电子文档论文精选(九篇)

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第1篇：电子文档论文范文

电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：

（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：

（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。

（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

三、结语

第2篇：电子文档论文范文

1、被纳入企业知识管理范畴

在经济发展的当今阶段，自然资源的优势已不再成为经济增长的关键，知识资源因能促使有限的资源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸显，企业由信息管理向知识管理进行突破。知识管理就是帮助员工对拥有的知识进行反思，调整和发展企业内部结构，提高员工进行知识交流的技巧，增加获得知识的来源，最终促进知识交流并产生最大的效益。电子文件作为企业重要的信息数据，是企业进行知识管理的重要内容。如何组织开发利用好这种特殊的资源，成为企业发展的现实需要。

2、电子数据管理不够规范

档案、资料和数据是企业知识管理的重要组成部分，体量、载体、介质的多样化为档案收集带来了新的课题。国家《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011—2015）》和《关于组织开展电子政务内网“业务信息和电子文件交换系统”试点示范工作的通知》，对我市电子文件管理的原则、内容和任务要求进行了进一步明确和部署。但是电子档案的科学化、规范化、安全化仍然较低，成为传统档案管理中的难点对象，重视纸质档案实体、忽视电子档案管理的现象较为普遍，企业信息系统中的重要信息和数据，缺少可借鉴的档案管理规范和标准，元数据不够统一，管控效率较低。

二、当前企业信息化环境下电子档案管理工作现状分析

由于电子文件对计算机设备的依赖性、内容与结构和存储载体的可分离性、电子文件自身的不稳定性以及认识不足，使目前信息化环境下的电子文件归档收集工作尚显薄弱。

1、信息壁垒加大电子档案收集难度

随着信息技术的高速发展，企业步入信息资源管理时代，各业务领域普遍开发应用了信息系统。由于各系统的开发环境不同，各专业之间、部门之间存在着信息壁垒，加之档案人员与业务人员沟通渠道有限，档案人员很难及时进行收集和归档指导，使企业电子信息很难实现有效聚合和共享，文件、数据的利用率较低。

2、管理粗放加大电子档案规范管理难度

目前，企业各级人员普遍未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行收集、整理、鉴定和归档；有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法修改和损害；有的电子文件处于自生自灭状态；有的只用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其他信息而被删除；有的对电子文件不分价值进行全部保存；有的仅保存在硬盘里，电子文件数量庞大，增加了管理和使用的时间和精力，需要对电子文件进行收集、管理和归档等相关控制。

3、电子设备的更迭对档案征集提出考验

科技的进步使计算机系统加快升级更新，老版本的电子文件无法在新的软硬件环境中直接使用，不仅增加了电子文件有效利用的难度，也给电子档案的收集管理带来了极大的考验。

三、电子档案管理收集模式构建策略

“泛在知识环境”下的电子档案管理模式，应按照全程管理、规范管理和安全保密、便于利用为建设原则，采取电子文件前端控制、全程管理等方法，加强通用业务电子文件和专业工作电子文件的管控，厘清现行文件和非现行文件之间的管理要求，形成文件生成、办理、交换、归档、保存等各个环节的规范管理，构建高标准、高质量、高效率的电子文件管理体系和工作机制。

1、建立健全管理体系，提供坚强的组织保障

企业应高度重视电子文件管理工作，明确各职能部门的管理职责和归档任务。办公室负责电子文件的归档管理，科技信息管理部门负责系统运行维护，各个业务部门负责具体实施。根据各业务信息系统电子文件的运行流向和档案管理需求，建立以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子文件管理系统的电子档案保管利用系统，形成电子文件管理层、维护层和业务层共同协作的工作格局。

2、加强前端控制，提升电子档案管理质量

随着现代企业的科学管理程度不断加深，传统意义上“被动接收”和“看堆守摊”文件管理和档案管理观念已经成为提升档案工作效率和效果的桎梏。为确保电子文件真实可靠、完整安全，企业应确定电子文件管控范围，划定通用业务、专业工作和其他需要管控的电子文件。通用业务文件包含协同办公系统运转的电子公文等内容，专业工作文件包含电子商务、ERP等业务信息系统上形成的表单和数据等内容。档案人员应通过调研、分析等手段，加强与业务人员的沟通，划定档案收集的文件范围、元数据和背景信息、文件分类等内容，将档案管理提前延伸到文件的形成阶段并建立档案信息系统与业务信息系统的对接，实现对关键电子文件的直接管控。

