档案管理应急预案精选(九篇)

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第1篇：档案管理应急预案范文

组成部分。实施档案管理网络化能够规范档案管理，实现网络管理科学化管理，实现人力资源管理的专业化发展，为企业发展提供良好的人才管理保障。

关键词：档案管理；网络化；现状；优化措施

0 引言

科技水平发展促进我国社会发展速率进一步提升，加强网络应用广泛程度，促进我国网络应用程度进一步提升，提高档案管理网络化的应用程度。档案管理网络化发展能够促进档案管理数据分析管理更加科学化、明晰化发展，提高档案管理的效率，实现档案管理准确性。

1 现阶段档案管理的发展现状

档案管理是我国人力资源管理应用的重要管理途径，实施档案管理网络化发展是促进人力资源可吸毒而管理的重要措施。档案管理随着社会科技水平的进步不断深入发展，但现阶段我国档案管理中依旧存在一些问题，成为我国档案管理发展中的障碍。

一方面表现为档案管理的内容科学化水平较低。目前我国大部分企业或单位对档案管理依旧采用传统人工管理办法开展档案管理，造成档案管理的内容不科学，资源划分标准不一致，档案形式多样，造成档案管理停滞在传统档案管理层面，档案的内容管理科学化程度较低；另一方面，我国档案管理的管理人员和规范性较低[1]，网络应用程度较低。档案管理不能为企业发展提供直接经济收益，企业在发展过程中对企业档案管理的人员分配和管理上缺少一定的规范性，导致企业档案管理的人员工作积极性较差，管理形式创新能力低，影响企业档案管理，同时档案管理的管理人员的计算机水应用水平较低，是企业档案管理的现代化程度较低，造成企业人才档案管理与企业总体发展之间出现严重的管理脱节。

2 实施档案管理网络化的措施

2.1 实施档案管理电子档案与传统档案同步实施

实施档案管理网络化管理应当矜持传统档案管理与电子档案管理同步实施。一方面传统档杆管理主要是针对档案管理中“历史遗留问题”中档案残缺不全，档案资源信息程度较低[2]，或档案存放时间较长的休息资源进行传统管理措施，保障了档案管理的基础信息性，避免大量的档案录入增加档案管理人员的工作量；另一方面，近期档案适应网络化管理，进行档案信息数据管理的准确性发展，促进档案管理的效率性和准确性，促进档案管理体系进一步完善健全。此外，这种传统档案管理与网络管理相结合的法管理措施也增加了档案管理的安全性，避免档案丢失。

2.2 应用网络数据管理手段进行档案管理

实施网络诗句管理手段进行档案管理。随着社会科技水平的进一步提高，档案管理数据化应用程度也进一步提升，实施档案管理自动化软件，结合OA办公自动化和MIS信息管理相结合实施软件管理档案管理网络化发展[3]，提高档案管理自动化程度的进一步提高，提高了档案应用、管理的专业化和信息准确程度，促进我国档案管理程度的进一步发展。例如：我国某企业实施人力资源档案管理网络化发展，这种管理措施企业人力资源分配管理的合理程度进一步提高，间接地为企业人发展创造财富。此外，网络化中云盘使用为档杆管理提供了广阔的档案储存空间，不仅增强了档案管理的效率，同时也避免了传统档案管理储存空间的问题，节约了档案管理的应用空间。

2.3 提高档案管理人员计算机应用能力

提高档案管理人员计算机应用能力是开展档案管理网络化程度的重要基础保障。对档案管理的工作人员进行定期培训，提高档案管理人员的计算机应用管理水平，促进档案管理人员计算机应用能力，档案管理自动化系统的应用程度进一步提升，实现档案管理网络化人员的专业性。

3 档案管理网络化的优势

3.1 档案信息管理可靠性增强

档案管理网络化是当今社会科技发展促进资源管理的重要体现，其优势其一档案信息管理的可靠性增强[4]，档案管理网络化发展主要依托互联网档案自动化管理软件和虚拟空间实现档案管理，档案管理系统的登录需要相应账号和管理密码，使档案管理的信息可靠性增强，避免档案资源泄露等信息资源管理不善等问题。

3.2 档案管理的准确性提高

其二，档案管理的准确性提高。档案管理采用网络化管理使档案管理分类采用电子档案自动分类管理，依据档案分类标准进行档案管理。自动化档案管理能够智能化对更新档案进行分类管理，避免了传统档案管理中档案人员对接不当影响档案管理准确性问题。

3.3 档案管理的工作效率提高

其三，档案管理工作效率提高，网络化管理措施使档案管理人员从传统的档案管理中解放出来，档案管理水平和管理手段都逐步实现网络化发展，保障了档案管理的准确性和可靠性，同时也提高率档案管理人员的工作效率。例如：某单位对培训人员的档案分配按照培训人员工作管理性质不同，运用电子档案管理将人员档案分发到不同管理部门，提高了单位档案收发和应用的效率性[6]。

3.4 档案管理科学化，规范化发展

其四，档案管理实施网络化使档案管理科学性，规范化发展。传统的档案管理工作量大，管理范围复杂，档案管理主要依靠人工分配形式进行档案管理，容易造成档案丢失或损坏，影响档案管理的正常进行，造成档案资源管理专业会程度较低，影响了档案管理的质量性；实施档案管理网络化采用电子管理措施实现了档案管理，分配数字化管理，从而提高了档案管理的准确性，实现档案管理的科学化，规范化发展。

4 结论

档案管理网络化发展是现代化科技手段应用于社会资源管理发展中的体现，实现资源应用，管理，分发的专业化发展，提高了档案管理的准确性和效率性，促进我国资源档案管理的规范化发展。

参考文献：

[1]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变――在老档案工作者座谈会上的发言[J].档案学研究，2002，03：8-12.

[2]倪代川，戚颖.档案信息网络传播案例评析――以《档案界》网站及《档案界》电子杂志为例[J].档案管理，2010，05：59-62.

[3]安小米.城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[J].档案学通讯，2004，02：88-92.

