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1.1系统功能需求
实现课题申报、立项评审、任务书提交、项目审核、结题申请、结题验收全过程系统化、信息化、项目化管理。实现项目申请立项、结题验收专家网上评审功能,由系统自动进行计算排名。申请人提交立项或者结题申请材料后,由科技秘书对项目进行汇总分类,按照项目内容进行分组,安排评审专家。课题评审专家接到任务后,在系统设置的规定时间内,只需一台可以上网的计算机和相关附属设备(键盘、鼠标等)即可登录系统开展评审工作,时间灵活度高,同时也节约了纸张的大量使用,节约学院办公经费,提高评审效率。把学院历史立项的所有项目和院外申报项目进行电子系统进档,建立项目数据库,使科研管理工作规范化、科学化和信息化;实现科研项目综合查询与统计功能。对相关类别科研项目数据实现图形化统计,生成水晶数据报表;实现科研课题项目化管理。
1.2用户功能需求
系统的用户角色有:普通教师、二级部门管理者、科研处管理人员、评审专家、系统管理员。各用户角色功能如下。普通教师:普通教师即课题的申报者,访问系统具有的权限主要有:浏览、录入个人信息、查询个人信息;填写、上传课题立项申请、任务书、结题验收的材料;查询项目评审情况;查询科研课题进展;科研档案输出打印、项目补录等。二级部门管理者:在系统中设置学校二级管理部门的管理者,主要是对属于本部门科研课题的立项申请、合同任务书和项目结题验收申请作基本的审核,查询本部门科研情况。科研处管理人员:主要是科技秘书,主要权限是查询项目立项申请、验收申请情况,对项目进行形式审核、分类,安排评审专家,填写科研处、校学术委员会意见;补录历史项目和院外项目;同时,对优秀项目进行成果推广。
1.3系统架构
高职院校科研管理系统的开发过程中,是以MVC三层架构为依托,并在其基础上进行了改造,增加了管理权限层,使其更符合本系统开发的需要,增加的全新权限层,能更好的控制权限管理,使其可实现到对每一底层按钮的控制。
2系统主要功能模块开发
2.1系统时间段设置模块的实现
通过对系统时间段的设置来限制系统使用者对系统的操作权限,同时也为规范科研处对科研项目的管理起到一定辅助作用。主要有立项申报开始、结束时间,任务书提交开始、结束时间,中期审查开始、结束时间,验收申请开始、结束时间等4个时间段(点)的设置。并提供了新增时间段和修改已设置时间段的功能。
2.2科研项目管理模块的实现
项目申报模块:主要页面元素有:列表窗控件、按钮、下拉菜单等等。通过该页面可以完成项目申请立项书的录入和保存;项目修改导出模块主要提供了在查询、修改、输出打印和删除申报书的功能。项目任务书管理模块:提供了项目任务书的录入和输出打印功能。对已超出系统规定的立项申请时间和已通过科研处审核的项目进行操作将出现相应报错提示。项目验收申请管理模块:提供了项目验收申请信息录入和结题验收申请表的输出打印。对输入数据格式不正确和已通过科研处审核的项目操作显示报错提示。项目主持人可以查看立项评审、验收评审的评审专家打分情况和评审意见。
3结语
从目前掌握的资料来看,学界正以极大的热情关注着科研团队的发展建设。众多学者从不同角度对科研团队的组建、运作模式、管理措施等方面进行了广泛探讨,但关于科研团队的信任问题只是偶见于文献之中,而专门就此问题进行深入研究的更是寥寥无几。我们认为信任是合作的开始,也是团队管理的基石,了解科研团队中信任的形成、发展过程和作用机制,将是有效管理科研团队的关键。
一、科研团队中的信任概念
信任是社会科学中一个非常重要的概念。社会学、心理学和经济学都对这个问题表示了关注。由于研究角度不同,不同学者对信任的定义也是纷繁芜杂。社会学对于信任问题的关注可以追溯到古典社会学家迪尔凯姆(Durkheim)对“契约”、“团结”(Solidarity)进行的分析,[2]以及韦伯(MaxWeber,即维贝尔)对“特殊信任”和“普遍信任”的区分。[3]但直到20世纪70年代,信任才被作为社会学的一个专门课题来进行研究。其中,典型的代表人物是德国社会学家卢曼,他对信任的系统研究集中体现在《信任与权利》(1979)以及《熟悉、信赖、信任:问题与替代选择》(1988)等书籍和文章中。他认为,信任(Trust)应该主要被理解为与风险(Risk)有关的产生于现代的概念。就信任而论,个人在决定进行某一特定活动时,总是在心中揣摩着其他可能性。一个不考虑其他可能性的人所怀有的是信心,而那意识到种种可能性又力图避开风险的人所怀有的则是信任。[4]美国社会学家加芬克尔则认为信任是对普通的和日常的道德世界的持续、规则、秩序和稳定性的期望。[5]日裔美国学者福山从个人角度提出信任是“在一个社团之中,成员对彼此常态、诚实、合作行为的期待,基础是社团成员共同拥有的规范,以及个体隶属于那个社团的角色。”[6]虽然西方学者对于信任的本质有不同的阐释,但他们的基本取向是一致的,即都把信任看成是一种个人或私人的心理现象或心理行为。
根据斯蒂芬·罗宾斯和卡曾巴赫等人对团队的界定,[7~8]我们认为科研团队是以科学研究为内容,由技能互补,围绕共同愿景和科研目标而承担一定责任的科研人员所组成的正式群体。由此可以看出,科研团队中的信任主要是指在从事科学研究的互动过程中,科研人员之间在一定认知、判断基础上形成的对对方履行职责和义务以达成科研目标所应采取的正确行为的预期。
二、信任在科研团队中的作用
科研团队的组织结构特性和团队人员特性决定了信任在科研团队中具有重要作用。
其一,科研团队作为一种学术组织,有其不同于政府或赢利性组织的结构特性。正如伯顿·R·克拉克所说:“在学术界,工作等级是极为平坦的,联合方式也相当松散。长期以来,一种由各部分松散联合的平坦结构一直是主导模式,理解这一点需要一个那种在操作方面类似于联邦甚至联盟的学术组织概念,而不是像人所共知的官僚组织的那种单一体制。”[9]科研团队的扁平化、松散化结构使得其管理方式不能完全采用官僚制的做法,而只能用一种学术成员平等共事的方式,即信任的方式来管理。这是因为,信任降低了对于未来的不确定性,它通过弱化自己与团队其他成员在行为、态度等方面的差异来消除摩擦,并且把对以成员间互不信任行为为特征的官僚结构的需求最小化,促使团队协调且顺利运转。
其二,从科研团队的人员特性来看,团队中的每个人都是具有不同年龄、不同研究经验、不同学科背景、不同知识结构的专家、学者,这些人为了共同的科研目标而自愿走到一起。因此,科研团队成员之间实际上并不存在特定的上下级关系,传统的层级制管理显然不适用于这样的研究群体。换言之,科研团队应该强调学术平等,强调成员间相互尊重、相互信任。惟有如此,才能充分激发每个成员的创造力和责任感。
有学者指出:“从业者和学者都提出如果组织,无论是赢利性的还是非赢利性的,想要生存在21世纪,必须用信任作为核心要素来开发和管理组织的新范式。”[1]科研团队同样如此,信任在其中发挥着重要作用。
1.信任能促进团队的知识共享
科研团队组建的目的就是要充分利用团队优势,在国内外重大科技创新领域开展合作研究。因此,在团队中一定要充分发挥每个人的作用,尽量达到知识、技能方面的互补。事实证明,不同知识的交叉与融合才更有可能迸发出创新性的思想火花。一方面,知识经济时代知识的更新与传播速度非常快,这意味着知识的老化速度也在加快,团队成员拥有的知识如果不进行有效共享,一旦过时,就会丧失应有的价值,势必造成知识的浪费;另一方面,知识不同于资金、土地等物质资源,会随着使用频率的增加而减少,相反,在知识共享过程中,团队成员可以发现对自己有用的知识,从中获得启发,从而发现解决问题的新方案或创造出新知识,而且使用得越多,创造的新知识也越多。
