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1内部控制有效性难解的根源:自由的控制者
1.1自由控制者的普遍存在性
控制人是指那些对企业生产经营及管理活动具有最终决策权的拥有者。早期的公司理论认为在股权极为分散的情况下,股东之间不存在差异,公司治理的冲突主要是股东与企业经营者之间的利益不一致,因而出现了所谓内部人控制的问题。但实际的情况并非如此,世界上大多数经济体下的企业并不是股权极为分散。相反,存在大股东控制才是最真实的现实。即使在股权分散较为普遍的美国也不是所有公司均是股权极为分散的情况。大股东的存在说明了股东之间并非同质的,股东也存在结构问题,即拥有控制权的股东对企业拥有绝对指挥权,因而有能力利用其控制权获取额外报酬,即控制权溢价。根据相关学者的研究,大股东也并不是企业的最终控制者。由于现代企业的复杂性,公司的大股东往往是另一个控制者的人,因而存在终极控制者。不论是管理层、大股东,还是终极控制者,他们的共同特征都是对企业拥有经营、管理决策权,他们直接决定企业的发展方向、资产经营活动以及信息披露等。
1.2自由控制者对内部控制有效性的危害:理论分析
从内部控制研究与设置的假设前提来看,现行内部控制假设控制者代表股东利益,因而是下行控制制度。其具体假设包括以下几方面。(1)企业目标是股东价值最大化,股东价值最大化是在协调其他利益主体利益基础上的价值最大化。(2)股东是同质的,不存在股权内部结构问题。(3)股东利益主要源于所投资企业的盈利或创造的价值。(3)股东与经营者是分离的,公司治理问题就是股东对经营者的控制与激励问题。(4)经理人市场、资本市场(小股东可以“用脚投票”)能够约束企业主要投资者以及经营者。但相关的研究表明,事实与之相反,更多表现为以下几个方面。(1)股东利益除了来源于企业盈利外还有其他多种利益来源渠道,如关联交易、重组与合并等。(2)董事会与经营者合二为一。(3)股权结构多元化,存在大股东以及最终控制者,控制权与现金流权分离。(4)大股东对中小股东掠夺严重,中小投资者利益保护成为空谈。(5)市场约束无效。首先,同样的情况,我国更有其特殊性,我国上市公司大多是国有股份有限公司,这些公司大股东缺位,尽管有国有资产管理部门并配有相关管理人员,但从本质上讲,这些机构和人员都不能代表更不能拥有国家产权,因而缺乏监督国有股份公司的动力,从而出现了利用薪酬设计捞取超额报酬、利用MBO大肆夺取国有资产的现象。其次,从控制权视角看,股东结构多元化导致大股东以及最终控制人的出现,使得拥有控制权者能够“以小博大”、“以小取大”。控制权是现代公司发展的必然结果,在理论上,现代公司股权极为分散,股东远离企业成为纯粹的投资者,企业实际控制权旁落在经营者手中,于是败德行为会频繁出现,因此,现代公司治理的关键就是如何激励经营者使其按照股东意愿进行决策和经营管理,以实现股东价值最大化的目标。但以安然事件为代表的系列会计舞弊案例说明仅对经营者的激励并不能解决这种矛盾,尤其在前几年一直被推崇的股权激励机制更是被看作现代舞弊的原动力——近年来我国资本市场上的“大小非”问题就是因之而起。同时,如上文所述,董事会与经营者事实上是重叠的,他们均听命于大股东或最终控制者。因此,自由的控制者实质上阻碍了内部控制不能实现其目标。
2自由控制者对内部控制有效性的危害:现实表现
控制者的自由不仅存在于理论上,更体现于公司实际运行之中。概括起来,控制者实际上的自由体现在:明显违反法律规定的自由;表面上符合有关法律规定,但实际上却损害了企业可持续发展以及中小股东利益的自由。首先从第一层面来看,由于现行法律对控制者义务的规定本身并不非常完善,加之其可操作性较差,实际违规成本太低以至于控制股东为所欲为,不惜通过违法的手段损害公司及中小股东的利益。具体表现在以下几个方面。
2.1减少公司的透明度乃至财务报告披露违规而导致会计信息失真
有学者研究发现在金字塔所有权结构下,控制权与现金流权分离程度越大,上市公司会计信息含量越低(fanandwang,2002)。徐浩萍(2005)研究发现除了上市公司真实收益率在满足融资要求的基础上恰好弥补了控制股东占用资金的机会成本,控制股东则始终存在利润操纵的动机。苏坤、杨淑娥(2009)研究发现终极控制股东超额控制程度与公司透明度负相关,终极控制者通过降低公司透明度来达到其转移公司资源以及侵占中小股东利益的目的。
2.2控制股东运用控制权直接掠夺中小股东利益
首先,由于控制股东所受到的约束较少,因而运用各种手段通过控制权的放大效应(控制权与现金流权的不一致导致控制股东以较少的投资获得很大的控制权)掠夺中小股东的利益。其中利润操纵就是控制股东对中小股东的直接掠夺(徐浩萍,2005)。其次,控制者运用其拥有的控制权并借助于法律的外衣,损害企业价值、侵占其他外部股东的利益。控制人利用股份公司机制的不足,运用少量的现金进行投资、合并或资产重组等,通过金字塔式以及交叉持股等方式控制远超过其现金流权的资本运营权和资源。另外,在我国还存在不同于其他市场体系下的控制股东侵占问题,即掠夺国有资产,这方面包括运用MBO以及关联交易实现资产转移和价值侵占。最后,由于控制者的自由以及现实中的控制人对上市公司的侵占,公司价值也因自由控制者的控制权与现金流权的分离而下降。李善民、王德友及朱滔(2006)研究发现控制权与现金流权的分离对公司财务业绩有显著的影响,而且分离程度越大其财务业绩越差。张祥建、徐晋(2007)对大股东控制的激励效应与堑壕效应进行了综述性研究,认为大股东控制在全球具有普遍性以及大股东可通过消耗公司资源来获得小股东无法分享的控制权私有收益。近年来,作为从国外舶来的股权激励机制的副产品——大小非减持也是控制者对中小股东利益的直接侵占。
3提升内部控制有效性的解:控制控制者
(一)明确风险管理涉及的不确定性