第2篇：档案管理应急预案范文

关键词：会计档案管理运用

一、会计档案的作用

1.凭证作用。会计档案如实记录了企业资金周转活动的全过程，利用它对于加强企业管理、开展专项工作、打击犯罪等可以起到十分重要的凭证作用。

2.依据作用。会计档案又是会计分析和会计检查的主要依据。利用它可以进行各项经济指标的数量分析，并针对实际情况找出差距、发现问题最终提出改进工作的建议和措施。

3.史料作用。通过对历年会计档案的研究，发现生产经营和企业管理规律性特点，总结企业发展轨迹，加以借鉴，从而制定出可行性计划、决策。

二、会计档案管理与实际运用间存在的问题与对策

笔者经过几年对会计档案的管理，认识到会计档案管理与运用存在着一些尴尬对峙。浅叙如下：

1.帐簿与凭证的对应管理

现金日记帐、银行存款帐的保管期限为25年，而其对应的现金凭证和银行凭证的保管期限则为15年，也即一旦凭证15年后到期面临销毁，可相应帐簿却要独自再行保管10年，而凭证是帐簿的原始依据，这样一来独存的帐簿无疑就成了无本之木、无源之水。

对策：配合帐簿的管理相应凭证顺延管理至帐簿到期或业务结束。

2.会计档案中其它类的工资、奖金的管理与实际

工资、奖金的保管期限是15年，而近年来却有多起利用是工资、奖金做为工龄错误、遗失的唯一原始凭证（考勤表也可，而实际其又不在归档范围中，故并未保存），使得我单位的工资、奖金面临着只是按管理规定移出库存而根据实际需要却不能销毁的尴尬。

这一问题的解决需要社会保险、劳资、档案等多个部门协商解决。

3.财务机制资料与档案装具矛盾

自2003年始我公司的财会帐簿、报表等改用“用友”软件机制，可其外形尺寸却又是不和我公司用于会计档案保管的装具（标准A4档案盒）一致。这也给管理带来了很大不便，为了它的25年、15年寿命，我们不得不小心谨慎地再加工（去其边角却又不能伤其筋骨）。

对策：制作时即应考虑到今后数十年的保管方便。

4.延期收集的必需及问题

会计档案的收集为第三年，即考虑到财务工作实际的需要，在本会计年度结束后，其当年产生的会计档案由财务部门自行保管一年，以满足其中未结事宜利用的需要，之后次年再交于单位档案部门正式进入档案管理阶段，这其中就有了一个实际问题—档案的未及时收集（这是目前全国统一执行的归档例外），这样经过了一年后，档案的收集齐全、完整，以及资料的破损、损耗等将很难把握。

这就需要财务部门和档案部门协同动作，财务部门要对所暂管的上年度会计档案认真负责、严格管理；档案部门也要经常督促检查，切勿有不在档案库房就不归我负责的认识和想法。

5.档案到期可其中债权债务未了结

会计档案保管期满需要销毁时，对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出，另行立卷，列入“其它会计档案”，由档案部门保管到结清债权债务为止或未了结事项完结五年后，或至超过法定期限—这时其将不再具备溯及力也即凭证作用消灭，方可进行销毁。

由此可见，会计档案（尤其是会计凭证，因为其为源头）的销毁与否，不能仅仅以保管期限为界，还要考虑债权债务关系是否结束等因素。

6.保管要兼顾档案的证据作用、查考价值等因素

实际中，凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系的结束而结束的，对欠债不还的企业，哪怕已经列入呆账，债权人也可以保持对其随时追索的权力；而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候，凭证更是随时可以作为至关重要的呈堂证物，而一旦被销毁，其损失难以弥补。

因此，在保管期满并已结清债权债务情况下，会计凭证是否能够销毁，还要考虑其社会、经济、法律等多方面的作用是否已经结束，这里也蕴含着许多难以人为预料的因素。

7.而综上所述中的延期保管不加销毁则又会造成另外一些困惑

首先，随着档案的不断增长，档案部门要持续不断地投入人力、物力、财力，建设档案库房、购买档案设备、加强档案管理，这对企业的经营管理来说，无疑是一个较重的负担。其次，已过期的和未过期的会计档案混同保管，难以区分保管价值，无法对重要会计档案实行重点保管，从而影响档案整体管理工作的质量和效果。

第3篇：档案管理应急预案范文

一、会计档案的作用

1.凭证作用。会计档案如实记录了企业资金周转活动的全过程，利用它对于加强企业管理、开展专项工作、打击犯罪等可以起到十分重要的凭证作用。

2.依据作用。会计档案又是会计分析和会计检查的主要依据。利用它可以进行各项经济指标的数量分析，并针对实际情况找出差距、发现问题最终提出改进工作的建议和措施。

3.史料作用。通过对历年会计档案的研究，发现生产经营和企业管理规律性特点，总结企业发展轨迹，加以借鉴，从而制定出可行性计划、决策。

二、会计档案管理与实际运用间存在的问题与对策

笔者经过几年对会计档案的管理，认识到会计档案管理与运用存在着一些尴尬对峙。浅叙如下：

1.帐簿与凭证的对应管理

现金日记帐、银行存款帐的保管期限为25年，而其对应的现金凭证和银行凭证的保管期限则为15年，也即一旦凭证15年后到期面临销毁，可相应帐簿却要独自再行保管10年，而凭证是帐簿的原始依据，这样一来独存的帐簿无疑就成了无本之木、无源之水。

对策：配合帐簿的管理相应凭证顺延管理至帐簿到期或业务结束。

2.会计档案中其它类的工资、奖金的管理与实际

工资、奖金的保管期限是15年，而近年来却有多起利用是工资、奖金做为工龄错误、遗失的唯一原始凭证（考勤表也可，而实际其又不在归档范围中，故并未保存），使得我单位的工资、奖金面临着只是按管理规定移出库存而根据实际需要却不能销毁的尴尬。

这一问题的解决需要社会保险、劳资、档案等多个部门协商解决。

3.财务机制资料与档案装具矛盾

自2003年始我公司的财会帐簿、报表等改用“用友”软件机制，可其外形尺寸却又是不和我公司用于会计档案保管的装具（标准A4档案盒）一致。这也给管理带来了很大不便，为了它的25年、15年寿命，我们不得不小心谨慎地再加工（去其边角却又不能伤其筋骨）。

对策：制作时即应考虑到今后数十年的保管方便。

4.延期收集的必需及问题

会计档案的收集为第三年，即考虑到财务工作实际的需要，在本会计年度结束后，其当年产生的会计档案由财务部门自行保管一年，以满足其中未结事宜利用的需要，之后次年再交于单位档案部门正式进入档案管理阶段，这其中就有了一个实际问题—档案的未及时收集（这是目前全国统一执行的归档例外），这样经过了一年后，档案的收集齐全、完整，以及资料的破损、损耗等将很难把握。

