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1数据库技术在工程经营管理中的作用
1.1建筑工程管理的理念。如今我国的社会不断地进步,和谐社会建设成就突出,建筑工程的经营管理已经不再是单一的高效益,如今工程企业所追求的不仅有高效益的工程质量还要有较低的成本,利用科学的方法进行成本的控制,才是一种有效的合理的全方面的管理过程。
1.2目前建筑企业管理中所存在的问题。与以往相比,我国的建筑工程企业的管理水平在不断的提高,但是与一些发达国家相比我国的建筑业水平还很低,存在着很多经营管理上的问题,比如执行力较差、科技含量不高、方法比较老旧、管理者思想保守等,这一系列的问题都困扰着我国建筑业的发展,如何利用科技的手段来解决这些问题已经是管理们迫在眉睫的任务。
1.3信息技术在建筑工程管理中的作用。进入21世纪以来全球的信息技术不断的发展,我国也不例外,随着信息技术的不断发展各行各业的在广泛的使用信息技术带来的成果,并且把这些成果渗透到工厂的生产,公司的管理上来,不仅提高了生产的效率,还能不断的节省成本。如今信息技术的发展不断的影响着人们的生活和社会的金进步。利用信息化的管理模式不仅能够高效的处理各种事物,能够利用逻辑的关系来结实一些数据之间的关系,可以有效的控制工程施工过程中的成本预算,可以根据预算的数据不断的控制工程的成本,只有这样才能对工程的施工提供可靠的保证。如今数据库不断的运用到建筑工程经营管理中,可以利用数据库高效准确的对数据进行管理,如今设计一个以数据库为核心的管理平台极为重要,可以发挥数据库的优势对建筑工程企业的各项管理进行服务,不断的深化企业的管理制度,控制工程的成本。
2建筑工程管理的数据库设计
2.1选择合适的建筑工程管理数据库系统。在建筑工程企业管理的信息化设计中,最为重要的就是数据库的选择,数据库的选择直接影响系统的功能和效能,因此必须根据实际的情况,结合系统的应用平台以及数据库的开发支持的情况来选择数据库,经过分析和研究,得出建筑工程企业管理在选着数据库时应该注意以下几点:第一,由于在成本预算和核算的过程中处理的数据比较多,因此必须选择功能强大的数据库作为系统的核心;第二,选择的数据库必须可以存储大量的数据,还要能够让很多的用户进行访问;第三,一定要能够进行扩展和伸缩,可以根据实际的情况来确定数据库的使用;第四,所选择的数据库的维护功能必须完善。在选择数据库时可以参考以上几点进行选择。
2.2建筑企业管理数据库的设计。在数据库的设计中包含一个名词叫表空间,它主要是数据库的逻辑划分,基本上每一个数据库都会有一个表空间,数据库中的表空间主要是用来存放数据字典和回滚段,在数据库的运行中一定要减少输入和输出的冲突,在这里表空间起到了很重要的作用,表空间可以根据用户的输入输出量进行逻辑的划分,可以做到表空间和系统应用的衔接,具体的实现方式主要还是通过数据段、索引段以及回滚段来实现。
2.3数据库的建立。数据库顾名思义就是存储数据的仓库,它主要是按照数据的结构来组织和存放、管理数据,在这个系统中管理的对象就是建筑工程企业在施工项目过程中所产生的所有的基础数据,这些数据主要是来自基层的管理人员,并且这些数据都是一手的资料,比如,施工过程中运用的一些钢筋混凝土的标准表数据以及混凝土的一些标号等,除了需要这些数据以外,还要有一线的管理人员对这些数据进行确认、合适以及提炼,经过相关工作人员的手工处理以后,才能得到一些原始的数据,这些数据是计算机无法得到的,只有得到这些数据以后,才能输入计算机进行逻辑的运算,这些原始数据都是成功利用数据库原理控制经营成本的前提。建立数据库不但能够对数据进行处理和存储,还能对数据进行共享,这样就能保证数据的独立性实现数据的集中控制,这样还有利于数据的维护。
2.4以数据库为核心的建筑企业经营管理系统。建立以数据库为核心的建筑工程企业管理系统,首先就必须把数据的管理作为每一个工作人员的职责,利用数据库的功能进行数据的存储和处理,使得工作人员能够全方面的参与到工程的管理中去,可以实现一个人输入的数据可以让很多人使用,每个工作人员都可以随意的调用一些有用的数据进行管理,系统也会自动的进行数据的流传。
2.5经营管理信息系统的功能。在系统设计的初始阶段要根据工程现场的实际情况进行分析和调研,这里主要调研的对象是工程的成本,只有结合实际的情况以后才能了解建筑工程企业的需求,根据软件的基本原理来建立数据库的基本结构模型,本文所设计的系统在明确了工程的基本需求以后给出了以下几种功能:在本文的系统设计中需要强调的是在系统的设计初始阶段要对工程的任务进行详细的分解,利用项目的进度以及项目的成本控制来对项目中的各个数据进行采集额处理,这样才能实现项目建设过程的重精细化管理,可以为项目的管理者提供决策的根据。
2.6经营管理系统在建筑工程项目中的应用。在实际的工程项目中,本系统可以实现项目的事前计划控制,还可以加强项目中的一些过程的控制,可以使得在项目的进行中形成一个良好的循环,不断的反馈项目中所产生的问题,可以利用现在的科学的管理方法和手段,把一些数字化的管理模式运用到每一个环节中去,只有这样才能保证工程的顺利进行,才能在保证工程质量的前提下控制好工程的成本,提高公司的经济效益。(1)数据库信息系统在事前经营管理中的应用。项目开工的起初,由一些预算人员对项目进行预算,完成对总体项目成本的预算,并且分工协作把预算的工程量进行分类和整理,并且把这些数据进行输入计算机中建立数据库,通过信息系统传到各个部门进行审核。成本控制是企业的主要任务,上级的公司必须根据市场的实际情况进行成本的控制,严格的核实工程的量,可以利用信息平台来编制一些核算表,并通过数据库进行处理,可以对每一个经费进行分类,分成几个核算的分表,然后把这些表发到每一个部门进行审核并且通过数据库系统提供一些提料计划;(2)数据库系统在经营管理中的作用。数据库信息系统可以在管理中严格的执行合同上的条款,这样可以严格的控制一些用料的浪费,并且制定一些奖惩的措施,这样才能真正的做到人尽其才,物尽其用;(3)数据库信息系统在事后管理中的应用。在信息系统使用以后就可以处理一些事后的纠偏控制,可以为管理人员提供更方便的管理方法,还可以根据工程建设的进度对成本进行控制,非常方便实时的成本控制。对日后的一些新的项目也有一些参考的价值。
3结束语
(1)建筑施工的考核管理。
