档案管理方案精选(九篇)

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第1篇：档案管理方案范文

【关键词】 社区；居民健康档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.09.806 文章编号：1004-7484（2013）-09-5446-01

随着我国城市居民医疗卫生事业的发展，社区医疗卫生事业也获得了迅猛发展。近些年来在国家的高度重视下我国社区医疗卫生事业取得了明显进步。在日渐老龄化的中国，社区医疗卫生事业的发展，是社会文明的进步。但是也要看到当前我国的城市社区居民健康档案管理过程中还存在着一些问题，这些问题的出现对于社区医疗卫生事业的发展造成了严重影响。

笔者认为当前我国城市社区居民健康档案管理过程中存在的问题主要表现在：一是健康档案不完善，有遗漏；二是档案本身设计不合理，不利于查阅；三是目前是死档案，没有实现动态管理；四是没有实现网络连接；五是对于人们的隐私造成了影响。

针对以上问题笔者经过专门调研后认为，要想解决这些问题就必须要做到以下几点：一是要科学建立健康档案；二是要实现对健康档案的动态管理；三是要加强健康档案管理的信息化建设和网络化建设；四是要注重保护个人隐私。接下来笔者就来详细探讨这几个方面。

1 科学建立健康档案

建立健康档案是进行社区居民健康档案管理的前提。做好健康档案的设计制作工作是加强健康档案管理必须要做到的。笔者认为建立一份居民健康档案很简单，但是要包含居民的更多信息就非常不易。居民健康档案主要指的是由健康体检表，会诊记录表，接诊记录表，双向转诊表等组成的档案记录，健康档案是记录居民健康状况的系统化文件，是社区医疗卫生服务的重要的参考依据，社区医疗服务能否真正到位关键是看健康档案是否完整有效。

所谓科学健康档案，笔者认为就是要在建立健康档案的时候必须要做到全面合理。具体而言就是要做到以下几点：一是要尽可能地收集居民的健康状况信息；二是要不断完善健康档案。在健康档案管理过程中经常发生居民健康变更的情形，此时就需要我们及时记录健康档案。这样对于提升社区医疗卫生服务水平很有帮助。三是要以真实性为原则。在建立健康档案的过程中必须要做到真实可靠，真实可靠的信息是卫生服务的关键。我们在建立档案的过程中必须要以真实性为根本原则。只有这样才能保证医疗卫生服务的有效。

2 实现对居民健康档案的动态管理

在传统的居民健康档案管理过程中采取的是以保证档案不丢失为目标的管理方式，这种管理方式是一种被动低效的管理。这种管理方式是一种死管理，在一定程度上虽然能够保证居民健康档案不丢失，不遗失。但是不可能有效地提升城市社区居民医疗卫生服务水平。在国家对居民城市医疗卫生服务的重视程度越来越高和人们对城市社区居民医疗卫生服务的要求越来越高的背景下，传统的管理方式已经远远不能适应时展的要求，我们在发展过程中必须要创新管理方式实现动态管理。

所谓动态管理笔者认为就是要实现对居民的健康状况进行随时调查，分析并予以记录。对于小区居民中出现的居民健康问题，医疗人员必须要及时进行评价，对于那些患有疑难杂症的居民还要进行会诊，要专门针对患者制定出科学可行的出行方案，在对居民健康档案管理过程中要及时跟踪检测调查居民的身体健康状况。只有这样居民健康档案的管理才能真正发挥其作用。笔者认为在管理过程中必须要实现主动管理，动态管理。

3 加强档案的信息化建设和网络连接

随着信息技术的发展，信息技术在日常生活中的应用越来越广泛。特别是在社区居民健康档案管理过程中的应用取得了良好的效果。笔者认为在今后的社区居民健康档案管理，信息化将是必然趋势。

信息技术在社区居民档案管理中的应用可以有效地提高管理效率，对于提高管理水平方便居民查阅档案都具有重要意义。在今后的管理过程中我们必须要加强网络连接，通过网络连接的手段来构建完整的社区居民健康档案的网络结构。

与纸质档案相比，电子档案查阅非常方便也不易受到区域限制，内容也非常完善，连续性有保证。通过信息化建设医疗人员无论是在什么时间，什么地点都能够及时有效地了解到居民本身的全面的健康信息，居民健康档案的信息化建设对于实现连续性地动态管理非常有帮助。

