档案整理精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案整理主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案整理范文

一、科技档案分类的目的

1、实现科技档案的系统化和科学管理。

2、编制出科技档案的分类目录（或专题目录）。

3、为科技档案的统计和利用提供条件。

二、科技档案分类的基本要求

1、分类应力求保持科技档案之间的有机联系。

内容相近的科技档案，只能在同一大类或属类中出现，而不应在不同的类中出现。

2、分类要符合档案形成专业或形成单位科技活动的特点。

由于不同专业和不同类型的单位，其生产、技术活动的性质、任务和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如机械、冶金、化工、纺织专业系统之间；工业建筑、水利、气象之间……）。因此，不同的单位，科技档案的分类不能简单化地采用同一种方法。

3、在一个专业系统或一个单位内部，同一种科技档案，在同一层次内的分类标准应该一致。

只有标准一致，科技档案划分的类和属类才能层次清楚、条理清晰，才有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。但是对于同一种科技档案的不同类别层次，其分类标准允许有所不同。分类的结果，同位类之间只能平行，不能交叉重叠。

4、分类应力求按专业系统实现标准化。

专业系统分类的标准化，有利于科技档案向科技专业档案馆移交，实现科技档案管理的现代化，也便于同一专业系统内科技档案工作人员之间的业务交流。

5、分类的详略程度，由本单位科技档案数量的多少来决定。

为便于科技档案管理和利用，在科技档案分类过程中，科技档案数量多的应分得细一点，数量少的应分得简略些。在同一单位内，不同类的分类层次可以有所不同。

三、科技档案分类的几种常用方法

1、工程分类法：以工程项目为单元划分科技档案的类别。它适用于基本建设档案。

2、型号分类法：以各个型号的产品或设备为分类单元划分科技档案的类别。它适用于机械产品档案和设备档案。

3、课题分类法：以各个独立的研究课题为分类单元划分科技档案的类别。它适用于科研课题档案。

4、专业分类法：按科技档案反映的专业性质分类。

5、地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征划分类别，如测绘档案。

6、时间分类法：按照科技档案内容反映的时间特征进行分类。

在实际分类中，往往是几种分类方法相结合，才能得出一个较好的分类方案。例如，机械设备档案，一般采用型号分类法，但如果机械设备很多，我们可以先根据设备的使用性质（专业）进行分类，然后在同一使用性质范围内再按型号分类。

四、编制科技档案分类方案

科技档案分类方案，也称科技档案分类表。科技档案分类表是用来组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的一种依据和标准。

利用科技档案分类表，就可将科技档案性质相同的案卷放在同一类里，相近的放在相近的类内，使每一卷科技档案都有对号入座的位置，查找时只要说出有关的特征，就能很快地找到。

㈠编制科技档案分类方案的原则

1、分类方案应以专业系统的分类为指导。

2、分类方案应当有足够的容量，能包容本单位库藏科技档案的全部。

3、平行类目之间应当是互相排斥的，上位类必须包含它所属的下位类，下位类必须是其上位类的组成部分。

4、分类要科学、合理，分类方案应相对稳定。

㈡科技档案分类方案的结构

一个完整的科技档案分类表，主要内容包括：说明和分类表两部分。

1、说明：分类所依据的原则，大类的次序及其排列的理由，使用该分类方案的方法，编制的经过等等。

2、分类表：是科技档案分类体系的具体表现，是许多类目依照一定的原则组织起来的一个科学体系。

分类表揭示了科技档案可分成哪几大类，每一大类又可分成哪几个属类，每一属类又可分为哪几个小类，这样依次下去，每类都有一定的名称，称为类目，这就使得科技档案分类工作有了具体的依据。

