档案存档管理精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案存档管理主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案存档管理范文

对于当前档案的管理制度来说，最主要的是加强对档案的合理管理化。我们都知道档案是跟随我们一生的主要学业事业的项目工作凭证。档案是所有信息的主要来源，管理好档案才能利用其中的作用为资源的合理开发做基本的准备。本文就从档案的重要性和当前档案管理中存在的问题做了简单的叙述，并就问题的出现提出了有建设性的建议。

一、档案管理的重要性

档案是人类从出生到发展成为社会上有用之才的主要记录本，它是文明发展的产物。在不同世纪中充当着人类记忆的存档器。中国五千多年的文化史是借助档案传承下来的，所以说做好档案的管理工作对于人类发展的文明史来说是至关重要的。档案在各个不同的年代起到一个承上启下的作用。我们可以通过对档案的查询知道很久以前发生的史实，了解中国博大精深的文化发展过程，中华民族创造的伟大历史。另外从小的方面来说，我们也可以从档案的记录中知道一个人的成长经历，或者说主要的学历、工作经验等。从某一方面来说，档案存在的本身就是一部简史，记录时代变迁的过程。在一定意义上档案是当前来说最为宝贵的无形资产。作为无形资产存在的另一种形式，它也在为资产的增值、保值、维护起到重要的法律凭证作用。

档案管理的工作性质主要是机密性、政策性、专业性等。对于各级的档案管理部门来说，档案的管理不仅要合理还要有意识到档案安全的重要性。档案存在的性质是其他物资所不能替代的。档案的特殊性主要是在人们的社会活动中贡献的力量是无穷大的。它主要起到法律凭证、参考的作用。凭证的作用是指在现实社会活动中的档案是历史存在的依据，，并且是有法律性质的存在体。在这一层面上不同于其他学术性的文献。参考作用体现在档案作为一种历史的依据是最重要的基本存在证明。每一时期的档案都记录时代的人物、实践活动、风俗人情等，从不同的层度记录了实践活动的深度。向人们呈现一个真实的认识自然、改变自然的经验和事件。

二、档案管理工作中存在的困境

当前档案管理工作中存在的主要问题主要有以下几个方面：

第一、档案管理意识不强、水平和方式不成熟。大部分企业或者说人力资源市场档案管理部的人才多是没有经过专业技能的培训而直接上岗的。所以说工作人员对档案的管理意识不够强、收集档案的概念薄弱。对档案的及时收集、归档、整理、装订等基本业务流程不太清楚。这就造成档案的安全管理工作得不到基本的重视。甚至有些档案管理人员并不是专业的管理人员，对待档案的管理就是将拿到的材料放入到档案盒中，并没有对档案及时的整理和归档，影响了档案的管理安全性。

第二、部分地区和企业对档案的管理重视度不够高。长久以来，部分地区对档案的管理意识不够强，企业对档案部门的管理工作也不够重视。很多工作人员认为档案的管理只是简单的记录、保管、抄写等工序就完成了档案的归档工作。不重视档案的意识也造成很多人认为的只要做好档案的存放工作就能应付对外的查档、外调行动了。

第三、档案管理的外部条件不完善。当前对档案的管理工作并没有进入到真正的重视，基本的管理设备并没有配备齐全。有些单位甚至没有专门存放档案的科室，还有些单位存放档案的地方环境条件恶劣、空间狭小、潮湿、基本配备不齐全。

三、档案管理中解决问题的方法

1、把档案管理人员的素质提高。首先要对干部的档案建设工作进行队伍建设，并选择安全可靠、作风严谨、有责任心的工作人员来从事有关的档案管理工作，最好是党员身份的人员参与档案的管理工作。定期对管理人员进行专业培训，再就是对他们从政治上、行为上进行教育和培养。在实际的生活和工作中关心员工，从另一方面鼓励他们的工作积极性。档案管理的妥当与否与他们的工作态度有很大的关系。作为工作中有建设性意义的管理行为，档案的管理人员要注重对自身专业性质进行考量。通过不同的方式在增强自己的学习主动性。最后从自学、参与培训等方式加强自身的管理素质，对档案管理中的各个环节能做到安全妥放的要求。积极探索新型的档案管理模式，使得工作效率不断的提高和改善。

2、不断探索新的档案功能。为了使得档案的作用更加明显我们从不同的角度对档案的功能做了全新的定位。一是要对档案原有的功能进行分析、保留、升华，使其记录的内容够全面、真实、可靠。二是对档案的定义要更加的广泛化。把更新换代的档案信息功能不断的增加到新的服务要求中去，为把单位的服务功能完善好而努力。

3、建立健全的档案管理制度。当前的档案管理制度尚且不够完善，必须建立一个健全的档案管理制度才能全方位的解决档案中存在的问题。首先有关部门要对制度的制定体现出合理的需求性、科学可见性。企业内部对档案的管理规定，必须按照实际的情况来规范，以适应企业的管理要求。再次制度必须是具有可操作性，要体现出制度对档案管理简约、得当、可操作。然后是坚持制度的双向标准约束，建立的档案管理制度必须是既能约束员工，又能让领导受到制度的管理。

4、采用现代化的手段管理档案。时代的发展是现代化的，随着信息化时代的趋势迅猛而来，我们在对档案的管理中建立了新的要求，就在管理中运用新的科技手段对档案进行管理，从而提高工作效率和服务水平。在当代是信息社会发展的时代，我们要快速实现档案的信息化管理，才能跟上时展的脚步。计算机辅助管理档案的手段已经越来越盛行，所以说当代人管理的制度主要是计算机使用辅助管理档案。

5、有档案的管理意识。档案的管理工作实际上是服务性的工作，在管理中有必要对工作人员的档案意识和管理意识的提高，同时要强调服务态度的重要性。要培训档案管理人员的服务意识，心中要有工作就是服务的态度。积极的增强在实际中的主动服务意识，礼貌微笑服务等细节。

结语

总而言之，在新时代的发展趋势下，档案建设的工作势在必行，我们要时刻关注时代的变化，在观念上更新措施，积极采取管理的新模式，把档案的作用发挥到该有的作用。

参考文献

[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].安徽大学.2005年.

