电子档案管理制度精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理制度范文

1、提升档案管理人员素质

提升档案管理人员素质是信息时代加强档案安全管理工作的首要因素。档案管理人员素质的高低与档案安全管理工作有着直接影响，档案管理人员只有具有较强的专业知识和管理技术，才能保证档案管理的安全性。因此，档案馆首先要不断提高档案管理人员的素质。一方面要不断加大档案管理人员的培训力度，通过信息技术、网络安全管理、电子档案的接收、保存等方面知识的培训工作，使档案管理人员具备较强的档案管理专业知识，同时提高了档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度，具备了各类档案的具体管理方法；另一方面档案管理人员要积极改变错误的思想观点，不断提高自身的安全意识。档案管理工作具有服务性特征，档案管理人员除了具备优良的工作作风之外，还要不断增强安全意识和法律意识，有效降低由于操作不规范而造成档案管理信息严重外漏现象的发生，避免造成不必要的损失。

2、加强档案的安全管理

加强档案的安全管理是信息时代加强档案管理工作的重要举措。在当前信息化时代，档案主要以纸质档案和电子档案两种形式保存，只有不断加强这两种档案形式的安全管理，才能保证档案信息的安全性。

2.1加强纸质档案的安全管理

在档案管理的实际工作过程中，工作人员通常需要对于一些具有保存价值的文件材料进行收集与整理形成纸质档案，上交档案馆进行管理，档案管理人员对于上交的纸质档案要不断加强安全管理，切实保证文件材料的安全。一方面档案馆要建立档案调归卷制度和档案、人员出入库制度，有效地规范档案的借阅、归还程序，确保档案管理的安全性。另一方面档案管理人员要定时对档案馆的纸质档案进行核对检查，检查登记账目与实际档案是否有出入，同时对于由于各种原因造成受损的纸质档案，要根据实际情况进行修复或复制等补救措施。另外，档案管理人员根据档案材质的不同进行分类存放，对于特殊的档案要运用符合其特性的器具进行保存，对于珍贵的档案在平时使用时要用复制品，而对于特别珍贵的档案可以放入特藏室进行专门管理。

2.2加强电子档案的安全管理

电子档案是相对于纸质档案而言的，是档案管理工作发展到信息化时代的重要产物，是档案管理人员把档案信息放在计算机磁盘中进行储存，并主要依靠计算机进行阅读、处理和传输信息的一种档案保存形式。随着网络技术的不断发展，档案馆要不断加强电子档案的安全管理。一方面要在电子档案整理和归档过程中实行安全管理，采用科学的归档制度，在归档时要运用统一的保存格式。另一方面在电子档案的保管和利用过程中实行安全管理，努力保证电子档案载体的安全性，定时对其进行检测和维护，详细记录和保存电子档案的软件升级和更新状况，适时转换电子档案格式，并且妥善管理电子文件的利用活动。

另外，档案管理人员要积极采取各种措施，保障电子档案办公自动化管理系统的安全。例如档案管理人员可以在与档案信息管理有关的办公系统中，采用设置权限、登录密码、借阅期限、密级程度等措施，对于查阅文件的内容要设为PDF格式，防止文件内容被随便复制，同时要注意安装并定时更新防毒软件。而对于储存在软盘、磁盘的电子档案也要做好安全防护措施，从而保证电子档案信息的安全。

3、完善档案安全管理制度

完善档案安全管理制度是信息时代加强档案安全管理工作的重要保障。当前许多档案馆并没有专门的档案安全管理制度，许多的管理制度都是借鉴《保密法》、《档案法》等一系列法规。随着信息技术的不断发展，档案馆要紧跟时代的步伐，努力建立一套符合时展需要的档案安全管理制度，对于档案管理的具体职责、要求内容等方面进行明确界定，从而为档案安全管理的顺利进行提供保障。一方面档案馆可以制定文件材料归档制度，对于文件材料的查阅权限、审批手续以及查阅要求等方面做出具体规定，从而有效提高归档质量。另一方面档案馆要积极制定档案管理保密制度和保管制度，对于档案的形成者、管理者以及利用者应该承担的保密责任提出具体要求，同时明确规定保管工作的基本原则、保管条件、保管方法，同时对于档案进出库房和受损档案的处置提出具体要求。另外，档案馆可以制定电子档案管理操作制度以及库房管理制度等各项透明的档案安全管理制度，从而保证档案安全管理工作的顺利实施。