这就需要财务部门和档案部门协同动作，财务部门要对所暂管的上年度会计档案认真负责、严格管理；档案部门也要经常督促检查，切勿有不在档案库房就不归我负责的认识和想法。

5.档案到期可其中债权债务未了结

会计档案保管期满需要销毁时，对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出，另行立卷，列入“其它会计档案”，由档案部门保管到结清债权债务为止或未了结事项完结五年后，或至超过法定期限—这时其将不再具备溯及力也即凭证作用消灭，方可进行销毁。

由此可见，会计档案（尤其是会计凭证，因为其为源头）的销毁与否，不能仅仅以保管期限为界，还要考虑债权债务关系是否结束等因素。

6.保管要兼顾档案的证据作用、查考价值等因素

实际中，凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系的结束而结束的，对欠债不还的企业，哪怕已经列入呆账，债权人也可以保持对其随时追索的权力；而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候，凭证更是随时可以作为至关重要的呈堂证物，而一旦被销毁，其损失难以弥补。

因此，在保管期满并已结清债权债务情况下，会计凭证是否能够销毁，还要考虑其社会、经济、法律等多方面的作用是否已经结束，这里也蕴含着许多难以人为预料的因素。

7.而综上所述中的延期保管不加销毁则又会造成另外一些困惑

首先，随着档案的不断增长，档案部门要持续不断地投入人力、物力、财力，建设档案库房、购买档案设备、加强档案管理，这对企业的经营管理来说，无疑是一个较重的负担。其次，已过期的和未过期的会计档案混同保管，难以区分保管价值，无法对重要会计档案实行重点保管，从而影响档案整体管理工作的质量和效果。

第4篇：档案管理应急预案范文

关键词：档案管理；私营企业；经济效益

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）07-0183-03

私营企业和国营企业是国家经济的重要组成部分，国营企业的档案采取集中统一管理的模式，具体表述为：在企业内设置档案室或是档案中心，有相应的机构领导将所有档案放入档案室，统一管理和调配促进国营企业的工作顺利开展。国营企业的档案受到上级机构的监督和审查，使得国营企业的档案管理有序化、透明化。但私营企业因为并不受上级机构的监督和审查，私营企业主并没有引起足够的重视，使得私营企业的档案管理出现了混乱状态，私营企业的档案管理中存在“死档”“弃档”的现象。由于电子档案的出现，一些私营企业开始利用电子档案对企业进行管理，但如何合理利用电子档案，如何开发电子档案的利用价值，如何使电子档案和纸质档案更好地结合，依旧是一个需要解决的问题。

一、私营企业档案管理与经济效益之间的关系

1.科学的私营企业档案管理能够促进经济效益的提高。首先，需要明确什么是企业档案这个概念。企业档案是指借助文字、表格、数据、报告、论文等形式记录企业的过去和现在生产、经营、管理等方面的成果。企业档案不仅是对过去和现在企业发展的总结，更主要的是通过档案企业可以安排生产，总结经验促进企业的发展。企业档案作为企业的重要知识产权，在发挥企业的发展和预测企业的发展动力等方面，发挥着不可替代的作用。现有的企业档案的类型分为人事档案、科技档案和会计档案等类型[1]。私营企业的发展中企业档案通过对社会和企业的相关方面，对各类信息进行再加工，解释企业出现的问题，进而对企业进行合理规划，促进企业的长远发展。其中，企业档案中的人事档案是指在某一时期，企业所任免的员工的基本信息、职位、履历劳动合同、绩效考核、人员调动以及员工所具有的能力的信息。人事档案是一个无形的资产，可以很清楚地搜索员工的信息，并且能够形成具体职位的员工应该具有怎样的素质。为员工的升迁提供重要的参考项目，能够做到真正的任人唯贤。人力资本的正确使用能够促进企业人力资本的开发，评估企业的发展潜力。科技档案是指企业在发展时记录企业科技人员的科技成果和智慧。在科技档案的记录中，企业的科技成果和智慧代表着企业的创新和创造能力，宣示了企业的发展动力。一个企业的科技档案越丰富，证明企业人员的积极性和创造力得到了很大程度的开发，提高企业的发展水平。会计档案是指企业在一个时期收支情况的明细。一个企业是盈利还是亏空，在会计档案中能够很清楚地显示。会计档案是一个企业档案的重要组成部分，代表了企业生存和发展的结果。会计档案中含有企业的保密信息，在档案管理中药明确档案的性质和档案的重要性。只有合理的档案管理，才能促进企业工作的更新和发展，促进企业发展的正规化和品牌化。

2.客观的私营企业档案管理，能够评估企业的发展动力。私营企业的档案的管理不仅包括企业档案的管理，而且还包括档案的保存。只有合理地保存，才能开展下一步的管理。企业的档案管理要做到不能有“死档”“弃档”，所有档案的资料齐全，才能进行档案的管理。在企业的人事管理档案方面，通过对员工的评估和员工的晋升能够很容易地判断员工的发展潜力，人力资本的开发能够更好地促进企业的发展动力。当然，对员工等人力资本的评估要做到公正客观。一个企业的发展潜力除了人力资本外，还需要财力和物力的支持。人、财、物的充分开发，才能评估到企业的发展动力。会计档案和科技档案有着不可替代的作用，会计档案能够为私营企业理清企业的财务，为企业正常的运转提供保障；科技档案是一个企业人力资本得到最大程度的开发的依据能够为企业和员工个人的发展提供更多的无形资产。对各个方面档案的评估能够评估私营企业的发展潜力。但现存的私营企业的档案存在流动性大、规范性不足等问题，所以私营企业需要建立一个统一的档案管理规范。

