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人事档案管理系统分析
时间行进到21世纪,以计算机技术为主体的高新技术群体已经将触角深入到国发经济的方方面面。在市场经济的大环境下,越来越多的人士逐渐认识到用计算机技术进行名类管理,交流的便捷。基中最实出的是要算在厂矿企事业单位的人事档案的计算机管理了。
人事档案数据库管理系统是一个为适应当前各个行业对人事信息管理的迫志需求而设计开发的软件系统。该系统的前台采用的是VB6.0软件开发系统,后台数据库采用的是Acce20__数据库。
整个系统有数据库文件和数据库管理系统两大部他构成。后台的Acce20__数据库文件是集中存储并管理分类人事档案信息的大本营,而前台的数据库管理系统是用来为数据库中的各种资料进行各种基本操作和管理。
一、总体结构和主要功能
人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况,工作情况,简历,政治情况等各方面信息,内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质,总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行服务,对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询,统计等功能。总体上说具有编辑,查询,用户管理,图表统计等功能。
(一)灵活的数据记录编辑功能,可以随时对记录进行增加,修改,更新,删除,浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面,可以实现对某项记录定位,再进行编辑,修改,更新。
(二)多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中呆对保种情况,多种条件下的人员情况进行统计查看。(三)具备分级用户权限管理设置,以确保档案的保密性和安全性。
(四)具有分类统计,使用图表显示的功能,该统计图表可根据数据库中记录情况的变化而变化。
(五)具有比较友好的人机界面,各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。
(六)具有辅助表管理功能,主要是对“学历”表中的字段“学历”,“部门表”中的字段“部门”,“政治面貌”表中的字段“政治面貌”,“职称”表中的字段“职称”,进行添加,修改,删除操作。
人事档案管理系统模型如下:
启动窗体
口令检验
主窗体
二、各模块功能
1、用户管理
(1)设置用户
功能:设置使用人事管理系统的用户及其使用权限。
整个人事管理系统由多个功能模块组成,不同的模块完成不同的功能,所以可以为不同的职工分配不同的功能,使其具有不同的权限,完成其权限所对应的功能,从而很好地管理好整个系统。
操作:选择该功能后,屏幕上显示出所有人事管理系统员工的用户名称。这时,可进行如下的操作:
1:增加:增加一用户。按该按钮后,就可输入新用户的内容,如:用户名称,密码和权限。所输入得登录名一定不能重复。
2:修改:修改用户设置。按该按钮后,就可修改选中用户的用户名,密码和权限,每一权限对应系统菜单上的一项功能,可为该用户选择任意的权限。用户在使用本系统时,要求输入用户的口令,为了安全,用户需建立一个只有自己才知道的特殊口令,
通常,系统的权限分为三大部分,即:
管理权限:设置用户和系统参数。
输入权限:档案卡片生成、个人简历输入和家庭成员输入。
查询权限:档案查询、档案统计。
根据需要,可以把这些功能分配给不同的员工。
3:删除:删除用户。按该按钮后,经确认,则选中的用户被删除
(2)用户登录
功能:用户登录进入人事管理系统。系统启动后,首先要做的就是用户登录。若不登录系统,所有功能都无法使用。用户只有登录系统后,根据其具有的权限,才能执行一定的操作。
操作:进入该功能后,要求输入用户的登录名及其口令,只有其登录名和口令完全正确,才能进入工资管理系统。系统会根据为用户分配的权限,设置其对应的功能为有效,用户就可操作该功能。
2、辅助表管理
辅助表管理功能是高级管理员及中级管理员拥有的权限,它的功能是对数据库进行新表的添加。主要是对“学历”表中的字段“学历”,“部门表”中的字段“部门”,“政治面貌”表中的字段“政治面貌”,“职称”表中的字段“职称”,进行添加,修改,删除操作。通过它的这个功能可以有效的对本单位人事部门的扩充进行及时的计算机管理。只要管理员进行简单的数据字段添加即可。
档案编辑模块中有4个子模块。他们是档案卡片、个人简历、家庭成员、历史档案等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同,普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。
