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1994年美国COSO委员会提出COSO报告,指出控制环境是影响构建、加强、削弱特定程序、政策及其效率的所有因素综合,具体包括企业董事会、管理者素质、组织结构、人力资源政策、信息系统、内部审计等因素,其中,内部审计作为控制环境的重要因素之一,在控制环境中发挥非同一般的作用。控制环境作为内部控制的重要要素,对内部控制效能发挥有直接影响,好的控制环境才能真正推动企业良性发展。控制环境影响企业员工的内部控制意识,是企业文化软着力点,为企业提供组织架构和制度框架,是企业内部控制体系的根基,对企业内部控制的效能有直接影响,是企业战略目标和经营目标实现的决定性因素。内部审计作为内部控制环境主要影响因素,是基于企业经济管理需求构建的,是服务于企业内部经济监督活动的,是企业监督约束机制的组成部分。内部审计作为企业自我评价活动之一,是有效管理企业内部控制程序和政策的手段,只有构建完善的控制环境,才能真正发挥内部审计作用。因此,就企业控制环境建设而言,对加强企业内部审计有极其重要的实践意义。
1.内部审计权责不清。
建筑工程内部控制环境包括项目管理组织、项目管理经验、项目经验管理、项目管理职责等方面因素,控制环境作为建筑内部控制的核心内容,建筑工程内部控制审计的执行受直接影响,直接影响建筑工程战略目标的最终实现。建筑工程控制环境不完善具体表现为项目管理组织权责不清,导致项目管理内部控制审计形同虚设。建筑工程内部审计独立性较差,更多的内部审计部门依附于项目管理者的领导,建筑工程内部审计人员更多的是由会计人员兼任,这就导致建筑工程内部审计变为项目管理者的附属品,内审工作难以有的放矢的开展,导致建筑工程内部审计信息失真,丧失内部审计的独立性,难以发挥对建筑工程有效的内部控制审计效能。
2.内部审计活动流于形式。
建筑工程项目业主为有效实行项目管理制定了相关内部控制制度和措施,但是就建筑工程内部控制实施状况来看,因为建筑工程内部审计机构和内部审计人员建设和配置不合理,导致建筑工程控制环境不完善,内部审计工作流域形式。加之,建筑工程涉及到方方面面的工作内容,内部审计机构的不独立性和内部审计人员的依附性,导致内部审计职责不清,难以真正发挥内部审计工作作用。在建筑工程项目管理中,内部审计工作不受重视,虽然制定了内部审计制度,但是往往存在有章不循现象,建筑工程项目管理仅将内部控制文件打印放置,以便内部审计检查,并没有真正执行相关制度措施,内部控制流于形式,内部审计活动也流于形式。
3.内部审计信息不畅。
建筑工程内部审计信息不畅,是指内部审计部门并未作为独立部门和项目管理其他部门相互联系,更多的是依附于建筑工程财务部,难以真实的反映建筑工程中涉及的相关经济业务,固定资产的现价重估、固定资产折旧和摊销、建筑工程流动资产(在建工程、工地材料和库存材料)、建筑工程债权债务的审计等;建筑工程内部审计部门也没有深入工程工地一线审计业务工作开展情况,如建筑工程的资金来源、资金运用合理性、资金存量的内部审计等。这些状况都是由于建筑工程内部审计部门独立性较差所致,内部审计部门没有深入工程一线从事审计工作,缺乏和项目管理机构的沟通协作,更重要的是内部审计人员的专业性较弱,难以真正实现内部审计作用。
三、控制环境下建筑工程内部审计改进对策
1.加强内审部门独立。
加强建筑工程内部审计部门独立,充分发挥建筑工程内部控制作用,是建筑工程发展的重要部门。建筑工程控制环境的建设是为了实现建筑工程有效经营建设,提高各类资源的利用率,如建筑工程施工计划、建筑施工项目管理组织、建筑工程财务控制、建筑工程材料设备等制度。建筑工程控制环境是基于建筑工程项目阶段实施的控制,即从项目管理层面保证建筑工程顺利施工。因此,建筑工程项目管理应基于相互牵制的原则,结合项目建设阶段需求建设内部审计独立部门,配置专业内部审计人员,在内部控制制度规定下执行内部审计工作,建筑工程内部控制制度是内部审计的前提,但也要在项目管理组织领导下,设立独立的内部审计机构,行使内部审计独立职权。充分发挥内部审计职能,确保建筑工程内部审计权利有效实施。
2.加强全流程内部审计。
加强建筑工程全流程内部审计,应从建筑工程立项、建筑工程执行、建筑工程资金拨付使用、建筑工程“五制”执行、建筑工程交付使用、建筑工程投资效益等方面入手。其中,建筑工程立项和执行,是指建筑工程立项要符合国家政策规定,严格按照建筑工程基建程序执行,按照概算执行项目建设行为,杜绝一切随意超标的建设行为,对建筑工程所需资金的来源、到位、投资情况进行审查核实。建筑工程执行内部审计需要结合实物建筑审核,确保建安工程投资等费用的真实准确性,工程量计算的准确性;建筑工程资金拨付使用内部审计是要审核工程甲方严格按照合同规定支付工程价款,并按照合同规定预留工程质量保证金和工程尾款,审查是否存在非法挪用资金的情况;建筑工程“五制”情况是指建筑工程物资采购招投标、建筑工程施工和合同管理严格按照国家法律规定执行,要确保“五制”合规有效;建筑工程交付内部审计要确保建筑工程交付资产真实完整,在法律规定下移交相关资产手续,做好资产使用审计合规性;建筑工程投资效益内部审计是结合建筑工程预期目标,对建筑工程经济技术指标进行投资效益审核,综合分析建筑工程经营管理状况,确保建筑工程投资效益符合预期目标。
3.畅通内审信息沟通。
建筑工程内部审计要求在建筑工程施工过程中,计划部门、工程管理部门、财务部门和基建部门要将建筑工程投资计划、概算文件和工程量计算定额及其调整等文件抄送至建筑工程内部审计部门,内部审计部门有权参与建筑工程初设会审、建筑工程招投标、建筑工程合同会签、建筑工程竣工验收等活动,这就要求内部审计在保证自身独立性的同时,加强和建筑工程其他部门之间的沟通协作。加强建筑工程内部审计人员专业建设,建筑工程内部审计涉及概算、预算、结算和决算等方面内容,主要涉及工程土建、电气、水卫、设备安装等方面的专业技术,因此为确保内部审计中信息有效沟通,还需要加强内审人员专业技术的培养,或采用联合审计的方式,邀请建筑工程技术专家共同参加内部审计工作。
四、结语
【关键词】工程项目;成本;内审;完善思路
一、工程项目成本内部审计的必要性
国际内部审计师协会(IIA)对内部审计的最新定义为:“内部审计是一种独立、客观的保证与咨询活动,它的目的是为机构增加价值并改进机构的运作效率。它采取的是系统化、规范化的方法对风险管理、控制及治理程序进行评价,提高效率,从而有利于实现各项经济指标。”据此定义,可以将工程项目成本内部审计理解为在建设工程项目过程中由管理层组建相应的内审部门,内审部门的审计人员在遵守职业道德、保持职业怀疑和相对的独立性的同时,对工程项目成本管理实施相应的审计程序。这样有利于降低工程项目成本,增加利润,提高工程项目的经济效益。内部审计对于工程项目成本管理的必要性体现在以下三个方面:第一,工程项目成本的内部审计有利于规范企业的招投标和施工过程。招投标和施工阶段是工程项目成本管理的重点环节,也极容易因为激烈竞争导致随意报价、偷工减料等行为。审计人员通过严谨的审计手段对招投标和施工环节展开审计,从而提高项目利益,保证施工质量。第二,工程项目成本内部审计有利于内审部门开展整个建设工程项目审计。工程项目成本是建设工程项目管理的重点,通过对成本的严密把关从而降低整个工程项目的经济风险。第三,对工程项目成本的内部审计有利于提高企业的成本管理意识。建立科学合理的成本管理机制可以提高工程项目的经济效益,在全体员工参与成本管理的过程中潜移默化的强化员工成本管理意识,促进企业可持续化发展。
二、工程项目成本内部审计存在的问题
