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一、培训部工作:1、从2月底开始,我就多次与市退役军人事务局沟通,针对第一期退役军人培训设定专业、寻求就业渠道、制定培训方案等方面多次论证,最终在4月18日至21日,开展了濮阳市退役军人第一期培训,在领导的支持下基本完成了培训任务;2、持续做好锐驰高科公司和天能公司的新型学徒制合作培训;3、与丰利石化公司开展新型学徒制合作,6月4日至7日对四个高级班进行了第一轮培训;4、积极完成濮阳市人社局对我校的新型学徒制培训调研工作,积极申报下一阶段的新型学徒制培训工作;5、做好每月的培训数据上报工作。
二、教学和管理:刚开学时我担任4个班的英语课,每周有12节。从5月开始到学期末,我去掉了两个班的英语课,加了2020级一个班的语文课(每周4节)。教学中有挑战,有收获,有遗憾,也有心得。我不但教好课,而且还把学习方法和品德教育渗透到课堂中,尽可能使学生对本学科产生兴趣,端正学生的学习态度。同时,我担任职专英语教研组的组长,带领英语组的11名教师相互研究教学,共同成长,我们组的教学和教科研等各项活动都走在了学校的前列。
三、党建工作:我按要求加强理论学习,不断增强“四个意识”,坚定“四个自信”,坚决做到“两个维护”。我积极参加党史学习教育,3月20日,我被任命为学校党史学习教育办公室成员,我及时做好学校每一阶段的党史学习教育的宣传、组织、协调、总结等工作。
四、取得的成绩:4月22日至28日,我作为濮阳市骨干教师培养对象在河南师范大学培训学习,通过了考试和微型课讲课,顺利结业。5月31日,我作为油田教育中心名优班主任培养对象顺利完成了线上线下学习,即将参加7月12日至17日的培训。6月3日,我完成了濮阳市教育规划课题的研究总报告,申报结项。在学期末的党支部民主评比中,我被评为优秀党员;在教务处的民主评比中,我被评为先进教师。
近年来,随着我市大中型企业愿意安置退役士兵的数量越来越少,机关事业单位不再沿用未经考试直接安置退役士兵的做法,退役士兵安置矛盾将越来越突出,广大退役士兵的安置就业愿望和政府安置能力之间将会产生巨大的差距,因此,安置政策的宣传,退役士兵情绪的安抚,职业技能培训及推荐就业等工作将逐步成为安置工作的重要方面。如何做好这些工作,我们在这些方面做了一些探索,取得了一些成效,具体如下:
一、基本情况
我市每年城乡退役士兵约有XX人左右,近年来,培训人数逐年增加,从XX年开始实行了城乡退役士兵一体化培训,当年达XX人,20____年增加到XX人;培训项目有计算机维修、计算机操作、硬件组装、计算机制图、电工、汽车驾驶、厨师等七个项目,根据退役士兵要求还可以临时增加;学历教育方面,中心和XX学院合作,举办了高中起点升大专和大专起点升本科的学历教育,中心从学历教育应收费用中给予每一位参加学历教育的退役士兵XX元优惠,到目前为止,已有XX人参加学历教育;推荐就业方面,20____年中心已安排就业XX余人。
1、完善机构。我市退役士兵培训中心成立于XX年,但当时只是挂牌,退役士兵培训工作是东找一家西找一家,培训质量不尽如人意,鉴于这种情况,我局于XX年上半年正式确立市科技局科网中心为合作培训机构,明确培训中心负责人,中心成立了管理部、教学部、就业办,直接为培训工作服务的管理人员与教师有z人,管理人员和教师由中心招聘,工资、福利、保险等都有中心支付,中心实行自收自支、自负盈亏,政府只是按退役士兵的数量拨付培训经费。
2、运作方式。中心隶属市安置部门领导,中心各部门领导对中心主任负责。一是严格制订了切合实际的培训大纲,所有培训都做到按培训大纲规定的范围进行培训。二是采用“两化”教学方式,即教学管理现代化、教育模式现代化,提倡学员对任课教师民主评议,教师认真检查学员的学习效果。
3、培训方法。采取集中授课加实习的培训方法,首先进行集中授课,弄通培训专业基本知识。其次是动手操作,第一步在培训中心提供的设施基础上进行操作,达到一定的熟练程度后,联系实习单位进行实习,增强学员适应实际工作的能力。
4、时间安排。根据参加培训的退役士兵家庭住址的远近和具体要求等情况安排不同时段进行培训。如住地远的安排在周六、周日学习,近的根据不同情况分别安排在上午、下午、晚上培训,尽量使更多的退役士兵在适合自己的时段参加培训。
5、推荐就业。中心对每一位参加培训的退役士兵都制作了专门档案,并把有关信息输入电脑。对农村退役士兵和学习较认真的学员优先推荐就业。20____年已有zz余人推荐就业。20____年3月份,中心将举办一场大型招聘会,组织至少20家有影响的民营企业提供不少于zz个就业岗位供学员进行双向选择。
二、拓展功能
