档案电子化的重要性精选(九篇)

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第1篇：档案电子化的重要性范文

关键词：档案管理；档案保存；管理

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00

档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。

1电子档案管理和保存的重要性和益处

1.1重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

1.2益处

档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。

二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。

档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。

档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。

档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2做好档案电子化的存储软硬件工作

完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

3电子文件归档整理

符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。

3.1档案移交

以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。

外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。

3.2整理电子文件

文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

4电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。

4.1加强病毒防范

要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。

4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关

质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。

4.3定期检测和拷贝

对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。

4.4规范保管条件

在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

4.5掌握信息修复技术

信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。

档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35.

[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.

第2篇：档案电子化的重要性范文

【摘要】档案管理部门应不断加强电子化基础建设，加强对档案管理人员的培训工作，利用现代化信息技术提高工作效率的同时，还应做好档案信息的安全保密工作。

关键词 档案信息；电子管理；问题；研究

全球信息化和知识经济时代的到来，要求我国档案管理工作能够顺应时代潮流，利用现代化的信息技术，由传统档案管理模式向信息化方向发展。近年来，我国档案信息化建设已经取得较大成绩，已经建设了较为完备的基础设施，开发了一定规模的档案信息资源，但档案管理模式仍存在一定的弊端，无法满足信息化时代的需求，是当前亟待解决的主要问题。

一、档案信息电子化管理中存在的主要问题

（一）档案管理软件系统兼容性差。档案管理各部门由于部门之间职能的不同，选择计算机型号、规格及相应的软件也各具特色，各自开发使用的管理软件无法实现互用。如适用于文件检索的软件系统，无法完成档案信息管理任务，当两项任务需要同时完成时，工作人员不得不启动两种系统，分别完成以上任务。系统之间的不兼容性，减慢了信息编辑成果的输出速度，制约了信息化技术在档案管理中应用的广度和深度。

（二）档案信息的标准化和规范化较差。档案信息电子化管理需要标准、规范的档案信息，这是实现档案信息电子化管理的基础。我国众多档案馆中普遍存在案卷质量不达标、档案著录细则各异、系统软件移植性不高的弊端，这就使得档案信息电子化管理仅局限于某一专业或某一馆领域内，无法大范围推广使用。档案信息电子化管理工作的开展，需要对档案信息进行标准化、规范化整理。

（三）档案系统数据需要进一步完善。我国当前的机读目录档案系统，未达到数据交换的水平。档案系统在信息系统和网络建设方面表现为各行其是，其规范性、可开发性、服务功能、可共享性仍需要进一步完善，否则无法适应档案信息电子化管理的要求，阻碍档案管理部门电子化建设的进程。

（四）档案电子化技术存在的不足。档案电子化管理的实现需要以计算机硬件及相关软件为基础。硬件设备配置方面，应根据不同应用配置不同性能的硬件系统。例如，单机版系统需要计算机配置较高，而网络版则可配置性能较低硬件，而将重点放在服务器、交换机和网线方面的配置。软件配置方面，不仅需要熟悉计算机软件的人才，还需要一批专业的软件研发人才，以便能通过对档案工作的调研，开发出具有实用性、科学化、现代化、规范化、简洁化、通用化的系统管理软件，满足档案电子化管理的需求。

（五）档案信息管理人员综合素质不高。档案信息电子化管理需要管理人员具有较高的知识水平和技术水平，其中包括档案信息管理知识、计算机操作技能、档案信息系统软件操作技能等，总之，档案信息处理复合型人才的培养是实现档案信息电子化管理的关键。当前档案管理人员知识水平不高，甚至有现代文盲现象，在先进的电子化办公系统面前无所适从，极大地影响了系统功能的发挥。

二、档案信息电子化管理对策

档案管理工作具有极高的技术性和极强的保密性，这一点已经为广大档案管理部门及相关管理人员所认可。为了达到上述两点要求，应在现有基础上对档案信息管理进行完善和升级，利用先进的信息化技术，实现档案信息的电子化管理。

（一）做好电子档案的安全保密工作。档案信息具有重要的历史价值和参考价值，档案信息电子化管理面临的主要问题是档案信息的安全性和保密性。一方面，档案管理部门应对纸质档案文件进行安全、妥善的保管，在电子档案被损害或丢失的情况下，可利用纸质文件对电子档案进行及时修补；另一方面，电子档案共享空间应有严格规划和限制。现代化信息技术提供资源共享的同时，也给信息安全带来了挑战。为避免黑客的技术攻击，应根据档案保密程度进行等级划分，对于绝密文件应在本部门或局部范围内实现公开和流通；而对于可公开档案信息，则可选择性地到互联网。

（二）提高档案信息电子化管理技术。档案信息电子化技术发展不成熟，是当前广大档案管理部门及相关使用部门所面临的主要问题。提高电子化管理技术应从硬件、软件两方面着手建设：硬件方面，应在档案管理部门及相关部门配备性能良好、功能可靠的计算机硬件设备，为档案信息电子化管理的实现提供物质保障；软件方面，应加大规范、科学、实用、可兼容的信息管理系统软件，推动档案信息电子化管理的进程。

