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关键词:内控手册;内控管理;企业
中图分类号:F270 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2014)25-0023-02
引言
内部控制是指一个组织为实现战略和经营目标,确保资产的安全完整,确保财务信息的正确可靠,保证具体经营方针能得以贯彻执行,保证经营活动具备经济性、效率性和效果性,在组织内实施的一系列方法、手续与措施的总称。
内控手册是指在组织内部管理文件的基础上,结合内控审阅结果,以文字的形式对主要流程和子流程所涉及的关键业务风险、控制目标和关键控制活动进行表述,并用流程图、文字描述的形式列示各项关键控制活动。
一、理论基础和研究文献
现代意义上的内控概念,出现在20世纪。至今,已历经了四个阶段。第一阶段,是内部牵制阶段(20世纪40年代);第二阶段,是内部会计控制阶段(20世纪40年代至70年代);第三阶段,是财务管理控制阶段(20世纪40年代至70年代);第四阶段,内部控制阶段(20世纪80年代起)。
1992年,COSO委员会提出了《内部控制―整体框架》,该文件强调了内部控制是一个由董事长、经营层和员工共同实现的系统;认为内部控制具有五大要素,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。该框架于1994年得以进一步修订。1999年特恩布尔报告在COSO的基础上,分析了一个健全的内部控制系统所应具备的特征和构成要素,并于此基础上设计了评价内部控制有效性的一系列标准。2004年COCO对《内部控制―整体框架》再度做了扩充,将有关风险管理的概念加入了其中,指出企业可以从内控管理升级为风险管理对原来的内控五要素也实施了扩展,风险评估被进一步细化为:目标设定、风险识别、风险评估以及风险应对。内部控制由此被包纳进风险管理的范畴中。
中国的内部控制理论研究,可追溯到1996年中注协独立审计准则《内部控制与审计风险》。2001年证监会《证券公司内部控制指引》,同年财政部《内部控制会计控制》。2008年,财政部、证监会审计署、银监会、保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》,为了加强和规范企业内部控制,提高企业经营管理水平和风险防范能力,促进企业可持续发展,维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益。《企业内部控制基本规范》第三章“风险评估”具体要求“企业应当根据设定的控制目标,全面系统持续地收集相关信息,结合实际情况,及时进行风险评估。”2010年4月15日,财政部证监会、审计署、银监会、保监会联合发文《企业内部控制配套指引》(包括《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》)。《企业内部控制配套指引》是《企业内部控制基本规范》的进一步细化,要求自2011年1月1日起在境内外同时上市的公司施行,自2012年1月1日起在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市公司施行;在此基础上,择机在中小板和创业板上市公司施行。并鼓励非上市大中型企业提前执行。
二、内控手册的基本架构和内容
内控手册是公司内部控制体系的固化产物。它参照内部控制整体框架COSO模型,考虑贯穿于企业经营管理活动中的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等内部控制框架等五要素。公司流程的控制程序,都应该反映并集中在内控手册中。内控手册的特点是,能对涉及到的公司主要业务的内部控制流程进行梳理,完善和加强公司的内部控制管理。内控手册一般应由流程图和流程描述组成。
(一)基本架构
1.流程图。流程图由流程名称、职能带及具体活动/决策图形等组成。(1)流程名称:是对流程图所反映活动的概括性介绍。(2)职能带:是对具体业务活动及控制活动责任人的界定,一般细化至岗位/机构。(3)活动/决策图形:是具体业务活动及控制活动的标识,由连接线衔接,依次编号显示顺序关系。
2.流程描述。流程描述是对流程图的文字性解释,由概括性介绍、具体活动描述和负责人组成。(1)概括性介绍:是对该业务流程的背景信息的描述,包括但不限于:流程涉及的职能架构、相关制度规定及以非活动形式体现的控制设置(如:不相容岗位职责分离、系统权限等)。(2)具体活动描述:对业务活动/控制活动的具体描述,描述原则应包含:时间、人员、方法、对象、原因/目的等。通过数字顺序编号,与流程图相应。(3)负责人:指每个业务活动/控制活动的负责人员,与流程图中的职能带相应。
一般用粗体文字突出关键控制活动。红色文字则用来表示当前公司相关业务流程尚未按照该流程描述进行,但管理层已确认将来会按照该流程描述相关内容改进现有内控措施。
(二)主要内容
内控手册应包含哪些内容?一般认为,应将企业的所有重要流程纳入内控手册,但并非所有制度都应纳入内控手册。实践中应考虑重要性和精简的原则。
从现有的实践来看,若以制造业企业为例,一个合格的内控手册,其必须纳入一系列的业务流程和子流程,包括但不少于以下内容:公司层面控制;房地产投资或生产成本管理;股权投资和项目管理;财务管理;资产管理;日常采购管理;市场营销管理;客户服务管理;合同管理;人力资源管理等。
所谓公司层面控制,是指从董事会、监事会、经营层的公司架构高度,明确董事会、监事会和经理层的职责权限、任职条件、议事规则和工作程序,确保决策、执行和监督相互分离,形成制衡的一套流程。与具体流程控制相比,公司层面控制显然具有宏观性与统领性。在构建公司层面控制时,也要从控制环境、信息与沟通、内部监督等三要素出发。公司层面控制要实现的内控目标,包括但不限于以下:(1)确保公司价值观、道德和行为准则得以贯彻执行。(2)确保对员工的能力要求符合公司经营目标。(3)明确董事会、监事会和经理层的职责权限、任职条件、议事规则和工作程序,确保决策、执行和监督相互分离,形成制衡。(4)确保董事会对管理层及公司的运行情况进行有效监督。(5)确保公司管理理念符合公司战略发展目标,并在公司范围内被广泛交流与推广。(6)确保公司业务流程服务于管理质量,实现公司效益最大化。(7)加强公司制度建设,实现企业诚信目标。(8)确保公司组织结构符合公司规模及业务活动。(9)确保公司对员工的管理、各部门岗位的职责等人力资源政策符合公司经营目标。(10)确保公司风险,特别是关键流程的关键风险点得到有效识别、评估和应对。(11)确保公司的举报机制有效运行,对举报的处理,反舞弊调查、执行和监督符合公司要求。(12)确保公司信息系统符合经营活动的特点和公司发展的需要,保证信息系统安全、稳定地运行。(13)确保公司信息在各管理层次及业务环节进行传递,同时保持与公司外部的沟通畅通。(14)确保信息披露符合证券交易委员会和证券交易所的要求以及其他监管要求;向所有市场参与者和监管部门提供及时、有序、一致、准确、完整、可靠和可信的信息。(15)确保公司内部审计制度符合独立性要求,并有效履行监控职责。
除公司层面控制,其他管理流程都可被视为具体业务流程控制。具体业务流程控制是从“控制活动”的要素出发,详细、具体构建制度措施,来实现控制目的。以人力资源管理流程为例,其建立的目标是建立并完善人力资源制度和流程,确保招聘、培训、绩效考核、薪酬福利的工作得到及时高效地开展,为公司管控和风险治理提供合理保障。其涵盖的子流程主要包括劳动关系管理、日常管理等。具体又可细分为员工招聘、员工调动、员工离职、培训管理、绩效考核管理、薪酬福利管理等。
三、内控手册的适用性及维护和变更要求
内控手册应该适用于公司各经营管理部门,以及各经营管理部门的具体控制流程。公司各部门对内部控制体系文件的实施负有完全的责任,由其负责依照内部控制体系文件的控制标准实施内部控制活动,并对内部控制活动设计和执行的结果和效率负责。
内控手册的修订执行应定期复核更新制度,复核频率为每年至少一次,以保证可适用性。然而在导致内部控制发生变更的情形出现时,有关负责部门应对变更作出及时的更新。变更情形包括:(1)公司新增业务/部门职能;(2)公司现有部门的业务流程/部门职能发生变化;(3)公司授权体系出现的重大变更;(4)其他重大变更(经公司领导授权审批)。
在公司内部,具体负责维护和更新内控手册的部门,若没有独立的内控部门,则可将内控手册更新和维护职责,委派给内部审计部门。
结论
内部控制应该固化在内控手册中。内控手册参照内部控制整体框架COSO模型,考虑贯穿于企业经营管理活动中的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等内部控制框架五要素。COSO为企业内部控制管理提供整体性的框架体系,从各个层次对风险和内部控制进行分析和评估。公司的内部控制手册以此架构为基础,对涉及到公司主要业务的内部控制流程进行梳理,以完善和加强公司的内部控制管理。内部控制手册在公司内部管理文件的基础上,结合内控审阅结果,以文字的形式对主要流程和子流程所涉及的关键业务风险、控制目标和关键控制活动进行表述,并用流程图、文字描述的形式列示各项关键控制活动。是内部控制体系的具体体现和载体,也是实现内部控制措施的工具。
参考文献:
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[2] Anderson,S,W & Young,S,The impact of contextual andprocess factors on the evaluation of activity2based costingsystems[J].
