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一、长安福特公司的固定资产内部控制分析
(一)长安福特公司及其固定资产内部控制流程
长安福特总部坐落在长江上游的经济中心——重庆市,是由中国汽车工业最大的“百年老店”——长安汽车集团和世界领先的福特汽车公司共同出资成立的,双方各拥有50%的股份,专业生产满足中国消费者需求的轿车。该厂拥有世界一流的整车生产线,2005年年产达到15万辆,并已在南京市兴建第二厂区。
长安福特公司的主要管理架构是由合资双方各派代表组成的董事会、执行委员会及各个部门组成。公司的内部控制系统是在借鉴美国福特公司具有100多年历史的内部控制体系基础上建立而成的,具有较高的起点。它的主要内部控制内容包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督这五大要素,并在coso内部控制整体框架指引下,结合我国国情形成了具有一定特色和较高水准的内部控制系统。
长安福特公司,首先界定了固定资产的范围及内容,其业务流程包括(简要):
1. 固定资产投资项目的决策
2. 资产购置流程
3. 资产处置流程
4. 资产实物台账管理和报废流程
(1)台账的设置和保管要求:专人负责台账登记工作;登记凭证的要求;保管期限等。
(2)台账的登记:包括入库登记、领用登记、报废或转移登记。
(3)期末报告:按季向财务部报送报表。
(4)盘点制度。
(5)资产地点转移:包括部门内部在厂区内移动,部门之间在厂区内移动,转移给其他单位的,买入时直接存放在其他单位的资产等。
(6)资产报废、出售的审批和实物处置:包括不同固定资产报废的程序。
(7)通则。
(8)记录:规定了固定格式。
(9)/修订记录:规定了固定格式。
5. 固定资产盘点制度
(1)目的:通过盘点来确定公司固定资产是否安全,促进固定资产账实相符。
(2)使用范围:列入公司固定资产账目的所有资产项目。
(3)参考资料。
(4)职责:包括财务部门、主管部门及使用部门的职责。
(5)程序:包括基础工作、盘点方法和盘点时间、差异处理以及盘盈盘亏的会计处理。
(6)记录:规定了固定格式。
(7)/修订记录:规定了固定格式。
(二)长安福特固定资产的内部控制特点。
1. 注重流程管理
从上述的介绍中可以看到,长安福特的固定资产内部控制进行的是流程管理。从固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、最后处置都有一系列的流程图,相关业务经办人员根据这些流程图执行有关固定资产的业务。不少企业虽然有一整套的管理制度,但是执行起来却不尽人意,很多业务人员经办有关事项时,不遵守企业的规章制度。很多情况下,并不是业务人员有意违反企业的制度,一个重要的原因是企业缺乏可供操作性的流程,指导业务人员处理经济业务。长安福特在这方面做得就比较好,公司采用的是福特公司的管理经验,在流程设计上比较科学合理,有效地指导了业务人员的工作。如长安福特的不少员工就提到,在很多情况下,他们的工作不是来自于领导的命令,而是按程序办事。
2. 加强固定资产实物台账管理
固定资产的内部控制是全方位的控制,从固定资产投资决策、购置,一直到日常管理和处置,每个环节都很重要。很多企业比较重视固定资产的购置,但固定资产购买回来后,对日常管理却不够重视。长安福特公司设立了完善的固定资产实物台账管理制度,对台账的设置、登记、保管、报告进行了详细的规定,并加以执行。通过对固定资产的台账管理,公司较好地保证了固定资产的完整性和安全性,维护了资产的正常运行。
3. 注重固定资产的内部控制自我评价
内部控制的评价,在我国很多企业中一直是一个薄弱环节。一般来说企业都有相应的内部控制制度。但不少企业对如何评价和考核内部控制的运行却缺乏经验和有效的手段。长安福特的内部控制制度中的一个重要组成部分就是内部控制评价。该公司制定了详尽的内部控制审核项目,从固定资产的购置到日常管理的处置,都是企业内部审核小组予以关注的对象。通过内部审核,长安福特有效地监督了内部控制的运行情况,对出现的问题能够及时发现,并予以纠正。 二、仪征化纤股份有限公司内部控制分析
(一)仪征化纤股份有限公司及其固定资产内部控制流程
中国石化仪征化纤股份有限公司是中国石油化工股份有限公司的控股子公司,是我国最大的现代化化纤和化纤原料生产基地。仪化股份公司主要从事生产及销售聚酯切片和涤纶纤维业务,并配套生产聚酯主要原料精对苯二甲酸(pta),经营范围包括化纤及化工产品的生产及销售,原辅材料的生产、化工化纤及纺织技术开发,自产产品运输及技术服务。
在内部控制方面,2000年中石化进行重组,中石化股份公司成为仪化股份的大股东。随即仪化股份进行了较大规模的财务纪律整改,逐步完善内控机制。公司每年都要组织财务大检查,并且定期聘请中介机构对下属公司的经营状况进行审计。
仪征化纤于2002年12月成功实施erp,erp建设的核心问题就是规范管理流程,遵循标准,依照程序,减少例外。在erp实施的过程中,投入了大量的精力进行流程的规范。财务管理按照内控的要求,严格遵循国家财务法规和中国石化内部会计制度,将erp的标准流程与企业内部财务管理的实际需求紧密结合,实现了财务的有效监督。
仪征化纤股份有限公司关于固定资产内部控制的业务目标、控制点及业务流程如附表(简要):
(二)仪征化纤股份有限公司固定资产内部控制的特点
通过对仪征化纤股份有限公司固定资产管理业务流程的分析,可以看出该公司关于固定资产的内部控制有以下特点:
1. 围绕经营目标、财务目标、合规目标进行控制
内部控制目标是指导其设计和实施的根本指南。内部控制必须围绕所要实现的目标,才能找到企业管理、经营活动中与最终控制结果相关的因素。企业的控制活动是否有效,主要的衡量标准就是控制活动能否与控制目标保持一致。企业内部控制的目标主要有保证管理政策的有效贯彻和实施以及管理效率和效果,业务活动的合法性和会计信息的真实可靠。企业要想使控制活动能够与控制目标保持一致,内部控制设计就要关注上述问题。
因此,该公司在阐述关于固定资产管理的经营目标、财务目标及合规目标的基础上,提出固定资产管理过程中可能出现的经营风险、财务风险及合规风险,围绕业务目标设计了有关固定资产业务流程步骤与控制点,可以保证关于固定资产会计信息的可靠性、企业财产的安全性和合法性。
2. 组织结构严密,岗位责任明确,强调授权审批控制
企业经营活动的开展具有很强的层次,权力的归属呈现出“金字塔”的特征。由于精力有限,上级管理者必须进行分权管理,这就产生了授权的问题,企业固定资产相关的业务活动也应该按照一定的审批程序进行。内部控制必须确定授权审批的程序、保证权力的分配与责任界定相配合,既要设计出合理的授权审批控制措施,又要保证授权活动的贯彻实施。
按照授权审批对象的发生频率和范围可以把授权审批活动划分为一般授权和特别授权。一般授权针对的是企业中经常发生、涉及范围较广的日常经济业务,其主要内容包括不同数额业务审批权的归属、授权审批责任的确定以及交易活动的具体审批程序,在实际工作中还会发生在同级别管理者之间,这也属于一般授权。在此案例中,比如,设备管理部门和固定资产使用部门依据有关单据对新增固定资产共同进行验收;固定资产使用部门根据固定资产性能及使用现状提出维护修理计划,由设备管理部门审核,报公司分管副总经理审批后实施;关于固定资产的清查由设备部和资产财务部共同定期组织实施。
特殊授权针对的是企业中发生频率较低,较为重要的非常规活动,例如重大的项目投资决策、债券和股票的发行等等,主要规定了这些活动的决策程序、制衡机制和权责分布。例如,该公司关于固定资产报废的处置,单台原值在5万元以上50万元以下的固定资产由使用单位提出初步鉴定意见,公司鉴定组鉴定,报董事长审批;关于固定资产减值数额需经资产财务部会同设备部审核,报总经理班子、董事会审批,资产财务部根据审批结果及时计提入账。
3. 突出闲置固定资产的处置
企业闲置的固定资产是指连续停用1年以上或新购设备因计划变更不用以及技改等更换下线,仍具有使用价值的固定资产。闲置固定资产不仅占用了企业大量的资金,而且对于闲置资产不合理的处置将会造成资产流失,给企业带来较大的损失。因此,在此案例中,该公司对于闲置固定资产的处置从审批同意到妥善保管、到正确核算再到充分有效利用都作了相应的规定,并在此过程中注意各部门的有效制衡。
三、对长安福特公司和仪征化纤股份有限公司固定资产内部控制的评价
长安福特和仪征化纤公司均是国内同类企业中较为成功的企业,关于固定资产的内部控制制度均体现了重视流程
管理,重视it技术,注意授权审批,强调记录控制等内部控制的关键环节,其中值得借鉴和注意的有:
(一)关于固定资产取得的控制
鉴于固定资产投资本身所具有的投入资金多,影响持续时间长、回收慢、风险多的特点,决定了固定资产投资决策直接影响着企业未来长期效益与发展。因此,企业在进行固定资产投资决策前,应开展投资项目的可行性研究。可行性研究包括宏观与微观两方面的研究,在考虑投资项目满足社会需要程度的前提下,重点研究投资项目的必要性、技术上的可行性以及经济上的合理性等,在经过充分的技术经济论证和方案比较并经审查认定后选择最佳可行方案作为编制计划任务书的依据。也就是企业必须对固定资产的增加进行预算管理。
在这方面,长安福特公司突出了固定资产投资项目的决策,而仪征化纤公司对于固定资产的预算以及以各种取得方式增加的固定资产的验收、入库、保险控制较少涉及,容易盲目购建,造成投资失误,预算失控。
(二)关于固定资产使用成本与费用的控制
固定资产使用过程中的成本和费用主要有固定资产修理成本、固定资产转移成本、固定资产管理成本和无形损耗成本。会计系统对成本和费用的关键控制点就体现在上述成本费用的控制中。正确确认和计量固定资产修理费用,会计和出纳人员要监督修理资金的收付、结余情况进行预算控制;融资或经营租入固定资产的运输费用的核算,计入管理成本或固定资产成本;在企业中转移大型的设备需要雇佣车辆和人员的劳动报酬等。因此,在此过程中,主要是要划分资本性支出和收益性支出的界限,否则就会带来资本化利息计算不正确,资本性支出挤占生产成本或费用等问题。关于这方面的问题,在调研过程中,两公司均表示是严格按照会计制度进行处理的。
(三)良好的企业文化和员工素质是内部控制有效实施的保证
1.1 引言
