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关键词 科研管理 信息化 高校科研项目 企业科研项目
中图分类号:G311 文献标识码:A
科研项目管理信息化是随着社会发展的必然发展趋势,依托于现代信息技术和网络技术,信息化管理以绝对的优势赢得了使用市场,现在绝大部分高校和科研单位都已经建设了科研项目信息化管理系统。科研管理是对进行科研工作中所涉及的经费问题、人员和其他具体操作问题的管理,在前期准备工作中和科研过程中都具有重要的作用,因此,需要保证科研管理的顺利有效进行,才能使具体研究工作顺利开展。
而使用信息化方法管理科研项目可以有效地提高科研项目管理的效率。通过开发和共享科研信息资源,能不断提高科学研究之间的学术交流、信息交流,从而达到共同进步。而相连的信息系统之间也能实现信息共享,在科研进行时搜集资料和科研成果时能达到事半功倍的效果。
一、科研项目信息化管理的现状
在我国的高校管理中,借助“211工程”和整个社会信息化发展的契机,高校信息化建设进程加快,包括教务管理、科研管理等都随着高校网络基础设施和信息系统的建立而得到完善。各高校对信息技术有不同利用度,而在科研项目管理信息系统建设中一般有三种模式,即联合开发、自主开发和引进吸收结合。自主开发是高校根据实际情况,基于对科研项目管理信息业务的需求来使用自身的资源和技术力量开发有侧重点的科研项目管理信息系统。代表高校是浙江师范大学;联合开发则是高校基于自身的需求和实际情况与软件公司共同开发的有侧重点的科研项目管理系统,代表院校是四川师范大学;最后是引进吸收相结合的模式,即不参与系统开发,基于实际情况和科研管理的需求引进其他院校或科研机构成熟的可以项目管理系统,必要时进行二次开发来适应院校环境。
二、科研项目信息化管理的内容和流程
科研项目管理的主要内容包括科研准备工作阶段的管理、科研过程中的管理和监督、科研完成后的总结、评估和内容储存。具体流程可分为四个阶段:
第一阶段,项目申报管理。处理对其他项目申报的统计以外,还有其他的管理工作包括制定详细的科研计划,制定和管理经费预算,计划大概框架和分阶段研究进度,对科研过程中会遇到的问题和风险规避进行管理等等项目前期的各种琐碎的准备工作。
第二阶段,研究过程项目管理。首先是对研究项目批准后进行建档和经费统计的录入,而在科研活动中的不同过程如资料搜集、实验分析、整理总结等都需要金牛星阶段性成果的总结,因此,这些阶段性总结报告和情况汇总包括需要以文字的形式也一起储存在管理系统中。另外,还要对参与研究的人员进行管理,汇总个人的基本资料,在科研过程中出现意外情况时也能用于有效地调度人员。
第三阶段,项目终结管理。一项科研项目完成后需要对各种情况进行总结,因此管理系统除了收入完整的科研成果和报告以外,还有项目的评估和验收报告、整个科研进度情况、最终所用的全部经费结算和审核文件等等。
第四阶段,完成项目跟踪管理。有的科研项目需要记录可行性和实践情况,因此需要将反馈信息输入管理系统。
科研项目的信息化管理就是负责项目管理的整个流程,有效快速地完成每个阶段的管理任务,保证科研工作的顺利进行。
三、企业科研项目信息化管理
企业中的科研项目管理与高校的科研项目管理有所不同,前者是以盈利为目的的,后者是以学术研究和学术交流为目的的。在企业中,科研项目的管理方法与其他项目管理性质有所差异,因科研项目具有多变性和不确定性,风险较高,因此很多研发型企业一般都是同时进行多个研究项目来相对地降低所承受的风险。笔者认为,企业中科研项目信息化的管理是在高校中单个科研项目管理的基础上发展而来的,但并不是几个管理项目的简单叠加,项目管理者需要通过信息技术有效地实现各项目之间的资源配置(包括人员配置、资金配置和材料配置等)。因此,在实际信息管理过程中需要明确哪些信息可以得到共享和交流,需要高效地处理各个环节的信息反馈问题,最终使科研项目信息正确地收入到各自的数据库中。
另外,与高校科研项目管理不同的是,在企业中项目管理还要涉及到绩效问题,因此,企业科研项目管理还包括有对参与科研人员在不同阶段的投入情况汇总来实现绩效管理。
四、结语
科研项目的信息化管理能对科研过程中不同阶段的资料和信息进行高效管理,因此在高校、科研单位和部分企业中都得到了推广,本文通过对科研项目的信息化管理的应用现状和内容分析画出一个大致的信息化管理研究框架。在了解其具体的管理内容和流程之后能更好地应用科研项目信息管理系统来进行科研信息的管理。
(作者单位:山东中烟工业有限责任公司)
参考文献:
关键词:高校青年教师;申报;科研项目
中图分类号:G642.0 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2016)13-0029-02
一、引言
高校青年教师一般指的是40周岁以下的在高校任职的年轻教师,占全国高校教师的总数比例高达62%。他们是一个教师队伍中充满朝气的特殊群体,拥有高学历,年富力强,是高校教学科研力量的重要组成部分,更是高校科技创新、学科发展的源动力、生力军。可以毫不夸张地说,青年教师决定着学校及国家教育的未来和发展,是学校的核心竞争力,是教育可持续发展的决定性因素。
教学和科研是高校青年教师所承担的双重任务。其中,申报并承担科研项目对青年教师来讲,其意义远不止项目研究的工作本身,更是为了让青年教师在科研的海洋里得到独立的锻炼,在项目研究过程中发掘科技创新点,学会科研项目管理,为个人的长远发展打下坚实基础。文章着重剖析了青年教师在申报科研项目过程中存在的问题,并针对问题提出了个人的思考和建议。
二、青年教师在申报科研项目中存在的问题
高校青年教师具有学历高、知识面广、思维活跃、创造力强、敢闯敢为等新时代特点,是比较适合申报科研项目的,但就其自身仍然存在着一些问题,这些问题严重制约了青年教师的科研能力,影响了青年教师在科研项目申请的成功率。本人将青年教师在申报科研项目中存在的问题,做了如下分析总结:
(一)科研意识不强,缺乏科研经验
当前,大多数高校青年教师都是走出校门不久的硕士或博士,而其学生时期的科研实践活动大多是在导师的指导安排下被动进行的,因而缺乏自主性和积极性,无法正确认识科研工作的重要性。许多高校青年教师走上工作岗位后,对科研工作重要性的认识只是局限地停留在职称评定和年度考核这个层面上,不能很好地将科研活动与个人长远发展有机联系起来,这种意识上的弊病严重制约了高校青年教师的科研能力发展。特别是当青年教师被繁重的高校日常工作拖累时,一些人往往会觉得自身研究成果积累不多、科研经验不足,再加上科研项目申报过程的繁琐,从而导致了一些青年教师的自信心不足,主动积极性不够,因而错过了很多难能可贵的锻炼机会。
(二)知识结构相对单一,科研能力不足
高校青年教师大多是具有高学历年轻人,具有扎实的专业知识、旺盛的精力和活跃的思维。但是,如今的大多数学科,在经过前辈们长时间的探索和研究后,似乎已经到了“山穷水尽”的境界,留给年轻教师的看上去都是些“难啃的骨头”,在里面每走一步都显得那样艰难。
同时,随着科技的飞速发展,科研活动也越来越趋于跨学科跨领域,具有多学科交叉、多领域融合的特点,这就对青年教师有了更高的要求,不仅要掌握自己学科内的知识,更要掌握相关学科所涉及的知识。然而,大多数青年教师在科研道路上才刚刚起步,知识结构相对单一,积累远远不够,无法自如应对跨学科问题,这也直接导致了青年教师的科研能力受限,很难获得高水平科研项目的资助。同时,科研能力的提高还必须在不断地申请科研项目中总结科研经验,青年教师恰恰缺少科研项目申请经验的积累,这直接制约了其科研能力水平。
(三)盲目申请项目,选题把握不准