(1)档案卡片管理
功能:对全部员工的信息进行浏览;添加记录;对员工的详细资料进行修改;删除员工记录;按编号进行查找,快速查找该员工的详细资料;按某一字段的内容进行筛选,筛选最后的结果是将和所选内容相同的全部找到。
(2)个人简历管理
功能:该模块与档案卡片管理类似,但是在界面设计上有一些不同,可以对员工个人简历进行全局浏览。除了浏览信息的功能外,还有一些基本操作的功能:添加记录;对已有员工的个人简历信息进行修改;删除员工个人简历的记录;可以按编号进行查找,快速查找该员工个人简历的资料。
(3)家庭成员管理
功能:对全部员工的家庭成员信息进行编辑,浏览;实现方法同个人简历功能实现的方法一样。
(4)历史档案管理
功能:对于一些从档案卡片中删除的员工信息记录,需要存下来以供将来进行统计。此模块的主要功能就是完成对从档案卡片中删除的员工信息记录的保存工作。
4、档 案查询
功能:对档案卡片的查询功能,包括唯一条件查询和模糊条件查询。
该模块的主要分为两部分:一是完成选择要查询的字段、条件操作符等功能;二是用来显示用户进行查询的完整条件及查询、退出按钮。当查询的条件选择完毕,点击确定按钮,在显示部分显示出来后,点击查询按钮才正式完成该模块的查询功能。会调出另外一个窗口来显示用户所要查询的符合条件的所有员工的资料。根据档案卡片中的各字段,选择相应的条件操作符输入相应的值即可进行档案查询。查出的记录可按两种形式浏览:只有该员工档案卡片中的资料;综合该员工档案卡片、个人简历、家庭成员中的所有资料。查询用户可以按自己的需要选择两种浏览方式。在这里可以查到符合程序要求的任何信息。再这里的选项中输入规定的范围即可查到相关的人事信息。
5、档案统计
功能:综合统计、单项统计和图表统计。单项统计是输入规定的要求后进行的统计它可以较详细直观的统计出要求的结果。图表统计可以详细的按性别、按政治面貌、按职称级别、按学历以直方图和饼型图进行表示。档案统计模块,分三个小模块:
(1)综合统计:综合统计中将单位内所有的人事信息进行全面的统计。该模块主要是综合各方面的人数统计;对各部门的人数、符合档案卡片中各字段条件的员工人数、各年龄段人数以及工龄段人数等的统计。并且本查块提供重新统计功能,方便在一定时间段内对各项人数的进行更新,保持数据库中数据的即时性。
(2)单项统计:是按各单项条件对人数的统计功能。分为四部分:在选择分组统计的字段,一次只可选择一个字段;可选择统计条件,包括条件操作符及条件值;可选择统计是否包括平均工资汇总及工资总额汇总;可显示要统计的完整条件,包括上述的分组字段、完整的统计条件及是否包括各类工资汇总。每完成一项选择,要点击确定按钮,各条件才能在右下角显示出来以供统计。可同时选择分组统计、条件统计、工资汇总,也可只选择一项来进行统计。。
(3)图表统计:将各类统计图表化。用户可以选择按性别、政治面貌、职称级别或学历进行人数统计。用户还可以选择直方图或饼形图的图表显示方式.
三、功能的实现方法及实现的代码
1、本系统中VB6与数据库是如何连接的?写出简要代码?
本系统采用的数据库是Acce20__数据库,使用是ADO(ActiveDataObject)代码访问方式,它通过在程序中的一段代码与数据库建立连接。
代码如下:
PrivatecAewADODB.Coection
DimStrSqlAtring
c.Provider="Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
c.Coectiotring="d:\VB\Acce20__\rs.mdb"
c.Open
注:在进行ADO方式数据库的连接时,要先进行类型库引用:
MicrosoftActivexDataObject2.6library
2、浏览、恢复、添加、保存、修改、查找、筛选、解除筛选、排序、恢复排序、退出各功能是如何实现的?写出简要代码。
浏览:先将数据库打开,然后选择所需的表进行操作。
代码如下:
Publicrs1AewADODB.Recordset
DimStrSqlAtring
StrSql="select*from档案卡片orderby职工编号"
rs1.ActiveCoection=c
rs1.CursorType=adOpenKeyset
rs1.CursorLocation=adUseClient
rs1.LockType=adLockOptimistic
rs1.OpetrSql
移动记录指针有四种方法:(1)记录首:rs1.MoveFirst(2)前一个:rs1.MovePrevious(3)后一个:rs1.MoveNext(4)记录尾rs1.MoveLast
