企业合同档案管理精选(九篇)

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第1篇：企业合同档案管理范文

关键词:企业用工;劳动合同;风险

当前，全国大多数供电企业在劳动用工方面日趋规范，但随着《劳动合同法》的实施，给企业的人力资源管理带来了一场全新的革命，《劳动合同法》要求企业从劳动合同的订立、履行、变更直至解除、终止都采用书面化管理，否则将面临巨大用工风险。新形势下，企业如何在劳动合同管理环节重新构造一个全新的精细化管理模式，以适用劳动合同法的要求，降低用工风险，这已经成为企业人力资源管理工作中的重中之重。

1、企业用工风险

1.1 用工机制风险

《劳动合同法》规定，劳动者在该用人单位连续工作满10年的，“连续订立二次固定期限劳动合同”等条件的，便可与该用人单位签订“无固定期限劳动合同”。这样，企业将面临“无固定期限劳动合同”用工比例的逐年上升，固定期劳动合同的期限从过去的短期化调整为中长期，劳动合同长期化趋势不可逆转的局面。由此，用人单位长期习惯于用劳动合同终止来调整劳动关系的方式已不适用。稳定就业的确对和谐稳定的劳动关系有益，但会减弱企业用工机制的活力，使企业竞争力减弱。

1.2 用工成本风险

这里指的用工成本风险是企业因劳动合同终止需支付的经济补偿金和新增的企业违规成本风险。

1)劳动合同终止成本风险

由于新法规定，企业终止合同需要支付经济补偿金，并且补偿金基数由原来的终止前12个月的平均实得收入(扣除个人税与费)调整为终止前12个月的平均收入(含税与费)，而这个经济补偿金总是隐性存在，企业始终存在风险。

可能会有人认为，既然合同终止会产生经济补偿，那么企业不终止合同不是就可免除补偿了。这是一个误解，企业不终止合同，经济补偿只是暂缓发生而已。另外，大量的劳务派遣员工通过劳务派遣单位支付的经济补偿金也不能忽视，因为劳务派遣人员的劳动合同终止补偿金是同样适用法律规定的。

2)新增的企业违规成本风险

以下五项内容，都是新增的企业违规的成本风险。

(1)自用工之日起满一个月未满一年未签订书面劳动合同，用人单位应当向劳动者每月支付2倍工资。

(2)用人单位违反规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付2倍工资。

(3)用人单位违法解除劳动合同可能向劳动者支付双倍补偿金。

(4)用人单位不按法律规定支付劳动报酬、加班工资或经济补偿金，要按50%以上100%以下加付赔偿金。

(5)用人单位有违法行为，导致劳动者解除合同，用人单位要支付经济补偿。

1.3 用工管理风险

用工管理风险是指用人单位用工管理不到位或用工管理不严造成的风险。

1)用工管理不到位产生风险

(1)不签劳动合同就用工;(2)本企业工龄未连续计算;(3)非全日制用工不签劳动合同;(4)合同到期不续签。

2)用工管理制度不严产生风险

(1)规章制度不健全;(2)内容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使劳动者知晓;(5)制度缺乏操作性。

2、化解企业用工风险措施

2.1 化解用工机制风险

用人单位必须牢固树立人力资源是企业第一资源的理念，以人为本，处理好灵活的用工机制与控制好无固定期劳动合同增长的关系。

1)严格把好招聘关

把好招聘关是劳动合同管理的开始，企业一定要树立“招聘合适的人到合适的岗位”的理念，特别是在招聘录用前书面告知员工录用条件和做好考核录用工作，绝对不能只看履历，或让应聘者经受心理测试等，忽视了招聘管理，放松了用工第一关，使企业丧失了试用期内单方解除权。

2)采用形式多样的灵活用工

在法律允许的范围内，尽可能保持用工机制的灵活性。进行岗位分析，有的岗位可以订立完成一定工作为期限的劳动合同，有的岗位可以采用非全日制形式、外包形式、劳务派遣形式等形式多样的灵活用工。

3)根据岗位性质和企业不同实际需求签订劳动合同

在企业发展不同阶段，劳动合同管理有不同的侧重点。企业可根据岗位性质和企业实际需求与员工签订劳动合同。再者，企业的性质也有不同，有劳动密集型企业，高新技术企业等，其岗位不同，对人员的需求也是不同的。因此，在市场经济条件下，企业不可能都与劳动者签订无固定期限劳动合同。建议可对专业性较强的骨干岗位签订3至5年甚至更长期劳动合同，对替代性较强的熟练岗位也要按企业实际需求签订，期限也可3至5年或较长一点，合同期满后，除少数人员留用外可终止合同。

