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[关键词]图书馆;固定资产;管理;资产软件
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.053
[中图分类号]G258.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)18-00-01
固定资产就是使用年限1年以上,单位价值在2 000元以上的资产;符合下列条件之一者也应列为固定资产:凡相同种类、规格的设备、器具、使用年限在1年以上,虽然单位价值不足2 000元,但数量较多,总值较大,而又集中管理者亦应列为固定资产;属于整体之一部分,不便或不宜划分,而其整体总值符合固定资产标准者,应列为固定资产;成套生产装置上的管道、阀门、仪器仪表、线路在竣工时应列为固定资产;单台电动机功率为30 kW以上(含30 kW)应列为固定资产。
1 固定资产管理存在的现实问题
虽然作者本人从事图书馆固定资产管理工作时间不长,但经历了图书馆固定资产管理从以往的纸质表格逐一记录成册向电脑网络应用无纸办公这一个过渡时期。引入资产管理软件后,工作人员对全馆所有固定资产进行各项分类,并录入固定资产软件,通过固定资产软件逐一对现有所有资产进行编号并打印出资产条码,资产条码包含品名、价格、使用部门及使用人等信息,通过这一系列方法基本实现固定资产责任到人。同时每两年的固定资产盘点从以往的纸质登记册逐一对照实物清点换成了用智能扫枪先将盘点部门资产信息录入扫枪,再使用扫枪扫描该部门资产,并将扫描结果上传回软,从而得到一个比较直观的盘点数据。这缩短了盘点时间、降低了重复盘点的概率。
1.1 固定资产管理方式比较落后,效率偏低
固定资产管理仍运用老旧的管理方式,资产科为固定资产的管理者,任何固定资产的使用、管理都是资产科负责实施。资产科下设固定资产管理岗位,一般由一到两人担任,主要由此二人具体实施。看似非常合理,但具体实施时存在许多弊端。比如购置了新的固定资产软件后,做到了一物一条码。全馆固定资产2万多件,在进行全馆物品条码粘贴的时候明显产生人手不足、粘贴量大、粘贴时间长等一系列问题。两个人要在短时间内完成所有的固定资产条码粘贴难度非常大。这都是由管理方式滞后所引发的。
1.2 固定资产管理制度有待健全
资产科的库室长时间无人管理,内部物品乱摆乱放、杂乱无章,对资产的保存与使用极为不利。用不上的资产堵住了通道;需要用的物品找不出来。造成这种现象的原因是没有形成一种完善健全的管理制度,以及相应的管理制度没有贯彻落实。老旧观念根深蒂固,只要一提到固定资产几乎所有人都认为那是资产科的事,与其他部门的人无关。
1.3 固定资产管理流程混乱
采购了固定资产管理软件并粘贴资产条码后,工作效率明显提高。但日常管理流程在与其他部门衔接配合方面还存在一些问题。如个别使用部门因急需使用新购入的固定资产,直接要求供应商安装使用,没有按照流程到资产科登记备案。造成部分固定资产已投入使用,但资产科还没有物品记录的现象,不利于固定资产管理。
2 固定资产管理的建议
2.1 改变现有管理方式
以资产科牵头,其他部门共同参与,形成齐抓共管的局面。可在各部门指定或选出一名同志担任本部门的固定资产管理专员,固定资产管理专员负责平时本部门固定资产的管理。在资产科安装固定资产管理软件主机,在各部门安装固定资产管理软件分机。这可以让资产科及时掌握各部门固定资产信息的最新状态。资产科可根据各部门汇总的固定资产使用情况作出相应的工作安排,以保证固定资产信息及时在固定资产软件上更新,有利于馆内固定资产的动态管理,避免固定资产流失。
2.2 逐渐改变职工的资产观念
固定资产是与每一位职工紧密相连的资产,员工既有使用的权利,同时也有维护、爱护的义务。而传统观念认为固定资产都是公家的东西,只管使用,坏了由资产科维修回收。资产科同步进行监督管理,对属于正常使用周期已到的固定资产损坏,不予追究;对未到使用周期的固定资产损坏,资产科将进行评估,如发现属于蓄意破坏损毁的情况,资产科将酌情追究资产使用人的责任,需要赔偿的原价赔偿。处罚不是目的,而是要通过这一强制手段,矫正职工以往的错误思想,加强各职工爱护资产的意识,使固定资产能更好地、更长久地为每一位职工服务。
【关键词】中小企业 固定资产 问题 对策
随着社会主义市场经济体制的不断成熟,我国企业在市场竞争中不断发展,企业的价值和数量都明显增加,固定资产作为企业的重要组成部分,因其使用寿命较长,在使用过程中可以保持原有的实物形态,并具有潜在服务价值。据调查显示,我国中小型企业固定资产占企业有形资产总额的40%~60%,因此,固定资产可谓是中小企业创造利润的动力源,加强固定资产的管理,并提高其运作效率,可以促进中小企业获取更多的经济效益。
一、中小企业固定资产管理的概述
(一)中小企业固定资产的概念
中小企业固定资产指中小企业持有的,为经营管理、生产经销、提供劳务而服务的,使用期限超过一个会计年度的有形资产。固定资产具有很多自身优势,如实物形态不易改变、投资数额大、专用性较强等,这使得固定资产成为中小企业生产和经营长期依赖的物质基础。
(二)中小企业固定资产管理的内容
中小企业固定资产的管理内容比较全面,主要有确定固定资产的计价、分类和范围;固定资产的处理、布置和使用;固定资产的资产财务审计和盘点清查。固定资产管理的任务主要分两方面,一是保证固定资产的完好与安全;二是最大限度地提高固定资产的运作效率,为企业带来更多的经济效益。
(三)中小企业固定资产管理的特点
很多一部分中小企业的固定资产增减变化方式较多,单位价值大,种类及数量多,这些特点造成中小企业的固定资产在管理方面比较复杂,涉及的会计科目较多,核算比较繁琐。除此之外,固定资产自身具有其他资产不具有的特点,其反映价值的核算方式与其他资产不同,即折旧。造成固定资产折旧的影响因素很多,主要有固定资产的使用性能降低、固定资产减值、固定资产的折旧基数等。固定资产的管理是中国小企业中一项比较繁琐的财务任务,涉及范围广,需要各个相关部门联合参与。
二、中小企业固定资产管理中存在的问题
固定资产管理的好坏直接影响中小企业获取经济效益的高低,目前,我国大部分中小企业已经认识到这一点,然而,在管理的过程中依然存在很多问题,如:
(一)对固定资产管理的重要性认识不足
对于中小型企业的财务管理来说,固定资产管理是其中很重要的一项内容,然而,很多中小企业对固定资产管理的重要性认识不足,导致固定资产不能充分发挥其应有的作用,在反映企业运行状况方面出现缺陷。很多企业并没有针对固定资产的管理设置专门的负责部门,也没有针对固定资产管理制定的规章制度,如此一来,没有专业的管理人员对固定资产进行实际意义上的管理,就使得固定资产的管理工作只能停留在纸面上。
(二)固定资产的采购、使用、维护不当
