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我国财务制度规定,科研项目经费无论来源如何,都纳入高校资金的统一预算,统一管理。高校作为科研项目主体,科研管理部门主要对科研项目进行统一管理,从科研项目立项、签约、预算、项目实施到结题,包括科研项目经费管理、科研项目报销制度、科研项目固定资产及实验材料管理办法、科研项目票据管理、结题管理办法等一系列制度。高校财务部门做为科研经费会计核算部门,将科研经费纳入学校资金统一管理,对科研经费使用全程核算和审核监督。为此,高校必须建立相应的内部控制制度措施加以管理:
1.建立项目负责人制度
我国高校现阶段科研项目多采用项目负责人制度,以负责人为科研项目的第一责任人,高校单位为科研项目主体。科研项目负责人应当自觉遵守主体部门的财务制度规定,并接受监督,承担相应的经济和法律责任。
2.各相关部门信息共享制度
科研项目的管理涉及到高校不同部门,不同阶段的共同管理,要充分利用信息技术手段,建立科研信息平台,将科研项目从立项开始直到结题的全过程予以公开,相关各部门能够信息共享,及时双向沟通。信息化的管理是科研项目管理今后工作的趋势。
3.科研项目绩效评价制度
科研项目数量、经费规模是各高校质量标准之一,但科研项目社会效益化程度尚未提出来,其实社会效益化才是科研项目发展的动力,而现阶段垃圾科研项目滥竽充数,浪费着科研项目宝贵的资金。随着高校科研的健康发展,绩效评价制度化可以起到控制作用,从成本与效益角度考核科研项目,建立评估机制,全方位考核科研项目的技术含量与经济支出是否配比。
4.科研项目预算制度
目前高校的科研经费管理引入了预算编制制度,这是科研经费管理的核心环节,确保经费专款专用。在科研项目立项后同时报送科研预算编制,为科研项目经费开支奠定基础;另一方面也是对科研经费进行严格审核的依据。高校财务部门、科研部门要协助项目负责人、在研科研人员学习相关财务制度、预算编制方法、科研项目资助经费管理办法等等,使科研项目预算制度更好执行并发挥控制作用。
5.科研项目结题审计制度
科研项目在结题上报前都由项目负责人编制经费决算表,经科技管理部门、财务部门审核后再由审计部门进行经费结题审计,不经结题审计的项目不予以安排结题。目前多数高校尚无法做到科研项目的结题审计,只能由科研管理部门按项目时间表统一结题,经费全部结转。结题审计制度的实施有利于科研项目经费的合规性及结余资金的处理。
6.科研项目资产统一采购制度化
科研经费实行统一预算,统一管理,科研项目采购的材料、固定资产也同样作为国有资产进行统一管理,采用公开招标制度,保证国有资产的完整性,改变科研项目材料及资产无法监控的混乱局面。
二、科研经费内部控制制度的关键控制点设计
高校科研经费内部控制制度的设计根据国家相关科研规定,以经费管理为中心,制定完整的经费管理体系,从内部控制关键点入手,贯穿科研项目的全过程、全方面管理。
1.立项阶段控制
关键控制点:预算编制。科研项目立项阶段,重点加强项目合同签订的合法性,预算编制合理性。高校科研项目经费预算的编制要坚持科学合理、有利于科研项目顺利完成,保证专款专用。可以组织科研管理部门、财务部门、审计部门共同对预算进行必要性审核。目前各高校采用的经费项目比例预算法,比如经费项目中劳务费占15%,材料费35%,交通费等等公用经费25%,会议费15%,其它费5%,管理费5%。各高校项目比例可能不尽相同,但大致相仿。这样的预算模式在现阶段虽然减少了工作量,但与项目实际开支有较大差异,造成预算与实际开支不符,变成一纸空文。怎样编制合理的预算,是科研经费管理中的难点之一。
2.项目实施阶段控制
关键控制点:成本支出和资产管理、预算执行动态控制。科研项目经费的开支管理重点在财务部门,资产采购及管理在国资部门。首先制定相应的科研项目报账流程及制度,有章可循,并对科研项目负责人、科研项目相关人员进行财务制度及报账流程的培训,宣传财务知识、税法知识、国家有关科研经费规定,保证科研经费报账顺利进行;其次项目执行过程中进行财务控制及预算执行进度控制,达到按预算控制各项目费用支出。目前各学校采用未引入权责发生制,无法严格区分部分直接费用、间接费用,部分科研间接费用仍占用教学经费,科研经费完全成本核算还有待时日。
3.项目结题阶段控制
关键词:科研院所;经费管理;问题;措施
