注4
2000年7月1日开始生效的新《会计法》,更是对机处理会计业务作出了明确的规定,为各单位使用财务软件提供了依据。
以上这些政策、法规的推出,都在舆论方面形成了一定的推动力,为财务软件业提供了极好的发展契机和较好的外部环境。
同样,我国会计电算化管理制度也经历了一个从无到有,从不完善到完善的过程。从1989年起,财政部先后了《会计核算软件管理的几项规定(试行)》(1989年)、《关于会计核算软件评审的补充规定(试行)》(1990年)、《关于加强对通过财政部评审的商品和会计核算软件管理的通知》(1991年)、《商品化会计核算软件的评审规则》(1994年)、《会计核算软件基本功能规范》(1994年)等法规。这些法规对会计核算软件的开发、管理起到了重要的作用。但由于会计电算化的发展非常快,使得会计电算化管理制度常处于不能适应会计电算化形势发展需要的情形,管理制度也就面临着经常修改与变换的过程。
三、大力开展会计电算化培训
发展我国的会计电算化离不开大量的会计电算化人才。会计电算化人才,大致可以分为管理型人才、操作型人才和技术型人才。1994年5月,财政部在《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》中提出了会计电算化知识的初、中、高三级培训计划。拟到2000年,大中型企事业单位和县级以上国家机关的会计人员有60%—70%接受初级培训,有10%—15%接受中级培训,5%接受高级培训。在财政部文件的指导下,各地的培训工作发展迅速。1995年年底,北京、上海、天津、重庆、西安、大连、哈尔滨、沈阳、深圳、广州、宁波、武汉、成都等各市财政局共审批电算化培训点215个,培训会计人员17万。「注5
在对会计电算化管理人员培训方面,主要由财政部会计司牵头举办。例如1995年4月由财政部会计司和全国财政干部培训中心联合举办了第三次会计电算化管理人才培训班。同年12月,会计司又在重庆市召开会计电算化管理工作座谈会,对电算化审计方面的知识、各地开展会计电算化的情况和经验、会计电算化培训具体做法以及今后会计电算化管理工作的计划和任务等进行了和交流。
同时,为了使各地的电算化培训规范化,1995年4月27日,财政部印发了《会计电算化知识培训管理办法(试行)》共14条,对会计电算化培训的具体实施作出了明确的规定。
随后,财政部会计司又公布推荐了会计电算化初级培训上机实习教学软件,包括安易、万能、华正、用友、润嘉、益和、四方、金蝶、华兴、远方、新星、汇理等共15个财务软件。
截止1998年年底,我国1200万会计人员中已经有200万人接受了比较正规的会计电算化知识培训并取得了合格证书。事实证明,通过培训和发放会计电算化培训合格证书的形式使得大多数会计人员了解和掌握了会计电算化基本知识和基本技能,无疑对加快我国会计电算化事业的发展起着巨大的作用。
四、会计电算化资料的出版
自1990年以来,财政部为了便于开展会计电算化工作的单位和使有关人员了解和掌握会计电算化的法规制度、动态、工作规划、实践经验、国外信息等以及为帮助广大的会计人员全面理解和掌握财政部1989年65号文件及1990、1991年有关商品化会计核算软件评审的补充规定的精神实质,由会计事务管理司分别编写了《会计电算化资料选编》第1、2辑、《会计电算化管理制度讲解》和《基层单位会计电算化》等书。
同时,财政部会计核算软件评审委员会工作组为了系统介绍商品化会计核算软件的评审工作的、步骤、组织程序等,推动这项工作更好的开展,并且让广大的会计人员更好的了解会计核算软件的评审工作,也于1992年7月编写了《商品化会计核算软件评审方法与实践》。
1.意识限制。