在分类方案中，类目的设置一般是以科技档案所含的内容来作为分类标准的，因为这是科技档案最主要的东西，是它的本质属性。

在分类表中，每一个类目应分别给以一定的代号，代号可以用字母也可以用数字，由字母和数字组成的代号称为混合号码。

㈢科技档案分类方案的编制方法

1、了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点。

2、根据科技档案分类原理，对每种科技档案确定具体的分类标准和分类方法。

3、设置科学、合理的类目体系，以文字叙述和图表的形式表示出来。

类目体系确定后，应给每个类目以固定的代字或代号，并用文字叙述或图表的形式将类目体系表达出来。

4编写分类方案（分类表）。示例如下：

㈣科技档案分类的方法和步骤

1、做好科技档案分类的准备

⑴熟悉、掌握科技档案分类方案。

⑵了解科技档案的基本内容。

2、确定案卷的类目

先找大类，再找属类，后找小类，层层下推，直至切合为止。这样确定的类，是这个案卷应归入的主要类目。主要类目决定案卷在库房内分类排架的位置。

3、确定案卷的类号

确定每一个案卷所属类目的过程也是给这个案卷以分类号的过程。但是分类号不等于就是案卷的排架号，因为同一类号下还有众多的案卷，如果没有适当的方法把它们区分开来，它们的先后次序就不能在柜架上固定下来。因此，有了分类号还得编制案卷排架次序号码，分类号加上排架号就是案卷的索取号。

科技档案的编号

一、什么是科技档案的编号（定义）

科技档案的编号，是指科技档案案卷的编号。它是科技档案管理部门用来反映科技档案分类层次和案卷排列次序的一组符号。（是科技档案分类号和案卷顺序号的组合体）

二、科技档案编号的作用

它是管理科技档案的一种工具，它起着固定科技档案的整理成果，反映科技档案分类和排列次序，指引查找调阅科技档案的作用。

三、科技档案号的编制要求

1、要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

2、科技档案号由代字和代号组成。

3、编号应力求简明，不要过于繁杂。

要编号简明，首先要做到分类简单，其次是类号表示简化，否则难以使编号简明。

4科技档案号是一个独立的号，一个科技档案号只能代表一个案卷，同一个档案号不能代表两个以上不同的案卷。

四、科技档案号的结构

科技档案案卷档号的结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号

科技档案文件的档号结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号——件号

1、全宗号的编制方法

全宗号是一个进馆单位所有档案（即全宗）的代号，由档案馆给出，如果不属进馆单位，全宗号可以省略。

2、实体分类号的编制方法

科技档案的实体分类号由实体分类方案中的类目代号和项目代号（即产品、工程、课题、设备的代字或代号）两部分组成。如果不用项目代号，也可直接用实体分类方案中的代号。各类目代号之间通常用“．”隔开。

3、案卷顺序号的编制方法

科技档案案卷顺序号是指该案卷在其分类的最后一级类目下的排列顺序号，从“1”开始依次顺延。案卷号与分类号之间通常用“—”隔开。

4、件号的编制方法

件号是案卷内每一份文件的排列次序，每卷从“1”开始。

科技档案分类目录的编制

科技档案分类目录是按照科技档案分类表中的基本类目，以每一大类为基本单元建立的科技档案案卷的分类登记帐。

1、科技档案分类目录的作用

固定科技档案分类、排列的次序，揭示科技档案的内容与成份，是直接按类别查找科技档案的检索工具。

2、科技档案分类目录的编制要求

严格按照科技档案分类、排列的次序，以案卷为单位进行登记编制。

3、科技档案分类目录的编写方法

科技档案分类目录格式如下：

⑴序号：按分类登记的排列次序号，每类从1开始。

⑵档案号：即“档号”。科技档案案卷的编号（见案卷封面）。

⑶案卷题名：（见案卷封面）

⑷页(件)数：科技档案案卷内文件的页数或件数，装订案卷为“页数”，不装订案卷为“件数”。

⑸归档年度：该项目档案归档时的年度。

⑹密级：（见案卷封面）

⑺保管期限：（见案卷封面）

第2篇：档案整理范文

关键词：归档文件 整理 方法

归档文件整理是档案工作的基础，为适应档案管理现代化的需要，提高工作效率，根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理工作原则》、《归档文件整理工作指南》有关规定，从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据，确定了文书档案的整理方法。

1、主要内容和适用范围

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体要求。

2、文书档案的含义

文书档案是企业单位党委、行政、工会、共青团组织及各业务职能部门在管理活动中形成的具有保存价值的纸质和电子文件材料。它是以文字、图表的形式作出的真实历史记录，是企业单位档案的重要组成部分。在维护文书档案完整性的同时，要解决好文书档案与科技档案文件材料交叉问题，凡针对一个工程项目、一个科研课题、一台设备和一种产品所形成的文书材料，应归入科技档案；文书和科技档案人员要紧密配合，互相协作。

3、归档文件整理目的

机关或单位在工作活动中形成的反映活动面貌的历史记录（文件材料），当它们完成了传达办事意图的使命之后，还具有记载事实为今后的工作和历史研究备作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文书部门将办理完毕或办理告一段落的零散的单份文件，对其中有查考保存价值的进行整理，这就是文书部门归档工作。