3.规范的私营企业的档案管理能够有理有据地解决纠纷。在法治社会中，在企业界有经济往来的私营企业免不了会发生经济纠纷。对待经济纠纷，最好的方式是能够达成某种经济利益的一致，如果达不成一致的意见，只能寻求法律途径解决。在寻求法律途径时，要想打赢官司，必须有相应的证据，证明企业在整个经济往来中的合法地位。在经济纠纷中，规范合理的企业管理为解决纠纷提供相当有分量的证据。如果一个企业陷入到经济纠纷中，却没有足够的材料证明自己的合法地位，对整个企业来说会是致命的打击。此外，在私营企业的内部，合伙人或是员工之间也会存在利益的纠纷，档案的合理管理，为解决这些利益纠纷提供了依据。在处理纠纷时，应秉承公正公开的原则。规范的私营企业的档案管理在档案的采集、档案的保存、档案的管理、档案的提取等方面都有明确的规定，在各个环节都做到了公正和客观的原则，能够促进档案管理的正常发展。如果在档案管理的某个方面出现了遗漏或是出现了纰漏，在整个档案的发展方面都是不利的。如果做不到在档案的管理方面正规，企业所面临将是重大的困难。无论哪个层面的纠纷，都无法正常的处理。纠纷无法正常处理，就会出现影响企业正常发展的现象。

二、私营企业档案管理的原则

1.灵活性原则。私营企业档案管理存在管理意识淡薄、内容单一、手段落后、灵活性较差等问题。档案的管理是为了服务于私营企业的正常运转，而不是为了保存档案而保存档案的问题。在档案的体制和规章制度上，要体现灵活性原则。特别是在规章制度的建立时，要把握哪些问题是可以视情况而定，不需要大领导的审批的，哪些是必须经过大领导的审批后才能调动档案的。如果所有涉及到企业档案的都属于保密工作，势必会使具体的操作更加烦琐。足够重视档案的管理是为了促进档案的公正公平，同时档案也需要有公开的信息，例如某一个员工升职是因为员工的履v和他的能力，这些都是可以公开的，这样的公开效果能够促进企业的人员的积极性。在档案管理方面，灵活不只是一个词，要具体落实到行动中。在规章制度上体现灵活，在审查方面体现灵活等等，各方面都体现灵活，才能将灵活的原则贯彻到实际中。同时，灵活性原则也使私营企业的规章制度能够有序可循，整理断层的档案和管理陈旧的企业档案。

2.方便实用原则。在档案的管理模式上存在着集中统一管理模式、分散式管理模式和协作式管理模式。在具体选择某一管理模式时，要根据企业的具体发展情况具体选择。分散式管理模式是在各个部门进行档案的储存和保管；集中管理模式是指在企业内设置档案中心，档案中心专门负责档案的管理和保存；协作式的管理模式是指将管理网络化、将管理层次呈现多样化的特点，协作式管理是坚持档案的集中统一管理和分散管理相结合的原则。在具体选择不同的档案管理方式时要秉承方便和实用的原则，方便档案的管理、有利于档案管理工作的原则。方便管理原则是指对于企业的现在发展和未来发展都有利的情况下，秉承为企业的员工和企业的长远发展，在档案的使用和提取等方面呈现方便的特点。实用性原则是指在企业的档案的模式选择方面，一定要贴近企业的发展前景和发展近况，能够用最少的成本促进企业效益的最大化，使企业获得更好的发展。

3.效益性原则。灵活性和方便实用的原则是更好的服务于企业，私营企业是盈利性企业，其最终的目的就是追求利润。灵活性和方便实用性能够促进企业各个机构的协调，提高企业的工作效率。效益型性原则突出了私营企业的性质，私营企业在合法的范围内最求效益的最大化，除了能够促进自身的发展外，更能够促进私营企业之间的发展，活跃我国的市场经济。效益性原则并不只是追求效益，更是要在合法的范围下。只有在合法的范围内的合法经营取得的效益，才能更好地为私营企业的发展提供动力。规范的私营企业的档案能够协调各个部门，提高企业的工作效率，在人力资本的使用上，规范的私营企业档案能够使人力资本得到最大程度的开发和利用，在这个方面，档案的功劳功不可没。企业需要多少人员和企业需要多少技术员工、多少领导阶层的员工，分析档案能够促进企业人员的合理配置。在会计的档案中显示企业的收支明细，会计档案的明细能够更多地体现企业的发展现状，会计资源的合理分配能够减少不必要的开支，增加必要开支的金额数目，这些都体现规范的私营企业档案管理能促进企业的发展。同时，在制定和执行企业档案的规则时，要遵守企业的效益最优化的原则。

4.自主性原则。私营企业和国营企业的区别是私营企业拥有更多的管理权和自。国营企业的档案管理要受到上级或是本企业的监督和审查，而私营企业的档案管理更多的是只受自己本企业的监督并不受上级机构的审查和监督，私营企业的档案管理只对自己负责，不对上级机构负责，所以在发展中有更多的自主性。私营企业具有更多的自主性的原则，但相应的也存在一定的问题，例如因为不受上级机构的检查和监督，一些企业在档案管理上随意性较强，使得档案管理参差不齐，规范性差。在给予一定的自由但是并没有将自由合理地利用，这样的自由是没有意义的。私营企业档案管理时要秉承自由和规范的原则，将自由和规范的规章制度相结合，充分发挥自由的作用。自身档案部门的发展要有充分的监督和审查制度，将档案这种无形的企业资产充分得到开发和利用。

三、现有私营企业档案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私营企业学习国营企业的档案模式，在企业的内部设置档案中心和档案室，各部门的档案都放进到档案室中，这样集中的档案管理，使得档案的利用和开发能够有了更规范的发展。集中式管理模式是指将档案管理的权力进行集中，档案的调配和开发利用等的权力归档案室的领导阶层。权力的集中，使得档案的管理规范化和系统化[2]。规范化和系统化是指档案的存储、管理、开发和利用有了相应的规章制度的制约的规定。集中式的管理模式的管理促进权力的集中，促进企业档案发展的系统化和规范化。但与国营企业相比，私营企业的档案管理呈现出更多的自主性，没有了上级机构的监督，私营企业的集中式管理模式也会呈现出管理混乱，权力的过分集中也会使得企业中滋生腐败。在采用集中式管理模式时，不仅要注意到集中式管理的优点，还要明确私营企业的缺点。取长补短，促进私营企业的长足发展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指将档案的使用权和管理权交给各个直属的部门。各个部门的档案归到各个部门的门下，使得该部门的档案的提取和储存工作能够及时地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈现出管理的机制灵活和职责分明的特点。各个部门有权力对自己所属的机构进行审查和管理，呈现出灵活性的特点。各个部门只对自己部门的档案进行管理又呈现出职责明确的特征。职责明确、灵活性高的特点能够促进档案管理的有序发展，同时也能够在一定程度上提高工作的效率。同样，分散性的管理方式有优点，也有缺点。分散式的管理模式如果在档案管理上没有统一的规章制度，则会出现各个部门各自为政，不能有效的利用档案的资源。对待这个问题，分散式管理在企业统一的规章制度的管理上，还要根据部门实际情况，在统一规章制度的基础上，设置服务自己部门的档案管理方法。这样能够更加有效的利用档案资料，促进档案的合理开发利用。

