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1.提升硬件水平,保障服务质量
多年来,我企业后勤部门为企业干部职工建立了许多与职工工作和生活息息相关的设施,目的就是为了给各职工干部创造一个文明、优美、干净的工作环境,这又称之为硬件建设,只有硬件建设搞好了,才能够为优质服务打下良好的基础。所以要搞好企业后勤就要搞好后勤服务保障工作。
2.坚持服务宗旨,提升服务品质
搞好服务很重要,能够大力发展企业后勤经济,能够更好地为企业服务,为职工服务打下良好的物质基础。这与我国企业在进行后勤改革之后,对内实行有偿服务对外实行经营服务是分不开的。
3.提高升后勤工作科学化管理水平
后勤改革制度自实施以来,先后运用了人事制度,建立起了优胜劣汰机制。再又建立新的收入分配机制,之后进行妥善安置分流人员,最后建立了科学的结算制度。不仅如此,后勤管理还通过实行科学化管理协助企业妥善解决了职工的养老问题。
二、当前国有煤炭企业后勤管理流程化存在的问题
1.管理真空现象严重
随着煤炭企业愈发发展成熟,现代化程度和规模都大大地提高和扩大了,此时再沿用适合中期发展的模式来进行管理,就会造成管理真空,与目前的业务不相匹配。如现在许多大型煤矿企业的电梯设备是归设备科管理,但是设备科又不具备清洁功能,这也是一个管理职责不清楚的具体表现。
2.人员素质有待提高
煤炭企业职工的工作能力不高,因为当前煤炭企业后勤部分本科以上学历只占到全体后勤人员的2%,其中还不包括物业管理类的专业人才,职工不具备规范的执行力度,导致职工工作期间信心不足和能力不够。
3.缺乏科学的工作规范
煤炭企业要想保证工作的稳定、持续、高效,就要在大事小事上都具备细致和明确的操作规范,例如小到清洁工抹布的使用方法、楼内通风系统的开启、关闭的方式和时间等;大到行政管理政策的形成和执行办法都要做到保质保量的完成。
三、煤矿后勤工作应注重三个度
要构建和谐矿区是为了能更好的为井下职工服务,让他们解除后顾之忧,因为矿工在煤矿井下工作,煤矿井下条件恶劣,职工们很辛苦。所以矿区后勤工作应当注重三个度。一是加强改善对职工服务的工作态度,这是后勤工作的根本所在,所以需要后勤工作人员对井下职工提供优质服务,把矿井职工当成是自己的兄弟姐妹,换位思考职工在井下的劳作有多艰辛,即使个别矿井职工对服务人员偶尔表现出了不礼貌的行为,也要用善意、和蔼的笑容去融化职工心中的不快,努力做到位每个矿井职工送去温暖,送去体贴。可树立矿工兄弟是上帝的思想,做到无条件无借口为他们服务,时刻保持主动、热情、耐心、周到的服务态度。二是企业要保证对后勤工作的支持力度,生活服务设施、设备的更换、维修、配置方面上都离不开企业得资金支持,只有支持力度做足了才能保证服务质量。所以企业应选派具有强烈敬业精神和具备后勤管理经验的人才来进行培训,之后再充实到后勤队伍当中,为后勤队伍所用。要做到完善和健全各项规章制度,做到标准化管理和实行目标管理责任制,也就一定的实现了职工对后勤负责,后勤对全体矿工负责。后勤要做到对每个矿工职责分明、奖优罚劣,要严格将服务质量和经历利益挂钩,这样才能保证后勤的管理水平和服务质量得到提高。三是把握为职工服务的程度。矿工的要求随着生活水平的提高和矿区环境的改善而不断提高,所以要对职工服务的程度进行一个定位,做到在量力而行的基础上尽量满足职工的需要。随着社会的快速发展,职工的需求还要向更高的层次迈进,要想体现出一个企业的形象,增强职工的归属感,增强企业的向心力和凝聚力,构建出一个和谐的矿区,就需要职工把后勤服务工作做得更加人情化、细致化、规范化。
四、结束语
一、目前我国企业中办公后勤管理中的不足
(一)就后勤保障制度而言,不够健全