以省委、省政府对河南煤业化工集团实现“六统一”的要求为目标,对原永煤公司、焦煤公司、鹤煤公司本部的销售组织机构进行整合形成新的体制,并建立与之相配套的全新煤炭营销体系。整合前的煤炭销售、市场开发都是原三个煤业公司的运销处独立完成的,各自营销理念与销售模式自成体系且存在差异。成立销售总公司后,为规范业务流程提高财务管理水平,把原有的模式进行有机融合,取长补短,优中取优,构建销售总公司的会计控制管理体系。
2.1构建会计内部控制管理体系思路
为保证制度权威性和保障其执行力到位,根据企业的经营理念和管理目标,针对公司经营政策和业务性质,从专业性、技术性和实用性出发,首先分析当前会计工作存在问题多、漏洞大的环节,找到关键环节,针对性地设计流程和制度,做到防患于未然。会计控制的重点是会计核算和会计监督环节。
2.2体系构建的具体步骤与内容
2.2.1整章立制 规范运作
自销售成立以来,按照公司经营管理体制的要求,制定了《销售总公司财务管理制度》、《销售总公司费用报销办法》、《销售总公司资金预算编制办法》、《煤炭货款结算办法》、《销售公司银行承兑汇票管理办法》、《销售公司公务用品管理办法》等一系列制度,为销售公司财务工作的顺利开展,在制度上提供了保障。设立岗位职责,并绘制流程图,根据岗位分工明确各岗位的岗位职责;对各岗位工作标准进行详细描述,使之尽可能量化。
2.2.2制定业务控制流程图
描述各项业务范围与业务流程,并绘制流程图,以及根据分工明确各岗位的岗位职责;最后对各岗位工作标准进行详细描述,使之尽可能量化。
2.2.3体系构建实施内容
2.2.3.1货款结算管控模式
销售总公司办理各煤业公司国铁外运销售用户及地销洗精煤大用户的煤款结算业务,设立专门负责结算人员进行结算,并将结算清单传至各分公司财务科,通知对用户开具发票。结算价格依据是价格文件、优先发运加价、竞价完成明细表、买卖合同、化验单、银行承兑汇票加价文件,并均设专岗保管,在不同岗位之间价格文件是不透明的,做到价格保密。
2.2.3.2银行承兑汇票管理
销售总公司收取各煤业公司本部煤炭国铁外运用户及地销精煤大用户的银行承兑汇票,财务结算部指定专人审验承兑汇票,严格审验承兑汇票的真实性和各项要素的合规完整性。对于银行承兑汇票必须通过网上银行票据系统查询,并跟踪查询结果。承兑汇票每日定时上存集团公司财务公司。财务结算部编制银行承兑汇票明细表与财务公司交接,交接表必须有两人联签。为了防范财务风险,所有票据流通环节均有经办人签字。
2.2.3.3建立授权批准机制
首先进行合理分工及职责划分,坚持不相容职务相互分离,确保不相容岗位之间权责明确,相互制约,相互监督,不能一人同时兼有两项相关联的职务或岗位,各管理层面在授权范围内办理业务,相互制约,相互监督。所有付款业务全部通过资金管理平台操作。根据不同岗位,设置定录入岗、复核岗和审批岗,保证每笔资金收支必须经多人完成,相互制约,防止出现差错。
2.2.3.4建立健全会计控制制度体系
会计控制制度是有效实施会计控制的核心内容,制定管理制度对各环节实施有效控制,从资金的筹集、管理、使用以及费用标准、固定资产、会议接待、车辆管理等明确规定,涵盖了会计核算、银行票据、银行账户、稽核等财务管理各个方面,基本形成全面的配套制度体系,使公司财务会计管理的各项工作有章可询,业务流程相对清晰,完整可控。
《销售总公司财务管理制度》明确销售总公司及各分公司财务管理体制,明确内部财务运作程序及体制,规范公司财务行为。实行财务统一管理,防范财务风险堵塞漏洞。
2.2.3.5费用报销管理控制
财务结算部统一制定了销售总公司费用报销办法。总公司授权各运销处负责人对本部门发生的单笔一定金额下、一定科目范围内的销售费用进行审批,并对审批结果负全面责任。各运销处财务负责人对授权范围内审批业务的账务处理负全面责任按财务会计规范要求对本部门处理费用项目的真实性、单据的合法性和完整性负责。
2.2.3.6建立资产内部控制制度
为保护资产安全完整,资产纪录和保管不得由一人承担,如出纳不得兼管收入、费用、债权债务账目登记工作;银行的签发印鉴,必须由两人以上兼管;工作调动离开原职位必须由领导制定专人代管或接替,监督办理交接手续;现金收存和支出必须复核,通过制定一系列防错防弊措施,能够实现管理功效,达到管理目标。
2.2.3.7建立财产清查盘点制度
制定财产清查制度,做好财产清查准备工作,单位保管员对每项物资进行收付后,定期进行局部清查和全面财产大清查,以保证帐卡物相符或及时处理发生的差错,保护财产安全完整。
2.2.3.8资金预算与管理
按照集团公司要求认真做好资金预算工作,坚持收支两条线。每月按时上报月度资金预算及预算执行情况,能够严格按照预算数额向各分公司拨付费用,保证每一笔资金在计划范围内列支。预算批复后,再根据批复结果根据预算上报情况进行资金分配,提高公司资金管理效率。
2.2.4建立考核评价机制
促使会计控制工作落实到实处收到实效。检查和评价是内部会计控制中一个重要组成部分,通过对制度建立和执行情况进行检查和考核,不断总结经验。在此基础上,对存在的缺陷和问题提出改进建议。对控制有效的机构给予表彰,督促大家学习好的经验,改进自身不足之处并能够不折不扣认真执行内部会计控制规范。
3. 实施效果及推广应用
3.1实施效果
财务结算部通过构建制度管理体系的研究及实践,以较短时间规范了销售总公司财务工作流程,强化过程监控职能,各项工作迅速正规、有序、精确、高效运行,不仅维持了集团公司利益,充分发挥了集中优势,提高服务质量与服务水平。
业务流程及岗位职责的有效建立提高了执行力,为使各项工作迅速步入正规。为各项业务的开展打下良好基础,并促进了总公司与分公司之间相互交流、相互学习,为财务部各项工作有序、高效、精确运行创造了条件。
关键词:企业内部控制基本规范;内部控制;会计信息系统
2008年6月28日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合了我国首部《企业内部控制基本规范》(以下简称基本规范)。基本规范自2010年1月1日起首先在上市公司范围内实施,鼓励非上市的其他大中型企业执行。这意味着中国企业内部控制规范体系建设正在向国际标准靠拢。
这套适用于中国企业的内部控制体系,其基本规范借鉴了COSO(The Committee of Sponsoring Organization)报告五要素框架和风险管理八要素框架;具体范围以财务报告内部控制为主线,对与企业财务报表项目相关的、可能会对财务报告真实可靠性产生较大影响的经济业务事项以及与财务报表编报相关的业务活动提出具体的控制规范,并对为实现有效的财务报告内部控制的事前、事中和事后制度支持提出控制要求。本文从IT内部控制与IT风险管理的角度,阐述企业IT控制与会计信息系统内部控制之间的关系。
一、会计信息系统内部控制制度包含的五要素框架
美国COSO了关于内部控制的概念界定和评价内部控制系统的指导性框架的报告,这一报告被国际社会公认为可接受的内部控制的权威性报告,对我国会计信息系统的内部控制制度的建立具有重要的参考价值。COSO报告认为内部控制系统包括5个组成要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。相应,会计信息系统内部控制框架也对应于企业内部控制的五要素框架。因此,对会计信息系统内部控制制度的探讨也应从这5个方面进行。
(一)内部环境
内部环境是影响、制约企业内部控制建立与执行的各种内部因素的总称,是实施内部控制的基础。内部环境在企业IT领域的体现是IT的内部控制环境,主要包括IT治理架构、IT组织与职责,IT决策机制,IT合规与IT审计等。在IT环境下,因为企业内部管理结构扁平化,使得内部控制的组织结构发生改变。这要求内部控制的方式与管理手段随之改变。IT经济引导着企业组织从机械式向有机式并最终向虚拟组织发展演变,要求企业的领导阶层学会在一个流动和动态的环境中发现内聚力和构造组织,既要有创新和发展,又能在不断磨合中加强内部控制和向心力。IT改变企业的架构、企业文化,并影响各成员控制意识,这要求管理层树立信息意识,更新控制观念。
(二)风险评估
风险评估是及时识别、科学分析和评价影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程,是实施内部控制的重要环节,也是COSO内部控制整体框架的独特之处。IT手段的不断应用,给企业带来竞争优势的同时也带来了风险,在IT环境下,虽然企业的整体目标没有改变,但是经济、产业及管理的外部环境与内部因素都发生了变化。伴随业务流程的改变,系统的开发性、信息的分散性、数据的共享性,使系统从以往封闭集中状态走向开放,给会计信息系统带来了风险。这些风险构成了内部控制的新内容,扩大了会计信息系统内部控制的范围,必须有效利用IT作为控制风险的工具。应树立信息意识,更新控制观念,改变思维定式,有效利用IT为企业服务。把IT作为防范风险的工具,与业务活动有效结合起来,建立一个控制良好的电子数据处理系统,保证企业业务处理活动严格按商业规则进行。
(三)控制措施
控制措施是根据风险评估结果、结合风险应对策略所采取的确保企业内部控制目标得以实现的方法与手段,是实施内部控制的具体方式,主要包括职责分工控制、授权控制、绩效评估控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、信息技术控制等。IT的广泛应用,增强了控制手段的灵活性、高效性,加强了内部控制的预防、检查与纠正的功能,经济有效地实现内部控制的目标。IT环境下的会计信息系统控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机共同控制为主,控制程序与计算机处理相协调适应。随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动有所增加。因此,也增加了IT环境下内部控制的难度与复杂性。
(四)信息与沟通
信息与沟通是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程,是实施内部控制的重要条件。IT衔接企业各职能部门实现了会计和业务的一体化处理,会计核算从事后的静态核算转变为事中的动态控制,信息需求者可以获取实时信息,使得工作在空间和时间上的接近不再是至关重要的问题。内部控制由顺序化向并行化发展,企业的设计、制造、销售、会计等人员并肩工作,共同控制企业的物流、资金流和信息流。