推行工程项目成本内部审计,有利于单位或者企业加强工程项目成本管理,增强员工成本管理意识,有效降低工程项目成本,避免浪费投资资金,也可以有助于内部审计工作部门拓宽业务面、提升审计水平和内审价值。虽然目前有不少的单位将工程项目成本内审工作落到实处,并且有些还制定了非常详尽的审计准则和规章制度,甚至在成本内审中实施了全过程跟踪审计,但是仍然有单位或者企业对工程成本内审工作不以为然,对成本内审起到的重大作用也置若罔闻,推行工程项目成本内审工作可谓困难重重。以下浅谈目前我国工程项目成本内审中存在的几个问题以及我的个人看法。
(一)成本管理意识薄弱,内部审计观念落后
1.企业管理层对工程项目成本内审工作重视程度不够,草草了事的态度也带动影响内审工作人员的工作心态,导致原本严谨的工程项目成本内审工作流于形式。在我国大量兴建工程项目的形势下,国内施工企业在激烈竞争环境下面临诸多巨大挑战,难免会激发一些企业对利益的激烈追逐而产生的重利益轻管理行为。一般说来,一个企业的可持续化发展离不开管理层实施的科学有效的成本管理,更离不开管理层及员工对成本管理工作的后续支持。因此,内部审计作为企业工程项目成本管理的有效手段,不仅可以起到监督与指导作用,也有利于工程项目的利益最大化,需要得到管理层及全体工作人员的大力支持。如果全体工作人员都能够意识到工程项目成本管理的重要性,树立全员参与意识,不再将工作重点局限于工程项目的建设进度,就能促进企业持久、健康的发展。2.企业对于工程项目成本内审的认识有误差。一般说来,大多数企业将工程项目成本内审部门作为企业内部一个监督和评价机构,认为它的作用仅仅是查错防漏。这种观念是不正确的,工程项目成本的内审工作不仅是一项对施工成本的经济管理活动,也是企业工程项目成本管理内部控制体系中不可或缺的一环,对成本内审工作的展开直接关系到工程项目成本内控工作的顺利展开,需要以更广泛更深刻的思维去理解工程项目成本内审。
(二)内部审计独立性和权威性的缺失
内部审计的工作人员相对企业其他职能部门需要保持高度的独立性来完成内审工作。正因为高度独立性难以保持,才决定了内审工作具有一定的难度。内审部门作为一个风险管理部门,如果在进行审计的过程中,无论是从审计内容、级别隶属、审计职权或者工作环境上受到任何制约,都会削弱内部审计的风险预警作用。长久以来,我国企业工程成本内部审计组织结构混乱,内审工作人员甚至担任管理部门的职务,进行相关招标报价工作,大大影响了内审工作的独立性,使得内审效果大打折扣。内部审计的目的是为了优化工程项目成本,使得成本管理制度落实到方方面面。但是由于企业的考核制度不健全,没能建立完善的考核机制,无法最大限度调动员工的工作积极性。有的单位考核不全面,区分奖惩不彻底,也没有将绩效考核与工作部门、个人工作成果和收入相挂钩,使得内审员工工作消极,对一些差错也就睁一只眼闭一只眼,给出一个大概的评价意见就结束了审计工作。内审部门无法建立审计的权威性,被审计单位的其他职能部门往往也不会积极对待内审部门的工作需求,进一步削弱了内审部门的权威性。
(三)工程项目档案资料质量参差不齐,增加内审难度
进行工程项目成本的内部审计,首先要预测人工、材料和费用,其次要分析施工方案是否存在会改变施工成本的风险因素,最后对辅助工程费进行预测,才能最终确定成本控制目标。以上预测都离不开对工程项目施工资料的细致分析,然而内审人员要收集完整的工程项目资料的难度却很大。工程项目从立项到竣工验收都要建立相关档案进行归档整理,这些资料是工程项目建设过程中形成的文字与图表记录,是工程建设进度的真实反映,更是工程项目未来扩建、再建的重要依据。如果对这些资料进行适当合理的运用,就能够避免浪费工程项目中的工、时和费用,提高工程的建设效率,增加工程收益。但是,国内大多数单位过于重视工程项目的收益而忽视对档案资料的科学管理,而且对档案进行归档整理的员工也没有具备相应的专业素质,导致档案资料的质量参差不齐,甚至出现档案丢失情况。内审工作人员主要面临以下三方面困难:第一,资料收集难度大。很多单位并没有在工程建设初始就及时收集档案资料,加之对工程进行承包、分包、施工、勘察设计工作的单位各不相同,在工期很长、部门繁多、进度不一致等各个因素影响下,内审人员很难收集到完整的档案资料。第二,内审人员收集到相关资料,但是图纸资料的质量很低。工程项目必然会有大量图纸资料,分别来自建设方、施工方、勘察设计方等等,而且这些图纸的编制人员、编制依据、编制规格都不尽相同,导致图纸资料信息质量参差不齐。大量图纸资料时代Times2016年第3期中旬刊(总第618期)保存环境不达要求,导致在多次的查阅过程中产生磨损、字迹模糊等情况,甚至连资料原件丢失只有复印件的情况。第三,归档人员专业素质不够,归档手续不规范。由于单位对于工程档案资料归档的重视程度不够,对档案进行归档的工作人员并没有具备工程建设的专业知识,对资料整理态度马虎,没有按照日期、进度、单位等条件分门别类进行整理,只是简单装订,内容混乱,降低了档案资料的完整性和严谨性。
(四)内审人员素质低,缺乏职业判断能力
工程项目成本内审是一项技术性和专业性很强的工作,要求内审人员不仅要掌握工程建设相关的专业知识和审计方法,还要具备相应的职业判断能力。但是目前国内大多数单位的内审部门缺乏综合性人才,人员的知识结构简单,素质不高,不能保证审计质量。单位领导对于内审部门的不重视,只是流于形式将闲置人员调入内审单位,或者是随便从财务会计岗位上调取内审人员,这些半路出家的工作人员不具备工程建设的专业知识也没有对整个工程项目的深刻了解,自然不能从宏观层面剖析内审所到的各个方面。其次,单位内部工程项目成本内审人员数量不足,不能有效完成对工程项目成本的审计工作。本来内审人员的专业知识就不足以应对繁杂的工程项目成本内审工作,加之内审人员匮乏,大大降低了内审效果。最后,以上因素都导致内审人员不能全面掌握审计所需的专业技能,内审人员也会缺乏职业判断能力,必然会耽误审计的工作进度和审计效果。
三、工程项目内审的完善思路
(一)强化成本管理意识,更新成本内审观念,健全工程项目成本内部控制
一个可持续发展的工程项目建设离不开科学有效的成本管理,成本的科学管理会直接影响到工程项目的经济收益,经济收益增加也能促进成本管理工作更加有效率的进行。工程项目的成本管理工作大致分为三部分,分别是事前管理、事中管理和事后管理。事前管理制度包括立项阶段、概预算阶段和招标发包阶段的成本管理,事中管理主要是工程施工阶段的成本管理,事后管理包括验收结算和竣工决算的成本管理。这三部分之中任何一个部分的成本管理制度出现纰漏,都会导致整个项目成本管理失控,使得内审工作难以顺利展开。此外,工程项目的成本管理工作并不单单是领导或者一个部门的工作,它需要全体员工共同参与完成,强化工程建设成本管理更加需要项目全体员工的参与,因此,员工要强化工程项目成本的管理意识,从宏观更深远的层面上认识到成本管理对单位、对工程项目、对自己的重要性,这样成本管理工作才能取得卓越成效。其次,单位需要健全和完善工程项目成本内部控制机制,全面保障项目成本在可控制范围内。第一,要建立并且完善组织机构。如果要使工程项目成本管理在建设全过程中不失控,就要建立相应的成本控制体系,以项目经理为首展开成本控制体系。建立责任成本内控机制,各尽其责、各司其职,每个人都要明确各自在成本管理中应负的责任和应完成的工作内容。第二,要建立相互监督机制。内审工作具有监督和评价的作用,也要受到其他部门及工作人员的监督。在制定详细的各级规章制度同时,保证各部门对外信息公开透明,达到互相制约互相促进的目的。这样,我们就可以全方面实施工程项目内部控制,做好成本内审工作。