市场经济体制建立以来至现在,我国国内基础行业的经济运行不断深入发展,市场上的建筑施工企业数量不断增多,营业规模不断扩大,国内的各大建筑施工企业之间的竞争越发激烈,在激烈的市场竞争中,有部分企业不遵守正常的竞争规则。国内对于建筑施工的承包一般情况下都采取对施工单位进行招标的形式,许多企业为了自身的经济利益,常常会把建筑施工项目承包给竞标价最低的施工单位,质量难以保证。国家拔下来的建筑工程经济支援好处使得部分施工单位从施工开始后的建筑使用材料中偷工减料。这些现象都会影响到人民真正的生活质量。
(2)建筑施工的施工设备管理。
现代化时期建筑行业的施工设备都已经向机械化信息化方向发展,因此做好机械化设备的管理也是至关重要的。建筑施工过程是一个程序多样复杂的施工过程,虽然有了现代化的施工设备和科学手段方法的支持,但是也不能完全放纵施工工作任由科学设备自己完成,多道复杂的施工程序还需要施工设备的正确摆放和适时使用。因此,在建筑施工现场的施工设备管理中,要有计划有顺序的安排施工设备的摆放和使用,让现代化机器最大程度的发挥自身的科学效用。另外,要充分注意对施工设备进行及时检修,定期查看施工设备是否出现一定程度上的技术问题。
2提升建筑管理水平的应对措施
(1)完善建筑施工人员以及施工技术管理监察体系。
良好的强制力是对建筑施工人员及其工作质量进行有效监的重要途径,建筑施工公司应该建立完善的现场施工质量管理体系,在施工期间,加强对施工材料和施工人员工作质量的监察,注重建筑施工人员的素质审核。建筑施工过程中不仅需要技术层面的工程师,还需要施工过程中的工人对施工方案进行严格的施工落实。必须加强建筑施工人员的素质考核,全面培养公民建筑施工人员的风险责任意识,保证施工设计人员符合国家建筑施工人员的工作技术掌握要求,加强施工监督和人员交换班监视,不能忽略施工中的任何一个小细节,以免造成不必要的由人员过失造成的施工漏洞。由检察队伍对施工工作进行记录,采取惩奖分明的机制,进一步激发施工人员的工作积极性,从而提升工作质量。
(2)加强对建筑施工企业与施工材料的质量把关。
建立健全公民建筑施工公司的项目经理负责制度,保证建筑施工各个环节的质量。建筑企业必须适应市场需要的公司内部运转结构和模式,致力于各个项目之间的责任联系,促进各个项目环节之间组成的整体效果。让每个项目都有专业的经理人员进行负责,督促项目经理保证项目施工过程中的质量。实行动态管理,建立起由权威有规划权责明确的公司内部管理机制。加强对施工材料质量和来源的严格把关,建筑过程中采用的施工材料都应该是明确得到国家质量安全认证的合格产品,施工单位要定期更换材料供应厂家,保证施工材料的质量。
(3)加强建筑施工过程的全程质量监管。
项目部制和项目经理负责制,是建筑业企业普遍推行的一种管理模式。在实际操作实践中,通常会出现成本管理责任的不明确和核算的不准确。因而要求企业要分清层次,明确各层次的责任,做好公司—项目部—施工队三级成本管理和核算。
1.公司级的成本管理责任
公司级的成本管理责任应该突出把握企业全局宏观的生产经营状态和方向。统管和监控全体项目部并且综合平衡各项目部的经济技术指标,通过现场检查和每个项目部的报表来掌握成本管理的运行情况。公司在参与社会建设单位的招投标活动中,要把握前期成本的发生,投标报价合理、竞标让价适度。中标签订合同后,根据公司的计划安排和发展需要,对项目部提出一个综合的总体要求,也就是目标成本。公司的成本控制应高屋建瓴,统筹全局。
2.项目部的成本管理责任
项目部上对公司、下对专业施工队伍,内对各专业技术人员、外对建设甲方,内外兼顾,承上启下,是对工程进行综合管理的具体责任部门,是进行全面成本管理的前沿阵地,是项目成败盈亏的关键组织。因此每个项目部都要明确自己的成本管理责任。首先是项目经理和主管工程师应根据施工组织设计,落实成本管理责任制,进行成本分解,建立成本控制网络,按期组织经济活动分析,根据日常检查发现的问题,及时制定相应措施。其次是“各大员”要各负其责,及时与公司对应领导部门沟通和互动,避免财务、材料、合同、计划统计等部门的工作脱节。通过分析及时提出各专业降低成本费用的建议与对策。第三是落实预结算人员的责任。坚持“先算后做”,杜绝“干了后算”或“边干边算”的传统弊病。所以项目部配备的预结算人员非常重要,他们要能够根据预算随时进行成本核算和项目经济分析,提出具体的节超措施供领导参考。
3.施工队的成本管理责任
各个专业施工作业队往往成本观念不是很强,为了有活干,不惜垫资施工,最后拖欠员工工资。施工队或者分包商也要明确自己的成本意识。对各班组或临时组织的施工队伍,建立日核算、旬分析制度,有效控制他们的实物消耗。
二、建筑业企业加强成本管理的对策
成本管理是一项涉及工程、材料、财务、劳资等方方面面的复合性工作,需要公司、项目部、施工队层层把关,多个部门相互配合,同心协力实现公司的总体成本目标,任何一个环节出现纰漏,都会造成不必要的成本损失。为此,笔者提出如下对策:
1.建立统一的企业核心价值观
核心价值观是一个组织的灵魂,是为之坚守并且身体力行的不变信念,是判断善恶是非的标准和遵循的行为准则。我认为,建筑业企业的核心价值观应该建立在正确的质量观、安全观、人才观和行风观的基础上。
2.建立完善的成本核算体制
项目成本核算制是建筑业企业推行项目经理责任制的关键和基础。没有对建设项目成本的核算、分析、考核、控制和计划,项目经理责任制就是个有名无实的空中楼阁。公司主管经营核算的职能部门要充分发挥职能,强化成本管理,挖掘内在潜力,为企业创造良好的社会、经济效益。
3.确保成本核算员工作的独立性
新颁布实施的《建筑业企业资质标准》明确增加了对项目部造价员等施工现场管理人员的考核指标。在很多建筑业企业,项目部的成本核算员是由造价员来兼任的。如果造价员的工作业绩和工资奖金由项目部考核和发放,势必影响他们行使职能的独立性,使工作行为受到限制,造成成本管理弱化。建议对每个项目、每个项目部,都要对应地配备得力的、能够独当一面的施工成本管理员,由公司集中管理和统一调配,使工程项目成本核算员切身利益从工程项目部分离出来。企业要重视成本核算人员队伍的素质建设,建立健康有序的施工成本核算工作网络和管理程序。
4.公司加强对项目部施工成本核算的监督
各工程项目经理要严格贯彻执行施工成本控制与核算管理制度,尊重成本核算员的工作,不利用职权干扰成本核算管理的正常程序,对成本核算员行使职权提供必要的保障。公司职能部门应加强对基层成本管理的监督力度,设置项目部核算员的上岗关卡,对业务不熟悉、核算能力差、未按规定持证上岗的人员,要坚决撤换。对在业务上不负责任、弄虚作假者,要严肃处理。
