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【关键词】 知识管理 系统 企业
随着知识经济的不断发展,现代化企业已经具有明显的知识密集特点,知识和信息已经成为企业发展的关键性因素,据此进行的企业管理是企业内部的主要实践活动。为了实现企业有效的知识管理和高效长期发展,提高企业的社会竞争力,必须要对企业内部进行有效的知识管理,建立完善的知识管理系统。新时代的企业发展必须要面对大量的数据、信息,将这些转换成促进企业发展的有用的知识,形成一套完整的知识管理系统实现企业内部员工直接的交流沟通来促进企业的改革与知识创新。综合来说,知识管理系统是将计算机技术与内部的信息资源管理相结合的一种综合性的手段,通过对信息、知识资源进行系统化的管理以提高运作效率和竞争能力,也是现阶段信息管理活动最有效的方法。[1]
1. 知识管理
知识管理是知识时代特有的产物,不难发现知识已经成为社会经济发展的主要动力和内在资本,知识管理的出现也体现出了知识在当今社会经济发展中的特殊地位。将日常的社会生产活动和知识结合在一起,可以更大限度的发挥知识和信息资源的独特作用,产品的知识含量、科技水平都会得到大幅度的提升。知识作为一种生产要素参与到企业生产管理之中必然会带来生产方式和分配方式的转变,自此知识作为一种资本正式进入企业内部。知识管理与企业内部的物资资料一样也是一种投资,知识可以代替物质投入,从而降低对物质资源的消耗,节约生产成本,实现企业经济效益的最大化。在全球经济快速发展并且呈现出一体化趋势的背景下,知识的进步对于一个国家、企业的发展都具有重要的意义,想要在世界舞台具有一定的竞争力,合理有效的知识管理必不可少。知识管理在知识快速更新和技术换代的潮流中,对社会经济活动造成了一定的压力,知识管理的形式只有不断更新才能适应这些变化。以计算机技术为核心的信息技术的高速发展为知识管理提供了强有力的技术支持和理论保障,信息技术在改变人们交流沟通方式的同时,也为知识的创造和管理提供了良好的环境。综上所述,知识管理在社会经济中的应用会越来越广泛,企业内部形成的知识管理体系无疑将会是企业持续发展的重要依据。[2]
2. 企业知识管理系统
现代化的企业对于外部环境的依赖性越来越强,如何有效的提高企业的快速应变能力是构建新型企业知识管理系统的最终目标,传统的管理系体已经不能满足快速变化的企业外部环境对知识管理的需求,这也是知识管理系统面临的严峻挑战。知识管理系统(Knowledge Management Systems)是运用计算机软件对知识进行管理的整理、分析的过程,具有一定的知识库管理和协同工作能力,是现阶段实现知识管理最有效的手段。知识管理系统构建的前提条件是强大的计算机供给能力,能够保证从大量复杂的信息中,进行有效的分析运算,为构建企业知识管理系统提供资源保障。合理高效的企业知识管理体系成为解决企业信息问题,强化网络技术与企业内部信息资源的相互结合,促进企业持续发展的新型策略。高效的企业知识管理系统可以为企业发展提供完整的知识管理方案,其有效性贯穿于企业知识管理的各个环节,为企业的所有活动提供技术保障和知识支持。运作良好的企业知识管理体系还应当与企业内部的其他应用系统相互配合、紧密联系,帮助企业内部员工有效的完成生产的各个流程。此外,知识管理系统的构建一定要以企业用户的实际需求为出发点,根据需求的变化,及时的调整知识管理系统,保证其运作的合理性和有效性。[3]
3. 构建企业知识管理系统
现阶段我国对于知识管理的讨论主要集中在管理的领域和范围方面,对如何构建有效的知识管理体系研究相对较少,因此,企业知识管理体系的构建充满挑战。企业知识管理系统简单来说是一个以计算机为主导的应用系统,对企业内部的知识资源进行有效的分析,实现资源的共享和创新。企业知识管理系统主要有计算机系统、知识库系统两个部分构成,高效的知识管理系统要求计算机系统具有大容量和较快的运行速度以及基本的网络功能,知识库系统是整个系统的关键组成部分,是存放企业内部专业知识和信息以及外部环境相关知识主要场所。在知识库系统的建设过程中,数据资源的获取和输入是遇到的主要的难题之一,完善有效的企业知识管理系统必须要建立在完备的知识库的基础之上,也只有这样才能保证将零散的知识和专业技能转化为可以识别的数字信息,知识管理体系才能实现自主分析。知识管理系统由于其涉及领域广,系统的构建也是一项复杂的工作,要求整个系统必须要有很强的团结协调能力,企业背部各个环节相互配合,集中优势力量完善知识管理体系,以适应不断更新的知识信息。[4]
企业知识管理系统与企业内部其他系统之间不是孤立存在的,建设知识管理系统必须要与其他环节相互补充、互相完善,只有企业内部的整体系统具有切实的政策统一性和一致性,企业知识管理系统的作用和价值才能得到真正的体现。知识管理系统运作的过程中,通常会包含着与其他生产环节之间不同程度的合作与协同,换句话说,知识管理系统运行效率的高低会受到企业内部生产活动与人员专业素质的影响,政策的制定常常需要在大范围的讨论之后做出,具有良好生产效率和反应能力的活动也会有较高程度的协作性。企业知识管理系统运行是否良好,主要是通过对其结果进行评价测定的,有效的知识管理系统能够将知识简洁的提供给使用者,帮助其进行分析决策。由于用户的个性化需求不断增加,在设计的过程中要注意有必要为用户提供个性化的界面设计,在实现对信息资源有效处理的基础上,为用户提供人性化的服务,实现对信息资源和知识资源的管理、开发和应用,满足用户的多样化、个性化的需求。
企业知识管理系统在复杂多变的企业外部环境中对于企业的持续发展具有重要的意义,复杂多变的环境要求知识管理系统为企业管理提供良好的技术支持和资源保障,才能满足企业用户个性化、多样化的需求,适应快速变化的应用环境。企业知识管理系统运用强大的计算机技术为理论基础和技术保障,为企业更好的实现内部管理,提高企业的社会竞争力提供了机会。
参考文献:
[1] 李勇,陈钰,曹国华企业知识管理系统的结构探讨[J].重庆大学学报,2002,25(11):107-110.
[2] 赵曙明,沈群红.知识企业与知识管理[M]南京:南京大学出版社,2000.1-20.
[3] 常志平,蒋馥.企业知识管理系统的柔性战略分析[J]科学与科学技术管理,2002,23(9):89-92.
1引言
近几年来,国家对公路建设投资的增多,公路建设速度的加快,公路工程的质监理工作越来越为人们所重视,质量监理在保证优良工程中发挥着越来越重要的作用。搞好监理工作,强化质量管理,监理人员的素质是关键。
1.1工程监理企业实施知识管理的必要性在公路工程监理过程中,除了要求监理人员必须具备专业理论知识,严格按照监理工程规范的要求实施监理外,监理人员还必须具有丰富的工程建设实践经验。知识可以分为显性知识与隐性知识两种.显性知识,是存在于各种书籍、文件、电脑等各种媒体的记载之中,如监理所需的法律法规、政府政策性文件、设计规范、施工合同及监理合同、监理规范、施工与验收规范等。隐性知识,是存于人大脑中的经验、直觉,反映的是能力和素质,是从长期的工程监理实践和观察中逐渐得到的,它不能像显性知识那样直接输人到记载煤体中,属于非传统意义上的知识,如监理工程师丰富的工程经验。这些知识,是蕴藏在各监理工程师中的经验、感觉、洞察力、诀窍、方法等,存放在他们的脑子里,如果这些人员离职或调动,就会造成知识的流失,而新的监理技术人员由于不具备这种知识,就会重新积累,不仅成本费非常高,而且降低监理企业的施工监控质量。
如果把这些团队、个人的经验进行挖掘、提炼,形成知识,通过企业的知识管理系统被组织共享,这样开展同类工作就不需要重新开始,新的监理人员也可以快速进入工作角色,从而就会提高监理企业的效率。从更高的层次来讲就是要提升企业的核心竞争力。
1.2知识管理
“知识管理”一词最早由彼得·德鲁克提出,但是目前还没有一个统一的定义。但一般认为,知识管理就是如何更好地利用组织中的显性知识和隐性知识,实施有效的知识管理要求合适的软件系统和充分培训,要求组织的领导者把集体知识的共享和创新视为赢得竞争优势的支柱,要求雇员共同分享他们所拥有的知识,并且要求组织的管理层对那些做到这一点的人予以鼓励。
通过知识管理,可以提高项目的生产率。知识管理的一项重要工作就是对组织信息加以文档化、分类、传递和再利用。公路工程监理项目的质量控制效率取决于如何把组织所创造的知识加以收集和综合,以供监理人员进行决策。当监理工程师发现他们所需要的知识资产,他们就可以根实际情况加以改造和利用,从而显著地提高质控制效率。.知识管理是一种企业管理思想,从这个角度来看,信息技术为监理企业构筑知识管理平台提供了可能。知识管理系统的建设将以知识的积累、共享、交流为手段,以提高监理企业核心竞争力作为最终目标,监理企业的所有监理都将受益。
知识管理包含了以下几层含义:
(1)知识管理应以人为本、面向应用。在知识管理的概念中,人(包括个人、部门和整个绒织)是知识活动的主体和中心,人是知识的主要载体,同时又是知识的利用者,计算机和信息系统等只是辅助工具。知识管理的终极目标是促进个人、部门和组织知识的进化和创新并力求产生新的价值,因此知识管理必须围绕人对知识的寻找、学习、共享、利用和创新来进行。
(2)知识管理是一种制度和方法。知识管理是用来辨别、管理和共享机构中所有信息资源的系统的方法,包括对机构内部的知识资源进行明晰化、系统化的管理,以及组织、传递、利用和开发这些知识的过程。这些信息资源包括数据库、文档、政策和业务流程,以及企业内部员工头脑中的知识和经验。
(3)知识管理是一个循环往复、螺旋上升的过程。通过使用包含在文档、系统中或其他形式的信息,知识管理能够在个人和群组中进行协作,并在相互的交流中获得知识的进化与创造,然后开始新的一轮知识应用和创新过程。
(4)知识管理需要继承和集成其它信息系统。在知识管理实践中,一般需要一定的信息积累和管理基础,还需要较好的信息交流和流通渠道,这就要求利用信息技术来建立相应系统,促进信息的收集和管理知识的共享和传递等.