随着社会主义市场经济体制的不断成熟,市场的竞争越来越激烈,一些中小企业片面追求经济效益,出现了盲目进行生产调整和盲目矿建的现象,在没有成熟部署规划的情况下开始采购设备,导致一部分固定资产在后期的工作安排中不能派上用场,出现闲置的情况,造成了固定资产的浪费。其次,大部分中小企业对固定资产的使用没有统一的标准,由于使用不当造成固定资产快速折旧,甚至损坏的现象很普遍;固定资产的维护是保证其正常被使用的必要条件,同时也是提高固定资产运作效率的有效途径,就目前的形势来看,很多中小企业不能定期对固定资产进行维护,减短了固定资产的使用寿命。
(三)固定资产管理混乱
虽然一些中小企业已经认识到固定资产管理的重要性,但是并不具备一套行之有效的固定资产管理制度,现有的固定资产管理的模式和手段存在一定的局限性和片面性,管理责任理不清,管理力度薄弱,主要问题表现在以下几方面:
1.固定资产管理账实不符。很多中小企业的固定资产账实不符,主要表现在有关会计信息不及时、不全面,对固定资产的真实运作状况不能进行有效的反映;其次,有实无账的情况频频出现,部分固定资产已经投入使用,但是账户中没有投入使用的显示,对于已经报废的固定资产,没能及时核销也是其中存在的一个问题。
2.管理人员整体素质较低。一些中小企业任用了专门的人员对固定资产进行管理,但是其中一些管理人员在专业技能不高,没有相应的管理工作经验,责任心不强。在固定资产的管理工作中消极对待,在管理手段上不合理、不科学,出现对固定资产不爱惜,听说或者发现有损坏固定资产的行为不及时解决,甚至是听之任之。
3.内部审计机制不健全,监督力度薄弱。目前,大部分中小企业对企业内部的审计工作重视程度不足,造成审计机构的执行力度不够,在固定资产管理方面,出现审计人员业务水平低,责任心不强等现象,导致企业的固定资产管理不能跟上企业发展的脚步,固定资产的监督力度不能得到保证。
三、中小企业固定资产管理中的对策
(一)提高固定资产管理意识,制定科学的规章制度
中小企业要认识到固定资产管理对于企业经济效益的重要性,从企业内部的上层到下层,普及固定资产管理知识,使每一位员工在思想上对固定资产的管理提起足够的重视;建立固定资产管理机制,构建固定资产负责部门,组织专业的资产管理人员,合理规划管理结构;根据当前市场形势及企业内部的具体情况,制定科学的固定资产管理规章制度,固定资产的使用和管理都必须严格遵守规章制度的要求进行,出现违反要求的,给予惩罚。
(二)规范固定资产的使用和维护行为
中小企业需要规范固定资产的使用和维护行为,在设备采购之前,要充分调查市场的变化动态和方向,对企业的需要和设备的运用作用进行深入的分析和研究,并作出相关报告,在评价通过以后才进行设备的采购;对于闲置和报废的固定资产,对闲置固定资产其进行定期的维护和保养,减缓其折旧速度,在固定资产报废以后,遵守相应的审批手续进行评估后,明确其价格范围,再进行报废处理。
(三)规范固定资产管理
针对固定资产管理混乱的问题,中小企业应该规范固定资产管理,改进管理模式和管理手段,尽可能增大固定资产的管理范围,并是管理手段合理化、科学化、针对话;理清管理责任,施行岗位责任制,将固定资产的管理责任分配到具体的部门和个人;再者,加强固定资产的管理力度。具体体现在以下几方面:
1.严格账簿记录制度。固定资产的管理部门和财务部门要完整保存固定资产的请购和审批文件、招投标记录、购买发票、验收结果报告等,建立设备资产台账,对于设备的使用、维修、处置、养护情况进行详细记录,并建立设备资产档案,通过手机、整理、鉴定等工作,归档建立起固定资产的动态系统资料库。
2.任用管理水平较高、管理经验丰富、责任心强的人员对企业的固定资产进行管理,并建立管理评价机制,对固定资产管理人员的工作效果进行定期的评价,根据管理工作的效果质量进行奖励或者惩罚。
3.加强固定资产管理内部控制和经济效益审计控制,任用专业技术过硬、整体素质较强的会计人员,并建立一套行之有效的内部审计工作考核办法;其次,加强企业的固定资产管理内部控制制度评审,建立严密完善的控制体系。
四、结论
固定资产的运作效果与中小企业的经济效益成果有着直接的关系,虽然一些中小企业已经认识到固定资产管理的重要性,但在管理过程中依然存在一定的问题,亟待解决。对于处在发展时期的中小企业,如何管理好固定资产,是保证企业可持续发展的必要条件和有效途径。
参考文献
[1]王海彬.国有中小企业固定资产管理[J].管理观察,2013,22:131-132.
关键词:财务规则;高职院校;固定资产;问题;对策
中图分类号:G717
文献标识码:A
原标题:新财务规则下高职院校固定资产管理研究
收录日期:2013年1月25日
固定资产是高职院校开展教学、科研、管理等各项活动的重要物质基础,也是衡量学校办学实力、办学规模的重要指标之一。近几年由于高职院校的扩张,出现了很多的问题,很多学者也对此做出了许多研究,比如重建设轻管理、基建投资形成的固定资产入账不及时,等等。但是,有些问题是由于历史原因造成的,常年存在;也有一些是由于经济形势发生了变化,社会收入、物价等已今非昔比,有些标准却没有相应提高,相对滞后。本文在深入研究这些问题的基础上,初步提出了一些解决办法和对策。
一、高职院校固定资产管理中的问题
1、法制观念淡薄,管理意识落后。由于固定资产是高校评估的一项指标,自然是多多益善,因此很多已经不能使用的固定资产仍然没有报废处理,造成账实不符;或者一些涉及到自身利益的固定资产不经过上级机构批准,就随意报废,之后出现问题才想办法补救。在实际中,固定资产管理是一件非常令人头疼的事,因为很多陈年旧账没有处理,从这个部门转移到另一个部门也没有记录,固定资产丢失、闲置、浪费现象屡见不鲜。固定资产管理人员也没有经过专业的培训,从高层负责人到下面的办事人员都没有对固定资产认真的对待过。因此,造成上述问题在所难免。
2、固定资产标准偏低,界定不明晰。无论是《事业单位会计通则》还是《事业单位财务规则》,规定固定资产的标准都是一般设备500元,专用设备800元。但那是1997年的标准,我国经过15年的发展,物价已经今非昔比。其中,房地产价格大家有目共睹。据报道,相比10年前,北京、上海、广州、深圳、西安、成都平均房价上涨了510%以上。受房地产带动,建筑材料价格上涨幅度达到321%。10年前一两块钱的蔬菜如今已是4~6元的身价,1元以内的蔬菜在城市已经绝迹。当然,收入也获得了巨大的增长,1998年城镇居民年人均总收入为5,425元,2011年达到23,979元,翻了4倍多。因此,提高固定资产标准势在必行。所幸,2012年国务院了新的《事业单位财务规则》,其中将一般设备的标准提高到1,000元,专用设备提高到1,500元。但是笔者认为,此项标准还是偏低。根据2001年《企业会计制度》规定,不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2,000元以上,并且使用年限超过2年的,也应当作为固定资产。企业在2001年就将标准定在了2,000元,为什么事业单位现在才1,000元?另外,“大批同类物资”的这个说法不够明确,也没有明确的解释,指的是图书、家具还是别的?到底是一次性购进的呢?还是说以后继续购进同类物资的都算?比如家具,新生开学购进一批,之后零星购进的几件桌椅算不算固定资产?还有“大批”,具体数目达到多少才算“大批”?