科研团队成员之间如果缺乏信任,没有团队学习的氛围,就会出现信息流动不畅,更谈不上有效的知识共享。在缺乏信任的团队中,每个人紧紧抓住自己的核心技术和知识,不愿将自己以很大代价获得的知识与他人分享,害怕丧失自己的竞争优势,只注重个人奋斗,最终必然导致团队的低效率和低效益。因此,科研团队知识共享的实现主要体现在信任这一核心价值观上,团队在长期发展过程中,要努力营造相互信任的团队氛围,才能很好地实现知识共享。
2.信任可提高激励水平,进而促进团队绩效
在一般团队研究中,通常认为高信任导致高绩效,但良好的人际关系并非一定产生高绩效,因为信任对绩效的作用是间接的。如Dirks(1999)的研究表明,信任是激励方式对绩效作用的缓冲变量,他认为激励决定努力的程度,在高信任群体中,激励转化成群体努力进而提高绩效。[10]反观物质奖励、职位升迁等传统的激励方式却大都是外在激励,表现为控制反馈模式,通过控制进行激励,而不是强调唤醒自我和激发自控意识。而信任所产生的奖励作用是一种内在激励,是一种从内部自我升华的激励,这种力量能有效提高团队成员工作的动机水平,影响他们的合作意愿,进而促进团队绩效。近年来,从参与管理到团队合作,再到自我管理,激励方式与方法已显现出基于信任的激励的发展趋向。[11]
3.信任可以增进成员间的沟通与合作
沟通与合作是科研团队成功的关键,这是毋庸置疑的。缺乏沟通与合作,整个团队就犹如一盘散沙,矛盾、冲突不断,进而产生离心力,这会极大影响科研团队整体效能的发挥。我们认为有效的沟通要以相互信任为前提,它可以增进沟通的效果,提高沟通的质量,高质量信息的自由传递必须要建立在相互信任的基础之上。信任与沟通之间存在互为因果的内在逻辑关系,即在成员目标(利益)取向一致时,随着沟通的增加,成员间信任程度上升;而相互信任的结果,又使他们能够产生有效沟通。
同时,以相互信任的情感状态作为团队合作的基础也是非常重要的。信任是合作关系发生的前提,也是合作成功的重要推动力。Morgan和Hunt(1994)发现由信任激发的合作行为的工作关系减少了冲突,增加了组织认同度,并降低了员工离职率。[12]首先,信任有助于团队成员对合作关系的投入,高程度的相互信任有助于增强合作者的信心,愿意投入数量更多、质量更优的资源,从而创造更多的合作收益。其次,信任还可增强合作关系的灵活性,如果合作双方缺乏信任,一旦环境发生变化,往往会出现合作双方对环境变化后果的判断不一致而导致的相互猜疑,从而使合作关系受到损害。
三、信任在科研团队发展中的动态模型
一般团队中的信任模型普遍认为,信任不是自然而然产生的,信任的形成和发展是一个缓慢的过程,团队成员长期的共同工作经历使得他们相互学习和评价,从而形成关于彼此的能力、诚信、态度、情感等方面的知识,在此基础上建立起信任关系。Shapiro,Sheppard和Cheraskin(1992)在考察商务背景下人际关系如何产生时,指出在商务关系产生过程中有三种不同类型的信任模式:威慑型信任(Deterrence-basedTrust)、了解型信任(KnowledgebasedTrust)和认同型信任(Identification-basedTrust)。威慑型信任基于行为的一贯性——人们将按他们所说的那样去做。这种行为的一贯性因害怕受到惩罚(如人际关系的破坏)而得以维系。了解型信任是基于行为的可预测性——对于他人行为选择的可能性判断。当一个人掌握了关于他人足够的信息并可准确预测他们可能的行为时,便会产生了解型信任。认同型信任是基于对其他当事人的愿望和意图的心领神会,是由于认识到其他人在价值观和个性特征上的相似性而建立的,它通过完全认同对方的愿望和需求来维持。[1]Lewicki和Bunker(1995)在随后的研究中也提出了三种类型的信任,其中,后两种信任类型与Shapiro等人的分类一致,但是他们将第一种类型的信任称为谋算型信任。在他们看来,威慑型信任不仅是基于对破坏信任所遭致的惩罚的恐惧,而且源自维持信任所带来的收益。所以Lewicki等人认为在这一阶段信任是以市场为导向并经过谋算的,信任的确定通常是基于信任存在所带来的收益及信任被破坏所带来的威胁。
这些信任类型的划分为我们探究科研团队中信任关系的发展提供了很好的依据。但科研团队中成员间的合作是为了实现共同的科研目标,完成一定的科研任务,并非为了寻求个人利益最大化,因此就不存在成本、收益和风险方面的权衡,这点有别于商务过程中交易双方的合作关系。可见,科研团队成员间的合作与商务交易中的合作的基础是不同的。据此,我们认为科研团队中的信任应是由最初基于声誉的信任,逐步发展为了解型信任,最后达到信任发展的最高阶段——基于认同的信任。
1.声誉型信任
在科研团队组建之初,团队成员相互之间并不熟悉,只是凭借着对科研的热情和对团队带头人声誉的信任走到一起的。团队带头人以其卓越的科研能力和高尚的道德情操感染和引领着身边的科研人员,他的这种声誉会通过由他的朋友和其他伙伴构成的关系网而得到传播。出于对团队带头人声誉的信任,人们才愿意加入该团队并接受他的领导,从事自己感兴趣的科研工作。同时,团队成员在合作之前也可能不了解对方的情况,就更谈不上建立情感纽带,同样是基于对他人过去的行为和声誉的了解而决定是否给予信任,比如具有良好科研能力、乐于合作声誉的人就很容易较快得到别人的信任,进而与之进行无保留的交流与合作。所以,我们认为在科研团队初始阶段的特定关系中,信任的形成并不包括太多体验的成分,而是基于对成员以往声誉的认知。
2.了解型信任
随着科研团队的进一步发展,成员间在互动合作过程中逐步加强了解,彼此的熟悉性不断增强。这时信任的基础发生了变化,成员间不再以他人以往的声誉为依据来判断这个人的能力、品格和行为方式,而是以自己对他人的了解来预测其可能的行为。所以,这一阶段的信任就称为了解型信任。在了解型信任中,常规交流和不断增强了解是关键性过程,团队中的所有成员在合作攻关中经常性的交流有助于他们形成对彼此的能力、诚信、情感、态度的认知,从而决定增进或削弱彼此之间的信任。通常情况下,基于了解而产生的信任关系比较稳定,因为这种信任不但是人们理性选择的结果,而且在某种程度上融入了情感成分。
3.认同型信任
任何科研团队都有自己的奋斗目标,即共同愿景。如果团队中每个成员都将团队目标视为自己的奋斗目标,那么他的意愿或理想就很容易被团队中其他成员所认同,基于这种共识所产生的信任就是认同型信任,也是团队信任的最高阶段。认同型信任并不能轻易产生,这需要成员对相互间意愿、行为及价值观念的高度理解与认同,需要成员能够真正站在团队立场上设身处地考虑问题。建立了认同型信任的团队成员之间的关系将是非常牢固的,他们不仅相互了解和认同,而且会将对方的需求和偏好视为自己的需求和偏好,偶然的突发性事件并不会影响他们之间的合作。
上述三种类型的信任随着科研团队成员之间交往的加深而不断发生变化,其动态发展模型如图1所示。
图1信任在科研团队发展中的动态模型
近年来,很多高校不仅承担着培养人才的重担,也担负起科研服务社会的责任。高校是我国科技创新队伍中的生力军,也是实现科教兴国战略的重要力量,高校科技工作正在为国家创新体系的建立,发挥着不可替代的作用。国家对科技的投入呈现多渠道、多方向的增长趋势,地方政府对学校科技的投入力度也逐年递增,高校的科研规模不断扩大,科研活动越来越多,高校科技处一级管理结构体系已完全不能满足需求,普遍采用校院二级管理体系,即在学校科技处领导下,各个院系设置科研管理部门并配备专职人员进行科研管理。这种二级管理体系有效地解决了科研管理与高校科研工作发展的矛盾,但针对不同类型的高校教学科研单位,倘若采取相同的管理方式则不能充分体现基层单位的办学特点,也不利于科学研究的发展。因此,很多高校针对教学型、教学和科研任务并重型以及科研型基层单位,采取了分类考核制度,从而引导分类管理。
二、教学科研并重型单位科研管理特点
1.教学与科研并重,工作重心不分伯仲,科研管理