(5)实施知识管理,需要把握积累、共享和交流三个原则。
1.3知识管理的实施
为了有效地进行知识管理,监理企业可以考虑从以下几个方面着手实施知识管理:
(1)转变“知识就是权力和价值的体现”观念,在监理企业内树立起知识共享与知识创新的理念。
(2)建立基于工程项目的学习团队型组织结构,强调组织结构的“扁平化”,尽量减少企业内部管理层次,以便使组织更适合员工的学习、·交流和知识共享,适合监理的团队工作。
(3)设立首席知识管理主管,统揽监理企业的知识管理活动。其任务就是要管理知识的获取、创造和应用。
(4)实施基于Inet nr etI/ ntrante的计算机网络化管理,在这个网络化平台上,监理人员可以非常轻松、毫无障碍地进行知识的获取、交流,知识的自我评测,向企业提供有助于创新的各项建议、改革方案。
(5)建立适应知识管理的配套机制:①结合日常工作及业务流程来加强知识固化和共享机制。②知识培训机制与知识测评机制。③激励机制与企业文化机制。创造监理企业以人为本的文化氛围,让员工感受到自己是企业的真正主人,每个人在分享与创新知识上是完全平等的,让所有员工都积极主动地参与企业的经营管理活动,自愿进行知识交流、共享、创新,以提高自身素质和企业整体素质。
知识经济的快速发展,已经逐渐渗透到了社会的各个行业,掌握行业内有效知识的多少已经可以对该企业的经济效益产生重要的影响,在社会向信息化和智能化发展的今天,知识管理作为一个重要的管理系统被引入到了很多企业组织中,信息与知识透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成企业与个人之间知识不断交互的过程,在企业组织中形成管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁。对于小微型企业而言,知识管理的引入符合其经营方式的灵活性和多变性的特点,不仅能够强化企业获取信息的能力,而且可以弥补信息失真、储存时间短、转化率低和传递途径少的缺点。本文通过对郑州小微型汽修企业的经营方式、状况,客户情况和收入情况进行调查研究,力图在市场分析的基础上,探索其知识管理系统建设的可行性。
一、郑州汽配市场的发展现状
数据显示郑州从2005年到2015年4月汽车保有量从76万余辆增至292万余辆,其中郑州市区154万余辆,2014年新增机动车42万余辆,汽车保有量在中部六省省会排名第一。郑州市汽配市场作为中原地区最大的汽车后服务市场之一,吸引了众多汽配和汽修的中小微型企业,这就使郑州汽配市场内各行业竞争异常激烈,价格优势成为了比拼的重要环节,造成众多商户的利润越来越低,不利于整个行业的良性发展。另外,由于商户之间的价格比拼,模糊了客户对汽配件真实价格的定位,同时,商户与商户之间的关系日益紧张,恶性竞争的事件也常有发生。此外,长时间的个体单独经营,利润空间被压缩,一般在3%~5%之间,服务种类开始变得较为单一,盈利模式仅依靠零件大量的批发和汽车维修方面。目前,郑州汽配市场内汽修行业主要以小微型企业、商户为主,其分散经营成本上升,发展进入瓶颈期,市场专业化程度不高,并且比较分散,无序竞争普遍存在。
二、小微型汽修业构建知识管理系统的必要性分析
透过郑州汽配市场汽修行业的发展现状,表面看似繁荣的行业前景,却隐藏着更多的潜在问题,对是否需要构建知识管理系统,需要根据市场的各个参与者来分析对其的需求因素。1.汽修行业内小微企业自身特点的要求汽修行业作为汽车后市场的主要组成部分,汽修包含了汽配和维修两块内容,相对于单一的汽配业,更注重服务内容。汽修业讲求配件精确,专业化服务,熟练维修技术等标准化的服务体系。汽修行业内小微型企业如汽车维修点或者小型的汽车修理厂,相对于大中型的汽车维修服务站点和专业化的4S店,有着下述自身的优势和不足:(见表1)由表1可以看出,小型维修站点同大型维修站、4S店之间,不足之处并不全在于硬件之间的差距,在柔性方面,由于小型站点的发展规模有限,员工在积累了丰富的汽修经验后,就会选择更有利于自我发展的目标,进到更有发展空间的大中型汽修企业。因此,对小微型汽修业来讲,设备的不足可以弥补,员工流失可以再招,但是员工所带来的专业知识和应对突况的经验是难以复制的,这就需要专业的知识管理系统,将员工的专业知识进行储存,对于隐性的经验,可以转化为文字、音频或者视频进行保存,方便新进员工再学习,再积累,反复不断的充实企业知识库,对以后企业的发展积累知识资本。2.客户与维修方信息知识不对称的要求2014年末数据显示,郑州市驾驶人保有量达到277万余人,其中郑州市区168万余人,郑州新增机动车驾驶人32万余人。以郑州市区驾驶人群为例,根据市区汽车保有量分析,其中超过90%的人群都可能是汽车后服务客户,另外将近10%的人群可能成为潜在客户。客户在为自己的汽车做汽车保养、配件更换和汽车维修等服务时,是否能够掌握比较全面的信息作为参考,是一个重要的选择环节。在对到汽配市场进行配件更换、保养和维修的客户随机进行问卷调查,所得结果如下图:图1是对112个客户进行随机调查的结果显示,其中36个客户倾向去大中型维修站、4S店,因为相信其硬件检测、技术水平,更重视服务质量,究其原因在于信息的掌握量,大中型维修站、4S店收费标准严格,透明性较强,另外36个客户中29人的是中高档的汽车。对比大中型维修站、4S店,小型的维修点和维修厂是剩余76个客户的选择对象,67个客户拥有车型在15万以下,更注重维修成本和服务质量,对于硬件检测、技术水平,73人表示不懂这方面的知识,只要能保证维修的服务质量。在调查过程中,86个客户表示没有维修经验,对于汽车本身问题的不了解,不了解配件相关的知识,对于维修方提出的配件更换建议有所疑虑。通过调查可以看出,更多的客户人群普遍倾向于维修成本低、服务质量好的小型维修站点,但如何从众多的维修点中找到适合的服务,却是十分耗费时间的搜索信息的过程,若将这些重要的知识和信息储存在一个,分享给任何人,这样就能省去大量的搜集信息的时间,知识管理系统的引入能够将维修知识和信息快速的呈现到客户面前,这样使客户所掌握的信息和维修方所掌握的信息基本对等,这样就能提升客户对维修方的信任度,维修方也能挖掘更多的客户,对于加强双方联系有积极的作用。
三、小微型汽修企业构建知识管理系统的可行性分析
郑州汽配市场包括了汽车后服务涉及的各个方面,成为了广大汽车车主进行配件更换、维修的集中地,由于客户基数大,市场中汽修行业中小微企业数量较多,小微企业如何挖掘客户和自身管理问题的解决,以及客户如何选择合适的服务,知识管理系统分为三个模块来解决这些问题。1.企业知识模块小微型的汽修企业同大中型的汽修企业相比,人员少,规模小,灵活度高,但对于知识的储存能力差,转化和消化知识的能力弱,学习效率较低,汽修企业的主要知识范围在于汽车市场信息,业务信息,员工、客户、仓储、服务质量等方面的管理知识。见图2。小微型汽修企业规模小,硬件设施不及大中型的维修站点、4S店,客户印象评价就会比较低,这就需要小微型维修企业更加注重内部管理,对客户必须做到认真负责,用更多标准化的知识去弥补硬件、规模上的不足,重视客户意见、评价及其满意度,注重服务态度和质量,给予员工表达意见和知识的分享与交流的机会,由内及外的做到知识运用合理化,管理人性化,和维修与客户服务标准化。2.员工知识模块小微型汽修企业员工有着流动性快,工作周期短等特点,在对34家维修点的实地调查中显示,18岁到30岁的员工的工作年限普遍为3-5年,10年以上的老员工很多会因为有更好的发展机会而选择离职。企业发展离不开员工,主要强调的是员工的智慧资本,大中型企业如此,小微型的汽修企业亦是如此。小微型汽修企业中占比例最大的不是专业知识,汽修行业是依赖实践性行业,专业知识是作为辅助,在维修过程中能够遇到各种各样的问题,所以对于员工来讲应对问题的经验、技巧和技能知识显得尤为重要,如果员工离职这部分的隐性知识将会损失,因此可以在员工工作期间,用视频和文字进行记录,将经典的历史维修案例保存在知识库中,即使老员工离职,所留下的知识资本,也能够供在职的员工学习交流,不断的重复演绎。3.客户知识模块在构建知识管理系统中加入客户模块,是从客户的角度出发,试想一个客户在面对至少30个选项的时候,怎样才能在从其中找到最适合的选项,这就需要顾客掌握一定的辨别知识,例如检测环节是否标准,如何判断配件是否拆封使用过,维修的是否专业,是否更换了不必要更换的零件,以及服务态度等问题,这就需要有相应的客户知识体系。如图4。通过知识管理系统中客户知识模块的构建,可以使客户在面对众多选择的时候,针对车辆的具体情况来进行判断是进行检修还是配件更换。由于郑州汽配市场大部分都属于小微型的汽配和汽修企业,数量众多,街道的宽度有限,客户在对自己的车辆故障没有较为准确的定位时,就会盲目的在众多汽修店中询问、了解情况,正是这种情况的大量出现,使得北环汽车市场的交通经常变的拥堵。所以通过对知识管理系统的构建,能够使顾客有针对性的去管理自己的车辆,不仅能够减少客户的时间成本,也能够使交通环境得以改善。4.知识管理系统总体结构关系小微型汽车维修企业知识管理系统中企业知识模块、员工知识模块和客户知识模块是最重要的三个模块,其他还包括搜索功能,下载专区,论坛社区,安全保障等,但它们之间不是独立存在的,而是相互联系的。知识管理系统总体结构关系,如图5。根据小微型汽修企业的规模小,年利润较低,竞争程度高等特点,构建知识管理系统,不必有过多的分类和模块设置,构建的体系简单,不仅能够方便用户的试用,而且能够减少企业方系统构建和维护的成本,以及减少客户的时间和维修成本。
