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【关缝词】知识经济时代 信息化 终身教育 一专多能随着社会的发展特别是文献载体多样化,信息传媒网络化、高速化,以及信息机构相互竞争白热化,档案事业面临着前所未有的挑战。档案管理的水平也在逐年提高,要想在现阶段以及在将来充分体现自身价值,就必须努力适应现代信息环境,以现代信息技术为手段.以网络信息资源的开发及数据库建设为重点,以深层次高水平的信息服务来满足社会对信息日益增长的需要。
一、新世纪档案管理工作对档案人员提出更高要求
档案管理走向信息化是其发展的必然趋势,但从现实倩况看,档案管理工作在履行职能,迎接新技术的挑战方面做得还不尽如人意。主要原因之一是档案人员的总体素质偏低,影响了档案管理工作职能的发挥,制约了整体发展。
在当今这个时代.受过高等教育,掌握科学技术的高素质劳动力是社会最重要的资源。对于档案管理事业而言,专业技术人员及其拥有的知识将是档案管理事业最大的财富,因为只有人才是知识经济时代最活跃和最积极的因素。干部队伍素质的高低是档案管理现代化进程中的关键,离开高素质的干部队伍,档案工作的现代化是不可能实现的。因此,档案人员的素质问题是现代化档案管理事业建设的首要问题。有鉴于此,档案管理事业在迎接知识经济时代来临,逐步走向自动化一电子化一网络化一数字化发展道路的同时,必然要对档案馆专业技术人员的知识水平、工作技能和组织管理能力等提出更高的要求。作为档案人员应及时学习和补充新知识、新技术,以适应档案管理事业的发展。
二、档案人员应如何面对新时代的要求
(一)转变观念,提高认识,迎接挑战
要清晰地认识到变化是永恒的,尤其是在21世纪的今天,档案管理事业要在新形势下继续生存和发展,其基本概念、工作内容、服务方式及管理手段等都将发生根本性的变革。对此,档案人员应有充分的心理准备,以健康,积极的心态去迎接新的挑战。
(二)培养良好的职业道德和心理素质
作为21世纪的档案管理人员.不仅要具备广博的知识技能,同时还要拥有良好的职业道德。要做好服务的工作,必须具备热爱档案管理事业,富有开拓创新、拼搏进取的精神;具备勇于探索、勤于思考、精益求精的良好学风;具备利用者至上、服务第一的工作态度,还要有甘为人梯、无私奉献的高尚情操;顾全大局、协调发展,实现资源共享的信息观念,才能更好地适应新世纪档案工作发展的要求。
(三)学以致用,接受终身教育。主动顺应时代要求,积极投身于终身学习的热潮中.以始终保知识、技能及业务水平的不断更新,更好地为社会提供档案管理事业服务。
三、新世纪档案人员应具备的知识及技能
(一)专业知识及相关学科知识的补充和更新
系统地学习和掌握档案专业知识是对每个档案管理人员的基本要求。随着现代科学技术的迅猛发展.边缘学科、交叉学科应运而生,社会科学和自然科学相互渗透,单一的知识结构越来越难以胜任信息服务多样化的要求。面对浩渤繁杂知识的海洋,档案人员必须具备丰富的学科知识。不仅要掌握档案专业的理论和方法,而且要有比较广博的社会科学、自然科学新知识,主动学习其他相关学科的知识和理论,增强理论思考能力和学术研究能力,成为一专多能的复合型人才,这是档案管理人员履行职责和完成工作任务的重要条件,目前,有部分毕业于档案专业的馆员,虽初步具备专业知识,但还缺乏非档案专业的知识。因此,应根据工作需要,进行其他专业知识的学习和档案专业知识的扑充与更新。其他专业毕业的馆员,同样需要进行档案专业知识和相关专业知识的学习。只有通过这种学习的互补和更新,才能成为一名有实力的档案管理人员。
(二)熟练掌握计算机和网络等信息处理技术
进入新世纪以来,档案管理自动化是档案管理事业发展的方向和趋势。自动化管理主要体现在信息处理技术和网络通讯技术在档案工作中的具体应用,尤其是利用计算机技术和网络技术等现代信息技术手段,对文献进行更深层次的加工和传输。这些技术的运用使档案信息处理、信息存贮、信息检索以及服务手段都发生了重大的变化。因此档案管理人员必须及时学习和掌握计算机知识和网络技术知识,以便能熟练运用计算机检索工具进行多方位、多视角的档案查询。同时,要具有较好的文字处理能力,以便对网上查到的档案资料进行选择、整理和加工,组成方便利用者查询的网上信息资料。另外还要相应掌握有关信息系统开发、数据库建设与管理、多媒体等方面的知识,以适应档案事业发展的需要。
(三)加强外语学习,提高语言文字表达能力
随着国际间的交往日益频繁,文献信息交流越来越多,尤其是互联网为世界范围的信息资源共享提供了条件。要想及时跟踪并获取先进国家的最新信息,首先要突破语言障碍,熟练掌握一门以上的外语,尤其是英语,这对于阅读和翻译外文资料,最大限度地开发和利用信息资源,以及对信息资源进行加工,扩大国际间的信息交流是非常重要的。此外,档案管理人员应具有良好的语言文字表达能力,只有具备流畅的汉语表达能力和过硬的文字功夫,才能清晰地撰写各种报告、综述、学术论文,进而更好地发挥文化教育功能。
此外.档案管理人员除掌握以上必备的知识技能外,还应尽可能地掌握管理学、心理学、社会学、公共关系等方面的相关知识,使自己成为一专多能的高层次人才.推动档案管理事业不断向前发展。
参考文献:
[1]张照余:档案信息化理论与实践[M].北京:中国档案出版
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[2]王健:创新与发展:档案管理e化之路[M].北京:中国档案