科研项目类型和选题方向的把握是青年教师获得科研项目资助的一个重要环节。而对于大多数刚刚投入到科研工作中的青年教师来讲,许多人对国家科研项目类型了解不多,对选题方向把握不准,不分项目类型和研究方向,见到项目就申请,这直接影响了青年教师科研项目申请的成功率,同时还浪费了宝贵的科研时间。比如国家“863计划”项目、“973计划”项目,都是旨在解决国家战略需求中的重大科学问题和高尖端关键技术攻关的国家重大项目,主要面向在某领域内具有较高研究水平和一定奠基的学术带头人,一般年青教师就不适合申请。但是像国家自然科学基金以及各类开放基金,课题研究方向相对开放,主要是支持青年教师立足自己研究方向开展科研活动,就非常适合青年教师申报的。
(四)科研心态有待调整
科研的道路从来就不是平坦的,特别是对青年教师而言,科研中的挫折和失败更是家常便饭。随着科研工作在高校中的重要性日益凸显,同时,迫于高校的职称评定和年度考核等多重压力,青年教师在科研项目申请过程中或多或少存在一些急于求成、急功近利的心理。每次的项目申请都要花费大量时间和精力来准备相关材料,一旦没有获得资助,有些青年教师就会存在很强的挫败感,这样的心态既挫伤了青年教师科研工作的积极性,也影响了其科研工作的开展。
三、青年教师申报科研项目中的几点建议
从上面的青年教师在申报科研项目中存在的问题分析来看,如何才能让高校青年教师避免以上问题,走出申报科研项目的误区,从有效管理角度而言,不妨对此进行必要的探索。笔者结合实际工作,对此进行了一定意义上的梳理,对青年教师申报科研项目提出了以下几点建议:
(一)加快角色转变,主动积极开展科研工作
青年教师应当尽快完成从学生到教师的角色转变,深入了解科研的功能和目的,明白科研不只是为了职称评定和年度考核,充分认清科研工作对个人长远发展的重要性,不断增强科研自信心,勇于攀登科技高峰,变“被动”为“主动”。青年教师要树立科研信心,明白搞科研并不是那么遥不可及,只要经过自己的努力,认真做好每一步,就能做出高质量的科研成果。青年教师要立足于工作岗位,结合科研工作实际,多向身边前辈请教,多与同行同事交流,及时掌握所属研究领域的最新动态和技术发展,通过积极参与科研活动,有效提升自身科研素质,才能让自己的科研道路越走越宽。
(二)加强能力培养,全面提升科研能力素质
“厚基础、重实践、强能力”是提升科研能力素质的重要保证:夯实数理基础和学科基础;重视实验动手能力和工程实践能力;强化在科研实践中的提炼能力、分析能力和思维创新能力等科研能力。青年教师在科研工作中要牢固树立“活到老学到老”的观念,不断学习理论知识,拓宽知识面;要牢固树立“实践出真知”的观念,加强实验实践工作,提升“学以致用”的能力水平。只有具备了扎实的基本理论、开阔的学术视野和较强的动手能力,才能真正全面提升自身的科研能力素质。
(三)注重学习凝练,有效提高项目申请命中率
在科研活动中,青年教师一方面要紧跟国家科技改革步伐,及时掌握了解各种科研项目类型的不同要求和内涵,学会总结提炼研究方向,选准申报科研项目;另一方面要潜心研究科研项目申报规律,学结科研经验,长远谋划项目申报材料,搞清“做什么?为什么做?如何做?为什么必须我来做?”这几个重要问题。
(四)积极调整心态,正确面对项目申请中的得与失
“失败乃成功之母”。对青年教师而言,科研项目申请中的挫折和失败是在所难免的。但是,面对每一次的失败,青年教师必须保持良好的心态,不抛弃不放弃,正确面对失败,客观冷静地分析失败原因,查找自身的不足,认真总结经验教训。只有这样,每一次失败才能转变为进步的阶梯,终有一天你会走进成功的殿堂。
四、结束语
科研项目是运用科学方法,有目的、有计划的探索实际问题的一种科学认识活动。青年教师进行科研,本质上是在提高自身的素质,高校加强科研管理工作、重视青年教师科研项目申报的指导工作,具有十分重要的意义。
青年教师决定着高校的未来和发展,是高校的希望,是高校的核心竞争力。文章分析了青年教师在申报科研项目过程中存在的问题,并针对问题提出了个人的思考和建议。希望能为那些有志于提高科研能力及科研项目申请成功率的青年教师,提供一定的参考。
随着国家科技改革的步伐不断加快,科研工作逐渐朝着“公开透明、规范有序”方向发展,为高校青年教师的发展提供了良好的机遇与挑战。高校青年教师只要脚踏实地,不断学结,势必成为未来科技创新的弄潮儿。
参考文献:
[1]王雪梅.高校青年教师科研能力现状及提高策略研究[J].统计与管理,2013,(6):140-141.
[2]王勤琴.浅析青年教师在科研项目申报中的问题与对策[J].价值工程,2012,(8):230-231.
[3]赵宗辽,侯冠辉,强选萍.申报科研项目面临若干问题的思考[J].技术与创新管理,2006,(1):41-42.
[4]李文亮.谈撰写科研项目申请书应注意的几个问题[J].伊犁师范学院学报(自然科学版),200,8(4):83-85.
关键词:军工科研项目 财务管理 问题对策
军工科研项目是指国防科工局安排使用财政科研经费的国防科研项目,经费包括财政拨款和其它配套资金。军工科研项目财务管理,实质就是对项目经费的管理。发挥财务管理的积极作用,保证军工科研项目研究顺利开展,意义重大。目前,相当部分军工科研单位在科研项目经费的财务管理方面仍然存在不规范的现象,严重影响科研项目的开展和结题验收。本文重点就如何规范军工单位财务管理问题展开论述。
一、军工科研项目财务管理存在的问题
军工科研单位多数存在重技术、轻管理的问题。在科研项目经费的管理上,还存在如下不足:
(一)经费预算不合理。项目任务书由项目组技术人员编写,经费开支预算存在较大的随意性,导致项目执行时,经常出现项目费用分布不合理的情况。为了使经费开支与任务书保持一致性以利于顺利通过验收,财务人员只能在后期帐务处理上进行了项目间调账、串用、挪用、虚列支出等“技术处理”。
(二)经费使用监管缺失。事前未能对经费项目开支预算的合理性进行审核;事中不能严格划分各个科研项目之间的支出,存在不同研究项目之间混支、不能合理分摊间接费用的现象;事后缺乏对项目形成的无形资产进行计量、管理等情况;财务风险较高。
(三)忽视过程记录。项目组没有做好工时记录、物品领用登记等基础工作,造成财务部门难以合理分摊、归集费用。项目验收审计时,只能临时调账、核销经费,造成账目混乱。
(四)人为选择财务制度现象普遍。国防科研项目要求按照《军工科研事业单位财务制度》和《军工科研事业单位会计核算制度》规定进行核算,而属于生产经营活动的又必须执行《企业会计准则》,同一单位执行两套不同制度。
(五)在取得军工科研经费和享受研发税收优惠之间左右为难。军工科研经费执行的《军工科研事业单位财务制度》和《军工科研事业单位会计核算制度》,与税务机关对享受研发税收优惠政策的口径不一致,使科研单位在财务核算上既要顾及项目的管理制度,又要顾及税务政策,往往出现账目混乱、科研经费核算不规范的情况。
二、加强军工科研项目财务管理的对策
军工科研单位实行预算拨款、决算核销的财务管理体制。针对上述问题,可从以下三个环节入手解决:
(一)构建良好财务平台,做好科研项目的事前控制工作。
1.加强学习,健全制度。军工科研单位应在《企业会计准则》、《军工科研事业单位财务制度》、《军工科研事业单位会计核算制度》的统帅下,根据本单位的业务特点、经营机制、管理要求、资金流动、人员配置等情况,建立健全财务管理制度,为做好科研项目管理的事前控制提供政策保证。
2.专人负责,归口管理。为防止出现条块分割、各自为政、人人参与、无人负责等局面,财务部门应指定人员对各个科研项目开支情况、资金使用程度进行归口管理、跟踪,为项目的及时有效管理提供保证。
3.提前介入,加强审核。在科研项目立项申报阶段,由有经验的财务人员根据“以收定支、收支平衡、统筹兼顾、保证重点”的原则,参与任务书中经费开支预算部分的编写。并组织相关部门做好项目预算的审核工作,杜绝预算编制的随意性,保证预算的科学性和合理性。
4.加强培训、完善基础工作。通过培训等方式,提高项目组人员的财务意识,做好项目的工时登记和原材料的领用登记,以便于合理分摊制造费用和管理费用,做好基础工作。
(二)加强科研经费使用过程监管,做好事中控制。