3、创新管理手段，提升电子文件归档质量

企业应创新管控手段，对电子文件归档管理中全面实施标准化管理。一是对电子文件实行全方位、全过程、全覆盖，把本单位所有应归档的电子文件全部纳入企业管控和档案管理范畴，构建“统一策划、统一管控、统一标准、统一技术、统一平台”的工作局面。二是创新管理手段，充分利用融合职责、制度、标准、流程、绩效等管理要素于一体的“五位一体”协同管理平台，一方面优化交接、归档、保管、销毁、验收、评估等档案业务流程和归档标准、档案整理标准和重要档案管理表单，在“五位一体”协同管理平台中与相关部门的工作岗位进行匹配，规范文件形成部门管理行为；另一方面，应以工程项目档案管理为重点，梳理工程建设节点的重要表单，在“五位一体”协同管理平台中的各个基建业务流程中进行匹配，使工程管理人员清晰掌握档案管理的技术标准、管理标准和工作标准，使档案管理的要求与基建业务工作实现了有机融合，不仅可以提升归档效率，还能保障归档文件的质量。

4、完善制度保障机制的建设

为优化和规范管理计算机环境中产生的文件和档案资源，企业应该一方面认真落实《纸质档案数字化技术规范》、《电子文件归档与管理规范》、《文书电子文件元数据方案》等规章制度和管理标准；另一方面根据企业业务工作特点，制定出台本单位的电子文件管理规定、档案工作管理办法、档案工作考核评分标准、公文处理办法、公文考评规则等一系列内部规章制度，形成电子文件的收集归档的常态化机制。此外，企业还应将电子文件管理纳入对职能部门、基层单位主要负责人年度业绩考核指标，对各单位公文管理、档案管理和知识管理情况通过进行过程控制。同时，应采取工作情况通报、互查评比、年度专业工作讲评、评先评优等多种形式进行监督和考核，从而起到制度约束和监督管控的作用，形成规范电子档案收集和归档的氛围。

第3篇：电子文档论文范文

笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足之处。

1硬件与软件设施的不足

由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。

2电子文档管理人才的不足

电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。

3存在一定的安全隐患

由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。

4出现虚假信息

在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多，在使用不同硬件设备，以不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完整性也难以保证。

二提高单位电子文件档案瞥理水平的对策

电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。

1加强对电子文件档案管理知识的培训

提高档案管理者的业务素质笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工作者对自动化办公设备操作不熟练，这方面的提高迫在眉睫。档案管理部门应加强工作人员这方面的培训，可以安排档案管理人员到其他先进单位学习交流，增加工作经验，提高技能水平，掌握现代化档案管理手段。

2加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善

水利电子档案管理信息化建设对硬件设备和软件设备方面都有极高的要求，必须加强硬件、软件建设，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，从最重要的部门和环节开始，增添自动化办公设备，实现硬件设备的统一管理，包括电脑、硬盘、扫描仪、打印机、照相摄像设备等，硬件设备是水利电子档案建设的基础，加强硬件设施能促进水利部门档案信息化建设。其二，在软件方面加大投入，重点在于软件的开发和应用方面，保障同网段的电脑能够实现资源共享，使档案管理部门、人员能便捷的进行档案的浏览、查询、整理。我国水资源丰富，大型水利工程项目多（南水北调等），在项目计划、实施、结束、整改过程中都会有大量水利方面的信息资料需要保存、进入档案库中，这些信息资料非常重要，数据量也十分庞大，进行相关电子文档建设、保存，方便以后浏览查询使用。

3必须确保档案管理部门的严肃性和权威性

档案管理工作必须严肃、严谨的进行，必须有一套健全的完整1研究背景和意义社会和经济不断的发展，信息时代的变化万千，高校档案管理工作也存在着不足，跟不上时代的步伐，主要表现在高校档案管理效率低下、制度不够完善、体系不够健全等。如今高校档案管理工作也要跟上时代的步伐。高校档案管理首先需要创新和改革传统管理方式，改革和创新能够让提升高校档案管理的效率，也能够迎合时展的需求跟上时代的步伐，主要是提升高校档案管理业务的管理制度，并对电子档案管理工作进行细致划分，并要求工作人员明确自己的工作内容和职责；并透明化水利电子档案管理工作，加强社会监管力度，提高工作效率以及管理水平；对工作中加强电子档案传阅、查询过程中的监管，把责任落实到个人，确保电子档案管理严谨、严肃执行。