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【关键词】人事档案管理 发展趋势
人事档案管理是人力资源管理工作重要组成部分,随着人们对人才管理重要的认识的不断提高,人事档案管理工作的地位也逐渐提高。加强人事档案管理,使管理部门对人才有更全面、详细、正确的了解和评价,是正确使用人才的重要依据,它能够促进人才的合理使用、合理流动和合理配置,是保证人才队伍素质的重要手段。
1人事档案管理中的问题
1.1思想认识不够
目前,在我国普遍存在管理部门对于人事档案管理重视程度不够,认识不到其重要性,只停留于保证人事档案的安全,不丢失、不泄密的程度,没能使人事档案发挥出其人才调控作用,所以对于人事档案管理工作的关注度不够,导致档案室由于经费不足其设施建设和配置都不够标准、规范,严重阻碍了档案工作的良性发展。
1.2人事档案管理工作效率低
我国虽然有健全的人事档案管理制度,但在实际工作中还是存在很多因素影响人事档案的工作效率,如档案收集归档过程相对缓慢,新技术手段并没有在档案管理中发挥其应有的作用,还无法实现真正意义上的现代化人力资源管理。在资料汇编时,由于外部信息少,不能及时、全面、准确地反应人员的实际信息情况,不能满足人力资源管理形势发展的需求,严重影响了人事档案的利用率。而且在对人事档案查询和使用时,受到诸多因素的限制使其仍需要通过手工的形式来查阅资料,即费力又耗时。
1.3人事档案管理不够规范
在人事档案管理工作还存在很多缺陷。由于人事档案材料的搜集过程繁琐,再加上工作人员的档案管理意识较差,经常会将档案资料放在临时存放处,使其不能及时归档,有可能导致档案资料不完整、不系统、连续性差等情况的出现。而且由于人才竞争非常激烈,单位对人才的招聘大都依靠人力资源开发中心,对于人事档案的管理有些单位也会通过人事的方式进行。在人才发生流动时,由于档案在转递和交接的过程中没有第三方参与审查监管,经常会发生档案资料损坏或丢失的现象。
1.4人事档案管理现代化进程缓慢
通过计算机可以完成档案的收集、开发、传递、查询等工作,即节省了管理人员的时间又提高了档案管理的工作效率,是最基本、最有效的现代化管理手段。但在实际工作中,虽然多单位都已经开发了人事档案管理系统,但开发者并没有从本单位的实际需求入,使其不能发挥其方便、快捷、高效的优点,以至于出现信息归类不严谨、输入困难、搜索结果不匹配等问题,使其很难得以运用,影响了人事档案现代化管理的发展速度。
2人事档案管理策略
2.1从思想上提高认识
管理部门要认识到人事档案管理的重要性,并通过有效的手段引起领导的重视,并将人事档案管理纳入到发展计划之中,除了要在思想上提高认识还要给予一定的资金支持,成立专门的人事档案管理部门,并保证相关设施建设,建立规范化的档案室,对于档案的保护、维护和抢救待方面要有预留经费,有条件的单位还可以配备扫描仪等设备,以提高人事档案的现代化管理水平,确保档案室的档案安全和完整。
2.2建立健全的信息化人事档案管理体系
要想建立建立健全的信息化体系,首先要保证硬件配套设备齐全,保证能够对档案数据进行快速的处理,还能够对图片、视频等各种形式的档案进行保存和录入处理。要要按统一的国家档案管理标准建立完善的信息数据库,通过网络可以实现不同地区、专业系统的资源共享。另外,要重视信息安全保安系统的建设,网络可以为工作带来方便,同时也存在很大的安全隐患,一定要重视人事档案信息的安全保密问题,对于数据库内的信息要做好备份,以防由于意外或人为手段造成档案信息的破坏或丢失。
2.3提高档案管理人员的素质
人事档案管理对于工作人员的要求比较高,这主要取决于由人事档案管理工作的特殊性。人事档案管理工作是一项原则性、政治性较强,保密性较高的工作。所以人事档案管理工作人员不仅要具有较高的业务水平,还需要有一定的政治觉悟和道德修养。新时期人人事档案管理工作人员必需要有高度的政治责任心、纪律性和敏锐性,同时要熟练掌握现代化的档案管理方法。
2.4加强制度建设,使管理更加规范
严格执行人事档案管理制度是实现人事档案管理规范化的基本条件和重要手段,同时各单位还需要根据自己的实际情况建立相应的档案管理规章制度,从档案的收集、鉴别、归档、借阅等各方面都做出详细的规定,使人事档案管理工作有章可循。
3人事档案管理的发展趋势
3.1现代化人事档案管理
虽然很多单位已经实行人事档案信息化管理,但其中还存在很多的缺陷和弊端。坚持信息化管理方针,档案的收集、归档、查阅等各阶段都彻底地脱离纸质档案的手工管理模式,全面实行电子化运行,统筹规划,不断提高人事档案管理信息化的水平,建立完善的信息化管理体系,将成为人事档案管理发展的主要方向。
3.2对人事档案实施“三化”管理
“三化”管理即对人事档案实行现代化、规范化、标准化管理。标准化是人事档案管理信息化发展的基础,是加快档案管理数字化进程的重点,而规范化是实现人事档案管理现代化的必要手段。其根本在于要彻底地改变档案不规范、材料不统一、装订不整齐、内容不完整等问题,通过健全的规章制度对人事档案管理工作实施有效的约束,以形成人事档案管理标准体系,即有利于我国档案事业的健康、持续的发展,又能够有效地促进和提升人力资源管理工作,从而提高企事业单位的核心竞争力。
参考文献:
[1]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛,2012.
[2]段晓亮,崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].管理世界,2009.
