档案管理员岗位精选(九篇)

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第1篇：档案管理员岗位范文

一、档案信息化管理存在的问题

目前，县级公安机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，普遍存在的问题大致可归纳为四类。

（一）信息化意识不强。少数档案管理员思想观念守旧，对档案工作的认识还停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于“整理凭经验、利用提案卷、查阅翻档案”的工作模式，对学习应用档案信息化存在畏难情绪，片面认为信息化管理既难学又不可靠，且加大了档案员的工作量，学习应用档案信息化知识的积极性不高。

（二）信息化素质不高。多数档案管理员专业不对口，大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用“复合型”人才不多。

（三）档案信息化投入不多。多数基层派出所的档案信息化管理设备相对落后，不能满足档案信息化管理需求。

（四）信息化利用不广。由于缺乏健全、规范的管理流程，使得县级公安机关档案信息化管理不能收到应有的或最佳的实战效能。一是研判少。大多数单位编研成果质量不高，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策作用。二是应用少。有的单位忽视了档案资料服务实战的作用，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源的闲置。

二、产生问题的主要原因

（一）认识上存在误区。少数单位领导对档案工作重视不够，存在“说起来重要、干起来不要”的现象，档案员政治待遇低，个人发展前途面窄，经济待遇不高，导致档案管理人员缺乏工作积极性。

（二）档案队伍不固定。受警力不足制约，基层派出所档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量。

（三）经费上缺乏保障。公安机关经费紧张是普遍现象，用于档案收集、整理、保管、信息化应用的资金投入更是杯水车薪，不利于档案在各项工作中发挥应有的作用。

（四）机制落实不到位。有的单位档案信息化管理方面虽然制定了许多的制度和机制，但没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象。在实际工作中，档案工作成效在绩效考核中比重很少，档案信息化考核更是少之又少，导致一些制度、规定难以落实到位。

三、加强县级公安机关档案信息化管理的几点浅见

加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从警务运作、公安执法，到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作的方方面面。

（一）提高认识，转变观念。一要强化正面引导。充分利用会议、谈心等方式，教育档案管理员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不称职，就会丢掉工作岗位，切实提高其工作的主动性。二要稳定档案队伍。要挑选一批懂公安业务、懂档案工作、懂信息化操作技能的民警，充实到档案队伍中来，并保持人员相对固定。对表现突出的档案民警，要在表彰奖励、提拔使用中优先考虑，提高档案队伍的向心力。

（二）加强培训，提高素质。一要强化专题培训。要针对档案信息化管理要求，有针对性地组织档案管理人员系统学习档案专业知识、计算机基础知识、文字处理技术、档案管理软件应用，通过专题培训和实际操作，进一步提高档案管理员信息化能力和档案管理工作水平。二要强化岗位培训。要利用集中培训、不定期考核等方式，组织档案管理人员加强对档案业务知识和相关公安业务知识的学习，使档案管理员做到“懂公安业务、懂档案工作、懂信息技术”。三要强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，使档案人员自觉地进行业务交流、研究，取长补短，拓宽视野，更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。

（三）科学建设，加强保障。一要积极争取，保障经费到位。档案信息化建设投入大、效果不直接显现。档案部门要积极宣传档案利用的成果，争取领导的重视和支持，将档案信息化建设经费纳入单位财政经费预算之中，加强对资金的合理使用，提高资金的使用效益。二要打破壁垒，保证高度共享。要根据公安实战工作需要和档案信息化建设实际，逐步将各业务部门相关档案信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享，为基层实战应用提供更大的便利和信息支持。

第2篇：档案管理员岗位范文

［关键词］渔业检测实验室；档案管理；对策研究

引言

检测实验室档案是实验室管理活动直接形成的历史纪录，具有原始性、记录性和凭证性。渔业检测实验室档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作，是检测工作的重要保证，也是实验室管理工作的重要组成部分。目前，对于档案管理工作研究非常多，但对于渔业检测实验室档案管理研究的比较少，不够深入，而且随着实验室业务量的不断增大和管理手段的不断发展，有必要对实验室档案管理工作进行新的研究和探索，确保实验室整体管理水平不断提高。规范、科学地做好渔业检测实验室档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作，对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况，提高渔业检测实验室管理水平具有重要意义。本文结合实验室体系文件要求和自身管理工作经验，阐述渔业检测实验室档案管理工作的主要内容，分析存在的普遍问题，进一步探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的方法，为同行实验室档案管理工作提供参考。

1渔业检测实验室档案管理工作内容

实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。渔业检测实验室档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情况，档案管理工作要规范、准确、及时。

1．1资料收集和台账管理

渔业检测实验室档案资料包括人员档案、质量体系文件（质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格）、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料，统一交档案室，档案管理员负责档案资料的接收，按交档部门登记造册，记录资料内容、交接时间，交接双方签字确认，形成台账。1．2资料整理和保存正式归档前，档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。渔业检测实验室归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类；按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目，分别存放在档案柜内，受控文件要加盖受控章。

1．3档案发放、借阅和回收

实验室领导签批体系文件后，由档案管理员负责分发给各部门和人员；受控文件丢失，由相关人员提出书面申请，经质量负责人批准后，由档案管理员补发，并注销原分发号，给予新分发号。实验室文件和信函发放前，经中心领导批准后，档案管理员复印，按相应范围分发，原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》，经相关业务部门负责人批准后，由档案管理员发放，重要文件资料或保密性文件的借阅，经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作，做好相关记录。

1．4档案作废和销毁

为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本，档案管理员要定期检查档案资料的有效性，对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废，但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留用”章，与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。

1．5档案的安全管理

档案管理员负责档案资料的安全工作，包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等，电子文件还要做好防磁、防静电等工作；技术安全，例如，防止篡改任何归档文件资料内容，特别是受控文件资料；一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制；重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用，严禁外借。

2渔业检测实验室档案管理存在的问题

大多数实验室管理者认为渔业检测实验室主要工作就是检测业务，工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责，而档案管理员往往由于综合业务水平不高，甚至兼任数职，造成归档材料缺乏完整性、准确性和系统性，档案管理工作严重滞后。由于档案管理工作长期得不到重视，渔业检测实验室档案管理工作普遍存在以下问题，从而影响整个实验室管理水平的提高。