5.进度—成本联合管理
关键词:建筑企业;项目;控制;成本管理
中图分类号:F270.7文献标识码:A文章编号:1672-3198(2008)03-0103-03
1 建筑企业成本控制存在的问题
建筑企业考核工程产品的指标时,重点放在生产任务完成上,降低了对施工质量、效益的考核,企业成本控制存在的许多问题,主要表现在:
(1)百分比含工资超支严重。
人工成本在招投标综合单价中的比例:大型桥梁一般在10%以内,路基工程一般在16%以内,路面工程一般在10%以内。目前,税务、劳动人事等相关部门审定的百元产值含量工资一般在16%左右,并随企业效益等各方面因素而浮动,但这含量系数是包括全企业的总工资开支水平,而不是特定某一项目可实际开支的工资水平。
(2)材料管理制度不健全及不重视材料管理制度。
由于材料成本在建筑企业工程成本中占相当重的比例,一般经验值为55%-65%。
在实际施工过程中,大多数建筑企业在购入大型结构、施工钢材及各种配件、低值易耗品等时,无计划的采购现象比比皆是,或采购计划非常随意,控制权完全在项目经理及采购员身上,结果往往导致材料的积压、超支,采购人员暗箱操作,抬高材料价格,索要高额回扣,直接导致材料采购成本增加。
(3)机械设备完好率、利用率低,使用费高。
施工机械费占建筑企业项目总成本20%左右,因此,对施工机械设备的使用和管理是成本管理的重要环节。造成机械使用费成本偏高的原因很多,归结起来有:第一,盲目投资,不能根据市场行情和项目施工需要作可行性分析来购买或租赁设备,致使投资无法取得实效,无法收回投资设备成本,项目完工后造成设备闲置。第二,设备采购选型盲目,专用性太强,一旦设计变更,花巨资所采购的设备就无使用价值,造成设备投资浪费。第三,购买大批设备不实行招投标,不计算资金成本。第四,同一企业内部无法实现资源共享。第五,设备管理不到位,设备的使用、维护、保养均不能按操作规程办理,设备使用及操作人员素质参差不齐,操作人员不能执证上岗,甚至造成人为损坏等现象。
(4)间接费用控制不力。
间接费占建筑企业项目总成本10%左右,间接费是指管理人员的工资、办公费、差旅费、劳动保护费、其他费等,其中最主要的是办公费、差旅费、及业务招待费开支严重失控。
(5)财务管理混乱。
财务管理混乱现象具体体现在:一是没有完整的财务管理制度,财务开支无计划,想怎么开支就怎么开支;二是货币资金管理混乱,开设多个银行存款账号,但又不及时核对清理,导致银行存款和现金账款不符。巨额成本隐匿在银行存款和现金余额里;三是债权债务的确认不准确,结算不及时,导致多付货款,应收款无法收回;四是收入、成本的计算不准确,导致成本不实、盈亏不准;五是会计基础工作较差,账物不符。上述问题的存在,必然影响到成本信息的准确性,继而造成建筑企业成本控制不准。
(6)安全事故较多。
根据目前对建筑企业安全事故的调查,其个人抚恤金的费用已达到十多万元以上。究其原因主要有:一,纪律松弛,管理混乱,有章不循或无章可循;二,现场缺乏必要的安全检查;三,从领导到群众思想麻痹;四,机械设备年久失修,开关失灵,仪表不准,超负荷运转或带病作业;五,缺乏安全技术措施;六,忽视劳动保护;七,工人操作技术不熟练,安全意识差,违章作业;八,领导违章指挥。
(7)承包措施不配套。
大多数建筑企业对内部队伍的承包没有相应配套的管理措施,实行承包后漏洞百出,致使成本超支。比如,有的承包方案规定完成多少任务发多少工资,但对材料的消耗和设备的使用、维修没有明确要求,形成包工不包料、包盈不包亏。
(8)分包工程存在漏洞。
近几年来的工程实践中,大多数建筑企业对劳务分包队伍包工不包料,导致材料费用失控;有的建筑企业对分包队伍施工的部分工序的工程数量存在重复计价现象,导致多拨工程款,最后形成亏损;有的建筑企业对分包工程的价格非常随意,没有重新按照定额和预算标准进行计算,仅随便定一个提取管理费的比例就万事大吉,最终提取的管理费还不够补偿投标所开支的费用;有的建筑企业甚至不考虑中标价格。
(9)出现严重的质量问题。
建筑企业在施工过程中出现严重的质量问题,从而导致返工、修复、推倒重来等重复施工的现象发生,加大了工程成本。
(10)合同管理混乱。
目前大多数建筑企业合同管理的意识淡薄,对购货、雇用人员、提供服务、分包工程、承包工程等合同知识知之甚少,不理解合同的订立、合同的效力、合同的履行、合同的权利义务和违约责任等基本要素,导致合同管理混乱,企业遭受巨大经济损失。
2 强化建筑企业成本控制的措施及对策
2.1 近期对策
(1)做好成本预测,加强前期成本控制。
做好投标工作。要进行认真的分析研究,有一定的把握的才能够投。同时,对投标费用,要进行与标价相关联的总额控制,规范开支范围和数额,并落实到投标责任人进行管理。为了考核投标费用开支情况,建议单列科目并按费用性质进行核算,期终,按费用性质转入管理费用有关科目。
(2)是中标后的价格分解。
首先要对中标价格进行复核分析,看哪些分项工程价格较高,有利可图或盈利,哪些分项工程价格较低,无利可图或是亏损,然后编制内部预算或是按交通部的标准及编制办法编制标准预算(标价),根据编制的预算和费用项目,通过对项目工程成本与标价的比较测算,把项目成本价格确定在标价的一定百分比之内。
(3)是工程成本预测方法可以依据单项工程投资分割。
测算出该项工程应收取的人工费、材料费、机械使用费等,然后再根据公司或项目经理部编制的施工技术组织方案和降低成本措施,对该单项工程逐一测算出实际需要各项成本费用和成本降低额。
2.2 加强成本的事中控制
(1)人工费的控制。
重点是定额定员的控制,建筑企业一方面要根据工程的实际情况制订劳动定额、工时定额,认真进行定员配备和劳动力安排,这样既能提高劳动生产力,又可以消除过多占用劳动力的现象。
(2)材料费的控制。
材料价格控制包括:①买价控制。货比三家,择优购料并公开采用招标方式;②运费控制。合理组织运输,就近购料,选用最经济的运输方法,以降低运输成本;③考虑资金的时间价值,减少资金占用,合理确定进货批量和批次,尽可能降低材料储备;⑤工程合同科一定要制定材料计划表,并报项目经理部审批,采购人员凭材料计划表购料,否则仓库人员不予验收,财会部门不予入账。
材料用量的控制包括:①按定额确定的材料消耗量,实行限额领料制度,各班组只能在规定限额内分期分批领用②改进施工技术,推广使用降低消耗的各种新技术、新工艺、新材料;③在对工程进行功能分析、对材料进行性能分析的基础上,力求用价格低的材料代替价格高的材料;④认真计量验收,坚持余料回收,降低料耗水平;⑤加强现场管理,合理堆放,减少搬运,仓储损耗。