我国商业银行由政府型到企业型转变,其商业化进程是不可逆转的,由于国家对金融业长期的过度管制以及金融市场不发达,中国银行业的商业化进程尚有很长的路要走。企业与银行之间的关系管理是银行商业化进程和企业长期发展的前提,建立长期的良性互动关系不但能保证企业融资渠道的畅通,对企业的内部控制和治理结构也将产生重要影响。
从财政附庸到商业化
经济的核心是金融,在中国整个金融体系中,商业银行的资产占据了中国全部金融资产的80%以上。中国银行业近十年来改革的中心内容是商业化,国家在宏观上为银行商业化经营创造市场环境,包括法制建设、业务范围划分、金融市场建立,以及部分允许使用价格手段进行竞争等;在银行业层面,商业银行为实现商业化经营目标进行的变革,包括增加业务品种和服务对象,引入新的电子技术手段、尝试进行市场营销、引入风险及风险管理的概念,以及与之对应的组织变革。中国的银行业从中国人民银行独家经营,股份制银行的建立到今天由中央银行、政策性银行、商业银行共同组成的银行体系,经过十多年的改革,已基本摆脱了作为国家财政附庸的地位。理论上讲中国商业银行的运行和决策有了一定的独立性,其市场表现也更加商业化。
观察银行商业化的改革历程可以发现,国有银行改革的路线:在保证国有金融产权的前提下,一方面剥离国有银行的不良资产,一方面通过财政注资来提高国有银行的资本充足率,用真实的注资代替国家信誉担保,来维持和明晰国有金融产权,使国有银行在各方面达到国际标准,将国有银行“塑造”成真正意义上的商业银行,按照商业化规则运作,最终实现国家金融体系的市场化改革。
应该清醒地看到,国家对金融业的长期过度管制以及金融市场不发达导致了银行服务产品的缺乏,以及由此引起的银行业盈利手段、竞争手段有限,中国银行业的商业化进程尚有很长的路要走。这首先表现为中国经济仍是政府主导的经济,政府对经济活动的参与仍然过深、过细,商业银行在进行决策时不可能完全摆脱政府的影响。众所周知,市场经济就是用市场来配置资源,它所隐含的意义是市场配置资源是高效的,政府直接配置资源的低效率是不言而喻的,而且政府的目标往往也与商业银行的经营目标相背离。商业银行在某种程度上仍然是政府筹措资金的工具,中国银行业整体上获取利润的驱动力缺乏;资产管理及组织机构远远不适应商业化经营的需要,国有的金融产权使得国有银行经常产生谋求自身利益最大化的机会主义冲动,而这种冲动又是一种缺乏风险约束的单方面趋利行为,最后形成了大量的投机性不良资产。当然随着商业银行的上市,信息更加公开将改变商业银行的偏好和行为方式,投机性将受到一定程度的限制。
理论界和实务界对中国的渐进式改革有了广泛共识,经济的平稳增长需要国有金融的强力支持,政策性不良资产将是渐进式改革所必须付出的成本。我们有理由认为,迄今为止中国的渐进式改革是成功的,这主要是因为在体制外产出(非国有经济)高速增长的同时,体制内产出保持了平稳的增长态势,从而在整体上呈现出GDP的快速增长。然而体制内产出的增长是离不开国有金融体系支持的,否则体制内产出将必然出现较为明显的下滑,渐进式改革也将难以为继。维持渐进式改革的必要性决定了国有银行很难在短期内实现真正意义上的商业化经营。颇遭非议的政策性不良资产就是源于渐进改革本身,即使国家在静态上补足了某一时刻国有银行的资本金,也很难在动态上有效抑制新生不良资产的增加,呆、坏账无法在国有银行体制的改革中得到解决,而只能在更宏观的层次上消化。
银企关系新范式探索
银行商业化进程带来的最直接的改变是风险意识增加,过去国有银行与国有企业之间的孪生兄弟关系被一种完全的抵押关系所取代。在当前社会整个信用体系缺失、可供抵押金融工具缺乏、银行风险管制与量化工具不足的情况下,这种银企关系改变了银行信贷谁都不负责的状况。但是,抵押物的若干不确定属性同样给银行带来了种种风险,“当铺文化”的风行使银行忽略了风险管理、资本约束、经营目标等现代商业银行的根本问题。现代商业银行理论认为:银行资本是稀缺与有限的,一定程度上的资本充足率是银行得以安全运作的前提;银行风险是必然的,银行资本的限定就是在一定意义上来覆盖银行可预期的风险;银行资本的有限性与稀缺性也就说明了现代商业银行规模的扩张是有限的。当前所使用的政策引发了短期赢利经营目标的盛行,导致银行企业之间关系的短期化。
20世纪90年代中期,日本的主银行制度差点儿成了中国银企关系的范式,曾经鼓噪一时。主银行制度的特征是:在向该企业贷款的多个银行中,主银行占有最大的融资份额,并持有该企业的一定股份(法律规定不得超过5%),并且是其最大的股东之一,主银行通常向该企业派遣董事等高级管理人员,并监测企业的财务及经营状况,在必要时对企业的决策做出干预;企业与主银行之间保持长期稳定的综合交易关系,当该企业经营上出现危机时,主银行会积极组织援救。在20世纪五、六十年代日本经济高速增长时期,这种特有的制度,倾向于追求企业的长远利益和永久发展,极大地支持了战后日本设备投资和出口主导型经济的发展。这与美国银行对企业要么“众星捧月”,要么“群起而攻之”的情形形成鲜明对照。多年来,若没有华尔街各大银行的大力培植,就不会有庞然大物如安然的出现。华尔街的银行家们原指望他们青睐有加的企业“投桃报李”,甚至在企业出现危机时他们空前团结地帮助安然制造错综复杂而且具有误导性的财务结构意图力挽狂澜。当试图通过新的融资与合并拯救安然的尝试失败后,银行家们就立刻换了一副冰冷面孔—上门逼债。最后,安然不得不根据美国破产法第11章的规定进行结构重组,成为美国历史上最大的一家破产公司。
现代商业银行要进行有效的风险管理,就必须形成有效的风险定价机制,以抵押物为标准的银行企业关系才会发生根本性的变化。也就是说,在现代商业银行体系中,银行对企业风险的识别、量化、控制与管理,并不是看即时企业的抵押物价值如何,而是要观察企业以往与未来的财务状况与信用状况,要观察企业的成长性及现金流,要观察该企业行业发展的周期性及宏观经济形势的变化等。这要求企业寻求建立长期发展的战略合作关系,不仅有利于银行节约交易成本,对企业长期得到资金支持也大有裨益。
银企间良性互动模式
在银行有效的风险定价机制下,传统的以抵押物为主导的信贷模式就会以授信为主导的信贷模式所取代。这不仅有利于建立现代市场信用体系,降低企业与银行在信贷交易过程中的风险与成本,也有利于促进企业经营观念与经营方式上的根本转变。在以授信为主导的信贷模式下,银行是根据企业发展状况及各种财务指标和其成长性来确立银行与企业的信贷关系的。由于每一家企业的约束条件都是不一样的,这必然决定了企业信贷成本的差异化。这种差异化的产生,不仅有于利企业形成有效的市场竞争,不断改善治理结构和内部控制水平,也有利于国内金融市场利率市场化的进程。
随着金融产品的不断丰富,质大企业对银行信贷的依赖度明显下降,在构建新型银行企业关系方面,银行必须考虑构建以客户为中心的新型战略关系,变革盈利模式即加强中小企业信贷、消费信贷和中间业务市场的开拓。国有企业在“战略性重组”中形成公平竞争大环境下正常的银企风险共担机制,使激励和约束相对称。不论间接融资和直接融资,都依靠市场导向,对企业的风险管理和内部控制提出统一范例要求,在商业银行贷款及其他服务面前,他们既不是受歧视的,但也不是享受特殊待遇的。
企业充分了解适用的金融产品,低成本获得资金;利用银行的信息优势,在银行全面开放和银行企业关系发生质变的新形势下,将内部控制职能转化为有价值的战略工具,提高企业的竞争力。
新型银企关系
金融机构和与金融机构唇齿相依的企业,二者的关系管理除了需要长期的培育和打造外,也与二者的价值取向息息相关。作为社会经济的细胞,企业能否顺利地、合乎规则地得到“神经中枢”——银行的支持,往往决定着企业能否做大、做强;同时,企业对银行的践诺程度,也决定着银行的经营效益和持续竞争力。由此,在风险与利益的权衡中,二者的矛盾在所难免。随着改革的不断深化,特别是近年来企业的转制和专业银行向商业银行过渡的进程中,各种新旧矛盾进一步激化,关系管理演变成智慧的思考。值得欣慰的是,随着外资经济成份和民营经济成份比例的不断上升,在“店大欺客”和“客大欺店”并存中,形式上的错综复杂体现了银行和企业的市场化价值取向。
