档案信息化精选(九篇)

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第1篇：档案信息化范文

信息档案化是档案部门面临的新课题，笔者认为，信息档案化包括以下几方面的内容：1.档案部门要树立大档案观，将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案，档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展，社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时，大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在(离)线接收、专门专业档案信息收集，还包括各类相关信息(如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等)的搜索，是社会综合信息资源库，这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念，对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库，对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合，其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言，而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库(知识库)很不适应，例如国际互联网上成千上万的大型数据库，由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索，才能为用户提供方便、高效的服务。3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念，还不为人们所了解，笔者认为，其实施需要从以下几方面入手：第一，首先应当在档案部门进行广泛宣传，使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二，要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁，积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三，要积极与各行业信息管理部门沟通联系，在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四，建立信息档案化的实施实体。

二、档案部门在信息社会中的地位与作用

（一）档案信息管理与保存中心

档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。

（二）数字化档案信息资源保存和传递中心

档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。

（三）档案信息的数字模拟整合技术处理中心

第2篇：档案信息化范文

一、研究背景

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，广东省企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。

从长远来看，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

二、企业档案信息化资源建设的成果形式

根据目前企业档案信息资源的主要内容，企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式：

（一）馆（室）藏档案目录（包括文件级和案卷级）数据库；

（二）数字化档案数据库；

（三）照片档案数据库；

（四）多媒体档案数据库；

（五）本企业的发明、专利档案数据库；

（六）本企业的资产、资质证照数据库；

（七）根据企业生产、经营、管理需要构建的专题知识库。

上述数据库、知识库，都属于对象数据库，是针对企业档案资源来建立的，是企业档案部门的主要管理对象，也是企业档案部门提供服务的资本和财富，因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。

三、企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持以下原则：

（一）整体规划，同步建设

企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）善用技术，注重管理

企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

（三）资源为本，服务为上

档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心，应该以“集成管理”为理念，以电子文件归档管理为首要任务和重点，以数字档案馆系统信息化建设为基础，以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设，必须坚持服务为上的原则，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

四、企业档案信息化资源建设的主要措施

企业档案的来源和存在形式不同，在进行企业档案信息化资源建设时，也应采取不同的措施和方法：

（一）电子文件的归档与管理

1.明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性、完整性、可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念，应具备比较完善的功能要求规范。

2.实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物，代表了一种方向和趋势，但是由于技术问题及电子文件本身的特性，目前电子文件的法律凭证性还未得到认可、安全及长期保存问题还没有得到根本性解决，在今后相当一个时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。

（二）数字档案馆系统信息化建设

数字档案馆系统项目，是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。“十二五”时期，既是企业发展的战略机遇期，更是企业档案事业发展的黄金发展期。

数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为“一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心”。

一个平台：一个档案管理信息化平台。

两个窗口：企业档案展示窗口、企业全员服务窗口。

三个核心体系：档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系。

四个中心：档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心。

（三）网络信息资源的采集

?W上信息都是已经数字化的信息，而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其他企业的网上信息，可以通过互联网或其他专用网络进行搜集。为发挥企业档案知识库的作用，还需要不定期地将互联网或其他网络中零散、无序但对企业工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照片等，并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。由于网络信息资源内容庞杂，真实性、准确性、可靠性难以考证，这就要求企业档案部门在采集时要严格坚持相关性原则，进行仔细的甄选。尤其要注意的是，由于网上采集到的信息随意改动的机会比较大，采集时要将信息的版本、元数据及其相关的日志文件和背景信息都完整地记录下来，并且作为信息文件的组成部分一起采集过来。

五、对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，需要各部门和档案人员树立一种“大档案”的观念，以科学发展为指导，建立既适应市场经济需要，又适应现代化要求的一体化管理模式。

（一）领导重视是组织保障

企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导，通过了解档案工作现状，明确档案信息化的建设目标，并为之提供人才、技术、资金保障，才能推动档案信息化建设的不断发展。

（二）档案管理人员的素质是关键

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。致力于建设一批德才兼备、精干高效、勇于高拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。