（三）加强档案管理人员的培训工作。首先，档案管理部门应通过培训，让档案管理人员充分认识到现代化信息技术在档案信息管理中的优势，并对该技术的不足有客观了解，督促管理人员不断学习新的管理技术和操作技能；另一方面，管理人员在对电子化管理系统具有公正、客观的了解后，应积极学习新技术和新的管理理念，同时要提高自身的安全意识和保密意识，防止不法分子利用信息技术窃取机密文件。

参考文献：

[1] 赵弋戈. 信息时代的档案电子化管理初探[J]. 北京档案，2010(10):34~35.

第3篇：档案电子化的重要性范文

关键词：档案信息；电子化；问题；对策

档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。

1 档案信息电子化的作用

1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存

电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。

1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性

电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。

1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本

目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高档案信息的时效性

信息的手工加工程序是选题―选材―编辑―出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。

1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本

传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。

1.6 提升档案部门的自身价值

档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 档案信息资源共享的要求达不到

我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高

档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。

2.4 档案管理人员的水平有待提高

实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府要加大支持力度

政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题

做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 提高档案标准化、规范化水平

档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。

3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4 结束语

总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。

参考文献

[1]温阳春. 档案信息电子化管理刍议[J]. 企业改革与管理，2014，07：65.

[2]郑晓雁. 浅谈加强档案信息电子化管理的重要性[J]. 长治学院学报，2008，04：88-89.

第4篇：档案电子化的重要性范文

关键词：电子化建设 血站档案 管理路径

一、血站电子化档案信息建设中标准化档案管理的应用

血站档案是统计献血情况、制定献血计划的可靠依据。通过对档案资料的统计分析，及时了解采血量及献血者分布等客观情况，及时准确的为采供血工作决策者制定下一步的采供血工作计划，加强采供血工作的科学管理提供重要依据，为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。血站档案管理有利于无偿献血制度的推广，自1998年《中华人民共和国献血法》实施以来，各地为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，均制定了有关献血者免费用血的政策。青海省制定的免费用血政策为：自献血当日起，献血者本人五年内可享受献血量的三倍量免费用血，五年至终生为等量用血；献血者直系亲属凭借有效关系等证明五年内可享受等量免费用血。献血档案是对献血者献血日期、献血量及参加献血单位的直接资料，是实施上述政策基本依据，是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。血站电子化档案信息建设可以有效为管理者提供预测、决策、分析等重要的原始依据，为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料，尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序已成为衡量采供血规范化管理的重要标准之一。血站档案管理是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法律依据。1998年《中华人民共和国献血法》颁布实施，标志着我国无偿献血事业走上法制化轨道，随着法律诉讼中举证倒置的实施，以及输血医疗纠纷案件的增多，采供血业务档案必将成为分辨各方责任的重要依据。采供血的记录，是在采供血操作过程中产生的真实原始记载，既可反映献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明，从采集到临床使用过程的记录，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，采供血业务工作记录就是证实自己严格依法执业，为采供血业务工作提供无过错的证据。另外，当紧急用血时，通过查询血站业务档案可迅速找到血源信息，保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务，从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过查阅献血者的原始资料，对其进行献血后的跟踪服务和后续回访护理，保证献血者一旦出现偶发的延迟献血反应时血站工作人员能迅速获取献血者的详细资料，并给予及时、正确以及全面的护理服务，从而保证献血者的安全。同时，当血液库存量偏低或偏型时，可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站电子化档案信息建设现状调查

本文作者根据青海省血液中心档案管理的特点，自制了涵盖档案基础建设、档案管理人员素质、专题培训、档案相关管理制度及目前对档案的开发利用等方面内容的调查表，通过在对基层血站进行督导检查时的实地走访调查及和血站负责人的沟通了解，收集了青海省血液中心和青海省八个基层血站（海东血站、海西血站、海北血站、海南血站、黄南血站、格尔木血站、果洛血站及玉树血站）档案管理的现状。

（一）基础建设

目前，青海省血液中心及下属八个基层血站均设有专设的档案室，一般都在一个科室设立；省血液中心为综合档案室，档案包括业务档案、行政档案、财务档案及基建档案等，下属血站以业务档案室为主，业务、行政、财务等档案均未建立或相关科室负责保管；省血液中心为档案室配备了计算机、档案装订仪器等设备。

（二）档案管理人员及专题培训

省血液中心及八个血站的档案管理员均由血站工作人员兼职，截止目前，还没有引进档案专业人员负责档案的管理工作；44%的档案管理人员参加过档案管理的相应培训，基层血站人员主要参加本州县档案局专题培训，由于条件限制，一般只参加过一次，甚至部分血站档案管理人员未能参加专业培训，省血液中心通过“外送培养”的方式，目前有高级、中级及初级档案馆员各一名，并且，省血液中心每年会组织全体职工进行1―2次档案管理的专题培训。

