工程档案管理工作总结精选(九篇)

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第1篇：工程档案管理工作总结范文

（一）改变管理模式

在档案的管理工作中，领导的责任是很重大的，既要管理好下属，还要保证档案管理工作有序的开展好，管理人员有好的工作环境和条件，还要给管理人员正确的引导、支持和帮助。把一些传统管理模式里面缺乏实际应用的内容去掉，转化成现代的管理模式，保证档案管理工作扎实做好。

（二）积极营造和谐的工作环境

档案管理工作要想取得良好的效果，就需要营造一个和谐的工作环境，保证管理人员积极思考问题，保持愉快的心情去工作，管理人员在这种环境下工作，常常会把档案管理知识学得好，掌握得也会很牢固，更会把档案管理好。因此，就要采取有效的模式和方法，积极想办法来营造一个和谐的工作环境，保证他们的精神高度地集中到档案管理这里来。除此之外，对基层管理人员要进行思想教育，提高他们对档案管理工作的热情和兴趣，让他们真正体会到档案管理工作的新鲜、富有激情和乐趣。

（三）努力提高管理人员知识水平

一个管理人员的自身知识水平需要不断的进行提升、进步，这对做好档案管理工作来说是相当重要的。因此，作为一名档案的管理人员来说，应该努力提高自身的素质和理论水平，不断去完善自我和超越自我。可以多利用业余时间进行多学习，理论知识和实践技能都要提高。管理人员可以在假期休息时，去参加档案管理方面相关的培训或者高级别的学术研讨会，还可以参加管理方面的研讨会，这些对提高管理人员自身的知识水平是非常有益的。

（四）管理人员要树立大局意识

作为水利建设单位的档案管理人员，要紧跟时展，树立大局意识，把管理好档案作为工作的核心内容来完成好。对于做好档案的管理工作要进行广泛的宣传，使得管理人员懂业务、懂法律法规。把每个档案室有机的结合起来，形成一个综合的管理体系，提高档案的管理水平。

（五）注重工作反思与借鉴

对于一个合格的档案管理工作者来说，不断地进行工作反思是很必要的。管理人员的这种反思，可以有效的进行工作总结，找出档案管理工作中一些做的不够完美的地方，然后进行改进，重新再认识工作工程中的表现。一名优秀的管理人员更应该做好反思工作，通过这样的反思，不断认识自己，提高自身的管理水平和管理能力，找出自身和工作过程中存在的缺点与不足，找到产生不足的原因，好好总结，把经验教训记牢，以避免以后出现类似的情况。除此之外，管理人员应互相学习，在工作之余进行有效的交流，互相借鉴和学习，加深对档案管理工作的体会。经过长时间的借鉴和学习，自身的素质和管理能力一定会得到较大的提高，别人的先进经验就会转化为自己的技能。

二、结论

第2篇：工程档案管理工作总结范文

 

局办公室：

   《关于报送2017年档案工作情况及2018年工作计划的通知》已收悉。中心办公室组织对2017年中心的档案工作进行了全面检查总结并结合中心重点工作和国家、省、市档案工作发展趋势，对2018年的档案工作进行了研究讨论，制定了中心档案工作计划。具体情况如下：

一、2017年档案工作总结

1、我中心根据工作实际，修改完善了中心综合档案管理制度。先后建立修改了档案移交审核责任制、工程档案归档、档案借阅、档案保管、档案鉴定销毁等管理规定，重点修订完善了《深圳市灯光环境管理中心档案管理规定》，进一步规范了档案管理工作。

2、加强综合档案库房软硬件建设，做好“八防”工作。2017年，硬件方面，中心为综合档案室更新了两台智能空调，实现了库房温湿度控制，有利于档案的长期保存。软件方面，中心对档案管理软件进行了升级，实现了电子全文分级检索功能和分类制表等功能。同时，中心还对综合档案库房的布局进行了科学调整，提高了单位面积的使用率。中心档案员按要求每日对档案库房环境及温湿度情况进行检查记录，认真做好“八防”工作。

3、严格执行档案借阅登记审批制度。中心综合档案室在为中心机关各部室及管理所、上级主管部门、服务对象、相关业务往来部门等提供档案利用便利的同时，严格按照档案借阅管理规定做好登记审批，确保档案利用的安全性、保密性。2017年，中心综合档案室为业务工作提供档案利用52人次，基建工程档案96卷，381件次，文书档案39件次，实物档案9件次，声像档案64件次。此外，中心还为深圳市公共艺术与栖居设计促进会筹办的“光”公共艺术展提供深圳市城市亮化（夜景）发展历史资料12件。

4、按“省特级”档案管理标准组织整理归档了2016年形成的文件、工程材料，其中基建工程档案2241卷，即25174件，文书档案261件，实物档案12件，声像档案4册，即116件。同时，在我中心OA上实现了电子文件归档功能。

二、2018年档案工作计划

1、进一步加强档案安全管理，健全“人防、物防、技防”三位一体的档案安全防范体系，严格执行档案管理制度和安全保密制度，落实责任，定期检查，杜绝档案毁损、丢失、泄密事件发生。