4 注重保护个人隐私

隐私权，是小区居民的基本人身权利，保证居民的隐私权是社区居民健康档案管理的必然要求。我们在档案管理过程中必须要高度重视居民隐私权的保护。笔者认为做好居民隐私权的保护工作必须要做到以下几点：一是要医疗卫生人员必须要与社区居民建立良好的关系。只有这样才能够做好健康档案的管理工作；二是要加强医疗卫生人员隐私教育，要不断告诫医疗人员要保守居民隐私，对于那些泄露居民隐私的行为将会受到惩罚。三是要建立完整的居民隐私保护制度，完善监督机制，对于泄露居民隐私的行为要进行严厉处罚。

社区居民医疗卫生事业的进步要求加强居民健康档案管理，我们在今后的发展中必须要高度重视居民健康档案的管理。本文详细分析了当前我国社区居民医疗卫生档案管理中存在的问题，笔者认为要想加强居民健康档案管理就必须要从上文提到的四个措施来办。

参考文献

[1] 王淑果.社区居民的健康档案管理与慢病防控探讨[J].健康管理，2013，（2）.

[2] 方雪照.社区居民电子健康档案管理存在的问题及对策――以普陀区桃浦镇社区卫生服务中心为例[J].上海档案，2012，（5）.

[3] 邢聪艳，张文昌.福州市社区居民健康档案管理存在的问题与对策[J].中华全科医学，2011，（10）.

第2篇：档案管理方案范文

【关键词】住房保障档案管理；社会保障工作；有效补充

前言

随着我国住房保障工作的全面开展与顺利进行，与之有关的住房保障档案资料也系统的形成。为了保证我国住房保障工作的健康发展，扩大档案资源工作对人民的服务范围，管理和利用好这些档案资源是很有必要的。伴随着社会改革的逐渐深入与不断的进步，社会保障工作的进行已经得到了社会各个领域的普遍认同。本文从达到有效的进行社会保障工作的目的出发，强调了利用住房保障档案管理来补充社会保障工作，并分析当今社会现状来具体阐述了如何用住房保障档案管理来完善社会保障工作。

1.住房保障档案和社会保障工作

在我国，社会保障体系是为了一些出现生存困难的人们提供的维持基本生活的一系列的政策与制度。社会保障工作中包括住房保障等一系列的社会保障档案，是负责社会保障工作的部门在实际工作中进行记录形成的。是社会保障对象享受和利用自己合法权益的真实依据，更是社会发展中很重要的信息资源。社会保障档案在社会保障工作中占有举足轻重的地位，不仅很大程度的提高了社会保障工作中各部门的工作效率，维护了人民的合法权益，也有利于社会保障工作的科学管理与顺利进行。而住房保障档案则是准确全面的记录了政府以廉价的住房制度为主要出发点，多渠道的解决低收入家庭和生活困难家庭的住房问题。在每个地区，都需要真实全面的住房保障档案，进行规范管理和应用，以有效地补充社会保障工作。

2.现今社会保障工作中所存在的问题

在我国，社会保障工作在很大程度上促进了我国社保事业的顺利进行。但是因为社会保障工作中存在着一些问题，也在一定程度上影响了社保工作的发展。具体表现在以下几方面：

2.1社会保障档案并没有被引起一定的重视。我国人口数量众多，社会保障档案管理的数量多、范围广，加之档案整理工作环节繁杂，导致了有关领导的不重视和工作人员的不认真工作，硬件投入不足，软件管理不到位。在全国范围内，存在没有专门档案室的情况，档案不能如数的归档，甚至有些部门将档案随意放置，有的甚至丢失，这便在一定程度上降低了社会保障工作的工作效率。

2.2社会保障档案没有一个准确的管理机制。在社会保障工作中，档案资料的涉及面广泛，相应的部门对档案进行管理，因为档案归属类别不同，导致一个人的保险资料被分别保存在不同的机构里。各个机构管理方法不同，部门之间信息沟通不顺畅，严重的影响了我国社会保障工作的进行。