(五)监督检查
监督检查是企业对其内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面报告并做出相应处理的过程,是实施内部控制的重要保证。在IT环境下,一些内部控制被计算机程序化并嵌入在计算机应用系统内,因此内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如果程序发生差错或计算机感染病毒,由于人们对计算机系统的依赖性、麻痹大意及程序运行的重复性,使得失效控制长期不被发现,甚至导致系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。所以,在IT环境下,注意对内部控制的监督,由适当的人员,在适当的时候,及时评估控制的设计和运作情况。
二、建立健全会计信息系统内部控制制度的建议
鉴于会计信息系统的特点,借助COSO框架,建立会计信息系统内部控制制度应考虑如下因素:
(一)完善企业内部控制环境
1、组织结构调整。信息技术的引入使管理幅度增大、层次减少,高耸型的组织结构逐渐趋于扁平。同时,网络使内、外部人员进行更多的沟通,内部控制由命令与控制向集中与协调转变。因此,必须进行组织结构调整才能更好地进行内部控制。企业应通过组织结构调整、建立恰当的组织机构和职责分工制度,并通过部门设置、人员分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行控制,从而达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的。应设立会计岗位和系统管理岗位。会计岗位负责基本的核算及档案管理等工作;系统管理岗位负责会计信息系统的操作、管理、维护等工作。岗位的设置应遵循不相容职务分离的原则,使不同岗位之间相互监督,相互制约,以达到控制的目的。
2、培养管理人员的内部控制观念和信息观念。管理者的观念在很大程度上决定了企业的内部控制制度能否顺利实施,也大大影响着内部控制的效率和效果。在会计信息化条件下,应该注重培养管理人员的内控观念和信息观念,理解企业信息化建设、内部控制和企业发展的关系。随着企业流程重组和组织结构变革,管理人员必须更新观念,有效实施内部控制制度,注重管理实效,对企业进行现代化管理。
3、加强董事会的建设,发挥董事会的作用和职能。企业应当以董事会作为内部控制系统的核心,加强董事会建设,发挥董事会的作用和职能,完全履行其监控、引导和监督的责任,消除内部人控制现象,完善内部控制环境,保证内部控制的有效运行。
(二)正确地进行风险评估和风险分析
会计信息化后,由于会计信息系统自身的特点,增加了会计工作的风险。主要包括:第一,开发和设计中存在的风险。由于系统研发人员对会计工作的不了解或者考虑问题不全面,致使实际工作中的情况不能与系统相吻合,容易出现差错,从而导致的风险。第二,操作不规范和造成的风险。第三,计算机维护不当造成的风险。会计信息都储存在磁介质中,如果计算机维护不当,容易使会计信息丢失或被删改。第四,不可控制的风险。如突然断电、自然灾害、病毒攻击、黑客侵入等。这些都是会计信息化所带来的风险。管理者必须对这些风险进行正确的评估和分析,才能防患于未然,有效地进行内部控制。
1、系统操作控制。由于操作系统的用户较多,加上自身的缺陷,系统面临着来自各方面的潜在威胁。因此,必须对系统操作进行严格的控制。首先,要明确规定每个用户的安全级别和身份标识,并分别定义具体的访问对象。每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行操作,不能越权使用。其次,要对进出机房的人员进行登记,对运行系统的事件类型、用户身份、操作时间、系统参数和状态以及系统敏感资源进行实时监视和记录,并对日志文件定期进行安全检查和评估。由于企业实行会计信息化后内部控制重点的转变,企业必须对会计数据的输入、输出和处理过程进行严格的控制。在会计核算软件中,对输入过程的控制,首先是授权控制,输入的数据必须经过授权,没有经过授权的输入应当是无效的。其次要保证输入数据的正确性,通过各种手段对输入过程进行控制。一般的软件在研发时就对相应数据的输入格式和类型进行了规定,但是为了保证数据的正确性,需要采用重复输入校验的手段进行控制,可以是同一人多次输入,也可以是不同的人各自输入进行校验。输出控制的目的是保证结果的完整性和正确性。输出的数据同样也应有授权,如对用户进行访问范围控制等,并对发送对象已经发送的数量有明确的规定和记录。对于数据在传输过程中的控制可以采用顺序编码的方式,并对数据发送和接收的时间进行记录,便于日后查询。
2、系统维护控制。系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作,包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括定期进行检查并做好记录;在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录。而软件维护包括正确性维护、适应性维护和完善性维护。在软件修改、升级和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督。
3、信息化会计档案管理的控制。会计档案管理的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等,而数据的备份则是数据恢复与重建的基础,是一种常见的数据控制手段,采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。
(三)完善IT控制措施
针对风险评估的结果,在会计信息系统方面需要实施具体的IT控制措施,包括IT管理类控制措施,如开发管理、项目管理、变更管理、安全管理、运营管理、职责分离,授权审批等,以及IT技术类控制措施,如数据加密、访问控制、数字签名、隧道(VPN)、防病毒、入侵检测、身份管理、权限管理等。下面将以网络会计信息系统中较为先进的数据加密技术和数字签名技术为例进行介绍。
数据加密技术是保护信息通过公共网络传输和防止电子窃听的首选方法。现代加密技术分为对称加密(专用密钥,private key)和非对称加密(公开密钥,public key)两大类。对称加密法是最传统的方式,其特点是关联双方共享一把专用密钥进行加密和解密运算,专用密钥法面临的最大难题是密钥网上分发的安全性问题。非对称加密法1976年问世,它将密钥一分为二,即一把公钥和一把私钥,具有加密钥不同于解密钥、并且在计算上不能由加密钥推出解密钥的特点,有效解决了密钥分发的管理问题,特别适合计算机网络的应用环境。譬如总公司对下属企业公开其“密钥对”中的公钥,下属企业可以用公钥对上报的报表信息加密,安全地传送给总公司,然后由总公司用其保留的私钥进行解密。
数字签名是指在Internet环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务数据流动过程中的签字盖章等传统手段将完全改变,为验证对方身份、保证数据真实性和完整性,在计算机通信中采用数字签名这一安全控制手段。基于数字签名还可建立不可否认机制,也就是说,只要用户或应用程序已执行某一动作,就不能否认其行动。数字签名是上述公开密钥密码技术的另一类应用。它的主要方式如:会计信息的披露方从信息文本中通过一种信息摘要算法产生一固定长度(如128位)的摘要值,用自己的私钥对摘要值加密,来形成披露方的数字签名,连同原文一起发出;关联方首先用同样的摘要算法对报文计算摘要值,接着再用披露方一同发来的公钥对数字签名解密,如果两个摘要值相同,证明信息在发送途中未被篡改,而且报文确定来自所称的披露方。财务系统中远程处理时可用数字签名技术代替签字盖章的传统确认手段,当然这得是在国家有相应的财务制度许可的条件下。
(四)建立信息与沟通机制
企业建立健全了规章制度和业务流程之后,如何贯彻落实?这就需要企业有相应的信息和沟通机制,它是整个内部控制系统的生命线,为管理层监督各项活动和在必要时采取纠正措施提供了保证,包括信息渠道和反馈机制。如:企业领导层的政策方针要通过信息渠道下达给企业员工,这是一个是自上而下逐步灌输的过程。还要有一个自下而上的反馈机制,企业员工发现风险,发现问题,要通过汇报机制逐层汇报给上级部门,这样就能避免很多问题的发生。作为内部控制的重要组成部分的会计信息系统内部控制也是如此,会计信息系统的主要目的是记录、处理、存储、归纳和交流信息,任何交易必须能够追踪其从发生到终止的过程,所有交易必须在系统中留下审计线索,为内部控制提供保证。
(五)建立健全监督检查机制
整个内部控制的过程必须施以恰当的监督检查,通过监督检查活动在必要时对其加以修正。这里所指的监督检查主要包括4个方面:职业道德的约束,公司应成立由董事长、财务总监、首席法律顾问等组成的“职业道德遵行委员会,负责调查违反行为准则的人员;通过外部审计,检查和确认财务报告的合法性、公允性和一贯性;通过内部审计,对内部各部门的财务、管理、效益进行审计;加强集团对分部的监控和分部的内部控制状况。
其中,内部审计是监督检查最常用的途径。企业应该设立内部审计部门,并定期或不定期地对企业的会计信息系统进行审计。内部审计应包括:对会计资料定期进行审计,会计信息化系统账务处理是否正确;审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞等。
三、结束语
《企业内部控制基本规范》的颁布实施将对我国企业的内部控制发展产生重大影响,实施会计信息化的单位应该结合信息化内部会计控制的目标和特点,提出更高的控制要求,扩大有效的控制范围,采取更好的控制方式,重新构建一套较为完善的内部会计控制体系,从而规范单位的会计行为,提高会计信息的可靠性、有用性,保证其对单位内部管理与外部信息服务的作用,以增强企业的竞争能力和生存能力,从而进一步发挥会计信息化的优势。
参考文献:
1、企业内部控制课题研究组.企业内部控制基本规范解读及应用指南[M].中国商业出版社,2009.