工作需要创新性。教学和科研任务并重型单位不同于教学型和科研型单位,顾名思义,前者强调教学、科研任务二者兼顾,不分伯仲;后者是教学、科研二中选一,具有倾向性,其与传统的大学和科学研究院功能相近,其管理模式有相似、相通之处。单位工作重心不同,其管理方式必然具有差异,因此教学和科研任务并重型单位的科研管理工作不能沿袭教学型或者是科研型单位的管理模式,需要与时俱进,具有创新性特点。
2.教学与科研并重,科学研究时间减半,科研管理
工作需要全面性。单位功能直接影响高校教师的定位,教学和科研任务并重型单位既要求保证教学质量还要追求科研成绩,这不仅是单位考核目标,也是相应教师职业发展的考核指标。因此,教师在工作时间安排上均采用五五对分,较之科研型单位的科研时间减少一半,这就要求基层科研管理工作必须具有全面性,细致周到,促使教师方便、快捷地完成科研工作。
3.教学与科研并重,研究工作略有侧重,科研管理
工作需要有目标性。教学和科研任务并重型单位的工作重心决定了工作时间的安排,为能更便捷、更有效地进行科学研究,科研管理工作需要有目的性,做到有的放矢,这包含两层意思:其一要在科研管理对象上具有针对性,如依据不同的研究方向提供不同的科研通知通告,针对性的提供科研信息;其二要在科研管理方式上因人而异,针对不同类型的科研人员,采用不同的交流沟通方式,以达到事半功倍的效果,如自然科学类教师比较理性,可以采取单刀直入、简洁明了的交流方式,而社会科学类教师比较感性且逻辑性很强,需要更加严谨和缜密。
三、教学科研并重型单位科研管理存在的问题
结合实际工作,教学和科研任务并重型单位的科研管理工作存在以下不足。
1.管理制度不够健全,管理工作缺乏规范性。
由于教学科研并重型属于新兴的一个名词,相应地考核、管理机制还没有完全落实到基层,基层单位不具备系统的管理规范和管理制度,这不仅使教师不能准确理解、定位、践行,也容易造成基层科研管理工作无章可循,致使工作不具规范性。
2.管理理念不够先进,工作方式缺乏创造性。
首先,教学科研并重型基层单位的教师由于既要教学又要科研,因此不能按照科学研究院的管理模式管理,因为教师没有足够的时间参与,也不能按照教学型的管理方式,这会耽误此类教师的职业发展,影响整个单位的发展,促使这一改革的失败。但目前部分院校仍然存在重“管理”轻“服务”的工作理念,没有较好地贯彻“以人为本”的管理核心,没有凸显科研人员在科研工作中的重要作用,不能很好地激发科研人员参与课题项目的积极性和创造性。其实,科研管理的目的是促使科研人员更方便、快乐地发挥自身作用,提高科学研究水平,最终兴国兴民,如此方能创造更合适的工作方式,提升工作效率,达到预期工作目标。
3.管理模式不够多元,高效工作缺乏稳定性。
高校的科研工作并非是单纯性的科学研究,总会遇到如学科建设、学科评估、领导调研等类似的工作,有时候会不可避免地涉及到科研项目、成果信息等统计工作,这对于教学科研并重型教师不堪其扰,部分教师也不乐意积极配合,致使科研管理工作效率降低,长此以往,可能形成学校科研管理部门认为学院教师不积极的负面印象,甚至会影响学科建设发展和学院科学研究实力提升的速度。倘若管理模式多元,具有较好的反馈机制,管理主体与客体相互配合,科研管理工作的高效性则不会出现低谷。
四、提高教学科研并重型单位科研管理工作成效的措施
1.建立、健全科研管理机制,促使规范化科研管理。
建立科研项目管理办法,如针对纵向、横向以及基层单位科研管理费支持的科研项目运行相应的管理办法,办法中明确项目申请、项目立项、协议(合同)签订、经费使用、年度(中期)检查、项目结题(验收)和成果推广转化等一系列从项目申请到项目结题验收整个过程中的规范性操作,这既有利于基层科研管理单位对整体科研情况的把握,也能按照时间节点有效地从事管理工作,促使整个过程规范化。
2.加强、提升科研管理理念,促进创造性工作方式。
《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020年)》指出,国家科技工作的指导方针是:自主创新、重点跨越、支撑发展、引领未来。科技工作者的研究工作强调创新,同样科技管理也需要创新,尤其是科技管理工作理念。虽然基层管理工作者更多时间发挥着“上传下达”桥梁枢纽的作用,但并非仅仅做一个“传话筒”,而应依据社会形势的发展,发挥积极的能动性,以“服务”为核心,摸索出科学化的工作方式,尽可能地减少教师除去科学研究专业方面的其他科研相关辅工作,实现高速、高质、高效服务,促进教学科研并重型单位科研实力的快速提升。在实际工作中,充分利用每周例会,将上周的科研通知按照材料截止时间由近及远排列,科研技术人员可以非常直观地从例会工作内容查找到通知内容、时间、材料截止时间,并且可以根据截止时间合理安排工作。科研管理人员也可以根据此表格内容,掌握科研管理工作的进度,做到不漏项。
3.构想、创建多元化管理模式,保持高效性工作状态。
基层科研管理人员连接着科研人员和学校科研管理部门,从工作角色上说,基层科研管理者是各类科研信息的传递者,是学校与科研人员之间的沟通者,是学校科研政策的执行者和各学科具体科研动态的知情者。无论哪一种角色,都是强调科研管理人员的主动性和能动性,可否构建多元化的管理模式,激发科研人员主动参与到科研管理中,让科研教师成为科研活动的行为主动者。如进行学术交流活动时积极参与或者当教师发表文章获得奖项等成果时,能够主动告知以便基层科研管理人员及时记录,这虽然是当事教师的举手之劳,却造就了后续工作的无限方便。
五、结语
摘 要:军队科研经费管理模式是影响军队科研经费使用效益的重要因素。该文系统分析了当前军队科研单位在科研经费管理方面存在的普遍问题,研究探讨了包括立项申报、过程管理、结题验收、考核评估等环节在内的科研经费精细化动态管理模式,并提出了相关保障措施,为进一步加强军队科研单位科研经费管理、规范科研经费使用、保障科研活动顺利开展提供了参考借鉴。
关键词:军队科研单位 科研经费 精细化动态管理模式
中图分类号:R19 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2016)08(a)-0128-03
科技是国之利器,国家赖之以强,军队赖之以赢,人民生活赖之以好。国家要强盛,军队要保打赢,人民生活要好,必须有强大的科技实力。当前,随着国家科技体制改革的不断深化,军队也越来越意识到科技强军的重要性,对科研经费的投入也在快速增长,军队科研经费管理的被重视程度也在不断提高。与此同时,我军科研单位在科研经费管理上还存在一些问题,一定程度上影响了科研经费使用效益的发挥。因此,尽快建立适合我军科研单位科研经费管理的新模式,真正发挥科研经费使用效益具有重要意义。
1 军队科研单位科研经费管理存在的问题分析
(1)立项申报过程中,经费预算编制不够科学规范。在立项申报过程中,经费预算编制是申报材料的重要组成部分,预算编制是否科学规范直接关系到科研项目申报的成功率。目前,军队科研单位科研项目与财务实行两条线管理,彼此之间缺乏明确的分工,项目申报书和预算编制通常由科研人员独立完成,由于科研人员对军队财务管理及相关制度不熟悉,对预算依据的把握不到位,容易出现预算编制不准的情况,影响了科研活动的正常开展。即便有的科研单位委托财务人员编制科研经费预算,但由于财务人员缺少专业知识背景,对科研项目支出情况不甚了解,难以准确预算科研项目真实开支情况。
(2)项目研究过程中,经费开支不够科学合理。在项目研究过程中,许多军队科研单位未对科研经费进行独立建帐和单独核算,致使不能合理监控科研经费使用。军队科研单位项目管理通常实行项目组长负责制,项目组长对经费使用具有审批权,有些项目组长对科研经费支出的审批具有较大随意性,在科研经费中列支了一些不符合科研经费业务范围的开支内容,财务科目和科研经费科目又存在差异性,导致财务管理部门对科研项目经费支出监管不到位,影响了科研经费使用的科学合理性。