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）.

[3]赵巍.试论文书档案管理的信息化[J].黑龙江史志.2012（12）.

第2篇：档案存档管理范文

关键词 学校 档案管理 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

学校中的档案管理工作，记录着学生从入学开始，一直到其毕业之间所有学习、生活等基础信息，不仅对学生自身而言有着重要的意义，还是其在未来走向社会就业时被用人单位参考的重要依据，是属于学生个人的重要履历，对于学生而言起到了不可替代的作用。但是目前我国学校档案管理方面的各项工作还是不能够完全令人满意，有着不同程度的弊端。对此，就需要我们对其进行进一步的管理和改革，从而能够做好学生档案的管理工作。

1目前学校档案管理中存在的问题

1.1 缺少相应硬件

对于新社会形势下的学校档案管理工作，国家专门颁布了新的档案法，对档案管理中的基础设施进行了要求。但是在实际情况中，很多学校档案室的基础设施，和其相应的防盗、消防设施都有着不足的现象，同时一些专业的技术设备也没有按需安放，这就将导致学校的档案的整理规划性不足，且没有良好的保护环境。

1.2 相关管理不规范

很多学校虽然也能够按照档案法对档案进行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些档案长期分散各处，没有做到应有的集中管理。有的学校则更是因为工作人员缺乏，没有设置专门的档案管理人员，这就更使得档案管理工作“支离破碎”。同时，因为学校缺少相应的档案管制度，不能以此来对工作人员规范化管理，这些问题都会严重影响档案的管理成果。

1.3 工作人员素质参差不齐

很多学校中，虽然设置了专门的档案管理人员，但往往是非专业出身，其对档案管理工作的技术有着不同程度的匮乏。随着档案进入现代化管理进程，对档案整体要求逐渐增高的同时也对工作人员的自身素质提出了更大的考验，而目前状态下的学校档案人员离这个要求还很远。

2针对存在档案管理问题的解决对策

2.1 提高领导认识

对于任何工作来说，都需要领导对其提高认识，才能够使后续的工作得以顺利实施。对于档案管理工作来说也是一样，学校领导应当改变已有认识，把档案看做是一种有着重要作用的资源信息。在领导深刻体会到档案管理的重要性之后，才能够使学校对其加大投入，以充足的财力与人力来满足档案管理工作的要求，为其提供必要的软硬件设备。同时领导也应当以会议、谈话的方式提高学校全体教职工的认识，这样才能让大家共同对档案管理工作进行努力。

2.2 健全相关制度

要想切实做好学校的档案管理工作，就必须从最基本的办公场所做起。学校必须设置专门的档案室，并安排专门的工作人员对其进行集中管理，以此来防止档案遗失、分散的现象发生。同时，学校还应当对档案管理的相关制度进行完善，只有通过严谨、科学的管理制度，才能够为做好档案的管理工作打下最根本的基础。在这其中，首先要做好档案的收集工作，由于档案的特殊性，所以在对档案收集的过程中一定要保持收集的全面性与准确性，切忌出现收集时丢三落四，收集后苦思冥想的现象发生。要保证档案收集的系统化、真实化，对收集到的档案要进行认真的分析鉴别，防止伪劣的档案混入其中。对档案进行适当的整理也是另外需要注重的一点，作为档案管理人员，应当在系统的培训后掌握正确的整理技术，时刻保证档案的有序性、易查性，这样才能够在完整保存档案的同时随时能够将档案信息反馈给学校中需要使用档案的个人及部门。最后，学校还要对其建立严格的考评机制，不仅对于普通管理人员进行考核，还要对分管领导以及相关责任人员进行考核，只有在良好的规范及考核制度的保障下，才能够使档案管理的工作做到有序进行。

2.3 提高档案管理人员技术水平

作为直接接触到档案第一线的档案管理人员，其自身素质的高低与专业技能的好坏将直接影响到学校档案管理的成功与否。对此学校应当建立起一支专门的管理队伍，这个队伍的职责就是要在保证档案管理工作良好运行的同时确保档案工作的完整性、优质性。同时还要定期为档案管理人员进行培训，不仅能够使其完善自身技能的各项不足，还能够时刻吸收最新知识，从而能够更好地应用在实际工作中。最后还要注重队伍的年龄层次分布，保持队伍中各年龄段人员分布合理，这也是提高档案管理工作的重要部分。

2.4 加强信息化建设

随着社会全面进入信息化时代，档案信息化也成为了未来档案管理中的必备要求。对此学校应当对其增加投入，对档案馆的设备及基础设施进行更新完善。同时学校还应当借助先进的网络技术，推动档案管理信息化的进程，实现档案的实体物件同虚拟信息的有机结合，这将不仅使档案的整体质量得到了提高，还能够将档案更好地对学校中的各项工作进行服务。

3结束语

总的来说，随着我国教育体制的优化、社会科技水平的进步，对于档案管理要求的提高和对档案信息化建设的需求不仅是对学校档案工作的基本要求，也是档案管理工作中未来的需要。所以，作为学校而言，一定要认真思考目前档案管理工作中所存在的各项问题，并及时为之实行相应的解决措施，从而使得学校的档案管理质量得到提高，进而使档案能够更好的为我们服务。

参考文献

[1] 马静.加强学校档案管理的策略[J].资治文摘（管理版），2010（7）.

