档案数字化管理方案精选(九篇)
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第1篇：档案数字化管理方案范文
（一）房产档案服务更具多样化。对于房产档案的网络化服务，需要借助信息技术，实现纸质档案向数字化信息的转化。在房产档案中，涉及较多的合同、协议以及文件等，在数字化管理模式下，可以将其有效转化为图片文件、声音文件等形式，实现对资料的科学管理，切实提升房产档案管理水平。另外，在资料得到完善之后，将其纳入数据库，为信息的查阅和使用提供更大的便利，简化查询流程，加快信息查询速度。在多样化服务的支持下，能够为房产用户提供更加全面、及时和方便的服务，提升房产信息管理部门的服务水平。（二）房产档案管理网络化特征突出。在传统的房产档案管理工作中，主要依赖的是人工，能够满足房产用户相关业务的办理需要，可以提供基本信息的查询服务。但是，很难实现信息的及时收集，无法实现高效的应用，对档案信息深入开发应用产生阻碍。目前，网络化管理模式在房产档案管理中得到广泛应用，便于实现方案信息的高效整理，检索效果增强，满足归档和查询的需要，极大地提升了房产档案管理工作的效率和质量，同时，用户也能够获得更加便捷的服务。（三）房产档案保密性更强。对于房产档案而言，很多信息需要实现高度的保密性，但是，在传统的档案管理模式中，保密性不高。借助数字化管理方式，能够实现数字化房产档案内容与管理主体、载体的一一对应，切实增强人员对档案信息保护的意识。在数字化的档案管理中，同时在计算机技术以及数据库的支持下，能够实现档案实体与服务之间的有效分离，保障原始凭证能够更加准确地录入信息资料库，为信息的保密性提供保障。
二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升
（一）重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理，需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变，应用较多的是图片文件方式。因此，要重视高品质的信息库，实现房产信息全面、准确地录入，为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候，结合文件信息，输入相应内容，切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式，借助对数据库的查询，实现对房产档案资源的有效整合。（二）切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同，而后提升行动力，因此，在房产档案管理中，鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现，要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题，借助数字化管理，能够实现对不良问题的解决和完善，推动房产管理工作的不断完善。另外，在数字化模式中，重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识，切实提升房产档案数字化管理能力，实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下，房产档案资源更具真实性与完整性，切实提升房产数据的质量，以更好地发挥对房产管理的支撑作用。（三）重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用，要有步骤、分阶段地开展工作。首先，结合各地房产档案实际，构建数字化系统。要充分考虑各种因素，如人员分配、数字化技术水平等。其次，加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大，同时，增长速度较快，因此，要加快数字化管理模式建设速度，以更好地满足社会的实际需求，扩大存储空间，有效解决档案管理空间不足的问题，提高利用率，实现对房产档案资源的科学管理。（四）提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理，国家和行业都具有相应的标准和规范，因此，要提升房产档案管理的规范化水平，立足国家统一的规范，制定合理的房产管理数字化标准，切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外，明确房产档案中数据信息的权限，使得用户能够进行相关信息的有效查询，加快远程服务建设。
三、结束语
综上，在信息高速发展的背景下，房产档案管理需要与时俱进，适应时展的新要求，将数字化管理模式引入管理领域，切实提升整体管理水平。为此，要明确数字化房产档案管理模式的特征，制定合理的策略，推动房产信息管理的科学性与合理化，提升管理使用效率，强化档案安全管理，以更好地满足社会的需要。
作者:冯晓蕾 单位:广州市番禺区建设工程质量检测中心
【参考文献】
[1]黎美彩.基于新形势下的房产档案数字化管理探究[J].办公室业务,2016(22):182+184.
第2篇：档案数字化管理方案范文
（1）安全性
数字化技术虽然给房地产档案管理带来了诸多便利，但是在复杂多变的网络环境中，档案信息的安全性则是尤为重要的，所以在数字化技术应用过程中，房地产档案信息的安全性是其必须遵循的首要原则。也就是说，在运用数字化技术的过程中，应该采取相应的措施保证档案网络系统的安全性，使得系统不因自然或者人为因素而受到危害甚至是破坏，进而避免房地产档案信息的泄露、遗失。因此档案管理工作人员必须要从各个环节、各个方面入手，通过用户权限的设置、定期备份、升级杀毒软件以及加强网络安全防范措施等方法，进一步确保档案信息的安全，并得到永久保存。
（2）真实性
对于房地产档案来说，档案信息的真实性既是基本要求，也是尤为重要的。这一原则在房地产档案管理数字化中也应该加以遵循，及时纠正档案信息中存在的虚假信息，以此避免造成一些不必要的损失和麻烦，这需要在其管理体制上加以加强。
（3）便捷性
通过计算机网络系统所实现的数字化档案管理取代了传统手工保存和管理档案的模式，这其中一个很大因素就是因为数字化技术为房地产档案管理带来了很大的便利性，便于管理工作人员的档案信息查询、整理以及开发利用等。而且在处理完成档案后，用户能够不受时间和空间的限制进行相关信息的快速浏览，还能供以多用户同时进行档案信息的查询浏览，并且不会相互干扰。
（4）可读性
数字化技术在房地产档案管理中的运用，仍然保证其档案的可读性，也就是通过存储、转换、压缩和加密等操作后，其输出方式仍支持识别和理解，同时保证档案信息的完整性和真实性，进而保证了档案的实际价值。
二、房地产档案管理中数字化的应用策略
1.加强创新型数字化技术人才的培养
首先进行档案管理工作人员知识结构的调整，培养一支具有先进档案管理意识和理念的高水平专业的创新型数字化技术人才队伍，以便对各种专业设施的维护、维修和升级，促进专业设备的顺利安全运行。同时通过相关数字化技术知识的培训，帮助档案管理工作人员了解并掌握数字化档案管理过程中的相关知识。技能和流程，进而提升管理人员的业务能力，促进数字化技术的运用和建设。
2.加强档案资源的规范以及标准体系的建立
只要保证了规范和完整的房地产档案信息，那么数字化技术的运用才能得到更好的利用，进而实现数字化管理的真正价值和意义。同时还要统一房地产档案管理的标准和规范，进而充分发挥出数字化档案管理的价值，否则一些不标准和规范的档案管理将会对房地产数字化档案管理建设、发展产生极大的阻碍。
3.建立健全的数据系统
档案数据库的建立是数字化技术应用的尤为重要的成果之一，但是要保证该系统的资料功能齐全，进而才能为管理人员提供更快捷的管理服务。首先系统的开发人员将各种房地产档案导入到数据库中，同时也重新录入原有的档案资源，并根据实际档案变动和增加及时更新和扩展数据库信息，保证档案的完整性、实效性和齐全性。而且在相关部门制定决策的时候，该数据系统也能为其提供一些真实、全面的有利依据，进而促进相关政府部门更好的提供优质服务。此外，还需要在该数据系统中建立档案目录数据库，也就是进行档案的编目，以分层级的方式继续拧档案目录的管理，更有利于管理查询工作的开展，使得管理工作更加有条理。还需要将档案信息数据化工作做好，存储好重要的档案资源，在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储，因为在信号转换的时候，档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制，可能会出现丢失、损坏等现象，所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。