4、构建计算机网络安全系统

保证计算机网络安全是是信息时代加强档案安全管理工作的重要措施。由于电子档案的运行主要依靠计算机网络系统，而当前计算机网络系统中存在物理安全问题、黑客入侵、病毒侵害、缺乏备份系统等多种不安全因素，这就严重危害到档案信息资料的安全性，因此，档案馆要全面保证计算机网络安全，实现电子档案运行环境的安全管理。一方面要积极构建档案信息网络安全的保密系统，使网络系统能够安全连接，网络信息资料能够安全输送，从而保证档案数据信息的安全性；另一方面要建立档案信息资源的恢复备份系统，能为档案信息提供可靠的系统、应用以及数据备份，可以在突发性事件发生时，对档案信息及时进行系统恢复；另外，要在档案馆内安装监控、报警等基础设施，不断加强档案信息的安全技术防范管理。同时，要注意对档案管理网站进行定期检查、维修和更新工作，并且要对计算机系统的防病毒软件进行适时更新和升级，不断提高计算机网络的安全，从而进一步提高运行环境的安全性。

第2篇：电子档案管理制度范文

【关键词】电子档案；档案管理；管理模式

一、电子档案管理工作存在的问题

1、信息安全问题

电子档案与传统的档案管理形式不同，广泛应用计算机设备，将档案录入到管理系统中，减轻了工作人员的压力。但电子档案也面临着很多新的问题，例如在工作期间常见得计算机病毒问题，系统一旦受到病毒入侵，档案信息的安全性便会受到威胁，容易出现信息泄露的问题，甚至档案信息被破坏，原始材料一旦损坏造成的损失将是无法弥补的。信息安全是档案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困扰问题也十分常见，例如信息泄露后频繁接收到骚扰推销短信息，需要提升对安全管理的重视程度。

2、管理人员素质问题

档案管理人员对先进的技术方法掌握并不全面，只是了解一些基础的计算机操作技能，并不能对系统及时维护，增大了管理系统运行阶段的风险性。电子档案管理对工作人员的专业技能要求十分严格，但目前在人员配备上并不能满足工作需求，员工也不能技术的补充专业知识，造成电子档案管理难以落实，随着工作任务的开展，相关问题也会逐渐突显。档案管理岗位流动性大也是影响管理质量提升的原因之一，应当得到领导干部的高度重视。

3、管理制度完善问题

电子档案管理制度中仍然存在需要完善的内容，虽然管理技术已经发展进步，但仍然使用落后的制度体系，造成管理目标难以实现，并且基层工作岗位中存在规范性不足的问题，影响电子档案的安全使用。为避免在网络环境中使用出现档案丢失的问题，要求在管理期间对档案进行备份处理，即使系统遭受到破坏也能及时恢复。但由于管理制度落实程度不足，工作时并没有及时将档案备份处理，并且移动硬盘的存放形式也缺少统一的规定，很容易损坏影响信息查看。管理制度问题是目前急需解决的。所以管理人员在对许多比较重要的系统、数据、文档进行备份时毫无头绪，哪类数据需要保存，又要以何种介质保存备份都是电子档案信息管理的工作内容。然而当前形势下，档案管理人员没有具体的标准可以参照，不利于管理工作的稳定发展。对于电子档案信息拷贝行为的制止，相关管理安全防范也没有提出行之有效的措施，这说明事业单位档案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相关部门和管理工作人员一定要给予高度的重视，通过规章制度的制定和完善来保证电子档案信息管理的有效性和安全性。