第3篇：档案存档管理范文

1 高校基建档案管理存在的主要问题

1.1 档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。

1.2 管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。

1.3 缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。

2 加强高校基建档案的建议及对策

2.1 加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28―2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。

2.2 坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。

2.3 建立和完善有效的保管机制，确保资料不流失。档案管理人员将档案资料收集齐全后，一般分成前期、施工、竣工验收等阶段，阶段再按基建程序进行排列，排列好后编制归档目录。一般小的项目二三十盒，大的项目达七八十盒。按不同程度分为三份（按城建档案馆的要求交一份，学校档案馆交一份，基建部门保存一份）。在平时档案管理工作中，制定规章制度，对档案资料移交人与档案管理人员提出具体要求，如归档时，移交人必须提供原件，如无原件，要注明原件去向，移交人、接收人双方签署姓名、移交日期。借档时，借出、归还都由借用人签名，还有在资料借出的过程中，如借出有一段时间，借档人未还，档案管理人员要及时催还，以防丢失。

第4篇：档案存档管理范文

［关键词］档案管理；存在问题；对策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037

［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2013）02-0080-02

档案管理工作是当前血站管理中的一个重要组成部分，随着卫生事业的发展，在市场经济飞速发展的现代社会，有着独特的重要意义。重视血站档案管理，科学地积累完整的档案资料，是血站服务管理的一个重要环节。血站发展的历程中的原始记录和权威凭证，同时也是血站管理发展不可分割的重要组成部分。面对日益深化的医疗卫生改革，血站档案管理如何创新，如何适应新的形势，更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是医疗卫生战线档案工作者所面临的新任务、新课题。它将影响和推动医院各项工作的发展，同时，也是医疗卫生档案事业保持蓬勃生机和持久生命力的力量所在。

1　当前血站档案管理中存在的问题

（1）档案管理意识不强，档案利用率不高在档案收集管理中，部门领导干部对档案工作重视程度不够，对档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题，认识不到档案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（2）档案管理制度不健全，档案收集效率不高。目前，血站档案管理分散，缺乏信息资源整体性。由于管理制度的不完善，一些有价值的文献资料得不到及时的收集、整理，有的档案虽然收集了，但却忽视了信息的利用。

（3）档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。档案管理工作投入未列入到行政预算中，同医疗投入没有可比性。档案室用房面积、设备投入、网络化管理都严重不足。目前，区级以下血站及卫生社区服务中心在档案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于档案的收集利用和开发。

（4）档案管理人员兼职多、素质参差不齐。目前，从事血站、社区卫生服务中心档案管理人员都是兼职人员，缺乏正规院校专业档案人员配备，这些档案人员在专业素质、理论水平、文化程度、年龄等方面都参差不齐。由于身兼数职很难有更多的精力全身心投入到档案管理中，难以适应新形势下档案事业的发展。

（5）档案交接手续不严格。①档案交接不及时，一些血站领导对档案交接工作不够重视，领导把关不严；不亲自到场进行监交指导，把档案交接当做事务性工作，看成是档案人员之间的事，有的只是档案室的钥匙交接，不实地进行卷中核对。②交接手续不严密。移交不按程序办事，手续不按程序办理，忽视了档案交接工作重要内容和基本要求。

2　改善血站档案管理的对策

2．1　强化档案室的硬件建设

加强档案管理的现代化手段是增加资金投入，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。

设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，实现档案资源的合理配置和利用。根据血站的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的血站，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，站际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动血站各项事业的发展。

2．2　更新思想观念

（1）要改变旧的管理模式，树立新的管理理念。血站档案管理部门，要努力冲破阻碍创新发展的思维和理念，改变束缚创新发展的做法和规定。把档案工作放到整个时代大背景下来思考，不断拓展档案工作领域，延伸档案工作触角，增强档案工作渗透性，尽快建立适应当今医疗卫生改革需求的档案管理新模式，建立科学的档案管理方法和模式，以适应卫生管理和临床医疗的需求。

（2）提高认识，做好充分的准备。管理理念和服务模式的创新，直接影响着卫生管理和临床医疗实际工作效果。作为血站档案工作者，要紧跟时代步伐，既不能死抱着传统不变，也不能丢掉传统而迷失方向。电子档案的出现，信息技术的应用，新型档案载体的保管等等，都亟待我们档案工作者去认识、去解决。

（3）转变思想。①从过去的服务转变成为血站的三个文明建设服务；②从被动服务转变成主动开发档案信息资源为利用者服务；③从重保管、轻利用转变为保管、利用“两手抓”、“两手硬”。

2．3　创新管理制度

任何管理制度都不可能一成不变，过去的档案管理制度已经不适应时代的发展，甚至成为前进路上的障碍。在目前采用电脑信息系统进行管理的情况下，除编制档案目录、专题目录外，一些单位还在投入大量精力，编制日常工作中几乎没有用处的卡片检索工具，这些具体实际问题，都应该随着时代进步而加以改革创新。要广泛应用档案管理信息软件，从繁重的工作中解脱出来，在不涉及单位机密、不影响个人隐私前提下，尽量向本单位甚至社会开放更多的档案资料，实现档案资源共享。

2．4　创新管理手段

为适应社会信息对档案工作的新要求，档案部门应在继承传统管理方式科学成分的同时，积极采纳和吸收国内外先进的管理手段和方法，与时俱进，积极突破与时展不相适应的工作理念和工作模式。在实际工作中，可以采用目标管理、质控标准等方式和措施，加强血站档案基础业务建设，全面提高医疗卫生档案管理人员素质和工作效率、调动档案工作人员积极性，从而促进档案工作适应当前形势，更好地为经济建设和科学技术发展服务。在实行档案工作目标管理和质控标准等方式、方法的同时，要根据档案工作实践的不断发展和认识水平的提高，及时调整档案工作目标管理和质控标准的总体布局，及时修订目标条款要求，赋予目标管理和质控标准以新的内容，进一步优化目标管理体系，完善业务建设标准，使目标管理和质控标准更具生机与活力。

2．5　创新服务方式

血站档案工作者要在实际工作中寻求机遇，在服务上，变被动服务为主动服务，把档案实体的静态管理转变为档案信息动态管理。充分利用档案信息和现行文件资源优势，进行科学整合。