(二)设立审计委员会,增强内部审计独立性
国内工程项目成本内审的组织结构发展尚未成熟,可以适当借鉴国外或者国内其他行业的内审的组织结构,应用到成本内审上来以此增强审计的独立性。在吸取了国外大量经验的基础上,根据工程项目建设的基本情况,可以制定与实际情况相符的组织结构,从根本上提高内审部门的独立性。内审部门首先作为一个风险管理部门,隶属于单位的管理层。就管理层与内审部门的沟通问题上,可以设立一个专门的审计委员会,起到两者之间一个桥梁的作用。对管理层来说,可以避免一权专制的问题;对内审部门来说,可以及时将审计内容与管理层之间达成有效的沟通。同时,审计委员会可以对内审部门起到一个监督作用,降低了内部审计部门提从审计内容、级别隶属、审计职权或者工作环境上受到制约的可能性,提高了内部审计的独立性。此外,可以建立完善的考核机制,奖惩分明,将责任与权利统一起来,调动工作人员的积极性。这意味着建立健全工程项目成本责任制是工程项目成本内审的最终趋势,将员工利益和工程项目建设相结合,强化单位其他部门的成本管理意识,令所有员工意识到工程项目成本的内审工作的严谨性、权威性与有利性。建立起内审部门的权威性有助于成本管理也促进工程项目建设利益最大化。
(三)建立档案制度,严格遵守内审程序
首先,要建立工程项目档案制度。单位应重视对档案资料的保管工作,聘用具有专业素质的档案保管人员,积极展开对档案资料的归档整理工作。这样不仅有利于工程项目成本内审人员的审计工作,而且还可以节省审计过程中的工、时和费用,避免造成人力、物力和财力的浪费。单位要工程建设伊始就要确立档案盒图纸的归档要求和归档细则,并建立相应奖惩制度,做到及时将档案资料分类并归档,降低资料丢失、信息模糊等风险,为工程项目成本内审从归档制度上提供有力保障。其次,要完善工程项目成本的内审规章制度。工程项目成本的内审机构包括了单位的财务处、审计处和监察处,要提高内审质量就必须建立严格的内审制度。应当结合工程建设的具体情况,完善从工程立项、工程发包到工程预算与决算的内控制度,做到各部门之间相互监督相互制约,一定要经过审计才能办理工程结算,为工程项目成本内审工作开展奠定基础。最后要严格遵守内审程序。工程项目成本内审人员要严格执行相应的内审程序,避免不必要的失误,最终达到成本内审的目的。在审计过程中,内审人员要保持专业的职业判断,确定审计目标,评估审计风险,制定审计计划,实施实质性审计程序,增强自身责任意识和保持必要的独立性,坚决杜绝、、现象的发生,提高工程项目成本的内审质量。
(四)提高内审人员专业素质,建立培训机制
工程项目成本内审要求审计人员熟练掌握工程建设知识和精炼的试图技能,需要他们有较高的理论水平和全面的专业知识作为支撑,才能完成成本内审这项专业性和严谨性很强的工作。内审人员是工程项目成本内部审计的主体,要提高内审人员的专业素质就要加强对内审等财务工作人员的专业知识和技能培训,要求员工做到对专业技能的熟练掌握并且保持良好的职业素养,将成本内审工作落实到实处,才能有效达到对工程项目成本管理进行有效控制的目标。其次,要将内审人员入职门槛进行严格把关,杜绝随意抽调、半路出家现象,保证内审人员的专业胜任能力。若单位内部内审人员的专业素质不达标,还可以积极从外引进高水平、多经验、精通财会知识和工程技术的高端人才,虽然会增加工程建设成本,但是通过对成本的有效控制可以带来更多的工程建设收益。还可以定期举办员工交流会,让内审员工和其他部门员工相互交流加深了解,进一步了解工程项目的建设目标、计划和施工过程,让员工之间相互取长补短,提高员工综合素质。当员工的综合素质得到全面提升,在面对工作环境中众多的诱惑时,素质高的审计人员就能坚持自我、坚决拒绝,保障审计的真实性和专业性。
参考文献
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一、内部审计参与工程管理的必要性
(一)工程管理的科学性决定工程建设过程应实行跟踪审计 工程建设具有规模大、内容多、结构复杂、建设周期长等特点,从确定建设方案、地质勘察、设计、施工、竣工验收到交付使用等环节,都需要工程建设的各个部门通力协作和配合,否则,易造成盲目建设、设计失败、质量低劣、周期拖长、损失浪费。对工程建设实行全过程跟踪审计,能尽早发现建设过程中不符合程序、未按程序搞建设的环节。尽快向组织反映存在的问题,协助组织采取措施予以纠正。
(二)内部审计职能决定了工程管理中应实行审计监督 内部审计部门是组织内不可缺少的管理职能部门,实行内部审计制度是组织内部控制制度的重要组成部分。在工程建设的整个管理过程中,内部审计有着其他管理部门不可替代的作用。内部审计既不是一般意义上的工程管理部门,也不是工程管理之外的评论家,内部审计参与工程管理既有监督、评价职能,也有管理、咨询职能:一方面可以发挥内部审计的优势,使合理的建议在管理过程中适时采纳,另一方面也便于审计了解工程建设管理情况,为领导的管理决策提供第一手资料。
(三)社会环境决定了审计必须对工程建设过程实行监督 多年来,建筑市场受社会不良风气的影响存在着大量不法现象:虚假招投标、签订假合同、采购假冒伪劣材料、假签证、工程结算时不讲原则地互惠互利等,不仅造成国家建设资金的损失浪费,也败坏了工程建设队伍的形象。审计对工程建设全过程进行监督,能及时发现建设过程中的不法现象并予以制止,对维护财经纪律、促进廉政建设具有重要而深远的意义。
二、内部审计参与工程管理的关键环节
(一)内部控制制度建设环节 健全有效的内部管理制度是工程建设顺利进行的前提和保证。在工程建设项目实施前,建设管理部门应建议组织建立加强工程管理的一系列规章制度,如:《工程管理部门工作职责》、《项目施工管理及工程签证管理办法》、《监理管理规定》、《甲供材料设备采购供应管理办法》、《乙供材料设备采购签证管理办法》、《工程建设全过程审计实施办法》、《建设工程委托审计管理办法》、《廉洁自律管理规定》等,审计部门应协助完成制度建设工作,从而确保工程建设过程中管理有序、执行有章、审计有据。
(二)招投标环节 依据《招标投标法》,建设工程在限额以上的均要进行公开招标,既可引进竞争机制,选择好的施工队伍,也可适当降低工程造价,节约建设资金;对设备、材料实施公开招标还有利于保证工程质量。管理部门应做好招标工作的前期准备:竞标单位的资格预审、招标文件的拟定、技术(经济)指标的确定、自行招标项目的组织工作等,审计部门则应对招标文件会审并提出审计意见、测算技术(经济)指标、参加评标会议的过程监督等。
(三)合同审签环节 在法制观念日益增强的社会,合同成为规范、约束当事人双方权利、义务的法律武器,但在实际操作中,合同法律效力的严肃性并未得到应有的重视。合同条款不清楚、意思表达不确切、主要条款与招标文件和投标书内容不一致,甚至签订合同的主体不具备法定资格等问题大量存在。为规避风险,管理部门与审计部门应共同把关,本着合同双方互惠、互利、平等的原则,对合同双方承担的责任、义务、奖罚等条款是否公平合理,内容是否与国家法律、法规相符,合同价款的测算依据是否充分、准确,条款语言是否严谨、准确和全面等进行审核,提高合同履约效率,降低不合理工程费用支出。
(四)工程签证与隐蔽工程验收环节 签证分变更签证和其他临时性签证。管理规范的施工队伍特别注重工程变更的现场签证,使之成为工程潜在盈利的手段。现场签证多也反映出前期规划、设计阶段工作有疏漏、不严谨,为后期的工程结算留下了不必要的麻烦。而隐蔽工程的不可再现性也给管理部门工作的时效提出了高标准。这就要求工程管理部门严把签证关和隐蔽工程验收关,按项目管理的分工权限在职责范围内对工程变更、隐蔽工程验收的实际情况予以记录反映。审计部门对此应严格执行合同及有关规定,不得变通。