笔者发现,当前我国的企业中普遍存在着后勤保障制度不够完善的现状,这严重制约了企业工作效率的提升。社会主义市场经济体制确立后,我国的企业也得到了极大发展,然而其后勤保障管理工作上却并未同市场机制相结合。尽管当前的企业中分设了财务、维修、餐饮等,然而在具体的工作过程中企业难以真正做到同后勤管理各部门的有机统一。另外,企业的后勤管理中还存在着各利一室权责不明确的弊端,从而出现后勤利一室间出现了相互推诊扯皮的现象,不利用后勤管理工作的顺利开展
(二)就办公后勤保障工作而言,相对保守
我国企业的后勤保障工作中还存在着另外一大问题就是流于传统守旧的工作方式,从而导致了后勤保障工作效率低下。当前我国大部分的企业其后勤保障工作依旧是以传统高度集权类型的计划经济管理模式为基础所开展的,这就导致了后勤管理工作难以追赶时展的步伐,呈现出明显滞后的现状。其中,这里所说的保守落后既包括了思想观念上的滞后,又包括了在管理方式上并没有引人现代市场机制,同时展相脱节
(三)就办公后勤的人才构成而言,有待提高
企业的办公后勤管理工作离不开专业人才的辅助,然而笔者发现,当前我国的很多企业中其后勤保障部门明显缺乏专业化的工作人员,其后勤管理人员呈现出结构老龄化、文化素养水平较低以及缺乏专业的管理能力等问题,从而不利于后勤管理工作的有效开展。同时,很多企业中缺乏必要的人才淘汰机制,使得后勤部门的人员水平难以得到提升,继而影响后勤管理工作的质量
二、当下实现我国企业办公后勤良好管理的对策
(一)进一步健全办公后勤保障体制
一方面,应当依据企业当前发展的状况实现其后勤保障体制的进一步完善,坚持实事求是的工作原则,做到一切从实际出发。毕竟伴随着我国社会主义市场经济的不断发展,各个企业也得到了良好的发展,口住有对于企业的后勤管理现状予以充分地了解,方能够制定与之相适应的解决对策,实现保障管理制度的健全。例如,笔者作为企业中的一员,见证了单位由于车辆的不断增多而相应提出了更为完善的后勤车辆管理制度,单位中的后勤管理部门对于车辆的管理工作进一步加强,其中包括了车位的管理与后续对于车辆的维修管理制定了利一学合理的制度,由此实现了后勤车辆管理的制度化与规范化,对于单位的发展具有重要的意义;另一方面,企业办公后勤保障体制的完善离不开各利一室的相互配合,因此应当明确单位中各利一室的职权与责任,实现利一室间各司其职与互不干涉,充分做好本职工作,提高办事效率,进而实现办公后勤工作管理水平的提升
(二)实现企业后勤保障工作的创新
鉴于当前我国相当一部分的企业在后勤管理工作中沿用传统落后方式的现状,实现其后勤保障工作的创新化管理成为解决该问题的主要路径,具体内容为:一方面,在后勤管理工作方面要积极树立创新意识,坚持与时俱进,不断创新的工作理念,根据当前企业的发展现状制定相应的解决方案,避免受到传统落后管理理念的干扰,如钊一对于办公室的管理工作中可以依托互联网技术的发展实现企业的网络化办公,后勤保障人员就要做好充分的网络管理工作;另一方面,企业的办公后勤管理工作还应当适时引人市场机制,实现后勤管理工作同社会市场机制的有机结合,实现办公资源的优化配置,提高其使用效率,从而促进后勤保障工作的进一步发展
(三)组建高素养的后勤管理保障团队
我国企业要想实现其办公后勤管理工作水平的进一步完善与提升离不开专业的后勤保障人才团队建设,笔者认为企业应当着重组建具备高综合素养的后勤管理保障队伍,具体措施有:一方面,在办公后勤工作岗位的人才选聘环节上,坚持公平、公正、公开的选拔原则,制定一系列利一学的人才选拔标准,不仅考查应聘人员的知识素养,更重要的是关注其实践应用能力,对于特别优秀的人才可以予以破格录用,为贤任能,独绝走后门与暗箱操作等不良现象的出现,保障整个选聘过程的透明化;另外,企业还应当充分做好对于当前在职后勤员工的培训工作,企业要想不断发展提升,后勤管理水平也要相应进步,因此,企业在其日常工作过程中要定期开展对于后勤管理人员的培训,充实其专业知识与技能,提升自身的综合素养,为后期工作的顺利开展奠定良好的基石。
