数字化档案精选(九篇)

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第1篇：数字化档案范文

一、档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

现在是信息化的时代，数字档案机构是数字化信息服务的重要组成部分，其一，档案机构是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就不能体现档案的服务价值。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案机构数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案机构提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案机构的数字化。目前，档案机构的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，希望查阅信息更为方便，这都迫使档案机构这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案机构的馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设中的相关问题

（一）电子载体的特点

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5―15年。电子文件载体容易受温湿的影响。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。保存电子文件的理想温度为16℃―20℃，相对湿度为40％±5％。灰尘会对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。因此在电子档案的保管中还要注意防止灰尘侵害。外来磁场对电子文件的磁性载体是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。光线会使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

（二）电子档案信息保护

对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒。目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等，隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

了解了电子文档的特点，才能更好地做好档案数字化建设。

三、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2、建立档案机构（馆）网站，并联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于经济建设和社会发展的良好环境。

3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，一般只移交纸质档案和纸质文件目录，现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案机构建立数据库的工作量。

第2篇：数字化档案范文

关键词：音像档案数字化档案数字化

音像档案作为一种专门档案，以其直观、全面、生动再现等特点，能够全面记录和生动还原历史的真实面貌，能够有效补充档案全宗的完整性，能够丰富档案全宗的存在形式，在档案工作中发挥着独特的、重要的作用。但同时也因受到自身特点、存储载体和播放设备等因素的影响和限制，传统音像档案的保管和利用状况并不乐观。传统音像档案经历了蜡筒、胶木、钢丝和磁带等作为记录载体，其中，以磁带为介质的传统音像档案数量最多也最为常见。这些传统录音（像）带档案经过长时间的存放和利用，磁介质会发生退变、老化，信号逐步衰减，影像质量越来越差，甚至无法正常播放。与此同时，传统的模拟音像系统和设备正逐渐淘汰，能够正常使用的越来越少，存放在模拟音像带上的珍贵音像资料将面临永久丢失的危险。

一、音像档案数字化的作用和意义

针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。通过音像档案数字化，不仅可以实现数字音（视）频文件代替传统音像档案提供利用，从而有效地保护音像档案原件，而且数字音（视）频文件的重放效果好，又不会造成损耗。此外，音像档案经过数字化，可以开发出丰富的文化资源，供社会公众广泛消费。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。

二、我国音像档案数字化发展相对滞后的原因

现实中，与纸质档案数字化开展得如火如荼相比，我国音像档案数字化发展则明显滞后，只有少数档案馆和电台、电视台等开展了音像档案数字化，而更多的音像档案还沉睡在档案馆（室）的库房中。

那么是什么原因造成了我国音像档案数字化发展缓慢呢？笔者认为，主要有以下几个方面：

首先是观念问题。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。

其次就是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展。但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。

再次是人才问题。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而加剧了开展音像档案数字化工作的难度。

最后是设备问题。与纸质档案数字化相比，音像档案的数字化和后期编辑利用都需要更多种类的播放、采集和编辑等设备，而这些设备要么是价格不菲，要么是已经停产，市面上很难买到（如钢丝录音机），这也在一定程度上影响了音像档案数字化的发展。

由此可见，造成音像档案数字化发展滞后的原因是多方面的，这其中有些是档案工作者们主观造成的，有些则是客观使然；有些是需要各级国家档案部门共同推动并且经过一个较长的时期才能彻底解决的，有些则是每个档案馆（室）通过自身努力就能取得明显成效的。

三、如何更好地开展音像档案数字化

我们应该如何有效解决音像档案数字化存在的问题，促进音像档案数字化工作的快速健康发展呢？笔者认为，暂时抛开那些我们不能左右的客观因素不谈，只要做好以下几方面，就可以推动音像档案数字化工作顺利开展。

（一）转变观念，积极创造有利于音像档案数字化开展的各种条件

要想发展音像档案数字化工作，首先就要在思想上充分认识音像档案以及音像档案数字化的重要作用和意义，要积极转变过去“重纸质档案而轻专门档案”的思想观念，要用发展的眼光看待音像档案在多媒体网络时代的强烈需求和美好未来，做到“思想上高度重视，资金上充足保障，人员上坚决支持”，积极为音像档案数字化工作的顺利开展创造各种必要条件和有利条件。

（二）厘清音像档案的种类和数量，选择合适的组织生产方式

开展音像档案数字化其中一项很重要的内容就是要选择合适的组织生产方式。音像档案数字化有自主生产和外包生产两种基本组织生产方式。自主生产一般由本单位人员负责档案数字化系统的建设以及日常生产的组织与管理，有关操作人员向社会招聘并进行技术培训。自主生产方式的管理成本较高，但方式灵活，可控性强。外包生产需要把音像档案数字化作为一个项目公开向社会招标，选择有一定资质和经验的企业承包生产。外包生产方式在建设与管理上相对简单，但需要做好进度控制、质量验收和安全保障等工作。