1 科研院所科研经费管理存在的问题
1.1 组织结构守旧
当前我国科研院所的组织结构相对守旧,沿用的还是从前的那种直线式管理的方式。这样的方式确实有利于科研院所之内的管理,也有利于进行考核,但是在当今的科研院所发展过程当中,不利于各部门之间的协调与沟通,当出现一些问题的时候很难实现第一时间的交流,进而这种相对守旧的结构,不利于当前我国科研院所的发展。
1.2 工作人员对经费管理缺乏正确认识
我国科研院所目前的工作人员,还比较缺乏对于经费管理的正确认识,许多时候由于缺乏对经费的正确科学管理,导致经费不足或者经费使用出现问题。这就会造成很多时候,当科研院所真正需要经费的时候,却发现经费不足,或者是由于工作人员的疏忽,造成了一些不必要的开支和浪费。
1.3 项目经费协调过程中存在弊端
当科研院所要进行一项科研工作项目研究的时候,往往需要一定的资金支持,而这时候如果科研院所自身已经没有足够的资金,就需要进行一定的协调,向上级部门进行申请,才能够更好地进行经费的拨款。而往往在项目经费协调的过程当中存在着许多问题甚至弊端,很多工作人员以及部门领导并不能够很好的起到协调作用,所以往往会导致协调工作不够和谐,进而造成项目经费难以落实到位。
1.4 经费预算管理不到位且约束力不足
对于每一笔经费,实际上都应该进行预算管理的,而当前我国许多的科研院所,并不能够很好的对经费预算进行管理,或者即便有一定的管理措施。但是实际的约束力却明显不足,这就会导致在后续的支出过程当中,预算经费与实际开支差别很大,或者实际的开支并没有按照经费预算来进行,预算远不够实际的支出,进而造成科研院所的经费存在严重不足,许多的科研项目都会因为经费紧张而难以更好的落实和开展下去。
2 科研院所科研经费改善措施
2.1 完善科研经费管理的模式与办法
科研院所要想得到更为长久的发展,在科学技术日新月异的今天可以有更多的进步,获得更多的科研成果,首先就需要完善科研院所的经费管理模式,进行经费管理方法的创新。从前直线式,也可以称之为垂直式的管理模式已经不能够适应当前我国科研院所的发展要求。所以必须要实现一定的创新与改革,在原有的基础上,实现网络化的管理。不仅仅要进行垂直化的管理,还要纵向开展,为科研工作的开展创立良好的条件,同时也为科研工作的顺利展开,进行必要的环境创设。科研院所在进行一项科研工作开展的时候,不可能单纯的由一个部门完成,也不可能部门之间不需要沟通和联系,每一项科研成果的研究成功,都是需要许多部门共同努力,共同来完成的。所以就需要实现管理模式的创新,为各部门之间的联系与沟通提供更多的条件与可能,一方面对于部门之间的联系有一定的帮助,一方面对于部门内部的经费沟通和联系具有很大的作用。
2.2 完善科研经费预算管理和监督机制
首先应该规范预算的编制,对于科研院所内部的经费预算具有科学并且明确严格的规定,这样才能够确保科研院所的经费预算有章可循。项目负责人要积极的与进行预算管理的财务人员进行沟通,对项目进行充分地认识之后,要考虑每一个细节,进而有效的实现对于科研经费的把控,实现合理化、科学化的管理。另外还应该派遣专门的财务管理人员深入到项目组当中,跟随项目的推进,这样有利于人员更好的实现对于项目的把握,进而在进行预算管理的时候也会更加具有针对性,从而确保预算的科学性与合理性。
除了进行科学的预算机制设立,还应该强化科研院所部门内的成本意识。毕竟任何的经费都是有限的,本着为国家节省资金,为院所节约经费的原则,部门内也应该强化成本意识。对于一些项目的开展,应该有严格的规划,而不是随意地进行经费的浪费,只是片面地注重结果,却不注重成本以及间接的一些开销。所以让院所内部的人员形成成本节约的意识,对于进行经费管理具有非常重要的作用。
2.3 完善横向科研课题管理
在当前我国科研院所的发展过程当中,实现横向科研经费的争取是比较好的一种方式。院所内部应该建立起相应的激励和鼓励机制,让更多的人积极主动的去进行科研预算的争取,横向进行科研课题的管理,争取到更多的经费来支撑科研院所科研项目的顺利开展和进行。另外还应该加强那些利用横向科研管理方法进行资金争取,然后进行物资购置的管理,避免一些因为个人的利益,利用国家财产以及院所资金进行牟利的现象产生。
2.4 建设科研管理经费管理的信息化