(一)内部控制与会计信息规范
内部控制是由内部的牵制发展而来的。最早提及内部控制的职业文献是1929年美国会计师协会和联邦储备委员会(frb)修订的《会计报表的验证》(verification of financial statements)。最早定义内部控制的是1936年在上述基础上再次修订的《独立公共会计师对会计报表的审查》(examination of financial statements by independent public accountants)。它将内部控制定义为,“为了保护公司现金和其他资产的安全、检查账簿记录准确性而在公司内部采用的各种手段和方法”。具有权威的coso委员会这样描述内部控制:内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为运营的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。由此可见,保证资产安全和会计信息真实是内部控制发展的主线。
长期以来,我们所提及的会计信息,大多是指财务会计信息,也即会计准则所规范的企业对外会计信息,更简化而直接的说,就是指资产负债表、损益表、现金流量表以及相关法律规定的会计报表(如税法规定的应交税金明细表等),充其量包含到对这3张报表形成过程进行评判的审计报告。在一定的情况下,对这3张报表的分析报告也属这一范畴。从我们对会计信息真实公允进行判定的结果来看,我们关注的是会计核算的结果,且把会计信息局限在对外提供的3张报表之中,忽视了会计信息形成的源头。而真正的、可怕的失真就是来自会计信息源头——经济业务或活动的虚拟和伪造。内部控制的提出,使我们开始关注到会计信息范围和源头。注册会计师为了解除审计责任,减少审计风险,逐步深入地注意到在企业一般“作业”层面上的信息及其产生过程。可见,企业经营管理中的“作业”也是注册会计师审计风险产生的源头。如此,注册会计师要完成审计责任,降低审计成本,减少审计风险,必须将一部分自己无法履行的信息真实性的责任分解给企业管理当局即董事会及经理层。从而在社会公众、小股东和政府的帮助下构筑了“内部控制”,并使董事会成为内部控制的核心。
其实,董事会成为内部控制的核心是理所当然。因为,内部控制的主要目标就是验证财务报告的可靠性和保护资产安全,这也是作为股东代表和企业管理当局的董事会的责任。同时,实施内部控制,提升企业素质,提高股东收益,也正是董事会所企望的利益所在。
回顾内部控制的历史可以看出,内部控制是由内部的牵制发展而来的,内部牵制思想产生于古埃及的国库管理。再看现在,对内部控制的关注不仅是注册会计师、企业管理当局,更有政府监管部门。在我国,1997年了《加强金融机构内部控制的指导原则》,2001年了《证券公司内部控制指引》,财政部2001年颁布了《内部会计控制基本规范》等,无不表明,内部控制已成为政府有关部门进行企业经济监管的一项重要措施。
根据上述分析,笔者认为,保证资产安全和会计信息真实是内部控制的主要目标,而对会计信息的真实性,我们一直依靠会计核算及会计信息内部的勾稽关系或逻辑关系来维系的。我们通过制定会计准则来规范对外会计信息,且把会计信息真实的责任局限在会计师及注册会计师范围内。事实证明,这样做很难保证会计信息中的掩盖与欺诈。现在,提出内部控制强调的是从会计信息源头(即经济业务、会计事项)的真实性和责任性的控制,让企业管理当局、企业的所有者和经营者与会计师(注册会计师)一起承担会计信息真实性的责任,这样的控制将会是有效的。同样,对会计信息真实的保证措施必然是制定相关规范。目前,对外信息的规范已经趋于成熟和完善。虽然出现了这样那样的失真与欺诈现象(不可否认世界各国的这方面的准则是合适的),但究此原因,人们已清楚地认识到,企业管理当局在会计信息方面责任不清及诚信缺失是主要的原因。因此,通过对“内部”(其实是指未规范的会计信息,详见下文的解释)会计信息的规范,从而达到对会计信息全面规范,迫使企业管理当局对会计信息真实的责任“回归”,是必要和紧迫的。美国“安然事件”之后,布什总统提出了10点计划,紧紧围绕:(1)为投资者提供更好的信息;(2)使公司官员负有更大的责任;(3)发展一个更强有力的和更独立的审计系统三大核心原则,其关键就是在使公司官员对会计信息的真实负有更大的责任,因为,只有公司管理当局对此具有责任,才能从“根本”上保证会计信息的真实。
(二)会计信息的全面规范
长期以来,会计界一直沿袭“会计是财务会计和管理会计两大部分组成的”之观点,并认为财务会计提供对外(或外部)会计信息;管理会计提供对内《或内部》会计信息,即专为企业管理者服务的信息。然而,我们对企业会计工作现状稍作考察,不难发现财务会计与管理会计在程序上、方法上乃至理论上是难以准确而清晰界定的,更别说会计信息上的如此武断的划分。有谁能肯定对内信息仅由管理会计提供的?比如说前述的企业成本、费用这个对内信息就是财务会计核算的方法、程序及观点而提供的;再比如,会计的凭证、账簿资料一般不对外提供,但它们所记载的信息都是由财务会计的理论、方法和程序所决定的。更不容否认的是,对外会计信息都能对外了,自然也就对内了,已为企业内部所用了,你还能说它是对外信息吗?因此,我们认为,对会计信息这样的划分和认识是不正确的,是一种想象,是一种误解。借用习惯的“对内会计信息”说法,我们觉得对内或内部会计信息涵盖了企业会计系统所提供的所有会计信息。会计信息首先是对内的,然后才是有选择的(按照会计准则的要求)对外的。也就是说,如果坚持采用“对外”和“对内”的传统名词,对外会计信息只是内部会计信息的一部分而已。据此可以看出,内部会计信息的质量决定着对外会计信息的质量。我们认为,会计信息可以根据规范状况,将其分为已规范的会计信息和未规范的会计信息。同时我们也强调,对外会计信息出现了“失真”等现象,主要是因为会计信息没有被全面规范。那部分未被规范的(很多人认为无需规范的)“内部”会计信息,是指那些无需对外陈述或无需详细对外陈述的会计信息。这类会计信息因为都不对外,最易于被掩盖和造假。因此,我们认为有必要对企业会计信息实施全面规范,将那些至今尚未规范的会计信息全都加以规范。只有将所谓的“内部”会计信息规范严格,才能保证对外会计信息真实和充分。据此,我们可以说,会计信息只有“对外会计信息”的说法,而无“对内(内部)会计信息”的说法,因为从某种意义上说传统的“内部”会计信息就是所有会计信息。
所谓会计信息全面规范,就是对企业所有会计信息形成的全员(全体企业人员)、全过程(从源头到结果)、全方位(业务、职责乃至程序、方法)进行的规范。笔者认为,现在所谓对内部会计信息的规范就是实现对企业会计信息的全面规范,将那些至今尚未规范的会计信息全都加以规范。只有这样,才能保证对外会计信息真实和充分。
对未规范的会计信息的规范是内部控制的政策和基础,也是内部控制的有效保障,当然这部分会计信息规范必须符合内部控制的规律和要求,相对于对外会计信息规范在目标、程序乃至要求等方面有很大的不同,具有一定的“内部”特征:(1)在目标上,这类规范必须以内部控制目标为基本的目标和标准;(2)在制定程序上,这类规范的基本规范应由财政部或相关机构制定,而具体规范和制度应由企业依据基本规范自行制定;(3)在要求上,主要的标准是“有”还是“没有”制度或条例,“符合”还是“不符合”《会计准则》和《会计制度》,具体规范“遵循”还是“不遵循”基本规范;(4)注册会计师对内部控制制度的审计结论,主要是定性的陈述而非定量的说明,以表达企业规范是否达到内部控制的目标和要求。
我们认为,这部分会计信息在原有会计核算的基础上,将更加注重会计监督。会计控制程序和制度方面,除了具备真实性、相关性、一致性、明晰性、可比性、重要性和谨慎性等会计信息一般原则要求以外,还有一些特殊的原则:(1)内外一致原则,即对外那部分会计信息必须与原有会计信息相一致,不得粉饰与调整;(2)与控制环境相协调的原则,即这部分会计信息的生成、报告等程序和方法要根据企业自身的条件及管理水平相协调,并使之达到有效控制的目标;(3)保密性原则,即这部分会计信息由于揭示企业内部管理动态,涉及大量的商业秘密,必须依照相关法规进行不同等级的保密;(4)授权控制原则,即这部分会计信息因散布在企业的不同部门、不同环节上,会计信息必须为各部门各层次组织所提供和控制;(5)职位不相容原则,即在信息生成、报告及控制(监督)过程中,分设岗位及人员互相牵制完成职责,以免权利过于集中而出现失真;(6)针对性原则,这部分会计信息可以通过“再加工”,针对企业管理或内部控制中的局部问题和典型问题,提供专题信息报告(含分析报告)。据此,我们结合内部控制的要求,提出关于未规范的(即不对外的)会计信息规范的粗略框架。
关于内部控制及内部会计控制的研究表明:内部会计信息规范已将会计规范是从仅对会计行为的规范拓展到对企业管理行为的规范。会计的历史告诉我们,会计源于管理,又为管理所用,会计是企业管理活动的一个重要组成部分。在我们研究内部控制相关问题时更深切地感到,会计与企业管理的这种“血缘”关系难以分割。据此,笔者觉得,在研究企业内部控制以及内部会计信息规范时,还需要从以下几点着手:
(1)企业目标是企业经营管理的最高目标,它统领着内部控制目标以及内部会计信息规范(内部会计控制)的目标。相应的,内部控制(内部会计控制)目标服从于企业的目标。在研究中不容忽视。
(2)内部控制的第一要素是控制环境,而控制环境的认识和分析,必然运用现代经济学和管理学的最新理论。因此,我们必须将经济学、管理学的理论和方法运用于内部控制研究,才能使内部控制更有效。我们不仅要重视内部控制研究前提的客观性(指符合中国国情),更要重视引用理论的实用性(即可行性)。