三、结束语
第3篇：档案数字化管理方案范文
关键词：房地产；档案；数字化管理；电子档案
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：
引言
房地产产权档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的不同形式的历史记载, 是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产产权档案具有真实性、凭证性、动态性和共享性等特征,产权档案形成于产权管理过程中,其数量大,内容涉及面广,多为文字与图表相结合,内容涉及建筑、测绘、法律等专业知识。产权档案是非常宝贵的资料, 产权档案管理的最终目的是服务于民生，它为解决群众房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。产权档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。
为了适应新时期社会各界对房屋产权档案信息资源的需求，我们必须改变原有的工作程序及内容，利用计算机技术、扫描技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、存储技术等高新技术，把各种载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
1 建立数字化产权档案的条件已成熟
目前，国内几乎所有城市的房管部门都已采用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理，但真正全面实现了产权档案数字化的地方并不多，其原因除实现产权档案数字化还没有一套完整的标准和规范外，很重要的一点在于受当时技术条件的限制，例如没有成熟的大容量存储技术、高速扫描技术、模糊识别技术等。
随着科学技术的日益发展和计算机应用的普及，实现产权档案管理现代化的条件已逐步成熟。换成以磁盘、光盘或磁带为载体的档案，首先要进行数字化处理，扫描和数字照相是最常用的技术。
1.1 高速扫描技术
高速扫描仪能够实现每分钟上千页的双面扫描，是以前每分钟只能扫描几页的单面扫描技术无法比拟的。数码相机虽也可以实现档案快速成像，但对操作人员的技术要求较高，且不易实现程序控制。因此，高速扫描仪的出现，为档案数字化提供了最现实的手段。
1.2图像处理技术
要保证数字化档案图像清晰、又不能占用过多的存储空间，以提高在网络应用中的传输效率，必须对扫描图像进行分析，在不影响效果的前提下自动采用更高效的存储、压缩格式，还要实现对图像的自动识别分类，提高建库效率；对要求全文存储，全文检索的档案资料，在扫描建库时，还需用到汉字识别技术。
1.3存储技术
数字化档案必须有大容量、高效率的存储介质，以前，由于技术的限制，硬盘存储容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盘库作为介质。近年来，硬盘技术飞速发展，容量、可靠性均大幅提高，而成本却下降了许多。目前，专用存储克服了光盘库检索速度慢、机械故障高的缺点。另外，通过十多年的信息化建设，各地房管部门都培养了一批信息技术方面的专业人才，工作人员的计算机使用技能也大幅提高，各级领导也对本单位信息化建设前所未有地重视，把它作为提高管理服务水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力进行建设。
2 房屋产权档案数字化管理较之传统手工档案管理有不可替代的先进性
2.1 提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2.2 提高办事效率
房屋产权档案数字化管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以证实房屋产权为例，产权人的首套房、二套房的证明都需要详细准确的房屋产权档案信息。
然而房屋产权档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为社会各界及领导决策提供服务。与此同时，档案数字化管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
2.3增强档案原件保护
由于保管条件的限制导致纸张发黄、易粘、易脆等。特别是长期高频率的调用，纸质记录的原始资料中已有不少字迹模糊或破损，对长期保存档案造成了很大的损害。而档案数字化管理不但能够有效地管理日益庞大的档案信息并能满足快速查询的需求，而且能有效地保护档案原件，如代替原件使用，保护档案原件。数字化副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。因此实现“数字档案”是档案保护的一种必要手段。
3 做好房屋产权档案数字化工作，我认为应从以下几个方面入手
3.1 人员培训。人员培训主要包括两个方面:一是针对选择的数据库技术,对员工进行培训;二是数字化管理的职责划分, 即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员。并明确其相应的工作内容、责任后果。
3.2 录入、扫描及备份。对相应人员进行培训后,就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。
第一道工作程序:房屋产权档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度和熟练的打字基础, 对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意。确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。
第二道工作程序:房屋产权档案资料扫描。房屋产权档案资料扫描人员在扫描过程中，不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋产权档案中每一页材料, 不得造成因在这个工作程序中房屋产权档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失, 给房屋产权人造成不可弥补的损失。
第三道工作程序:对录入、扫描的全过程进行检查。房屋产权档案材料每一个信息历经录入、扫描以后, 就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段,是纸质档案转变为电子档案最后一道关键环节。检查人员要对房屋产权档案中每一个信息的真实性负总责，并对图片的歪斜程度进行必要的调整。
第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度，每天房屋产权档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。备份工作不能松懈、马虎,要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性，为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。
房屋产权档案的重要性需要我们慎之又慎。在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能抛弃，因为它是真实原始凭证。将纸质档案与电子档案管理结合起来，是今后房产事业发展的一个必定趋势，是服务民生的重要途径。
参考文献
[1]何晓玲.浅析房地产档案管理[J].福建建设科技,2011,6.