【关键词】人事档案档案管理发展趋势
社会的和谐运转离不开公共信息的收集、管理和运用,人事档案管理是其中较为重要的一部分,能够为我们的生活、工作提供高效的基础管理。人事档案管理是人力资源优化配置的重要方法和手段,对提高人力资源管理效率起着至关重要的作用。随着我国社会各个层面的不断转型、改革,人事档案管理存在的问题也逐渐的凸显出来。而对人事档案管理的发展趋势进行展望,有效的避免和解决存在的问题,进一步提高人事档案管理水平,促进人力资源管理的高效性,让社会公共信息管理跟上时代的发展节奏。
一、人事档案管理研究现状
新世纪以来,我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升。而人作为发展的关键要素之一,如何科学合理的分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此,人事档案管理也逐渐的走到了台面上来,被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究员对人事档案管理的发展进行了研究,对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。从流通到市面上的相关资料来看,现有的人事档案管理制度有着不少的漏洞需要完善。例如,在人事档案的管理研究中,仅仅以国人为研究对象,二缺乏国外人事档案管理的相关研究,还有部分的研究则特殊性较强,缺乏普遍性,没有得出具有推广意义的相关结论。这些问题的存在严重阻碍了我国人力资源管理体制的快速发展,为有效解决以上问题,提高人力资源挂历水平,应不断提升人事档案管理效率,打下坚实的基础。在现有的人事档案管理研究资料中,大部分的内容都着手于相关定义、分类以及发展历程的研究,总的来说就是相关的基础研究已经形成一定规模,基础理论研究较为扎实,奠定了人事档案管理的进一步发展基础。从研究的宗旨来看,不同的学者和专家都有其不同的着眼点。总的来说有以下三点:首先是关于其存在的问题及对策的相关研究,其中以邓绍兴著的《人事档案教程》以及王法雄著的《人事档案管理概论》为主要代表,对现有体制下人事档案管理制度中隐含的问题以及解决的方案进行了探讨。其次则是在如何将人事档案管理信息化的层面上进行研究,在计算机网络技术日益普及的背景下,信息化成为时代性的标志,而如何将信息技术与人事档案管理进行全面的结合,最大限度的提高人事档案管理的效率成为了目前的主流研究方向。最后的研究点则是关于高校的人事档案管理,高校作为社会人才培养和输送的主要根据地,对社会的发展有着重要的影响。
二、人事档案管理发展趋势的展望
为有效提高我国人事档案管理水平,进一步增强我国人力资源利用率。有必要对目前的人事档案管理进行改革,解决现有制度中存在的问题,并设计出符合时展需求的新兴目标,才能更好地做好我国人事档案管理工作,具体应从以下几个方面进行:
2.1完善人事档案管理体系
在现有的人事档案管理制度下,深入分析现有人事档案管理体系所存在的问题,找出影响人事档案管理效率的根源,建立不断完善的人事档案管理机制,才能为人事档案管理提供切实的制度保证。因此,只有建立健全管理体系,在完整的管理框架下去逐步攻克现实中的问题,主要从以下几个方面进行:首先,应全面加快人事档案管理信息化的进程,通过实现人事管理的现代化建设,为提高人事档案管理机制改革提供方便、快捷的数据支持,同时人事管理信息化的实施,也成为顺应时展潮流的必经之路。其次,应不断加强人事档案管理的标准化建设。只有将人事档案管理机制进行统一,对档案内容、格式以及相关的管理方法建立标准,才能在现今巨大的人口流动背景下发挥出高效的作用,同时也为各地方的人才交流提供方便之门。最后,应对人事档案管理进行规范化。只有对人事档案管理工作流程、接待流程以及相关工作人员素质进行严格的规范,才能将良好的制度实施下去,才能保证改善的机制得到全面的落实。
2.2完善人事档案管理相关法规
法治社会是社会发展的必然趋势,只有全力完善人事档案管理的相关法规,在人事档案管理的工作中才能有效的保障人们权益的同时,也利于人事档案管理的顺利开展。一方面,在网络信息高度发达的背景下,个人信息安全成为了人们关心的重要话题。而在现实中也存在着个人信息泄露的事件,个人信息成为了明码标价的“商品”,让人们危机感日益强烈。为此,完善人事档案管理的相关法规是今后人事档案管理的重要内容。只有不断的补充法律的内容,规范工作人员的保密机制。另一方面,确保违反法规的人员能够得到强有力的制裁,通过法律的威慑力来为人事档案管理中的信息安全保驾护航。鉴于目前的网络黑客技术的发达以及人事档案的信息化进程的推进,网络方面的信息泄露以及信息维护的相关法规就成为了空缺,一些钻空子的不法分子常常利用法律的漏洞来谋取利益。为此,完善法律制定势在必行。
2.3提高管理人员素质
管理人员的素质在很大程度上决定了人事档案管理的实效性,在目前的人事档案管理的工作中,还存在着管理人员综合素养较低,专业人员的紧缺等问题,这就需要提升管理人员的素质,强化人事管理队伍的建设。由此可见,在未来的人事档案管理工作改革中,提高管理人员素质成为一大趋势。人的主观能动性决定了再好的制度没有合格的人来执行也是空谈。为此,对人事档案管理工作人员进行竞争上岗,清退部分混日子的人员,积极开展业务能力培训,不断提高管理人员的综合素质。例如,对计算机网络技术能力的提高以及对档案信息的保密素质。与此同时,在人事档案管理的工作中还应积极引进专业素质高的管理人员,结合国外的先进的经验以及国内的现实情况进行管理人员的改革。
2.4鼓励人事档案管理创新
创新是新世纪的发展主题,创新是保证工作顺利发展的重要方法,在实践工作中,应要求人事档案管理人员积极进行创新,通过档案管理的创新与发展,才能实现我国人事档案管理的再一次提升。制定创新鼓励机制,对做出创新的人员进行精神和物质奖励,以促进人事档案管理的不断进步。同时,在创新管理中还应不断更新创新导向机制,也就是可以详细的列出一些创新的方式、方法以及思路、方案。例如,可以鼓励管理人员从每个人具体的工作角度出发,对档案信息的保存方式,保密手段,以及档案信息的使用途径等等多种思路来让员工进行工作的创新。
三、总结语
综上所述,我国人事档案管理是一项较为复杂而重要的工作,只有重视人事档案管理的发展,积极研究发展之路,解决现存的问题,才能够高效的发挥人力资源的功用,为人们在拓宽发展空间的时候提供便利的服务,促进人力资源的优化配置。人事档案管理的发展需要在实践中不断的总结经验,结合变化的实际情况,运用核心的管理理念,抓住档案信息保密的重点,对人事档案管理工作进行积极的创新,以适应不断变化的社会形势,最大限度的发挥出人事档案管理的社会以及经济功用。