20____年我市在退役士兵培训中心应有功能的基础上,根据我市安置矛盾比较突出的形势,逐步把培训中心打造成退役士兵的心理驿站、安置政策宣传的前哨阵地、安置部门和退役士兵的沟通平台,努力使退役士兵培训中心成为安置部门的得力助手和适应新形势的有效延伸机构。
1、温馨的心理驿站。退役士兵刚从部队退伍,心理上暂时不适应、就业形势的压力容易使他们产生焦躁情绪,这其中包括农村退役士兵攀比的情绪、城镇退役士兵不能安排就业的情绪、特招士官征召时的征兵宣传和政策不对号的情绪,严重的可能产生敌视政府、敌视社会的的极端情绪。如果不进行及时的疏导,将可能产生严重的后果,扰乱社会的稳定。我局领导要求培训中心,一是所有管理人员和授课教师对待退役士兵要和蔼可亲,要做到有问必答,态度不要生硬。二是确定培训中心的主任和管理部主任为疏导退役士兵情绪的责任人,具体负责退役士兵情绪疏导和平时的观察工作,发现有情绪不稳定的苗头,及时进行疏导和解释工作。三是尽量为参加培训的退役士兵提供生活上的方便,特别是对农村退役士兵的就餐提供便利,积极联系有国防观念的就餐单位,尽量提供质优价廉的食品。培训中心还准备饮水机、空调、常用的药品等,努力为退役士兵参加培训提供良好的条件,使他们真正把培训中心视为他们的贴心人,有的农村士兵就说,没想到培训中心还能把我们农村孩子高看一眼。通过卓有成效的工作,退役士兵的情绪有了明显的改观,部分经常有牢骚、说怪话的退役士兵也了解了民政部门的良苦用心。
2、安置政策宣传的前哨阵地。退役士兵安置政策的宣传,我们除了利用电视、广播、网络等媒体宣传外,退役士兵大量集中的地方——培训中心是一个极好的面对面的宣传阵地。我市从退役士兵回到家乡后就开始培训,今年首期已开办11个班,市局分管领导和安置部门的同志,对每个班都进行至少两次的安置政策宣传和解答退役士兵提出的问题。如退役士兵提出为什么机关事业单位不安置?我们就宣传机关事业单位“凡进必考”的规定和不能再进退役士兵的必要性;农村退役士兵提出为什么我们和城镇人一起当兵,尽同样的义务,城镇的不能安置工作还有补助金,我们什么也没有,我们要上访等,我们就耐心解释安置政策的演变及我们今年将优先推荐农村退役士兵就业,说政府并没有忘记他们;特招士官提出为什么征召时征兵部门宣传回来都能安置工作,而现在连安置资格都没有等棘手问题,我们都
耐心地进行解释解答。通过培训中心这个事前的前沿宣传阵地,使我们的安置政策宣传工作争取了主动,有效的避免了可能的上访和过激行为,给民政部门的领导、安置部门的领导减轻了压力。
按照校领导“以班子建设为核心,以干部教育培训为中心,以中专职业教育为基础,以提高服务保障规范化水平为根本,以扩大对外经营为补充”,深入开展“服务、管理、效益”年活动的指示要求,2019年度,教务科在校领导的正确领导、各科室大力支持、科室成员共同努力下,比较圆满完成省局、学校领导交给的各项工作任务。现将有关情况汇报如下:
一、2019年度的主要工作
1、全程督办省局6个培训班,777人次;11个会议, 532人次培训和会议接待工作。协助校办公室完成省局人事处工商系统事业单位公开招聘面试, 全省工商系统隆重庆祝建党90周年暨创先争优表彰大会及现代信息技术与工商行政管理讲座等临时任务。此外协助其他科室完成了外系统8个班次的培训服务工作。
2、围绕提高培训质量,强化师资力量培养。根据省局、学校领导努力承担部分培训课程教学任务指示要求,教务科扎实做好教学组织和服务工作,主要做了三件事:一是组织并积极推荐四位教师为全省工商系统基层分局局长培训班精心准备四门课程:江波《公务礼仪》、 《健康知识讲座》、 《情绪管理与压力调适》、刘小龙《创新思维与领导科学》。二是安排 老师参加了人力资源和社会保障厅举办的公务员职业道德师资培训。三是本年度 老师应邀参加了萍乡市工商系统现代公务礼仪培训班现代公务礼仪知识以及省局法规处“法制课堂进基层”师资培训班就“如何上好一堂课”的讲授,教学效果受到省局及基层领导、同志的好评。
3、根据校领导规范服务保障工作,健全培训机制的要求,由教务科牵头编写了“培训(会议)流程及规范”,使会议、培训服务规范化、标准化。学校的培训、会议、餐饮服务工作有所根据、有所标准。
4、对干部教育培训工作不断总结,撰写了《2019年度干部教育培训工作简报》及2019年工商行政管理教育培训协作交流材料,填写《全国工商系统省级局干部教育培训施教机构情况调查表》等。
5、除完成教务科本职工作外,积极支持省局集资房建设。自九月份以来, 两位同志抽调到和苑公司工作,两位同志从集资房现场看房、抽签选房,到集资房购房销售,不计报酬,付出了辛勤劳动,得到局领导及同志们好评。
6、完成了校领导临时交办的工作及中专教育教学管理工作。
二、工作体会及2011年工作计划
追忆一年的工作,我清醒认识到:任何工作圆满完成,归功于校领导的关心、支持和帮助,得益于其它科室的支持与协助,还有就是科室同事的支持、理解与包容。借此机会我向各位领导和同仁表示衷心感谢!