第4篇：档案数字化管理方案范文
（一）房产测绘事业持续发展的需要
随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台，我市房产测绘事业蓬勃发展，房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大，传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要，房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放，成为大数据时代社会共享的资源。因此，房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。
（二）信息时代的需要
随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展，未来社会人类交流的主要工具将是数字网络，来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来，只有实现数字化管理，才能适应社会信息化进程的需要，为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。
（三）实现房产测绘档案社会服务的需要
传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式，开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够，致使房产测绘档案社会利用率较低，不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立，不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷，而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时，还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放，不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督，对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。
二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题
房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理，涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求，但必须注意到，在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。
（一）房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证
在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时，也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。
（二）房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性
国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统，各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同，使得系统的通用性较差，基础数据难以交换、难以共享，不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。
（三）房产测绘档案数字化建设发展不平衡
由于各地区的经济发展水平不同，房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网，实现了计算机辅助档案管理；有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机，资料检索等仍习惯于手工操作，档案管理基本还是纸质化，房产测绘档案数字化管理仍未起步；有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。
（四）房产测绘档案管理队伍素质偏低
在档案数字化建设过程中，档案管理人员是关键因素，各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放，致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低，技能提高缓慢，既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏，影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。
三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议
（一）研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统
严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定，结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求，适当增减房产测绘档案材料收集范围，调整档案目录，增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入，研发适合房产测绘档案数字化管理的系统，切实做到“三统一”，即：实用性与科学性有机统一；信息安全和技术安全有机统一；通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率，加快房产测绘档案数字化管理进程，提高房产测绘档案信息资源的利用率。
（二）加强档案保密工作，确保房产测绘档案信息安全