(3)结题验收过程中,经费开支监管不够到位。在项目结题验收过程中,军队科研单位普遍缺少信息化的管理手段,加之验收审计过程较为复杂,审计人员在财务人员的配合下需要查看大量报销凭证,加上部分科研单位财务管理混乱,科研项目报销凭证与其他行政后勤等报销凭证混在一起,查找和分类的工作量大,影响了审计效率。财务审计部门对科研经费的审计工作通常较少,有的单位一年审计不了一次,即便审计,审计过程也是蜻蜓点水、走马观花,无法对科研经费的规范使用起到监管作用,导致科研经费滥用现象时有发生。
2 科研经费精细化动态管理模式的建立
为提高科研经费管理效率,最行之有效的方法就是依托信息管理系统,建立实时、动态的精细化动态管理模式,即在项目申报、过程管理、结题验收过程中,运用信息技术手段,对预算、决算、考核评估等关键环节进行动态管理,实现科研经费管理的精细化、精确化、规范化。
(1)强化预算管理。立项申报过程中,军队科研单位要强化科研预算编制管理,实行“双把关制度”,科研管理部门要设立专职经费管理人员,对科研项目预算编制进行技术指导和把关;财务人员要及时介入科研项目预算编制过程,提供会计指导和监督服务。科研管理部门经费管理人员协助科研人员正确领会上级机关立项申报意图和经费编制总体测算依据;财务人员协助科研人员正确掌握经费科目编制要求及注意事项;科研人员提供科研活动成本以及对设备采购、材料消耗等方面的准确需求,科管人员、财务人员、项目组三者强强联合、发挥合力、有效提高预算编制的准确度和可操作性。
(2)细化核算管理。核算管理是科研经费精细化动态管理的关键环节。具体措施是,研发科研单位使用的科研经费动态管理系统,将经费按不同科目分类独立建账,建账时科研单位科研管理人员(以下简称科管人员)协助财务人员将各科目开支限额及具体开支分类组成输入动态管理系统,方便财务人员按预算科目进行终审把关。系统为科管人员、项目组长和报账人员设置不同权限的访问端口。项目组的报账人员通过系统提交报销科目、开支明细及具体金额,科管人员按照项目研究进度安排对经费开支情况进行初审把关,通过后提交财务,项目组长通过系统按权限审批,财务人员根据项目组申请、科管人员初审、审批人批复的流程进行报账,报账完成后管理系统中自动显示预算经费、支出经费和结余经费金额,便于科管人员、财务人员和项目组长动态时时、掌握科研经费开支情况。报销票据及相关凭证通过扫描的形式进入管理系统进行备份储存。管理系统具有对动态查询和系统分析功能,从而实现科研经费的信息化管理。
(3)加强动态监管。军内科研单位在科研经费管理中,对过程监管工作做得较少,导致科研经费使用过程中产生的问题无法及时发现和有效解决。科研经费动态管理系统要设置动态监督和预警功能,科研人员、财务人员和项目组长可凭不同权限检查科研项目经费开支情况,对超预算、超范围支出或剩余经费过多的科研项目,管理系统会自动提醒科研人员、财务人员和项目组长,从而起到预警作用,督促科管人员、财务人员有效管理本单位科研经费,项目组长合理使用科研经费,杜绝超支和违规使用科研经费问题的发生。
在实际过程中,由于科研活动具有灵感瞬间性、方式随意性、路径不确定性的特点,预算编制存在较大不确定性和难以预见性,经费预算难免出现与实际开支不符的情况,对于这种情况,通过管理系统预警发现后,科研单位要认真分析研究,拿出相应的对策措施,尽快维护科研人员的积极性,并将问题及时向上级主管部门反映。
(4)实行决算管理。动态管理系统要设置科研项目结题自助提醒服务功能,提前三个月同时向科管部门、财务部门和项目组长发出结题提醒,督促项目组提前做好结题准备,以便尽快结题结账。在项目结题评审会后,要充分考虑项目归档和办理鉴定证书所需时间及经费开支,通常情况下项目结题评审会三个月内完成结题证书办理和归档,结题评审三个月后完成经费结账。在财务审计科研经费时,可通过管理系统向审计人员精确、高效、快捷地提供经费开支情况和相关凭证,必要时可直接打印,从而简化审计流程,提高审计效率。
(5)增强考核管理。建立科研成果完成情况和经费使用情况相结合的考核评估体系,并将评估体系和考核方法作为功能模块嵌入到管理系统中。对每个项目的预算编制、过程管理、结题验收进行考核评估,引导项目组在有效时间内合理使用经费,对考核发现的问题要限期整改;经费开支考核评估结果与年终考评和个人晋升直接挂钩,从而强化科研经费的监督管理。
3 科研经费精细化动态管理模式的保障措施
为确保科研经费精细化动态管理模式有序顺利运行,确保科研经费规范合理使用,应进一步改进管理措施。
(1)进一步规范科研经费预算编制。为达到科研预算编制准确化的目标,军队科研单位应进一步规范预算编制,科研项目经费预算编制应当按照目标相关性、政策符合性和经济合理性原则,根据研究任务需要、经费开支范围、资产配置标准等对经费支出的主要用途和测算依据等作出相关说明。科研管理部门、科研人员和财务人员三方共同完成科研经费预算编制,加强科研管理部门、财务管理部门和项目组之间的联系,明确三方职责,做到各司其职、有效配合,提高科研经费预算编制的科学合理性,确保科研经费预算编制能够按照精细化动态管理要求实施。
(2)进一步完善科研单位经费管理办法。根据军队最新科研经费管理规定,建立以科技创新质量、贡献、绩效为导向的分类评价体系,结合科研单位实施情况,建立和完善行之有效的科研经费管理细则,如细化一线科研人员等级津贴和绩效津贴等,明确科研经费管理内容、程序和各部门职责,明确科研经费开支范围、标准和审批权限,规范审批制度,经费开支与报销过程通过精细化动态管理系统进行,按照系统规定的科目按程序实施报账,报销时间与发票开具时间间隔不超过一个月,进一步强化科研经费报销的时效性和合理性;科研经费实施信息化管理;严格按科研任务书要求的时间节点进行结题,明确结余经费分配比例和绩效津贴发放细则。通过制定科研经费管理办法,使科研管理人员、科研人员和财务人员三者做到有章可循、有法可依,真正激发科研人员的创新活力和潜力,调动科研人员的创造精神。
(3)进一步严格奖惩机制。通过科研经费精细化动态管理系统,划分出优秀、良好、合格、不合格四个评估等级,结合军队新出台的科研经费管理办法,对评估结果优秀的按照绩效奖励办法上限进行奖励,并在提前晋级、评功授奖时优先考虑;对评估结果良好的按照绩效奖励办法中限进行奖励,并在提前晋级、评功授奖时酌情考虑;评估结果合格的按照绩效奖励办法下限进行奖励,取消提前晋级、评功授奖资格;评估结果不合格的不予绩效奖励,年终考评直接不合格。通过严格的奖惩机制,形成有效的经费使用监督制约机制,确保科研经费精细化动态管理模式的有序顺利运行。
(4)进一步加强审计管理。财务审计是促进科研项目经费合理使用的有力手段。军队科研单位尽快建立科研项目中期审计制度,所有科研项目研究中期都要进行财务审计,以便做到及早发现问题、有效预防。对科研管理中出现严重问题的项目组,年终考评直接定为不称职,年终取消所有晋升和评功资格,情节严重的移交司法机关处理,确保科研经费精细化动态管理模式的有序顺利运行。要加强财务管理,形成充满活力的财经管理和运行机制,让科研经费为科研人员的创造性劳动服务,从管理机制上发挥好财务的监督作用,管好用好科研经费,为科技强军提供坚强有力保证。
4 结语
军队科研单位科研经费管理是科研工作的一项重要内容,而立项申报、过程管理、结题验收、考核评估又是科研经费管理的几个重要环节,在这些环节中进行经费管理模式探讨,有利于解决实际工作中存在的部分问题。该文提出的几点措施来自于笔者长期科研经费管理中积累的一点经验,期冀能够对军队科研院所科研经费管理工作提供力所能及的帮助。
参考文献
[1] 李淑侠.浅谈科研院所科研经费管理的问题与对策[J].农业科技管理,2010,29(3):46-48.