2．6　创新服务内容

（1）血站的档案工作人员要根据本部门档案工作的性质、任务和服务对象，按照有关的规定，加强档案征集工作创新，整合信息资源。及时完整收集各类档案资料，大力开展档案征集工作，征集有价值的档案，不断扩展档案门类，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。构造和完善涵盖血站各个部门或者其中数个部门的电子数据库，设置管理权限，在保证数据安全保密的前提下，实现统一管理、资源共享。在此基础上，构筑一个档案信息查询平台，使档案查询更加便利，并且不受时间、空间限制，实现网路查询、远程查询，变实物档案室为虚拟电子档案室等。

（2）要在档案质量上下功夫，树立精品意识、特色意识。要有针对性地收集有保存价值并具有地方特色的档案，使档案部门真正成为血站各项工作的信息来源和决策助手。

主要参考文献

第5篇：档案存档管理范文

1、各行政村应设立专门档案室和保管档案的橱柜，对本村档案实行集中统一管理。

2、行政村档案管理员原则上由各村文书兼任，除档案管理员外，其他人员不得随意进入档案室。

3、村档案室应具备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等相关条件。

4、村档案管理人员应每季度对室藏档案进行一次专项检查核对工作，做到账物相符。

二、行政村文件材料立卷归档制度

1、凡村党支部、村民委员会及所属单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存。

2、列入归档范围的各类文件材料应按要求及时向村档案室移交归档，重要文件材料应在形成的当天移交，任何组织和个人不得随身携带或据为己有。

3、归档的文件材料必须齐全、完整、准确，档案制成材料应符合档案长期保管的要求。

4、文件材料归档时，交接双方应在清点完毕后办理移交手续并在移交清册上签字。

三、行政村档案借阅利用和保密制度

1、村级档案一般不提供对外借阅，确需借阅的需经村主要领导审批同意，并填写《档案查阅利用登记簿》。

2、除国家法律法规另有规定外，外单位人员借阅或查阅有密级和涉及村民隐私的档案，需村主要领导审批同意。

3、档案借阅人必须爱护档案，并遵守国家有关保密规定，不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的，按国家有关法律法规予以处罚。

四、行政村档案鉴定销毁制度

1、对已到保管期限的档案，由村两委联席会进行鉴定；对经鉴定确无保存价值的档案进行登记造册，经村主要领导签字同意后予以销毁。

2、村级财务档案销毁前，需经村账镇中心和镇财政所共同审核，查明无误并签字后，通知所在村主要领导批准销毁。

3、档案销毁时应有两人以上同时在场监销，并在销毁清册上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。

4、档案销毁清册应并逐份登记每份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。

五、行政村档案管理责任追究制度

出现下列行为的，将根据情节轻重，对现任人进行批评教育或其他相应处理；构成犯罪的，按法律规定追究刑事责任：

1、损毁、丢失或擅自销毁档案的；

2、擅自提供、抄录、复制保密档案的；

3、将应当归档的文件、材料据为己有，拒绝归档的；

4、涂改、伪造或出卖、转让档案的；

第6篇：档案存档管理范文

一、企业档案管理存在的主要问题

（一）企业档案管理工作的制度有待完善

新时期企业档案管理工作复杂化程度逐渐加深，随之而来的工作强度也逐渐加大，档案管理制度的不完善在一定程度上降低了企业档案利用效率，制定科学适用的档案管理制度对提高企业经济效益也有着不容忽视的作用。

档案管理的制度化、规范化是企业档案管理工作的基础。在档案管理制度方面，结合企业管理实际，应制定行之有效的“三合一制度”并随着企业发展不断完善、补充、修改；从各类档案的收集、鉴定、分类整理到档案的统计、保管、服务利用等方面进行全方位的管理。但在实际工作中，有的企业在档案管理方面没有制定科学合理的档案管理制度，或者制定了档案管理制度却又没有执行到位，导致档案管理工作流于形式。

（二）企业档案管理的手段与方法落后

我国企业档案管理现状还是处于一个相对落后的状况，企业档案管理工作主要还是依靠人工手工作业的方式。企业进行档案归档一般是由档案工作人员手动进行文卷的归档，利用普通办公软件进行手动编目，档案管理软件普及率不高。这种档案管理的工作方式浪费了大量的人力和时间，大大降低了企业档案管理工作效率。此外，由于多数企业主要倾向实体经济建设，对于没有明显产出的档案基础建设工作力度不够，意识不强，也是造成档案管理工作流于形式的一个重要因素。

（三）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

二、加强新时期企业档案管理工作的途径

（一）创新企业档案管理工作制度

现行的企业档案管理制度、规定和标准都是在过去实践基础上产生的，有的已经不适应现行的档案管理。现代企业制度的建立，要求企业档案工作必须投入到经济建设中去，把工作重点转向为企业的生产经营服务，为企业增加效益服务；现有企业在产权关系，组织机构形式、管理体制、经营管理方式等方面都发生了深刻的变化，这就要求企业档案管理工作者必须适应这种变化，必须用创新思维来修订和完善企业档案管理制度、规定和标准，采取多种不同的管理方式和手段做好企业档案管理工作。

（二）规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重要营运管理活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备；精选极具代表性和专业性的档案材料，结合企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富室藏资源，为开展档案创新编撰工作奠定坚实基础。

（三）实现企业档案管理工作检查考核规范化

企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段，在企业档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视，却是对档案管理监督工作最行之有效的手段。各企业应结合我国档案管理的需求，制定出一套适应企业档案管理工作的考评标准。对这些标准的制定应做到考虑周详，留足补充修改的空间，并对各项标准做出详细的解释。同时，也需要完善企业档案管理检查和考评制度，将档案管理部门检查和考评工作做为企业内部管理工作考评的一个参考依据。