恢复:恢复功能是在用户选择添加或修改后出现的,是为了使用户在进行误操作后能够恢复数据的一个功能。
代码为:rs1.CancelUpdate
添加:在编辑窗口中,先将文本框清空,然后进行添加。并且要判断所输入的信息与所建的表的格式符合。最后添加到库中。
代码为:rs1.AddNew
保存:rs1.Update
修改:修改的的功能是与添加类似的,但是他会更新数据库中被要求修改的记录。先将各个字段所对应的控件置为可用,然后进行修改。修改之后保存。
IfAddNewOrModify="Modify"Then
RsMain.rs2.Update
temp=RsMain.rs2.Fields("序号")
RsMain.rs2.Requery
RsMain.rs2.Find"[序号]=’"&amtemam"’",,,adBookmarkFirst
EndIf
查询:代码为,
StrSql="select*from个人简历orderby职工编号"
RsMain.rs2.ActiveCoection=RsMain.c
RsMain.rs2.CursorType=adOpenKeyset
RsMain.rs2.CursorLocation=adUseClient
RsMain.rs2.LockType=adLockOptimistic
RsMain.rs2.OpetrSql
SetDataGrid1.DataSource=RsMain.rs2
筛选:代码为,
Fieldame=RsMain.lrs1.Fields("职工编号").Name
IfLen(Trim(Label1.Caption))=0Then
FilterStr=Fieldame&am"=Null"
Else
FilterStr=Fieldame&am"="&am"’"&amLabel1.Captioam"’"
EndIf
RsMain.lrs1.Filter=FilterStr
排序:代码为,
RsMain.lrs1.Sort=Fieldame’ASCENDINGDESCENDING
删除:代码为,
RsMain.rs2.Delete
退出:关闭记录集操作,代码为,
RsMain.rs2.close
UnLoadMe
3.本系统浏览和修改是两个界面,是如何实现的?写出基本思想。
系统中浏览和修改的界面不同是因为在点击相应的按钮时通过布尔型变量控制不同控件的Enabled属性为True或False来实现的。
在浏览时信息的显示窗口采用的是Lable控件不能进行修改,并且将他们Enabled设置为True,而将和他们放在一起的其他控件Enabled设置为False,而在进行修改时浏览时显示信息的lable控件的Enabled属性变为False而和他们重合的其他控件的Enabled属性变为True,这样就实现了浏览与修改的不同的两个界面。
4.照片是如何使用的?写出基本思想。
照片在系统文件的PICTURE文件夹下,照片的文件名与系统中职工编号相对应,当选择某个职工时,程序读取他的职工编号与照片文件名一致时就会显示照片。如果将照片文件名更改,则系统就不能正确的读取照片的信息了。
代码为:
DimiAsInteger
DimboolAoolean
DimfnameAtring
DimpicturepathAtring
fname=Trim(Label1.Caption)&am".bmp"
IfDir("f:\VB\Lpicture\"&amfname)=""Then
bool=False
Else
bool=True
EndIf
Ifb ool=TrueThen
picturepath="f:\VB\Lpicture\"&amfname
Else
picturepath=""
EndIf
Image1.Picture=LoadPicture(picturepath)
5.单击照片可以显示该记录的个人简历和家庭成员,该功能是如何实现的?写出基本思想。
单击照片时激发了Image控件的click事件,程序会按调用同样职工编号的职工资料显示窗体(Rs1Rs2Edit)。这样就实现了单击照片显示个人简历和家庭成员。
代码为,
PrivateSubImage1_Click()
IfRs1Edit.Text1.VisibleAndLen(Trim(Rs1Edit.Text1.Text))=0Then
ExitSub
Else
LoadRs1AndRs2Edit
Rs1AndRs2Edit.Show1
EndIf
EndSub
6.本系统中的三个表,档案卡片表、个人简历表和家庭成员表是如何实现数据参数完整性的(连续更新、连锁删除)?
在数据库的关系中右键单击表之间的连线可以弹出编辑关系,选中实施参照完成性,在选中级连更新相关字段、级连删除相关记录就可以实现数据的连续更新和连锁删除了。
四、在查询模块中,下述功能是如何实现的?