(一) 制度不完善
从总体看各种制度缺乏标准化、规范化、制度化、程序化,工作效率低下、管理混乱、人为因素大、随意性强等,各项工作体系难以协调运行,这就在一定的程度上造成了职责不明确的现象发生。
(二) 设备不完善
在传统的后勤管理中,设备陈旧,很多工作都是通过手工完成的,不仅工作效率低下,而且大大增加了成本。
(三) 人才短缺
由于信息化建设需要广泛运用计算机技术,需要大量的计算机人才。当前,从事后勤管理工作的职工综合素质偏低,对后勤管理的经验不足,年龄也普遍偏高,很难适应信息化建设的步伐,而没有技术力量的支撑,信息化只是一句空话。
(四) 缺乏信息共享
高校后勤管理工作是一项复杂的综合性工作,业务点多、服务范围广、数据采集点较分散,难以采集全面的信息,加上有些信息点采用的是独立的信息系统,造成了信息难以共享,给系统之间的整合工作带来了困难。
二、后勤信息化建设的对策
(一) 更新观念
高校领导和管理人员必须转变观念,树立后勤管理人员信息化建设观念,充分认识到信息化建设的重要性和必然性,只有这样才会有更多的资金投入到信息化建设中来,才能使后勤管理人员做到全面落实信息化建设制度或措施,为广大师生提供多种优质的服务。
(二) 完善后勤管理信息系统建设
首先要积极采用多种先进的科学技术,选择质量较好的硬件设备,实现后勤管理信息资源的共享,以校园局域网为平台,构建标准化的后勤管理信息系统,为学生的学习和生活提供便利,不断提高后勤管理水平。我院新校区在餐饮经营和水电管理方面建立了信息化服务平台,管理上和效益上都取得了较好效果。
(三) 强化制度建设
要制订健全、标准化、制度化的信息化建设制度,树立统一的技术规范,实现资源和信息的共享,加强对各岗位人员的权限控制和数据接触控制,这些对于保证数据准确性和安全性具有重要意义。在工作中认真贯彻落实各项制度,充分发挥制度的积极作用。
(四) 提高人才素质
高校要树立科学利用人力资源的重要观念,为了提高信息化建设人才的素质,一方面可以对现有的人才进行培训,不断培养职工信息化意识来激发工作兴趣和工作能力,还可以通过必要的行政手段或者激励机制,以此来刺激管理人员参与学习。另一方面可以面向社会选拔多种优秀的信息化建设的人才,为高素质管理人才的进步和发展推动广阔的空间。
三、小结
后勤服务的对象是寄宿学生,而寄宿生赖以生活的场所需要良好的硬件设施,因此,硬件设施的好坏对学生的寄宿生活有着至关重要的影响,甚至可以说,良好的硬件设施就是良好寄宿生活的一半。首先,要加强学校食堂建设。学校食堂建设关系到寄宿生的饮食问题,正所谓民以食为天,寄宿生离开父母和家庭,要在学校里独立生活,吃饱饭、吃好饭能让寄宿生减少对家庭和父母的思念,进而安心学习。同时,科学丰富的饮食对正在成长身体的学生来说也非常重要。其次,要加强宿舍建设。宿舍是寄宿生就寝和课余生活的重要场所,良好的寄宿条件和温馨的宿舍氛围有利于学生的休息,减少学生对寄宿的抵触情绪,让其安心于寄宿生活,最终促进其学业的提升。要特别重视宿舍文化的建设和创新,良好的宿舍文化能够促使宿舍内成员的团结互助,在学生心理产生家的归属感,相反,不和谐的宿舍氛围会导致宿舍内矛盾重重,不利于学生安心学习。第三,要加强学生活动设施建设。寄宿生饭后活动场所仅仅局限于学校内,如果没有丰富的活动器材和形式多样的活动内容,单一而乏味的活动会滋生偷盗、学生矛盾等不良行为,因此,丰富的活动器材和多彩的活动内容是后勤建设的重要方面,对寄宿制学校的办学质量和办学效益有重要作用。
二、整章建制,加强后勤管理制度建设