长期以来,财务管理工作使用珠算方式计算、纸质保存,如要推广应用会计电算化模式,不仅会计人员对会计电算化形式的使用需要很长的时间才能适应,而且利用电脑查数据的人员也难以顺利查阅。诚然,会计电算化形式在会计账务处理的普及和应用,首先要在人们心中树立会计电算化模式意识。
2.会计电算化人才限制。
由于部分会计员的文化程度较低,对会计电算化模式理解较少,在推广应用会计电算化模式就会面临困难。近来由于偏远地区的发展,有了充足的条件使会计电算化模式在广泛推行成为可能。但是没有合格的会计电算化人才,难以进行财务会计工作。3.会计电算化软件限制。目前的财务管理当中,应用会计电算化形式,遇到的又一障碍是没有通用的会计电算化软件。各软件使用方法不一样,报表汇总不兼容,数据不通用。所以当下,有通用的会计电处算化软件成为会计电算化模式在财务管理中普及推广的关键性因素。
4.资金限制。
由于经济发展,人们富裕要依靠资金的投入,各地经济发展也不相同,南北发展和东西差距很明显。要在财务管理中普及推广会计电算化模式,这是个漫长的时期,要不断有技术、资金和人员投入。会计电算化模式作为一种有效的财务管理方式,在管理中广泛应用,还要很长的时间。
二、应对措施
1.增强会计电算化意识。
会计电算模式是财务管理工作顺利开展的重要模式,推行应用会计电算化模式与经济工作的人员配备、管理制度的完善及资金的落实具有重要关系,会计电算化模式在财务管理中推行须要政府的支持和做好政策性宣传。所以,各级政府应当通过电视、报纸等方式为会计电算化模式的推广工作做好宣传,着实增强广大地方干部特别是会计人员的会计电算化意识,让其能够意识到会计电算化模式在财务管理当中所发挥的重要作用,从而有效推动会计电算化模式在财务管理中广泛推广应用。
2.大力度培训会计电算化人才。
会计电算化模式在财务管理中的推广要掌握会计知识、又要会电脑的人才。然而结合当前实际而言,全通晓这两项技能的人才很难寻找,这就要各级政府搞好会计教育和电脑教育相结合教育模式,加大会计人员的教育培训力度,理论联系实际,以促进会计电算化模式在会计账务管理中顺推行应用。
3.软件更新的力度要加大。
为了会计信息安全,需要有通用的财务软件用比较统一的标准来处理会计电算化模式在财务管理推行中出现问题。还要做好财务软件的适时更新工作,以适应会计电算化模式在应用,促进经济发展。
4.做好硬件投资工作。
会计电算化模式在财务管理中推行,而后普及,再一个是硬件不能少,政府应加大投资力度,以使会计电算化硬件水平逐步提高。从而促进会计电算化模式在财务管理中顺利推广。
三、结语
一、各种各样的宣传和发动
为推动我国的会计电算化,使其能够适合我国国情健康地发展,财政部和地方各级财政部门下大力气开展了多种形式的宣传和发动,并采取了很多措施,如向全国普及会计电算化基础知识等。
1991年,由财政部会计事务管理司、中国财政杂志社《财务与会计》编辑部、北京用友电子财务技术有限公司联合举办的“会计电算化知识普及有奖读书活动”,历时六个月,推动会计电算化知识普及和提高,增进广大财会人员对会计电算化的认识,共收到答卷7088份。
1994年9月21日到9月25日,由财政部、中国科学技术协会、中国会计学会联合举办的首届会计电算化成果展览会在北京民族文化宫隆重举行。参展单位共100多个,观众达数百万人次,是检阅我国会计电算化丰硕成果的一次盛会。参展单位既有管理会计电算化的财政部门、业务主管部门和实际应用的基层单位,也有为会计电算化服务的软件、硬件公司和从事会计电算化科研、教学的单位。展览会比较集中展示了会计电算化技术、应用、管理单位和部门的丰硕成果。为了推广这些成果,鼓励先进,展览会组委会组织了“会计电算化事业贡献奖和鼓励奖”评奖活动。山东省财政厅、广州市财政局、上海市财政局、万能公司、用友公司、远方公司、安易公司等16家单位获得贡献奖。大连市财政局、金蝶公司等获得鼓励奖。展览会上,中国会计学会中青年会计电算化分会同时举办了会计电算化学术研讨会,10名会计电算化专家报告了他们最新的研究成果。展览会上鉴定的财务软件销售合同200多万元,意向性协议2000多万元。
