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为适应高校改革发展需要,规范学校的财务管理和财务监督,应该对学校领导干部进行任期经济责任审计。
高校近年来由于招生规模迅速扩大,资金运行量剧增,经济风险也日益增大,特别是高校后勤社会化,使高校国有资产向国有企业化转型。高校干部涉及经济和经济交往日益增多,因此,对干部的经济责任进行监督变得非常必要。经济往来给高校管理者明确了经济责任,因而对高校干部离任经济责任审计就成为一种重要的审计类型。
笔者现就高校干部离任经济责任审计问题提出以下观点。
一、高校干部离任经济责任审计的对象
高校干部离任经济责任审计的对象是对谁进行审计,这是最基本的问题。不是每个与经济有关系的干部离任都要进行审计。“离任”就一般情况来讲,有三种类型:一是准备任用到更高的位置去担任领导职务;二是自然年龄到期;三是要调离现任的工作岗位。三类审计不论属哪一类,都涉及两个问题:一是在现任位置离任;二是有经济责任。有一定的责任,就赋予了相应的权力。有经济权力就有经济责任。对每个部门行政正职来讲,不论那些业务,他们都有最后决策权,因此是审计对象之一;对每个部门行政副职来讲,都有权力,但不一定都有经济决策权,只有有经济决策权的副职,才可能有经济责任,才属审计对象之一;对一些经济部门,如财务、产业、基建等,只要是行政负责人,都有经济责任,都是审计对象之一。概括起来讲,干部离任经济责任审计的对象是每个部门行政正职、有经济决策权的行政副职、平常业务以经济往来为主的部门行政领导。
二、高校行政领导干部离任经济责任审计程序
对内部审计而言,干部离任经济责任审计的程序在审计准备阶段、审计实施阶段的前半部分、审计终结阶段一般不存在分歧。分歧较大的是形成审计报告初稿后是先征求被审计单位的意见还是先提交本单位主管领导。审计法第五章第三十七条规定:“审计组对审计事项实施审计后,应当向审计机关提交审计报告。审计报告报送审计机关前,应当征求被审计单位的意见。被审单位应当自接到审计报告之日起十日内,将其书面意见交审计组或审计机关”。在实际操作过程中,有些单位根据离任审计过程中发生的具体情况,制定为先报主管领导,再交有关部门和被审计人。按这样的程序执行,可能有利于单位行政领导,但给审计带来了较大风险。至于审计过程,特别是经济业务往来较多的现代审计,不可能把每个事项都准确审计到。审计不到的地方,并不能说明被审计部门就不存在一点问题。被审计部门也应该逐步认识到,审计报告“初稿”或者“征求意见稿”,只是审计组对所能审计范围内的结果性报告。也可能有这样的情况:被审计部门存在的有些问题在本次审计中没有被发现,也可能在审计“初稿”中提出的问题因被审计者提供的资料不全,经征求意见后,确认为合理的,可不在报告中反映。对前一种结果,被审计者不能因此对委托审计的部门或单位主管领导横加指责。对后一种结果,如果先不征求被审计者意见,就给审计带来了潜在的风险,这种风险最终将可能给单位行政领导带来法律责任。审计过程本身就存在风险,风险是不可能避免,但为了减少风险,内部审计在提交审计报告“初稿”前,应按审计法对国家审计机关审计程序的要求,先征求
被审计部门意见,再提交给委托部门或单位主管领导。
三、行政领导干部离任经济责任审计报告的范围
行政领导干部离任经济责任审计报告是否需要审计意见和建议,这是实际审计中较难处理的问题。干部离任经济责任审计报告不同于一般财务收支审计报告。离任审计的前提一般是受托审计,审计部门只对干部在任职期间经济责任履行情况作客观、公正的审查,出具结果性审计报告。但往往有些委托部门或单位主管领导要求审计部门提出审计意见和建议。对于部门行政领导的评价,不是审计部门的职权范围,审计部门也不好作出评价性结论。所以,笔者认为行政领导干部离任经济责任审计报告一般不提出具体审计意见和建议。对于单位内部企业化管理部门负责人进行离任审计,即使要评价其在经济管理中的业绩,也应当采用审查法,将审计结果与主管部门的标准和要求相比、与其在任期间经济目标相比、与同行业公认的原则相比。通过相比较,评价其在任期间资产保值增值情况、任期目标完成程度、在同行业所处位置,最终达到审计报告能给委托部门和单位主管领导提供聘用被审计者一个客观、公正、实事求是的依据性报告。干部离任经济责任审计过程中,对内部审计部门来讲,遇到的实际问题还可能很多,单位主管领导对内部审计的要求也可能不一致。内部审计要摆好自己的位置,减少审计风险,树立审计独立监督、客观公正的良好形象。
四、高校领导干部离任经济责任审计的具体操作
在任期经济责任审计中,如何客观、准确、具体地对领导干部任期内经济事项进行评价,一直是困扰审计人员的关键问题,特别是在财政、财务收支的真实、合法、有效以及内控制度的健全、有效等评价方面,缺乏一个较为系统的评价体系,没有量化界定,审计人员难以操作。针对这一问题,笔者认为:
(一)上级审计机关应加紧制定领导干部经济责任审计具体量化的评价指标体系,便于审计人员实际操作,以利提高审计质量
(二)审计人员在审计时要掌握好以下七个原则
关键词:高校;财务审计;措施
本文为教改课题:“CDIO教育模式在毕业环节教学中的应用研究”研究成果(课题编号:JXJG-12-18-24)
中图分类号:F239 文献标识码:A
收录日期:2014年8月6日
一、新时期高校财务审计的需求
我国高校扩招建设活动中,高校财务审计的内容也出现了新情况。为了达到新时期高校财务审计工作的要求,高校财务部门应充分认识进行高校财务审计工作的必要性。在我国新时期高校扩招建设的情况下,办学自不断增大,所以学校办学经费筹备渠道更加丰富。面对现代高校教学活动中资源配置的要求,经费的收支状况,高校财务管理工作量越来越大。为了实现高效财务管理目标、保证高校资金的合理运用,现代高校应进行财务审计改革工作。借助建立审计体系,优化财务审计工作质量,促进高校财务审计工作的有效开展。
二、新形势下高校财务审计工作中存在的问题
(一)高校财务审计意识淡薄。我国高校财务审计意识淡薄,因为受到计划经济思想的影响,导致了高校领导重视科研教学工作而不重视财务工作的思想。随着社会经济的不断发展和高校教育体制的改革,财务审计工作在高校发展中的地位越来越重要,落后的思想意识已不适应高校进一步发展的要求了,严重影响了高校财务审计体系的建立及财务审计工作的进行,从根本上阻碍了高校的发展。
(二)高校财务审计工作的缺陷。我国教育事业正在飞速的发展,高校的改革发展所面对不再是以前那些简单的教育、教学问题,高校在运作时所碰到的经济状况和所进行的经济活动也不断增多,然而在经济活动不断繁琐,经济压力越来越大的今天,高校财务审计工作依旧存在很多问题,例如内部审计工作不到位,监督机构没有很好的行使其职责,内部审计制度缺失以及部分管理人员不重视财务审计工作的作用等。这些财务审计工作问题如果不及时解决,将会严重影响内部审计工作的有效进行。
(三)缺乏先进的高校财务审计体制。我国高校财务审计体制较落后,严重阻碍了财务审计效果的发挥。财务审计体制落后主要体现在:在资金运用、预算管理和内部审计等方面。最突出的就是,当前我国高校财务机构独立性很差,在实施内部审计等具体的工作时常常受到上级领导部门的干涉,其独立监督的作用大大降低,严重阻碍了高校审计目标的实现,对高校审计工作的质量造成影响。高校应加大审计体制改革与创新的力度,有效发挥高校财务审计管理的作用。
(四)财务审计人员素质不高。财务审计工作不论体制有多完善,制度有多严密,最终的实际操作都要落实到财务审计管理人员的工作中,所以财务管理人员的素质高低与财务审计工作是否可以有效开展息息相关。然而,目前我国对财务管理人员整体素质不够重视财务管理人员都存在着以下几个问题:理论强实际能力差、具有实践经验却没有理论基础和理论与实践都不符合国家的要求等,在职业道德水平方面也有缺乏责任心、没有工作原则和个人利益高于一切等问题,这些审计人员的素质问题导致了高校会计信息不正确,不能很好地反映高校的财务管理和会计信息真实情况等问题。
三、提高高校财务审计水平的措施
(一)树立正确的财务审计意识。高校要有正确的财务审计观念,转变审计观念,给财务审计工作的实施创造良好的条件。首先,高校的管理者应该认识到新时期财务审计工作对高校顺利进行各种经济活动的重要性。领导要严于律己,带动职工、学生积极配合财务审计工作的开展;其次,高校要从转变观念方面对财务审计工作进行整改,提高财务审计工作的预见性,把以前的事后财务审计向事前、事中与事后的管理方向转变,提高财务审计工作的效率。