2．1管理意识淡薄，制度落实不到位

由于业务量不断增大，渔业检测实验室工作日益繁重，既要做好上级部门的指令性环境监测、水产品质量安全的采（抽）样和检测工作，还要接受社会委托、认证检验和应急监测工作，实验室内务管理繁杂，甚至任务较为集中时，根本无暇兼顾其他工作，长期以往，从管理者到一般岗位工作人员，对于档案管理工作缺乏足够重视。实验室质量体系文件中的《质量手册》《程序文件》和《作业指导书》对于档案资料的收集、整理、归档和使用，以及岗位职责和工作程序都有明确规定，但在实际工作中可能并没有严格执行，档案管理工作并没有真正落到实处。

2．2设施条件较差，管理手段落后

档案资料对于存放环境和设施设备有一定的要求，但有些渔业检测实验室，档案管理工作往往没有纳入实验室建设统一规划，日后修修补补，造成档案存放空间不足或布局凌乱，缺少必要的环境控制设施和设备等，影响了档案资料的质量和档案管理工作的开展。此外，归档工作大都依靠手工记录和Word、Excel等PC办公软件完成，技术水平不高，工作量大，容易造成错漏，文件资料查找和信息利用比较困难。

2．3人员素质较差，管理范围不明确

作为专业渔业检测机构，对于档案管理员专业知识要求比较全面，例如，渔业技术标准材料，检测任务资料、仪器设备档案、试剂耗材档案的整理，都要求档案管理员具备相应的专业知识，否则很难对档案资料进行准确鉴定和分类，影响档案管理工作的质量。目前，渔业检测实验室档案管理员学历、专业素质普遍比较低，造成管理范围不明确；而且往往一人多职，专项管理经验不足，缺少工作思考，缺乏创新和动力。

2．4只注重档案存放，档案开发利用较少

由于管理意识不强，检测业务工作繁重，渔业检测实验室档案管理一般只是简单地将档案资料收集、整理、存放，检测人员需要时也只是查阅现行检测技术文件和标准，所有档案资料到了保存期限或失效时，就直接将其申请处理，并没有体现档案资料的任何价值作用，非常可惜。

3提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和建议

针对渔业检测实验室档案管理工作普遍存在的问题，关键要从“人”抓起，要从上到下认识到实验室档案管理的重要性，注重档案管理基础建设，采用先进技术手段提高档案管理水平，科学合理利用好档案资料。从而全方位不断提高渔业检测实验室档案管理工作水平。

3．1增强管理意识，完善并严格执行归档制度

必须从最高管理层面重视实验室档案管理工作，使每位工作人员认识到档案管理工作的重要性；建立健全与渔业检测实验室整体发展相适应的档案管理制度，规范档案管理工作流程，明确工作职责，加强档案工作监督管理。实行部门责任人制度，所有档案资料先由部门负责人收集、分类、整理，附上资料清单目录，再统一交由档案室归档。在工作中不断补充和完善相关制度，通过规范化和制度化建设，不断提高实验室档案管理水平。

3．2完善档案管理设施条件

将档案管理工作纳入实验室建设统一规划，科学合理布局，将办公区和存档区分开设置，无关人员未经批准禁止入内。根据渔业检测实验室材料分类，将归档区分为检测工作区、技术资料区、人员管理区、仪器设备区、试剂耗材区、文书区、电子档案区等；各区再根据年份、类型等设置分区，各区设有明显标识。通过合理分区、分类，方便材料存放、管理和查阅，提高工作效率。在空间条件限制的情况下，可安装移动密集架档案柜，根据档案柜设置存放区。存档区需安装空调、除湿机、遮光窗帘和消防设施，确保阴凉、干燥、防火。此外，要配备必要的办公和装订设备，例如，电脑、复印机、打印机、装订机、扫描机、保险柜和工作台等。

3．3引进现代化软件管理平台，提高工作质量和效率

实验室信息管理系统（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一个由信息采集设备、数据库管理软件组成的高效集成系统，其核心功能就是规范实验室所有业务管理流程，对每一工作环节进行监控和管理，减少人为因素造成的错误，提高工作质量和效率。实验室引进LIMS并将档案管理纳入系统的建设，LIMS可以实现对检测工作资料（包括委托单、任务通知单、流转记录、检测报告、原始记录、质控材料、总结材料）、仪器设备资料（包括台账、履历更新、计量检定、期间核查、维修报废）、试剂耗材资料（包括申购、台账、领用、期间核查、报废处理）的电子归档操作，其他纸质材料通过扫描，转化成电子资料上传系统存档，自动生成《归档清单表》。通过系统的自动化脚本设计，将到归档时间的材料，由系统自动向相关责任人发送提醒信息，发送资料归档后，系统自动提醒档案管理员执行归档，档案管理员对材料进行分类处理，受控资料和非受控资料要分开标识。已归档的资料自动移入“已归档”模块。已超过归档时间的信息显示为红色，系统根据归档进度，自动统计责任人考核数据，形成考核记录。将到归档期限的档案，系统提示申请作废处理，文件资料的作废处理申请、审批和实施记录，通过系统操作实现，最后生成《文件作废处理记录表》。已作废处理的档案自动移入“已作废”模块，对于到期作废，但仍有使用价值的档案，需作“留用”标识，以免误用。文件资料的借阅也可以通过系统申请、发放和回收操作，生成《文件资料借阅记录表》。系统生成的所有受控表格，自动生成电子签名。需要同时归档纸质材料时要注意账物一致。引进LIMS实现档案管理，有利于规范归档流程，提高归档工作质量和效率，对于档案查询和利用也很方便。

3．4加强档案管理人员培训，提高综合素质

组织参加外部档案管理专业培训和参观活动，学习其他实验室，特别是同行业实验室先进的档案管理经验。将档案管理人员纳入实验室人员培训计划，开展档案管理专业培训时，要注重检测工作、仪器设备、试剂耗材、体系文件、标准文件、安全管理等方面知识的讲解，使档案管理员对实验室所有工作有全面、基本的了解，以便对归档材料准确地鉴定和分类，提高档案安全管理意识。档案管理员也要加强自身学习，多动手，多思考，提高创新能力。

3．5改变工作观念，提高档案资源利用水平

渔业检测机构存放了大量价值很高的资料档案，例如，对某片养殖海域的环境监测数据、水生动物疫病菌株资料、产地水产品检测数据等，这些资料对于科研工作有很好的参考价值。因此，要改变以往重存档、轻利用的陈旧思想观念，在合法合规的情况下，尽可能地发掘档案的使用价值，把“死档案”盘活，使档案管理工作向良性循环方向发展。