[关键词]农业科研单位;科研经费管理;问题;对策
引言
科研项目经费是开展科研活动的前提和保障,是保证科研项目顺利实施的基本条件,近年来,国家持续加大对农业科技的投入,农业科研单位科研经费规模呈现快速增长。加强科研经费的管理,有利于保证科研项目顺利完成,促进科研人员多出成果、出好成果,有利于增强我国科技综合实力和自主创新能力。为推动科研经费管理工作规范化、科学化和精细化,国家先后出台了一系列科研经费管理办法。但是,从国家专项检查和审计的情况看,农业科研单位科研经费管理还存在一定的问题,严重影响了财政资源配置效率。本文对这些问题进行了深入分析,并结合工作实践有针对性地提出了相应的解决对策,以期确保科研经费高效使用,充分发挥其社会和经济效益,实现科研事业健康发展。
1农业科研单位在科研经费管理中存在的问题
1.1科研经费管理制度不完善
为规范科研经费管理,国家出台了一系列项目经费管理办法,有些单位认为,既然财政部、科技部、农业部、相关主管部门已经制定了很多办法,单位只需遵照执行,没有必要制定本单位的科研经费管理制度。有些单位即便制定了科研经费管理制度,基本上都是照搬国家部委的制度,关键环节只做原则性规定,没有结合单位实际细化完善,真正地发挥作用。
1.2预算编制不科学
经费预算是科研项目申报的基础材料,预算编制关系到项目的立项和执行。农业科研单位普遍存在项目经费预算编制不够严谨,预算执行“两张皮”的现象。究其原因,主要有两个方面:第一,单位对预算编制重视不足。很多单位领导、项目负责人受传统观念影响,为了争取项目,走后门、拉关系,一些项目未经评审已经内定,他们认为项目已经确定了,预算编制就是走形式。第二,预算编制人员专业性差,预算质量不高。有些单位经费预算主要是科研人员编制,财务人员参与较少,一些科研人员对政策理解不足,仅凭主观臆断闭门造车。有些单位虽然财务人员参与了,但是财务人员专业水平不高,与科研部门缺少必要的交流,缺乏对项目研究情况以及外部环境变化(如农业季节性特点)的整体把握,编制的预算往往脱离实际,难以执行。
1.3经费执行与预算脱节
经费使用中预算执行随意、超支、挪用等问题时有发生,主要体现在四个方面:一是思想认识不足,有人认为项目是自己争取的,经费可以随意支配,发生虚列支出、超范围支出。有的单位领导私自挪用项目经费弥补办公经费不足,造成项目经费流失。财务部门只是进行会计核算和正常报销,无法做到预算执行有效控制;二是项目预算编制脱离实际,执行时无法与预算匹配;三是项目资金到位时间晚或科研人员工作滞后,临近项目结题时经费支出比例过低,为防止资金收回,科研人员突击支出;四是项目时期长,客观因素的变化导致预算无法正常执行。上述原因造成经费预算流于形式,没有发挥预算管理作用,给社会服务形象带来了极大的负面影响。
1.4缺乏合理有效的监督机制
首先是责任不够明确,经费管理中财务部门和项目执行部门相互脱节,缺乏严格的监督和制衡,出现问题相互推诿。其次是经费预算和执行缺乏有效监督。预算编制没有具体部门和个人监督,预算编制的质量完全依赖编制人员的经验和水平。经费支出通常由科研人员自己把握,财务部门只是会计核算,没有进行监督和约束,外拨经费、结余资金更是缺乏监督。最后是审计力量薄弱,内部审计多是事后审计,不能及时发现支出过程中的问题,事前监督和事中监督严重缺位。由于监督机制不健全,科研人员违规风险低,违规使用项目经费的现象屡见不鲜。
1.5经费管理评价体系不健全
农业科研单位科研经费管理缺乏合理的绩效评价体系,没有重视对资金使用的合理性、经济性的评价。如劳务费支出明显超出合理标准、高于市场价格购置仪器设备等问题,由于支出项目属于预算内容,并且报销手续完备,审计一般难于发现。另外,目前我国评判科研项目完成的标准,一般是对照项目实施目标检查,但实际上,为了顺利结题,很多单位都存在数字造假的现象,如虚报推广品种和面积,虚报培训场次、参加人员等,这些问题很少被关注。至于科研成果是否能够转化为生产力,能否最大限度地产生经济效益或社会效益,更是评价的空白领域。忽视科研经费的绩效评价,必然影响科研项目经费的使用效率,造成科研项目的高成本、低产出。
2完善农业科研单位项目经费管理的对策
2.1加强科研经费管理体制机制建设
传统管理模式已经不能适应经费管理的需要,应当建立分级管理统一领导的管理体制,即由上级部门组织,科研部门、财政部门、其他部门共同参与的管理模式,这种模式有利于加强部门之间的交流与协作,有利于提高项目的统一管理和资源优化配置。此外,建立合理的收入机制,适当提高人员经费、间接费用的比例,扩大间接费用的核算范围。建立激励机制,鼓励科研人员开发创新,取得的收入全部留归单位,主要用于奖励科技人员以及弥补日常经费不足。
2.2建立健全各项管理制度
制定完善的管理制度是促进项目经费规范管理的根本保障。首先,应在遵循国家相关制度办法的基础上,根据单位自身实际,制定相应的科研经费管理办法,包括经费预算管理制度和经费支出管理制度。要明确预算编制的机构职责,强化课题组长负责制,加强预算的审核,明确科研经费的开支范围和标准。其次,积极加强内部控制建设,细化经费管理流程,认真查找风险点,建立控制措施。加强支出的审核审批,重大事项集体决策,重大支出集体联签。实行资金支出动态管理,加强经费支出的跟踪检查,实行项目执行的验收和评价监督。单位要积极确保制度的落实,加强制度的宣传,使科研人员充分了解自觉遵照执行,使制度落到实处。
2.3提高预算编制的科学性与合理性
预算编制科学化是规范科研经费管理的基础,应在科研部门和财务部门之间建立联动机制,加强合作。科研部门按照项目目标和任务提出直接费用和间接费用的科目和概算,财务部门按照财务制度和预算编制要求为科研人员提供专业指导和帮助,对概算提出修改建议。充分发挥两者的优势,相互补充,增强预算编制的科学性、合理性,切实维护预算编制的严肃性。
2.4强化科研经费预算的执行管理
应加强科研经费支出的管理控制,首先,财务人员要熟悉各类项目的经费管理办法,专款专用、单独核算。其次,财务部门要加强经费支出的监督,严格按照管理办法规定的经费开展范围和标准办理支出,对支出真实性严格把关,严禁挤占挪用项目经费,确需调整预算的,及时履行报批程序。最后,要建立和完善经费实时查询机制,使课题组和职能部门及时了解经费使用情况,确保资金支付与项目实施进度相适应,实现经费高效规范管理。
2.5完善科研经费的监督机制
一是成立专门的监督机构,对科研经费预算、执行、评价开展全过程、全方位的监管。二是加强科研经费的审计,重视经常性审计,前移监督关口,强化事前监督和事中监督。三是积极推进信息公开。在单位内部对课题组人员、设备购置、预算调整、外拨经费、间接费用支出情况等进行公开,对非课题预算安排情况进行公示,接受社会监督。单位应对经费管理中的问题及时进行纠正,确保科研经费使用的安全性,提高科研经费的使用效益。
主要参考文献
[1]吕甲.浅析科学事业单位科研经费管理使用的问题及建议[J].财会研究,2016(7):55-56.
[2]刘菁.完善农业科研院所课题经费管理的思考[J].中国总会计师,2014(4).