3、固定资产不计提折旧,导致会计信息失真。近几年,一些学者建议对高校固定资产计提折旧,因为考虑到某些固定资产价值是逐年减少的,这是合理的,但是企业计提折旧是因为价值会随着产品的卖出得到补偿,即通过计提折旧计入到制造费用、管理费用、销售费用等,然后再计入到产品成本,通过产品的销售而得到补偿。而高校是非盈利性组织,不生产产品,损耗的固定资产无从补偿,因此并不适合计提折旧。但是,某些固定资产的价值确实是减少的,这就会造成账实不符,导致会计信息失真。
4、固定资产登记管理混乱。一些高职院校没有统一的管理机构,多头管理,导致重复记账。财务部门本身有一套总账,其中可以核算固定资产明细,但是另外还设一个专管固定资产的人员再记一套账,专门的固定资产管理机构还有一套账。更奇怪的是,每一套账所设科目或者说分类均不一样,比如说学校财务部门总账中的固定资产科目为房屋及建筑物、教学仪器设备、一般设备、图书、土地5类。而财务部门专管固定资产的科目为土地、房屋及建筑物、工厂设备、印刷设备、交通设备、动力设备、家具、教学仪器、图书、文体设备、炊事设备、其他设备共12类。固定资产专管机构的分类为土地、房屋及建筑物、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品及通信设备、仪器仪表及量具、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具及其他类共11类。这还只是一级科目,二级科目还有十几种,就更不一样了,造成管理上的极大混乱。在实际中,财务部门专设一人管理固定资产变得毫无用处,反而增加了工作量,因为三个账目之间还要求核对,总值核对,每一个分类也要核对,总值自然是可以对上的,分类则不可能对的上,因为分类完全不一样。另外,固定资产卡片应该登记一件设备还是多件设备,按规定是一件设备,固定资产登记单则粘贴在第一张或者最后一张卡片上,日后设备报废,则将卡片抽出来作废。这样不仅增加了工作量,而且会造成麻烦,比如当时购买了多件设备,但是若干年后只有一件设备报废,那么只抽取这张卡片,那么固定资产登记单如何处理呢?在上面用红笔划掉?显然不符合财务规则。
二、完善高职院校固定资产管理的对策与措施
1、充分认识固定资产管理的重要性,提高管理人员素质。加强高职院校固定资产管理,对于构建社会主义市场经济体制,完善公共财政体制,提高财政资源配置效率和预防腐败都有重要的现实意义,因此院校负责人应充分认识固定资产管理工作的重要性,督促专管人员加强学习,定期组织培训,提高业务水平,增强业务能力,建立一支责任心强、素质高的资产管理人员队伍。
2、提高固定资产标准,对有关模糊界定予以澄清。针对固定资产标准偏低的情况,也考虑到国有资产流失的问题,不宜定的太高,笔者认为可以将一般设备的标准提高到2,000元,专用设备提高到2,500元。这符合当下的物价水平,符合实际的工作要求,减少工作量,还可以防止高职院校为了评估需要,虚增固定资产数额。另外,对于大批同类物资的这个说法应该予以说明,对于一般高职院校来说,能够大批购买的一般都是学生用课桌、床椅等家具,还有给学生教师购买的图书,电子产品一般就是计算机。除了这些,似乎没什么东西可以大批量的购进,因此可以具体说明一下大批同类物资指的就是家具、图书、办公设备。对于这些东西,之后陆续的零星的购买也算作固定资产,其他设备的零星购进则不算作固定资产。另外,“大批”究竟应该是多少,根据实践经验,可以规定100件以上为“大批”,太少了不能称之为大批。
3、对固定资产计提折旧,保证账实相符。如果对固定资产不计提折旧会造成账实不符,因此高职院校都应计提折旧,那么具体如何核算呢?事业单位是没有费用这些科目的,只有事业支出,那么计入到支出?但是考虑到预算平衡的问题,如果将折旧计入到支出的话,会影响当年的结余,也会给今后的预算编制带来麻烦。因此,没有必要将折旧计入到支出中,况且事业单位计量折旧只是为了核算固定资产减少的部分,求得其目前的真实价值,所以不必计入支出。可以利用固定基金这个科目,购进固定资产的时候是贷方固定基金表示增加,计提折旧固定基金就会减少,因此只需借方登记固定基金就可以了。另外,仿照企业增设一个科目——累计折旧,作为固定资产的备抵科目,用来核算具体折旧数额。要想知道目前固定资产的净值,只需用固定资产原值减去累计折旧就可以得到。具体分录为:借记“固定基金”,贷记“累计折旧”。考虑到固定资产的不同特性,对于一般设备、建筑物、家具等可用直线法折旧,机械、电子产品等由于更新换代比较快,可以采用加速折旧法计提折旧。
4、创新固定资产登记管理体制,提高管理水平。针对上述问题中出现的多头管理,可以取消财务部门专门管理人员一职,避免重复记账。统一固定资产分类,参考新的《财务规则》,统一划分为土地;房屋及建筑物;教学专用设备;一般设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具;动植物八类。这里要说一下,新的《财务规则》首次将动植物列为固定资产,可能有些农业类院校这类物资比较多,动物这里不予探讨,将植物作为固定资产符合固定资产的定义,比如学校的树木,名贵花草,可以使用一年以上,也可以保持原有物质形态。但是对于自己培养的植物算不算作固定资产呢?如果算,那怎么合算,难道像房屋一样,先计算其成本然后再结转?殊不知,有些植物卖价和成本不成比例,成本很低,但是卖价却很高,如果以公允价值入账,但目前高校并没有像企业一样使用公允价值这个概念。况且,房屋的数量很少,而植物的数量却很多,会造成巨大的工作量。所以,笔者认为,目前只宜将外购的植物作为固定资产核算。
针对固定资产在不同部门转移的问题,解决办法是只需在原来的卡片上做一个记录即可。不需要另行设置卡片,这样反而会导致管理的混乱。财务部门也不需要做什么会计记录,因为没有涉及到金额上的调整。对于固定资产卡片登记一件设备还是多件设备的问题,笔者认为应该将同时购买的设备登记在一张卡片上,因为既然是一同购买的,那么寿命应该是一样的,可能有先有后,但是不会相差太远,所以应该到时一同处理,同时报废,然后再将卡片抽出。这样既减少了工作量,又不至于给管理带来混乱。
主要参考文献:
[1]莫颖宁,我国事业单位固定资产管理研究[J],山东社会科学,2010,10
一、公立医院固定资产管理现状
固定资产是指预计使用年限在1年以上(不含1年)、单位价值在规定标准以上、在使用过程中基本保持原有物质形态的有形资产。公立医院的固定资产主要包括院内的医疗设备、医疗器械、建筑物等,是医院开展医疗、科研、教学等各项服务的物质基础,也是保障人民健康和卫生事业发展的重要条件。固定资产是医院资产的重要组成部分,能够反映公立医院的规模、医疗水平和综合实力,一般具有价值高、使用周期长、管理难度大等特点[1]。
公立医院固定资产管理是指以固定资产为对象进行的一系列计划、采购、组织协调和控制等工作的总称[2]。目前,多数公立医院都建立起归口分级管理的模式对固定资产进行管控,医院采购供应部门、设备部门、总务或基建部门、财务部门等各司其职,协同做好固定资产的购置管理、日常使用管理、建设管理、财务管理等工作。
二、公立医院固定资产管理中存在的问题
(一)购置管理中存在的问题
公立医院在新增固定资产时多数采用财政差额预算拨款,这在一定程度上使得医院在没有对购置的必要性和实用性进行充分论证的情况下盲目跟风选购所谓的先进设备[3],可能会导致实际购置的设备并不能适应实际诊疗的需要,也使得配套的设施和服务形同虚设,从而造成固定资产的闲置和浪费,大幅降低了公立医院固定资产的使用效率。
(二)日常管理中存在的问题
在维修管理上,医疗设备的科技含量越来越高,各大公立医院只能以外修为主,对于大型医疗设备,只能以高价“买保”的形式由厂家来对其进行维修,使得医院维修费用常年居高不下[4];在盘点清查和报废管理上,医院都普遍对盘点清查管理重视程度不够,部分医院报废管理工作的随意性也比较大;在固定资产日常使用过程中,有些设备的购置、安装和使用均分属于不同的部门,有些部门和科室不按规定登记、变更,使得设备从购置入库到出库安装再到日常使用的全过程涉及到的时间、数量、账目与实际有出入,资产的使用部门和管理部门登记的账目不符,无法核对,进而造成固定资产的流失。
(三)管理体制中存在的问题
公立医院的产权都是国家的,购买的设备等资产也相应地属于国有资产,这就使得有的医院对资产普遍存在重购置轻管理的情况,管理制度不健全,目标不够明确,落实不到位,还普遍缺乏独立于资产管理部门的监督机制。多部门交叉管理的情况还使得资产管理分散化,从而降低了固定资产的使用效率。同时,靠财政补助来进行人员开支、设备购买的机制,导致固定资产管理过程中的考核被忽视,无法形成激励机制,从而无法约束资产管理人员的专业水平、工作经验和责任意识等。
三、公立医院固定资产审计的关注点
为了加强公立医院固定资产管理,提高固定资产的利用率和医院投资效益,减少固定资产流失,内部审计人员应试着跳出财务管理人员眼光,以独立的“第三方”来对医院固定资产管理环节进行审计,主要关注如下五点。
(一)固定资产的管理制度