3.2、某一问题或某一项工作活动形成的文件资料，是文书档案整理的基本保管单位。

4、文书档案整理的意义

4.1、对机关档案工作的意义：①缓解机关档案工作压力；②节省机关的财力物力；③理顺机关档案工作职能。

4.2、对档案馆工作的意义：①便于档案馆控制档案进馆质量；②有利于档案馆向社会开放。

4.3、对档案管理现代化的意义：①为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；②促进机关文档一体化管理的实现；③为设计合理的电子文件整理方法打下基础。

5、文书归档工作的要求

5.1、归档文件齐全完整

根据归档范围由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何单位或个人都不得据为己有或者拒绝归档。

5.2、分类科学性

分类，主要是指能全面、准确地反映机关各项活动情况和相互联系，能正确体现企业、单位生产建设、工作特点和党的路线、方针、政策的贯彻执行情况。根据本机关各职能部门的职责任务、业务分工、按年度―问题进行分类。上级普发性和有关单位文件，可适当分级，采用以作者特征或以问题特征整理作短期或作资料保管。

6、文书归档整理规程

6.1、“件”的确定“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。如果正文与附件或来文与复文数量较多太厚不易装订时，也可各为一件，但件号要相连，以便查阅。

6.2、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。跨年度的请示归在批复或复文年度为一件，没有批复或复文的在请示年度为一件。

6.3、质量要求

归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

6.4、整理方法

①装订。归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。②分类方法。鉴于企业档案管理特点和机构职能变化频繁，宜采用年度―问题―保管期限的分类方法，取消案卷级管理的年度―问题（结合机构）的分类方法。③排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。④编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并设置问题项。全宗号：根据实际情况用单位简称。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。保管期限：归档文件保管期限的简称。即永久、定期（分30年、10年）。件号：文件的排列顺序号。根据不同的保管期限分设件号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，也称室编件号。⑤编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。题名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。日期：文件形成的时间。应以发文单位盖章处的日期为准，法规文件以公布日期为准，决议、决定以会议通过的日期为准，批转、批复、转发的文件，以批转、批复、转发的日期为准。以八位阿拉件数字标注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。页数：每一件归档文件的页数，凡有图、文、公章、文件处理签的页面为一页。归档文件目录应装订成册并编制封面。可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。⑥装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6.5、归档文件填写必须使用炭素或兰黑墨水。有保密要求的归档文件，必须由文件责任者加盖“密级章”，绝密、机密、秘密三种盖其中相应的一种。

总之，要坚持以便于保管利用，才能更好地实现归档文件整理的目的。不足之处，请批评指正。

第3篇：档案整理范文

关键词：档案整理；技术；分析

档案在形成过程中对档案进行必要的整理是非常重要的，这样能够更好的对档案进行使用，在档案整理方面也是存在着不同的技术，对不同的技术进行必要的分析，才能更好的找到解决整理过程中存在的问题，同时也能促进档案整理技术得到更好的发展。档案整理技术得到发展也能对档案形成过程进行优化，同时也能保证档案的保护工作。

1 元数据档案整理技术

元数据档案整理技术是西方档案整理的一种技术，同时也是电子商务平台出现以后一种非常先进的技术，在进行档案整理的时候能够更好的对计算机网络进行利用，同时也能更好的在技术方面得到发展。在这种特殊的情况下，电子政务系统不仅能够更好的促进电子文件的生成，同时也能提供电子文件的实体信息和数据，这样能够对电子文件生成进行环节的制定，同时，也能提供隐含的环节，能够保证在这个过程中数据的数据得到更好的利用。在电子政务平台中发展档案整理系统，这样能够在电子政务的支持下，实现元数据的采集，同时也能将档案的历史进行整理，这样能够使电子文件实现更好的结合。将电子文件实体进行集合，同时也能对档案历史联系进行记录，将两种物质实体进行获得，能够构成电子档案的实体。元数据档案处理技术是一种非常科学和自动化程度很高的档案整理技术，这样能够形成档案，也能保证档案得到更好的保护。