4)控制好无固定期劳动合同

企业为了灵活用工，形成员工“能进能出，能上能下”的竞争机制，必须控制增长的无固定期限劳动合同。根据上述某上市公司测算，管理、技术岗位、班组长和技术工种岗位的可替代性较弱，无固定期合同可适当控制在70%以内;可替代性较强熟练岗位，无固定期限合同可控制在30%以内。企业总计无固定期合同比例一般控制在50%左右为好，以保持用人机制的相对灵活性。

2.2 化解用工成本风险

1)计提“终止准备金”，消化“终止”成本

劳动合同终止补偿是在劳动合同期满终止时发生，是潜在的用工成本。因此，企业可以通过设置劳动合同“终止准备金”来合理消化“终止”成本。企业可根据当年的平均工资计提1个月工资作终止准备金。如2008年1月1日之前订立的劳动合同，企业终止补偿2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后订立的劳动合同期满终止的，企业终止补偿该员工在本企业全部工作年限。计提“终止准备金”将劳动合同期满终止时发生的一次性补偿成本合理地分摊至每年用工成本，客观反映企业的盈利能力。

2)杜绝违规成本发生

企业应依法规范用工，建立先订劳动合同后用工和续签合同领导审核制度，防止用工超过1个月未订立劳动合同和违反规定不与员工订立无固定期合同情况发生;按劳动合同或集体合同约定支付劳动报酬、加班工资;依法为员工缴纳社会保险。企业依法履行义务和行使权利，杜绝违规成本发生。

2.3 化解用工管理风险

1)依法建立和完善劳动规章制度

企业应结合实际，建立合法合理的规章制度，健全劳动合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度，不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务，同时也保障企业依法行使管理权。企业在建立或修订涉及职工切身利益的规章制度时应当依法经过民主程序和告知义务，保护好企业的合法权益。

2)加强劳动合同管理

企业必须建立劳动管理台帐，劳动合同签订、变更、终止、解除台帐;员工培训记录台帐;员工考勤统计台帐;员工医疗期管理台帐;员工年休假台帐;人事管理台帐等，提高劳动合同管理水平，杜绝用工管理不到位和用工管理制度不严等弊病，化解用工风险。

3)加大劳动用工自查自纠

企业在用工时依法进行自我约束、自我监督，开展自查自纠可以及时纠正错误用工行为，减少企业损失。从用工基本状况、劳动合同订立、工作时间和工资支付、社会保险缴费、规章制度制定和完善等方面检查，还可聘请专业单位检查。自查中发现的问题要及时整改，以免造成损失。

第2篇：企业合同档案管理范文

［关键词］合同档案；风电企业；管理分类

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).

［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).

［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).

第3篇：企业合同档案管理范文

自身的合法权益而采取的必要手段。笔者在此结合实际工作，简要的

阐述和分析了合同档案管理的相关问题。

关键词：项目合同；合同档案；管理

1 前 言

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。

2 合同档案的有效管理

2.1合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给归档部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”如果在合同用印环节即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。

对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单。待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

2.2 合同档案的整理

合同档案按“先问题再时间”的原则组卷。案卷内反映同一个问题的合同文件应排列在一起。如果合同文件数量多，可按问题组成几个卷，按时间顺序或问题重要程度排列。划分合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。

例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考指标；可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的管理

在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要，与当前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这也给合同档案管理带来一定风险性。首先，合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各阶段执行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由计划部对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。

3 对变更、撤销和失效合同的管理

对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其变更与解除也应慎而处之。

《合同法》规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的，依照其规定。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。

4合同档案信息资源的开发

长期以来，合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。积极开发合同档案资源，找准切入点，是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分，应当与信用体系互动互惠，从而发挥更大的现实意义。

第4篇：企业合同档案管理范文

一、合同管理案例述评

笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。

3　从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。企业可根据自身的规模和条件设立法律部门或者聘请法律顾问，此部门或者此岗位对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对标准化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法律部门或者法律顾问从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中企业的损失，有效维护企业合法权益。