纵观公立医院固定资产管理中存在的各种问题,究其根源基本都可以归纳到制度建设不健全和执行乏力上,因此,对医院固定资产的审计应重点关注固定资产内部管理机构的建立和内控制度的健全性。首先要看医院对固定资产管理是否有专职机构或人员对固定资产进行管理;其次,看医院是否建立起完善的固定资产管理制度,包括采购管理制度、日常维护保管制度、报废管理制度、接受捐赠管理制度、以及各个阶段专职人员的管理制度等。
(二)固定资产的管理流程
财政资金拨款购置固定资产使得公立医院在固定资产管理中并无保值增值压力,所以对资产的高效率使用不够重视。因此,内部审计部门应首先测试医院固定资产部门内部控制制度执行的有效性。在具体工作中,关注医院对每一项固定资产,尤其是对大型设施设备仪器的分布、使用率、完好度、维修等方面是否实行建档管理,固定资产使用部门、资产管理部门、财务部门是否做到“三账一卡”[5],关注医院固定资产期初余额是否与上年审计报告中的期末余额一致、总账余额和明细账余额是否一致、明细账余额和资产实物是否相符。
(三)固定资产的增加
医院固定资产增加方式主要有购置、自建、投资者投入、接受捐赠、更新改造、抵债获得、盘盈等七种形式。审计的关注点首先是医院新增固定资产的资金来源,无论是财政投入还是医院自筹资金搞基建或购置固定资产,都要有合理的充足的资金作支撑;其次,根据固定资产增加的不同形式,针对不同侧重点审核报批程序、招投标过程、合同的内容与签订、资产过户流程、建设过程等。此外,审计时还要特别关注固定资产的账务处理,因为新增固定资产的计价根据增加的方式不同计价方法不一样,如购置固定资产计价一般以原始价值为准,自建资产以实际发生成本入账,盘盈资产要参考同类活跃市场价格入账等,审计中要注意是否有漏记、不记资产账外循环的情况存在。
(四)固定资产的减少
固定资产减少主要有出售、投资转出、捐赠、清理报废、毁损及盘亏六种情况[6]。为减少国有资产流失,在公立医院处置固定资产时,审计主要关注是否有使用部门申请,是否经设备专家鉴定,是否通过医院财务、资产管理等相关部门审批。由于固定资产是按原始价值成本入账的,因此还应审查减少资产的计价是否是在减少固定资产的原值的同时,相应减少累计修购基金。此外,审计应该关注在长期的资产处置过程中是否存在固定资产被评估过低或者随意报废尚有价值的设备的情况。
(五)固定资产利用效益
固定资产投资效益是指固定资产投资所取得的有效成果与所消耗或占用的投资额之间的比率,固定资产投资效益越高,则医院内部固定资产管理水平越高、医院经营管理水平越高[7]。内部审计部门应检查公立医院固定资产的期望目标是否实现、实现的手段和方式方法是否经济、有效。
四、加强公立医院固定资产管理的措施
根据内部审计人员对固定资产审计的关注点,加强公立医院固定资产管理的措施应从以下几方面入手。
(一)健全固定资产管理制度
公立医院应建立起专职机构或人员对固定资产进行管理,并建立健全医院资产管理的各项规章制度:医疗设备的计划制度、采购制度、验收制度、安全使用制度、领用制度、维修保养制度、报废制度、各专业人员岗位制度、资产评估制度、考核制度等。从而使得医院固定资产入账、使用、停用、报废等工作良性运转,保障公立医院各项固定资产的安全及完整,不断提升固定资产的使用效率。
(二)加大科学决策的力度
科学决策对是否能做好组织管理工作起到关键的影响作用。因此,公立医院的固定资产管理工作更要做好科学决策,对于固定资产的新增与报废一定要严格把关,事先要做好可行性研究和成本效益分析,充分研究与论证,避免盲目跟风,减少医院由于投资或报废决策失误造成的损失。
(三)重视固定资产账目管理
公立医院的固定资产管理应与财务管理相结合,建账建制,从而保障固定资产管理工作规范化和制度化。建立健全公立医院固定资产核算总账、明细账、序时账、备查账,认真进行固定资产卡片的记录与登记。此外,配备有执业资格的财务人员管理医院的固定资产,提高人员业务素质,明确职责,确保固定资产有账可查,有据可依。
(四)明确固定资产管理职能
公立医院固定资产管理的关键在于各管理部门明确管理职能,履行各自职责。固定资产管理办公室负责拟定医院固定资产管理制度、审定固定资产采购计划、审核大宗资产报废手续、组织资产清查等,综合负责固定资产的采购、领用、调剂、维修、报废、清理等过程的核算与管理;采购供应部门根据采购计划组织采购,根据科室需要进行供应、调配;设备部门负责设备的购置、验收、调剂、维护、修理等工作,做好闲置设备的检测与维护,办理报废鉴定,做好大型设备购置的可行性分析报告的审核工作;总务或基建部门负责房屋、建筑物的建设、维修、保养和报废等工作。财务部门负责固定资产总账的管理,筹集采购资金、监督控制资金使用情况,对固定资产利用效果进行综合评价,并参与固定资产清理工作[8]。
(五)注重固定资产的考核工作
公立医院可从固定资产采购与预算相符率、固定资产帐实相符率、固定资产利用率、固定资产报废率、百元固定资产医疗收入、资产管理员的工作情况等指标来衡量固定资产管理工作的好坏。对管理制度执行严格,使用合理,延长使用年限,提高使用效率,取得较好社会效益和经济效益的科室和个人,应给予表扬、奖励;对管理不善,玩忽职守或违反操作规程,造成损失的,应视情节轻重,给予批评教育或者进行经济赔偿,经济赔偿原则上按资产净值予以赔偿。
为了解决目前传统的资产管理模式下造成的资产管理的问题,降低资产流失与损耗,减轻工作人员工作量,节省图书馆成本,提高管理水平,应该使系统的操作尽可能的满足各项功能并且容易操作,以便工作人员可以迅速的投入使用。在本设计中,我们将系统划分为以下主要功能部分。(1)系统管理部分主要包括:系统登录功能;修改口令;操作员管理;资产分类管理;基本资料管理(2)资产管理部分主要包括:资产添加;资产折旧核算;资产变更查询;资产借出;条码打印;低值易耗品管理部分(3)统计报表部分:当前资产报表;资产类型;资产类别增减汇总;部门资产设备明细查询;资产分类统计表查询;资产盘点(4)数据维护部分:数据备份;数据恢复;初始数据导入(5)辅助工具部分:包括万年历;计算器;记事本等
2系统设计
2.1系统架构设计本系统的开发。采用了数据访问层、业务逻辑层以及表示层这样三层架构的设计体系。图书馆固定资产管理系统的研究与实现文/秦随着图书馆建设速度迅猛发展,图书馆中固定资产以及各类固定资产的数量与种类也随之大幅度增加,从而导致原有的纸质记录的管理方式无法适应图书馆的发展。本文以图书馆固定资产管理需求为背景,开发实现了一个图书馆固定资产管理系统。将与数据库交互的所有数据都封装起来。主要进行的操作包括新事务的增加、修改、删除以及查询等,对于业务逻辑不会做出相应的判断。在面向对象编程模式中,我们需要编写重复的代码放入访问层中。使用了一个封装了方法的类,即SqlHelper类,这种方法类能够快速提高数据访问代码的重复利用率。同时访问层会为模型层中每一个类匹配对应的数据访问类,例如数据访问层会自动匹配一个UserService类专门负责User实体类的数据进行处理。2.1.2业务逻辑层。主要负责的工作是对软件业务进行处理。该层是位于数据层的上方,表示层的下方,是专门处理软件业务需求的一层,处于数据库之上,服务层之下,该层将自身的工作整理成一组微服务然后向服务层提供数据,服务层进行组织处理之后,表示层会将处理结果呈现到界面上。2.1.3表示层。是最接近用户的一层。主要负责完成接收用户提供的数据然后将数据显示出来,将这种交互操作的界面呈现给用户。如果是复杂的项目,把SQL语句不经过处理就直接编辑到界面中的话,呈现的效果不模块化而且维护工作很复杂,然后采用三层架构的模型,能够将语言逐层的吸收、理解然后进行处理。2.2系统总体功能设计。本系统是关于图书馆的固定资产管理进行设计的过程,为了方便工作人员对所有资产的整理与使用,帮助图书馆能够最大限度的提高工作管理效率。本系统分别以系统管理、资产管理、低值易耗品管理、统计报表管理、数据维护以及辅助工具等方面为研究基础,将系统详细划分为六个主要的功能模块,其中每个功能模块又包括了很多小的管理功能。对于本系统中的各个功能,是本系统得以正常运行的关键。
3系统实现
在进行实现部分的工作中主要采用了Windows的简洁大方的显示风格,确保了用户的使用便捷。并且对各个功能模块的划分也进行了合理的布局分配工作,努力为用户呈现出美观而又容易操作的交互界面。
3.1系统管理模块的实现