(3)机械使用费的控制。
主要从六个方面入手:一是建筑企业根据自己的施工生产特点,配备合理、经济的施工机械;二是开展单机、单车等多种形式的内部经济承包核算;三是加强对机械设备的日常性管理工作,提高设备完好率、利用率和使用效果,减少大修费用的支出;四是加强对设备及配件的采购与管理,避免“水分”开支;五是对企业内部的设备实行统一调配,实现资源共享;六是固定资产更新决策,一定要集体决策,计算现金流量。
(4)其他直接费、间接费的控制。
其他直接费费用具有较大的弹性,有些可能发生,有些可能不发生。间接费用项目繁多,包括管理人员的工资、资金、办公费、差旅费、电话费、劳动保护费、上级管理费以及其他费用。稍微放松,极易失控,因此要精简项目机构,避免人浮于事,行政办公用品,一律要有计划采购,一律要登卡使用,按照组织设计原则,最好选择一专多能的复合型人才,降低管理人员的费用;当前,特别应控制的是建筑企业的招待费,要根据工作制定招待标准并严格控制。
(5)安全事故的预防及措施。
安全工作要预防为主,消除事故隐患.小事故要当大事故抓;别人的事故要当自己的事故抓,险肇事故要当事故抓。另外,不应把搞好安全生产单纯看作技术性工作,而必须从思想上、组织上、制度上、技术上采取相应的措施,综合治理才能奏效。
(6)分包工程的成本控制措施。
首先按照确定总成本目标的方式确定分包工程价款;其次严格按照规定拨付和结算工程款。
(7)加强工程质量管理,控制质量成本。
质量成本包括故障成本、预防成本、鉴定成本三部分。建筑企业一次性完成合格的建筑产品也是降低成本的重要环节,应把工程质量管理当作成本管理的重要内容来抓,在施工生产中严把质量关,从施工前的测量放样、施工中材料投入以及施工后工程质量养护等,都必须严格按工程质量要求作业,避免不必要的返工损失。
(8)加强合同管理。
合同管理,应严格按照合同进行工程结算,特别是以分包工程为主的建筑企业,承包合同的工程价款应以重新编制的施工预算依据进行确定,另外,必须指定专人负责合同管理,除能够及时结算或者处理的事项外,其他的与外单位或个人的经济往来,技术、用工等事项,都必须签订正式的具有法律效力的合同,不得以口头形式约定。在合同履行过程中,要严格按照合同有关条款进行处理。
(9)提高财务人员素质。
财务部门是成本控制的重要组成部分,主要是通过审核各项费用的支出,平衡调度资金以及建立各项辅助记录和配合项目经理对各部门成本执行情况进行检查监督等手段,对工程进行全方位的成本分析,并及时反馈到决策部门,以便采取有效措施来纠正项目成本的偏差。
此外,为防止不可抗力给工程带来意外损失,开工之初对工程项目进行财产及其他保险、对员工进行意外保险,遭到不可抗力时,及时向保险公司进行索赔,也能使工程成本损失降到最低。
(10)加强成本在工程结算阶段的控制。
在竣工验收阶段,工程计量人员要计算分部分项工程的直接成本并与预算成本对比,以发现是否存在中标定额外还需业主签认的费用,预算人员必须与财务人员进行认真全面的核对,相互补正,以免漏项,确保取得工程结算收入,财务人员应扎扎实实进行材料及固定资的清理,加强对应收质保金的收回,并及时与公司并帐,堵塞成本流失的漏动。同进做好成本的核算和分析工作,为以后新接项目提供成本控制的依据。
2.3 远期对策
(1)建立一个完善的成本管理组织机构,建立以项目经理为主的成本控制体系。
在成本管理依据上,要制定一套符合市场实际的内部施工定额,用来结合已签订的合同、施工组织设计或施工方案、材料市场价格等相关资料,编制成本计划和下达成本控制指标,同时用来作为成本责任指标考核的重要依据之一。在组织上,首先要确定公司层面成本管理的牵头部门和责任人,代表企业行使成本控制职权。其次要分别明确建筑企业、施工机组以及各专业成本管理的责任人,下达成本控制责任指标。要坚决克服责任不落实,成本只在口头上控制的现象。在政策上,要实行责、权、利相结合,这是成本控制目标得以实现的重要保证。在成本控制过程中,项目经理及各专业管理人员都负有成本责任感,相应地应享有一定的权限,包括用人权、财权等。
(2)建立建筑企业项目成本核算制是当前工程项目成本控制的中心任务建筑企业用制度规定成本核算的内容并按规定程序进行核算,是成本控制取得良好效果的基础和手段。
正确制定项目成本核算的考核目标。企业对项目经理部成本考核的目标应该是企业下达的计划成本。要逐步克服建筑企业粗放型的承包模式,依据企业的有关管理制度、费用核定的内容和范围,通过施工组织设计和施工预算,确定施工项目的计划成本。以计划成本作为对建筑企业成本降低和超支的考核、控制依据。
准确把握项目成本核算的管理重点。项目成本核算的管理重点是项目成本的过程控制。它包括建筑企业本身为实现成本目标而进行的自我控制和企业为监督项目成本目标的实施情况而进行跟踪控制。其主要管理点有:一是指导思想明确,建章立制,使项目成本控制有制可依,形成项目成本核算的制度体系。二是进一步落实项目成本目标责任制,使目标成本层层分解,横向要分解到单位工程、分部工程和分项工程等不同施工部位的费用控制,纵向要分解到施工准备、主体施工、收尾交付等不同阶段的费用控制。三是加大事中检查,事后审计的力度,保证项目成本控制落实到实处。
1.1对信息化的认识有待提高信息是企业生产经营决策的基础和依据,随着社会的进步和发展,社会的组织化程度和生产的社会化程度日渐提高,国内大型建筑施工企业越来越重视信息化在企业生产经营中的运用,企业可以依据先进的信息化处理系统,适时做出科学的决策,为管理活动中的预测、计划、控制和决策优化等提供先进的手段,并为管理思想、组织和方法的优化创造条件,为企业带来更高的经营效益。但在占绝大多数的中小型建筑施工企业中,信息化仍然处于空白状态,影响了行业的信息化整体水平的提升。
1.2信息化建设基础仍旧薄弱目前,我国建筑施工企业信息化建设仍旧处在起步阶段,部分投入使用的信息化平台应用深度还是比较低,有的企业纯粹是为了申报特级资质才投入使用。即使在信息化应用开展较多的大型施工企业,大多仍停留在表面化认识水平,对信息化建设缺乏系统、统一的总体筹划,想起一项模块开发一项模块,盲目地扩大规模,使得信息化建设处于随意地私搭乱建的状态。但通常这些业务单元的信息化模块是孤立的,系统模块之间的数据无法共享,系统扩展性也较差,造成资金上的巨大浪费。