4结语

档案管理是检测实验室管理工作的重要组成部分，渔业检测实验室作为专业性很强的检测机构，要根据行业特性将档案管理工作纳入整个实验室建设统一规划。从增强管理意识，提高人员素质，完善基础条件，提升管理手段和加强档案资源利用五个方面入手，推进档案管理规范化和制度化建设，不断提高档案管理工作水平。

主要参考文献

［1］朱治凤．关于农产品检测实验室档案管理的几点思考［J］．上海农业科技，2016（1）：14．

［2］孙红兵．浅谈当前药检所档案管理存在的问题及对策［J］．经济与社会发展，2008，6（8）：149－152．

［3］刘谦，颜红，王锋，等．关于检测实验室档案管理的思考［J］．计量与测试技术，2013，40（4）：79．

第3篇：档案管理员岗位范文

在我局＊＊同志主要负责保密、文件传递、交换，并对各种门类的档案进行立卷、归档、整理及对局属单位的档案业务指导等工作。多年来她在平凡的工作岗位上默默奉献，以良好的职业道德、娴熟的业务素质、优质热情的服务，出色完成了领导交办的各项工作任务。

她服从组织，顾全大局，热爱集体，团结同志，自觉遵守一切规章制度，热爱本职工作。能认真履行岗位职责，按照档案管理要求做到了规范管理、优质服务，圆满地完成了自己的本职工作。在工作中能虚心学习，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，并使档案管理向现代化管理迈近了一步。作为单位的兼职保密人员，她自觉遵守有关的保密规定，严守国家秘密，严格按保密法规办事，从无泄密事件发生，受到局领导的充分肯定。

档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。

档案管理工作是一项重要的管理工作和服务工作，它要求档案管理员有熟练的工作能力的较强和服务意识。从事档案管理工作以来，她对所从事的工作性质和作用更加明确，服务意识逐渐增强。为了不断提高自己的工作能力，她做到了，凡重大问题坚持向主管领导请示汇报，凡技术问题坚持向书本和经验丰富的同志求教，凡具体工作坚持自己动手。在工作中，她结合单位实际，总结摸索出了一套务实、高效、优质的工作方法。她积极参加专业培训，学习兄弟单位档案室的建设和管理经验，坚持系统自学专业理论，认真学习专业报刊，极大地丰富了专业理论知识，提高了工作能力。

第4篇：档案管理员岗位范文

1．1档案意识薄弱，缺乏责任意识

学籍档案是历史的原始记录，它具有很强的原始性，为提高学籍管理质量，应该保证档案材料的真实性和完整性。认识不足，管理不到位，这是许多成人院校的共性不足。在市场经济利益驱动下，千方百计办教育，一心一意谋发展，把招生作为工作重点，生源带来发展，一切工作都以招生工作为核心，忽视学生学习发展工作，这是以往成人办学的误区。电大一年两季的毕业办证，工作量大，任务繁重。电大开放教育的学籍有效期为8年，跨度较长，管理人员流动性较大，使得学籍档案管理工作容易出现脱节现象。基层电大教务工作人员往往身兼多职，涵盖招生学籍考试各方面工作，有时无法兼顾。材料收集上存在残缺遗漏现象，需要省级电大学籍管理员反复提醒催促，致使工作效率低下。由于电大学生多为社会人员，流动性较大，这就要求基层学籍档案管理员要有较强责任心，对学生提出的各项学籍异动信息修改等要求追踪管理。比如从近两学期开始中央电大要求应届毕业生要提前一个学期申请办理学生信息修改，毕业当季不做受理。但是还是有小部分基层电大管理员未及时跟进，以致学生推迟毕业时间，给学校办学声誉带来负面影响。笔者近期接触了较为典型的一个学籍管理案例。某县电大一学生在毕业审核时发现所学专业和考试科目大相径庭，经核实，发现学生在学期间申请从行政管理转到工商管理专业，但县电大管理人员粗心大意，忘记帮其提交转专业申请，却在每学期末报考时帮学生报考了工商管理的科目，以致学生毕业审核出现异常，只能本学期先做转专业异动操作，下学期再进行毕业审核，延误了学生毕业时间。

1．2在档案整理过程中，管理不规范

学籍档案整理就是将从下属市县电大收集的原始材料，进行分类、排列。整理工作在整个学籍档案工作中占有极其重要的地位。在整理档案材料时，尽量做到分类准确、编排有序。近年来，国家、省教育厅行政部门非常重视高校的教学评估工作，把档案管理也列为评估范围，通过评估来促进档案管理的规范性。电大教育具有自身特点，其学籍档案形成过程时间跨度比较大，同时又缺乏统一性。目前中央开放生的学籍有效期为8年，从新生录取，注册到毕业发证，一般要经历三五年甚至更长的时间。休学、补考学生的学籍档案跨度时间更大。但凡涉及学籍异动的，为防止日后产生纠纷，部分异动记录甚至要保存直至学生毕业后的两到三年。由于周期长，分级管理，导致管理困难，规章制度难以落实到位，系统学籍档案管理存在多种问题。

1．2．1档案收集不系统、不完整广东电大分教点众多，所以对下属市县电大的学籍管理只能采取以市电大为单位统一收取材料，再汇总上缴省电大相关负责的学籍管理员。但仍有小部分县级电大教学点，由于跟市级电大存在管理分歧等问题，多次通知之下仍单独上报材料给省电大学籍管理员，也不报给所属市电大汇总，导致材料收集容易出现混乱遗漏的现象。

1．2．2学籍档案填写不规范目前广东电大学籍管理小范围内选择分模块，专人管理。比如跨省转学这一模块，下级电大在填写跨省转学汇总表的时候，时常漏注明会计学、工商管理专业的专业方向。如果不在转学审批表中详细标明转入电大的专业方向，很可能出现转错专业等问题，给学生和转入电大带来不便。所以在汇总全省学生跨省转学材料的时候，相关学籍管理人员都要多次单线联系下属电大确定学生的转学转专业方向，造成工作效率低下，易出错。

1．2．3学籍档案材料准备欠详尽，没有统一规格每学期的常规学生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。经过2012年初大批量在籍生信息核对清理，目前这一块业务量相对较少。但是在提交关于学生更改名字或身份证号等身份信息的时候，经常遗漏派出所证明;或者没按要求将不是A4纸规格的证明贴在A4纸上，造成学籍档案的缺失，不合格。