3.协作式管理模式。协作管理模式是指将统一管理和分散管理相结合，促进管理的层次化和网络化。协作式管理坚持管理的集中统一，同时也下放档案管理的权力。这样的管理适合大中型的私营企业，大中型的私营企业有自己比较完善的规章制度，有专业化水平比较高的档案的从业人员，有相应的配套设施，成熟的软件和硬件设施。网络化的协作式的管理更能够使档案工作高效、有序地运行。协作式的档案管理能够突出档案管理的重点，针对重点的档案管理有区别对待档案，分类的管理促进档案管理的健康有序的开发和利用。协作式的管理因为网络化和多样化，在具体的档案管理中需要消耗较多的人力和物力还有财力去维持，成本较高，对于小企业来说，并不能达到效益最优化的原则。综上，对于选择哪种具体的模式，要分析具体的档案管理的运营成本和企业自身的发展规模和发展现状。

四、通过档案管理提高经济效益的措施

1.完善档案管理的规章制度。规章制度的建立是为了促进机构或部门的运转有章可循，促进机构或部门的正常的运转。规则制度能够促进档案管理的正规化、正常化。规章制度的内容应包括采取什么样的档案管理模式和设置什么样的机构，机构具有哪些权利和义务，有哪个机构对档案的管理进行监督和审查等等。如果没有思路清楚的规章制度，档案管理也就会出现各式各样的糊涂账和相互推诿的现象。同样，对相关的工作人员的责任要通过具体的规定进行相应的规范，使得档案的入库和提取有章可循。将规章制度进行完善，建立高效合理的规章制度，为企业的长足发展提供保障，从另一方面也能够提高经济效益。规章制度的完善是企业的软件，是无形资产，促进企业软件资产的发展。

2.推动档案管理的信息化建设。传统的档案管理是纸质为载体呈现档案的信息，纸质化档案的存储需要进行合理的整理，在提取和储存方面对档案的工作人员提出较高的要求。档案的工作人员要熟悉档案的分类和整理，要理清档案管理的思路。但到了现在的信息化时代，档案管理也呈现出信息化的趋势，各式的电子档案在各个企业中发展起来。电子档案因为本身的轻便、快捷等特征，在档案管理中占据着重要地位。私营企业要将电子档案和纸质的档案管理相结合。此外，电子档案的管理对工作人员的素质有了更高的要求，工作人员除了熟悉纸质档案的分类整理等，还要熟悉各类软件的使用和操作，信息化的档案建设能够使档案管理更加快捷化。

3.重视档案管理的保密工作。档案资料是一个企业内部的重要资产，理应受到严格的保密。现今信息化的社会，信息的传播速度加快了，同样也容易出现了信息的泄露。黑客的攻击能够使得整个公司的系统崩溃，数字化的资料在短短几分钟就能复制和泄露。在数字化的时代，应将保密工作做到位。此外，除了建立强大的系统和开发防攻击的软件，还要在员工的任免上，提高防范意识，尽量将一份保密的资料分为几个员工管理，这样能够起到制衡的作用。在一些企业，一个员工的离职就很容易将企业的机密泄露出去。企业从事档案管理的工作人员要有基本的保密意识，分明别类的对保密信息进行储存。加强炔亢屯獠康姆婪叮给企业档案的管理营造一个和谐的环境。

参考文献：

[1] 刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].管理世界，2015，（11）.

第5篇：档案管理应急预案范文

继续医学教育;网络信息化;档案管理

1.背景分析

继续医学教育是指医学学历教育毕业后,以学习新理论、新知识、新技术、新方法为主的一种连续性、全员性和终身性的医学教育,是卫生专业技术人员年度考核、职称聘任和医生、护士执业再注册的必备条件,其运作的档案跟踪和管理则显得尤为重要。传统的继续教育管理方式及档案的保存陈旧、被动、效率极低,严重制约了日益多样化、系统化的继续教育模式,在继续医学教育的课程跟踪及档案管理等方面已明显滞后,2009年我院为规范继续教育管理标准,满足继续教育课程多元化、系统化、层次化等管理要求,经过前期的准备及相关培训,使用了继续医学教育管理系统(三网一库综合管理平台),本文就近年来网络信息平台在我院继续医学教育档案管理中的实践经验及对该管理系统在工作中的应用作浅显的分析、总结。

2.系统主要功能设计及实现途径

系统主要功能框架。继续医学教育管理系统是用于继续医学教育管理工作的计算机软件平台。此系统从各级卫生医疗管理机构的实际工作出发,以卫生技术人员为中心,利用先进的电子化手段将继续医学教育管理系统所涉及的业务进行分级分类管理,逐一建档,同时将相关数据结果准确汇总、归类到每一名卫生技术人员继续教育档案之下,方便查询,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理质量,使档案管理者从陈旧的繁杂的管理事务中解脱出来,以便更高效、更快捷、更准确地完成继续医学教育管理系统工作。

华医网组织开发的“三网一库”继续教育管理平台,功能齐全,操作方便,科学管理,它是为协助医疗卫生主管部门建立的一个涵盖政策信息、继续教育档案管理、学员学习培训三项功能一体化的平台,平台采用统一的数据库将所有科教信息以人员为主线融合在一起,做到数据统一管理,集中存放,互通互联,充分共享。

系统主要功能特点。信息便捷:方便快捷的政策信息,开放式数据库设计,实现了信息的快速传播,及时共享,无缝对接;管理工作一体化:各级管理机构通过管理平台,实现对项目、人员、学分等工作的一体化管理,完整的继教项目控制流程,及时、准确地管理学分及学员继续教育档案,具有强大的统计功能;数据采集自动化:采用智能IC卡作为学员的身份证,通过“MBOX医学宝”刷卡实现数据的自动化采集;资源整合,自主学习:充分整合不同培训机构的继续教育视频课件,形成内容丰富的教育超市,可自主选择学习内容。