内部会计控制制度作为企业生产经营活动的自我调节和自我约束的内在机制,在企业管理系统中具有举足轻重的作用。我国在内部会计控制的建设与完善方面已取得显着的成绩。但有关内部会计控制的标准和评价体系较为薄弱,制约了内部会计控制的有效执行。
一、内部会计控制评价存在的问题
(一)内部会计控制的完整性、合理性及有效性缺乏一个合理标准
目前内部会计控制规范还缺乏一个成型的标准体系。首先在内容层次上,虽已制定了相关的法律与规范,但从完整性来看,还远未达到社会主义市场经济对内部会计控制规范体系完整性的要求。目前《内部会计控制规范》的基本规范和货币资金的具体规范已颁布实施,其他的具体规范也将陆续出台。全部内容完成后,将在内部会计控制方面形成一个较完整的规范体系。但也应看到,在操作性层次上,目前许多规范的诸多内容是非常原则性的,在现实中的可操作性相对较差。规范的缺失与失效都会影响规范的有效性。正是由于没有一个具有较强可操作性的对内部会计控制的完整性、合理性及有效性的判别标准,制约了内部会计控制制度的有效执行。
(二)内部会计控制制度不完善,执行不得力
目前相当一部分企业对建立内部会计控制制度不够重视,内部会计控制制度残缺不全或有关内容不够合理;更多的是有章不循,将已订立的内部会计控制制度“印在纸上,挂在墙上”,以应付有关部门的检查、审计,而不管内部会计控制制度执行情况如何,遇到具体问题多强调灵活性,使内部会计控制制度流于形式,失去应有的刚性和严肃性。
(三)内部会计控制没有突出市场主体
内部会计控制信息是否为投资者和债权人所需要的信息,目前尚无人对此作出专门研究。向投资者和债权人及其他利益相关者提供信息既要满足充分披露的要求,又要考虑投资者对信息的理解和接受能力,不能给信息使用者带来信息超载的负面影响。从公司治理、所有权与经营权相分离以及投资者本身的素质水平来看,现阶段的投资者更关心的是企业运营的结果,即受托责任的履行情况,并非关心其过程。当然,从企业持续、长远的发展来看,需要以良好的内部会计控制作为支持,因为内部会计控制信息的披露有利于促进管理当局发现内部会计控制中的缺陷,改进内部会计控制,提高会计信息的质量,投资者应该会越来越关心这一方面的信息,但现时没有这方面的明显需求。
(四)我国内部会计控制制度与国际标准之间存在较大差异
近几年,虽然我国在推动内部会计控制与国际惯例接轨方面已做了大量的工作,但由于我们起步较晚,仍存在许多问题。比如:内部会计控制和传统会计制度的关系仍比较混乱;内部会计控制的内部仍过于简单,可操作性不够强,纵的余地相当大;内部会计控制执行与反馈不够快,实务中暴露出来的可能严重影响财务会计数据质量的一些重大问题仍未及时得到解决;准则与制度仍不够稳健,各项损失准备仍不够充分,不良资产不能及时得以消化,虚盈实亏、资本消蚀现象仍非常严重。在这种情况下,要评价内部会计控制的优劣,就存在很大的困难。
二、内部会计控制评价标准制定的理论基础
为了改善企业内部会计控制普遍薄弱的现状,笔者认为应该在规范公司治理结构的同时来规范公司的内部会计控制,内部会计控制应当立体渗透于公司治理结构和管理体系,同时明确管理当局和财务人员对企业内部会计控制应承担的责任,使其真正意识到内部会计控制的重要性。
(一)内部会计控制的目标定位
控制目标的定位是内部会计控制存在及存在形式的根本所在,也是建立内部会计控制框架体系以及进行内部会计控制设计、评价和考核的原则指导与参照。将内部会计控制相关规范的制定作为完善公司治理及治理会计信息失真的重大举措,对内部会计控制的目标定位非常关键。财政部颁布的《内部会计控制规范-基本规范(试行)》规定内部会计控制的基本目标是:(1)规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整。(2)堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护单位资产的安全、完整。(3)确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。在方法和内容上更多地着眼于监督而不是着眼于企业的内部管理。而西方(如COSO)内部会计控制目标定位在提高经营效率、促进企业经营管理、实现企业的经营性目标。
只有内部会计控制目标定位明确了,相应地内容范围才能够确定,设置方式以及评价标准体系的建立也才能有所参照与依据。目前我国内部会计控制的目标定位相对低与我国现实的经济发展和企业状况确实相符合。从长远来看,随着经济的不断发展和企业状况的不断改善,目标定位应有相应的提高。不仅仅需要借鉴国际上有关内部会计控制的目标定位,同时也需考虑中国国情,立足于中国企业的现实,从改善中国企业现状和完善公司治理的角度出发,应既遵循适当的前瞻性与发展性,同时又有立足于现实的稳定性与可操作性,从而给中国的内部会计控制规范以一个适当的目标定位。
(二)内部会计控制的内容范围
COSO报告中关于内部控制的内容构成是要素式的,由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五大要素组成。这是西方成熟市场经济以及发达资本市场条件下企业内部控制需考虑的条件。《内部会计控制规范》的构成并未以要素的形式存在,而是直接列出了内部控制的内容,主要包括:货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制。其突出部分是强调了建立风险控制系统,强化风险管理,确保单位各项业务活动的健康运行,对风险控制系统的建立作为独立的内部控制的条款加以强调。这与我国当前企业在运转过程中忽视风险控制,造成巨大隐患甚至损失有关,适合当前的现实需要,也能够在很大程度上促进国有企业的改革和公司治理结构的完善。
我国内部会计控制的内容范围与COSO报告相比,还有相当的距离。内部会计控制规范的内容主要集中于会计领域。即主要是从会计控制的角度来规范内部控制。随着社会主义市场经济的进一步发展,企业作为市场经济的主体,权利与义务在逐步规范中执行并到位,其在社会经济生活中将发挥越来越大的作用,相应的与企业内部会计控制相关的内容在范围上也会越来越宽泛。企业的外围环境、文化理念、经营哲学等控制环境因素与风险因素都应纳入企业内部会计控制的范围来予以考虑。作为企业外部条件的控制环境与风险评估部分在今后内部会计控制规范的制定中需加以强调。
(三)内部会计控制流程的设置方式
对企业内部会计控制的设置,需要立体渗透于公司治理结构和企业管理体系中,需要考虑企业自身的经营特点,同时兼顾可操作性和控制成本的合理性,《内部会计控制规范》中规定内部会计控制应当遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果,同时应随着环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。内部会计控制设置方式往往与内部会计控制的基本构成联系在一起。内容条款也能决定相应的设置方式。在内部会计控制的设置方式上,可以借鉴COSO报告和一些国家与地区的做法,按业务循环来设计。在今后各项具体规范的制定过程中,条款的制定可考虑便于按规范流程及重点控制环节来进行内部会计控制的设置。
三、内部会计控制的评价标准体系
(一)建立内部会计控制评价标准的原则
在对内部会计控制进行评价时,首先需要建立评价标准体系,然后采用适当的标准进行评价。建立内部会计控制评价标准体系应当遵循以下原则:
1.目的性原则。评价标准体系应是对内部会计控制的本质特征、结构及其构成要素的客观描述,并为评价的目的服务,为评价结果的判定提供依据。
2.科学性原则。评价标准体系应该围绕评价目的,科学反映内部会计控制及其特征,标准概念正确、涵义清晰,各标准之间不应有很强的相关性,尽可能避免显见的包含关系。
3.系统性原则。评价标准体系应该涵盖单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,全面地反映企业内部会计控制的各个要素和整体情况,并且从中抓住主要因素,以保证综合评价的全面性和可信度。
4.有效性原则。评价标准体系应能准确反映企业业务的重要岗位和风险岗位与内部会计控制的关系,内部会计控制应当约束单位内部涉及会计工作的所有人员。
5.适用性原则。评价标准体系的设计应考虑到现实的可能性,以适应评价人员对标准的理解程度和判断能力,便于评价操作。
(二)内部会计控制的评价标准体系
我国当前的内部会计控制评价标准体系的建立应该以上述的原则为指导,既要借鉴国际上先进的研究成果,又要结合我国的现实情况。标准体系的建立既可以从企业管理和控制目标入手,也可以从内部会计控制的主要内容入手,但无论怎样,都可以分为一般标准和具体标准两部分,一般标准以具体标准为基础,同时也是具体标准的升华,二者相辅相成,缺一不可,共同构成一个完整的体系。
关键词:建立健全医院内部会计控制
一、医院管理层重视是建立内部会计控制制度并有效运行的关键
医院管理层在医院内部会计控制制度运行中起着至关重要的作用,是医院内部会计控制制度运行成败的关键。《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》第三条要求:“医疗机构负责人对本单位财务会计内部控制制度的建立和有效实施负责”,由此明确了内部会计控制的责任人。