1．3对档案的保存和利用重视不够，档案管理制度不健全，缺少系统的业务培训

长期以来，基层电大的学籍档案的保存条件较有限，保存方法落后，大多数的手工档案材料因为年代久远缺乏保养，存在丢失或缺漏等现象，也未通过现代信息技术把手工档案保存到电脑上。导致有时有些学生因为原始档案丢失需要补办录取花名册复印件和毕业生成绩单，都要上省电大档案室查询，费时费力，给学生带来不便。目前有关学籍材料的汇总表、审批表等常规表格都是随着办证文件下发，但是如补办毕业证明书，中英文成绩证明等其他利用率较低的表格，都是根据基层电大的需要再单独发放，也为日常业务工作带来不便。暂时没有完备齐全的业务表格电子版和使用操作规范流程。基层电大学籍档案管理一般都不配备专职人员，难以满足工作需求。人员流动性大，造成业务不熟练，专业知识不足，这些都容易导致学籍档案质次量少，工作不到位等现象。近五年来，省级电大教务部门都未曾组织过针对性的业务技能培训，只能通过下发学籍办证文件加以规范要求，也只是笼统到面，无法具体到点上。

2加强电大学籍档案科学管理的对策

学籍档案是成人高等教育档案的重要组成部分，为学校有序管理、教育评估、学生就业等方面创造条件。随着信息化步伐的加快，档案管理方式也由传统的档案实体化向档案信息化转变。学籍档案更是首当其冲。在这种背景下，我们更应积极应对，全面实现电大学籍档案工作的现代化、科学化、规范化。根据笔者五年来的学籍管理工作体会，提出几点建议。

2．1加强组织领导，更新观念，提高档案意识

“琐碎、繁杂、枯燥”是学籍档案管理工作的特点，要做好这项工作，首先应该明确，学籍档案管理的主体是学生，加强学籍档案管理归根到底是为了更好地为学生服务［3］。加强学籍档案管理是教学管理的需要，学籍管理也可以对教学管理起到参谋的作用。比如教学资源科经常都是根据学籍科提供的某科目课程注册人数来分配教学资源。不能重资源，轻整理。《高等学校档案管理办法》规定:“高校档案工作是办好学校的基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体规划，加强对档案工作的领导和管理。”［4］可见，领导的重视和支持是开展档案管理工作的基础。必须把学籍档案工作纳入学校教务整体发展规划，完善管理体制，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。学籍档案的归纳纳入各主管人员的职责范围，做到每学期每学年按时、完整、准确归档。

2．2建章立制，健全网络，落实职责，推进学籍档案管理的规范化

建立和完善各项规章制度，比如制定学籍管理规定、学籍收集整理制度、学籍管理人员岗位职责等，做到有章可循，有据可依，按章办理。制定统一的标准和要求，比如发放各类表格模板，规定材料的尺寸等。并且把相关制度要求整理成册并发放电子文档，方便基层电大管理人员查阅，使用，同时也使管理工作走向制度化、规范化。利用计算机进行辅助管理，以便准确、及时地提供大量的学生信息，促进管理水平的提高。目前已将DOS系统的毕业生数据库联合，完成数据的整合，再用ASP做成前台查询界面，以便毕业生或用人单位有需要的时候，学籍管理员可以迅速查询结果。电子学籍档案是学籍档案管理信息化建设的基础，是数字化校园建设的重要组成部分。加大经费投入，进行学籍档案管理数字化的研究，开发功能齐全的管理软件，建立动态学籍档案。利用电子学籍档案可以提高管理效率，更好地利用、开发档案资源，充分发挥电子学籍档案的信息功能。

2．3重视培养并建立一支稳定的高素质学籍档案管理队伍

建立相对稳定的高素质学籍档案管理工作队伍是提高档案管理水平的关键。首先要保持学籍档案管理员的相对稳定，条件允许下优化档案管理人员配置。由于基层电大管理人员经常身兼多职，因此在人员更换时，须先培训后上岗，完善交接工作，保证管理水平跟得上。其次是抓好对基层电大学籍管理人员的业务指导，通过岗位培训和专题培训，使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，熟知档案材料上缴要求，在理论和实践上成为本专业的行家里手，不断提高他们的业务素质，实现学籍档案的优化管理。同时，可以建立学籍档案管理的激励机制，每学年评选优秀基层学籍档案管理员，通过对上缴材料的检查和评估，树立典型，表彰先进，激发管理员们的责任意识和服务精神。

2．4档案管理要有偿利用

第5篇：档案管理员岗位范文

高校人事档案管理是大学本科教学工作水平评估的一项重要的基础性工作，也是高校人事管理的重要组成部分。随着高校人事体制改革的不断深入，人事档案工作也面临新形势，如何更好地推进档案管理工作，充分发挥其职能作用，为高校的人事工作服务，值得我们思考和研究。

1 高校人事档案管理工作的特点

1.1 覆盖面广、头绪多 高校的人事档案管理工作具有普遍性，既有教职工档案，又有学生档案，教职工档案又包括干部档案和工人档案，随着《新劳动合同法》的实施，劳动用工的档案动态管理也提上了议事日程，因此高校人事档案牵涉到许多部门如人事处、组织部、招生就业办公室以及各院系的相关用人部门，人事档案管理工作是一项庞大的系统工作。

1.2 保密性强 干部人事档案是组织、人事等部门按照党的干部政策，在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史、全面地考查、了解和正确选拔、使用干部的重要依据[1]，涉及个人的隐私内容，其使用、查阅和摘录必须具备一定的条件，履行合法、合理的程序，因而具有较强的保密性。

1.3 利用率高 人事档案为历史、科学地评价当事人，为组织晋升、选拔和任用干部提供了重要依据。特别是随着社会的发展、人才的流动，人事档案工作出现了许多新情况、新问题，如人动所带来的跨地域连续性管理;档案数量急剧增长;档案种类日趋丰富;档案的利用量增加;利用范围扩大、利用深度扩展。

1.4 时效性强 人事档案应全面、及时地反映当事人的信息变更，包括职务和职称的晋升、工资的变动、岗位的调整等基本信息都应得到适时体现，它与教职工的个人利益息息相关，处理不当，将会影响到高校的和谐发展与人才稳定。

