档案管理理论知识精选(九篇)

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第1篇：档案管理理论知识范文

[论文提要]探讨知识管理与档案信息管理的关系，研究二者融合的必要性与可行性。

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程

与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。

五、知识管理有助于提高档案管理人员素质

第2篇：档案管理理论知识范文

【摘要】面对档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想,使档案质量不断提高。

【关键词】档案管理质量

一、档案质量管理的含义和特点

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段,充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平,以保证档案的高质量。它具有以下几个特点:

全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员,如各处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量,人人有责”的观念。只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、建立检查档案管理制度

1.提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多,一般包括:检查准备阶段资料:检查通知书、检查实施方案、检查提纲等;检查实施阶段资料:检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等;检查结论及总结资料:检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等;检查整改资料:入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的,是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定,检查方案的制定,检查通知书的下发,检查工作的开展,到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等,整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此,提高检查人员全员档案质量管理意识,是做好档案管理工作的前提。

2.全员参与、分工负责,是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连,统一档案整理、装订工作的规范要求,更能够提高检查人员遵守检查规则的意识,高质量地完成检查工作。实践证明,建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度,是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚,掌握检查的整体情况,能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作,既保证检查资料的完整性,又保证其相关性。

3.加强检查档案质量的事中控制与管理,是提高档案质量的制度保障

检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求,检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题,加强检查档案质量的事中控制与管理,不断发现、研究和解决新问题,才能不断适应监督检查工作的发展要求,保证检查档案的质量。

4.积极推进信息化进程,是提高档案管理质量的必然要求

随着办公自动化技术的普及,财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等,不仅能减轻档案工作人员的劳动强度,提高工作效率,还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案,则既可以使案卷整齐规范,查找时一目了然,又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式,有利于提高档案工作质量。

三、完善档案管理自身制度

1.必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识最为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。

2.建立内部人员的制约机制

要不断提高档案人员素质,加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。

总之,档案工作者肩负着历史的职责,提高档案管理人员的意识,档案科学管理,用丰富科技信息资源,推动档案事业的发展。实践证明,只有好工作思路和方法,才能确保档案管理质量稳步提高。

参考文献:

第3篇：档案管理理论知识范文

关键词：人事 高校人事档案有效管理

所谓人事制度，主要是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。当年国家人事部提出“人事”是人事管理改革的一项举措，也是为了适应社会发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。目前，许多高校正逐步建立起以人事关系和人事档案管理为主的人事机制，但在执行程中存在一些诸如机构与被高校间职责不清，相关的配套措施及管理不完善等问题，在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的发展，这是高校人事档案管理工作需要思考的话题。

一、人事制下的高校人事档案管理内涵

人事制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题；是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事制度，也是高校制度改革的一项重要内容。

代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等；学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等；专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等；社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等；教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等；安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案；派类：各类任命、出国访问、代表登记等等；它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。

代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真；在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续；又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。

二、人事制下的高校人事档案管理现状

近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理；另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租聘者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事机构管理，但的人事档案在管理存在不少问题。

1．机构与高校管理职责不清

制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误；如机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据；同时，档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。

2．代管的人事档案内容不齐全

人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的档案内容的补充和收集较缓慢，如人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用；又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等；还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能；还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。

3．代管的人事档案材料不连续

高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够。

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4．代管的人事档案查阅不方便

高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅；或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。中国

三、人事制下的高校人事档案管理对策

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台,营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。

1．优化人事档案的服务环境

为促进人事制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化人事档案管理的服务环境。

2．规范人事档案的管理程序

高校与机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合机构做好档案材料的收集工作，机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等,建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。

3．做好人事档案的收集整理

全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关；机构与用人单位要注意沟通信息，方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促；及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。

4．拓展高校档案部门的管理功能

高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站；因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门；在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校的人事档案情况；在人事档案材料产生后，档案部门对方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。

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5．建立代管人事档案信息管理体系

机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性；强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。中国

在人事制度下，高校人事档案工作面临新的机遇和挑战，需要尽快形成与其相适应的人事档案管理的模式，明确职责、规范管理，发挥人事档案制度的优势，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。

