电子档案管理要求精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理要求范文

计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

第2篇：电子档案管理要求范文

电子档案管理现状普及应用

档案管理工作并不是许多人认为的那样，简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调出去档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。

一、档案信息电子化的利弊

1.电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在U盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。

2.电子档案的缺陷

电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。

二、电子档案如何更好地普及应用

1.积极纳入领导协调机制

应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。

2.与时俱进，观念创新

电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。

3.遵循标准，推进标准，加强法律建设

第3篇：电子档案管理要求范文

一、电子档案管理在银行档案管理中存在的问题

根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管?乐亍F渲性谙喙匚南字斜砻鳎?有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。

二、电子档案管理在银行档案管理应用

（一）可降低银行档案管理的强度

从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。

（二）符合会计电算化的要求

电算化是时展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。

（三）在银行中的应用

在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。

三、电子档案管理在银行档案管理发展

从属性分析在当前发展趋势下，电子档案管理成为了银行档案管理的关键所在，并且在新时期，全新档案管理理念提出之后促使银行档案管理要求逐渐与业务流程相互融合，不仅将中间环节加以简化，并且也明确了操作流程，减少各项成本，在此发展背景下，银行档案管理中电子档案管理在未来的发展需要从以下三点出发：其一是需要进一步明确档案管理的重要性，银行的业务部门在推出业务的时候需要与部门相互沟通与交流，比如涉及到会计资料的则要与会计部门相互沟通，并界定其保管期限。其二是业务部门在对各项资料进行归档的时候需要从现实出发，对其正确性以及必要性进行分析与探究，将明细列出，对归档范围加以明确，从而减少归档的数量。比如前台生成的各类业务资料，需要严格按照资料名称进行归纳与整理，分析哪一部分内容不需要进行归档，哪一部分资料需要保管，还有一点是电子数据需要满足实际的情况，避免发生重复归档的现象。其三是需要在满足会计核算基础下，要采取系统优化的方式选择节点，在档案入库之前要对资料进行分期限装订，或者依据实际的情况制定完善的规范与要求，减少银行后期的档案管理工作量，并简化档案的分拣工作，提高档案管理效率与质量。

第4篇：电子档案管理要求范文

关键词：办公自动化；档案管理；电子化

一、基层档案管理工作现状及存在的问题

近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：

一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。

二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。

三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。

四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。

二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行

一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。

二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。

三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。

第5篇：电子档案管理要求范文

【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

第6篇：电子档案管理要求范文

【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化

一、我国乡镇档案管理中的问题

乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。

二、乡镇档案管理方式

纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。

电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。

三、乡镇档案管理电子化的优势

乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。

乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。

四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性

（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求

乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。

（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径

乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。

参考文献

第7篇：电子档案管理要求范文

[关键词]电子档案管理；信息化建设；管理体系构建

为适应社会发展的需要，建立健全信息化电子档案管理体系十分必要。就档案管理工作者而言，一方面需要更新电子档案的管理策略，以现代化、电子化的管理方法保证其信息化、网络化的实现；另一方面需要保证电子档案在不同领域应用效益的提升，以顺应时展的全新趋势。

一、新时期电子档案管理的重要意义

首先，传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，并有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。

其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。资源使用率及用户满意度的提高，意味着档案管理工作服务质量的全面提升。

最后，有别于传统档案管理只能保存纸质文字资料，电子档案突破了载体的限制，在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

二、新时期电子档案管理的问题分析

首先，对电子档案的认知与利用存在着三种误区――习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；打印所有的电子文档，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。

其次，电子档案的信息可读性受到科技发展因素的制约。这是电子档案管理工作所遇到的较为突出的问题之一，一些电子资源的储存载体（磁盘、光盘等）外秒看起来保存完好，但是其内由于加密、软件升级、硬件设施进化和编码方式变化等原因，常出现信息不可读取的问题。而且随着信息技术的不断推陈出新，新编码技术对旧编码技术的不断替代，电子计算机外部运行环境与内部电子文件编码方式间的矛盾越来越突出，电子档案信息可读性的制约也越来越强劲。