（四）依托互联网实现档案管理的信息化

第7篇：档案存档管理范文

关键词：档案管理；大学生；FoxPro； 档案工作

高校是培养专业化高级人才的主要机构，是提高学生综合素质，适应社会各种需要的培养基地。高校学生档案管理工作是高校基础工作的重要内容，也是国家人事档案的组成部分[1-3]。高校学生档案记录着大学生在校期间的学习、生活和主要社会实践等活动，它是学校考察、教育和培养人才的数据库，而且是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。在新形势下， 高校学生档案工作面临着许多新情况、新问题，需要建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加准确、完整地提供高校学生的信息，以便用人单位从大学毕业生档案中获得大学生在情商、诚信、创新能力等诸多方面的信息，促进大学生的就业。传统的档案管理多由手工进行收集、整理、分类、保存，耗时费力，效率低，而且档案在调入调出过程中容易丢失，在电子化、信息化快速发展的新形势下，要求档案管理做到电子、纸质同步，高校学生档案的规范化、科学化、信息化管理关系到学生的毕业、就业、出国及再深造等许多方面，实现高校档案管理的规范化、科学化、信息化已经成为档案管理人员面临的重要任务。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题，对高校学生档案管理工作提出几点建议，供同行参考。

一、 高校学生档案管理存在的主要问题

1. 高校学生档案内容不完整、领导档案意识淡薄  高校学生档案包括学生在校期间的各种表现情况

记载，主要包括学习成绩方面、政治表现方面、身体健康状况方面的材料，具体有新生基本情况登记表，入学通知书存根、派遣证存根，军训考核表，大学课程成绩表，奖学金鉴定材料，学生在校期间的政治思想表现及入团（党）申请书，党团组织社会调查证明，学生奖惩材料，毕业生登记表等等。大学生档案是人才信息的重要组成部分，大学生毕业时档案的有关内容将成为学生个人的终身档案。它必须做到相对准确、齐全、完整。能充分记载大学生在校期间的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等重要信息，能全面反映出大学生在校期间的各方面情况。

目前，我国还没有专门的档案管理法规，也没有统一的高校学生建档标准及规范，这就使得高校学生档案管理相对混乱，有的学校把大学生档案存放在校综合档案室进行综合管理的；有的学校则把大学生档案存放在各个院系实行分散管理。由于管理不规范，学校相关领导档案意识淡薄，学生本人对自己的档案不够重视，档案管理人员工作较随意等原因，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，如学生档案材料内容不够完整，收集不够准确、及时，漏盖章或缺成绩单等问题，一些能全面反映学生个人的知识结构、创业实践、参与创业活动的证明等各种材料包括各种英语考试的成绩及证书、计算机等级证书、心理测试成绩、助学贷款及还贷等诚信材料都没有归档，影响了学生档案的完整性。

2.档案管理制度不够完善 

目前,高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程、学生档案传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度。档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。

3.档案管理技术陈旧落后，信息化相对滞后 

我国高校档案建设投入不足，目前还没有一套统一规范的大学生档案管理应用软件，大多数高校学生档案的管理仍采用传统的手工操作管理模式，因此，档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决高校学生档案管理问题的能力。

4.档案管理人员素质不高 

大多数高校的档案管理人员大都是半路出家，很少机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习，档案专业人才缺乏，档案管理人员的综合素质亟待提高。

二、做好高校学生档案管理工作的几点建议

1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度 

高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则。如学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等，以准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为指导原则，及时全面地收集各种充分反映学生全貌的材料，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。

2.加强档案管理重要性宣传教育,保证档案材料及时、准确、完整地收集归档 

高校档案管理部门应采用各种措施,通过各种渠道加强档案管理重要性宣传教育,让学校领导、教师、大学生充分认识到学生档案是人事档案的重要组成部分，充分认识到档案在就业中的重要作用，充分认识到学生档案是将来政审、入党、转正定级、职称评定、出国、考研等很多方面的重要依据。对档案涉及到的资料必须做到及时收集和有效整理。建档工作是从大学生被录取时就要做好，然后再根据学生的专业，按照国家档案法规的要求，收集、整理有关的材料，即时存档。档案管理工作者还要根据时展的要求，随时向各相关的职能部门索取、征集。及时收集学生各个阶段形成的档案材料，建立档案材料收集网络，将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员，协助辅导员做好档案管理工作，以便实现档案材料及时、安全地传递，同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。

3. 扩大高校学生档案归档材料的范围 

多渠道及时收集高校学生信息，为学校和用人单位提供全面系统地综合评价学生的档案内容，有必要扩大档案归档范围。原有的归档范围不能反映学生的完整成长过程和素质、能力等方面的全貌，学校管理部门和用人单位对毕业生全面准确的了解比较困难。因此，要扩大高校学生档案归档材料的范围。 尽可能包含学生在校期间的主要信息。包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。力争做到档案材料真实反映学生的个性化发展特征，更好地服务于学校的教育改革，更有利于学生管理工作和将来的就业。根据当前社会的要求，建议增加下列内容。

（1）学生的诚信记录。诚实守信是学生最最基本的道德修养。学生信用记录将做为学生个人职业生涯的信用资本，学生在校期间诚实守信方面材料能准确反映学生的信用行为和品行状况。培养学生将诚信当成自然的行为，成为自己的内在需要。

（2）创新的潜能。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，还要善于发现、记录与评价学生将来可能的发展潜能，要特别关注大学生科技创新活动及学生的实践能力和创新能力。

（3）情商记录。“智商决定是否录用，情商决定是否升迁”基本成了职业发展的重要信条。现代社会已经非常注重个人的情商，情商指的是人在情绪、情感、耐受挫折等方面的综合品质。建立学生的情商记录档案，对于准确分析学生的个性特征、促进学生健康成长有重要的现实意义。