各单位在开展音像档案数字化前应厘清本单位音像档案的种类和数量，并主要根据音像档案种类和数量同时参考资金投入方式和进度要求等因素综合选定组织生产方式。一般来说，音像档案数量较少的单位可采取外包生产方式，可以有效减少本单位的人力和物力投入；而音像档案数量较多的单位，可采用自主生产方式，可以有效确保音像档案数字化的质量和安全。

（三）统筹考虑，选好音像档案数字化的关键技术指标

在音像档案数字化过程中，一些关键技术指标参数选定的合适与否直接决定着音像档案数字化的质量。因此，在选定关键技术指标参数时，要统筹考虑，慎重选择，既要着眼于未来发展趋势和要求，又要立足于现实技术成熟度和兼容性；既要实现音像档案的保真、生动再现，又要便于网络共享和广泛利用。

1.音频采样频率

音频采样频率是指每秒钟对声音波形的采样次数，是描述声音频率的解析度，同时它也是衡量音质的标准，采样频率越高，声音失真越小，音质就越好，声音的还原就越真实、自然，但音频数据量也就越大。常用的音频采样频率有11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz和48kHz等。其中，11.025 kHz是电话和调幅广播的声音品质，22.05 kHz只能达到调频广播的声音品质，44.1kHz是CD音质（高保真立体声）。由于人耳听觉的频率上限为20kHz，根据奈魁斯特（NYQUIST）采样定理，用44.1kHZ的采样频率进行采样，刚好可还原为略高于人耳听觉极限频率的声音，可以完全满足录音档案数字化的需求。而48kHz采样虽然更加精确一些，但人耳已经分辨不出与44.1kHz采样的差别了，而音频数据量会随之增大。因此，在开展录音档案数字化时，建议音频采样频率一般设置为44.1kHz就可以了。

2.视频码率

视频码率是指单位时间内视频数据的输出量，是视频编码中画面质量控制中最重要的部分。一般情况下，视频码率和视频质量成正比，视频码率越大，视频质量就越高，视频画面越清晰，但当视频码率超过一定数值后，对视频画面的质量就没有多大影响了。同时，视频码率也与视频文件体积成正比，视频码率越大，视频文件体积也就越大。因此，录像档案数字化时，不能一味为追求视频质量而肆意提高视频码率，而应根据原录像档案的清晰度选定合适的视频码率，在保证能够完美还原原始录像档案画面的基础上，又使数字化视频文件的容量不会太大。一般地，标清录像档案数字化时可选择6M/S的码率，数字化视频与原录像档案画面无明显差别，一个小时大约需要2.5G的存储空间；而高清录像档案数字化时可选择12M/S的码率，数字化视频与原档案画面无明显差别，一个小时大约需要10G的存储空间。

3.视频采样格式

视频采样格式是指录像档案数字化时从原始图像信息中获取亮度信息和色彩信息的方式。常见的视频采样格式主要有YCbCr 4：4：4、YCbCr 4：2：2、YCbCr 4：1：1和YCbCr 4：2：0几种，其中Y是亮度分量，Cb是蓝度分量，而Cr是红度分量。由于人眼对亮度比色度更敏感，因此在视频采样时，通过减少色度分量，可以有效降低视频容量，但人眼却不能明显察觉到图像质量的变化。YCbCr 4：4：4，表示全像素点阵，三个分量的采样率相同，画面与原始画面非常一致，但数据量巨大；YCbCr 4：2：2，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb分量、2个Cr分量，画面非常接近原始画面，数据量较大；YCbCr 4：2：0，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb（或Cr）色度分量，相邻的扫描行存储不同的色度分量，画面接近原始画面，数据量一般；YCbCr 4：1：1，表示每4个像素有4个亮度分量、1个Cb分量、1个Cr分量，画面与原始画面差别较大，数据量较小。为获取较高的视频质量、满足绝大多数利用需求的同时又能有效减少存储容量，在录像档案数字化时，标清录像档案建议选择4：2：0的视频采样格式，高清录像档案建议选择4：2：2的视频采样格式。

4.存储格式

音像档案通过数字化保存为不同格式数字化文件的容量相差很大，数字化档案的品质差别也非常大。而音像档案数字化要实现充分地反映音像档案内容和便利的网上传输、利用，就非常有必要生成不同格式的数字化文件，从而满足不同的需要：即在音像档案数字化时，可以直接保存为低压缩率格式的数字化文件，以充分地保存和再现原始音像档案的全部特征；在此文件的基础上，通过转换程序，可以生成高压缩率格式的数字化文件，以便于快速检索和网上传输、利用。