1.《请选择字段》列表框中的内容是从表中取出的字段名,简述基本方法并写出简要代码。
DimiAsInteger
List1.Clear
Fori=0ToRsMain.rs1.Fields.Count-1
List1.AddItemRsMain.rs1.Fields(i).Name
Nexti
List2.Clear
List2.AddItem"等于"
List2.AddItem"不等"
List2.AddItem"小于"
List2.AddItem"小于等于"
List2.AddItem"大于"
List2.AddItem"大于等于"
List2.AddItem"在...之间"
List2.AddItem"不在...之间"
List2.AddItem"Like操作符"
2.多个条件的组合查询代码如下:
PublicQcAewADODB.Coection
PublicQrsAewADODB.Recordset
s1="["&amList1.List(List1.ListIndex)&am"]"
s2=List2.List(List2.ListIndex)
s3=Text1.Text
s=s1&am2&am3
DimStrSqlAtring
Qc.Provider="MSDataShape.1"
Qc.Coectiotring="DataSource=f:\VB\Acce20__\rs.mdb"_
&am";DataProvider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
Qc.Open
StrSql="SHAPE{select*from档案卡片where"&amam"orderby职工编号}"&am"AEND({select*from个人简历}RELATE[职工编号]to[职工编号]),"&am"({select*from家庭成员}RELATE[职工编号]to[职工编号])"
Qrs.ActiveCoection=Qc
Qrs.CursorType=adOpenKeyset
Qrs.CursorLocation=adUseClient
Qrs.LockType=adLockOptimistic
Qrs.OpetrSql
五、统计模块中的综合统计中,可实现部门的动态变化,简述实现的基本思想。
在综合统计的窗体中有重新统计按钮,该按钮的功能就是实现数据的动态统计功能。在重新统计的功能中有实现重新统计的代码。由于添加数据后数据提交到数据库,这事重新统计按钮在打开这个表,所以数据就是新的了。通过设置一个循环变量I,在表里进行循环统计,每经过一个字段,i的值加1,最后在对应响应的项目提交到数据库中,通过DataGrid控件输出显示出来。
RsMain.c.Execute("DELETEFROM综合统计")
摘要]网络经济改变了整个社会经济的生产结构和劳动结构,打破了传统的企业管理模式和会计模式,由此,也动摇了传统会计理论的框架。本文从网络会计时空观的角度,对当前我国会计假设理论的不足进行剖析,认为在网络经济环境下,会计系统以计算机、网络技术等新型的信息处理工具置换了传统的纸张、笔墨和算盘,而这种置换不仅仅是简单的工具改变,也不再是手工会计的简单模拟,更重要的是它所带来的对传统会计理念、理论与方法前所未有的冲击与反思,并由此而引发叉一场会计发展史上的大革命。
[关键词]网络经济会计时空观会计假设缺陷会计系统变化
在我们跨入21世纪之际,由现代信息技术,特别是网络技术引发的全球信息化浪潮冲击着传统社会生活的每一个角落,网络化、数据化、知识化已成为时代的主旋律。网络时代改变了整个社会经济的生产结构和劳动结构,打破了传统的企业管理模式和会计模式,由此,也动摇了传统会计理论的框架,其中,首当其冲的是改变了会计的时空观。
一、网络经济与会计