4加强安全方面的法律保障

在实践工作中，电子档案要保障其安全保管和应有的法律效力。第一是要将相关的法律条文制定完备，尤其是要与时俱进，紧跟电子档案发展趋势和现实状况及时补充所需法律；第二就是要严格执法，强有力地打击电子档案为主体的犯罪行为，对出现问题的部门责任人实施强力处罚。

5确保真实性与原始性电子档案的真实性和原始性是后期管理的基础

所以说电子档案的两种验证手续，其中之一就是经由身份验证，先由用户根据自己的信息进行加密，输入个人信息，并且使用电子档案的调阅口令来限定其他人对用户信息的访问权。要保证电子档案的原始性和完整性时，要严防相关人员弄虚作假和，归档时要有负责人签字和在载体背面盖章等。

三结语

第4篇：电子文档论文范文

关键词： 文档；电子档案；模式；管理

中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

1文档一体化模式下电子档案管理步骤

档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：

1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。

1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。

1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。

1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。

2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。

2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。

2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。

2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。

2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。

参考文献：

[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

[2]李爽．信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横，2011，（5）：45-46.

第5篇：电子文档论文范文

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

第6篇：电子文档论文范文

据美国的一家数据研究机构统计和预测，1998年美国的Email使用者每天发送500万条Email信息，而这一数据在1994年仅仅是50万条，据预测，到2002年这一数据将达到15亿条。1998年，该国的一家位于旧金山的网上职业公司发现他们每个星期收到的Email比电话多得多，达到1000条。这迫使该公司不得不思考该如何管理电子邮件。这家公司在美国名不见经传，由此可以想见电子信息是以一种什么样的规模充斥着现代化的机构。因此西方国家的档案工作者提出“职能鉴定”，强调分析文件所反映的“职能”比分析文件的“内容”更重要；考虑机构的哪些职能活动、哪些工作更重要，并把相关的文件保存下来，比逐件的阅读文件本身更有效。这个例子只是说明“职能鉴定”的基本思路。实际上，我们后面还会讨论，虽然电子文件的产生是“职能鉴定”得以提出和实现的契机，但“职能鉴定”中所包含和体现的思想却要丰富得多。

一、职能鉴定法形成的四个原因

一档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化

有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于1922年写成的《档案管理手册》。在这部书中，他提出“档案是公共凭证的道德捍卫，档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为，文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预，否则会损害文件的原始凭证性，所以他提出，不应由档案人员鉴定文件，档案人员的职责是保管档案而非制造档案，他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作，只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议，由于给予行政人员较多的信任和权利，并且不存在某种监督的措施，使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为，这种观点走入极端，会导致行政意志和国家意志塑造档案。

二十世纪四、五十年代，面对激增的机关文件，美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法，其中T·R·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》1956年中发展了美国当时另几位档案工作者的观点：档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件，并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为，档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分，鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求，因此可以看出这一鉴定观点也就意味着，以历史学家的实际利用需求或预期利用需求，作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识，有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是，“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。

“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点，其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定，即主要研究档案有用性的鉴定；其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成：鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法，其中鉴定标准尤为重要，鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开，而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论，可以发现，他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用，因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定，而T·R·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值，主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展，回答自然是“不”。

正如T·库克所言：“本世纪档案论述的主题是，根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述：“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了，20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理’。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”当前在西方发达国家档案界普遍存在的这种“社会档案”观念是受五、六十年代以来的“后现代主义”的影响，“后现代主义”反对权威、否定中心的个性正是档案理论思想基础从国家模式到社会模式的变革的哲学根源。

档案理论基础的变化，全新地确认了档案价值主体——不再是机构内部的工作人员和历史研究人员，而是社会中的全体公民。这种价值主体的改变毫无疑问会深刻地影响档案价值鉴定理论，最初是德国的汉斯·布姆斯在60年代末期，开始强调社会应确定自身的价值，档案必须如实地反应这些价值，档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。他强调，“公众和公众舆论可以使档案鉴定合法化，并且可以为档案鉴定提供基本的准则。”他号召档案工作者通过历史地研究公众舆论来发现档案的这种社会价值，并将这种价值用于文件鉴定。这是一个华丽而充满魅力的口号，但很遗憾，它并不具有指导鉴定活动所应有的可操作性。1991年，布姆斯在经过长期的思考和研究之后，提出“文件的社会价值最好不是直接通过对社会动力和公众舆论的研究确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。”按照这种新的方法，鉴定的标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。