参考文献：

1 张晓黎．高等学校实施人事制度的思考[j]．科技情报，2008（3）

2 蔡颖．论网络环境下高校教工人事档案管理[m]．源于实践 服务全局，中国档案出版社，2008.8

第4篇：档案管理理论知识范文

关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

[4]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．

第5篇：档案管理理论知识范文

1.1各种检查、评估工作导致档案整理工作困难重重。近年来随着国家对中职学校教育重视程度的不断提高，中职学校在不断提高办学规模的同时，面临的各种评估与检查工作也越来越多。这些繁多的检查项目需要中职学校精心准备相关的档案材料，但是不同的检查与评估工作根据评估内容的不同要求中职学校准备的档案材料也就不同，在此情况下，中职学校每次在面对具体的评估检查项目时需要对这些繁多的资料进行重复的整理与分类，导致中职学校的档案管理工作停滞不前。

1.2档案信息化程度不高，档案信息利用率低。档案管理工作是学校管理工作的基础，其内容繁琐，尤其是在学校的发展过程中会产生大量的档案材料，而传统的档案材料是以纸质的形式存在，这些材料的日益积累必然会导致一些档案信息在查阅的时候非常的不方便，根据五家渠职业技术学校的档案管理工作管理模式分析，档案管理的信息化程度还不高，许多档案信息并没有实现电子版，这样的结果是不仅影响学校档案材料的保存，容易因为管理不善而导致档案材料出现丢失与损坏的现象，同时也会增加学校的管理运行负担，众所周知，档案信息的纸质化要求不仅要求学校建设相应的档案室，还要消耗学校大量的纸张等办公用品。

1.3档案资料的收集不完整。基于中职学校广大教育者对档案工作的认识程度还不够，导致人们缺乏档案材料的收集意识，导致相关档案信息的缺乏；同时中职学校在选择档案材料的时候存在很大的随意性，选择什么样的档案材料信息没有明确的规定，具体表现为中职学校的管理者决定着学校档案的信息内容，比如对学校负面信息不保存，而只保存关于学校良好报道的信息。

2新时期完善中职学校档案管理工作的具体对策

基于新时期中职学校档案管理工作所存在的问题，我们要大力发展档案信息化建设，通过实现档案的信息化提高中职学校档案管理工作的水平。

2.1加强档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是通过计算机技术将传统的档案信息转化为数字形式并存放于计算机中，通过实现档案信息的数字化可以方便人们的使用，提高档案信息的重复利用率：首先，实现纸质档案的信息化。纸质的档案信息受环境、人为因素的影响比较大，其存在被丢失、破坏的可能性，而实现电子化就可以避免因为受潮等导致的档案损坏现象出现；其次，照片档案的信息化。照片是档案中的重要信息资源，其能够直观地表现出所要反映的信息，实现照片的信息化主要通过计算机扫描和数码设备直接形成数字照片。

2.2加大投入，提高硬件设施。中职学校档案管理工作水平的提高，离不开完善的基础设施，因此中职学校要加强对学校档案管理工作的支持力度，设立专门档案室收集、整理全校各类档案，配备档案专用装订、打印等设备，提高档案馆(室)的建设，确保档案材料保管安全、利用方便管理规范。

2.3增强档案管理人员的现代信息技术应用能力。学校档案信息化建设需要高素质的档案管理人员，尤其是需要懂现代信息技术的综合型技能人才，因此中职学校要加强对档案管理人员信息技能的培训：一是学校应不断加强档案在职人员的继续教育，打造一支成熟的档案队伍；二是学校要增加档案管理人员编制，积极引进一批懂计算机信息技术的综合型档案管理人才，同时也要积极聘请社会上懂档案信息化管理技能方面的人才到学校担任名誉教师，定期对现有教师进行培训。

2.4加强档案的收集和整理。学校要建立专门的档案管理机构，负责收集学校的各种档案信息，并且要制定统一的归档和保管期限。在归档过程中应坚持“以我为主”的归档原则，根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。各部门要加强档案的收集、保管和归档工作，这是档案工作的基础。