(五)工程结算环节 工程结算是工程造价控制的最后一道防线。由施工单位在单位工程验收合格后编制工程结算书并报送建设单位审核,内部审计部门对其进行审计或委托审计。报送资料的齐全与否决定了结算工作的时限和造价的准确性。在此环节,建设部门应做好配合工作,负责结算、变更、验收、甲供材、水电等资料的归集及工程量真实性的认证,审计部门应采取审计的技术方法对经工程管理部门审核的结算资料与自己前期收集、掌握的资料验证,勘察现场、核对图纸、计算工程量、按清单套价、扣减待扣款,直至确认工程造价。
三、内部审计参与工程管理的形式与特点
(一)参与型 内部审计参与工程管理是组织赋予的基本职能,尤其是在大规模工程建设中审计的全方位、全过程监控显得更为重要,包括对投资规模、技术方案确定、设计标准选用、监理作用发挥、建设单位控制投资的自觉性、设备材料价格、工程结算与决算等各方面的监督。参与型审计特点关键在于对工程建设过程中的重点环节工作的了解、掌握及参与程度,在知情、建议、改进工作的良好循环下,发挥内部审计的管理、监督、服务作用,从而合理确定和有效控制工程造价,确保建设资金合理、合法、合规地使用。
(二)监督型
事后监督,这是传统的审计参与工程管理的方式,也是常规的、易于开展的工程审计工作。审计只在工程结算、决算阶段介入,依据工程量计算规则、工程建设标准定额及取费标准、工程程序等对工程建设项目的造价进行审核,出具审计意见,对工程价款的结算、决算实行监督,是财务收支审计在工程建设领域的延伸。
监督型审计是就工程结算书、施工图纸进行工程量核对、工程造价核定,对变更、签证等只能依靠送审资料的详略做出判断,往往被动,而对其中的争议问题靠事后的协调、补充,极易造成审计部门与工程管理部门、监理单位、施工单位之间的矛盾,不利于工程建设项目的科学管理。
四、内部审计参与工程管理应关注的几个问题
(一)内部审计的定位 审计参与工程管理的角色定位是内审机构的现实问题,“多管部式”或“事后签字式”的审计工作方式都片面、有局限性,不符合内部审计参与管理的宗旨。目前,审计行业对审计部门参与管理工作定位的理念是:到位不越位、尽职不越权、参与不干预、建议不决策。
(二)内部审计与工程管理的关系 审计参与工程管理应始终保持相对的独立性,这是遵循内部审计基本准则的要求。参与工程管理不等同于替代管理部门工作,参与工程管理也不等于实施了审计工作,内部审计参与工程管理不能免除管理部门的责任,管理部门、审计部门应各负其责。审计参与工程管理的目标是控制工程造价,但核减工程造价不是内部审计参与工程管理目标的全部。促进组织规范、完善工程管理,争取工程结算审减额最小化,才是审计参与工程管理的最终目标。
(三)“监督”与“服务”的关系 监督是审计的基本职能,服务是内部审计对组织赋予职能的客观反映。审计为工程管理服务就是为组织整体工作服务,审计在监督中服务,在服务中监督。只要把握住在工程管理中独立开展审计工作、实事求是地处理问题的度,“服务”与“监督”就不矛盾,事实证明两者互为促动。
高校的内部审计质量控制必须适应新时代的要求,有效地利用有限的资金实施必要的工程。针对高校的建设工程特点,结合实践经验,就工程内部审计质量控制的特点进行了初步探讨。
关键词:
高校工程,内部审计,质量控制
随着我国经济的发展,高校通过新校区建设和老校区改造来满足扩大的需求。在保证质量的前提下,如何利用有限的资金尽可能地完成更多的建设工程项目,是高校实现教育事业发展目标的重要举措。在高校基建、装饰和修缮改造项目管理中,最重要的是项目的施工质量、技术、造价和进度控制[1]。高校通过加强工程的内部审计,促进有效控制工程造价和有效改善工程管理,从而实现学校建设工程的发展目标。建设工程项目审计应遵循事前审计、事中审计和事后审计相结合,技术经济审查与审计的控制和审计的评价相结合,以促进控制工程造价和规范工程管理为重点,充分关注造价、工期、质量三者关系,注意与建设工程管理部门、工程监理机构、造价咨询机构的协调与沟通[2]。
1开展全过程跟踪审计
工程建设项目通常投资大、建设周期长、专业性强、技术复杂、控制环节多,遵循事前审计、事中审计和事后审计相结合的原则和方法,从准备阶段就开始介入,对工程前期环节层层把关,施工过程中不断对工程的成本列支进行监督和修正,而且在后续阶段对项目的建设标准、规模以及投资效果进行审查和评价,有效解决传统结算审计被动的事后查错和补救,可以降低工程项目的投资风险。
2技术经济审查与审计的控制和审计的评价相结合
工程技术经济审查与审计的控制和审计的评价相结合贯穿于项目建设的各个阶段,对工程的质量和造价产生直接影响,是对工程内部审计质量控制的关键一步。具体过程如下:
1)投资立项阶段的审计内部审计参与建设工程项目的立项论证过程,直接对项目申请报告的真实性、完整性和工程技术经济指标进行审查与评价,可以为领导层决策提供依据,提高投资效益,规避投资风险。
2)勘察和设计阶段的审计为保证勘察、设计资料的充分性和可靠性,审查和评价本阶段各环节业务管理活动的真实、合法和效益,结合工程技术经济指标,可以提高本阶段内部控制及风险管理的适当性和有效性。3)施工准备阶段的审计为保证内部控制及风险管理的有效性,审查与评价工程项目建设前期的征地、拆迁,组织施工、监理、设备材料采购的招投标以及合同管理等各环节业务管理活动的真实、合法和效益,结合工程技术经济审查,促进征地拆迁工作的合法性和适当性,确保招投标程序和结果的真实性与公平公正以及合同管理及工程发包的合法性和规范性,保障学校投资效益。
4)施工过程的审计在项目实施过程中,依据施工图纸、招投标文件、合同等资料,审计工程进度款,确认主要材料及设备的价格,勘验隐蔽工程,认定设计变更、施工签证以及核实索赔事项等各环节业务管理活动的真实、合法和效益,结合工程技术经济审查,根据施工阶段的审计中发现的主要问题,提出加强和改进管理的意见和建议。
5)竣工验收阶段审计审查和评价建设工程项目的工程结算、合同履行及变更或终止、工程竣工财务决算等各环节业务管理活动的真实、合法和效益。分析和评价建设工期与工程质量是否达到合同规定要求,促进合同的有效执行。结合工程技术经济审查,防止发生虚列工程、套取资金、高估冒算等行为,维护学校的合法权益,保障学校建设发展目标的实现。
3工程管理的规范化和控制工程造价
以工程管理的规范化和控制工程造价为重点,关键要关注和协调造价、工期、质量三者的关系。例如在图纸会审时,针对施工单位的问题答疑,主要关注投标项目特征描述与图纸是否相符,如果有变化是否对工程造价、工期和质量有影响。在工程合同中明确跟踪审计人员的权限,便于施工过程中内部审计工作开展。正负零以下基础施工是跟踪审计阶段的重点,施工单位往往只计算变更增加部分,故意漏算变更减少部分,从而加大工程成本。内部审计人员要收集完整的资料,严格审查隐蔽工程签证,及时判定施工工艺是否满足工程质量和进度要求。
4与建设工程管理部门、工程监理等机构的协调与沟通
在建设工程实施管理过程中,建设工程管理部门更多关注工期和质量,而内部审计人员重点控制投资和造价管理,在工程项目产生变更或者突发事情,通常会由于角度不同产生分歧。工程内部审计不仅具有监督职能,还体现了咨询、服务职能,审计人员要积极与建设工程管理部门、工程监理机构、造价咨询机构协调与沟通,保障学校建设发展目标的实现,将监督寓于审计服务之中,在保证工期和质量的前提下控制造价,体现高校的工程内部审计质量控制。
参考文献:
[1]潘揽月.高校基建和改造项目的有效监督和管理[J].河南建材,2009,6:114-115.