医院管理层的管理理念和风格直接决定了一个医院内部会计控制的受重视程度,以及可能采取的内部会计控制方式方法,它是控制环境中最基本、最重要的因素。医院内部会计控制制度的建立、完善和有效执行等涉及机构设置、权责分配、人力资源政策、医院文化、业务流程的设定和优化等方面,只有医院管理层思想上重视内部会计控制,行动上带头严格执行内部会计控制制度,把自觉遵守、严格遵守内部会计控制制度作为提高医院管理水平的重要任务来抓,作为事关医院长远发展的重要任务来抓,作为影响医院全局工作的重要任务来抓,内部会计控制制度的建立、完善和有效实施才有可靠的保证。
二、医院财务部门会计人员是内部会计控制制度的执行者
从会计的产生和发展过程来看,会计本身具有内部控制的作用,会计的反映和监督两个职能中,监督职能体现了会计工作参与医院管理进行内部控制的作用。从会计人员在医院的地位来看,会计人员是最适合的内部控制执行者,会计工作是医院内部经济管理的中心环节,医院的经济业务都要经过会计环节转换为会计信息,会计人员能够全面地掌握医院的各种经济活动和财务状况。《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》第三条规定了“医疗机构财务部门具体组织本单位财务会计内部控制制度的落实”,由此明确了财务部门是内部会计控制的组织和实施部门。
三、建立健全规范严谨的内部会计控制制度是内部会计控制实施的基础
内部会计控制制度是医院经营管理的基本制度之一,是衡量管理者、部门员工工作质量的尺度,也是考核医院财务管理水平的重要标准,由此可见,建立和完善医院内部会计控制制度是医院管理的客观需要。
从制度建设入手,按照《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范》和《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》等法律法规,结合医院的业务特点和实际情况,制定包括预算控制、收入控制、支出控制、货币资金控制、药品及库存物资控制、固定资产控制、工程项目控制、对外投资控制、债权债务控制、财务电子信息化控制等内部会计控制制度。把内部会计控制抽象性、要素性的方法和程序转化为医院财务管理制度中具体可操作的方法与程序。
通过建立规范严谨的内部会计控制制度来约束医院内部涉及会计工作的所有人员及各项经济业务,在内部会计控制制度面前人人平等,全体员工都应是内部会计控制制度的执行者和维护者,任何部门或个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。
四、建立内部会计控制制度要选准关键控制环节和控制点
内部会计控制应对医院经营管理的重要方面和重要环节实施全方位的控制,要建立一个能涵盖医院经营管理活动全过程的内部会计控制整体框架。同时,要明确控制的关键点,制定相应的控制措施。如对医院收入的控制,重点把握好符合国家法律法规和政策规定,严禁设立“小金库”、加强收费票据和退费管理,加强结算起止时间控制等。要根据医院的实际情况,按照《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》规定的关键控制点制定业务处理的具体规则、程序和要求,健全岗位责任制,按岗位具有的特征确定操作规程,实现工作过程的标准化和制度化,用制度来约束员工的行为。
五、内部会计控制要体现岗位制约机制,明确不相容职务的相互分离
内部相互牵制是以事务分管为核心的自检系统,通过职责分工和业务程序的适当安排,使各项业务活动能自动地被其他业务人员查证核对。内部牵制主要包括实物牵制、体制牵制、簿记牵制等。在内部会计控制的设计过程中,通常要做到在横向关系上,一项业务至少要经过彼此不相隶属的两个或多个部门,以使每一部门的工作能够接受另一部门的检查和制约,通过交叉核对及时发现错误;在纵向关系上,一项业务至少也要经过上下级有关人员之手,以便上下级互相监督,促使上下级均能忠于职守。总之,财务管理工作不相容职务要相互分离、制约和监督,重要经济事项不得由一个部门或一人办理经济活动的全过程。
六、建立健全员工选拔、培训和教育制度,实行岗位定期轮换和强制休假
内部会计控制是由人制订的,靠人去执行和完善的,既是对人的控制,又需要由人来控制,人既是内部会计控制的主体,也是内部会计控制的客体。再好的制度如果没有高素质的人去执行也不会产生好的效果。医院内部会计控制需要全体员工的广泛参与,特别是关键岗位人员素质的高低与能力的强弱,对内部会计控制的效果会产生直接而重要的影响。
为了保证内部会计控制的有效运行,医院需要制订一个好的人力资源政策。一是要做好关键岗位人员的选拔任用,确保执行内部会计控制制度的员工具有正直品行和胜任能力;二是要注重对员工进行业务知识、技能的培训和继续教育,三是要加强道德观、价值观的教育,增强法律意识,提高自我约束能力;四是要有一个合理的考核晋升机制,员工的正直品行和胜任能力在一定程度上取决于医院有关待遇、业绩考评及晋升等政策的合理程度。五是对关键岗位人员实行定期轮换和强制休假制度,通过人员轮换,使后来者可以发现前一任存在的问题,从而在这一岗位上形成一种强有力的无形监督约束机制,督促各岗位人员按章操作。
七、内部会计控制制度的贯彻执行有赖于医院文化建设
医院文化是医院在长期医疗服务经营活动中集体创造、逐渐形成并为员工所认同的群体意识及社会公众对医院的整体认知,是一种医院的经营理念、管理制度、行为规范依存于医院而存在的共同价值观念的组合,是培养诚信、忠于职守、乐于助人、刻苦钻研、勤勉尽责的一种制度约束,是将医院员工的思想观念、思维方式和行为方式进行的统一和融合,使员工自身价值的体现和医院发展目标的实现达到有机的结合。它是一个医院的中枢神经,所支配的是员工的思维方式和行为方式。对员工应坚持“以人为本”的原则,围绕人的价值管理,在开展医院内部会计控制活动中协调好内部会计控制中的各种关系,制定相应激励措施,创造良好的文化氛围,使员工能以主人翁的精神参与医院管理,充分发挥其主动性、积极性与创造性。
内部会计控制制度是医院经营管理的行为标准,而医院文化则是统一员工思想、价值观念的粘合剂。在良好的医院文化基础上所建立的内部会计控制制度,必然会成为员工的行为规范。良好的行为规范将使内部会计控制制度得到很好的贯彻执行。内部会计控制是“法治”,医院文化则是“德治”,通过二者的有机结合,能够从根本上解决医院内部会计控制中的不协调、不统一的问题,变“要我控制”为“我要控制”,从而达到内部会计控制的最佳效果。
八、切实加强计算机信息系统管理,强化财务电子信息化控制
目前,计算机的应用在医院发展很快,但计算机方面的内部会计控制却比较薄弱。从某种程度上讲,借助于财务电子信息系统进行的“机控”要比传统的“人控”更有效率,因为完善的计算机信息系统可以使业务流程的各环节置于不同部门、不同岗位的监督之下,从而对操作人员形成强有力的约束。而在传统的“人控”方式中,由于员工易受到主观上思想、情绪、业务技能及客观上金钱诱惑等因素影响,使内部会计控制效果打折扣,甚至流于形式。因此,医院管理层应重视计算机信息系统的建设,强化财务电子信息化控制。依据《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》,建立健全财务电子信息化管理制度和岗位责任制,加强财务电子信息系统的应用控制和数据、程序及网络安全控制,建立财务电子信息档案管理制度,并配备计算机方面的专业技术人才。
九、充分发挥内部审计的作用,完善外部监督机制
内部审计机构是强化内部会计控制的一项基本措施,医院建立内部会计控制制度主要是为了防止内部经营管理发生的差错,杜绝舞弊,要确保内部会计控制制度能切实得到执行并取得良好效果,就必须对其实施恰当的监督、测试和评估,最主要的监督评价方式就是内部审计。内部审计工作应建立在对内部会计控制评审之上,不仅包括对账目进行详细的审核,还包括检查、测试和评价内部会计控制制度是否完善、是否真正做到位,并向医院管理层提出报告,对发现的问题和薄弱环节要采取有效措施,从而保证医院的内部会计控制运行机制持续而有效地运行。
要确保内部审计在监督、检查内部会计控制工作中的独立性和权威性,实现内部审计由事后监督职能向事前、事中监督职能的转变,监督内容由单纯的会计监督向稽查和评价内部会计控制制度方面扩展,充分发挥其在加强医院内部管理中的作用,使内部审计监督具有日常性、全过程性和有效性。医院应保证内部审计机构在内部会计控制的监督评价上享有绝对的权威,对于其发现的问题,相关部门和个人必须在指定期限内予以整改,绝不能推诿扯皮。
医院也应聘请中介机构或注册会计师等外部监督力量定期对内部会计控制制度的建立健全及实施进行评价,使其与内部审计一起,形成有效的监督合力,促进内部会计控制制度的有效实施,也为持续改进内部会计控制体系提供建设性意见和建议。
参考文献:
关键词:高校 内部会计控制应对措施
进入新世纪以来,我国的教育事业进入了前所未有的快速发展时期。高等教育的管理体制发生了重大的变革,学校成为自主办学的独立的法人实体,经费来源转为以国家拨款为主、多渠道筹措办学经费的新特性,由此形成了学校投资主体多面性、经济利益多元化、财务工作多层次的新局面。随着改革的不断深入,对完善高校治理结构、建立预防和惩治腐败体系、强化高校内部控制提出了新的要求。切实加快推进高校内部会计控制制度建设,是新形势下推动我国教育事业健康快速发展的必然要求。
1.高校财务控制的目标及意义