系统管理模块设计的是系统的基本使用功能,该模块包括了系统最基本的登录功能、密码修改功能、操作员权限设置功能、基本资料管理功能、单位信息管理、资产分类管理等,这些功能都是为系统的正常使用左铺垫的功能,保证该模块的正常操作才能够实现系统其它功能的合理运用。3.1.1系统登录的实现。该系统是后勤岗的人员首先通过权限设置将使用者的信息表以及使用权限设置好了,然后将名称和密码分配给不同岗位的用户。使用者通过自己的登录信息进行系统的登录操作。首先进入系统的登录页面,该页面上有具体的单位、名称、密码等显示信息。选择好名称及自己的岗位,输入密码进行登录,系统会自动与数据库中信息对照匹配,如果名称和密码一致,则进入系统首页,如果名称和密码不匹配,则需要重新核对所选名称和密码是否正确,重新输入。在登录状态下进行代码编写,将编写的代码进行用户保存。该保护的代码编写可以将所有用户在使用系统过程中的全部会话过程进行记录。当进行登录操作的时候就会用到此信息。这种写代码的方式通过对象将会话过程保存在服务器内存中。代码编写成功之后,在用户进行登录的时候,都专门为每一个用户生成唯一对应的用户名,以确保信息的安全可靠性。在系统的登录界面上会显示用户名、口令两个输入选项的信息。每一个用户需要根据系统维护人员为自己分配的账号进行登录,输入相应的用户名与口令等待数据库的检验处理结果,两者信息都正确才能够进入系统,否则需要重新核对用户名和口令是否正确,重新输入。3.1.2修改口令的实现。系统维护人员为每一个用户分配好账户和口令,但是为了明确责任,确保信息的安全性,用户可以通过修改登陆口令功能进行账号密码的修改。在登录状态下进行代码编写,将编写的代码进行用户保存。该保护的代码编写可以将所有用户在使用系统过程中的全部会话过程进行记录。当进行登录操作的时候就会用到此信息。这种写代码的方式通过对象将会话过程保存在服务器内存中。代码编写成功之后,在用户进行登录的时候,都专门为每一个用户生成唯一对应的用户名,以确保信息的安全可靠性。用户成功登陆系统首页之后,可以选择登陆口令修改功能,进行登录口令的修改。需要输入系统维护人员给定用户名与原始密码,再重新设定新口令密码并进行再一次确认,保证口令信息的正确性。3.1.3操作员权限管理的实现。操作员权限管理是指为系统设置操作人员,并且为其分配相应的操作权限(例如:A人员只有资产的查询权限,没有资产修改和删除权限等)。本系统中的权限管理功能强大,对于权限可以进行分级控制,本系统是根据角色进行权限赋权,某角色拥有的权限,其成员也拥有相应得权限。对于资产的权限,可以控制到字段,即某角色可以赋权看到资产原值,而另一角色看不到资产原值。对于其他业务流程的权限均可以设置查询、新增、删除等权限。3.1.4基本资料管理的实现。进入该功能界面选中某个需要修改信息的固定资产,然后对其进行基本信息和附加属性的修改维护操作。在编写基础信息状态下进行代码编写,将编写的代码进行用户保存。该保护的代码编写可以将所有用户在使用系统过程中的全部会话过程进行记录。当进行基础信息添加操作的时候就会用到此信息。这种写代码的方式通过对象将会话过程保存在服务器内存中。代码编写成功之后,在用户进行基础信息添加的时候,都专门为每一个信息生成唯一对应的名称,以确保信息的安全可靠性。
3.2资产管理模块的实现
资产管理模块主要涉及到资产的各项管理工作,包括资产日常管理、资产维护、资产折旧、资产查询、条码打印等多种资产管理的工作任务。该模块是该系统中较为重要的核心模块,资产管理员根据各自不同的部门分工对图书馆各类型资产进行全面有序的管理。下面详细介绍几个关键功能的实现。3.2.1资产日常管理的实现。作为固定资产管理系统中工作量最大的部分就是资产的日常操作,以往的复杂繁琐的纸质记录,不仅容易丢失,而且存储复杂不易查找与修改信息,该功能界面能够对资产进行增加、变更、删除、拆分等操作,能够帮助资产管理员很大程度的减少工作量,提高工作效率。3.2.2资产查询的实现。资产查询功能是系统中每一个用户都能用到的,该功能满足系统的使用者对信息查询的权限,但是由于各自的身份不同,能够查询到信息也不同,通过该功能能够查询到资产变更信息、资产转移信息、资产借出信息、资产归还信息、资产维修信息等。3.2.3条码打印功能的实现。用户在进行基本信息登录之前必须先将该资产生成自己特有的条码,然后粘贴到资产的指定位置,这样可以使每一样资产在查询与盘点时都能迅速对号入位。
3.3低值易耗品管理模块的实现
易耗品管理模块实际上是资产管理的一个分支模块,只是单独把一些经常使用的价值较低的、容易损坏的资产专门进行独立的分类管理,这样可以减免一部分不必要的麻烦和管理操作。对于以下常用的价值较低的产品通常采用批量采购等手段,这样可以节省一部分路费的开销,同时也能够为图书馆在资产管理方面提供方便,可以保证资产的合理有效的管理。
3.4统计报表管理模块的实现
该模块包括当前资产报表、基础类型分析图、资产增减汇总、资产设备台账、资产统计表、资产领用、资产盘点等。该模块是图书馆办公人员进行定期的资产情况查询的功能模块,能够随时整理所有资产以及设备的增减情况并通过盘点的结果进行定期的分析与调整。下面详细介绍几个关键功能的实现。3.4.1资产增减汇总功能的实现。资产增减功能主要是针对部门资产和资产类别两部分进行统计分析的,部门资产增减功能能够帮助图书馆实时掌握各个部门在某个时间段的资产的增加、减少、期初、期末的数量和价值上的变化,同时该功能界面能够将该时间段的资产的计提折旧信息统计出来。3.4.2资产盘点功能的实现。库存中的固定资产要定期进行盘点统计,本系统对在盘点功能的实现上做了特殊的设计,主要是利用每件资产的条码来进行系统自动盘点,首先要使用条码阅读器将资产的条码与之前已入库储存在数据库记忆中的条码数据进行匹配核对,然后会自动筛选出匹配上与未匹配的资产信息,从而获得资产盘点结果。
3.5数据维护模块的实现
数据维护功能模块主要就是系统管理人员对系统数据的有效管理与维护,该功能模块主要包括数据恢复、数据备份、初始数据导入、初始化数据库等功能。通过该功能模块的操作能够有效保证系统数据的安全性,保证在外界发生断电或者感染病毒的时候数据能够及时被恢复,不至于丢失重要信息,通过该功能能够定期清理系统中的数据存储,保证系统的良好运行,在系统投入使用之前需要进行的初始数据导入工作也是通过该功能模块完成的。3.5.1数据备份的实现。数据备份功能是每个系统中都必须具备的功能,该功能的设计与应用能够有效保存系统中长期使用和存储的数据信息,定期进行数据备份更新的操作,能够保证系统在收到外界因素影响的情况不彻底丢失原始数据。3.5.2初始数据导入的实现。对图书馆最开始所有资产的全面详细的信息会有一个初始数据导入的功能操作。
4总结
本文是根据图书馆内部固定资产管理工作的实际情况,对具体详细的工作流程进行分析,通过细致的需求分析对系统的功能结构进行划分,实现数据库设计以及系统界面的呈现,最后对系统的主要功能进行了测试与运行绩效分析,最终完成了一个图书馆固定资产管理系统的设计和实施使用。
作者:秦 单位:天津体育学院
参考文献
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关键词:事业单位;固定资产管理;会计
虽然事业单位的固定资产内容与企业的固定资产内容有一定的区别,但是事业单位固定的重要程度却丝毫没有被减弱。但是,在固定资产计提累计以及减值准备这几个方面,事业单位和企业单位在固定资产的管理方面存在着较大的差距。具体有表现在重购置,忽视管理;没建或随意建固定资产明细账分类;固定资产的建立,使用和管理上没有系统;财务人员素质有待改进等方面,鉴于此本文提出以下改建建议。
一、提高对行政事业单位固定资产管理的认识
事业单位对于财务管理制度的不断改革与不断健全促进了其采购机制的完善,这就使财政拨款变成如今亟待解决的一个研究课题。怎样减少资金方面出现的问题、如何使资金预算更加具体和细化是现阶段各单位财政资金管理过程中非常关键、核心的工作,这么说来,到底该怎样去准确地推算单位的资产配置标准呢?首先,一定得以需求程度与可能性为重要基础,根据每个部门未来的发展期望、承担的责任进行测算,此外,还要认真考量现存资产情况等,从而确定本单位的发展阶段,明确未来的方向;一定要对各项大型支出出清晰、准确的判断,使项目库得以确立与进一步完善。第二,事业单位的各项工作通过使用固定资产所具有的使用价值而维持正常运转。第三,事业单位加强对固定资产的管理,进一步提升其使用效率,优化配置,根据使用任务与使用效率匹配建立一套完善的制度来确保资产不会被浪费掉。
二、制订适合本单位管理要求的固定资产管理制度
各单位需要按照政府制定并出台的《会计法》、相关会计制度等来确保跟事业单位管理要求相符合的固定资产内控机制的完善,倘若可以,最好通过电脑和一些比较先进的软件来对固定资产进行核算与管理,这样一来就能使固定资产得到有效管理,优化、合理配置那些非经营国有资产。主要包括下文阐述的这几种做法:第一、使各项固定资产具备不同的等级,各个行政事业单位能够通过基本建设投资、资金购置、接受外界捐款以及无偿调入等方式获得固定资产,这些方式都得经过入账而且不允许有账外资产。第二、在有关部门进行验收之后才能让固定资产入库管理,固定资产管理机构应该做到调入和验收固定资产,财务部门所要做的便是及时准确地把这些资产在账簿上进行登记。第三、对固定资产进行清理盘点。年尾要对所有固定资产统一进行清点结算,必须做到账与账相符、账与物相符,根据相关法律与条文规定对经常亏损的资产进行妥善处理。第四、建立科学合理的固定资产赔偿战略,假设有人对固定资产进行破坏,就必须追究其相关责任,以多样化的途径进行管理。最后,使资产报告管理制度得到进一步健全和完善,各单位关于固定资产方面的统计数据需要明确资产的详细情况,使这些国有的固定资产免遭破坏,避免浪费。