四、结论
论文关键词:竞争情报;知识管理;现状;趋势;系统构建
随着我国市场经济的深入和经济全球化进程的加快,国内企业正面临着前所未有的竞争局面,如何参与日趋激烈的市场竞争,并在竞争中求得生存与发展,已成为我国所有企业必须面对的重大课题。当今,越米越多的中国企业开始关注或已着手开展竞争情报研究工作,竞争情报正成为企业决策的重要借鉴和支撑手段。而竞争情报的收集与分析不仅要依赖外部信息,而且还要更多地依赖于内部信息撷取,知识管理从这一层面上考虑,更多地侧重于对信息的管理,包括人们头脑中存在的隐性知识信息和公开的外部信息。企业建立一个基于知识管理的人机结合的竞争情报系统,更有利于提高企业决策的能力与准确性,成为企业逐鹿市场、抢占商机、以智取胜的法宝。
1国内外竞争情报与知识管理的发展
竞争情报是在以市场经济为主的经济发达国家首先发展起来的。美国于1986年成立虢争情报专业人员协会》,现已拥有数千会员。1990年欧洲SCIP成立,随后,法国、荷兰、英国相继成立分会。1992年,日本正式成立日本工商竞争情报专家协会》。1993年,澳大利亚SCIP成立。在欧洲,很多大的公司设有竞争情报高级职位,如瑞士ABB公司设有工商信息副总裁,英国3M公司设有情报经理职位,葛兰索公司设有竞争情报经理,荷兰飞利浦公司设有负责公司战略的工商情报经理。
目前,国外竞争情报已经形成一种产业,包括:情报交易商、特殊技能情报专家、公司的竞争情报部门、情报合伙人、信息技术经营者、技术竞争情报单位、国际组织以及行业协会等各种竞争情报的生产、销售机构。这些机构都是知识高度密集的,在完善的市场经济条件下,其生产经营的产品——争情报,能为企业带来巨大的经济效益。竞争情报方面的一些实用性方法、技巧也都是高度商业化的,主要是通过一些专门的培训班、讲习班传授,竞争情报研究人员具有职业化特征。
竞争理论研究最有影响的应首推美国哈佛大学经济学教授迈克尔·波特,他从1980年起,先后发表了三部经典性的研究专著,即《竟争战略》(1980),《竟争优势》(1985),《各国的竞争优势》(1990)。目前,学术界对于波特的理论仍有争议,但不可否认的是,他在这一领域建立了自己独到的理论体系,为竞争情报的产生和发展,提供了可以借鉴的理论依据。
国外的一些大学开展竞争情报方面的专业教育为竞争情报研究培养出多位人才,同时,为社会竞争情报实践提供理论和方法指导,为公司企业培养竞争情报高级专业人才方面起到了积极的作用。根据美国SIS国际咨询公司1993年的调查,世界不同地区竞争情报活动的活跃程度排行榜如下:美国(占70%)、西欧(19%)、加拿大(5%)、亚洲(2%)、拉美国家(2%)、东欧(1%)。可见,美国企业的竞争情报活动是最活跃的,其次是西欧国家,亚洲国家的竞争情报活动则不太活跃。据最近的估算,全球竞争情报业产值已从1988年的10亿美元飞速上升到如今的1000美元。竞争情报专业人员协会(SCIP)在过去的10年内由最初的8个发展到如今的4000多个,每周至少有23000人次登录这些协会网站。FredWergeles通过对106家美国企业进行抽样调查后发现,60%的美国企业十分重视竞争情报工作,其中82%的年收入在1O0亿美元以上的企业、61%的年收人在1O亿美元与1O0亿美元之间的企业、46%的年收入在1O亿美元以下的企业都开展了竞争情报工作。由此可见,竞争情报在国外企业中已经得到了相当程度的发展。
纵观各发达国家竞争情报发展态势,均具备以下几个特点:(1)健全的市场经济体制;(2)优越的外部信息环境;(3)政府的积极参与;(4)企业管理层的高度重视;(5)企业内部健全的信息交流机制。
2国内竞争情报研究与发展
2.1国内竞争情报研究现状
早在80年代中期,我国科技情报界就敏锐地觉察到国际上出现的竞争情报发展动向,并开始有计划地邀请国外的专家学者来华进行学术交流,介绍国外企业竞争情报活动开展的情况。上海科技情报研究所的缪其浩、张左之先生分别于2992年、1993年发表了仲川十郎教授竞争情报报告会内容简介:竞争情报的基本概念和内容简介和《美国竞争情报专业人员协会介绍》两篇文章,分别介绍日本和美国企业竞争情报的发展情况。1994年1月,由中国科技情报学会、北京市科技情报学会、上海科技情报学会和中国兵工情报学会四家单位联合发起,成立了“中国科技情报学会情报研究暨竞争情报专业委员会”,并吸收国内一批有实力的情报研究机构、高校、企业和科研院所参加分会的活动、从此国内的竞争情报研究开始走上有组织与国际竞争情报研究接轨的道路。
与此同时,竞争情报在国内企业中的应用也越来越广泛。据调查,信息服务业应用竞争情报所占的比例最大,这大多由于从事信息服务行业的行业性质决定。其它行业从事竞争情报活动的较少,开展竞争情报活动的行业广泛分布于医药、航天、制造等各行业中。可见,竞争情报在我国已得到一定程度地发展。
从年销售额和员工总数来看,中型(100万元一1000万元)与较大型(1亿元以上)企业开展竞争情报工作的较多,主要集中于高新技术企业和具有国际竞争实力的企业,中小企业涉足竞争情报工作的不多。
知识管理系统是竞争情报系统化之后的高级表现,一项研究表明,企业至少可以获得如下效益:协助企业作更佳的决策(71%)、让企业对外在环境变化时的应变能力更迅速(68%)、增加生产力(60%)、可以协助企业增加利润(52%)。国内知名的搜索引擎公司BAIDU.COM也推出了基于Internet的百度竞争情报系统。竞争情报给企业的贡献也是显而易见的,有这样~组数字,竞争情报对企业的贡献率在1997年有过一个统计,在微软为17%、摩托罗拉11%、IMB9%、通用电气7%、惠普7%、英特尔5%。由此可见,竞争情报已不仅是企业寻找市场机会的重要因素,而是已成为企业“克敌制胜”的有力武器。
2.2国内竞争情报业存在的问题
对比美国的竞争情报活动,中国的竞争情报目前存在着诸多问题:
(1)竞争情报意识在不同企业间表现不平衡。经济特区或沿海开放城市企业的竞争情报意识和内地或边远地区企业的竞争情报意识相差甚远,大型企业或中外合资、外商独资企业对竞争情报的认识与小型企业(如个体乡镇企业、民办企业)对竞争情报的认识大不一样。
(2)竞争情报工作的信息基础设施建设不完善。如日本80%人以上的企业全部拥有信息处理中心和信息库,信息服务工作贯穿企业发展的全过程。我国除少数企业设立了信息中心(室、所)外,绝大多致企业实际上没有信息活动的基地。
(3)现有信息企业少,信息商品化程度低,信息市场发育迟缓,缺乏可靠的、公开的信息资源,难以刺激有效的信息需求。
(4)多年来参与竞争情报研究的大多是高校和科技情报机构,经济学界和企业界的人士参与较少,我国的竞争情报还未完全向经济界、企业界扩散。
(5)企业对竞争情报的需求不旺。竞争情报工作存在一些突出的问题:不健全的市场经济体制,不公平的竞争环境,淡化了企业对竞争情报的需求。
(6)企业领导竞争情报意识薄弱,情报工作水平低下。
(7)缺乏高素质的专职情报人员。
(8)组织内部各部门之间的信息交流不足,缺乏激励员工知识共享的机制,对竞争情报系统未能实施有效的知识管理。
(9)竞争情报系统只是为企业提供所需的一般信息,企业参与市场竞争的经验有限,不能进行信息的深加工处理。
3知识管理下的企业竞争情报系统
3.1调整组织结构
企业竞争情报系统设置CIO (Chief Information Of-ficer,信息主管)一职,专门负责对整个企业的竞争情报工作的领导。作为企业组织机构的一个组成部分,竞争情报中心的设置需要跟企业的具体实际相结合,可以考虑设在重要的战略性部门,也可在传统部门里增设竞争情报小组,还可以作为独立的核心部门,负责与企业其他各个部门沟通交流,进行整个企业竞争情报工作的协调统一,从而更快、更有质量保证地提供企业竞争情报,提高企业战略决策能力。
3.2建立竞争情报信息流程
在企业竞争情报项目工作开展的过程中,首先是明确竞争情报用户的情报需求,然后对情报资料进行收集、审核、组织、存储、加工,生成最终符合要求的竞争情报产品,再传递给情报用户,进行实际应用。知识管理是通过有能力、有经验的高级情报工作人员将知识进行创新综合提取和归纳出来。将知识管理中建立起来的“企业知识库”与竞争情报系统中的“竞争情报数据仓库”分别设置数据库,从而做到层次清楚,工作方便。
3.3形成系统功能框架
3.4调整企业人力资源框架
随着知识管理成为企业的关注点,在知识管理中更为重要的方面在于知识的处理和应用,核心层面的问题就是企业的决策体系和人力资源框架的形成。在人力资源的管理方面需要的配合包括调整员工的专业结构、制定留住人才的管理政策、形成学习型组织等。