二、电子档案管理工作的改进建议

1、电子档案管理相关规章制度的构建和完善

根据电子档案的使用特征，来完善管理制度，可以将已经投入使用的管理制度作为参照，对其中不合理的内容进行改进，这样能够避免出现管理制度难以落实的现象。电子档案与常规的档案管理在原理上存在差异，并不是直接针对纸质档案来进行的，因此要求录入环节十分严谨。我国大部分事业单位虽然都建立了电子档案管理体系，但是管理制度缺乏的问题也十分普遍，为了让电子档案利用的效率有所提高，相关规章制度应该对档案文件的制作、审核、归档以及档案信息的搜集、整理和保管环节做出详细且明确的规定，各个单位还可以结合本单位的实际工作和档案特征来补充完善。

2、资金投入的加大，让档案管理环境得到改善

电子档案的管理工作对于事业单位而言算是一大创新举措，现代化管理技术和设备的应用对本管理工作能够起到很好的促进作用。但是由于区域之间的经济发展无法同步，因此许多档案管理设备需求无法得到满足。为了解决这一现实问题，单位档案主管部门应该担负起督促责任，在与相关部门协助后向当地政府申请经费支出，让档案管理工作的条件和设备都得到改善，起到促进档案工作现代化管理实现的作用。有关部门还要着力于档案管理通用软件的推出，遵循统一设计、统一规划的基本原则，让档案管理能够节省更多的人力、物力、财力和时间，达到工作效率提高的发展目标。

3、专业档案管理人员的培养

电子档案具备一定的优越性，相比较于传统档案而言，电子档案的开发和利用都要更为方便、快捷，档案的实用性也得到提升。然而，事业单位的电子档案管理工作水平与档案管理人员的专业程度有着直接联系，笔者个人认为，要想达成专业档案管理人员的培养目标，首先要保证管理人员的流动性被控制在合理范围内。因为电子档案管理工作的专业性较强，且工作涉及面较广，工作人员管理实践经验的累积都是十分宝贵的，因此人员流动要避免太过于频繁，保证电子档案管理工作的延续性和长期性才能实现专业档案管理人员培养的目标。除了单位组织培训以外，档案管理人员也要对自己严格要求，及时更新知识结构，提升职业道德并熟悉信息技术应用，将自己培养为综合素质较高的复合型人才，进而更好地适应电子档案管理发展的需求。

4、电子档案管理软、硬件设施的完善

高质量的软、硬件设施是电子档案管理工作平稳运转的基础，单位档案管理部门所配置的软件和系统应该满足性能稳定、技术成熟、安全性高的基本要求，杜绝使用市面上未知的软件或系统。工作期间，管理工作人员还应该形成定时或定期安全体检、杀毒的良好习惯，防火墙、杀毒软件等具有保护作用的软件系统要定期更新，以此保障电子档案系统的安全性。

5、电子档案动态管理工作质量的保证

电子信息的检查、鉴定、验收是电子信息归档管理工作中的重要环节，相关工作人员除了要签署有关归档责任书以外，管理工作人员还要对信息进行针对性的检查，争取在第一时间发现问题并解决问题。电子信息管理在电子档案管理工作中占有十分重要的地位，归档的电子信息应该紧跟科研生产变化，执行动态管理并及时更新。一些涉及到私密内容的档案还要对其进行监控，杜绝资讯外流情况的发生，一旦发现可疑行为，应该立即予以制止。绝密档案使用的时间和范围都要有所控制，访客权限的设置和电子档案管理系统自动记录、监控功能的开启对于电子档案管理工作而言都是极为必要的。

三、结语

现如今事业单位的档案管理工作，应该从工作实践所遇到的实际问题开始入手，再对其有所了解的情况下制定相应的解决方案，对工作的制度和管理进行不断地提升和完善，从而使其相关的管理体系变得更为健全。工作人员综合素养的提升和现代科技技术的融合，能够为我国行政事业单位的档案管理工作注入新生血液，让其能够以更好的精神面貌服务社会。笔者结合了自身多年的工作经验，就当下行政事业单位的档案管理思路创新等问题提出了自己的思考，希望能够对各位同仁的工作开展起到一定的辅助作用。

【参考文献】

[1]王云庆,陈建.对我国城镇住房保障档案管理若干问题的思考[J].档案与建设,2012907).