1.3信息化管理技术人才相对匮乏建筑企业信息化管理人才匮乏是当前的普遍现象。多数建筑施工企业的信息管理与信息系统人才缺乏,尤其缺乏掌握深厚理论基础与实践技能的技术人才。信息化系统运营管理需要一支既懂计算机专业技术知识,又具备工程项目管理经验的人才,由于目前建筑施工企业信息化建设的人才呈现系统性缺乏的状况,致使技术工作不能与实际需要相结合,技术问题和实际问题往往相脱节,致使信息化系统大部分功能无法发挥作用。
2施工企业信息化建设必要性
2.1信息化建设可以提升企业管理水平信息化的建设将带来大量信息数据积累,信息积累为知识管理发展提供了实践基础支撑,最终实现知识管理转化为企业的竞争实力。企业信息化管理可使企业信息即时化,管理高效化,从而提高企业快速反应能力,可以加强总部对项目部的控制,同时通过流程优化去规范企业各个基础业务流程,提升项目管理水平。信息化可以整合业务流程,通过企业信息系统的建设实现人力、资金、材料、信息资源的统一规划、管理、配置和协调,使信息技术与管理业务流程相互整合,提高了企业管理效率。
2.2信息化可以有效降低经营风险随着大型建筑施工企业的不断做大做强,企业经营风险也越来越大,需要十分复杂的信息处理过程。建立项目信息管理系统平台,利用信息网络作为项目信息交流的载体,加快项目信息交流的速度,实现项目数据的及时、准确收集,将施工现场到管理层面的全部信息系统化、结构化,使管理层能够及时查询工程进展情况,从而为项目管理提供定量的分析数据,支持项目的科学决策,促进对各类风险进行有效的、迅速的预测、分析、防范和控制。
3建筑施工企业信息化建设对策信息化
不仅是企业生产经营中的技术支持手段,更是对企业改革发展、机制体制创新具有积极的推动保障作用。为了稳步推进建筑施工企业信息化建设工作,提升核心竞争力,建筑施工企业信息化建设应贯彻以需求为导向,以应用促发展,分步实施,梯度推进,务求实效的方针,推动信息化建设稳步发展。
3.1提高思想认识,加强建设规划信息化建设是一场深刻的管理革命,谁的信息技术先进,谁就能及时、高效地了解市场动态,掌握市场主动权,赢得市场,创造优良效益,保持企业健康持续发展,建筑施工企业必须清醒认识到信息化建设的重要性,加快信息化建设步伐,不断提高职工认识,加强学习,掌握行业信息化技术的应用技能,提高信息化的应用水平和管理水平。要更深层次建立信息化中长期规划,明确每一阶段的工作任务、工作措施,进行统筹安排,保证必要资金、人才投入,保障信息化建设目标的实现。
3.2实施人才战略,提高能力水平建筑施工企业信息化建设既需要专门的计算机人才,又需要全体干部职工的计算机应用能力的提高,人员的素质直接影响信息化建设的全面实施。企业应一方面建立引进人才的优良机制,在招录人才时要有意识地录取领军人才和计算机专业毕业的技术人才;另一方面要对现有的专业技术人员进行培训。要加大培训力度,投入时间、投入资金、投入人力,使干部职工掌握一定程度的信息知识和应用技术,切实提高操作水平和应用能力。要建立信息化管理人员、技术人员、操作人员的人才培训和激励机制,促进人才的积极性,提升建筑行业信息化人才的专业素质,更好地推动行业的健康高效发展。
3.3健全管理机制,强化推广应用信息化建设的目的在于应用,在于通过应用提高工作效率,提供优质服务,促进效能建设。建筑施工企业内部必须建立健全专门的信息化管理部门,全面负责和协调信息化工作,大力推进信息化与日常生产经营工作的全面融合,使企业内各部门、各项目之间做到应用系统互通、工作业务互相协同,使信息化技术得到充分的发挥和应用,不断提高信息化应用能力。
3.4统筹发展规划,实现资源共享建筑施工企业信息化建设不能急功近利,更不能为了应付检查做摆设。企业信息化建设要从实际出发,实事求是,制定全面、长远的发展规划,有层次地逐步实现,不断逐步提高,真正实现信息化技术对企业改革的强力促进作用。要以信息化为平台,所有管理流程纳入到信息化管理体系中,做到实时监控,远程指挥,彻底解决项目管理不规范、管理混乱等问题,切实提高工作效率和项目管理水平,实现资源共享,真正达到支撑决策、快速应变、服务管理、高效执行的目的。
4结语
关键词:建筑企业;项目成本;管理
加强工程成本管理是降低成本、提高企业经济效益的基本途径,是企业经营管理中的重要手段。
1国有施工企业成本管理的现状
1.1成本管理内容片面
(1)目前,许多国有施工企业对成本管理内容的认识仍然局限于传统观念,仅仅注意施工过程的成本管理,而忽视经营全过程的成本管理。认为成本管理就是管理施工过程中的工程制造成本而忽视了投标报价、供应过程和经营管理成本的管理。
(2)只注意成本水平本身的高低,忽视成本效益水平的高低。许多企业由于受“成本管理就是降低成本”的传统成本管理观的影响,仍然把成本的升降作为评价成本管理水平高低的唯一标准,片面强调成本管理就是降低消耗和节约开支,忽视整体成本效益水平的高低,影响了企业的信誉,为获取长期效益设置了障碍,又直接增加了企业的损失,有悖于降低成本的初衷。
(3)只注重节约,忽视工程索赔的管理。“开源”与“节流”相结合是现代成本管理应遵循的一项重要原则。但国有施工企业在成本管理中普遍存在着重“节约”、轻“开源”的倾向,特别是对作为“开源”重要内容之一的工程索赔管理重视不够。
1.2缺乏成本竞争意识,市场应变能力差
近年来随着市场经济的深入发展,建筑市场招标竞争激烈。面对市场竞争的沉重压力,不少施工企业盲目揽任务,不惜赔血本中标,使企业陷入越干越亏的境地,有的企业不计成本盲目铺展,贷款垫资施工结果使企业背上沉重的包袱,危及企业的生存发展。这些企业在经营决策时忽视最基本的市场调查、缺乏最基本的成本管理意识,导致大量的无效成本增加给企业造成严重的经济损失。
1.3成本管理方法和手段落后,成本管理作用弱化
由于受各种因素的影响,不少施工企业成本管理普遍存在着重事后轻事前、重静态轻动态、重短期轻长远、重数量轻质量、重局部轻全局、重具体轻宏观、重现象轻本质、重内部轻外部、重战术轻战略的弊病。有的企业受“成本无法再降低”的思维定式束缚,习惯于按传统思想观念想问题、办事情,靠完成产值、扩大投资、谋求业主多计价来实现成本盈利,忽视了企业是以追求利润最大化为目标的经济组织及企业成本管理追求极限的基本特征。
2项目成本管理中存在的问题
2.1成本意识不强,干活不算账