3.5将知识管理系统与竞争情报系统溶合
首先必须确立竞争情报部门的基本任务。一个企业可以选择合适的C工Snet系统建立出色的竞争情报(CI)部门,但它如果不与其他职能部门积极交流,其价值是极其有限的。因此,从营销流程开始,逐渐向战略一流程拓展,积极参与公司的以下流程:新产品开发、战略(通过合并与收购)、销售与提案、人力资源与新员工招聘、营销交流。
CI部门的基本任务由临时需求、市场预警、知识管理/CI知识库和战略模拟/决策(交易)支持四大模块构成,它们之间是相互关联和逐步递增的过程,完成由战术到战略、低增值到高增值的演进。
4知识管理下的企业竞争情报系统效益分析及前景展望
随着信息技术的高速发展,信息情报的生产成本和传输成本极低,各种信息在企业的外部和内部大量迅速生成。从基层员工的日常Email、BBS讨论到企业老总接受媒体访谈中的无意之语等等都富含着关于企业商业活动各方面的情报信息。但是企业竞争情报系统eCIS和OA、CRM、ERP等业务系统不同,它不像这些系统直接就能够挂接到企业业务数据上,能够通过具体直接的业务数据变化计算出具体的投入产出(ROI)。竞争情报虽然和企业业务密切相关,但是它并不能直接反映出业务数据的变化,也不易通过业务数据的变化衡量竞争情报的价值。
据统计,可口可乐、摩托罗拉、IBM和柯达四个企业的竞争情报贡献率数据,分别是可口可乐18%、摩托罗拉12%、IBM9%和柯达5%的有专家称这四个数据的计算是按照那些公司年度业绩,根据各个部门的权重和一些指标将公司整体收益分摊到每个部门,其中竞争情报部门折算下来的收益是公司整体收益的百分之多少,除了专家的推断以外,还需客户的协助。
随着科学技术飞速发展,人类社会已经进入知识经济时代。在这个以知识为主导的时代,知识是企业最重要的战略资源,知识创新能力是企业可持续发展的核心竞争力。顺应知识经济兴起的要求,知识管理应运而生,在全世界掀起了一场全新的管理革命。
据调查,在英国100家大公司中,已有43%的公司开始推行知识管理这些企业实施知识管理以后,都取得巨大的发展。诺基亚集团实施知识管理以后,其电信业务增长70%。
普罗可特一甘布尔公司实施知识管理以后,其利润从6.4%增长到11.6%。在我国,一些高科技企业也开始试行知识管理,并取得较大的成功。总之,知识管理是知识经济发展的必然要求,它将成为21世纪企业管理的新方向。
CIS国内市场蓬勃发展、前景看好。互联网的兴起让信息收集的工作从原本繁复庞杂的资料检索、查询、抄录中部分地解脱了出来。在海量信息的支撑以及搜索引擎的帮助下,信息收集工作正日益变得普遍化、低成本化。但这一过程离情报仍有一步之遥,我们仍需要一定的工具将有意义的信息及时准确地推送到相关人员的手中,同时要结合自己对市场的把握和经验,将有意义的信息变成对自己有用的情报。
【关键词】企业知识管理;知识经济;档案管理;协同
1 知识经济与知识管理内涵及主要特征
1.1知识管理的内涵
知识管理就是应用现代技术对知识资源(包括显性知识资源和隐性知识资源)进行管理,以促进知识创新的活动。具体而言,知识管理包括三方面的内容,即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体,其目标主要是管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动,如设计知识管理的整体方案、规划知识管理业务流程、建立企业知识系统、知识安全管理、建立知识用户权限系统及用户访问控制系统等,其目标是建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本,包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等,其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。
1.2知识经济的主要特征
一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素;二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接而随着因特网的普及,世界的知识已经融汇在网络中,随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主,而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式,又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现;三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训,靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭,知识已经紧紧地围绕在我们身边;四是知识的产权化。虽然大量知识已共享,但作为企业竞争的核心知识正在产权化,以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润;五是知识管理成为主要的手段,也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上,因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模知识等),而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。
2 企业档案部门参与企业知识管理的不利因素
2.1企业档案中显性知识多,而隐性知识少
企业档案是企业现有知识水平和管理经验的积累,是企业合法权益的法律凭证,是企业持续发展的可用资源,蕴藏着新的生产力和重要的商业秘密,对企业生存和发展都有重要意义。这部分知识资源中也蕴藏着一个企业的历史,是企业记忆的一部分,是企业精神和文化的体现。在重视知识经济和知识管理的今天,企业档案应当受到应有重视,发挥其应有作用。但是,企业文档几乎完全体现为显性知识,对于企业知识管理来说,它只是其管理内容的一个部分,更何况企业档案对显性知识的记载并不完全,企业显性知识另有一部分存在于图书、期刊、资料等其它形式的知识载体中。而企业知识管理的核心在于开发企业隐性知识,企业档案管理工作对此很少涉及,其管理理念、方式方法还需要重新审视、定位和改进。
2.2企业档案资源是静态的、被动的,而知识是一种动态的、能动的资源
档案管理的核心工作有两个方面:一是档案安全保管,另一个是档案内容信息的开发与利用。我们一直在强调:“安全保管”是“有效利用”的前提和基础。实践中的企业档案管理工作部门也是以此为宗旨,在档案管理中,重视收集、整理、分类、排架等基础性工作,“有效利用”的方式过于简单,效果也不尽如人意。档案资源多表现为一种静态的、被动的资源,成为一种高积累,但低附加值产出的知识资源。知识却是一种活的、能动的资源,它有时会以信息、数据的形式存在于语言中、书本中或软盘里,如文档中的知识。但知识的本质往往是人或组织的一种能力、经验,或是人脑中的一个创意,它不会被动地等着开发利用,而是会与其它知识资源重新组合,在知识共享过程中,实现知识的新或知识增值。
2.3企业档案管理对象具有单纯性,而知识管理对象具有复杂性
随着社会的发展和技术的进步,档案内容和种类发生了巨大变化,档案载体形式也在不断发展变化。当然档案管理更为重要的内容不仅仅是对档案载体管理,而更是对蕴涵于载体之上信息内容的开发利用。知识管理在大多数时候也表现为对物质对象的管理,如对图书、文档、光盘、网络等的管理。但有一点值得注意的是:作为知识管理中很重要的一部分――隐性知识,在很多情况下实际上是在企业中人身上积累的过程。这种情况下,人就不仅仅是简单劳动力的提供者,更为重要的是知识载体与知识处理主体。企业的大部分知识都是以个人经验、技术诀窍等隐性知识的形态存在于员工头脑中,知识创新和知识增值与隐性知识和人密不可分。可以说,人也是企业知识管理的重要对象。由于人力资源的介入,企业知识管理变得更为丰富和复杂。上述种种问题无疑向我们反馈了这样一个道理:无论从资源构成、资源特点还是管理对象哪一方面进行比较,企业档案管理与企业知识管理都有较大的差别,直接对企业档案管理采取知识管理的一套方法必然不妥,而企业档案知识资源是参与企业知识管理的资源基础,企业知识管理又撇不下企业档案部门。鉴于此,实现企业档案工作与企业知识管理环境协同是解决上述矛盾的必然选择。
3 企业档案工作与知识管理环境协同的策略
3.1协同理论的定义
