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首先,企业内部控制影响企业信息化的进程。企业的领导层决定该企业是否实行信息化以及实施信息化后该怎样进一步健全企业内部控制。企业内部控制的主要内容包括领导层对信息化的认识以及制定的信息化相关战略。其次,企业内部控制影响企业信息化的效率。企业信息化的实施是指工作人员在结合企业的内部控制的基础上对企业信息通过信息技术进行获取、处理、输出的过程。这个过程受到多方面因素的影响,但是企业信息化的效率主要是由企业内部控制的好坏决定的。最后,企业内部控制影响企业信息化的安全性和有效性。信息的有效性和安全性直接影响企业能否健康地向前发展。故此,只有完善的企业内部控制系统才能使得信息系统更加安全和有效,最终发挥信息化的优势,推动企业健康稳定发展。
2.1原有的企业内部控制体系未能适应新时期的会计信息化需求
企业内部控制信息化的重要环节就是企业会计信息化,会计信息化时代的到来对企业内部控制产生了重大影响,传统的会计内部控制制度已经远远落后于信息时代的新要求。会计信息化是整个企业信息化中的重要组成部分,该板块需要与企业内部其他信息化板块进行对接,这样一来,需要重新调整企业内部许多岗位权责,这对企业内部控制的相关建设和完善也提出了更高的要求。
2.2会计信息化下数据的存储存在安全隐患
传统会计形式采用纸质形式记录各种账簿,如果记录出现差错,只许可相关责任人员通过正常的错账更正方式进行修改,并且相关责任人员和经手人还要签名或者盖章,这种情况下容易控制。但是在会计实现信息化后,相关的会计数据都存储于计算机中,这样一来,如果有人对会计信息进行更改、增减、拷贝是不容易被发觉的,很容易导致会计信息泄露。
2.3会计信息化岗位之间难以牵制
传统会计形式下,会计相关工作人员对自己经手的账簿采取签字或者盖章的形式来分清相互之间的责任。实施会计信息化后,原来的大量复杂的手工工作都由计算机自动来完成,效率和准确率都有所提高。这种形式的转变,如果没有相对完善的岗位之间的制约、监督机制的完善,企业内部控制将会有很大的风险。
2.4网络环境下风险程度加深
实施会计信息化后,大量的工作都由计算机来完成,传输速度和工作效率都有所提高,但是使用网络传输,也存在很多不安全的因素。比如,企业网络数据一旦遭受到黑客的攻击,企业的商业机密就会泄露,如果这种情况出现,将给企业造成巨大的损失。另外,计算机病毒也是对计算机系统安全造成威胁的重要因素。传统的内控方法已经不再适用,这就增加了企业会计信息化系统以及企业内部控制的难度。
3完善会计信息化企业内部控制的建议
3.1完善企业内部控制环境
首先,调整组织结构。企业应当对原有的组织结构进行调整,建立恰当的组织机构进行合理的职责分工,并且通过岗位职责的制定、部门的设置、人员的分工、权限的划分等形式进行控制,从而达到相互制约、相互牵制的目的。根据会计数据的不同形态,企业可以分为系统安全组、数据收集输入组、会计信息分析组等。企业组织机构的设置必须与企业的实际情况相适应。其次,培养企业管理者内部控制和信息化观念。在会计信息化条件下,管理层工作人员必须要更新观念,注重对企业进行实效管理。最后,加大会计信息化人才的培养。科技是第一生产力,人才是关键。想要实现企业内部有效的控制制度,应当注重培养会计信息化方面的专业人才。
3.2正确进行风险评估和分析
实施会计信息化后,由于会计信息系统自身的特点,使得企业会计工作增加了许多风险。主要包括设计研发、实践操作不规范、不可控制等方面的风险。管理者应当正确地分析和评估这些风险,有效地进行内部控制。首先,系统操作控制。系统操作控制需要明确规定各个用户的安全等级和身份标志,并且定义具体访问的对象。工作人员必须根据自己的权限进行系统操作。其次,系统维护控制。定期对工作系统的软硬件进行检查和维护,发现问题,及时上报。定期对软硬件系统的程序进行升级,确保系统的安全、高效运行。最后,档案管理的控制。会计信息化条件下,档案大部分以磁盘形式保留,应当定期对会计档案进行备份和检查,并且要保证磁盘的存放环境安全可靠。
3.3加强内部审计
首先,开展会计内部控制有利于山东省城商行提升内部管理效率与工作人员对金融风险的防范意识。由于现阶段市场经济的发展十分迅速,金融产品更新换代较快,这对银行的长久发展会产生风险方面的影响。进行会计内部控制,不仅能够强化对风险的控制与管理,还能大大提高山东省城商行工作人员的风险防范思想。因此,有利会计内部于营造出“风险管理、人人参与”的良好工作环境。其次,开展会计内部控制的另一个重要作用就是可以有效避免转贷牟利与公款私存等问题。加强货币资金财务方面的管理,可以使资金的有效运转得到强有力的保障。除此之外,一些会计内部控制对资产流失现象的防止也起到很好的效果,有利于保证资产的完整性与安全性,并且还能够切实保证银行会计信息的可靠性与真实性。
二、山东省城商行进行内部会计控制与管理的有效性
1.内部审计独立性缺乏,审计水平有待进一步提升
现如今,山东省车商行的内部审计审计部门主要是由直属行长管理与领导的,推行的制度是行长负责制。这种制度虽然可以保证内部审计工作具有一定的独立性,但却在一定程度上弱化了对银行行长的监督,因而也就是降低了银行内部审计工作的公正性与客观性。随着我国银行金融业务不断朝着多样化方向发展,山东省城商行内部审计也逐渐从原来的纠错查漏工作过渡到对金融风险的防范与控制。然而山东省城商行现阶段的内部审计工作并没有实现预想的目标,其审计方法存在局限性,设计覆盖面也较为狭隘,并且审计工作的主要侧重点是对事后的控制与管理。
