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随之而来的是重组后的集团企业最敏感地感受到了信息技术发展所带来的竞争压力。为了提升企业的核心竞争力,许多集团企业开始借助信息化手段来全面支持企业的业务发展战略规划。信息化已成为集团企业在新的发展时期促进和带动各项管理工作创新与升级的重要手段。因此希望通过探讨集团企业信息化规划和实施思路,为集团企业的信息化建设提供借鉴。
1、集团企业信息化建设现状分析
集团企业一般都是从事着关系国计民生的重要行业,在国民经济发展中占有极其重要的地位。由于历史的原因,集团信息化水平因行业技术水平、地区经济发展水平、竞争环境、效益等因素而存在差异。一般来说,技术含量高的、处在经济发展水平高的地区、行业竞争压力大的,经济效益较好的集团企业信息化需求较为强烈,信息化建设水平也较高。如国内石油化工、电力、航空、烟草行业的集团企业。
总体而言,我国绝大多数集团企业的信息化水平远远落后于跨国企业,甚至与上述集团企业相比差距也较大,基本上处于将信息技术应用局限于单一功能或管理领域的初级阶段,离信息技术应用于经营管理的整个流程和应用于集团企业外部还有很长一段路要走。根据笔者在大型集团企业的实践体会,总体来说集团企业在信息化建设方面主要存在以下问题:
(1)集团成员企业的信息化基础差距较大。国内新组建的集团普遍存在成员企业应用水平参差不齐,集团总部和大多数成员企业信息化基础相对薄弱的局面。
(2)集团企业信息化建设复杂程度较高。除一些主体业务领域突出的集团企业可以围绕如ERP这样制造业通用软件或行业专业管理系统进行信息化建设外,很多集团企业往往是跨多个行业领域,这导致集团内部成员企业间的信息化建设模式和思路各不相同,极其容易形成“信息孤岛”。
(3)集团企业较少从企业战略发展的高度去考虑信息化建设问题。集团企业还未形成定期制订或修订中长期信息化规划的制度,通过这一制度可以定期考虑信息系统能否支持企业未来的业务发展,而不是缺什么就建什么,缺乏总体规划。
(4)集团企业缺少即懂管理又懂技术的各级复合型信息化人才。集团企业信息化复合型骨干人才匮乏且流失严重,使得各级信息化决策人员没有认识到信息化的本质是管理问题,往往从技术和成本角度选择高校和纯软件公司进行自行系统开发,增加了项目的风险。
(5)集团企业信息标准化体系和安全保障体系建设相对滞后。信息标准体系建设的落后约束了信息资源的开发利用,同时又由于缺少系统的管理手段和防范措施,信息安全保障机制无法满足应用系统发展的需要。
2、集团企业信息化规划的必要性
信息化规划是企业信息化建设的基本纲领和总体指向,是信息系统开发和实施的前提与依据,其核心内容是要从企业经营目标和业务发展方向中抽取信息需求和功能需求,形成总体的、全局协调一致的信息框架和系统整体模型,为进一步系统设计和实施奠定基础。
为了在信息化建设中有效地规避风险,集团企业在不同发展阶段都要定期在集团经营战略规划的指导下,运用信息化规划手段来确定未来几年信息系统的建设目标、发展阶段、建设重点、总体方案、所需资源和实施方案。信息化规划具有非常现实的意义。通过制订信息化规划,集团企业可以围绕信息共享和协调工作为目标,消除集团内部应用系统间信息孤岛,规避重复投资和分散投资的风险,从而提升集团的核心竞争力。所以信息化规划的制订和实施,已成为当前集团企业信息化建设最需要解决的核心问题之一。
3、集团企业信息化规划的指导思想和基本原则
信息化建设以及开发应用标志着一个行业、一个企业管理工作的现代化水平,用信息化促进企业管理的现代化,用企业管理的现代化推动信息化工作向纵深发展,两者之间是相互依赖、相互促进、相互提高的过程。因此要以“服务于集团发展、服务于基层应用、服务于集中管理”为目标,抓应用促发展,运用信息化手段全面支持集团企业业务发展规划的要求。
一般来说,集团企业在制订信息化规划时首先应注意遵循国家、省市信息化发展战略和总体部署,然后紧紧围绕最新的集团企业发展战略目标,立足于集团和行业实际情况,以超前的思路、开拓的精神和务实的规划来推进信息化建设。对于那些信息化基础较薄弱的新建集团企业,笔者建议其集团信息化规划指导原则应是“统一规划,统一标准,以信息和资源共享为目标,分步实施,重点先行,基层应用和总部平台建设并举”。这些指导原则应贯穿于集团信息化规划的全过程,同时也是今后集团信息化规划实施的指导方针和政策依据。
企业信息化是以信息技术为手段,支持企业各级组织按照科学高效的管理和决策流程去实现企业发展规划目标的一项持续改进的系统工程。因此信息化是一个长期的发展过程,必须根据信息技术在行业中应用的规律来制订信息化规划。根据在集团信息化规划和建设的一些经验体会,笔者认为在集团企业信息化规划和实施过程中必须把握好以下原则:
(1)坚持围绕集团战略确定目标的原则。信息化规划一定要从集团企业经营战略出发而不是单纯地从信息系统的需求出发,避免陷入脱离企业发展目标而进行盲目建设的困境。企业信息化规划必须符合企业的发展水平和企业发展需求,必须与企业未来的发展战略相一致。
(2)坚持关注核心业务制定建设重点的原则。信息化规划应从经营管理的变革出发而不是从技术的变革出发,这有利于充分利用集团企业的现有资源来满足关键需求,避免信息系统无法有效地支持集团企业领导的决策。企业应关心与自身核心竞争有关的核心业务的发展,优先发展与核心业务相关的信息化系统,并在所需的人、财、物的投入上有所倾斜。
(3)坚持信息资源共享和安全实效相结合的原则。在规划各个核心应用系统建设时应选择具有各业务领域经验的成熟软件厂商为主以降低项目风险。在规划集团统一平台建设时应重点考虑各应用系统间信息双向的授权互动共享和高效的协同运作。在达到信息资源共享和业务协同目标的同时,应重视信息安全问题。
(4)坚持统筹规划和协调发展的原则。信息化建设是一项长期的、复杂的系统工程,需要集团企业制订统一的中长期发展规划。信息化规划和建设必须强调以集团为主导,通过统筹规划,经费扶持等有力措施来加快信息化建设进程,理顺各种关系,规范投资主体行为,减少不必要的重复建设。
(5)坚持需求牵引和效益驱动的原则。信息化规划坚持以需求为牵引,应切忌盲目冒进。除了重视集团层面的信息化建设外,突出核心基层企业是信息化建设的主体和原动力,是信息之源。规划应调动集团各方面的积极性,鼓励各种资金投入,确保信息化建设的经济和社会效益。
(6)坚持先进性与经济实用性相结合的原则。信息化规划应具有前瞻性,避免出现信息技术与管理手段跟不上企业发展的需要的局面。与此同时考虑到信息技术的发展非常迅速,在达到同样实施效果和满足未来三五年业务发展需求的前提下,应尽量采用成熟可靠、经济可行的技术和方案,切忌好高骛远,盲目追求最新技术,增加项目风险。信息化建设采用新技术时也应考虑可实施性,切忌忽视企业管理水平和人员素质,盲目上大项目,搞面子工程。
4、信息化建设的总体目标和架构
某集团公司作为上海着名的国有大型粮油企业集团,在上海的粮油经营和宏观调控中发挥着重要作用,其信息化建设近几年也取得了一定的成绩,它的信息化规划和实施思路应对其他集团企业的信息化建设具有一定的借鉴作用。
遵循国家和地方的科技发展指导方针,围绕集团国资发展战略,该集团提出了未来五年信息化发展专项规划的总体目标是“推进四大核心业务的应用系统建设,综合运用广域网网络和数据仓库平台,初步建立实现各系统间信息共享的集团信息化应用平台,为集团领导的宏观管理提供决策依据”。
该集团的信息化建设主要目标近期将围绕数据平台、网络平台、应用平台和保障体系建设来开展,以此为基础形成数据集成模式的集团信息化总体架构;将来为配合集团集中控制的应用系统建设,将利用外高桥码头项目。信息化体系建设的成功经验开展集团内外各系统间应用集成,形成应用集成模式的总体架构。