从这次展览会的全面胜利召开并取得丰硕成果来看,我国企事业单位已经普遍意识到会计电算化对于企事业单位发展的重要性,实施会计电算化的意识得到了极大的增强,在财务软件的设计方面有新的突破。从这次展览会上,我们也看到了国外的财务软件公司正凭借自己雄厚实力虎视眈眈的紧盯着中国巨大的财务软件市场。
1995年3月15日,中国会计学会中青会计电算化分会与计算机世界报在在北京联合召开《财务软件技术发展研讨会》,与会代表围绕我国财务软件技术的发展趋势的问题,从软件开发平台的选择、财务软件功能和技术的发展等方面进行了讨论。对于提高财务软件的质量,不断进步,起到了很好的推动作用。
同年11月24日,财政部会计司组织向全国推荐的安易、万能、华正、用友等15个会计电算化初级培训教学软件和6本会计电算化初级培训教材。
1996年4月北京召开的“会计电算化发展研讨会”上,与会者一致同意,在进一步提高我国“核算型”财务软件水平的基础上,大力发展我国“管理型”财务软件,并就开发和运用“管理型”财务软件中的各个方面提了一些具体意见和建议,会后一些财务软件专业公司和大中型企事业单位都为开发和应用“管理型”财务软件投入了一些力量,并取得了一定的成果。
1999年4月在深圳召开了有各省市财政部门管理会计电算化工作的同志参加的会议,会上提出了财政部和各省市财政厅(局)不再组织商品化财务软件的评审和替代手工记账验收等建议,并形成了“关于改进会计电算化管理工作的意见”。会后,进一步酝酿和建立在新形势下会计电算化管理体制,推动我国会计电算化事业向规范化、制度化、市场化方向发展。
二、政策与法规
作为财务软件管理部门,财政部从20世纪80年代开始,就对会计电算化作出了政策指导和支持。1987年,财政部下发了《关于国营企业推广应用电子计算机工作中若干财务问题的规定》,文件规定:“凡企业开展会计电算化需要购置的微型电子计算机,应尽量先用企业发展基金解决,确有困难的,经同级财政部门批准,对单个系统价值在5万元以下,可分项摊入生产成本。”在当时国营企业成本支出管理严格,计算机价格又相对较高的情况下,这一规定无疑对于推动会计电算化发展起到了举足轻重的作用。
1988年在上海召开了会计电算化工作会议,对制定各省(市)计算机在会计中应用规划、实施对财务软件的评审等工作作了统一部署。随后,又把会计电算化列入我国“会计改革纲要”,作为今后一段时期会计改革的重要内容。可以说,这次会议极大地推动了我国会计电算化的发展。
1988年8月在吉林市召开了“首届会计电算化学术研讨会”「注3,会上提出了实现财务软件通用化的几项措施。后来实践证明这套方案是可行的,不久按这些方案开发设计出了一批适用于不同类型企事业单位的通用化财务软件,并相继成立了几百家专门开发与营销商品化财务软件的专业公司,形成了庞大的财务软件市场,促进了我国财务软件水平的不断提高和计算机在我国会计工作中的推广应用。
1990年,财政部正式成立了会计核算软件评审委员会。按照规定,我国企事业单位在实施会计电算化工作的同时,必须使用通过财政部门评审的软件。由于境外软件的本地化偏弱,因而要通过评审并不容易,这无形中就形成一个壁垒,这也在一定程度给了我国财务软件一个成长壮大的时间。「注2
1994年,财政部又下发了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》,对培训、长远的发展目标提出了要求。「注4