（1）音频文件格式

目前用于音频数据存储的格式有很多，如WAV、MIDI、MP3、WMA等。其中，WAV是基于PCM编码的一种波形存储文件，被Windows平台及众多音频软件所广泛支持，有极强的通用性。WAV文件的质量很高，几乎达到了CD音质，可以精确地记录和完美地还原声音，是存档用比较理想的格式；但WAV文件体积较大，一小时的16位、44.1KHZ、立体声WAV文件大约要占600MB的空间，而若将其转换MIDI、MP3、WMA等压缩率较高的格式，则转换后的文件仅为原WAV文件大小的十分之一甚至更小。因此，录音档案数字化产生的用于长久保存的数字音频文件，建议采用WAV格式存储，而在此基础上，可以将WAV文件转换生成MIDI、MP3、WMA等格式，用于快速检索和网上利用。

（2）视频文件格式

用于存储视频数据的格式也很多，常见的有MPEG系列和RM、ASF、WMV等，有些适合于档案存储，有些适合于网络在线播放。其中，MPEG系列标准有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等，分别适用于不同的应用领域：MPEG-1是VCD的压缩标准，它的视频压缩质量仅达到家用录像机的品质；MPEG-2编码标准是DVD的核心技术，还应用于广播、卫星电视、有线电视和HDTV高清电视；MPEG-4是视频流媒体的压缩标准，它的压缩效率更高，可以在低带宽网络的情况下，保障连续的视频数据播放，被VOD（视频点播）所广泛采用。其中，MPEG-2在设计之初就融入了存储的理念，更加注重视频数据的存储，能够完好地保存原始画面，这正好契合录像档案数字化工作。由于MPEG-2的压缩率较低，虽然能够完美地保存和再现原始画面，但存储容量较大，不太适合网络传输。用MPEG-2压缩存储10Mbps视频码率、720×576分辨率、384Kbps音频码率、立体声这样1小时的视频画面，约占用4GB的存储空间。因此，建议录像档案数字化生成的数字视频文件存储为MPEG-2格式，用于录像档案数字化成果的长期保存；而在提供检索、预览等网络利用时，可以由MPEG-2转换生成MPEG-4、RM、ASF、WMV等压缩率较高、文件容量更小、适合网络传输的视频流媒体格式。

第3篇：数字化档案范文

关键词：数字化档案　存储设备　档案管理　计算机　载体

认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。

一、数字化档案管理概述

根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、　合法基础上进行，　档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：

（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认，以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段，加强管理人员的安全意识和操作规范，确保网络系统和档案数据的安全。另外，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的数字化载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在数字化档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保数字化档案的安全可靠，使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

二、数字化档案管理的特点

数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时　反馈的网络化高效工作模式。

数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。

数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。

这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合并反嘎巴档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。

档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。

数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

第4篇：数字化档案范文

关键词：测绘 档案 数字化

中图分类号：P2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房产测绘档案数字化，即是利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把纸质的房产测绘档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的房产测绘档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产测绘档案数字化的主要作用：（1）房产测绘档案数字化后，通过计算机直接查询，不需要调用原件，保护了档案原件不受损害。（2）不再受单一调用及时间的限制，一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。（3）数字化副本异地保存，可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏，使永久性保存成为可能。

房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。

1 档案整理

房产测绘档案为专业性档案，因此，需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（1）参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等，应进行修改。

（2）拆除原档案文件中的装订物，并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

（3）制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。

（4）恢复装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2 档案扫描

2.1 确定扫描方式

根据房产测绘档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪，文件性资料可选用A3、A4扫描仪等）进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或过厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。

2.2 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3 图像处理

通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式，来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时，应及时处理，以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像，重新进行扫描处理。

4 图像存储

4.1 确定存储格式

一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量，从而减少在服务器上占用空间。

4.2 命名图像文件

以原档号名称建立相应的文件夹（如C01-026：C表示房产测绘档案，01-026表示01号中第26号档案），按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。

5 目录建库

5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统

建立房产测绘档案目录数据库管理系统，该系统应实现以下功能：

数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。

5.2 选择数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

5.3 条目输入

按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统，建立档案目录数据库。

5.4 质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整，内容是否规范、准确，发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入，以保证测绘档案目录条目符合规范要求。

6 数据挂接

6.1 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起对应的关联关系，从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。