关键词: 教务管理系统 教务员工作成效 提高途径
一、教务管理系统的应用对教务员工作的推动作用
近年来为解决因高等教育快速发展、高校办学规模不断扩大而带来的教学管理工作量、工作难度增大,直接影响教学质量和办学水平的问题,各高校在教学管理工作中应用教务管理系统已成为必然。
就目前我校采用的教务管理系统来说,是建立在学校校园网之上,涵盖了教学管理各方面的管理信息平台,主要功能模块包括教学计划管理、智能排课、考试管理、成绩管理、毕业生管理等模块,这些模块基本上覆盖了目前的教学管理工作。
教务管理系统的应用,大大提高了教务员对学生成绩管理、排课、考试安排等工作的效率:通过教学计划管理模块,能清晰地了解各个不同专业年级的学生在每个学习阶段应修得的各类学分,能实时追踪学生个人的学习状况,为学分制的实施提供保障;成绩管理模块能根据学生、老师的要求迅速查询学生成绩,并快速、准确分析、汇总学生的成绩情况,数据统计快捷而且准确;智能排课、考试管理模块的应用,使高校教学资源得到优化,教师、教室、时间等的高效调配和合理利用,解决了高校资源紧张、多校区、院系多级管理状况下排课、排考场难等问题,彻底把教务员从耗时、费力的人工排课、人工排考工作中解放出来;毕业生管理模块系统结合学生在校的学习、生活和奖惩情况,参照学校的有关规章制度,对学生的毕业资格、学位等情况进行审核,简化了人工核对的过程。可以说,教务员使用了教务员管理系统后,工作效率、质量得到了极大的提高。
二、结合应用教务管理系统,进一步提高教务员工作效率
应用教务管理系统后,教务员日常教务管理的劳动强度大大减轻了,信息查询及维护也更加方便,教务员办事效率随之提高。结合应用教务管理系统,探讨进一步提高教务员工作成效的途径,我认为应从以下几个方面入手。
1.保持乐观心态,增强服务意识。
长期以来高校的教务员面临着经济收入低,进修深造机会少、出成果难,专业技术、职务晋升难等问题,同时工作性质繁琐,肩负的责任重大。面对这个现实,教务员要学会调整自己的心态,对名利要看得淡泊一些,保持宽松平静的心境,乐观积极向上的心态。积极向上的乐观情绪有助于营造和谐的氛围,建立融洽与师生的关系;有助于激发教务员结合应用教务管理系统,探索出更快、更高效的工作方法,充分发挥其内在潜能,提高工作效率和工作质量。
教务管理过程是教务员服务于师生的过程,因此教务员在日常的教务管理过程中应坚持以服务为本的工作理念,即坚持为学生服务,为教师服务,为提高教育教学质量管理服务,为学校发展服务。只有本着为师生全心全意服务的原则,才能踏踏实实、兢兢业业地做好教务管理工作。
2.加强学习,提高自身的业务素质与能力。
为了适应教务管理科学化、规范化和现代化的需要,教务员要积极参加有关教务管理系统的系列培训:教学计划管理模块、智能排课、考试管理、成绩管理、毕业生资格审核等模块操作的培训,确保在日常的教务管理工作中能熟练运用教务管理系统进行教务管理,提高教务管理水平。只有教务员的计算机信息应用水平提高了,教务管理系统才能够得到充分、有效的应用,教务管理的信息化才能有效实现。
教务员是联系上级教学管理部门、院(系)师生的纽带,常规教学管理的组织者、教与学双方矛盾的协调者,因此教务员要注重培养自己的组织、协调能力,并得到上级教学管理部门、各系(教研室)的支持,使院(系)的各项教学工作围绕学校的工作部署有序开展,从而保证教学过程各项任务的顺利完成。
3.善于总结,勤于思考,寓创新意识于实际工作中。
教务管理工作虽然繁杂、琐碎、头绪多、任务重、压力大,但基本上是围绕教学过程的每个阶段展开的,因此教务员应充分认识教学管理的规律性,了解自己每学期主要要完成的工作内容及大致时间安排。对工作早考虑、早启动,才能变被动应付工作为主动完成,还能有效防止几个任务同时下达时工作手忙脚乱的情况出现。
就以应用教务管理系统的智能排课模块进行排课为例,智能排课模块的应用,能有效解决高校各种资源的冲突与浪费,但个别专业课课程对上课时间、上课地点的要求,部分教师由于科研工作的需要及行政、教学双肩挑的教师对上课时段的要求等,还需要教务员在排课前充分考虑到。同时教务员还应严格执行学校有关的排课规定,如排课均衡分布、减少跨区、减少师生疲劳等。只有充分考虑到可能制约、影响排课开展、顺利进行的各种因素,并努力寻求解决办法,再结合智能排课模块进行排课,二者相辅相成、相得益彰,才能确保排课工作的稳定开展,教务员工作也变得主动,工作效率也随之提高,从而达到了以服务为本的目的。
教务员在应用教学计划管理、考试管理、成绩管理、毕业生管理等模块,落实院(系)的教学计划、教学任务,组织考试,审理学生毕业资格等工作中,会遇到的各种问题、情况。因此教务员除了要事先提前做好具体任务的准备工作外,还要善于总结工作过程中解决遇到的各种问题、情况的经验、教训,不断改进工作流程,提高工作效率,只有这样才能在教务管理过程中有所创新。
三、结语
教务管理系统为高校教务管理现代化的实现提供了条件,只有不断学习、积极思考、勇于创新,充分应用教务管理系统,教务员才能适应新形势下高校教育的发展。
参考文献:
[1]张向军.浅谈以人为本的教育教学管理[J].人力资源管理,2009,(2)2期.
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[3]朱宝生.“教学管理系统”在推动教育信息化上的作用.常州工程职业技术学院学报,2006,(2).
[4]周国剑.电子教务在高等院校教务管理中的应用.贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2007,(2).
[5]阮建丰.综合教务管理系统在我校的使用,电脑知识与技术(学术交流),2007,(1).
[6]王玲玲.教学管理工作中课表编排、成绩管理等若干问题的思考.第四届全国高等学校电气工程及其自动化专业教学改革研讨会论文集(上册),2007.