协同理论在上世纪60年代首先由美国著名管理学家H・伊戈尔・安索夫提出,他认为协同理念的战略可以把公司多元化的业务联结起来,从而使公司得以更充分地利用现有优势开拓新的发展空间。安索夫确立了协同的经济学含义,即协同模式的有效性部分地源于规模经济带来的好处。安索夫把协同效应形象的通过“1+1>2”这一简练的公式表达出来,协同的概念因其“简单”而被人们广为接受,协同理论也得到迅猛发展。具体说来,协同是指系统中诸多子系统的相互协调、合作或同步的联合作用,是系统整体性、相关性的内在表现。协同理论并不是各个子系统的简单相加,它的实质在于各子系统的相互协调从而产生整体效应,企业知识管理也需要对各知识资源管理部门协同管理。档案部门掌握着大量企业知识资源,企业档案部门从理念与实践上实现与企业知识管理环境的协同是知识管理环境下企业档案部门的必然选择。
3.2企业档案工作与知识管理的协同内容
企业内的各个信息部门就是企业知识系统这个开放系统的子系统,各个子系统相互连接、合作,不断进行物质、能量与信息交换,能够发挥各子系统之间的协同效应,使企业整个知识系统的功能更加强大。在知识管理环境下企业档案部门若想发挥与时代和角色相符的功能和作用,在做好本职业务以外,也应该更多的思考如何与企业整个知识系统的协同。协同的内容包括:
3.2.1目标协同案部门在参与企业知识管理过程中,分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南,目标不相符,最可能导致的结果是实现了局部效益,但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业档案部门与企业知识管理目标统一起来,在协同环境中建立趋同的价值追求,明确知识管理环境下的企业档案工作的发展方向。
3.2.2技术协同档案管理系统与企业内部其他知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一,标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上,这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势,同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。企业档案管理系统的选择应该征求知识主管部门的建议和指导。
3.2.3资源协同重新整合知识资源,优化知识资源的配置,提高知识的利用效率。知识经济时代,知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来,档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于一部分很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识,企业应建立一个整合知识资源的平台,将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中,并由专人负责管理,使得适当的知识能在适当的时候发挥应有的效用。
3.3企业档案工作与知识管理的协同策略
3.3.1在思维层面上利用协同思维,引领企业档案分类模式改进。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连,《工业企业档案分类试行规则》在设定之初,并没有预测到知识管理的到来,更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今,企业管理环境发生了很大变化,而《规则》并没有新的修订,适应新的管理环境的企业档案分类标准的探讨应该被提上议事日程。对《规则》划分的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类十个工业企业档案类别,笔者认为需要作“两个补充、一个调整”,宗旨是妥善安置知识管理环境下出现的新生档案类别,包括客户档案、竞争情报与知识产权档案等。我们可以在原来十个工业企业档案类别中增加一个知识产权管理类和一个市场管理类,客户档案类与竞争情报类作为市场管理类的二级类目,这是“两个补充”;为避免市场管理类与经营管理类档案归类划分的重叠现象,有必要将经营管理类调整为经营类,具体涵盖采购、销售等活动过程中形成的档案,这是“一个调整”。这样,《工业企业档案分类试行规则》的类目可以调整为十二个大类,即党群工作类、行政管理类、经营类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、知识产权管理类、市场管理类。
3.3.2在管理层面上文档系统与其他信息子系统的协同。企业内各个子系统相互开放,通过与其他子系统的协调与配合,从而实现整体绩效的最优,如企业档案部门与企业情报、图书、资料等部门通力合作、实现协同。从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来,实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变,由重管轻用向重用促管转变,由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变,形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。管理人员在分工合作的基础上负责企业档案、图书、情报的收集、整理、加工、处理、传递、交流等,建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系,为领导决策、为企业生产经营提供高质量的信息服务。企业档案管理的业务流程需要做新的设计,以弥补环节操作缺少渗透和融合的缺陷。
3.3.3硬环境建设与企业商务平台系统建设协同。协同商务平台对知识的集成管理为协同知识管理提供了条件。企业协同电子商务平台是在充分理解电子商务(E-B)、客户关系管理(CRM)、企业资源计划(ERP)的设计思想基础上,把企业的各种核心业务,通过web有机的集成在一起,实现ERP、E-B、ERM三者的整合系统。企业用这个系统让供应商、采购商、客户合作伙伴以及员工、管理者、决策者能够从各种方式,通过接口访问相关数据,实现在高速互联网时代,企业经营的整体协同管理,同时又实现工作流和工作协调应用。在协同商务平台中知识处于一个立体的、多维的知识获取、共享和使用的环境,无论知识的来源、结构是什么,都可以得到统一的管理;同时协同平台为这些知识节点之间提供了立体化的“网状”关联通道,从任何一个知识节点都可以到达任意的相关知识节点,极大的方便企业获取完整的、真实的知识。协同商务平台站在比“系统集成”、“应用集成”更高的“信息集成”的层次上,为协同知识管理提供了有效手段。协同商务平台将企业的所有应用和数据集成到一个知识管理平台之上,并以统一的用户界面提供给用户,使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的知识平台。在这个平台上,数据经过处理、分析后,可以变成有用的信息,而信息经过审核、分类后,则变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的知识。
3.3.4软环境建设与企业管理环境协同。企业进行知识管理,要求企业建立学习型组织、建立共享的企业文化等,这些都是属于知识管理环境对企业软环境的要求。企业档案部门也有很多亟待加强的软环境建设,比较突出的有制度建设、文化建设、及建立知识管理的评估机制等。
3.3.4.1制度建设。企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度,建立系统的学习和培训制度,建立有效的企业知识传播制度,建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制,在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制,以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。
3.3.4.2文化建设。企业文化建设非常重要,包括企业经营哲学、价值观、管理思维等,主要是创建企业共享的团队文化和学习文化,建立知识共享的激励机制,培养员工良好的职业道德、企业荣誉感和团队精神等。知识管理中的最大障碍就是不信任和隐藏知识问题。通过制度创新、文化创新实现员工的自我激励,积极参与知识交流与共享,为提高组织效率创造机会,这需要高层领导的支持。因为组织文化的变革涉及个人价值观念以及个人行为的变化,要比任何其他的改革都要困难。因此要从根本上突破企业已经形成的固有的文化传统,必须在高层领导的支持下进行。
3.3.4.3建立知识管理的评估机制。知识管理的评估机制是企业知识管理体系的主要组成部分。企业档案部门采取定性评估与定量评估相结合的方式,建立测评企业档案部门参与知识管理效果的指标体系和评价模型,从实施的过程和目标两个方面对进展情况做出评价,并且聘请专家对实施情况做出评价。