风险管理的不确定性指:1.发生与否不确定;2.发生的时间不确定;3.发生的状况不确定;4.发生的后果严重性程度不确定。风险管理就是要确定这些不确定性,做出对策,降低风险的影响,确保目标的实现。
(二)风险管理是基于最可用的信息
风险管理过程是以信息为基础的。风险的各个过程要收集大量的信息,确保风险识别的充分性和风险决策的有效性。组织应该建立获取风险有效信息的渠道,可以通过各种渠道,包括经验、反馈、观察、预测、专家判断等获取有效、有用的信息,确保风险管理过程的充分性和有效性。在利用收集到的各种信息时,要考虑各种信息来源的局限性,确保信息对策的有效支持。
(三)风险管理考虑人文因素
组织应该在内部营造一种具有风险意识的企业文化,培育风险管理文化,树立正确的风险管理理念,增强员工风险管理意识,将风险管理意识转化为员工的共同认识和自觉行动,促进企业建立系统、规范、高效的风险管理机制。全体员工尤其是各级管理人员和业务操作人员应通过多种形式,努力传播企业风险管理文化,牢固树立风险无处不在、风险无时不在的意识。
(四)风险管理是透明的和包容的
在组织的风险管理过程中,风险管理的决策者要参与风险管理过程,要和风险管理过程的人员充分的沟通,要在风险管理的各个环节明确要求和准则,及时掌握风险动态,做出准确的决策。风险管理过程要进行充分的协商和沟通,确保各方的观点能采纳,确保各方的利益能保证。当组织在重大风险事件的风险决策过程中,各方尤其要充分沟通,确保决策的有限性和针对性。
(五)风险管理是动态的
迭代的和适应变化的由于内部和外部事件的发生、环境和知识的改变,以及监视和评审的实施,有的风险会发生变化,一些新的风险可能会出现,另一些风险可能会消失。组织应持续不断地对各种变化保持敏感并做出适当反应。
(六)风险管理有利于组织持续改进
风险管理要能够提高组织的风险管理意识,改进对机会和威胁的识别,有效配置资源,改善运营效果和效率,增强组织的生存和持续发展的能力。
二、信息系统主要风险点
(一)信息系统开发的主要风险点
一是缺乏信息系统规划与方案,或规划与方案不合理;二是信息系统投资决策及预算管理失误;三是信息系统开发工作组织定位不合理、职责设置不明确、流程与政策不明晰;四是缺乏有胜任能力和工作热情的信息系统人员;五是缺乏有效的信息系统质量管理、风险管理、绩效测评等体系;六是业务功能和需求调研不充分;七是信息系统设计流程或方法不当;八是信息系统基础设施不完整或达不到标准要求;九是信息系统测试不充分或不科学,或缺乏有效的验收工作;十是操作手册不详细、用户培训等知识转移和数据工作不到位。
(二)信息系统运营维护的主要风险点
1.信息系统响应时间和停机时间过长,其性能和容量无法满足业务需求,可能影响工作效率。2.信息从灾难中恢复时间过长,或者无法恢复,是信息系统服务中断,可能影响工作的正常运行。3.信息系统安全管理技术与制度不健全,可能将信息资产的脆弱性暴露在危险境地,给单位带来无法挽回的损失。4.运行维护遇到的事件、问题无法在规定时间内得到有效解决,影响信息系统的有效运行,使相关业务无法正常开展。5.缺乏一个准确而全面的配置库,无法确保硬件和软件配置信息的完整性,可能导致信息系统维护工作无序、低效。
(三)信息系统岗位职责的主要风险点
1.信息系统部门的组织模式不合理,如权利集中度与分散度不平衡,可能无法有效调动各方面积极性,及时响应信息系统运行需求。2.信息系统组织层级过多,汇报关系过于复杂,可能导致各层管理者之间沟通不畅,影响信息系统建设与维护效率。3.信息系统组织内部角色和职责定义不清,存在重叠或空白,可能造成推诿扯皮现象,影响信息系统团队的合作4.信息系统部门和最终部门未实现充分的职责分离,可能无法及时发现工作中的错误与舞弊问题。
三、信息系统相关资产管理风险
(一)采购与验收环节的主要风险点
1.采购申请不符合实际需要,采购申请不当,资产采购决策失误,可能造成资产损失或资源浪费。2.供应商选择的风险。定期对一般供应商和定点供应商进行评定,可能未明确参与评价的部门,从而对供应商的评价不够全面,对于供应商的评价结果及采取的措施没有在一定范围内进行公示,因而缺乏有效的监督,会使评价工作没有起到应有的效果。3.验收小组验收过程不规范,可能导致资产损失或资源浪费。4.资产建账不及时、不准确、不完整可能导致资产流失、信息失真、帐物不符。
(二)资产核对环节的主要风险点
1.未按规定组织资产核对,资产核对不及时、不准确、不完整可能造成资产流失。2.资产核对差异报批与处理不及时或不规范,可能造成资产帐物不符。
(三)资产处置环节的主要风险点
说的通俗一点,企业的内部管理,就是企业为了强化内部、提高自身的经济效益、防止企业内部出现欺诈等现象,所制定出来的制度。近年来,企业为了更有力的进行内部控制,则更加倾向于企业风险管理这一管理体系。在一定程度上,企业的风险管理中包含了企业内部管理制度,同时还对其进行了拓展。对企业风险管理的定义是:由公司的董事会,或者股东例会中将风险管理制度制定出来,然后由全公司的人员一起配合实施下去。企业在进行项目的分析时,就应该预测到任何项目都具有风险性,分析出可能存在的突况,估测风险程度,这样才能有备无患。这样看来,风险管理对企业而言是至关重要的,只有事先进行风险预测,才能有备无患,不会让企业陷入险境。企业的风险管理还包括了:风险的评估、预测、对风险的控制等多个方面。也是企业从不同的角度进行自我完善的过程,只有事先看到了风险,进行合理的分析,合理的判断,才能使企业在遇到突发状况的时候能够冷静的面对。因此,风险管理制度,应该贯彻落实到整个企业内部,从日常的项目活动中进行跟踪。只有真正的贯彻落实到每个部门、每个员工,在进行重大决策的时候,每个部门也会从不同的角度去考虑风险,这样所等到的风险评估的层面也就越多,对风险的分析也就越准确。从各个角度去看待,才能使问题更加的清晰化,不会造成在做风险评估的时候遗漏了某个重要的因素,造成公司的损失。