一、高校科研档案管理的主要内容
高校科研档案是科研活动的原始记录,也是科研管理中不可或缺的一个重要环节。科研档案是人们在从事科学研究活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的、归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史纪录。科研档案工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法,正确地组织科研材料的归档,科学地做好保护与管理工作,充分发挥科研档案为教学服务,为科研服务的作用。
目前,高校科研档案建立的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研工作者所提供的信息可分为三个方面,即从事科学研究的专家学者的人员信息资料;在各自的学科领域取得的科研成果的信息资料;各级各类有关科研的指令性文件和通知等信息资料。
1.提供科研人员信息资料,主要是归整学校从事科学研究的专家、学者以及课题研究的整个研究梯队的组成人员的个人资料,包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料;
2.各类科研成果材料主要包括:一是学校和各级各类科研项目的归档,这是科研档案管理的重中之重,从项目的申请,研究方案的设计论证,立项计划下达的通知和文件,经费的控制与使用进度,项目最终完成的科研咨询报告和研究成果,结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件,应用类研究还要包括应用技术成果和科技成果的转化与推广,存档材料包括验收证书,专利证书以及有关检测证明和鉴定、验收技术资料原件和复印件一套。二是科研人员和广大教职工在正式发行的学术期刊发表的在学科领域有建树、有影响的科研论文,正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书、参考书和作品等以及获得各级各类奖励的成果,全部按所在部门登记,按统一要求填写相关表格并提供原始材料及复印件进行归档。三是整理、归档上级和学校下达的有关科研方面各类文件以及上报的各级各类科研统计报表,以便查阅上级部门的指示、指令、决定等意见和学校有关科学研究的政策和规定,了解学校发展状况,把握方向,保证科研工作的顺利开展。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
新建本科院校由于师资力量和水平的限制,原有的科研技术薄弱,在组建初期,科研管理工作重点放在对全校科研的宏观管理和一系列规章制度的建立和完善,但对科研档案的管理没有引起足够重视。大多没有建立科研档案的收集、立卷、保管等规章制度,科研档案的管理几乎处于空白状态,即使在做的科研档案的归档、管理工作仅局限于对学校科研项目立项、获奖科研成果、科研文件的收集保存,缺乏保存科学研究整个过程的原始记录和材料,大多数都是在课题完成和成果获奖后粗粗收集,便移交到学校综合档案馆。新建本科院校科研档案管理主要存在的问题有三个方面:
1.科研档案缺乏完整性、系统性,普遍存在各种立项资助项目材料较多而教师自发科研项目材料较少的现象,有些立项资助项目档案材料也残缺不全。有的科研课题有开题报告,缺论证意见。有的科研课题材料的只有研究总结或成果论文,缺乏科研计划、设计方案、技术报告、实验记录、数据分析、成果鉴定推广等方面的资料,尤其缺少核心部分技术内容和大量研制阶段的材料。
2.科研档案材料原件少,复印件多。课题在鉴定、报奖时上级部门需要提供原件,而原件的份数有限,所以出现科研人员只向档案部门移交复印件的现象。科研档案作为科研活动的真实记录,它是日后查考、研究和处理各种问题的凭证,如果归档文字性材料中复印件增多,必然使文件失去它应有的价值。
3.科研档案材料分散在各处。由于高校科研人员肩负着教学与科研双重任务,对高校教师的考核也是多方面的。因此,普遍存在一个科研课题的材料分散于各部门的现象,一部分材料在系里,一部分在业务档案里,一部分在行政档案里,一部分在科研档案材料里。这些情况导致科研档案材料的零散状态,不利于科研档案的综合管理和利用。究其原因,主要是:(一)科研人员对科研档案工作的重要性认识不足,由于当前许多研究人员没有认识到科研工作档案工作的重要性,把自己的研究成果视为个人私有财产,许多珍贵材料不愿意上交,一方面怕归档后得不到有效保存,另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便,或者会泄密、失控,这样很难保证档案材料的完整性、系统性。即便一定要归档,也只会将有关材料的复印件归档。(二)科研档案管理缺乏有效的管理体制,由于新合并组建的院校,科研机构重组,二级院系重新整合,不少科研人员的隶属关系发生变化,科研档案管理没有得到理顺,科研档案的立卷、归档、编研、利用和计算机档案管理系统等方面的业务工作没有一个统一标准,各二级学院没有设置档案室或专职档案员,管理松散,加上有些学校校区分散,更增加了科研档案的管理难度。
三、加强新建本科院校科研档案管理的途径
1.强化科研人员的档案意识。通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识,提高科研人员档案法制观念,认识科研档案建设工作的重要意义,让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务,从而在思想上重视科研档案工作,自觉承担起积累科研档案资料的义务,主动履行科研档案归档的职责,增强科研管理人员自身的档案意识。
2.建立、健全科研档案建设与管理制度。按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定,建立符合高校实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度,在日常工作中实行“三纳入”,即将科研档案工作纳入科研管理制度,纳入科研工作计划,纳入科研人员的工作职责范围。同时做到四同步,即下达科研任务与提出科研文件材料的同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。具体做法是:第一步,要在科研项目下达后,课题负责人主动到档案室备案,领取“归档须知”、“科研记录本”等;第二步,科研课题完成,或经过鉴定、验收后课题负责人将科研课题三个阶段的材料全部收齐,移交档案室,才算科研课题结束;第三步,课题结束经费结算时,要有档案部门归档合格签字或盖章后,科研管理部门才能同意财务部门结算;第四步,申报各类奖项时,必须由档案部门验收,加盖验收合格章后,科研管理部门才能办理申报手续。
3.配备机构和人员,提高科研档案管理人员的业务素质和水平。在高校科研管理部门设立专门的科研档案室,配备专职档案员。校区分散的高校还可建立二级院系科研档案室,并配备兼职档案员,二级院系科研档案室主要是对纳入学校科研处管理的科研项目,负责指导、督促或参与其科研档案的立卷和归档。对非纳入科研处管理的科研项目,负责立卷和归档的全过程工作。建立本院系的此类档案,并根据规定提供利用服务;参加学校组织的有关学科科研档案的编研工作。要加强科研档案管理人员队伍建设,通过进修和培训,不断提高科研档案工作人员的业务水平。还要建立奖励惩罚机制,充分调动科研档案管理人员的工作积极性,对工作表现突出的人员,除公开表彰奖励外,在职称评聘和职务晋升上,予以充分体现,从而激励并促进档案管理人员的整体业务水平和业务素质的提高。
4.运用现代化管理手段,管理和利用科研档案信息资源。高校校园网络的建设和使用为科研档案的管理提供了便利条件,近年来新建本科院校的科研档案数量在不断增加,原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校科研发展的要求,因此,把计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中,利用网络传输,将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网,既便于查阅也便于管理。网络化的管理提高了科研档案信息资源的利用率,同时也提高了科研档案的管理效率。
军工科研单位作为尖端理论、技术和装备的孕育基地,在日常科研活动中必须坚持以标准化管理为核心,与技术创新相结合,正规化、科学化、系统化地促进科研活工作持续健康发展。随着改革开放的不断深化,经济、军事领域逐步与世界接轨,众多军队科研单位相继导入GJB 9001A-2001,建立了科研质量管理体系并顺利通过了第三方认证。通过不断摸索与实践,质量管理体系要求中的质量管理理念、规范的管理方法、科学的管理模式必将全方位地渗透到科研工作各个环节,伴随科研进程的各种科研资源也将得到不断优化和发展。
1 科研质量管理的含义
科研质量管理泛指对科研活动或过程(也包括组织、体系、人、产品及其组合)所进行的质量管理。以科研项目为例,其全面质量管理(或称综合质量管理)主要体现在对项目研究和管理过程中的各个环节(如研究方案制订、实验监测、数据处理、成果汇总等)的质量控制,对项目各动态要求(如研究与管理信息人员配备、经费使用、器材设施等)的质量控制,即对研究与管理全系统、全过程的动态质量控制过程。科研项目质量管理系统如图1所示。