5、信息化建设的主要任务
数据平台是基础,网络平台是载体、应用平台是核心,标准化和安全体系是保障。该集团信息化建设的内容也是围绕数据平台、网络平台、应用平台和保障体系建设来开展,并根据集团和各公司的经营模式、产品特点、管理流程规划了信息化建设的阶段任务。在此基础上,坚持分步实施、重点突破、务求实效的原则,稳步推进信息化建设,实现以信息化投入促进效益增长,以效益增长加大信息化投入的良性循环。
5.1网络平台建设
信息基础设施建设是实现集团信息化的根本保证。网络基础设施是所有应用的基础,是企业信息化的第一步。未来该集团将基本形成以集团中心机房、仓储中心机房和外高桥储备码头中心机房为通信中心,以集团广域网为主干,与粮油信息专用网、子公司局域网互联的数据通信平台。
5.2应用平台建设
为了进一步加强该集团的集中管理和控制力度,分别进行集团层面的应用系统与四大业务基层应用系统建设,并由此构建整个集团应用平台。这是集团信息化建设的核心,是实现集团现代化管理的保证。
基层单位的业务应用系统建设是集团信息化的重要组成部分,是集团数据信息之源。因此该集团围绕四大核心业务重点进行粮油加工企业的系统建设、粮油储备企业的粮油储备信息系统开发建设、粮油仓储物流企业的外高桥物流信息系统建设、粮油贸易和零售业务的客户关系管理及供应链系统建设。
集团层面应用系统在继续完善满足对外宣传和信息要求的对外信息门户、满足信息共享和内部交流需要的对内信息门户、基于,技术的分析监控系统等的同时,该集团在集团总部层面还将重点着手对人力资源系统、报表数据采集系统、业务协同系统和档案管理系统的建设。
5.3数据平台(信息资源)建设
数据平台与网络资源是集团信息化和未来经济发展的战略资源,数据平台的建设要与网络建设和应用工程建设同步考虑,同步规划,同步建设。该集团的数据仓库系统是集团信息化平台进行数据采集、存储、处理、、维护、分析的核心。未来随着集团报表数据采集系统、外高桥码头系统和系统实施完成,将进行数据平台(数据仓库)的二期建设,争取将数据仓库的经营数据范围覆盖到所有二级企业,报表数据范围覆盖到所有企业。
5.4保障体系建设
信息技术成功应用和效益最大化的一项重要条件是建立统一的信息保障体系。集团企业必须建立和形成符合自身管理要求的信息基础标准体系(包括数据元素标准、信息分类编码标准、要领和逻辑数据库标准等)、信息管理开发利用体系和信息安全保障体系。这些标准体系的建立和执行,是集团信息化建设避免重复投资、加速信息流通、实现信息授权共享、取得最大效益的基本前提和基础。
(1)信息基础标准体系。企业信息化建设中的信息基础标准化工作是一项具有知识密集、资料密集、工作量大等特点的基础性系统工程。它是各个信息系统信息共享、交换和集成的保证。该集团信息标准化体系建设步骤如下:
第一步:从基础标准中核心的信息分类编码标准着手,将外高桥码头项目乃至集团内的各类数据进行统一分类标准,为数据集成打下数据基础。
第二步:制订统一的平台和数据接换标准,建立各应用系统集成的技术标准,为应用集成打下技术基础。
第三步:制订各应用系统和网络系统设计开发的规范,优化基础设施配置规范和软件开发的质量水平,实现信息化过程的标准化。
(2)安全保障体系。坚持积极防御、综合防范的方针,在全面提高信息安全防护能力的同时,重点保障基础网络和重要应用系统的安全。
首先采用密码加密、完整性校验和实体鉴别等机制,实现局域网互联过程的安全可信连接和安全通信。
以“管理手段信息化”的思路,从加强信息化工作管控和加快信息系统建设两方面着手,强力推进信息化工作,实现“数字中煤”的构想,中煤集团信息化建设从“技术提供者”变成了“业务促进者”。
围绕核心业务 开展信息化建设
中煤集团的官方网站和一般企业的官方网站有些不同,除了公司各类信息的介绍外,在中煤集团的网站上还有一些特别的栏目,例如电子杂志、视频点播、在线服务等。通过在线服务栏目,就可以登录中煤集团的网络学院、中煤集团信息报送系统、中煤集团邮件系统、中煤集团煤机产品电子商务系统等等一系列信息系统。可见中煤集团的官方网站不单单是一个信息展现的窗口,还是中煤集团信息化工作的一个最便捷的入口。
网站建设只反映了中煤集团信息化建设的一个侧面。近几年来,中煤集团公司紧紧围绕企业发展战略目标和核心业务开展信息化建设,并注重做好信息化建设与提升企业管理水平和提高企业经济效益的紧密结合。
几年中,中煤集团公司按照“五统一”原则(统一规划、统一标准、统一投资、统一建设、统一管理)先后建设了包括广域网、视频会议系统在内的一批信息化基础设施,完成了办公自动化、综合管理、生产调度报表、财务资金集中管理和人力资源管理等信息系统的建设工作。
针对集团公司银行账户多,资金分散且利用效率低的突出问题,中煤集团建立网上银行系统,实现了资金的集中和监控管理,初步形成了“统一银行账户、统一银行授信、统一监管资金收支、统一调剂资金余缺”即“四统一”的资金管理机制。通过与合作银行建立起的银企数据信息直联系统,使中煤能源的资金集中统一在了一个平台上,集团公司及各公司可以通过统一的平台进行资金集中拨付和监控,基本上实现了全面的资金集中管理。
从2007年开始,中煤集团建设完成了国内首家三级的联网安全监控系统,实现了对集团下属平朔、大屯、太原煤气化、华晋、龙华等矿井井下瓦斯、温度、一氧化碳等数据的实时检测。这套系统能够提供基于地理信息系统的远程监测联网、日常安全监管和应急救援指挥等功能,建立了纵贯全集团公司总部及所属煤矿生产单位的安全监控体系,有效地对各种安全隐患实现了信息化管理。
打造平台核心ERP
中煤集团制定了清晰的目标,也就是到2020年建设成具有国际竞争力的大型能源集团,进入全球领先煤炭企业行列的战略发展目标。为确保目标的实现,中煤集团总体工作思路是“1458”,即:牢固树立以市场为导向、以客户为中心这样一个经营理念,坚持生产规模化、技术装备现代化、队伍专业化、管理手段信息化的“四化”发展方向,树立高起点、高目标、高质量、高效率、高效益的“五高”标准,落实“调整、改进、加强、提高”。而这其中中煤集团的综合管理系统(ERP)可以说为其完成目标任务提供了重要的支撑和保障。
中煤集团的综合管理系统,核心部分是ERP,但实际比ERP范围要大,在这个系统上实现了三个集中,即财务、采购和销售的集中。系统建设最终将实现以统一的ERP平台为核心,纵向支持集团集中管控的财务、贸易、采购及人力资源四大核心业务,横向支持全集团煤炭生产及贸易、煤化工、坑口发电、煤机制造及建设施工五大业务板块。
中煤集团的综合管理信息系统上线以后,扮演的不光是一个简单系统的角色,它要求配套的基础设施、数据、运维都要能跟上来,才能影响整个集团的管理模式。
目前,中煤集团ERP系统已经初显成效。集团负责人介绍说,这套系统实现了业务板块财务业务的数据继承、共享,业务部门与财务部门间的衔接越来越顺畅,相互间工作效率大大提高。由于数据来源惟一,加强了财务对业务的及时反映和监控。业务部门也可以及时了解对应的财务处理状况,大大提高了业务处理水平。
从横向来看,ERP系统建立了集团和企业两级横向联合体系。建立了跨区域、跨单位的大营销协作平台,提高了煤炭贸易链条中的财务结算效率和信息传递效率。对于独立的企业来说,逐步建立起财务业务一体化的集成平台,提高了企业的财务风险控制能力。在煤矿生产企业,建立了以基础项目管理、设备管理、采购管理为核心的设备资产生命周期管理体系,为煤炭生产企业的安全生产和成本控制奠定了基础。纵向来看,ERP系统改善了集团管控能力。通过统一业务流程规范,提高了以财务为核心的集团管控能力。通过组建采购中心并快速推进集中采购业务运营,构建供应商和采购业务两级集中管理体系,搭建集中采购管理平台,为实现高绩效采购打下基础;同时为进一步实施信息标准统一、商业智能和决策分析系统迈出了坚实步伐。