（三）建设独立的数字资源库是难点

目前电子文件存储随时间的推移，遇到许多问题，档案信息化建设的重点是数字档案资源库，目前，国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的，少量的电子文件原文，用一个ID随机码挂接在目录上，离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是基于独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体，通过一定规范将电子文件分层分包存储，并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图，档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理、迁移、保存。

（四）增强保密意识是构筑企业档案信息化的安全保障

档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与数字档案信息资源合法化确认标准等，加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件。

第3篇：档案信息化范文

摘要：本文阐述了档案信息化建设工作的重要性，结合现实需要和实际工作经验，分析了当前档案信息化建设的工作现象。根据现存的问题和实际情况，在相关法律法规的基础上，提出了如何加强档案信息化、数字化建设和管理的对策。

关键词：档案信息化；不足；对策

1、引言

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的长期发展过程，需要不断地采用现代信息技术装备档案部门，加快档案信息化建设，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。如何进一步加强和完善档案现代化建设是摆在档案管理工作人员面前的首要问题。

2、档案信息化建设的重要性

档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越重要的作用。档案信息化建设使档案管理不再费时费力，检索查询方便能够提高整个部门的工作效率。在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的趋势。研究档案信息化建设的一系列基本理论，对指导我国档案信息化建设的具体过程具有重要意义。

因此，加快档案工作落实到现代化生活中，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，其重要性不容忽视。

3、目前档案信息化建设存在的不足

（一）缺乏统一标准和规范。

在建设档案信息化过程中往往容易出现只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设的状况，以至于投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。各地信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，形成了信息资源共享技术上的壁垒，无法形成信息互访机制，难以实现信息资源的共享；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。

（二）档案工的信息化意识不强，认识不到位，重视度不够高。

老档案工作者不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多。这已是一个普遍存在的共同问题。缺少一批专门从事档案档案信息化的建设和治理的信息技术人才。

（三）软件系统及其应用相对薄弱，重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设，很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。

4、加强档案信息化建设的对策

(一)统一标准

应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。①档案信息著录的规范化。具体内容有如下：

（1）规范档案信息著录。通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。可参考我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，我们的著录标引工作应以此为标准。

（2）规范档案信息存储，研究统一的存储载体

（3）规范档案信息管理软件的开发技术，构建特色数据库，若干专题的信息资源数据库，同时引进或直接利用现成的数据库。

（二）加大培训力度，实现档案骨干队伍建设的新突破

档案信息化是一种全新的思想观念，这必然要求档案工作者改变传统的思想观念。档案工作者需要按照档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识,运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。要尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

2010年是我街道简政强镇机构改革的关键年，9月份佛山市档案局举办了为期10天的档案业务专业知识培训班，街道综合档案室的档案员积极参加学习了档案专业技术和业务知识培训，通过学习考试，取得了《档案专业岗位资格证书》，继而参加了全省档案专业技术人员继续教育培训班（档案信息化管理），使档案工作人员适应日趋激烈的竞争，用知识不断武装自己的头脑，并根据工作实际情况，努力用理论指导实践，解决自己在工作中出现的问题，为今后开展档案工作打下良好的基础。

（三）重视信息资源建设

加大信息资源建设，渗透资源信息建设设备相关知识，加强信息化软件推广力度，突破原有局限性，尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金预算，做好各项基础工作，增加人员将历年档案的纸质文件一一扫描成为电子文档，并挂接到科怡文档管理系统，做到纸质件与电子文档相对应，从而实现档案数字化管理。

以大良街道办积极推进档案现代化、信息化建设为例。2010年以前，大良街道使用科怡档案管理系统单机版，随着数据的不断增大和业务需求，该产品已不能满足当前档案实际工作的需要。因此，针对街道简政强镇事权改革后档案管理现状，同时也结合本街道档案工作的实际情况，已将科怡档案单机版系统升级至网络版，可延伸到各办（局）、各行政服务站使用，从而使档案信息资源共享。