二、我国化工企业的内部现状
(一)企业内部管理松散在现在的民营企业中,有很大一部分的企业,都不够重视内部管理,忽略了内部管理在企业管理中的重要性。虽然很多的企业都有制定一些员工守则,还有一些专门的内部管理章程等,但是这些冠冕堂皇的章程,真正切实的去实施的却很少。在不少企业,还有一些什么日常规定,节假日规定,加班规定等各式各样的规定,其实这其中的很多规定,都不符合企业自身的实际情况,要么就是过于刻意了,要么就是根本实行不起来,这样的话那些规定就失去了存在的意义。这就导致了企业内部表面有规定,其实内部一盘散沙的局面。企业自身对内部管理的不够重视,也是造成这一现象的根本原因。很多企业认为,内部控制就是财务的控制,只要财务部门做好了,其他的就不是问题了,其实每个部门都应该参与其中。内部控制应从各个部门的角度出发,考虑到各个部门的实际情况,才能真正的建立出能够坚持实行的制度。(二)企业内部的管理制度不够完善就化工企业而言,可能大多数的化工企业都有制定内部管理制度,但是为什么企业的内部人员管理还是那么乱呢?原因很简单,随着经济的增长,民营企业的增多,国家也出台了相关的法律对企业进行控制,随着法律的不断完善,企业的内部制度却还一直沿用老一套的思路,当然也就跟不上经济发展的脚步。由于化工企业的内部制度不够完整,不够健全等多种问题,导致了内部制度在实行的过程中无法落实。所以,只有不断的进行内部管理制度的完善和调整,才能使企业内部更加规范化,保证企业在开展各种经营项目的时候,能够有计划的进行。(三)员工素质不高企业内部的员工素质不高,也给企业在管理方面造成不便。尤其是在一些化工企业中,化工的审计制度不够完善,审计人员的素质也不够高,不能很好的发挥审计人员的职责,不能有效的进行监督。
三、如何完善企业的内部控制管理
(一)明确企业内部管理的重要性企业应该重视内部管理,企业领导应该从旧的观念中脱离出来,接受新的法律政策,制定出新的内部管理制度,由企业高层人员带头实行,并下达到各个部门。对内部控制意识进行弘扬教育,让员工明白内部控制的重要性,使企业上下的全体员工都能参与到内部控制中。当然,企业也不能只局限于对内部控制制度的建立,更应该看待其是否能够很好的实行下去。只有真正的意识到了企业内部控制的重要性,从领导至员工都很好的实行内部控制制度,遵照制定出来的条例,才能促进企业内部的管理和发展。(二)增加防范意识,提高风险管理加强企业的风险管理,企业内部通过对风险的评估,能够在企业面临危机时给出相应的策略。所以,当企业在进行项目的时候,各个部门应该积极配合,对那些高风险的区域,应该多次检查,并作出详细的应对策略,以备当危机到来时能够有备无患。总之,企业的风险管理是企业内部管理的核心,应该全面贯彻落实到整个企业内部。在进行风险评估和风险预测的时候,各部门应该从自身出发,全面权衡所在部门对企业的影响,或者对企业当下进行的经济项目的影响。从员工个人或者是部门角度出发,给出实质性的建议,分析出其存在的风险性,保证企业能够如期的完成目标。为了能够完成企业预期的目标,企业应该重视风险控制,拟定好内部管理的综合框架,灵活的运用风险控制的方法来减少风险的存在。对企业当前进行的经济项目及运营作出风险评估,对内部进行严格管理,和定期检查,找出内部管理中的不足,及时的发现管理制度中的漏洞。并提出相应的完善方法,来保证企业能够按预期达到目标,同时又能对内部管理进行有效的提高。(三)提高员工素质,完善审计制度当企业有了完善的内部控制制度,就应该认真执行和贯彻,并且由审计部门进行监督。审计部门的主要职责就是监督企业内部人员的工作,督促企业员工遵守企业所制定的相关制度。所以,单单有了内部控制制度是不够的,还要提升企业审计部门人员的综合素质,只有审计人员对自己的工作负责,有效的进行监督和审核,才能真正发挥出审计部门的作用。企业内部还应该对审计部门制定出审计制度,审计人员必须履行审计制度,对企业内部员工进行监督,保证企业的正常运营。总之,企业要想有良好的内部控制体系也不是一两天就可以完成的,也不是单凭企业自身就可以完成的,还需要企业内部人员的积极配合。国家对企业内部的控制也是相当重视的,同时还出台了一系列经济政策进行宏观调控,给出了许多方向,和标准作为企业参照的目标。另外,企业自身还应加强内部学习,了解内部管理制度对企业的重要性,明确规定好企业的未来发展方向和动力,防范于未然,才能让企业更好的发展。
四、结束语
(一)出版行业的业务流程
图书、电子出版物不论是在选题策划还是在出版发行过程中都存在较强的关联,如果在分析过程中从内部控制入手,出版业在操作过程中的业务流程主要有以下几个方面:编辑,在编辑阶段包含:策划选题、组稿、审稿、加工以及最终发稿。总的来说,出版行业在经营过程中的核心就是编辑阶段,编辑阶段在整个出版行业链条中起到这主导作用,可以说如果编辑阶段存在问题,那么出版也就无法在继续进行下去。出版,出版阶段主要包含:设计图书、图书排版、校对内容等环节,这个阶段中的设计就是图书的开发。印刷,印刷阶段主要包含:制版、印刷、装订等,这个阶段就是多次复制文稿,形成样品。发行,发行阶段是经营过程中的最后环节,同时在发行阶段,出版行业也要为自身所出版的产物寻求读者的阶段,这个阶段会直接影响到出版社的经济效益。
(二)出版行业内部控制的意义
出版行业的内部控制可以确保信息的真实性和准确性并且能够有效的降低行业在经营过程中存在的风险,从保护财产以及资源的完整性和安全性,使出版行业的发展能够得到促进。近几年,我国的出版行业得到了快速发展,国内出版行业规模正在不断壮大大中,出版数量也是日益增多,发行的渠道也变得更加丰富,同时销售渠道也变得到了进一步扩充。出版企业在控制过程中应当针对业务特点以及业务中的关键点进行控制,只有这样才能使内部控制工作得到落实,确保监督、反馈、决策等环节的顺利进行。内部控制需要渗透在出版也的经营管理工程中,并在存在业务流程的每一个环节中,应当从资金投入开始,指导受到回报为止,每个环节都要做好内部控制工作,只有这样才能确保投资成功,避免企业投资过程中蒙受损失。