元数据档案整理技术在电子政务系统中得到了很大的发展，同时在西方和我国都在这个平台中进行应用的，因此，这样也使得很多的人认为元数据档案整理技术只有在电子政务系统中才能得到更好的利用，但是，真实的情况并不是如此，元数据档案整理技术不仅能够在电子政务系统中得到更好的利用，同时也能在电子银行的电子商务系统中得到应用，这样能够促进元数据档案整理技术的发展。人们在工作和生活中为了更好的方便生活和工作建立了很多的电子管理平台，因此，这样就使得元数据档案管理技术能够在很多的电子管理系统中得到应用，同时也能更好的建立档案整理技术。元数据档案整理技术不仅是一个实用性非常好的技术，同时在进行档案整理的时候应用的范围也是非常广的。

元数据档案整理技术对传统的档案整理技术进行了变革，同时，对传统档案实体整理技术也进行了更新，因此，元数据档案整理技术成为了文件实体处理和档案历史联系整理的重要分离技术，同时在进行档案整理的时候也能不受到电子文件实体的干扰，这样能够更好的促进档案整理进入到多元发展的时代。同时，档案整理原则也从原来的来源原则发展到了主体和年代多维的历史原则。元数据档案整理技术在发展过程中能够更好的实现档案整理的多元化发展，同时，在发展过程中也实现了档案物质实体的双重构成。

2 非元数据档案整理技术

在档案整理技术中，非元数据和元数据是两个相对的档案整理技术，在对档案进行整理的时候，在元数据档案整理技术之外的数据都是非元数据档案整理技术的范畴，因此，在对非元数据档案整理技术进行分析的时候，要对传统的档案整理技术进行发展，这样才能更好的在档案整理技术方面得到发展，同时也能发展非元数据整理技术的发展。在非元数据整理技术中，包含着以件为单位的档案整理技术、双套制档案整理技术和不同载体的混合档案整理技术，这样能够更好的促进档案整理技术的发展，同时也能促进档案管理水平的提高。档案实体整理和档案历史联系整理在一定程度上是相互分离的，同时，在整理技术方面也是非常特殊的。在档案整理技术发展过程中能够更好的从纸质档案整理完成电子档案的整理，同时也可以从电子档案整理完成纸质纸质档案的整理。在对非元数据档案整理技术进行分析的时候，存在着一个共同的特点，就是在进行档案整理的时候实现了将档案实体整理和档案历史联系整理进行分离的技术。非元数据档案整理技术在发展过程中，实现了档案历史联系的多元化，同时在整理原则方面也得到了很大的发展，但是，非元数据整理技术在发展过程中也存在着一些问题，对出现的问题进行分析才能更好的促进非元数据档案整理技术的发展，能够实现档案整理技术的发展，同时也能形成档案信息，这样能够保证人们对档案进行更好的利用。

3 两种典型档案整理技术的比较

虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同，但它们具有相同的四大特征，并且这两种档案整理技术具有着相同的内在结构，完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说，是因为它们具有了相同的档案整理结构，所以它们才具有了共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术，其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式，或者说，西方为什么采用元数据档案整理技术，而中国为什么要采用非元数据档案整理技术，而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在中国，其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是，从民国时期开始的“文档连锁法”，后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”，与之相应的则是文件生命周期理论；而另一种则是，与文书实践分离的档案实践，在解放后，中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人――档案室――档案馆”的档案实践体制，同时也就形成了有别于西方的档案学理论。原理、价值和理念要过渡到实践，就需要技术的中介，由于技术离实践更近，所以它更要受到实践的约束，先进的技术并非在哪里都适用，对谁都是具有实用的价值。

在自动化和计算机技术应用的程度上，元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术，有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍，但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求，那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下，创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度，来论档案整理技术的长短。

4 结束语

经济和社会在不断发展过程中，人们对档案信息的重视程度越来越高，在当今社会，人们对信息掌握的越多就能获得更多的发展机会，同时也能更好的在市场中得到长久的发展。在信息使用方面对档案中的信息进行使用是非常重要的。因此，在档案形成过程中，数据档案处理技术的发展是非常重要的，这样能够更好的保证档案数据的形成。同时在进行档案数据整理的时候，选择何种整理技术要根据实际情况出发。在对档案整理技术进行选择的时候，不仅仅会对档案理论和相关的技术进行影响，同时对档案事业的发展也是有很大的影响的。