让信息化再上一个台阶
从2009年开始的五年规划中,中煤集团计划通过了信息化战略、应用构架、基础构架、数据管控体系、信息化管控、信息化保障体系等方面的详细规划,对全集团信息化工作建设进行了规范和指导。对列入规划的项目,将给予重视和支持,未列入规划的项目,原则上不允许开工建设,以实现中煤集团信息化建设的统一和集成,使信息系统对主营业务的覆盖率以及决策支持系统在所属企业的普及率达到90%以上。
【关键词】 会计; 信息化; 煤炭企业
会计信息化是现代信息技术与会计理论的相互融合,是将会计信息作为管理信息资源,全面运用计算机,网络通信系统等为主的信息技术,对其进行获取、加工、传输、应用等方面的处理,实现会计业务处理高度自动化、信息高度共享,能够进行主动和实时报告会计信息,为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足的、全方位的信息资源,以满足企业各管理领导层及企业外部各种会计信息需求。从会计电算化起步,历经三十年的历程,我国已步入了会计信息化时代,无论是会计软件的功能与应用,还是会计人员的职能都发生了质的变革。
一、会计信息化在煤炭企业的应用
随着会计信息化的快速发展,煤炭作为国家的支柱产业,煤炭企业也走进了会计信息化时代,尤其是大型煤企集团,已基本建立会计信息化网络平台。各核算单位的信息化系统实行统一标准,统一计算机硬件标准、统一采用成熟的核算软件,会计核算信息化在日常核算中得到广泛应用,工资、固定资产、材料、往来、成本等独立核算模块体系较为完善,基本满足了各单位独立核算的需求以及集团公司内部报表汇总和合并的需求。
但是煤炭企业作为能源的生产基地,由于产品的单一性和生产销售等方面的局限性,会计信息化并没有得到领导层的充分认可。特别是在中小型煤矿,决策层的思想还停留在“产量是第一”的观念上,固守着“产量”是企业生存发展的命脉,重生产轻管理,重产量轻产效,重制度轻执行;加之企业现有会计软件功能的局限性、缺乏具有综合能力的会计人员、资金短缺、业务链脱节等诸多因素,会计信息化被定格在会计电算化层面上,会计软件现有的功能没能得到充分的应用,会计人员的管理决策职能被拒之门外,生产、供应、机电等各职能部门没能与会计部门形成网络化的信息资源,领导层的决策依据停留在财务部门的“死数据”上。有的煤炭企业甚至出现了“年年产量创新高,年年亏损创新高”的局面,剔除市场供求等外部因素,企业内部管理亏损又是多少呢?煤炭企业走出陈旧的会计核算模式,走出会计电算化,实现会计管理信息化,不仅是会计人员职能的转换,更是企业领导层思想的一次重大变革。
二、煤炭企业会计信息化建设
我国煤炭企业信息化水平虽然有了显著提高,但与煤炭行业快速发展的现状并不相适应。企业集团化发展,生产规模的进一步扩大以及国家对煤炭企业强大的监管力度对煤炭企业会计信息化提出了更高更细的要求。重构传统会计模式,从管理者的角度进行设计,应用网络环境技术手段建立现代会计信息系统,实现包括会计核算信息化、会计管理信息化和会计决策支持信息化在内的会计信息化。
(一)建立公司财务业务一体化的信息化管理平台
大多数煤炭企业的财务部门都是以一个独立的核算中心存在,即使实现了财务部门内部会计软件的网络化,也没有实现企业供应、生产、安全、销售等部门业务链沟通与网络衔接。财务部门作为企业信息源中心,孤立地提供着企业经营信息。建立财务业务网络化信息平台,就是打破财务部门现有的孤岛形式,通过企业内部局域网,在财务部门建立企业信息源集散中心,将财务部门以外的外源信息,包括企业的采购、生产、计划、库存、销售、项目管理等基础信息汇集到企业的财务中心,将这些信息与企业财务核算和财务管理有机的结合起来,通过财务预算、综合测试、对比分析等手段进行财务决策,为煤炭企业提供真实、准确、有据的经营信息。以供应部门的储备资金为例:在资源共享的前提下,生产部门依据生产计划提出生产物资需求;供应部门根据生产需求及材料库存,制定采购计划,这些信息都通过网络平台传输到财务中心;财务中心通过这些信息制定合理的资金计划,并将资金使用批准情况,通过信息平台反馈给供应部门,供应部门再进行合理的采购。在这种信息平台的支持下,财务中心实现了事先控制,不仅使有限资金利用价值最大化,同时可以对供应部门的储备资金进行监控,在遏制储备资金超储的同时,也防止了库存材料储期过长、被技术淘汰的现象。
(二)创建集团财务信息化系统
集团化的各煤矿子、分公司建立了自我的财务业务一体化信息网络,只是解决了公司内部的孤岛现象,对集团公司而言,它们还是一个个信息孤岛。建立集团财务信息化系统,就是要将集团财务中心成为群岛中的中心岛,运用信息技术建立集团公司各子、分公司财务管理平台。集团财务信息化系统应建立五大模块:1.会计核算子系统:集团公司规范各下属各单位统一的会计核算办法及操作系统,完成对基层单位的账务处理的监控。2.资金管理子系统:主要是将下属各单位的资金可操作权限收归集团所有,便于集团公司对全部资金的统一管理和调配,优化资金运作。首先,要建立集团网银系统,进行分级授权,通过电子流程完成资金审批、授权、网上支付。然后,网银系统自动生成资金管理系统信息,自动按日归集、按日下拨周转资金。集团内各单位通过资金管理系统,查询授权范围内的资金账户。3.预算管理子系统:通过集团公司全面预算管理,实现集团公司年度收支计划。事先编制预算下达财务限额;事中主要对超标事项警示加以控制;事后分析考核预算执行情况。4.决策支持子系统:整合所有相关子系统信息,对相关数据进行不同模式的表格、图形分析,提供不同的决策依据。5.辅助子系统:主要是实现财务数据与生产、销售、人力资源等跨部门的共享,完成会计核算、日常管理、财经法规、工商税务等的辅支持。网络架起集团公司与下属单位沟通的桥梁,达到内外数据共享,集团信息化系统中各子系统的相辅相成实现集团财务的集中核算。
(三)会计软件的二次开发利用
用友、企业之魂等会计软件为煤炭企业会计核算打开了方便之门。不同软件有其不同的擅长领域,比如企业之魂的最大优势就在于它的报表功能,它将会计凭证、账簿、报表联结成一套完整的会计核算体系,在完成编制凭证的同时,也完成了会计报表的生成。但其预算管理子系统、决策支持子系统,以及各子系统间的相互融通并不完善。当会计核算子系统和资金管理子系统生成数据时,无法实现与预算管理子系统中预算数据对比,判定是否超预算,对超预算部分不能得到预警提示等,都是该软件有待开发之处。软件的二次开发、换代升级就是要满足企业财务管理在不同方面的需求。
(四)激发会计人员综合潜能
会计信息化的发展,不仅是会计人员职能的转换,更是一次思想变革。仅会事中核算,不会事前预算和事后分析、决策,那你就不是一名合格的会计。长期以来煤炭国企“铁饭碗”的思想,对会计人员来说根深蒂固,既没有学习的压力,也没有学习的动力,不能熟练掌握会计软件的人员占到70%以上,有的会计人员甚至不会软件的基本操作。只有系统管理员能熟练掌握会计软件,已不能适应企业会计信息化的快速发展,激发会计人员的综合能力已势在必行。首先,建立奖励机制。能力与经济挂钩,是挖掘会计人员综合能力最为有效的手段。会计岗位无轻重之分,企业可以通过会计职称、学术论文研究、组织专业技能比武、优秀专业技术人员评比等多种形式评选,对选拔出的业务骨干、拔尖人才进行嘉奖。能者多得,从根源上促进会计人员自发的学习意识和自我潜能的充分发挥。其次,实行授权机制。充分赋予会计人员参与企业管理权限,从而获得科学准确的财务分析决策数据。事前预算、事后分析决策,对煤炭企业几乎是个盲区。只注重收入的取得,忽视成本的预算和浪费,成为多数煤企亏损的症结。如何降低可控成本的浪费;如何纳税筹划进行合理避税;如何提高材料的回收复用降低原煤制造成本……已不再是信息化会计的题外话。通过授权机制,会计人员有效行使管理权限,运用扎实的理论知识,熟练的软件操作技能,以及网络信息资源,真正实现参与企业管理的会计职能,对企业将要发生、可能发生的事件进行事先预测;对已发生事件进行分析,如何保持有利因素良性循环,对不利因素要究其原因,如何合理规避,怎样吸纳转化,为决策层提供事前的预算数据和决策依据,事后的分析结论和影响因素。最后,创造竞争机制,营造良好的学习环境。竞争上岗是打破煤炭企业“铁饭碗”的思想的最佳途径,也是企业吸纳综合性会计人才的有效方法。会计工作本身就是个学习、实践、再学习、再实践的过程,煤炭企业会计的“不变性”,抑制了会计人员的学习积极性。适者生存,科学的竞争机制,为煤炭企业会计新生力创建了展示平台,也创新了压力产生动力的环境机制。