二、内部控制存在的不足
(一)内部控制制度不完善
虽然现阶段出版行业加强了建立内部控制制度的重视程度,但在内部控制制度的建立上仍然存在着不合理的情况。例如,在出版行业中负责印刷、保管、发行的人员并没有依据岗位进行分离,在库存管理过程中会涉及到出版、财务、存储等多个部门,种类繁多。实际操作中的核算手段无法满足工作需求,这也是出版行业在财务管理过程中十分薄弱的一个环节。内部控制制度的设计和执行力度不足,导致出版业的资金管理混乱,在核算上经常会导致信息失真,从而对出版业的发展产生不利影响。如果在出版业中不将相关的岗位人员进行分离,很有可能会导致出库过于随意,出库、入库信息被随意更改,随意处理盘盈盈亏等情况,从而将会导致财务部门无法准确的对出版物的发行数量进行科学的监督,也将会出现账实不符问题。
(二)内部控制意识不全面
内部控制需要良好的内控意识支持,但从和实际情况来看,我国多数出版企业中的管理者并没有对内部控制的重要性有一个全面的认识,内控意识薄,缺乏系统的管理知识。编辑、出版、销售是组成出版业务链的核心内容。出版社应当向购买书籍的版权或向知名作者约稿,然后再编辑作品、排版、印刷、宣传、发行,最后通过书店销售、订购等方式将读物送到读者手中。出版业终的管理层在对企业进行管理时通常只注重核心内容的发展,而认为内部控制是财务管理部门的工作,这是一种错误的观点,这样将会导致内部控制制度残缺,甚至是不合理,导致企业不能随着业务发展以及客观环境的改变而改变。
(三)内外监督的力度不够
大部分出版企业的审计范围受限,内部设计机构也存在问题。少数出版企业虽然在企业内部设立了审计部门,但是设置的机构并不合理,分工也不明确,相关部门的监督作用无法得到发挥,评价以及防护力量也会受到影响。内控制度实施上的不力导致部分内审机构缺乏严格的集体决策程序和授权管理,在对分支机构的管理责任不到位,授权模糊,情况严重时甚至会出现、责权脱节等情况。
(四)组织机构不完善
出版业的行业的组织机构存在不完善的现象。我国的出版行业以中下企业为主,中小企业的人员有限,因此在人员职务的划分无法与大企业相比。内控制度与企业的规模也有着一定联系,规模大的企业无论在内部控制制度上还是组织机构设置与小企业相比都更加完善。
三、加强出版行业内部控制的对策
(一)加强内部控制
出版企业应当努力健全自身的财务包过制度与民主协商制度,同时也要加强员工的素质教育工作,以此提高员工的素质培养,创造一个良好的环境。企业应该科学的进行人员的安排,保证不出现重复设置和交叉任职的现象。在工作中对要适当的发挥监事会和董事会的作用,尽量保护企业所有者的合法权益,加强对企业内部文化的控制与完善。出版企业的管理者需要增强法律意识和现代企业制度意识,自觉的接受专业知识的学习教育。
(二)加强对出版行业的风险控制
出版企业的内部控制中依旧存在着一定的风险控制情况,出版企业需要建立适当的风险监控制度,从而加强企业在经营活动中对风险的动态监控和追踪。相关人员需要时刻消费者消费观念的转变和产业的动态变化,从而对风险进行预判。同时,出版企业在经营过程中,还应当建立适当的风险处理和应急管理机制,现代出版企业完全可以同具有实力的电商企业进行合作,共同对风险进行抵御,加强对出版行业的风险控制能够有效的保证出版行业的经济效益,从而提高内部控制的作用。
(三)信息与沟通
出版企业应加大对信息与沟通建设上的投入,使收取信息的能力得到提高,通过相机的管理手段和先进的技术対企业进行科学管理,从而提高企业在编辑、出版、印刷、发行等环节的管理效率,尽量降低每个程序终的风险,从而能够提供真实、准确、完整的企业的经营信息,为企业的管理者进行决定提供准确的数据参考。信息和沟通是组成内部控制的两个重要元素,是企业机构能够合理运转的中枢系统。信息和沟通需要贯穿企业生产和经营过程中的每一个环节,因此出版社必须要完善企业信息与沟通制度,提高部门之间的联系,从而使企业中各个部门以及企业中的每一名员工都能主动的参与到内部控制建设中。企业应当创造一个相对宽的信息沟通环境,建立一个快速反馈机制,从而使企业的信息能够实现由上向下传递,对经营过程中出现的问题进行纠正,降低企业的经济损失。
四、结束语
药品是医院正常运营的物资基础,药品的质量与患者生命健康有直接的关系,对医院整体的形象也具有很大的影响,而药品的成本则直接关系到医院整体的经济效益。因此,在药品采购过程中,应该加强内部控制,加强医院药品采购内部控制的重要性主要体现在以下几个方面:一是通过药品采购内部控制,能够有效的降低药品的采购成本,在很大程度上就能增加医院整体的收益,并且降低了医院医疗费用水平,有助于提高医院的接诊率,对提高医院整体的形象也具有很重要的意义;二是加强药品采购内部控制,规范药品采购,符合国家相关政策要求。国家出台了一系列针对药品采购规范的政策,能够促进药品采购途径的合理性,避免在药品采购过程中出现牟取私利、等现象,为医院运行创建了一个良好的市场环境,同时也为患者提供了一个低消费高质量的治疗机会。所以,加强医院药品采购内部控制是保证医院医疗活动的基础,能够为医院长期运营提供稳定的前提;三是在市场经济运行环境下,医院的种类繁多,医院之间的竞争力越来越大,除了医疗设备、医疗团队素质等因素外,保证医院药品采购的规范合理性,提高药品质量,降低医院药品采购成本,有助于提升医院的竞争力,帮助医院树立公信力度。
二、医院药品采购内部控制中存在的问题