第4篇：档案整理范文

关键词：城管档案；档案管理；档案整理

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

参考文献

第5篇：档案整理范文

对于电力企业而言，电网基建档案的整理，主要是指从项目立项，到施工建设，再到最后的竣工应用，在此过程中所形成的、需整理立卷，而且具有保存价值的图纸、文字和声像等文件材料。基建档案作为档案组成的重要内容，其反映的是电网建设工程项目管理的真实情况，并且为单位事业发展提供了重要的参考依据和基础条件。电网建设基建工程建设是一项不断发展的基础工作，根据基建工程建设规律收集、整理以及保存起来的齐全、准确以及完整的基建档案资料，成为基建工程管理、技术人员的知识成果，并且对提高电力企业的发展水平，具有非常重要的作用。电网建设基建档案中记录了电网工程建设全过程；同时，也真实地反映了电网工程项目管理的真实面貌，而且基建档案比电网工程实体更长的寿命，准确、规范的基建档案成为电网工程运维、管理以及应用和改扩建的重要凭证与依据。

2电网建设基建档案整理中的问题

2.1基建档案管理意识差，对电网建设基建档案重要性缺乏认知

在实践中可以看到，对电网建设基建档案整理工作的重要性认识不够，加之基建工程施工建设过程中的人员流动性非常大，人员结构不稳定，导致基建档案资料管理工作与实际情况严重脱节，甚至因基建档案资料整理不全面、流向不明确而导致电网工程参建部门之间难以进行有效的沟通和交流。对于电网建设基建档案整理工作而言，其专业性要求比较高，档案管理人员因不了解专业技术知识、实践能力差，而导致电网建设基建档案资料的收集、整理以及归档不完整、不及时。

2.2档案收集不完整、系统性不高

在电网工程项目施工建设过程中，人们的视线总是集中在施工质量、施工进度以及安全可靠性方面，严重忽视了基建档案材料的收集与归档。对于电网建设工程而言，通常其施工工期比较长，而且工程量也非常大，频繁的人员调整，使施工工期、施工质量以及生产安全成为重点，严重忽略了施工单位的文件资料收集和归档问题，导致部分施工单位为了应用方便而不移交。同时，由于电网工程施工单位存在着交叉作业的方式，负责文件、收集档案材料的人员多为兼职性质，综合素质、业务技能参差不齐，因其所移交的档案材料不规范、不齐全而导致电网工程档案成套性原则被分割。因此，也就无法保证档案资料的完整性、准确性。

3电网建设基建档案整理策略

3.1加强领导重视，提高员工对档案整理工作重要性的认知

在电网工程施工建设过程中，应当制定相关文件、档案材料的收集与管理机制，并且制定领导责任制度。在电网建设过程中，一旦领导调整，均需严格按照档案法、档案管理条例以及档案整理规范等，及时呈送档案资料，及时交接档案工作。同时，还要加大宣传和培训力度，全面提高兼职档案管理人员的综合素质和业务技能。如可以邀请专家对兼职档案人员进行教育和培训，使他们掌握收集电网建设中的相关文件材料，使电网建设基建档案的成套性不被人为破坏，并且保持单项工程项目档案之间的联系性；对档案管理人员进行实地培训、实地交流，采取取长补短的方式，使他们互相促进，提高整体档案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建档案整理和管理制度

从某种意义上来讲，电网建设基建档案资料的完整性、准确性，直接关系着建设单位的发展，单位领导、管理人员以及档案管理人员，应当重视档案资料工作，与施工、监理单位签订合同时，将形成和积累的档案资料在竣工后按时移交档案资料，并将其写进合同之中，对双方权利和义务进行明确。在此过程中，可采取相应的经济措施，比如决算财务会签等，来确保电网建设基建档案质量。