5、结语

总而言之，做好档案信息化建设工作在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为档案信息化建设事业服务。通过改善和完善管理，推进对档案管理的现代化建设，合理开发和利用档案管理资源，必将转化为直接的生产力，推动档案信息化建设的发展，为社会做出更大的贡献和创造更高的价值。

参考文献：

第4篇：档案信息化范文

关键词：档案 信息化 建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化时代，档案管理工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化，各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展，将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上，这极不适应时代的发展，在信息时代这种传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。[1]利用计算机管理档案，通过网络进行信息传递，不单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、归档、编目、利用、保管、检索等。实行科学管理，提供有效服务，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案信息资源的作用，即做到储存数字化、管理信息化、利用网络化的档案工作发展必然趋势。

因此，加快档案管理信息化建设是时代所需，是实现资源共享的必然要求。所以，档案部门应根据自身发展的需要，以高性能档案信息网为基础，加快档案信息化、数字化、网络化建设，实现信息化增值服务，使其成为档案信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务，发挥档案科研先导作用。

1 影响和制约档案信息化建设的因素

（1）观念落后，认识不到位。

（2）经费不足，基础设施不完善。

（3）档案信息资源缺乏，内容结构单一。

（4）档案信息化建设中缺少标准和规范，信息建设孤岛现象严重。

（5）档案馆藏资源大多限于纸质档案，数字化档案缺泛质和量。

（6）人才匮乏、人员不足。

2 档案信息化建设建议及对策

2.1 转变观念，提高认识是档案信息化建设的前提

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。档案管理服务的创新模式要求利用计算机技术提高档案管理的自动化、运用现代管理理念促进档案工作的现代化、凭借网络技术促成档案信息资源的整合与共享，这些都要依托于档案信息化建设，[2]因此，需要我们档案工作者转变观念，树立现代意识，推进档案信息化建设进程。

2.2 加强档案信息化基础工作，实现物质保障

一是加强档案管理信息化硬件的配置，建设能够满足文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等功能所需的硬件设施设备建设，确保档案信息化建设的运行，并配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。二是建立信息化建设硬件集成和稳定、安全、可靠的局域网，解决档案管理系统专门的终端接口和系统功能集成等问题。

2.3 加快档案信息化资源的建设，实现档案信息资源保障

一是加大电子、纸质档案的收集、整理、鉴定、归档。二是对传统档案进行数字化利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中。三是广开门路，从各方征集各类档案、精品档案，特色档案资源进行充实整合，制定档案工作目标，把档案征集工作列入计划中，规定完成的数量，丰富馆藏内容，改变馆藏结构为社会提供利用。四是应用计算机技术和网络技术为基础的办公自动化产生的电子文件转化而来的档案进行整合，监督、指导。确保电子文件档案的完整性、真实性、有效性、可读性。五是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整，使档案资源的布局更合理、结构更优化，更有利于保存、开发和利用。

2.4 档案信息化建设中缺少标准和规范，信息孤岛现象严重

加强建立健全档案信息化管理标准体系，实现资源共享。信息化建设一直以来，缺乏统一领导、统一规范、统一标准，导致各自应用系统之间信息不能互通、共享，产生大量的信息孤岛，系统建设无序发展。因此，一方面需要档案行政管理部门规范化服务内容，制订档案电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，提出归档电子文件存储要求，使之规范化和标准化。[3]另一方面，需要加快建立与档案信息建设相关法律法规体系，保障档案信息化建设与政府电子政务无缝接轨、有机结合，消除法律法规上的盲区和误区。

2.5 档案馆藏资源大多限于纸质档案，数字化档案缺泛质和量

加强电子文件归档管理体系建设，实现电子档案资源整合。是档案管理部门实现档案管理信息化或数字馆建设的思想基础和追逐目标，核心是将来自各方面的电子文件（档案）能够通过网络向校档案馆实现实时或定时归档。根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，开发统一的操作管理系统，数据库管理系统、信息安全系统等档案管理软件系统，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。档案部门要加大对传统档案进行数字化，严格把握质和量。利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中，由于传统的纸质档案检索查寻不方便，保管利用都受到一定的限制，把这些档案数字化后，可以极大提高档案的利用效率。