2.与银行电子化会计业务相比,其内部会计会计控制体系较为落后
目前,随着计算机网络技术的不断发展与应用,很多银行的电子化会计也逐渐得到了广泛的应用。然而山东省城商行的电子化会计工作的发展,主要侧重点依然停留在如何使电子会计核算更加精确,以及会计工作能否按时完成等方面。此外,山东省城商行乃至全国城市商业银行都未形成一套高效、规范的自动化风险监控与管理系统。监控系统局限性与技术管理方面的不足,是山东省城商行当前急需解决的迫切问题。
3.“轻执行、重建设”问题突出
山东省城商行在内部会计控制机制建设中的另一个重要问题就是“轻执行、重建设”。银行内部会计控制并没有在日常财务管理、核算及会计记录中得到真正的落实。其主要的表现有以下几个方面:凭证使用环节与保管程序等的控制不够严格;会计账目的核对并没有及时进行;人性化在制度执行中的干扰作用较强,难以切实处理与解决,并且具有很强的随意性;工作人员对隐藏的事故隐患没有形成敏锐的思维感觉,银行财务方面面临的风险威胁较大。[5]从整体上来说,山东省城商行内部会计控制体系只是一种为了应付检查而存在的摆设,并没有对内部管理的加强起到有效的促进作用。
4.不合理的审计岗位设计,不到位的人力资源管理
城市型商业银行实行内部管理,主要是为了对银行业务方面存在的风险进行有效的控制与管理,并要求风险控制工作人员做到职责明确、岗位清晰。目前,山东省城商行在人力资源配置与管理方面存在较大弊端,依据业务量聘用人员定岗,从而导致不科学的岗位分工与混乱的责任控制局面的出现。在银行实际工作中,操作业务的口令密码由于担保性较差,也在一定程度上加重了岗位责任混乱的程度。
三、山东省城商行实行会计内部控制的相关策略与措施
1.从文化建设抓起,营造良好的银行内部控制环境
要想使山东省城商行内部会计控制好的机制得到有效运行,基本的前提就是该机制本身就应当达到全面、有效的地步。同时,商业银行内部会计控制能够顺利施行的重要保证之一就是所有工作人员都必须具备会计内部控制意识,而且每个员工都自觉遵守内部控制的各项原则与要求。无论制定什么样的内部控制机制,其运行的具体情况与效果,技术都是由人为因素主导的。[6]所以,山东省城商行在会计内部控制机制的发展与完善过程中,还应当通过文化建设的方式营造良好的内部控制环境,从而使环境对人形成一种约束作用。与此同时,山东省城商行也不能只是为了追求短期利益而忽视了对内部控制环境的建设,应当一直坚持将追求最大化价值作为银行发展与建设的根本目标。
2.强化重要岗位监控力度,严格执行分级授权机制
山东省城商行在对待不一样的会计岗位时,应当始终坚持责任分离与互相制约的理念。严令禁止一人承担不相容岗位职务的现象,同时也不能由一人操作所有的会计业务与各项工作。各个会计岗位既要相互监督与制约,又要形成良好的沟通与联系。在对待银行内部的重点岗位时,应当实行轮流上岗制度,做到人员的充分流动与平行交接。不同人员对不同的业务负责,并全面推行不相容岗位分离制度。除此之外,每一个岗位上的相关负责人员,都应当具有相应的权利与职责。如果岗位负责人存在大额相关文献并不能十分有力的证明心理幸福感与工作绩效的关系。在此,引入工作幸福感来讨论心理幸福感与工作绩效。当前对于工作幸福感的研究主要有两个方面:一部分研究者是从心理健康的角度出发来对工作幸福感进行研究;而更多学者则是基于心理幸福感的相关研究来定义工作幸福感进而对其结构进行研究。事实上,从上文对于心理幸福感的定义来看,心理幸福感与工作幸福感本身就具有很强的联系。心理幸福感强调个人自身在努力达成某一目标过程中的体验,而在我们日常生活中,工作中的目标占据了个人全部希望达到的目标中的重要部分。因而在心理幸福感的基础上研究工作幸福感的结构更加顺理成章。Ryff在其对于心理幸福感研究的基础上提出了六维度工作幸福感模型。此后,的研究普遍认为工作幸福感应该包含收入、人际关系、组织支持、职业生涯发展、工作压力及保障等几个因素。可以看出以上影响工作幸福感的因素中,除了收入和工作保障等物质相关的因素外,其余各因素都与心理幸福感的各个维度有不同程度的相关关系。因此,有理由认为工作幸福感与心理幸福感具有高度的相关性。另一方面,对于工作幸福感与工作绩效间的关系,大部分的理论及实证研究都表明,两者存在一定的正向相关关系,而对于两者是否存在因果关系的意见却并不一致。本研究倾向于认为工作幸福感与工作绩效间的这种相关关系很可能是因果关系,即工作幸福感能够对工作绩效产生正向的预测作用。从上文对工作绩效的分析可以看出,工作幸福感的不同因素恰恰与工作绩效的各个维度相对应,甚至对其产生影响。具体来说,工作幸福感中关于工作报酬等物质方面的因素及个人的工作目标等主观因素会对其任务绩效产生影响。同时,工作幸福感中的一个重要因素--人际关系的好坏将会对员工工作绩效中的关系绩效产生至关重要的影响:在工作中,与同事及上下级间保持良好人际关机的员工会有较高的工作幸福感;而这种良好的人际关系将会使员工在工作中获得更多的组织支持,减少内部冲突,进而提高其关系绩效。最后,工作幸福感中的自主性及个人职业生涯发展会对员工的学习绩效和创新绩效产生影响。当人们在追求工作中的自主性及职业生涯发展时,学习自然就成为这一目标的实现途径之一,通过学习来提升自身能力是获得工作中自主性的主要方式;在工作中的创新又将会推动员工职业生涯的发展。因此自主性及职业生涯发展的追求将会提升员工的学习绩效与创新绩效。因此,有理由认为工作幸福感会对员工工作绩效产生正向影响。至此,本研究认为心理幸福感很可能是员工工作绩效的预测因素之一,但这种影响的作用方式可能是借助于工作幸福感这一中介变量来实现的。