3.3查缺补漏、以点带面

第6篇：档案整理范文

一、我国档案整理实践与理论的演变过程

纵观我国档案管理工作的历史，主要可以分成三个重要的阶段，首先是到1980年左右为第一个阶段，这一阶段的档案管理工作主要是以手工整理为主，档案管理工作还属于按部就班，具有一定的保存载体，工作人员的工作内容就是对这些档案信息进行保管。档案信息的公开程度不是很发达，导致公众对于档案信息的了解程度甚少。但是这一阶段的档案管理工作却做到了对档案信息实体加强保护力度，一些档案信息还保存完整，很少遭到破坏。经过多年的改进和研究，档案信息的管理工作也在逐渐完善，档案信息管理工作也朝着更加先进更加开放的方向发展。但是从整体来看，这一阶段的档案管理工作主要是以信息的开发和管理为工作的重点。其次，从20世纪80年代到90年代中期为档案管理的第二阶段。这一阶段的档案工作和第一阶段相比较存在着明显的区别，进步程度较大。其中最为明显的特点就是采用了计算机技术等先进的手段来进行管理，出现了电子档案。因此，档案的保存类型也呈现出一定的多样性，其中包括内容信息，信息结构以及档案的载体信息等都有所改变。为了便于管理，信息载体除了纸张之外，还包括照片、光盘等等。可见，档案信息的多样性和现代化得到了实现。在这一阶段出现了档案实体整理和档案信息整理并存的阶段，所以，这一阶段的档案管理工作给档案管理工作人员提出了更大的难题。所以，档案管理工作的重点应该是保证档案信息的真实性和准确性。这样才能提升档案信息的利用率，增强其服务水平。第三，从20世纪90年代到现如今，档案管理工作由具体的实体保存和信息的开发逐渐转入了档案信息虚拟整理和保存的时代。档案信息的这一特点主要是和现如今的计算机系统以及网络的形成和发展有着直接的关系，电子文件的数量逐渐增加，档案管理的理论和实践都出现了明显的变化。计算机技术、多媒体技术以及数据库技术等逐渐成为档案管理工作的重要工具，这一阶段的档案管理工作已经实现了现代化的发展趋势。

二、“虚拟整理”技术的产生促进了档案内容信息开发利用的发展

（一）适应了电子档案整理的需求

电子文件的出现，计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。在电子文件整理过程中，虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址，但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。这种虚拟整理方法，它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列，仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。

电子文件“虚拟整理”技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析，并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个惟一的流水号，以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列；文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中。至此，电子文件的虚拟案卷便形成了，这叫虚拟立卷。但是计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。

（二）对纸质档案也能进行辅助整理

在档案的传统整理中，由于文件实体的限制，只能保留档案间的一维历史联系。“虚拟整理”技术的提出，使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下，也能实现多维的整理。计算机辅助整理是在不破坏实体排序的基础上，通过对文件材料历史特征进行著录，按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序，形成档案历史联系的多维信息系统，以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的。

这个系统的核心任务就是利用计算机技术、运用历史性原则中的来源原则、事由原则以及时间原则对案卷、全宗的历史特征进行整理，使在传统手工整理中不能体现的历史联系得到完整的记录。

（三）使元数据技术得到相应利用

元数据不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。可见，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。

三、抓住时机，做好档案内容信息的开发利用

我国的档案管理活动经过漫长的发展、演变，终于成长为一种担负着较大的社会使命、有一定的社会影响力的职业。但是，职业的发展也不是一帆风顺的，更是面临着严峻的挑战，需要通过增强档案职业的社会使命感，加强档案职业的教育和培训，全面提高档案从业人员的职业能力等方面来对档案职业进行重新定位。现在我们已经跨入一个崭新的电子时代，无疑需要档案人员与时俱进，面对电子文件的挑战，如果我们在理论上能做出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了这个绝妙的时机，来提高我们的地位。

第7篇：档案整理范文

档案整理是档案管理的一项基础工作，主要包括区分全宗、全宗内档案分类、案卷目录编制、案卷封面编目等。其类型分为局部调整、系统排列和编目、全过程整理三大类，通过分门别类划分能有效提高档案存储安全性。

2农村公路管理部门档案整理现状

2.1没有充分现实公路档案整理现状

公路交通部门在解决三农问题过程中提出建设农村公路网建设，可以说这是一项促进农村经济发展的重要措施。而农村公路建设项目中如工程监理、勘察设计等全部单位工程都应通过招投标及签订合同等步骤后才能投入建设。因为农村公路建设关系到农村千家万户，民众都给予了强烈的关注。然而在把农村公路建设中每年都会有大批量群众前往市农村公路管理部门查询自己所在农村公路建设资金筹措、里程、建设、质量管理等情况，因此对查询体制进行完善十分有必要。农村牧区公路是农村公路重要的公益性基础设施，但由于受资金限制等因素影响，目前还无法圆满解决农村公路养护与管理，只有准确分析和正确认识农村公路建设情况才能避免出现只建不养和公路损坏严重等情况。