一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策，明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等，为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识，客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断，根据档案的密级程度确定开放查询范围，严格审查，严格管理，确保计算机网络安全和档案信息安全。
（三）努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍
第5篇：档案数字化管理方案范文
【关键词】 新形势；房产档案；数字化；管理；探究
房产档案数字化管理主要指的是把传统纸质的原始档案以及材料借助于现代化的机器以及设备，对它们进行扫描、拍摄，然后通过压缩、转化为声音文件、图片文件以及录像文件等，最后把它们进行分级存储与管理，从而使得这些档案资料能够在服务器中得到良好的保存，同时建立良好的程序，从而为人们更好地检索以及查询相应的档案资料提供便利，这是房产档案管理重要的发展方向，它既满足了社会对信息资源开发的要求，又能够适应我国市场经济建设与发展的需要，因此，推进房产档案数字化管理，已经成为了房产档案发展的重要方向，面对新形势下的机遇，要积极推进档案管理工作的创新，从而为信息产业中档案事业的体系建立以及完善奠定良好基础。
一、房产档案管理的数字化模式所具有的特点
（一）房产档案的多样化服务。在一般情况下，房产档案在网络化的服务中，需要把传统纸质化的档案通过相关的技术将它们转化为数字化的信息，例如房产中相关的资料、合同、协议以及特殊说明等转化为图片文件、声音文件等，从而使得这些重要的资料能够得到科学的管理，同时提升房产档案的管理水平，除此之外，这些资料在完善之后，还可以统一进入数据库，这为信息的查阅工作也带来了便利性，此时，人们凭借自己的身份认证，自行查询房产档案的信息，从而减少了人工查询的繁琐步骤，同时也提升了信息查询的速度，通过实施这些多样化的服务，不仅为房产用户提供了便利，而且也提升方房产信息管理部门的服务水平。
（二）房产档案的网络化管理。众所周知，我国传统房产中档案的管理工作基本是人工操作，这仅能满足用户办理相关手续以及基本信息的查询需求，但是对于信息的及时收集与应用则难以做到及时性，而且对档案的信息深入开发应用也难以实现，当房产档案的管理工作逐渐地进入了网络化模式，就能够十分便利地实现房产档案信息的整理、检索、归档以及查询等目标，从而极大地提升房产档案在管理工作中的效率，同时对用户而言，也为他们带来了便捷的服务。
（三）房产档案数字化的模式。房产档案中的信息需要具有高度的保密性，而在传统的管理模式中，难以提升其保密性，在数字化的管理模式中，能够有效地把数字化房产档案的内容以及管理对象与载体实施改变，提升相关人员在保护房产档案信息中的能力，例如针对用户可以设计一个专门的信息查询入口，在此信息查询的入口处，用户可以凭借自己的账户信息以及密码自主地查询相关的信息，对于工作人员而言，在数字化的档案管理中借助于计算机的技术以及数据库的应用，有机结合档案实体与服务的分离，把档案中的原始凭证录入信息资料库，这就为顺利开展图文一体数字化管理模式提供了便利。
二、房产档案管理的数字化实施策略
房产档案实施数字化的管理需要一个循序渐进的发展过程，当前办公逐渐进入了自动化的阶段，人们对数字化的技术应用也在不断地加深以及深化，这为房产档案进入数字化的管理模式提供了良好的指导：一方面是数字技术发展，需要工作人员加快提升自己的管理理念，在实践工作中加快创新房产档案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不仅在房产档案的管理工作中，做到既懂管理又能够掌握数字化技术相关的能力，从而为房产用户提供良好的知识服务，实现房产档案资源共享和有效利用。
（一）积极建立房产信息库。在数字化的管理模式中，房产档案的管理工作需要把档案资料以及文件转为便于保存的形式，其中的图片文件是比较常见的方式，因此对这些文件的保护工作就需要建立一个良好的信息库，把房产中的重要信息录入信息库中，从而为信息的检索工作提供便利，在检索相关的数据时，可以根据文件信息的提示输入对应的内容，从而有效提升房产档案的查询速度，把房产档案实施数字化的管理之后，通过数据库的查询工具就能够更好地提升房产档案资源的整合能力。
（二）提高对房产管理中数字化的认识。科学的思想认识能够有效地提升行动力，因此，在房产档案的管理中，数字化的管理模式已经在最大限度中提升了档案的利用率，同时也对满足社会的需求带来有效性，首先是针对房产档案出现资料的不真实、不规范以及不完整的问题，在实施数字化管理工作中就能够较好地进一步地补充完整，从而使得房产管理工作能够进一步完善。其次是在数字化的模式中，需要在局域网以及数据库的技术中登记房产信息，由于当前的房产档案在数字化方面并没有获得全面同步的发展，因此，提高对房产档案管理的认识，有利于更好地提升房产档案数字化管理能力，从而提升工作效率。最后，应用数字化的模式管理房产档案，能够更好地保证房产档案资料具有完整性以及真实性，同时加快提升房产数据中的质量，更好地服务于房产管理的工作。
（三）制定数字化发展与建设的策略。数字化的管理工作可以分阶段以及有步骤地开展，第一是在建立数字化系统中，必须要充分地考虑各地的房产档案实际情况，例如工作人员的配置情况、对数字化技术的掌握情况、工作人员的年龄分布等，这些因素会对房产档案中的数字化的推进带来一定的影响，因此在详细地分析了这些基本因素之后，就可以适应各个地区对房产档案中的数字化推进情况，从而有步骤地实施以及推进数字化的管理模式。第二是加快构建数字化管理模式的步伐，由于我国每年房产档案数量在不断增加，其数量之庞大也使得档案的库存出现了一定的难题，例如存储空间的有限性，因此在构建数字化的管理模式中，可以通过先进的技术把纸质化的档案资料转为电子文件的形式，（下转第184页）（上接第182页）从而使得电子文件能够得到高效的保存，这对房产档案的管理以及库存空间的解决等提供了良好的解决策略，在提高利用率的同时也能够在权属问题方面进行资料登记，使用户的房产资料能够得到科学的管理，除此之外，在日常工作中也能够较好地应对档案数量的增加。