现代社会经历的信息革命是人类历史上文明发展的崭新阶段。随着20世纪40年代末信息论、系统论、控制论的产生,经典理论中关于宇宙\"实体\"和能量要素的观念被物质、能、信息三要素理论所取代。从信息角度对事物客体加以新的描述,已成为现代人的认识和思维方式。[1]目前,微电子技术、现代通讯技术、生物工程、人工智能、CI设计等知识密集型产业的迅速倔起,形成了继第一产业(农业)、第二产业(工业)、第三产业(商业)之后的第四产业,从而将人类社会从\"工业文明\"推进到\"信息文明\"。在现代信息技术的催化下,全球的网络经济已具雏形,网络己不仅仅是信息传递的媒介,更为企业的生产经营活动提供了新的场所,开创出一些全新的经济组织(如虚拟企业)和经营方式(如电子商务)。因特网给世界经济上足了发条:以往建立一个公司直到其上市,通常需要几年甚至十几年时间,可是今天的网络公司,从几个人的小作坊摇身一变成为几亿美元的上市公司,只需十个月;电子计算机从50年代开始发展,40多年间,从286到386……到奔腾,芯片的发展速度呈现出每18个月翻一番,同时保持成本基本不变的趋势,这就是著名的\"摩尔定律\"。因特网驱赶着IT业一路狂奔,加紧工作,不断创新,因为18个月后\"不成功便成仁\"。可以说,因特网己渗透到整个世界的每一角落,正深刻改变着经济社会的\"游戏规则\"。[2]
会计是社会生产力发展的产物,\"经济越发展,会计越重要\"。会计作为社会经济计量的支柱,从内容到形式总是体现着各个时代经济发展的主要风貌,它的不断发展标志着社会文明和经济管理的进步。就信息文明对会计学科的影响而言,它便会计发展史经历了由会计电算化到会计信息化两次重大变革。
会计电算化是以电子计算机替代人工记账、算账、报账的过程,它的出现是会计技术手段上的一次\"革命\"。会计电算化的到来,把广大会计工作人员从那种日夜埋头于抄写、计算、整理、汇总、核对等繁重的手工作业中解放出来,使他们得以腾出精力,逐渐由\"核算型\"转向\"管理型\",从而提高了会计工作的效率,促进了会计工作的规范化,为整个管理规则的信息化和现代化奠定了基础。值得注意的是,尽管手工会计系统的纸张、笔墨、算盘己被电子计算机所替代,但会计规则(如会计假设、会计原则)并没有因使用计算机而改变。因此,有人将此时的电算化会计系统称之为\"手工会计系统的仿真\"。[3]
近期来,现代信息技术、尤其是网络技术在会计领域的应用和发展,预示着会计技术手段由会计电算化进一步跨越到会计信息化阶段。会计信息化的目标是通过将会计与现代信息技术(主要是网络技术)的有机结合,对会计基本理论与方法、会计实务工作、会计教育等多方面均进行全面发展,进而据以建立满足现代企业管理要求的会计信息系统。因此,会计信息化的本质是会计与现代信息技术相融合的一个发展过程。作为会计发展史上的又一个里程碑,会计信息化是一次\"质\"的飞跃,其意义在于:它不再是会计技术手段的简单替代,或电子计算机的延伸,而是由此引发的对现行会计规则的挑战,以及对传统会计理论与方法的整合。对此,一些有识之士,适时提出\"网络财务\"[4]或《网络会计\"的全新概念。
二、从网络经济角度重新审视会计的时空观
康德哲学认为,宇宙本体之下,最基本的范畴是时间和空间。经济学意义上的时空观意味着满足人类需求的衡量:农业文明,产品生产者就是自身产品的需求者,没有商品交换,没有产品的社会性,不需要也不可能跨越时间和空间去满足他人需要;工业文明,产品变成商品,扩大了人们的经济交往范围。商品生产者投人资本进行商品生产,资本是一种时间的等待,就是牺牲当前的消费,投资于长远的利益。此外,为实现商品价值,需要通过动力型的生产力,也就是蒸汽机来跨越商品生产者与商品消费者之间的空间距离;信息文明,由于因特网,世界变成了一个地球村,此刻,时间和空间的距离又变小了。只要在线,发个E@M队IL,瞬间即可沟通信息,与地球另一边的企业距离变得很近。如不上网,与隔壁企业的距离却很远,这完全是另外一种意义上的时空概念。因特网的本质就在于使时间和空间的距离为零,或近似于零,也就是便距离带来的磨擦系数降低,减少科斯所说的交易成本,加速度地实现商品流通。[5]目前,随着信息文明的到来,会计所面临的社会环境和经济环境与工业时代相比,发生了巨大变化。但现行的会计理论与方法仍局限于工业文明的层次,这种过时的思维模式如同机器上的固定齿轮,僵化呆板而又缺乏大局观。如果从网络经济的角度重新审视,展示在我们面前的将是一片会计时空的新视野。
(一)网络会计的空间观对会计主体假设的影响
空间,是指运动着的物质的伸张性和广延性,一定的空间范围对物质运动的发展有制约和影响作用。传统会计的主体假设从空间上限定了会计工作的具体范围,在这一假设基础上,资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等基本要素才有空间的归属。[6]在网络经济时代,企业作为会计主体,其外延不断变化,至少表现在两个方面:
1.模糊性。例如,已构成母、子公司关系的企业集团出现后,会计为之服务的主体已具有双重性;再如,基于网络的一种临时性结盟组织(VIRTUALFIRMS虚拟公司)已不同于传统意义上的企业组织,它借助于计算机网络根据工作任务或市场变化的需要,可以迅速地进行分合、重组,即其\"主体\"可能时而膨胀、时而缩小、甚至解散;[7]以及近期出现并快速发展的基金项目。如此,便会计核算的空间范围处于一种模糊状况。对于会计主体的这种模糊性,需要重新认识和拓展会计主体假设的空间界限。
2.整合性。随着全球经济一体化和国际资木流动的加剧,企业间不断进行分化、重组、兼并,跨地区、跨行业、强弱联合、强强联合,成立企业集团,乃至跨国集团公司,会计主体呈不断整合之势。以往由于受传统方式的空间局限,集团型企业(总公司)对异地机构(子公司、分公司)的会计核算和财务管理,在技术难度和管理成本上都是高昂的。因而,在一定程度上,制约了资本的流动和企业的整合。基于互联网的会计系统突破了这一空间局限,无需远行,通过远程报表、远程监控,使物理距离变成鼠标距离,使其管理能力能够轻易地延伸到全球的任何一个结点。从而,也使得\"大企业变小\"、\"复杂机构变得简单明了\"。从这个意义上来说,又缩小了会计为之服务的空间范围。
(二)网络会计的时间观对持续经营、会计分期假设的影响
时间,是指事物运动的持续性和顺序性,是运动着的物质存在的形式。时间是无限的,但具体事物运动的时间是有限的,它是一种不可再生的资源。持续经营假设和会计分期假设确立了会计工作的时间范畴,前者设定会计主体是一个\"健康肌体\",后者的设定是为了便于对会计主体\"健康状况\"的定期诊断。网络会计对持续经营、会计分期假设的突破表现在:
1.即时性。持续经营假设设定了企业在未来的一定期间内不会发生解体清算的前提条件,这是进行资产计价和收入配比、费用分配的基础。但现代经济中的不确定因素不断增加,随时都可能导致企业解体,比如,按照\"摩尔定律\"IT业企业的生命周朔只有18个月;而短期的基金项目、网络会计的虚拟公司是一种临时性组织,从事的多是一次易,完成后即告解散,生命周期极短,显示出即合即分的\"即时性\"特征。因此而引发对持续经营假设的否定,缩短了会计的时间界限。
2.实时性。会计分期假设为定期报告企业财务状况,确定经营损益提供了前提,同时,它也是权责发生制、会计要素确认与计量的依据。在网络环境下,计算机强大的运算和传输功能,使手工处理信息高成本的障碍被扫除。如果说PC时代的会计系统主要解决工作量问题,那么网络会计将在此基础上重点突破速度问题。时间上便会计核算从事后达到实时,财务管理从静态走向动态,只要需要,无需顾及和等待会计期末,击点鼠标即可生成所需的会计信息,丰富了会计信息的内容,提高了信息的质量和价值。由此,可以满足期货业务、衍生金融工具的特殊需求,满足广大投资者(股民)的投资需求,去年11月,国际会计准则委员会就了\"因特网上的会计报告\"的文件。网络会计的实时性便会计分期假设消除了时间的断点。
三、穿越网络时空隧道的会计反思
会计的时空观是构架会计理论与方法的哲学。网络环境下,它的重大改变必将引起会计系统的一系列变化:
l.集成化。会计信息是对企业经济活动的反映,其数据源于业务部门(如,人、财、物、供、产、销)。基于互联网的企业管理信息系统,将企业整个生产经营活动的每个信息采集点都纳入企业信息网之中,大量的数据通过网络从企业各个管理子系统(如生产管理系统、库存管理系统、人事管理系统)直接采集,并通过公共接口,与有关外部系统(如银行、税务、经销商等)相联结,便会计系统不再是信息的\"孤岛\",绝大部分的业务信息能够实时转化,直接生成会计信息,会计数据处理呈集成化之势。
2.简捷化。由于电子计算机具有强大的运算功能,系统由计算机来执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多技术环节,如平行登记、错帐更正、过帐、结帐、对帐、试算平衡等。[8]再者,计算机又承担起存货计价、成本计算和计提折旧等繁杂的核算工作。因此,相对于手工会计而言,会计电算化的技术性及其复杂程度也大幅度降低,传统的手工会计处理将逐渐退出历史舞台。