高校财务控制制度是为了确保学校教育事业有序运行,确保资产的安全完整,提高会计信息的真实性和可靠性而制定和实施的一系列具有控制职能的方法和措施。高校内部会计控制的设计与实施,是高校财务管理中一项非常重要的工作。高校内部会计控制是通过高校内部各部门和人员在明确责任分工的基础上所进行的相互协助、相互监督和相互制约的行为规范,是单位内部管理工作走上科学化、规范化的重要环节,是对国家制定的会计法律法规、规章制度的细化与补充。根据《内部会计控制规范一基本规范(试行)》,高校内部会计控制应当达到以下基本目标:一是规范高校会计行为,保证会计资料真实完整。完善的单位内部控制制度是规范会计行为、保证会计资料真实完整的基础。更为重要的是有效的内控制度能够促进提高会计信息报告质量,而真实可靠的会计信息报告能为高校管理者做出正确的预测和决策提供准确而完整的信息。同时,真实可靠的会计信息报告对于提升高校的诚信度和公信力,维护高校良好的声誉和形象具有重要的意义。二是堵塞漏洞、消除防患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,避免国有资产被侵占或发生重大损失,保护高校资产的安全完整。近年来,由于种种原因,高校所面临的社会环境日益复杂,国有资产被侵占或重大损失的案件屡有发生,一些高校还出现了挪用单位资金和挥霍公款的现象。针对这种现象,除了要加强廉正建设,更重要的是要建立健全内部会计控制制度,彻底消除隐患,从源头上堵塞漏洞。只有建立完善的内部会计控制制度,才能强化会计监督,确保高校资产的安全、完整和有效地增值。三是确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。建立内部控制制度,就是要按照法律法规的要求,明确应该做什么,不应该做什么,确保学校教学科研工作健康有序开展。四是保证高校能及时发现并控制风险。高校应在筹资和投资等各个环节采取必要的风险防范措施,以增强高校适应环境及抵抗风险的能力。高校内部会计控制是既立足于会计,又不限于会计而实施的一系列控制方法、措施和程序,其终极目标就是促进实现高校教育发展战略。完善的内部会计控制体系有利于将高校近期利益与长远利益、局部利益与整体利益结合起来,有利于提升高校的可持续发展能力,提高学校竞争力和综合实力。五是有效控制办学成本,降低高校成本费用。有效的内部会计控制体系,能够控制高校办学成本,减少不必要的开支,以保证教学、科研等各项工作高效有序地进行。
2.高校内部会计控制制度现状分析
2.1 高校内部会计控制的法律法规不健全
虽然我国从20世纪90年代就加大了对内部控制理论建设的力度,但限于我国法制建设的实际情况,已实施的有关内部会计控制的法律法规还比较少,一直未能形成一个相对完整的内部会计控制理论体系。如《独立审计准则第9号一内部控制和审计风险》和《加强金融机构内部控制的指导原则》等主要是从行业的角度对内部会计控制予以规定,相互之间缺乏联系。由于没有专门针对高校内部会计控制的法律规范做指导,所以高校结合自身情况制定的内部会计控制制度也不够健全,从而限制了内部会计控制规范作用的发挥。
2.2高校内部控制观念薄弱,缺乏统筹控制的全局意识
现行的高等学校会计制度以收付实现制为会计核算基础,不适合成本计算的要求,不注重反映教育成本和办学的经济效益,从而导致了在高校普遍存在内部控制观念淡薄的现象。长期以来,由于受传统教育、管理思想和模式的影响,高校管理者大多只注重教学、扩招和科研等工作,缺乏内部会计控制管理理念,对学校内部会计控制建设认识不足、重视不够,忽视内部控制制度的建立和实施。有的高校没有按财政部的《内部会计控制规范》建立健全学校内部会计控制制度;有的虽然建立了,但内部会计控制制度很不健全,如仅制定货币资金、实物资产等方面的内部会计控制制度,而忽略了采购、销售,工程等方面的内容,或者没有严格进行授权控制和对不相容岗位进行分离;有的即使制定了较为全面的内部控制制度,但不执行、不落实,对违规行为一味宽容,频频使用例外原则,使内部会计控制失去应有的刚性和严肃性。
2.3高校内控内容和范围缺失,内控制度存在薄弱环节
长期以来,高校的经费来源主要是以财政拨款为主,这就使得部分高校产生了重财轻物的错误观念。如有的学校对存货、固定资产和工程物资没有进行严格管理,对存货、固定资产和工程物资采购、验收、保管、付款等职责未严格分离,其出入库未按规定程序办理,未定期进行固定资产盘点,也未及时与会计记录相核对,没有真正使“账实、账卡、账账”相符。多年来资产的短缺、积压、毁损、报废等不及时处理,造成资产不清、债务不实等情况。
2.4总会计师的地位与作用未被重视,财务管理地位未实质性进入高校决策层
大多数高校已经建立校长负责制的财经工作领导体制,加强了对学校财经工作的宏观管理和协调能力,但还没有建立总会计师制度。当前,高校资金需求量大,筹资渠道多元化,致使经济业务日趋复杂化,要求会计转变职能,从核算型向管理型转变。资金在高校管理中实质上正发挥着指挥棒的作用,高校财务管理要将大量的数据转换成决策层特定决策有用的信息,以减少决策的不确定性,在支持科学决策、引导资金配置、提高管理水平、推动合理分配中,发挥着越来越重要的作用。但设置总会计师进行专业理财、专家管理的学校并不多见,总会计师的地位在高校财务工作中还未得到共识,外行领导指挥内行的现象并未得到彻底纠正。
2.5统一领导的力度不够,缺乏整体性
《高等学校财务制度》规定,学校应该实行“统一领导,集中管理”的财务管理体制,但是在实际工作中,却出现政出多门,财务管理出现条块分割、多头分割局面,财务“统一领导”的工作力度明显不够。高校内部会计控制涉及到人事、物资设备、建筑设施等多个方面,各部门虽有自身成熟的内部管理办法和控制手段,但其整体却缺乏有效地衔接和综合控制,容易造成整体运行上的重叠、矛盾、低效率。这样就带来了资源配置失调,难以集中财力发挥资金效益,甚至出现失控的情况,从而制约学校的发展。
3.加强高校内部会计控制制度建设的对策
3 1增强高校内部会计控制观念,建立符合我国国情的高校内部会计控制规范体系
根据《内部会计控制规范—基本规范》的要求,单位应增强内部会计控制观念,重视内部会计控制工作,安排专门机构或者人员具体负责内部会计控制制度的建设和执行情况的监督检查,确保内部控制的贯彻实施。高校改革的不断深化及我国加入世贸组织后面临的新形式、新情况,不仅要求我们对国内已有的内部会计控制理论进行总结,还要求我们学习和借鉴国际内部控制先进理论,汲取其精华。同时,对国内外内部会计控制的实际情况进行调研,广泛征求意见,在已经的法律法规基础上,进一步建立健全内部会计控制规范及相关操作规范,从而逐步形成一个较完整的内部会计控制规范体系,对我国包括高校在内的所有单位的内部控制制度建设起指导和规范作用。
32完善内控内容及范围,确保内部会计控制有效实施
内部会计控制制度是一个有机整体,其各种内部控制方法的运用既要求涵盖全面,又需要突出重点。在具体实施内部会计控制时,应注意以下几个方面的工作:第一,建立总会计师制度。总会计师的设置,对学校编制和执行预算、财政收支计划、信贷计划,拟定财务方案,开辟财源,强化财务内部控制,督促本单位降低消耗、节约费用、提高经济效益等,将发挥积极的作用。第二,明确学校组织结构中的职责分工。按照既相互制约、又不降低工作效率的原则,合理划分学校各职能部门的事权,做到审批、实施、采购、验收保管、会计核算、审计等各项工作由不同的部门来操作,同时,要确保学校财务的集中统一管理。第三,强化预算控制。预算控制的内容涵盖了学校教育活动的全过程,不是简单的对预算编制的控制,而是包括预算编制、执行、分析及考核等在内的整体的、动态的控制,通过预算控制,可以比较、分析内部各单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取补救和改进措施,确保各项预算的严格执行。
3.3采取风险防范措施.加强监控力度
高校需要根据不同业务类型,建立健全风险评估体系和应对机制,对筹资渠道、筹资规模、偿还来源、资金用途及效益、存在的风险等诸方面进行分析。规避投资风险,重点是抓好投资的可行性分析,并根据项目和金额的大小确定审批权限,对投资过程中可能出现的负面因素应该制定应对预案,建立完善的投资分析控制制度。同时,高校应注重加强内外部的审计监督。学校的审计部门应着重对学校的大宗物资采购、工程招标等重要经济事项和学校负责人离任进行审计;各级财政部门应加强对高校内部会计控制的指导和检查,制定有关内部会计控制的法律法规对高校内部会计控制进行指导和规范,并通过对有关内部会计控制进行检查,来有效地促进高校内部会计控制规范的实施。
3.4建立有效的激励机制,完善内部会计控制评价体系
为了保障内部会计控制制度的顺利实施,最大限度地发挥内控作用,一方面要加强对员工特别是会计业务相关人员的激励,明晰责权利,对于严格执行内部会计控制制度的人员,要给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,要给予行政处分和经济处罚,并与年度考核和职务升降挂钩。另一方面应建立和完善其内部会计控制评价体系,定期对内部会计控制的执行情况进行检查与考核,重点应放在学校内部会计控制是否得到有效遵循,执行中有什么问题,为什么某项内部会计控制制度不能执行或不完全执行。根据情况的变化和出现的问题对相应的内部会计控制制度做出及时修正,只有这样才能不断完善内部会计控制体系,才能实现内部控制的目标。
参考文献:
[1]杨周复.大学财务综合评价研究[m].北京:中国人民大学出版社.2002.