(二)高校财务审计的管理体系亟须完善。为了使现代高校财务审计工作的需求得到满足,高校的财务管理部门应进一步健全财务审计体系。基于现代高校的基础设备仪器和建设购买等活动,来完善传统高校的财务审计管理体系。同时,鉴于高校扩招后学生数量的增加和对师资力量的需求,审计工作内容亟待完善。通过完善高校的财务审计体系,来使高校审计工作的效率和财务审计管理的能力得到提高,并对高校的财务审计活动做出有效的指导和规范。
考虑到高校收费金额高大、面向对象广、涉及票据多等特点,审计人员要注意尽可能地运用计算机审计,以提高工作质量及效率。例如,在对某高校学费、住宿费的审计中,采集该校财务数据及收费系统数据,检查该校是否及时、足额将应缴财政专户款上缴财政专户,是否按照规定标准收取学费、住宿费。具体步骤如下:
步骤一:检查收入是否及时、足额缴纳。检查应缴财政专户款明细账中各月收取和上缴应缴财政专户款的情况,通过比较各月应缴财政专户款贷方反映的收取应上缴财政收入的时间及借方反映的实际上缴财政时间,看两者之间时间间隔是否过长,如果超过1个月,则该高校存在未及时上缴财政专户款的情形,如果未超过1个月,则高校上缴财政专户款较为及时。利用计算机审计软件筛选,比较应缴财政专户款明细账借方反映实际已经上缴财政款金额与高校确认为教育事业收入金额是否一致,若一致,则说明高校将全部收入均上缴财政;若实际已经上缴财政款金额小于教育事业收入金额,则说明高校存在将部分款项未上缴财政的行为。
步骤二: 检查高校收入是否全部纳入账务核算。比较教育事业收入表(财务数据)反映的学费、住宿费金额和学费、住宿费收费明细表(业务数据)反映的金额是否一致。若一致,则说明高校将所有学费、住宿费收费纳入学校账务核算;若不一致,则说明高校存在将部门学费、住宿费收费未纳入学校账务核算,此时,该高校可能存在乱收费、账外账或小金库的情形,需要执行追加的审计程序。
步骤三: 检查高校是否存在超范围、超标准收费。按学号、专业、收费项目做为关键字段分组,对照收费许可证的收费项目及标准,检查学校是否存在未获得收费许可的收费项目或超标准收费的情形,若有超范围或超标准收费情形,可将超范围、超标准收费的明细导出,生成超范围、超标准收费明细,通过分析对比、调查取证得出结论。
二、科研经费的审计
在对高校科研经费进行审计时,审计人员首先应对科研经费支出的明细项目进行分析,计算各明细项目金额占科研经费支出总额的百分比,以确认审计重点。以某校为例,各明细项目金额占科研经费支出总额的百分比如下表所示:
分析数据,很容易发现,该校管理费提取比例高,而按规定项目管理费提取比例最高不得超过项目经费总额的10%。其次,从科研经费支出的明细项目构成上看,未将进行科研所用房费、水费、电费和固定资产使用费以及科研工作人员的工资、奖金等计入科研成本,没有执行全额成本核算制度,而是在教育事业支出中列支核算,科研课题成本不实。
其次,审计人员要注意科研经费使用的审核管理情况。有的高校科研经费提取管理费后由项目人自已掌握开支,审核报账,管理沦为形式。以某校为例,办公费、交通费占科研经费支出的15.43%,检查相关凭证发现后附原始凭证仅为办公用品发票、加油站油费发票、出租车票等。经了解发现,该校科研处和财务处对经费使用情况的审查比较宽松,只要票据合法均能报销,财务处无法对业务的真实性、票据报销的合理性进行复核,存在管理漏洞。
最后,审计人员还要注意科研经费使用过程中大额资金的流向。有些项目负责人会以合作研究、子项目、技术测试、会议经费、购置材料设备等方式套取科研经费。如果发现疑点,要对相关的合同、银行账户、购置的设备材料等一一核查,不能放过任何蛛丝马迹,必要时还应到合同对方单位进行延伸调查。
三、基建项目债务风险及基建管理的审计
审计人员应把高校大规模举债搞建设可能带来的债务风险和基建管理存在的问题作为审计的重点之一。对于超财力举债搞建设可能出现的风险,审计人员首先要了解学校基建的总体规划,了解和掌握学校资产负债的总体情况,审查长期借款、短期借款和银行存款等科目,对近三年间发生的银行贷款和其它借款进行逐项核对,检查有无多计或少计借款的情况,确认借款余额的准确性和完整性,以达到摸清债务规模、结构及总体变化趋势、掌握每年需要偿还的贷款利息和本金情况的目的。审计人员还应审查贷款合同的具体条款,重点审核贷款的使用是否与合同规定一致,有无抵押,以及贷款利息是否符合国家有关规定等,确认银行贷款活动本身以及对贷款使用的合法性。结合银行账户存款检查,重点审查借款用途和去向,跟踪资金流向一查到底,检查有无改变贷款用途、挪用资金等问题。最后还要审查和分析高校近三年的决算报表,运用比较分析、比率分析、趋势分析等分析性复核方法,并结合审计发现的情况,对学校的偿债能力进行综合分析,从而获得充分的审计证据,做出相应的审计结论。
对于基建项目管理方面的审计,审计人员应注意高校基建上项目速度快、很多基建项目审批手续不全的特点,首先从立项审批程序、投资计划和概算执行情况入手,查阅项目建议书、设计任务书和年度建设投资计划等立项文件以及经济合同等资料,并摸清基建项目的投资规模、工程内容、建设资金计划与实际的差异。其次,了解基建项目的设计、监理、施工、材料设备采购的招投标情况,审查招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书以及设计、施工、监理和供货单位与业主签订的经济合同及补充协议,掌握各单位工程的中标合同价和实际决算价的差异,审查有无建设项目未经公开招标而采用议标的方式发包给施工单位的现象。再次,还要对工程成本和资金使用的真实性和合法性进行审计,对施工合同价款与实际工程决算差异较大的项目,查清形成差异的主要原因,分析判断工程造价的真实性,重点审计工程设计变更、施工签证等合同外工程的手续是否齐全、增加工程量的项目施工内容是否真实,并结合现场审计和工程款拨付情况,检查是否存在违规分包、转包、多计工程款、多进成本、私设“小金库”和损失浪费等问题。最后,审计人员应到现场实地查看相关的基建项目,关注已完工程的竣工决算和交付使用资产情况,现实中很多高校对很多已交付使用的固定资产未及时进行竣工决算。
四、资产购置、使用、管理的审计
高校通常由于采购时间紧或采购科研设备较为特殊等原因,在资产购置时执行政府采购的力度不够,并且大部分高校在年初预算编制时也未将政府采购的资本性支出编入预算,导致预算编制不准确。审计人员在购置审计中应以固定资产的本年增加额为样本总体,检查大宗物资购置和费用支出是否严格执行政府集中采购制度。
对高校固定资产的使用和管理方面,审计人员首先要了解固定资产、存货(教材等)是否进行定期清查盘点,盘盈、盘亏及相关账务处理情况。要强调的一点是:要关注固定资产中房屋建筑物转为经营性资产(指用非经营性资产对外投资、入股、合资、联营、对外出租、出借等)或出售、闲置的房屋建筑物、产权不明晰的房屋建筑物等事项。具体方法为:对学校周边进行实地观察,查看有无门面房或存在经营性的整栋房屋建筑物。对于门面房可按照一般审计程序检查相关的租赁合同、入账情况、报相关部门的审批手续及缴纳税金的情况。但整栋房屋建筑物出租、出借、出资、出售等情况更要引起审计人员的高度重视。根据《陕西省行政事业单位国有资产管理实施办法》,行政事业单位资产用于经营性资产或进行资产处置应履行相关程序。有的高校进行基建项目时,对基建项目的可行性分析不充分,老校区的项目建成后,由于教学中心已经往新校区转移,项目未能按照立项用途使用而闲置,之后学校为提高资产使用效益擅自把原应用于教学科研的房屋作为经营性资产出租。有的高校在基建过程中由于急于扩张安置学生,发生先租赁土地建房的情形,所以审计人员在实地观察的基础上,应检查相关土地证、土地租赁协议,查看租用土地上是否存在房屋建筑物,关注无所有权土地上房屋建筑物的账务处理情况,看是否存在产权不明晰的房屋建筑物。
五、二级单位的审计
对学校所属的二级单位的审计,应主要关注财务独立核算的院系或处室、学校校办产业及后勤中心,以及对外承担培训或可能存在收费项目的院系或处室,这些二级单位往往由于职能比较重要,可能存在非正常的收入。