参考文献:
[1]储节旺.知识管理概论 .清华大学出版社.2006
[2]樊治平.知识管理研究东北大学出版社.2006
[3]安德鲁・坎贝尔、凯瑟琳・卢克斯.战略协同.机械工业出版社.2000
[4]张斌.新经济时代的企业档案管理.中国档案出版社.2007
关键词:管理系统化 内涵与要求 情势与控制
中图分类号:F270.7
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)09-255-02
一、管理系统化的内涵与要求
企业管理内容丰富,已构成一个大系统,包括管理基点、境界、定位、原则、准则、心态、需求、行为八个方面。
一个基点。管理应以“人性管理”为基点,经营企业就是经营人,人性管理是最有效的管理。每个人都渴望得到满足、尊重、肯定、实现人生价值。
两种境界。人生有两种境界:一种是舍,一种是得。舍得舍得,有舍才有得。曾经有这么一件事,一个老板让手下的一个老木匠建造最后一栋房子。老木匠想:反正是最后一栋了,随便应付下吧。房子建好后,老板对他说,你为我工作了这么多年,这栋房子就送给你吧,老木匠后悔莫及。所以,懂得舍与得,人生的运气就不会太差。
三层定位。对于不同层次的管理者要有不同要求:高层管理者要求通才,有事业心;中层管理者要求专才,有进取心;基层管理者要求干才,有责任心。
掌握三层定位要避开三个盲区:茫—迷茫:无目标、无方向、无思想、无梦想;盲—眼瞎耳聋:不看,不听,自我封闭;忙—“心”忙:过于忙,心就会停止跳动。
四化原则。标准化,把重要事项形成标准化的管理制度和管理流程,有效提高工作效率和工作准确性;书面化,将标准化的制度、流程和方法通过书面形式形成模板,便于记忆和沟通;透明化,形成各子公司、各部门、各层次员工充分透明的制度体系和文化体系;简单化,把复杂事务和管理制度流程简单化,便于培训和操作。
五位准则。定位:管理者既要明确和摆正自己的位置,又要努力发挥个人专长,创造更多的价值。到位:任何组织和个人,做人、做事都要做到位,杜绝形式主义,每一次都要做好。补位:强调团队作战能力,而不是个人。若在团队中发现领导、同事或者下属的不足,要主动提醒或者配合,把事情做好。越位:强调两层管理:越位检查而不是指示;越位汇报而不是请示。换位:要站在对方的角度思考问题,己所不欲,勿施他人。要学会包容和理解,退一步海阔天空。
六种心态。积极的心态:积极的人像太阳,照到哪里哪里亮;消极的人像月亮,初一、十五不一样。开放的心态:思想开放,心胸开放。正向的心态:做正确的事,做好事、做善事。正直的心态:懂得什么该做,什么不该做。公司规定去做的必须要做,公司没有规定的尽管大胆去做。公平的心态:持平常心,做自在人。感恩的心态:感恩对你一生最重要的两个人:爱你的人和你的领导。对别人傲慢就是贬低自己。
七种人性需求。充分信任:信任既是一种感觉又是一种情感,更是对人的肯定。相互尊重:人与人之间交流需要建立在尊重的基础上,没有尊重就没有包容。给予机会:成大事者,都是机会加能力,有了机会又有能力事业定能成功。懂得授权:授权不是放权,授权要进行监督。只有授权才能做出成绩。学会关怀:关怀是一种爱,也是一种美,关怀是对人的最高荣誉。实现公平:对管理者而言,公开、公平、公正三者之中,公平最重要,只有一视同仁,公平对待下属才能形成有效指导。有效激励:激励是爱护下属、满足下属,有了激励,才有希望。
行为。一是认同文化:文化是思想的源泉,文化是发展的根本。二是充满激情:激情是做事的动力,有激情才能有发展。三是善于思考:人的成功85%靠智慧,15%靠技术和能力。四是以身作则:你想让下属怎么做,就必须先做给下属看,下属才会信服你,尊重你。五是计划明确:没有计划的行为是盲目的,没有行动的计划是无效的,一个好的计划是做事成功的一半。六是行动迅速:一个方案定下来即使是错的也要立刻执行,在执行中改进。在今天,时间是最大的成本,绝不能拖延。七是检查督导:在吩咐下属去做一件事后,必须要跟踪指导。只有这样才能有效促进结果的快速形成。八是激励下属:一流的激励出一流的成绩,同时,激励需要经常化。
二、管理者应具备辨别是非、控制情势、平衡协调能力
作为管理者,对素质与能力的要求是很高的,其中辨别是非的能力、平衡情势的能力和平衡协调的能力,都是不可或缺的。辨别是非的能力可以保障作正确的事,控制情势的能力可以避免工作失去理性而导致失误,平衡协调的能力可以最大限度地发挥人财物的优势,把工作做的更好。
1.要提升辨别是非的能力。在企业生产和生活中,是与非,对与错,善与恶,单从表面上看,有时并没有严格的明显分别,“是”有时隐藏在“非”中,“非”有时也似“非”而“是”;“对”有时与“错”交织,“错”有时也含有“对”的因素。有人为了作恶有时表面行善,有些善举一时也许不为人所知。种种类似的问题,在周围的生活中,都是经常存在着的。但是,无论表象多么华美,只要善于洞察事物的内在本质,就会尽可能避免被假象迷惑,尽可能多地辨别出是非、对错和善恶的区别,从而在对矛盾的判断中作出正确地抉择。作为企业干部,应该有这个辨别是非的能力,只有这样,才能带领大家做正确的事,才能把正确的事做好。
2.要提升控制情势的能力。在平时的工作生活中,面临着一个控制自我、控制情势的问题。管不好自己是废物,控制不住局面是庸才。一个人能控制住的自己情绪,不因情绪波动而影响工作和自己周围方方面面的关系,就需要不断发展和完善良好的情商;一个人要控制住工作的局面,不使局面失控,就要学会把握全局、预测事物的发展趋势、正确处理生活和工作中遇到的各种问题,在控制与反控制中找到解决矛盾的有效途径和和谐的平衡点。企业干部,一言一行都事关自身形象,所以必须时刻注意控制自己的情绪和工作局面,只有避免情势失控现象,才能真正成为一个理性的人,完善的人,对企业和社会有所贡献的人。
3.要提升平衡协调的能力。平衡协调也是生产力。生产力的哲学概念是人们征服自然、改造自然的能力,其中有人的因素和物的因素,而人是生产力中最活跃的。既包括由先进知识和技能武装的人,也包括掌握了先进技能的人。协调工作的前提是尊重人,尊重主导协调工作方向的人。放下架子,俯下身子,不厌其烦的说明情况,阐明事由。在协调进程中,力求以理服人,尽可能地让事实说话,用数据论证观点。协调工作的内功在平时,立足平时的交往和做人、做事,认真做好日常协调,关键时刻才能无往而不胜。准备充分是做好协调工作的基础。对要协调的问题,提前深思熟虑做好预案,有备协调,才能避免盲目。协调切忌高高在上、旁若无人,或者看不起他人,藐视协调各方,否则即使准备多日的协调也会付之东流。协调是一门高超的艺术。会因人而异,因事而异,因时而异,但只要开动脑筋,因地因时因人制宜,一切问题都会迎刃而解。
参考文献:
1.陈良华.成本管理.中信出版社,2006
2.戚安邦.项目成本管理.南开大学出版社,2006
关键词:突发事件指挥系统 ICS 应急管理
1.ICS的形成与发展
1970 年9 月美国加州森林火灾给参与应急救援的部门带来极大的混乱,火灾之后,加州对应急指挥中存在的问题进行讨论和研究,最初由7个部门联合组建成一个应急指挥体系,这是ICS的萌芽。经过二十多年的发展,到了90 年代中期,美国应急管理管理学院(EMI),已经将ICS作为重要的经典课程讲授,并把它被推广到了全国的应急管理领域。这标志着ICS的基本成型。2004 年,美国国土安全部在对突发事件指挥系统(ICS)的术语涵义、组织和程序方面作了一些修改后,在“全国突发事件应急管理系统(NIMS)”中全盘采用突发事件指挥系统(ICS)。自此,ICS上升到应急法规和标准的层面。
经过数次修改完善(目前为2008版),在美国突发事件的应急管理中,突发事件指挥系统(ICS)已经成为应对所有突发事件的一种有效的工具。
2.ICS的构成与特点功能
2.1ICS的结构模式——“1+3+4”
在美国应急管理体系NIMS中,ICS(Incident Command System)是一个重要组成部分。ICS是一个实施应急指挥的工具,具有标准化、弹性化的结构,即不论事件大小、事件类型,还是事前计划、事发应对都可以普遍适用。
在ICS中,规定了应急的角色、组织结构、职责、程序、术语和实际操作的表格等,使应急指挥过程明确、有序、高效。
从组织结构上,ICS采用“1+3+4”的模式:
(1)在其组织结构中,设一名指挥官(Incident Command),并将指挥组织划分为指挥成员和参谋成员。
(2)指挥成员主要用于协助指挥员,主要包括三个职位:(a)公众信息官(Public Information Officer),负责公众沟通和媒体信息,保持与计划部和有关机构的沟通联系,搜集整理事件有关的准确、详细的信息。(b)安全官(Safety Officer),负责安全监控与评估,确保应急行动和应急人员安全,有权终止不安全的应急行动。(c)联络官(Liaison Officer),负责与涉及的外界各部门、机构、私人组织的联络协调。