2.6 加强档案信息化人才队伍建设，实现人才保障

档案信息化是知识密集、技术密集的系统工程。“培养”的重点是在职在岗人员。要对在职在岗人员普遍开展档案信息化知识和技能培训；“选拔”的重点是新人。有计划地招收懂计算机和网络的人才，充实档案干部队伍，为促进档案信息化建设提供持久的骨干人才保障。

3 结语

档案信息化是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择，档案部门和每个档案工作者都必须积极参与推动档案信息化建设之中，提高对加快档案信息化建设重要性的认识，抓住机遇，扎实工作，努力实践，为加快推进档案信息化建设做出积极贡献。

参考文献

[1] 李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报，2006（2）：44-46.

第5篇：档案信息化范文

档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。不难看出，档案管理的信息化包含以下几个方面内容：实现档案信息的数字化、网络化，将不同载体的档案资源转化为数字化信息，实现档案资源的合理配置，建立起规范的、标准的、目录数据库及技术支撑平台；档案信息共享，实现档案信息传输的网络化和档案资源的共享化，档案管理人员需要有较好的知识结构、具有专业的档案管理知识和一定的计算机操作能力；档案管理工作必须科学化，能在正确的系统论、管理论的基础上做出正确的决策。

档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移檀性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理工作的信息化。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立各部门档案是重要的信息资源这—重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立信息化档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，提高档案的服务质量。同时，要以现代科学理论为指导，根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制，实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化。

档案管理信息化，就要加强对电子文件的归档管理，对各种不同类型不同载体的档案进行数字化，为保证电子文档的真实、完整、有效，应制定电子档案管理方法。计算机技术的应用是档案管理技术现代化的中心，而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。

档案管理信息化，必须要确保档案信息的安全性和完整性。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全。安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全。软件方面的问题可以通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性把它作为一个重要的指标。

档案管理信息化，必须重视档案业务流程的重组。档案管理信息化建设是在网络环境下，通过计算机技术和现代网络技术在档案管理中的广泛应用，改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式，在这一变革中，档案业务流程的重组包括：档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表；档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务；档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。

第6篇：档案信息化范文

关键词　医院；档案管理；网络化

中图分类号G271　文献标识码A　文章编号1674―6708(2011)36―0055―01

随着时代的发展，计算机在办公自动化领域应用非常广泛，并且产生了深远的影响，这对医院传统的档案管理模式提出了挑战，并且也出现了新的档案形式，例如电子档案等，这就要求我们对医院档案管理不能再停留在传统的管理基础上了，必须在管理模式和管理思想方面进行比较全的更新，才能够适应时代的发展，让医院的档案管理更加快捷、准确。将图书、档案、病案信息进行整合加工，建立统一的检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机网络，随时获得信息资源。

1　医院档案实行信息化管理的内容

1.1　人事档案实现信息化管理

随着医院规模的不断扩大，医院的医护人员也在不断的增加，这个档案管理带来一定的难度。这就需要我们利用好信息化，能够准确、迅速地提供人事档案信息，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向信息化管理转变，实现人事档案的动态管理，这样不仅可以解决日常生活中遇到认识问题，还可以实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。

1.2　病历档案实现信息化管理

随着信息化的发展，传统的病例已经很难适应时代的发展，信息化的病例管理随之而出，新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，通过计算机网络实现各个科室的互联，具有查询分析功能，并将各类手术及疗效情况非常清晰地列出来，这样可以实现各临床科室相互之间的资料共享，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，通过计算机的信息化可以帮助临床医生不断提高自身的医疗水平，进一步提高医务人员的医疗服务水平。

1.3　档案信息化管理

随着医院规模的不断扩大，医院就医人员也随之增加，这对我们医院的档案管理提出了很大的挑战，日常的档案管理主要表现在文书工作方面，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为了能够适应当前工作的需要，这就需要管理人员把每天的文件用计算机记录下来，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文件，并对文件作出相应的处理，档案管理人员再根据要求预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。