2、加强基建工程档案管理，严格执行基建工程档案项目负责人审核制，从各个环节对基建工程档案的建档归档工作进行监督管理。

3、结合中心重点工作，编制中心重大建设项目、重大科研项目、重大纪念活动等专题汇编，为收集图册资料、编印宣传资料、档案移交、布展等做好准备。

第3篇：工程档案管理工作总结范文

这一年前期主要负责因公出访的相关办理工作，后期主要负责因公临时出国境的档案管理工作。在这段时间里，我虚心求教，积极学习各项业务技能，并在两位领导的耐心指导下和各位同事的热情帮助下，顺利完成了以下几项工作：

1、共办理团组11个，其中自组团2个，双跨团9个。

2、统计整理2019年办理团组46批104人次，已出访团组31批65人次，其中自组团8 批33人次，双跨团22批31人次，大双跨1批1人次。

3、统计2019年度因公临时出国行政占指标人员22人，市本级因公出国（境）人员已使用经费为125.6594万元，其它非市级人员因公临时出国（境）已出访人员经费合计124.9810万元。

4、统计整理2018全年全市因公出国（境）费用合计为：  366.3956万元。

5、统计整理2018/年度因公临时出国境团组51批次103人次。其中双跨团36批51人次；大双跨6批7人次；自组团9批45人次。

6、参与评选2018年优秀出访报告汇编的初审工作。

第4篇：工程档案管理工作总结范文

【关键词】水利工程 建设监理 档案管理

1 做好监理档案管理的重要意义

建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。

2 做好监理档案管理采取的措施

2.1 制定档案管理规章制度

项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。

2.2 严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续

严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。

任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。

2.3 配备专职资料员负责监理档案管理

监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。

2.4 加强档案管理人员职业培训

监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

3 监理档案管理归档

3.1 档案文件预审

监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。

3.2 水利工程建设监理档案文件分类

资料员要及时对监理工作过程中形成的文件M行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。

3.2.1 监理管理体系文件

（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。

（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。

（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。

3.2.2 依据性文件

（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。

（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。

（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。

（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。

（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。

（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。

（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。

（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。

（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。

3.2.3 监理工作控制文件

（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。

（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。

（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。

（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。

（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。

（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。

（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。

（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。

3.2.4 监理质量控制文件

（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。

（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。

（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。

（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。

3.2.5 监理安全检查监督记录文件

（1）联系单：监理工作联系单。

（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。

（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。

（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。

（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。

（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。

（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。

3.2.6 工期管理控制文件

工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。

3.2.7 投资管理控制文件

工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。

4 监理档案管理存在问题及应对措施

4.1 资料员能力存在个性差异

由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。

选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。

4.2 n案资料与工程建设进度不同步

工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。

相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。

4.3 做好现场监理资料记录

驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。

要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。

4.4 签证、评定资料存在滞后现象

施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。

监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。

第5篇：工程档案管理工作总结范文

1基层水利档案的重要作用

农业是我国国民经济的基础。水利是农业的命脉，水利事业的发展，对农业发展和农村稳定起着举足轻重的作用。水利档案工作是水利工作的重要组成部分，是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作。对水利档案进行收集、整理和管理，具有特别重要的现实意义。而作为最原始的第一手水利资料，基层水利档案的利用价值则更加显著，比如：1、历年水利档案可为新水利工程的设计、建设工作提供借鉴依据；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，作出相应的鉴定评语；水利工程竣工后如何正常运行、管理、维护以及进行安全鉴定和除险加固等，同样需要参阅水利工程建设档案。2、基层水利单位可根据历年水情、雨情纪录及水利工程运行情况等原始档案，完善防汛预案，以更好地开展防汛、抗旱、抢险等各项工作。3、上级部门需要以基层水利档案作为参考，制定合理的工作方案，对基层单位进行指挥和指导，或者在特别时期及时作出科学合理、行之有效的应对决策。4、历年水利档案保管得当，减少了再次收集的费用开支，而且重新收集往年资料，往往难以其保证准确、详实性。5、做好当年档案的资料整理工作，对于撰写该年度总结报告、科学制定来年工作计划，具有现实的指导作用，等等。

综上所述，鉴于基层水利档案的重要利用价值，基层水利单位必须加强水利档案的收集、归档、整理等工作，以更好地开展防汛抗旱等各项工作、推进水利工程建设和水利事业发展。

2基层水利档案管理工作中存在的一些现实问题

2.1上级主管部门的指导力度稍显不足。比如：对水利档案管理法规的宣传力度不够，对基层领导及档案管理人员的思想教育工作不多；开展针对档案管理工作人员的专业培训工作较少，对基层档案管理工作的实际业务指导也不足，没有全面地提高其文化素养和业务水平，使得一些基础比较薄弱的基层单位难以开展水利档案工作。