制度是行动的指引和监管,没有规矩不成方圆。寄宿制学校的良好运转离不开后勤服务工作的高效有序,想要做好后勤服务工作,首先要建立健全各项后勤管理制度。本文认为可以将后勤管理制度分为三个大块,即饮食安全管理、宿舍安全管理和水电暖基础保障管理。饮食安全管理方面,要从食堂工作人员检疫、食材进料监管、食品加工流程、饭菜留样等方面确保饮食安全;宿舍安全管理方面,要从就寝制度、宿管值班制度、学生执勤制度、宿舍文化建设方案等方面入手,将学生的住宿安全放在首位,用制度确保宿舍安全;水电暖基础保障方面,要从学生的需求和寄宿制学校的有序运转入手,将水电暖维修、故障排查、日常维护等内容纳入到管理制度当中,为常规工作提供制度保障。只有建立完善了管理制度,后勤工作才能够有序高效的开展。
三、提升后勤人员专业素养
农村寄宿制小学由于地处偏远,条件艰苦,加之经费短缺等原因,在教师的配置上不能够完全满足后勤工作的需要,这就要求现有的后勤工作人员不断提升自我素养,胜任各项工作。首先,在人员安排上要科学合理。后勤人员因为其从事的工作比较琐碎繁杂,也有许多体力工作,所以在在人员安排上,既要有中老年教师,也要有青年教师。其次,要定期对后勤人员进行技能培训。后勤工作中需要接触电、水管、机械等器具,要求后勤工作人员掌握一定的机电知识,定期对他们进行相关知识的培训,能提高他们的工作效率,确保后勤工作的有序开展。同时,对宿舍管理教师进行教育心理学等方面的培训,提高解决宿舍矛盾的能力,形成宿舍文化创建能力,保证宿舍建设有序开展。第三,合理激励后勤工作人员。后勤工作繁重而且比较脏和累,所以后勤人员时不时会产生抱怨和抵触心理,做好后勤工作人员的心理调适和引导,同时科学的评价他们的工作,并给予一定的激励,最终确保后勤工作人员能够全身心地投入到工作之中。
四、加强财务管理
后勤工作是学校正常运作的生命线和保障点,正如油一样,学校的后勤工作需要资金的大量投入。学校经费中很大一部分就是投入到了学校的后勤部门。正因如此,就更需要将资金花在该花的地方,让花出去的每一分钱都发挥它的作用。首先,学校要健全财务管理制度,严格控制资金的使用,从资金的使用起点到最终产生效益都要有严格的监管。其次,资金的使用要经过校委会的批准,杜绝领导拍脑袋决策,尤其是后勤资金的使用上,总务主任要经过多次论证之后拿出可行的方案,才能将资金落到哦实处。只有加强财务管理,在后勤工作中才能既不浪费钱财,又能合理使用资金,确保后勤工作的高效开展。
五、创新后勤管理理念
(一)模拟市场模拟市场常在高校后勤改革初期进行,通过校内甲乙方模式开后勤管理。在管理过程中,甲方为学校成立后勤管理处,而乙方则为从学校分离出来的后勤实体,甲乙双方签订契约,建立契约关系,按照企业形式进行运行。在高校后勤管理中,其后勤实体并不是独立法人,与学校具有一定联系,且后勤实体具有教育属性,为学校服务,并不像社会企业那样一味的追去利益最大化。因此,高校后勤实体并不能完全做到独立核算、自负盈亏、自主经营。同时,模式市场中,后勤服务产品的购买者是高校或师生,而后勤服务产品的生产者是后勤实体。
(二)BOTBOT即为建设、经营、转让。在运行过程中,通过政府的运作渠道,高校与非官方资本共同签订项目特许经营协议,向非官方资本组建的投资机构移交投产后一定时间内的经营权、基础设施项目的建设权等,利用自行筹集资金,投资机构自主进行项目经营、建设。而等到特许经营期满后,公司将获取合理利润,并收回建设项目成本,向高校无偿移交基础设施。同时,BOT具有以下优点:
1)可对社会的闲置资本进行直接利用,增加高校后勤资本投入,在一定程度上弥补后勤资本不足。
2)有助于高校集中精力进行科研、教学,从市场原则指导后勤管理。
3)由投资者经营管理投资BOT项目,从而使高校节省了与后勤人员相关的医疗、住房、工资等开支。
(三)自由市场高校后勤管理改革,自由市场模式是其主要选择,社会企业是生产者,消费者是学校或师生,直接购买后勤服务产品,选择生产者、安排服务。在自由市场模式中,通过向社会企业招标,与中标者签订合同,高校将许多后勤服务产品择优发包,并由中标者提供后勤服务产品。该模式引进、借助优秀社会力量,为高校提供服务,从而形成一种有效的制度安排。同时,自由市场模式对制度环境的要求较高,需要较高的市场成熟度、健全的法律制度,在良好的市场环境中实现自由竞争,确保市场的高效性、有效性。