1.银行信贷与企业的依存度不断的弱化。从近两年的宏观调控中可以看出,单靠信贷货币措施,已经不能完全实现调控的目标。银行对社会金融资源控制的力度和约束的能力在逐步的减弱,银行与投资主体、银行与企业之间的关系在不断的弱化。这种发展趋势随着外资的经济成份和民营经济成份的比例不断上升,还在继续发展。以前认为“卡住”了银行就可以“卡住”整个企业,或者整个经济的发展,这个思路在发生一些变化。尽管现在银行贷款是企业的主要资金来源,但是这种重要的程度在不断的减弱,这是战略关系管理要发生调整的一个重要的方面。
2.银行与企业之间的利益关系明确化,银行和企业之间的分配机制也越来越市场化。在整个社会的金融资源和金融服务的供求市场上,银行和企业各自的选择余地也越来越大。在改革开放以后相当长的一段时间,银行一直是企业主要的资金供应者,同时政府很多关于经济发展的意图,都是通过金融政策,通过银行的贷款发放和收缩等体现出来。但是现在,企业选择资金的余地越来越多,银行在提供金融服务和金融资源上,跟以前有了比较大的差异。这种关系的变化使得银行在寻找比较好的企业,和企业在选择自己需要的银行两个方面,发生了较大的调整。
3.随着经济利益关系的不断明确,企业与银行之间的地位也在不断的发生变化,以前一边倒的地位现在逐步的趋向于越来越平等互利。在以往的情况下,银行和企业这一对关系,企业往往是处于比较弱势的情况,现在慢慢的趋向于越来越平等。随着国有企业的改制和国有银行的改制,双方都是在市场经济条件下,按照市场经济的法律法规所建立起来的主体,所以地位将会越来越趋于平等。双方的行为都要按照市场的规律和有关的法律法规来规范、调剂,同时也受到有关法律法规的保护。随着经济利益分割机制的市场化和地位的趋于平等,双方之间的交易和往来,也越来越倾向于一种所谓的竞争性的机制,越来越倾向于机制的平等化。
关键词:企业内控;企业财务内部控制
中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)010-00-01
一、内部控制制度的概述
1.内部控制的内涵
内部控制也就是一个企业为了可以达到经营的目的,为了保证资产的安全性,确保会计信息资料的准确性,增强经营体制的实施和推广,提升经营活动的效率性经济性和效果性等,并且在企业的内部制定自身调整约束的评价规划以及控制的手续规则和举措的总称。内部控制的主要包括:财产安全控制、分工控制、业务记录控制、内部审计控制、授权控制、风险防范控制、全面预算控制和人员素质控制。
2.企业内部控制和企业财务内部控制的关系
(1)实现企业财务内部控制目标的关键环节是企业内部控制
在企业财务内部控制当中,仅仅局限在决策的确定合理财务预算真实可行的制定,却不控制实行预算的过程,企业就难以真正实现预期的财务目标。由此可以看到,企业财务控制的规划依据和对策是企业的财务预测预算和决策,假如企业的预测决策以及预算没能内部控制就会失去意义。
(2)企业财务内部控制的核心是企业内部控制
企业财务内部控制的特点是把制度控制作为主体,利用财务体制来真正完善企业各自行为主体约束以及激励存在的不对称情况,而且对企业各部门和财务活动进行协调和指导,这有利于企业目标的真正实现,内部控制的任务是利用合作调节和沟通的手段,来分散个别的业务和整合财务,共同追求企业的经营目标。综上所述,现代企业财务内部控制的核心是企业内部控制。
二、企业财务内部控制存在的问题分析
1.财务管理制度不健全
即便我国的大多数企业逐渐颁布并且实施了许多内部管理体制,但是却忽略了企业内部控制体制的具体规定,即便一些企业已经制定了必要的内部控制规章,然而没有办法彻底全面的将其加以真正落实,不能够有效的达到控制体制的作用和效果,除此之外,许多企业还没有真正的建立完整科学的财务预算体制,没有制定出详细并且明确的财务预算控制体制。
2.管理会计环节非常薄弱
现如今的会计主要包含财务会计和管理会计,这其中管理会计的基础是财务会计,管理会计可以给企业决策者进行筹资决策,对于投资的决策做出必要的建议。很懂企业但是没有真正的意识到管理会计的重要地位,只是加强财务会计的管理,却没有相应的对管理会计专门管理的人员,因此便没有办法对企业提出有效的建议,使得企业的资金运行风险逐渐产生。
3.预算管理方法不科学
企业财务预算体制没有科学,这就要更加进一步的完善管理。财务核算模块当中缺乏财务核算间的交流和时效性以及准确性。此外,企业财务预算中缺乏科学的完整的财务预算指标体制,没有真正的融入整体预算的概念;再者,在科学性以及合理性上,企业的财务预算有待于完善和改进,在预算的执行上,还没有建立起分析跟踪和评价体制,对于各个部门的预算经费没有给出准确和具体的评价分析,也没有正确完整的评价资金的使用利益,而只是进行了基本的分析评价和总括。
4.缺乏内部监督
企业的财务内部控制不能作为一个结果,但却是一个重要的过程。而这个过程的实现需要吸纳大量的活动以及大量的体制。假如想要确保企业内部控制体制良好的执行果效,并且保证内部控制体制可以喝新情况及时的相匹配,那么就需要真正严格的监督企业的内部控制,而且是企业的负责人带头执行。在线如今,即便我国许多企业有内部控制制度,但是却只是花架子,只是流于形式,却并没有真正的考核和检查执行的实际效果。
三、加强内部控制有效性的措施
1.健全财税收支统计变更体制
健全建立财政和国库之间的沟通协调体制,财政在进行处理预算支出科目调整时,抄送的统计调整信息资料输入到人行国库,国库将这个作为依据,确保财政和国库支出的项目相对应的联系,保证支出的数据在核对时出现的差异有据可循。
2.严格财政专户管理,加强实施国库集中支付
一是严格专户资金管理,让财政专户的资金使用以及拨付可以在人行国库的报表中详细、准确、及时的体现和反映。二是可以加强对国库集中改革支付。应该逐渐把专项支出、基建支出等预拨的款项的支出也逐渐归为国库集中支付的范畴,专户的资金让国库直接拨到收款人的账户,使财政和国库的支出确保时点一致性。
3.深入业务培训,加强支出对账监督
要深入会计核算人员的大力培训,及时了解预算的支出在每个环节中联系和特征,降低因为数据录入活着分类不详细导致的统计差异。此外,增强对于支出对账管理,确保支出数据的准确性。从内控的活动、控制点以及目标的角度出发,用世界上的COSO内部控制框架作为标准,和国际先进管理理论相结合,逐渐建立适合公司发展的内控管理层面以及流程层面的规范模板,并且及时的测试和推广。
4.准确企业对内部控制的定位
提升管理人员对于内部控制的认识。企业管理者是一个企业可以决策的决定者,于此同时也是各个决定的执行者。所以,企业管理者对于内部控制的认识水平对一个企业的发展是很重要的,这需要从根本上提升管理者自身对内部控制的认识水平,这是提升企业内部控制效果的首要前提。所以,在完善内部控制体制时,需要明确企业管理者自身的责任,从上到下的实施贯彻内部控制体制,只有企业各级人员都可以严格遵守内部控制体制,执行贯彻企业的各项规章体制,相互制约,相互监督,才可以让企业能够有一个良好的内部经营环境,巩固好大后方。精确把握内部控制在企业的定位,提升管理人员对于内部控制体制的认识。
四、总结
科学有效和合理的企业内部控制逐步运用到企业财务内部控制当中,能够让企业在激烈的市场竞争中健康的发展和生存。所以,应该正确看待企业内部控制在财务内部控制运用中的情况,并采用科学有效的策略,让内部控制在企业财务内部控制可以得到合理的利用,这有利于企业资源的合理配置,从而让企业能够取得良好的社会效应和经济效应。
参考文献:
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企业管理者在经营中为了保证企业的正常运行,采取对财务、人力资源、企业资金、工作流程实行有效监管的内控活动。企业内控是控制企业投资风险的主要方法,也是提高企业营业利润的重要途径。因此,完善企业内控制度、防范企业经营风险,是企业管理者完成企业经营目标、推动企业健康发展的重要路径。
关键词:
企业;内控制度;防范;风险
随着我国市场经济的快速发展,传统的企业内控制度已经无法满足企业日新月异的管理需求。传统的内控制度工作重心主要在于保障企业的财产安全性和会计资料的正确性,却对其他管理层面尚未涉及。因此,往往会导致企业内控消耗偏高、企业营业利润被降低的局面。于是,符合现代市场发展规律的新型企业内控制度应运而生,现代企业内控制度不仅要保障企业的财产安全性和会计资料的准确性,还要利用企业内控管理制度贯彻落实管理层制定的各大方针在企业内部实施到位,从而促使企业营业利润增加,市场竞争力增强。目前,大部分国有药材企业仍在使用传统的企业内控制度,不能有效的防范企业风险,使企业内部控制制度无法起到其应有的作用。所以,今天笔者就如何完善企业内控制度、防范企业风险做简要的阐述。