对于院系或高校内设处室的审计,重点关注招生办公室、教务处、学生处、研究生院、成教学院等。这些单位都涉及到收取本校或社会学生的点招费、考试报名费、培训费、补考费、重修费等无收费许可的费用,并且这些费用主要是由各职能处室或者院系收取后再上交到学校财务处。在此过程中,各处室或院系也会存在截留、挪用、坐支、延迟上缴等情况。各处室或院系收费人员有时并非专业的财务人员,所以收取相关费用时,没有将原始资料保存,直接将相关费用列支后将余款上缴学校,无法保证收入的完整性和真实性。另外,有的经办人出于安全因素的考虑,将这些款项以个人名义开设存折存放,违反《现金管理暂行条例实施细则》的要求。
关键词:审计档案;审计质量;档案管理;作用
随着高校内部管理体制综合改革的不断深入和社会主义市场经济发展的要求,高校规范快速发展愈来愈受到国家和社会的关注,高校内部审计部门作为高校规范发展的重要职能部门,审计档案是内部审计部门在学校内部部门负责人离任责任审计、部门项目专项审计、合同审签和调查等业务活动中形成的具有保存价值的材料。审计档案不仅反映和记载了学校内部审计工作的全过程,从另一个方面还反映了学校审计人员的劳动成果和智慧,是衡量学校审计工作质量的重要依据,也是高校领导决策未来学校发展的重要依据,是学校整体档案的重要组成部分,对规范内部审计工作人员的行为、检查内部审计工作质量具有重要作用。因此,对于加强审计档案管理,提高审计工作质量,防范和避免高校财务风险的发生及充分发挥审计监督在高校经济领域的宏观调控作用有十分重要的意义,对高校领导的科学决策及学校规范发展意义重大。
一、高校审计档案的主要特征
高校审计档案管理是学校内部审计部门收集、整理、保管、利用和移交审计档案的业务活动,其内容丰富、全面、详实、客观,反映了学校经济发展的全过程,是学校考察审计工作、研究高校发展历史、指导未来决策的重要依据,还可以为学校领导和相关部门人员了解审计具体情况提供可靠的信息资源,有以下几个典型特征:1.公正、真实。新形势下审计监督不同于往常的财务审计监督,更不同于学校的财务监督,审计部门作为独立的职能部门对查出的情况和问题不是简单的作一个书面结论,更加注重的是被审计对象的服务职能及管理效能。从审计成果看,审计直接面对学校的职能部门及校内职工,其审计结论直接反应被审计部门的经济运行效果及职工的履职情况,从审计范围看,对部门不仅仅是简单的财务收支审计,还要关注部门的效益及与被审计部门经济运行相关联的项目,关注部门效益的同时对社会效益也要有一个基本的评价,比如行政管理、科研、教学等工作的成效为学校带来的直接经济效益和间接的社会效益,只有这样,对被审计对象的分析和评价才会更具体、全面、详实,更具有针对性。审计监督结论更要以确凿客观事实、准确定性、处理合法为原则,依照审计相关法定程序得出审计结论,形成一套完整的审计资料。审计档案不仅是对审计过程中审计行为和效果的事实记载及反映,还是对学校项目发展过程的真实再现,只有确保了审计监督的真实性、客观性和完整性,才能确保审计档案的公平、公正。2.专业、保密审计监督形成的审计档案不同于其他档案,具有其特殊性,审计档案是学校审计部门对校内部门经济运行效益、社会效益发挥作用的审查及监督,是审计监督过程和审计工作人员工作状况的真。实记录,不仅反映对审计部门本身的审计监督活动,而且真实记录了被审部门执行上级政策法规及校内规章制度和经济运行情况,个别可能涉及到被审对象在执行国家政策法规或校内规章制度过程中的违法违纪情况;审计档案从另一个方面也反映出学校发展过程中领导的决策水平及被审对象的政治业务素质、执行能力等情况。因此,审计档案具有较强的专业性和保密性。3.关联、成套。审计档案是审计监督过程中记录被审对象的经济运行情况的资料,包括谈话、调查整理形成的所有资料。完整的审计档案形成首先是审计立项,即确定被审计的对象,拟定具体的审计方案,组成审计组;二是审计实施,对被审对象发出书面审计通知书,严格按照已拟定的审计方案执行,最后对审计进行总结并撰写审计报告;三是审计终结,在被审计部门给出的意见或建议的情况下对审计报告进行审定,最后给出书面审计结论。审计档案一般是以审计项目为单位组卷,每个项目都是由一整套密切联系、不可分割的材料组成,期间相互关联,与审计立项、实施、终结一一对应,形成一整套系统完整的档案,只有这样才能够客观真实地对审计事项的结果和过程进行证实与评价。
二、审计档案在审计质量中的作用
随着高校内部管理体制改革的深入和现代大学制度的确立,高校如何有效规范财务行为,保持学校的可持续发展是高校内部治理结构亟待解决的问题。有效的内部控制的治理结构能促进高校内部治理结构的建立,推进内部管理体制的改革,确立现代大学制度,高校内部审计是有效的内部控制制度确立的重要手段。在高校发展中充分发挥内部审计作用,把高校内部审计上升到结构治理层面,把高校审计档案客观、公正、真实、全面的作用充分发挥出来,可以使高校根据自身发展需要对办学条件、规模、经费使用、招生就业等方面进行战略调整,优化校内资源配置,最大限度的发挥学校资产的作用,提高学校的办学效益,还可以有效促进高校管理层渗透高校治理、风险管理、财务管理、内部控制及绩效管理。1.审计档案提供大量真实的信息。随着现代信息技术的快速发展,审计档案不仅包括纸质资料,录像、声像、图片以及其它资料也早已成为审计档案的一部分。审计档案的多样性、完整性丰富了审计档案的内容,在档案查阅上,实现了审计资料计算机检索和无线传递,在保持了较强的真实性和原始性的前提下,保证了方便、快捷、及时性。在审计档案内容上,多角度、多形式、大容量及真实完整、专业、秘密性使得审计档案成为学校档案的重要组成部分,是高校发展过程中领导决策不可缺少的重要参考依据,由此,从根本上对审计工作的质量及审计档案的管理提出了更高的要求。2.审计档案是评估审计工作的依据高校内部审计档案是高校领导对学校发展决策的重要参考依据,对于高校的规范发展起着重要作用,为此对高校内部审计工作监督过程的考核、评估就十分必要。对审计监督工作过程进行全面考核评估,仅凭审计人员的记忆和口头叙述是不现实的,也是不客观、不全面的。在审计档案形成的过程中,对审计项目真实、客观、公正、严肃的记录,对审计监督过程实事求是的总结形成的档案资料是考核审计工作的最有力的证据。审计档案具有的真实性、可靠性和准确性,是对以往的审计工作进行评价与总结的依据。近年来,国家审计署在开展全国优秀审计项目的评比活动中,优秀审计项目评比的唯一依据就是审计档案的规范、科学。由此可见,审计档案在评价审计工作质量和成果中起着举足轻重的作用。3.为高校深化内部管理体制改革提供宣传素材。由于审计档案是审计工作开展过程中形成的写实性、专业性档案,包括学校投入效益、财务收支、资产利用以及学校发展过程中重大项目建设的大量详实材料,这些材料具有很强的说服力。因此,在落实现代大学制度构建内部治理结构过程中,对深化高校内部管理体制改革、规范管理提升高校的管理水平具有重大作用;同时,为高校的政务公开提供了详实、准确、可靠的材料,高校完全可以抽取一些材料借此向师生进行国家财经政策法规及学校规章制度的宣传,以此激发高校师生的爱校热情,提高师生参与学校内部结构治理、规范管理的热情,为高校规范发展和深化改革起到的宣传推动作用。
三、提升审计档案管理的策略
审计档案是高校档案的重要组成部分,审计档案的管理质量直接影响学校档案管理的质量,高校领导和审计档案管理人员对审计档案管理质量在财务管理、资产核定、债务管理中的作用必须有一个清醒的认识,只有认识到审计档案质量的优劣关系到领导决策的正确与否,关系到高校未来的发展,只有扎实做好审计监督工作和审计档案管理工作才能稳步提升审计工作的质量,才能进一步提升高校内部审计档案管理工作的有效性和针对性。1.提高审计档案管理人员的综合素质。审计档案管理人员的综合素质直接关系到审计档案管理的工作质量。审计档案的管理不同于一般档案的整理、归档、存放,因为审计档案不仅涉及学校发展的决策信息,有的还可能涉及被审对象的个人隐私。要提高档案管理人员的水平,一是专业素养,高校要有计划、有目的地对他们进行专业知识的培训,不断掌握新形势下的现代专业技术,不断提高管理意识,法律意识,不仅使档案管理人员业务熟练、工作细致,还要使他们精通审计业务工作的流程,以确保审计资料的归档和保存工作达到专业水平。二是职业道德水平,审计档案管理人员良好的职业道德是确保档案的公正性和客观性的前提。学校要多渠道、多角度加强对审计档案管理人员的职业道德培训,不断增强爱岗敬业的信心和决心,养成良好的职业习惯和职业道德,培养严肃认真、无私奉献的精神,在工作中遵纪守法、克己奉公、不徇私情、全心全意为学校的发展工作,不断学习先进人物的先进事迹和先进的档案管理方法,养成实事求是的工作作风和良好的职业习惯,才能适应现代审计档案管理的要求。