四、结论与讨论
1.1在企业中,财务管理处于核心的位置
对企业发展来讲,对资金的管理一直处于非常重要的地位,因此,进行财务管理的相关负责人在进行企业内部控制过程中有着其重要的作用。财务管理涉及面广,几乎涵盖了企业发展过程中的每一个环节,而会计工作人员也不止是进行简单的会计核算工作,同时还需要对企业的经济业务进行核查与监督。会计人员需要充分参与到企业的内部控制工作中,为企业发展贡献更多力量。财务管理同时也发挥着监督与规范作用,也能将其在企业内部控制中的作用进行充分体现。在企业内控过程中将企业的各项业务经营结合在一起也是非常重要的环节。企业在不断发展的过程中,做好内部控制工作是对其发展和壮大的必经之路路,这个过程不但包含了对企业生产经营的监督过程,其本身也是企业生产经营的一个重要组成部分。把企业内控与企业经营发展充分结合,能够有效实现企业发展目标。财务所具有的监督职能能够在企业生产经营活动的过程中发挥出其控制、调整和促进的作用。无论在企业的内部控制过程中还是企业生产经营过程中会计人员都担当着十分重大的责任,因此,会计人员在对企业各项数据进行统计与核算时必须保证数据的真实性与有效性,从数据上真正体现出企业的发展现状。除此以外,会计人员还需要对企业制定激励机制做出帮助,让企业能够得以更好的发展,从而获得更多的经济利益。
1.2会计人员本身的专业素质能够给内部控制提供一定的便利
会计人员在履行财务监督、审核职责的过程中能够对企业发展情况以及所存在的问题进行充分了解,在此过程中,会计人员可以结合自身所具有的专业知识,对企业的发展制度、激励机制等提出有益的建议,这对企业内部控制工作的有效完成具有重要作用。在过程中我们容易发现,会计人员的职业素养的高低将对企业管理制度的完善和经济效益产生一定的影响。所以,在企业发展过程中还需要培养和提升会计人员的专业素质,使其能够从全方位了解企业发展信息,从而将其对企业内部控制所具有的作用很好的发挥出来。
2.会计人员进行内部控制的基础是分离会计控制权
2.1想要保证企业内部控制的效果便必须将会计人员和其他员工分离开来
在企业发展过程中,会计岗位与其它工作岗位有着较为明显的区别。会计人员需要从企业发展的全局出发,对企业经济和员工负责,保障企业和员工的切身利益,维持好领导者与员工之间的利益平衡,若会计工作只能工作于领导的带领下,那么其就失去了独立性,它所具有的监督作用和规范作用就无法正常发挥,甚至会为企业的发展带来一定的风险,因此,想要有效发挥会计人员在内部控制中的作用,就有必要将会计控制权进行分离。
2.2会计控制权的主要内容
会计控制权指的是企业的会计人员对企业财务所具有的权利,它所包含的内容和项目是很多的,比如有投资策划权、会计选择权等等。企业的发展会涉及到它的经营权和所有权,一个企业如果它的经营权没有在企业所有者的手上,那么该企业则会产生两个主体,也就是经营者和所有者。企业的经营者更注重的是企业发展过程中的管理和经营工作,而企业所有者所关心的则是企业的经济效益的高低,经营者对企业发展过程中的各项风险不会进行全方位的关注。如此一来企业的所有者就难以真正控制企业,想要从根本上强化所有者的权利,优化企业发展结构。将企业会计人员权利从企业控制权利中分离出来显得十分必要。
2.3分离会计控制权的实现能够保证会计人员本身的独立性
这样独立的方式能够避免出现监督领导的尴尬情形,也能充分发挥出会计人员在内部控制中的作用,但是为了保障企业内部控制的先进性和有效性,会计人员就必须要保证会计信息记录的真实准确,只有做到这样,才能够从根本上使企业避免发展过程中的风险,为企业领导者做出正确决策提供依据。除此之外,会计人员在进行建议提出的过程中需要避免主观意识的影响,以避免会计失真的情况。
3.做好会计内部控制,保证其控制作用的建议
3.1做好制度方面的管理
企业的快速发展离不开企业内部各项制度的完善,怎样才能够优化企业结构,企业领导者必须要能够做到下面三点。包括保障内部体系的严密性、制定激励性的政策、和对企业沟通系统进行完善。
3.2将企业管理制度以及会计内部控制制度更好地结合在一起
首先,需要充分结合社会审计制度与会计内部控制作用,如此一来,不但能够对企业审计作用进行充分发挥,同时还能够为企业制度中所存在的问题提出一些意见与建议;其次,内部审计与内控作用的结合对企业财务管理制度的完善会产生巨大的推动作用,能够从一定程度上提升审计部门的自觉性,减少和避免会计失真的情况;最后需要把经济责任与内控作用进行有效结合,如此能让企业的业绩得以真实体现,这对提升企业的经济效益具有一定的推动作用。
3.3对会计人员内部控制制度进行一定的完善
在进行制度执行时企业发展中所存在的问题容易体现出来,所以在执行中发现和改进能够有效发挥出它的作用。而且企业在各项制度执行时也容易产生矛盾,企业的内控制度的执行也有与其它制度发生矛盾的可能。在产生矛盾时,企业的会计人员需要对企业的内控制度作出全方位的考虑,并对其进行必要的改进和完善,提高它的有效性和兼容性,真正发挥出内控制度的作用,让企业更好的实现经营,以获得更多的经济效益。
4.结论
1.对财务收支分配的监督
我队的收入与成本结余收益与分配,严格按照国家会计制度及《地质勘查单位会计制度》与《会计电算化资料汇编》的规定执行。加强成本管理,规范成本界定,防止乱摊成本的现象,尽量细分项目进行核算,划分本期和下期成本的界限。严禁为了完成考核产值目标,人为加大产值收入,一切收入都必须及时入账,不得截留收入、私设小金库,不得坐支现金。