3结束语

第6篇：档案管理理论知识范文

一、电子商务档案应用的智能化趋势

电子商务档案是企业管理的重要组成部分，是企业从事商务活动中最原始、最可靠的数字化信息。充分利用电子商务档案信息，为企业发展提供商情预测、营销策划、客户关系管理、维护企业或经营者合法权益已经成为电子商务档案应用的一个重要领域。而电子商务档案应用的智能化趋势无疑已经成为电子商务行业的重要研究方向。

1、客户关系管理的智能化。客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。

2、智能化的商情预测。面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销策略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。

3、智能化的营销策划。借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。

总之，随着电子商务的发展，智能化电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。

二、电子商务档案信息检索的智能化需求

第7篇：档案管理理论知识范文

受社会环境和自身条件等各方面因素的影响，目前我国高等院校的档案管理工作，无论是管理理念、组织机构、服务方式、队伍建设等各个方面，都存在一定的问题和缺陷，突出表现在以下几个主要的方面:

1．1管理理念相对滞后，管理工作被边缘化

由于人们对档案管理工作的重要性缺乏充分的认识，过去的档案管理“重收藏轻使用”，致使高校档案管理工作逐渐被“边缘化”:长期以来，高校档案管理工作侧重于经验性的传统管理，侧重于对档案的收集、整理、编号和入库等传统的“收藏”和“保管”工作，仅仅注重数量管理而忽视了质量管理。在档案的借阅和利用方面，管理人员处于相对被动的‘守株待兔”状态，缺乏主动的、走出去的服务意识和市场竞争意识。与此同时，在档案信息数字化建设方面，高校档案管理工作者持顺其自然的态度，缺少开拓、创新的精神，致使档案管理创新工作进展缓慢。

1．2档案管理机构设置老化，发展空间狭窄

目前，我国高等院校档案管理机构形式各异，组织机构相对比较涣散。许多高校档案管理部门或隶属学校办公室，或挂靠于学校图书馆，或附属于校内某个部门，档案管理工作的主体地位存在缺失，在一定程度上影响了档案工作的生存和发展空间，进而影响了档案管理工作的创新和开展，影响了高校档案管理工作的法制化、程序化建设，档案馆的数字化建设整体水平偏低。

1．3高校档案服务方式、内容、对象单一

受多方面因素影响，我国高校档案管理工作者缺乏主动的服务意识，在档案服务工作实践中，大多习惯于传统‘等客上门”的老模式，档案服务内容大多局限于纸质案卷的查阅、复印、打印等传统服务，较少提供可查阅的电子案卷，甚至不能提供电子文件搜索服务;操作方式习惯于传统的手工操作，电子化、自动化水平较低，工作效率必然会受到影响;在服务对象方面，传统的档案服务对象，主要是校内师生，较少对校外提供服务，档案开发利用怠于创新。此外，高校档案管理还存在人才紧缺、管理团队建设滞后，以及档案管理信息化程度不高等诸多问题。也正是高等院校档案管理中存在的诸多问题，造成了高校档案管理工作的被动局面。在当前以信息化、数字化为主要特征的知识经济时代，高校档案管理工作必须与时俱进、不断创新，关键要在转变管理理念、优化机构设置的基础上，优化高校档案服务工作，以更好地服务于客户，服务于经济、社会发展的实际需要。

2高校档案管理体系的重构

知识经济带来了经济和社会的巨大变革，也对高等院校档案管理工作提出了新的要求。针对我国高等院校档案管理工作中存在的诸多问题和不足，重构高校档案管理体系，关键要做好以下几方面的工作:

2．1构建科学发展、持续创新的管理理念

行为创新、理念先行。重构高校档案管理体系，首先要求重构高校档案管理理念。首先要转变内部思想，在档案管理实践中，彻底摒弃“重收藏轻使用”的理念，要跳出“大而全”、“小而全”的片面观念，从时间、空间、环境等多个维度，全方位思考问题，实现档案管理规范化、制度化、服务化的有机结合;在外部环境营造过程中，高校档案工作者要摒弃传统、保守的理念，要立足于经济社会发展的实践，以开放创新的姿态，广泛通过学术交流、专项合作、联合开发、调研学习等多种形式，加强与外部的交流与合作，积极拓展档案管理工作的内涵和外延，拓展高校档案管理工作的生存和空间，提高学校档案的利用效率。另一方面，在宏观管理理念定位方面，高校档案管理工作应始终坚持“科学技术是第一生产力”的理念，通过持续创新，推动高校档案管理工作的不断改进。高校档案管理工作的创新，要始终立足于档案管理的实际需要，提高工作的积极性、主动性和前瞻性，要进一步明确高校档案“藏为所用，以用促藏”的观念，要明确“收集是手段，利用是目的”的理念，使高校档案管理的创新得到持续、稳步推进。

2．2健全组织机构、科学规范管理制度

重构高校档案管理体系，必须按知识经济时代特色和要求，健全高校档案管理的组织机构。近年来，随着我国计算机技术和网络技术的快速发展，数字化校园建设工作深入推进，高等院校档案资源的开放性需求越来越强烈，高校档案管理的重要性日渐突出，建设现代化档案馆的呼声也越来越高。因此，高等院校应该与时俱进，将学校档案馆升级为独立的二级单位，通过明确档案工作的主体地位，为档案馆各项工作的顺利开展提供制度保障。其次，在组织机构建设方面，应结合知识经济时代档案管理工作的实际需要，结合高校档案管理“人员少、任务重”的情况下，构建科层扁平化的管理模式，并建立分权式的决策参与制度，使高校档案管理工作具有一定的挑战性。要通过建立一种紧凑、干练的扁平化组织结构，节约管理费用，并充分发挥计算机的辅助作用，提高档案管理工作的信息化水平;再次，要在扁平化管理的基础上，持续提高管理的专业化水平，学校档案馆要细化科室的岗位职责，建立了主副岗工作制度，既有明确分工，又有团结协作，共同完成建设现代档案馆的目标。

2．3创新服务模式、构建多元服务平台

创新高校档案管理工作服务模式，关键是要在创新服务理念的基础上，结合学校档案管理工作实践，构建多元化的档案服务管理工作平台。具体来讲，首先要提升档案服务管理工作的整体质量和水平。特别是在服务方式的拓展方面，要充分利用网络、电话、微信、微博等现代化的传播媒介，为客户提供多样化的远程服务，以更好地满足客户的实际需要。与此同时，还要建立网上档案馆，面向校内外不同主体开展网上搜索、网上借阅、资料下载、在线浏览等多样化服务。特别是要借鉴校园平台、校园平台，强化高校档案知识的普及，实现对高校档案资源的深度开发和利用。要在积极挖掘新客户的同时，使档案服务由传统的管理控制型向现代的服务引导型转变，以此提高学校档案资源的利用效率。

2．4加强队伍建设、强化团队合作意识

重构知识经济时代高校档案管理体系，要求我们加强高校档案管理队伍建设，强化团队合作意识。具体来讲，一是要尊崇人的全面发展观，按照“以人为本”的理念，在尊重档案管理工作者个性差异的基础上，鼓励全面发展，构建“以知设岗、以岗定津、拉开档次、按岗分配”的激励机制和考核机制，从而充分调动档案管理工作者的积极性和主动性;同时，要鼓励职工通过外出调研、业务培训、专业学习等形式，加强学习提高，从而为职工搭建施展才华的有利平台，为他们创造自由发展的空间，提升职工的业务素质和理论水平。此外，还要通过“引进来”的方式，吸引高层次的复合型档案人才加入到档案管理队伍中来，以此优化档案管理队伍结构，提升学校档案管理工作的整体水平。另一方面，在加强队伍建设的同时，还要强化团队建设:学校档案馆从实际出发，以“重知识、重能力、鼓励知识创新”为指导思想，对束缚人才发展的机制和制度进行改革，发挥“传、帮、带”的作用，通过有力的团队建设，使高校档案管理工作者在思想上、感情上、心理上对单位产生认同感和归属感，为重校高校档案管理体系奠定良好的人才基础、队伍基础。