2.2基层单位领导的监督责任不落实。一些基层单位领导对水利档案资料的重要性认识不足，没有将档案管理工作纳入水利工程建设与管理的过程当中，只重视水利工程的建设、维护和单位日常管理工作，忽视了日常档案的收集、整理和管理；有的单位虽然制定了档案工作责任制，但大多只是挂在墙上、停在嘴上，单位领导的监督检查工作也不到位；有的领导以为档案工作就是交来就接收、离岗就移交那么简单，降低了对档案管理人员的工作要求。这样无形助长了档案管理人员的惰性，也制约了工作人员的积极性，不利于把档案工作搞好。

2.3档案管理人员缺乏工作责任心。有些基层单位因人员不足，未设立专门的档案管理人员，兼职和抽调的现象较多，人员大多未经过专业的档案知识培训，工作比较被动和滞后。加之有的档案管理人员不严格执行档案管理制度，不重视学习档案知识和提高档案管理业务水平， 不主动收集档案，接收资料时对资料内容是否完整、签章手续是否齐全等方面不进行核实，资料移交工作也没有按相关程序执行到位，接收过来后不进行科学归类整理、随处堆放，保管工作不上心、管理设施疏于维护致使材料遗失、破损等等，这些因素容易造成档案不齐全、不系统、不完整而难以有效利用。

2.4档案管理工作经费投入不足。有的基层水利单位由于收入低缺乏足够的档案工作经费，或者因为没有统筹安排下拨的档案工作经费，使得应投入的工作经费缺乏或者不到位，导致档案管理工作难以开展，比如：无法提供专门的档案库房、建设资金，使建档工作困难重重；档案保管地点由于不符合保管规范要求而出现资料发霉、虫蛀等现象，造成了档案的缺失以致影响了其利用价值等不良后果。

3抓好基层水利档案管理的几点思考

3.1上级主管部门加强对基层单位的档案工作指导。上级管理部门要加大力度，宣传水利档案的重要价值和水利档案法规、工作要求，以提高基层单位领导的思想认识，并指定基层水利单位领导为档案负责人，明确其监督责任；同时督促下属单位根据自身实际建立、健全和不断完善档案管理制度，明确基层领导、档案管理人员各自的职责，形成切实可行的监督、管理体制。上级主管部门还要加强对基层档案实践工作的指导力度， 积极组织开展档案业务知识培训，为基层档案管理人员提供交流和沟通平台，提高档案管理人员的知识文化水平；并定期安排档案专员深入基层单位，发现问题及时指导改正，还应采取现场讲解的方式实地指导，切实提高基层档案管理人员的档案管理意识和实际操作等业务管理水平。

3.2基层领导要提高对水利档案重要性的认识。基层领导应深入学习宣传、贯彻执行《档案法》，从思想上和行动上提高对水利档案的重视。一是加强单位内部的档案法规宣传，提高档案管理人员的思想意识；二是把档案管理工作提上日程，切肩负起对档案工作的监督责任，定期听取近期档案工作的开展情况和碰到的难题，必要时提交职工会议上进行讨论加以解决，年末还要认真进行档案工作总结，指出不足之处，研究改进措施。

第6篇：工程档案管理工作总结范文

[关键词]大型项目；档案管理；问题；措施

中图分类号：G271；TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0175-02

一、当前大型建设项目档案管理存在的问题

大型项目由于赶工期，一般建设单位领导只是在建设、设计及施工监督上下功夫，对于档案管理方面不够重视，导致档案不能及时归档。主要体现以下几个方面：

（一）缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

不少大型建设项目对档案管理不够重视，在验收时才加大马力搞突击应付，使档案的完整性、准确性、真实性得不到保障。此外，大型建设项目档案管理机制不完善，一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象，二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度不健全，造成档案管理不连续甚至存在档案无人管理的现象。有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档，由于大型建设项目时间紧受到上级领导高度重视，有的手续采取绿色通道，导致项目完工，手续还没办好，项目综合验收未能正常进行，影响工程档案资料的及时移交。

（二）档案意识薄弱

由于种种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为已有，拒不移交，导致档案严重不全。有的建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，为了尽快发挥经济效益和社会效益，满足建设需要，对急用的档案资料随用随拿，档案管理人员缺乏责任感，对借出的资料未及时催交，造成档案资料损坏遗失现象较严重。同时为确保工程资料的完整，虽然建设单位在与参建单位签订合同时将档案管理责任纳入合同中，按照合同价款的一定的比例扣留工程款但参建单位档案管理意识薄弱，不重视工程建设项目档案材料的积累和收集，不能按约定移交工程资料，有的敷衍了事加之档案管理人员疏忽没有及时发现资料的缺项及漏洞给予签字使他们顺利地拿到了扣留的工程款；还有的承包商认为扣留的资料工程款太少，如果要拿到这笔款需要花费大量的人力、物力、财力干脆对这笔款项放弃，对工程资料不予移交，造成工程资料的缺失，给以后的新建、改建、扩建工程留下隐患。