医院药品采购是医院正常运营的基础,对医院整体的经营效益具有直接的关系,然而现阶段,医院药品采购内部控制中还存在一定的问题,具体体现在以下几个方面:一是部门医院在药品采购过程中存在盲目现象。药品采购部门没有严格的遵守药品采购计划,过早采购或采购滞后,导致医院药品积压、脱销等问题。有些新进入的药品,也缺乏控制措施,导致医院药品品种多又滥。引起药品盲目采购问题,主要是因为医院相关业务水平相对较低,或者是药品采购人员存在私心,,导致医院资产大量浪费。二是医院药品的质量关系着患者的生命健康,在药品采购过程中,必须选择质量好、价格适中的产品。如果在医院采购一些违规的药品,药品的质量难以保障,同时也会增加药品的采购价格,从而增加了患者的医疗费用。一些医院没有进行集中招标而进行私自采购以获取回扣;另外有关的监管部门没有履行自我职责,在药品采购过程中没有实行有效的监督管理。三是现阶段,部分医院虽然也设置了药品采购的审计单位,但在设置上相对简单,审计人员甚至不具备专业的药品检测知识,不能对药品采购做出准确的评价,也不能做好对药品的防护工作。有些医院为了省事,甚至滤过了书面请购环节,仅仅靠采购员口头确定,给药品采购内部控制工作造成很大的困难,同时也增加了药品采购内部控制的成本。四是药品验收是药品质量检测最为关键的环节,一些医院没有设置专门的药品验收人员,药品验收也是由采购部门完成。在验收过程中,工作人员仅仅能够确认药品的数量,却很难保证药品质量。同时,对药品验收的监管制度不够严密,也会出现药品数量、批号报错等问题。五是付款是药品采购业务中最后环节,同样需要对其进行严格的内部控制,如果付款过程中出现问题,会直接影响采购内部控制的效果。一般来说,药品采购付款方式为现金支付,但是这种方式的凭据、申请等都较为原始,医院财务部门的出纳、会计没有保持合适的内部关系,与国家相关的财务管理条例不符;六是现阶段,大部分医院进行药品采购时,都是采用赊账的方式,与供应商之间存在一定的债务关系,需要定期对相关的账目进行核对,保证相关款项对实际相符,在核对确认后,相关人员需要进行签名,对账目的核对工作承担相应的责任。
三、加强医院药品采购内部控制的有效途径
关键词:药品采购;内部控制;问题;建议
随着社会的发展,医疗技术越来越先进,医疗费用却越来越高,人民群众看病难、看病贵的问题也越来越严重,究其原因是多方面的,除了医疗机制不完善的外部因素外,更主要的是医院内部控制薄弱。因此,必须建立健全医院内部控制制度,加大执行力度,充分发挥医院内部控制的作用,这对不断推进医院改革与发展,提高医院的经营管理水平和可持续发展具有重要意义。
一、医院药品采购内部控制概述
(1)医院药品概述。医院开展医疗服务活动的基本物资就是药品,同时药品也是医院流动资金的重要组成部分。药品质量的优劣,与患者的身体健康乃至生命安全息息相关,更能影响到医院的经济效益和是否健康发展,所以药品采购非常重要。
(2)医院药品采购的内部控制。药品采购的内部控制是由医院管理层和全体员工共同实施的、旨在实现药品采购控制目标的过程。
(3)医院药品采购的控制目标。医院应根据卫生部制定的《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》以及国家有关法律法规,制定采购制度。
二、医院药品采购内部控制中存在的问题与建议
问题1:盲目采购药品。药品超储积压或供应脱节是药品采购内部控制中的主要问题,究其原因,主要是缺乏严格的药品采购申请,或药品采购申请依据不充分、不适当,采购部门凭经验或喜好来采购药品,缺乏药品采购可行性分析,盲目进行采购,没有严格的药品采购申请审批控制制度。建议:合理采购药品。药品采购必须由药房根据需求和业务需要提出申请,进行可行性分析后,经分管采购的负责人在授权的权限内进行审批,然后提交药品采购部门方可采购。
问题2:违规采购药品。首先,采购人员规避药品招标采购,擅自采购药品。招标采购是在公开、公平、公正和诚实信用的基础上进行的,整个招标过程是在阳光下运行的,降低了原采购模式下的利益,这就导致采购人员为了个人利益而选择有回扣的供应商。其次,不相容职务未分离,没有形成有效的制约和监督。建议:规范采购药品。首先,必须加大医院纪检部门、审计部门、财务部门等相关部门的监督力度,规范采购渠道,确保国家的这一医改政策得到有效地执行。其次,由药品采购部门、财务部门等相关部门共同在全省范围内政府集中招标,供应商选择、采购合同的拟定与审批必须相分离。
问题3:验收药品不规范。医院的验收药品制度尚不健全,没有独立的验收部门或指定专人验收,而是由采购部门直接验收,验收时不严格执行验收制度,重量不重质,存在以少报多、以次充好的现象。建议:医院应建立严格的验收制度,合理设置岗位,明确各个岗位的职责和权限,可以成立一个专门的验收部门或指定专人进行验收,按照采购单,仔细核对药品的品种、规格、数量、质量以及其他相关内容,验收后必须出具检验报告、计量报告和验收报告。
问题4:轻视付款控制。首先,付款方式不恰当。现金交易是违背国家规定的现金管理条例和支付结算办法的。对于用现金支付的交易,因为缺少一个付款申请的流程,而导致会计与出纳之间不能形成很好的控制关系。其次,付款程序不规范。有关人员在付款时,直接把发票等结算单据交主管领导审批后,就交给了财务部门执行,没有突出财务部门的职能,无法对该笔业务的真实性、合法性和有效性进行审核。建议:加强付款控制。首先,根据国家支付结算办法的相关规定,采购价款一般应通过银行办理转账结算,改变付款方式,以保证资金安全。其次,规范付款程序。财务部门对采购部门提交付款业务的真实性进行审核,然后对采购发票的真实性、合法性和有效性进行审核,最后,由主管领导在规定的权限内审批,财务部门根据审批意见执行付款。规范审批权限,制定审批上限,对权限外的大额资金支付要实行集体审批的办法。
问题5:没有明确规定与供应商的对账办法。医院有时候会采用赊账的方式采购药品,这就必然形成了债务,从而需要与供应商及时核对账目,但是,由于对账办法不明确,很容易出现各种问题。建议:明确与供应商的对账办法,制定相关规定,发现问题及时查明原因,分清责任按有关的规定进行处理。