一、完善企业内控制度以及防范企业风险的意义
企业内控融入到企业经营过程中,小到人员的报销制度、大到企业内部损耗计划,企业内控会涉及企业运营、发展的每一个环节、每一个部门。企业内控管理制度范围比较广,不仅涉及到企业的财务运行、职工管理,还牵扯到董事会管理等方面的工作内容。因此,不断完善企业内控管理制度,对企业内控管理实行实时监控,对存在的隐患问题防微杜渐,逐渐提高企业内控制度的管理水平,从而促进企业的健康有序发展。国药企业不同于其他企业,它关系老百姓的身体健康问题和民系本根,因此,它要比其他企业更加注意对企业风险的防范。因此,提高企业风险防范意识,提升企业内部风控管理水平,是每一个国药企业管理工作者的工作重心和工作导向。从内控管理对企业风险管理工作的意义来讲,企业以努力增加企业经济效益、提高企业营业利润为发展目标的。企业内部控制中任何不利于企业发展的不良因素都是威胁到企业健康发展的“挡路石”。所以,企业风控管理对企业内控制度的要求也越来越高,要求管理者对企业运行中每一个部门、每一个生产环节所可能存在的风险问题都进行预先控制和处理。
二、我国企业内控制度与风险防范存在的管理漏洞
(一)我国重要企业内控制度仍需改善,贯彻执行力度较低
现代中药企业普遍比较重视规章制度方面的建设,内控制度实际的贯彻落实仍比较滞后。有些国药企业的内控管理规章制度非常完善,但往往都是“纸上谈兵”,内部控制的管理规则并未在实践中被落实,有些管理人甚至是以敷衍的态度去实行内控管理制度,贯彻执行力度比较低。还有不少国药企业管理人普遍缺乏内控管理实践经验,对内控管理制度的实行情况是“不知道搞”、“怎么搞”,在处理内控管理事宜时依照平常的管理方式随意交差。有些企业自身内控制度内容本身就非常的不完善,经常是照搬别的企业内控制度模板,根本就没有结合自身企业的具体情况来设计内控制度内容,各种规章制度设计也非常不科学。还有一些国药企业的治理结构人偏向于原来的集体化经济结构,公司的治理结构设计不科学,对企业的内控管理一点也不细致,使内控制度能力明显偏低。内控管理不细致、不科学,导致企业消耗成本增加,运营风险也加大。
(二)内部控制制度内容不完整,涉及面较窄,企业运营风险加大
很多中药企业都比较注重对财务制度的建设和监督,对企业内控监督管理意识不强,内控管理制度涉及层面非常的狭窄,经常出现企业内部控制的管理空白区域,企业各方面的经营活动内控管理力度也有所欠缺,导致财务监管审计工作无法有效、全面的进行开展,增大企业运营风险。有些企业管理者对企业风险预防的理解存在偏颇,认为企业风险预防主要指的是企业财务资金方面的风险,实际上,企业风险还包括企业的国家政策风险、行业市场风险、企业文化风险等。中药企业是以关系人身体健康的药品作为企业产品,稍有关于产品质量的负面消息传出都能让药品的生产和销售遭受毁灭性的打击。如果忽略对这些风险的预防和控制,极有可能阻碍企业的健康发展。
(三)缺乏内控监督管理制度,风险防范意识不高
目前,很多企业管理人没有认识到内部审计对企业内控管理和防范企业风险所起到的监督作用,也缺乏企业内控监督管理制度的建设,对企业风险的预防意识也不高。有些企业虽然设置了内部审计部门,但只针对企业内部财务管理系统,对企业内控管理和风险预防的审计管理还不是很深入,所以,导致内部审计没有发挥其应有的管理职能。有些中药企业建立了内控监督管理制度,但是制度的设立缺乏独立性,也没有完善的评价机制,对企业内部控制管理水平和企业风险防范的管理没有进行系统性的评估,没有建立完善的内控监督管理反馈机制,导致管理层无法及时有效地知悉企业运行中所存在的、可能存在的风险。还有,个别国药企业的审计人员风险防范意识普遍偏低、审计管理素质也不高,使企业的内控管理制度无法得到行之有效地贯彻落实,降低了企业内控管理水平。
三、对完善企业内控制度、防范企业经营风险提出的有关建议
(一)不断完善中药企业内控管理制度,加强风险防范意识
完善的内控管理制度是提高中药企业内控管理水平、防范企业风险的有效保障。一个完善而健全的内控管理制度主要包括:董事会制度、财务管理和监控制度、投资风险管理制度、职工管理制度以及内控监管制度等。并且,所有的内控管理制度都必须依照我国法律法规来制定和实施。企业所有的管理人员和普通员工都必须要树立不相容职务相分离的工作原则,所有的管理事项、财务申报事项都必须经过管理负责人的核验和批准;对企业内部的固定资产、非固定资产要定期进行盘点清查,及时登记在案,并录入企业财务管理系统;企业的重大投资项目必须通过企业内部审核制度的严格审查,并通过企业管理层的全部管理人员投票选举来决定是否执行;对企业内部财务资金、票据管理问题,必须做到日清月结,绝不拖账、坏账、烂账。只有这样,才能逐步提高企业内控管理水平,加强企业风险防范意识。
(二)建立健全内控管理监督机制,扩大内控监管范围
企业内控管理制度的不完善,主要是因为企业内控监督管理范围比较狭窄,企业内控监督管理事项范围没有全面覆盖到企业经营活动中的方方面面,从而使企业没有营造一个良好的内控监督环境,形成一个良好的内控监管氛围。针对这个问题,企业管理者可以扩大企业内控监督管理范围,建立健全内控管理体制,不断提高企业风险防范的管理意识,注重对企业文化的管理建设,健全企业的治理结构,明确规定每个部门管理人员的工作职责,充分发挥审计管理部门在内控管理工作中的监督作用,优化企业的资源配置,建立良好内控环境,充分发挥内控制度对企业风险防范的作用。另外,扩大内控监管范围还可以通过提升企业内控制度关注度的措施来执行,通过在企业文化建设中加强对企业内控管理制度重要性的宣导,从而不断提高管理层乃至公司所有员工的内控管理意识,营造出良好的内控监管环境,提高企业的风险预防意识。
(三)加强内部审计和提高监督管理水平
首先,企业的管理层一定要有完善内控管理制度和防范企业风险的意识,要充分认识到内部审计部门在内控管理中的重要作用。在设计内部审计机构是一定要严格依照相关的法律法规,结合自身的企业特点和实际情况来规划内部审计工作,充分发挥内部审计对内控管理的监督作用。其次,在执行内控管理制度时,一定要提高制度执行力度,利用内部审计的监督管理作用以提升企业的经济效益,并有效地防范企业经营风险。另外,企业管理层还应该提高对审计管理人员的监督管理水平,加强对其审计管理工作的业务培训,从而提高企业审计人员的业务素质和技能水平,完善企业内控管理制度,防范企业经营风险,最终全面推动企业的健康发展。
(四)规范法人治理结构
中药企业要想完善企业内控制度,就必须规范法人治理结构。法人治理结构直接决定了企业内部各个管理人员、各个工作人员的工作职能和行使权限,规范企业法人结构能更加全面、系统的监控企业内部制度的实施。科学的法人治理机构应该要明确企业经理层、股东会、监事会和董事会的各项职责权限和行使权限,管理层的决策程序也应该是规范而严谨的,财务、经理层、董事会的日常工作活动也应该要依照公司的管理制度来执行,分解到各个管理者手中的监督权、管理权、执行权和决策权应该是相互制衡、互不干涉的。只有如此,才能规范法人治理结构,从根本上完善企业内控管理制度,从而控制企业投资风险,预防企业经营风险。
四、结语
总的来说,目前,我国中药企业内控制度还不尽完善,企业风险防范意识也有待加强。但是,为了企业能健康有序的发展,在医疗市场经济中有立足之地,必须对我国中药企业内控制度加以完善。企业可以依照具体问题具体分析的原则,结合自身企业经营特点和企业地区政策扶持力度来规范企业法人治理结构,逐步扩大审计部门对内控的监管范围,加强内部审计对企业内控制度的监督作用,慢慢提高内控监督管理水平,逐渐形成完善的内控监督管理机制,从而增强企业风险防范意识,提高企业风险防范水平。
作者:刘艳宁 单位:国药药材股份有限公司
参考文献:
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[3]谭文红.完善企业内控制度防范企业风险[J].行政事业资产与财务,2014(09).