2.完善审计档案管理体系和流程。完善审计档案管理体系和流程是推进档案管理科学化、规范化、法制化的重要前提。高校应根据国家内审协会的相关标准和规范,制定适合本校的审计档案管理办法,明确审计档案归档范围、保管期限、整理方法、保存和传输,确保每个项目的资料纸质版和电子版一一对应、避免人为干扰和篡改或损坏文件和信息。高校要建立健全内部审计工作及审计档案的管理制度,促进档案管理标准化、规范化,制定符合高校自身的审计档案管理制度,明确学校审计档案收集、整理、立卷、归档、保管、借阅利用、销毁等各个方面的管理办法,真正明确审计档案管理是学校档案管理的重要组成部分,完善档案管理责任制,明确岗位职责的同时进一步明确审计档案的保密责任,另外加大审计档案管理工作的考核力度,确保审计档案管理工作规范和科学。3.利用现代信息技术推进高校内部审计档案的开发利用工作。随着高校办公自动化的全面实现,计算机辅助审计技术形成的电子化审计档案为提高审计质量和档案管理规范化提供了基础。审计机构内部要高度重视电子审计档案的开发利用工作,电子审计档案为从过去单纯的保管档案向档案开发利用提供了便捷的通道。档案管理人员要不断总结学习档案和现代电子技术结合的原理及基本经验,最大限度地发挥审计档案的利用价值,提高审计工作效应的同时扩大审计影响,要充分利用电子化档案资料,挖掘原有审计档案信息资源的潜在价值,将原应归档的审计资料整理收集、归类、排序、编码,然后输入计算机,并将纸质文档装订成册,形成一一对应的纸质档案和电子档案。促进档案资料的开发利用,一是利用现代技术将过去不可能完成的风险点进行科学整理归类、分析,编制形成电子审计档案以作提示,为实际工作中方便、快捷的查询所有审计信息提供便利;二是对上级及各类审计检查发现的问题及时进行收集整理,建立审计问题电子档案,为以后审计工作的规范提供参考依据;三是整理学校内部审计工作中发现的违规问题,建立违规问题清单,对清单中记录的问题要进行整改,并进行跟踪督促,强化责任追究。
总之,高校审计档案是高校自身经济发展的全过程的再现,不仅完整、真实地记录学校发展的过程,同时也是考察审计监督工作、确保审计质量的重要依据,是高校档案的重要组成部分。在社会高度关注高校综合改革发展的今天,只有充分发挥审计档案的公正性、严肃性和权威性,落实高校内部经济责任审计、项目内部控制审计等工作,高度重视审计档案管理工作,确保审计档案的真实完整和高效、科学利用,才能确保审计工作的质量,强化对审计档案的管理,高校内部审计的作用才会显现,才能进一步促进高校全面工作的蓬勃发展。
作者:胡昀 单位:齐鲁师范学院
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[3]李学慧.审计档案管理在审计质量工作中的作用探讨[J].黑龙江史志,2015,(13).
为了调查目前我国各普通高等学校经济责任审计的开展情况,笔者向教育部属76所高校以及部分内部审计工作开展较好的地方院校发放了调查问卷。本问卷共发放了91份,收回有效问卷54份,回收率为59%。本调查问卷得到了各高校的支持和配合,其中综合类高校占69%,文科类占11%,理科类占13%,医学类占近7%。问卷调查结果主要有以下几个方面:
(一)经济责任审计的对象和内容 各高校经济责任审计的对象比较一致,主要为院系主要行政负责人(94%)、机关部处主要负责人(93%)、校办产业主要负责人(85%)、后勤管理部门主要负责人(94%)、附属单位主要行政负责人(80%),个别高校还认为只要是处级领导干部都需要审计。审计内容上,98%以上的高校认为财务收支、内部控制和领导干部遵守财经法纪及廉洁自律责任方面是必须包含在内的,也有17%的高校认为教学科研等方面应该纳入经济责任审计范围。
(二)经济责任审计的类型和方式 超过半数的高校经济责任审计类型以离任审计为主,仅有9%的高校为任期审计,36%的高校将离任审计和任期审计相结合。审计方式以先离后审的方式为主,仅有11.4%的高校采取先审后离的方式,8.6%的高校采取先审后离和先离后审相结合的审计方式。
(三)经济责任审计的委托 目前,各高校主要是由学校的组织部门委托,31%高校的委托部门还包括学校的产业集团、后勤集团、科技部门、纪检监察部门、资产管理部门等。96%的高校有委托部门的书面委托书。
(四)被审计领导干部经济责任界定 目前,2/3左右的高校在中层干部任职时没有书面的任职责任书。即便在有书面任职责任书的高校中,也有60%的高校对中层干部任期内的经济责任没有明确规定。
(五)经济责任审计制度建设 目前各高校在经济责任审计的制度建设方面做的较好,89%的高校单独制定了相关文件并以校发文的形式全校发放执行;7%的高校以审计机构发文形式发放执行;将近5%的高校没有单独制定相关文件,只是参考教育系统内部审计规定执行。
(六)经济责任审计结果利用 目前,各高校对经济责任审计结果的利用还有待进一步完善,超过50%的高校没有公开审计结果,仅有4%高校的经济审计结果全部公开,44%的高校则根据不同范围公开不同的内容。审计的效果也还需要进一步改进,仅有26%的高校认为经济责任审计达到了应有的效果,65%的高校认为经济责任审计只是部分达到了应有的效果,9%的高校认为经济责任审计结果没有达到应有的效果。
二、高校经济责任审计的难点
结合上述调查问卷的结果和目前我国高校开展经济责任审计的实际情况,归纳起来,经济责任审计工作还存在以下一些难点:
(一)审计评价困难 经济责任的不确定性和审计对象种类的复杂性,给审计评价带来困难。目前,大部份高校的中层领导干部任职时没有明确的任期经济责任,学校对于领导干部任期内应负的责任、任期目标、考核标准等都没有给出科学、明确的界定。此外,在高校中,经济责任审计对象的种类非常复杂,涉及机关部处、院(系、所、中心)、教辅单位和后勤产业等不同经济运行模式的单位。不同审计对象的经济责任审计侧重点不同,因此有针对性的评价也相对困难。
(二)审计程序单一 根据调查问卷显示,目前各高校的经济责任审计仍然是以离任审计为主,且采取先离后审的方式。因此,在审计过程中,一方面出现了配合难和执行难的问题,因为被审计对象己离岗,而继任领导又因为不了解情况或者认为与自己无关,对经济责任审计缺乏有效的配合,使审计工作陷于被动;另一方面,对审计查出的违纪违规问题不好处理,审计结论难以落实,在很大程度上制约了审计成果的利用转化,影响了审计评价的有效性,降低了审计工作的权威性。
(三)尚未建立完整的审计结果运用机制 从调查问卷的情况来看,经济责任审计已广泛开展并成为学校党委、组织部门对领导干部考察所需要履行的一个步骤。但是对于经济责任审计结果主要关注被审计对象有无重大经济决策、管理失误,有无重大违纪违规问题,还没有从审计报告中挖据有利于干部考察任用的其它信息,审计成果也没有成为干部日常管理、监督的重要参考资料部管理部门所重视。此外,经济责任审计结果仅向委托部门、主管领导等报告,并未向广大师生员工公布,甚至在被审计领导干部单位内部也未公开,广大师生员工并不了解审计部门做了哪些工作,完成了哪些经济责任审计项目,在干部任免之后,审计报告被搁置、遗忘,造成了审计成果一次性利用的弊端,有悖于经济责任审计真正的目的。
(四)对于经济责任审计的认识不到位,宣传力度不够 由于对于经济责任审计的宣传力度不够,学校部分领导干部、群众对经济责任审计工作的认识尚不到位,特别是被审计单位的领导干部及有关工作人员对开展领导干部经济责任审计工作认识不够全面。因此对经济责任审计的支持与配合不够,对经济责任的审计结果不够重视。
(五)审计人员较少与任务繁重的矛盾突出 由于学校批量任免、调动,集中开展审计,审计任务重与审计人员不足的矛盾表现得十分突出,直接影响到审计的效果。突击性审计往往达不到理想的效果,并且有的责任人任职时间较长,由于审计力量有限等原因,短时间内很难将其经济问题查清、查透,从而导致审计缺乏深度和广度,直接影响了审计质量。
三、完善高校经济责任审计的对策
针对上述存在的问题,完善高校经济责任审计主要有以下对策:
(一)明确领导干部的经济责任 对于学校没有明确规定领导干部的经济责任的,可以从以下几个方面来界定,即:依法行政的责任、规范管理的责任、创造效益的责任。在这三个方面中,依法行政是基础,规范管理是手段,创造效益是目的。(1)依法行政的责任。作为组织的负责人,必须带领所在的组织,在法律框架允许的范围内活动,而不能逾越这个范围。对于所在组织的行为的合法性,负责人必须承担责任。(2)规范管理的责任。作为组织的负责人。需要使其组织在一个有效的秩序下运行,其本人也必须受这个秩序的约束。那么,这个秩序是否建立,是否科学、合理,是否得到有效运行,就构成了领导者在规范管理方面的责任。(3)创造效益的责任。创造效益是一个组织的目标;既包括已经创造的效益,也包括拓展的未来效益空间,是过去与未来的兼顾;既包括经济效益,也包括社会效益,是经济效益与社会效益的结合。
(二)灵活运用先审后离和先离后审的审计程序 领导干部经济责任审计应当是全方位、多种组织形式并存的,片面强调先审后离而忽视先离后审,有悖于建立领导干部经济责任审计工作机制的初衷,很难涵盖经济责任审计中各种复杂的情况,全面的经济责任审计应当既包括先审后离,又包括先离后审,这两种方式都是对
领导干部经济责任实施审计的有效方法。在正常的领导干部换届和现有的审计力量前提下,力争做到逢换届必审,同时又要适量安排任中审计,将“换届审计”与“任中审计”结合起来。
(三)加强经济责任审计结果的运用 经济责任审计能否发挥应有的作用,关键在于审计结果的正确处理和运用。(1)逐步实行经济责任审计结果公告制度。为了增强经济责任审计工作的透明度。发挥舆论监督和社会监督的作用,确保经济责任审计工作的客观、公正,促进经济责任审计结果的利用和转化,提高经济责任审计监督的效果,建议各高校可以根据本校的实际情况逐步试行经济责任审计公告制度,将经济责任审计的结果置于广大师生的监督之下,努力建立“四个公开”的制度:一是经济责任审计述职报告公开;二是经济责任审计内容公开;三是经济责任审计的程序公开;四是经济责任审计的结果公开。(2)建立经济责任审计数据库。对任期经济责任审计,实行每审完一个,将审计通知书、审计报告、审计工作底稿及审计意见书、审计决定分类建立经济责任审计数据库。与此同时,与纪检监察、组织部门实行互通信息,资源共享,形成上下贯通、左右连接的经济责任审计工作和信息网络体系。
(四)加强经济责任审计宣传力度 为加强经济责任审计的宣传,可以由学校的审计和组织、纪检监察等部门联合编印经济责任审计册子,将经济责任审计的意义、有关规定、被审计单位需要提供的支持与配合等内容包含在内。审计部门应与学校的组织、人事等部门相互配合,力争将经济责任审计册子列入到领导干部任前谈话和诫勉程序中去,努力使经济责任审计在发挥教育和防范的作用方面取得新突破。
(五)不断提高审计人员素质 做好经济责任审计工作,不断提高经济责任审计质量,内部审计人员是主体。所以审计人员应该从以下几个方面来不断提升自己的整体素质。(1)加强自身的职业道德建设。审计人员在开展经济责任审计工作中应当做到独立、客观、正直和勤勉;保持廉洁;保持应有的职业谨慎,合理使用职业判断;诚实地为组织服务,不做任何违反诚信原则的事情:(2)端正自身态度。审计人员必须将不断改进工作的精神带入所有经济责任审计项目中,把自己的身份看作是被审计单位的支持者或顾问。(3)自学。审计人员应提高自学意识,使自己在不断学习中提高理论知识水平,进而提高审计工作质量。
在高校招生不断增加的同时,高校工程建设投入也在不断增长。为加强对工程项目的审计监督,各高校均不同程度地开展了工程审计工作。工程审计中应注意五个方面的问题,使工程审计人员顺利开展工作。
关键词:
高校;基建工程审计;问题
随着高校招生规模的增长,与之配套的基础设施建设需求日益增加,许多高校进行了大规模的工程建设工作。对各高校而言,工程造价不仅是工程项目管理的重要内容,同时也直接影响着高校的经济利益。为了规范和加强对工程项目的审计监督,保证工程造价合理、建设资金安全,提高投资效益,基建工程审计显得尤为重要。但高校内部审计部门在开展基建工程审计时也面临许多困难。基建工程项目专业性强,涉及环节众多,施工周期较长,高校内部审计部门由于人力资源编制、专业、经费水平等方面的限制,在实施审计时,常面临诸多困难,给内部审计工作带来较高风险。因此,内部审计人员在开展基建工程审计时,要充分认识和把握各审计环节的难点和潜在风险,采取有效的审计方法,降低审计风险。基建工程审计中应注意以下几个问题。
一、避免审计监督取代施工管理职能
随着高校基本建设资金投入的日益增加,高校管理层普遍提高了对基本建设资金的重视程度。为有效地降低建设资金风险,有些高校管理层要求学校内部审计人员积极参与建设项目审计监督,形成步步为营、点面结合的监督形势。这样的要求,一方面切实加强了审计监督力度,但另一方面,审计人员过多参与工程项目各环节的监督,弱化了工程管理人员履行监督的责任,工程管理人员容易形成反正有审计监督,自己就无需再参与监督的心理,这对工程管理人员从施工角度对质量、工期、造价的控制是不利的。同时,内部审计过多参与工程管理工作,一方面,从“裁判员”变成了“运动员”,审计工作失去独立性,无法客观、公正地进行评价;另一方面,涉足众多非专业领域,给审计工作带来很大风险。例如,有些高校要求内部审计人员参与对勘察合同、设计合同或施工合同的审核。由于内部审计人员多数不是法律专业人员,同时,审计人员若未参与前期招标、考察等环节工作,其掌握的信息是有限的,由内部审计人员从事合同审核显然风险也是较高的。
二、注意区分施工管理工作与工程审计工作的履职范围
工程审计,一方面履行工程造价审计监督的职能,另一方面,可为工程管理部门和人员提供造价咨询服务。施工过程中,工程管理人员由于工程管理需要,常常会产生造价咨询的需求,特别是施工过程中对新增材料的认质认价,往往涉及材料合理价格区间的确定问题。这时,工程管理人员就有可能向审计人员咨询。工程审计人员在提供咨询服务过程中,要避免代替工程管理单位对新增材料进行认质认价。这是因为,施工过程中的认质认价,是工程项目管理的具体工作,工程管理单位应按工程管理规定和程序组织认质认价,办理相关手续。结算审计时,审计人员要对经施工单位和工程管理单位确认的价格进行审核、监督,确保工程造价合理。若审计人员在施工过程中代替履行认质认价职能,结算审计时会产生自己审核自己的工作的局面,这显然与审计准则规定不符,影响结算审计的独立性,增加结算审计的风险。
三、结算审计中注意划分建筑安装工程费用与前期费用的界限
高校在开展基建工程结算审计时,审计对象是需要与施工单位办理结算的建筑安装工程费用,通常不包括项目前期发生的费用,如设计费、勘察费等。这是因为按照国家《建筑安装工程费用项目组成》文件规定,建筑安装工程费用项目按费用构成要素组成划分为人工费、材料费、施工机具使用费、企业管理费、利润、规费和税金,不包括应由建设单位承担的设计费、勘察费等其他费用。因此,高校内部审计部门在进行工程结算审计时,要将项目前期费用与施工单位结算费用分开进行审计。一方面,按照政府采购等相关政策,堵塞了前期费用规避招标的风险,另一方面,能够清晰地评价建设安装工程费用的实际造价,为建设成本的横向比较提供准确资料。
四、将工程审计监督与服务相结合
按照内部审计基本准则规定,内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,它通过运用系统、规范的方法,审查和评价组织的业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性,以促进组织完善治理、增加价值和实现目标。内部审计人员应当以适当的方式提供咨询服务,改善组织的业务活动、内部控制和风险管理。因此,工程审计中要做好审计监督与服务工作,一方面,独立、客观地对工程结算资金进行评价、审核,另一方面,为增加组织价格提供服务,对工程审计过程中发现的内部控制漏洞、高风险领域提供意见和建议,帮助学校加强工程管理,完善制度体系,规范项目管理。所以,工程审计,一方面履行工程造价审计监督的职能,另一方面,向学校管理层提供完善工程管理的意见及建议。
五、加强沟通与协调