2.3社会保障档案管理标准和规范不完善。我国的社会保障档案管理缺乏国家标准，针对以前的相关制度中已经不再适用于当今现实工作的需要，有些地区制定了一些具有地方标准的社会保障档案，但在全国范围内却极度的不统一，导致在社会保障的不同类别中，出现了管理标准不一致的情况。这便在某种程度上阻碍了社会保障工作的进行。

3.住房保障档案管理工作进行的意义

建立健全住房保障档案管理工作，会有效地补充社会保障工作的进行。有利于解决社会保障工作进行过程中所遇到的实际问题，并维护社会保障对象的切身利益，以促进国家和社会的进一步发展。

3.1优化住房保障档案管理工作，是社会保障工作顺利进行的重要保证。住房保障档案管理工作是社会保障工作中的重要组成部分，住房保障档案的规范管理和保存，会高效地解决社会保障工作的住房领域中所遇到的问题。为社会保障工作的顺利进行铺设了道路。

3.2优化住房保障档案管理工作，是切实维护社会保障对象利益的重要工作内容。在住房保障档案中，记录着该地区社会保障对象的大量的真实的资料信息。是保证社会保障对象享受和使用各项合法权益的重要的真实凭证。保证住房保障档案管理工作的顺利进行，是建立健全社会保障工作的重要方法，是维护人民群众合法权益的重要凭证。

3.3优化住房保障档案管理工作，是提高社会保障工作部门工作效率的重要手段之一。因为社会保障对象的居所并不是具有固定性，所以住房保障的档案记录必须根据实际情况进行更改。只有保证住房保障档案管理工作的高质量进行，才能使社会保障工作全面、有序、科学、高效开展。

3.4优化住房保障档案管理工作，对积累和丰富档案信息资源和加大社会记忆具有重要的历史意义。通过对住房保障档案的整理与分析，探究其规律和发展方向，总结在管理工作进行过程中的经验教训，为以后的社会保障工作顺利进行搭建结实的桥梁。

4.如何用住房保障档案管理来完善社会保障工作

在我国的住房保障档案中，虽然内容并不是过于复杂，但是工作量极大。所以在现实工作中，负责住房保障的部门必须采取科学合理的整理方法，并根据本部门的情况将档案分类。比如，部门中档案室空间较大，就可以采用目前很普遍使用的住房保障档案整理方案：“一户一档、一档一盒”，档案形成时，每个家庭和个人的档案资料全部放在一个档案盒中，在利用时，便于查找。除此之外，还有很多方法，合理的整理保管档案资料，可以有效地提高社会保障工作的工作效率。

保证住房保障档案的定期准确鉴定。住房保障档案的管理部门应该定期定时进行鉴定，在部门领导的统一领导下，由档案管理人员和各个部门的工作人员组成鉴定组，对所有档案进行针对性的抽查鉴定，保证本地区的住房保障档案更加真实准确。这样一来，在进行社会保障工作时遇到实际问题，就可以利用这些整理好的档案进行快速的解决。

加强住房保障档案的信息化建设。住房保障档案除了纸质的档案存根，更应保证信息系统中电子档案的真实性与完整性。并加强系统管理，使其具有开放性与安全性。在住房保障档案的信息化建设中，主要包括数字化和网络化。住房保障档案的数字化，是对于纸质档案可以进行高速扫描的，是档案信息化建设的重要基础。在整个档案的管理模式运营过程中，电子档案具有纸质档案不可比拟的优越性。而档案的网络化，即是进行数字化的最终目的，也是档案实现信息化建设的重要标志。加强住房保障档案的信息化建设，是社会保障工作顺利进行的重要手段。

5.小结

因为住房保障档案管理的高效进行很大程度上会影响社会保障工作的进行，所以各个地区与工作部门都设法利用住房保障档案管理来有效地补充社会保障工作。通过对住房保障档案的科学整理，加强信息化建设，以最全面准确的住房保障档案资料来服务于保障对象，并且更有助于社会保障工作的及时有效的进行。很多地区与部门已经认识到现今社会保障工作中存在的问题，并针对这一系列的问题进行探究方法，得出利用住房保障档案管理有效补充社会保障工作的方案探究。

参考文献

[1]宋巧红，张钧.职工社会保障档案的管理[J].档案与建设，1991，（3）：66-68.