关键词:教务办公室 职能 管理
中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2014)04(b)-0188-02
高校教务部门是学校内独立负责学生教育的部门,部门人员少任务重是最主要的特点,既需要统筹工作对外公布,又由几个具体部门分管工作完成任务,而办公室在教务管理系统中担当着承上启下,左右协调,内外沟通的重要角色。随着高等教育改革的深入和对高等教育的要求与期望,高等教育部门面临着诸多挑战,例如:内部运行机制改革、强化教师队伍建设、提高高等教育质量等以适应外部环境的变化。因而总结内部规律,吸取有效经验,强化最主要职能和进行管理创新,提高工作效率则显得尤为重要。
1 高校教务办公室的突出职能
曾有位行政工作者把办公室工作总结为:管理政务事务,处理信息文书,当好助手秘书,通讯信息报道,办理提案,综合统计,机要保密,查办催办,财务管理等。而高校教务办公室不仅需要做这些工作,还需要承担与学生、教师、学生家长、上级教育部门沟通协调的责任。
1.1 强化信息收集与,突出参谋职能
信息是提供决策的有效数据,信息的缺失、失真、失效或不对称会造成决策失误或无效。办公室要利用自身收集信息渠道多、信息网络广的特点,全面收集、分析信息,为领导者提供有效的决策依据。信息化平台是一个可利用的有效途径,例如在南昌大学,就可利用本校OA网、新闻网、教务管理系统、教务在线、家园网、BBS贴吧、网络中心、官方微博微信等网络平台对信息进行收集、处理、分析、传输和反馈。利用办公网主页、教务网站动态公告、教务管理系统提示等方式,公布学校文件、通知相关事宜、网上互动交流,使信息得以畅通的传递在各个主体间。
办公室是辅助配合领导工作、领会上级意图、传达指示、贯彻执行、督促反馈最深刻的部门。高校领导既是行政领导,同时兼具学科研究者或带头人,工作千头万绪,因而办公室就要充分发挥辅助参谋职能,要做到:(1)为领导提供及时有效的可利用的信息辅助决策,如在制定教师授课质量评价体系时,提供评价指标、权重、影响因素及相关支撑材料;(2)根据学校文件精神安排具体工作并督查进度情况及时报告,如安排;领会领导意图草拟文稿、布置工作;(3)辅助领导就具体问题、突况提出建设性建议;(4)辅助领导做好日常管理;(5)提醒并合理安排领导日程;(6)做好上下协调,左右沟通工作,使决策得以全面领会并贯彻实施等。
1.2 为日常行政工作建章立制,统筹服务职能
高校教务办公室工作具有持续重复性伴有突发临时性的特点,是为学校教学调研、党政管理、师生活动、教学条件保障提供服务的基础部门。办公室日常工作范围广、涉及内容多,繁杂而不容马虎,因而需要将行为上升至制度化,在研究普遍高校管理规律的基础上,结合学校实际,将各级各类活动纳入规章制度中,如制定《办公室行政管理制度》《教务办公流程》等,将部门工作规范化、流程化、程序化。教学教务处办公室的工作可以总结为图1。
教务办公室的每一项具体工作都带有服务的性质,重视服务管理,树立自觉服务的角色意识是为校领导、校内各部门、教师员工、学生及家长服务的精神基础。在日常行政工作中,规范处理文档,为机关保留好珍贵的档案资料,特别是教学改革、授课质量评价体系的建立过程、考试安排及记录等;会议安排周到妥当,会议或其他活动的筹备、进行、总结都要落实到人;接待工作到位,议程细致时间合理,接待热情周到;印章使用规范,按照印章使用规定科学规范的使用;工作落实,及时上报处理并跟踪督查进展情况;突发事件应激,制定应急预案,加强处理突发事件的能力;热情服务教师、学生及家长,耐心细致地倾听意见,解决困难。比如根据学生的需要,制定《教务部门部分工作流程册》,将毕业生的成绩、学籍、学位证明、教室借用等问题的办事流程用流程图方式展示出来,方便师生办理。
1.3 强化协调沟通,督查督办职能
协调沟通是实现高校办公室目标的重要手段,它不仅有助于信息传递,进行科学决策,也有助于部门的整体凝聚力。沟通协调的功能是保证各项工作不矛盾、不重复和不冲突,以形成最高效的配合关系。高校办公室需要对校外部的主管上级机关、政府主管机关、兄弟院校、协作单位、校周边环境、学生家长,对校内部的学校领导、各部门、教师、学生等关系进行协调,最大限度地调动各方面的积极性,以求目标统一,步调一致,密切配合,保证文件精神和重大决策与工作部署相契合并得以贯彻落实。在实践过程中多利用协调五个方法:规劝疏导式、命令式、建议式、会议式、商榷式协调解决问题。比如在处理多位教师到办公室集体反应问题的情况时,要语气平和亲切,舒缓教师情绪,在充分了解情况后,如果是局部必须服从大局的情况就要进行和风细雨地规劝疏导和建议,如果是需要教务部门改正或解决的问题就要及时反映给上级领导,再决定用会议式公开讨论还是封闭式商榷式探讨解决方案。
教务办公室既要督促、检查决策执行情况,又要监督、严办不法行为,办公室要通过跟踪、检查、督促工作进度,将执行情况和出现问题如实报告给领导,及时采取措施补救工作失误,克服工作困难,慎终如始,则无败事。是工作的一个“警示灯”,需要重视并及时解决,否则既不利于教学活动的进行,也不利于教学改革和质量提高。教务处应在每年底汇总本处和校办收到的信息,核对是否解决所有问题并有查证、结果记录。
2 不断提高教务办公室的管理升级与创新
2.1 建设电子化办公室,升级办公“硬件”,创新管理手段
网络时代的进步,电子政务的发展都要求学校、部门建立自己的门户网站公开信息收集意见,因而加强硬件配置,升级已有的电子化设备改善办公条件,充分利用自动化的管理平台,建设高校信息化办公室成为必然要求。同时需注意合理规划和设计教务主页,尽最大可能涵盖所有校内外人员需要的信息,内存储空间应该适应不断扩充的信息,系统本身应能够承载学生集中上网访问时的流量,比如学生网上集中选课时的访问量。有效地运用学校办公网、新闻网、教务网、官方微博等和收集信息既快捷又准确,它们是所有行政人员、教师和学生互知互晓的沟通媒介。