参考文献
[1]王春丹.以科学发展观指导人事档案管理[J].企业改革与管理.2014(24)
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[3]李凤艳.试析人事档案管理及发展趋势展望[J].科技展望.2014(24)
关键词:人事档案;开发利用;问题
近些年来,我国档案事业取得了飞跃式的发展与进步,而人事档案作为个人信息的主要载体,更是高素质人才的重要信息来源。并且,人事档案管理工作的最根本目的是发掘人才,将其引进到自身的企业、单位中,为企业创造最大化的经济效益。因此,加强做好认识档案开发利用工作是十分有必要的。下面,笔者就结合了多年的档案管理工作经验,针对人事档案开发利用的思考进行了初步探讨分析,得出以下相关结论,以供参考。
1 当前人事档案管理工作中主要存在的问题
虽然相关的人事档案研究人员对人事档案管理体系进行了大胆的创新与变革,并取得了较为理想的成就。然而,时代在快速的变化,人事改革制度也在发生着翻天覆地的改变,原有的人事档案管理机制已经无法在适应于现代市场发展的需求,其中存在着很多的不足之处,这些问题极大的影响了人事档案管理工作的效率与质量,致使人事资源开发利用方面受到了严重的制约。因此,我认为目前我国人事档案管理工作中存在以下几点问题:
1.1 人事档案收集质量不高
可以说,在实际的人事档案管理工作中,档案信息质量是档案中的基础条件,更是档案开发利用的必要前提。并且,档案收集工作质量的好坏将会直接影响到档案的完整性,对于后续的档案管理工作有着重要的影响。然而,在对档案进行整理的过程中,普遍存在材料质量较差的现象,还有些档案材料信息并不完整,笔迹潦草,排版顺序混乱,甚至部分个人基本证书资料缺失,这也给人事档案管理人员带来了一定的麻烦。
1.2 人事档案的个性特征不突出
众所周知,人事档案是对一个人真实情况的记录,使其成长经历、工作经验以及道德修养的主要载体,更是用人单位重要的考量标准。那么,人事档案在开发过程中占据了至关重要的地位,而加强做好人事档案管理工作,对于人才信息的收集、发现、培养等方面有着关键的作用与意义。但是,我国当前的人事档案管理工作中,严重缺乏个性特征,只是一味的描述空化,并没有人才的特点、工作成绩、个人能力进行详细的记录,这就导致用人单位在参考人事档案过程中,无法对人才进行更加深入的认识,更不能做到人岗相匹配。
1.3 人事档案信息内容失真
人事档案追求的根本目的就是真实性,只有真实性的人事档案信息,才能赋予人事档案真正的生命,使其发挥自身重要的作用与建议。而失真的人事档案则会严重干扰人事工作的质量,导致高素质人才的流失。并且,目前我国大多数人事部门在对人事档案进行审阅过程时,并未对其人事档案信息进行严格的把关,只是敷衍带过,致使一些虚假信息频繁出现在人事档案中,这些问题都会对日后的人事管理工作造成很多不必要的麻烦,这对于其他员工而言,是非常不公平的表现,也使得人事档案形同虚设,毫无真实性。
1.4 重政治、轻业务的观念依然存在
人事档案部门没有严格把反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围,而是侧重于政治思想表现材料的收集,能反映个人业务能力的材料相对较少,且补充不及时。这会造成无法对个人进行完整的鉴定,给档案的利用带来了很大麻烦。
2 加强人事档案开发利用的思考
2.1 提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理人员是整个档案工作中的核心部分,也是档案管理工作顺利开展的有效保障。与此同时,我国档案管理部门必须加大对人事档案的宣传和推广,使人们对人事档案管理工作有着进一步的认识,从而提高档案资源的利用率,适当的可以通过媒体、电视、网络等平台对人事档案进行大范围的宣传,逐渐实现档案资源共享的目标。此外,要加强对人事档案管理人员的岗前培训教育,使其顺利正确的职业的道德观,全面掌握相关的法律法规,能够为自身的行为承担一定的法律责任,这样因为人事档案的开发利用提供了良好的发展空间。
作为一名人事档案管理人员,必须时刻加强自我建设,始终保持强烈的创新意识,并在日常的工作中,累积更对宝贵的工作经验,对原有工作体系中存在的问题,采取有效的应对措施,建立更加健全的人事档案管理体系,及时掌握市场中人才制度的变化,制定明确的工作目标,严格遵守工作制度原则,确保人事档案信息的安全性,逐步提高我国人事档案管理水平。
2.2 对档案管理人员进行必要的继续教育
目前,对档案管理人员的素质要求会越来越高,除了专业的知识外,计算机技术、应用文写作、办公自动化设备的操作等都要熟练掌握。因此,对档案工作人员继续教育迫在眉睫,而且任务十分繁重。要高度重视人才队伍建设,采取积极措施提高档案工作者的思想素质和现代科学技术水平,采用各种形式的继续教育培养档案管理人员,真正有效地开发利用档案资源。
2.3 拓宽编研范围,提高利用效率
人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式,是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。在人事档案的编研过程中,不仅要做到重点突出,有的放矢,还要做到点面结合,拓宽编研范围,从人事档案中获取和挖掘有关人事信息,编制成一定形式的信息资料。一是要编制必要的检索工具,方便查找利用。二是积极进行档案资料编研工作,搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作,提高利用效率。
2.4 加强审查和鉴定工作
要根据有关政策,对档案中的信息进行审核确认,杜绝年龄越来越小、工龄越来越长以及“以档谋私”的现象,保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。对新收集归档的材料,档案管理人员要按照一定的原则与规定进行鉴定和甄别工作,充分提高整理质量,明确界定各部门对档案鉴定的处理权限,对不在归档范围内的档案材料要进行妥善处理,实行“转、退、留、毁”要本着“取之有据、弃之有理”的原则来进行。
结束语
综上所述,可以得知,加强做好人事档案开发利用工作对于档案事业的可持续发展有着至关重要的作用,需要受到我国档案部门的高度重视。档案管理部门只有真正意识到人事档案开发利用的重要性,从制度上健全完善,并加大对人事档案的宣传,才能有效提供人事档案资源的利用率,真正发挥人事档案的重要性,进一步推动我国档案事业的蓬勃发展。参考文献
[1]陈冬梅.关于干部人事档案利用的几点思考[J].江苏水利,2002(07).