1.完善财务的建帐工作,保证科研项目单独建帐,单独管理。通过财务软件的辅助核算、建立三级辅助帐等方式,在帐务处理上实时保证科研项目独立成帐,专款专用,以利于项目管理和项目验收。
2.提高审核把关能力,保证项目开支合规合法。从发票审核入手,确认费用开支的真实性。根据任务书的开支预算,严格按计划列支,防止对科研经费的挤占挪用。对客观原因造成开支不符合计划预算的,应提请经费管理部门办理变更手续后再报销。
3.完善成本核算,合理分摊项目间接费用。财务部门应统一口径,做好科研项目与生产经营之间、各个科研项目之间、完工产品与在产品之间的归集费用和成本划分,合理分摊间接费用。
4.定期考评,及时跟进项目开展。对各项目定期分析考评,将项目考评情况反馈给项目负责人,帮助项目组及时了解经费开支进度,解决执行过程中存在的问题,保证项目的合理推进。
(三)加强项目形成资产的后续管理、注重项目的财务分析,加强项目执行情况的内部审计,完善项目的事后管理。
1.加强项目形成的无形资产的管理。科研项目结题后,往往形成专利权、著作权和非专利技术等无形资产。财务部门要协同有关部门履行管理职责,对无形资产进行备查登记;对无形资产产生的价值及时进行核算,防止无形资产发生流失,保证国有资产的保值增值。
2.总结经验,指导工作。对科研资金的运转情况、科研经费的收入及支出情况和预算执行情况进行财务分析。判断项目资金运转是否合理,收入及支出是否相匹配,项目经费支出结构、数额与预算是否相适应,及时发现问题,总结经验指导以后工作。
3.做好科研项目经济和社会效益的进一步分析。从项目的经费投入大小、时间耗费长短、任务完成优劣、获得成果水平高低等诸因素着手,对科研成果向生产力的转化程度、科研人员的培养情况、科学技术新领域的开拓和学科的发展等方面,做出综合评价,确定本单位的研发优势,增强单位的可持续发展能力。
4.发挥内审作用,加强项目执行情况的内部审计,完善项目财务管理。重视内部审计对项目执行情况的审计,发挥审计堵漏纠弊的作用,提升项目的运行质量,促进单位的财务管理及制度建设更趋于规范和完善。
关键词:军工科研项目财务管理问题对策
军工科研项目是指国防科工局安排使用财政科研经费的国防科研项目,经费包括财政拨款和其它配套资金。军工科研项目财务管理,实质就是对项目经费的管理。发挥财务管理的积极作用,保证军工科研项目研究顺利开展,意义重大。目前,相当部分军工科研单位在科研项目经费的财务管理方面仍然存在不规范的现象,严重影响科研项目的开展和结题验收。本文重点就如何规范军工单位财务管理问题展开论述。
一、军工科研项目财务管理存在的问题
军工科研单位多数存在重技术、轻管理的问题。在科研项目经费的管理上,还存在如下不足:
(一)经费预算不合理。项目任务书由项目组技术人员编写,经费开支预算存在较大的随意性,导致项目执行时,经常出现项目费用分布不合理的情况。为了使经费开支与任务书保持一致性以利于顺利通过验收,财务人员只能在后期帐务处理上进行了项目间调账、串用、挪用、虚列支出等“技术处理”。
(二)经费使用监管缺失。事前未能对经费项目开支预算的合理性进行审核;事中不能严格划分各个科研项目之间的支出,存在不同研究项目之间混支、不能合理分摊间接费用的现象;事后缺乏对项目形成的无形资产进行计量、管理等情况;财务风险较高。
(三)忽视过程记录。项目组没有做好工时记录、物品领用登记等基础工作,造成财务部门难以合理分摊、归集费用。项目验收审计时,只能临时调账、核销经费,造成账目混乱。
(四)人为选择财务制度现象普遍。国防科研项目要求按照《军工科研事业单位财务制度》和《军工科研事业单位会计核算制度》规定进行核算,而属于生产经营活动的又必须执行《企业会计准则》,同一单位执行两套不同制度。
(五)在取得军工科研经费和享受研发税收优惠之间左右为难。军工科研经费执行的《军工科研事业单位财务制度》和《军工科研事业单位会计核算制度》,与税务机关对享受研发税收优惠政策的口径不一致,使科研单位在财务核算上既要顾及项目的管理制度,又要顾及税务政策,往往出现账目混乱、科研经费核算不规范的情况。
二、加强军工科研项目财务管理的对策
军工科研单位实行预算拨款、决算核销的财务管理体制。针对上述问题,可从以下三个环节入手解决:
(一)构建良好财务平台,做好科研项目的事前控制工作。
1.加强学习,健全制度。军工科研单位应在《企业会计准则》、《军工科研事业单位财务制度》、《军工科研事业单位会计核算制度》的统帅下,根据本单位的业务特点、经营机制、管理要求、资金流动、人员配置等情况,建立健全财务管理制度,为做好科研项目管理的事前控制提供政策保证。
2.专人负责,归口管理。为防止出现条块分割、各自为政、人人参与、无人负责等局面,财务部门应指定人员对各个科研项目开支情况、资金使用程度进行归口管理、跟踪,为项目的及时有效管理提供保证。
3.提前介入,加强审核。在科研项目立项申报阶段,由有经验的财务人员根据“以收定支、收支平衡、统筹兼顾、保证重点”的原则,参与任务书中经费开支预算部分的编写。并组织相关部门做好项目预算的审核工作,杜绝预算编制的随意性,保证预算的科学性和合理性。
4.加强培训、完善基础工作。通过培训等方式,提高项目组人员的财务意识,做好项目的工时登记和原材料的领用登记,以便于合理分摊制造费用和管理费用,做好基础工作。
(二)加强科研经费使用过程监管,做好事中控制。
1.完善财务的建帐工作,保证科研项目单独建帐,单独管理。通过财务软件的辅助核算、建立三级辅助帐等方式,在帐务处理上实时保证科研项目独立成帐,专款专用,以利于项目管理和项目验收。
2.提高审核把关能力,保证项目开支合规合法。从发票审核入手,确认费用开支的真实性。根据任务书的开支预算,严格按计划列支,防止对科研经费的挤占挪用。对客观原因造成开支不符合计划预算的,应提请经费管理部门办理变更手续后再报销。
3.完善成本核算,合理分摊项目间接费用。财务部门应统一口径,做好科研项目与生产经营之间、各个科研项目之间、完工产品与在产品之间的归集费用和成本划分,合理分摊间接费用。
4.定期考评,及时跟进项目开展。对各项目定期分析考评,将项目考评情况反馈给项目负责人,帮助项目组及时了解经费开支进度,解决执行过程中存在的问题,保证项目的合理推进。
(三)加强项目形成资产的后续管理、注重项目的财务分析,加强项目执行情况的内部审计,完善项目的事后管理。
1.加强项目形成的无形资产的管理。科研项目结题后,往往形成专利权、著作权和非专利技术等无形资产。财务部门要协同有关部门履行管理职责,对无形资产进行备查登记;对无形资产产生的价值及时进行核算,防止无形资产发生流失,保证国有资产的保值增值。
2.总结经验,指导工作。对科研资金的运转情况、科研经费的收入及支出情况和预算执行情况进行财务分析。判断项目资金运转是否合理,收入及支出是否相匹配,项目经费支出结构、数额与预算是否相适应,及时发现问题,总结经验指导以后工作。
3.做好科研项目经济和社会效益的进一步分析。从项目的经费投入大小、时间耗费长短、任务完成优劣、获得成果水平高低等诸因素着手,对科研成果向生产力的转化程度、科研人员的培养情况、科学技术新领域的开拓和学科的发展等方面,做出综合评价,确定本单位的研发优势,增强单位的可持续发展能力。
4.发挥内审作用,加强项目执行情况的内部审计,完善项目财务管理。重视内部审计对项目执行情况的审计,发挥审计堵漏纠弊的作用,提升项目的运行质量,促进单位的财务管理及制度建设更趋于规范和完善。
关键词:档案管理;项目生命周期;服务创新;科学研究
中图分类号:G647 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2016)23-0023-02