（四）完善房产档案的数字化利用以及标准。根据国家档案局对电子文件与档案所制定的标准与规范，房产档案能够在管理工作中做到规范化，同时在房产档案的管理工作中，需要在国家的统一规范中确立良好的房产管理数字化标准，从而有效地提升房产档案的管理水平，提升服务水平；再者需要限定房产档案中信息数字化的利用权限，这主要是面对用户而言，他们能自行地查询相关的信息，从而使得房产档案的管理可以实现远程服务。对档案管理人员而言，可以在内部的局域网中查询与利用档案信息。因此，在房产档案的管理工作中，数字化的技术能够发挥重要作用。
三、结语
推进房产档案的数字化是适应时展的要求，同时也符合我国当前的实际发展情况，房产档案的数字化管理拥有许多优点，例如节省查询时间以及房产资料的库存空间等，同时也能更好地满足了人们对房产信息资料的利用和安全保管。
【参考文献】
[1]商动.如何加强房产档案的管理与合理利用[J].企业文化（下旬刊）.2016，08（07）：167-168.
第6篇：档案数字化管理方案范文
中国气象局气象档案馆（以下简称气象档案馆）馆藏的我国器测气象观测记录始于19世纪40年代，而可利用的数字化气象记录档案基本始于解放后。大量纸质气象记录档案无论在实体所占空间还是在内容记录时间跨度上都处于绝对优势地位，这种档案的实体状况严重限制了其信息提供利用的时间范围与空间范围，降低了其信息利用的效率，亟待数字化。在此背景下，气象档案馆于2007年2月正式启动了气象记录档案数字化项目。近期，气象档案馆决定，在做好此次低温雨雪冰冻灾害灾后重建阶段档案服务的同时，加快历史气象档案数字化的步伐，加大档案数字化的力度。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
3.档案信息安全管理不足。本次气象记录档案数字化工作对档案实体安全进行了有效的管理，但对档案内容信息安全的管理在档案内容接触范围及档案传输控制方面略有不足。第一，数字化工作委托企业进行，在客观上不可避免地扩大了档案信息的接触范围。第二，数字化过程有质量检查、格式检查、信息复制等环节，无法实现扫描与存储设备的全封闭管理，给档案内容信息的外泄留下隐患。目前，我们正针对如何对档案信息内容进行更严密的安全管理做深入研究。
第7篇：档案数字化管理方案范文
关键词：档案；数字化建设；实践
引言
在经济与科学技术不断发展的背景下，传统的纸质档案存在着易损坏、效率低占用空间大等问题，很难满足当前社会发展的实际需求。因此，应对海量的数据膨胀，充分利用信息技术以构建数字化档案成为了必然选择。档案的数字化建设最早出现在美国，主要是指运用相关的数据库技术、高速扫描技术等手段，将纸质档案逐渐的转换为电子文件，从而实现对纸质档案的保存与检索，最终建成科学有序的档案数据库。随着计算机技术、互联网技术的不断发展，档案数字化建设这一理念渐渐的渗入到其他的国家或地区。档案信息经过数字化处理后，具有很多优势，具体表现为以下几个方面。首先，能够减少纸质档案的磨损。其次，有利于档案的检索与利用，提高工作效率。最后，随着云计算技术的发展与应用，通过有效整合的方式，还能够实现档案数字化信息的资源共享，减少大量的重复性工作。因此，我国应当加快档案数字化建设的步伐，实现更高效率的档案管理，为社会提供更加快速、灵活、多元化的服务方式。
1 建设档案数字化的可行性
近年来，档案信息化的发展非常迅速，“电子档案”、“数字档案馆”、“数字档案云平台”等档案管理理念也相继的被提出。在建设数字化档案的过程中，已经取得了一定的成绩。但是，由于我国档案数字化建设还处于研究与探索的初级阶段，无论是技术层面、合作方面，还是数字化、标准化方面，都不可避免存在一定的问题，制约着数字化档案的发展。使得我国的大部分档案管理工作仍然呈现出以下几个方面的问题。首先，整体的效益比较低。其次，资源的不均衡分布。再次，资金的投入量比较大。最后，存在着资源的重复性建设等问题。
因此，要想做好档案的数字化建设工作，需要依据具体的实际情况，从客观的角度分析构建数字化档案的可行性。如果缺乏必要的可行性分析，进行盲目的建设，不仅浪费了大量的资源，还不利于档案管理工作的有效开展。通常来讲，科学、合理的档案数字化建设需要同时满足以下几个方面的条件。第一，具备必要的技术条件。在档案数字化建设的过程中，如果缺乏技术条件的支持，那么数字化建设只能停留在表面，无法投入到实际的应用阶段。其中，涉及到的技术条件包括：多媒体技术、网络技术、计算机技术、通讯技术、安全防护技术等。换而言之，这些技术条件是建设数字化档案的基础。第二，需要建设网络基础设施，包括局域网、信息网以及资源网。如果缺乏完善的网络的基础设施，那么数字化的档案信息就无法得到有效的传输。因此，网络基础设施建设，同样是构建数字化档案的基础条件。第三，在资金方面符合档案数字化建设的条件。在建设数字化档案的过程中，涉及到很多方面的影响因素，是一项比较复杂的系统工程。如果缺乏充足的资金支持，或者是对于资金的使用存在错配、浪费等不合理现象，都将影响数字化档案建设的最终成果。第四，在人才方面同样需要满足档案的数字化建设需求，尤其是网络系统的维护与管理方面的专业人才。
2 档案数字化建设的实施方案的制定
通过上文的分析，可以了解到构建数字化档案需要满足多个条件，任务相对来说比较艰巨。所以，通过可行性分析之后，仍然需要制定行之有效的实施方案，以降低数字化档案在建设过程中遇到的阻力，保证其能够顺利的进入到建设阶段，进而为社会提供更加多元化的服务方式。制定方案的过程中，需要注意以下几个方面的问题。
2.1 制定科学合理的实施目标
在构建数字化档案的过程中，要想制定一个满足客观需求的实施方案，首先需要确立科学、有效并且合理的实施目标。一旦实施目标不合理，那么数字化档案即使建成以后，也难以有效的投入使用。因此，应当成立专门的领导小组，依据当前的现状以及未来一定时间内可能的发展趋势，共同商议，最终制定出科学的、符合实际的实施目标。
2.2 明确实施的要素
在构建数字化档案的过程中，应当依据已制定好的实施目标，明确具体的实施要素。这样才能有效保障目标的顺利执行。在数字化的过程中，需要重点实施的项目或者是领域，也就是我们常说的实施要素。具体包括：档案目录的数字化建设、档案全文的信息化与数字化、档案数字化局域网建设等方面。由于这些不同的要素具有不同的指标体系，在建设的过程中，如果缺乏有效的融合，就会在很大程度上影响建设后的使用效果。因此，必须采取适当的措施，促进这些实施要素相互融合，为建设数字化档案奠定坚实的基础。