4.建立高校档案管理数字化平台,实现大学生档案管理信息化、网络化 

随着计算机、网络技术及其应用的不断发展，使用信息化、网络化手段解决学生档案管理的问题已是形势所需。目前，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，有的自主开发了自动化档案管理系统，有的还仍采用传统的手工操作。如2007年，海南大学应用科技学院采用Microsoft Visual FoxPro编程的管理数据库自主开发的学生档案管理系统，实现了学生档案管理工作的电子化处理。该系统提供的强大的查询功能和数据分析等功能实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势，提高了学生档案信息管理的高效性和准确性。Visual FoxPro是基于局域网环境的中、小型数据库系统，支持“结构化查询语言”(SQL)命令和函数[8-9]。具有强大的数据库管理功能，容易实现高校学生档案管理中的各项功能，但目前仅能在本校局域环境下使用。建议大学要研制开发适合学校学生教育管理需要的统一的学生档案管理系统，采用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理，方便学生档案的管理、网上查阅和其它方面的利用，实现毕业生电子档案的快捷转接。

5.加强档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的综合素质  应采取多种形式加强档案管理人员的在职培训,在岗继续教育,积极参加各种全国性的档案专业会议和各种培训学习, 加强档案管理人员的责任感,提高档案管理人员的专业水平、外语水平、计算机操作能力等，不断提高档案管理人员的综合素质，使大学生档案管理高效、规范、有序、准确、完整。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部令第 27 号《.高等学校档案管理办法》.

[2]韩宝华.档案文献编纂学教程.中国人民大学出版社，1999 年 10月第 11 页.

[3]岳德海.高校档案编研工作的思考.青岛职业技术学院学报，2008年 6 月第 21 卷第 2 期.

[4]张秋萍,曾水平.工程师技术培训网站的建设[J].现代远程教育研究,2005(8):53-55.

[5]孙其信,孟祥增.当前信息技术教育网站的分析与述评[J].现代远距离教育,2004(2):49-51.

[6]谭浩强.Visual FoxPro 及其应用系统开发[M].北京:清华大学出版社,2000．

[7]马志红,黄建华.Visual FoxPro 程序设计[M].北京:北京邮电大学出版社，2007.

第8篇：档案存档管理范文

1 教学档案管理存在的问题

1.1 教学档案不完整

一所学校比较完整的教学档案应该包括：开设专业可行性方案、教学计划、教学进度、教学研究、实训教学、教学质量分析、教学总结、教案、考试题库、考试成绩以及学籍管理、学生教育管理、学生变动情况统计、新入学生和毕业生名册、毕业生反馈等方面的内容。据了解，目前各类学校教学档案的收集整理，都不同程度存在以下问题。

1.该形成的文件没有形成。按经验随意上课已成为某些“老”教师的习惯，觉得没有必要编写课目新课标、拟写教学进度、编写教案、教材分析等教学文件；学期教学总结时，往往是开个会，大致谈一谈，作作简单的记录；对新开办专业，在师资、场地、设备等办学条件论证方面，常常是几个领导坐下来议一议，没有形成书面的可行性报告；毕业实习材料，实训教学管理方面材料很多都没有按管理上的要求形成文件。最后有的材料无法归档。

2.文件在运行中流失。上级机关的批复、招生、表彰决定、教育教学管理等文件，往往在业务部门办理的过程中，传来传去传丢了。如学校领导或处室主任收到或开会带回的文件材料：规范学籍材料、实施素质教育督导评估报告、校园安全管理、教学质量目标考核等不是按收文处理程序先交办公室登记后，再传阅、办理，而是处室直接办理，办理完毕又没有及时归档，最后材料丢失。

3.该归档的文件或材料未归档。教师自编教材、教案、试卷，合编教材，教师在实施新课程中的自我反思材料、在各种刊物和学术上发表、翻译的论文、文章等一般都舍不得归档；会议材料、教师参加教学研讨会、交流会带回的材料，多数留在个人手中没有归档。如教师为了出一份质量较高的试卷，认真研究新课标，钻研教材，花了很多时间，等学生考完试后，考卷也一起流失，出现无法补救的现象。另一种教师自编的教案，在授课的过程中，教师为了促进课标新理念与教学实践的结合，补充了很多典型案例，这样的教案对今后很有利用价值。可教师档案意识不强，不肯交档案室存档，时间一久当废纸处理。

4.形成于校外的材料，如毕业生反馈等材料，不是在校内形成的，容易被忽视，造成这部分材料的欠缺。

5、学生残留档案未归档。学生的档案是随着升学时，被录取学校提着的。但有一部分学生没能继续就读，就参加工作了，他们的档案就暂存放在原学校，等需要时再提着。可有的学校没把残留的档案整理归档，乱堆在一旁，时间一久，学生又没来拿，就处理了，造成有的学生拿不到档案，不能提职提薪。

1.2 教学档案不准确

1.有的教师制定的教学计划、教学进度纯粹是为了应付上级领导和教务部门的检查，在实际教学过程中根本不按原计划、进度执行，只凭“肚子里的东西”口授而已，这样的计划既不准确也不真实。如以往“传授型”教师已远远不能适应课改的需要，课改需要的是“研究型学者式”的教师。教师是在教学实践中不断成长成才的。如果教师在教学过程中只凭“肚子里的东西”口授而已，就与新课标强调的上下结合，强调问题从实践中来，在实践中研究，在实践中解决，在实践中提升相脱离。

2.教学计划和教学进度一般只是预设而已，在教学实施过程中往往还需考虑到专业特点与学生素质等问题，对计划、进度进行调整、修改、补充，但往往没有把这些变化情况记录下来，或记录不详，最后无法提供利用。

3.教学管理及学生管理方面的台帐记录没有建立或做得不认真。如学生基本情况统计，对学生奖惩、成绩、评语记录不详，有的甚至漏填；教师考勤、任课没有记录。这些材料往往要等到学校评估或上级检查时，才匆忙进行“补课”，这种应付检查补做的记录，往往与实际情况不相符合，提供不了真实的价值。