(3)参谋成员负责应急过程涉及的功能职责,主要由四个部(Section)组成:(a)处置部(Operations),负责指挥、协调战术层面应急行动。(b)计划部(Plans),负责态势监控、预测分析、资源跟踪、计划方案制定。(c)后勤部(Logistics),负责应急队伍的通信保障、食品医疗保障、设施补给和交通运输保障。(d)财务/行政部(Finance),负责监控应急过程产生的人力、物力费用,管理采购过程。
2.2ICS在应急指挥中的特点
传统的应急指挥系统因行业、分工、标准等不同,存在结构各异、标准不一、授权不清、协调困难、信息交互不畅等问题。ICS是在共同标准化的结构下,将设备、物资、人员、通讯和应急程序联合为一个整体,来提高事故管理的效率与质量。ICS是一个通用模板,不仅适用于组织短期事故现场救援,还适用于长期应急管理。ICS适用于各级政府、各领域和行业,以及多数企事业单位。
ICS具有以下几点优势:使用统一术语和响应程序;消除了重复行动,对联合行动进行了优化;设立了标准化的指挥职位和部门,考虑了行动、后勤、策划和财政等统一审批和授权;对应急通讯进行了约束和约定,提高信息交互效率;提供了协作响应和资源共享的机制,降低响应成本,实现应急效率最大化。
3.ICS对企业应急管理的启示
3.1中国企业应急管理中的突出问题
近年来,国内外重特大事故也时有发生,中国企业目前安全生产的固有风险也愈来愈大,这些都对企业的应急管理工作提出了更高要求。而企业在突发事件应急工作方面还存在一些突出的问题:
(1)“经验型”的现场应急,缺乏标准化应急程序
在突发事件下目前比较普遍的做法是公司领导及职能部门管理人员在第一时间都赶往事故现场,往往造成谁的官大、职位高听谁的,不能有效和有序的指挥和调度。普通员工又缺乏必要应急技能,造成现场应急的混乱。
在重庆开县井喷事故,本应在15分钟内点燃的硫化氢气体却在18个小时之后才点燃,这是典型的没有标准化的现场应急程序,不能解决“授权”问题导致的。
(2)企业缺乏有效的应急规划,各部门应急功能不明确。
企业普遍欠缺基于风险辨识和应急能力评估的应急规划。很多企业在预案编制过程中根本就没有对本企业已发生的突发事件应急救援过程进行分析和归纳,并以此来编制预案;更缺乏有效的应急演练。
(3)缺乏有效的应急资源管理,应急指挥系统不完善
目前大部分企业对应急资源的管理比较松散,欠缺针对应急需求进行资源分类和管理。企业普遍没有功能齐备的应急响应中心,无法对事故现场的信息进行有效的采集和科学的研判。
3.2ICS对企业应急管理的借鉴意义
(1)标准化的现场指挥
①通用的术语
在应对突发事件的指挥过程中,使用通用的术语,这在多部门参与的应急管理中十分重要。关于应急术语的使用,ICS有两个原则:第一,现场人员、设备、资源等使用共同的名称;第二,描述用文字而不用编号。
②整合的通讯
在ICS中,整合的通讯就是指使用共同的频率、共同的术语,共同的通讯计划和标准操作程序等,根据突发事件的大小和复杂程度,可以建立多路通讯网络。
③统一的指挥框架
ICS在突发事件的应急指挥中,每一个应急人员(包括普通操作人员、各组/部门负责人等)仅向一位指定的人员负责,在事件现场向一位被指派的监督者报告。这个原则使得报告的关系更清晰,减少了由多头、冲突的指导带来的混乱。
ICS的这种统一的指挥结构,使参与应急工作的多个单位(即使在地理上属于不同的区域或者在功能上属于不同的部门)在共同应急目标的指引下,消除重复、无序行动。尤其当突发事件涉及到多个区域或多个单位时,统一的指挥框架可以有助于提高应对突发事件的效能。
(2)模块化的组织
ICS基于应急功能,采用“1+3+4”的模块化的组织形式。其对指挥官、公众信息官、安全官、联络官、处置部、计划部、后勤部、财务/行政部的功能和职责,都进行了清晰的定义。同时,ICS的各应急模块又有一定的灵活性,指挥官可以根据现场状况,对各部门的应急力量配备进行合理的调整。
(3)有效的资源管理
在突发事件的应对中,有效率地管理各项应急资源非常重要。应急资源包括所有的参与人员和针对突发事件准备的主要设备(设备应当包括相关的操作与维护人员)。在突发事件的处理中,应急资源的状态由负责应急资源的管理人员统筹管理与补充。
ICS采用标准化的表格对应急过程进行记录和管理。在目前版本(2008版)的附件表格中,包括标准化表格21个。以ICS表格之一的资源状态卡219为例,ICS用不同颜色的T形卡片对应急队伍、现场人员、车辆、装备等应急资源进行了分类登记和管理。这使得现场资源的调度清晰、高效。
4.结论
突发事件的现场指挥和管理是一项系统的工作。传统的应急指挥系统因行业、分工、标准等不同,存在结构各异、标准不一、授权不清、协调困难、信息交互不畅等问题。
ICS是一个通用模板,不仅适用于组织短期事故现场救援,还适用于长期应急管理。ICS体现了标准化与灵活性之间的平衡。在现场指挥标准化、应急组织与功能的模块化、应急管理(尤其是资源管理)的表格化等方面的突出特点,对企业应急管理工作有显著的借鉴意义。
参考文献:
[1]范维澄.城市公共安全与应急管理的思考[J],城市管理前沿,1996
关键词:知识管理 协同 企业组织结构 结构链
知识管理的思想带来了管理模式的重大变革,其中在组织领域,知识管理要求建立一套有效的组织体系以支持企业的知识管理活动,为此必须按照知识管理要求对企业组织进行调整。优化企业组织结构是构建协同知识管理企业的必然选择。
1. 协同知识管理的概念
协同是指地域分散的一个群体,两个或者两个以上的不同资源或者个体借助计算机及其网络、通讯技术,共同协调与协作来完成一项任务,达到完某一目标的过程或能力。[1]伴随着协同的发展,协同的概念有着更深的含义,不仅涵盖人与人之间协作,也涵盖不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。
协同思想与知识管理融合,知识管理延伸为协同知识管理是知识管理理论发展的需要,也是企业知识管理理论、企业经营理论发展的需要。笔者认为,固化、嵌入在人脑中的隐性知识,难于表达、转移,属于难于管理的知识,协同知识管理应是人力资源与知识管理的结合,其管理需要相应的链条与方法体系。[2]因此,协同知识管理是战略人力资源管理与知识管理的有机结合,由目标链、结构链、过程链、平台链有机构成,从企业文化、组织结构优化、执行、过程控制及方法体系及知识管理平台四个方面为企业提供管理思想,文主要研究协同知识管理的结构链建设。
协同知识管理以知识爆炸、技术进步、全球化及多样性为外部推力,以企业成长观、人本发展观、知识创新与企业学习观为理论基石,以实现知识型企业为最终目标。这种知识型企业将以知识为基础,以智慧为核心,以人为目的,通过团队协作实现企业的持续创新和健康成长。
2. 协同知识管理企业组织结构设计的原则与步骤
2.1 协同知识管理企业组织结构设计原则
目标一致原则:该原则要求企业无论采用什么样的组织结构,都应以企业的核心业务为中心,有利于实现企业的统一目标。
分工协作原则:分工协作原则要求企业组织结构的设计要注意企业各部门、生产各流程的有效分工,使得部门、岗位分配合理、人员权力职责对等。
责、权、利相结合的原则:现代企业管理制度强调权责利对等,因此企业组织机构的设计必须充分考虑权、责、利,将三者结合起来,使得三者能够协调、平衡,不能权力大责任小,也不能责任大权力小。
2.2 协同知识管理企业组织结构设计步骤
2.2.1 组织基本因素分析
组织基本因素分析就是分析影响组织结构设计的情境性因素和结构性因素,尤其是组织目标、组织外部环境和组织内部环境这三类因素。
2.2.2 组织职能的分解与部门设计
依据组织的目标,参考组织的内部环境以及外部环境,在进行组织设计时必须对组织的职能进行分解,区分核心职能和基本职能,并按照部门的工作职责,层层将这些职能分配到各个层次、各个部门,进而分配到各个具体的岗位。职能的分配要充分考虑上下级之间的隶属关系,而且要有利于协同部门之间的横向协调。部门的设计要充分参考职能的分解情况,合理设计相关部门。
2.2.3 组织结构的框架设计
组织结构的框架设计时组织结构设计的关键步骤,在本步骤主要完成对前述的各种职能、各个部门进行合理的布局、协调,使其能合理高效的运转。该步骤的主要参考依据是组织职能的分解与部门设计中已经确定的各种职能和部门,但其侧重点是结合企业实际情况以及内外部环境充分协调各个职能、各个部门之间的关系,意图是设计出符合实际情况的组织结构整体框架。
2.2.4 组织运行保障设计
组织结构的整体框架已经有了,但是其运行的有效保障措施还比较欠缺。本步骤就是设计保障组织结构运行的相关机制,使组织结构能够处在一个合理、规范、有章可依的组织环境中。一般情况下,配套的组织制度包括组织的考核制度、奖惩制度、部门的管理幅度、部门的职责所在等等。
2.2.5 反馈与修正
组织的内外部环境是不断变化的,组织必须时刻准备着改变自己去适应不断变化的世界,这就要求组织结构要不断进行适应性的修正。
3. 协同知识管理企业组织结构的构建对策分析
3.1 协同知识管理组织需成立的机构