2.3 建立档案数字化的保障系统
在构建数字化档案的过程中，还需要建立相应的保障系统。因为档案信息的数字化如果缺乏统一的标准，那么在实际应用的过程中会出现很多问题，比如说资源无法共享、数据无法有效传输等。所以，建立完善的档案数字化保障机制具有非常重要的意义。档案数字化的保障机制主要包括以下几个方面：（1）组织机制。（2）运行机制。（3）管理机制。（4）人、才、物等方面的相关技术支持。（5）其他保障机制。
3 档案数字化中信息的利用
数字化档案在应用的过程中，为了提供更加快捷、高效的服务，应当运用先进的科学技术手段，并且改变传统的操作方式。具体需要注意以下两个方面的问题。其一，应当加大数字化建设的力度，尤其要注重对于档案内容的处理与维护。一旦出现数据资源与档案内容不相符的情况，将直接影响到档案管理的工作效率，不利于档案数字化的发展。要知道，档案数字化建设是主要的发展趋势，应当做好相关工作，促进档案数字化建设逐渐有效的开展。其二，在数字化建设的过程中，还应当根据档案的具体价值，权衡数字化处理的力度。因为在数字化处理档案信息的过程中，不仅涉及到相关的技术，还需要考虑到相应的成本与收益。如果缺少必要的分析，那么在数字化处理的过程中，容易产生不必要的资源浪费，这对于档案数字化建设来讲，增加了建设成本，进而降低了建设的价值，使其变得没有实际的意义。
4 结束语
科学技术的发展带来的不仅仅是成本的节约，生活的便利，还从根本上改变了人们的工作方式，极大地提高了社会生产效率。因此，在档案管理中，同样需要有效的利用现代科学技术，以提高工作效率。文章通过分析建设档案数字化的可行性，强调了在制定档案数字化建设的实施方案中，首先，应当制定科学合理的实施目标；其次，明确实施的要素；最后，建立档案数字化的保障系统。现阶段我国的档案数字化建设仍然处于初级阶段，但是可以预见，随着计算机、互联网技术的不断发展与应用，档案管理将实现无纸化、虚拟化，并逐步完善并解决当前存在的问题，通过转变传统的纸质档案管理模式，为社会公众提供更加灵活、快速、多元化的服务方式，实现高效率的现代化档案管理。
参考文献
[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
第8篇：档案数字化管理方案范文
关键词：数字化；档案质量；安全保密
档案数字化的实质是将不断更新的信息技术运用于档案管理的过程中。不断完善的管理系统支撑着档案数字化的正常运作，与传统的档案管理工作不同，底只档案的管理联系着许多因素，需要各部门之间的相互配合。目前，我国的档案数字化进程已经由最初的起步阶段逐渐过渡为发展阶段，各地的档案管理所正逐步开启信息资源共享。当然，档案数字化的飞速建立也为档案管理过程带来了一定的问题，其中作为数字化档案核心部分的质量及安全保密工作都有待进一步的加强。在档案管理过程中，相关负责人员正通过实践不断地摸索寻求有效措施，帮助完善数字化档案的管理系统，建立良好的氛围，切实解决数字化档案管理过程出现的问题，全面推动档案管理工作的深入发展。
1 加强档案数字化质量控制
步入新世纪以来，国家的信息化制度得到了进一步的完善，相应的带动了数字化档案的蓬勃发展，大力创新的计算机技术帮助工作人员快速准确的进行档案查询及调整工作，在促进档案信息共享的同时极大的改善了档案的管理操作效率，帮助提升数字化档案管理的工作效率。
（一）档案数字化质量控制内容
数字化档案的质量控制主要通过控制措施确立不同部门工作人员的具体工作内容，从而达到数字化档案的质量要求。运用信息化管理设备整理档案数据，建立符合数字化档案管理工作的数字化管理模式。在管理过程中，细致详尽的工作分散路线可以帮助管理人员综合全面的把握住档案管理的主要进程，帮助员工提高行业责任意识。
强化满足当前发展趋势的档案数字化质量控制主要从制定规划、选取行业软件、创新技术路线等方面着手。在实践过程中，全面合理的制定方案，参与部门遵照规划方案中的具体内容进行分工合作，遵循档案数字化的工作原则，依据不同的工作流程确定相应技术路线，对工作参与人员进行科学分配，提升工作效率。
使用相关的技术软件是数字化档案管理工作中必不可少的，每一行软件都具有自身的技术特点，软件选取不恰当会影响到后续档案管理工作的顺利进行。因此，不同工作部门应当根据实际需求正确选择工作软件，这也是保障数字化档案质量过程中的重要组成部分。
工作人员是实际工作开展进行的基础，相关参与部门需要加强对档案管理工作人员的招收和培训工作，关于工作软件的使用有关部门可以组织技术人员对员工进行亲身示范，锻炼员工的实际动手能力，确保工作人员能够熟练使用新型的信息技术设备。信息技术的不断更替使得档案数字化标准及相关参数的确定愈发重要。当前出台的数字化档案建设的标准和规定符合我国目前的信息技术发展形势，相关行业可据此为出发点制定符合自身发展特征的相应制度。
（二）档案数字化质量控制措施
档案质量的保障是档案数字化过程的核心工作。信息是一种社会基础性资源，信息质量合格化是建立在选取优良的数字化档案管理方案、合理使用数字化软件、严格制定员工招收标准、谨慎把控参数选取过程等良好措施实施的基础上的。局部过程的细节对整个过程顺利与否起着关键作用，加强对于具体实施过程的监控是保证数字化档案质量的重要举措。
提升数字化档案质量首先应建立与之相适应的数字化管理体系，进而制定具体的管理方案，选择行之有效的软件作为工作的主要技术支持，帮助质量控制工作的顺利操作和实施。在数字化管理模式的运行下，对信息技术处理软件的要求也相应增加，在处理各类繁琐复杂档案信息的同时还要求建立高效的数字化档案系统，软件相关参数的设定必须符合数字化档案质量的要求，满足相关标准，应对数字化档案管理过程中产生的相关技术问题，方便工作人员在管理过程中有据可循，确保数字化档案质量控制。
完善的规章是建立档案资源共享的前提。档案工作过程的顺利进行需要健全的制度作为基础保障，确保每一名工作人员在质量控制阶段分工明确，责任落实。档案数字化工作具有很强的实践性和可操作性，由于传统的档案管理经验无法借鉴，因此要求工作人员在档案管理工作中不断积极摸索，阶段性讲评正是一种高效切实的工作方法，通过对每一工作阶段的优势与不足进行及时的了解与分析，对工作方法的使用和选取进行检验和创新，帮助工作人员全面认识了解自身工作中存在的问题，从而及时改进，提高工作效率。数字化档案的工作性质决定了不能单单依靠阶段性讲评，将奖惩性制度与阶段性讲评相结合可以弥补档案工作过程中缺乏监督力度的这一劣势。另一方面，档案工作的检查和后续部分的验收也是工作进行中需要重点关注的部分。