(一)没有全面的发挥内部控制审计工作的职能
在实际实施审计工作时,企业部分参与审计的工作人员自身有着相对习惯的对企业内部控制制度进行寻找错误且纠正错误的思想,无法全面的将内部控制审计工作的具体能力有效的进行发挥。例如,全面的评价审计内部控制的活动、全体等要素是审计工作人员在进行审计工作时的根本,可是部分审计工作人员还是将寻找错误且纠正错误的思想作为整个活动的重点,并且通过简化的“对号入座”的方式实施扣分的强制处理,同时没有理由的将具有全面性的评价指标进行分解,造成企业内部控制制度在进行审计工作时没能全面的发挥自身的职能。
(二)没有合理的制定企业内部控制审计系统
企业在进行内控审计工作过程中不仅没能有效的将内控审计职能进行全面发挥,并且在企业内控审计目前的评价体系中还发现相对不科学的问题,出现在内控审计系统中的问题主要有几个方面:(1)没有科学的设计评价体系所需的分值,应该根据企业内各个部门的实际情况针对性的设定分值,并且确保所设定的分值能够对企业各部门执行的活动起到稳定的作用,但大部分的企业没有做到这方面的要求。例如,企业部分部门将百分制的管理作为部门的评价系统,但是仍然有一些部门没有遵循这种方式,导致企业的部门与部门之间有较大的随意性。(2)没有针对性的评价企业内部控制制度,一般情况下都是采取统一的方式处理企业出现的问题,没有全面的划分企业的分支机构。例如,企业在构建评价系统时只是根据企业某一部门的实际情况进行,但没有考虑其他部门的具体情况,导致企业评价体系在执行时没能全面发挥自身的职能,出现这种情况最终会造成企业评价系统执行于内部控制系统仅仅是在表面上进行,企业内部控制制度具体的情况会与评价结果出现截然不同的结局。(3)对于新型的技术以及业务内部审计工作没有给予重视的态度,导致企业的发展受到一定的限制,使企业在对内部控制活动进行全方位的审计工作时受到了很大程度的影响。
(三)没有全面贯彻整改工作
随着现代化企业的不断改革,企业应该将内部控制制度的审计工作作为重点。在这过程中,很多企业受到不同方面因素的约束,我国很多企业在整改内部控制审计制度时均出现较多的问题,没有全面落实整改的具体工作,部分企业整改工作的效率尤为缓慢,经常出现无法全面改正企业存在的问题。企业在进行内部控制审计的整改工作时没有完善的体系,造成有着相对缓慢的整改效果,同时进行审计的主要工作人员在认识且监督整改工作进行过程中有一定的区别,没有统一的标准规范整改工作,相对审计工作整改的最终结果,企业被审计的相关部门以及审计的相关部门没有能够统一的提出意见,企业被审计的相关部门同样也没有对于部门间需要改正的问题进行全面的改正。
二、完善企业内控审计工作的有效措施
(一)创新内控审计的方法,增强内控审计的效果
随着进一步改革企业制度以及社会经济水平的快速进步,企业在审计内部控制制度时其具体的要求以及内容同样出现了明显的改变。处于这样的形式下,企业为了对内部控制制度进行创新才能够确保企业能够稳定的发展,因此,需要在企业进行审计工作的相关部门构建必要的创新思想,防止传统审计工作中经常出现的问题,并且改变审计工作的重点的方法,加大企业对内部控制制度进行审计活动时的监控力度,从根本上促进审计工作取得较好的效果,并且从不同方面对内控审计工作进行转变:第一,企业在进行审计工作应该通过事前预防、控制以及改变逐渐代替审计工作常规的事后监控;第二,进行审计工作时采用全面性的检查监控代替常规性的检查监控;第三,采用以现代化信息技术为根本的审计工作代替以传统人工操作进行的审计工作。
(二)更新内控审计的专业知识,促进内控水平有效提高
企业所拥有的审计团队具备高层次以及高素质,为确保企业内控审计工作顺利进行以及有效防止审计工作的风险奠定了一定的基础。所以,企业应该构建的审计团队应该具备优良的业务能力并且有良好的思想作风,必须加强培养审计工作人员的综合素质,同时监督企业内部审计工作人员对于审计工作的实务、业务以及基础等方面的规范要全面掌握,并且熟悉国家规范审计工作的相关法律法规。另外,企业应该在内控审计工作的工作人员中建立相关风险防范的思想,在进行审计工作时要遵循相关的规章制度进行,从根本上将审计工作的职能全面的发挥出来,同时,要确保审计工作人员具有良好的判断思维。内控审计工作人员进行工作时是否具有专业性取决于判断能力,并且在开始以及结束审计工作的过程中贯彻判断能力,判断能力对于审计工作的最终结果有着很大程度的影响。所以,企业应该通过不同方面的方法对工作人员进行培训,让工作人员在内控审计过程中积累工作经验,促进自身的判断能力得到有效的提高。另外,组织审计人员进行专业知识的培训,将较为进步的审计方式引进培训中,促进工作人员的审计工作能够顺利进行。
(三)加大内部监督力度,增强企业防查能力
随着现代化企业的不断改革,有较多创新的内部控制制度逐渐代替传统的内部控制度。由于制度改革的时间较长,并不是轻而易举就能够成功,制度在进行改革的时间里企业内部的员工较容易出现做出违反职业道德的行为,而企业的发展在很大的程度上会受到这些违反职业道德行为的约束。通常情况下,企业应该构建健全的系统,有效的控制以及防止审计工作中出现的风险,在此过程中,加大控制以及领导的力度,同时还要确定整改内控审计工作的实际内容,对内部审计整改的相关内容进行必要的规范。另外,企业应该及时的健全内部审计整改的相关制度,提高审计工作人员的相互沟通,促进内部审计工作改革能够获得理想的成果。审计工作人员在增强企业防查能力的过程中应该要做好几个阶段的工作:首先,对于追踪非审计现场与现场的内容要给予充分的重视,并且确保能够提高整改内控审计的效果;其次,对于内控审计工作在执行过程中的资源信息要不断的强化,健全内控审计的资源信息;最后,企业审计工作人员应该不断的进行沟通,确保能够及时的反馈审计过程中的信息,促进内控审计工作能够顺利的进行,推动企业获得更快的发展。
三、结束语
一、公司实施财务内控管理的现实必要性
1.能够增强公司的综合实力和市场竞争力
实施财务内控管理工作,能够起到对公司生产活动、管理经营活动的全面监督,提供财务数据分析,帮助公司管理人员制定生产计划、调整经营方针,从而预测市场供需动向、防范财务管理风险、节约生产成本、合理配置各项资源,最终逐步增强公司的综合实力和市场竞争力。
2.落实企业规章制度的重要手段
企业各项规章制度是企业正常运行的主要依据,促进企业发展建设必须建立健全的企业规章制度。企业内控工作具有明显的专业性和综合性,企业建设者应该结合企?I发展的实际状况,在提高企业内控工作可操作性和可行性的同时,全面提高企业内部控制工作质量,为落实企业规章制度提供动力保障。
3.财务内控管理能够帮助公司实现长期发展目标
财务内控管理机制的实施,将公司的长期发展计划融入到日常生产活动、管理组织活动当中,从而保证公司长期发展目标和经营计划的逐步推进、实现,稳步帮助公司实现生产模式转型,提升公司的劳动力生产率和市场竞争力,增强公司的经济实力,降低经营管理欧中可能遇到的财务风险与隐患。
二、公司内控工作管理的不足之处
1.企业重视程度不够
企业领导是企业发展建设过程中各项事务的决策者和引导者,提升企业内控工作质量必须引起企业领导的重视。在实际发展过程中,部分企业领导对企业内控工作质量认识不到位,导致内控工作执行力度偏弱,部分企业内控工作机制形同虚设,很少按照实际规章制度执行各项事务,对企业内部控制管理工作没有实质性的引导作用,导致企业内控工作质量难以提升。
2.企业内部审计存在问题
审计工作是企业经营决策中的重要组成部分,在企业的发展建设中发挥着至关重要的作用。从我国企业发展的实际现状来看,很多企业忽视了内部审计工作的重要性,导致内部审计工作问题重重。首先,工作人员对企业内部审计工作的实际目标认识不明确;其次,由于企业领导对企业内部审计工作认识程度不够,导致审计工作缺乏健全的规章制度;最后,企业内部审计工作依赖性太强,在实际运行过程中很容易受其他部门影响,实际效益难以提升。
3.全面预测管理认识不到位
在实际发展过程中部分企业对全面预测管理的重视程度不够,认为企业全面预测管理工作可有可无,不影响企业正常的发展建设,单纯地将全面预测管理与企业成本控制混为一谈。另外,部分企业认为全面预测管理不利于企业的生产建设,过分注重当前利益,忽视了长远利益对企业的影响;受计划经济的影响,部分企业对全面预测管理的责任认识模糊不清,导致企业内部控制工作质量难以提升。
三、公司内控管理的优化策略与方法
1.培养公司员工的财务内控管理理念
一方面,作为公司的经营决策者和领导管理人员,应当加强自身专业能力、职业素养的培养,率先认识到公司实施财务内控管理的重要性,然后加强对公司内部财务的监督管理。从公司的领导决策者开始,应当提高自身的财务内控管理意识,在公司内部推行财务内控管理机制,明确各部门所需要承担的财务内部管理职责与协调配合责任,加强各部门之间的对话与配合。
2.制定公司员工的财务内控管理学习培训活动
公司员工职业素养、专业能力与工作责任心,决定了公司内控管理的水平。公司可以从社会、学界中邀请专家和学者来到公司开展职业讲座、学习课堂、经验交流会,为公司员工提供参加学习和培训的机会,转变、增强公司职员的内控管理理念,协调公司财务部门做好内控管理工作。
3.协调财务内控管理与公司项目开发之间的关系