21世纪是一个信息化的时代,会计信息化是现代会计发展的必然趋势。作为一种全新的会计思想理念,将快速发展、逐步渗透到整个会计领域。会计信息系统将逐步成为:企业外部环境市场信息源的收集地;企业内部信息资源自动化处理地,企业内外部综合信息分析和决策中心。会计信息化的完善,使财务中心真正成为企业管理系统中的一个核心系统;会计人员从传统的记账算账模式中解脱出来,更多的与财务管理、金融分析、风险管理、投资决策以及人力资源管理等相结合,最有效地发挥会计管理职能。煤炭企业必将在会计信息化的发展下大幅受益。
【参考文献】
关键词:会计信息化;会计软件;会计人员素质;加强重视
一、哈尔滨高科技集团有限公司会计信息化应用现状
哈尔滨高科技集团有限公司,是于1993年3月25日经哈尔滨股份制协调领导小组批准,由哈尔滨高新技术产业开发区房屋建设开发总公司,哈尔滨火炬高新技术开发总公司和哈尔滨高新技术产业开发区对外贸易公司共同发起,采取定向募集方式,设立的股份有限公司,注册资本8000万元。哈尔滨高科技集团有限公司业务涉及的行业较多,各子公司上传到集团总部经营数据的及时性、有效性没有得到体现,真实性也有所折扣,使用传统管理手段管理所收购的企业能不能达到有效的管理方法。虽然企业经过多年的会计信息化建设以及卓有成效,但是还是在很多方面存在着问题。
(一)会计信息化目标不明确
哈尔滨高科技集团有限公司虽然认识到会计信息化对于企业自身发展的重要性,但是一些管理人员,特别是一些分支机构对会计信息化目标的理解有一定的偏差,对会计信息化的认识不够深入,有时片面的露结为会计信息化就是盲目追求软件的高档次和高功能,而不注意本行业的一些特点和局限性。可以说,哈尔滨高科技集团有限公司对实施会计信息化的理解有一定偏差。尽管会计信息技术的利用会给集团带来持续的竞争优势,但也不是只要进行了会计信息化,就一定能引来竟争优势。会计信息化只是企业不断发展的必要条件之一,而不是完成了会计信息化就一定能给企业带来快速的发展和变化[1]。
(二)会计信息化程度较低
要想使会计信息化应用系统在企业核心竞争力中发挥积极作用,必须不断调整与提高,以满足企业不断发展的需要[2]。但是公司眼前面临的困境是:现有的子公司对于会计信息化在工作生产中的应用,仍离不开总公司的技术支持和指导,总公司最新开发的良好资源也无法与各子公司及时有效地资源共享,从而使各子公司在技术更新方面产生严重的滞后性,各子公司的会计信息化应用情况也无法及时上报给总公司,总公司对子公子的技术支持和指导也不能及时有效的提供技术帮助。因此,随着公司业务规模及领域的日益扩大,哈尔滨高科技集团有限公司所有的分支机构对软硬件水平的提高、财务管理模式的更新和ERP的接入速度的加快等要求愈来愈迫切。
(三)缺乏会计信息综合管理人才
目前哈尔滨高科技集团的会计人员能力较为单一,都是会计技能较强但信息技术较弱的传统会计人员居多,而缺少能够把会计和信息技术相结合的复合型人才。哈尔滨高科技集团缺乏对企业会计人员的培训,这必然导致影响企业会计信息化建设。
目前哈尔滨高科技集团有限公司人员仅为一般的会计人员,人员配备会出现不合理现象,不仅管理人员配备较少,会计信息化的专业人员也稀缺,所以在信息化应用过程中没有能力满足会计信息化建设这项专业性、技术性很强的工作。使该企业在实际工作中出现一些实际问题和潜在风险,影响会计信息化的实行和进一步发展。
二、哈尔滨高科技集团有限公司会计信息化应用对策
(一)完善总体规划
在会计信息化应用建设方面,虽然哈尔滨高科技集团有限公司在会计信息化应用技术方面技术力较高,对于应用会计信息化的人才队伍建设方面也取得较好的成绩,选择信息技术比较成熟的会计信息化的公司,对于会计信息应用建设和开发是至关重要的,专业公司不仅有比较成熟的产品和方案,而且有雄厚的技术力量和维护力量。
哈尔滨高科技集团必须认识到自身在实施会计信息化项目时的重要作用,在开发阶段,积极主动的参与到会计信息化项目的开发与测试。在需求分析阶段,更多的应该以实际应用过程中出现的各种情况来提出需求,如果可能,开发商应尽可能的了解本公司的业务流程,以便更好地开发软件,对症下药。
(二)建立全面的综合会计信息决策信息系统
哈尔滨高科技集团有限公司会计信息化在管理应用系统中会出现缺陷和不足,为了使会计信息系统更好的为实际的工作服务,应通过建立全面的综合信息决策信息系统来达到这一目标,如:自动化监控系统,资产管理系统,财务管理、风险管理系统等。
(三)培养会计信息专业人才
根据哈尔滨高科技集团有限公司的实际情况,公司应该对企业的原有人员在业务管理及会计信息化方面加强培养,造就一批高素质高水平的、高素质的全方位人才,从而进行会计信息化合理的管理[3]。
会计信息化和信息技术是现代社会发展的产物,需要有懂信息技术的人才来发展,人在会计信息化系统中起着关键性的作用,高素质人对于解决会计信息化现有和潜在问题、推动会计信息化发展起着关键性的作用,随着会计信息化的快速发展,要求会计信息化人才越来越紧迫,要不断学习业务技能,从业增强会计人员的业务水平,特别是提高自身的会计信息化的意识,从根本上提高会计信息化的应用,要增强从业人员对于会计信息技术的开发与发展,提高自主学习和积累,对会计信息化的发展充满责任感与使命感,也需要让集团的高管层对会计信息化应用有足够的重视和充分的认识,以激励员工对会计信息化的应用产生充足的兴趣与动力,使公司在会计信息化应用方面发展的更好。
三、结论
随着经济运行的速度的加快,市场竞争越来越激烈,会计信息质量对企业的重要性越来越高,它决定了企业的发展,是企业在当今社会中立足的关键。[4]对于企业实施会计信息化方面,还有许多值得研究和探讨的地方。随着信息时代的不断发展,我国的会计信息化建设虽然已经取得了很大的成果,但是与世界先进水平还存在一定差距,我们需要找到差距,分析差距产生的原因,学习先进的技术。争取让我国的会计信息化与国际接轨,达到世界先进水平,知道拥有领先的会计信息化建设成果。
(作者单位:哈尔滨商业大学)
参考文献:
[1] 靳翠英.我国会计信息化建设存在的问题及对策研究[J].中国商贸,2016,(7)
[2] 袁静.我国会计信息化发展的现状及对策研究[J].教育学院,2014,(5)
在融合中自检
面对两化深度融合的新要求,五矿集团认为想要解决现有问题,必须从解决企业信息化的基本需求人手,将问题逐一攻克。首先,矿业企业的信息化建设还需要解决行业特殊性的问题,如矿产品的成本核算、矿产品的库存管理、矿产品的以质计价等。作为一家以进出口贸易起家的大型国有企业,五矿集团成功转型为产融结合、上下游一体化的综合性金属矿产集团。通过实施SAP ERP和SAP GTM(全球贸易管理),五矿集团整合业务与信息系统,建立集团公司风险管控平台,支持运营与管理持续优化,以统一的决策支持平台实现集团业务的协同和创新发展,为五矿集团的国际化运作和长远发展打下了坚实的基础,帮助五矿集团在全球金属矿业新一轮洗牌中始终具有快速反应能力和最佳运营效率,引领金属矿业的可持续发展。