第5篇：企业合同档案管理范文

【关键词】合同管理 法律风险 防范

一、企业合同管理法律风险的概念

企业合同管理是指企业及所属单位对自身为当事人的合同进行签订、履行、变更、解除、转让、中止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。企业法律风险是指在企业在经营的过程中，由于内部或外部的原因未按照法律规定或合同约定行使权力、履行义务，给企业带来法律后果的可能性。本文所研究的企业合同管理法律风险是指企业在合同管理的过程中，由于内、外部因素的影响导致实际的履行情况与预期的合同管理目的发生不一致的可能性，这种可能性会给企业带来一定的法律后果。

二、企业合同管理法律风险的现状分析

1.法律风险防范意识低。一些企业机构和岗位设置存在空缺，法律意识薄弱，对法律风险以及造成的影响认识不足，一旦风险发生，企业只能作为“消防员”事后补救。还有一些企业合同管理制度不健全。企业合同管理缺乏制度支撑，没有规范合同管理的体系，无法防范合同风险，给企业带来不利的法律后果。

2.合同订立管理不规范

第一，缺乏对合同对方当事人的资信调查。企业在订立管理的过程中，对合同对方当事人的资信调查是保证合同顺利履行的前提，如果发现合同对方当事人主体资格、履约能力、诚信情况、财务状况、经营能力存在缺陷，应立即采取相应措施，降低法律风险，避免损失的发生。

第二，合同文本不规范。企业的合同文本应该文字规范、严谨、表述准确、具体，但有些企业为了追求所谓的效率，合同条款约定不明，合同文本不规范，导致企业合法权益受到损害的时候无法主张权利。

第三，合同的签订主体设置不当。有些企业签订合同是往往是合同双方的代表人负责签字，而不是法定代表人或者负责人，对签订主体和合同主体的法律关系认识不清。一旦代表人无授权或授权不明，就会导致合同因无权或超越权限处于效力不确定的状态。

3.合同履行管理不规范

第一，合同履行进度管理不规范。合同履行进度管理是合同目的实现的过程，只有控制过程才能把握结果。但有些企业不注重合同变更、交货、付款、提货、收款等基本的合同履行情况信息，不及时做好书面记录，使企业承担不必要的损失。

第二，合同档案管理不规范。一些企业不注重档案管理，对于合同订立、履行的相关证据材料保管不当，一旦发生纠纷，企业会因无法找到有利的书面证据，而导致不利的法律后果。

第三，合同纠纷管理不规范。合同纠纷的解决途径无外乎协商、调解、诉讼、仲裁四种方式。企业通过哪种途径解决纠纷应依据合同纠纷性质而定，不能一味的追求一种解决方式，每种解决方式产生的法律风险是不同的。

三、企业合同管理法律风险与防范的建议

1.合同管理模式设置中的法律风险与防范

第一，健全管理机构。企业的合同管理应实行“合同管理部门统一归口管理与各合同承办部门分级管理相结合的管理体制”。合同管理既要注重动态管理，也要注重静态管理，不仅需要企业法律部门还需要各个层级的人员与部门的共同参与，各部门各司其职，分工负责。

第二，合同管理人员的选配。合同管理人员必须具备一定的法律知识，精通法律法规，熟悉公司的经营管理流程。合同管理人员不能完全由法律专业人士负责，必要时可根据企业发展状况、业务方位选配专业人员进行辅助，达到取长补短的作用。

第三，合同管理流程体系的完善。企业内部的合同管理流程并非越紧密越完善，太过细致导致企业反映速度降低，但是太过笼统又会缺乏跟踪把关，将潜在的风险变为实际的损失。一套有效的合同管理流程应针对企业的实际情况，结合企业的机构设置对针对合同履行过程存在的异常情况做出快速的反应，有效降低企业的风险。

2.合同订立管理中的风险防范

第一，对方合同对方当事人的审查。合同对方当事人的审查包括对合同对方当事人的证照、合同履约能力、资信情况、财务履行状况、诚信情况的审查。企业可以建立合同对方当事人准入制度，使之规范化。

第二，合同授权委托管理。一方面，企业应加强合同对方当事人委托人的审核。合同对方委托人必须经过法定代表人或负责人的授权，证明其事项、权限和期限，并应保存授权委托书的原件；另一方面，企业应建立合同授权委托制度。

第三，完善合同文本。企业要结合企业实际，组织合同管理部门、合同承办部门等专业、非专业人员制定符合企业的制式合同文本。合同文本要内容合法完备，权利义务对等，违约责任具体，文字表达清楚，保证风险可控的基础上可重复使用。