1.5 流动性大 自西部大开发政策实施以来，人才“春水向东流”、“孔雀东南飞”的现象得到了一定的缓解。但与沿海、东部发达地区相比，少数民族地区无论是在硬件还是软件上都存在着较大的差距，部分人为了寻求更好的教学与科研环境，一展自己的才华，纷纷奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面积的人才流动，随之而来的也就是人事档案的流动。

2 我院人事档案管理工作存在的问题

2.1 观念、意识有待提高 我院地处“老、少、边、山、穷”的革命老区，受观念意识、硬件设施等因素的制约和影响，在传统的人事档案管理理念的影响下，档案员对档案管理缺乏足够的认识，也缺少与外界的交流与沟通，长期以来存有档案管理工作无关紧要、档案管理人员能保证所管档案不丢失就可以了、档案管理工作人人都能做好等守旧思想，在这种思想支配下，档案管理人员完全处于被动服务之中。查什么就提供什么，借什么就给什么，不重视对档案的优化与动态管理[2]，这种封闭、落后的人事档案管理理念影响了我院人事档案管理的发展。高校本科教学水平工作评估促使我们在结合本院实际的基础上，要加强与外界的交流与沟通，转变观念，更新意识，主动适应新形势对人事档案管理提出的更高要求与标准。

2.2 资金、设备条件有限 巧妇难为无米之炊。要实现人事档案管理的规范化、标准化、信息化，首先要有必要的资金、设备的投入，这是进行人事档案资源开发、利用的前提和保障。在学院领导的重视下，经过多年的努力和发展，我院人事档案管理已经达到了人事档案管理的基本标准，但情况还不很乐观，硬件上没有达到人事档案管理“三室”(档案库房、办公室、阅览室)分开的标准，全院教职工的人事档案塞在不足20m2的小屋中，办公室与阅览室“合二为一”，既不利于档案的查询，也不利于人事保密工作的原则。高校本科教学工作水平评估“以评促改、以评促建”的原则要求我们认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》的精神，加大对人事档案管理的资金投入与设备更新力度，真正做到加强人事档案管理，主动服务学校的宗旨和目的。

2.3 材料的收集不够规范 高校人事档案因其独有的真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，同时也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。因此，收集齐全完整、整理科学规范的档案资料是开展各种教育教学评估工作的基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而对学校作出科学、合理的评估必不可少的凭证依据。但我院人事档案管理还存在诸多不规范之处如材料的规格设置存在随意性。比如教师的年终考核表，从纸张规格到字体颜色再到书写规范等大多不符合档案管理规定的要求，造成上交到人事档案室的这些材料不能顺利归入本人档案，致使专职档案员整天忙于对接收的这些不合格档案材料的处理，大大降低了工作效率，在整理档案过程中也容易导致个人信息的遗漏与材料的丢失。

2.4 人员素质有待提高 我院人事档案管理员大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人员更换频繁，缺乏档案管理的专业知识与技能，不能保证档案管理工作的连贯性与专业性。即使做为兼职档案管理员，也没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，实践也充分证明，这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式有些无所适从，更谈不上科学的管理方法。

2.5 信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，电子档案的管理呼之欲出，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，我院目前只是把个人信息、档案目录输入计算机专用的人事管理系统，信息检索、调阅档案等仍习惯手工操作，无纸化阅档没有得到实施。这样既不利于档案的保管，又影响了工作效率。如教职工的个人信息材料包括专业技术资格证书、学历学位证书等，在本科教学工作水平评估中的收集都是复印件，纸质材料的存档具有一定的时效性，容易腐蚀，尤其是在材料的搬运中更容易丢失，难以达到长期存档的目的，面对成堆的评估材料更不容易查找，如果我们能够充分利用信息化手段，将教职工所有个人材料利用扫描仪终端输入电脑，形成电子档案材料，再将电子档案材料按一定的规律分门别类进行编号，既利于档案的存档，又有利于提高工作效率。

3 加强我院人事档案管理

3.1 加强领导，健全制度 人事档案管理制度是学校健康稳定发展的有机组成部分。因此，必须要加强人事档案管理工作的领导。我院的人事档案管理应该在根据我院地处少数民族地区自身的特点和借鉴以往管理工作经验的基础上，建立健全新的规章制度，如人事档案的查、借阅制度，档案材料的收集、归档制度，档案的安全保密制度，档案管理员的绩效考核制度等等，做到人事档案管理工作按规章制度办事，遵纪守法。对专、兼职档案管理员，应制定明确的岗位职责，从归档、管理、考核等各方面提出具体的规定和要求，并认真遵照执行。

3.2 加大资金、设备投入 人事档案管理资金的投入多少，直接影响到人事档案管理的水平。从要求库房、阅档室、办公室三室分开，我院目前还没有达到此项要求，“六防”设施也十分简陋，缺乏专门用于档案管理的去湿机，还是用樟脑丸、干燥剂等落后的防蛀、防潮手段，距档案现代化管理的设施要求还有一定的距离。同时提高档案利用效率，实施人事档案动态管理，还必须借助现代化的管理技术和设备。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，可通过屏幕查阅有关内容，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，从而实现人事档案信息化、现代化的管理。

3.3 培养教职工的档案意识 对一般教职工来说，人事档案管理一直是件很神秘的事，工作一辈子都无法亲眼目睹自己的档案，因此更谈不上对人事档案管理与利用的了解与认识，大多还抱着个人材料“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄[3]，造成个人的外出进修学习材料、学历层次提高材料、继续教育等材料信息都无法及时得到更新。因此，人事档案管理部门应该积极进行宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与到学校和个人的档案管理中来，自觉地收集材料，适时归档，保证人事档案管理工作的良性稳定发展。

3.4 加强档案管理人员队伍素质 针对当前我院档案管理人员队伍素质参差不齐、结构不整的问题，对专、兼档案管理员首先应该加强思想政治教育，树立爱岗敬业、肯于奉献、遵纪守法的职业道德素质，培养保密意识;其次是要定期举办岗位培训班，学习新的档案管理专业知识与技能。只有不断加强专业知识学习，加强对计算机知识及人事系统管理软件知识的学习和掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，成为既懂得档案管理专业知识，又懂得计算机应用技术的复合型人才，才能适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势[4]。

随着我院的持续性发展，人才的流动量将进一步加大，人事档案包含信息的复杂性也日益加大，为了适应新形势，人事档案管理人员必须要提高业务素质和技能知识，努力学习掌握现代化管理手段，充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库，做好教职工各类数据的收集、整理和管理工作，使我院的人事档案管理工作重心逐步由实体管理转向信息管理、由手工管理转向计算机管理、由人工检索转向网上查询，使我院人事档案真正成为挖掘人才的信息基地。

参考文献

[1] 高阿惠.高校人事档案管理体制改革初探[J].山东农业教育，2000，60(4)：64-65.