三、强化对非经营性和经营性资产之间产权转换的管理
各个行政事业单位拥有的固定资产都属于国有资产,各个单位需要做到产权清晰,在资产管理方面可以通过下述几个方法来进行管理:第一,各个单位需要理顺资产的拥有和使用权并记录在册,倘若某固定资产已经一年多没再使用过,就可以向有关部门报批后重新进行调配;倘若不是自己单位,而是从其他单位借用的固定资产,需要物归原主;尚未被转制、改制的国企拥有的固定资产,经国有资产管理机构审批以后能够划账调拨;第二,进一步改革各个单位固定资产的产权关系。各个事业单位依靠这些国有固定资产来稳定运转下去,将很多固定资产的性质由一开始的非经营性转变为经营性,给自身单位带来了大量的利润,这一做法是以国有制为重要条件的,从推动我国社会发展与减轻国家经济负担上来说是符合改革的大方向的。因此,一定得有制度的保障,使相关资产得到最好的配置。应该做到以下几方面:①各单位以合法途径转变固定资产的经营性质,并对其进行具体的估量,将评估的最终结果当成国家的投入本金,而且还应该把它当成以后固定资产进一步增值的一个关键性凭据;②各单位不管通过哪种渠道来转换非经营性资产,都得承认该资产的产权属于国家,用该资产进行投资得到的收益和产生的其他固定资产也都归国家所有;③各个事业单位通过将国有资产转换为经营性资产获得的收入、对外投资收入、以出租的方式处理国有资产获得的收入等需要由相关机构统一管理。
四、大力加强约束和监督力度
国资管理部门必须加大力度监督和控制各个行政单位与事业单位所拥有的固定资产是否真实、是否有效,估量其资产未来能否增值,并及时处理出现的相关问题。进一步加强各个事业单位的内部管理,健全内控机制,使事业单位自我监督与约束制度得到不断完善。
五、提升事业单位会计人员素质
首先,会计从业者所拥有的法律意识与道德水平亟待提升。《会计法》对故意做假账的相关行为所应该接受的处罚进行了明确规定。国家财政部门与司法部门是管理我国会计工作的单位,必须加大对做假账行为的处罚力度。此外,不仅要增强会计从业人员的法律意识,还得让其努力提高道德思想素质,在社会上形成人人“打假”的浓厚氛围。会计从业人员首先得具备认真、负责的工作态度,严格遵守职业道德,坚持原则,诚实守信,不做假账、不呈报不真实的信息。还需要做的是制定严格健全的思想道德规范制度,对违规人员进行严惩,以此来监管会计从业人员日常的各种工作行为。其次,让会计从业者定期参加相关机构举办的培训活动。会计这份工作需要从业者具备较高的专业素养,同时还得具备一定的工作经验,在处理一些具体的会计业务操作时,要求会计从业人员具备熟练的操作能力。这些都需要增强会计从业人员的实际操作水平,不然从业者工作起来就会感觉非常吃力,不能很好地完成其岗位职责。因此说所有事业与行政单位都需要定期让会计从业者去参加相关机构举办的培训活动,让他们接受更加专业的教育,从而使他们的业务水平、工作素养得到进一步提升,并积累越来越多的经验,做到与时俱进。
参考文献
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关键词:物联网;固定资产;酒店资产;管理系统
中图分类号:TP393 文献标识码:A 文章编号:2095-1302(2012)12-0063-02
Hotel fixed assets management system based on Internet of Things
LIANG Xin-yue, ZHANG Wei
(School of Information Engineering, Xianyang Normal University, Xianyang 712000, China)
Abstract: In order to strengthen the management of the hotel fixed assets, Internet of Things technology, which connects identifiable objects with Internet, is adopted in the design of a hotel fixed assets management system to maximize the digitalization, informatization and networking of identifiable objects management. In the paper, the basic structure of the system is described and by using of the system, the work efficiency of hotel fixed assets management is improved.
Keywords: Internet of Things; fixed assets; hotel assets; management system
0 引 言
随着经济社会和现代科学技术的飞速发展,实现全面可靠的信息化管理已成为现代酒店固定资产管理水平的重要标志。但是,由于酒店的环境较为特殊,固定资产价值不等、位置分散,加之缺乏先进、专业、成熟的管理平台,所以,固定资产管理制度很难得到科学的落实。“账实不符”、“前清后乱”等问题始终不能得到有效解决,固定资产信息的整合应用层次也较低。在信息化高速发展的今天,利用物联网(将各种信息传感设备与互联网相结合而形成的网络)的思想和技术对酒店的固定资产进行管理[1],通过物体实时传感跟踪固定资产的整个生命周期,有助于酒店实现科学、安全的现代化资产管理模式。
1 系统总体目标设计
1.1 日常管理
本系统模块主要实现对资产的类型、编号、生产厂家、维护维修、责任人等基本信息和使用情况进行登记、查询和管理,以便于掌握资产的当前信息状况,从而进行有效管理。
1.2 用户管理
本系统模块采用B/S架构(Browser/Server结构,即浏览器和服务器结构),具有友好的操作界面和完善的安全控制功能,能够根据用户角色进行权限控制,同时能够实现历史记录查询,并可按照用户工号、用户名、登录时间、注销时间等进行查询。
1.3 系统管理
系统管理主要包括以下几个方面:
(1) 系统安全。本系统能融合到用户已有的操作系统下的数据库和服务器的安全模式中,安全控制机制禁止对相关的功能进行任何未经许可的访问。
(2) 数据维护。本系统模块能实现各种数据的增加、查询、打印、修改和删除等维护操作,操作人员可以对系统中的数据进行自动或人工备份。
(3) 支持多用户、多部门管理。本系统模块能提供集中的数据库服务器,可以支持多用户通过酒店网络布局同时访问数据库,而且不存在冲突。
(4) 与其他系统接口和数据交互。本系统模块可通过酒店系统接口,支持与酒店其他自有管理系统进行批量和直接的数据交换处理。同时,模块预留了酒店其他自由管理系统接口,如酒店ERP(Enterprise Resource Planning,酒店资源规划)系统、财务数据系统,以便于扩展、支持数据的导入和数据信息的交换。
1.4 报表管理
本系统模块应能根据酒店日常业务需要对各种动态查询结果生成报表,导出成文档并打印。
2 系统的物联网应用框架设计
物联网是通过射频识别(RFID)、红外感应、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备,按约定协议,把实物与互联网连接起来,进行信息交换和通信,以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络[2]。所以,本系统是利用RFID标签信息快速采集,用多种通信技术实时传输,并用专门的管理平台模块集中管理等多种技术,来面向酒店固定资产进行管理的物联网系统,其应用模式框架图如图1所示。
图1 面向酒店固定资产管理的物联网应用模式框架图
图1中,RFID承载着固定资产的基本信息,并能够通过无线网络实时通过读写器把这些信息发送到相应的管理系统,然后随着其中信息的改变,系统中的数据库信息也随之发生更新变化,从而为酒店固定资产管理物联网模式提供前提条件。
根据酒店固定资产管理工作的特点,本系统设计的PC端系统功能结构如图2所示。
图2 PC端酒店固定资产管理系统功能图
3 系统特点
基于物联网的酒店固定资产管理系统的主要优点如下:
(1) 操作界面简便易用。系统本着 “简单、自然、自由、一致”的原则,采用和Windows界面相似的风格与Windows xp 相一致的标准按钮,因此,系统功能一目了然,便于高效工作。
(2) 实时定位监控。通过在各个房间或仓库安装RFID读取器天线,实现以无线网络覆盖所有固定资产,从而对所有贴有RFID标签的资产进行实时定位监控[3]。
(3) 流动监控。定位监控系统通过在房间、仓库、大楼出口安装RFID来实现资产的移动记录和出入库自动记录,无需手工登记。资产登记时,可自动关联资产责任人信息;非法携带设备出门时,系统将自动报警,从而能够使管理人员了解资产的去向并最大程度减少资产的流失率。