为保证工程审计工作顺利、有效进行,提高审计效率和效果,工程审计人员要加强与工程管理单位及人员、造价咨询社会中介机构的沟通和协调,一方面,与工程管理单位及人员的沟通和协调,有利于及时组织审计资料,了解工程项目施工过程中的具体情况,取得工程管理单位及人员对审计工作的理解和支持,为顺利进行工程审计提供基础。另一方面,加强与造价咨询社会中介机构的沟通和协调,有利于造价咨询社会中介机构充分理解学校工程审计的目的和意义,按照学校内部审计要求提供造价咨询服务,从专业角度为学校内部审计工作提供服务,对审计过程中发现的问题及时沟通并提供建议,提高工程审计质量和效果,完成学校工程审计目标。基建工程项目专业性强,涉及众多环节,施工周期较长,开展基建工程审计,给高校内部审计人员带来很大挑战,同时也带来很多机遇。一方面,内部审计人员要加强业务学习,努力适应工程审计工作需要;另一方面,审计人员要不断总结工程审计过程中遇到的问题,不断提高实践能力。以上对工程审计中要注意的问题还有许多未及之处,工作中将不断总结完善。
参考文献:
[1]张岐松.电力建设工程造价审计的方法[J].中国内部审计,2014
一、高校开展效益审计的必要性
伴随着我国社会经济和教育水平的不断提高,我们已经全面迎来了一个知识经济的时代,在这个时展的大背景下,我国的高校教育也在以一种前所未有的速度发展着。随着高校的进一步整合和扩招,高校的规模越来越大,高校在其教育经费上的投入也越来越大,与此同时,高校的各种创收经费也逐渐增加。基于此高校所进行的经济活动也就更加频繁,在这种情况下,开展高校的效益审计工作就是高校发展的一个必要工作了。在高校开展效益审计工作,不仅能够提高高校参加经济活动的水平,降低其参加经济活动的风险,还可以促进高校完善其内部的管理体制。
就近几年高校的发展情况来看,我国有不少的高校因为扩大规模反倒是背负上了过多的债务,因此导致了高校教育经费的紧缺情况,从而抑制了高校教育的进一步发展。我国的大学生多,高校也多,国家政府能够给予每所高校的教育经费终究是有限的,几乎大部分的高校都或轻或重存在着教育经费紧张的问题,在这种情况下,高校只有更加科学合理的利用好教育经费,最大程度上发挥出教育经费的效益,才能最大程度上促进高校教育的发展。开展效益审计工作正好可以满足当前高校发展的这一需要,通过对高校经费利用进行综合性的分析,对高校的经费使用提出切实有用的建议,从而在最大程度上避免经费浪费的情况的发生。
二、高校效益审计面临的困难
效益审计是一种建设性审计,相对于普通的财务审计而言,其层次更高,难度更大,风险更大,但是其所能发挥出的作用也更大。当前我国高校的审计工作才刚刚起步,但是已经遇到的不少困难,主要有以下几个方面:
(一)效益审计环境还未形成
虽然目前在我国的大部分高校已经成立起了内部的审计部门,但是其成立的原因却大多都是由于上级的要求,这就使得成立起来的内部审计部门实际上具有明显的外部压力倾向。也正是因此,当前高校的审计部门的工作缺乏积极主动性,主要是以监督为主,相反的在评价和预测方面的工作存在很大的不足。并且由于我国高校的审计工作起步晚,关于高校审计的一些规定大都比较粗略,缺乏工作上的一些详细的规章制度,这也大大降低了审计工作的效率。总之,当前我国高校没有形成良好的审计环境,因此审计工作的开展缺乏积极性。
(一)缺乏高素质的内部审计人才
正如前面所说,我国高校内部的审计部门,大都是应上级的要求成立起来的,这些部门的工作人员很多也是从高校的其他部门调动过去的,再加上高校内部的专业的高素质的内部审计人员严重缺乏,使得当前高校的内部审计工作的队伍在结构上具有极大的不合理性。审计部门的工作人员还由于其一些习惯性思维的影响,对高校各种经济活动缺乏必要的关注的分析,无法为经济活动提出更有利的建议。
(三)审计技术手段落后
当前我国大部分高校在开展内部审计工作时采用的技术主要还是以账目导向审计或者系统导向审计为主,这就使得高校的审计工作实际上存在着较大的风险。想要有效的改善这一局面,就需要在高校的审计工作中采用风险导向审计技术。除此之外,伴随着计算机技术的发展,高校的审计方法和手段也应该朝着电子化的方向不断的发展。当前落后的审计技术手段,会加大审计工作的出错率和误差,从而加大审计工作的风险。
三、提高高校审计效益的对策
针对我国高校当前效益审计工作的现状,想要提高我国高校的效益审计工作主要需要采取以下几个对策:
(一)提高对审计工作重要性的认识
高校想要切实的做好效益审计工作,首先要在思想上重视效益审计工作,要清楚地认识到其对高校发展的重用性。只有提高了对高校效益审计工作的认识,才能从思想上重视效益审计工作,提高效益审计工作的积极性和严肃性。
(二)培养高素质内部审计人才
高素质的内部审计人才对审计工作的开展起到至关重要的作用。即便说高校从思想上认识到了效益审计工作,也重视效益审计工作,但是没有高素质的审计人才,在工作的时候也只会感到有心无力。因此高校想要切实的提高效益审计工作的水平,就需要注重对高素质内部审计人才的培养,注重优化审计人员队伍。
(三)改进审计技术和方法
审计技术和方法的落后也是制约高校审计工作发展的一个重要的原因,即使是高素质的审计人才,也需要有审计技术和方法的配合。在当前提高高校的审计技术和方法主要注重风险导向技术的应用、计算机技术的应用和网络信息技术的应用。
【关键词】 高校;绩效审计;现状;必要性;建议
绩效审计是审计师通过收集、分析、评价审计证据,对组织行为及其各项活动的经济性、效率性和效果性进行审计,找出薄弱环节,提出改进建议,将审计结果提交给各相关部门,并对建议的执行情况进行审核、控制的一种技术工具。高等学校开展绩效审计,能够通过对学校相关资金的经济性、使用效率和效果进行评价,为负责监督或采取纠正措施的有关各方提供便利,促使学校不断提高办学水平,增强自身的竞争力,同时也顺应了国家经济发展的要求,从而达到经济效益和社会效益的有机统一。当前,许多高校都在探索开展绩效审计,其中部分高校的绩效审计工作已经显示出明显的效果,但还有许多高校由于对绩效审计工作认识不足而进展不大。本文在对我国高校绩效审计工作情况调查分析的基础上,阐释了高校开展绩效审计工作的意义,并提出加强高校绩效审计的几点建议。
一、我国高校内部审计的现状
中国高校众多,进行全面调查统计的工作难度较大,为此,笔者以驻南京的南京大学、东南大学等23所本科院校作为研究样本。其原因在于:一方面,南京的高校数量较多,现有高校47所,其中,地方本科院校23所,位居全国第三;另一方面,江苏是我国的经济大省,高校数量和教育水平位居全国前列,其省会南京更具代表性;此外,南京地处华东,更容易接受国外先进的管理理念和方法。调查方法则是通过登陆各个学校的网站,进入学校机构设置中的审计部门或合署部门,获取相关的信息。
(一)审计机构设置情况
23所高校中,南京大学、东南大学、河海大学、南京师范大学、南京邮电大学、南京林业大学、南京中医药大学、南京工业大学、南京航空航天大学、江苏警官学院、南京晓庄学院、金陵科技学院12所学校独立设置了审计处这样的职能机构;南京理工大学、南京农业大学、南京医科大学、南京财经大学、南京信息工程大学、中国药科大学、南京艺术学院、南京审计学院、南京工程学院、江苏经贸职业技术学院10所学校是审计与纪检监察合署办公;三江学院未设审计机构。可以看出,南京地区独立设置审计机构的院校达到52.17%,有半数左右的院校没有独立设置审计机构或没有审计机构。
(二)高校审计人员配备情况
单独设立审计机构的高校配备了5至7名审计人员,多数为5名,也有超过10名以上的(如南京大学)。其他学校人员相关信息没有公开列示。
(三)高校审计制度建设情况
独立设立审计机构的高校,其审计制度比较健全,一方面遵照国家和江苏省的有关文件,另一方面结合学校自身实际制定了相应的工作制度和规范。
(四)高校内部审计内容
各高校的审计内容(根据审计内容公开程度排列)如表1所示。
可以看出,各大高校处理的审计项目大致相同,基本的审计项目大类都涵盖在审计工作中,也比较符合高校的具体情况,有的学校审计工作的侧重点十分明确,近70%的高校或多或少涉及到了绩效审计相关方面的内容,部分高校对项目的使用和效益情况提出了审计要求,在工作规范中加入了监督各项资源的效益情况等。这些都反映了高校审计工作已不单纯审查资金资产等的合法真实性,开始逐步向绩效方向发展。通过对部分高校的调查,说明我国高校审计工作开展得还是比较好的,尤其是规模比较大的高校,从部门的设置到规章制度的建立,再到具体审计工作的开展,已经具有自己一系列的流程。当然,还有一部分高校的审计工作十分简单,或者并未公开列示相关信息。这部分高校内审工作尚有欠缺。首先,在机构的建立,人员的配备上还存在不足,反映出对审计工作的重要性还认识的不够;其次,缺乏相应的规章制度加以约束,或者说,即使建立了一套完整的工作规范,却没有很好地遵照执行;另外,高校经营意识不强,由于我国每年对高校都有大量资金的拨入,如果高校不能合理有效地进行安排利用,可能会出现债务堆积的情形。因此,这就对高校审计工作提出了更新、更高的要求。