2　档案管理信息化实现的建议和方式

2.1　提高人员素质

档案管理人员的技能及素质的提高，这对医院档案管理信息化将起着非常重要的作用，这就要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。信息化档案管理不仅需要管理人员具备比较专业的档案管理工作的知识，并且还要有相当强的计算机信息化基础知识，这就需要我们医院档案管理人员不断提高自身的文化素质，加强档案管理人员的专业知识的培训和进修，通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，充分发挥档案信息化管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。

2.2　需要领导的重视

档案管理工作是医院的一个重要组成部分，它是医院作出正确决策的一个重要参考依据，这就需要医院在各方面给予相关的支持，随着信息化的不断发展，传统的档案管理已经不能适应时代的发展，这就需要我们在档案管理方面作出新的选择，走信息化道路，但是这一切都需要医院领导给予的支持，领导不仅要改变传统的观念，调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有各级领导的大力支持，才能够让医院的档案信息化建设取得成功。

2.3　网络设备先行是基础

档案管理信息化必须要有硬件基础设施作支撑，购买先进的信息化设备，建立医院局域网，提高档案管理的安全性。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，将这些建设成医院的一个重要信息中心，购买电脑等信息服务器，依托医院的其他网络设施，构建编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。通过这些硬件及软件的建设，可以提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。

参考文献

[1]王兆学．浅议医院档案管理信息化建设[J]．黑龙江科技信息，2010(7)．

[2]赵志鸿，沈维，郭海艳，徐萍．当前医院档案管理中若干问题及对策探讨[J]．科技资讯，2010(5)．

[3]吴记春．浅谈医院档案管理人员应具备的思想政治素质[J]．科技创新导报，2010(3)．

[4]杨玉红．浅谈医院档案管理[J]．中国实用医药，2010(1)．

第7篇：档案信息化范文

做好保密工作是档案信息化管理工作中的一个重大问题。就目前来看，两大因素导致电子档案信息存在隐患：一是档案管理的相关部门没有建立起安全的管理体系，档案管理工作人员缺乏对相关信息的保密意识。二是技术方面存在一定的问题。国际互联网是一个开放的系统，在确保信息保密等问题上具有很多先进的技术，例如难以攻破的防火墙、高端加密技术等等，但在具有攻击性强、破坏性大的黑客面前，便无济于事。这就使得电子档案信息存在极大的安全隐患，我们要加倍重视此类问题，在电子档案信息保密技术上不断地创新保密手段，管理方面也要严格禁止秘密信息在网上公开。

二、促进档案信息化建设的有效策略

（一）及时地更新档案管理观念随着信息化时代的到来，档案信息化建设要及时地转变陈腐的“重视管理，忽视利用”的思想，不断提高档案管理人员的思想认识，改变档案管理被动服务的意识，开发多方面的有效信息，为使用者提供更加方便、快捷的服务，切实加快档案信息化建设的步伐。

（二）获取相关领导及部门的支持档案信息化建设是一项庞大而复杂的工程，涉及创新技术、更新观念、完善体制等多方面的改革。档案信息化建设过程中，首先需要工作人员做好电子档案信息整理工作，并将此过程中发现的问题及需求及时传递给相关领导，以便有效地解决问题，提高工作效率。同时，要争取得到相关部门的支持，充分利用网络、会议、报刊等进行有效地宣传，以引起信息部门、其他有关部门以及领导的重视，充分认识到档案信息化建设的重大意义，努力获取相关部门以及上级领导的重视与支持，为此项工作打好坚实的基础。根据国家档案局颁发的档案信息化建设实施纲要，各部门应及时制定档案信息化建设实施细则，让档案信息化建设的实践活动有据可依，促使档案信息化建设圆满完成。