伴随着科学技术的不断进步和发展,科研管理经费更是应该实现科学化的管理。将信息化引入到经费管理当中,不仅仅可以有效的实现对于经费的科学管理,更可以有效的提升科研院所的经费管理水平。通过网络化信息化的管理,将院所内的资金进行相应的录入,无论是支出、结余都可以一目了然,有利于院所内部实现经费的公开,对于科研院所经费的公开与透明作出了重要的贡献。其次还可以通过网络以及信息化的开展,加强对于经费核算的力度,利用全新的手段,实现经费的科学管理,这样也有利于院所内部进行经费的管理,有效的避免了经费不足以及经费支出混乱的现象产生和出现。
3 结束语
近些年来,由于我国科研院所的不断进步和发展,越来越多的科研项目获得了成功,这与科研院所的努力和科学技术的日益进步分不开。然而科研院所每进行一次科研工作,就必须要有一定的资金支持。所以就需要实行严格的经费把控,这样才能够确保科研院所在开展科研活动的时候,有足够的资金支持,也确保在科研院所进行科研项目研究的过程当中,可以实现有效的经费管理。
参考文献
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关键词:PDCA循环;医院科研管理
医院是科学研究问题提出和科学研究成果应用的场所,医院在转化医学发展中具有至关重要的作用[1]。在国家倡导科技创新、产业转型的大背景下,医院的科研发展将是提升医院核心竞争力的有效途径[2]。虽然医院拥有大量高学历、具备科研素质的专业人才条件,但工作仍以临床为主体,科学研究开展力度不够,优秀人才引进、培养、使用受限,开展高水平研究难度大。所以如何提升医院科研水平,促进转化医学发展,对医院科研管理提出了挑战。PDCA循环作为质量改进不可或缺的工具,应用于医院科研管理中,将会对医院科研质量提升、转化医学发展提供帮助。
1 PDCA循环
PDCA循环是美国管理学家戴明(W・Ed.Wards Deming)博士根据客观规律总结出来的,包括P(Plan,策划)、D(Do,实施)、C(Check,检查)、A(Action,处置)4个阶段,是广泛应用于质量管理的标准化、科学化的循环体系[3~5],它是对持续改进、螺旋式上升的一种科学总结,是提高每一过程质量到提高总体质量的往复循环。它包括了四个阶段和八个步骤。
1.1 PDCA的四个阶段 ①P阶段:即计划阶段,分析现状找出存在的问题;分析产生问题的主要影响因素;制定研究方案和实施计划。②D阶段:即执行阶段,实施制定的研究方案和计划,强调在执行措施前对相关人员进行必要的培训。③C阶段:即检查阶段,对照计划内容,检查执行情况和效果。④A阶段:即总结阶段,把成功的经验加以肯定,纳入标准、规程或制度;发现新的问题,反馈到下一循环P阶段进行解决。
1.2PDCA的八个步骤 PDCA的八个步骤是四个阶段的具体实施过程,包括:①分析现状,找出存在问题;②找出并分析产生问题的各种影响因素;③找出各种原因中的最关键因素;④针对主要影响因素,提出改进计划;⑤执行所制订的计划;⑥根据计划的要求,检查执行的情况;⑦总结经验,把好的经验提炼上升为"标准";⑧提出遗留问题,并将其转入到下一个PDCA循环予以解决。
2医院科研管理中PDCA循环的应用
在国家倡导科技创新、成果转化的科技发展大背景下,应大力满足临床一线人才对科研存在迫切需求,提高项目基金支持率,促进个体发展、学科建设和医院科研发展。运用PDCA循环对科研管理进行完善和提升,将构建一线人才和项目招标机构之间的桥梁,弥补人才和科技政策之间"接口"缺失,实现医院科技实力的提升。
2.1 P计划 发现问题:医院作为疾病临床治疗单位,在科研课题申请过程中,科研课题申请不足,缺乏相关科研合作机构,科研成果保护不足等情问题时常出现。
分析原因:①临床工作人员因临务繁杂,对科技政策、项目申请要求关注度不足;②缺乏相应的科研合作机构,对课题中涉及的基础科研问题不能提出完善的解决方案;③对科研成果专利分配政策了解不充分,申报不及时,造成科研成果丢失。
主要因素:①科研政策培训不足②缺乏科研合作机构③科研成果保护不足。
制定改进计划:①对科研人员进行分层分组,对人员实施精细化管理;②对不同科研项目政策、重点支持方向和基本要求,进行相关科研人员集中培训;③组织相关科研人员举办科研交流会;④完善科研激励制度,促进科研成果申报。
2.2 D执行
2.2.1建立初级、中级、高级职称科研分组和分层动态管理,对人员实施精细化管理。①按照性别和年龄进行分组,青年项目组:男性