6.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

7 数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。数字档案验收注意：确保扫描前后档案整理的一致性；扫描图像与条目数据100%挂接；文件图像格式为JPG格式；提交图像经过质量技术处理，确保清晰。

8 数据备份

8.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

8.2 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

8.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

8.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

8.5 备份登记

第5篇：数字化档案范文

1 房地产档案转型不动产档案数字化管理的意义

房地产档案转型不动产档案数字化，就是通过一些信息技术手段，比如计算机、扫描设备、数据库技术以及多媒体储存技术等具有鲜明的信息化特征的先进、科学、发达的技术，有效实现将各类不动产档案转化为明确的数字信息，并且讲这些信息储存在数据库里，借助网络将全国的不动产档案信息统合起来，并且通过计算机、大数据挖掘等技术进行统一管理，目标就是要建立一个系统、前面、科学、完备、安全的不动产信息数据库，供社会各界人士在国家机关的允许之下使用。这种方式极大方便了房产档案的集中管理与高效传输，在很大程度上实现了数字资源在全社会的共享。

2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性

在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。

3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略

3.1 加强不动产档案数字化管理的认知

近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。

3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平

应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。

数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工?N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。

3.3 其他措施

实现不动产档案数字化管理的目的在于科学、系统得管理房产档案，方便数字档案的调用、查阅以及相关部门与房地产企业及其他单位合法研究，为此就要保证档案的完整、权威、科学与便利，为国家以及企业管理者制定决策提供科学的参考依据。如果档案管理过程因为管理不善，导致档案内容缺少、信息记录不完整、不规范，这一定会导致档案信息的全面性、真实性和适用性大打折扣，进而失去了数字化不动产档案的存在意义。想要快速有效实现不动产档案的数字化管理，必须要不断提高数字化管理不动产档案的工作能力与工作效率，相关机构与单位应当从思想入手，深化人员不动产档案的数字化管理重要性的认识，让员工充分认识到不动产档案的数字化管理对于我国房地产业发展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理过程中，不断加大人力与经费的投入，以最快速度消除不动产档案的数字化管理工作存在的弊端，推动相关工作向着更好、更快、更完备的方向发展，促进档案管理现代化建设。

第6篇：数字化档案范文

一、当前我国档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。

第7篇：数字化档案范文

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

第8篇：数字化档案范文

关键词:数字城市 档案 数字化

随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。

一、“数字城市”的概念。

“数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。

二、“数字城市”与城建档案的数字化。

透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。

数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。

城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。

城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。

三、“数字城市”与城建档案发展方向。

城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作:

1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。

2.扩大城建档案接收、收集范围,特别要有目标地、有重点的收集与“数字城市”建设有关的档案资料。注意分析研究城市规划、建设和管理工作者利用需求以及“数字城市”建设工程数据采集的内容需要,有重点的收集与“数字城市”建设工程有关的档案资料,如建设用地管理、建设工程规划管理、房地产拆迁管理等方面的档案;工程勘测档案注重城市地图、数字化地形图、城市建设工程测量图、地下管线图等。工程建设档案主要有建设项目前期形成的文件、图表、施工文件、竣工文件以及照片、录像等,对这些档案资料要进行定性分析研究。

第9篇：数字化档案范文

（一）全面考虑各种实施要素

明确目标后，应确定各种实施要素，即数字化档案信息的重点发展项目，如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法，可借用某些指标性体系。

（二）保障系统的建立

构建保障系统也是为了保障数字化档案信息管理的顺利实施，保障系统指的是数字化档案信息管理体制、运行及保障机制。即档案信息的数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持，更无法脱离保障系统。

二、加快立法，确保数字化档案信息的法律效力

（一）加快立法

我国已经颁布了《合同法》，其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式，对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外，有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义而言，伪造电子档案数字签名的后果，和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。如今，逐步实现数字化电子档案法律效力已然成为一种趋势，除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外，还应加快立法，明确其法律地位。

（二）加强监控，确保数字化档案信息的法律效力

为了确保数字化档案信息具有足够的法律效力，不少国家纷纷制定标准化监控及管理程序，以进一步明确数字化档案信息的重要性。在完善的监控程序及高效的管理体系下，想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事，但是，应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前，不少法律案件均涉及到数字化权问题，为保障著作权者的合法权益，在档案信息的数字化过程中，应对档案来源进行鉴别，看其是否受到《著作权法》的保护，若在《著作权法》的保护范围内，应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受《著作权法》保护，则无需考虑这些问题。同时，还应确认档案信息的所有权，数字化档案信息仍属复制行为，必须同著作权人积极协商，给予其足够的报酬，并获得其许可之后，方可将其档案信息收录数据库中。

三、引入新型安全技术，保障数字化档案信息的安全性