（三）制度建设

经调查，青海省包括血液中心在内的九个血站78%建立了档案管理相应制度，如档案交接制度、档案查阅制度、档案借阅制度、档案复制制度及档案保密制度等，其中省血液中心将档案管理作为专题写入中心质量体系文件，中心所有档案事宜均需遵照质量体系文件进行管理。包括省血液中心在内的九个血站，33%的档案管理人员熟知档案管理制度，在交接制度执行的过程中，严格遵照“为中心质量负责”的原则，进行严格审核，对于达不到档案管理要求的档案退回相关科室，进行进一步整改，高标准、严要求对待中心档案管理工作，67%的血站档案管理人员统一在档案室对档案进行集中保管，并未进行严格的审核。

（四）档案的电子化进程及开发利用

目前，包括省血液中心在内的九个血站，78%的血站只保存纸质档案，22%的在保存纸质档案的基础上，进行了电子版档案的保存，但由于电子信息技术未能达到先进水平，电子档案的保存仅为部分科室，并不能做到所有档案均进行电子版备份。

三、血站电子化档案信息建设滞后性原因分析

由于全国血站建立时间较医院晚，加之青海省血站成立时间较全国更晚，因此，青海省血站还处于摸索发展阶段，各项业务正在逐步开展，档案的管理起步相对更晚，因此发展突出了起点低、发展缓慢的特点。由于编制的限制，各血站普遍存在人员紧张的现象，因此各血站都缺乏档案专业技术人才，目前档案管理人员均由血站工作人员兼职，工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应该承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，同时，由血站组织的档案专题培训较少，档案管理人员并没有更多的机会加强档案专业知识的提升和能力的建设，因此也阻碍了档案规范化管理的进程。归档管理制度及体系不健全。多数血站的记录档案由业务或者行政人员兼管，由于缺乏档案管理的专业知识，所以在归档时很难准确的整理立卷，影响记录的完整性、准确性。血站业务工作的特殊性决定了血站工作记录的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对记录的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作很难做到电子化建设的规范化和标准化。青海省由于其地域因素及经济发展因素影响，普遍发展落后于全国其他地区。计算机电子化发展水平很大程度上受整体发展水平影响，并不先进，这一定程度上造成血站电子化档案信息建设的滞后性。

四、加强血站电子化档案信息建设的对策与建议

一是加强档案的统一集中管理。档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用幅面，实现档案信息有效利用和资源共享的有效途径。

二是强化档案管理人员的综合素质。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的集体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。加强档案宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性，提高血站工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

三是加强质量意识教育，规范书写要求。加强质量意识教育，把献血资料书写的规范化要求作为血站的大事来抓，让职工明确献血资料不仅是献血信息查询，血液质量追溯和数据统计的依据，而且可能面临的输血纠纷中担负着举证倒置的责任，从而提到自我保护意识的高度来认识。

四是建立健全档案管理制度。档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归档流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。

五是建立档案工作管理网络。建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，制定一系列管理制度和措施；强调业务档案管理在采供血工作中的重要性，对各部门、各科室提出明确的要求，形成人人重视，齐抓共管，保证了业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。两套资料同步收集，加快软件电子进程。实现档案管理的现代化，充分发挥计算机在管理中的作用，并开发与引进先进的计算机管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理，即软件资料备份与纸质资料立卷归档同步进行，严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行，既方便查阅，又便于长期保存备查。

六是增强服务意识，做好档案的开发利用工作，提高档案工作效益。档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用，从而更进一步地了解档案真正的价值所在，增强利用者的档案意识，这就要求：首先要增强服务意识，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施，提高服务功能，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。

五、结语

血站电子化档案管理的先进程度反映出血站综合管理水平的高低，同时也影响着档案的开发利用、科研研究的水平，因此，血站档案的规范化管理对血站的长足发展有着深远的影响，加快青海省血站档案规范化管理迫在眉睫。采供血档案的规范化管理，对于采供血工作机构在涉血医疗纠纷中有着重要的证据意义，在提高采供血工作质量和社会效益、促进采供血工作的可持续发展中起着不可估量的作用。加强采供血档案的规范化管理不仅是时展的需要，更是档案管理人员的职责所在。

参考文献：

[1]丰玲莉. 档案管理在采供血工作中的应用[J].实用医技杂志 2007.9

[2]刘晓.浅谈血站业务档案管理的重要性及措施[J].实用医技杂志2007.3

第5篇：档案电子化的重要性范文

关键词：居民健康档案 社区卫生服务 现状 完善

当前，随着国家对医疗卫生工作的高度重视，我国逐步形成了以预防、保健、医疗、康复、健康教育及计划生育技术为指导的“六位一体”的社区医疗卫生服务网络体系。社区卫生服务是为了解决群众看病难、看病贵问题，是为群众提供廉价、便捷的医疗保健服务的。社区卫生服务中心承担着医疗诊治、疾病控制、健康教育等多项业务活动，在日常工作中会产生大量的档案资料，其中居民健康档案就是其中重要的一项。社区居民健康档案是记录社区、家庭、居民个人健康信息的系统化材料，记载了居民个人从出生到死亡整个生命过程的身体健康水平，涵盖了各种与健康相关的因素，为社区卫生工作人员提供了系统、完整的与健康相关的数据，为居民满足自身需要和健康管理提供了多渠道的动态信息资源收集方式。