二、高校开展绩效审计的必要性分析
在世界审计史上,20世纪30年代以前的审计都是以真实性、合法性为目的的财务审计。到了20世纪中后期,随着科技的进步,生产力水平的迅速提高,各个国家的财政收入迅猛增长,因此对所使用和管理资源的监督也就显得十分重要,在监督财政收支的真实性和合规性的基础上,进一步监督其有效性,以便节约财政资金,促进国家经济发展,由此产生了绩效审计。
美国是政府绩效审计开展最早的国家,为了确保公共资源合法有效的使用,1945年美国国会通过了《联邦公司控制法案》,该法案提出了审计总署的“综合审计”的方法,有效地将公营企业置于国会的年度审计和财政控制之下。1972年美国颁布了《政府的机构、计划项目、活动和职责的审计》,在世界政府审计史上首次明确提出了绩效审计的概念。在美国政府绩效审计的影响下,西方许多国家的政府审计先后从单纯的财务审计逐渐向绩效审计发展。20世纪70―80年代,以最高审计机关国际组织正式接受绩效审计为标志,绩效审计处于快速发展时期。
由于传统的财务审计重点侧重于财务数据的真实性和合法性,对会计报表所反映的信息依法做出客观、公正的评价,而绩效审计则不仅仅要求会计资料的真实可靠,更强调这些数据背后所反映的各项资源的经济性以及其效率、效果情况。如果说,财务审计是对各项财务收支活动和经济活动量的深入把关,那么,绩效审计则更要求对质的严格监督。因此,两者相辅相成,财务审计为绩效审计奠定了基础,而绩效审计是对财务审计的深入探究。
20世纪90年代以来,西方许多国家已经完成由传统财务审计向绩效审计为主的转变。首先,绩效审计占整个国家审计工作比重逐渐增加,成为国家审计工作的重点;其次,绩效审计职能范围日益扩大,不断向政治、经济、军事、文化、教育、社会、生态环境等领域延伸,推动了审计的发展;最后,绩效审计取得了显著的成果:一是节约了大量社会资源,二是提高了政府部门的管理水平,增强了责任,改善了服务质量。
正因为绩效审计有其独特的优越性,才会成为西方国家审计的主流方向,也给我国的审计工作带来了新的生机和活力。而高校作为我国的一个重要教育基地,其所发挥的作用,带来的影响力,在相当大的程度上与我国经济的发展紧密相关。作为不同于企业和行政部门的教育单位,对其进行单纯意义上的审计已经是远远不够,把绩效审计工作引入高校就显得尤为关键和重要。
开展绩效审计能够对学校的整个发展起到积极的促进作用。通过开展绩效审计,审计工作人员能够及时发现问题,查明原因,继而及时予以纠正,尽量避免学校各项资源铺张浪费,节约资金投入成本,提高学校资金的使用效益,实现高校的资金和资源的优化配置。通过开展绩效审计,可以提高高校的管理水平,增强各职能部门的责任,改善服务质量。通过开展绩效审计,一方面,学校可以合理有效地维持自身的正常运转;另一方面,也可为师生提供更多的服务。
三、改进高校绩效审计建议
(一)完善高校审计机构设置与人员配置
对于没有单独设立审计组织的院校,或者与财务处、监察处、纪委办合署办公的学校,都有必要单独建立审计组织,独立从事相关审计工作。其组织体系不隶属于任何部门,受学校主要负责人的直接领导,同时,除向学校领导汇报工作外,还受上级主管部门审计机构的业务指导,并报告工作。依法独立行使职权,不受其他任何部门及个人干涉,做到客观、公正、独立,确保审计工作顺利进行。所建立的组织,应当具有一定的权威性和强制性,也就是说,当该组织做出某项审计决定时,被审计单位和有关人员必须执行,涉及其他有关单位的,应当协助执行。同时审计机构应根据高校实际规模、具体情况,配备相应数量的高素质审计人员,且审计人员必须是专职的,不能由其他部门人员相互兼任,要求审计人员必须遵守审计人员的诚信、敬业、保密等职业道德,以身作则,公正无私,廉洁从审,有过硬的业务能力、严谨的工作作风。在审计过程中,要适当地拓宽自己在账务以外的职责,兼具管理者的身份,站在管理者的角度去分析评价问题,将工作重心放在分析问题形成的原因上,并结合存在的问题及时提出改进意见。
(二)明确高校绩效审计范围和审计方向
绩效审计的范围即绩效审计的工作对象。高校绩效审计的范围主要包括经费支出与资源利用两大方面。其中,经费支出方面具体涉及到教学、科研、学科建设、后勤保障以及校办产业等项目;资源占用则包括房屋和设备等有形实物资产、学校品牌、专利技术、著作权等无形资产以及各个部门所占用的人力资源,范围非常广泛。目前,高校的绩效审计主要涉及大型项目设备,而很少涉及到其他方面,绩效审计需要拓展的工作范围还很大。
进行绩效审计首先应该明确的是审计方向。通常认为绩效审计着重关注经济性(Economy)、效率性(Efficiency)和效果性(Effectiveness)三个方面内容。其中,经济性是指如何以最低的成本来取得所需要的人力和物力资源并提供合格的服务,在资金的支出和预期目标中找到均衡点十分重要。效率性重点关注教育资源的消耗、占用情况。效果性侧重于对成果的审查,指出预定的目标是否达到,所带来的成果如何,带来的正面和负面的影响如何,关注的是实际效果与预期目标之间的关系。笔者认为,除此以外,绩效审计的方向还应该包括创新程度(Innovation)这一标准。创新涉及工作内容、工作方法等方面,它既是经济、效率、效果的前提,也是高校各项工作的一项诉求,因为创新是一个组织、一个社会不断进步的原动力,尤其对于高校更应该强调其业务、管理活动的创新性。
(三)完善绩效考核指标体系
针对高校绩效审计内容,通过设定一些指标对其进行量化,能够帮助审计人员有针对性、有方向性地做出审计分析,揭示学校在运作过程中存在的问题,为提供相关审计意见和建议提供实质性的依据。根据经济性、效率性、效果性和创新程度这四个绩效审计方向或绩效审计标准,高校绩效考核指标应该包括财务收支平衡情况、教学经费支出情况、科研经费支出情况、学科建设经费支出情况、固定资产利用情况、教职员工配置及履行职责情况、学生就业、升学、获奖情况、科研经费到账情况、科研、教学获奖情况等方面。从这些方面具体涉及一些相应的考核指标,如反映财务收支平衡情况的预算完成率、反映教学经费支出情况的生均教学经费支出额等。当然,对一些衡量效果性和创新程度的内容,审计人员有时需要通过一些定性标准加以审查分析。比如,可以透过有关的民意调查结果,了解审计内容的效果性方面信息。把定量标准和定性标准有机的结合起来综合运用,会达到比较好的效果。
(四)在绩效审计工作中采用电算化审计加以配合
鉴于绩效审计工作相对于普通审计工作来说内容更为丰富,为提高绩效审计工作效率,应当充分利用电脑和开发的相关软件配合审计工作进行,就像目前许多企事业单位都应用财务会计软件配合财务工作,从而大大提高了工作效率。现在,许多会计师事务所在不同程度上开发了很多辅助审计工作的软件,将审计的全部过程(前期计划、审计程序、审计建议等),均以电子化模式记录并存储下来,方便了审计工作底稿的查询与利用,改变了审计工作底稿的存储方法,提高了审计工作的效率。同时,对审计工作底稿进行加密处理,增强了审计底稿的保密性。通过审计辅助软件的运用,可以将大量的数据加以整理和分析,提取所需要的信息。检查电脑档案数据的正确性和完整性,找出异常数据,及时发现问题。这些软件降低了人工处理的误差,节约了时间,节省了人力,提高了审计工作的效率,令审计人员在有限的审计资源下能够有效地完成审计任务,从而达到最理想的效果。
【参考文献】
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关键词:
随着国家对高校的投入不断增加,高校却普遍存在着资源利用率低、资金使用效益低等现象。为了加强和改进教育资源、教育经费的管理和利用,提高教育投资效益,高校应积极开展效益审计。长期以来,高校如何开展效益审计一直停留在研讨或试行阶段。笔者认为高校内部审计机构要顺利、有效开展效益审计,就要根据高校效益审计的特点,在效益审计项目的选择、效益审计方法运用、评价标准的选取等几个关键环节做好工作。
一、高校效益审计的特点
高校是运用财政投入和自身筹集的经费来完成教学、科研任务,达到为社会培养大批合格的专门人才的目的,即高校以师资力量、校内设施、教学经费等进行投入,从而培养出一定数量和质量的学生,产出一定的科研成果。由于高校各项活动性质的不同,决定了高校效益审计有它的特殊性。