[2]李春生.电子档案在档案管理工作中存在的问题及对策浅析[J].黑龙江史志,2014(04).

第3篇：电子档案管理制度范文

首先，要建立一套安全有效的会计档案管理制度与财务管理适应，如操作管理制度、数据管理制度、机房管理制度等，这些管理制度同样也是构成单位内部控制体系的重要组成部分。网络安全是会计档案的生命线，可以通过权限管理、加强密码设置、安装正版防毒工具等有效措施，使系统内部的数据得到安全保护。其次，对会计档案资料实行电子文件与纸质文件共同管理的制度，将两者同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，起到资源共享，共同互补的作用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。

（二）从基础做起，加强日常会计档案管理工作。

会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。

（三）注重综合型人才的培养。

第4篇：电子档案管理制度范文

关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究

一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第5篇：电子档案管理制度范文

档案管理部门应该制定一套完备的医疗档案安全管理规范系统，严格规定档案管理的每一个细节内容，并对档案管理制度遵守和执行情况进行实时的监督和检测，保证管理规范的每一步都落到实处，在档案安全管理制度的制定和执行两个方面上都尽量做到最好，达到双管齐下的效果。在实践中完善和健全医疗数字档案信息安全管理制度，确保医疗数字档案在进行信息化建设时的信息安全性。要做好医疗档案数字信息安全保障工作，必须从设备、网络、系统、数据等多个方面进行综合管理，形成一个协调配合的信息防护系统来防止医院数字档案信息的外漏和非法传播。这里需要注意的是，电子文件档案具有易被改动、易被窃取、易于传播、易于丢失的特点，而且它是一种不能直接识读只能依靠特定设备和软件才能读取的信息，因此，在逐步提高档案存储技术的同时，也要加强对电子文件档案的管理，通过制订科学的管理方案和健全相关管理制度来达到电子档案的保真、保密、保存、保读取的目的。

二、加强档案安全的管理设施建设

档案安全的管理设施对于是否能保证档案存放的安全性十分重要，科学建设和完善档案安全相关基础管理设施，给档案管理提供一个安全、稳定的环境是实现档案安全管理的重要前提。近年来频繁发生的自然灾害和人为灾害给档案的管理带来了更多的安全隐患，由此可见，在建设医院档案馆库的过程中做好医疗档案管理的防震、抗灾、防火等各项防护工作非常有必要。在进行医院的档案馆库时，要保证其符合国家档案建设规范规定的各项标准，如坚固性、安全性、环保性、实用性等，都要严格根据设计标准进行建设。档案的存储工具要确保能保障档案的安全性，实践证明，档案多节柜是能够有效保证档案安全的装具。存放音像、电子档案要使用防磁柜。在温湿度的控制方面，要把温湿度控制在档案可承受范围之内。除此之外，还要加强对档案管理相关的视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、计算机安全等系统的建设，保障医疗档案安全管理体系基础设施建设的科学性和全面性。