2.对各种实物款项的监督
为了保护各种实物款项的安全,财务部门,严格按照财产清查制度。备用金管理实行“限额借用,及时返还”的原则。现金银行做到“日清月结”,月末对库存现金进行实物盘点,保证账实相符。承包经营者在承包前及经营结束后,都要进行物质、设备盘点,以明确经济责任,保证国有资产增值保值。年底财务核算、责任考核,对库存物质设备款项进行盘点,以摸清家底,及时掌握国有资产情况,做到账实相符。
3.加强财务报告管理
单位会计人员按现行会计制度规定,及时全面准确编制月季年度财务报告。财务报告主要有《资产负债表》、《损益表》等,报表有编表说明,财务分析报告,及时掌握财务变动情况,做好财务预警,以防财务风险;对外的财务报告,使用统一的报告封面,按照报表目录、编表说明、分析报告次序编页装订,经单位负责人审阅,编表人签名才可报出,不得泄露重要财务信息。
二、加强制度的监督
为了加强内部控制,成立了制度编制委员会,做到制度与时俱进,用制度管人、管事,并对50多项制度进行了汇编,以方便执行使用。
1.建立会计人员岗位牵制制度
我队出台了《财务管理办法》,其中对资金管理与监控有具体的要求。会计人员职务分离与牵制主要内容是:分离不相容职务;合理安排职务职责和权限;识别不相容职务。进行定岗分工,把不相容职务分开,互相牵制、制约;各部门还进行了定期轮岗,每三年轮一次,降低舞弊、窜谋的可能性。
2.“三重一大”集体决策制度
我队根据相关制度规定,制定了《“三重一大”集体决策制度》,需要集体决策相互监督的内容有:单位机构改革发展稳定的重大经济发展的年度计划和中长期计划、内部经济责任制,工资分配方案,多种经营项目立项,基地建设项目和5万元以上的大宗设备物资采购,单项资金5万元以上,以及其他重大项目资金安排事项等。例如:2014年我队采购了一套物探仪器,总价值200多万元,由财务审计监察物业等部门论证,进行政府采购,节省了30万元的支出,初显集体决策,互相监督制约的成效。
3.建立财产清查制度
财产清查主要指库存的货币资金、设备、物资和债权等。我队出台了《财务管理办法》,每年的年底,单位都由监察审计科联合财务部门对各出纳实有库存现金进行清点,做到账实相符。对个人备用金进行清理,敦促各备用金使用者尽快到财务部门清算,否则,从工资中进行抵扣;在每年的会计报表核算编制期间,财务部门都要对各经营部门的设备进行清点,核实设备数量价值,以免造成国有资产流失;局管设备物资,严格按照有关规定,申请批准后方可办理报废手续;折旧年限严格按照《企业所得税法》及本行业规定进行,有效地保护好国有资产的安全。
4.建立内部审计制度
为了加强内部审计监督,根据《中华人民共和国审计法》和有关法律法规,结合我单位实际,制定了《内部审计办法》,《办法》规定了审计人员在单位法定代表人的直接领导下,依法对所属单位的财政、财务收支的真实、合法、效益进行审计监督,独立行使内部审计监督权。《办法》还对内部审计机构人员职责权限程序法律责任做了明确要求。《办法》出台以来,队审计机构都开展审计工作,累计开展了审计检查55项,为落实经济责任制,加强内部控制,维护财经纪律做出了重大的贡献。
三、为单位经济发展服务
内部控制要围绕单位的经济工作方针,首先要树立“立足微观控制,着眼宏观服务”的控制理念,一方面就控制而控制,查找、发现问题,另一方面跳出控制看控制,本着为单位服务的原则,向宏观服务层次上水平,提高宏观分析结论的科学性。其次,自觉融入地质经济发展全局。以服务大局为目标,紧密围绕单位的中心工作,自觉将控制工作融入地质经济发展大局。
四、结语
1.1会计资料审核难度增加
在当前会计电算化影响下,会计人员不仅可以直接完成原始数据的收集、审核、编码、输入等操作,亦可通过计算机软件实现经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等。传统的会计核算程序里,我们均是通过不同业务的衔接来连接不同岗位会计人员,以此在彼此之间形成一整套连贯的会计工作流程和完整的会计工作体系,这种模式下,各环节的会计工作都可以相互监督、相互控制,差错率会得到很好的控制。而且直观性很强,因为相关的会计文字、数据及关系都是以纸质文档的形式保存下来的,任何差错的查找和文字、数据的涂改都可以成为监督的措施;而相比之下,会计电算化操作中许多传统直观的痕迹、线索都已荡然无存,每个会计人员都是依靠特有的账号在计算机上来行使自己的工作权限,废弃或修改后的会计数据都难以再找寻,极易出现差错。除此之外,在电算化模式下还容易给会计人员造假提供空间,原因就在于大部分电算化软件都具备自动对账的功能,一定程度上给会计复核、审查工作带来了难度。
1.2会计电算化系统存在技术风险
会计电算化下,计算机作为财务系统数据的执行主体,一旦其出现输入操作方法不正确或者硬件运行故障,就会导致明细账目、总账账目甚至财务报表等一连串的数据差错,导致错误的输出数据。特别是在计算机的财务系统软件出现问题的时候,将会严重影响正常的会计工作的运行。除此之外,会计数据的安全性很容易受到威胁,因为数据库保存的格式是公开的,只要行为人懂得一些数据库操作知识,就能轻易登陆会计的帐套系统,对其中的数据进行恶意篡改,给企业的财务安全带来了隐患。
2强化会计电算化条件下的内部控制的对策