居民健康档案是我国医学教育和研究的基础，通过居民健康档案所记载的内容，医生及医学教育人员可以了解社区主要人群主要健康问题的流行病学特征，从而进行相关的教学研究。居民健康档案也是社区卫生服务动态管理的工具，更是我国社区卫生服务的依据，社区卫生服务中心工作人员可以通过居民健康档案筛选高危人群，开展疾病管理，采取针对性的预防措施打下基础。由此可以看出，居民健康档案管理在我国社区卫生服务中心工作中占有重要的地位，这使得我们不得不加强对社区居民健康档案管理工作重视起来、不得不加强完善社区居民健康档案管理工作，要想更好的完善，我们当然就要先从该项工作目前所存在的一些问题来分析和探讨，那么目前该项工作到底存在哪些问题呢？我个人认为有以下几点：

第一，存在居民提供虚假信息的问题。居民健康档案是社区服务人员筛选高危人群，开展疾病管理采取针对性预防措施的基础，根据健康档案，社区卫生服务站会根据不同的病情，定期对病人进行回访，但在回访过程中就发现了有的居民填写的是假电话、假名字。大部分居民之所以提供虚假信息，是因为在我国信息泄露严重，大部分居民害怕泄露个人“隐私”，特别是身份证号、联系方式等重要信息，以免遭受陌生人的打扰。另外，当医生根据现有的基本健康资料，对重点人群进行随访时，即使对随访提前进行了预约，但仍会被拒之门外，甚至有些居民不配合拒绝随访，搬走的亦为通知工作人员，新搬来的除了有需要的就更不会想到主动去社区卫生服务中心进行登记。这种随访工作难的问题就造成了工作人员难以随时掌握居民的健康动态信息。

第二，在网络飞速发展、电子化兴起的时代，居民健康档案管理的方法却没有得到及时的创新、监督机制也比较落后。由于长期工作在基层卫生服务机构人员的技术层次、教育层次较低以及年龄偏老化等原因，导致基层的健康档案管理仍然是纸质版本，电子化、数字化率较低。由于纸质版本身容易被认为篡改的缘故，使得纸质版的档案资料保存不便且易出现泄漏个人隐私的问题。健康档案管理涉及信息的搜集和系统化的管理，因此对档案管理的方法要求要创新，要求工作人员对档案的后期管理要及时。另外，很多工作人员不注重对健康档案建立后的维护工作，也没有制定切实可行的考核办法和激励机制，最终使健康档案信息得不到到充分有效的利用。

第三，虽然健康档案管理工作是社区卫生服务工作的重要部分，但由于工作人员重视建档而轻视管档的观念根深蒂固，因此大多情况下，健康档案管理只是为了应付上级卫生部门的检查，使得健康档案管理流于形式化。很多社区卫生服务中心的工作人员对于健康档案管理的作用和功能的重要性认识不足，并没有从现实当中认识到健康档案管理的重要性，从而造成了在工作中只注重建档的数量，不注重档案的质量，只注重形式，而不注重内涵。这种流于形式上的健康档案资料无法保证健康档案信息的完整性与协调性，不能满足居民自身需要，也无法满足健康管理的信息资源收集方式的多元化。长此以往下去， 档案也就没有了实质的意义，给我国医疗卫生事业的发展带来巨大的阻碍。

第四，健康档案记录了居民从出生到死亡整个生命过程的身体健康水平，涉及内容广、时间跨度长，是一个动态连续性的健康记录， 需要及时更新和输入新的信息，但在实际操作中，很多社区的居民健康档案资料只显示了最初建档时录入的居民个人的健康信息，对于后期新出现的信息的更新和代换并没有录入，造成居民健康档案更新难度大，“死档”问题严重。正如上文所说的，目前我国尚未建立一个高效、严格的电子化档案信息管理系统，仍然是以纸质版档案为主，居民在前往不同的医疗单位就诊时，档案信息无法得到及时的更新。而且，部分居民即使换了新的疾病也不会主动到社区提供新的病历资料更新健康档案，给社区服务工作人员的工作带来了阻碍，造成健康档案的更新难问题。健康档案动态性和连续性的缺失造成了很多居民的健康档案信息内容并不完整、不充分，使得健康档案资料也就丧失了其本身的价值和作用。