2000年7月1日开始生效的新《会计法》,更是对计算机处理会计业务作出了明确的规定,为各企业单位使用财务软件提供了法律依据。
以上这些政策、法规的推出,都在社会舆论方面形成了一定的推动力,为财务软件业提供了极好的发展契机和较好的外部环境。
同样,我国会计电算化管理制度也经历了一个从无到有,从不完善到完善的过程。从1989年起,财政部先后了《会计核算软件管理的几项规定(试行)》(1989年)、《关于会计核算软件评审问题的补充规定(试行)》(1990年)、《关于加强对通过财政部评审的商品和会计核算软件管理的通知》(1991年)、《商品化会计核算软件的评审规则》(1994年)、《会计核算软件基本功能规范》(1994年)等法规。这些法规对会计核算软件的开发、管理起到了重要的作用。但由于会计电算化的发展非常快,使得会计电算化管理制度常处于不能适应会计电算化形势发展需要的情形,管理制度也就面临着经常修改与变换的过程。
三、大力开展会计电算化培训
发展我国的会计电算化离不开大量的会计电算化人才。会计电算化人才,大致可以分为管理型人才、操作型人才和技术型人才。1994年5月,财政部在《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》中提出了会计电算化知识的初、中、高三级培训计划。拟到2000年,大中型企事业单位和县级以上国家机关的会计人员有60%—70%接受初级培训,有10%—15%接受中级培训,5%接受高级培训。在财政部文件的指导下,各地的培训工作发展迅速。1995年年底,北京、上海、天津、重庆、西安、大连、哈尔滨、沈阳、深圳、广州、宁波、武汉、成都等各市财政局共审批电算化培训点215个,培训会计人员17万。「注5
在对会计电算化管理人员培训方面,主要由财政部会计司牵头举办。例如1995年4月由财政部会计司和全国财政干部培训中心联合举办了第三次会计电算化管理人才培训班。同年12月,会计司又在重庆市召开会计电算化管理工作座谈会,对电算化审计方面的知识、各地开展会计电算化的情况和经验、会计电算化培训具体做法以及今后会计电算化管理工作的计划和任务等进行了学习和交流。
同时,为了使各地的电算化培训规范化,1995年4月27日,财政部印发了《会计电算化知识培训管理办法(试行)》共14条,对会计电算化培训的具体实施作出了明确的规定。
随后,财政部会计司又公布推荐了会计电算化初级培训上机实习教学软件,包括安易、万能、华正、用友、润嘉、益和、四方、金蝶、华兴、远方、新星、汇理等共15个财务软件。
截止1998年年底,我国1200万会计人员中已经有200万人接受了比较正规的会计电算化知识培训并取得了合格证书。事实证明,通过培训和发放会计电算化培训合格证书的形式使得大多数会计人员了解和掌握了会计电算化基本知识和基本技能,无疑对加快我国会计电算化事业的发展起着巨大的作用。
四、会计电算化资料的出版
自1990年以来,财政部为了便于开展会计电算化工作的单位和使有关人员了解和掌握会计电算化的法规制度、理论动态、工作规划、实践经验、国外信息等以及为帮助广大的会计人员全面理解和掌握财政部1989年65号文件及1990、1991年有关商品化会计核算软件评审的补充规定的精神实质,由会计事务管理司分别编写了《会计电算化资料选编》第1、2辑、《会计电算化管理制度讲解》和《基层单位会计电算化》等书。
同时,财政部会计核算软件评审委员会工作组为了系统介绍商品化会计核算软件的评审工作的方法、步骤、组织程序等,推动这项工作更好的开展,并且让广大的会计人员更好的了解会计核算软件的评审工作,也于1992年7月编写了《商品化会计核算软件评审方法与实践》。