传统的会计内部控制制度已经不能适应新时期的发展要求,会计电算化环境下的会计工作对内部控制提出了更高的要求。因此,这就要求我们建立一套行之有效的会计电算化内控制度,保证各项会计工作的安全稳定进行,从而在根本上确保会计信息的真实性和准确性。
2.1优化健全企业组织结构,明确会计人员岗位权限及职能分工
为了防范和杜绝利用会计电算化软件系统的漏洞来破坏公司财务数据的现象,最有效的方法就是做到每个会计岗位分工都有明确的职责权限划分,并按照与之相对应的分配权限进行业务操作,形成一套设置合理、分工明确的制度规范来认真执行。其中,计算机软件权限管理有两个方面:用户名和密码管理、与岗位分工相匹配的权限管理,前者决定哪些用户可以登陆及使用系统进行操作,后者则决定用户具有哪些数据操作权限。在分工时,应做到岗位间权责统一、互相制约、互相监督,通过岗位分工审核及时发现和制止违法行为,从而防止出现内部作弊及犯罪。在当今企业财务管理过程中,很多公司都会根据内部审计需要和单位工作要求,设置出纳会计、结算会计、审计会计、主管会计等不同工作岗位,层层把关,严防财务舞弊行为。
2.2完善会计电算化系统的组织和控制工作
在会计电算化系统下,若要保证会计数据的完整性和逻辑性,就要求企业的数据库管理系统足够完善。因为在电算化模式下,相关会计数据的存储和处理都是依靠计算机进行的,企业计算机软件的数据库组织和控制功能的强弱就决定了对会计数据的输入、输出、调取和修改等操作的高低。比如发生经济业务事项后,会计电算化软件面对即将输入的会计数据将会有相应的控制程序来鉴别,监督其是否有不合理、不规范的经济业务事项产生,从而给予会计操作人员以提醒,使其及时更正输入的数据。当输入应收账款经济业务时,需要录入其所对应的原始凭证的编号等数据,若因一些人为原因带来的会计数据的不完整,则会产生一些相应的提示信息。与输入信息相对应,企业若想要确保会计数据的查询、打印、备份及网络传输等的准确性、方便性等,则须控制输出数据与输入数据是否相一致的核对,有时还需保证内容和格式的一致。
2.3强化软件购置和开发管理,落实后期维护工作
熟话说“规矩是死的,人是活的”,这也就意味着企业所定制的内部会计控制制度主要是由人来建立而又作用与人的。所以说,企业内部会计人员素质的高低影响着该企业内部会计制度执行效果的好坏。如果企业内部的会计人员拥有饱满激昂的工作态度和心理、以及较高的会计自己能,则对企业内部的控制程序会有更多的了解、能够有效避免错误判断的几率,从而有效保证企业内部会计控制制度发挥最大的作用。虽然我国加大了对企业会计工作人员的教育与培训、尽最大的努力使企业内部的会计人员素质在短时间不得到一定的提高;但是仍有部分企业对会计工作只停留在“做账”与“报税”上、更有甚者使用尚未获得《会计从业资格证》的工作人员担任会计控制的职责。由此导致会计人员素质普遍不高的现象。会计对企业的运行有着良好的监督管理作用,会计制度被视为企业管理人员日常管理不可或缺的重要组成部分,因此,会计制度是根据管理人员的主管意识去执行的,若是会计人员的素质不高“,”“营私舞弊”等不良现状则有可能出现在管理人员的身上。“持证上岗”已成为绝大多数企业的要求。
二、提高我国企业内部会计控制的策略
1.建立健全企业内部会计控制体系
古语有云“无规矩不成方圆”,要想企业得到稳健有序的发展,就要规范会计意识,强调会计制度。在制定相应的会计制度时不能独立乖张,要以国家所制定的基本条例为前提,对会计职位进行明确的划分,具有不相容性、分离性的岗位的任免者要独立存在,明确各自的职责与岗位说明,从而奠定一个良好的会计背景。例如,授权批准和业务经办具有分离性、业务经办又和会计记录互斥分离、会计记录与=和财产保管不能是一人担任等。只有这样,才能有效提高会计的作业效率,从而保证会计信息的真实有效性,进而促使企业内部会计控制制度趋于完善。
2.及时更新与完善企业内部会计控制体系
事物是在变化中发展,对于企业而言,规章制度也是随着企业一起变化发展的。在市场经济大发展、科学技术大革新的潮流环境中,上文所说到的经营环境时刻有可能发生着变化,这就要求企业的会计工作要顺应时展的潮流、尽量与国际接轨,时时刻刻都保持着最新的姿态,会计人员要持有“更新感”调整以及完善现阶段的会计内部控制制度。于企业而言,重视本企业的内部审计审核工作是完善与更新会计内部体系的最好体现。这能够很好的监督本企业目前所经营的所有业务范围是否都按照了国家、企业所制定的方针、政策去执行,清晰的反映出本企业的账务信息、体现企业的经营状态等。针对企业目前的财务管理普遍现状:制度全但执行有欠缺。在梳理内部管理制度的同时,加大制度的培训、落实力度,采用在落实中修改、完善企业现行财务管理制度,利用滚动预算、深度财务分析等手段来揭示公司各项目标达成情况,从财务角度分析公司经营过程中存在的问题及相应的改进措施及建议,将每月的财务分析报告真正做成一份数字真实、准确、全面反映经营问题及具备相应管理建议、改进措施,对管理决策有帮助的报告。具体措施:
(1)对子公司、控股公司、海外门市、国内门市,实行财务模拟化集团管控;往来资金采用内部模拟市场化管理。
(2)改革、提升现管理报表模式,严格明确各级报表报送时间、报送内容要求、并纳入各员工的绩效管理体系中,将财务人员的绩效考核加大量化指标比例,以提高管理报表报送质量,最终达到实现对经营过程财务信息反馈有效性的动态管理。
(3)预算实行滚动预算,按月、按季、按年进行预算执行情况分析,结合分析市场动态、公司发展目标,严格按审批权限对预算指标进行修正,以实现预算作为提高企业内控管理的重要手段的作用。
3.强化企业内部会计人员的基础知识,提高会计素质