《企业内部控制应用指引第11号——工程项目》(以下简称《11号应用指引》)第二条规定:“本指引所称工程项目,是指企业自行或者委托其他单位所进行的建造、安装活动。”本指引定义的工程项目,是指企业根据经营管理需要,自行或者委托其他单位进行的建造、安装活动,其目的是形成新的固定资产或维护、提升既有固定资产性能。
工程项目内部控制,是指企业为提高建设资金使用效益,防范工程项目各个环节的差错与舞弊,提高工程质量,结合企业工程的特点和管理的要求而制定的内部控制制度与程序等。
工程项目,尤其是重大工程项目往往体现企业发展战略和中长期发展规划,对于提高企业再生产能力和支撑保障能力、促进企业可持续发展具有关键作用。同时,工程项目一般工期相对较长、投资数额较大,专业技术要求较高,如不加强管理和控制,往往容易发生舞弊行为。事实上,由于工程项目投入资源多、占用资金大、建设工期长、涉及环节多、多种利益关系错综复杂,已经构成了经济犯罪和腐败问题的“高危区”。现代工程项目规模越来越大,技术越来越复杂,风险同样也在增大。因此,工程项目内部控制日益为项目管理人员所重视。为了保证工程项目顺利进行,实现工程项目规范管理目标,提高单位资金使用效益,防范决策失误及防止舞弊行为,有效杜绝工程项目的盲目建设、工程招投标程序不规范、工程超预算、或任意扩大范围、提高标准、工程预决算高估冒算、擅自挪用、拆借、转移项目资金等问题的发生,加强工程项目的内部控制具有重要意义和作用。
一、工程项目内部控制设计
工程项目内部控制设计是对工程项目实施有效内部控制的首要步骤,是工程项目内部控制实施、评价和审计的基础。
工程项目内部控制设计需要企业根据国家内部控制基本规范及配套指引等的要求,结合企业生产经营的实际需要,建立和完善工程项目各项管理制度,全面梳理各个环节可能存在的风险点,规范工程立项、招标、造价、建设、验收等环节的工作流程,明确相关部门和岗位的职责权限,做到可行性研究与决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与审计等不相容职务相互分离,强化工程建设全过程的监控,确保工程项目的质量、进度和资金安全。
一般而言,工程项目内部控制设计包括以下内容:
(一)描述现状
描述现状,就是梳理工程项目方面的内部管理制度或相关文件,梳理工程项目现状业务流程,编制工程项目内部管理制度或相关文件情况表、资金工程项目业务流程目录、绘制工程项目业务流程图等工程项目内部控制设计的基础性工作。这是工程项目内部控制设计实施阶段的首要环节。不论企业大小,因为工程项目的重要性,都会有些工程项目管理制度或文件,内部控制设计者必须认真梳理。在梳理工程项目管理制度和业务流程现状的基础上,设计者根据内部控制设计的要求,编制工程项目业务流程目录,绘制工程项目业务流程图。
本阶段设计工作成果是编制《工程项目内部管理制度或相关文件情况表》、《工程项目流程目录》、《工程项目业务流程图》。
企业工程项目业务到底包括哪些,这因工程项目内容的不同而不同。工程项目涵盖的内容较多,包括新建、改建、扩建、迁建、恢复工程及与之相联系的其他经济活动。总体上来说,工程项目按其实施过程一般可以分为决策阶段、设计阶段、实施阶段、竣工阶段和项目后评价阶段。《11号应用指引》将工程项目业务流程界定为企业工程立项、工程招标、工程造价、工程建设、工程验收等活动。我国企业在工程项目内部控制设计时,应将工程项目业务范畴统一到指引的要求上来。当然,企业工程项目复杂多样,工程项目内部管理制度、业务流程千差万别,因此,本阶段的设计在总体上体现指引要求的基础上,在具体的业务流程的设计上一定要体现不同企业工程项目的自身特点,不能简单照抄照搬。依据“中天恒3C框架”理论,企业工程项目业务流程应包括以下基本控制环节:
(1)工程项目决策。工程项目决策过程分为项目建议书、可行性研究、项目决策三个阶段,建设单位应在这三个阶段建立相应的内部控制。
(2)勘察设计。建设单位应当建立相应勘察设计单位选择程序和标准,择优选取具有相应资质的勘查设计单位,并签订设计合同。重大工程项目应采用招投标方式选取设计单位。严禁建设单位委托无证或不具备相应资质的单位承担工程设计。
(3)概预算控制。建设单位应当建立合理的概预算程序与制度,实现对工程项目造价的控制。概预算编制口径的确定应当考虑固定资产核算的要求。
(4)招投标。建设单位应当根据招标项目的特点和需要自行或委托相关机构编制招标文件,明确招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。招标文件中关于审查投标人资格的财务标准和投标报价要求等内容须经过建设单位会计机构或人员的认可。
(5)合同控制。建设单位应当依据《合同法》的规定,分别与勘察设计单位、监理单位、施工单位及材料设备供应商订立书面合同,明确当事人各方的权利和义务。
(6)施工过程控制。施工过程控制包括工程质量施工合同的执行、施工款项的拨付、工程质量、投资、进度控制、施工费用管理等内容,建设单位应依据项目自身的特点及管理要求建立相宜的内部会计控制制度。
(7)竣工验收。建设单位会计机构或人员在工程竣工后,应及时开展各项清理工作。主要包括各类会计资料的归集整理、账务处理、财产物资的盘点核实及债权债务的清偿,做到账账、账证、账实、账表相符。
(8)监督检查。建设单位应当建立对工程项目业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期和不定期地进行检查。
(二)风险评估
工程项目风险,是指工程项目在可行性研究、设计、施工等各个阶段可能遭到的风险。工程项目风险评估的基本程序:一是识别工程项目风险,并进行具体描述。二是分析工程项目风险,编制工程项目风险分析表。三是评价工程项目风险,编制工程项目风险评价表。四是确定工程项目风险应对策略。五是提出工程项目重大风险解决方案。在实践中,工程项目风险分析及其评价是合在一起进行的。工程项目重大风险解决方案要看企业是否需要,在工程项目内部控制设计完成后单独进行。
本阶段设计工作成果是编制《工程项目风险及其描述表》、《工程项目整体层面风险清单》、《工程项目风险分析表》、《工程项目风险评价表》、《工程项目风险应对策略表》、《工程项目风险解决方案》等。
(三)识别并描述工程项目风险
评估工程项目风险,首先要把工程项目业务具体风险识别出来,然后整理出整体层面的风险。企业工程项目具体风险是多种多样的,也因企业的不同而不同。按照《11号应用指引》要求,在评估工程项目风险时,设计人员至少应当关注下列风险:一是立项缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式,决策不当,盲目上马,可能导致难以实现预期效益或项目失败。二是项目招标暗箱操作,存在商业贿赂,可能导致中标人实质上难以承担工程项目、中标价格失实及相关人员涉案。三是工程造价信息不对称,技术方案不落实,概预算脱离实际,可能导致项目投资失控。四是工程物资质次价高,工程监理不到位,项目资金不落实,可能导致工程质量低劣,进度延迟或中断。五是竣工验收不规范,最终把关不严,可能导致工程交付后存在重大隐患。
依据“中天恒3C框架”理论,笔者认为,我国企业应重点识别以下工程项目风险:工程项目违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失;工程项目未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失;工程项目决策失误,可能造成企业资产损失或资源浪费;工程项目概预算编制不当和执行不力,可能造成工程项目建造成本的增加;工程项目成本失控,可能造成企业经营管理效益和效率低下;工程项目会计处理和相关信息不合法、不真实、不完整,可能导致企业资产账实不符或资产损失等方面的风险。
(四)分析并评价工程项目风险
工程项目风险分析的内容很多,一般应从成因和结果两个方面进行,并编制工程项目风险分析表。
工程项目风险评价应从可能性和影响程度两个维度进行,根据评价结果进行风险排序、划分风险等级,并编制工程项目风险评价表。