因长期受计划经济管理体制的影响,企业虽然实行了施工项目管理,但对成本管理的深度和广度的认识程度差距较大。例如,项目管理层和作业层对成本管理的意识不强,只管干完活、干好活,怎么省事怎么干;有时由于管理层各职能部门的脱节,有预算没有核算,干了额外活没有变更,没有记录;有变更没有预算;虽有项目经济分析,但弄不清节超的原因及哪个阶段的节超,哪个分部工程的节超。从而出现一些项目前期盈利、中期保本、后期亏损的不正常现象。在项目成本管理中,公司级管什么,项目部管什么,责任不明确,虽然企业要求项目部要做到先算后做,但实际经常是干了后算或边干边算。虽然项目部都配有预结算人员,但责任不落实,工作不到位,财务、材料、经营、预算等部门工作脱节,大部分无项目经济分析比较,没有具体的节超建议和措施,即使能从结算上反映项目盈亏,但弄不清盈亏原因。尤其是有些管理人员受传统观念影响,成本管理意识不强,缺乏法律意识、责任意识,把业主——总包——分包关系理解为建设单位与施工单位双方友好合作关系,没有合同观念、经济意识,或者因没较大切身利益关系,要钱不着急;有的虽然意识到要找建设单位办理签证手续,但遇到建设单位不愿签或有意拖的情况,却没有采取有效的防范措施,干完了活甚至多干了活,却因无完善必要手续和证据而收不回工程款。
2.2人员素质不高,责任心不强
目前,我国企业改革的经验表明,企业发展的瓶颈是人才的瓶颈,由于现行体制的制约,企业不可能在短时间内使职工的素质提高到能满足市场规律的程度。对于项目,特别是小型项目,人们都有一种临时观念,组织结构不稳定,所以干活敷衍了事,工作质量低下、得过且过的现象比较普遍。虽然项目也有责任制,但没有将目标成本分解,责、权、利落实不到人,则滋长了员工的消极情绪,加上现场人员流动频繁,工作不连续,责任心也难以到位。项目盈利了,人人有份,项目亏本了,人人有责,但没有处罚,还可以前后推诿,这正好成为一些不负责任者的借口。有部分具有施工管理和组织经验的人,成本管理能力却有限,文化水平及专业理论知识水平不高;一部分具有理论知识水平的大学生经验又不足;具有理论知识、实践经验及成本管理经验的复合型人才成为了建筑企业的急需人才。3加强项目成本控制管理的措施
(1)加强项目部对施工项目成本核算意识及观念的转变,建立和完善项目成本核算的管理体制。建立项目经理责任制和项目成本核算制是实行项目管理的关键,项目成本核算制是基础,它未建立起来,项目经理责任制就留于形式。项目成本核算又是项目成本管理的依据和基础,没有成本核算,其它成本分析考核、成本控制、成本计划等工作就无从谈起。企业经营核算部门作为一个施工成本管理与核算的职能部门,应当充分发挥其应有的职能,挖掘其内在的潜力,调动其工作人员的积极性,使项目管理人员真正认识到施工成本管理在项目施工管理中占据着不可替代的重要地位。
(2)加强施工成本核算监督力度,以人为本,全员参与,增强成本核算员自身的素质建设和工作责任感。
各工程项目部人员应自觉认真学习和严格贯彻执行企业制定的施工成本控制与核算管理制度,并保持自律,不利用职权或工作之便干扰成本核算管理工作,使施工成本管理真正落到实处。成本核算员要对施工生产中发生与施工成本相关的工程变更项及时收集整理并办理签证手续,定期向公司经营部门上报审核,以便及时准确地控制施工成本并掌握工程施工情况,防止给工程竣工结算造成不必要的损失。公司应制定相应约束机制和激励机制对成本核算员行使职权提供必要的保障。作为职能部门应加强监督力度,充分发挥他们的主观能动性,提高他们的工作责任感。
(3)抓好成本预测、预控,认真履行经济合同,优化施工组织设计方案,对工程成本进行前馈控制。
项目成本的管理,首先必须抓好项目成本的预测预控。工程签约后,公司和项目部应同时开展编制施工预算、成本计划,另外编制工程施工任务单和所需机械台班,然后根据上述数据进行对比、校正,再结合现行、当地人工、材料、机械的市场价,测算出工程总实际成本。在项目的各项成本测算出来后,公司与项目部签订承包合同,在承包合同中,对项目成本、成本降低率、质量、工期、安全、文明施工等详实约定。通过合同的签订,确保项目部和公司责、权、利分明,双方按照合同中的责任,自觉地履行各自的职责,以保证项目施工顺利完成。
(4)选择、使用好劳务、分包和承包方,激励、用活企业操作层。随着国企内部机制的改革,企业逐步精减队伍,优化结构。为了满足项目的劳动力需求,必须选择一定量的劳务队伍,选用的劳务队伍要选择一些信誉好、实力强的队伍进行综合评议,建立相对稳定而又定期考核的动态管理。劳务分包实行招投标制度,公司成立招标小组,评委由项目经理、生产、劳资、质安等人员组成,制定招标文件,邀请三家以上的分包方投标,根据投标方的标书、资信等确定中标队伍,劳务分包从招标到签约自始至终要在公平、公开、公正的原则下运行,杜绝暗箱操作。另外加强劳务资金的集中管理也很重要,项目部每月对劳务队伍的当月完成工作量进行核算,汇总后由项目经理进行审核、签字,报公司施工管理部门,施工管理部门根据劳务完成量与项目部报公司的已完成工作量表进行核对,报财务部门。财务部门根据劳务分包合同核定拔付劳务费用的额度,报公司经理审批,工程发生变更的劳务增加费,如无经济签证,公司不予确认。项目部尽量避免分包合同以外的诸如临工、杂工等费用的发生。通过劳务分包的管理运作,逐步将市场机制引入本企业自身队伍操作层的管理,激活企业操作层的活力。
(5)加强现场材料管理,监督材料采购过程,严控材料耗用环节。资源消耗的减少,就等于成本费用的节约,控制了资源消耗,也等于是控制了成本费用。材料的管理重在采购环节和耗用环节,针对施工材料采购品种较多,价格不宜控制的问题,公司可以组织财务、材料人员,充分利用现代的网络技术建立一个近两年公司材料采购对比分析数据库,并随时添加最新数据,各项目部可以直接在网络中直接查询所需有关信息,比如采购价格、采购渠道、生产厂家等信息。这样采购人员可以很容易找到合格的供货商,采购监督人员也可以很方便地找到监督依据。在材料领用环节的控制过程中,应坚持定额领料原则,在项目开工以前,根据设计图纸计算工程量,按照施工预算定额编制整个工程项目的施工预算,作为指导和管理施工的依据。在施工生产中,对生产班组的任务安排,必须坚持签发施工任务单和限额领料单,并向生产班组进行技术交底。施工任务单和限额领料单的内容,应与施工预算完全相符,不允许无根据地更改施工预算,也不允许不按定额而胡乱估工。在现场发生估点工后,根据企业的各自特点,联系相关业务部门如计划、劳资、施工等部门共同进行零工的测定工作。为了保证施工任务单和限额领料单结算的正确性,要求生产班组根据实际完成的工程量和实际发生的人工、消耗材料如实做好记录,相关业务部门应对施工任务单和限额领料单的实际执行情况进行认真的检查和验收。
一、制约建筑企业财务会计管理的因素
(一)客观因素