有效落实基层会计工作人员、中高层会计管理者者的会计工作,并且开展培训活动提高他们基本的基础知识、也是提高会计人员会计素质的有效保障。会计岗位轮换制能够保证每一个会计人员都能够熟悉完整个会计的流程,提高会计人员的技能操作水平,进而使他们的会计思想得到上升。当然引进适宜的人才竞争机制,让企业内部的会计人员存在“优胜劣汰”的忧患意识,既能够促使工作人员注意提升自我,又能使企业选拔出优秀的会计型人才,从而提高企业整体的会计水平。也可以采取奖励的方式来提供会计人员的积极性,从而是他们提高自我的会计素质,最终实现企业会计人员整体素质的提高。笔者根据所属公司的实际情况在加强财务人员的业务、素质培训方面主要实行了以下管理措施:实行财务中心月例会管理制度,门店实行季例会管理制度。对财务人员的管理、使用上坚持上岗前要培训,签订科长培训责任制,由科长对所属科室每年选择1-2名有培养能力的人员进行帮、领、带,以师带徒。建立会计内部培训制度,除国家统一组织的年度会计继续教育培训外,和人力资源中心共同协作,由公司财务总监、财务部经理及其他协作部门共同组成会计培训小组,形成对新员工、基层财务人员的会计知识、内控制度、职务法律知识的不定期培训制度。财务人员的用人原则采用”内培外引”、“岗位五年轮岗制”、“未位考核淘汰制”。岗位工资倾向于一线员工(结合考虑所在公司或门市的规模),特别是长期驻外财务人员,在提高一线员工的稳定性同时,加大对子公司、控股公司、合作、合资、直销等外部机构的内控落实力度,减少驻外机构的潜在资产流失的隐患。
三、结束语
目前,我国大多数煤炭企业处于内部会计控制实施不成熟的阶段,还存在一些问题亟待解决。有鉴于此,企业预算管理应重点从以下问题出发,采取系列措施填补漏洞:
1.增强内部会计控制观念,纠正对内部会计控制的错误看法
受长期发展体制的影响,我国大多煤炭企业内部会计控制的主观意识不强烈,忽略对相关管理领域的建设导致中国煤炭企业的内部会计控制体系建设长期落后,使得企业面对逐渐竞争激烈的国内市场弱势凸显;除此之外,一些管理人员片面地把内部会计控制当作上级监督下级的普通财会,对其管理概念没有理解透彻,使得平级及下级监督失去实际意义。中国煤炭企业应充分了解企业内部会计控制体系的深刻内涵以及在企业管理中的地位,掌握其基本原则并在实际实施中扩大雇员参与度,让内部会计控制体系与其他各项管理融为一体,更好地服务于企业,推动企业发展。
2.规范会计业务处理流程,提高会计信息的可信度
企业内部控制是通过实施一系列措施来规范单位内部会计管理活动,完善单位的管理制度,提高其会计业务信息的质量。但在实际操作中,公司没有严谨科学的财会处理流程规章,会计从业雇员没有严格按照程序进行选拔考核,无法确定会计信息的专业性和真实性,这些财会工作的随意性并不能提供可靠根据,不利于煤炭企业在竞争激烈的行业市场中可持续地发展。企业应该按照法律法规和公司规定秩序,完善财会工作处理的规范,为企业进行会计处理工作时有据可依,保证公司管理人员能在真实可靠的会计基础信息上进行管理决策,规避行业风险,做出科学可行的公司策略。
3.规范绩效考核、评价,严肃对待公司内部审计
公司强化会计内部控制的关键措施是内部审计。然而,中国大多煤炭公司对此观念淡薄,一些公司的管理人员知识把内部审计看成财务部分向其他部门定期进行财会工作督检,没有认识到公司的内部审计与其他企业管理板块共同构成企业管理,没有充分利用内部审计来促进企业发展。除此之外,公司把对雇员的绩效考核、评价粗略地归于人资部门,没有利用雇员利益来刺激雇员参与公司内部会计控制。中国煤炭企业应该重视管理人员对此的观念培养,按照严格的内部审计制度监检各财会工作,同时,应意识到利用公司雇员的绩效考评体制是提高雇员参与会计管理工作的一大重要手段。只有严格遵守并充分利用内部审计与绩效考评这两大公司管理体系进行企业管理,才能使一切会计工作有章可循、一切雇员积极主动地参与公司的内部会计控制管理活动,保证公司财会工作质量并最大化地利用资源。
二、结语
【关键词】会计电算化内部控制
一、会计电算化的产生和发展对企业内部控制制度的影响
内部控制关系到企业财产物资的安全完整,关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标,必需建立起一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。会计电算化使传统的会计系统组织机构,会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面:
1.数据安全性差
手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化,使得其处理结果一旦发生错误,就往往在短时间内迅速蔓延,由此对数据安全带来一定的威胁。另外,数据大量集中存储于磁、光介质中,一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件,就可能使全部数据丢失或者毁损,从而增加了数据的脆弱性。
2.对不合理的业务缺乏识别能力
尽管计算机运行速度快、精度高,但以其代替人的手工操作的同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑,不合理的及例外事项的判断和处理能力,因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制。
3.输入差错的严重性