三、提高档案管理安全技术水平

档案管理安全的关键技术包括医院受损档案抢救修复技术方法、医院电子档案真实性保证以及技术方法等，只有保证医疗档案安全有科学的理论基础和技术支持，才能实现档案的安全管理。引入先进的档案管理技术、方法以及设备，并不断地推广达到较为全面的应用，在最大程度上增强医院档案安全管理的能力。加强在网络信息安全方面的治理，通过改进和完善网络信息安全管理技术，形成一个安全、稳定的医疗数字化档案管理系统。对后台管理操作系统的选择，要综合多种因素，选择最为可靠的系统，同时还要保证配置的安全性。在网络服务方面，对用户合法性的认证工作要进行严格把控，防止登陆者进行违规操作，盗用系统内部信息，保证医院电子档案被完好、安全地保存，实现医疗电子档案和纸质档案的同步归档。除此之外，为防止数据信息丢失现象的发生，需要做好对医疗档案重要信息的备份，对特别重要的电子文件要进行易质或异地备份。这种备份是医院的档案部门在遇到突发事件或自然灾害时能够保证重要档案资料不丢失的重要途径，它确保了档案的完整性、安全性以及保密性，也是在当前形势下保护医疗电子档案信息绝对保密性的最根本手段。

四、做好对档案人员的专业技能培训工作

社会经济与科技的飞速发展带动了档案信息化建设事业的不断加快，这也给医疗档案管理人员提出了更多技能要求和职业规范标准。医院档案管理部门目前一个重要的工作就是要从整体上提高档案管理人员的综合素质，不断完善医院档案的安全管理系统。一方面，要定期组织医院档案管理人员进行安全知识教育和管理技能培训，增强他们对医疗档案信息的安全意识、防范意识以及保密责任意识。另一方面，要积极引进和学习国内外关于档案信息安全防护的先进技术和方法，使档案管理人员具备基本的档案信息安全管理知识与技能，形成一个具有专业档案管理技能和灵活运用多种科技设备并且具有强烈责任意识的医疗档案管理队伍。

五、结语

第6篇：电子档案管理制度范文

一、高校档案管理工作的现状

近年来，随着高校的不断扩招和教育体制改革的不断深化，高校档案的数量和种类都不断增加。特别是随着信息化的发展，高校档案管理工作遇到了前所未有的挑战，集中表现在以下几个方面：

(1)档案管理制度不健全。近几年，虽然高校花下不少力气，制定了一些档案管理制度，但是从高校档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值;二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生;三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

(2)信息化水平低。随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。

(3)档案管理人员素质不高。一是缺乏专门的档案管理人才，不少高校的档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识;二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性;三是计算机应用水平不高和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。

二、高校档案管理工作的创新途径

面对高校档案领域发生的巨大变化，为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代的步伐，高校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面狠下功夫。

第7篇：电子档案管理制度范文

1.1缺乏专业的档案技术管理人员

目前，很多高职院校认为档案工作人员可有可无，因此设置的工作人员往往都是兼职人员，这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业，档案专业知识和业务能力不足。由于对档案管理工作的不重视，没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训，因而这些工作人员缺少对档案管理知识系统的学习，也缺少对档案管理工作的专业研究，极大地阻碍了高职院校档案工作的发展。

1.2档案收集和存储不及时

一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、科研、人动的档案材料未能及时收集、补充和更，这就导致无法准确反应学校发展业绩和人员变动情况，对未来的使用查找也存在诸多不便。

1.3档案管理制度和程序不规范

高职院校由于某些历史原因，档案管理工作普遍还存在制度规范不健全，程序混乱，管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失，档案管理部门权责不清，存在脱节情况。还存在归档材料规格不统一，纸张不统一，分类和装订不统一，不便于整理的问题。

1.4档案管理程度落后

由于大部分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公，虽然档案管理部门配备了先进的计算机设备，但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面，没有进行电子文档和网络化管理，从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式，既浪费资源，又影响工作进度，现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中，这与现代教育事业的发展不同步。

2.高职院校档案管理制度的系统化建设内容

高职院校档案管理工作要想形成系统化、制度化管理，必须涵盖全方面的、科学的、整体性强的制度管理建设内容体系，笔者认为，至少包括以下几方面：

2.1机构设置

要做好高职院校档案管理制度的建设工作，对档案工作归属和管理部门的划分至少要清晰。目前，较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管，同时在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室，作为处理学校档案工作的综合部门，要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各类档案和相关资料，并及时为需要部门提供档案服务。