2．5创新管理方式、加强信息化建设

重构高校档案管理体系，要求我们注重技术传承创新，加快档案管理工作的信息化建设。具体来讲，首先要构建文档一体化管理模式，要在以手工传承为主、以计算机管理为辅的基础上，加大了对档案管理的信息化建设投入力度，特别要构建纸质与电子文档同步归档机制;要遵照“主次分明，突出重点”的原则，逐步实现馆藏案卷的数字化，建立了网络档案资源数据库，建立了网上档案馆，实现了对电子文件、电子数据的一体化管理;其次，在档案的信息化建设方面，要注重档案管理信息系统的升级，实现学校数字化共享平台的对接，持续提高学校档案管理工作效率;再次，要注重创建档案信息服务网站，及时更新档案工作动态，为档案用户提供了快捷便利的服务，持续提高学校档案管理的信息化水平。

作者:魏红 单位:湖南广播电视大学

参考文献:

［1］周昌宝．高校档案管理服务转型发展趋向［J］．江苏高教，2014(1):141～142．

［2］胡唐明，郑建明，秦嘉杭．“螺旋”向度下的知识管理研究［J］．情报杂志，2016(1):104～108．

第8篇：档案管理理论知识范文

摘 要：在信息时代，传统意义上的开发利用因存在各种局限而难以向用户提供满意服务，把知识管理引入档案工作中，分析两者的关系，运用知识管理的理念和方法分析目前的档案开发利用工作存在的问题，并提出对应的策略，以期更好的推动档案实践的发展与档案学理论和知识管理理论的融合创新。

关键词：知识管理；档案信息资源；开发利用

1.知识管理与档案开发利用的关系

知识管理理论一般将知识划分为显性与隐性，而档案作为社会实践的原始记录，承担了隐性知识的显性化和显性知识固化的作用，因此，档案具有知识属性，档案信息资源中包含了对组织和个人十分重要的亟待挖掘的知识。

笔者认为，用知识管理理论指导档案信息资源的开发利用就是要用知识管理的理念武装档案工作者的头脑，促使档案工作者成为知识工作者，把档案部门作为一个知识管理和交流创新的平台，成为知识的加工者、分享者、服务者，把档案信息服务提升到知识服务的层面上来，从而做好开发利用工作[2]。

2.传统的档案开发利用存在的问题

2.1 利用的意识淡薄

档案的利用是档案工作的重要环节，对于档案馆来说，做好档案的利用工作，不仅是实现档案价值的重要途径，更是档案部门赖以存在和发展的重要基础。但目前，一方面，档案工作者主动提供利用的意识不强，档案工作多重视收集和保管，利用上以被动等待为主，缺少以用户为中心的服务思想。另一方面，公众利用意识不足，社会档案意识淡薄，许多人对于档案有何价值，如何利用档案解决工作学习上的问题不清晰、不了解，利用档案的热情不高。

2.2 利用方式单一

目前大多数档案馆提供的信息利用方式处于初级阶段，多是以利用者到实体档案馆查询记录为主，并提供档案的题录、文摘等基础性在线查询服务。这种落后的服务理念和服务方式也很难适应社会的利用需求。

知识经济时代，用户关注的已不再是简单的获取文献而是如何从繁杂的信息环境中找到能解决所面临问题的信息内容，并将这些信息融化和重组为相应的知识或解决方案。单一的利用方式必然限制档案利用工作的开展。

2.3 开发的宽度不够

表现为重视显性信息的开发而忽视隐性的信息、知识。大量的信息和知识不仅存在于文件或档案库中，也根植于各类组织日常管理、生产运行的程序、惯例以及规范之中，更有一大部分存在于组织成员的头脑中。传统的档案开发工作，往往限于档案的定期接收，缺少主动开发，缺少对隐性信息资源的挖掘。

档案开发工作除了要对显性的带有知识性质的档案信息进行开发外，也应该尽可能的对分布在个人或不同部门中的片段式的知识资源进行开发，避免因单一形式的档案开发客体而流失一些珍贵的知识信息[3]。应该注重广泛的收集、开发那些零碎、隐形的信息。