（三）节约成本，一切从实际出发档案信息化建设需要大量资金的支持，并且涉及到很多方面，特别是馆藏档案数字化处理，既浪费资金又耗费时间。针对这种状况，在进行档案信息化建设过程中应遵循实用、经济的原则，一切从实际出发，根据项目的重要程度，逐步实施。在档案的目录信息化和全文信息化的建设过程中，也应实事求是，对馆藏档案进行分类，对于利用价值较高的档案进行全面的信息化处理，对于利用价值不高或者基本没有利用价值的馆藏档案可以最后处理甚至不处理，以便缩减信息化建设的成本，使得信息资源有效增值，积极促进档案信息化建设。

（四）重视档案信息资源建设档案信息资源建设作为档案信息化建设的宗旨，包括数据库的建设、档案目录及原文信息化和多媒体档案信息化等工作。其核心任务有三个方面：第一，加强馆藏档案的目录信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，还要尽快做好已有馆藏档案信息的分类、录入、归库等工作，实现现有馆藏档案文件级目录机检。第二，有效利用已有的相关机器设备以及信息化技术，对利用价值高的、易被损坏的、使用频繁的档案信息进行信息化处理，以加强对科技、文化、经济等有较高利用价值的档案进行保护，有效提高此类档案的利用率。第三，对从纸质档案转化为电子档案的相关信息要采取科学有效的管理措施和技术处理方法，按照一定的原则进行有序的、规范的整理收集，并加强电子档案的管理工作，确保整理入库后的电子档案与原始档案保持一致性，保证电子档案的整体性和有效性。另外，还要探究电子档案传输、接收、管理、检索等方面的技术方法，为电子档案入馆、有效利用打好基础，做好充分地准备。这就需要在档案信息化建设方面有一定的标准和规范。与此同时，还应该重视数据库的大小，数据库只有达到一定的规模，才能提高其使用效率，若数据库规模过小，可使用的数据过少，那么就失去了其使用价值。并且，在创建目录信息化的时候，要确定并且推广使用标准的档案信息化管理系统，以便于各单位之间能够相互传输和接收电子档案，减少使用过程中出现不必要的麻烦。

（五）完善网络建设，消除安全隐患网络是电子档案信息整理、检索、传输和共享等的基本保障，因此建立并完善网络系统是档案信息化建设的重要环节。只有建设高效的信息网络，才能充分发挥电子档案信息的作用。电子信息的网络建设主要由三部分组成：首先是服务于本单位的局域网，其次是为政府服务的政务网，最后是服务于社会的公众网。局域网及政府网是向已经授权的用户提供没有公开的档案信息，公众网是向社会大众提供开放的档案信息，信息包括目录和原文两部分。就目前来看，消除网络安全隐患在档案信息化建设中处于重要的地位，网络安全已经是各个国家在网络建设过程中最为重视的一个问题。档案属于一种重要的信息，应保证其保密性。所以，消除网络安全隐患是确保电子档案信息被正常摘录、传输、使用的重要保障，需要相关部门采取有效的措施保证网络的安全：首先应当实行局域网、政府网、公众网有效的物理分离；其次应该制定完善的系统管理制度，从系统完善、信息网络审核、访问权限设置、密码保护、检查监督、奖惩等各个方面制定相关细则，以便更好地进行网络管理；最后，多项网络信息技术同时使用，保证电子档案信息的安全性，充分利用防火墙、访问权限控制、密码保护等计算机高端技术，有效制止不法用户的恶意入侵、电脑病毒的恶意进攻以及黑客对网络的破坏。

（六）创新网站建设，完善服务机制电子档案网站建设在档案信息化建设中有着举足轻重的地位，它还是一种新的档案信息化利用及服务的重要方法。电子档案网站具有信息传输速度快、内容广泛、查找便利、及时性强等特征。电子档案网站的建设能提高档案一系列相关工作的效率，提高档案信息化的服务水准，提升档案工作的影响力，是帮助开放性档案馆树立良好形象的有效途径，还是档案信息化服务体制的创新方法。加强电子档案网站建设，需要加强对相关工作人员进行相关的技术培训，增加高端技术人员以及相关物资的投入。