三、结束语
药品采购是医院正常运行的重要环节,建立健全药品的内部控制制度,形成完善的药品采购内部牵制和监督制约机制,才能有效地规避风险,保证医院的资金安全,同时能够有效地降低医疗成本,使医院向着“高效、优质、低耗”的健康方向发展。
作者:汤灵娜 单位:云南省红河州弥勒市人民医院
关键词:会计信息化;内部控制;企业管理
企业实现内部控制是为了保证信息的正确和完整,保护企业资产安全,促进经营管理政策能够有效实施,防止舞弊行为和控制经营风险。研究企业会计信息化内部控制有利于提高经营效率和效果,促进企业实现发展。从会计信息化的主要特征着手,阐述会计信息化条件下信息化对企业对内部控制的主要影响,分析了内部控制面临的主要问题,提出了会计信息化条件下完善内部控制制度。
一、会计信息化的主要内容
在现代的企业中,“会计信息化”主要指的是利用现代信息技术去对会计信息进行统一科学的管理,其中包括了对会计信息的获取、加工、传输、应用等多个不同的内容,而目现代信息技术主要指的是计算机技术、网络通信技术等。“会计信息化”可以为企业的经营管理、控制决策以及经济运行提供更准确,更全面数据信息,从而促进企业的长期健康发展。会计信息化是基于科学技术不断发展的基础上所形成的社会产物,它同时也是企业会计发展的一个重点方向。会计信息化除了需要将现代计算机技术、网络通信技术等信息技术科学合理的应用到企业的会计工作中之外,还必须在此基础上有效的结合传统会计核算、业务核算、财务管理等相关内容,不断促进会计工作的发展,实现会计实务信息化、会计教育的信息化、会计管理信息化等。
二、企业会计信息化内部控制存在着的问题
1.会计信息安全得不到有效的保障。传统的会计工作是通过人工手写的方式进行会计信息的记录的,这样的记录方法是无法进行随意的修改的,在信息的安全性上有着非常高的保障。而会计信息化下采用的是计算机录入,并在完成相关程序的计算后,交由会计人员进行将数据的存储。这一过程存在着较大的安全风险,而且数据的修改或删除可以不留下任何痕迹。此外,计算机病毒的攻击、黑客的入侵等也可能会造成会计信息被修改或丢失。所以,会计信息化环境下的信息安全性问题是企业内部控制所必须重视的主要问题之一。2.授权方式影响到内部控制的有效性。以往的企业内部信息处理都是通过手工的方式进行,它的授权过程也是由上至下一层层授权,具体的授权方式主要是通过签字或盖章的形式完成的,而信息化环境下的授权方式已经由于人与人间的授权变成为人与计算机之的授权,签名与盖章的授权方式也转化为授权文件、授权指令或授权密码等方式。在这一过程中,如果出现授权文件、授权密码管理不善或被人非法盗用的情况,就会让企业内部的权利外泄。此外,如果存在的情况,这也会大大增加企业的风险,这必定会严重威胁到企业内部控制管理的有效性。3.会计信息化系统风险缺乏有效的控制。系统风险缺乏有效的控制管理是目前我国企业会计信息化内部控制中的一个重点问题。随着社会经济的不断发展,经济一体化也在不断的加深,基于在的前提,企业所面临的风险也在不断增加,而且其复杂程度也变得越来越高,如果不能对企业会计信息化下的系统风险进行有效的控制,必定会严重阻碍到企业的发展。其中包括了财务软件系统内部衔接性差、信息数据的兼容性不高、安全保密性不强等一系列的问题,而且部分企业自身没有足够的能力进行信息化系统的维护与开发,一旦系统出现问题,不仅无法在第一时间解决,还可能会导致整个会计信息系统的瘫痪。
三、改善企业会计信息化内部控制问题的对策
1.建立严密的控制制度。会计控制制度是企业内部控制工作的基础保障,要进一步的完善企业会计信息化的内部控制,就必须加强企业会计控制制度的建设工作。企业财政部门作为会计工作的核心部门,必须严格按照相关规范去进行内部控制制度的建设与实施,并积极协调好相关部门的内部控制管理工作,努力营造出良好的内部控制环境,并在实际的工作中不断的进行会计控制制度的优化与完善,从而更好的保障企业会计信息的准确性、全面性和实时性,促进企业的健康发展。2.加强对内部控制系统的控制管理。随着信息技术的不断发展,操作系统的缺陷也变得越来越明显,同时用户的数量也在不但增加,为了保障会计信息系统运行过程中的安全性与稳定性,必须加强对内部控制系统的管理维护工作,严格每一个操作过程,并安排相关人员进行系统软硬件的检验与维护。为了避免系统出现问题是会计信息的丢失,还必须定期进行会计档案的备份。此外,还要明确出每个用户所具有的权限,避免出现越权使用的情况。对登录进入系统的工作人员应该进行必要的监控和记录,这可以更好的保证信息的使用安全和使用效率。3.加强外部监督管理机制。在企业会计信息化的环境下,应该充分的发挥出审计部门的作用。为了保障内部审计工作的独立性与权威性,避免出审计部门形同虚设问题的出现,应该将其设置在其他部门职能之上。并且将其主要工作职能由差错防弊转换成对企业的管理做出分析、评价以及提出管理建议等方面上来。此外,还应该进行企业财务活动的分类,按照实际经济风险进来判断是否需要审计部门的监督,这样不仅可以有效的提升企业内部的控制力量,还有利于提升整体控制水平。同时还要加强会计人员的学习力度,掌握最新的业务能力,促进企业会计工作的发展。
四、结束语
企业会计信息化是其会计工作所发展的必然趋势,在实际的应用当中,为了提升企业内部控制的有效的,应该建立其一个严密的内部控制管理制度,并在此基础上加强对内部控制系统的维护与管理和外部监管机制的建立,保证企业信息的安全,促进企业的长期稳定发展。
参考文献
[1]韩梅.企业会计信息化内部控制问题研究[J].商场现代化,2015,(2):221-222.
[2]殷彬.企业会计信息化内部控制问题研究[J].商业,2015,(2):190-191.