2.2人员配备

档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员，如需人员调动，要按照先配后调的原则，做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工作的方针政策工作，对工作尽职尽责，学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送出学习，并按国家规定，实行专业技术职务聘任制，不断提高档案管理人员的素质和业务能力。

2.3硬件条件

各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档案。在此基础上要加大资金投入力度，将档案工作经费列入学校预算，配备必需的计算机、密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。

2.4制度体系

无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管理制度和使用流程。（1）建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。（2）学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料，收集整理后集中存档。（3）档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排张号以及备考表，装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。（4）除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档案部门提交，集中管理。（5）档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准后，及时销毁。

2.5奖惩措施

要按照十精神要求，建立激励和约束制度。档案室及其工作人员也应列入各高校奖励评优范围之内，对工作效率高，表现优秀的员工给予奖励。对违反《中华人民共和国档案法》的行为和工作表现不佳的档案管理人员，要及时予以惩处和更换人员。

3.做好电子档案管理工作是加强高职院校档案管理制度建设的有效效措

3.1提高对档案工作信息化建设的重视

档案工作信息化和现代化发展是计算机网络技术应用的必然产物。因此，要加大经费投入，配备必需的现代化设备，加快档案室的数字化建设。各高职院校对除纸质版以外的其他形式的档案如照片、视频等文件都可采用现代信息处理技术进行数字化存储，建立全文数字库和多媒体数据库，以便未来档案信息的查询，不断提高档案工作的效率和质量。

3.2引进先进的信息技术

电子档案要采取办公系统传输归档的办法，要求档案管理人员必须具备熟练操作办公OA软件的能力，并及时关注和掌握电子文件的传输动态，避免信息存储不完整等情况和问题的发生，加强电子文件归档管理。

3.3采取将纸质档案与电子档案一并归档的存档形式

建议目前高职院校将存档的OA办公系统生成的电子文件同时转化为纸质档案存档，以加强存档文件的完整性，避免由于目前电子档案管理措施不健全所引起的归档不完善的问题。除此之外，在转化为纸质档案的过程中，要增加相关责任人签署意见的环节，保证档案管理过程规范，权责明确，万无一失。

3.4加强电子档案的安全性管理

第8篇：电子档案管理制度范文

[关键词]学籍电子档案管理

2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。

(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题

1对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。

2管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。

3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。

4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。

将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。

将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施

1明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。

2完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。

规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

3充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。

为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。

第9篇：电子档案管理制度范文

由于电子档案的形成设备硬件、软件、文件格式及分辨率等差异，形成的电子信息种类繁多，不利于整理、编排和数据库的建立，并且对档案的调用、查阅带来诸多不便，甚至造信息损坏和丢失。因此，应该对电子档案的范围、种类、格式、运行平台程序等在一定时期内做出明确的规范，形成对内、对外均可兼容运行的约定，建立档案生成、审核、录入、编码、归库、保存、调用等相关的工作制度，从而建立运行规范、顺畅的电子档案工作机制。

电子档案的管理制度是维护档案安全、真实可靠的保证由于网络的开放性和易受攻击性的特点，如何保障电子档案的安全性、可靠性就显得尤为重要。因此，必须不断建立电子档案专人、专机、加密、拷贝、备份、调用审批、传输、操作痕迹记录等技防和人防管理制度，确保电子档案的安全。

电子档案运行软硬件配置是搭建电子档案管理应用平台的基础

电子档案的建立和使用都离不开计算机系统，要不断根据电子信息技术的发展为档案管理软硬件进行必要的配置和更新。硬件部分主要是以计算机系统为标志的配置，主要考虑处理速度、储存空间、网络接口等要件，做到相对先进；软件部分主要是加强管理应用软件的开发、使用、更新，做到安全稳定、系统兼容性高、操作便捷等特性。

档案管理人员素质是电子档案管理平台高效、规范运行的核心