教务管理是涉及全校学生的学习的活动,教务处应该通过自己的教务管理系统实现每位师生通过自身账号登录系统进行开课、选课、考试、评价问卷、作业提交等活动,既高效便捷安全,又利于收集、统计、保存数据,并及时升级更新。教务门户网站不仅可以提供课程信息、教学周历,还可以提供学校教务动态,及时的教务通知,可报名参加的活动,留言教务意见等等,使师生知晓学校教务发展,积极参加各项学科类竞赛,并成为学生利用率很高的实用型教学新闻网。
2.2 以人为本,升级服务理念,创新服务方法
以人为本的管理内涵,强调要突出人的发展。在办公室管理中,必须以人为中心,建立良好的人际关系,创造优厚条件,多激励少惩罚,促进员工自觉自愿、团结合作的服务精神,使办公室人员在相对枯燥的工作中得到参与感和满足感,充分发挥内在潜能。可以通过休息时间的健康娱乐,定期的党员民主生活会进行深度交流,彼此关心帮助,建立起共事友情。
目标管理强调自我管理与组织总目标、上下级关系的协调一致,强调“人”是管理的根本动力,尊重人格,理解人的价值从而实现对员工行为的激励、引导与控制。建立岗位目标管理责任制度,将办公室工作定级分类,分解量化,目标明确,责任到位。它与“以人为本”的服务理念相同,与办公室的结果导向的管理特征相近,又与各项规章制度、流程程序、考核标准相适应,因而将目标管理引入服务方法是切实可行的。
2.3 精细化管理,升级人员素质,创新工作思路
老子曾说:“天下难事,必做于易;天下大事,必做于细。”教务办公室完成规范化后就要进行精细化管理阶段,主要是将复杂的事情简单化,简单的事情流程化,流程化事情定量化,定量的事情信息化,建立专业化的岗位职责体系,目标管理体系,科学的考评体系和考评结果应用体系。因而教务办公室需要做到:(1)完善岗位职责说明书,使各科室人员职责清晰责任分明;(2)制定目标,用目标作为考核的标准和参考;(3)定立科学的考评制度,如制定《岗位责任考核标准》《岗位责任考核制度与激励机制》,建立严格细致的管理制度,不仅要对办公室及其他科室人员工作量化考评,也要与相关科室一道对教师授课质量进行评估;(4)将考评结果进行整理并作为整改依据,实际应用到工作中。
不积跬步无以至千里,不积细流无以成江海。高校教务办公室工作不仅要求工作人员有一般的行政工作能力,也要求有一定的学术相关工作的能力,课程编排、课题申请、学籍办理、科研项目申请、办学条件、国内外先进的管理经验等都需要办公室工作人员成为“万事通”。办公室人员的素质直接影响工作效果和效率,在充分发挥自觉学习的基础上,还要安排相应的专业培训,多学习有关文秘、经济、管理、法律、公关、档案等方面的知识,工作人员的潜能被有效地挖掘出来,办公室整体工作水平才会提高。南昌大学教务处办公室不仅根据收文安排相关科室人员进行培训,也积极组织、承办专业技能培训会,提升全处人员工作能力。
高校办公室工作人员需要树立创新意识,激活思维,创新工作思路,敢于探索、开拓,同时学校要为工作人员充分发挥其个性和创造力提供平台,尽量减少对管理创新活动的干预,可以在以下方面进行突破:(1)具有创新性的研究高校办公室工作的研究,借鉴当代先进的管理经验进行实验性改变;(2)努力创建学习型、创新型、竞争型、服务型的高校办公室,推进高校办公室的工作规范化、精细化从而个性化、高效化;(3)思维活跃,对问题思考和解决多方面、多角度、广而深、全而力;(4)要摒弃照本宣科、生搬硬套的旧传统,敢于去除糟粕,去粗取精,创新灵活。
参考文献
[1] 徐兰.浅议高校办公室的职能强化与管理创新[J].孝感学院学报,2006(3):123.
关键词:学分制 教学管理 管理模式 教务管理
随着现阶段高等教育进程的加快,学年制的教育模式已全然不能满足市场经济的需要。目前,我国大部分高校正进行着以学分制为中心的教学管理改革。学分制是以选课为前提,以学分作为计算学生学习量的单位,并以学生取得必要学分作为毕业标准的教学管理制度。因其教与学更灵活、更深入,与时俱进,从而受到社会的高度关注。本文结合笔者七年来教务管理工作的实践,试就顺利实施高校学分制,如何建立新的教务管理模式进行了探析。
一、学分制管理的主要特征
现阶段,我校已全面实行学分制,其主要特征有:
1.管理对象转向个体。在原学年制模式下,教学计划的制订、成绩管理均以专业或班级为单位,管理相对稳定和集中。而在学分制模式下,管理对象转为以单个学生为主,学生可根据培养计划的要求自主选课,课程属性、授课教师、时间安排、学生选课人数和选课的跨度(跨年级、跨学部、跨专业)等都具有不确定性,致使同专业同年级的学生选课大相径庭,其管理也相对复杂得多。
2.教学计划执行的不确定性增加。实行学分制后,学生可根据自己的兴趣、爱好选修不同的专业课程,允许学生结合专业体系的构建和社会的热点跨专业、跨年级选课,这无疑增加了教学计划执行的不确定性,给教学管理诸如排课、成绩管理等增加了难度。
3.学分制实行后可能导致修学年限的不一致。学分制实行弹性学制,学生入学时按大类招生,即前两年按大类培养计划执行,后可自主选修专业课程及辅修专业、双学士专业。学生由于先修后修,选课人数等原因,导致每个人的选课不同步,个人的修学年限可能存在差异。
4.学校教务处与学部、院教务办的合作处于动态之中。学年制的教学计划是相对固定的,教务管理相对处于静止状态。而学分制的实行,势必造成教学计划所涉及到的内容受制于以学分制为核心的原则指导,即在日常运行中,我们要处理的信息更加繁杂,教学管理也处于动态的变化之中。
二、完善高校学分制教学管理制度的对策
1.转变观念,加强对学分制的认识