闫晓青回忆,五矿集团建成的信息化平台系统,自运行以来取得了显著成效,并成为提高企业竞争力的有力武器,是五矿实现国际化运作的突破口。两化融合解决的不仅仅是企业信息化向更深更高层次发展的问题,同时也是企业认清自身信息化水平的机会。
随着五矿业务规模的增长和发展,以及信息化建设的推进,系统互联互通和信息共享已成为制约集团信息化建设健康有序发展的瓶颈。加快信息标准化进程,成为推进集团公司信息化建设的战略要求,同时也是企业实现两化融合发展目标的必经之路。
在此基础上,五矿架设了企业内部的信息港,信息港以先进的TRS采编发及全文检索系统为内核的企业内部综合信息交流、展示平台。涵盖有色金属、黑色金属、非金属矿产品的国际、国内市场信息,并提供相关业务的各类历史数据、市场分析,五矿信息港还提供了内容广泛的行业新闻、及时的新闻报道、金融信息、国家政策法规等宏观信息。随着集团公司的发展和信息化建设步伐的加快,保障集团公司核心信息资产的安全成为一项重要的战略任务。
为保证信息港的正常运行,五矿集团启动《信息安全规划》项目,遵循整体规划、分步实施、分工协作的工作思路,以风险分析为基础,以国际信息安全标准BS7799为依据,根据五矿业务发展趋势、行业环境、技术发展状况和资源准备度等多方面因素,对五矿集团公司的组织、信息系统和基础设施架构进行了认真研究和规划,在组织、政策、技术防护、日常运作监控管理等几个方面构建信息安全保障体系,建立以管理为核心,以技术为支撑的信息安全体系架构。
按照信息安全规划的要求,集团公司建立分层分级、协同合作的组织体系,由集团公司保密委员会履行信息安全工作管理职责,在集团公司保密委员会下设立专门的信息安全管理小组,作为集团信息安全工作管理机构,负责信息安全工作整体策划、统筹和推进工作;在各二级单位下设保密工作组,协助相关信息安全工作开展。
为有效保护集团公司核心信息资产,制定了资产分类指导办法,并在集团应用体系的建设中,依据信息资产的重要程度和业务特点划分安全级别,采取不同的保护措施,包括根据等级明确不同的授权审批流程、采取不同力度的身份标识和鉴别力度、分级部署用户对资源的安全访问策略等等。通过贯彻和落实信息资产分类指导办法,对信息资产实行等级保护,实现了集中资源优先保护核心信息资产,切实保证核心信息资产的保密性、完整性和可用性。
在深化中冲刺
2011年,五矿通过采用神州数码ServiceJet-MC2运营管理中心解决方案,对自身的IT服务流程、IT资产管理流程、IT管理制度进行了统一梳理,打造起一个入口、一个平台、一套流程的“三个一”高效服务管理体系。通过项目的实施,五矿集团IT管理效率和客户满意度大幅提升,成为五矿集团推进战略转型和实施管理变革的重要支撑。
促进两化融合不是发展“工业的第二产业”,而是要立足工业本身,实现包括技术、营销模式和资源利用在内的一系列创新;提升包括成本、质量、品牌和服务在内的一揽子工作效率;实现节能减排,形成循环经济和可持续发展。2012年五矿集团决定采用SAP ERP、SAP BusinessObjects解决方案和SAP MaxAttention支持服务,将应用从总部财务和贸易的应用推广到采矿冶炼,以应对严峻的国际金属矿业市场竞争,深化两化融合发展。
闫晓青介绍,目前五矿集团现有ERP系统已经成功升级到最新增强包EHP 6版本(Enhancement Package 6),在功能和平台架构上更好地支持了业务发展。
建立统一的财务报表查询平台,通过财务库存分析,实现财务及业务的一体化。
关键词:产品分类;网络模型;支撑体系
中图分类号:TN914.53文献标识码:A文章编号:1005-3824(2014)04-0066-06
0引言
随着2009年的电信重组以及全业务牌照的发放,集团客户市场成为了各大通信运营商争夺的焦点。2012年7月,中国移动政企客户分公司成立,主要提供面向政府、大型企业等重要集团客户的销售和端到端服务,负责面向全国的集团客户产品整合和产品推广。在各省公司开展集团客户市场的专业化运营的趋势下,打通集团客户售前、售中、售后的业务流、服务流,优化服务支撑体系势在必行。针对信息化拓展特点,开展集团信息化建设策略研究十分关键。
本文主要内容包括:1)集团信息化产品分类及产品定义,2)集团信息化典型业务网络模型,3)集团信息化支撑体系探讨。
1集团信息化产品分类及定义
在集团客户产品中,含标准化产品和行业定制产品,种类比较繁多,其运用频率也有较大差别。本文从建设单位的建设角度考虑,选取了部分运用广泛,具有典型代表性的几类产品作为本论文的研究范围。
本文论及的集团信息化产品划分,可从以下维度分析:1)按业务类型分:专线类业务、话音类业务、视频类业务、短彩信类和ICT类;2)按规模分:小型企业、中型企业、大型企业和聚类企业;3)按行业分:政府行业、医疗卫生、能源行业、制造业、服务行业、交通运输、教育行业、旅游行业和金融行业[1-3]。
1.1按业务类型划分产品
1)专线类业务。
传输专线业务是依托中国移动的传输网络,向企业提供数字电路的租用和维护服务,其带宽占用方式为独享带宽。
① MPLS VPN专线业务是通过采用MPLS技术在中国移动IP网上构建企业IP互联专网,其带宽占用方式为在保证业务质量情况下的共享带宽。
② 语音专线业务是通过移动传输网络将集团客户接入到移动语音网络,为客户提供语音等服务的专线解决方案。
③ 互联网专线业务是指为客户提供各种速率的链路接入CMNet,实现方便快捷的高速互联网上网服务,带宽可以灵活选择。
④ APN专线业务是以中国移动现有的无线网络为物理承载,通过隧道加密的VPN方式访问用户本地服务器的一种业务。
2)话音类业务。
① IMS固话。为企业提供固定电话拨打业务,目前采用接入移动IMS网络实现。
② 呼叫中心直连。是指通过中国移动提供的语音专线,将集团客户的呼叫中心与中国移动的语音交换网络进行直联,从而使中国移动终端用户通过中国移动的网络直接拨打集团客户的服务号码,并享受其所提供的服务。
③ 移动400业务。中国移动为无自有呼叫中心的中小型集团客户搭建综合语音通信门户,向企业提供集语音、短信、彩信为一体的信息交互服务,满足企业营销推广和客户服务的多样需求,进而提升企业形象和客户满意度。
3)视频类业务。
① 视频监控是通过视频采集原始信息,经压缩编码等处理后传输至监控客户端,实现各类现场移动查勘、集中监控和远程管理,还可以配合中国移动语音、位置定位和设备控制等服务,以短信预警、群组通话等方式帮助客户更高效地实施安全举措,调度应急资源。
② 视频会议帮助分散在各地的成员完成“面对面”的实时沟通,提高企业的工作效率并节省差旅成本。集图像、语音、数据于一体,用手机或电脑、在办公室或在旅途中都能接入会议。
4)短彩信类。通过短彩群发方式,提供企事业单位内部办公信息的传递、营销服务信息的、客户需求收集和意见反馈等服务。也可按照客户需求进行定制化开发,如配合企事业单位的办公管理、业务经营和生产控制的需求,自动发送定制的短信或彩信。
5)ICT类。ICT是IT(信息业)与CT(通信业)2种服务的结合和交融。在中国移动为客户提供的一站式ICT整体服务中,包含集成服务、外包服务、专业服务、知识服务以及软件开发服务等。ICT服务不仅为企业客户提供网络构架的解决方案,还减轻了企业在建立应用、系统升级、运维、安全等方面的负担,节约了企业运营成本。
1.2按规模划分产品
1)小型企业。成员规模10人以下,其典型场景为写字间类企业客户。该类企业的信息化建设需求包括固话、互联网专线等业务,业务需求单一,解决方案简单。
2)中型企业。成员规模10-100人之间,其典型场景为酒店、医院、商场、超市等在1个或几个楼栋的情况。该类企业的信息化需求包括固话、互联网专线、移动400等业务,业务需求较少,解决方案较简单。