中天恒3C框架认为识别出工程项目风险以后,就需要对工程项目风险进行评估,考查风险发生的频率、衡量风险可能造成损失的程度,明确企业准备承受的最大损失,即承受能力。具体应把握以下几点:
一、工程项目内部会计控制制度审计的作用
1、有助于提高审计工作效率和效果。近年来由于国家一直实施积极的财政政策,加大了基础设施的投入力度,固定资产投资审计的工作量将越来越大,以目前的审计人员素质和力量,其承受能力与传统的审计方法之间的矛盾日益突出,在这种情况下要搞好审计监督,必须要改变审计方法。以评价内部会计控制制度为基础的审计是现代审计的一个重要特征,可以克服详查或大量抽查浪费人力和时间的不足,它不仅提高审计效率,而且可以提高审计质量,达到深化审计监督的目的。
2、有助于明确审计重点、程序和方法。通过内部会计控制制度审计,审计人员可以发现建设管理中的薄弱环节与可能发生疏漏之处,有效地迅速地明确审计的重点、程序和方法,既保证了审计工作的质量,又减少了审计工作量。
3、有助于完善内控制度。通过内部会计控制制度审计,审计人员可以发现建设管理过程中存在的薄弱环节,并按照客观性原则,对内部控制的实际运行效果进行评价,提出整改建议,使建设单位了解内部控制受到威胁的各种因素,从而对症下药,完善内控制度,提高建设管理水平,真正达到“审帮促”作用。
4、有助于由事后审计向事前审计转变。内部会计控制审计有别于传统的事后对经济活动及账目进行审查的方法,它将审计的重点放到被审计单位内控制度的科学性、严密性、完整性及严格的执行程序上来,变事后审计为事前防范,有利于做到防患于未然,把问题消灭在萌芽状态,可避免给国家、单位造成无谓的损失。
二、工程项目内部会计控制制度审计的内容
1、岗位分工与授权批准。审查单位是否根据工程项目的特点,配备合格的人员办理工程项目业务;是否建立工程项目业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理工程项目业务的不相容岗位相互分离、制约和监督;是否对工程项目相关业务建立严格的授权批准制度,明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任及相关、控制措施,规定经办人的职责范围和工作要求;是否制定工程项目业务流程,明确项目决策、概预算编制、价款支付、竣工决算等环节的控制要求,并设置相应的记录或凭证,如实记载各环节业务的开展情况,确保工程项目全过程得到有效控制。
2、项目决策控制。重点审查项目建议书、可行性研究报告编制与审批的程序是否合规,有无先报批后论证的现象;审批部门与编制部门的资质、级别是否符合项目建设规模的要求;有无人为的高估冒算或压低投资估算的现象;可行性研究报告在分析与编制时所使用的基础数据、有关的参数指标标准以及技术分析方法是否科学、准确、合理。
3、概预算控制。审查项目建设是否按照批准的初步设计进行,是否符合投资计划的要求;审查各单位工程建设是否严格按批准的概算内容执行;审查因原概算中存在不符合项目建设实际需要的部分进行修改、补充而编制的调整概算的合法性、合理性和准确性;审查项目建设是否存在超概算的问题,对超概算问题,是否从勘察设计、建设管理、施工组织、外部条件等方面进行分析,发现问题,采取有效措施,对超概算合规部分加强控制,对不合规的依法查处,以加强对投资规模的控制。
4、价款支付控制。审查是否建立工程进度价款支付环节的控制制度,对价款支付的条件、方式以及会计核算程序作出明确规定,确保价款支付及时、正确;审查财务人员有无应对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核;审计因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的,是否提供完整的书面文件和其他相关资料,财务人员是否对工程变更价款支付业务进行审核。
5、竣工决算控制。审查是否建立竣工决算环节的控制制度,明确竣工清查的范围、内容和方法,如实填写并妥善保管竣工清查清单,确保竣工决算真实、完整、及时;交付使用财产是否真实、完整,是否符合交付条件,移交手续是否齐全、合规;成本核算是否正确,有无挤占成本,提高造价,转移投资的问题。
三、工程项目内部会计控制制度的审计程序和方法
1、了解建设单位的内部控制情况,并做出相应的记录、描述。这是内控制度审计的第一步,其主要目的是通过一定手段,了解被审计单位已经建立的内部控制制度及执行的情况,并做出记录、描述。其方法步骤是:首先查阅收集资料,了解被审单位基本情况,包括单位性质、组织机构、经营范围、各种内控制度、业务处理程序和手续等;其次,将上面了解的情况,应用记述法、调查表法、流程图法,把被审计单位的内控制度直接描述出来,了解其健全程度和完整程度;最后,综合汇总调查结果,确定符合性测试的人员分工,重点和方法等。
2、内部控制健全性的初步评价阶段,确认内部控制风险,确定内部控制是否可依赖。在对控制环境、控制程序和会计系统进行调查了解,对被审计单位内部控制有了一个初步的认识的基础上,应对内部控制风险和内部控制的可依赖程度做出初步评价。评价的内容主要有两项:评价内部控制健全性,即确定项目建设是否建立了应该建立的内部控制制度,是否设立了应该设立的各项控制点;评价内部控制合理性,即确定关键控制点设立得是否合理,有无不必要的控制措施和成本不合理的情况。
关键词:医院;零星工程项目;内部审计问题
一、引言
医院管理的职责,为社会提供优质、高效的医疗服务,有赖于健全、完善的设施作为保障。在此,需要对零星工程项目经常性进行审计。零星工程通常所需金额不高,工程周期相对较短,管理简单,施工一方经常也是医院的长期服务单位,只是内部审计工作表现出了一定的特殊化,需要予以重点关注。
二、医院零星工程项目内部审计问题的探究与分析
(一)医院零星工程项目的内部审计特点分析医院的零星工程多而杂,一般由专门的分管领导主持,但是内部审计部门的审计人员数量少,而相关内容却很多,这样的话,对于审计人员就提出了更高的要求。另外就是零星工程项目往往资金少,却为各种舞弊现象的发生提供了更大的可能性。相对于重点工程或者大型项目来说,医院零星工程所面临的审计风险更高,尤其是一些隐蔽性工程,更加容易出现不真实的现象;零星工程在具体的施工过程中的显著特点之一就是公开透明程度不高,审计人员要想真正做好相关工作,难度大,尤其是项目的承担方基本都是长期与医院合作的供应商,也经常和审计人员打交道,这样就容易在很大程度上导致审计人员的独立性受到影响,进而影响到其工作的质量和效果。正是因为医院零星工程审计工作的诸多独特性,在具体过程中一定要给予更多的关注。
(二)医院零星工程项目内部审计现状与困境分析随着社会的进步和发展,医院工程项目内部审计工作已经得到了越来越多的重视,而且也取得了一定的成绩和进步,但是从总体情况来看,还是面临着以下主要问题:1.审计部门独立性不足任何一个部门,要想充分发乎其职能,保证各项工作的顺利进行,达成预期的良好效果,就需要具有独立性。从目前情况来看,有待进一步加强。目前关于医院零星工程项目的内部审计模式,基本都是分管领导为主体,内部审计部门的相关人员为主要参与者。这种模式最大的优势就是在于由于审计人员对于工程建设的情况较为熟悉,职能的划分也相对清晰,这就为审计过程中各项审计监督工作的高效进行奠定了坚实、有力的基础。但是也逐渐表现出了一定的弊端,那就是分管领导作为直接的管理者,他们在审计过程中所持有的态度在很大程度上决定着内部审计部门监督作用的发挥程度,如果遇到一些突况,审计部门就很容易因为独立性不足而受到某种程度的不良影响,进而导致其职能无法得到充分发挥。2.审计人员的专业化有待进一步强化人是唯一具有主观能动性的因素,因此要想做好医院零星工程项目的内部审计工作,一支专业化的队伍不可或缺。衡量这支队伍的专业性有几个重要的标准,人员是否具有高尚的职业道德操守,是否具有扎实的专业素养,是否具有主人翁的责任感等,都直接关系到能否实现高效的内部控制。从当前的情况来看,我国医院内部的审计工作起步较晚,大多数人员都是从原有的财会人员转过来,甚至是兼任的情况,这就无法保证他们的专业化和职业化。从走访和调查的基本情况来看,目前医院内部的审计人员基本都是在某一个层面的知识储备相对扎实,但是缺乏对医院管理活动的整体缺乏必要的了解,识别能力有待进一步强化,风险的判断能力不强,导致审计作用不断弱化。还有一点就是目前的医院内部审计工作并没有得到应有的重视,有些医院甚至都没有进行专门的部门设置,这样就导致很多工作人员对于自身的工作认识不足,甚至出现倦怠心理,工作的积极性、主动性以及创新性不强,直接影响到审计工作的质量和效果。3.审计意见的执行具有难度零星工程项目小,能够产生的经济影响也相对有限,领导给予的重视程度不够,再加上又是由具体的分管领导所负责,即便是审计人员在审计过程中给出了具体的意见,在执行的过程中很难得到高效的落实。有些时候还会出现工作人员和分管领导意见不统一的现象,这就导致审计意见的执行面临很大的难度。