二、高校后勤管理模式多元化发展的影响因素
在高校后勤管理模式的探索、发展中,其多元化发展受各种因素的影响,管理模式的选择需要对这些因素进行考虑。
)改革方面的因素,主要包括相关法律法规、政府支持度、高校所在地的市场化程度等。由于高校后勤管理涉及到物价、认识、税务、劳动等多方面问题,相关法律的规定将直接影响高校后勤服务选择的自由度。
2)高校自身因素,主要包括高校的重视度、后勤人员素质、学校规模、学校师生购买力等。其中,高校决策者对后勤管理越重视,高校便会采用BOT、自由市场等相对开放的管理模式。同时,后勤人员的能力、素质决定着后勤管理改革的质量,高素质后勤管理人员可根据高校、师生需求,根据市场因素采取科学的管理模式,提高改革进程。此外,高校月密集、规模越大,市场规模效益越好,引进更多企业。
三、结语
1.后勤管理的产权关系不清晰
高校后勤管理的社会化是通过组建高校后勤服务公司、实体、中心或集团,用企业化、集约化、专业化的管理形式,提供高效的后勤保障服务。因此,实现后勤管理的企业化经营,做到与高校分离是社会化改革的关键所在。目前,在高校后勤管理社会化的改革中,虽然后勤管理的经费和人员与学校已经分离,但是后勤管理部门的资产仍归高校所有,使得后勤管理实体的产权关系不清晰。后勤管理实体的人员和资金在与高校分离后,高校却抓住后勤的资产不放,造成以企业管理方式运行的后勤管理实体在自负盈亏的模式下,无法明确与高校之间的产权关系。
2.后勤管理社会化的体制不完善
“后勤社会化改革的长期性和缺乏市场竞争的后勤管理观念导致后勤管理机制不合理和管理体制不健高校后勤管理社会化改革中存在的问题及对策徐光伟全”目前,高校后勤管理的体制还很不完善,其主要表现为监督和经营的体制不完善。部分部属或省属的高校的主管部门在管理过程中,只是按照国家的相关政策去进行宏观调控,而一些具体的管理政策是由高校自行制定,这样一来,后勤管理的社会化改革也就变成这些高校独立的管理行为,使得高校的主管部门也无法对其进行监督,而高校中有监督职能的部门受到专业水平和经验等方面的种种限制,往往无法与后勤部门进行有效的协调,对于监督也起不到作用,因此造成高校的后勤管理工作在社会化改革的进程中出现诸多问题。另外,很多高校原有的后勤管理部门在社会化改革的过程中被后勤集团代替,在实际的运作过程中,后勤集团经常会将自己作为管理部门,通过管理代替服务与经营,使后勤部门的经营过程过于行政化,忽视了经济效益和成本核算的重要性,从而导致经济效益差、员工没有积极性,与后勤集团的经营目的和服务宗旨严重偏离。
3.后勤管理社会化的制度不健全
对学生食堂与学生公寓管理的规章制度是目前高校后勤管理社会化过程中最为缺乏的。在学生食堂的运营管理中,高校没有相关的规章制度进行约束,很多承包方由于过分追求利益,从而降低成本,服务质量也随之下降。此外,高校也没有明确的规章制度来保障学生公寓的用水、用电,对于违章用水、用电的现象无法做到完全禁止,因此管理方常常会为了节约成本,而违规的停电停水,对于学生们的正常的学习和生活会造成严重的影响。
4.后勤管理队伍的专业水平偏低
目前,高校的后勤管理人才资源匮乏,现有管理人员普遍存在基本素质低、文化水平差等问题,他们对于高校的后勤管理工作知之甚少,所以很难适应社会化改革的新形势。对此,高校的后勤管理部门应不断加强管理队伍的建设,提高管理人员的素质,推动社会化改革的发展进程。
二、推动高校后勤管理社会化的相关对策
1.更新管理观念,提高后勤管理及服务的水平