航天内控管理操作是一项较为长期的系统化工程,要对企业外部资源结构和内部控制要素进行综合分析和评价,处理好控制目标、控制要点以及控制手段等各个方面的管理要点。(一)控制目标。航天企业财务内部控制目标主要是指管理系统下内部财务管理结构下的组织管理活动,要增强与内控工作执行前期中控制目标的一致性、协调性。在经济管理控制中,相关管理负责人和审计人员只有制定出完善的财务内部控制评价机制,才能更好地践行最终的控制成果目标。因此,在航天企业内控管理工作的实施中,要充分掌握基本管理结构各个控制环节的相关要求,不断探索企业的财务内控目标。(二)控制手段。指标评价在航天企业内控方法中得到了普遍的应用。对于企业的内部控制管理活动而言,手段型指标和成果型指标的采用是指标评价的关注点。其中,手段型指标是指岗位倒班、信息审核以及记录凭证等评价指标;而应付账款和会计信息等是成果型指标的内容。然而,手段型指标要加强与结果型指标的综合运用,更加全面地反映出企业的业务管理活动,要对控制成果性指标进行深入分析。
二、航天企业财务内部控制体系所存在的不足之处
(一)缺少完善的内部控制制度。在航天事业工作开展中,财务内部控制体系的构建是企业稳定发展的重要影响因素。一些航天企业并不重视财务内部控制制度的建立,管理控制制度的并不科学、先进财务内部控制时效性很难得以体现,无法进行企业财务的优化配置与利用。航天企业财务内部控制制度的不完善,引发了企业极大地安全风险,而且一些财务管理条例制定较为混乱、无序,企业财务内部经营环境有待于进一步提升。(二)航天企业内部控制监督效能难以发挥。航天企业内控工作的执行要求与市场化经济要求有着极其紧密的联系,主要是由于航天企业文化体系背景是在各个组织全体员工下建立的,将企业目标战略、营销战略等纳为企业整体文化体系的框架中。但是,在航天企业的文化背景下,企业财务内部控制体系的执行力度严重缺失,并没有建立起高度的财务内部控制体系监督机制,在具体财务内控工作中,内部审计工作有着较大的依赖性,尚未实现完全独立,容易受到各个部门的约束,企业内部计划部门、技术部门以及宇航部门等组织部门的监控力度明显不足。此外,各个部门之间也缺少相互交流与协作,难以形成良好的相互监督氛围。管理模式也存在着较多问题,企业内部奖励与约束机制较不完善,薪资福利较不合理,很难调动相关工作人员的工作热情。(三)企业信息化建设程度不够深入。在航天企业财务内控体系的构建中,信息化建设管理工作的地位不可估量,对于企业财务内控水平的提升具有深远的意义。但是,航天企业各个部门并不明确自身的权责范围,信息传递效率并不高,很难信息资源的实时与共享,与此同时,航天企业内部也没有设置独立的信息交流平台,大大增加了企业员工查阅并下载资料、文件工作的难度性,对于一些重大事项,相关工作人员难以及时反馈给上层管理者,进而造成了极大地财务风险。
三、航天企业财务内部控制体系的相关建议
(一)不断提升企业财务内部控制的认知程度。航天企业各个部门和相关管理人员要充分认识到财务内部控制工作的重要性,不断提升财务内部控制观念的认知程度,要将内控体系制度作为内控工作执行环节中重要的监督标准,进一步巩固自身在市场经济的主导性地位。众所周知,航天企业是国有经济产业中不可或缺的一部分,对于国有经济进程的产业经济的提升具有极大地促进作用。因此,航天企业各个岗位部门要制定出合理的业务管理控制目标,更好地践行内控工作的执行成果,充分考虑资金流、信息流、营销采购等因素,构建航天企业良好的企业文化,促进企业财务内控工作的正常进行。(二)充分发挥出企业内部控制的监督效能。航天企业要制定出完善的内部控制体系监督机制,不断拓展和延伸企业业务管理的监控网络。在整个监控体系制度中,企业内部控制目标要具体细化到各个部门、各个管理小组等的内控执行目标中,形成一种全方位、多角度领域地监控内监控组织网络。在具体财务内部控制工作中,相关监督部门要充分发挥出自身的监督职能,善于站在审计角度出发,加强企业内部宇航部、技术部以及金融部等联系程度,实施严格的监督与管理。同时,部门之间要保持着高度的协作与配合,各司其职,相互促进、相互制约。此外,要始终围绕“以人为本”的管理控制原则,实施人性化管理模式,不断完善激励与约束机制,充分激发工作人员的积极性、主动性以及创造性,促进良好工作氛围的形成。(三)强化信息化建设。航天企业信息化建设的加强,有利于提升航天企业的经济管理水平。深入分析航天企业的实际需求,在信息管理系统中,企业内部各个部门的管理人员要明确自身的权责关系,致力于企业财务内控体系的构建中,增强信息资源的实时性与共享性。同时,航天企业要建立起独立性较强的信息交流平台,为企业员工提供查阅文件和信息传递的场所,要通过信息化建设,明确自身在管理工作中存在的问题,并且及时制定相应的改善措施,还要将重大事项第一时间反馈给上层管理人员,做到及时发现问题并解决问题。(四)将关键点的控制融入到企业财务内控执行工作中。航天企业财务内部控制工作的顺利实施主要得益于关键点的控制而展开的。因此,航天企业财务内控工作的执行规划、执行策略等要充分了解具体活动探索适宜的关键点。在采购规划内控执行过程中,要将订购单的审核和授权归集到采购环节的重点问题,在采购单价、具体数额以及规模型号等方面,要加以严格的审查。此外,要有重点性的控制资金流经营活动的相关注意事项,尤其在外资引入、信用担保、技术研发以及投资等专项活动中。还要严格规范航天企业的工作行为,对于有损企业利益行为要加以大力严惩,避免固定资产的大量流失与浪费。(五)加大风险管理力度。现代市场的不稳定性比较严重,航天企业在经营管理活动中难免会遭遇风险的侵蚀,企业管理者要树立高度的风险管理观念,设置专门的风险管理部门,更好地识别和预测企业可能存在的风险性问题。同时,要建立起完善的动态风险评估系统,为企业的风险管理提供强有力的数据支持。
四、结束语
综上所述,加强航天企业财务内部控制体系的构建势在必行,可以大大增强航天企业的经济效益和社会效益,确保企业在同行业领域中永葆生机与活力。因此,航天企业要充分结合自身的行业特点,制定出完善的财务内部控制体系,树立高度的防范财务风险意识,加大财务内部控制监督力度,进一步强化信息化建设,加强信息传递效率。并且保持内部审计部门高度的独立性,保证财务内控相关人员高度的专业水平与综合素养,加强全员的共同参与程度,从而实现航天企业可持续发展的战略需求。
作者:张蕾蕾 单位:航天恒星科技有限公司
参考文献:
1]邬牡丹.企业财务内部控制管理体系构建探究[J].经营管理者,2016,(02):103.