医院的人事档案的发展是有年代感的,它是在医院从建成到现在所有人事的信息慢慢积累起来的。人事档案对于医院的医务工作者的信息进行真实的记录和存档,包括医生、护士以及其他工作人员等。人事档案是医院人事工作的基础,对于医院的整体管理有着不可忽视的作用。但是随着医院的发展规模越来越大,人事档案的信息量也越来越大,在管理方面存在的问题也就越来越多。笔者结合自身的经验,主要从以下几个方面对完善和提高医院人事档案管理工作的方法和途径进行阐述。
1 关于医院实施档案管理工作的现状
1.1 档案管理的制度过于单一
随着科技和经济水平的进步,医院的人事档案管理工作也应该随之做出相应的调整,但是现在医院当中的管理方法大多都还是很多年前的老方法,管理制度单一,不能够更好的为医院服务,因此,在医院人事档案的管理制度上需要改进,建立信息化的管理模式。
1.2 档案管理的方式落后
在医院当中,人事档案具有较高的机密性,因此具有很高的重要性,这种机密性档案的管理应该由具有专业管理知识的人员来进行管理,但是现在医院当中相关的专业人员非常欠缺,专业的管理设备也很缺乏,在这方面同样需要改进。
1.3 档案的立卷过于陈旧
现在医院的人事档案大多都放在档案室里,多年没有人翻动,需要什么信息的时候查阅非常困难。而且档案信息的内容大多也不是很真实,或者存在信息根本不对称的现象,所以需要改进的地方同样有很多。
2 完善医院人事档案管理的途径和方法
2.1 从事档案管理的工作人员要提高相应的工作意识
提高档案管理的工作意识,要从和档案管理有关的三个方面展开阐述。首先,就是医院领导的作用,他们要首先对医院人事档案的管理工作给予高度的重视,采取一些规范化的管理措施,对于人事档案管理现状以及出现的问题要及时给予整理的措施,用他们重视的态度引起实际工作人员对这份工作的重视;其次,就是从事档案管理的工作人员,他们要不断的提升自身的管理素质,要经常参加一些相应的培训,意识到人事档案管理工作对于医院全体工作人员以及医院的荣誉形象等方面的重要性,不断的改善医院的人事档案管理工作;最后,就是在档案管理方面的法律意识,要拓宽资料的收集渠道,建立档案的保存、传递等程序科学化方式,确保档案信息的规范、完整和真实。
2.2 对于档案的监管制度要进行完善
人事档案主要记载职工的履历、鉴定(考评)、自传、入党入团、任免、奖励、处分、工资等方面的自然状况,记录职工的个人成长过程,思想发展历史,能全面系统的展现职工家庭情况、主要社会关系、专业学习情况、个人发展情况等各方面内容,能概括反映职工的个人全貌[1]。因此,档案的管理要实现法制化、规范化、制度化。
2.3 档案管理工作岗位要设置专业人员
医院当中从事人事档案管理工作的人大多是一些年龄比较大,或者一些其他职务的兼职做人事档案管理的工作,这对于管理水平的提高是非常不利的。所以,这个岗位要引进专业的管理人员,在招聘的时候要挑选各方面素质都比较综合的工作人员,同时,在以后的工作当中还要不断的完善他们的素质,经常做一些专业化的培训等等,让他们把医院的人事档案管理工作做到时代的前沿[2]。
2.4 对于医院的人事档案管理工作要实现信息化管理
在这个信息多元化的社会,我们在从事医院人事档案管理工作的时候也一定要注意实现档案管理的信息化。那么什么是医院人事档案管理工作的信息化呢?就是把现有的人事档案的信息都实现数字化,把这些资料通过信息系统,实现档案资源各数据的合理配置,以及科学有效的开发利用,实现档案信息的社会共享。实现计算机网络化管理,是管理人事档案信息的必由之路[3]。计算机在我们生活中的普及程度是非常高的,因此,现在有很多医院都已经实现了医院人事档案信息的数字化,可以通过一些相应的软件进行查询。实现信息化之后,如果我们需要查询某个医务工作者的信息,只需要通过目录或者输入简单的检索条件就可以很快的找到我们所需要的信息,既减轻了档案管理工作人员的工作量,又提高工作效率。
一、促进人事档案管理信息化
目前,随着信息社会的到来,我国的人事档案管理工作人员不断积累经验,开始迎合时展的需要,并对人事档案的管理进行了创新研究,在人事档案管理中逐渐开始应用信息技术,以此来提升人事档案管理的效率,同时也能够有效地保证人事档案管理的完整性以及档案信息的具体性。对于人事档案管理来说,主要是为了能够实现对人才资源的社会化管理,从而来实现人才资源的共享,以此来保证各个企业以及事业单位在聘用人才之前能够了解其基本信息。对于人事档案管理的信息化来说,主要是依靠相关的计算机软件系统来完成,以方便人们对于一些档案信息的查询。人事档案信息化实现的过程中,一定要具有一个完善的网络条件以及计算机管理的软硬件系统,这样能够更好地对人事档案信息进行全面的贮存,促进对人事档案各项信息的管理。实现人事档案管理的信息化能够有效地满足社会对于人才信息的高度需求,能够有效推进我国人事档案管理信息化进程的发展。
二、做好人事档案管理的网络化建设
对于传统的人事档案管理来说,主要是以纸质为主要载体,这导致在使用的过程中,经常会出现损坏的情况,不利于长期的保存与管理,随着我国电脑以及网络技术的普及,在我国很多的企业以及事业单位都应用了信息技术手段,来做好企业的档案网络化管理,利用网络技术来建立电子信息档案,有效地促进了我国人事档案管理工作与人事管理改革的发展,提升了工作效率。目前,很多企业开始了自身档案管理的改革,将现代信息技术充分地融入到了档案管理中,因此,人事档案管理信息化是我国档案管理发展的必然趋势。利用计算机网络技术,将一些个人以及组织的信息准确地录入到相关的人事档案管理系统中,另外人事档案管理有效地提升了管理的效率,并且为档案信息管理提供了很大的便利性。对于企业以及事业单位来说,其管理者要重视人事档案管理的信息化网络化,从而来推进档案管理的现代化建设。只有这样才能够保证人事档案信息的完整性以及准确性。在一个完善的人事档案信息管理系统中,相关人员可以根据自身所需要的信息来进行档案资源的查询。通过相关实践研究表明,现今在我国的人事档案管理中,基于网络信息技术下的电子信息档案管理系统,更加有助于各个事业单位以及企业各个档案资料的查询,有效地提升了管理的效率。所以,我国的各大企业以及事业单位必须要在人事档案管理中融入相关的计算机网络技术,以此来做好人事档案管理的信息化建设,建立电子化的档案,以此来促进对档案资料的管理以及查询。
三、赋予人事档案管理新型管理理念
在人事档案管理中,主要是展示一个人从学校到工作中的不同经历,将一个人的人生轨迹都全面地记录在内,简单地说,人事档案管理工作属于与人密切相关的工作,在人事档案管理中,必须要积极地调动人的积极性,能够改变工作人员传统的思想观念,提升档案管理人员的服务意识。坚持以人为本的服务理念,能够为人们提供全面的服务,为其解决一些疑难问题,在人事档案的管理中,必须要坚持以人为本的理念。在我国,很多的人事档案管理人员是以档案管理为中心,很大程度上忽视了其服务的质量。所以,基于这种现象,我国的人事档案管理部门对于相关的管理工作一定要重视,充分提升自身的服务水平,坚持以群众为基础,走群众路线,从而落实人事档案管理工作。在优化我国人事档案管理工作的同时,一定要充分改善我国人事档案的管理方式,改变传统的人事档案管理理念,以此来促进我国人事档案管理工作的改革与发展。
四、结语
【关键词】人事档案;归档管理;工作