（三）档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

不少大型建设项目在建设期间，有些参建单位不配备专职档案人员，档案管理人员一般临时抽调又不固定，这些人没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，不能做到科学分类和整理立卷，使得最后移交的档案资料质量较低，有的工程建设项目档案进馆后，还要重新拆卷返工整理，浪费了人力、物力和财力，另一方面由于档案人员缺失，项目经理兼任档案资料管理，他们身兼数职，精力有限，主抓工程建设的质量、安全、进度而忽视工程档案管理造成建设项目收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善，整理不规范，复印件居多，达不到档案管理的要求等等，这些现象不仅直接影响建设项目的归档质量而且导致大型建设项目档案缺乏真实性，对日后新建、改建、扩建等工程项目的缺少参考价值。

（四）档案管理经费投入不足，保管条件较差

受大型建设项目建设时间紧，参建单位多，管理复杂， 临时性等特点的影响，一些大型建设项目参建单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在地上；有的部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因工程资金紧张，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

二、加强大型建设项目档案管理措施

大型建设项目是一项系统工程，对本行业、本地区、本单位的社会和经济发展具有深远的意义。做好档案管理不仅是档案工作者义不容辞的责任，也是全社会赋予的历史责任。

（一）完善档案管理机制，重视工程项目档案管理建设单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配置既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现大型建设项目档案的规范化管理。建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识，同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查，同考核、同验收。做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档移交。

完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个大型项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确工程档案工作中各部门与参建单位的职责。根据国家、地方、行业及企业的有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、进度、投资组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到竣工验收全过程。要明确各部门应收集、整理、立卷、归档的范围，立卷的要求、原则和方法等。对内强调部门立卷制，按谁经办、谁整理，谁立卷、谁把关，对项目公司内部要求部门员工建立个人文件包，将工作中形成的文件材料进行整理，由部门负责人对需存档的文件进行把关，并在移交清单上对所移交文件内容的准确性及完整性进行签字认可后方可移交档案室存档。

（二）加强法律法规宣传，树立及时归档意识

法律法规是规范人们行为的准则，国务院的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，违反本条例规定，责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款。

建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，让文字上的规定落到实处，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证工程档案的成套性和科学性。为此，建设单位要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。在项目建设的整个过程中，要求所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身的归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档，移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。同时要求档案管理人员对借用的资料，严格按档案管理部门借阅规定执行，对即将到期的资料及时催交，同时加大考核力度，使得借阅人员能及时归还，以保证档案资料的完整性。另一方面，将档案管理责任纳入合同中，并增加工程款的比例用于档案资料移交，使得监理、施工、设计等部门能及时将工程档案资料移交给建设部门，确保工程档案资料及时归档。

（三）加强档案人员的业务培训与指导，实施同步跟踪管理

档案管理人员综合素质和业务技能直接影响工程档案管理科学性。上级档案管理主管机构要主动与发改委、建委等职能部门加强联系。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家大型建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管，施工过程中的指导是跟踪指导的重点，档案管理机构的专业人员，要加强与建设单位的联系，经常深入施工现场对工程技术、档案管理、工程监理人员在工程文件的形成、积累以及施工技术文件等的编制质量适时检查指导，定期召开档案管理工作会，指出文件资料形成过程中存在的问题，提出整改意见，确保建设项目档案规范完整与及时归档。竣工验收前上级档案管理机构的专业人员在对建设项目档案资料进行预验收时，认真检查建设项目档案是否完整、准确、系统，案卷质量是否符合规范要求，对于不符合规定要求的要限期整改。提高整理立卷的质量做法是通过工程项目技术交流、技术交底等形式，解决工程档案工作问题；形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，以得到有效的沟通和效果；采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式对档案业务工作进行指导；规范档案整理立卷工作，统一档案管理标准、操作方法。同时增加档案管理人员，配置老、中、青专职人员做到传帮带作用，使得档案管理工作一直有人管，以保证资料连续、准确、齐全。

（四）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

档案工作既是一项专业性较强的工作，又是一项需要综合知识积累的工作。因此，参建单位需建立激励考核机制，不断优化档案管理队伍素质。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考核工作业绩。大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，努力钻研业务。鼓励他们终身学习，对获得职业、执业资格证的加大奖励力度，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是持久性更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（五）添置档案基础设施，确保安全管理

档案基础设施建设是档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报工程档案工作情况，及时就当前档案工作中出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。应设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的设备，提高工程建设档案工作环境条件，确保档案安全管理。三、总结

综上所述，重大建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有技术精、专业强等综合技能，同时要具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好档案管理工作，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。

参考文献

第7篇：工程档案管理工作总结范文

[关键词]新时期；创新型；档案管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）45-0341-01

0、引言

总体来讲，目前我国在档案管理工作主要存在馆藏内容庞杂、案卷数目繁多、时间跨度长等特点，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则。再加上每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等诸多原因，导致了档案基础普遍较差的局面。其中问题主要集中表现在以下几个方面：