发现问题就要及时、有效的予以解决，针对目前我国社区卫生服务中心居民健康档案管理工作所面临的上述问题和挑战，我认为可以从以下几个方面来解决：

第一，针对居民健康档案在建档之初居民提供虚假信息的行为，我们要想解决，就必须清楚居民为什么要造假，经过调查、总结工作经验等方式，我们发现居民造假无非就是为了防止个人隐私的泄漏。因此，要想解决居民提供虚假信息这一问题，让居民如实提供个人信息就必须建立严格的健康档案管理以防止出现信息泄漏。首先，要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案的安全。居民档案要按编号顺序摆放，指定专人保管。当然，如果是采用电子化档案信息管理时，我们就要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用该档案的人员在获得认可后才能登陆。另外，为了保证居民的隐私，未经准许居民健康档案不得随意查阅和外借，在病人转诊时，只写转诊单，提供有关的数据资料，只有在情况非常紧急、十分必要时，才能把原始的健康档案转交给会诊的医生。只有做到这几点，才能取得居民的信任，让居民主动把个人真实的信息提供给管理工作人员，只有当信息真实时才能实现建立居民健康档案的最初目的。

第二，针对居民健康档案管理方法得不到创新、监督机制比较落后的问题，我认为这一问题的出现与电子化、数字化利用率较低有密不可分的关系，因此，建立电子化档案信息系统就迫在眉睫了。不过要想建立电子化档案信息系统，改变以往纸质版的存档方式，这就需要加强对技术层次低的档案管理人员的技术培训和指导，在掌握相关技术之后采取权限分配式的信息化管理模式，提高工作人员对于居民健康档案管理工作的积极性，从而建立高效率、高质量的健康档案管理模式。创新档案管理方法、使用电子化的档案信息管理系统对于解决监督机制落后的问题也十分有用，通过电子化的档案信息管理方式，我们可以更有效、快速地进行定期督导。总而言之，建立电子化档案管理方式既有助于及时更新信息以提高档案内容的质量，又方便了上级单位对下级的监督和领导，从而提高档案管理的效率和质量。

第三，针对工作人员对档案管理工作认识不足的问题，我认为没有革命的思想就没有革命的行动。我们首先要做的就是通过对工作人员加强档案管理重要性的教育，强化工作人员对档案的管理意识，使每个工作人员都意识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理不仅仅只是建档，更重要的是后期对档案内容的维护和管理，认识到只有将建档、管档和用档充分结合起来，才能使档案资料的作用得以充分发挥。

第6篇：档案电子化的重要性范文

关键词：财务档案；电子化信息；管理

一、电子化信息下财会档案管理的特点

信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。

二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略

（1）构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。（2）加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。（3）构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。（4）构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。（5）提高财会人员素质及思想认识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计算机准确高效计算、分析能力的功能，而这就需要配备充足的专业人才，投身于电子档案的管理，保证会计信息的真实完整性。此外，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立磁性介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。（6）通过数据标准接口，实现财会信息标准化。随着财会信息化进程的加快，财会信息需要专门统一的标准，这是目前不容小觑的问题，财会信息标准化关键在于实现会计数据接口的标准化。通过数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，促进了各软件内数据的有效转换。运用XBRL可以对企业内部系统进行科学整合，集中各项财会信息，能对不同技术、不同平台及不同软件下形成的商业信息数据进行自由交换及安全提取，重组底层的元数据生成新的财务报表，达到现代化会计制度及其表格要求，通过高效的工具促进报表数据的再利用、传递及储存，防止了各类问题的发生，如财务软件相同但版本不同或财务软件不同都必须提供数据接口等问题，所以对于企业而言，一旦使用了XBRL，就能保证各类数据间的安全转换，实现了财务报告数据的标准统一化。XBRL技术的实践应用，不断拓宽了电子化财会档案数据的范围，同时还全面归纳汇总了标准接口达到标准的数据，实现了财会信息数据的统一。

三、结语

信息化财会档案和传统的财会档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财会信息化的功能作用，加强财会档案电子化管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。

参考文献

1.孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策.人力资源管理，2010(4).

第7篇：档案电子化的重要性范文

关键词：国有企业；人事档案；电子化管理；风险

人事档案管理工作开展得好坏，直接关系到企业自身发展情况，开展高效的档案管理工作，能够促进国企向着更加良好的方向发展。这一背景下，国企为了更好地开人事档案管理工作，纷纷引入了信息化手段，以促进人事档案电子化管理方向转变，这一转变有效提升了整个工作的质量与效率。但通过大量实践表明，开展电子化人事档案管理时，很可能出现一些风险，导致整个工作并未体现出最大的价值，在一定程度上制约了国企的发展。所以，国企需要针对人事档案电子化管理中存在的风险，制定出相应的防范措施，降低各类风险的发生率，为国企更好的发展奠定良好基础。

一、人事档案电子化管理的优势

以往阶段，企业开展人事档案管理工作时，通常以人员手工与纸质管理模式为主，管理效果较差，不利于企业对人事档案的使用，在一定程度上干扰企业正常运行，而人事档案电子化管理的出现，则有效改善的这一情况，具体来说，主要体现在下述四个方面：