1.3 载体材料不规范

1.教师在编写教案、授课计划、撰写总结、填写学生成绩、学生名册、学籍评语等材料时，常常用复写纸、圆珠笔、铅笔及其它不耐久的字迹材料。如学籍评语上记载着林XX学生在校年年都是班干部、三好生、成绩优秀，尊纪守法等等。若干年后，这位学生成了才，回母校想看看当年自已在校情况，可提供的是一份当年用圆珠笔书写的，现字迹已模糊不清的材料。

2.表格和表册不统一，制作材料五花八门，既影响案卷质量也增加立卷难度。如有的用16K、有的用A4、有的表格横着写、有的表格竖着写。

2 加强教学档案的管理工作

2.1 提高认识

加大《档案法》、《档案法实施办法》的宣传力度，不断提高教职员工群体档案意识，是解决教学档案完整性与准确性的根本前提，尤其是专业教师的档案意识最为重要。

教师是教学活动的指导者和组织者，在教学中占主导地位。大量的教学文件形成于教师手中，是他们长期积累，甚至耗费毕生精力与心血的结晶，珍爱有加，自我保存得相当好，舍不得交出来，这是完全可以理解的。因此，对教师要做深入细致的宣传工作，用正反两方面的典型事例，宣传教学档案的重要性以及教学档案流失所造成的巨大损失，通过宣传，让他们明白档案资源是一项社会财富，每个公民都有保护的义务与利用的权利，使之认识到这些珍贵的资料，只有放到档案部门，才能得到最安全的保存。同时，要让他们认识到，建立教学档案是做好学校管理工作的一项基本要求，是学校尊重知识，尊重人才的表现；把教师劳动成果作为学校历史财富保存起来甚至永远地流传下去，是学校对教师关怀和尊重。

2.2 超前控制，严格审核

教学档案是由教学活动中形成的文件材料转化而来，没有前期文件材料的形成，档案管理就成了“无水之渠”，缺乏物质基础，因此，只有对文件材料形成进行超前控制，对档案收集进行严格审核，才能确保教学档案的完整、准确。

1.明确归档范围，从文件材料的形成抓起。

教务处（室）和政教处（室）是重要的教学督导和学生安全管理部门，所有的教学文件均在这里形成。因此，这两个部门应克服重教育教学、轻档案材料收集的现象，把教学文件的形成、收集工作纳入教育教学管理之中，依靠管理来规范教学文件材料的形成并转化为档案。学校档案部门应在每学期初，将《归档通知书》发放到这两个处（室），明确归档范围，提出具体要求，并定期检查、督促、指导。教务处重点抓好以下几方面材料的形成和归档：第一，办班可行性方案、各学科教学计划、教学进度、教材要收集汇总，审查修改报校领导核定签发、交付打印成册，然后将定稿和原稿归档。同时，对尚不会编写教学计划、进度的“老”教师，进行帮助、指导。第二，定期开展教案、论文评比活动，既活跃学术气氛，交流教学经验，又可从中选出典型教案、优秀论文归档。第三，定期检查计划、进度的执行与变化情况，及时找出“失真”部分，责成有关人员修订、补充、归档。第四，抓好各学科考试内容（包括空白试卷、标准卷、质量分析、考试成绩等）与教学总结形成文件的收集归档。第五，建立学生基本情况登记、学籍变动登记、奖惩登记、毕业生去向登记等方面的台帐记录。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如毕业生反馈、获奖成果等材料要有通报文件，个人奖状要有复印件及声像材料，针对学籍档案形成周期长，并具有连贯性和系统性等特点，要注重不间断的积累，待学生毕业时归档。政教处（室）应将学生在校内外的学习和活动中，如加强学生安全教育，请校外辅导员进行法制宣传、交通安全、家教讲座等方面所形成的文件材料及时收集归档， 为使教学档案管理规范化和标准化，确保档案质量，有关部门应根据教学档案材料的结构与内容，设计制作统一规格的表格和表册分发有关人员使用。

2.严把材料审核关

统一规定教学材料的的收集时间，根据学校工作周期的特点，教学材料一般一学期一汇总，一学年一归档，教学方面的材料交由教务处汇总，学生安全管理方面的材料交由政教处审核。审核时要“三看”：一看档案材料项目是否齐全、完整，内容是否填写清楚；二看字迹、纸质材料是否符合标准；三看材料内容与实际执行情况是否相符。如发现材料“失真”，要及时采取措施，责任纠正，及时排除材料中的“水分”和“杂质”，确保档案材料的准确性。同时，要明确规定未经审核认可的材料不能归档。

2.3 建立与完善考核及奖励机制

学校档案人员要切实负起责任，认真负责地将本校形成的教学文件、材料及时收集、保管、积累并如期归档。避免教学文件、材料的散失。学校要把档案管理纳入学校工作的年度考核。各部门及有关人员档案工作做得好坏，均由学校档案室负责考核，根据年度归档率予以评分，报学校领导，做为年度考核的一项依据。（1）鼓励教师有计划地编写教材，对于优秀的材料应给予适当的奖励；（2）奖励教学文件形成完整、准确又执行好的教师和教学人员；（3）奖励教师上交个人在非职务活动中形成的论文，著作等创作材料；（4）奖励工作认真负责并取得成绩的档案员。

总之，把教学活动中形成的能够反映教学质量、教学管理、教学措施、教学研究、教学总结及教师教学水平等文件材料，齐全完整的收集起来，规范化的整理好，科学的管理好，为教学管理服务，是档案法律法规的基本要求，是提高教学水平的基本需要，也是教职员工应尽的基本职责。