[2]汤玲霞.申请经济房 档案来帮忙[J].档案与建设，2011（10）：46-52.

第3篇：档案管理方案范文

房地产档案管理主要是为了加强房地产公司文书档案、声像档案资料等管理工作，要求对公司相关档案资料进行年度立卷，并按照类别、价值、部门等对各系统工作过程中形成的各种具有留存价值的档案资料立卷归档。房地产档案管理是在房地产业务中直接形成的历史资料，规范房地产档案管理工作有着重要的现实意义。

1.房地产档案管理的特征

房地产档案管理是房地产公司有效开展业务活动的基础建设部分，其基本特征主要表现在三个方面：一是档案管理的专业性。房地产档案管理是基于房地产专业活动产生的真实、具体的业务活动，房地产业务自身的专业性特征决定了其档案管理有着相关联的专业性要求与特殊规定。从一定意义上看，在房屋建设及其具体操作活动中会直接生成大量有参考价值的档案，房地产活动相关联的国家建房、集资建房，买卖、担保、抵押等专业问题也需要管理人员具备相应的专业知识。二是档案地域性特征明显。作为房地产业的重要存档资料（房子、土地）需要以明确的地域性加以归档与记录，专业性的房地产档案管理需要明确与重点存档资料相关的一切历史、现实信息。三是档案管理时效性强。房地产业的政策时效性十分关键，对现实政策的关注与对历史政策的追溯能够帮助研究人员掌握影响房地产政策变化的重要信息，同时，房地产业自身的时效性也十分明显，这是由房地产权归属等的动态性问题引起的。

2.我国房地产档案管理中存在的问题

2.1档案管理手段落后，效率不高。房地产档案管理的第一步是需要对来源分散的地产资料进行收集，依据公司现有的档案管理制度及其具体的资料归档原则与分类方案进行初步处理。而实际上目前由于各公司档案管理制度化与定期化机制尚未形成，参与档案收集取材的人员业务素质不强等，导致在各相关业务部门的资料收集工作难以落实到位，工作效率低下。同时，在具体进房地产档案整理工作时，由于房地产档案种类众多、文字资料筛选整理繁琐，加上目前当地产管理中的手段较为落后，导致很多诸如产权等档案整理相对简单化，很多仅以平面结构图完成对产权现状的描述，缺乏一定的管理科学性。

2.2档案信息化管理程度较低。房地产档案管理也应该在新的历史时期，体现出时展的特性，随房地产档案资料的不断增加，原有的档案管理越来越难以满足信息化时代的需求。房地产档案能够及时呈现出与某项房地产活动相关的位置、时间、结构、面积、价格等信息资料，作为服务广大社会公众的信息传达工具，房地产档案管理的信息化程度应该得到提高。当前房地产档案管理过程并不规范，不少业务部门不能按时归档相关信息资料，或者在实际操作中缺乏档案管理意识，导致很多与房屋相关的统计报表、影像资料、分布平面图等与实际房屋情况不相一致，大大降低了档案本身的价值参考性。另外，由于受具体实施人员的业务水平限制，档案管理虽能勉强满足一些查档与咨询需求，但是其档案查询完整性、查询效率与质量都难以保证。

3.提升房地产档案管理成效的对策

3.1加强档案人员业务培训，提升档案管理效率。档案管理人员的业务素养需要不断提升，伴随着房地产档案管理的专业性程度的不断提升，房地产档案管理更加迫切的需要实现管理的专业化，这就要求档案管理人员除了具备一定的档案管理知识，同时也应该熟悉与掌握房地产相关知识。房地产部门建立数字化档案与网络数据库等发展趋势都需要更专业的管理人才，在建立起集中的档案管理体制之后，需要房地产档案管理人员以专业能力对资料、数据进行相关预测与研究分析，提升房地产档案管理价值。公司在人才招聘环节要注重对档案、房地产双专业人才的引进，并能够对本单位内部的档案管理人员进行定期业务培训与指导，帮助他们更好的适应新时代档案管理工作要求，不断提升档案管理的有效性。