3.合同履行管理的法律风险与防控

第一，合同履行进度中的法律风险与防控。合同履行应全面适当履行，合同履行期间，企业要严格按照合同的约定履行合同义务，及时主张合同权利，跟踪合同履行过程中合同相对方的履约情况，采取有效措施解决合同履约过程中出现的非正常履约情况，控制和降低合同风险。

第6篇：企业合同档案管理范文

（一）合同管理制度体系的基本组成部分

总的合同管理制度

合同会签制度

审查批准制度

检查评估制度

合同档案管理制度

文件传送、确认制度

合同管理奖惩制度

总合同管理制度

对合同管理部门的权利和义务、职责范围、合同的谈判、签订、履行、争议解决等具体操作作出详细而明确的规定；

合同会签制度为保证合同签订后全面履行，应由施工、技术、采购、劳动、财务、主管领导等有关部门共同研究合同，提出意见后会签。

审查批准制度

签订前，由职能部门、合同管理部门和律师对合同进行审查，审查无误后，报领导审批。

检查评估制度

合同签订后，应对合同的签订、履行情况进行动态检查和监督，及时发现问题、改正问题、总结教训。

合同档案管理制度

应安排专人负责项目的收集整理工作，对各类合同、勘察报告、设计图纸、施工图、施工日记、签证单、工程师指令、往来函件、会议纪要、验收报告等各类文件资料进行全面的收集。

建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏；每一份合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，变更、解除的协议。

建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的，金额、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐项填写，做到准确、及时、完整。

文件传送、确认制度

建立规范的文件接收程序

建立规范的文件送达方式。（送达文件应注意的问题）

建立有序文件内部流转程序，及时处理有关法律文件

合同管理奖惩制度

二、 房地产合同法律风险防范与处理

（一）合同风险的常见类别

合同无效带来的法律风险

合同价款约定不清导致风险

合同条款变更带来的风险

合同条款不完整、不完善带来的风险

合同履行不当带来的风险

外部环境变化导致风险（经济环境、自然环境、法律环境）

（二）合同无效的常见情形（以施工为例，兼论合同签订时应注意的问题）

建设工程施工合同具有下列情形之一的，应当根据合同法第五十二条第（五）项的规定，认定无效：（一）承包人未取得建筑施工企业资质或者超越资质等级的；（二）没有资质的实际施工人借用有资质的建筑施工企业名义的；（三）建设工程必须进行招标而未招标或者中标无效的。

（三）、签订合同应注意的几个问题

（四）房地产开发企业几个重大合同签订应注意的问题

（五）关于合同履行的法律风险防范

合同分析

合同交底

合同履行控制

合同变更管理

合同分析

按照系统规则和要求将合同分解成相互独立、相互联系的单元，便于组织分工和落实合同履行责任

合同结构分析（合同有关的主体、双方的权利和义务、风险的分担与转移、工期、进度与移交、质量检查与缺陷、价款计量和支付、违约责任、索赔、合同的解除、争议的解决）

合同工作责任分解（承包商的任务、业主的任务、监理的任务、工期和质量、验收和结算、工程保修）

合同交底

合同签订后，应该对相关职能部门进行合同底，并制订合同履行计划

合同交底的内容：

工程概况及合同工作范围；

合同关系及合同涉及各方之间的权利、义力与责任；

合同工期控制总目标及阶段目标；

合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序；

合同对材料、设备采购和验收的规定

投资及成本控制目标，特别是合同价款的支付及调整的条件、方式和程序；

合同双方争议的处理方式、程序及要求

索赔的机会及处理索赔

付款的程序及条件等

合同履行控制

职能部门应随时了解掌握合同的履行情况，负责跟进签约对方的合同履行

情况，及时提请相关部门按照合同约定履行我方义务，在合同履行过程中

遇到异常情况时，应及时提出处理意见，并上报主管领导。

合同履行控制主要包括：成本控制、质量控制、进度控制

合同实施情况跟踪

注意付款条件和付款对象

注意及时通知及索赔

合同变更管理

注意合同变更的程序

注意合同变更的范围及配套文件的变更三、房地产开发企业房屋买卖合同争议及纠纷处理

1、如何处理延期交付房屋纠纷；

2、如何处理延期办理房地证纠纷；

3、如何处理业主拒绝收楼的纠纷；

第7篇：企业合同档案管理范文

高校合同关系与一般企业、公司合同关系最大的不同，是其在内容上具有鲜明的特色，即主要是围绕高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等职能而进行的基本建设、维护维修、物资采购、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动，使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利、义务关系。充分体现了高校的四大职能，即人才培养、科学研究、社会服务、文化传承职能。此外，与企业合同相比，高校合同一般还具有金额相对较小、种类相对较多、涉及经办部门相对较多等特点。因此，高校的合同管理具有其特殊性和复杂性。