“内部控制”理念的演进
在近、现代的内部控制发展史上,占了先机的是美国人。1947年,美国注册会计师协会(AICPA)下属的审计程序委员会(CAP)在其《审计准则暂行公告》中第一次提出了内部控制概念。1949年,审计程序委员会发表了一份特别报告——《内部控制:一种协调性系统要素及其对管理当局和注册会计师的重要性》。在这份报告中,CAP对内部控制作了如下定义:“内部控制是企业为了保证资产的安全完整,检查会计资料的准确性和可靠性,提高经营效益,推动企业贯彻执行既定的各项政策而采取的组织规划和一系列相互协调的方法与措施。”这里,内部控制的范围不止在财务会计方面,“提高经营效益”、“推动企业贯彻执行既定的各项政策”皆被列入了内部控制目标。对于注册会计师而言,要做企业管理的“万能医生”,所承担的,似乎是“不可能完成的任务”。
有鉴于此,1963年,AICPA在《审计程序公告第33号》(SAP No.33)中将内部控制做了划分,表述为会计控制和管理控制,前者旨在保护企业资产完整,检查会计信息的可靠性,后者在于促使有关人员遵守既定的管理政策,提高经营的有效性。根据SAP No.33,“注册会计师主要关注会计控制”,“如果独立审计人员认为某些管理控制可能对财务记录可靠性有影响,可以考虑评价管理控制”。
1988年,AICPA在《审计准则公告第55号》(SAS No.55)中以“内部控制结构”的提法替代了“内部控制”,认为“企业内部控制结构包括为合理保证企业特定目标的实现而建立的各种政策和程序”,并确立了内部控制结构的三要素——控制环境、会计系统和控制程序,这被认为是内部控制概念发展的一个里程碑。
1992年,美国国会“反对虚假财务报告委员会”(National Commission on Fraudulent Reporting,又称Treadway Committee)所属的Treadway委员会发起成立COSO委员会,了COSO报告——《内部控制——整体架构》,报告指出:“内部控制是由企业董事会、管理层和其他员工制定和实施的,旨在为经营的效果和效率、财务报告的可靠性以及相关法律法规的遵循性等目标提供合理保证的过程。”并归纳了内部控制的“五大要素”:(1)控制环境;(2)风险评估;(3)控制活动;(4)信息与沟通;(5)监控。鉴于COSO报告对内部控制的认定与《审计准则公告第55号》(SAS No.55)有较大差距,AICPA于1995年了《审计准则公告第78号》(SAS No.78),修改了SAS No.55,全面接受了COSO报告的观点。
2002年,美国政府颁布了《萨班斯一奥克斯利法案》(SOX法案),要求所有依照美国1934年证券交易法第13(a)或15(d)节的规定向证券交易委员会(SEC)提交财务报告的上市公司,都要在年报中提供“内部控制报告”,评价公司内部控制设计及其执行的有效性,注册会计师要对企业的“内部控制报告”进行审核和报告。公司的首席执行官与首席财务官须出具书面保证,不仅要确保财务会计报告的真实性,还要确保公司拥有完善的内部控制系统——堪称“两手抓”方针下的实证样本。
是内生,还是靠外力
我国对企业内部控制建设的推进发轫于上世纪90年代,有关部门相继出台了若干涉及内部控制的文件:
——1996年12月,财政部了《独立审计准则第9号——内部控制和审计风险》,提出了内部控制“三要素”,帮助注册会计师判断是否信赖内部控制,以确定审计的性质、时间与范围。
——1997年5月,中国人民银行了《加强金融机构内部控制的指导原则),就银行、保险公司等金融机构内部控制的目标;原则、要素、基本要求等作出了规范。
———2000年11月,证监会了《公开发行证券公司信息披露编报规则》,要求公开发行证券的商业银行、保险公司、证券公司建立健全内部控制制度,并在招股说明书正文中说明内部控制制度的完整性、合理性和有效性,同时,要求注册会计师对被审计者的内部控制制度及风险管理的“三性”进行评价和报告。
——2001年1月,证监会了《证券公司内部控制指引》,要求所有的证券公司建立和完善内部控制机制和内部控制制度。
——2001年6月,财政部了《内部会计控制——基本规范(试行)》和《内部会计控制规范——货币资金(试行)》,明确了单位建立和完善内部会计控制体系的基本框架和要求,以及货币资金内部控制的要求。
——2002年2月9日,中国注册会计师协会《内部控制审核指导意见》,规范注册会计师就被审核单位管理当局在特定日期对内部控制有效性的认定进行审核,并发表审核意见。
——2002年12月,财政部又了《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》和《内部会计控制规范——销售与收款(试行)》。之后,又相继《内部会计控制规范——担保(征求意见稿)》、《内部会计控制规范——成本费用(征求意见稿)》。
——2003年10月22日,财政部了《内部会计控制规范——工程项目(试行)》,主张各单位应当建立适合本单位业务特点和管理要求的工程项目内部管理制度,并组织实施。
关键词:军队财务;会计控制;主要对策
军队内部会计控制是以制度、预算等为主要手段,通过规范和约束军队组织及其内设机构的财务行为,保证国家法律、法规、政策和军队财经法规制度贯彻执行,提高军费使用效益,确保军事经济发展目标实现的管理活动。目前,军队内部会计控制还存在着控制不力、方法不科学等问题,因此,有必要进一步加强和完善军队内部会计控制,从而对军费运动发挥更好的督促和约束作用,确保军队财务管理目标的实现。
一、树立科学的内部会计控制观念
军队内部会计控制观念决定着其对内部会计控制的态度,从而影响着军队内部控制功能的发挥。良好的内部会计控制所产生的理想效果以如下的内控观念的树立为前提。
1.内部会计控制面前人人平等。军队财务人员,尤其是单位领导必须树立内控面前人人平等的思想,并以实际行动模范遵守内部会计控制的规定。从目前的情况看,存在较普遍的问题是:军队部门单位领导认为内部控制的对象是下属人员和部门,而将自己排除在受控对象之外。事实上,出现一些违规违纪现象的根源,就在于有些部门领导之间缺乏有效的牵制。任何人,无论他职位多高,也无论他以前有多么骄人的业绩和有口皆碑的品德,只要在某一岗位工作,就必须接受并以积极的态度履行与本岗位相应的内部会计控制。
2.内部会计控制是保护措施。有些人认为内部控制约束了人们行动,是因为对人不信任而采取的措施,因此对内部会计控制产生抵触情绪。从表面上看,内部会计控制规定在一定程度上约束了人们的权力,但正是这种对权力的约束和制衡机制极大地减少了人们无意识差错和有意识违法的机会。因重大过失而承担责任或因犯罪而受法律制裁,无论对军队而言,还是对个人及家庭而言,都是巨大的损失。避免这种损失的有效途径就是健全军队内部控制机制和措施。
3.内部会计控制对事不对人。内部会计控制是针对岗位的权力、责任和业务范围设置的,而非针对人设置的。任何人,只要在某一岗位,就必须接受与岗位相应的内控约束。这一观念有利于消除人们对内部会计控制的抵触情绪,增强执行内部会计控制措施的主动性。另外,对于内部会计控制的执行者和监督者来说,牢固树立这一观念对于完善内控措施,尤其是在人员流动频繁的军队环境下避免人为的差错和舞弊具有十分重大的意义。
4.内部会计控制优先。内部会计控制的作用不仅仅在于纠弊查错,更重要的是在事前防范差错和舞弊。随着军事经济新形势的变化,军队部门单位必须本着“内控优先”的原则,在开办新业务之前通过科学论证制定出相应的内部会计控制制度,作为处理新业务、新事项的指南。
二、优化军队内部会计控制系统环境
军队内部会计控制系统环境按涉及的范围,可以分为宏观环境和微观环境。宏观环境存在于宏观范围中的对内部会计控制有重大影响的各种条件,如经济体制、思想意识等。微观环境是存在一定范围内,即存在于军队单位内部对内部会计控制产生影响的各种条件,如单位机构设置、管理方式等。宏观环境是微观环境存在的基础,微观环境是宏观环境作用的体现,二者只有互相协调,才能实现环境优化。
1.军事经济环境优化。在经济全球化、世界金融危机的大背景下,伴随着军民融合型后勤体系的逐步建立,军队资金运行的金融进入度不断提高,金融危机的飓风不仅通过金融渠道,同时通过市场物价走势、财政货币政策等间接形式对军队资金安全储备、使用效益、保值增值和监督控制产生深刻的影响。如果能把握好国际国内金融发展大势,遵循市场经济和军事经济的一般规律,顺势而为,趋利避害,借力社会各方有利条件,则会为军队内部会计控制机制创造良好的运行环境。
2.军队法制环境优化。进一步完善《会计法》、贯彻落实《财务条例》和军队财务规章制度,进一步加强在会计工作管理体制、会计记账规则、内部会计控制等方面的完善力度,特别要加强以《财务条例》为核心的军队财务法规体系建设,为军队内部会计控制的构建创造良好的法制环境。
3.单位制度环境优化。尽管军队有关部门颁布了一些军队制度环境等方面的文件,但要将其落到实处,还必须有相应的规则。其规则要将包括内部行政控制、内部会计控制在内的内部控制机制与措施的构建纳入其中。完善军队部门单位的制度环境,还必须尽快建立与市场化接轨的、动态的、长期的激励与约束机制,必须树立以制度约束人的观念,强化责任追究制度。
4.职业道德环境优化。军队会计人员职业道德建设作为社会道德建设的一个组成部分,是完善会计道德体系的一个重要方面。加强军队会计人员道德建设,优化职业道德环境,不断提高军队会计人员的职业修养和素质,对于建立有效运行的军队内部会计控制机制具有重要的现实意义。
三、协调好军队会计监管与内部会计控制关系
保证军队会计工作的合法性是内部会计控制的基本目标之一。采取宏观监控措施迫使军内单位合规运行是依法理财的重要职能,从这个角度看,军队在实施会计监管过程中必须将内部会计控制建设作为一项十分重要的工作来抓。
军队会计监管法规及方式是内部会计控制系统的外部环境因素。从方式上看,军队会计监管分为直接监管和间接监管。直接监管指军队有关部门代表国家和军队对部门单位的会计工作实施直接的监督和管理,例如,直接任命会计人员、直接检查部门单位的凭证和账表。间接监管指通过法规约束和通过授权有关机构实施会计监管。随着军事经济监管体制的不断完善,间接监管将逐渐成为主导监管方式。间接监管有利于降低监管的成本、提高军队会计监管的效率和规范性。间接监管必须建立在行之有效的军队内部会计控制系统的基础之上,重点放在对内部会计控制系统科学性、运行情况和执行结果的检查。
在军队内部会计控制系统构建方面,军队会计监管部门的当务之急是解决以下问题:
首先,军队有关部门应按照有关军队内部会计控制规范的要求,尽快颁布实物资产、工程项目等经济业务或事项的会计控制规范,为军队单位相应内控措施的实施提供指导。