（七）组建优秀的档案管理人员队伍当今社会，信息化发展极为迅速，充分掌握信息化知识的人才在档案信息化建设和发展过程中有着重要的作用。档案信息化建设是一个庞大、复杂而艰巨的工程，应该将档案信息化建设的过程当作挖掘和培养优秀人才、组建优秀团队的过程，这样才能更好地建设和完善档案信息化，促进档案信息化事业的蓬勃发展。在这个过程中，可以采取三项有效措施：首先是对档案管理的相关人员进行全面的培训，努力提高其综合素质；其次是聘请专家进行讲座，不断更新工作人员所掌握的知识；最后，加强与网络、电脑等公司的合作，通过这种方式加强档案工作者的实践能力。

第8篇：档案信息化范文

（一）多媒体技术的概述

电子文件信息就是多媒体信息的本质含义，是指通过文本、图像、声音、视频等方式展现出来的信息。计算机系统中包含两种及以上的多媒体信息时，我们称之为多媒体系统。多媒体技术包含媒介和媒体两种要素，可以改变档案信息管理的陈旧性，实现完全的、开放性的计算机管理。

（二）多媒体技术与档案信息化建设的关系

当前，档案建设面临着巨大的机遇和挑战。随着经济建设的脚步不断加快，档案种类和类型的增加，传统的档案管理技术方法以及传播形式与途径已经呈现落后的状态，不能满足社会发展需要。而多媒体技术拥有信息储存量大、形象直观以及传播渠道广等优点，可以为档案信息化的建设带来很大的便利，为档案信息化的管理与建设提供先进的技术和科学的手段，发挥档案信息的最大价值，对于提高档案信息化管理的水平和质量有着推波助澜的作用。

二、多媒体技术在档案信息化管理中的难题

（一）档案信息传输中的知识产权

实现档案信息数字化，以及网络资源的共享是档案建设的最终目的。然而，网络传输这种新的信息传播技术虽然打破了传统的信息传输格局，超越了时间和空间的限制。同时，也为数字化产品带来了侵权的风险。档案是知识产权的表现形式之一，是受到版权保护的。社会的发展让人们逐渐开始重视知识产权，所以档案信息化管理工作务必要注重对著作权的保护。在实际工作中，确定馆藏档案的著作权和所有权人，作品在网络上进行传播之前必须取得著作人的授权，否则未经著作权所有人同意任意使用档案便属于侵权行为。

（二）档案规范化管理的原则

只有制定和实施档案管理的工作规范和标准才能切实的提高档案管理工作的质量与效率，也是实现档案信息数字化目的的现实需要。实现档案信息数字化，必须坚持管理规范化的原则，按照相关的标准对档案进行保管、传送、使用等工作。加强人员的素质建设，实现部门、岗位与个人之间的权责关系明确，避免出现档案保管不完整、不规范及其价值被浪费的情况。

（三）档案信息安全保障体系的建立

安全保障体系对于档案信息化的建设有着关键作用。目前，我国的档案信息安全保障体系不完善，相关的法律规范以及制度不健全。在管理工作中出现缺乏有效的安全技术，健全的管理体制等，给档案信息化建设带来不便。而随着设备和技术软件的发展，从事黑客等网络不法事业的相关组织技术也在进步，档案的安全受到极大威胁。档案信息化管理的概念是动态的，不能以绝对的目光来看待档案的安全性，应该时刻保持警醒，不断的升级网络技术、完善管理体制、更新管理办法以及提高管理人员的素质，以确保信息数据的安全、保证档案信息化建设稳定的前行。