(4) 管理方式先进。每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后,都会由计算机自动生成 RFID标签,标签上的内容可包括固定资产名称、购入日期、使用部门等内容[4]。
(5) 方便资产清点。通过RFID非接触式读取(通常可以在5~7 m范围内),可快速方便地读取固定资产信息,从而实现固定资产的清点查询,可以做到不开柜、不开箱, 非常方便对固定资产进行清点,尤其是对存放在视线不可见地方的固定资产,可避免遗漏。盘点人员可以携带RFID扫描枪到任何地方进行核查清点,在无线网络覆盖区域内,RFID扫描枪读取的信息可以立即和网络中的数据库进行交换,如果没有无线网络环境,读取器则可通过离线的方式和计算机进行数据交换,从而可使盘点速度提高90%以上,同时还可避免重复盘点或错盘。读入标签结束后,将标签读取器与电脑通过计算机相连接,迅速地获得资产的实际情况,通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况[5,6]。系统还可以自动记录盘点信息,如果出现财务和实物不符,系统会自动告警。
(6) 高效的网络和远程数据传输。通过酒店内部网可实现双向传输,使各种数据信息能在同一时刻被其他用户共享。
(7) 双重自动数据备份。当操作员进行具体操作时,数据同时又可以通过网络传送至服务器,使用户机硬盘中的数据和服务器中的数据相一致,同时服务器又将数据传送至服务器其它的用户机上,让整个网络中的每台计算机都具有同步的数据。
(8) 独特的权限管理。根据每个操作员的职责不同,可为其制定相应的操作权限,通过用户的身份和密码识别,保证不同操作员只能在其职责范围内进行有限的操作,这样既保证了制度的固定性,又具有一定的灵活性。
4 结 语
当前,随着各大酒店固定资产的不断增多,充分利用传感设备和物联网的技术优势,构建固定资产管理的信息化平台,并通过泛在网络把资产与管理平系起来,实现人与物、物与物之间的信息传递,从而通过全过程计算机化来实现对酒店固定资产的监管分析与控制,已经成为酒店固定资产管理的发展方向。本系统有助于对资产数据进行安全、高效的管理,有助于规范管理程序,提高管理效率,为行政工作决策提供有效的信息数据。同时,整套系统的硬件成本低,软件操作简洁便利,必将顺应时展潮流,从而得到广泛的应用。
参 考 文 献
[1] 宋俊德.浅谈物联网的现状和未来[J].移动通信,2010(15):8-10.
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关键词:烟草企业;固定资产;管理
中图分类号:F27 文献标识码:A
收录日期:2013年5月31日
加强固定资产的管理,确保固定资产的安全与完整,充分挖掘现有固定资产的潜力,提高固定资产的使用效率,对节约资金和企业发展具有十分重要的意义。固定资产是烟草企业生产经营的物质基础,根据经营发展的需求,网络建设的需要,烟草企业资产投入量逐年扩大,因此对其进行科学有效的管理也就显得格外重要。在固定资产管理的全过程中先后涉及企业管理部门、财务部门、固定资产管理部门等众多部门。各个部门按照固定资产管理的职责分工,分别承担固定资产管理某一阶段或者某一方面的管理维护职能。由于资产管理部门多、环节多,使得实物资产管理的难度进一步加大。现阶段对企业资产管理的主要依据是资产卡片,即财务系统固定资产模块的固定资产卡片和实物资产管理部门手工登记的固定资产卡片和低值易耗品卡片。尚未全面形成财务与实务全方位综合管理体系。对于烟草企业的固定资产管理来说,我们一定要根据其中存在的问题展开分析与探讨,从而有效解决。
一、烟草企业固定资产管理中存在的问题
(一)烟草企业在固定资产管理中存在“重核算,轻使用”的思想,缺乏对资产在其生命周期内全过程发生费用、取得效益的记录,因此无法做到对历史数据进行分析,从而难以为企业后续的相关经营行为提供决策支持。目前烟草企业的固定资产管理还仅局限于传统意义上的资产管理,主要包括固定资产的增加减少变化形式,以及在一定的时间范围内相对保持稳定的形态反映。这种模式重点只放在对固定资产等有形资产的管理上,即使对固定资产管理基本上做到账卡相符,也无法提高实物资产的利用率、完好率,发挥其最大的效益,丧失了对固定资产进行持续改进和优化能力的管理。
(二)固定资产配置存在标准不统一、配置不合理现象。这种配置的不合理还表现在单位承担的任务量和它占用的资源不成正比,一些需要较多资产的单位由于得不到必要的资产而影响工作的完成,较多的资源集中在不需要的单位又造成了资源的浪费。
(三)固定资产价值管理与实物管理脱节。在目前烟草商业公司的资产管理中,由于固定资产的实物管理与价值管理分属不同的部门,财务账面往往不能及时反映固定资产的各种变化,出现账、卡、物不一致现象,难以保证固定资产价值的真实性和财务账面资产信息的准确性。在固定资产盘点时,台账与财务账就会出现脱节现象,缺乏有效的监督,致使固定资产极易出现流失问题。
(四)闲置、报废固定资产在处置和拍卖过程中,存在价值被低估,资产流失现象。实际业务中存在以下资产流失情况:拍卖过程中,竞买人与竞买人之间或者拍卖人与竞买人之间恶意串通,出现拍卖压价、霸市或者透露竞买条件与标的信息的现象,导致资产流失。部分资产未经评估备案,或者压低评估价,超越权限处置,导致资产流失。报废资产和闲置资产得不到很好的处理,这部分也是资产流失的重要原因。决策失误容易造成资产的隐性流失,而且这部分的流失往往由于数额较大造成影响也比较大。
二、改善烟草企业固定资产管理的对策
(一)加强制度建设,实现固定资产管理制度化。加强烟草企业固定资产管理的基础工作应先从制度入手。制定长期、有效的固定资产管理制度对当前固定资产管理工作尤为重要。在固定资产管理中,应对其实行统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的固定资产管理体制。成立资产管理委员会,加强各部门之间的协调,对固定资产开展统一采购、调配使用、处置等。细分和明确各部门对于固定资产管理的职责,责任到人,制定具体的奖惩细则。
(二)完善固定资产账务管理,规范内部调拨程序,建立健全内部盘点制度。固定资产管理部门、使用部门应设置固定资产管理台账,管理台账应根据固定资产使用通知单、调拨单、报废单、资产盘盈(亏)报告单等凭单登记,对固定资产的增减变动进行记录。一些办公设备如电脑、打印机,由于其移动的方便性,随着时间、人员、科室的变化,某些办公设备在哪里、是否在用等情况已经很难查清,事后未及时通知资产管理部门进行登记处理,形成长期账实不符。因此,应规范固定资产内部调拨,建立清晰的内部调拨程序,对每一项固定资产的调拨,须调入部门、调出部门、管理部门、财务部门共同签字后,在固定资产“户籍”上做好记录,实物才能转移。固定资产管理部门根据使用部门传递来的资产变动单据,及时维护资产管理台账,财务部门同步更改。各部门资产管理人员应于每半年核对账、卡、物,保证账账、账卡、账物相符。为了保证实物资产的安全可靠,企业内部需建立固定资产的定期盘存制度,对所使用的资产定期盘点和不定期抽查核对,注重考核固定资产利用效果,及时发现账实不符、账外资产、闲置资产等情况,确保企业对固定资产能进行合理调配,对无法利用的资产及时进行处置,努力提高固定资产的使用效率。
(三)建立固定资产配置、使用、处置标准。按照“遵循行业标准、参照社会标准、创建企业标准”的管理思路,建立一系列的企业固定资产配置、使用、处置、形象展示等方面的标准,以建立固定资产管理制度标准、执行流程标准实施过程管理,以考核标准实施跟踪监督,以信息管理手段记录资产实际动态变化情况,并作为新的固定资产投资采购计划和预算依据,指导固定资产购建,形成科学完整的“资产生命周期”。加强固定资产管理工作,完善管理制度、规范操作流程、强化监管力度,达到科学管理,让使用部门注重资产的使用和保管,让管理部门注重实物的流通和价值的运用,通过管理意识的强化促进人、财、物的统一。
(四)对闲置、报废固定资产及时处置。闲置、报废固定资产的处置不是为了甩包袱,而是借助拍卖、报废这种形式,将闲置的资产出租、拍卖,将不再具有使用价值的资产报废处理,实现优化资产配置、杜绝资产闲置浪费。因此,固定资产处置必须树立有利于资产转化与防止资产流失并重的指导思想,切忌顾此失彼。健全规范固定资产处置组织形式,制定资产处置制度,规范处置程序。根据国家有关法规和政策,遵循公开、公平、客观、科学和可行的原则,运用特定的方法,遵循特定的程序,依法进行固定资产处置工作。另外,聘请外部评估机构对处置资产进行评估,实行科学的作价评估方法是搞好固定资产拍卖工作的关键所在。避免不经专家、行家评估确认,仅由个别领导拍拍脑门估计揣摸一番就自行定价,致使资产落得了个几十年积累一朝贬值的悲惨下场。
主要参考文献:
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[2]姜兰芳.完善国有企业固定资产管理的现实思考[J].中国经贸,2009.18.