科研档案是在科研活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录,直接记录了每一个研究活动的全过程,具有客观真实性和完整成套性的特点,它既是科研项目的直接产物,又是继续开展科研项目的基础和阶梯[1]。因此,对于科研档案管理显得尤为重要。然而,大数据时代的到来[2],科研项目的复杂化以及科研用户的档案信息需求的转变,促使传统档案管理服务模式的转变;与此同时,档案信息的来源广泛、载体丰富、内容复杂,导致由传统的档案查阅服务逐渐转向主动式服务,给数字档案馆的档案管理实践提出了新的挑战。
一、面向科研项目生命周期的档案管理服务的需求
1.大数据时代的挑战。大数据对国家的治理模式,对企业的业务模式、组织和业务流程,对个人生活都将产生巨大的影响。整个世界步入了大数据时代,这给档案管理工作带来了翻天覆地的变化[3]。伴随着大数据时代的到来,一方面,传统档案的纸质文件管理,已远远不适应信息发展的需要,同时各类文件的增多,库房资源也成为档案管理存储的瓶颈;另一方面,传统的档案系统已无法满足大数据档案的管理,必须采用新技术对大数据档案进行分布式存储和快速化检索。因此,全方位的平衡科研用户的研究资源及其档案处理工作,支持科研项目的顺利推进,对档案管理服务提出了新的要求。
2.科研项目的挑战。信息技术的日新月异,各类学科的逐步交融,提升了科研项目的规模性[4],必然促使着科研项目朝着复杂化的方向发展。科研项目覆盖学科多,涉及人员多,更加注重全球性、跨领域的协同研究,使得研究过程中档案的编研与分类工作具有极强的多变性和综合性特征;另外,科研项目的复杂性要求科研用户必须自己从得到的档案信息中进行二次加工,增加了档案用户对信息理解和分析的工作量,同时也拉大了数字档案管理主体与档案服务对象的距离。因此,这种综合性与交叉性的科研项目不断促使着档案管理的理论含义不断扩展,档案管理的技术手段不断创新,档案管理的业务环节不断灵活,档案管理的内容载体不断丰富。
二、面向科研项目生命周期的档案管理服务的影响因素
科研用户、档案资源与档案管理服务团队是服务活动得以顺利开展不可或缺的主体,只有把握三者之间的交互关系,才能充分发挥其相应的优势,其中重要环节包括:(1)档案管理服务团队。面向科研全生命周期开展档案管理服务工作,具有专业背景强、支撑材料复杂的特点,传统被动的档案查阅服务已阻碍了档案管理服务的发展,因此,必须对档案采取进一步的加工、转换,因此,依靠专业化的档案管理员和档案信息分析师是档案管理创新服务的重要条件。(2)科研用户沟通机制。建立稳定的科研用户沟通反馈机制是开展档案管理服务的重要环节。事实上,此环节贯穿于科研项目的整个过程,需要多种服务沟通机制来保证服务模式的开展。因此,档案管理服务团队与科研用户定期或不定期地开展交流会,及时收集科研用户需求,辅助其完成档案编研工作,保证档案工作持续规范地推进,此外,在借助传统面对面、电话等交流方式的基础上,同时采用讨论组、微博、论坛、微信等即时工具进行反馈交流[5]。(3)档案分析利用模式。传统的基于馆藏档案的手工整理、汇总和归档,已经不能满足大数据环境下的档案信息工作,在大数据时代,档案管理将是在云平台上建设云档案系统,实现云存储,并基于此,将支持档案的各类有价值的信息资源进行不断地整理、分析、挖掘,形成档案的智慧分析库,为科研项目的实施提供支持。
三、面向科研项目生命周期的档案管理服务分析
科研项目生命周期包括项目开题、项目计划、项目执行和项目结题,科研项目的档案管理服务团队根据不同层次用户的研究进展,以合作的方式,获取项目生命周期每个阶段的实时档案资源需求,同时以档案资源集为基础,建立档案智慧分析库,为其提供个性化的档案分析与管理服务。档案管理服务团队围绕科研项目的整个生命周期,对科研用户的需求进行分析与获取。首先,档案管理服务团队通过深入到科研用户的物理场所,了解、分析和解答科研用户的档案编研等相关问题;其次,档案管理服务团队成为科研用户的成员,共同参与到科研项目之中,在了解科研用户档案文献资源需求的同时,能够及时地提供档案资源管理服务;最后,档案管理服务团队通过档案信息管理系统,进行档案资源的分析与服务[6]。这样,通过多种方式的综合应用和灵活转化,确定科研用户需求,并结合档案管理服务团队关于项目的具体推进情况,实时提供档案管理的专业化服务。
1.相关档案推荐。在科研项目选定过程中,由于科学项目具有一定的复杂性,档案信息对于科研用户对研究问题趋势的了解和思路的梳理是很重要的。档案管理服务团队通过当前现状的调查,向科研人员提供其支持项目研究发展的相关研究历史档案成果,为科研用户提供系统化的档案报告。
2.规划档案咨询。由于科学的整体性、系统性和全局性,档案管理服务团队可以根据项目的总体规划纲要,帮助科研用户能对项目的档案分析管理在一定程度上实现整体性的把控,同时,通过与科研用户的沟通和反馈,提供个性化的档案信息咨询服务。从而,加快了科研用户的技术路线报告、技术方案文件等档案的编研工作进度,促进项目推进。
3.文件档案分析[7]。在科研项目执行过程中,针对支持项目的数据档案公共平台,科研人员必须利用相关项目的档案信息文件,从中发现问题的解决思路和经验,防止重复性工作。而通过对具体相关科学领域档案的组织,档案的分析、支撑科研问题的档案鉴别是档案管理服务团队的优势。利用这一优势可以减轻科研人员的负担,能够形成严格标准地面向过程监控的科研档案集,其中包括和资源协调文件等相关文件档案。
4.专题档案总结。在大型科研项目结题过程中,由于档案信息门类繁多,项目持续时间较长,因此,档案管理服务团队可以作为整个科研项目组的一员,依据数据生命周期全面分析整理并记录科研用户的纸质和数字档案处理情况,同时,依据研究生命周期,细致总结各阶段研究成果和档案文件资源,并进行相关性的处理、统一的整理和归档,从而能够进一步促进科研成果的总结与推广。
四、面向科研项目生命周期的档案管理服务的挑战
当然,面向科研项目生命周期的档案管理服务工作,在实际过程中主要有两方面的挑战:
1.档案信息安全性。档案管理服务团队对科研用户的档案信息是实时获取的,并且与其进行深度的反馈,但是,一个完成的科研项目持续的时间比较长,在这整个时间段,由于人为或突发事件的影响,可能导致科研用户的部分档案信息遭到泄露。因此,档案管理人员必须树立档案安全保密意识。另外,科研用户在与档案服务人员共享档案的同时,应该及时告知档案信息的重要程度以及存储访问方式,这样,通过科研用户与档案服务人员的协同,就可以保证档案信息的安全性。
2.档案信息的深度整合[8]。档案管理服务是在传统相关档案信息资源有序配置的基础上进行分析的。因此,围绕一个科研项目,所涉及的档案信息种类繁杂,同时,参与项目的科研用户也在不断地更替和变化,加大了对于庞杂的档案资源的有序整合难度。此外,为了支持项目的执行进度,还需要对相关档案信息进行获取、共享和分析,这又进一步增加了档案信息的多层次整合的难度。
面向科研项目生命周期的档案管理服务,能够以综合化的方式参与到科研用户的档案管理和服务过程中,深化了科研用户的互动体验。在充分了解用户需求的基础上,能够发挥档案管理人员的专业才能,为科研用户提供基于实际问题的档案知识资源方案[9],此外,档案管理服务团队能够与科研用户进行充分的沟通与反馈,这样可以对档案管理服务进行跟踪,从而有效增强档案服务价值,提升用户满意度。
参考文献:
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[3]兰祝刚,惠英,李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案,2013,(9):74-75.
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[5]邓菲,李宏.嵌入科研的情报研究服务新模式探究[J].情报理论与实践,2013,36(7):10-14.
[6]初景利.学科馆员对嵌入式学科服务的认知与解析[J].图书情报研究,2012,(3):1-8,33.
[7]毕建新,张照余.基于协同理论的高效电子文件管理模式研究[J].档案学研究,2013,(5):42-45.