2.4 开发的深度不足

档案信息的开发多以一次开发为主，即收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及统计等基础性工作，少部分深层次开发就是传统的档案编研，缺少对于包含有知识的档案信息的深入挖掘。难以满足用户对相关知识的需求。对于某个主题或类别的档案，只有从更加深入的层次去思考档案信息内容以及与其相关的知识分布，才能使相关档案信息最大限度地集结在一起，才能进行深度加工，成为系统、全面的知识成果。

3.知识管理指导下档案开发利用的策略

3.1 加强档案宣传培训，提高档案利用意识

档案工作归结起来需要人去做，要加强队伍建设，加大档案宣传，从档案工作者和档案用户两方面提高档案意识。

第一，把好入口，强化培训，建立高素质的人才队伍。明确档案开发利用工作是一项以专业知识为基础的不同于机械性和体力劳动的工作，树立档案工作是知识工作，档案利用是向用户提供知识服务的观念，营造学习知识、分享知识的良好文化环境，促使馆员有意识的创新开发利用工作。

第二，因地制宜开展档案宣传工作，助力社会档案意识的提升。除了利用网络，多方式的、长期的开展档案宣传外，要充分认识到，满足用户的利用需求，就是最好的宣传。做宣传工作，不能仅依靠几场展览，几个网页，更多的是要思考如何提供利用。要针对用户的不同需求，提供小众化的信息知识服务，对服务窗口和平台精心设计，将知识性和趣味性相结合，推送一些贴近大众生活的通俗易懂的宣传材料，消除档案与公众生活的隔阂。

3.2 推动档案信息化建设，创新档案利用方式

创新档案利用方式，使以用户到馆查询为主的利用转变为以应用信息技术提供档案产品为主的方式，要做到这一点，必须要建设数字化的信息资源库，并着力打造档案馆网站。

一是推动纸质档案数字化、信息化。具有相当数量和规模的数字化信息、知识是实施知识管理的前提条件。一方面，档案馆应加快档案数字化与信息化建设，快速、准确、有计划、有步骤地变纸质档案为数字化的档案信息；另一方面，档案馆应加强与科研单位、其他档案馆、图书馆等信息机构的联系，通过对多方数据资源的整合，及时更新与补充数据库资源。

二是着力打造档案馆网站。在服务理念上，档案馆网站要从“宣传型”、“展示型”转变为服务型。树立档案馆网站只有为用户提供信息乃至知识服务才是它最大价值所在的观点。在服务内容上，要主动提供多途径的检索方式，根据对用户的分析提供针对特定服务人群的信息服务。在网站设计上，做到版式栏目设置合理、色彩搭配和谐、操作简单直观。

3.3 注重对隐性知识的挖掘，拓展档案开发宽度

隐性知识一般存在于人的思维之中，注重对隐性知识的挖掘，需要档案部门加强与其他单位部门的协同合作。首先，可以利用网络平台，建设知识和经验的共享机制。使得不同的人员都可以在网络上分享自己的体验、经验和知识。其次，档案部门加强电子文件的收集与管理，对网络上相对显性化的信息进行收集、整合。

3.4 建立特色专题档案库，延伸档案开发深度

档案开发宽度的拓展并不代表开发深度的延伸。通过档案编研和对档案知识的整合加工形成专题档案库。专题档案库能将档案的历史价值充分体现出来，形成知识密集型的服务内容从而很好的解决这个问题。专题档案库的建设应根据馆藏特色和地域特色，收录有价值的连续性历史事件相关资料，可以是对某一问题的系统探讨，也可以是对某一事件、某一历史人物的专题介绍，通过对数据库中的信息进行鉴定、取舍，并充分利用先进的数据库技术进行整序和重组，把零散的，已经显性化的知识再加工，形成系统的知识产品。这一活动过程必然需要档案工作者投入大量的精力和时间，而这种凝结着档案工作者劳动的知识产品就是档案深度开发的产物[5]。

实践发展是理论进步的源泉，档案开发利用中对知识管理的运用也会为整个档案实践和档案理论开拓一片新天地。

（作者单位：安徽大学）

参考文献：

[1] 尹晓慧.基于知识管理的图书馆创新研究[J].科技情报开发与经济，2010年（13）.