在信息处理过程中,“垃圾进,垃圾出”,即如果输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息。另外,计算机会计信息系统的输入过程较手工系统多了一道程序,即需将人类可读的数据转换为机器可读的代码形式,这一环节无论采用联机系统还是采用批处理系统都可能产生一定的错误,由此使得计算机会计信息系统输入方面的补偿控制更加必要。
4.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度
数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,提高了控制舞弊、犯罪的难度。
二、会计电算化系统内部控制制度的内容
由于控制方法,对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算机会计系统的内部控制制度,从计算机会计系统的建立和运行过程来看,可分为对系统开发和实施的系统发展控制,对计算机会计系统各个部门的管理控制,对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
1.系统开发、发展控制
计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算等工作,开发过程中系统分析、设计、实施等工作,以及对现有系统的评估,系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。
(1)授权和领导认可
计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进,会对企业管理体制造成较大的影响,同时可能危及整个系统的安全可靠,因此必需得到授权和领导认可。
(2)符合标准和规范
计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。
(3)人员培训
在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅仅是系统的操作培训,还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度,计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序,计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
(4)系统转换
企业在新旧系统转换之际,应作好各项转换的准备工作,如旧系统的结账、数据库备份,人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。企业在系统转换之际,建议采用新旧系统并行运行一段时间(至少为3个月),以便检验新的计算机会计系统。
(5)程序安全控制
程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。常用的控制包括接触控制、程序备份等。接触控制是指非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件,从而减少程序被修改的可能性;程序备份则是指有关人员要注明程序功能后备份存档,以备系统损坏后重建安装之需。
2.管理控制
内部控制的关键就在于不相容职务的分离,在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。管理控制其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。
系统管理主要负责系统的硬软件管理工作,从技术上保证系统的正常运行。包括掌握网络服务器及数据库的超级口令,负责网络资源分配,监控网络运行;按照主管人员的要求,对各岗位分配权限,对数据的安全保密负责;负责对硬件、软件、数据的管理与维护工作。
审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。具体包括:审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞等。
3.日常控制
日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。主要包括以下几个方面:
(1)业务发生控制
在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如反映业务发生的科目代码是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量,价格等的变动范围等等,以甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。
(2)数据输入控制
常用的控制方法包括:建立科目名称与代码对照文件,以防止会计科目输错;设计科目代码校验,以保证会计科目代码输入的正确性;设立对应关系参照文件,用来判断对应账户是否发生错误;试算平衡控制,对每笔分录和借贷方进行平衡校验,防止输入金额出错;顺序检查法,防止凭证编号重复;二次输入法,将数据先后两次输入或同时由两人分别输入,经对比后确定输入是否正确等。
(3)数据通讯控制
企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