2 完善档案数字化安全保密控制
档案的文件原始记录性决定了其作为凭证价值的重要属性，因此，档案数字化管理工作的开展需要首先确保档案的安全保密得到良好的解决。每一名档案管理人员肩上都担负着保护档案安全的责任。档案安全保密包括档案实体安全和档案内容保密两方面。两者必须同时把控，不能产生偏颇。
档案安全保密工作首先来源于健全的规章制度，在档案管理工作的进行中难免会遇上秘密文件的处理，在此基础上完善档案安全保密制度，并要求工作人员了解遵守相关制度，明确保密安全的重要性，在工作进程中形成环环相扣的档案保密安全系统，避免出现重要信息泄露的现象。
在管理模式方面，建立符合数字化档案管理的高安全性信息管理系统，在信息技术飞速发展的今天，工作人员通过计算机对档案管理数据进行调用归类的同时需要保证网络环境的安全隔外，预先制定相关措施应对可能产生的网络攻击、系统瘫痪等问题，保障在特殊情况下档案信息的安全保密工作顺利进行。
人是一切工作的主体，加强对档案数字化管理工作人员的管理以及提高员工自身综合素质是档案保密工作落实的重要基础。例如对于直接参与建立档案管理系统的工作人员必须建立完善的身份识别制度，防止与其他工作人员发生混淆。对于其他档案管理工作人员，需要按照各自工作内容进行小组划分，不同小组具有不同的工作性质，并分别对每一组工作人员设定独有的档案资源接触权限，并以单个文件为单位记录工作人员的查阅历史，保证档案资源的安全保密。相关部门在档案数字化工作开展初始过程中便已设立相关安全保密制度，但是在实际执行过程中往往由于员工的粗心大意而造成档案工作效率降低。据此，可在工作进行阶段不定期组织工作内容纠察活动，帮助员工认识到自身的工作问题并及时处理，加强对犯错员工的培训工作，对于数字化档案管理过程中出现的安全保密问题，一经发现马上严肃处理。
3 结语
完善的档案信息管理系统是帮助档案工作人员良好开展数字化管理工作的先决条件。档案管理部门在在档案数字化质量控制过程中占据着主导地位。因此档案管理工作人员在工作中必须严格遵守相关制度。档案安全保密工作来源于健全的规章制度，阶段性讲评和相关奖惩调理的设立实行是帮助完善档案管理制度，保证数字化档案质量和安全保密工作顺利进行的有效措施。我国目前的数字化档案开展工作已经取得了一定的成果，随着科技水平和信息技术的不断飞跃，档案数字化的进展速率也相应加快，基于当前发展形势，数字化档案质量和安全保密工作的高效开展才是我国档案事业健康成长的重要因素。
参考文献
[1]王璐颖，轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究，2011（4）：68-70.
[2]徐佳.档案数字化的质量和安全保密控制[J].赤子：上中旬，2015（9）：175-175.
[3]邱宸.档案数字化的质量和安全保密研究[J].才智，2016（11）.
[4]洪楠.档案数字化的质量和安全保密控制[J].办公室业务，2012（11S）：106-106.
第9篇：档案数字化管理方案范文
一、档案基础数据库建设的紧迫性
今天，我们处于信息技术快速发展的知识经济时代，国家、城市综合服务资源库的建设是社会发展的需要，是加强政务公开、实现便民服务的一项基础性工作。我国已经在人口、法人、自然资源与宏观经济四大数据库的建设方面取得较大成效，档案作为人类社会活动的历史记载，档案资源的开发利用和档案基础数据库的建设已经成为国家信息资源建设的重要组成部分。可以说，档案基础数据库的建设已经成为各级各类档案馆面向社会提供档案资源利用服务的基本职能，成为我国整合档案信息资源、弘扬民族文化、提高民族素质的历史性课题，同时也是我们档案工作者采用现代化手段记忆当今社会改革、建设、发展真实过程，支撑社会经济发展的历史性责任和义务，更是政务公开，提高办事效率和促进科学决策的依据。
美国、加拿大、澳大利亚、德国、韩国等一些发达国家已经在档案数字化、文档一体化、数字资源长期保存、数字档案馆等方面开展了一些预言性、前瞻性和应用性研究，相继制定了电子文件管理的元数据格式与规范，研究开发档案管理信息系统、档案资源共享的网站系统的建设思路和方法。2003年2月国际档案理事会档案著录标准特别委员会正式公布了新修订的第二版《规范记录著录规则》，于2004年第十六届国际档案大会上正式颁布修订后的第二版《规范记录著录规则》，该档案著录规则对规范档案目录数据库的检索服务，建立高质量的目录中心具有重要的参考价值。发达国家的经验告诉我们，建设基础数字资源库的宗旨是遵循国际标准，构建跨区域的开放档案的共享资源库，针对公众对档案资源的利用需求提供高效率的查准、查全服务机制。
目前在我国，也有一些省市级档案馆开展数字档案馆建设，制定了符合各地区自己需求的数字档案的元数据格式规范，建立了档案目录中心，提供部分开放档案信息的检索服务功能，具有典型示范作用的有福建省档案基础数据库建设，它是基于分布式数据库，在原来单机和局域网络的基础上开发完成，它连接了若干分布式数据库，并建立了档案目录数据库，档案内容数据库，等。但是多数档案馆还没有真正建立全面的、系统的、面向公众查档需求的档案基础数据库，而只是建立了一些专门的特定主题的档案数据库，只能满足一些局部的特定的用户需求，特别是开放的档案信息资源没有实现集成，信息结构不统一，档案数据不系统、不完整、不共享，更为严重的是没有形成一个统一的能够描述数字档案资源的格式规范和建设档案基础数据库的标准方法、实现档案资源的整合、组织与存储的技术方案和行之有效的建设思路；另外，还由于建设档案基础数据库的关键技术，如海量、非结构化的数据存储解决方案，基于知识管理的数据仓库和数据挖掘等技术尚未在档案信息化领域得到广泛应用，这些因素都大大降低了档案基础数据库建设的速度和质量，致使各类档案资源难以形成一个统一的资源库整体，限制了档案资源的深层次挖掘和广泛化利用。
因此，研究档案基础数据库的元数据标准集、数字化档案信息的格式规范以及档案基础数据库建设的思路和方法、各类结构化和非结构化档案数据的组织、存储和检索利用的关键技术及整合应用方案，以及提供档案信息检索服务的有效机制将成为当前档案馆基础数据库建设的重要的基础性工作。