在社会化改革中,高校的后勤管理人员一定要更新观念,将为高校师生提供优质的服务作为目标,提高自身的服务意识,同时要加强监督,注重收集和汇总学校师生对后勤工作的意见和建议,对于存在的问题要采取及时有效的措施进行改进,衔接好后勤管理实体与学校之间的关系,从而将社会化改革落到实处,提高后勤管理工作的服务水平。
2.加强队伍建设,提高后勤管理人员素质
我国高校的后勤工作人员通常是由临时工及部分后勤管理人员组成的,他们的待遇普遍较低,使得他们的工作积极性不高,因此,在聘用人员时,要选择专业素质较高的人员作为管理者,提高这些人员的待遇,并给他们提供培训和学习机会,不断提高他们的管理水平,对于普通工作人员,要采取一些有效的奖惩机制,激发他们工作的积极性和主动性,提高他们的服务意识和服务水平,从而使后勤队伍的整体素质得到提高。
3.健全监督体系,促进后勤管理的社会化
在高校后勤管理的社会化改革中,对于后勤服务的质量、价格以及管理水平都不能通过行政指令进行强行监督,而是要进行有系统、有计划、有组织的监督。这就必须要建立健全消费者的监督体系,并且严格贯彻执行该体系,才能使高校后勤管理社会化改革的方向有所保障。
三、结语
(1)当前,我们国家有许多高校的后勤管理工作模式比较单一与陈旧,有的高校虽然应用了管理信息系统软件,但是其信息化的程度与水平较低,完全不符合当前的教育改革目标。不仅如此,高校管理信息系统水平与方式大有不同,并且发展层次极度不平衡,有的学校应用了比较高端的管理信息系统,但是有的高校仅仅只是运用了一些简单的计算机技术,例如基本的办公软件与统计软件等,这没有从根本上改变当前的后勤管理现状。
(2)高校在学生管理工作方面有些改进与完善,例如,高校后勤管理工作中运用了IC卡来管理学生的食堂管理工作与生活用水等方面的工作,这虽然为高校后勤管理工作提供了便利之处,同时也避免财务问题的出现。但是这种简单的后勤信息管理系统仍然不能够满足到其他的后勤管理工作的发展要求。
(3)我国高校整体的后勤管理信息化水平差异化比较明显,有的高校管理化水平较高,有的高校管理化水平仍然停滞不前。后勤管理信息化水平较低的高校主要体现在:管理信息系统设施比较陈旧与落后、后勤管理工作的制度与标准不健全、相关方面后勤人员的信息更新较慢。不仅如此,学校在后期人员培训等方面投入的时间与资本较少,使得后勤人员的专业性稍弱等。
2高校后勤管理信息系统的设计与实现
高校后勤管理工作的范围比较广,并且相关方面的规模比较庞大,因此在进行管理的时候常常会出现一些偏差,因此必须加强相关方面的管理工作,提高管理信息系统的设计与实现质量。当前,许多高校都有自己专门的Web网址,这样就有利于加强后勤管理工作质量,加强内部管理信息之间的沟通。当前,高校后勤管理信息系统的设计采用了计算机网络技术、管理理念以及信息化技术等,这样才设计出符合高校后勤管理工作的系统。在高校后勤管理信息系统设计的过程中要综合考虑以上几个方面的因素,在设计的时候要深入分析各因素之间的关联,这样才能够有效提高系统的运行效率。高校后勤管理信息系统的设计理念应当始终贯穿着实事求是的原则,将学校的后勤实际情况纳入其中,不能够盲目的借鉴其他高校的设计,只有这样才能够有效促进高校各部分改革工作的进程。设计的板块主要是指:后勤管理工作信息系统、系统运行数据库以及后勤管理信息系统安全防护板块等。高校后勤管理信息系统的实现:高校后勤管理信息系统主要包括基础设施统计系统、资源管理系统以及日常事务管理系统等。基础设施设计系统是指物业保洁基础设施、校园绿化的基本运用工具、设备维修工具、食堂内部基础设施、保健部门的设施以及车辆等的统计与管理工作,均利用此项系统进行统计与管理。资源管理系统以及日常事务管理系统都是统计资源与日常事务所需物资的购进与发放,以此来详细的反应后勤管理过程中物资的流动方向、用度开支以及损害情况等。高校后勤管理信息系统的实现主要是利用各种计算机技术、互联网技术、统计学技术、管理知识理论以及其他方面的技术,不仅仅涵盖了学校的后勤工作,同时也为其他工作的有效开展提供了重要的基础信息。