1.易于分类

对于国有企业来说，人员数量较多，人事档案信息较为庞大，其中涉及很多方面的信息，如人员姓名、联系方式、薪酬待遇、以往工作经验、所处岗位等，对于这些档案来说，需要分门别类地管理，只有这样，才会使档案发挥出最大的作用。以往阶段，通过人员手工管理时，由于档案信息庞大，导致管理人员难以准确掌握档案的真实情况，影响档案的分类，使档案杂乱无章的堆放到一起。而应用信息化管理手段时，会有专业的软件设计人员设计出性能良好、功能较为完善的人事档案管理平台。整个平台由多个功能模块构成，其中包括分类功能，将人事资料导入到该平台后，只需要简单点击“分类功能”，平台会自动对人事资料予以分析，根据分析结果，结合前期设置的分类标准，将人事资料划分到相应类型当中，操作简单，无需人员过度参与，使得人事档案分类更加科学、合理。

2.储存量较多

纸质管理模式是在获取职工信息后，书写到纸张上，通过对纸张的保管，以达到人事档案管理的目的。对于这一管理模式来说，所用的纸张具有边界，只能在边界范围内书写，因而存储的信息量并不是很大，若对大量人事档案进行管理，则需要采用很多纸张，为管理工作带来麻烦。以A4纸为例，尺寸为210×397mm，而人正常写字时，1cm2约为1个字，也就是说，在一张A4纸上仅可书写600字左右，字符较小一些，书写字数可增加一些，但相对于庞大的人事档案信息来说，这些字数依然仅占其中非常小的一部分。而采用电子化管理模式后，则可改善这一问题，大大提升信息的存储量。在电子化管理模式当中，以计算机硬盘为主要的存储场所。对于硬盘的存储空间来说，是虚拟存在的，无须将信息记录到实物上，因而存储量非常高。目前，在计算机领域内，硬盘容量最高已达10T以上，日常常用的硬盘容量也有数百G，能够存储数亿的文字、数字信息，远远高于以往的纸质存储模式。

3.应用方便

对于以往的纸质管理模式来说，将人事档案记录到纸张之后，会将其放置到相应的位置存储，在需要使用档案信息时，由管理人员从庞大的资料当中寻找出来。这样需要消耗很长的时间，导致档案信息的应用并不是很方便。而采用电子化管理模式后，则可有效改变这一问题。该管理模式当中，主要通过计算机完成信息录入、存储以及提取等工作，只需要在电脑管理系统内，录入所需要查找的关键词，计算机可以在较短的时间内将所有与该关键词相关的信息提取出来，并展示在用户眼前，用户只需要根据具体需求，选择出最终的档案信息即可。同时，在信息检索时，录入的关键词越多、越准确，所检索出来的档案信息也会越少，进而对人事档案的应用提供了方便。

4.提升工作效率

对于传统纸质管理模式来说，主要是人员管理为主，任何工作的开展，均需要由人员完成，如由人员抄录信息，由人员查找信息等，而人的精力与时间有限，不仅会出现一些错误，而且工作效率也不是很高，导致整个工作效率有待提升。同时，对纸张存储时，很容易受到外界因素的影响而破坏，如放置到潮湿环境当中，会加快纸张的腐烂速度，还会使纸张上的文字变得模糊；若存储场所出现火灾，将会导致资料内容完全消失等。受到这些因素的影响，使企业无法有效对档案资料进行应用。而应用电子化管理模式时，通过计算机代替了人员，无需人工抄录信息等工作，人员只需要对计算机进行操作，即可在最短的时间内，完成整个人事档案管理工作，大大提升了该项工作的效率。同时，信息存储到计算机硬盘当中，不会受到潮湿、火灾等因素的影响，即便硬盘损坏，也可通过相关技术将其修复，提升了档案信息的安全性。此外，电子化管理无需采用纸张，具有一定的环保作用，有利于社会可持续发展。

二、国有企业人事档案电子化管理常见风险

虽然，相对于传统人事档案管理模式来说，电子化管理模式具有较多的优势，但通过大量实践表明，电子化管理依然会出现一定的风险，导致档案信息损坏，或者是被不法分子所窃取，不仅对职工个人生活与经济财产带来一定隐患，同时还会威胁到国有企业的发展。具体来说，国企人事档案电子化管理中常见风险包括下述几个方面：

1.物理网络安全风险

在电子化管理模式当中，需要应用很多物理硬件设施，如计算机、硬盘、键盘、鼠标等，这些硬件设施性能的好坏，直接关系到档案管理的效果。然而在实际应用时，这些硬件设施很可能受到一些因素的影响而损坏，进而影响在电子化管理中的作用。具体来说，主要体现在两个方面：一是自然方面。自然界作为人们生存的主要场所，一些自然事件很可能对计算机等硬件设施造成损坏，如在雷雨天气下，计算机未做好避雷措施，由于在短时间内电压迅速上升，会将计算机芯片烧坏；在地震、暴风等天灾情况下，也可使硬件设施产生损坏，严重情况下，甚至会出现毁灭性的破坏。二是人员方面。开展电子化人事档案管理工作时，虽然无需人员直接参与进来，但是计算机的操作依然由人员完成，若人员对计算机知识不了解，或是未能正确操作计算机，也会带来一定的风险。如操作人员随意断电，可能会损坏内存、硬盘、电源等原件，对资料造成破坏。