(三)医院零星工程内部审计工作的对策分析要想真正做好医院零星工程项目的内部审计工作,笔者建议可以从以下几个方面重点着手努力:1.强化审计部门的独立性基于目前审计部门独立性不强的现状,立足医院的实际情况,实现其独立尤为关键,尤其是在责任的独立性。由于是零星工程,就意味着繁多琐碎,甚至还需要涉及到后续的维修等问题,其单项金额虽然不高,但是发生的频率高,工作内容平常,易于忽略,在监管上容易产生倦怠和疲惫,甚至出现监管空位的不良现象。如果能够在进行独立的部门设置,职责的划分就更加明确,利于更好的展开各项审计及其相关工作,也便于后续的合理追踪等。还有一点特别需要注意的就是零星工程的内部审计在本质上是一个非第三方的审计,尤其是像零星工程的维修工程,其主体往往就是建设单位自己的内部机构与人员,相对于前提工作而言,在隶属关系上有特殊性,其内部审计机构无论是在独立性层面,还是在权威性层面都收到了严重的制约,因为实现其独立性刻不容缓,直接关系到其后续工作能否顺利开展,职责能否得到充分发挥等。2.强化审计队伍的专业化,狠抓细节审计工作本身就是复杂而又严谨的,包括诸多工作环节,任何一个环节出现差错,都会导致严重的后果。为此,在开展零星项目的审计过程中,一定要严抓环节。具体来说就是:做好事前的审计工作,主要目的就是对于整个项目有清晰而又明确的认识,心中有数,可以通过招标的方法或者是与之前类似项目对此分析的方法,对于工程整体可能需要的资金有基本的了解,明确资金的具体支付渠道,了解平均造价,调查分析施工方的具体资质情况等。对于相关问题需要与专业的技术人员做好沟通工作,以便从整体层面预估项目情况,一旦发现异常,及时进行纠正。做好施工过程中的重点领域审计工作。在施工的具体实施过程中,审计人员应该做的不是在办公室中坐等结果,而是应该深入到施工的现场,尤其是对于一些隐蔽的工程或者是临时做出变更的设计部分,要做好跟踪检查工作,主要目的就是为了保证变更的部分在决算中能够得到最为真实的体现。还有一点特别需要注意的就是,对于施工现场工程项目签证的核对工作要及时进行。另外就是在施工的实际过程中,要切实做好原材料采购供应环节的监督工作,主要目的就是为了保证原材料的供货渠道正规,质量有所保证,严格符合工程项目本身对于原材料的要求;在对于施工过程进行监督的过程中,如果发现问题、漏洞或者是任何的不实现象,都要及时与领导进行沟通,如实将其写入到审计报告之中,既能够有效防止偷工减料的现象,也利于分管领导对于项目的及时了解等。等到工程实施进入到付款环节之后,审计人员要特别注意做好对于预付工程款的进度管理工作,保证预付与工程的进度严格相符,必须按照合同条款进行,施工单位所提供的工程进度表审查工作要做好,绝对不允许进度款与决算不相符合的现象发生。做好工程竣工结算阶段的审计工作,这也是审计控制的最后一道程序,对于项目的真实性和合法性有着关键性和直接性的影响。要想真正做好该环节的工作,要做好以下工作:首先就是要做好对于合同的审查工作,对于招标文件以及合同的规定进行严格审查,看看是否存在不符合合同条款的现象,价格是否与合同价格相符,如果说有下浮的现象,在审定结算的阶段应该进行同比例的下调。然后就是严把工程量的计算关,主要就是看看是否有重复计算、多计以及只增项不减项的现象等,看看在对工程量进行计算的时候,是否秉承了正确的计算规则。还有一点就是严把定额套用审核关,具体来说就是看同一项目是否严格按照投标的单价进行,对于标书中没有出现的项目在套用的时候是否有定额的高套现象或者错套现象等。最后就是严把材料价格的审核关,相同的材料是否严格执行投标的价格,在标书中没有出现的材料是否符合市场的同期价格,如果说有一些材料的波动幅度较大,要按照合同和相关的规定做好风险系数的适度调整等。3.审计工作需要狠抓落实落实到位直接关系到审计工作的质量和效果,制度是否就需要有一整套完善的内部审计制度作为保障,为充分保证各项审计工作的质量奠定坚实的基础,只有有了健全的制度,才能保证后期的落实做好有据可依,有章可循,尺度和标准才能够把握好,才能够真正实现审计工作的制度化、流程化和标准化以及规范化等。
公立医院作为差额预算单位,执行工程项目预算制度。面对目前公立医院大量工程项目超预算难以得到有效控制的问题,内部审计亟待外部审计的支持。“谁委托,谁负责”,公立医院工程项目审计业务外部化的过程,同时也是内部审计自我质量控制的过程,只有明确了审计风险、审计目标、审计重点、审计方法、审计标准、审计结果运用等一系列问题,才能真正实现动态控制项目审计质量。因而,以公立医院工程项目外包审计风险识别为起点,确定审计目标和审计重点,进而制定审计标准,结合风险管控点,建立外包审计项目质量评价体系,并对其设计的科学性和运行的有效性进行评价,对存在的风险管控缺陷提出整改意见,从而提升公立医院工程项目外包审计业务管理水平,加强审计监督,发挥审计职能,提升审计的质量。
二、主要研究内容
(一)工程项目外包审计风险。
(1)项目外包决策阶段风险因素。A.决策制度不健全、不完善,导致相关决策工作随意性大,缺乏科学性。B.未履行适当程序,导致决策失误或不科学。(2)项目外包合同形成阶段风险因素。A.受托方选择不当,缺乏必要的人员、从业经验、技术规范和质量保证体系,导致审计质量低或进度拖延。B.缺乏必要的外包项目成本控制措施,导致价格不合理,成本过高,没有发挥项目外包的优势,组织利益受损。C.未及时签订合同或合同条款不严,使组织遭受欺诈、利益受损。(3)合同履行阶段风险因素。A.对审计实施过程管理措施不到位,导致审计目标未能实现。B.不能及时发现外包项目审计质量问题。C.项目结算依据不充分或审核不严,导致结算超标准。D.过程记录不完整或未及时归档,不利于相关信息的积累、利用和责任的追溯。E.受托方评价机制缺失,导致组织未能准确掌握受托方的服务质量,无法为日后的业务外包提供参考。
(二)审计目标和审计重点。
相应审计重点:是否建立内控制度及其设计和理性。审计目标之二是审查工程项目审计外包业务的实施情况,评价是否符合相关管理制度和流程规定,是否偏离目标。相应审计重点包括是否履行审批程序,受托方的选择是否采用竞争和择优方式,合同履行过程有无进行必要的监督检查,有无对受托方进行考核和评价,并形成客观公正结论等。
(三)审计方法———建立外包审计项目质量评价体系。
建立科学、有效的审计质量评价体系,需要从审计成果的应用主体出发,从评价主体、评价内容、评价结果运用等方面入手,对评价的范围、方法、权重和档次等作出明确界定,才能发挥评价机制的正面导向作用,促进提高委托审计质量。通过赋予内审部门较高的评价权重,明确其作为审计成果应用的主体地位,明确委托方的要求就是审计重点;通过细致划分评价项目和评分标准,对审计过程、审计结果提出具体要求;通过合理应用评价结果,树立优秀中介机构典型,淘汰不符合要求的中介机构,推动提升工程项目整体审计质量。采用内审部门、工程部、财务部结合的三维评价主体,拓宽审计质量评价角度。内审部门代表医院进行工程项目审计外包委托,工程部是工程质量的责任部门即被审部门,财务部门履行工程款结算职能,按照“谁委托、谁评价”的原则,以内审部门为主、工程部、财务部为辅共同开展对外包审计项目质量评价工作。作为不同的评价维度,根据审计工作开展和审计成果应用的实际需要,分别赋予评价权重。内审部门作为审计质量评价责任部门,评价权重70%;工程部作为被审部门,评分权重20%;财务部门作为配合评价部门,评价权重10%。采用赋予相关责任各方不同权重的三维评价主体,相比仅由内审部门单方评价,不仅能全面反映中介机构的实际工作情况与审计质量,而且有利于加强各部门的工作协同配合。