3结语
湖南农业大学后勤服务集团于2005年引进ISO9001:2000版质量管理体系,顺利完成质量手册等体系文件的编写、审查和实施工作,同年10月份圆满通过质量体系的认证工作。2011年,根据质量管理体系认证的要求,将ISO9001:2000版升级至ISO9001:2008版,我校后勤制定的总质量方针是:“质量求生存、管理出效益、创新谋发展、服务创品牌。”主要的质量目标是:顾客满意度达85%以上,每年提高一个百分点;顾客投诉处理率达95%;服务设施完好率达95%;及时消除安全隐患,杜绝一切重大事故。目前认证体系覆盖集团办公室、接待旅游与培训中心、学生餐饮服务中心、通讯服务中心、物业管理公司。通过体系建设,有效促进了各部门规范运行和质量提升。
2推行ISO9001质量管理体系的成效
ISO9001质量管理体系经过几年的运行,给集团服务工作带来了新变化,后勤集团的日常管理日趋规范,员工的服务能力与水平不断提升,师生满意率不断提高。
2.1后勤服务管理更加规范化、标准化
后勤集团质量管理体系文体包括《质量手册》、《程序文件》和《质量记录》等,文件中明确了各部门、各岗位的职责权限,界限清晰,操作规范,任何工作都可以从体系中找到规范的程序,并进行有效的协调。因此,推进ISO9001体系的实施,能够促进一步范围内服务标准化的形成,从而加深高校后勤间的相互沟通与理解,为后勤服务提高竞争力、加强交流及行业自律创造良好条件。
2.2员工的服务能力与水平进一步提升
全员参与是ISO9001质量管理体系强调的一个重要管理原则。人力资源是发展之本,员工整体素质的提高是质量管理体系运行有效的重要因素。目前后勤服务处的员工整体素质偏低,这就需要集团坚持不懈地开展教育培训,采取多种形式提高后勤工作人员的质量意识和业务素质,构建网络信息学习平台,使员工快速学习所需知识和技能,明确岗位职责,完善内部监督机制,从根本上解决管理程序不善所导致的种种损失。后勤服务的每一个职工要积极主动地参加培训学习,深入理解质量管理体系的精神,提高业务技能和服务意识,逐步提高后勤服务质量管理水平。
2.3师生满意率得到有效提升ISO9001质量管理体系是一种有效的质量管理手段,能够在体系内部建立程序化、规范化的工作秩序,各部门通过宣传网站、调查表等形式定期与顾客沟通,进行满意度调查、分析、处理、反馈沟通和调查结果,真正做到以顾客(师生)为关注焦点,事先了解顾客需求,从而把工作做在先,避免了一些不必要的顾客投诉,提高了顾客满意度。
3ISO9001质量管理体系运行中应注意的问题
3.1要防止ISO偏重文件化的倾向
实施ISO质量管理体系,首先要编写一定数量的程序文件和相关资料作为实施的前提条件,然而在实际的运用中会发现这些资料同现实有很大的差距,有些条款互相矛盾,不适用于后勤服务部门,这时就不得不重新修改文件或删除不必要的条款。因此要正确理解标准的内容和要求,结合实际情况,制定可操作的文件,而不是在文件的编写形式、编写数量上纠缠。
3.2正确认识ISO9001认证的目的
后勤管理如果仅仅是围绕提高管理水平而开展ISO9001认证,往往会陷入“为了认证而认证”和“巧妇难为无米之炊”的尴尬局面,这也是有些后勤实施ISO9001认证后为何效果不理想和存在“两层皮”的原因。殊不知后勤在实施ISO9001认证的过程中不是简单提高管理水平的过程,而是综合全面提高的过程,提高管理仅仅是一个手段,真正的目的是提高后勤的服务质量。所以应该以提高后勤服务质量为目标进行认证,不是以提高后勤管理水平为目标进行认证。
3.3注重职工的培训学习
全员参与是质量认证体系中的重要原则,若使质量管理体系能够有效运行,必须对职工进行培训,以提高职工的参与意识、参与技能,对职工培训主要有以下几个方面:首先培训职工体系文件的学习,包括过程、质量方针以及质量目标。质量目标要得越详细,职工越容易学习和掌握,并易于操作。其次岗位技能及岗位考核学习,要具备岗位技能,掌握岗位指标要求,做到程序化标准。