二、高校合同管理的现状分析

（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄

在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。

（二）合同多部门签订，无专门机构管理

一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。

（三）合同内容不够严谨，未经严格审核批准

高校各类对外合同的签订，都必须严格依照《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规，在全面、充分表达双方真实意图的基础上，对合同的实质性条款（包括附件）尽可能进行完备地约定。由于高校的合同内控制度建设比较滞后，在合同管理流程中，往往缺少关键的合同审核环节，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，或由于合同审核人员专业知识的欠缺，或相关的法律知识不足，从而在审核中无法及时发现不当或不利内容和条款；也有的高校合同审核人员确实提出了恰当的修改意见，往往因为内部部门之间沟通不畅，合同的经办人员没有及时纠正这些不足。另外，业务主办部门在实际签订合同时，有时碍于情面，或存在侥幸心理，自以为违约、纠纷不可能发生，觉得这类条款可有可无，忽视对违约责任、争议解决等条款的约定。实际上，这些认定违约责任、确定争议解决办法的条款正是日后处理合同纠纷的方法和依据，同时这些条款的存在，也可有效敦促双方积极履行合同义务。

三、高校合同管理的对策分析

（一）加强教育，提高对合同管理工作的认识

财政部于2012年11月29日了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求各行政事业单位自2014年1月1日起施行，以进一步提升高校内部管理水平。高校合同管理是新时期高校依法治校的重要内容，是高校内部控制的重要组成部分，它直接规范着高校的对外经济行为。高校各级领导、各部门工作人员对合同管理工作的认识提升以及他们的法制意识的增强是做好合同管理工作的重要保障。因此，应对学校干部职工开展广泛深入的普法宣传教育，加强对专兼职合同管理人员的培训尤为重要与迫切。通过培训学习，使他们进一步增强法制观念，依法履行管理职责；同时使广大干部、职工认识到，建立和完善合同管理机制，加强高校内部控制，强化合同管理，是高校避免风险、提高经济效益、提升高校竞争力和发展潜力的重要保障，也是市场经济的必然要求，对于在市场经济条件下维护学校的利益具有十分重要的意义。

（二）加强合同的制度化规范化管理

为保障合同在审核、签订、履行时以及出现纠纷后都能够及时有效解决处理，不至于遇到问题束手无策，高校应依据《合同法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一整套规章制度体系，制定一系列切实可行的高校合同管理制度，以加强合同的规范化管理，要从体制上、程序上、权限上规范和约束各职能部门履约的行为，以此规范学校的合同运作和经营行为。例如要完善签订合同的授权委托制度，防治受托权力的滥用和权力的过于集中，使学校法人代表———校长的授权委托行为规范化、合法化。同时还要建立和完善合同审核会签制度、合同专用章使用管理制度、合同追踪监督体系、合同档案查询和保管管理制度等。通过一系列制度的精心制定、认真执行、监督检查，保证完整、准确、全面履行合同，维护高校的合法权益。

（三）加强合同签订前的审核工作

合同订立前，应通过严格的审核会签程序。合同审核可实行合同小组会签制。小组成员可由业务主办部门和相关职能部门如：校办公室、招投标办、财务部门、纪检审计等部门负责人以及相关专业人员组成。小组成员应分工负责，密切配合，共同为维护学校经济利益把好关。可重点审核合同内容的合法性、合规性。如当事人的名称、地址，合同标的，质量和数量，价款和酬金，付款的时间与方式，质保金的收取与退还，后续的服务与维保，违约责任，解决争议的方法等，是否都已在合同中具体载明清楚。审核合同时应注意合同文字的规范、准确，合同内容在逻辑上应保证前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的语言，一个概念有多种解释时要确定一种解释避免纠纷。会审小组成员审核后应在合同会审表上签署意见。由业务主办部门综合以上专业意见拿出较成熟的方案，最后交校领导审查批准。凡对外投资、融资、合作办学以及学校资产联合经营等重大经济合同（50万元或100万元以上）和重要合同（具体金额由各校根据情况确定）应请法律专业人员对合同的内容、条款进行咨询把关并签署意见，经分管校领导审核后，报校长办公会或学校党委会审定后签订。高校在签订合同时不仅要讲正面的合作，更要强调反面的责任。只有这样，一旦发生合同违约时，才能确保高校合法权益不受损失。