2.2缺少相应的法律制度

近年来随着国民经济的大幅度提升，交通建设也逐渐覆盖到农村地区中。公路档案作为农村道路建设的资料参考依据，其整理方式就不同于教学档案、人力资源档案等事。档案作为记录历史发展过程的形式，它的可信性和真实性为其他文献提供有效依据。自从进入法制社会后，我国在档案管理方面还缺乏可靠的法律制度，毫无疑问为后续农村公路档案整理工作设置了路障，更不利于农村经济发展。

2.3整理档案设施落后

自我国改革开放以来，相关部门一直不重视农村公路档案整理工作，甚至在处理现有的档案整理不规范行为都缺乏执行力度，多存在口头批评情况。与此同时大部分农村公路档案建设硬件设施都相对落后，依旧以手工记录为主，但手工记录会随着时间流逝而慢慢淡化，一旦丢失，将会造成极大的损失。因此农村公路管理部门应先解决档案硬件设施和人才缺失问题，增强档案整理监督力度，提高档案整理效率。

3加强农村公路管理部门档案整理措施

3.1正确认识农村公路档案整理

我国农村公路无论从养护管理力量还是技术能力都只能简单满足干线公路，根本无法兼顾农村牧区公路。而档案部门作为收集整理公路建设信息资料的主要组织，应及时了解我国农村公路近年来档案信息情况，充分认识及了解农村公路档案整理现状，并有序安排相关工程文件材料的整理和归档等工作。农村公路管理部门应合理划分档案管理人员，实施专人档案负责制度，由此保证档案安全新以及出现突发事件的可追究性。根据我国农村公路发展和建设情况对其养护管理等方面存在问题进行分析，并提出如何完善公路档案管理的意见，尽可能将农村公路发展和小康社会建设策略相持平，从而为农业及农村经济发展创设良好的交通环境。

3.2引进农村公路档案整理与人才

农村公路档案作为真实反映农村公路建设情况和宣传农村公路建设的主要素材，对其档案整理工作进行加强完善十分重要。近年来随着农村公路档案事业的快速发展，工作人员也改变传统思想理念，逐渐工作重点转向为建设新农村提高档案服务层面。但是农村公路档案整理还存在的硬件设施落后及缺少技术型人才等问题仍然成为影响农村档案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟踪管理农村公路建设质量，积极引进优秀档案整理人才，优化农村公路管理部门档案整理人员结构，不断加强对档案整理体系监督。此外农村公路工程建设投资力度相对较大，资金可能来自多个渠道，整个工程建设周期长，因此就要求农村公路档案整理具有阶段性、复杂性、广泛性等特点，在分析档案整理现状时应与其特点进行有效结合，由此一来才能推动农村公路档案管理可持续发展。

3.3实施档案整理信息化

目前大部分档案工作人员在高速发展的网络信息环境下都充分认识到创建档案信息的重要性，更有利于提升档案整理工作效率和强化档案信息化意识，推动档案整理工作顺利开展。一般实施档案整理信息化要从以下几个方面着手：首先完善档案信息硬件设备，如电脑、服务器、交换器、打印机、扫描机等，组织档案整理工作人员接受信息化系统软件使用培训，工作人员熟悉新系统软件并投入应有一段时间后可根据实际情况提出意见或建议。其次运用数字化技术管理档案目录和档案内容，可以说数字化也是目前档案管理作为基础的方式。及时汇总并整理公路管理各个部门提交的数据、图片及视频资料，可先从信息资料源头创建统一的数据资料，在这个过程中应避免出现重复整理情况，提高档案管理工作效率。第三针对互联网可以查询到的档案资料设定加密措施，根据绝密区、机密、秘密、内部、公开等依次排列，有利于公路管理部门建设资料不被泄漏并采用实名登记式管理已公开信息查询者，即根据不同查询对象提供不同资料，进一步保证档案资料安全性。此外农村公路管理部门应定期组织档案管理工作人员接受各项技能培训，督促其明确自身责任，更督促其重视自身专业知识提升，从而为今后发展创造有利条件。

4结语

总之，随着社会不断发展，信息化也成为当下社会最明显的标志，档案整理工作也应从传统方式逐渐过渡到信息化管理。对于农村公路管理档案部门来说，应根据档案管理实际情况及时向国家申请设施更新经费，保证能通过档案情况真实反映农村公路工作，从而推动农村公路管理健康稳定发展。

参考文献

[1]邓玉芳.农村公路管理部门档案的整理与分析现状[J].黑龙江史志,2015(13).