为了指导医院进行人事档案管理,政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件,在条例的要求下,医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时,在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中,也应当将人事档案管理工作放在重要位置。
一、加强人事档案归档管理工作的重要作用
医院工作人员众多,按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言,医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中,针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时,医院会根据归档制度,对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充(具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等),以保证为考核提供参照。现阶段,人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档,其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。
二、医院人事档案归档管理的现状
现阶段,关于医院人事档案的归档管理,遇到了一定的问题,现存的干部人事档案中,关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常,档案中的考核材料应该比较完善,包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性,使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小,与预期效果相差甚远。此外,在医院人事档案中,难以完整地了解个人的绩效情况。其中,仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果,而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中,对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理,其整理和归档都不同程度地存在问题,以至于开发和利用不能正常进行。同时,医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺,主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展,人事管理对档案工作有了更高的要求,在此情菹拢必须更新管理方法。否则,人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。
三、加强人事档案归档管理工作的具体方法
人事档案管理在人事工作变化的前提下,应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理,以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。
(一)档案材料的收集要全面翔实。目前,关于加强人事档案的归档管理,应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作,按照此工作性质,业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实,应按期验收绩效考核文件材料,并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料,确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时,为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范,应针对负责课题兼职档案人员,进行技术培训,提高责任心,认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。
(二)档案材料整理要各负其责,协力合作。在绩效档案归档工作中,具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节,涉及不同部门。对于这些环节的整体运作,应该由各部门各负其责,通力合作。如在课题资料整理中,人事档案室有自己的职责范围,课题组也有相应的职责权限,两个组织各司其职,将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外,对于课题文件材料的积累,应该由医务人员负责,人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求,第一,必须是原件;第二,材料必须翔实,且没有缺处;第三,文字不得出现涂改痕迹;第四,确保承办单位准确,个人签字清晰,形成材料的时间有效。
(三)档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例,课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成,归档时间应确定,一般为项目结题或鉴定后不超过20天,且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料,应由课题兼职档案员负责汇总,对于文件材料应进行系统整理、立卷,并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后,出具“归档证明”给科研主管部门,并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中,针对三类材料可予以退回,一类是材料不齐全;一类是材料不完整;另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外,为了提高管理水平和工作效率和质量,对于医院人事档案管理,应加快推进其信息化建设进程。
四、结语
综上所述,医院的人事工作中,离不开人事档案。医院设置档案管理室,应提供更规范的档案管理服务。为此,医院管理者应从服务的角度出发,加强人事档案的归档管理工作。只有这样,才能为人事管理提供第一手资料,确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理,对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利,应该得到医院人事档案人员的重视。
【参考文献】
[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学,2013.