3.2完善档案制度建设，实现档案管理数字化。长期以来，房地产档案管理工作缺乏大胆的创新与超前发展意识，档案管理工作内容与范围都受到一定程度的局限。加强对房地产档案共作的统一化管理，能够解决长期存在的管理不规范、不系统的制度性问题。同时，构建房地产档案管理网络系统，实现档案管理数字化也是十分重要的改革措施，在做好相关的档案资料纸质化保存之外，更需要依据效益与效率的主张，将数字化档案管理纳入房地产档案管理活动中。房地产档案数字化需要以一定的房地产业务规则为基础，建立较为完整的产权认证体系，实现对房地产管理的数据、档案等的一体化存储与应用模式。为了区别于静态的档案管理过程，房地产档案管理应该构建一个面向业务的动态更新机制，并根据数字化建档规格进行标准化、规范化管理。房地产档案管理要转变传统的管理思想，在注重基础设施建设的同时，也要积极鼓励与开发先进的管理工具作为发展手段，以主动性的姿态探索房地产档案管理新方法。

4.小结

房地产档案管理工作需要依据时代的发展需求进行一定程度的变革，加强基础设施建设与专业人才的培养，以规范化的管理机制提升房地产档案管理工作的有效性。

参考文献：

[1]王洁.房地产档案管理与利用研究[J].工程与建设，2010（1）

第4篇：档案管理方案范文

一、卫生防疫一务档案两级管理的原则

防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：

1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。

2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。

4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定

(一)站级业务档案的划分及范围

在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：

1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。

2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。

3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。

4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。

6各项业务工作的统计月报、年报。

7省市级以上刊物上发表的业务论文。

(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：

1卫生监督材料

(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。

(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。

2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。

3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。

4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。

5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。

6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。

7各种毒理检验、化验材料。

三、实行两级管理的意义

1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。

2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。

3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。

四、两级管理的实施

1建立健全档案工作网络

两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。

建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各

科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

2建立切合实际的业务档案管理制度

对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。

3加强对兼职档案员的培训和指导

各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

4推行责任制，加强考核

第5篇：档案管理方案范文

[关键词]科技档案；管理和利用；规范化

科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。

一、科技档案的特点与重要性

科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。

在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。

二、科技档案规范化管理的内容分析

根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。

1.建档管理规范化

科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。

2.科技档案信息资源的应用

不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。

3.管理岗位与制度规范化

科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。

二、科技档案的管理方式及利用服务

规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。

1.加强业务建设

科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。

2.提升管理人员的素质

科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。

3.创新服务方式

科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。

4.扩大服务领域

随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。

结束语

科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。

参考文献

[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.

第6篇：档案管理方案范文

【关键词】在建水利工程；档案管理；管理方法与措施

在建水利工程档案，就是指水利工程在建设中直到验收前，所形成的以及应当归档进行保存的文件，文件的内容包括了文字，图表，图纸，声音影像，计算材料等其他形式和载体的历史记录，涉及到的过程包括项目提出，工程研究，工程设计，方案决策，招标，施工，质检与建立等日常工作活动。

1 在建水利工程档案的内容

1.1 工程前期的档案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究报告，水文水利的分析报告，环境评估报告，当地的社会经济与社会效益的调查报告，设计委托书，工程设计图纸以及审批记录等相关文件。

1.2 工程报批的档案

工程报批的一些工作材料，其中包括了基础建设的请示文件，计委与主管部门以及流域机构的批件，建设用地的批件，经批准的移民方案等相关文件。

1.3 工程施工的档案

工程施工的一些工作材料，其中包括了开工报告，施工合同，施工图纸，设计变更的文件与图纸，建筑材料的化验单与试验报告，机电设备的合格证，施工记录，质量检查报告，事故等级评定与处理记录，施工单位与技术人员的资质证明的复印件，以及监管人员对各个施工阶段做出的结论报告等。

1.4 竣工验收的档案

竣工验收期的一些工作材料，其中包括了单项工程的验收报告，整体工程的验收报告，以及验收会议的原始记录等。

2 在建水利工程档案的特点

2.1 法制性

根据国家颁布的相关法律文件，对在建水利工程档案的建立工作作出了严格的规定，以此来保障工程建设的质量。因此，其第一个特点就是法制性。相关法律文件，使在建水利工程的档案管理具有了完整的法律关系，也就是说，按照要求进行工程档案的建立工作，是在履行法律，一旦违背规定进行操作，就是违法行为。而且，工程的档案材料需要按照法律的要求进行整理，对收入的一些批准性文件，许可证书以及工程的施工图纸，都要经过有关政府部门批准或者资质鉴定部门的认可，否则不予收入档案，以此来彰显工程项目的合法性。