实现途径。我院自2009年使用该管理平台,在三年的实际使用中,不断更新不断完善,目前,我院继续教育管理工作已日趋成熟,从人员参加培训活动到学分授予情况、数据信息录入、存档、查询,审核等操作,都简捷规范,有条不紊,大大提高了工作效率及准确率。现将具体操作简述如下:科教管理平台采用BS结构,共有七大功能:人员管理、继续教育活动管理、科室管理、学分管理、统计查询、系统设置及修改密码。

人员管理:涵盖我院全部参加继续教育的人员,包括基本信息档案,调入调出人员变动情况,职称变化及办理‘医通卡’时需要打印的资料。该模块数据随时变化随时修改,即时存档,管理非常方便。为了方便继续教育工作的开展,我们为每位参加继教人员办理一张医通卡,用以标识人员身份,记录个人学分,查询达标情况,继教档案随建随查,培训内容随时跟踪。

继续教育活动管理:该模块包括项目管理和集体活动管理两大子功能,项目管理为国家级、省级等具有统一项目编号的培训活动建立档案,记录学习项目内容及授予学分情况等;集体活动管理可对院内举办的继教活动进行建档,随时录入,随时存档,方便查询。

科室管理:是我们对科室的信息进行维护操作的功能。可随时添加、删除科室,并可将权限下放到各科室,对临床大科室组织的学习及学分录入使用“MBOX机”考勤,并将活动数据接入系统,实现数据上传,以前需要一到两天的工作量,用了MBOX机,几分钟便成功完成,减少了在信息及学分录入时的工作量,提高了工作效率及管理质量。

学分管理:此模块共八个子功能项,对培训人员的学分授予及管理作了细致、规范的分级分类。

学分管理模块功能情况

档案管理及统计查询:该模块用于统计查询人员的学分达标情况,以及项目和集体活动的举办情况,并可以方便导出用户所需要的各类报表。其中最常用的功能为个人学分情况查询、个人达标情况查询、项目开展情况个别查询、集体活动开展情况个别查询。

系统设置:分为职称浏览、字典表浏览、学分级别浏览、达标标准浏览四个子功能项。操作时可根据想要查询的内容设置具体参数,例如按学历、民族、职称、院内职务等条件,作相应的筛选统计和查询。

另外,系统中还开辟了学员学习超市模块,学习超市充分整合了医学院校、学术团体、及远程教育机构的教学资源,为学员提供多元化的学习形式,包括教学辅导、交流互动、课程评价、考试管理。学员可根据个人需要自主选择课程,在线视频学习,也可以进行小组学习,互动讨论,监督学习进度。为继续医学教育的培训提供了宝贵的学习内容和学习方式。

本文仅对网络信息平台在我院继续教育档案管理工作中的应用作了最简要分析和总结,随着继教工作的开展和不断深化完善,必定需要对系统功能作及时的升级和更新,以满足新的规范和要求。继续医学教育档案管理信息系统是医疗档案网络管理的开端,今后,将推动医疗综合档案管理系统的构建,进一步推动医院的发展和满足医护人员的需求。

[1]黄艳.继续医学教育档案系统的构建.医学信息,2011

[2]朱耀萍,丁文祥,苏肇伉.医学教育信息化在继续教育中的应用.医学信息,2009

[3]张文康.抓住机遇,开拓进取,开创继续医学教育工作新局面[J].继续医学教育,2001.15

第6篇：档案管理应急预案范文

[关键词]“互联网+”；科技档案；应用

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）02-0342-01

互联网的发展已经给人们的生产和生活方式带来了极大的改变，对社会的发展也产生了深刻的影响。当前“互联网+”政策已经为国家政府所推动执行，各行各业都开始需求与互联网的结合手段，挖掘需求，顺应时展潮流。科技档案管理工作因其具备良好的信息化管理基础，在引入“互联网+”手段之后，能够充分利用信息化平台来实现档案工作的数字化，充分的利用大数据和共享等技术手段来推动科技档案的管理，更好地的为我国科学技术进步服务。

一、“互联网+”形势下的科技档案的现状与不足

1、管理功能不到位、归档率较低

目前，国内大多数科技档案在管理方面普遍认识不到位，归档率也较低，很多大型科技活动和项目的档案只存有立项档案，对于项目全过程缺乏数据等重要信息的记录，部分项目甚至连验收记录都有缺失。这导致很多科技档案不能发挥应有的作用，造成了信息缺失，也不具备共享的条件。

2、时效性较差，法律法规不完善

当前科技档案的管理在时效性方面较差，同时缺少完善的立法和执行，立法重c和立法目的也不明确。目前我国实行的《中华人民共和国保守国家秘密法》是对保密法规、具体保密制度进行规定的法律，在我国整个保密法律方面发挥着主导作用，但是与当前互联网技术的发展速度相比，滞后性较强，这既限制了互联网技术在科技档案管理方面功能的发挥，同时也给互联网技术的应用带来了较大的瓶颈和限制，保密工作也存在大量的隐患，科技档案的管理和保管人员在管理过程中对法律法规的执行不能有效贯彻。

3、利用率较低，无法满足实际需求

目前的档案管理在实际利用的过程中利用率较低，与实际的需求存在一定差距，也春存在一定的失衡现象，这就造成了目前档案管理难以实现质的突破的现状。同时，很多科技档案的管理人员年龄较大，综合素质较低，在专业技能方面不能够适应互联网+的要求，大部分机构的科技档案管理体系还处于较为传统的阶段，互联网技术对于科技档案的介入还比较初级，互联网技术在科技档案的管理中的广泛应用还有很长的路要走。

三、基于互联网平台的科技档案管理创新策略

1.全面收集档案，建立专门数据库

档案的收集是档案工作的基础，确保档案的完整和准确是有价值的档案的基本属性。所以说，在进行科技档案的管理过程中，首先要构建一套完整的管理平台和管理中心，形成档案管理机构之间的协调联动机制，形成由上而下的的档案收集体系，使各个部门、各个人员之间保存的档案能够得到汇集。要明确科技档案的收集规范，划定收集范围和手机档案的内容，每个部门和机构确定档案管理的联系人员。统一归档时间，梳理每一项科技档案文件目录，采集科研项目全过程、全方位的记录信息，收集阶段性、总结性、鉴定性等归档材料。要加强档案管理硬件设施的维护和升级，同时改善档案管理技术的软件设施，形成可搜索，可追溯，可扩充的档案信息管理系统，形成各种类别的数据库，发挥互联网络平台的特性和技术优势，从而加速推进科技档案管理的进程。而对于大型的科技研究机构来说，它们具有庞大的信息资料和科技档案，而这些档案和数据无法通过人力来实现完整的整理和保存，这就需要通过信息技术并且结合互联网技术来处理，从而实现档案管理平台对于科技档案的大数据收集和整理，并应用于生产之中，提升科研工作的效率，降低各类研发成本。