实行学分制是一项系统工程,是社会变革和教育发展的必然结果,它的顺利实行,离不开学校方方面面的配合。从目前我校的实际情况看,仍需加强思想观念方面的认识,自上而下形成一种氛围。以学生为中心,与时俱进,课程培养计划调整与社会发展相结合,注重提升选修课的比重和质量,注重学生的实践和创新能力的培养。
2.循序渐进,制定详细合理的选课制度
学分制的改革在一定程度上冲击了传统的学年制教学管理,对学生、教师和教学管理人员原有的格局都有一定的冲击。教学是学校管理的中心,为了保证良好的教学秩序,学分制应从学校的学生、教师和教学管理人员的实际情况出发,循序渐进,构建和谐校园的基础上,制定出详细合理的选课制度,减少多方的误解,共同配合学分制的顺利实施。
3.强化教务管理队伍建设,加强业务培训
学分制下的教学管理工作无疑比以往更为繁杂,应切实提高教务管理工作者的素质,加深了解学分制条件下教务管理的各项流程,运用综合教务系统进行分门别类、繁复冗杂的管理。首先要加强对教务管理人员的业务培训,与时俱进,利用各种现代化的手段和技能,保障教学工作的稳步运行。其次,要鼓励教务管理人员深造学习,不断创新。充分利用自己在管理第一线的优势,以新视角、新高度总结学分制下的新特点,新情况。
4.及时更新教学内容,制定科学合理的专业教学计划
实施学分制,鼓励学生根据社会的供需与自己的兴趣,跨年级、跨专业选课,合理制定自己的人生规划。我校现已全面实行大类招生,学生入校后执行大类专业学习制度,前两年开设基础课和平台课,专业课分为必修和选修两部分。一般而言,通识课程和大类课程的学分分别占教学计划总学分的30%,而专业课程所占比重不低于30%。目前我们正处在学年制向学分制过渡之中,新老培养计划的执行势必给正常的教学管理造成重重阻碍。另一方面,部分课程内容存在内容陈旧老套,教师讲课的效果不如预期,无法满足学生对该学科前沿知识的渴求。
5.建立完善的教学信息服务体系和综合教务管理信息系统
学分制的实行给教学管理和组织工作带来很多新问题,作为管理者,我们应在工作中不断优化、升级综合教务管理信息系统,建立以全面为教学服务的教务管理新系统,整合相关资源保障学分制顺利实行,形成一个完善的高校教务管理体系。
综合教学管理系统应该包括理论环节、排课管理、考务管理、成绩管理、选课管理等子系统,各子系统的主要功能应具备:
(1)教学计划,对新教学计划进行输入、调整和删除,并生成每学期的教学环节和教学开课任务书。
(2)学生选课,学生按培养计划的总体安排,在规定的时间内按照选课通知进行预选、正选与补退选。
(3)课程编排,学校教务处根据学生选课结果和开课任务书填报情况,编制课程表。
(4)考试安排,课程属性为考试的由教务处统筹在集中周考试,其他由主讲提出考试时间后报教务处编排考试。
(5)成绩管理,教师提交成绩后不得更改,如需更改,须主讲、学部(院)和教务处三级审批。学生可通过查询系统查看自己所修课程,教师可查询系统查看自己教学信息。学校可以更好的配置资源,提高教学质量。
(6)学籍管理,学生学籍异动须由本人提请,经学部同意后报教务处,由教务处统一在系统上处理。
关键词:教务精细化管理;含义;必然趋势;措施
作者简介:刘叶华(1986-),女,蒙古族,内蒙古赤峰人,浙江海洋学院船舶与海洋工程学院,研究实习员。(浙江 舟山 316000)
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1007-0079(2013)07-0048-02
教务管理是高校中与学生切身利益最密切相关的管理部分,它涉及到学生选课、毕业资格审查等一些非常具体、繁杂的事务。尤其是高校实行学分制以来,打破了学年制统筹划一的模式,学生掌握了自主选课的主动权,在体现因材施教、注重学生个人能力培养的同时,也使得教务管理的随机性、不确定性、复杂性加大,工作难度成倍增加。“失之毫厘,差之千里”,教务工作任何细小的失误都可能会造成严重的教学事故。精细化管理理念倡导注重细节,量化细节,追求高质量地完成目标。高校教务管理对精细化管理理念的运用必然可以提高工作效率、优化资源配置,从整体管理层面上提高到一个新的高度。
一、精细化管理和教务精细化管理
精细化管理理念是源于发达国家(日本20世纪50年代)的一种企业管理理念,又称精细管理、精益管理、零缺陷管理,是指管理活动的精确化、标准化、程序化和细致化。它倡导凡事应坚持一种认真的态度和科学的精神,坚持“没有最好,只有更好”,提倡人们养成用心做事、重视细节、把小事做细、把细事做透的良好职业态度和职业习惯。[1]因此,精细化管理不是一种具体的管理模式,而是一种理念和追求。
精细化管理在企业管理中的成功运用并没有引起高校的重视。至今为止,高校教务精细化管理并没有系统的定义。笔者通过五年多的教务工作实践,深刻了解到精细化管理对教务工作水平高低的重要影响,在总结工作经验的基础上,把教务精细化管理总结为教务人员在具体操作教务工作时灵活运用精细化管理理念,综合考虑各方因素,牢固树立细节决定成败的职业理念,最大限度追求细节的绝对正确性,努力减少甚至消除工作中的失误,以保证既定目标的优质完成。
二、高校教务管理现状
目前,我国大多数高校都实行二级管理制度,教务处负责统筹协调,二级学院负责具体事情的实施。由于教务处有多个科室,如教务科、教学科、实践科等,每个科室虽有交叉,但都有各自的行事履历,而二级学院通常只配备一个教务人员,这就导致教务人员有时会接到多个通知,直接体现出教务工作的最大特点:杂。如何能在繁杂的事务中做到按部就班、清楚准确,而不是顾此失彼、应付将就,这是提升教务管理工作质量的当务之急。
教务管理工作作为高校中最基本的管理工作,长期以来得不到应有的重视。由于教务工作是一项繁琐的、不起眼的服务和管理工作,尽管做的事情很多,但工作绩效不明显,经常会被上级领导忽视。同时,教务工作被认为是附属工作,在薪酬待遇、职称评审、培训等方面都比不上教师、辅导员,使教务人员潜意识地认为自身和教务工作不重要,极大地打击了工作的积极性。这一方面会导致教务熟练人员的流失,另一方面会使教务人员对待自己的工作随意,不会积极创新,这也是为什么教务管理没有形成系统的管理理论的最大原因。