【关键词】合同管理;科研项目;控制
0 引言
科研项目是科研院所业务的主要支撑,如何提高科研项目管控水平,确保科研项目稳步推进实施是科研部门日常工作的重点。而合同管理是科研项目的重要依据,因为科研项目都是以任务合同书的形式订立的,可以当做是一个合同来管理;而每一项科研项目的实施又是由无数个分包合同组成的,因此有效的合同管理可以为科研管理提供有效参考,以提高科研项目管控水平。这对科研单位的科研计划管理和科研项目的预算管理有着指导性意义。
1 科研项目实施中合同管理面临的问题
1.1 合同信息缺乏准确性、实时性
合同管理贯穿于内部业务展开的整个过程,完善的合同管理是科研院所健康运作的重要标志。采用传统的手工管理方式,由于涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,低下的数据利用率和不断膨胀的数据量,造成信息不集中、实时性不强,导致工作效率不高、费时费力等问题[1]。
1.2 合同管理与财务管理脱节
科研项目实施中的合同经费支出采用的是项目负责人审批、合同管理部门审批、财务管理部门审批、领导审批共同负责管理监督的机制。由于管理制度不顺畅,合同管理部门和财务管理部门之间缺乏有效的沟通手段和必要的共享平台,数据缺乏有效的组织,造成合同管理和财务经费管理脱节。如何妥善处理好这两者之间的关系,保证合同管理与财务管理有机结合,是值得考虑的问题[2]。
1.3 科研计划统计无数据支持
以往的科研计划统计依靠于手工汇总的纸质化阶段,统计工作往往是由合同管理部门通过对一线部门的合同整理汇总而成,这种传统的手工统计方式准确率及效率都很低下,影响科研计划上报的真实性。而且由于统计的方式单一,造成信息汇总困难,难以提供有效的反馈信息,无法满足合同分类型统计及查找,因此无法为一些工作提供必要的支持。另外从科研课题立项到完成、成果的社会影响及其转化效益等情况,都离不开科研统计提供的数据,科研投入与产出的分析都需要可靠的数据[3]。
2 基于用友系统的合同管理模式
由于科研项目是科研院所业务的主要支撑,以往科研项目实施中的合同管理模式已经不能适应新形势下科研管理发展的需要,而且随着信息化水平不断提高,利用网络和信息化手段提高管理效率是必要趋势,因此我们将用友软件与科研项目管理相结合,探索出一种新的有效的合同管理模式,提升了科研项目实施过程中的合同管理能力,从而大大提高了科研项目管理水平。
合同管理主要包含两方面的管理对象:一是,科研单位所签订的科研计划任务书;二是,在每一项科研项目具体实施中所签订的各项分包合同。
其中科研计划任务书是在科研项目确定后,由科研项目承担单位对科研项目的目的、意义进行介绍,对完成该科研项目的具体措施、方法和研究进度作出计划安排的技术文书,是一种报告体科技应用文,它是科研项目承担单位向上级主管部门申报立项的重要文件,而科研计划任务书的统计数据是科研单位科研水平的重要体现,只有对这些科研项目的信息进行有效管理才能使得统计数据准确,只有充分利用这些信息才能对科研项目做到有效管理。
更为重要的是,每项科研项目都有着相应的预算管理,如何对项目支出做到全局把控,必须依靠于有效的合同管理工作。因为每一份分包合同体现的是都是相应预算的支出,因此对合同管理到位,就可以对项目的整体支出有了全面把控。
2.1 合同管理的准备阶段
合同管理部门在合同管理实施前,将历年合同管理中存在的问题进行了分析及总结,在合同管理软件实施前对合同类型进行分类,并对每一类合同下进行相应设置。科研合同作为收款合同分为国家级项目、省市级项目及其他;分包合同作为出款合同分为采购合同、外协加工合同、测试化验合同等,使得合同分类清晰,便于管理。同时根据合同金额对合同进行分组管理(根据合同金额分为A、B、C三类),根据合同金额制定相应的审批制度,审批流程见图1,并有效分配管理时间及精力,使得合同管理做到有的放矢。
2.2 合同管理的执行阶段
2.2.1 新建合同
当合同签订生效时,在合同管理软件中新建一个合同,录入合同相关内容,包括名称、性质、所属合同组、合同类型、对方单位、负责人等基本信息。因此合同信息以标准化的形式存在于系统中,为后期合同信息的数据共享及有效利用奠定了良好的基础。
2.2.2 合同的履约管理
科研项目中的合同管理要求组织专业化管理,在科研项目具体实施中,由于实际情况或计划失误发生变化,可能使项目考核指标与合同实施偏离,如果没有采取相应措施,会影响科研项目进展。通过对合同监督与履约跟踪,对合同履行情况分析,找出偏差的地方, 以便及时采取措施补救,最终顺利的完成合同需求[4],从而完成科研项目考核指标。
2.2.3 合同的变更管理
由于科研项目实施是一个动态的过程,受客观因素和项目实施的影响,合同双方会根据需要在协商的基础上进行相应的改动和调整,因此合同变更管理是一个非常必要的环节,合同变更是指修改和变化原合同内容,经过双方盖章方能有效变更。
2.3 合同数据的统计分析
通过把用友系统和项目管理想结合,可以直接看到项目中各项经费的支出情况,便于一线部门查看该项目预算额度的开销及剩余情况。其次可以以各种口径统计合同数据,并及时反馈给一线部门,以便他们工作的开展。
3 结语
3.1 加强过程监督,实现科研项目全程管理
通过对合同的统一要求,使得合同信息以标准化形式存储,实现了合同管理部门和财务部门的数据共享,使管理呈现动态化。这样使得合同编码唯一,统一了合同编码与财务项目编号的一一对应,解决了长期以来合同信息与经费信息无法实时对应的问题,方便了管理部门与一线部门可以实时掌握项目的到款及支出情况,促进了经费的合理使用,为经费管理提供有效支持,实现项目的全过程管理。
3.2 加强数据利用,实现数据有效统计
通过将用友系统应用到科研项目管理过程中,可以提供出动态的、准确的合同信息,使得合同数据及时准确,合同管理部门能够随时获取最新数据,一线部门可以了解项目进展,大大提高了统计信息的时效性、准确性和共享性,缩短了科研项目计划统计上报工作的时间,大大提高了效率。
【参考文献】
[1]张龙.中国某公司合同管理系统的设计与实现[D].山东大学.
[2]刘沐,谢素萍,皮新玲,刘硕.从科研项目管理现状浅谈项目管理系统设计[J].中国管理信息化,2011,14(2):47-50.
关 键 词:艺术院校 科研经费 管理 研究
改革开放30年来伴随着国家经济的发展、综合经济实力的增强,在“科教兴国、教育优先”等战略思想的指导下,国家投入于高等教育的经费实现了与财政收入同步增长,投入于高等艺术院校的科研经费也在逐年快速递增。
在近几年财政科研投入经费的强有力支持下,高等艺术教育事业正在迈向更新、更高的领域,迸发出前所未有的生机和活力,呈现出良好的发展势头。一方面多媒体、数字技术、专业舞台设备及乐器等科研硬件条件的改善和国内外学术交流、培训等项目的实施,使现代舞、现代音乐、现代影视艺术这些源于西方的现代艺术得以在中国萌芽并快速成长;另一方面大力抢救和挖掘民间音乐、民间舞蹈和戏曲艺术,通过专业人员深入民间采风,走访老艺人,搜集了大量鲜为人知的民间音乐、民间舞蹈一手材料,通过将在世戏曲表演艺术家的代表作品拍摄下来并长期保存,等等。这些项目的完成在丰富课堂教学与艺术创作内容、大大促进学科建设的同时,对我国非物质文化遗产保护与传承具有重要意义。
毫无疑问,科研经费的大量投入给高等艺术院校科研事业的发展带来了难得机遇,也给科研管理带来了挑战。高等艺术院校科研经费从10年前的每年一二十万元,甚至有的学校有的年度还是零投入,逐步增加到几百万元甚至有的学校已达几千万元,量的巨大变化已引来质的飞跃,客观上对高等艺术院校科研经费管理提出了更高要求,然而目前高等艺术院校科研经费管理却相对滞后于科研事业的发展,制约了高等艺术院校科研事业的又快又好发展。
一、目前高等艺术院校科研经费管理中存在的突出问题
(一)艺术院校科研管理相对滞后,科研经费使用效益低
长期以来国家科研经费重点投入于与国民经济密切相关的自然科学和传统的人文社会科学研究项目,高等艺术院校一直是以教学为主,偶尔有科研经费投入也仅限于个别项目,投入金额非常少,学校也没有建立健全的科研管理机构,有的科研工作由教务处或研究生处兼管,没有形成从规划、实施到成果管理等系统的科研管理体制。在科研经费大幅度上升的情况下,虽根据需要建立了科研处,但有些高等艺术院校领导并未及时转变观念并调整科研管理体制,仍存在着有名无实的科研管理现状,科研经费管理水平并未与经费投入水平实现同步提高。主要表现在以下两方面:
1.科研项目立项目标不清晰。有些申报文件申报理由、实施方案和成果形式缺乏合理的逻辑关系。有些申报文件预算编制不细、考虑不全面,使项目执行中进度缓慢,或已批准项目无法按预算实施。
2.科研项目管理机构对项目论证不充分、审核不严,同一项目负责人相同的项目内容以不同名目重复申报,内容相同或相近课题同时立项现象时有发生。
(二)艺术院校科研经费管理与科研事业的发展不相适应,未建立一整套行之有效的相互协作、相互牵制的内部控制制度
科研项目日常管理一般由科研处负责,从项目立项、实施过程管理到成果验收均属科研处管理范畴,财务部门多是按照科研处提供的项目任务进行核算,对项目负责人提供的发票进行审核、报销,未能将任务完成与经费分阶段投入紧密结合,形成有效控制机制。在科研经费投入不断增长,科研项目也随之增多的情况下,科研管理部门对项目的过程管理却在逐步相对弱化,“经费用完,成果拿不出来”“已结题、未结账”的现象时有发生。
此外,高等艺术院校部分科研人员对科研经费的认识存在误区。“经费是拨给项目的,项目负责人可以全权处理,别人无权干涉”。在这种思想的指导下,出现了日常办公经费挤占科研经费,个人消费支出侵蚀科研经费的现象。个别人将个人消费支出也拿来报销,科研经费支出中大量存在着超市、百货商场开出的少则几百多则几千元的办公用品、书费、资料费等。
(三)国有资产浪费、流失问题仍然存在
1.设备利用率不高。以完成科研项目名义申请购置,如电脑、照相机、摄像机及乐器等,项目负责人为方便研究将电脑等设备搬到家里使用,尚未充分利用,新推出换代产品则又以其他项目名义添置,出现了学校人均设备数虽在增加,少数人占用资源过多、部分人员基本办公科研设备不足的问题。
2.人为造成设备丢失、毁损、闲置现象。为完成科研任务购置的设备虽已进行固定资产登记,但由于科研和设备分属两个部门管理,设备管理部门很难把握项目进展情况。电脑等长期供一些科研人员个人、家人使用,音乐院校的乐器还成了部分科研项目人员教授私人学生获取额外收入的工具。另外由于科研管理部门把关不严,有些已办理离退休手续的老教师仍担任项目负责人,所购置的设备更难以管理。
二、高等艺术院校科研经费管理中存在问题的原因剖析
(一)高等艺术院校重投入轻管理的观念还普遍存在
高等艺术院校不同程度上存在着抓科研经费投入额、增长率一手硬,抓科研项目全程监控和效能考评一手软的现象。有的学校甚至将科研经费分配福利化,在确定科研项目经费投入时,将人情、关系纳入“综合考虑”范畴。
(二)艺术教育科研管理机构、人员配备与艺术教育科研事业发展需要不相适应
高等艺术院校在科研管理部门的设置和干部的配备上都存在着亟待改进的问题。一是有些学校没有独立的科研管理机构,与研究生处或其他机构合署办公,往往使科研管理受到淡化。二是有些学校虽然设立了独立的科研管理机构,但在人员配备和职能设置方面得不到应有的重视,有些单位甚至将教学岗位上精减下来的人员安排到科研管理机构。三是缺乏既懂艺术教育,又熟悉艺术研究管理的人才。在科研管理人员的选派上,更多地考虑是否为艺术专业出身,将艺术教育科研与艺术教育科研管理混淆。艺术院校的管理实践表明,懂艺术不等于懂艺术管理,更不等于懂艺术科研管理。尤其是艺术家跳跃式思维与有条不紊的科学管理思维方式相距甚远。单凭艺术思维有时甚至会使管理陷入混乱。四是没有处理好既作为科研管理者,同时又承担科研项目的关系。有些艺术专业出身的科研处长本身也承担科研任务,事实上的“运动员和裁判员”同时兼任,不利于对科研项目实施监督管理。
由于受科研管理人员素质的制约,致使科研管理的系统性和规划性不强,缺乏与学科发展相结合的科研发展规划和中长期发展目标,科研管理的短期行为明显,这也是导致科研经费使用效益不高的重要原因。
(三)艺术教育科研经费管理制度建设应逐步适应艺术科研的特点和发展规律
艺术教育与其他自然科学和人文社会科学的教育科研规律相比,具有很大的特殊性,表现在科研经费支出上也有一定的差异性。一是支出的内容不同。在其他院校需要限制支出的开支,在艺术院校却是必要的开支。如采风经费、创作费、排练劳务费、设备租赁费、剧场场地租赁费等。此外,艺术实践、艺术采风是科研的一种重要途径,采风常常深入到老少边地区,常遇交通不便需租车前往或委托旅行社协助等,如按照财政规定差旅费标准支付将无法保证项目的顺利实施。二是支出的范围不同。在一般院校属于奢侈消费品的设备如照相机、摄像机、音响录音等设备,在艺术院校却属于基本的科研设备。三是艺术科研支出形成的成果不同。艺术科研的成果大部分以非物质文化成果,如晚会、影视作品等形式呈现出来并以社会效益为主要考核指标,不宜用一般科研标准进行衡量和检查。
转贴于 而现有科研管理体制和制度从投入经费使用范围到项目实施过程管理更适用于自然科学门类。表现在预算编制上,一些具有艺术院校特点且金额较大的支出,如作曲、编创、舞美等内容未列入可申报财政资金费用项目分类表中。有些开支标准不适应艺术院校科研实际需要,特别是一些费用开支除剧场费明码标价外,相当一部分费用多是行业内默认标准,财务管理部门在经费控制中很难把握。艺术院校的科研经费管理制度有待不断完善、细化。
三、加强高等艺术院校科研经费管理应采取的措施
加强和改善艺术院校科研经费管理是一项系统工程,需要教育主管部门、财政预算拨款部门以及学校三方面的协调配合才能实现。
(一)着力进行艺术院校科研管理体制和运行机制的创新
管理大师加里·哈梅尔曾说过:“管理创新是帮助组织寻求突破,获取最优成绩,并将组织发展提升至新阶段的真正动力。” 逐步探索出适合高等艺术院校的科研管理模式是提高艺术院校科研经费使用效益的重要途径。
1.开展对高等艺术院校领导的科研管理、科研经费管理政策的培训,从而在学校领导层确立现代科研经费管理理念和管理方法。
2.加强对艺术院校科研管理人员的科研经费管理及财务知识培训和业务交流,提高科研管理人员的项目预算能力和经费管理水平。
(二)加强对艺术院校申报科研项目的引导、监督、检查和管理
1.高等艺术教育主管部门应加强对艺术院校科研工作的指导,结合艺术教育的发展需要,制定全面、系统的艺术教育中长期科研发展战略目标。制订引导所有艺术院校科研发展方向的中长期科研发展规划和科研经费投入计划,并定期进行修改充实和完善。
2.按年度确定财政资金重点支持的学科领域和重点学科方向。按年度编制引导艺术院校制定规划、项目计划的科研课题申报指南,提出具有参考价值的项目可行性分析编写提纲,从程序和内容上全面指导艺术院校科学合理地申报科研项目。
3.对部分影响长远、关系全局的重大艺术科研课题和项目,在征求艺术院校科研项目开题计划的基础上,组织专家论证后,可实行政府采购或公开招标。
4.主管部门建立跨院校的专家库,专门用于审查评估和论证艺术院校申报的艺术教育科研课题和项目。
5.探索建立艺术教育科研课题和项目评价标准与评价体系。指导艺术院校的科研项目验收和成果评估。
6.建立艺术院校科研项目立项课题和项目公示制度,对经论证和综合评审通过同意立项的科研项目,进行公示,在公示无异议的基础上再与院校签订科研项目委托协议。
7.定期组织艺术院校科研成果交流展示活动。总结艺术院校科研经费管理的成功经验,分析存在的问题,提出改进艺术院校科研经费管理的政策性意见。
(三)建立健全艺术院校内部的科研课题、科研项目管理体制和运行机制
1.加强艺术院校科研管理机构和管理队伍建设。一方面要科学设置艺术院校的科研管理机构,充实懂艺术会管理的人才到科研管理岗位;另一方面要加强艺术院校财务管理部门对科研经费管理的职能设置和人员配备。进行两个培训:一个是科研项目管理人员的项目经费管理知识培训;另一个是财务人员的艺术教育业务基础和科研管理知识的培训。扭转两个局面:一个是科研管理人员不懂基本的财务知识和项目经费管理制度;另一个是财务管理人员不了解科研项目的基本背景和业务常识,简单承担出纳和会计核算职能的局面。提高两个水平:一个是科研项目管理人员的经费预算和经费管理水平;另一个是财务人员对艺术教育科研项目的认知能力和经费管理水平。