[2] 姜媛.知识管理背景下高校档案馆功能拓展探究[J].档案学通讯，2014（4）.

第9篇：档案管理理论知识范文

关键词：档案管理  人员素质  对策  新形势

        0 引言

        随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新，档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出，档案管理专业化、技术化不断增强，这就要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。

        1 新形势下档案管理人员面临的挑战

        新形势下档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业。技术更先进集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术，极大地提高了档案管理的效率和效果；内容更丰富主要是由于知识爆炸时代衍生出更多的信息，许多重要信息都纳入了档案管理范围之内；分工更专业意味着档案管理作为一门专业化管理工作，已经在众多单位中得到重视和普及。然而，新形势下的档案管理也必然伴随着其自身固有的缺陷和弱点，即保真、保密、保存、保读取等难题。实践中，美国阿波罗登月和北京亚运会的一些电子信息已经无法读取。前不久，国家保密局对中央各单位的档案管理工作检查中，发现大量管理漏洞，而且有些单位的机密已经泄漏，这都为档案管理人员提高能力素质提出了新的挑战。

        2 新形势下档案管理人员基本素质要求

        新形势下档案管理人员应该具备新的素质，概括而言，需要在意识、能力、精神三个方面有新的提升。

        2.1 树立三大意识

        2.1.1 服务意识 以往，档案管理具有极强的被动性，将工作定位于保管为主。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。

        2.1.2 安全意识 有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。

        2.1.3 创新意识 创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。

        2.2 打造三类能力

        2.2.1 操作能力 要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。此外，还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。

        2.2.2 管理能力 要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。

        2.2.3 学习能力 适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。

        2.3 培养三种精神 高素质的档案管理人员应该培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。只有对档案管理工作热爱乃至迷恋，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真务实的作风，才能脚踏实地，一步一个脚印，闯出自己的一片天地；只有甘于奉献的精神，才能充满前进的动力，抵制各类诱惑，努力为档案管理工作作出应有的贡献。

        3 新形势下档案管理人员素质提升对策

        档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。

        3.1 营造良性竞争氛围 以往，档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争，档案管理部门与单位其他部门之间没有对比，档案管理部门内部人员之间没有竞争，这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此，必须营造良好的竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位；其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为；最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。

        3.2 建立完善的激励体系 理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。

        3.2.1 奖励措施 针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。

        3.2.2 惩罚措施 建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。

        3.3 健全考核评估制度 激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。

        3.3.1 制定考核标准 考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。

        3.3.2 客观的考核 考核过程中，可以考虑采取360度考核策略，即从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评，确保评估结果的公正、客观和公平。

        3.4 加强培训学习 培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径，在培训方面：第一，促进培训的经常化、制度化。实践中，许多单位对于档案管理人员缺乏培训，或采取随机培训的方式，这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥无味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。

        在学习方面，要积极营造学习氛围，打造学习型组织。一是要以终身学习为目标，倡导经常学习、时刻学习；二是要全员学习，带动全员参与，提高整体素质；三是要全过程学习，对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造；四是要团队学习，促进成员间的互帮互助。此外，单位或部门应该创造一定的学习条件，例如，保证档案管理人员的学习时间，报销一定比例的书费等。同时，还要开展一系列的活动，包括知识竞赛、技能比赛等，调动档案管理人员学习的主动性和积极性。

        4 结论

        总之，在新形势下，档案管理工作存在着新的挑战，也对档案管理人员提出了新的素质要求。当前，档案管理人员必须树立三大意识、打造三类能力、培养三种精神，才能适应新时代的要求。然而，提高档案管理人员整体素质需要借助于创造良好的竞争氛围，建立科学的激励体系，健全公开、公平的考核评估机制，并加大对员工的培训力度，倡导员工自我学习。 

参考文献：

[1]杨冬权.在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上的讲话[n].中国档案报.2009-6-25.第001版.

[2]吴娟.档案工作者应树立五种理念[n].协商新报.2009-4-3.第a01版.

[3]李泽光.新时期如何提高档案管理人员的素质[n].承德日报.2008-8-18.第006版.