（四）加强合同履行的监督跟踪管理

学校合同一旦订立，就要开始履行。在此过程中，最重要也是最根本的是加强管理，提高执行力，确保全面按时履约。相关部门要各司其责，业务主办部门应对合同履行情况进行实时跟踪监督，指定专人跟踪监督合同的履行情况，按合同约定条款组织实施，对工程、物资、设备的质量进行监督检查，严格监督合同履行过程中是否按照合同规定办理验收手续。涉及到合同中的付款条款，需经双方确认后，由业务主办部门办理付款申请手续。学校财务部门应依据合同履行收付款职责，并按审批权限，经申请人、业务主办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批、签字确认后办理款项结算，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。监察、审计部门应认真履行督查职责，保障学校合法权益不受损失。如属相关部门履行不当造成损失的，应追究相关部门或相关人员的责任。

（五）加强合同档案的归档管理

高校要建立和完善合同档案管理制度。合同归档可由校办公室作为归口管理部门，具体负责合同的归档、管理、查询工作。校办公室应安排专人对合同档案进行整理、加工，对所有合同统一编号、分类归档、汇总列表备查。合同履行完毕后，业务主办部门应及时按档案管理要求进行整理，移送校办档案管理部门，不得随意处置、销毁或遗失。每一份合同正本、副本以及合同审核、会签过程中提出的修改意见及与之相关的附件（如传真件、文书、图表等），变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料，授权委托书、合同分批履行的情况记录等材料均需妥善处理、及时整理归档，建立合同管理登记台账，为以后各方查阅使用提供方便。各部门因工作需要借用合同复印件，应由借用部门负责人签字，分管校领导审批。校办档案管理部门负责及时收回借出的合同。各部门应对合同进行保密，校办合同管理人员不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。

四、总结

第8篇：企业合同档案管理范文

关键词：企业；社会保障；人事档案；对策探究

0引言

基于我国社会保障制度体系建设在维护国家安定、社会稳定，促进我国社会经济发展、保障全体公民安居乐业所担当的重要社会角色，文章分析了在我国社会保障体系建设及运行当中，仍然面临诸多矛盾和问题，存在许多不尽人意的地方，尤其是企业人事档案管理工作在社会保障体系建设中的不到位，引发了太多的纠纷，从而导致上访、投诉案件的增多，给我国新常态下的社会稳定造成影响。为此，笔者就此展开论述。

1当前企业人事档案管理工作中存在的问题

1．1企业改制导致职工档案的管理缺失

随着我国经济体制改革的深入，改制企业的劳动关系是否理顺则成了重点和难点，有些改制企业在工作中忽视人事档案的重要性，移交操作过于简单，如：有的改制企业把职工的社会养老保险费和社会医疗保险费以及人员名单交给社保部门就算完成改制任务，而遗留问题及改制时因该完善的工作往往用一句简单的“企业已改制，档案已托管到社保”加以推诿。由于改制企业职工的人事档案移交管理不到位，继而出现这样的现象：改制破产后企业职工人事档案有的移交社保部门、有的移交主管部门、有的仍堆放在企业，有的干脆放在个人口袋里。然而档案毕竟是个人的历史资料，往往在关键时候体现它的作用。当有政策出台可享受优惠而需要开证明时，问题就来了。档案放在社保的，还可从社保开具房改货币化补贴证明、出国经济收人证明、购房经济收入证明、购房贷款证明等。但是对子女教育、工龄认定、办理遗属供养生活费等证明，由于社保部门本身毕竟没有档案管理这项职能，也没有时间和精力将人事档案管理工作细化到家，所以很多时候这样的证明社保部门无法开具，给个人带来一些不便和影响。可以说，由于改制破产企业职工档案移交管理的不到位，给档案所有人、社保部门造成许多不利的影响，而且给原本就承担繁重工作任务的社保机构带来额外的负担。