一方面,公司应当构建全面的财务内控管理机制,从各方面加强对公司财务的内控监管;另一方面,公司应当继续将精力集中在新型项目开发与建设上,依照原有的长期发展规划,在保证公司生产经营实力稳步增长的基础上,按计划逐步拓展公司的经营项目,提升公司的经济市场占有份额,提升公司的劳动力生产率和经济实力。
4.将财务内控管理融入公司理念与文化中
为了适应国际市场的激烈竞争,国内公司在发展过程中,应当增强自身的核心竞争力,通过公司职员主观能动性的培养与训练,激发公司职员的工作热情,挖掘公司职员的劳动潜力和创新能力,从而推动公司劳动力生产率与公司市场竞争力的提升。公司之间的竞争,也可以看作是公司人才的竞争、科学技术的竞争,因此为了帮助公司培养新世纪的创新人才,应当从公司文化与理念精神入手,让公司职员认识到自身进步与公司发展之间相互促进、和谐共生的关系,通过公司文化理念的传播,将财务内控管理理念引入到公司职员的思想认识中,有利于财务内控管理工作的顺利实施。
5.引导公司其他部门对财务内控管理工作提供支持
为了保证财务内控管理工作在公司内部的顺利开展,为了构建一体化的公司内控管理机制,应当确保额各部门之间协调分工、有序配合,共同为公司开展财务内控管理工作提供方便条件,不断推动公司健康、稳定发展,提升公司的综合经济实力和核心竞争力,将公司所有部门的工作职责、工作目标统一起来,为公司争取经济利润和长期、可持续发展。
6.成立公司内控管理的绩效监督机制
一、建立企业内控制度的必要性
(一)内控制度是经济环境发展的必然产物
根据党的十五届四中全会决议:到2010年使大多数国有企业建立比较完善的现代企业制度,实现产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学,健全决策、执行和监督体系,使企业成为自主经营、自负盈亏的法人实体和市场主体。这些决议的提出,为现代企业管理的实施、内控制度的加强创造了条件、提供了可能。我国近年来在一些地区和行业进行企业改制、试行建立现代企业制度。1999年就建立现代企业制度的效果,对千家企业经营者进行问卷调查显示:55.36%的经营者认为公司内部管理制度更加完善,54.92%的经营者认为已建立了科学规范的公司组织机构,50.33%的经营者认为经营决策比较科学,46.8%的经营者认为公司治理机构能有效地发挥作用。由此可知,建立现代企业制度在加强企业管理方面已取得了显著成效。
(二)内控制度是法律法规迫切要求的产物
新修订的《会计法》第27条明确规定:“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度”。单位内部会计监督制度是企业为了保护其资产的安全完整,保证其经营活动符合国家法律、法规和内部规章要求,提高经营管理效率,控制风险等目的,而在企业内部采取的一系列相互联系、相互制约的制度和方法。从企业内部会议监督制度的内容看,其本质是一种控制制度或是吸收和借鉴了内部控制制度的精神和内容。因此,对《会计法》有关会计核算、会计监督等法规的遵循程度,取决于企业内部控制的安全性和有效性。
二、对建立企业内控制度的建议
(一)建设具有操作性的企业内控制度
企业应当按照财政部门的各项内部控制制度,从企业实际运用出发,制定内控制度,具有可操作性。为此,应考虑两个方面:一是上的规范性。在对控制的对象和内容的规定上,要体现共同性和个别性的差别,体现一般性和特殊性的要求。对各单位共同内容或环节,应当做出具体规范性的规定,即统一标准,共同遵守;而对有差异的内容或环节,则应当规定得较有原则,以便各单位在制定本单位的内部控制制度时有一定灵活性,使其内部控制制度更具有适应性。如财产保护控制制度中建立定期盘点制度,定期进行财产清查,杜绝财产流失;建立债权债务清理制度,使企业资金周转良性循环,树立企业良好形象等。二是操作上的程序性。各项内部控制制度在具体规范各控制点或控制环节时,要体现程序性的特点和要求,要明确与该控制点或控制环节相关方面的操作步骤,各步骤涉及的部门或岗位所应履行的职责权限。如全面预算管理控制制度的实施过程中,年初总支出预算下达后,一般不做调整,年终不允许超支,在预算执行过程中,运输生产方案、布局进行重大调整;生产技术条件、运输市场、经济环境发生重大变化;突发性、重大政策性变化以及不可抗力事件等,确需调整预算时,必须按照调整程序和审批手续批准后才能进行预算调整。各单位必须严格执行支出标准和支出范围,不得擅自提高支出标准和扩大支出范围,同时,各单位主要领导要对年度预算的执行负总责。程序性的要求,对于内部控制制度的建设非常重要,是内部控制制度的中心环节,也是一项内部控制制度是否可行和有效的关键。三是总目标的分解性。企业总目标的实现体现在企业内控制度系统中,通过对企业内部控制总目标的分解,企业内控制度形成了一个分层次、复杂的大系统。在此系统中有总目标,每层次的每个子系统有从总目标分解而来的分目标,并按此目标拟定可行方案实现各自的最优控制;整个系统的控制通过协调子系统的办法实现。其运行方式为:每个层次都只控制下一级的活动,而不越级去直接控制更下一级的活动,只有最下一级的控制子系统才直接控制系统的运行,上级层次的系统只起协调作用。如全面预算控制制度中,铁道部下达初始预算为总目标,铁路局、各单位等层层分解得来分目标,落实到最下一级的相关责任部门、车间、班组。
内部控制制度在具体适用范围上也要有所区别,有所选择,要把握好两条原则:一是普遍适用原则,即对所有单位具备的业务,如货币资金业务、采购业务、固定资产业务等。所有单位都具备这些业务,而且业务内容和操作程序也基本相同,与这些业务相应的内部控制制度则应当适用于所有单位。二是个别适用原则,即对一些不具普遍性的业务,如对外投资业务、捐赠业务等,只有部分单位有这类业务。相应的该方面的内部控制制度也只适用部分单位,而不能适用于所有单位。
(二)重视对单位负责人进行内部控制的宣传
内部控制成败与否取决于企业员工的控制意识和行为,而单位负责人对内部控制的自觉意识和行为又是关键。从理论上讲,内部控制本身也有局限性,其中主要是单位负责人控制的随意性或相互串通、搞内部人控制。因此,加强对单位负责人的内部控制宣传、提高他们自觉执行内部控制的意识格外重要。我国一些企业内部控制形同虚设。对此,《会计法》明确规定,单位负责人负有执行《会计法》的法律责任。在制定控制有关规定时同样要明确单位负责人的责任,只有这样才能使企业由上而下共同执行内部控制要求、从而推动我国企业内部控制健康发展。
(三)建立企业财务内控制度目标体系
企业财务内控制度为企业的经营目标,我们制定财务内控制度体系必须达到以下目标:保证业务活动按照适当的授权进行;保证所有交易事项以正确的金额,在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,使财务会计报告的编制符合有关财务会计制度和会计准则的要求;保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权;保证账面资产和实存资产定期核对相符;保证财务会计监督的及时性、准确性。
企业的财务内控制度要达到服务于企业经营目标,要达到对经营活动的控制,必须使财务内控制度对每个环节进行控制,控制好各个要点。实行企业财务内部控制要实现以下要点:明确管理职责、纵向与横向的监督关系;职责分工,权利分割,相互制约;交易授权,建立恰当的审批手续;设计并使用适当的凭证和记录;资产接触与记录使用的授权;资产和记录的保管制度;独立稽核,例行的复核与自动的查对;制订和执行恰当的会计方法和程序;工作轮换;独立检查,包括外部和内部审计等。
(四)建立内部控制标准体系及检查考核和评价机制
为了尽快推动单位内部控制制度建设,企业应制定和统一的单位内部控制标准,供所有单位执行和参考,一般的单位内部控制应满足以下方面的要求:制定的标准应包括内部控制制度的各个方面,形成一个完整的体系;将共性的内容制定详细具体的标准;对于关系会计信息质量的内部会计控制内容和单位履行法规制度的控制内容,应制定规范性标准,对于仅涉及单位内部管理控制的内容可制定示范性标准。不仅要建立内部控制标准体系,还要定期检查考核和评价,其主要内容应包括:对单位内部控制制度执行情况的检查和考核,在此基础上对内部控制中存在的缺陷和问题提出改进建议;对执行内部会计控制成效显著的单位、机构和人员给予表彰,对违反内部控制的提出批评和处理意见。
关键词:企业;内控制度;建设
中图分类号:F275 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2013)08-0124-02
一、建立以财会控制为核心的内控机制
从2001年开始,国家财政部就逐步制定了《内部会计控制规范》;2009年7月1日国家财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合的我国第一部《企业内部控制基本规范》和18项具体规范即将实施,从此以财会控制为核心的内部控制机制的建设有了可操作性的依据,具体体现在以下几个方面。
1.会计人员权责分明