最后，电子档案的“原始性”难以界定和保持。档案的原始性是保证其在法律上具有凭证作用的关键，然而电子文件具有的“载体与信息相互分离”的特点，导致一些信息极容易被更改而且难以被发现。鉴于此，电子档案的“原始性”就无法采取和纸质文件一样的判断标准来执行。

三、新时期电子档案管理的实践应用

（一）强化信息化管理意识

在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所使用的一直都是最为传统的纸质档案，电子档案作为信息化发展进程中顺势而生的产物，人们对其仍存在认知上的不足。鉴于此，在电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。

首先，领导层面要致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。

其次，档案管理部门在思想意识层面要加大重视力度，不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使他们在意识到工作重要性的同时，能够在对外层面上争取到对档案信息化管理工作方面更多的投人，以促进相关管理内容的高效进行。

最后，新时期所有行业的工作人员都应当注意不断更新自身对于电子档案管理事业的观念，加大对电子档案的开发利用的宣传力度，提高不同领域人们对于电子档案的认识和使用程度。

（二）完善信息化管理体系

新时期电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。同时该体系在制定的过程中，应当对有关对电子档案管理的部分进行合理的细化，并采取必要手段提高相关业务流程中工作人员的熟悉度以及规范性。另外，安全性也是电子档案信息化管理体系的重要核心，尤其是需要注重来自网络安全的防范，以保障各类电子档案的完整性和安全性。

（三）加强信息化人才建设

加强信息化人才建设，需要注重对电子档案管理人员素质（档案管理水平等）的培养，以及对相关的工作人员进行业务（计算机业务水平等）的培训。电子档案管理工作者不仅需要掌握图文排版处理、多媒体文件信息处理以及各类文件、邮件收发等较为基本的计算机操作技术，还需要掌握必要的电子文件归档方法以便在进行电子档案归档过程中顺利完成身份识别、权限控制等技术要求的设定。

综上所述，新时期电子档案管理工作具有非常强的复杂性。在保管方面，应当注意避免对计算机过度依赖，从而使电子档案在进行计算机硬件更新或者出现储存媒介损坏时，避免发生文件丢失的情况；在利用方面，档案管理人员要切实做好安全管理工作，保证电子档案在使用过程中的安全性（避免发生数据外泄这种情况）；在鉴定与审核方面，档案管理人员务必要小心谨慎，通过对电子档案保管期限进行严密审核，来维护其真实和有效性。只有这样，电子档案管理工作才有可能适应新时期科技以及社会发展的需求，为我国各企事业单位档案管理工作提供便捷、高效的服务。

参考文献

[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程，2014（09）.

[2]何所惧.新时期电子档案管理存在的问题及应对措施[J].办公室业务，2014（01）.

第8篇：电子档案管理要求范文

关键词：水库；电子档案；管理

1 水库做好电子档案管理工作的意义

1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2 水库电子档案管理工作中存在的问题

水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

2.1 管理人员对电子档案重视程度低 在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

2.2 电子档案技术管理问题不到位 电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。

2.3 电子档案管理人员能力素质存在不足 在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

3 做好水库电子档案管理工作的对策

水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

3.1 重视电子档案管理工作的建设 重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

3.2 做好对电子档案管理工作的技术支持 这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。

3.3 强化对电子档案管理人员的培训 在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。

4 结论

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。

参考文献：

第9篇：电子档案管理要求范文

1 档案管理电子化的重要性

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理电子化的特点及优点

档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。

档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。

3 档案管理电子化的现状及主要问题

（一）对档案管理电子化的重视程度不足

首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。

（二）缺乏专业的电子化档案管理人才

档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。

4 提高电子化档案管理水平的途径

（一）转变思想观念，树立电子化管理意识

新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。

（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现

实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。

（三）培养档案管理电子化的创新型人才

档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。

（四）增强电子档案信息和数据的安全性

电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。

5结语

综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。