2.内部网络安全风险

在整个网络体系当中，可划分成两个组成部分，一个为外部网络，另一个为内部网络，即局域网，在局域网运行的过程中，可能受到多方面因素的影响而出现信息安全风险，具体来说，体现在下述几个方面：（1）员工安全理念缺失。人员作为局域网的操作与管理者，只有具备较高的安全理念，才会防止各种安全风险的出现。但对于很多国企来说，并未对人事档案电子化管理产生应有的重视程度，没有聘用高素质管理人员，导致人员的安全意识相对较低，进而经常诱发各种信息安全事件。比如，人员应用完计算机后，未及时将系统关闭而离开，为其他人员的观看提供了机会；利用企业局域网浏览一些不健康的网站；未能及时对计算机系统更新等，这些情况均会导致信息泄露。（2）随意安装各种硬件装置。现代计算机领域，存在很多移动硬件，这些移动硬件的出现，为人们的工作提供了方便。但是对硬件使用时，很可能会被植入一些病毒，若将植入病毒的硬件插到企业计算机后，这些病毒就会传输到计算机内，进而对计算机内存储的数据进行破坏或窃取，对国企人事档案管理造成严重影响。

3.外部网络安全风险

对于国有企业来说，通常都有规定表明，网络不可与外网连接到一起，以防止内部信息泄露的事件发生。但职工进入企业后，为了确保职工有效完成本职工作，企业通常会赋予职工自主拨号上网的权利，所以在实际当中，很难防止员工将内网与外网连接到一起，进而对人事档案资料带来了安全隐患。一方面，在系统运行时，会出现一些漏洞，这些漏洞的存在将计算机完全向其他人展示出来，进而为不法人员信息的窃取提供了帮助。另一方面，若在计算机中未能应用安全防护措施，则会在信息管理、传输等活动过程中被各种方式所攻击，如木马、病毒等，轻者会使信息泄露或损坏，严重情况下甚至会导致整个计算机瘫痪，无法正常运行，对整个人事档案管理工作造成非常巨大的危害。同时，需要注意的是，若出现了外网病毒攻击，危害性巨大，很难在企业内部寻找出根源，因而需要严格预防这一问题的出现。

三、国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略

1.提升对物理网络的保护

通过上述分析可知，国企人事档案电子化管理过程中，很容易受到自然、人员两个方面因素的影响，导致档案信息出现安全隐患，进而降低整个工作的开展效果，对国企发展造成一定干扰。所以，国企开展该项工作时，一定要提升对物理网络的保护力度，具体来说，应从下述两方面着手：首先，针对自然因素来说，地震、暴风等天灾人们无法予以控制，因而只能时时关注自然天气状况，及时发现可能出现的情况，应及时将信息主要存储装置—硬盘转移到安全位置，待天灾过去之后，重新组装计算机，以保证人事档案的完整性。针对雷雨天气，可采用一些避雷措施，如屋顶装设避雷针，或采用避雷机箱等，以降低雷电对计算机造成破坏；其次，对于人员因素来说，应定期开展计算机相关的培训活动，通过这些培训活动的开展，使人员了解计算机的正确操作方式，避免人员出现随意关闭计算机等现象，进而减少由人员因素而引发的信息安全风险。

2.强化内部网络安全防范意识

内部网络作为人事档案管理的主要管理场所，确保内部网络安全，能够直接提升整个档案管理的质量，减少档案信息的泄露与损坏。所以，国企运营过程中，应强化职工的内部网络安全防范意识，防止出现由人员导致的内部安全风险。首先，提升职工的安全理念。国企运营时，通过会议、培训活动、网络教育等多种途径，向职工传授内部网络安全相关的理论知识，转变职工的落后观念，加强对内部网络安全重要性的了解程度，确保其在日常工作当中，能够有效约束与规范自身行为，使用计算机后，能够按照要求关闭；在工作时间内，不浏览与工作无关的网页与网站；利用专业的技术手段，定期对系统进行更新与维护等，以保证整个计算机系统处于健康状态下，减少信息泄露的机会。其次，在使用移动硬件使用时，也应注意规范性，将生活U盘与工作U盘区分出来，生活U盘仅限于企业外部使用，而工作U盘仅限于企业内部使用，以防网址、U盘交叉使用而被植入各种病毒，降低病毒入侵企业内部网络的机会。