[2]郭东方.企业财务内部控制评价体系构建探讨[J].市场研究,2015,(03):61-62.
(一)被调查对象基本情况。本次调查的对象是审计以上十家上市公司会计师事务所的注册会计师,共发放调查问卷70份,收到有效问卷53份,其中79%是经理级以上人员,21%熟悉内部控制审计业务。从工作经验上,63%具有5年以上工作经验,21%具有3-5年工作经验,其余的具有1-3年工作经验。这表明大多数被调查对象是会计师事务所的业务骨干。
(二)对内部控制审计的调查情况。
1.对出具内部控制审计报告意见类型的调查。通过汇总,发现53名注册会计师中76%表示出具过内部控制审计报告,且出具的均为无保留意见,其余的24%表示没有出具过内部控制审计报告。
2.对审计方式的调查。整合审计方式是将财务报表审计与内部控制审计相结合,这是实施内部控制审计建议采用的方法。在调查中,58%的被调查注册会计师认为可以采用整合审计,并分别出具财务报表审计报告和内部控制审计报告,但是实务工作中会遇到一些困难和问题。42%的被调查者认为应单独实施内部控制审计,且单独出具内部控制审计报告。
3.对内部控制自我评价工作的利用调查。调查后通过统计发现,28%的被调查者认为董事会或相关机构能够按照规定对企业内部控制进行自我评价,且可以有效利用;30%的注册会计师认为内部控制自我评价工作不能全盘否定,但是有部分工作不切合实际情况,可以选择性利用;剩余的被调查者认为企业该项工作流于形式,整体看来无效,没有利用价值。
4.对审计程序使用的调查。针对内部控制审计,一般使用询问、观察、检查、穿行测试和重新执行五大程序。在实务工作中,不一定每个项目都要用到以上所有的程序,具体用哪个程序要根据项目情况来确定。通过调查,被调查者认为以上程序用到的可能性平均分别为81%、89%、74%、86%、85%,所以,如果排序的话,用到的可能性从大到小顺序分别为观察、穿行测试、重新执行、询问、检查。
5.对内部控制重大缺陷判断的调查。按照影响内部控制目标实现的严重程度通常将内部控制缺陷分成四个种类,其中《审计指引》对内部控制最严重的重大缺陷的认定指出了四种迹象,统计调查问卷可以看出,73%的被调查者认为这些现象在工作中能体现出内部控制具有重大缺陷;27%的人不太同意,认为重大缺陷不仅仅包括这些,比如相关监管部门对上市公司做出了处罚决定、媒体曝光等,也可能被判断为该上市公司内部控制属于重大缺陷的范畴。
二、山西省上市煤炭企业内部控制审计存在的问题分析
根据以上对山西省上市煤炭企业内部控制审计报告的分析及调查问卷了解到的信息,本文总结出以下几点问题:
(一)企业管理层、会计师事务所对内部控制审计的重视程度欠缺。目前,内部控制基本规范及配套指引所要求的上市煤炭企业对此项工作引起了一定的重视,近几年能够按照要求聘请会计师事务所进行审计,但是从主观上与财务报表审计相比还存在一定的差距。对于中小型煤炭企业,由于政策没有强制要求,于是抱着事不关己的态度。
(二)需要正确处理是否运用整合审计。通过调查发现,部分注册会计师认可采用整合审计,这种方式是将财务报表审计与内部控制审计相结合,如果煤炭企业聘请了同一家会计师事务所,就适合采用这种方式,但是在出具意见时,二者是否具有矛盾?财务报表审计报告与内部控制审计报告的意见类型是否必须相同?有的学者认为,如果注册会计师针对内部控制审计报告出具了非标准审计意见,则财务报表审计报告可能是标准审计意见,也可能是非标准审计意见,这是广大注册会计师及学者认可的观点。但也有部分学者持反对观点。实务中如何处理好两种审计方式在实施程序、证据提供、意见出具等方面的关系,缺乏理论的指引,在实务中也需要更多的摸索。
(三)会计师事务所专业人才的培养欠缺。由于近几年国家才开始对内部控制审计有强制性要求,所以审计煤炭企业的会计师事务所还没有来得及设置专门实施内部控制审计的部门,更没有根据自已的实际情况制定相关的审计模板、标准和程序,没有培养或配备专门的内控审计人才,这就造成了以前执行财务报表审计的人员用一些惯常的做法实施内部控制审计,对内部控制的了解、测试方面的工作会欠缺一些。
(四)内部控制自我评价工作利用程度不高。根据了解到的情况,许多注册会计师对煤炭企业开展内部控制自我评价工作不太看好,认为流于形式,有不符合实际的情况,所以,虽然内部控制评价和内部控制审计在工作对象上具有一致性,但是由于前者的工作效果受到怀疑,所以利用程度不高。
(五)内部控制审计缺陷难以认定。在实务中,注册会计师对是否属于重大缺陷难以认定,套用规定中的依据不是很明确,根据煤炭企业自身确定的缺陷认定则不一定客观,所以导致出具的报告意见类型不一定正确。
三、内部控制审计今后的发展方向
(一)企业管理层加强重视。要想建立健全企业内部控制,仅靠审计工作是不够的,企业管理层要转变观念,把设计和实施有效的内部控制当作是自己的责任,不能转嫁至会计师事务所,会计师事务所只能作为事后监督机构,找出内部控制中存在的问题,所以,作为企业管理层,要重视内部控制的建设。
(二)完善内部控制审计理论,加强实务工作应用。作为出台相关内部控制规范及要求的政府部门,比较重视内部控制审计的实施状况,并不断完善内部控制审计理论,尤其是针对整合审计程序实施、报告意见类型等工作的实施问题,在此基础上推动实务工作更加规范,更加有据可依。
(三)会计师事务所加强内部控制审计管理。首先,会计师事务所应重视内部控制审计的培训和学习交流工作,提高从业人员素质,使得注册会计师能了解别的国家成功的经验,商讨我国现实的环境中应如何开展该项审计工作,尤其是针对煤炭企业这样具有行业特征的企业如何开展,从而提高实务操作能力。其次,会计师事务所应密切关注内部控制审计的实施情况,适时对审计工作底稿填制要求、证据获取等进行调整,完善审计过程,进而出具更有说服力的报告。