关键词:高校;档案管理;人力资源
中图分类号:G647.2 文献标识码:A 文章编号:1812-2485(2013)06-017-003
1转制升本学院档案室人力资源管理现状
1.1管理观念落后,缺乏有效的激励机制
不重视档案室人力资源的管理是一些要转制升本学校的通病,档案室在管理模式及理念等方面还在延续着传统的管理方式,在思想观念、人事管理、分配制度上仍然沿用平均主义的做法,使馆员的积极性受到不同程度的压制,有限的人力资源得不到充分利用,存在着重硬轻软的现象,在人员使用、选拔、考核等方面,不是以馆员的能力、绩效为衡量标准。一些档案室对馆员的培训、继续教育工作不够重视,没有人力资源培训制度,在经费上也不能落实。
1.2 人才流失较严重
美国心理学家马斯洛认为,人的需要分为五个层次,既生理需要,安全需要,社交需要,尊重需要,自我实现的需要。生理需要,它是人类生活最原始的最基本的需要,而目前,工作仍是大多数人生存的手段,是获得经济的主要来源,尤其是在当今社会,人们更关心收入的绝对值,将个人劳动与个人收入相比较,如果投入与回报成正比,就会认为自己的劳动得到社会的承认,从而保持对本职工作的角色认同。目前档案人普遍认为自己投入大,报酬少,工作环境差,身体健康受到影响,致使部分青年骨干或年轻人利用学院机构调整或专业调整之机离开档案部门,到经济收入或仕途发展好的院系任职,这样工作环境轻松,又能名利双收。
随着学院的转制升本,学院的管理模式及工作要求会发生相应变化,档案室应抓住学校发展契机,采取相应措施,进行优质高效的人力资源管理。
2 档案室以人为本,建立高效的管理机制
高校档案室以人为本,需要建立一套行之有效的档案工作激励机制。档案工作是一种默默无闻的工作,其琐碎的事务性工作容易导致对档案职业的厌恶情绪,需要建立激励机制来激发档案员的积极性、主动性和创造性。在管理心理学中,激励是指激发鼓励,调动人的积极性,是将外部适当的刺激转化为内部心理动力,从而增强或减弱人的行为,它可以提高人们工作的自觉性、主动性和创造性,激发人们工作的热情和兴趣,使人有持久的干劲,提高工作绩效。
建立档案工作激励机制,既要有物质型激励又要精神型激励。档案室主管领导,应尽可能争取福利来鼓励档案员,同时在物质鼓励经费有限的情况下,又要通过精神激励、情感激励、制度激励、荣誉激励等激励方式强化档案员的创新动力。档案员平时默默无闻地奉献,可以通过部门内部评优评先进活动,颁发荣誉证书,塑造一种上进、乐于奉献的氛围,形成良好的工作氛围;还可以通过评优评先活动,让优秀馆员参加培训等措施,树立榜样,在内部群体中激发他们的自信心、自豪感,增强他们的责任感和使命感,从而调动工作积极性。
3 建立完善的培训机制
馆员是推动档案工作开展最直接的动力,因此需要档案室在使用档案员的同时重视馆员培养培训,使档案工作持续健康发展。
知识在不断老化和更新,加强对档案员的培训培养是非常必要的。档案员培训培养,主要通过继续教育,提高业务素质。为了使档案员能够适应现代化档案管理工作的需要,跟上本科学校发展步伐,就必须对档案员加强继续教育培训,努力提高业务能力,掌握新知识。
3.1 加强档案培训,拓宽知识面
高校档案员定期参加重庆市档案局举办的培训,通过培训,了解重庆档案工作的大环境,与时俱进,这种培训与考察,开开眼界,注重理论与实践相结合,有的放矢,有利于提高档案员的档案业务理论水平和业务技能,更好地适应和促进高校档案工作的开展。
3.2 加强与高校同行的交流与沟通
高校是信息聚集地,具有丰富的学习资源,尤其是档案工作做得好的本科院校,他们经过多年的探索和实践,总结了丰富的经验,值得我们学习。向他们学习,踩在巨人的肩膀上,结合自己的实际情况,我们少走弯路,起点就相对要高得多,事半功倍。重庆高校档案专业委员会及川渝高校档案协会给我们提供了这样一个平台。通过以会代训、考察交流,档案员集中在一起,相互探讨,相互切磋经验教训,谈谈自己在工作中的体会和技巧,有利于今后工作的开展,经验的积累,从而更好地完成本校的档案工作。
3.3 参加档案室内部培训
档案室除了走出去、请进来培训外,还可以充分利用内部资源,加强内部培训学习。利用高校图书馆丰富的馆藏,阅读有关档案专业及边缘学科方面的书籍,提高自我的专业素质和思想素质;利用高校科研条件,相互交流经验,进行科研;档案员内部之间彼此学习、交流,这是最好的培训资源优势,同时也不受时空限制。
4 人力资源的优化配置
为保证高校档案工作优质高效运行,在软件及硬件配备等方面,都要考虑资源优先配置。在档案员管理中,为激发每个人的潜能,体现每一个岗位的作用,发挥档案员的整体效率,必须优化配置人力资源。
4.1 创造条件,把档案室的发展与个人发展有机结合
档案室的发展要尊重每个人的发展需要,因为发展需求是每个人的最高需要,档案室应充分尊重档案员自身的发展需求,创造机会帮助每个人成长,以适应信息时代对档案员的要求。同样,档案员也要遵从档案室发展的需求,学习先进的管理理念和管理方式。只有注重档案员与档案室的发展相结合,才能发挥档案室员的积极性,才能绩效优先,优质高效完成档案工作。档案室主任要求馆员根据工作需要,拟定个人发展计划,档案室在一定条件下,支助馆员个人发展,如职称评定、科研课题的申报,档案室都可在一定范围内为馆员提供条件。
4.2 实现档案室内部轮岗
档案工作内容单一、乏味,很容易失去新鲜感,容易造成馆员职业倦怠。因此,在档案室可以根据工作需要,适当丰富工作内容、采取轮岗的方式。在对馆员进行职业轮岗时,应当理智地判断其职业和岗位需求与个人兴趣、能力匹配的程度,理性地选择适合的岗位,少一些人脉因素。文书档案、学籍档案等轮换管理,编研、鉴定、统计分工协作,这样可以为馆员的职业发展带来新鲜感,从而缓冲乃至消除其疲劳感和乏味感。
4.3 提升馆员成就感
对于任何人来说,自我认可都是推动自身进步的一个重要条件。任何成就的积累都需要一个过程,在这一过程中,那些看似微不足道的小成就,却是帮助馆员建造自信大厦的基石。所谓提升馆员成就感,就是每当馆员完成一项任务或者取得点滴进步的时候,档案室都对其给予肯定,尊重其取得的进步。实践证明,这样的认可行为可以给馆员个人带来良好的心理暗示,馆员即使面对压力,心里也是美滋滋的,乐于工作,乐于奉献。因此档案室可以创造一些条件,让馆员参加业务培训,走出校园,与同行交流,得到认可;档案室内部组织一些活动,如工间操、爬山等活动,丰富业余生活,增加团队凝聚力。
4.4 健全机构,配备兼职档案员,建立档案管理网络
高校要建立综合档案室,集中统一管理学院各种门类,各种载体的档案;同时配备档案兼职员,建立档案管理网络。教育部令27号《高等学校档案管理办法》第二章机构设置与人员配备明确规定:高校档案机构包括档案馆和综合档案室。高校各部门明确一名主要负责人分管档案工作,每个处级单位均设一名兼职档案人员,形成严密的档案工作网络体系。档案室本身并不产生档案,它的档案主要来源于各院系档案的收集。完善的档案管理网络,为“为有源头活水来”提供了保障;同时档案室纲举目张,及时指导兼职档案员收集整理档案,从而保证了档案工作的持续健康进行。
以学院转制升本为契机,档案室应深化人力资源开发,优化资源配置,使馆员人尽其才,充分发挥其特长与潜力,实现自我价值,从而推动我院档案事业的发展。
参考文献
1吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,1988.