明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。企业要健全和强化内部组织机构,它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。如材料物资的需求计划、采购、检验、保管、领用应相对分离;销售与发货、收款工作要分开。
2.会计凭证完整正确
明确规定保证会计凭证和会计记录的完整性和正确性要求。如对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面做出规定;对各种账簿记录,要求账证的一致或保持一定统驭关系的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。
3.会计制度严密完备
明确规定建立财产清查盘点制度。如为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,都要实行永续盘存办法核对库存账实外,还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。又如现金出纳员除规定每日下班前要结账清点库存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员还有经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的责任。
4.会计信息效率提高
电算化可以大大提高会计工作效率和会计工作的水平,但是不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控制制度和管理制度。同时,还应加强对电算化系统的管理,这是会计系统安全、正常运行的前提。程序设计人员还应对数据库采用加密技术进行处理,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员,健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的处理流程不走样变型。
二、建立依法理财规范内控运作机制
1.建立决策、经办分离制约制度
决策和经办分离制度使决策人员与执行人员之间能够相互监督、相互制约,体现了《会计法》对重要经济业务事项决策和执行程序的要求,既可防止权限过于集中,也可防止政出多门、各行其是。
根据内部控制制度不相容职务分离控制的原则要求,业务经办与决策(审批)必须分离。具体业务与事项的控制一般涵盖单位经营管理的各个层级和业务流程的各个环节,通常包括采购、生产、销售、预算、担保、合同协议、业务外包、企业合并、资产重组、投资融资、货币资金、金融资产、存货、工程项目、固定资产、无形资产、人力资源、信息系统等方面。
2.建立财产清查盘点制度
财产清查制度历来是《会计法》强调的重要制度之一。《会计法》第二十七条规定,各单位在内部会计监督制度中应当明确“财产清查的范围、期限和组织程序”,不仅要建立财产清查制度,而且要明确规定财产清查的范围、期限、组织程序,保证财产清查制度得以具体落实,也为有关管理部门监督检查财产清查制度建立和执行情况提供可靠依据。
财产保护控制主要包括:(1)财产记录和实物保管。关键是要妥善保管涉及资产的各种文件资料,避免记录受损、被盗、被毁。对重要的文件资料,应当留有备份,以便在遭受意外损失或毁坏时重新恢复,这在计算机处理条件下尤为重要。(2)定期盘点和账实核对。它是指定期对实物资产进行盘点,并将盘点结果与会计记录进行比较。盘点结果与会计记录如不一致,可能说明资产管理上出现错误、浪费、损失或其他不正常现象,应当分析原因、查明责任、完善管理制度。(3)限制接近。它是指严格限制未经授权的人员对资产的直接接触,只有经过授权批准的人员才能接触该资产。限制接近包括限制对资产本身的接触和通过文件批准方式对资产使用或分配的间接接触。一般情况下,对货币资金、有价证券、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触。
3.建立执法监督制度
在法律的框架内,内部控制制度的监督可以分为五个层次。第一,财会部门的后台监督。财会部门及其管理人员负有履行后台监督的重要职责,企业每一项业务的收付和债权债务的发生都会在账面上反映出来,这本身就是一种监督;会计人员在会计核算中注重反映的真实、准确和完整,并有责任以会计资料为依据,控制企业经济活动按预定目标进行,并报告所发现的违法违规的财务事件;财务主管在账务汇总和财务报表分析后也可以发现经营管理活动中的种种问题,促使企业遵守国家法律和政策,加强经济核算,提高经济效益。财会部门要从管理会计的角度,在更深层次和更大范围内发现问题,研究对策,预测风险。第二,企业内部审计的再监督。内部审计是一种独立的、客观公正的、并能够提出指导性建议的行为,以使企业能够创造更多的价值,并提高其运作能力。它通过采用一套系统严谨的方法对风险进行估量,并提高风险管理、控制与监督的有效性,最终帮助企业达到预期的目标。内部审计部门的职能除了审核企业会计账目之外,还包括稽查、评价内部控制是否完善和企业内部各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理层提出建议和报告。内部审计部门的监督职能在于提供对一个单位的内部控制加以系统地检查和评估,提交审计报告,其中包括对各种经营活动无偏见的、公正的、实事求是的分析和经过证实以后而应采取改进行动的合理建议,以协助各级管理部门有效地履行其职责。第三,以注册会计师为主要形式的社会力量监督。这种监督形式是通过注册会计师对企业内部控制的审计、评价实现的。在进行评审之前,注册会计师应当依据国家有关内部控制的规范,制定对企业内部控制实施审核的工作计划,以确定内部控制测试和评价的程序和范围。注册会计师的监督分三步实施,调查、了解企业的内部控制情况,对内部控制进行符合性测试,对内部控制进行评价。第四,以企业外部信息使用者为主的社会力量监督。企业提供内部控制报告的目的在于向外部信息使用者表明企业的内部控制是否有效。通过企业提供的内部控制报告,外部信息使用者可以加强对企业内部控制的监督,这将有助于改善企业的内部控制系统,减少管理舞弊和财务报告操纵,也保护外部信息使用者自身的利益。第五,政府对企业内部控制的监督,企业内部控制是国家宏观控制的组成部分,建立良好的社会主义市场经济秩序,企业内部控制是基础,但政府及其职能部门的管理、监督、控制也决不可少,对于国有企业来讲,政府的监督尤为重要。
三、建立健全内控制度评价体系
1.审计重心从财务转向内控
一直以来,单位内部审计工作的重点在经济效益审计、会计工作基础规范监督、专项审计上;外部会计师事务所的年报审计主要侧重经济效益审计,从第三者的角度为投资者、国家税务部门作出客观的评价。企业达到一定规模后,企业要从家庭作坊的管理模式转向有限责任公司和股份公司。投资者要想在行业中做大,走出国门,建立跨国集团公司,必须从简单的数字,即以经济效益为重心转向以内部控制为重心。投资者必须建立内部控制制度审计工作计划,对内控审计进行检查评价。
2.检查评价走向全面和深入
单位应当结合内部控制制度建立与实施情况,定期以内部控制的有效性进行评价,编写内部控制自我评价报告。根据国家有关法律法规要求、经营业务调整、经营环境变化、业务发展状况、实际风险水平等确定内部控制制度评价的内容和评价程序,逐步完善适合本单位的内控评价体系。内部控制制度的检查评价主要体现在三个方面:1、内部控制的健全性,充分性。2、内部控制的合理性。3、内部控制的有效性。
四、内控加强为企业增收创益
【关键词】 和谐企业文化; 企业文化; 内部控制; 内部控制环境
一、引言
随着文化越来越成为综合国力竞争的重要因素,建设和谐社会成为我国当前的社会主题,构建和谐企业文化的呼声日益高涨。什么是和谐企业文化呢?和谐企业文化是指以和谐思想作为企业的核心价值观,强调企业各个部分的有机结合、适度调整、和谐统一,在管理中以人为本,对企业内外部子系统进行有序协调,有效整合,形成和谐融洽的企业心理环境和气候,建立员工和企业的双赢结构,实现双方的可持续发展。
巴林银行的倒闭、安然大厦的崩塌以及当前金融危机的爆发等等,引起了人们对提高企业内控能力的空前重视,甚至有人认为出现了“内部控制爆炸”。COSO的内部控制整合架构就是其中的职业性经典,它将内部控制定义为是受企业的董事会、管理层及其他人员影响的,为达到经营活动的效率和效果、财务报告的可靠性、报告的真实性和可靠、遵循相关法律法规等目标提供合理保证而设计的过程,包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控相互联系的五要素。
二、和谐企业文化与企业内部控制的关系
(一)内控环境与内部控制的关系
控制环境是内部控制所赖以依存和运行的,对其建立和实施发生影响的各种因素的总和。其主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、企业文化、人力资源政策、内部审计机构设置、反舞弊机制等。