第9篇：档案存档管理范文

关键词：电子档案 信息安全 基本原则

前言：

电子档案信息的安全主要是保护档案核心内容的安全，主要指保证计算机系统的档案数据库、数据文件、档案数据的完整、有效以及合法性，并保护其不受到破坏、修改以及泄露和窃取等。由于我国的电子档案系统正处于建设的初级阶段，有很多尚未完善的工作需要进一步的处理，因此，加强电子档案信息安全管理工作，具有重要的意义。

一、 现阶段我国电子档案管理中存在的问题

1． 缺少相应的电子档案安全管理的标准和规范

目前，我国的档案信息安全工作的进行还处在初级阶段，其体系的建立还有很长的一段路要走。随着科技进步和网络技术的发展，当档案信息化和数字化进行到一定程度的时候，电子档案就会大量的产生，因此，制定相应的管理标准规范是当务之急，必须将其安排到档案部门的议事日程上来。然而，目前许多档案部门没有意识到制定电子档案安全管理标准的重要性，而更加注意档案部门设备的配置工作以及网络和数据库的建设等，忽视了安全管理标准的建立，保障电子档案信息的安全就变得困难重重。

2. 电子档案信息的存储设备并不完善

现阶段很多电子档案中的信息都以硬盘的形式作为存储的方式，然而随着电子档案数量的进一步增加，为了更加有力的保护各种信息的安全，就要充分考虑到提高保存档案的信息的方法和途径，同时也要进行先进的存储载体的研发工作。然而现阶段有很多档案管理的工作都缺少规范化的管理，在信息的存储方法上也需要进一步的改进，以加强档案管理工作的有效性和规范性，使它们适应改革开放以来的新形势发展和需要。

3. 档案管理人员缺少相应的技术管理手段

由于档案管理人员的复杂性，有些工作人员的文化程度较低，专业知识过于老化，有些档案管理人员缺少计算机应用的能力，档案管理工作中的这些问题制约了档案工作的进一步发展。还有些地区的档案管理工作者对于自身工作中所面临的挑战认识不足，总是满足于自己的工作现状，对所掌握的知识也没有更新的需要，缺乏实际应用的动力。再加之缺少标准而规范的体系建设和缺乏统一的长远规划，所做的工作就难以获得广泛的认同，也无法发挥导向的作用。

二、影响电子档案信息安全的主要因素

1.电子档案信息的安全受到自然环境因素的影响

电子档案的信息安全首先受到自然环境的影响，例如自然灾害的影响对电子档案信息来说是毁灭性的打击，很多档案的载体和硬件设备遭到了破坏，电子档案信息的内容也就被破坏了。同时，电子档案载体的自然老化也威胁到电子档案信息的安全。存放电子档案载体的环境因素包括空气质量、温湿度控制、防光、防尘的措施等也是影响电子档案信息安全的重要因素。此外，社会大环境下能建立起来的电子档案信息安全规范，也是为电子档案信息的安全提供保护。

2. 电子档案信息的安全受到理论方面的影响

理论的作用是从实践中来并能指导实践，为实践指引前进的方向。在先进理论的指导下，电子档案的实践性就会取得较好的成果，因此理论水平的高低会影响着现实中安全保护措施的高低。很多在现实中遇到的一些问题也需要从理论上加以进一步的研究和探讨，然而由于电子档案信息安全领域的研究尚未出现合理的管理规则，其理论水平也落后于实践，无法满足实践中的需要。管理在电子档案的安全保障中起着制约的作用，因此，科学的管理理念加上严格的管理制度才能保证电子档案信息的安全性。

3. 电子档案信息的安全受到技术因素的影响

技术也是影响电子档案信息安全的关键性因素。在电子档案信息所运行的过程中，安全保障技术对电子档案的安全起着支撑的作用。安全保障技术既可以保证档案信息的安全流转，同时抵制非法用户的侵入以及保护电脑不受病毒的入侵等功能，网络技术的发展程度对目前网络环境下的电子档案信息安全有着十分显著的作用，同时在电子档案信息长期保存的过程中，随着技术的变迁和安全信息平台的升级，新旧软件的不兼容性也会导致档案信息的缺损现象。

三、电子档案信息安全建设的基本原则

1. 电子档案信息安全建设的系统性原则

根据电子档案信息自身的特点以及对安全的需求，有必要建立一个完整的系统安全保障体系，对已经存在的电子档案信息进行永久的保存和系统地保护。电子档案信息的安全保障系统是一个较为全面的体系，涉及到电子档案的保存和管理工作，只有建立一个涵盖电子档案信息的目标体系、程序体系以及技术方法体系，才能真正实现电子档案信息的安全保障的目标。

2. 电子档案信息安全建设的适度保护的原则

适度保护原则是指的电子档案信息在失去价值之前就要受到相应的保护，各种信息被保护的程度与它们自身的价值是一致的。适度保护原则要对不同价值的电子档案信息采取不同强度的保护措施。然而，由于大量的电子档案信息的存在，我们无法让每个档案信息都受到最强的保护措施，因而只要对众多的电子档案信息进行分类和分级的整理，让它们在电子档案信息安全保障体系中找到适合自身的位置。

3.电子档案信息安全建设的便利性原则

电子档案信息安全的便利性原则就是指要在档案机密性得以保障的前提情况下，尽量使合法用户在使用电子档案信息时能够更加方便和快捷，不必必须通过层层“突破”才能找到所需要的档案信息，从而挫伤档案信息用户使用电子档案的积极性。此外，由于任何事物都在不停的运动与发展过程中，电子档案信息安全也要经历一个动态的过程，必须用运动和发展的眼光来看待电子档案的安全性。

总之，由于时代的进步和发展，更多的电子档案会出现并应该受到相应的保护，使其真正的留下历史的印记，为我们的工作和生活提供更多的帮助。

参考文献：

[1] 乔振涛．从风险管理视角加强电子档案安全管理[J]．档案管理．2011，05．

[2] 崔俊杰 吴志英．浅谈电子档案安全管理与防范措施[J]．北京档案．2011，05．