三、教务管理精细化是一种必然趋势
教务管理工作穿插在学生管理和教学管理工作之间,管理对象数量庞大且多样,为了保证正常教学秩序的运转,教务工作的繁杂性、时间性和准确性使教务管理精细化成为一种必然趋势。
1.繁杂性
教务工作是一项纷繁复杂、琐碎至极的工作,大到考试安排、学籍异动,小到学生证补办、注册敲章,还要负责试卷归档、证书发放、统计各类数据等等,每天下达、执行的通知不计其数。其管理的对象不仅包括学生,也包括老师的一些事务,在学校和老师、学生之间起着枢纽的作用,也在老师和学生之间起着调控的作用,中间任何环节的疏忽都会影响到正常的教学秩序。教务工作如何在繁杂的事务中理清头绪,并保证每项事务的顺利进行,是教务管理工作的关键。精细化管理启迪人们要统筹规划,打破常规和经验定势,用创新思维对工作流程、组织系统等持续改进、不断优化。为了提高管理效率,节约管理资源,对高校教务精细化管理机制的探索已经刻不容缓。以期初工作为例,教务员既要负责期初补考,还要核查教师课表,同时负责学生注册、统计注册率。教务员必须分清轻重缓急,学会忙而不乱。
2.时间性
教务管理的许多工作都有很强的时间性,必须要在教务处规定的时间内完成,否则将影响后续的教学工作。教务人员为了节省时间,有时会忽略掉很多细节。这样做的后果是导致数据的不完整或错误,有时甚至要重新返工,造成时间的重复浪费。精细化管理重视细节,在企业中倡导精确化、细致化来保障工作效率,这正好可以被高校教务管理所借鉴,而这种借鉴必然可以提高工作效率,使教务管理事半功倍。以学生选课为例,有的教务员直接下达通知,而有的教务员则会将选修课程分类,连同专业选课要求、选课办法一起下发,这虽然在开始时造成时间的相对延误,但却避免了后续学生咨询、选错等麻烦,在总体上节省了大量时间。
3.准确性
教务管理工作虽然事小,但由于牵涉到教学管理的第一线,任何纰漏都可能会损害老师或学生的利益,于是精细化管理势在必行,并始终贯穿于教务管理之中。以毕业生资格审查为例,必须统筹安排、逐一击破,在保证毕业最低学分的前提下必须认真核对其必修课、选修课和通识教育选修课学分是否按照专业培养计划全部修满,而因为不同学生选修的课程也不尽相同,就得对每个学生的选修学分进行核总,确保每个学分的正确出处,对那些有过学籍异动如转专业、留级的学生更要根据现行培养计划逐门课程核对,弄清楚哪些课程或学分是免修的、哪些是重修的。毕业生资格审查关系到学生的毕业证书和学位证书,是学生大学四年辛苦学习的成果。教务员在审核时必须慎之又慎,每个细节都不能有丝毫疏忽,确保毕业生审查数据的绝对准确。
四、实施高校教务精细化管理的措施
1.健全和稳固学分制
尽管学分制在我国高校已实行多年,但由于社会的不断进步和人才需求的不断变化,学分制为了适应需求仍有待进一步健全。高校应根据自身特色,修订和完善基于人本观念和竞争意识的管理体系,使教务管理有积极的向导和严格的管理,使精细化管理在大环境下有理可依、有法可行。健全的学分制管理体系制定后就要加以稳固并贯彻执行,严禁朝令夕改。有的学校经常变动管理制度,过于频繁的变动会导致教学秩序的紊乱及人心的不稳,不利于学校的整体发展。健全和稳固学分制还体现在对学生专业培养计划的普及。有的学生大学四年快毕业时对自己的专业培养计划和培养目标都不清楚,这对教务管理工作特别是选课工作造成了极大的障碍。
2.构建教务管理系统平台
教务工作管理的对象十分庞大,在统计数据时依靠人工是不可能的。高校必须加快信息化建设,构建教务管理系统平台,一方面便于数据的累积和查询,另一方面可以保证数据的准确,从而为精细化管理创造前提条件。高校在构建系统平台时绝不应照搬其他学校的设计系统,应从自身特点出发,注重系统的整体化、规范化及可扩展性。整体化可以保证系统最大限度地符合学校的整体效应,便于学校建设的总目标实现。规范化是教务管理信息系统有效运行的前提。通过完善管理信息化制度可以规范管理,使教务管理工作走上良性循环的轨道。可扩展性则利于系统的新功能开发和升级,使系统既能满足现在管理工作的需要,也为今后扩充留有空间。
3.提高教务管理人员的素质
无论规章制度设置得如何完美,网络系统设置得如何完善,教务工作管理水平的高低仍取决于其具体的操作者――教务人员。教务人员素质的高低是影响高校教务精细化管理实施的关键。但在目前由于待遇偏低、发展前景渺茫等因素导致教务人员整体工作热情不高,容易产生职业倦怠,造成许多熟练教务人员转岗流失。这对高校的整理管理水平甚至教学发展情况都有一定的负面影响。高校应打破轻视教务管理人员的传统观念,重视教务人员素质的提升,增强其服务意识,培养其对工作认真负责的态度。首先,可以通过系统的培训使教务精细化管理理念得以普及,同时可以突出高校对教务管理工作的重视,激发教务人员对工作的兴趣;其次,可以设置相应的奖励措施,改变做好做坏一个样的不良现象,应对那些工作认真负责、业绩突出的人员予以奖励,以刺激教务精细化管理的具体实施。
教务管理作为高校管理的基本组成部分,直接反映高校办学水平的高低。精细化管理理念的借鉴及应用有助于高校教务管理水平的提升,促进整个教学秩序的良好运转,为学校的发展起到积极作用。
参考文献:
[1]杨显贵,张昌民.精细化管理与大学管理精细化[J].上海管理科学,2008,30(2).
[2]马岩.对高校教务管理工作的思考[J].安徽农学通报,2009,
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[3]汪筱兰.浅议教务员的素质与高校教学管理水平的关系[J].教育探索,2007,(9).