关键词:基层医院;固定资产;管理
加大基层医院中固定资产的管理力度,不仅可以达到基层医院各个部门合作配合的目的,同时还能将基层医院的各个部门的自身作用进行全面的发挥,进而提升基层医院的财务管理水平。总而言之,对基层医院的固定资产进行全面管理,不仅可以保证基层医院的财务安全,同时也能推动基层医院今后更好的发展。下面,我们将进一步对如何加强基层医院固定资产管理进行分析和探讨。
一、固定资产的基本概述
所谓的医院固定资产主要是指,一般设备单位价值高于1000元,专业设备单位价值高于1500元,应用时间大于12个月,同时在应用的过程中,资产基本物质形态不发生任何改变的资产,我们将其称之为固定资产。通常情况下,固定资产可分为五大类,分别是房屋及构筑物;专用设备;通用设备;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。医院固定资产不仅是医院在实施各项医疗项目、医疗教学以及医疗专研所不能缺少的一项物质要素,同时也是推动医院今后更好发展的关键资源。医院固定资产具备的优势很多,其中包括应用价值高、移动资产多、损耗性强、更新效率快以及类型繁多等,由于管理工作总是会存在薄弱性和制约性,这也是当前医院在进行资产管理时所面临的首要问题。根据资产调查结果显示,医院在进行固定资产管理的过程中,总是会存在诸多问题。怎样做好基层医院固定资产管理工作,提升基层医院整体经济效益,推动基层医院稳定发展,是当前基层医院管理人员首要处理的问题。因此,要想实现基层医院固定资产管理的科学性和规范性,就要对“管人”、“管事”的行为进行合理的布局,将医院的固定资产管理和医院的预算管理进行融合,进而提升医院固定资产管理水平和质量。
二、当前基层医院固定资产管理存在的主要问题
(一)基础工作不规范
在进行固定资产管理的过程中,一部分医院没有按照相关的要求来进行固定资产管理工作,导致管理工作存在不规范的现象。例如,在购进固定值产的过程中,只列费用,却没有对其进行记账处理;在建设项目施工结束之后,没有按照相关流程来办理竣工结算,同时也没有将其在固定资产账目上进行记录;在获得赞助资金时,不但没有将其进行入账处理,同时也没有安排专业的人员进行统一管理,长期以往,就会存在私自使用的现象。
(二)固定资产管理制度不健全
建立完善的固定资产管理制度,不仅可以提升医院财务的安全性,同时也能提高医院财务管理水平。然而,结合当前的情况来看,我国大多数的基础医院位都没有建立完善的固定资产管理制度,进而导致固定资产管理工作存在薄弱的现象。即使有的医院建立了相关的的固定资产管理制度,但是在管理的过程中,疏于规范管理,导致财务内部管理缺乏有效性。另外,由于没有做好管理制度落实工作,使得医院固定资产管理制度空如其表,没有实质含义,这样会给医院的固定资产管理水平带来影响,进而阻碍医院今后稳定的发展。
(三)监督控制固定资产管理工作的力度不够
大多数的医院普遍认为,当固定资产使用年超出标准年限时,就会使得固定资产自身价值出现丧失的现象,如果要对已经丧失成本价值的固定资产进行统一管理,不仅要安排大量的人员进行管理,同时还要消耗大量的时间,进而给医院带来一定的经济成本损失。所以,一些医院为了减少工作量,一般不会对已经丧失成本价值的固定资产进行统一管理。虽然这些丧失成本价值的固定资产对医院来说没有任何的意义和价值,但是,只要加大监督控制固定资产管理工作的力度,还是会给医院带来一定的经济价值。(四)固定资产管理缺乏信息化随着信息化时代的来临,有些企业已经将信息化技术运营到企业资产管理中,并取得了良好的效果,信息技术的运用,不仅可以提高企业的管理水平,同时还能实现各项资源的共享,从而保证提升企业管理效率。然而,有些医院由于资金问题,并没有将信息化技术运用到固定资产管理工作中,从而导致固定资产管理缺乏信息化。即使我国有些医院也开始将信息化技术运用到固定资产管理中,但是由于存在盲从的心理,并没有保证固定资产管理人员具备信息技术的了解和掌握能力,导致固定资产信息化管理工作无法顺利开展。
三、加强医院固定资产管理的对策
(一)全面加强固定资产管理的意识
要想保证医院固定资产工作的顺利开展,就要全面加强固定资产管理的意识,全面了解固定资产管理对医院今后发展的重要性,加大固定值产管理力度,建立完善的资产应用管理制度,并执行固定资产法人负责制,让每个固定资产管理人员全面了解自己的职责,改变传统的管理模式,进而提升医院固定资产管理水平。此外,在进行固定资产管理的过程中,为了保证管理工作的严谨性,要选择具备专业能力和丰富经验的管理人员,并按照相关标准对医院固定资产进行科学管理,进而保证医院固定资产的自身经济价值得到充分的发挥。
(二)建立完善的管理制度
要想加强医院固定资产管理力度,建立完善的管理制度是非常必要的,建立完善的管理制度,不但可以提升固定资产管理水平,同时还能对于医院固定资产的配置、应用、维护和管理方面进行合理的管理,进而给医院的今后发展奠定扎实的基础。各个医院可以制定完善的固定资产采购、管理、应用等管理机制,来对医院的固定资产进行盘点和监管,从而保证固定资产的安全性。此外,为了实现医院固定资产管理的科学性和规范性,还要建立完善的医院固定资产监理体系,结合医院的实际情况以及固定资产监理体系的相关要求来进行医院固定资产管理,这样不仅可以实现医院固定资产管理风险的有效控制,同时还能提升医院固定资产管理的安全性。
(三)建立高水平的固定资产管理人员队伍
任何管理工作都离不开人的参与,因此,要想提升医院固定资产管理水平,就要建立高水平的固定资产管理人员队伍。首先,医院需要定期对固定资产管理人员进行专业知识和技能的培养,进而提升他们的专业管理水平。其次,医院还要聘请一些具备高能力、高素养的专业性人才,以此来建立高水平的固定资产管理人员队伍。除此之外,还可以建立完善的奖励机制,从根本上来调动管理人员的工作热情,这样不仅可以提升固定资产的管理水平,同时也能提升管理人员的综合素养。最后,还要组织管理人员进行新进技能和知识的学习,让医院管理工作实现转型,进而与国际化管理方式进行接轨。
(四)利用信息技术加强对固定资产资产的管理
随着我国科学技术的飞速发展,越来越多的领域开始将信息化技术运用到内部管理工作中来,这样不仅可以提升内部管理效率,同时还能保证管理质量。随着计算机技术的广泛应用,促使着信息化的时代来临,为了推动医院更好的发展,大多数的医院开始将信息化技术应用到固定资产管理中来,这也给固定资产管理提供了便利。将计算机技术应用到医院固定资产管理工作中来,它不仅可以完成固定资产的选购工作,同时也能将丧失成本价值的固定资产的各项数据进行核实和记录,进而实现固定资产的科学管理。
四、结束语
总而言之,加大医院固定资产的管理力度,不仅可以提升医院财物管理质量,同时提升医院的核心竞争力,进而推动医院今后稳定的发展。但是在实际进行固定资产管理的过程中,还是会存在一定的问题,这些问题的出现,严重阻碍了我国医院今后发展。因此,为了保证医院今后发展,就要通过采用全面加强固定资产管理的意识、建立完善的管理制度、建立高水平的固定资产管理人员队伍等措施,来提升医院的管理水平,进而给医院的未来发展奠定扎实的基础。
作者:段海红 单位:青岛市市南区金门路街道仙游路社区卫生服务中心
参考文献:
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