如图1所示,项目的研究过程是一个开放的流动系统,而项目质量管理同部队需求、人力、物力、财力、信息等诸多因素共同构成系统的外部环境。对于一个有效的项目质量管理系统而言,只有通过对项目研究各阶段实施宏观和微观相结合的管理方式,才能促使项目研究过程的有序、可控。
2 军工科研单位的特殊性决定了实施质量管理的必要性
2.1 部队机械化信息化进程不断加快,对部队科研质量要求越来越高
基于部队建设需要及受到国际军事科技发展形势的影响,我军对科研成果的要求不断提高,同时伴随着军队高学历科研人员比例的增加,先进科研仪器设备的广泛使用,只有采取与之相匹配的管理模式才能更好地利用现有资源,提高科研军品的质量,提升军品的可靠性与稳定性。在一些军事技术与理论的研究中,其质量特征不明显,有的需要较长时间甚至成果物化后才能反映出来,必须采取预防为主,加强过程控制;在现代军事装备科研中,因其投资巨大,系统复杂,研究周期长,涉及人员多,如果不能严把每个环节的质量关,就会降低武器装备的可靠性,增加使用的风险性,可能会影响到一场战争的成败。因此,只有树立现代质量观,着眼于产品长时期保持良好性能和最佳寿命周期费用,追求产品综合效能提升和缺陷预防,建立有效的质量管理体系并监督其有效运转,对科研进行全过程控制,才能不断推陈出新、出精品,提升我国国防实力。
2.2 提高设备使用效率,改善科研条件的需要
无论是基层部队,还是科研部队,都不同程度地存在设备使用率不高的问题。除此之外,对一些性能好、功能强的高新技术设备其使用功能还没有有效地开发利用。这不仅是设备的浪费,也是财力的损失,更谈不上对科技创新的贡献。只有开展科学研究工作,才能不断挖掘设备潜力,最大限度地发挥设备的性能。实施科研项目过程质量管理与控制,则是提高设备使用效率的一条途径。同时,根据科研工作需要,适度利用项目经费,购置添加新设备,也有助于科研条件的改善、生产效率的提高和技术的革新与进步。
2.3 提高科技人员业务水平的需要
科学研究工作的根本目的在于推动科技进步和发展生产力。但通过科研工作造就培养一支精良的科技队伍也是科学研究的另一个重要目的。一支精良的科技队伍要有超前的学术意识,能站在科学研究的前沿,还应具有过硬的科研本领、严谨的工作作风。这些只有在过程质量管理与控制的严格要求下才能形成。因此可以说,过程质量管理与控制是提高科研人员水平能力的推动力,过程质量管理与控制施加的压力越大,其反作用力——推动力就越大。
3 军工科研质量管理体系的建立将使科研资源得到合理优化
随着部队发展的需要,质量体系的建立越来越迫切,因应这一需要,试验区已逐步建立了适合自身的质量管理体系,相关的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录等将陆续被运用在日常质量管理工作中并持续改进,全员的质量意识也将显著提高,科研项目的科研资源也必将得到优化,从而有效促进科研工作的开展。
3.1 质量管理促进人力资源优化
人力资源优化是科研项目顺利开展的基础。科研项目的最高管理者要深刻领悟“科技以人为本”的含义,建立科学完善的科研人员管理体系和培养计划,立足“点、线、面”相结合的原则,实行“抓总体、管主线、挑重点”的科研管理方法,培养科研骨干的创新管理能力,建立人性化的科研干部成长通道,实行适度的奖惩政策,充分调动人员的积极性。科研组织内必须遵循质量管理中的“全员参与”原则,各级人员都是组织之本,只有全体的充分参与,才能使他们的才干为组织带来收益。
有的科研项目需要不同专业背景、文化层次的科研人员在科研过程中担任不同的技术角色,因而对他们有着不同的技术要求,要使不同岗位人员的技术质量标准都提升到较高的层次,就必须在项目组内开展多层次的素质教育。加强科研领导者质量可靠性培训及考核,加强设计队伍的可靠性专业技术培训,加强特殊专业技术岗位的权威培训及考核,设置专职或兼职的质量监督审查人员,提高全员质量意识。
3.2 质量管理促进科研设备优化购置,延长科研设备的使用寿命
对科研设备进行质量管理能提高科研保障能力的可持续性和科研成果的可靠性。现代化军事科研离不开硬件配套设施的建设,专业实验室的升级改造、先进仪器设备的大量引进为科研创造了良好的环境。良好的质量管理能使科研设施的完好性得到更好的保障,使用寿命得以延长,大大地节约科研成本。项目组对仪器设备实行专人保管制,使用人员要及时登记,保证故障发生原因的可追溯性。对特种设备如监视、测量装置要按照要求定期进行权威检测校准并保存记录,合格后方可继续使用,保证了科研过程的安全性和结果的可信性。对于不同专业方向,但需运用相同或类似技术手段的科研项目,可以依据质量管理体系细则,考虑建立科研设备保障共享平台,既可节省科研经费,又可对设备进行统一规范的集中管理。
3.3 质量管理使得信息资源组织合理、使用便利,促进科研工作高效运转
科研信息种类繁多,来源广泛。现代信息技术把围绕科研中心任务的各种信息综合起来形成一个全面知识管理系统,使信息资源组织合理、使用便利,促进了科研工作的高效运转。科研过程环环相扣,科研信息的形成也是有机的整体,例如科研方案设计过程的输出信息将是技术设计的输入信息,技术设计过程的输出信息又会成为产品试制的技术依据。由此可见信息资源的质量管理贯穿军事科研项目立项到科研成果报奖的整个过程,早期的项目相关信息收集与整理是科研立项的依据,科研过程的资料和记录是科研成果可信性的保证,后期科研成果的数据和指标是科研项目的价值体现。课题组应按规定收集、储存、传递和处理信息。科研信息的档案化管理是目前普遍采用的信息资源管理方式,科研项目组要建立完善的信息档案资源管理制度,实行专人负责,牢固树立信息管理的质量意识,主动将信息资源注入科研进程中。对军事科研项目的信息资源进行质量管理不仅促进了科研的发展还加强了信息资源保密的力度,确保了国防科技信息的安全。
4 结束语
科研过程的各种资源是科研项目的生命线,按照GJB 9001B-2009质量管理体系要求对科研资源进行优化管理不仅可以促进军事科研创新能力的发展,同时也可以确保科研军品的真实性、可靠性。只有不断探索和完善符合新形势、新技术条件下的质量管理体系,使其持续改进,才能适应新时期军事科技发展的要求。
关键词:理工科学院;科研管理;建议
中图分类号:G644 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2015)41-0009-02
华南理工大学是教育部直属的全国重点大学,是“211工程”和“985工程”院校,被誉为中国“南方工科大学的一面旗帜”。经过60年的建设和发展,华南理工大学成为以工见长,理工结合,管、经、文、法等多学科协调发展的综合性研究型大学。目前,学校共设有25个学院。化学与化工学院经过近几年的发展,学院的科研工作取得了显著成绩。
一、理工科学院科研管理特点
综合性大学往往多学科并存,但理工科与文科学院科研管理的侧重点不尽相同,理工科学院科研管理的特点为:
1.满足教师对科研经费、设备、实验用房的需求,是理工科学院科研管理的重点。理工科学院教师需要大量的仪器设备、实验药品,投入大量的时间、人力、物力,在此基础上才能得出可靠的实验数据,因此理工科学院往往经费需求较大,科研周期较长。经费不足、设备不完善、不能提供足够的实验室,很难吸引高层次人才是理工科学院普遍存在的问题。
2.平衡教学和科研之间的关系,是理工科学院科研管理的难点。理工科学院一般要承担学校基础课的教学工作,有相当数量的教师承担了此项繁重的教学任务,这些教学教师因长时间脱离科研工作,对科研工作存在一定的畏难心理,调动教学教师的科研积极性,也是理工科学院科研管理的重点。
3.促进理、工学科的交叉和融合,是未来理工科学院科研管理的焦点。学科发展以科研提升为内在动力。科研能力的增强,是学科发展的第一促进力,第一推动力。但往往是,理科和工科二者之间较为封闭,缺少沟通、孤军奋战,难以团结起来申报重大课题,造成科研资源极大的浪费。华南理工大学化学与化工学院是2008年顺应学校学科调整的需要,将化工与能源学院和化学科学学院合并,更名为化学与化工学院。相比起来,学院科研管理应更注重化学与化工这两个优势学科的交叉和融合,集合两个学科的优秀科研力量争取重大项目。
二、理工科学院科研管理现状分析
目前大多数高校都设立了科技处或科研处,负责全校的科研管理工作。并在每个学院设立了主管科研的副院长,也配备了专职或兼职的科研秘书。但仍会存在着科研管理观念落后、管理缺乏特色、管理相对封闭、管理质量不高、缺乏有效的组织管理等问题。
1.科研管理观念落后。片面认为科研管理是学校科研管理部门的主要工作,学院只需配合、协作。静态管理、事务性工作是学院科研管理的主要内容,把做好承上启下、上传下达、按章办事作为衡量学院科研管理工作的标准。学校科技处过多地拘泥于学校科研事务性工作,只注重收收发发。
2.科研管理缺乏特色。每个学院都有各自的学科特点,理科类学院注重基础,工科类学院以应用见长。基础性研究不进行,科研没有后劲,应用性研究开展不了太长时间;应用性研究是基础研究的“试金石”,有了它,基础研究才会一一被验证。照搬学校规章制度,而没有结合学院学科特点加以灵活运用,这样很难让科研管理上一个新台阶。
3.科研管理相对封闭,与外界联系松散。科技成果转化为生产力,才能体现出科研工作的价值。将科技成果转化为生产力,不仅需要学校,更加需要学院的重视。构建产学研互动平台,加强与其他院校的联系。学校科技处人员有限,无法全面、持续地开展为企业和其他院校“牵线搭桥”,加强双方的合作。
4.科研管理质量不高。随着国家对科技投入的加大,高校科研工作取得了蓬勃的发展,科研数量和经费额度不断增加,但高校科研管理人员的规模并没有得到相应扩充。甚至于许多二级学院管理人员编制有限,无法设置专职科研秘书,学院科研秘书往往身兼数职,工作多而杂,造成其精力分散,无法全面、深入、科学、系统地进行科研管理工作,无暇进行科研创新管理,严重影响科研管理质量。