2.转变思想认识，实施专业化管理

科技档案的管理工作服务于科研和生产，并为相关工作的开展提供决策支持，这就需要科技档案的管理工作与机构的研究和生产工作相结合，实现有效互动。在当前互联网+渗入各行各业的大环境下，要明确科技档案的管理工作不仅仅是管理部门的事情，要列入单位各部门的日常工作之中，作为单位整体的重要工作来落实。同时，科技档案管理人员要认真落实相关的法律法规，并在相关部门和个人之间进行广泛传播，为机构的科技档案管理工作进步创造良好的舆论和理论环境。在管理模式方面，要严格档案管理的准入原则，让那些具备专业技能、责任心强的工作人员担任科技档案的管理人员，从而满足互联网+环境下的档案管理相关要求。

3、重置流程管理，健全机制

在进行科技档案的数字化和自动化改革之后，要将科技档案管理的全流程进行重新梳理和重新安排，对应相关岗位和相关职能，提升技术和管理的契合程度，提升科技档案管理的效率。要扎实推进切实推进业务流程优化、业务标准制度化、档案管理工作环节标准化等。要围绕互联网+环境下的管理思路创新来推动管理流程和管理思路的转变，在实践过程中善于总结和推广转化，在做好档案管理的同时，要将档案的作用充分的发挥出来，使之价值不断放大和体现。

四、结语

科技档案与互联网+的融合，既强调基础工作，又要求系统的功能性、实用性相结合。只有打造一套完善的档案管理体系，重视科技资料在搜集和保存的基础上通过互联网进行升级，才能够调动科技档案工作人员的积极性和主动性，推进互联网与科技档案管理工作的深度融合。

参考文献

[1] 杜志宏.二维码技术在企业科技档案管理中的应用[J].档案天地，2014，S1：51-53.

[2] 王芝萍.关于科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合问题的研究[J].科技创业家，2013，22：255-256.

第7篇：档案管理应急预案范文

关键词：检察机关；档案管理；信息化；作用

自“科技强检”战略在检察机关得以落实以后，电子检务便在检察机关全面开展，特别是伴随信息化时代的到来，信息载体及记录方式逐步呈现出多样化趋势，电子档案对纸质档案产生了巨大的冲击，检察业务数据、电子档案也随之增多，大量多媒体信息档案形式出现，如影视、声音、图像等，而这些档案信息无法进行有效科学地管理，将严重影响其安全性，导致归档、检索、查阅难度增大，将大幅度降低档案的价值意义。基于此，本文提出了检察机关档案管理信息系统设计与应用，通过建立与完善档案管理信息系统，能够提高档案资料的利用价值，提高检察机关档案管理水平。

1 检察机关档案管理信息系统的作用及目标

档案作为检察机关案件办理的重要依据，并没有将其价值作用充分发挥出来。主要原因在于现阶段我国检察机关档案管理信息系统还不完善，如仍选用传统纸质档案管理模式进行档案管理查阅等工作，即使相关部门在计算机内录入了档案目录，但管理对象还不是电子档案，并没有真正实现档案信息化管理。为此，在检察机关档案管理中必须完善档案信息管理系统，确保其科学性、准确性。

1、检察机关档案管理信息系统的作用

随着社会经济发展速度的不断提升，我国检察机关工作量也越来越大，进而档案数量也随之增多，以往档案管理模式与当前检察机关的工作存在严重的滞后问题，为满足现代档案工作发展需求，必须重视检察机关档案工作，建立与完善档案管理信息系统，这也是检察档案工作得以快速发展的重要条件。

在整个系统中必须将检察机关档案数据库作为系统建设的前提，将档案查询业务作为重点内容，保证检察机关档案管理自动化、智能化及网络化的实现，确保各级检察机关档案管理水平的有效提升。

检察机关档案管理信息系统在满足档案管理要求的同时，还能规范档案管理操作流程、改善管理模式、提升工作效率及实现信息资源共享，为检察机关档案管理信息化发展提供强有力的保障。检察机关档案管理信息系统的建立主要通过数据库技术与网络通信技术，并与原有业务管理流程及发展需求相结合，进行本系统的合理设计与开发，确保数据库信息的准确性。在转变魍车蛋腹芾矸绞降耐时，可以将检察机关档案管理所需的档案信息通过局域网或广域网进行信息查询、转入、编辑等业务的开展，这样不仅减少了时间空间对数据信息的影响，还实现了远程管理查询与无纸化办公。

2、检察机关档案管理信息系统的目标

将检察机关档案分类作为检察机关档案管理信息系统建立的主要依据，并与管理处档案管理的实际档案文件相结合，统一集中管理检察机关档案中的信息数据，并进行信息共享，利用网络平台系统管理员可以按照自身的权限在客户端上实现档案信息化管理的各项操作，将档案信息技术充分应用到案件办理重大决策中。

2 检察机关档案管理信息系统设计及应用

检察机关档案管理信息系统中广泛应用计算机网络技术，可以确保检察机关事业转向高科技化、高智能化。将计算机技术广泛应用到证据收集、案件办理等各个方面，加快各项数据信息的传输速度，确保信息的及时性、真实性、有效性。

在进行检察机关档案管理信息系统设计中，必须确保系统内各个模块之间具有紧密的联系，充分发挥各模块之间的功能性，实现检察机关档案管理信息化。检察机关档案管理信息系统如图1所示。

档案管理员可进行新管理项目及时添加与选择，系统可自动生成档案管理信息系统相关的档案目录表，并将档案文件夹进行有效储存，同时能够对多个类似案件档案进行分析、对比。建设与管理是检察机关档案管理的重点，案件办理过程各个环节产生的信息、资料等都是档案建设的主要内容。通过检察机关档案管理模块可及时管理统计档案信息的具体情况，如信息资料的查阅、修改等，并对信息系统管理水平的提升具有关键性的作用。