二、档案基础数据库建设的工作内容
建设档案基础数据库是一个长期的、复杂的系统化工程，它包括各类标准规范的制定、档案信息的组织与存储、档案资源的整合与集成、数据存储服务器和提供数据检索服务的软硬件平台的建设以及开展基础数据库建设的组织与团队及其长效服务机制的形成。而在众多的数据库建设工作中，标准规范与数据资源的滚动建设则是最基本的也是最重要的内容。
1．标准规范体系建设。包括元数据格式规范、管理规范和业务工作制度三大方面。制定数字化档案的存储标准与格式规范，明确档案数据库的存储与访问方法。包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式、著录规则与要求；各种类型档案内容（包括文本、图形、图像、音频、视频以及非结构化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。
制定档案基础数据库建设的管理规范和制度，明确数据库建设过程中的程序化和规范化操作方法。主要包括数字化数据库的建设步骤、方法和要求；数字化档案信息的网络存储、离线备份和灾难备份与恢复的功能、性能、技术规范和管理规定；数字化档案信息的安全管理规范、备份方式与要求；备份的数字化档案信息的管理方法等；档案基础数据库的原始性保障措施，规定如何采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用；数字化档案信息的授权访问制度，定义开放档案、控制使用档案、档案的分类存储和授权管理与访问制度。
制定档案基础数据库建设的业务规范和制度，明确接收数字化档案信息和开展馆藏档案数字化加工的工作要求。主要包括数字化档案的归档、移交、接收的工作制度和内容、范围、方式、方法及安全保障要求；开展馆藏数字化加工的全过程工作方法、安全制度、保密措施、人员要求等；档案基础数据库的滚动建设与完善制度和工作要求。
2．档案信息资源滚动建设。主要包括数据库平台的建设以及数据著录、数据处理、数据整合与数据备份系统的建设。数据库平台是指存储档案数据的软硬件存储系统，包括网络存储设备的选型、安装、调试和使用，数据库管理系统，存取数据的软件平台，多门类档案数据存储方案的确定和实施，以及数据存储系统的升级、维护与持续服务的计划和工作要求等。档案数据存储系统的建设主要涉及到需求分析、方案确定、设备的购买及其与服务器的连接等内容，网络存储设备一般应与服务器的购买同步考虑。多数服务器供应商提供存储解决方案，并提供服务器与存储设备之间的集成与互联。
数据著录系统是获取档案信息的门户应用，包括档案内容信息、档案目录和标引等的录入、修改、保存以及电子文件的上传等内容，著录系统的建设主要是要将标准规范加以实施，在数据入口处将不合规范的数据进行预处理，真正将符合档案管理和保存要求的数据捕获到数据库存储系统中。
数据处理系统是实现批量数据导入、导出、挂接和规范性校验的自动化数据著录系统，一般由技术支持人员来完成，系统的建设需要根据档案业务工作的需求，总结和预先定义数据处理的标准和自动处理规则。
数据整合系统是在数据处理之前，根据档案资源管理的需要，对档案信息资源进行分门别类的整理与规范化处理，以方便实现档案信息资源的集成与共享。
数据备份系统建设的目的是提高数据的安全性，根据备份方案的不同，可以采取在线备份、脱机备份两种方式。建设数据备份系统，一方面要建立实施备份的软硬件支撑平台系统，一方面要制定备份的策略和计划，并在工作中实施和维护，同时还需要对备份的数据实行全面的管理，这三方面内容缺一不可。
三、档案基础数据库建设是实现档案资源共享、开展社会化服务的基石
社会信息化使档案信息资源面临着一个全新的生存环境与发展空间。美国档案学者杰拉尔德・汉姆先生曾指出：档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏是反映“人类生活的广阔领地” ①。因此，档案资源唯有回归社会，得到最大限度的利用，才能体现档案保管的价值和作用。事实告诉我们，实现档案信息资源的集成化管理和共享化利用是档案贴近公众、服务社会的最佳解决方案。
要实现档案信息资源的共享化利用，首先必须在档案基础数据库的建设上下功夫，而档案基础数据库的建设必须在档案的形成、存储和提供利用的各个环节加以重视。档案的形成是一个从个体知识到组织知识，再到社会知识转换的文化积累、动态跟踪和滚动发展的历史记忆过程，档案的开发与利用则是人类传承文明、创新发展的进步与成长的历史形成过程。如图1所示。这两个相互衔接、彼此推动的过程，循环往复、推陈出新构成了人类社会的知识化动增长（Adaptive）和社会化自适应的档案资源形成过程模型。这表明了档案文化通过“传―承―积累―发展―传”这样一种类似于文化加工厂的生产工序，随人类自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、无始无终的传承环链②。
图1档案资源的知识化共享和社会化服务过程模型
进入21世纪，我国的电子政务与各行各业的信息化已经进入了以知识管理为核心的快速提升和综合运营的重要发展阶段，信息技术的发展也把知识管理推到了一个核心重要的位置，“以知识为基础的经济社会” 的提法更表明了人们对知识和技术在经济增长中的作用有了更充分的认识。可以想象，未来的互联网是一个丰富多彩的“知识网”，是一个储存综合知识的文化资源大仓库。档案作为人类社会活动的原始记录者和忠实承载者，记录了人类的社会成果的同时也揭示着人类文化，它是民族文化遗产的重要组成部分。同时档案在文化传承中占据着举足轻重的地位，发挥着不可替代的作用， 正如张辑哲在其《维系之道―档案与档案管理》著作中所谈：“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个连续的时空整体。档案与档案管理是人类社会时空统一性和连续性的维系之道……”。
档案信息资源必将会成为未来“知识网”中不可或缺的重要组成部分，因此，在开展档案信息化建设过程中，首要重要的事情是建设高质量的档案基础数据库，充分利用数据挖掘、数据分析工具提供快速检索与服务，实现档案信息资源的社会化共享，才能真正体现档案保存的价值和意义。
注释：
①.F.杰拉尔德，汉姆，刘越南译，档案边缘，《山西档案》，1999年第1期．