2.2 同步性

对于在建的水利工程项目，在立项阶段，就要进行相关材料的收集与整理，制定成档案要求的格式；然后在现场勘测，设计施工，监察管理等这些合同的签订的时候，要对水利工程档案的质量，份数以及移交事项做出明确的要求；而且在对工程进度与工程质量进行检查的时候，要对档案材料的收集与整理工作进行同时检查。这样可以保证在建水利工程档案反映工程进展的全过程。

2.3 实用性

在建水利工程档案，是具有实用性的档案材料，在工程的建设时期，它可以作为施工单位的施工依据，而在工程验收时期，它又可以作为验收依据，并且在工程建设完成后，投入使用的时候如果出现了问题，又可以作为维修与养护的依据。所以，在建水利工程档案是最具实用性的历史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一个很复杂的系统工程，所以对应的档案也自然由若干个单项工程的档案组合而成，形成的档案具有成套性，每个单项工程的档案都是不可或缺的。

3 在建水利工程档案管理方法与措施

3.1 提高认识

要提高档案管理工作者的思想觉悟，让其明白档案管理的重要意义。促使其在日后的工作中认真积极，尽量不出现差错。并且严格落实《档案法》与《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》中的相关内容。

3.2 档案材料收集

进行档案管理，首先要加强档案材料的收集工作。首先是工程的前期，档案的管理部门应主动参与到和其他部门的沟通交流中去，并且去得到这些部门中人员的支持与帮助，及时的了解他们的工作动态，然后将一些批件与资料及时的收录到档案中去。其次是在工程的施工阶段，档案管理部门要主动和施工单位取得联系，然后将档案材料的整理要求告知这些工作单位的人员，促使其将施工环节中的档案资料整理齐全，方便在日后进行档案交接的时候不出现差错。最后是在验收阶段，档案管理部门需要指派专人参与到验收与交接的工作中去，并且在现场对移交的档案资料进行仔细审查，认真核对，来实现水利工程建设与水利工程档案同时验收，如果任何一方出现了问题，都不予决算。

3.3 档案材料整理

因为水利工程的建设周期较长，涉及的方面较广，参加建设的施工单位多，建设的项目也错综复杂，所以在建设中形成的档案一定很多。虽然上文中所说的档案材料收集工作可以在一定程度上减轻档案材料的整理工作，但是实际操作起来，仍是很繁琐的。比如在档案材料整理工作中第一个会遇到的就是分类组卷的问题，目前大多数档案管理部门都是采用按照单项工程项目来进行分类，例如对在建的水利枢纽工程进行档案整理，可以分成大坝，溢洪道，输水洞，电站和船闸等几大类。而在此之下，又可以按照专业不同设置不同小类。分类的编号使用工程代号与阿拉伯数字相互混合的编码方式。这样可以保证档案材料的完整性，而且管理起来简单，查阅起来还方便。其中，针对工程前期的档案，尤其是一些报批文件，可以使文字材料在前，图纸材料在后，同时正式批件在前，请示报告在后的顺序进行整理排列。而对施工阶段与验收阶段的档案，按照工程的程序与专业进行排列，要保证档案资料之间的联系性，前后的关系不要弄混，然后装订成册，形成规范的工程档案。

3.4 制定档案管理制度

需要档案管理部门，依照相关的法律和政令，建立健全的规章制度，以此来规范档案管理工作。规章制度涉及的范围应当包括：档案的收集与整理制度，档案的管理制度，档案的借阅制度，档案的保管与保密制度，档案员的岗位责任制度等。

3.5 管理人员的培训

需要各级的水利部门经常对水利工程档案进行检查与指导，健全机构与体制，实行专人负责制。而且要定期开办水利工程档案培训班，采用不同的培训形式，来提高档案管理人员的专业知识以及档案管理法规的理解，提升档案管理人员的工作的素质与水平。