(四)审计标准———质量评价体系指标。
工程项目审计质量评价分为基本要求、工作质量(反映过程)、工作效果(反映成果)三大项共六类指标。内审部门、工程部、财务部作为不同角度的评价主体,评价标准各有侧重:内审部门作为审计质量控制的主体,注重全过程管理,所以分值分配均衡,基本要求、工作质量、工作成果分别占30%、40%、30%;工程部作为直接接触审计人员的被审计主体,其评价则更侧重于工作质量的评价,工作质量与工作效果分别占60%、40%;财务部作为结算支付部门,主要对工作效果进行评价。
(五)审计结果运用。
关键词:工程造价;内审;控制
工程造价内审(内部审计)是指企业为了维护本企业的利益,设立独立的职能部门,对预决算工作所进行的审查与评价。众所周知,内部审计是公司管理中不可忽视的问题,在建立良好的公司管理机构中,应把公司治理和内部审计相链接,使其成为公司治理监控体系的构成部分,并不断地创新审计方法,控制审计质量,从而充分发挥建设资金投资效益,达到控制工程造价的目的。本文拟从审计的角度探讨控制工程建设项目造价。
一、内部审计控制工程造价的必要性
建设工程项目不同于其他产品,具有施工周期长、价值大、交易在先、生产在后的特点,这就给工程内部审计提出了更高的要求。首先,当前房地产企业的管理模式和开发项目呈日趋多元化、复杂化、开发项目地点日趋分散化等特点,在这样的情况下,要维护房地产企业资产的安全完整性,则需要具有查错防弊、监督控制功能的内部审计对其经营情况和财务收支进行监督。其次,当前房地产企业开发项目呈专业化分工趋势,在这样的背景下,将内部审计置身于企业内部,开展诸如土地成本审计、开发成本费用效益审计、销售费用审计等来审核开发项目过程中各个环节的各项费用、成本、支出是否真实合理,评价开发企业决策过程是否可行,有利于检查建设单位内部控制和管理制度,有利于促进建设项目投资管理的规范化、科学化和法制化,从而帮助企业减少开支,降低成本,加强内控,防范风险,提高经济效益和增强竞争力。
二、内部审计控制工程造价的工作对象和具体内容
内部审计全过程控制工程造价,实质上就是建设项目全过程跟踪审计。建设项目审计的对象是指建设资金的活动,是从开始到结束的过程,即建设项目决策、设计、招投标、施工、竣工结(决)算等全过程的技术经济活动及参与单位的相关经济行为。具体内容包括:项目可行性研究、投资估算审核及经济评价;设计方案的经济比选及优化、设计概算、预算的审查;工程招投标全过程的审计;施工合同、进度款、变更洽商、设备、材料、索赔费用的监控和审查;隐蔽工程,如基础、软基换填等被覆盖的审计;附属工程,如环境园林绿化工程等的审计;工程结算,即对申报的工程结算报告进行审计。
三、内审审计如何控制工程造价的具体实施
(一)对招投标文件、协议、合同的审核
1.在审查招标文件时,内审审计工作人员应合理选择审计介入的内容,抓住对投资金额影响较大、事后审计难度较大、一旦出现问题而无法挽回的内容作为审核控制造价的要点,注重在强制性标准的制定、评标方法、付款方式、工程结算原则等问题上提出具有可操作性的意见和建议。例如,尽量细化商务、技术分的评分标准;尽量降低预付款比例,提高质保金的比例;清单外项目依据有关规范计价后,必须按中标价对预算价的下浮率下浮等。
2. 确定中标单位后,审计人员对施工合同进行审核。一般,按合同所依据的计价方式的不同,可分为总价合同、单价合同和成本加酬金合同。在审核时应先确定合同的计价类型,然后再对合同内的内容进行仔细审核。如对意思含糊不清、有分歧的合同内容;合同与招标文件相背离;合同前后矛盾;价格中未包含全部费用等暗藏陷阱的条款等情况认真审查,以期能把合同风险降到最低,从而达到控制工程造价的目的。
3. 工程合同签订后,甲乙双方都会签订补充协议。大多数的补充协议都会对合同的结算调价条款进行补充或更改,对阴阳合同应作无效处理。做出无效判断时要十分谨慎,必要时可以向相关法律部门咨询。
(二)对工程量的审核
对工程量进行审计,首先要熟悉图纸,再根据工作细致程度的需要、时间的要求和审计人力资源情况,结合工程的大小、图纸的简繁选择审核方法。一般,内部审计人员须亲自到工程现场进行现场计量,对隐蔽工程,须认真查阅隐蔽工程验收记录,以确定其真实情况。同时,审计人员在审核个过程中,应根据施工承包合同、施工图纸、设计变更、现场签证等,按照现行预算定额中的计算规则,准确地计算工程量。
对于工程较为复杂、造价较高的大中型项目而言,如果时间紧迫,可实行抽审。抽审时,重点看审价高或工程量大较大的部位,如:1)所有的钢筋砼部位,尤其是钢筋砼基础,钢筋砼墙体、柱梁、楼板、楼梯。2)装修部位,尤其是以块料装修的地面工程、墙面工程。3)门窗工程部位,尤其是铝合金门窗。4)材料消耗量的审计,尤其是钢筋用量。
(三)对材料价格的审核
材料价格是工程造价的重要组成部分,直接影响到工程造价的高低,因此内部审计人员在进行审核时,应重点审核材料价格。一是,合同约定不予调整的,审计时不应调整;合同约定按施工期间信息价格调整的,应注意施工期的明确界定。二是,核定所报决算材料价格与市场价格差额以及按规定应采取的采购保管费和税金。三是,对于信息价中没有的或甲方没有签证的材料价格,需要平时对材料价格的收集积累,必要时可以三方一起进行市场考察确定。
(四)对定额子目套用的审核
一般,施工单位对定额子目的套用都是就高不就低,因此,审计人员一定要仔细研读相关的文件,熟练掌握定额书中的说明、工作内容及单价组成,掌握费率变化情况及定额的适用期限,准确地利用类似的工程预算书、相应定额进行对照套价。首先,内审人员应审核所采用的项目名称和内容是否与设计图纸的要求一致,如构件名称、断面形式、强度等级(砼或砂浆标号)、位置等。其次,应审核工程项目是否重复套用。第三,审核所换算的定额单价中,换算内容是否允许换算;允许换算的内容是定额中的人工、材料或机械中的全部还是部分;换算的方法是否正确;采用的系数是否正确等。第四,审核补充定额单价时,应审查其编制的依据和方法是否正确;材料种类、含量、预算价格、人工日含量、单价及机械台班种类、含量、台班单价是否科学合理。
(五)对费用的审核
一是应注意取费文件的时效性、执行的取费表是否与工程性质相符、费率计算是否正确;二是应注意人工费及材料价差调整是否符合文件规定,如计算时的取费基数是否正确,计算下浮时要注意把甲方供材扣除。
(六)对工程变更签证的审计监督
工程变更签证是施工单位增加造价最重要、最常用的工具,因此在审核中一定要注意。首先,要审查手续是否符合程序要求、签字是否齐全有效。例如,索赔是否在规定的时间内提出,证明材料是否具有足够的证明力。对于确实需要变更的,在签证内应说明理由,且监理单位和职能部门应对变更的工程方案进行论证,及时做出预算,报有关人员进行决策,以期能做好对工程造价的监控。其次,要审查签证内容是否真实合理,费用是否应该由甲方承担。第三,要复核计算方法是否正确、工程量是否正确属实、单价的采用是否合理等。第四,应确保变更设计须在合同条款的约束下进行,并由此来规范变更程序,以防止变更签证“满天飞”以及结算大大超预算的现象,从而达到控制工程造价的目的。
四、结束语
综上所述,加强企业内部审计,可有效控制并真实反映工程造价,降低工程建设成本,提高企业的经济效益。但在具体的控制工程造价过程中,工程内部审计应常态化、制度化,加强对工程的全过程动态跟踪内部审计,以切实提高企业的经济效益。同时,内部审计人员应不断地提高自身的专业水平和业务素质,以提高自身的审计质量,从而使内审真正起到控制工程造价的作用。
参考文献:
[1]杨迎春.房地产企业工程造价内审的实施与发展[J].经济技术协作信息,2011(17).