1、复杂性。随着高等教育事业的改革和高校所处的经济环境的变化,高校经费来源已呈现出多元化的格局,预算内拨款和预算外收入在高校资金中占了几乎相同的比例。高校的经济活动形式也呈多样化,利用学校资源开办的各种培训班、成人教育、咨询服务等日益增加,校办企业发展壮大,横向联合的经济实体普遍出现,后勤服务社会化,开办部分对外服务的招待所、宾馆等,这些使高校的财务核算日益繁杂。资金来源多元化及经济活动多样性决定了高校效益审计呈现出复杂性的特点。
2、社会性。高等院校所提供的劳动成果是为全社会服务的,即培养社会所需要的专门人才及研究的科学技术文化成果,能为社会增加的社会总产品和国民收入及使教育者提高的劳动生产率。高校效益审计比其他效益审计更注重社会效益。高校社会效益的表现方式多种多样,例如高校的教学产出效益,高校每年向社会输送大量的全日制、非全日制毕业生,其效益表现为毕业生日后行为、为社会创造的价值可能会呈几何级式增长,这是高校效益最独特、最珍贵效益;高校效益另一个独特之处是科研效益,高校通过科研成果和成果技术转化直接渗入社会,为社会发展带来难以衡量的效益。
3、长远性。高校的教学和科研工作以及培养专门人才的目的不是一蹴而就的活动,它在促进科学文化水平的提高、丰富人们的精神生活等方面的成效往往以潜在的、转换的形式并要经过一段时间才能表现出来,并且持续时间很长久,所以高校活动的效益具有长远性。
4、模糊性。高校的效益既包括经济效益也包括社会效益,其社会效益难以量化。如高级专门人才为社会创造更多物质财富的同时,对社会精神文明发展所做的贡献,对社会政治、法制、民主的完善所做的贡献;科学技术成果,尤其是人文社会科学领域内成果的社会价值;向社会输送毕业生的质量、行为和表现以及为社会创造的价值等。因此,对高校从事的非物质生产活动的效益评价只能根据客观情况从主观上推断出一个大致的评价,得出的结果具有一定的不确定性、模糊性。
二、重点把握的关键环节
(一)重视效益审计项目的选择
选择合适的项目是效益审计取得成功的关键。审计部门在选择审计项目时,要经过反复筛选论证,不能仅凭经验和习惯安排审计项目。在项目筛选过程中,应结合学校实情,注意把握以下几项具体原则:
1、重要性原则:即选择的审计项目属于领导关心、群众关注的焦点,对本校教学、科研发展有很大影响、资金规模较大的建设项目、专项资金等。
2、实效性原则:即选择的审计项目要紧扣学校发展规划大局,紧密联系当前高校环境,紧密结合学校当前的中心工作综合考虑。
3、可行性原则:即选择的审计项目要考虑对该项目审计的复杂程度、可能存在的风险及审计资源、审计人员能力结构能否满足要求等,以保证能够顺利审计,公正评价。如果审计项目的信息和数据不易获得、责任可能被推诿或混淆、没有统一明确的评价指标或评价标准的项目或者审计资源有限及审计人员知识结构无法满足要求等,则无法实现效益审计目的,该项目就不能被选择做效益审计项目。
4、效果性原则:即选择审计项目要考虑预期的审计效果:是否促进被审计项目提高资源使用的效益;是否促进了被审计项目更有效地计划、控制和管理。因此要重点选择资金使用效益低下、管理风险大、审计增值空间大的项目。
(二)选择适当的效益审计方法
效益审计方法就是收集能够证明效益评价结论和效益改善建议的证据的方法。高校开展效益审计所使用的审计方法除与传统常规审计使用相同的检查、监盘、观察、查询及函证、计算和分析性复核外,更主要地运用了调查研究法、成本效益分析法、比较法、因素分析法、指标计算法、最低成本法、公众评判法等。就目前来说,审计人员开展效益审计,由于审计目标和切入点不同,在方式方法上要根据项目的具体情况确定,并没有固定通用的模式。因此,审计人员在选择适当的审计方法时,应把握以下几点:(1)一般性和多样性的统一。效益审计的对象是多种多样的,几乎没有什么限制,可以涉及各个方面,而且目的各异,不能用一套固定的审计方法来完成不同的效益审计项目,因此,必须针对不同的审计对象和目的设计不同的取证和分析方法。(2)与其他学科方法相融合。高校审计无法独立发展自己的审计方法体系。其效益审计方法的选择越来越外向化,越来越不局限于传统的账务检查、询问等方法。其他单位使用的调查方法、合理化研究方法等都可以用作审计方法,因此,只要能搞清楚问题的方法都可以说是审计方法。(3)各种审计方法不独立、往往结合运用。
(三)正确把握效益审计评价原则
高校效益审计涉及诸多方面,不仅表现为经济效益,还表现为政治效益和社会效益,这在实践中给效益评价增加了难度。因此,在对审计项目进行效益评价时,应结合学校实情,正确把握以下几项具体原则:一是客观公正原则,即所采用的资料、数据必须是真实、可靠的,在进行评价时,常须凭借超然独立的立场,或精湛胜任的能力加以判断。二是谨慎原则。对超越审计职责范围的事项、证据不足、评价依据或标准不明确的事项、审计过程中未涉及的事项不作评价。三是沟通原则。效益评价最好能由效益审计项目责任人依规定的标准及方法,先行自我评价,然后再与相关责任人进行沟通。这样,可使审计机构不会忽略或抹煞责任人的贡献,并从 中得知未能注意到的地方。而责任人亦可因此获悉什么事情该做,该如何做,并据以改进。这种充分的双向沟通方式,有利于效益审计作用的发挥。四是责任原则。评价时应首先确定责任的归属。确定责任时则须辩明是否在责任人权责范围之内,是否为当事人可控制事项。应当剔除责任人无法改变的外在影响。五是简便合理原则。根据审计项目的特点选择操作性、适应性强的评价方法,进行评价的标准要简洁明显,易于判断。
(四)合理选取、恰当运用效益审计评价标准
高校目前还没有一个公认的适用各种情况的效益审计标准,因而具有一定的灵活性和相对性。但不是没有标准可依,审计人员利用的效益审计评价标准有三个层次上的内容:第一,国家的方针政策和法律法规等宏观层次标准,这是审计人员在进行评价时使用最多也是风险最小的标准;第二,行业、地区或系统内的参数、指标、数据等中观性依据,如经费自给率、自筹经费增长率、师生比等;第三,被审计活动的规划、目标、预算、计划等微观性依据,如可行性报告、被审计对象自行制定的标准,包括预算、计划、定额、报告、经营目标等,第三层次的评价标准更为具体、更为有用。审计评价标准的确立至少要满足一致性、客观性、相关性原则,即审计过程中,审计人员必须运用明确的和相对稳定的一系列标准,且在判断中运用的标准必须是客观的及与审计目标紧密相关。
效益评价标准的选取、运用是效益审计的关键。在效益评价标准选取、运用的过程中,应关注以下几个的方面:
(1)效益审计评价指标的确定,最好经过审计与被审计双方的认可。如果被审计组织对于审计的评价指标存在异议,不仅被审计组织不能接受审计得出的结论,而且提出的审计建议更是得不到落实,效益审计就失去意义。
(2)效益评价标准应立足于长远。高校是培养人才的摇篮,其人力、财力、物力消耗的合理和有效使用,能否培养出数量多、高质量的人才,能为社会增加多少社会总产品和国民收入,往往要经过一定时间才能表现出来或体现出来,甚至更长时间,因此审计评价标准应立足于长远。
(3)审计评价标准应将宏观性和间接性相结合。高校办学是为学校是为社会服务的,其产生的效益将在很大范围内发生作用,则相当一部分效益将以潜在的转换的形式间接地表现出来,所以只有将宏观性与间接性相结合的标准,才能对高校效益做出全面的评价。
(4)审计标准的运用坚持定量与定性相结合。由于高校经济活动的特点和效益审计的内容更多地超出了经济范畴而体现在社会精神和社会责任方面,如学生质量、教学质量等是无法用定量指标予以评估的,只能通过主观上的评议得出一个结果,因此,评议中避免过分依赖定量指标,必须将定量指标与定性指标相结合。
(五)提高效益审计报告质量
审计工作的成败最终体现在审计报告的质量上,高质量的审计报告可以通过简洁明快、引人注目且通俗易懂的方式来传播丰富的信息。如果审计报告质量不高,不能推动高校管理部门消除缺陷,那么审计工作就不会达到其全部目的。这就要求审计人员在审计报告中加强对审计发现问题的综合分析和归纳提炼,力求反映具有普遍性、前瞻性的问题,准确分析造成高校资源使用和管理不规范、损失浪费、低效运转的主要因素,提出具有宏观性、权威性、可操作的对策建议,能够在更高层次上促进高校管理水平和资源使用效益的提高。为了保证审计结论的顺利落实,效益审计报告要多方面、多层次征求意见,力求取得共识。
(六)做好后续跟踪检查工作