3.多元化。即:(1)收集与提供信息多元化。在经济社会一体化、数字化、网络化的基础上,会计系统通过对企业内外各个机构、部门的信息接口转换、接收货币形态的信息,同时亦可接收非货币形态的相关信息,其信息渠道更加宽敞;随着多媒体技术的采用,电算系统除了提供数字化信息,也可提供图形化信息(如财务分析、预测的直方图、折线图)以及语音化信息(如有声财务分析报告);(2)处理信息方法多元化。电算化条件下,会计系统在主体认定的计算方法(如固定资产折旧的直线法)的同时,如果需要亦可选用其他备选方法(如双倍余额递减法、年数总和法)进行计算,比较差异。为加强管理与考核,甚至可以启用手工方式下所不得不放弃的核算方法,例如,零售企业的\"售价数量金额核算法\"、工业企业的\"作业成本法\"等全新的核算方法;此外,由于系统可以接收(或调用)大量非货币形态的相关信息,便于系统运用有关数学模型,进行财务分析、预测和决策;(3)提供信息空间多元化。借助于信息处理方法多元化的结果,会计系统提供信息的空间非常广阔,根据需要,有货币形态的信息,亦有非货币形态的相关信息(如职工的招聘与下岗、社会公益事项),既有历史信息(历史成本),也有现在信息(重置成本、公允价值)和未来信息(预定成本、目标利润),最终的会计信息将摆脱现有模式,能够满足不同用户的个性需要,用户可以通过\"菜单\"或\"会计频道\",[9]选择搭配会计信息的\"套餐\"或\"节目\"。
4.电子化。我国会计电算化的初级阶段便会计手段由算盘到键盘,从账本到磁盘。而网络会计将便会计介质继续变化,迅速走向电子化,如各种发票、结算单据均以电子化的形式出现,会计数据流动过程中的签字盖章等传统确认手段失去意义。此外,随着电子商务的兴起,货币的\"质地\"也将变化,不再是原来的纸币或硬币。网络会计环境是一个集供应商、生产商、经销商、用户、银行等机构为一体的网络体系,巴不存在货款的直接交易,而代之以电子货币进行网上结算。计算机信息处理的集中性、自动性,使传统职权分割的控制作用近于消失,信息载体的改变及其共享程度的提高,又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效。[10]对此,现代信息技术给企业的内部控制赋予了新的内涵:如口令控制、数据加密、职能权限管理、访问时间权限管理、操作日志管理等。
5.开放化。基于互联网的会计系统,大量的数据通过网络是从企业内外有关系统(如证监会、银行、企业的生产部广]、人事部门等)直接采集。特别是企业外部的各个机构、部门(如会计师事务所、财政、审计、税务、银行、证券监管、保险监管等)可根据授权,在线访问,通过Intemet进入企业内部,直接调阅会计信息。瞬间沟通便会计信息系统由封闭走向开放,由数据的微观处理逐步登上宏观数据运作的殿堂。对此,企业会计信息系统必须注意系统的安全性,加强回叫设备(C/L「一BM旺DEVIC磅)以及防火墙(FI旺WML)等技术,防止网上泄密和恶意攻击。[11]会计信息透明度的增强,有效地避免会计处理的\"黑箱\"操作,有利于对企业会计信息系统的社会监督和政府监督。
6.智能化。电算化会计系统可以理解为一个由人、电子计算机系统、网络系统、数据及程序等有机结合的应用系统。它不仅具有核算功能,而且更具控制功能和管理功能,因此,它离不开与人的相互作用,尤其是预测与辅助决策的功能必须在管理人员的参与下才能完成。所以,会计信息化不再是一个简单的模拟手工方式的\"仿真型\"或\"傻瓜型\"系统,而是一个人机交互作用的\"智能型\"系统。目前,随着我国经济体制改革的深化,面对已经来临的全球化知识经济的浪潮,会计工作加快了由核算型向管理型的重心转移。由此,要求会计系统必须放大功能,而网络会计所表现出来的集成性、简捷性、开放性、多元性、实时性等技术特征,为此提供了坚实的技术基础。并且,在这种战略性转移的过程中又不断推陈出新,例如,建立以会计为核心的\"企业管理信息系统(EIP)\"[lz]、\"智能型会计专家系统\"等,从而,又推动会计职能向更深的层次延伸。
综上所述,在网络经济环境下,会计系统以计算机、网络技术等新型的信息处理工具置换了传统的纸张、笔墨和算盘。而这种置换不仅仅是简单的工具改变,也不再是手工会计的简单模拟,更重要的是它所带来的对传统会计理念、理论与方法前所未有的、强烈的冲击与反思,如果我们能够认识到这一点,充分发挥现代信息技术的潜能,将会引发又一场会计发展史上的大革命。
主要参考文献:
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