3)大型企业。成员规模100-1 000人,其典型场景为政府、金融、大型企业等存在分支机构的情况。该类企业的信息化需求包括传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等,业务需求具有综合性,解决方案复杂。
4)聚类企业。成员规模1 000人以上,其典型场景为高校、园区、大型写字楼群等。该类企业的信息化需求包括互联网专线、固定电话、视频监控以及ICT类等,业务需求具有综合性,解决方案复杂。
1.3按行业划分产品
根据前面几节的分类,可对集团信息化行业,按照企业规模和业务类型进行归类,从而在进行集团信息化建设中,能够事先进行业务推介,做到有准备的产品营销。表1为集团信息化各行业业务需求分析。
行业类型企业规模业务类型需求政府行业大型企业传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等医疗卫生大、中型
企业传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等能源行业大型企业传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等制造行业中、小
型企业固话、互联网专线、移动400服务行业中型企业固话、互联网专线、移动400交通运输大型企业传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等教育行业大型、
聚类企业传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等旅游行业大、中
型企业互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心、移动400以及ICT类等金融行业大型传输专线/VPN专线、互联网专线、固定电话、视频会议、视频监控、呼叫中心以及ICT类等
2集团信息化典型网络模型
2.1专线
移动专线目前可选择的技术众多,对于业务汇聚点可选用的技术方案包括:PTN,SDH和PON;客户侧可选的技术方案则包括:PTN,SDH、裸纤/协转/光收和PON。对于上述技术在不同等级客户、不同场景下的选择将作为本课题专线网络模型研究的亮点。
首先,对专线的组网模型概览总结如图1所示。
其次,对于场景模型选择的分析如表2和表3。
2.2话音
中国移动集团固话是中国移动全业务发展的重要组成部分,是拓展市场和发展新业务的有效利器。当前阶段,移动固话主要依靠移动IMS核心平台,采用融合通信技术为集团客户提供语音接入业务服务,实现固话、手机的虚拟集群网,实现号码统一接入、统一管理和内部短号互拨等功能。
总的来说,IMS话音实现方案通过在用户侧建设局域网,局域网用户侧通过RJ45/语音双绞线接入SIP电话/普通电话,局域网出口通过传输专线上联移动互联网,从而实现与移动IMS核心平台的连接,并采用VoIP方式直接向IMS核心网注册,实现用户放号。
集团固话在实际建设中,需要分场景建设,分析如下:
1)小企业新建场景。小企业新建场景如图2所示。
图2小企业新建场景场景说明如下:
(1)无内部呼叫控制需求小企业,可优先考虑IAD;(2)0IAD容量1至几百个,可以根据需要进行组合,为了管理方便,一般尽量采用同种型号;(3)大容量IAD一般部署在企业机房,连接配线架。小容量IAD一般部署在办公室/桌面,直接出模拟线连接电话机;(4)IAD支持级联组网,当用户需要扩容时,可以通过IAD的冗余下行LAN口进行级联,不需要额外增加网络交换机或占用相应端口(一般不超过4级)。
2)大企业新建场景。大企业新建场景如图3所示。
3)小企业替换场景。小企业替换场景如图4所示。
4)大企业替换场景。大企业替换场景如图5所示。
2.3视频
随着多媒体技术的应用日益广泛,企业对于视频业务的需求广泛增加,视频业务成为与数据、话音并存的第三种基础业务,在现代企业的信息化建设中被广泛采用,应用范围很广,如视频监控、视频会议、网上可视电子商务、网上政务、网上购物、网上学校、远程医疗、网上研讨会、网上展示厅、个人网上聊天等。视频技术研究点分别如下:
1)视频压缩技术。
视频压缩技术对于视频清晰度、存储量(带宽)和稳定性有重要意义。目前主流采用H.264和MPEG4两种,其区别如下:
MPEG4标准成熟、对多媒体数据压缩编码提供了广阔的平台,特别是多媒体信息基于内容的检索和访问等,应用范围包括实时视听通信、多媒体通信、远地监测/监视、VOD、家庭购物/娱乐等;其缺点是由于系统设计过于复杂,难以完全实现兼容,且对于中国企业来说还要面临高昂的专利费问题。
H.264设计简洁,高效压缩比(H.264的数据压缩率在MPEG2的2倍以上、MPEG4的1.5倍以上),在不同分辨率、不同码率下都能提供较高的视频质量,采用“网络友善”的结构和语法,使其更有利于网络传输。H.264比MPEG4更容易推广,更容易在视频会议、视频电话中实现,更容易实现互连互通,且专利费用低廉。
2)摄像机分类。
摄像机的关键性能指标包括传感器类型、分辨力、信噪比和最低照度等。从外观结构分为枪机、球机、半球机和针孔等;从最低照度分普通型、月光型、星光型和红外照明型;从输出信号分模拟摄像机、网络摄像机和数字摄像机等。从分辨力分标情、高清和超高清摄像机。因此,在进行摄像机选择时,应根据具体的环境和客户需求进行具体选择。
3)不同高清视频技术选择。
不同高清视频技术选择如表4所示。
前端摄像机包括数字摄像机、模拟摄像机和网络摄像机等,其中,数字摄像机通过光纤直连视频距阵,实现视频的短距离传输;模拟摄像机通过同轴电缆连接视频距阵,实现视频短距离传输;网络摄像机通过以太网双绞线接入IP网络,实现视频的远程传输。
后端视频中心平台,则包括视频距阵,实现视频切换、管理和存储等功能;电视墙,实现视频呈现;存储设备,实现视频的大容量存储;管理终端PC,实现视频监控系统的日常维护等工作。表4不同高清视频技术指标对比表
4)视频组网。
以视频监控系统为例,其组网拓扑如图8所示。
近年来,虽然移动公司在集团信息化的拓展上有较大的进展,但随着电信、联通等在集团客户市场竞争力的提升,移动仍处于较弱的地位,下面就以下几点建议进行探讨:
1)梳理产品,积极开发拳头产品,提高企业品牌效应。
相比电信,移动公司的集团信息化产品在产品细分、针对各行业的定制产品开发上尚存在诸多的不完善,导致其在市场竞争中处于劣势地位。目前,电信的“商务领航”已经深入人心,各种行业的针对性产品开发也日益完善;相比之下,移动的“动力100”则显得动力不足,大多数产品在与电信比较的时候,并没有探索出移动自己的拳头产品。因此,在进行集团信息化推广时,应积极开发拳头产品,提高品牌效应,才能使得信息化道路走得更加平坦。
2)从投入和产出角度,综合分析产品效益,为未来产品选择提供商务参考依据。
目前移动集团信息化建设采用“收、支”两条线的考核办法,即市场口只关心收益,网络口只关心投资,这导致在项目支撑之初的导向上会出现重大分歧,最终凭领导判断决策,这对项目的建设成败,对公司是否有效益可图,将产生重大的不确定性。建议集团信息化建设应从公司整体利益、社会名声和效益名声均参考的角度出发。另外,相关数据表明,集团信息化建设的收益多集中在少数重要行业,A类集团客户占比10%,创造70%的信息化收益。可见,对于政府、金融等部门,仍是需要重点争取的信息化市场。
3)积极加强网络储备,准确定位预覆盖,既要提高业务开通速度,又要避免由于覆盖无效带来的投资浪费。
“良好的光纤和管道资源,以及有序的资源管理”是电信在专线竞争中的优势。而移动则存在网络建设不完善和资源管理不清楚的问题,需要积极优化。对于网络储备建设,将是提高集团信息化服务质量,加快网络建设进程的关键点,需要有规划、有重点、有步骤的建设。