1．2特殊工种记录不完善

根据国家的有关规定，特殊工种审批统一由各级地方劳动保障部门根据企业上报材料对从事特殊工种名称、从事时间、公示结果、企业上报备案材料及本人档案记载等情况进行核对，并严格把好审核、审批关，对没有原始档案或原始档案没有记载特殊工种经历的，不得作为特殊工种提前退休依据。根据以上政策，劳动障保部门审定特殊工种的重点也是唯一依据，是国家和各省所定的特殊工种目录中从事某项工种记载的原始记录，因此，对提前退休特殊工种的审批，档案管理尤为重要，这项工作做好了，既能保护在特殊岗位上职工的合法权益，也能遏制企业违规办理职工提前退休、审批把关不严、审批条件掌握不一，甚至违反规定审批的不良现象。综上，原始档案的管理成了维护职工合法权益、规范职工退休审批制度，促进养老保险制度改革的有力保证。目前由于改制企业或某些历史原因，许多档案遗失或档案记录不全。有的企业虽有档案，也有记录，但职工工作岗位转换后，不及时记入档案，很难保证档案真实性与合法性；有的档案记录不全，工资单上反映特殊工种的补贴，不能证明职工自己从事的特殊工种职业岗位时间。所以说，改制企业职工档案管理工作的缺位，将给特殊工种的认定带来巨大的困难。

1．3合同制职工档案管理存在的问题

实行劳动合同制是《劳动法》的主要内容，是加强企业经营机制转换的一项重大举措，是企业人事制度建立，并与社会主义市场经济体制相适应的必然要求，也是企业实行人员聘任制度的必然途径。实行聘用制后，双方可以协商约定聘用时间，打破了以前以岗位定终身的用人制度，用工形式日趋灵活，人才流动更加频繁。但目前有些企业对合同制职工的档案管理不规范，有的甚至无劳动合同，对续聘、解聘、岗位调整、职务升迁、工资待遇、奖惩尚无据可寻，致使用人单位与职工之间矛盾冲突常有发生。企业随意解除合同，损害了职工的切身利益，在发生劳动争议时往往因职工与单位没有一份完整的用工记录，没有劳动合同，给劳动争议仲裁带来麻烦，更是影响到了劳动争议仲裁的公正性。

2对策与措施

2．1加大宣传力度，以提高全社会的共识

与社会保障体系建设的发展进程相比，企业人事档案管理工作目前存在着一定的差距，表现在：社保信息提供不准确、不及时；改制单位职工档案不完整；人事档案管理基础工作较为薄弱；部门与部门之间存在差距等。这一方面影响了政策的贯彻落实，另一方面也影响了政府部门的形象。所以提高各单位及企业人事干部对档案管理重要性认识尤为关键。只有从基础抓起，保证各企业所提供档案的准确性、及时性，才能保证在落实各项社会保障待遇及开展劳动争议仲裁等各项工作时的准确、公正，更好地保障职工的合法权益。

2．2明确目标任务、以突出工作重点为前提

一是加快社区档案信息平台建设。托管社保人员在档案进入社保后，由于从单位人转向社会人，单位对职工推向社会就不再履行管理手续，而社保在收到“两费”后，就只停留在“两费”管理，而忽视了人员的其它管理，造成职工需要档案时，无处可查，给职工本人和社保工作造成了许多麻烦。社区建立档案信息平台后，实现社区与社保计算机信息联网，社保部门通过社区提供的各种信息，及时了解职工的生存状况、健康状况、工作变动情况，以及其他有关信息，通过及时地归档，建立完整的个人信息数据库，为提供全面、准确的档案服务打下良好的基础。二是加强特殊工种档案的管理。涉及有特殊工种的用人企业应加强特殊工种管理档案，将本企业职工从事特殊工种的名称、从事特殊工种起止时间及变换工种（工作）岗位等情况做出完整人事档案记录，将单位从事特殊工种职工花名册报当地劳动保险部门登记备案或建立数据库实行计算机管理，确保劳动保障部门对所辖提前退休的特殊工种的职工进行年度检查审核。对职工符合提前退休条件，在办理提前退休手续时，劳动部门根据每年年检从事特殊工种的名称、起止时间及累计从事特殊工种年限进行审核，以此为据进行公告，在无异议情况下，方可办理提前退休审批，以便杜绝过程中的人情“风”、钻空子等不公正的现象。三是加强劳动合同的管理。全面推行劳动合同用工制度，不是一项孤立的工作，需要企业的严格管理和重视。所以，有关部门要加大《劳动法》执法力度，督促企业与职工签订规范合法的劳动合同，并建立用工合同档案管理制度，做到各种争议案件有据可依，切实维护劳动关系争议双方的合法权益。劳动争议仲裁实践表明，劳动争议案件的处理关键是事实清楚，材料准确，档案完整。而这些都离不开档案管理部门所做的基础工作，所以说档案管理的成效直接影响着仲裁工作的准确性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗话说，没有规矩，不成方圆，要让企业人事档案管理工作为社会保障工作提供有效的服务，就必须建立一套较为完整的企业人事档案管理制度，并由熟悉企业人事档案管理的工作人员规范社保人事档案管理。企业人事档案收集手段要不断改善，社保部门要尽早介入。要尽可能创造条件，并利用现代先进管理手段，建立计算机信息平台，加强现有企业档案室的管理。加强企业人事工作人员培训交流工作，让他们树立一种全新的档案理念。只有做到企业人事档案资料的真实和完善，才能实现社保工作的公平、公正，才能保障职工的合法权益。企业人事档案的收集、保管和利用，正成为我国劳动保障部门解决劳动纠纷、认定工龄、提前退休审批、养老保险金认领等各项工作必不可少的重要环节。所以应积极探索企业人事档案工作的新思路、新方法，善于创造性的开展工作，努力实现企业人事档案工作的创新发展。