在此基础上建立健全的内部科研管理机构,形成纵横交错、权责明晰的科研管理网络,实现对科研管理从立项、审批、实施过程到成果检查评价、经费预算及使用效益的全程控制。
一是建立院系两级科研管理机构,系级科研管理机构可由系主任兼任,对申报与本学科相关的项目进行初审,将符合本学科发展方向且具有学术价值的项目上报学校。院级科研管理由科研处牵头,对经各系初审上报的项目进行可行性论证,在项目立项、成果验收两个至关重要的环节中,充分发挥学院学术委员会专家的作用,认真把握科研项目与学院事业发展目标的一致性,论证时应有财务和审计部门人员参与。
二是建立科研处、财务处、资产处、教学系之间的相互协作、相互联系的科研经费内部控制制度。学院可以通过不断完善经费审批程序、细化费用报销内部管理办法,达到明确各部门的权力和责任,实现项目进度与经费支出、资产管理相互联系、相互制约的机制。
2.探索建立和完善高等艺术院校学术委员会或专家委员会制度,充分发挥该组织在科研项目的可行性研究、立项方面的决策咨询作用。借鉴以往的经验教训,在该委员会中应适当增加管理类和财务类的高级专业技术专家的数量,以强化对项目经费方面的可行性论证。
3.艺术院校应将科研计划纳入学校的整体发展规划和年度计划,克服科研管理上的短期行为和临时性措施,增加科研项目的整体性和长期性,使艺术教育的科研活动适应院校艺术教育的总体需要。
4.加强对科研项目的过程管理。重点抓项目前期论证、中期检查、结题验收。使每一个环节的工作都落在实处。
一是当前应重点抓好项目前期论证和可行性研究,充分发挥专家组和学术委员会的作用,严把项目立项关。
二是建立项目中期检查汇报制度。通过中期汇报检查,发现项目进度与经费支出进度不一致的项目,找出原因和改进办法,彻底扭转项目结项时,结项不结账的顽症。未通过中期汇报和检查的单位,不能继续使用项目资金,要在进行整改的基础上,提出后期改进措施后,才能继续使用后续的资金。
三是做好项目的结题验收工作。可以借鉴北京市开展的事业单位绩效考评内容,包括业务考评和财务考评,其中分别从战略规划、立项、目标完成程度、组织管理情况以及项目预算、财务管理状况、会计信息质量、项目资金调整等不同侧面进行考评,强化考评要素的相互关联性。
5.开展艺术院校内部科研项目验收后的信息反馈、项目材料整理归档和总结交流工作。对按时保质保量完成科研项目的单位或个人进行通报表彰和奖励,对延期或未全面完成规定科研任务的单位和个人,要在总结原因和教训的基础上,对相关责任人进行必要的处理和警示,如取消一定时期内申报科研项目的资格,追回所余项目资金等。
(四)加强科研经费审计,促进科研经费使用效益不断提高
科研项目验收应请审计人员对项目预算执行情况进行审计。审计部门可制定内部评价标准,对预算执行情况打分,分等级作出评价提供给科研处,作为今后再投入的参考依据。对上年科研项目指标全面完成的单位或个人,在下年立项方面给予重点扶持,对上年科研项目经费管理混乱,未按时全面完成项目目标的单位提出警示,对有违法违纪问题的,应依据国家相关管理规定提出处理意见,促进艺术院校建立良好的科研管理运行机制。
四、利用校园网,实现科研项目和经费管理的信息化和现代化
有条件的艺术院校均可以借助校园网,建立科研、财务、项目负责人之间的网上审批、网上提供项目中期报告、网上提交项目结题报告的信息管理系统。一方面进一步明确管理部门和项目负责人各自的权利和责任,另一方面也减少项目负责人签字所耗费的时间,提高项目管理的效率。
根据以上研究和分析,高等艺术院校与其他院校相比,既具有共同需要面对和解决的问题,同时在科研经费管理方面又具有其自身的特点和发展规律,在科研经费的使用内容和科研成果的表现形式上也与其他院校存在着一定的差异,出现的问题也不尽相同。与此同时,部分艺术院校在科研经费管理上又普遍存在着起步晚、起点低,单位领导重视程度不够,机构和人员没有完全到位的状况。所有这些都对艺术院校的科研经费管理构成了严峻挑战。高等艺术院校科研经费管理改革和发展的方向是:着力进行艺术院校科研管理体制和经费管理体制的创新,建立起适应艺术院校科研经费管理特点的管理体制和运行机制。教育主管部门、财政预算和拨款部门、艺术院校齐抓共管,强化科研项目的立项审查、过程监督管理和效果评估验收总结,才能适应不断发展变化的艺术院校科研管理的客观需要。
参考文献
关键词:科研项目;经费管理;科研单位
科研项目经费是科研活动开展的物质基础,经费管理在科研单位管理体系中十分重要,也极为特殊,它需要科研人员与财务人员的共同参与,从而确保科研经费能够得到科学合理地运用,提高其使用效率,规避经费使用风险。然而在实际科研项目经费管理中存在着很多问题,如何解决这些问题关系到科研项目的实施状况,关系到科研单位的可持续发展能力。
一、当前科研项目经费管理中存在的主要问题
(一)项目预算编制质量不高。在科研项目申报的诸环节中,经费预算编制十分重要,它是科研项目经费管理的开始,是此后各阶段管理的基础和前提。然而当前一些科研单位在项目预算编制上存在合理性与准确性丧失的问题,预算编制质量有待提高。科研项目申报会围绕“科研”二字,技术因素会对申报结果产生决定性影响,因而关注技术因素本是无可厚非的,然而科研人员的经费管理意识过于淡薄,加之在财务管理方面的专业较为欠缺,这导致了在进行项目预算编制过程中态度不端正、方法不规范,并使得预算编制结果不够准确和完整。
(二)项目经费支出考核缺失。在很多科研单位中,如果项目财务验收审计不严格,存有问题和不足的项目能够顺利通过,那么这些问题和不足会被隐藏起来形成隐患,项目组在财务验收通过后便不再努力采取措施解决问题,并疏于对经费管理流程的反思与总结。
(三)对经费支出中形成资产的管理不够。一方面,就项目经费支出中出现的专用固定资产而言,不同科研单位的管理措施有很大不同,在有些机构的经费管理办法中核算办法较为明确,也有很多科研单位未将专用固定资产核查办法写入经费管理办法中。另一方面,针对经费支出时外购与研发形成的无形资产,很多科研单位的经费管理办法中没有清晰的规定,尤其是未对是否将成本核算与核算资产同时进行加以说明。
二、优化科研项目经费管理存在的解决措施
(一)提高科研项目预算管理水平。作为科研项目经费管理的基础性管理,项目预算管理能够对经费使用及其使用效率产生至关重要的作用,如果预算不合理不但会拖延科研进度、抑制项目的顺利开展,还可能造成成本的加重以及资金风险压力的增大,除此之外还可能会引起管理部门、研究人员和各课题小组之间矛盾和不满。因此,科研单位要以项目研究任务为中心,从实际成本出发,加强科研人员与财务人员之间的沟通协调,充分考虑科研项目开展的实际需要,遵循并综合考虑经济合理性、政策相符性、目标相关性等基本原则,对经费预算进行准确合理地编制,准确得出项目预算,合理分配既定的科研项目经费,提高经费使用效率和效果,保障项目的正常开展。
(二)健全科研项目经费监督机制。要极力避免财务人员对科研项目不清楚、科研人员对经费管理不了解的问题,科研单位的财务部门、科研管理部门、课题小组要加强协调配合,在科研经费的使用和管理问题上相互监督,保证经费收支手续内容真实有效、数目齐全;要减少核算失误,增强经费支出的公开性和透明性;如果出现违规现象,应在发现后的第一时间予以解决,实施有效的纠正措施,确保科研经费使用公平公正;应严厉禁止擅自挪用科研经费的状况,禁止通过科研经费谋取私利,保证每一分钱都用在科研项目上;科研经费支出必须符合项目预算和合同约定。
(三)实施追踪问效、绩效考评。在科研项目开展中,应实行项目负责人负责制,由专门的负责人综合把握项目实施情况。要规范财务部门审核,报销对于科研经费报销,应首先由项目负责人核准,继而需经过科研管理部门负责人审批,并且要通过院所领导的审批。对任意一笔经费,无论数额大小,都应做好事前、事中、事后监控和追踪问效。避免资金浪费现象,禁止虚假报销项目。与此同时,要完善综合绩效考评制度,以科研项目的综合运行效果、科研支出目标完成状况、投入与产出对比状况等作为评价参考内容,而不单以其经济效益和审计验收结论为标准,从而加强对各项管理工作的规范,优化经费整体架构。