3.加强对外部网络的监管与防控

除上述两个方面之外，国企还应加强对外部网络的监管与防控，具体来说，从下述两个方面着手：首先，制定出完善的网络使用制度，详细明确职工不可将内网与外网连接到一起，并针对这一情况，制定出相应的惩罚制度，以约束职工行为，确保职工工作时不会主动与外网连接，从而减少了外网病毒侵入内网的机会。其次，在计算机中安装各种安全软件，如杀毒软件，自动对计算机进行检查，确定系统内是否出现病毒。若发现，及时向工作人员报告，并将其灭杀；病毒拦截系统，分析想要进入企业内网的所有信息，若发现信息中存在病毒或不良代码，直接将其阻拦下来，禁止其进入内网；设置密钥，在人事档案管理系统上，设置相应的密码，并针对档案信息的重要程度，赋予内部人员相应的查看权利，不同权利的职工，仅能查看相应的信息，进而加强对人事档案的保护力度。

四、总结

综上所述，国企人事档案电子化管理的应用，有效提升了整个工作的质量与效率，为国企发展奠定良好基础，但需要注意的是，受到人员、自然情况、以及黑客等因素的影响，导致电子化管理中经常出现一些安全隐患，使人事档案损坏或泄露，危害国企发展。所以，国企人事档案电子化管理过程中，应加强对物理硬件以及内外网的保护力度，以降低安全隐患的发生率。

参考文献：

[1]王英迪.国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨[J].经济与社会发展研究，2019

[2]孙攀.试论国企人事档案管理水平的提升空间及其对策[J].魅力中国，2019

[3]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地，2019

[4]刘凌云，卢莎莎，齐云飞，等.国企改制中的人力资源管理风险及防范建议[J].企业改革与管理，2019

[5]高岩.电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范[J].数码设计（上），2019

[6]谢明彧.国有企业人事档案管理的现状与对策分析[J].企业改革与管理，2020

[7]仲杰.新形势下国有企业人事档案管理工作研究[J].办公室业务，2019

[8]李晶，王秋蓉.医院人事电子档案管理的SWOT分析[J].中国卫生标准管理，2018

[9]丁丽娜.人事档案电子化管理及其存在问题和相关措施之管见[J].科技创新导报，2019

第8篇：档案电子化的重要性范文

1.企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。

2.加强企业档案管理的信息化建设

2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。

2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。

2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。

2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。

第9篇：档案电子化的重要性范文

一、电子档案管理的现状

由于电子档案事业的不断发展，使各个单位的档案数量都在逐渐增加，而面对与日俱增的档案文件时，传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。

档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。

由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。

二、档案信息电子化的优缺点

1.电子档案的优点

与传统档案相比，电子档案是采用电子数据的形式对档案的信息资料进行准确的记录。而传统档案则是使用纸质材料来进行记录工作。其中电子档案由于是使用电子信息技术进行档案的存储，所以档案会记录在计算机上。而传统档案却必须要在档案室进行档案的存储，不仅要有良好的环境，还会耗费大量的成本。使用电子档案还会避免档案由于时间关系会出现失真或损毁等情况发生。与电子档案相比，传统的档案管理模式要有相关的专业人员对档案进行填写和记录工作，如果不小心填错的话还需要重新进行填写。对于电子档案只要在电脑上进行编辑后，将其直接转存到移动U盘、硬盘等媒介上交给档案管理人员即可，这种方式对于档案的填写与收集工作都会较快捷的完成。因而对于电子档案的未来发展也存在着无穷的潜力。

2.电子档案的缺点

在电子档案具备着一系列优点的同时也存在着一些缺点。电子档案虽然可以较为快捷的进行存储工作，可同时存在着被盗的风险。传统档案是通过在档案室中进行档案的存储，犯罪分子即便可以通过某种途径进入到档案室，但面对大量的档案卷宗想找出其中所需要的是有很大难度的。如果是对于电子档案的窃取，犯罪分子通过在相关计算机中植入病毒文件就在计算机中对相关的文件进行非法的篡改。如果想彻底的避免病毒入侵电脑只有在使用电脑时尽量不执行一些未知的文件，只有做到使存储档案的计算机不被病毒入侵，就会有效的防止档案信息遭到篡改。所以相关的档案管理人员在工作期间一定要保持一丝不苟的工作态度，并正确看待档案工作的工作性质与档案管理的重要性。电子档案的另一个缺点是与传统档案相比，电子档案对相关的软件设备有一定的依赖性。传统的档案管理方式是将纸质档案对其分别进行存储来即可，而电子档案则一定要通过相关的档案管理软件进行操作，否则就很难进行对档案存储的工作。电子档案在没有安装相关的档案管理软件的计算机上是无法进行档案管理工作的。

三、电子档案如何更好地普及应用

对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。

在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。

在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。

对于最普通的电子档案来说，想要对其进行安全的保存也是有一定难度的。可以采用与传统档案的管理办法相结合的手段，充分利用其档案管理的优势。因为传统的档案管理模式是有一定的优势的，所以我们在进行电子档案的管理工作时，同时利用传统档案的管理方式对降低电子档案的风险会有着显著的效果，做到完全发挥传统档案的管理优势。