[4]戴云龙.高校教务管理存在的问题及其对策[J].教育探索,
1.1我国高校教务管理人员应具备的基本素养
1.1.1丰富的知识
教务管理人员不光要具备专业的管理知识,同时还应具有丰富广泛的各学科知识。总之,知识要有一定的广度和深度,这样才能更好地处理工作中遇到的各种困难。
1.1.2严谨的工作态度
作为教务管理人员,总有大量繁琐的工作去做,因此,教务管理人员应端正态度,在工作中认真谨慎的做好各项工作,只有这样才会在工作中取得成绩。
1.1.3优秀的服务意识。
教务管理人员其实也是校园里的服务人员,做工作要考虑到校内的师生,多从教师和学生角度考虑,真心地为师生做服务。另外,在工作过程中办事要迅捷,属于自己工作职责的事情不推脱,不属于自己工作职责或超过了自己职责权限的要给师生指明方向。努力为在校师生提供优质的服务。
1.1.4积极开拓创新。
教务管理作为学校的管理部门,不能一成不变、墨守陈规地去工作,必须积极地开拓创新提高自身的管理水平,做到既能继承优良传统还能适应当前形势勇于探索。五是清正廉洁。教务管理人员作为学校管理职能部门的一线人员,总在为校内师生办各种繁琐的事情,比如领导的签字、学校各部门的盖章等,这就要求教务管理人员要为师生做好服务,不能,贪赃枉法,要树立自身清正廉洁的形象,提高教务管理人员的道德水平,赢得师生、同事的尊重。
1.2我国高校教务管理人员应具备的工作能力
高校教务管理工作者工作能力的提升是确保高校教务管理工作得以提升的保障,在高校管理工作中,高校教育管理工作者应当具备的工作能力包括以下几点:
1.2.1执行政策的能力。
每年教育部门都会有各种政策下达到各高校,学校内也有自己的政策,这些政策每年都在进行相应的变化,这就要求教务管理人员要有很强的政策执行能力,同时也不能犯教条主义的错误,要把政策、实际情况有机地结合,灵活地处理。
1.2.2组织协调沟通的能力。
教务管理人员在工作中大多都会涉及到教师、学生及校内其他部门,这就要求教务管理人员要具备组织协调、交流沟通的能力,使工作有条不紊地开展下去。
1.2.3良好的语言表达能力
这是教务管理人员必须具备的能力,在写公文报告、工作总结时需要教务人员的写作能力,同时在汇报、请示、通知时又需要他们具有很好的语言表达能力,写作能力和语言表达能力这两者是一个优秀的教务管理人员外在形象的体现,有了这能力会给人留下良好的第一印象,有助于自己工作的开展。
1.2.4是继续学习的能力
自古就有谚语“活到老,学到老”,教务管理人员更应该不断学习和提高自己的文化素质和工作能力。高校教务管理人员要充分利用闲暇时间不断给自己补充新的知识,这样才会提高管理的效果、适应社会的发展。
2.提高高校教务管理人员素质过程中需要注意的问题与途径
在我国高校教务管理工作队伍培养过程中,可以发现当前高校教务管理工作队伍在素质提升方面仍旧存在一些需要关注与强调的问题。
2.1教务管理人员专业素质较低
教务管理人员的来源并不是来自统一的专业的相关岗位,有本专科的留校生、有转岗而来的等等,即便是本专科的留校生也不一定是从教育或管理专业毕业的,因此教务管理人员的专业素质参差不齐。同时,高校很少给他们提供专业的培训和外出交流的机会,致使教务管理人员缺乏相关的专业技能,难以满足现代化的教学管理。
2.2教学管理机制不健全
教务处作为学校的管理机构,其工作繁重、压力大,教务管理人员很容易产生消极的工作情绪,怠工误工的情况也会发生。领导忽视对教务管理人员的鼓励、培养,而且教务管理人员的工资低、晋升难也是一个普遍现象,这些都直接影响到了教务管理队伍的稳定,人员极易流失。另外,学校对教务管理人员没有明确的培训、晋升、考核制度,致使教务管理人员缺乏上进心。
2.3对教务管理工作认识不足
教务处作为学校的核心管理机构,其管理人员的工作起着重要的作用,并不只是给学生安排课程、考试、统计成绩这些简单的工作。大多数的管理者忽略了教务管理的真正意义,只是做一些传统型的管理工作,缺乏积极思考主动工作的思想。
3.提高高校教务管理人员素质的途径
随着我国社会的不断发展和教育制度的不断改革,只有不断提高教务管理人员的素质,才能更快更好地提高高校的教学质量,为我国输送人才做好准备。所以提高教务管理人员素质的途径如下:
3.1引导高校教育管理人员强化自身终身学习意识
教务管理人员只有坚持学习才能不断地提高自身素质,作为一名管理人员必须要熟识管理知识、国家教育的方针政策、本校的政策制度,同时还要熟悉和掌握教务管理的方法和技巧,让自己的工作和学校的中心工作紧密地结合起来,使自己成为管理的行家。
3.2引导高校教育管理人员强化自身服务意识
教务管理人员要把服务教学、服务教师、服务师生放在心中,充分发挥主观能动性,工作要有计划,主动为他人服务,而不是当别人有了需求再去服务,总之要想提高工作效率,增强服务意识、提高服务能力是不可或缺的。
3.3引导高校教育管理人员强化自身合作意识
教务管理工作是统一的一体,与学校的其他工作紧密相连,如果管理人员不去积极和学校其他部门合作,就会导致工作质量差、效率低。因此,只有互相合作、相互支持、默契配合才能保质保量地完成教务管理工作。
3.4引导高校教育管理人员强化自身创新能力
教务管理的优良传统需要继承,但在社会飞速发展的今天,还需不断开拓创新以适应管理的需要。而且教务管理不仅是事务性工作,还是一门需要研究的学科,对已经不能适用现在教学的管理方法及模式,要勇于改进和调整。
3.5引导高校教育管理人员强化自身换位思考的意识
教务管理人员在管理过程中一定要学会换位思考,耐心解决师生和同事的问题,在贯彻学校规章制度的时候多从师生角度考虑,争取找到两全其美的解决方法。当教务管理人员设身处地地为师生考虑了,就会大大提高在师生心目中的印象,有利于管理工作的开展和实施。
4.总结
一年来,教务处全体工作人员在校长的领导下,坚持以教学工作为中心,认真落实课程计划,加强教学常规管理,较好地完成了学期初制定的各项工作计划。特就本学期具体工作情况做以下几个方面的小结:
1、提前拟定计划。开学初,根据学校的总体工作部署,结合教学实际,集思广益,制定了教务处工作计划,计划的制定做到有内容、有时间、有专人负责,有措施要求等,实现了计划的层层细化,提高了针对性和可操作性,保证了各类教学、备课组活动的有序进行。
2、期初,进行事业报表统计,国家学生体制健康标准测试达标标准,学校基本情况录入,班级,学生,教师培训,办学情况等录入,及时做好今年的教育事业统计工作,提高教育系统统计数据质量,确保基础教育统计年报工作顺利进行。
3、高中综合素质录入,是由省教育厅组织开发了“福建省普通高中学生综合素质评价信息管理系统”一般在开学第二周组织高中两个年级进行综合素质录入。
4、学籍管理,对学生的转入,转出,休学,复学等学籍情况进行统一管理。