4)回收集团信息化产品资源,设立统一归口部门,避免因部门间大量的协调工作所引起的产品开发周期过长的问题。
目前,移动运营商集团信息化产品资源分散于不同部门,例如:数据部掌握各种信息平台产品,包括千里眼等;市场部掌握个人客户产品,包括驻地网、WLAN等;集客部掌握固话和ICT产品;物联网掌握物联产品;而在工程建设职能上,又有工程建设部、集响中心和分公司网络部等。这些产品和资源的分离,都不利于集团信息化整体解决方案的提出,一旦出现综合解决方案需求时,需要协调大量的部门和资源,甚至需要召开多次会议才能解决,这无疑将复杂的问题更加复杂化。因此,建议将复杂的问题简单化,资源统一回收、统一分配,设立统一归口部门,协调部门间分歧,快速响应市场。
5)梳理集团信息化产品产业链,积极和广大产品提供商合作,从源头控制产品价格,避免价格竞争时处于不利地位。
集团信息化产品的产业链不仅是运营商本身,更关键的是各大产品提供商、系统集成商和施工方,因此需要建立起广泛的合作机制。目前,移动对于集团信息化建设多采用租赁模式和购买模式,无论哪种商务模式,对于信息化产品的价格控制是最重要的,除了集采设备价格可参考外,对于非集采设备,应该从源头控制产品供货商和价格,这样当遇到项目竞争时,至少可以做到价格不处于劣势地位。
6)积极适应从通信运营商向全业务运营商的角色转变,不断积累全业务运维经验,加强支撑体系的IT设施建设。
全业务运营时代的中国移动面临着战略转型:业务上从单一的无线业务运营商转向全业务运营商转型;运维上从经营个人移动及增值业务转向经营集团、家庭、个人的语音、数据及融合业务转型;网络上在核心网、无线接入网基础上增加了多种类型的用户接入网络。为了面对这个战略转型,公司在组织架构、支撑流程以及IT基础设施等方面,均需要进行相应的调整,而不能由现有的架构、流程和IT系统仅做少许改造来适应这个转型[4-5]。
4结束语
集团信息化的建设是个不断完善的过程,随着集团客户产品更加细分、新的网络技术的出现以及新的运维流程的制定,对集团信息化的建设策略也将有更多的要求。本人将会在今后的工作中不断加强研究深度,从细节上为推动移动运营商集团信息化的发展贡献自己的力量。
参考文献:
[1]王鲁滨,企业信息化建设――理论.实务.案例[M].北京:经济管理出版社,2012.
[2]董焱.中小企业信息化建设与治理 [M].北京:知识产权出版社,2012.
[3]赵守香.企业信息化[M].北京: 清华大学出版社,2008.
从2004年开始,陈钢便以统一的“基于Web的多媒体出版综合业务系统”代替原有的发文件管理方式,将山东出版集团下属的图书编辑、印刷、发行、供应等业务融入一体化管理体系。
山东出版集团在其网络信息部副主任陈钢的带领下,实现了诸多业界首创――在统一信息平台的基础上发展网上竞价系统; 在业内首个将招标模式引入印刷厂招标工作中,仅一个季度的图书印刷就能为出版社节省500万元的成本; 重新定义了书的定价系统,可以精确计算出每本书各印次的成本,达到目前业内最精确的成本核算程度; 集团下属各企业可利用统一的数据中心实现跨系统的数据交换,当一本书编辑完成后,所有数据在统一平台上进行交换,以便继续接下来的印刷、发行等流程,管理层可以通过平台对整个编辑流程进行严格控制,是全国唯一一家以IT覆盖全产业链管理的出版集团。
工作之余,陈钢酷爱钓鱼,尤其享受每个周末独自垂钓的时光。谈到在“转企改制”的形势下,出版企业信息化的出路,这位“姜太公”的智慧,不时灵光闪现。
以数据中心
消除“信息孤岛”
从最初的单机应用到目前的Internet应用,山东出版集团的信息化历程已走过了20年。从编、印、发、供、贸各个环节来看,每个环节基本上都存在着各类应用系统,主要有出版业务管理系统、印刷厂生产管理系统、教材征订及图书发行系统、出版纸张管理系统等,同时也具备了简单、基本的内外网信息门户。这些系统在不同的时期,都对生产和管理发挥过重要的作用。但随着信息技术的进步和各类应用需求的进一步深入,这些系统也逐渐显现出局限性,甚至成为集团管理和集约化经营的瓶颈。
由于最初缺乏信息化规划,而造成信息化建设的盲目性和随意性,直接导致各个系统是割裂的,各系统仅仅是从局部的应用去考虑,难以顾及系统之间的交换和共享,形成了一个个“信息孤岛”,数据重复录入、资金重复投入等现象屡见不鲜。这些系统虽然暂时替代了手工劳动,也在一定程度上提高了生产效率,但并未真正体现信息技术带来的种种便利,投入产出的效率也大打折扣,并非信息化建设的理想结果。
消除“信息孤岛”是山东出版集团信息化工作的一项主要任务,从山东出版集团的实践来看,数据中心成为实现这一目标的有效手段。各业务系统的日常业务可以独立运行,跨系统或跨平台的数据交换则通过数据中心来完成,从而实现数据流的平滑、顺畅,有效避免了“信息孤岛”现象。同时,作为系统整合平台的数据中心,也成为整个集团信息系统的决策支持中心。
陈钢认为,数据中心的作用主要体现在以下三个方面。
一是数据交换平台。通过数据中心来进行跨系统和跨平台的数据交换,是在互相关联的多系统、多平台并存的情况下,一种最有效和便捷的数据交换方式,可以极大地降低系统的复杂度,实现系统的“松散藕合”。
二是公共数据共享平台。集团信息化会涉及到大量的、需要共享的公共数据(公共字典),这是集团信息化“统一标准”原则的必然结果,这些数据通过数据中心来存储和维护,可以保证不同业务系统之间所共享的公共数据的同步,保持其统一性和唯一性。
三是决策支持平台。通过“推”或“拉”的方式,将不同业务系统日常数据的处理结果存储在数据中心,并对这些数据进行全方位的多维分析和处理,既构成了集团决策支持信息,又可以通过数据中心方便、快捷地提供给决策者。同时,随着时间的推移,逐渐积累的各类数据构成了集团“数据仓库”的基础。
强化IT规划
信息化建设是一项复杂的系统工程,不是单纯的技术问题,更多的是管理问题,这一点人们目前已达成共识。但在信息技术应用的早期,人们的观念和意识尚处于“朦胧”阶段,信息技术本身也并没有为信息系统的规划提供强有力的技术支持。因此,缺乏规划既有主观原因,也有客观原因,“但不论原因如何,缺乏规划的信息化建设总是难以避免其盲目性和随意性。”
“山东出版集团有自己事业发展的长期规划及不同阶段的战略目标,信息化建设亦应如此,这就是出版集团的IT规划。其目的是根据集团事业的发展规划和目标,制定集团信息化建设的思路和发展规划,是一个时期内集团信息化建设的指导性文件。”陈钢认为,完整的IT规划一般应包括如下内容:
IT规划的战略、业务和技术目标; 信息化建设思路和具体任务; 信息化现状及评价(基础设施、应用系统、安全体系、组织架构等); 集团业务流程(生产和管理)梳理、评估及优化; 信息系统规划(数据规划及管理机制、数据中心规划、信息交换及共享规则、IP规划及管理、应用系统规划等); 信息系统运行环境规划(机房建设及部署、通信线路、网络平台、服务器及存储备份平台、操作系统及数据库平台、安全体系等); 信息化工程建设实施规范(招投标组织及管理、项目管理方法、监理机制、确定合作伙伴的原则、软硬件选型原则等); 信息系统分步实施计划; 保障措施(组织、人力、资金、运营维护、IT部门的职责与作用、CIO机制等); 实施风险分析(管理、技术、工期、资金、组织变革等)。
与其他行业不同,出版信息化的过程和结果均与数字出版有着密不可分的联系,是出版单位今后从事数字出版工作的基础,因此,出版集团的IT规划还应当包括与数字出版相关的内容,如数字资源归集原则及管理机制、数字资源库的建设及管理、数字出版流程框架规划、数字出版运营及管理机制规划等。