(4)数据处理控制
数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件控制包括检查文件长度、标识、检查文件是否被感染病毒等。
(5)数据输出控制
为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制。这种控制直接影响到会计信息的使用。对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性、检查打印的账簿和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象。
(6)数据存储和检索控制
企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。
三、应该重视对内部控制的审计
查错防弊一直是审计工作的一项重要职能。审计人员对计算机舞弊可以在两个方面发挥作用:一是在审计中直接查出计算机舞弊案;二是审核和评估内部控制系统的弱点,提请被审计单位改善内部控制制度,通过完善内部控制系统来预防,查出和处理计算机舞弊活动。
部分出版社的会计核算方式还是沿用传统的手动的方式进行记账、结账等工作,如日常工作中需要使用到各种报表,包括进度表、物品采购报表、经费清单及其他各项报表等,采用手动的方式,不仅财务人员的工作效率较低,内容较多,工作量大且较为混乱,容易出现错误。另外,一些会计人员本身的技能水平较为有限,或者责任心不佳,在做报表时容易就弄错数据、计算错误等,导致信息的质量不佳,会计信息失真。
二、强化会计内部控制的措施
(一)完善内部控制制度
完善会计内部控制是出版社需要及时进行的强化措施,主要由以下三个方面,具体内容如下:
①理清出版流程,加强流程管理。大多出版社由于没有自己的纸张、制版和印刷厂,所做的工作都集中在图书编辑和图书销售环节,图书的印制都有第三方完成。供、产、销、仓储和财务五个环节,需要相互配合,紧密协作,相互监督才能保证企业内部控制真正有效。因此必须针对流程设计内部控制制度,特别是采购与付款和销售与回款环节要尤其重视;
②构建监管部门,强化监督。出版社内部需要构建相应的监督管理机构,逐步的完善内部会计控制机制。监督管理部门的主要工作是根据出版社内部的各种制度来审查核实每个部门的活动、绩效等,及时发现内部控制的不足之处,或者人员操作中不规范的情况,及时提出来,并校正。该措施能够改善财务部门工作质量评价标准不明确的现象,使得会计预算更加准确,工作效率更高;
③实施全面预算管理。全面预算管理作为对现代企业成熟与发展起过重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。建立完善的全面预算体系才能使内部控制的作用发挥到最大,真正做到事前有计划、事中有控制、事后能考评、追溯。好的内部控制预算管理一定也做的很好,由此建立内部控制制度必须要先建立全面预算体系。
④责、权、利要一致。出版社需要将各个流程,各个岗位的工作内容、职能、权利、责任范围等明确的划分出来,并构建相应的奖惩机制。对没有按照规范工作而出现错误,造成损失的,需要根据该制度进行相应的处罚,而表现良好的人员则应予以一定的鼓励,提高人员的工作热情。
(二)合理利用资金
出版社需要在内部设置内审制度,并不断对其进行完善,使得审计工作更加有力度,且有可靠的依据,更加适应出版社的发展及社会形势的变化。财务监督方面不仅需要较为注重资金使用的合法性,也需要充分重视资金的使用的效果,即重视资金其是否能够发挥出最大的效能,创造出更多的效益。在进行投资决策时,出版社要及时收集相关数据,对投资项目进行准确的评价,包括可行性、效益、风险、资金的利用率等,并结合单位的资金情况,选择对单位最有利的项目。不仅需要在宏观上整体把握资金的大流动方向,也需要在微观方面把握细节。资金的使用程序也需要严格管理,在使用资金时需要填写申请单,其中需要详细说明资金的用途、金额、所属部门、责任人等,相关管理部门对其进行审核,并按照相应的程序得到各个领导的批准,避免出现资金流失的现象,减少成本支出,使得资金的利用率更高。
(三)信息化核算方式
随着现代信息技术的发展,计算机的普及,信息化技术已经渗透到了各个行业和领域,出版社也需要紧跟时代的步伐,并结合自身的实际情况,利用信息化技术来转变会计核算方式,实现信息化核算。具体方法有以下几种:
①硬件配套。首先需要出版社在硬件设置方面加大投入,构建计算机等设备,强化信息化建设工作,使得各项设备能够适应现代化的会计核算工作;
②内部推行管理型会计核算模式。及时、准确记录资金流动的各项数据,构建专门的数据库,将整个出版流程各项活动的数据与会计核算结合起来。有条件的单位实行“ERP”管理,各个部门将各自的不同数据输入数据库,并及时更新数据,使得资金的流向等清晰明了,有效避免信息失真,实现信息共享。详尽的数据库又为绩效考核、内部控制、投资决策等提供了依据。
③需要抽调专门的人员维护系统,保障其正常运行。使用资金时也能够通过数据库查询到各类数据,账目也十分清晰;
④做好人员技术平培训。出版社需要积极组织人员进行技术培训学习,培训的内容包括会计电算化的技术、会计理论知识、计算机的使用方法、数据库的利用及思想教育等,不仅使得人员能够更好的正握各项信息技术,科学的使用计算机、数据库等,不断的提高工作效率及质量,也能够充分的认识到会计工作的重要性,对工作更加认真负责。
三、总结