二文件数量的激增

有关职能鉴定的提出，档案学思想基础的变化是重要的，然而不是唯一的。现代管理机构中日益形成的如‘雪崩’一般的文件渐渐使文件和档案工作者招架不住了，我们已经不可能逐件地去鉴定每一份文件、案卷，这样的工作会象一个“黑洞”吞噬文件和档案工作者全部的精力。因此，早在1957年德国的一次档案年会上就有人建议，机构应该依据其职能的重要性而选择保管他们产生的文件，划分文件产生机构职能的级别而非鉴定每一份文件的观点形成了。当时情况下有学者认为，这是一种逃避的方法，因为这被认为是面对大量文件感到无助时的对策。档案工作者想通过决定文件形成者的重要程度，处置掉非重要机构的文件，来减少纸张的数量。不论这种情况是否反映了档案及文件工作中可能出现的被动局面，它——文件数量的巨增，确实构成了“职能鉴定理论和方法”产生的又一大驱动力。

三越来越多的文件产生于机构的协作活动中

社会机构的稳定性日益削弱而且特定社会活动中不同机构之间的联系也日益密切和复杂，职能鉴定的观点也适应了这样一种状况。从这一角度提出职能鉴定的代表人物是美国的海伦·塞穆尔斯，她早期从事大型科技项目文件的处理，这些项目形成的文件分散在政府部门、大学、企业和公司中，在这种情况下，以机构为核心，以单份文件为对象的传统鉴定法带来的是四分五裂和不完善的档案。因此，她设想通过“文献战略”，一种多机构的，以研究为基础的分析，将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题、问题、活动或职能的方法来妥善解决现代复杂机构的庞大文件的问题。

四电子文件的产生

如果说以上的三方面的原因驱动我们采取一种与传统鉴定理论完全不同的视角的话，那么，它们的功劳确实也只能描述到这种程度，没有电子文件的出现和对其鉴定活动的研究，“职能鉴定”方法可能只是在一种观念层次上“徘徊”，电子文件使我们把问题看得更清楚，同时电子技术也赋予“职能鉴定”以更强的可实现性。

电子文件的性质和数量对鉴定的影响表现在以下几个方面：

1电子文件的数量是如此的庞大，比尔曼和海兹乔姆都认为，审视100％的文件，只为了挑选其中不足3％的文件保存下来，效率不高。

2电子文件产生分散，一个庞大机构内部将会有多个业务管理系统，而且由于业务活动彼此之间协作的频繁，一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成的，这样，不从更宏观、更抽象的角度把握这些系统中产生的文件，而进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”式的鉴定方法是不可行的。

3电子文件大多呈虚拟状态，而且很多文件可能时刻与一个动态的数据库相连，这种情况下，仍采用传统的逐件鉴定的方法就会象一只永远在追赶自己尾巴的猫。

4也就是最重要的原因，电子文件的鉴定要求在文件产生之初就完成，我们面临的更为严峻的问题可能不是害怕被巨量的文件淹没，而是意识到可能根本不会有文件被送来鉴定。现有的许多系统都具有动态删除和更新数据的功能，另外，对于许多通过瞬间逻辑联结形成的虚拟文件，这些文件都是瞬间即逝的，如果不在系统设计之中就嵌入档案管理的要求，不把鉴定的标准作为系统程序的一部分先行输入计算机之中，那么电子文件即使曾经存在过，也终会流失。电子文件管理研究的专家普遍认为：“档案保管系统设计阶段提供了保证鉴定决策最有效实施的最佳机会”。

因此，有关专家建议，“电子环境中，文件的鉴定必须在文件产生之初就开始执行，鉴定标准甚至应该在文件尚未产生之前，就作为文件保管系统的一部分而存在。”这样一种要求的实现必须通过“职能鉴定”来达到，“职能鉴定”根植于对文件产生机构以及其职能活动和工作流程的深刻认识之上，通过分析机构活动的有机联系以及机构职能、活动和业务的重要性，决定文件的存留，鉴定的标准和结论必须要体现为一套详细、具体和技术可实现的方案，并最终将这套方案嵌入到文件保管系统中去。“职能鉴定是电子文件的鉴定方法”这一观念已经被普遍地接受。