首先，档号不规范，无目录号或者一卷多册等现象，卷宗厚薄程度不一；案卷标题不规范，少数标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题；大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索；组卷容易出现的混乱的情况；总之，在综合性档案馆的档案管理工作上，总是存在一种建馆时间越长、类似问题就越严重的恶性怪圈。

目前，我国的档案管理工作缺乏一定的科学性和系统性，要创新档案管理工作，首先得做好基础工作，形成一套标准化、规范化的工作程序和方法。在完善档案管理的基础工作上，要做到以下几点：

一、全面普查案卷，去糟取精去伪存真，这是实现档案管理标准化和规范化的首要工作；

二、重新组合案卷 实现案卷的规范化，提高实行计算机管理档案后的利用效率；

三、结合本档案室实际规范著录工作；

四、统一分类号保证检索查全率，确保检索的完整性；

五、分门别类，充分利用档案原基础。只有把这些基础工作做扎实了，我们才能无后顾之忧的稳固创新，才能够逐步推进档案的现代化进程。

1、我国的档案管理创新的内容

我们要从实际出发，解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。基于前面的基础工作总结和新时期的领导方针，针对我国的档案管理创新，提出以下几点内容：

1.1、将创新服务手段作为作为档案工作创新的主要内容

根据国家档案馆提出的“五位一体”新体制的方针，即把各级档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地和档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心五位一体。这一方针充分的体现了“服务”的意识，即各级档案部门围绕中心，服务大局，面向社会、服务大众开拓平台。所以在里将创新服务手段作为档案工作创新的主要内容。如何创新服务手段？首先，可以通过建立档案网站，开展网上服务。实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。其次，由于档案冲床而改变了传统的工作模式，可以将从前的单机收集电子文件工作改为电子文件的自动上传收集，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，在第一时间将其收集，并在档案馆（室）的服务器上进行归档。再者，通过开展在线服务能够将主动的、现代化的档案服务取代之前的被动的手工式的服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习、生活的环境，人们开始注重信息的时效性，在线服务正是能够通过信息系统和网络使受众及时获取多种信息。最后，开展现行文件阅览服务，这样可以使越来越多的公民更加便捷的了解有关政策信息，密切党和政府同人民群众的联系，维护广大群众的根本利益，真正的做到为人民服务。

1.2、拓展服务领域是档案工作创新的主要方向

按照“坚持创新，突出服务”的工作思路，加强档案业务建设的目的就是拓展档案的开发利用，提供优质服务。一是档案开发利用要向深层次转化。根据企业生产建设、发展的规律和特点，工程建设需求编研一些有价值的资料；二是向多种服务转化。除了做好上门利用服务外，还要主动参与和了解有关重大工程项目建设的前期准备工作，建立咨询服务等。三是改进服务方式，更新服务手段，提高服务水平，提升服务功能。

1.2.1、建立现代新型档案馆库的工作原则。企业信息化建设的发展趋势催生了档案管理工作的新理念，现代新型的档案馆库，不在是各自孤立、自行其是的独立个体，而是整个档案信息利用网络的一个节点。它既是整个档案信息网络的提供源，又是档案信息接受源、利用点，确立“协调、规范、开放、服务”的工作理念，建立全新的工作机制，使档案工作有着蓬勃向上的生机和活力。

1.2.2、坚持协调发展原则。努力与社会的信息需求相协调，与社会经济基础相协调，与信息技术发展相协调，与地区或全国档案信息化工程建设相协调。追求协调发展，也是与社会经济同步发展的需要。

1.2.3、坚持效益服务原则。市场经济实质是效益经济。作为企业档案工作创新的内容，作为一种全新的管理模式，应该考虑效益优位，更有效地发挥创新机制模式，还应处理好效益与服务之间的关系，求效益，重服务。

1.3、提高档案人员素质是档案工作创新的主要手段

1.3.1、档案专业人才的培养，应根据企业发展与社会、档案事业发展相适应。培养档案专业人才，既要有中国特色又要有世界领先水平。既要具备系统的档案学基础理论知识和文化知识，又能掌握现代化信息技术和基本技能；既能适应在企事业单位的档案机构、信息部门从事企业档案服务工作，又能适应在国家机关档案信息管理及研究的复合型、应用型的新型人才。企业要有计划地吸收和培养这样的人才。

1.3.2、改善企业档案专业人才的培养环境。有计划、有目标地选送企业档案工作者外派深造学习。企业应该确立适应档案专业人才培养目标的新定位，实现档案专业人才培养整体优化，加大档案专业人才培养教育力度，提高档案专业人才培养层次，使档案专业人才培养层次更科学更合理。企业可根据实际要求，从在职档案工作者中培养档案专业本科生、硕士生，在条件成熟的大型、特大型企业中，可定点开设档案专业研究生班，提高档案专业人才培养的层次和规格，为企业建设服务。

1.3.3、加强企业档案工作者自身学习，提高档案人员队伍整体素质。随着企业机构改革，人员精简，企业档案人员由原来的一职一岗变为一职多能的岗位，对工作的要求越来越高。