企业是在社会环境的大前提下发展以及生存,就会不可避免的受到环境客观因素的影响,同时,也会对建筑企业中财会的管理工作造成一定难度。社会环境因素制约建筑企业财务会计管理中主要包含:1.材料的供应商。建筑企业在施工中较大的投入,若无法得到有效的资金周转,就必将造成严重的材料费拖欠,而材料的供应商在企业将款项全部付清的前提下才会开具发票,在一定程度上加大了财务部门做账工作的难度性。2.发票方面。因在建筑市场中发票的真假难以分辨,如遇到假发票,就会使报账工作受到影响。3.民工方面。在建筑行业中,拖欠工人工资的情况时常出现,而工人不会在没有领到工资的情况下就先签字,工资的进账工作在一定程度上受到影响。
(二)主观因素
企业自身是制约建筑企业财务会计管理的主观因素,其是采矿管理的关键,其中主要包括:1.企业制度不够健全和完善,管理不够有效;2.领导层对企业财务会计的管理重视不足,有较为严重的小团体现象;3.不够明确的财会管理目标,不能够有效落实责任制;4.专业的管理人才队伍缺乏等。
二、建筑企业在财务会计管理中存在的缺陷
(一)认识与重视不足
目前来看,建筑企业对财务会计管理工作方面越来越重视,但还缺乏足够的认识,使各项管理工作的展开受到一定制约。与此同时,由于重视力度不够,建筑企业财务会计管理工作仅停留在表面,未能够对相关材料和费用的管理作出进一步分析。财务会计管理中的问题没有得到有效重视,导致未能及时采取有效措施处理问题,对企业的正常运行造成一定影响。另外,因对日常工作不够重视,致使财务会计管理工作不够完善,存在一定漏洞和缺陷,制约企业发展。
(二)薄弱的风险意识
建筑企业财务会计管理人员薄弱的风险意识,致使财务会计核算的规范性严重缺乏,对相关决策有较为主观性以及随意性,使企业财务会计的科学管理风险性增加。与此同时,由于科学预见性的缺乏,导致未能及时发现并核实一些失真信息,严重影响了财务会计的管理。另外,由于较为薄弱的企业内部控制力以及监管能力,致使资金债务结构不够合理,在一定程度上增加了建筑企业财务会计管理风险。
(三)监督体制不够有效完善
在当前的建筑企业财务会计管理中,未有效重视和落实相关规章制度,也未有效执行相应监督措施,增加了管理工作的难度。另外,在管理中,还会有年初无预算、开支无计划、成本无控制且挂账不清理的现象出现,使财务会计管理造成混乱,制约企业正常运营。
(四)高素质管理人才的缺乏
我国建筑企业财会管理人员的素质普遍不高,严重影响着财务会计的管理工作,对企业的经营以及运作带来一定的负面影响。企业管理中,缺乏高素质的管理人才是建筑企业财务会计工作面临最为严重的问题之一,其能够直接导致财务会计沟通以及管理效率降低。
三、建筑企业财务会计管理的对策
(一)加强以及提高思想重视
建筑企业应对财务会计管理的认识提高,加大对其思想的重视,保障顺利开展财务会计管理等各项工作。与此同时,应积极引进先进的管理技术,以使财务会计管理的运作方式和流程得以完善。在经验管理之中,应坚持以成本和效益为核心的原则,使财务监控体系更加完善,使市场竞争力得以提高。
(二)增强风险意识,使风险防范体系得以完善
建筑企业可以设定财务会计的指标,以分析预警报告,预防财务风险。企业间应以自身的经济实力、规模以及经营状况为前提,建立健全风险防范体系,预防财务危机。
(三)企业内部监督体系的建立并完善
建立健全企业内部的监督体系,能够使企业财务会计管理水平得到有效提高,保障企业生存以及发展。
(四)建立高素质的管理人才队伍
建筑企业应对高素质的人才队伍加以建立,对管理层次加以精简,聘用能够较强的财务管理人员。
四、结语
一、传统财务管理存在的问题
随着市场经济的发展,大型施工企业集团在我国日益呈现出规模,企业发展越快、规模越大,在当前财务管理模式的问题也日益表现突出。大型施工企业集团财务管理中存在诸多问题,突出表现在以下几个方面:
(一)缺乏健全的预算控制体系。目前各类建筑业集团公司预算管理现状并不乐观,各公司虽然明确了预算管理体制,预算管理机构,编制了年度预算,可预算实际执行实际效果难以检验,预算仅为生产经营计划的参照。预算的控制作用无法真正实现。
(二)资金控制不力。目前集团资金分散在各子分公司,各子分公司资金分散在各个项目上,集团无法实时掌握了解整体资金情况;无法掌握动态的资金信息,同时也带来了资金成本和资金安全的问题。
(三)会计电算化难以适应环境变化。在20世纪80年代,计算机技术就引入了会计核算中,将财务人员从繁杂的劳动中解脱出来。但是会计电算化只是将传统的财务会计流程搬到计算机中,使得会计流程自动化并没有从本质上去改变原有的会计流程。
二、信息化条件下财务管理分析
(一)财务管理信息化应以财务管理为重点。多年来,施工企业会计电算化仅仅应用于会计核算方面,在财务管理方面一直未有大的进展,因此,如何利用最新的信息技术,融入新的管理会计思想,加强预算管理、资金管理和财务分析等管理功能,成为财务管理信息化的主要目标。
(二)财务管理信息化宜采用集中的管理模式,实现财务信息的充分共享同时,保证信息的质量。由于施工企业高度分散特点,必须采取资源的有效配置和统一调度。才能实现对集团内部资源的高效率配置;保证决策信息的真实;确保决策质量;提高企业核心竞争力和应变能力。随着广域网、互联网、大型数据库、高速性能计算机的出现,已经使在地理上分散的一个集团公司范围内的业务和财务数据集中存放和统一处理成为可能。客观上解决了财务信息不对称问题。
(三)财务信息化应以财务资金的活动为核心,贯穿企业的整个经营活动的全过程。从财务部门本身的管理业务发展到企业所有与财务状况相关的业务。财务管理是企业经营状况最集中的体现,是企业管埋架构中核心的部分。企业的财务管理信息建设,应当包括所有与企业财务状况相关的业务过程。
(四)信息技术的应用带来财务管理工作流程的变革。应用范围应从管理部门延伸到原始业务发生点。为了实现对企业资源、企业财务状况的实时、动态的配置、管理和控制,必须把应用范围延伸到原始业务发生点。应该根据具体的业务,来确定原始业务发生点。要严格按照统一规定的业务流程发生,不能随意改变原始业务发生点。
三、信息化环境中财务控制实践
“内部会计控制是指单位为提高会计质量保护资产的安全完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定的一系列、方法、措施和程序。”信息化环境下构建财务内部控制系统应重点关注以下方面:
(一)完善财务内部控制环境,培养企业整体的信息技术能力。企业为了适应控制环境的变化,需要从一个新的角度来看待信息技术,要重视公司进行网络化管理的整体的IT能力,而不是简单的建立诸如储存系统、存货控制系统等几个孤立的IT系统。
档案管理工作的开展离不开先进的思想意识,而先进的思想意识的产生,则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识,并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习,了解国家有关的法律法规,并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中,要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪,积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上,要积极地组织相应的培训活动,让员工主动参与进去,不断提高档案管理的意识与观念,重视档案管理工作,不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展,需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果,才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交,保证档案资料的时效性。
2规范管理
建筑施工企业在开展档案管理工作时,要对于相关的档案管理行为进行规范化操作,通过制定一个统一的标准来执行,可以有效地提高管理效率,实现规范化的档案管理。一般来说,建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像(照片、录音、影像、奖牌、证书等)档案管理、会计档案管理、科技档案管理(如科研档案、工法、工程施工竣工档案)等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理,并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上,还要制定相关的存放、保密以及查阅条例,并严格遵守,从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性,提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定,制定企业档案管理方面的规章制度,收集整理企业各类档案资料,对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊,按保管期限分类上架存放,同时编写相应的检索目录。
3信息化建设
企业的档案管理工作开展,需要与时俱进地进行创新和改进,引入信息技术,实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源,也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用,构建一个科学的档案信息管理平台,可以实现对信息的充分利用,并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理,提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用,电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用,可以实现对电子档案的安全保管,配合采用刻录等方式,可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上,档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配,实现了档案保密的功能。
档案管理工作中,纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理,在对纸质档案归档的同时,也要做好电子文件的及时归档,对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外,档案信息的管理上,要不断地对档案保管条件进行提高,并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查,避免档案信息被破坏。档案信息的使用中,要做好相关的审批,保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权,并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程,可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进,提高了管理效率,并且实现了档案信息的高效利用。
4做好档案服务
档案管理工作的开展,其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中,也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说,档案信息中包含了很多技术方面的信息,是企业施工过程中技术和经验的汇总,是企业智慧的结晶,是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上,对于一些图纸、资料,档案管理人员要进行科学地处理,并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理,可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时,很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门,也可以提高企业的市场竞争力,提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业,工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程,不断地拓展档案的利用范围,满足企业各个部门对档案资料的需求。
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