5.缺乏有效的组织管理。各自为政是高校的普遍现象,个别教师满足于承担小项目,不能进行有效的整合。针对973、863或国家支撑等重大项目,很多二级学院很难做到集中优势科研力量。学校科技工作不只是在数量上,更重要的是要在质量上取胜,积极做好导演角色,变教师个体自由申请各类科研项目为以国家各类科技计划为主导,有效组织和整合力量,联合策划和申报重大项目、重大成果,在高级别科研项目和高水平科研成果获奖方面有所突破。
6.科研奖励、考核过于强调结果。目前高校科研奖励、考核过于强调结果,而不问过程。不能只以论文数量、项目数和经费数等作为奖励或考核的依据。在理工科领域里,还应适当关心论文的质量、引用次数、成果的利用率、成果的转化效益等。很多高校单纯地以JCR分区表作为考核或奖励的标准,以论文见长的理科,如化学,顶级期刊“JOURNAL OF THE AMERICAN CHEMICAL SOCIETY”,“ANGEWANDTE CHEMIE-INTERNATIONAL EDITION”都位列JCR一区。而注重应用的工科,如化工,其学科内的顶级期刊“AICHEJ”、“CHEMICAL ENGINEERING SCIENCE”、“INDUSTRIAL & ENGINEERING CHEMISTRY RESEARCH”只能在JCR二区内找到踪影,这种考核和奖励结果,会在一定程度上抹煞教师的科研积级性。
三、完善理工科学院科研管理工作的建议
针对目前理工科学院科研管理现状、科研管理特点,及目前华南理工大学化学与化工学院在这一方面取得的成绩,对理工科学院的科研管理特提出如下建议。
1.树立服务意识,以人为本。服务是管理的基础,只有做好服务,才能谈得上管理。高校的科研管理工作较为繁琐,管理人员要有高度的责任心、热情的服务意识、甘做人梯的奉献精神,才能为教师提供全方位的优质服务。广大的教师是高校科研活动的关键要素。以人为本,以教师为中心,着眼于教师的发展,为教师提供宽松、自由的学术氛围,千方百计挖掘教师的潜能,调动其积极性。
2.创新科研管理服务,由被动变主动。学校科技处对科研管理由“事无巨细”变为“抓大放小”,从事务性工作中解脱出来。从全局出发,侧重于制定科研政策、宏观战略性研究,提高学校的整体科研管理水平,争取更多的科技资源。学院方面,则由过去那种“坐、等、靠”的被动服务,转变为积极参与其中。
3.建立健全合理、有效的科研激励政策。科研激励是培养人才的重要手段,人才是高校的第一资源。建立高效、合理的激励政策不仅能发挥现在教师的无限能量,还有利于引进人才。近年来,华南理工大学领导充分注意到科研激励的重要性,制定了《华南理工大学教学、科研与学科建设奖励办法(试行,修订)》。学校对教师获奖成果、公开、重大科研项目、授权专利、科研基地获批等项目的奖励作了详尽的规定。科研奖励标准也屡创新高。
4.加强与外界沟通,搭建产学研桥梁。理工科学院应主动走出“象牙塔”,转变思想、观念,进一步增强产学研合作意识,充分认识和了解企业的技术需求,积极开拓与企业的合作机会,与企业、院校建立长期、良好的合作关系,组织相关领域教师定期下基层,这样不仅能够利用高校高水平设备,高水平智力帮助企业解决实际困难,还能帮助学院教师解决经费不足的问题。
5.集中学科优势力量,做好重大项目的组织和管理。随着“科教兴国”战略的实施,高校的科研面临着众多机遇和挑战。特别是重大项目的组织和管理方面,各个高校都在抢占这一重要资源。学校在重大项目的管理上应建立长效机制。改变以往等指南出来才组织撰写申请的被动局面。组织相关学院,提前布局,从编写指南开始,提前规划。集中优势力量,强强联合。学院方面,站在学院的层面统筹考虑,调动一切有利因素,加强信息反馈和交流,做好前期动员和部署工作。打破学院之间、团队之间以及教师之间的信息壁垒,充分发挥理工科的学科优势,理科为工科奠定基础理论,工科为理科的基础理论转化应用保驾护航,加强学科交叉合作,争取重大项目的立项。
6.加强科研项目过程监管体系。相比起科技处的工作人员,学院的科研秘书对教师的专业领域、科研实力等更为熟悉。从而可以对科研项目的申报、立项、中期检查、结题系列过程给予监督管理。项目前期申报,学院根据项目指南应做好组织动员,对于限项申报项目,根据公平、公正、透明的原则,选拔有竞争力的申报人;项目立项后,督促项目负责人根据计划安排,严格执行项目任务;项目中期检查,后期结题,是科研项目成果的总结,也是衡量学院科研过程监管的重要标志。
7.提高科研管理人员素质。在思想上,培养其爱岗敬业的良好思想品德;在业务上,鼓励科研秘书接受多种形式的专业培训,不定期的组织院际、校际间的科研管理研讨会或工作交流,提升其业务能力;在观念上,提高科研秘书的素质,最重要是转变其工作观念,培养其工作的创造性、主动性,根据自己的工作经验为学院的科研管理献计献策。
参考文献:
[1]周文胜,姜川.试论研究型大学的校院二级科研管理工作[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2006,20(6):65-68.
1.对科研经费的管理不够重视
大多数科研人员主要的精力集中在科研项目的研究过程和努力取得科研成果上,对经费报销和经费管理了解太少,对科研经费的支出范围也不很清楚,导致科研经费使用过程与财务管理不协调甚至冲突的现象。有的人认为科研经费是科研人员争取来的,经费归科研项目人员支配,只要是用于科研工作,单位不应当过多干涉。有的单位在职称评定、升级考核、业绩考核时,把争取科研项目的级别、多少和科研成果的取得,作为重要的量化指标。因此,科研人员更多地注重对科研经费的竞争,而忽视了对科研经费的管理,导致了管理制度不配套、措施不完善等问题。另外,“管钱的”和“花钱的”各行其是,缺乏沟通,也导致了科研经费使用随意性和隐蔽性高,报销中违规支出时有发生,从而造成农业科研单位科研资金的大量流失。
2.科研经费管理核算制度不够完善
目前农业科研单位统一执行的是《预算会计制度》,较为偏重于收支管理。农业科研单位在业绩考核中,也更多地针对科研论文、科研成果、科研项目经费总量等情况进行奖励,并未对科研经费实际使用过程中的差异进行分析,没有对未完成预算的项目进行处理,更没有以立项时的预算为基础的考核,预算往往流于形式,缺乏对科研经费使用过程的监督与控制,使科研经费支出存在无序性和随意性。有的科研经费结余经费年底突击使用;有的科研经费结题不结账,结余经费常被用于其他支出。
3.农业科研经费管理与核算的复杂性
随着农业科技体制改革和科研资金管理制度的变革深入,不但有来自于国家各类科学基金、科学计划项目以及主管部门下拨的纵向科研经费,还有来自于社会各界的横向科研经费,自筹的配套经费等等,科研经费来源逐渐向着多元化发展。由于不同来源的科研项目,对经费管理与核算的要求各异,要求科研经费管理按科研项目资金来源分项单独核算,给科研经费管理和核算带来了复杂的新课题。
4.农业科研经费管理缺乏必要的灵活性
农业科学研究周期长、见效慢,受自然灾害影响大,具有复杂性和不确定性,因此,其工作量和所消耗的费用也具有不确定性特点,立项时不能完全准确给予预见,从而导致科研经费的预算开支与实际情况存在很大差异;同时,由于科研经费的下达不能与农业科研的季节性同步,也给科研经费管理与核算带来诸多不便。农业科研工作的这些特点,要求财务部门随机应变,及时作出必要调整,在讲求科学性和灵活性的前提下管好用好有限的科研经费。
加强和改进农业科研单位科研经费管理的措施
1.实行内部成本核算机制,合理配置科研资源
建立科学的内部成本核算制度,对科研项目全部经费来源和全部支出进行反映;对跨年度的项目,应注意保持其核算对象、核算口径的连续性和一致性。在严格科研经费支出审批手续条件下,依据明确的经费使用权限,相关人员在核准的范围内自主使用经费,通过预算执行情况考核对经费支出进行监督,确保经费预算的严格执行,并在此制度基础上,建立与落实科研成本与科研绩效评价体系。建立固定资产档案共享平台,对通用科研仪器设备实行统一管理,有偿调配、专人负责、统筹使用。从而形成公开监督、协调合作、合理使用的机制,既避免重复购置、流失等现象的发生,又能提高仪器设备使用率。虽然科研项目形成的科研成果的权属不同,但应有专门的管理部门和管理制度对这部分资产进行管理,并在日常核算及会计报告中加以体现。另外,设备使用费可根据设备折旧费、维修费计算,这样既能节约科研项目费用,又能保证定期保养维修,节约资金,降低成本。科研活动所使用的水费、电费等间接费用可以考虑按比例摊销计入科研成本;管理费用和财务费用等期间费用直接计入当期损益……
2.理顺科研经费管理与核算及科研人员之间的关系,提升科研经费管理水平
财务部门要积极宣传财务方面的有关法规和知识,使科研人员了解和理解财务核算工作,提高科研人员自觉合法使用科研经费的意识;同时,要增强对工作的主动性、预见性,把工作做在前面,把问题想在前面,经常和单位领导和项目负责人、科研人员沟通,了解科研项目的有关情况,用优秀的服务密切配合科研人员工作,保证科研工作高效、有序地进行。项目负责人应该学会如何合理支配科研经费,发挥经费的使用效益,多出成果;还要自觉接受有关部门的监督检查,并对科研经费使用的真实性、有效性承担经济与法律责任。只有理顺科研经费管理与核算及科研人员之间的关系,促使各部门在科研经费管理上达成共识,主动配合、各负其责,才能保证资金的使用安全合理。
3.强化财务信息化管理,提高科研经费监督力度