对于不同项目申请要求,通知符合的申请者并进行申请指导:鼓励青年项目组申报青年项目;第一层次人员鼓励申报院级、局级项目;第二层次人员鼓励申报局级、省部级项目;第三层次人员鼓励申报省部级、国家级项目。意义在于建立人才梯队,合理配置项目申请名额,提高单位中标率,给年轻和基础相对薄弱的人才提供更多机会,调动其参与科研的积极性。
2.2.2对不同项目重点支持方向和基本要求进行集中培训 科研管理人员首先要不断加强业务学习,充分了解不同项目的重点支持方向和基本要求,并将科研管理与临床医学等诸多相关学科融会贯通。项目开始申报前1个月组织聘请相关专家进行项目申请指导,在项目申请期间组织相关专家组成学术委员会对相关申请内容进行审核,对有潜力的课题进行深入的申请指导,提高项目申报成功率。
2.2.3组织相关科研人员举办科研交流会 引进PUBMED、万方等中英文数据库平台,结合医院实际情况设置资料查询室、图书馆、电子查阅室,便于科研人员查询相关专业最前沿热点,发现新的学科方向及创新点。组织相关科研人员举办科研交流会,将项目申请经验、注意事项、新的科研方法进行沟通交流。
2.2.4完善科研激励制度,促进科研成果申报 公开发表学术论文的数量与质量是衡量一个医院科研教学及技术水平高低的一项重要指标。将本院职工以本单位作为研究单位的第一作者和通讯作者的中华核心和SCI收录文章,以及申报的专利、成果、奖项等,进行相关费用医院报销福利政策。并进行年终统计,根据医院制定的奖励制度,由科教、财务两个科室制定奖励计划进行奖励。与院内职称晋升挂钩,在上级部门统一要求的基础条件上,进行量化和细化,对专业期刊、核心期刊、专利、著作等由低到高赋予不同的分值,总和后的分值计入晋升成绩,形成人事晋升促进科研产出、科研人才发展的管理机制。
2.3 C检查 统计全院实施科研管理PDCA循环方式以来的课题立项数、科研经费数、发表文章数。
2.3.1医院科研立项项目在新的科研管理方式促进下,2008年至2014年科研立项项目逐年递增,平均增幅为26%,另外至2014年承担或合作的"十二五"传染病重大专项课题21项。
2.3.2随着申请课题的逐年递增,到账科研经费也随着逐年递增,年平均增长率为26.5%,2014年共到账经费为3478万元。
2.3.3论文数量间接反映了课题项目完成情况,数量持续增长,平均增幅为16.2%,且质量也持续提高,SCI数持续增加,2013年、2014年发表SCI论文数较2011年、2012年增长近2.3倍。
2.3.4我院科研实力的持续增长,促进了我院学科平台建设的发展。在医院领导的大力支持下,在北京市科委的指导下,成功搭建了"临床疾病资源库平台";与国内、国外高水平研究机构建立了长期合作关系,建立了"佑安-牛津临床研究基地"、"首都医科大学-卡尔加里大学联合肝病研究所";于2011年获批了"艾滋病研究北京市重点实验室"和"乙型肝炎与肝癌转化医学研究北京市重点实验室",在2015年又成功获批了"传染病相关疾病生物标志物北京市重点实验室"。
3讨论
我院是一家以感染、传染及急、慢性相关性疾病群体为主要服务对象和重点学科的三级甲等医院,现拥有开放病床710张,承接着北京市、全国传染病、相关疾病、新发突发传染病患者的收治工作。以"服务患者"为宗旨,在相关传染病临床治疗工作处于全国同行业领先水平,同时大力拓展科研工作,搭建起国际化高新医药科技临床与转化医学高端平台。科研处以医院发展思路为指导,引进先进的"PDCA循环"管理理念,以"发现问题,解决问题"为目标,积极推进科研工作的发展。以申报项目为抓手,积极推进相关政策培训,对科研人才实行动态分层管理,在不断完善的7年中,科研工作取得很大的进步。
从我院科研管理部门实施一些具体措施和科研成果分析,将"PDCA循环"管理理念引入科研管理中,促进了医院和个体的核心竞争力,促进了临床与科研之间转化医学的发展,提升了医院的科研实力和科技竞争力。"PDCA循环"管理理念不只适用于科研管理,也适用于医院其它业务,不断发现问题解决问题,将对医院的整体发展产生巨大的推动作用。
参考文献:
[1]张正.国内医院转化医学发展动态分析[J]中国医院管理,2014,34(4):53.
[2]杨莉.我院加强科研管理的实践与体会[J]中华医院管理杂志,2013,29(12):949.
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