4有效运行ISO9001质量管理体系的对策
4.1要广泛宣传和全员参与
质量管理体系是一个涉及各部门全过程的综合体系。ISO9001标准中明确要求“全员参与”,这是质量管理体系有效运行的保证。建立和推进ISO9001质量管理体系不仅需要后勤集团领导的高度重视,从人、财、物上给予大力支持,还需要大批中层领导干部自觉主动地学习质量管理体系文件,执行体系标准和规范,做好宣传发动工作,调动员工的工作热情,带动全体员工自觉地按照体系要求去做。特别是后勤管理人员,要解放思想,更新观念,接受从人治管理向法治管理的改变,正确认识管理体系的作用,正确处理旧的管理模式和质量管理体系要求之间的矛盾。
4.2不断加强体系文件的学习与培训
通过ISO9001质量管理体系认证后,要继续加强员工对文件的培训与学习的工作。一方面制定详细的培训的计划,既要重视开始,也要重视过程和结果,通过培训学习使文件的内容与要求内化为员工的工作需要,熟练掌握工作流程与程序。另一方面要对员工进行职业道德教育,提高员工的质量意识,树立遵守质量标准的理念。只有全体员工的质量意识提高了,对自己的工作忠于职守,才能使后勤服务管理工作有着更大的进步。抓好内审员和基层部门管理人员的培训,为管理评审活动的开展提供人力资源保障。
4.3坚持管理体系的持续改进
教师定期开展公开课和展示课是我校开展教师培训、打造高效课堂的常规性工作,随着学校规模的扩大和教师数量的增多,公开课和展示课的安排成为了工作的难点,不能组织大规模长时间的课堂观摩活动,不能满足教师实际的学习和展示需要。为了实现教师上课,听课的自主选择性,学校开发了在线报课系统,教师通过此平台申报公开课的时间、地点,科目、内容,其他教师有选择的在线注册听课。这样一来,对于授课教师来说,展示课的备课环节、时间、展示班级的选择都是自己决定,自主性大大提高;对于听课者来说,通过自主选择,提高了听课的针对性。课后主讲教师、听课教师还可以通过联合备课系统交流反思与收获,在互动交流中,在“供与求”的和谐中促进了教师专业发展。
二、利用现代网络技术,整合学校、家庭、社会教育资源,提升教育管理效能
在对学生的教育过程中,只有学校教育和家庭教育二者有机结合形成教育合力,才能更有力地促进学生的健康成长。许多教育问题单凭教师个人能力是不能解决好的,需要家长和老师的密切配合。为了实现“家校互动”“家校共育”,发挥家庭教育的影响力,我校充分利用网络在信息传递方面的优势,为每个班级建立了网上班级空间,班级空间分为班级日志、班级相册、班级视频、班级作业、家长寄语等功能,每一位学生都有一个账号,随时随地登陆进入自己的班级空间中,发表日志、图片和视频,查看当天的作业,给老师留言等。班级空间拓宽了传统班级管理的时间、空间限制,家长朋友随时可以通过空间了解孩子在校的学习情况,通过图片了解孩子班级环境及近期各类活动。家长还可以在班级空间上表达家长之声、交流家教经验、共聊育儿话题,同时也可提出班级建设意见或建议。班级空间是进行班级数字化管理的有效工具,也是一个平等的教育平台,实现了学生、家长、教师在网络空间中深度交流沟通,让家长与孩子共同成长。随着智能手机和微信的快速普及,我校及时开通了微信公众服务平台,又开辟了一条学校与家庭、学校与社会沟通的快捷通道。此平台不仅仅是一个展示学校的舞台,还是一个及时反馈平台。通过发送互动问题,收集学生、家长和社会各界对学校管理过程中存在的问题、意见和建议,反馈教师的教育教学、班务管理、职业道德等,反映家长和学生的心声,为学校的决策,制度的完善和修订提供了依据,为学校对老师的评价提供了依据。有了家长和社会的参与,学校教育管理就更完整了,管理效果也事半功倍。
三、建立后勤服务数字化