第7篇：电子文档论文范文

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

第8篇：电子文档论文范文

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。

第9篇：电子文档论文范文

（一）管理意识薄弱目前，医院在电子档案管理上普遍存在着管理不到位，管理意识薄弱等问题，医院各管理部门之间没能形成一个整体的电子档案管理体系，管理比较混乱。一般来说，医院只把各种红头文件和具体的实体载体文件作为档案加以保存，而对于那些在工作中产生的具有较高保存价值的文件，保管就相对较差。随着医院加强了对各种管理软件的使用，医院内会形成大量的病例、财务数据、医疗设备等资料，如果不能对这些资料加以妥善保存，医院将面临医疗档案不全的局面。

（二）档案损坏严重在大部分医院的电子档案管理中，各个科室内产生的档案资料一般都是由自己负责保管，没有形成统一规范的电子档案管理，尤其是因为电子档案必须在电脑中加以保存，而各个科室在电脑的网络安全管理、资料管理、病毒预防等方面难免不出现疏漏，在加上管理人员对电子档案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了档案的缺失和损坏，问题十分严重。

（三）资金投入较少医院的电子档案管理工作需要有长期投入。但是通常情况下，医院为了加强医疗服务质量而大量购入医疗仪器和医疗设备，却忽视了对电子档案管理方面的投入，很少去改善和提高电子档案管理的软硬件环境，比如在更换电脑、刻录机、大容量存储硬盘、专业档案软件配置、防磁柜等方面，投入就明显不足。（四）管理制度不全虽然一部分医院建立了统一规范的档案管理体系，但是在实际运用中，效果就很不理想。一是因为不少管理人员的档案管理意识薄弱，随意将档案材料存在电脑中，不去及时归档，导致了大量档案材料的缺失；二是因为医院经常组织医务人员学习专业技术知识，但对于组织档案管理方面的学习就很少，宣传力度也不够；三是医院对于电子档案管理的标准和规范不能明确，因此在医院内出现了电子档案管理制度不健全，跟不上电子档案管理的需求。

二、医院可采取的对策

（一）建立健全的档案管理网络系统医院要在各档案室、各科室之间建立起完善的档案管理网络系统，同时明确电子档案管理的权限以及责任，确保形成统一的管理机构和档案保管实施细则，这样就能使各部门的职责更加明确，从而让电子档案管理工作更加安全可靠、系统规范。同时，还可以利用健全的网络系统，让电子档案管理的过程中，最大限度实现电子资源共享，对医院内的大量病例、财务数据、医疗设备等资料实现统一的管理，并且通过对医院电子档案管理工作的全面监督检查，保证医院电子档案的管理更加到位。

（二）制定科学的电子档案管理标准医院要结合自身实际情况，制定合理的电子文件管理方法。一要让电子档案的分类、排列、保存的方式更加规范，让电子档案得到科学有序的管理；二要制定并完善档案资料的价值评估标准、档案资料的保密措施以及相关的责任制度等；三是要完善档案资料的收集管理工作，档案管理人员要行使好档案的监督指导职责，要从电子文件的源头上进行管理，把电子文件进行鉴定，然后将有保存价值的文件进行归档保存；四要在档案资料的保存中，使用信息集成系统，并要熟悉该系统的运行方法，要学会使用专门的档案管理系统来接受文件信息，这样才能有效保证和维护档案信息资源的有效性、可靠性和时效性。

（三）加大资金投入医院要加大对电子档案管理的资金投入，不断引进先进的现代化技术和设备。医院资金的投入，首先要对陈旧的电脑进行更新换代，并购置性能优越的刻录机、防磁柜和大容量存储硬盘等；其次，医院要配置性能较强的网络安全软件，比如防火墙和先进的数据加密技术等；最后，要保证档案室内的安全，配置灭火器、空调等设施，确保整个电子档案的安全有效运行。另外，医院也要引进高效的电脑管理系统，使医院的各项业务资料、各种行政电子档案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高档案管理人员素质医院档案管理人员的素质高低，决定了医院档案管理水平的高低。一般情况下，医院电子档案管理中存在的许多问题，基本都是由于档案管理工作上的纰漏而造成，而这些纰漏又是因为管理人员的专业管理技能和职业素质不高所造成，所以，提高医院档案管理人员的素质和职业技能大有必要。因此，医院要定期组织对于档案管理人员的培训工作，通过有针对性的培训课程，不断提高档案管理人员的专业技能。在培训过程中，档案管理人员还可以就工作中存在的问题进行讨论，找出解决办法，让医院的电子档案管理工作再上新台阶。

三、结论