协同知识管理企业需要成立的知识管理结构可以有如下四种:
3.1.1知识管理委员会
设立知识管理委员会是组织重视知识管理的首要表现,也是知识管理组织的基本组成成份。知识管理委员会的成员可以从企业高层以及主要职能部门领导或专家里面选取,该委员会可以作为企业高层以及知识管理首席执行官CKO的参谋机构。
3.1.2知识管理部
当需要集中处理某些棘手或者关键的问题时,比如大型的研发、重要的决策可以依靠知识管理部,知识管理部类似于知识管理委员会,其成员也是从职能部门临时抽调。不同的是,知识管理部不仅充当参谋作用,也可指挥相关事务。
3.1.3知识管理团队
目前很多企业尚没有专门的知识管理团队,则在知识管理方面权力就比较分散,部门之间难以协调进行知识管理。也就是说没有知识管理团队的企业,即便有良好的知识管理策略、方法,也由于缺少专门的组织而无法顺利实施。
3.2 以知识团队为核心的横向总线式组织结构的构建
基于对协同知识管理企业组织结构的概念、设计原则、基本步骤等的研究,本文提出了以知识团队为核心的横向总线式组织结构。
3.2.1 成立一个知识团队
建立以知识团队为核心的横向总线式组织结构首先需要成立一个知识团队,可以是上述的知识管理委员会、知识管理部、知识管理团队等,总之需要一批由各个职能部门抽调出来的,在知识结构上互补的一批员工。该团队以信息技术平台为沟通交流平台,是一个功能多样的、以任务为中心的、独立的、充分自治的团队。该知识团队在企业中应该长期存在,其目的和任务就是从事企业知识管理的一个任务单元。团队可以按照知识管理的任务再逐步细化,比如设立知识整理小组、知识编码小组、知识储存小组等。
3.2.2 总线的组成
以知识团队为核心的横向总线式组织结构所说的总线其实就是一个信息网络,以计算机技术为基础,以因特网为沟通交流手段,其实现依赖于企业内联网和外部网。知识管理团队通过这个总线发送、共享知识,团队也可以从外部网络搜索自己需要的知识。总线上的知识是充分共享的,不仅知识管理团队内部成员可以使用,企业内部其他员工也可以无间使用。总线架起了企业员工随时交流的平台,不需要中间部门,沟通效率高,成本低。
3.2.3 组织要分权
以知识团队为核心的横向总线式结构是一个分权的组织,权力下放到知识管理的各个小组,各个小组可以并行工作,充分信任各个小组。信任和合作是团队的主要氛围,小组成员其充分自治,甚至可以使一个分布式的虚拟组织。知识依靠总线在知识小组间直接传递,消除了传统组织结构知识、信息需要层层传递既耗时又容易失真的确定,缩短了信息传递的时间,提高了效率,也提高了信息传递的质量,使企业有更充足的时间应付复杂变化的环境。总线上的所有知识均是对外开放的,实现了企业内部知识的充分共享。
参考文献
【关键词】合同护士;职业认同水平;心理契约;关系
【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484(2013)06-0664-01
护士心理契约指护士对护士与医院的相互关系中,彼此为对方提供责任的理解和认知,包括护士对医院的责任和医院对护士的责任。职业认同是指个体对于所从事职业的目标、社会价值及其他因素的看法,与社会对该职业评价及期望的一致性。有研究[1]表明,当护士感到心理契约未履行时,会对自己以后工作的付出与应获得的工作回报失去信心,进一步影响其职业观、价值观。而护士职业认同的影响因素主要涉及个体、职业特征及组织和社会[2]。本研究旨在对合同护士的心理契约与职业认同之间的关系进行调查,为提高合同护士的职业认同水平提供理论依据。
1 资料与方法
本随机抽取南充市两家三级甲等综合医院的500名合同护士。其中,女492名(92.45%),男8名(7.55%);年龄19~33岁,平均年龄(25,23±6.79)岁;工作年限1~15年, 平均为(7.22±5.29) 年。采用刘玲[3]编制的护士职业认同评价量表,测量护士的职业认同水平。
采用陈芙蓉[4]编制的护士心理契约量表测量护士的心理契约履行程度。所得数据采用SPSS 16.0分析软件进行统计分析,包括描述性统计分析、t检验、单因素方差分析、Pearson相关分析和多元回归分析。
2 结果
不同职务、职称、医院等级的护士的职业认同水平差异具有统计学意义。相关分析显示,年龄、护龄与职业认同总分之间相关性有统计学意义。 护士心理契约履行程度在医院责任方面各维度中,医院责任方面得分显著高于护士责任方面,且两者之间差异具有统计学意义(P
3 讨论
3.1 护士职业认同现状
职业社会支持水平是指护士渴望得到患者、家属、朋友、同事等的认可、尊重与支持的程度,本研究结果显示,在护士的职业认同各维度中,社会支持得分最高,职业认知评价得分最低。提示他人对护士的认可、尊重和支持在护士对自身职业认同评价中非常重要,有研究指出,护士对于自尊的满足程度可以直接影响其护理工作的质量、对待职业的价值观等。但是护士对于本身护理专业的目的、意义和价值的认知重视程度不够高。
3.2 护士心理契约履行现状
本研究结果中,心理契约得分从高到低排列依次为医院团队责任、医院现实责任、医院发展责任、护士发展责任、护士团队责任、护士现实责任,且医院责任方面得分均显著高于护士责任方面得分。提示护士明确知道自己对于医院所应负的责任与义务,而医院对护士的责任与义务的履行程度明显低于护士自身对医院的责任与义务的履行程度,使护士感觉受到了不公平的对待,使得心理契约不能得到有效的维护。
3.3 护士职业认同的影响因素
3.3.1 一般人口学变量对职业认同的影响
临床合同护士超负荷工作现象普遍存在,而合同护士随着护理工作逐渐被重视,也有了更多学习与发展的机会,当其遭遇管理上的限制和专业上的难以突破时, 便会带来无形的压力,产生生理和心理的疲惫感,影响其职业认同水平。医院等级可以影响护士的职业认同水平,等级越低得分越高。而护士感知的工作压力源和工作倦怠越高,其职业认同水平越低。压力源主要包括紧急、高风险的工作性质,护理患者过程中面对的各种问题,如担心工作中出现差错、担心患者病情、害怕患者要求过高等,以及人际交往压力。而护士所在医院的医院等级越高,面对的患者越多,工作负担越重,其感知的压力源越多、强度越大,导致其工作疲倦感的产生,可能在一定程度上影响了职业认同水平。
3.3.2 心理契约对职业认同的影响
本研究结果显示,心理契约与护士职业认同各因子间均存在显著负相关,说明护士心理契约未履行程度越高,其职业认同感水平越低。回归分析结果显示,控制人口统计学变量对职业认同的影响后,医院团队责任、医院发展责任、护士团队责任和护士发展责任进入回归方程,对职业认同的独立解释量占48.0%, 表明护士的心理契约可以负向预测其职业认同水平,其中医院团队责任、医院发展责任、护士团队责任和护士发展责任影响最为显著。
心理契约是激励护士努力工作的主要来源,其履行程度高低直接影响护士与医院之间的长期工作关系的稳定,既是一种状态,又是一种过程。而护士对于医院责任上的满足,将会提升职业认同水平,这不仅会对医院产生积极的影响,同时也会促进其工作的积极性,提高护理工作质量。因此,医院领导及医生应注意尊重护士,注重各科室间的协调合作,注重护士心理健康等来体现医院之间相互协调、尊重的团队精神;合理安排工作岗位,提供培训、晋升、指导的机会,提供护理科研支持,促进医院及护理专业的发展,满足护士发展的需求;注意保证护士工作期间的人身安全,提供必要的职业防护,提供稳定的工作保障、工资待遇等来满足护士的现实需求。护士自身心理契约履行程度也可影响其职业认同的水平, 医院管理部门应针对护士自身的个人特性,重视培养护士责任。
当今,随着全球性护士职业认同危机问题日益加重,护士的职业认同水平明显低于其他职业人群,如何采取有效的干预措施提高护士职业认同水平,已经成为当今护理研究中的热点。本研究结果提示,心理契约履行程度可以预测个体的职业认同水平,其结果为提高护士的职业认同水平,提供了更多的理论依据及实践策略,医院管理者应采取针对性的措施,提升护士心理契约履行程度,提高其职业认同水平。
参考文献:
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[2] 郭亮,肖腊梅,王国猛.组织公平性对心理契约破裂与护士留职意愿缓冲作用的研究[J]. 中华护理杂志. 2010(03)
[3] 郑翠红,黄湘晖,杨美丽,李华萍,曾丽华.护士自尊、个人发展性竞争水平与职业价值观的关系研究[J]. 中华护理杂志. 2009(06)
[4] Valerie CS.The Influence of Family,Social,And Work So-cialization on the Construction of the Professional IdentityofYong Adults[J].J Career Develop,2003,29(4):237-249.
作者简介:
杨艳(1972-),女,四川省南充市川北医学院附属医院心胸外科护士长,本科学历,主管护师。