第8篇：档案整理范文

【关键词】新视角 档案整理

【中图分类号】G272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）24-0199-01

档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。

一 目前档案整理工作存在的问题

1.档案整理缺乏认识

由于部分单位对档案整理工作的认识不足，缺乏足够的人力财力投入，导致档案整理工作一直没有落到实处。主要体现在以下几个方面：（1）档案整理人员稀缺，在职人员有的不具备档案整理专业素质，不能高质量、高效率地完成归档的任务，还有的档案整理人员虽然具备一定的专业素质，但是由于上级缺乏重视，引起员工对工作的忽视，出现工作不认真，态度不端正的情况。（2）档案整理从业人员年龄结构不合理，偏向老龄化，缺乏专业技能培训，导致业务水平低下，档案的搜集、归档、数字化、装订等任务均不能有效完成，甚至出现遗漏、误收等现象。（3）由于档案馆大多是办公、保管、调阅为一体，没有很好的区分，对档案馆的服务性产生了影响。

2.档案整理意识薄弱

对单位而言，档案整理往往处于工作的尾端，工作性质导致其不容易出成绩，不受外界重视，甚至被认为是单纯的记录工作，不需要人力、物力、财力的投入。种种不良意识导致档案整理工作的重要性和必要性没有得到充分认识，部分单位还对资料归档工作产生了抵触情绪，这些都严重制约了档案整理工作的有效有序进行。

3.档案整理缺乏方法

由于前文提到的因素，档案整理人员对自己的工作产生了认识偏差，他们认为档案整理不重要甚至不需要进行，只需看好档案即可；同时单位又缺乏足够重视，导致档案整理还是由老一辈员工按照传统方法进行，这在飞速发展的社会与科技面前显得格格不入，档案归档缺少数字化、信息化，也缺少高效实用的整理方法。

4.档案整理缺乏规范流程

规范的档案整理工作，应配备统一、科学、标准的工作流程或操作手册，而目前的档案整理更显随意性、人为性。制度与规范没有体现在工作中，这样容易对档案的实用价值产生严重影响。

二 新视角下档案整理的方法

1.强化档案整理人员的知识技能培训

要让档案整理跟上时展的脚步，其从业人员就应当接受相应的教育，使工作更科学，方法更先进。首先应配置先进的档案整理设备，建立档案信息化系统、档案查询网络、完善档案快速录入设施，并教育员工熟练掌握设备的使用与系统的组成。另外，新视角不仅是档案整理新技术的运用，还是从业人员思想与观念的变革。对于档案的新载体、新种类、新材料，设备的新技术、新功能、新知识，都需要活跃的思想来驾驭。因此，单位还应引进年轻的档案整理人才，实现档案整理工作的知识化、年轻化、专业化转换，使档案整理水平大大提高。

2.新视角下的档案整理信息化

在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案还包含了技术开发的过程与经验；（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。

三 结束语

综上所述，从加强从业人员培训与人才引进，建立完善的电子信息化档案整理系统，加大档案整理资金投入三个方面下功夫，就能在新时代更好地进行档案整理工作。

参考文献

第9篇：档案整理范文

【关键词】文书档案；收集；整理

办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实地收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而每个单位的文书档案管理则有其特定的价值和意义，档案的收集与整理在衡量k公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。

一、文书档案的收集与整理工作内容

首先，整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对文书档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对文书档案的查阅和检索。

二、文书档案收集与整理工作中存在的问题

（一）档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失。目前，大多数的文书档案整理及保管人员是非科班出身，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案的收集与整理工作出现安全隐患，更严重导致了文书档案管理工作的效率和成果落后。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

（二）对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少。文书档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏准确的指导。另外，文书档案的收集与整理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。

（三）对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作。社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。

三、提高文书档案整理及保管水平的对策

（一）注重文书档案收集与整理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，各单位把文书档案收集与整理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常性地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，可采用边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，单位文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。

（二）加强制度建设，实现规范化管理。文书档案的收集与整理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位文书档案收集与整理工作的管理，聘请专业的文书档案收集与整理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作。各部门之间密切交流、加强沟通，规范管理工作流程，共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对文书档案收集与整理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不给不法分子可乘之机。

（三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。

四、结语

只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障文书档案管理工作有条不紊地前进，提升文书档案收集与整理工作的整体业务素质。

【参考文献】

[1]张滢. 浅谈文书档案的收集、整理和利用[J]. 连云港教育学院学报，1999（01）：91-92.