3 检察机关档案管理信息系统的发展

随着我国检察机关事业发展速度的不断提升，档案管理作为检察机关单位管理工作的重要内容，其管理水平地高低将直接影响到检察机关单位工作的整体质量。为有效提升检察机关档案管理水平，检察机关单位必须重视该信息系统的发展，规范操作流程，严格按照相关要求进行有效操作，只有这样才能实现其经济效益。

1、基于平台软件模块信息化系统的发展

检察机关档案管理系统与其特定管理制度之间存在着紧密的联系，在建立检察机关档案管理信息化系统时必须对管理制度的相关要求进行充分考虑，在检察机关档案管理中对其业务需求起决定作用的就是管理制度，检察机关档案信息化建设的内容主要受业务需求的影响，因此必须严格按照现有管理制度、工作流程进行业务需求分析报告的制定，并确保管理平台的开放性与扩展性。按照需求软件公司与工程技术人员共同进行系统功能模块的添加，确保档案管理信息系统和纸质档案管理具有统一性，确保信息系统具有良好的可行性与使用性，并及时交换各个模块的数据信息，最终实现资源共享。

2、基于统一界面的档案数据融合度

在检察机关档案信息系统设计与应用中必须采用统一平台，确保信息系统界面的良好度，只有这样才能确保各方面档案数据的充分融合，整个系统在其发展过程中必须对其数据的融合度进行最大限度地提升，实现各模块之间数据的密切联系，形成一个有机整体。除此之外，检察机关档案管理信息系统建设中必须充分考虑其功能协调性与界面统一性，在实现系统各种信息处理完成后常规办公自动化系统必须做到自动归档，并向档案管理系统内输入。

3、基于交互式功能的操作模式系统

在检察机关档案管理信息系统发展中可视化管理及交互式操作功能已成为其发展的新趋势，这种操作模式系统具有较高的直观性与便捷性，相比单一功能模式系统，这种交互式功能操作模式系统工作效率更高。相比简单的界面切换设计，交互式功能操作设计必须将数据信息的科学组织管理作为其发展的前提条件，其图形界面的形成必须由数据属性信息与空间信息完成，并利用专业计算模型进行分析界面的形成，随后三者有机结合在同一个主界面内，实现三者之间的交互操作。在检察机关档案管理信息系统中应用这种操作模式系统，通过可视化图形操作界面档案管理人员可以进行专业数据信息的分析，实现档案信息的准确度及实用性。

4 结束语

综上所述，随着国民经济发展速度的不断提升，我国检察机关档案管理也得到了极大的发展。通过转变传统纸质管理方式，遵循检察机关档案分类办法，建立并完善检察机关档案管理信息系统，确保其设计的合理性与科学性，才能实现检察机关档案管理信息的利用价值，才能推动检察机关管理单位的快速发展。

参考文献

[1] 杨欢. 辽宁省检察系统档案数字化工作现状研究[A]. 第十届沈阳科学学术年会论文集（经济管理与人文科学分册）[C]. 2013

[2] 李卿. 基于B/S架构的金沙县纪委档案管理系统设计与实现[D]. 厦门大学 2013

[3]卜淑芬. 地方检察档案信息资源开发与利用的实证研究[D]. 湘潭大学 2012

第8篇：档案管理应急预案范文

关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段

中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

参考文献

第9篇：档案管理应急预案范文

一、职工业余大学档案管理融入和应用信息技术的意义呈现

职工业余大学档案管理融入和应用信息技术，实质上就是实现档案管理的信息化、电子化，即是将纸质档案资料通过计算机来进行信息技术加工处理，使之成为计算机软件形式的二次文献信息，方便档案管理过程中的归档、提取和储存。

（一）以计算机的信息加工处理功能发挥来提升档案的利用率。知识经济时代最为明显的特征是信息化对人类生活和工作模式的深刻改变，在信息化、网络化时代，以计算机的强大信息加工处理功能来提升资源的利用效率是形势所需，发展所求。以往职工业余大学在档案管理的过程中，不注重开发计算机的功能，仅储存档案的著录或者文件名，这与全社会格局下的电子档案建设是背道而驰的，甚至造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，对此，将信息技术融入档案管理的过程中，无疑是提升档案管理的高效化，助推档案利用效率的有效之举。

（二）以计算机的信息加工处理功能发挥来提高档案的时效性。在以往的档案信息管理的过程中，仅靠手工操作来实现，手工档案信息加工工作模式可以体现为：选题―选材―编辑―出版，这种“慢工出细活”的工作模式，从档案的归集、整理到最终档案信息的实现，耗时较长，甚至造成信息的实效。然在实现档案信息电子化的之后，通过相应计算机软件的操作，可直接对档案信息以机读的形式来实现，并在计算机内部实现对档案信息的整合、归类，有效提升了档案信息加工的时间，从而确保了档案的时效性。

二、职工业余大学档案管理融合与应用信息技术的现实考量

现代社会是一个信息化社会，在此境遇下，社会各项事业都必须围绕信息化技术进行完善和优化，不难看出，包括企事业单位在内的档案管理都显示出了与时俱进的趋势，逐步推进档案管理信息化的进程，基于此，职工业余大学档案管理融合与应用信息技术显得不可或缺。

（一）原有的档案管理制度模式与职工业余大学的发展局面不相呼应。随着职工业余大学的快速发展，招生数量急剧扩大，如何做好学生的学籍档案管理以及教职工的档案管理成为了职工业余大学必须深入考量的现实课题，在现有的人工档案管理办公面积严重不足的情形下，大量的档案无法及时的整理，要查阅一份档案需要很长的时间，同时档案管理的错误也很多，严重制约了职工业余大学的又好又快发展。

（二）档案管理信息化是职工业余大学档案管理的发展所求。电子学籍档案、办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案生成方式的信息化趋势，内在要求在档案管理的过程中也必须吻合此种变革，对于档案管理者而言，其所要做的就是实现对电子式文化信息的系统性、真实性、价值性归类和整合，以真正凸显为用户提供更优质服务的效能。

三、职业业余大学档案管理融合与应用信息技术的具体路径

业业余大学档案管理融合与应用信息技术是一项系统工程，需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套来达成。怎样才能又好又快地推动档案信息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发展呢？

（一）实现技术引领。技术的创新和完善是实现档案管理信息化的首要问题，离开了高端技术的支持，档案管理信息化不可能实现。对此，必须引进质量可靠、性能优良的计算机硬件设备，并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率，并过硬件的改善来奠定档案管理信息化的根基。