3.6 基础设施的建设

在建水利工程档案的重要性与其他档案一样重要，同样需要投入资金进行一些基础设施的建设，比如建设专用的档案室，购买专用的档案柜与档案盒，以此来为档案工作者提供档案管理的工作条件，促使其更好的完成工作。

参考文献

[1]王秀芳.李春英.王维兰.浅谈水利工程档案的管理[J].治黄科技信息.2008(01)

[2]郝章飞.浅谈如何加强水利工程档案文件的归档整理工作[J].内蒙古水利.2008(03)

[3]曹良珍.论水利工程档案管理现状与对策[J].浙江万里学院学报.2008(04)

第7篇：档案管理方案范文

关键词：水利工程；档案；有效管理；意义；方法

水资源作为一种清洁能源，在目前被广泛地使用，水利工程的建设也成为常见事项。而水利工程档案的管理也越发的受到关注和重视，水利工程档案的有效管理具有重要的现实意义，对水利工程的质量检测和建设有着严重的影响，成为了一项重要的工作。

一、有效管理水利档案的意义

1.有效管理

“有效管理”是经济学中一个理论，是现代企业普遍采用的管理方式，以及追求的目标。有效的管理是指企业通过分层管理，把管理融入日常的工作之中，并且，对企业实施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整体，利用优点，相互信任，正面思维这六个基本原则，并以此为指导方案，进行管理，实现管理的优化。

在水利档案管理的过程中，水利档案的有效管理则是指对水利档案进行全方位的管理，根据其特点和大体的分类进行整理，把管理细致化、全面化，以改变传统的对水利档案不重视的现象。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

2.意义

水利工程档案的有效管理，对于整个水利工程的建设和管理都具有重要的意义。

2.1水利工程档案的特点

第一，水利工程档案和其他档案相同，具有科学性、完整性、服务性等特点，并且，由于水利工程本身的复杂性和综合性，对其周边的生态环境、农业发展、工业发展都都有很广泛的影响，因此，水利工程档案也具有多元性和综合性的特点。

第二，水利工程档案是对水利工程从施工前期的准备，到施工过程中的细节，以及施工完成后的质量鉴定的一个完整的记录。而工程效益的不同、环境因素的变换等客观条件则影响着过程施工过程的整体进度，一般而言，普通的江河护坡工程、小型闸电站新建及改建、镇村组河道疏浚等小型工程，只需要几个月或者更短的时间，但是，假如遇到大型的河道工程、水库等的建设，就需要数年，甚至更长的时间才能完成，例如我国的三峡水电站的建设。而根据水利工程建设的周期的制约，使得水利工程档案形成的周期性差异较大。

2.2水利工程档案的作用

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的重要组成部分，他完整、真实的记录了水利工程的建设情况、工程质量，为工程后期的建设具有服务性和参考性。不仅对已建成的水利工程有着重要的影响，并且，对于后来的水利工程建设也有着指导意义。

第一，水利工程档案是全面鉴定水利工程质量，查明事故出现原因的依据。

水利工程档案对于整个水利工程的建设情况都有着详细的记录，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。在进行水利工程的质量鉴定过程中，通过这些档案就可以得到比较全面的、详细的资料，成为了全面鉴定水利工程质量的依据。

并且，当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的，便能够比较容易的查明事故出现的原因。

第二，水利工程档案为后人改建、扩建或者维修提供了完备的资料。

水利工程在使用的过程中，难免会出现一定的问题或者漏洞，或者由于周围客观环境的改变，而面临着改建或扩建的问题。这些问题的解决直接关系到水利工程的使用问题和效益问题。有了详细的、完备的水利工程档案，这些问题便可以得到很好的解决。

有了水利工程档案作为指导，过程后期的维修、改建或者扩建都可以在此基础上比较轻松的完成。

第三，水利工程档案对水利单位日常的工作考查中起着参考作用。

在水利单位内部的质量审核或者是外审中，便可以通过对水利工程档案的查看，清楚地了解到水利单位的工作程序和建设是否合格。并且，水利单位也可以以水利工程档案为参考资料和依据，拟定计划、总结工作、设计水利工程。

水利工程档案看似对水利工程建设没有多大的关系，但是实际上却对整个水利工程系统有着深刻的影响。过去人们对水利档案资料的管理不甚重视，甚至经常被忽略，导致很多原始的档案出现了破旧、泛黄等问题。如今，人们逐渐认识到水利工程档案的重要性，开始注重对水利工程档案的管理。