参考文献

1高文丽．基于信息网络环境下的档案管理探究［J］．办公室业务，2012（9）

2贡小玲．规范人事档案管理为社会保障提供服务［J］．探索与创新，2011（2）

3赵亚敏．基于开放和实用的人事档案管理改革研究［J］．山东大学学报，2007（9）

第9篇：企业合同档案管理范文

关键词：工程合同；管理

中图分类号： TU723.1 文献标识码： A 文章编号：

工程合同是指涉及工程范畴的平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。包括代建、勘察、设计、施工、监理、招标、工程咨询、工程检测、工程管理、拆迁等内容。工程合同管理（以下简称合同管理）是企业管理的重要内容之一，是降低企业风险、实现企业合法权益的根本保障。本文就合同管理的签订、履行等方面谈一下自己的认识和理解。

一、合同的签订

合同的签订必须符合国家法律、法规，符合国家有关方针政策，并遵循：“平等互利、协商一致”的原则。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须在企业法人授权的范围内代表企业签订合同。签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。合同一律采用书面格式，必须采用统一合同文本，并对合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同承办人、合同签署代表签订合同的委托人应该认真核查对方当事人的主体资格，包括主体资格证明、资质证明及相关文件；若对方法定代表人委托他人签订合同的，还应审查人的资格，必须提供书面授权委托文件；同时，还要考察对方的履约能力和商业信用；评估合同内容的可行性、严密性。

二、合同的履行

1、合同依法成立，具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

3、在合同履行过程中，无论遇到任何困难，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

4、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第一，变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。第二，变更、解除合同的手续，应按规定的审批权限和程序执行。第三，变更、解除合同一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第四，变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第五，因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责外，均应承担相应责任，并在变更、解除合同协议书中明确规定。

5、关于合同纠纷的处理方式和原则

第一，合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。第二，合同纠纷由有关业务部门协法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三，处理合同纠纷的原则是：(1)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。(2)以双方协商解决为基本办法，纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。(3)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第四，合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或的足够时间。

三、加强合同管理的措施

合同管理不是一门简单的学问，很多细节很多条款都要在日常工作中加以注意并及时掌握合同管理中各种动态的信息，以保证对合同管理的完整性与及时性。

1、加强合同管理的组织机构建设，设立专门合同管理机构和配备合同管理人员。机构建设是创建“重合同守信用”企业的组织保证。要在公司组建一支合同管理员队伍，并全部经过专业培训，形成了公司合同管理由管理机构具体负责和管理人员经办负责的有序运行机制。做到公司合同信用管理机构健全，配备合同管理人员，建立健全有关规章制度。

2、认真做好合同管理的基础工作

(1)建立合同管理制度，工程合同管理办法中应涵盖合同专管员岗位职责、合同专用章与合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函与谈判纪要管理制度、合同管理学习与培训制度、工程合同台帐与档案管理制度等相关配套的管理制度，以便细化和规范合同管理的全过程。

(2)合同档案集中管理。应定期将履行完毕或不再履行的工程合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档。

(3)建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台账。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。合同档案应当包括纸质档案和电子档案，及时更新，保证合同管理员能够掌握合同的最新动态。

3．监督检查。依据合同管理工作的实际情况，合同管理领导部门应对工程合同管理工作进行定期或不定期检查，其检查结果将作为年终考核的依据。