结束语:通过上文的分析可知,科研项目的顺利实施不仅需要科技人员艰苦奋斗,还需要加强项目经费管理,提高项目经费使用效率,规避项目经费风险。当前科研单位在科研项目经费管理上存在着很多问题,应当注重财务人员与科研人员的协调配合,加强预算管理,优化监督机制,实施追踪问效和绩效考评,不断提高科研项目经费管理水平。
关键词:科研项目 项目管理 信息化 发展
当今是一个以信息作为主要传播的多媒体时代,我们可以获取信息的途径相比之前显得非常多样,且高速。所以,面对当下的技术革新发展与之前的传统和离散的管理方法已经完全不能适应当前的要求,因此,迫切需要人们以系统化思维和信息化手段来尽快地解决科研机构在项目管理中遇到的复杂问题。根据我院项目管理的特点,在满足不同来源项目管理的个性化要求的同时,还要满足项目管理流程中规范性的要求。而这些特性都使得科研机构项目管理工作呈现出繁琐和复杂及交叉的现象。医院的科研信息化管理就成了我们必须要解决的重大问题。
目前我国各个领域的科研项目的信息化管理建设已经发展到较为成熟的开发和应用阶段,已经跨过了之前单纯的摸索和试验及研究的推广阶段,中国医学科学院整形外科医院也适时建立了自己的网上办公和电子政务的管理系统。因在具体的信息化发展中的起步相对较晚,和西方的发达国家相比依然存在较大的上升空间。
科研项目管理是中国医学科学院整形外科医院内部管理的核心之一。其为了达到满足各部门的需求,必须要对有关的研究信息进行收集、整理、存储、分析科研管理,而在这个过程中所用到的最为简便的技术就是信息化的管理技术。在科研项目管理过程中如何总结工作经验,同时积极的结合实际并利用现代计算机技术、网络技术、科研项目管理信息技术,提高科研项目管理水平和服务水平,成为科研项目管理部门面临的重要问题。
一、科研项目管理信息化建设的意义
对于中国医学科学院整形外科医院的科研项目管理信息化建设而言,其在科研项目管理信息化建设的意义主要的表现在以下几点:分别是对实现科研项目管理数据,提高科研项目数据的利用率,简化科研工作流程,降低科研管理成本,提高科研项目管理水平和工作效率等方面起到重要作用。
(一)实现经费按合同预算分类管理,改变经费超支的被动局面
对于实现经费按任务书预算分类管理,改变经费超支的被动局面,首先按照任务书的经费预算,将项目的总金额和分类预算金额分别录入科研项目管理信息系统,从根本上可以改变之前的科研项目经费支出中的模糊不清的情况,进而最大化的预防超支预算的现象发生。同时由于在相关的信息技术引入之前,经常发生的一种情况是科研项目管理部门和财务部门会因为中间的沟通过少,时常导致研究项目的经费出现混乱。如能建立科研项目信息管理具体办法,应该在很大程度上可以保证科研项目经费使用的原则性,又具有一定的灵活性。
(二)实现科研项目管理科研数据,提高科研数据利用率
实现科研项目管理科研数据,提高科研数据利用率。对于科研项目管理而言,其在这个过程中主要是快速、准确、高效地管理科研数据,并且最大化地利用现代化的管理技术和手段将具有有关数据批量导入和过滤的功能,进而使得其在此基础上快速和准确的生成部分统计图表,为医院领导的决策提供更加科学、准确、及时的数据支持。以此来保证科研数据的更新和日常的查询工作,有利于数据的统计与分析。
(三)简化科研项目工作流程,提高水平和工作效率
科研项目管理信息化建设简化了科研管理的工作流程。这一点笔者认为对于有关的科研人员是具有很大的帮助的,以其经费手续为例,在没有信息化管理之前,其科研项目的工作人员如果要到行政仓库领用实验用品,那么其必须要走的一个程序是:必须要持科研经费本在多个管理部门之间才能完成报销手续,而在建立信息化的平台之后,通常情况下只要行政仓库将购买的物品价格输入相关的系统,那么扣费即可实现,从这一点我们也可以看出信息化的发展能够解放管理人员的大量的繁琐事务工作,进一步提高了和简化科研项目工作流程和管理水平,从而提高工作效率。
二、科研项目管理信息化建设的发展及建议分析
(一)科研项目信息化管理的实施应用发展
科研项目信息化管理操作平台应用发展科研项目信息化管理操作平台应该要遵循以下几个特点:首先是可以使用SQL查询功能,保证数据查询的简单准确,科研项目信息化管理信息的录入可以是采用姓名及部分不规范数据名称之外的项目,使用数字代码式的数据输入方式;其次是其必须要有较高的普及性且具有可操作性,简单实用的特点和系统使用单一功能的模块,相关的研究人员在经过简单培训就可以进行操作,无须专业人员进行操作,以便于系统的检查与维护工作的进行;最后是可以将数据库中的信息导出,以便对信息进行统计,绘制等的处理工作。
科研项目的信息化管理应用发展。院外基金项目委员会,从科研项目的立项到科研项目具体的形式审查,实施情况及验收工作基本已经实现了都信息化管理,其在相关的管理中实现实施的查询各职能部门及上级卫生管理部门的项目立项、成果这些材料都可以迅速,完整的查找到,并做出综合性的数据报告。因此中国医学科学院整形外科医院的信息化管理,在未来的科研项目的研究中,其在管理层面的应用发展也会有进一步的拓展。此外,积极的推进科研项目进程检查和流程管理及科研项目经费管理等,使得科研人员在解决项目的实施过程中遇到的问题与困难等工作时,能实现信息的及时反馈和科学标准的管理。
科研项目人员对信息化管理系统的使用发展。在其科研项目的信息化管理过程中,人员作为管理决策的制定者和执行者主要是通过具体工作来体现,同时更为关键的是科研项目信息化管理将查阅大量的网络数据资源和数据,为科研项目人员营造良好的学术氛围,优化学科梯队的建设工作,进一步的扩大科学研究成果的影响范围。科研项目信息化管理数据库可与国家科学项目等的重大的申报和建立科技资料的资源共享,最大化的提高科研项目信息化管理的服务能力和进一步推进科研项目信息化管理的进程。
(二)科研项目管理信息化建设的建议分析
建立科研项目信息数据库。近年来随着我国的科技水平的不断提高,尤其是在医学方面的研究有了很多创新性的突破,各个医学研究领域的机构在信息化系统的运用上都有了不同程度的发展,国内多数的医院在信息化建设上对取得较大程度的进步与发展。虽然有着这样的发展成就,但是依然难以从根本上改变我国当前阶段科研项目的管理信息化的总体现状。因此建立科研项目信息数据库,将计算机技术运用到整形外科医院科研项目信息化管理中,不但从根本上使得管理工作变得规范、标准、统一,更为重要的是其还可以提高医院的科研实力及现代化管理水平。这样就可以将许多的规范而准确的科研信息提供给科研人员,最大化的实现医院科研项目资料的标准、科学的信息化管理以及科研资料的信息化查询,同时也使得其在具体的信息查询工作也变得更加便捷,提高了科研项目管理工作的质量和效率。
积极完善科研项目信息系统。若要建立科研信息化管理必须要做到以下几点:首先是增设信息化查询点,提高资源利用率。其次是加强医院各信息管理模块之间的关联,实现资源共享。最后是加强信息化的自动化建设,医学科研项目人才评价的多样性、多叉性等特点,决定了科研工作量统计是一项繁琐、精细而耗时的任务,所以实现信息化管理,能够达到信息便捷利用,可操作性强。
加强科研项目人员素质建设。加强科研项目人员素质建设首先要加强信息化专业技术队伍建设。若要建立信息系统,要有一支稳定的专业技术队伍来专门负责系统运行的安全问题,为此医院应重视专业技术队伍建设,确保信息的安全运行。其次是医院应该转变管理观念,开拓管理思路,应积极的重视对科研项目管理人员的信息化管理培训,提高管理水平,以适应信息化建设的需要。
三、结束语
通过上文的分析,我们可以看出实施科研项目信息化是实现科研院所项目管理创新的支撑技术和手段。而在这个过程中,对于科研项目本身而言,其信息化建设不可能只是单纯的工作,而是非常复杂的系统性工程,因此进行科研项目信息化建设的过程中应结合医院的实际情况和大环境,从组织的管理信息化建设目标及整体发展战略出发,充分重视和做好科研项目管理制度和管理模式的匹配工作,力求在信息化与管理两方面找到最佳契合点,只有这样才能发挥信息化的最大效益,进而最大化的提升中国医学科学院整形外科医院科研项目管理水平。
参考文献:
[1] 陈瑛,周波.科研项目管理信息化系统的设计与研发[A].广西计算机学会,2011(7):7-10.