第8篇：工程档案管理工作总结范文

关键词：加强 基建档案 管理

0 引言

随着我国社会主义市场经济建设不断发展，作为国家和单位发展的基础设施建设，基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展，国家加强基建工程管理，制定了相应法规、政策、标准，逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录，是基建工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。单位近几年基建工程项目建设也得到了发展，在基建工程档案管理中，也出现了新形势下的问题和困难，现就本人在基层档案室基建工程档案管理的体会，谈一谈对基建档案管理的看法：

1 基建档案的作用

1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。基建档案工作是基建工程建设的组成部分，按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，如在筹建一项工程项目的前期工作中，需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，需加强基建工程档案管理工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

1.3 基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建档案管理的重要任务。

2 基建档案管理存在的问题

2.1 面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2 档案管理意识不强，领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够，基建档案工作的学习宣传力度不强，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

2.3 传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

2.4 基建档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

3 基建档案管理的对策

3.1 增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2 完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO，与国际惯例接轨，重点工程逐渐增多，应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式，实行基建档案现代化专业管理模式，制定基建档案各项规章制度，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.3 做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

3.3.1 加强基建档案的收集工作，基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金，不提交齐全完整的基建档案不予付款，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证了基建工程质量。

3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对基建档案业务工作进行指导，规范基建档案整理立卷工作，统一基建档案管理标准、操作方法。

3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报基建档案工作情况，及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持，设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的“八防”设备，提高基建档案工作环境条件。

3.3.5 做好基建档案开发利用工作，探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿，“今世赖之以知古，后世赖之以知今”，紧紧围绕单位和社会中心任务，挖掘基建档案服务潜能，编制档案检索工具和编研材料，提高档案利用率，充分发挥基建档案的作用，为单位和基建工程各部门提供档案服务。

3.3.6 做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了《建设项目（工程）档案验收办法》，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤，基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作，通过基建档案验收工作，提高了基建工程管理和档案管理水平。

3.4 加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解基建档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与时俱进，学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识，找准途径，扎实工作，己所不欲，勿施于人，提高档案工作的自豪感、责任感，为单位发展做出更大的贡献。

第9篇：工程档案管理工作总结范文

 ----总经办2006年度工作总结

 2006年，投资公司总经办主要围绕“三个服务、四个标准化、五个一工程”开展工作。加强了对日常行政工作的规范化管理，在制度化建设方面突出了重点，在对各事业部行政工作规范化方面起到积极推动作用，对公司信息化建设做了一定的努力。总结教训，积累经验，现将2006年工作总结如下：

 一、加强制度建设，做好基础管理

 1、确立严密的管理制度，是达到有序运行的保证，总经办做为制度的执行和监督管理部门，结合国际大公司制度建设的经验和自身条件，从细微之处入手，从员工文明行为规范等小节做起，重建并完善了如《办公室电话接待服务规定》。《员工识别证使用规定》。《5S管理》。《临时出国人员费用开支标准和管理办法》《长期出差人员管理办法》《机关服务人员劳保用品发放规定》等八个制度，对信息化建设的制度与流程进一步充实。新增个流程。下半年，又根据公司总体要求明确了投资公司管辖范围到番茄事业部机关，对已有的制度进行了全面的、系统的修订，明确了层级，确保了制度建设的严肃性和可控性。

 2、今年，我们根据公司整体要求，对行政制度进行了全面、系统的修订（行文格式、流程、表格、公司的CI规范等）。以期形成统一、规范和相对稳定的管理体系，通过对该体系的实施和不断完善，达成公司管理动作的井然有序、协调高效的目的。为此，在总结公司近几年行政工作的同时，借鉴了一些好的经验，汇编了一套《行政总务管理规程实务》。汇编从工作职能、规章制度、工作流程、常用表格、考核办法五个部分对办公室日常工作做了较为全面的规范。重点对办公室常用文书格式及常用管理表格进行了规范及汇总。并对常用公文（如通知、报告、纪要等）制作了模板，方便推广应用。设计规范表格56个。)逐步将公司的行政管理工作纳入法制管理的轨道，减少工作中的盲目性、随意性

 3、企业制度是企业员工的行为规范，企业的制度文明不但体现在有良好的制度建构上，还应体现于良好的制度得到良好的执行与遵守上。总经办如何对公司的规范化管理起到积极的指导作用。在做好服务的同时，如何对公司制度化管理起到监督推动作用，对公司制度的执行起到监督推动作用。带着这样的思考，我们在对各分公司检查过程中，积极给大家宣讲了《屯河制度与屯河文化》，并加强了公司的制度监督管理，使公司的违纪行为大福度减少。

 今年，自8月份，我们强化了对机关组织纪律的检查，重点对考勤进行了约束，每天，由保卫人员严格按制度进行认真检查，对不按时打卡的，每天张榜公布，月底统计汇总到各公司办公司，与薪资严格挂钩，严格执行了两个月，起到了较好的效果。