三、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

（一）建立档案信息库

以现有馆藏为基础，通过计算机网络技术建立数字化的档案信息库，对信息和数据进行存储和管理。在建立档案信息库之前，必须要做好相关准备：构建一个档案管理的多媒体平台。建设子系统、数据存储子系统以及数字化处理和数字化信息输出子系统，完善档案信息数字化管理系统。使档案的加工、传输和利用等流程成为一个完整的体系，不再独立分散；对于媒体之间工作时间进行控制，需要同步的媒体工作进行同步控制。系统应该满足操作界面的生成、数据库的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同应用系统和软件的运行，提供安全的运行环境。还需要对数字化信息系统中的数据进行分类，不同的档案需要采取不同的处理方式、不一样的管理措施，避免一体化带来的资源浪费，提高数据库存储和处理信息数据的工作效率，满足不同用户的不同要求。

（二）信息系统的检索程序编制

档案信息数字化的首要要求就是目录信息的数字化，档案目录数据库能够实现档案资源在数据库中的条理性，是整个数据库建设的基本。首先，要建设一个目录信息的仓库，完善相关的目录数据、专题目录数据以及各类资料文献的目录数据的输入、媒体制作和检索体系，实现准确快速的查找信息数据。其次，建立档案的著录标引和机读目录系统。其中档案的著录标引检索自动化是档案自动化管理的核心，对于档案信息资源的要求很高。要实现档案的著录标引检索自动化，首先要输入大量的数据，以档案著录表现出相关信息数据的主旨和参考价值，注明档案的出处与来源，保管现状等。同时对档案的特性做出分类、选择和登入，为管理人员带来工作便利的同时使用户的查找也更加轻松。建立机读目录可以实现用户在计算机上的检索。将著录的条目信息按照规范标准录入到系统数据库当中，以特定的模型为连线将它们组织串联起来，形成一个个的集合，为档案目录的数据管理提供相关技术基础。

四、结束语

第9篇：档案信息化范文

一、档案管理应用信息化技术的优点

（一）促进办公效率大幅度提高。利用计算机的信息处理能力有利于提高档案管理效率，在传统档案管理工作中，档案管理人员都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也较为低下。在档案管理工作中应用计算机软件，可以明显加快资料的收集、储存、分类和统计工作，有利于提高工作效率。

（二）促进档案文件信息得到充分的交流与共享。在传统档案管理工作中，不同单位与不同部门掌握的档案资料不能实现互通有无，不利用查找文件和信息。在档案管理工作中应用计算机技术以后，档案管理工作得到了较快升级，并逐步形成一个完整的系统，同时有利于实现不同单位与不同部门间的信息共享，档案文件信息可以实现各种方式的查询，使档案更好地服务于人民，提高了工作效率。

（三）有助于档案保存稳定性。档案电子文件载体材料与传统纸质载体对比，具有更长的保留时间。如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等，这些电子载体都具备一个突出的优点就是易于存取、较快传递、容易保存、不受外界环境的影响、不易损坏，稳定性较高。

（四）大大提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统依靠计算机网络，发挥安全认证等技术手段的作用，可以实现快速的传播，有效保证了文件传递的安全性。

二、档案管理应用信息化技术的方法

（一）把实体管理变为信息管理。在传统档案管理过程中，一般情况下依靠纸质、图片、录音、录像等形式保存，都是工作人员手工操作，在管理过程中存在着繁杂的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、提供等工作，因此档案工作人员每天都需承担繁重的工作量，而且不易于操作，操作过程中容易产生失误。因为每天都要进行大量档案资料的整理与保管，因此不具备时间对档案资料进行提炼和加工，很多档案信息资源不能发挥应有的作用，形成严重的浪费现象。当前，大量的现代化管理技术和设备进入档案管理工作中，特别是随着计算机、光盘、多媒体技术的引用，有效提高了工作效率，实现档案管理工作的现代化，逐步淘汰了传统档案管理模式。当前，档案管理工作的核心内容是信息管理，在管理档案信息资源过程中普遍应用现代化管理手段。利用信息化处理的档案资源可以实现广泛传播，档案资源只有实现信息化管理，档案资源才能真正为人民所用，才能展现更大的作用，档案管理工作才能有力支持我国经济发展、科技进步与社会繁荣；同时实现信息化管理的档案资源也可以创造一定的经济效益与社会效益，一定会促进我国国民经济的持续性发展。