内控环境作为内部控制的首位要素,其好坏直接决定了企业内部控制整体框架实施的效果,是实施内部控制的基础。Stringer& Carey(1995)对澳大利亚8个内部控制优秀的组织进行现场调查发现,随着组织环境的变化,内控环境越来越制约着企业风险评估、控制活动、信息与沟通以及监控等等活动的执行及其执行效果。
(二)和谐企业文化与内控环境的关系
傅晓明(2006)指出,和谐企业文化内涵是企业在长期生产经营、建设过程中形成的理念、信仰、习惯、思维定式等管理者和员工智慧的结晶。它成为企业内部一种统一的意志、精神、向心力、凝聚力,是企业家和企业员工的行动准则。
和谐企业文化作为内部控制环境的有利因素,给企业内部控制的实施创造了更有执行力的良好的人文控制环境。其塑造的管理者的强烈的凝聚力、向心力、号召力与独特的管理风格、先进的管理理念,企业员工群体高昂的士气、强烈的荣誉感以及精诚团结促使的“沟通、尊重、诚信、卓越”的服务意识,给企业注入了强大的凝聚力与旺盛的生命力。高语眉(2008)指出,企业文化可以通过其引导、激励与约束功能使员工尽快领悟企业新的发展战略与经营思路;通过共同使命的认定和团队的建设、情感的管理等来使大家认识到在企业工作的价值所在;通过将企业共同价值观、道德观向员工个人价值观、道德观的内化,使员工在观念上确立一种内在的自我约束的行为标准。
不和谐的企业文化会因不当的个体行为影响内部控制环境,进而影响内控其他要素的执行,促使会计舞弊的出现。秦江萍(2005)指出,CPA在审计对内部控制的内容进行评价时,更应注重个体行为方面,用职业判断分析和挖掘人性方面的舞弊危险。Barker,Donald and Michael(1976)进一步指出,应通过对高层管理人员主导的公司氛围、交易和人事安排的检查建立其控制系统,还可通过审计委员会的复核等预防高层管理人员的舞弊行为。Elliott and Jacobson(1986)的研究也指出:管理当局应通过确保控制环境、董事会、审计委员会和内部审计的有效性,以预防和发现会计舞弊。
(三)和谐企业文化与内部控制的关系
由以上分析可以看出,代表和谐企业文化的管理者的管理理念以及其他个体行为是通过影响控制环境进而间接影响内控效果的。企业内控失效的后果之一就是会计舞弊,由Bologua等(1993)提出的“GONE”理论表达的会计舞弊产生的四个条件中的“贪婪”和“需要”就与行为人个体有关。在此基础上,美国著名的Treadway Committee(1987)提出的著名的反舞弊四层次机制理论就建议任何组织实体,都要突出高层的管理理念在防止会计舞弊中的作用。
和谐企业文化是提高企业内控效果的重要因素。毛华静(2004)指出,和谐企业文化有助于解决团体目标与个人目标的矛盾、控制者与被控制者的矛盾,推动内部控制的顺利实施。同时,它还能弥补内部控制的漏洞,使员工在强烈的责任感、向心力下,有效防范会计舞弊,增强企业内控能力。
高效的内控制度对和谐企业文化的形成具有推动作用。是建明(2005)指出,科学、完善的内部控制制度能够展示企业的精神风貌,融会企业经营理念,打造和谐企业形象,有利于促进优秀企业文化的进一步发展。Bologna,Lindquist and Wells (1993)提出,应建立良好的控制系统,营造一个良好的道德环境来预防和发现纰漏并进行纠正。Albrecht,Werns and Williams(1995)从减少会计舞弊机会和创造一个诚实、开放,具有资助特色的和谐企业文化氛围的角度提出了预防和发现纰漏的对策,以及时补救。
三、“培育和谐企业文化基因,创造优良内部控制人文环境”案例
(一)案例简介
内蒙作为我国乳业巨头之一,在战略决策中,将消费者、股东、银行、员工、合作伙伴和社会“六满意”作为企业的立身之本,将企业利益寓于社会利益之中。为此,蒙牛用“股东投资求回报,银行注入图利息,合作伙伴需赚钱,员工参与为收入,父老乡亲盼税收”的经营理念教育员工;1999年,蒙牛在建厂资金缺乏的情况下,率先建起国内同行业第一个奶车“桑拿浴车间”;在对员工的培养和人才使用上,蒙牛的理念是“有德有才破格重用,有德无才培养使用,无德有才限制使用,无德无才坚决不用”;在管理者的提拔上,采取“任人唯贤”的原则;在与社会的关系中,蒙牛的名言警句是“小胜凭智,大胜靠德”。
正是有了内涵丰富的和谐文化,才塑造了企业良好的形象,在短短7年内创造了蒙牛神话。
(二)案例分析
蒙牛乳业的成功不是偶然的。它的成功来源于遵循业界的“企业短期不衰靠人管理,中期不衰靠制度管理,长期不衰靠文化管理”的训言,更重要的是正确贯彻了由杨金廷(2008)提出的和谐企业文化建设的“洋葱图”理论,进而为企业内部控制提供了良好的人文环境。
“洋葱图”理论如图1所示,大体包括物质生活文化、制度管理文化、行为习俗文化和精神意识文化等四个层级。
1.突出重点,凝练和谐文化之魂。由和谐企业文化结构图可以看出,和谐企业文化的核心是精神层次的文化,重点是企业的价值观体系,这正是和谐企业文化建设的灵魂。
蒙牛乳业注重培育共同价值观,在战略决策中,塑造了“将消费者、股东、银行、员工、合作伙伴和社会等六满意作为企业的立身之本”的组织价值观;塑造了“股东投资求回报,银行注入图利息,合作伙伴需赚钱,员工参与为收入,父老乡亲盼税收”的管理者的价值观;塑造了将企业利益寓于社会利益之中的员工价值观;塑造了“有德有才破格重用,有德无才培养使用,无德有才限制使用,无德无才坚决不用,使得每个员工都能够发挥其个人价值”的能够影响人、熏陶人、激励人、引导人和改善人的价值观体系,进而在很大程度上提高了蒙牛乳业内部控制的效率和效果。
2.重在建设,加强和谐企业制度、行为、形象文化体系建设。不断推进物质生活文化、制度管理文化、行为习俗文化和精神意识文化高效、有序的企业运营形态的健康发展,坚持重在建设的方针,着眼长远,搞好和谐企业文化建设。
(1)构建科学有效、有执行力的制度环境。蒙牛乳业在战略决策、经营理念、保护消费者权益、对员工的培养与人才使用、处理社会关系方面都有一套系统的内部管理制度,极大地增强了企业的凝聚力,能够使蒙牛员工逐步养成良好的行为习惯,塑造企业的形象,形成一种企业及员工主动、自觉、习惯化的思维与行为,成为一种企业与员工灵魂性、核心性的文化竞争力,更重要的是使员工之间形成一种良好的自我管理的控制环境。
(2)构建特色性、有效性、自觉性的行为文化体系。蒙牛通过在资金缺乏的情况下,为保证牛奶质量建立“桑拿浴车间”、积极投身于公益事业,并以“只要事关国家、民族大业,公司都积极参与;只有企业关心老百姓的事,老百姓才会关心企业的事”为公益理念等等,既加强员工与管理者制度层面的规范与约束,更重视精神层面的激励、刺激与引导,从而提高管理者与员工的文化素养与行为自觉,形成企业文化提高的原动力,进而形成高水平的和谐企业行为文化。
(3)构建有个性、有特色、有“生命”的形象文化体系。蒙牛的“小胜凭智,大胜靠德”、倡导“每天一斤奶,强壮中国人”的健康理念等等以及以上提到的战略决策、经营理念、保护消费者权益、对员工的培养与人才使用方面的管理理念,向世人展示了其良好的产品形象、服务形象、管理与市场形象,丰富了其有个性、有“生命”的和谐企业形象文化。
3.以人为本,注重人的培养。人作为企业文化活动的参与者与企业文化的体现者,在构建和谐企业文化过程中起着主人翁的主体作用。刘鹏飞(2005)指出,企业文化的发展能够促进内部控制的不断发展、成熟。随着知识经济的到来,企业应更重视生产、经营和管理的柔韧性,在建设企业和谐文化过程中,人力资源也将成为企业中的核心因素。
四、培育和谐企业文化,提高企业内控能力
蒙牛成功的根本在于在“以人为本,加强和谐企业制度、行为、形象体系建设”的基础上形成了一批企业与企业员工共同的价值观,从而形成一定的文化氛围和气势,造就一批与企业荣辱与共的高素质员工队伍,进而推进了物质生活文化、制度管理文化、行为习俗文化和精神意识文化的高效、有序的企业运营形态的健康发展。另外,企业管理者与员工在统一的价值观下,将先进的管理理念化作具体执行力,执行于实际行动中,通过理念转化为提高员工工作的执行力和战斗力,把目标变成现实,实现真正意义上的企业和谐,为内部控制提供良好的人文环境,提高了内部控制的效率与效果。
诺贝尔经济学奖得主诺思说:“自由市场经济制度本身不能保证效率,一个有效率的自由市场制度,除了需要有效的产权和法律制度相配合外,还需要在诚实、正直、公正、正义等方面有良好道德的人去操作这个市场。”因此,如图2所示,企业可以通过建设和谐企业文化,为企业实施内部环境提供良好的人文控制环境,提高风险评估、控制活动、信息与沟通和监控的执行力、效率与效果,进而提高企业内部控制能力。而高效的内部控制制度能够展示企业的精神风貌,融会企业经营理念,打造和谐企业形象,在实施过程中会推动企业文化的进一步发展,使得企业文化与内部控制处于不断完善、提高的良性循环中,使它们相互融合渗透,创造企业与员工需要的制度环境、生产工作环境和企业良好的形象,激发员工的创造力、活力与动力,推进企业持续、稳定、健康发展。综上所述,企业要保持持续稳定健康发展,除了需要正式制度即内部控制等制度的规范与约束外,还需要非正式制度安排即通过建设和谐企业文化等形式。
【主要参考文献】
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