 对公司的其它各项制度如《出差管理制度》《车辆管理制度》《信息管理制度》等是否保证严格按工作流程执行。

 二、内部管理做到精细化、表格化、流程化、科学化

 今年，近一年来，我部在重建完善相关制度的基础上，依托制度与流程，着重做好了精细化管理工作。不论是费用控制、资产管理、外联接待、还是工作纪律、办公秩序，我们一点一滴地小事抓起，逐步完善，渐进式推进，力求使各项内部管理工作精细化。

 1、总经办各项费用开支较大，如何确保支出保持在一个合理的范围内，须加强费用开支前的控制。年初，我们制定了《总经办费用控制》，对车辆费、通讯费、办公费、绿化费、物业费进行分解明细，建立数据库并引入到年初预算中，使部门费用额度和月度支出计划更加清晰透明。增强了部门实施费用自我控制的积极性。

 2、建立车辆、办公固定资产台账，编制编码，使管理规范化

 对公司所有车辆进行建档，了解何时购置、价格、维修情况、车辆费用情况、各种证件统一管理，以便对车辆情况了如指掌，做到心中有数。对办公固定资产全部进行清理，编制编码、认真登记、建立电子台账，并按责任人进行贴标登记，由使用者对物品进行负责，做到物物有人管，总账不漏项，使公司正常办公运行过程中所有的物都处在控制网络内，确保体系完整、无漏项。

 三、增强服务意识，提高保障能力

 （一）档案管理工作

 文档工作是办公室的一项基础性工作，1）今年4月，顺利通过国家二级档案管理自治区级复审2）根据档案管理要求，将公

共3页,当前第1页1 司机关2006年形成的文件资料整理、立卷、归档、入库，共立卷卷。3）今年事业部刚成立，对事业部的档案管理员进行了相应的培训、指导，依照《档案管理考核细则》定期对各分公司档案工作进行了考核。

 （二）收发文工作

 今年，累计发红头文件120余份，二万四千余字，撰写了在董事会、股东大会上的2002年度总经理工作报告、2006年度第一季度、第二季度总经理工作报告，累计处理外来文件70余份，逐一登记编目，及时送达有关领导和部门传阅，并认真落实领导有关指示。办公室在核稿时注意严把行文关，保证了公文尤其是上行文的规范化，对树立良好的公司形象起到积极的作用。

 （三）做好外事协调工作

 2006年4月，顺利办理了公司营业执照和组织机构代码证的年检工作。12月，因公司注册资本发生了变更，又及时到自治区工商局和区技术监督局办理了换证手续，确保了公司对外公告变更的一致性。

 并及时办理了公司领导魏总、江总、刘总的出国手续及护照。

 （四）库房管理工作

 根据工作需要，年初，招标选定了一家办公用品投标方。定期根据各部门需要及时送货，今年积极使用库房管理办公自动化，使库存、出入库管理实现了电脑操作，为消除不合理库存、降低不必要开支、逐步向零库存过度迈出了重要的一步。

 （五）做好公司的绿化、美化环境工作

 公司兼管着综合大楼安全保卫、卫生清洁、综合治理、绿化美化的管理工作，为保证各项工作开展的井然有序，持续有效，我们首先明确了管理思想的宗旨就是：持续不断的做好简单的事。相应完善了各项管理制度，明确了考核标准，加大了考核力度。今年，主要做了以下几项工作：

 1）推进“5S”活动，促进企业文化建设。

 为有效规范办公室的工作秩序，进一步加强办公室环境卫生，在公司范围内积极推进“5S”管理活动。即整理、整顿、清扫、清洁、素养。编成脍炙人口的顺口溜广为宣传：“屯河企业是我家，环境卫生靠大家；工作环境维护好，你我心情都舒畅；物品整理固定化，养成习惯文明化；空间整顿规律化，严格执行无二话；环境清扫细致化，认真仔细人人夸；卫生清洁人健康，仪表整洁气自华；文明素养有特色，我为屯河建文化。

 2）春季大院绿化、植树工作，共种植松树28棵、果树5棵，种植花卉（万寿菊、月季、红叶小碧等）10270棵，

 3）完成公司大院倪虹灯修补、学生公寓葡萄架制作。

 4）完成综合大楼办公资产损坏修理共148次，转移电话35次，仅移电话一项节约费用5530元。

 5）完成会议接待共380人次，人数达2800余人

 6）9月的市滨湖河挖掘工程，要求全市各企业义务参加劳动，不参加劳动每人每天30元，经过努力为公司节省了36778元。

 7）春季更换了院内的绿化用水系统，采用了市面上先进的微喷灌技术，水的利用率明显提高，真正做到了节约用水，彻底改变了以往的漫灌用水。经与往年相比，费用节省了约50%

 8）随着办公自动化的提高，办公楼内的用电设备增多，楼内的用电线路超负荷运行，经常断电、跳闸，为此，我们经过有关设计部门进行了现场勘测，做出了对办公楼内的线路进行改造的计划，经过近一个月的时间加班加点，将所有的用电线路改造完成，彻底解决了多年来遗留的问题。