[2] 韩淑华.对高校人事档案管理的思考[J].河北科技师范学院学报，2006，5(2)：108-110.

第6篇：档案管理员岗位范文

在局班子的领导下，本着为审计发展服务和为审计人员服务的宗旨，全面提高档案管理水平，为创建优秀档案室而努力。

二、工作重点

围绕我局中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。

三、具体工作

(一)加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处

1、利用全局干部会、集中学习等，宣传档案管理法规及档案知识，增强干部档案意识;指导档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。

2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。

(二)积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率

1、按照我局工作的实际需要立档案橱，即审计业务档案、文书档案、会计档案、审计资料档案。

2、规范档案管理，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。

3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。

4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。

5、利用档案进行登记，使档案利用规范有效。

(三)做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、整理2012年度审计档案和文书档案，分类归档，装盒入库，以便利用。

2、移交2002年及以前的审计业务档案，于10月份左右移交县档案馆。

3、清理没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。

4、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照借阅管理标准办理借阅手续。

5、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。

6、配合单位的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作。

(四)其他工作

1、加强对档案室规范化管理，严格实现“十防”制度(防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。

2、做好保密、安全工作

第7篇：档案管理员岗位范文

一、市场经济环境下企业人事档案管理工作概况

企业要想在充满竞争力的社会长久生存下去，就必须做好人力资源管理工作，而其中人事档案管理工作作为企业人事资源管理的重要组成部分，理应得到企业的高度重视和关注。它直接关系到企业人力文化的沉淀，员工各项资料的有效真实记录发展，能帮助企业挖掘到更多的高素质、高能力以及高文化的人才。但是企业要想实现人事档案管理工作的科学化以及信息化，就必须投入更多的时间和精力，尽快建立起健全的人事档案管理制度，提高档案管理人员的业务能力以及综合素质，充分发挥出企业人事档案管理的作用，促进企业稳定长期的发展。

二、市场经济环境下企业人事档案管理存在的弊端

（一）企业未能高度重视人事档案管理

在企业人力资源管理过程中，相关工作人员未能充分认识到人事档案管理的重要性，员工档案管理意识普遍不强，没有引起高层领导的关注和重视。企业人力资源管理者受到传统管理观念的影响，注重管理结果的经济效益，普遍认为人事档案管理是一件耗时耗力的工作，不能给企业带来任何的经济效益[1]。因此，一部分的企业严重忽视了它的重要作用，只是将它当做一种走过场的普通工作，没有认真放在心上，企业往往只是安排一些相关岗位的员工进行档案管理工作，工作人员不具备良好的责任心以及专业管理技术，人事档案管理工作只是浅层停留在保存和查阅上，无法充分发挥出人事档案管理的作用。

（二）企业未建立起健全的人事档案管理体制

存在大部分企业还在使用传统的人事档案管理体制，人事档案管理工作流程一层不变，当企业招入一批新员工时，就按时将新员工的档案保存在档案室内，等到需要查阅员工档案时就拿出来看看，如果企业有员工想要辞职离开时，就退换其本人档案，这种工作体制导致员工不具备任何对档案的管理权以及处理权，一旦员工与企业产生严重的分歧矛盾，员工想离职，企业却迟迟不归还员工的档案。有些员工可能会选择退一步，忍气吞声的留下来继续工作，但是这样势必会影响到员工的工作情绪，降低他们的工作热情和兴趣，直接导致工作效率的退步。如果有些员工不服软，坚决选择离开企业，就会造成员工档案遗留在档案室内，加大管理任务的难度。这种落后的人事档案管理机制会影响到企业稳定持续的发展。

（三）企业未能完善好员工档案的内容

通常情况下，企业人事档案的内容主要包括了员工的受教育程度证明、工作经历证明以及所受各项表彰证明等[2]。但是在实际企业人事档案管理中，存在大部分企业未能完善员工的档案内容，内容往往比较单一。例如，在企业人事档案管理工作中，存在一些员工档案中没有履历表以及年度考核表，有些员工企业档案中甚至连最基本的个人信息以及家庭成员信息都没完善，员工档案内容不完善的现象会导致企业的档案管理工作举步维艰，无法及时正确查阅员工相关信息，发生重大事件时无法第一时间通知员工家人。与此同时，企业人事档案的管理人员由于疏忽大意，对待工作态度不端正，并没有去及时判别员工档案信息的真实性，而仅仅只是为了早点完成任务，选择把员工档案直接保存起来就好了。这种结果直接导致无法保证员工档案的真实性以及完整性，不利于企业人事管理工作的良好发展[3]。

（四）企业未能充分利用好人事档案的管理

企业在发展过程中更加注重经济效益的创造，在人事档案管理机制上缺乏创新和改革，受到传统管理观念的影响，在员工档案管理上更加关注他们的思想素质评价以及道德修养评价，这其中主要包括了员工的一些工作经历、受到的各项表彰以及达到的教育程度等[4]，而选择忽略了员工的主要专业工作技能以及个人工作能力等，就是因为对员工档案内容记录的不够完善，导致不能充分发挥出档案的作用，不断提高企业人事档案的利用率。企业普遍认为人事档案管理工作就是为了对员工的档案进行保存，起到约束他们的作用。这样的结果只会导致企业不能有效的在实际工作当中利用好档案。比如，企业在进行社会招聘人才过程中，通过对人才档案的对比分析，选择最合适企业的人才，这样有利于企业的生存发展；当企业要提拔员工升职时，通过调度员工档案进行查阅，正确评价出不同员工在企业的表现以及发展前景，从而合理正确的提拔人才。