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关键词:人事档案 人事档案管理 企业发展
当前,为了适应市场经济以及国际化经济发展趋势,我国大部分企业的人事档案管理工作已经进行了适当的调整与更新,也只有这样才能够适应我国强国战略发展的需要,与此同时,人事档案管理工作的效率也对企业的发展有一定的影响。
一、人事档案管理工作中的不足之处
1.缺乏对人事档案管理的重视。部分企业的领导者对于人事档案管理工作缺乏必要的认识与重视,认为人事档案管理就是简单的抄抄写写和保管性的工作,无法为企业创造经济效益,只要确保档案不丢失就算完成了任务。正是这种思想的影响,使得人事档案管理工作在企业中经常被忽略,这也是人事档案管理工作效率低下的一个主要因素。
2.档案管理的现代化程度不高。当前,从事人事档案管理工作的人员,大多没有经过档案管理的专业培训,对于人事档案管理的重要性、档案管理工作的相关细节缺乏认识,甚至有的档案管理人员是由其他人员兼任,无法对人事档案管理工作投入过多的精力,这也严重了阻碍了档案管理工作的发展。同时,由于缺乏重视,企业在人事档案管理工作上的投入也不高,缺乏现代化的档案管理方式,在档案的收集、整理以及归档等方面仍然采用人工方式,不仅影响工作的效率,同时也对档案的真实性和准确性产生一定的影响。
3.人事档案管理工作质量不高。很大一部分人事档案都缺乏利用价值,往往都是为了应付检查或者是走形式,因此很多人事档案都是反映人员的个人经历、学历等,缺乏对人员个人道德品质、业务能力等方面的反映;反映过去情况的较多,反应当前情况的却较少。对于档案的鉴定与考察,也往往是如出一辙的审阅方式,无法全面、科学地反映不同人员的不同状况,这就造成了档案管理质量不高,无法为企业发展提供更多具有参考价值的信息。
二、新时期人事档案管理工作的转变
1.提高对人事档案管理工作的重视。首先,必须要加强领导对人事档案管理工作的重视,这也是提高档案管理效率的根本保证。作为企业的领导,自身应当具备较为先进的档案管理意识,才能够将档案管理工作纳入到企业管理中,并且作为一项重要的考核内容,才能够有效地促进人事档案管理工作进入到一个新的台阶。其次,企业内部各个部门要加强协调与合作,为人事档案管理工作的顺利开展提供必要的保障。通过各部门的有效协调,充分发挥宏观调控和指挥的职能,及时听取各个部门的管意见,促进档案管理工作的有效开展。第三,当前人事档案管理体制以及技术标准的实现仍然存在着一定的距离,必须要充分利用现代化技术手段,提高档案管理的技术水平,才能够保证人事档案的真实性和完整性。
2.选择科学化、现代化的新方式。从整体上看,我国当前大部分企业的人事档案管理工作带有一定的计划经济的弊端,这也说明人事档案管理工作的改革是势在必行。将传统的、繁琐的、流动的人事档案,以现代化科学管理理念为指导,通过现代化的管理方式,进行分门别类,分别管理,促进人事档案管理的不断更新。从制度上讲,要建立健全相关的人事档案管理制度,建立分级、分段、分层的管理模式,充分利用现代化信息技术将以往静态的管理方式转变为动态的管理,利用现代网络技术和信息传媒的高新技术使人事档案信息尽可能活起来、动起来,在各个方面服务于国家对人才信息的综合性利用。
3.加强人事档案管理人员队伍的建设。新时期的人事档案管理工作,为档案管理人员提出了新的挑战,档案管理的载体逐渐由纸质变为电子媒介,手工抄写的方式逐渐转变为计算机管理。这些变化都要求档案管理人员要不断增强自身的素质建设,才能够适应新时期档案管理工作的需要。一方面,要加强对档案管理人员的业务培训,培养综合型的人才,才能够适应人事档案管理工作丰富、广博的特点。另一方面,加强奉献精神教育。人事档案管理工作人员要树立较强的爱岗敬业、乐于奉献精神,耐得住寂寞,经得住外界的干扰和诱惑,提高求知兴趣,增强服务意识,安心人事档案事业,通过辛勤劳动,实现自我价值。
随着市场经济体制的不断发展与完善,企业内部各项管理制度也要随之不断地发展,人事档案管理工作作为企业管理的一项重要内容,必须要不断地更新观念和管理方式,不断地提升人事档案管理效率,才能够使其更加适应企业发展需要,为企业的持续发展提供必要的支撑和依据。
参考文献:
[1]高湘洪.人事档案管理工作的几点思考[J].档案时空,2007,12
[2]徐惠敏.新形势下人事档案管理工作的对策与思考[J].价值工程,2011,30