二、有效管理水利档案的方法

实现水利工程档案的有效管理，对水利工程的整体建设和管理都有着重要意义，因此，对水利工程档案应当有着一套详细具体的措施。

1.水利工程档案管理存在的问题

1.1目前很多水利单位的水利工程档案管理存在着很多弊端，首先就是水利工程档案的管理责任制不明确，没有确切的说明是由哪些人来具体的负责水利工程档案的管理。这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞，因为，员工不明确自己的具体职责，并且，即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以，水利工程档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

1.2.水利工程档案多以纸质档案为主，经过长时间的保存后，容易出现各种各样的问题。

现阶段的水利工程档案主要以纸质档案为主，但是这就存在一个很大的弊端。纸质档案以纸质为主，这样的话，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。

1.3.水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我国的水利工程档案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。

2.水利工程档案管理的方法

现阶段水利工程档案管理的各种弊端的存在，导致了水利工程档案的管理难以实现有效化，也导致了水利工程档案的作用和价值难以真正的发挥。因为，想要实现有效的水利工程档案的管理，首先就得解决目前水利工程档案管理过程中所存在的问题，在此基础上，才能实现水利工程档案的有效管理。

2.1明确水利工程档案管理的责任制，分工负责。

各个水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。并且，大型的，有条件的水利单位最好派遣专业的人员单独负责水利工程档案的管理，管理人员与其他人员各司其职，分工合作。

这样确定水利工程档案管理的责任制，不仅方便与档案的管理，并且，如果档案出现了问题，那么也可以直接找到相应的负责人承担责任。有了责任风险，负责档案管理的人员也会更加的尽心尽力做到有效管理，这样就减少了水利工程档案在管理过程中因为管理不善而出现的问题。

2.2进一步推动实现水利工程档案的电子化。

传统的纸质的档案最大的不便便是保存不易的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。所以，推动水利工程档案的电子化是一件很重要的事情。

实现水利工程档案的电子化不仅在整理档案时少了很多问题，而且，电子档案可以更长久的保存，不用担心会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。并且，电子档案保存更方便，查阅时也相对更简单容易点。

2.3提高管理水平，及时做好档案整理收集工作。

针对现阶段我国水利工程档案管理水平低下的问题，提高管理水平是实现有效管理水利工程档案的重要途径和方法。

由于水利工程档案的各种特点，导致了水利工程档案的收集难、归档难等问题，要实现水利工程档案的有效管理，就得解决目前档案管理所存在的问题。

针对水利工程档案收集难的问题，在对不同的工程建设时，采取不同的收集方式。对于过程周期短的，形成档案材料快的工程，采取追踪收集的方式，及时收集过程信息，这样才能保证档案资料的齐全。而对于过程建设周期长的则采用分阶段收集的方式，并且在此期间也要加强档案的催收，这样，才能避免原始材料的损失。

提高水利工程档案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改进。传统的，在保存电子档的水利工程档案的同时，还会存以纸质的档案作为备份，这样，就会造成一定程度上的资源的浪费。针对这一点，我们在进一步实现水利工程档案电子化的同时，可以减少对纸质档案的采用，备份的也采取电子档的形式。

在改进了传统水利工程档案管理的弊端和问题的基础上，便进一步实现了档案的有效管理。

实现水利工程档案的有效管理，对于今天的水利工程建设具有极其重要的现实意义，不仅能够帮助鉴定水利工程的质量，也对其后期的维修、改建、扩建有着指导意义，成为了现代水利工程建设中不可忽视的一部分。

参考文献：

[1]李艳君，水利档案工作重要性及对策探讨[J]，黑龙江史志，2013-05-08

第8篇：档案管理方案范文

一、文书档案管理工作现存的问题

（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。

（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。

（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。

二、文书档案管理工作改进的方法

（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。

（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。

（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。

除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。

第9篇：档案管理方案范文

    【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

    目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

    一、避免风险的措施

    提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。

    2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。

    3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。

    二、缓解风险的措施

    电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。

    三、分散风险的措施

    在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

    四、评估风险的措施

    当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。

    简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

    参 考 文 献

    [1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37

    [3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29