三、市场经济环境下加强企业人事档案管理的措施

（一）高度重视企业的人事档案管理工作

在市场经济新环境下，企业要想保持良好的竞争力，在市场上占有一席之地，就必须不断加强企业的人力资源管理工作，充分认识到企业人事档案管理工作的重要性，不断提高档案管理员工的专业知识和技能，打破传统人事档案管理的弊端，不断创新优化企业人事档案管理工作。因此，企业要加大对人事档案管理的资金投入，建立起专业的档案管理团队，为团队创造出良好的档案管理环境。与此同时，要严格做好对企业人事档案管理的监督工作，通过组织定期的教育培训，不断提高档案管理人员的工作能力以及综合素质，加强员工的岗位责任心，充分激发员工的工作积极性，让他们全身心的投入到工作岗位当中去，在日常工作生活中努力学习了解档案管理新知识，不断充实自己，提高自身的档案管理水平，为企业的人事档案管理现代化的目标而不断奋斗。

（二）建立健全的人事档案管理机制

企业要建立起健全的人事档案管理机制，对于人事档案管理的每一个工作环节都要严格控制，保证整个工作流程的严谨顺畅。人事档案管理员工要明确指导自己的工作责任和义务，严格按照企业制定的规章制度，要保证人事档案资料收集、整理以及保存工作的标准化、规范化，对于员工档案的每一项内容都要仔细检查判断，保证档案资料的完善性以及真实可靠性。与此同时，企业要高度关注人事档案保管的安全性，避免出现档案遗失或者遭人任意修改的现象[5]。因此，企业要建立起健全的档案管理责任制，科学合理的保存员工档案，加强员工的档案管理安全意识，要做好档案资料的借阅工作，必须根据实际情况正确判断出是否满足借阅条件，才能进行借阅工作，并及时做好借阅登记，在指定时间按时的归还。

（三）提高企业人事档案管理人员的专业水平

当前的经济市场瞬息万变，企业要与时俱进，跟上时展的脚步。因此，企业在人事档案管理上要不断提高相关工作人员的管理水平，加强员工的档案管理知识和技能的培训，争取打造出一支专业化的高素质档案管理团队，早日实现企业人事档案管理的现代化以及科学化。企业除了要注重档案管理员工业务能力的提升，还要不断提高他们的综合道德品质和政治文化素养[6]，要让他们认真履行岗位职责，工作态度端正，不忽视任何一个工作环节。在员工的档案管理技能上，企业要定期组织教育培训，让每位员工及时掌握最新的档案管理手段，不断充实自己的档案管理知识。

四、结束语

第8篇：档案管理员岗位范文

关键词：高校档案管理；存在问题；应对策略

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）07-0023-02

在高校档案管理工作中，档案管理员不但要努力维护高校档案的真实性、系统性以及完整性，还要善于运用档案管理为有效提高教育教学质量以及学校的管理水平提供真实有效的数据，帮助高校决策者进行下一步的正确决策。作为高校管理员，要善于与时俱进，逐步改变高校档案管理工作中存在的问题，有效推进高校档案管理工作进程。

一、高校档案管理工作中存在的问题

1.高校档案管理工作不规范，档案基础设施建设相对滞后。在档案管理工作中，尽管很多高校对院校的档案管理工作重视程度已经增强，但是从整体上来看，有些高校档案管理工作的管理机制以及管理手段还存在着与高校事业不适应的部分。有些高校的档案管理工作还没有真正纳入科学管理以及法制管理的轨道，在档案管理中还缺乏一定的规范[1]。而部分高校的档案基础设施建设尚有不足，不能适应现代化管理需要。随着信息时代的到来，高校的档案管理工作已经逐步走进信息化时代。但是一些学校的档案管理工作不管是从系统数据处理形式，还是从档案的功能实现程序都没有发挥出应有的功能。

2.档案工作人员对档案的重视程度不够，档案信息的利用率不高。有些高校的档案管理工作人员对档案管理的重视程度不足，认为档案管理工作不过是简单的归档，只要把档案归好就可以。对于档案管理为学校的教学以及科研工作所能做出的贡献认识不到，有些档案管理工作人员甚至档案意识淡薄，造成已经完成的档案归档材料缺失。而档案管理人员多为兼职或者频繁更换，档案管理人员的参差不齐使得档案管理工作难为院校提供高水平、高质量的服务。而很多院校尽管已经实现了信息化管理，但是信息化档案管理工作人员缺乏对档案信息的深层次研究和开发，档案的检索效率不高，不能使高校档案充分利用起来。档案管理人员也缺乏系统的专业培训，专业素质有待加强。

二、关注教学档案管理的价值，让档案管理真正为教学服务

1.关注教学档案管理的价值，提高教学档案的利用率。高校教学档案来源于学校的教学科研当中，不但记录着高校教学进程以及教学研究的发展，而且为高校的教学管理提供了考查凭证，在高校教学改革以及教学研究工作中可以为宣传教育或者进一步进行教学科研提供可靠的凭据。作为高校档案管理人员，应该关注教学档案管理的价值，提高教学档案的利用率，让高校教学档案真正服务于高校的教学。高校档案管理人员要促发教学档案的主导地位，让教学档案可以服务于教学评估，帮助高校管理人员制定办学方针，做好层次定位、目标定位以及师生的教与学。一方面，高校管理者要在全院开展档案管理动员，让全校教职员工都在经历教学活动资料形成、收集、整理的过程当中将已经具备的资料归档，不但要让教职工上交电子档案，还要注意到纸质档案的搜集整理工作[2]。

2.让高校教学档案真正为教学服务。教学档案的建立，不仅仅为为了记录已经完成的教学过程，更重要的是教学档案的价值要充分发挥出来。教师的教学活动、教学改革与实践信息在教学档案中都有所反映，不但在教学评估中教学档案的使用率非常频繁，就是在教师的课题研究中教学档案也被大范围、大数量地利用。因此，高校档案管理者可以利用电子网络建立档案检索一点通，通过目录、计算机等检索工具可以将需要的教学档案认真仔细逐一查阅。在这个基础上，档案管理人员也要加强和建立教学档案的二级管理体系，将二级院校提供的反映教学活动的具体资料如学生考试试卷及教师分析的材料、毕业论文等进行及时的归档整理。需要存放在院校档案室的要及时移交归档，不需要的可以按照要求存放在二级院校档案室，并进行归档整理。