 （六）加强保卫治安、综合治理工作，坚持周一例会及门卫两表（值班日报表、巡逻登记表）制度，定期进行体能训练。

 （七）通过各种活动增强公司机关团队凝聚力，达到沟通的目的。6月组织机关全体人员骑自行车参加春游活动，8月份，组织机关全体到伊犁旅游，事前，对行动路线、交通工具、活动内容等都做了充分的准备。10月，举办庆中秋晚会，在较短的时间内，发动各部门组织了一台节目。通过调查问卷了解员工反映。有80％以上员工认为活动起到了沟通的目的。服务职工方面，急职工所急，切实解决职工关注的生活问题：职工餐厅，通过调查问卷定期了解员工需求，不断改善伙食，调整口味，美化环境，满足员工要求。真正做到让员工把餐厅当成第二个家。对绿州路小区建自行车车棚、电表改造、与物业公司协调解决员工生活困难等问题，解决了员工的后顾之忧。

 四、实施OA系统，保证信息及时交流与公文自动流转

 1、今年，由公司总经办组织实施的OA系统在公司局域网运行，通过模拟办公工作流程，实现办公过程的计算机自动化，实现文件在计

共3页,当前第2页2算机之间自动流转，将公司各部门员工从繁重的事务性工作中解脱出来，减少工作流程中的等待，提高了工作效率、快速反应能力。

 2、计算机在公司经营管理应用日益广泛，各种机算机病毒的侵扰，对信息的破坏、降低工作效率严重，影响巨大，总经办除从档案管理角度提出资料备份要求，为防止可能携带病毒的软件使用，定期杀毒，并对局域网防止信息损失的终端存储器应用上都提出有效措施和建议。

 3、对公司局域网进行了改造。

 4、选择了中国企业网为公司网站的ISP供应商，开通公司的网站，同时提供了500M的邮箱，并制作邮箱登录界面。

 5、协助糖业事业部完成信息系统建设招标工作。

 五、存在问题及下一步工作：

 （一）加强对各事业部行政工作的检查、考核力度，以保证各项工作按公司总体要求规范化运作。

 2006年，第一次对事业部及各分公司行政工作进行检查，今年，在对各分公司检查中，各分公司基本能按公司制度汇编中的规定进行运作和执行，但在程序化、规范化运作方面还存在差距。比如行文的格式及要求不统一，如发一份传真三个公司有三个版本。车辆档案建立没有统一要求，各式各样表格。办公用品台账建立也各不相同，等等。按公司CI要求建立的办公事物用品也极不规范。企业建立了质量管理体系，通过ISO9000认证后，对生产的各环节进行有效的控制并有了监督检查的依据，但对行政工作检查缺少标准。缺少一套监督检查的依据。为此，我们重新修订了《对事业部检查细则》，行政制度全面进行了修订，希望2006年将以此为基础，加强对各事业部行政工作的检查、考核力度，以保证各项工作按公司总体要求规范化运作。

 （二）以CI为平台，推进公司各项行政工作规范化管理

 CI管理规范包括：员工行为规范、员工工作与社会活动礼貌用语规范、

 公司各种标识规范、公司各类印刷品规范、公司各种用具、工具标记规范、公司各种文件制作规范、公司参展设计规范等，2006年将以CI规范管理为平台，进一步升华公司的经营理念，创造和形成统一的公司形象，提高公司的凝聚力和竞争力，强化公司对社会的责任。

 （三）以公司内部网站为阵地，及时更新内容，加大宣传公司力度。

 今年，公司建立了自已的内部网站，但网站内容比较单薄，没有发挥出应有的作用，2006年，我们将配备专职人员，定期更新内容，加强宣传力度，体现公司形象。

 （四）与事业部联网，建立公司信息数据库。丰富OA内容

 仅仅面向企业内部的办公，不是真正意义的办公自动化，完整的办公自动化系统解决方案应该将企业内部与外部信息统一考虑，通过跨平台的信息集成和技术，为企业构造坚固和宽广的信息基石

 （五）加强档案管理，将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。

 （六）提高每个人综合素质、业务能力，加强培训，以适应公司快速发展。

 办公室每个管理岗位都肩负着双重职能，一方面是本部本岗位的业务工作，另一方面是公司该业务系统的管理工作。，所以要求业务能力强、综合素质高的管理人员来承担。

 在自身不断提高工作能力的同时，加强内部学习和培训。每人对每一项工作如何做到既专业化、精细化又多元化。

 （七）如何增强部门人员合力，形成凝聚力，实现“无缝”沟通，建立互动型学习型团队。

 员工是互动的主体，每一个班组、每一个车间、每一个部门、每一个企业如果能建成小的互动型团队，那么企业就会成为一个大的互动型的学习型团队。只有每个员工都“动”起来，每个人才可能逐渐变“大”，每一个部门才能变“大”，整个企业的竞争力才能变“大”，才能创造出由小到大的美。