三、规范档案管理工作，提高专兼职档案员整体素质

1.提高专兼职档案员的整体素质。在高校档案管理工作中不难发现，档案管理人员的业务素质良莠不齐。有些档案管理员是因为年龄大了就调到档案管理处工作，有些档案管理人员不擅长使用信息化管理，还有些档案管理人员尽管业务素质较为过硬，但是对于档案的再利用认识不到位，致使教学档案只能存放在档案室里不见天日。当一线教学人员需要教学档案进行相关的课题研究的时候，有些档案管理者不能准确及时地找到相关的档案资料。专兼职档案员的整体素质制约着院校教学工作的发展。因此提升档案管理员的专业素质迫在眉睫。首先，院校要为档案管理人员提供专门的继续教育平台，让档案管理者掌握电子档案的管理工作，并在这个基础上让档案管理者充分挖掘教学档案的研究价值[3]，加大教学档案的宣传管理工作，让档案室与教学工作紧密结合起来，让教学档案真正为教学科研服务。要稳定频繁更换的档案员队伍，让专兼职档案管理人员能够在档案管理工作中不断积累经验，努力提高档案意识和档案业务素质。

2.规范档案管理工作，为院校整体教学工作保驾护航。档案管理工作的规范与否直接决定着教学档案的利用率，高校的档案部门不但要承担档案管理人员的业务指导和监督的职责，还要规范档案人员的档案管理工作。对档案管理人员的日常档案管理，要针对档案管理工作中存在的问题开展岗位大练兵，让档案管理人员熟悉档案管理的每一个步骤，改变手头有什么归什么现象，让教学档案管理真正走入规范化、系统化，使专兼职档案员收集教学活动中形成的材料比任何时候都要仔细齐全，让档案部门与各职能部门开展档案工作更和谐，更协调。对在档案管理工作中遇到的实际问题以及实际困难，院校也要协同相关科室帮助解决，让档案管理尽可能地满足每一位利用者的需求。对档案情况不是很了解的档案利用者在查找相关的教学档案材料的时候，档案管理者要及时向档案利用者介绍，满足档案利用者的正确需求。

3.建立档案工作考核机制，强化档案工作的监督指导工作。院校也要及时对档案管理进行定期检查、考核，引导档案管理向制度化方向发展。在这个基础上，针对档案管理工作人员的某些得过且过的现象，要消除档案管理人员的消极情绪，在评职选模上也要有相应的规定，明确提出在档案管理工作中取得优异成绩的可以加入评优选模行列。学校要建立部门立卷归档的考核制度，制订院校档案管理工作的考核的具体细则。对档案管理人员的工作，高校档案部门平时要按要求进行监督指导，定期进行检查或抽查，每年考核评比一次，并将档案工作的考核结果与学校年终的部门和岗位考核挂钩，进一步规范院校和二级学院以及职能部门的档案管理[4]。

四、创新教学档案管理工作，加大档案信息资源开发

1.创新教学档案管理工作。高校档案管理在形成档案管理体系机制的基础上要创新教学档案管理工作，让教学档案管理能够积极推进学校教学管理工作发展。档案管理人员在学习档案专业理论知识的基础上，要强化自身的电子档案应用技能，善于运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。档案管理人员要明确档案管理的作用，熟悉每种档案在高校管理中的位置，在进行原始归档的时候要将档案资料收齐，对缺少的资料要联系相关人员进行补齐，确保档案信息的完整性。对科研作用较大的教学档案，需要进行分门别类，发现问题要及时解决。随着教学的改革与创新，档案管理也要与时俱进，创新档案管理方式，让档案管理能够跟得上教学改革的步伐。对纸质文档，要进行细化，方便查询；对电子文档，要强化目录索引功能，让不同档案资料需求的人员能够迅速查找到需要的档案资料。对重要的录像带、录音带、照片等要做好备份，确保电子文件的万无一失。

2.拓宽教学档案的信息资源收集范围，加大档案信息资源开发。在教学档案管理工作中，档案管理人员的档案搜集管理工作随着高校的扩招变得丰富而宽广。档案管理工作人员不但要搜集院校教学工作的相关档案资料，还要搜集来自学生社区甚至是与学校联合办学的企业的相关档案资料[5]。对搜集到的档案资料，要根据保密性原则，对院校相关人员有选择的开放。对重要的教学档案可以根据专题制作专题材料，运用现代化的管理手段推进档案网络管理，将封闭性的档案管理实现资源共享。档案管理人员要与学校的教学一线人员加强沟通，主动出击，为教学人员提供可用的教学档案，将档案中包含的教学信息传递给给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员，以促进教学质量和科研水平的提高等。

总之，高校档案管理工作中还存在着一些问题，这不仅需要院校相关领导协同解决，还需要档案管理人员与时俱进，不断提升自身的档案管理素质，让教学档案管理真正为院校的教学管理工作服务。作为院校专兼职档案员，要在院校提供的各种平台中开展继续教育，提高整体专业素质以及个人专业素质，以适应新时代对档案员的要求。不但要规范档案管理工作，关注教学档案管理的价值，还要创新教学档案管理工作，加大档案信息资源开发，让档案管理真正为教学服务。

参考文献：

[1]王玉武.浅谈高校干部人事档案管理的现状及对策[J].才智，2011，（12）.

[2]耿晓梅.关于实现学校档案有效管理利用的思考[J].经营管理者，2011，（06）.

[3]徐薇.谈职业学院档案工作建设[J].中国科教创新导刊，2011，（19）.

第9篇：档案管理员岗位范文

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好实验室规范。档案管理工作是GLP管理体系中重要的组成部分。通过结合该类机构的档案管理工作，本文介绍了GLP实验室中的电子档案及标本档案管理的方法，以为其他同类实验室提供一些帮助。

[关键词]GLP；档案；标本；电子档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。

1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求

1.1 操作规程

结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。

1.2 档案管理中对人员方面的基本要求

试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。

2 电子档案的管理

2.1 电子数据的来源

在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。

2.2 电子数据的存储介质

电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。

2.3 电子档案的检验与接收

送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。

2.4 电子数据的保管要求

（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。

（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。

（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。

（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。

2.5 有效性保证

（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。

（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。

（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。

2.6 电子档案的使用

电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。

作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。

3 干湿标本的管理

3.1 干湿标本的来源

干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。

3.2 干湿标本的接收

档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。

3.3 干湿标本的储存

储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。

3.4 干湿标本的借阅

干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。

3.5 防虫害管理

档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。

3.6 干湿标本的处理

如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。

4 结 语

档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。

主要参考文献

[1]陈铁春，蔡磊明，等.经济合作与发展组织良好实验室规范准则与管理系列（修订版）[M].北京：化学工业出版社，2008.