从上述内容可以看出,这些不是单纯的技术部门所能完成的,一个好的、适合自己单位实际情况的信息化规划,需要技术和管理两方面的力量才能完善。“集团IT规划并非单纯的技术问题,而是与集团运营模式、管理机制密切相关的全局性工作。”陈钢强调。
转变观念
[关键词] 办公自动化;多元化集团;信息化;协同管理
[中图分类号] F272 [文献标识码] A
一、引言
多元化集团大多由不同业务的子公司组成,在多个相关或不相关的产业领域同时经营多项不同业务,由于跨地域、部门多、业务信息量大,经营发展中经常遭遇信息不畅、管控乏力、工作效率低下等集团化管理困境。如何利用近年来兴起的OA办公系统解决目前普遍存在的信息化瓶颈,提高企业控制能力以及与外部合作协同能力,确保集团决策的准确性和整体运作的高效率,是每个多元化集团迫切需要考虑的核心战略问题。金蝶OA办公系统是金蝶公司开发的基于“工作流+表单”的综合管理软件,能够帮助多元化集团实现分层管控、全员协同、信息流畅和规范运作。因此,促进金蝶OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用对于推动企业跨越式发展具有重要的意义。
二、多元化集团办公特点
从发展历程来看,多元化集团一般是由一个主业起家,然后通过兼并、重组和增加产品线等迅速扩大公司规模,形成由多个子公司组成的集团型企业。
多元化集团在运行管理中主要有五个方面办公特点。一是多元化集团企业机构庞大,组织结构复杂,审批层级较多,事物处理流程复杂。二是集团企业越来越需要提高办事效率,规范公司管理。办事效率低下急需通过有效的管理创新解决,而管理的创新需要借助于信息化来实现。三是多元化集团典型管控模式有财务管控模式、战略管控模式和经营管控模式三种。无论采用哪种管控模式,由多个跨地域、跨行业的子公司构成的多元化集团大多存在信息上传下达缓慢、信息不能及时到达、办公效率较低的问题。四是子公司信息系统建设不统一,每个子公司使用的操作平台、数据库各不相同,信息资源都是相对分散的,总部与子公司以及各子公司之间信息没有实现互通互联,形成了一个个信息孤岛。集团规模越大,产业越是多元化,信息资源就越分散,信息孤岛现象就越严重。这些信息孤岛的存在削弱了集团管控能力。五是集团信息化建设发展不平衡,对财务控制投入较多,对管理控制投入较少。
三、多元化集团企业信息化建设的必要性
(一)有必要规范文件审批流程,提高文件审批速度。多元化集团存在着大量流程化工作,例如文件审批、收发文、请示、汇报等。传统的流程审批多为手工方式,审批一个文件,少则3-5天,多则超过一个星期,流转周期长,流程无法有效管理和控制;一旦遇到审批人外出,审批流程便无法继续,在一定程度上影响办事效率;大量纸质文件的传递,不但浪费办公经费,也不便日后搜利用。因此,有必要建立一个协同办公平台,将日常需要审批的内部行政类、事物类、财务类等待审批事项在管理软件中搭建好,预设好审批流程,根据审批条件,自动发起审批流转方向,在手机端建立快速审批系统,随时异地办公,从而提高文件审批速度。
(二)必需解决信息共享差,沟通效率低的问题。传统企业沟通方式主要采用电话、会议、口头沟通和一些简单的局域网沟通软件等实现,不能很好地实现多样化沟通交流,沟通效率较低。多元化集团有必要搭建一个协同办公平台,建立一个有效的信息和交流场所,例如:公告、通知、论坛、规章制度、行业动态、新闻等,促使信息在集团或下属子公司内部得到广泛传播,确保信息数据的及时性和准确性。
(三)必需解决文档共享问题。传统办公模式下,文档资料或存放于档案柜中,或存放于各职能部门电脑中,没有实现文档资料互联互通。想要查找某个文件费时费力,跨部门查找资料更是不易,一旦有人员流动还会造成资料流失,文档的保存、共享、使用和再利用存在很多障碍和问题。如果能够搭建一个协同办公平_,可以利用办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的方式保管文档资料,并设定文档使用权限。由管理员对相关人员进行授权,各层级员工根据身份文件和口令按相应权限使用符合他身份的权限范围内的文档信息。这样不仅保证了企业信息资料的安全性,也便于查阅,能够有效地加快知识的传播及共享。
四、金蝶OA办公系统架构与主要功能
随着企业规模的不断扩大,业务范围的不断拓展,越来越多的企业需要协同办公软件解决企业管理中的实际问题。由此也促进了软件行业的发展,诞生了非常多的软件厂商,比如金蝶、泛微、用友、浪潮等,先后推出了基于“工作流+表单”的综合管理软件,能够满足客户更加灵活的新需求。以金蝶OA办公自动化系统为例,可以根据用户特点和需求定制信息化管理平台架构(见下图),轻松实现协同审批管理、公文处理、流程管理、知识中心、档案管理、资源管理、互动沟通等诸多功能。
(一)协同审批管理。完成企业的日常审批管理,包括合同审批、采购申请、费用报销、请假申请等,用户也可以自定义审批单据。
(二)公文处理。将的公文集中处理,可以设置督办,提醒等。
(三)流程管理。除了正常表单审批外,金蝶OA可以自定义审批流程,并且根据权限定义审批流向。
(四)知识中心。将日常的公司制度、人力资源、营销知识、产品知识、财务知识等统一,实现共享。
(五)档案管理。针对大型企业公司的档案结构复杂问题,金蝶OA提供档案分录管理、权限控制、定期销毁等功能。
(六)资源管理。主要完成日常的会议室管理、用车管理、图书管理、办公用品管理等。
(七)互动沟通。消息中心、论坛、通讯录、文件传阅、手机app等模块为员工日常办公沟通提供便利条件。
五、金蝶OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中的应用效果
金蝶OA办公系统自问世以来,不断优化升级,帮助众多企业建立了以人为本,以流程为驱动的工作方式,实现了k文、办事、沟通、协作、共享上的高效管理。
(一)金蝶协同申批平台的搭建,以“表单+流程”的方式来固化审批流,成功实现了内部行政类、事务类、财务类等各种审批事项的流转自动化、流程文件多维度统计。移动应用的使用,更是让审批人能够打破时间地点的局限,随时随地进行审批。这不仅提高了多组织管理的规范性和可控性,更提升了工作质量、办公效率,强化了执行力,节约了大量的办公资源。
(二)利用单位文档模块,建立了单位文档和各部门文件共享。各部门知识管理员把重要资料上传到各部门的共享文档,并对相关人员进行授权,系统文档管理员会及时存档,并严格监督文档各类权限控制。不仅有效保证了文档信息资料的安全性,也提高了查阅速度。集团所有纸质文档全面实现电子化后,更是加快了知识的传播及共享。
(三)通过金蝶协同平台强大的工作流引擎,实现各部门业务的电子流转,各层级员工能实时了解办事进度和状态,分析具体环节的办事时间和结果,极大地提升了从业务部门到管理层的办事效率及集团的管控力度。
(四)公司公务车、会议室等行政资源采取的是透明的管理模式,管理者能及时了解车辆申请审批情况、使用情况等,提高了行政资源利用效率。
六、OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中的实施策略与建议
(一)企业领导重视。协同OA是近年来才发展起来的信息化管理软件,对于企业来说它是一个融入高科技的新生事物,而企业普遍缺乏相关专业人才和经验,信息化建设过程中不可避免地遇到各种问题,有的企业能够及时解决问题,顺利实现信息化升级,有的企业则是以失败告终。作为企业领导者必须高度重视,积极协调,并带头学习和实践,真正把软件各项功能运用到日常管理中去。
(二)事前做好规划设计。每个企业各有特点,经营规模和业务范围各不相同,因此对信息化平台协同软件的功能需求也有所不同。企业用户与软件公司双方必须共同组建调研小组,从梳理制约企业管理效率的瓶颈入手,将企业的整体发展目标和信息化建设有机地结合起来,事前做好规划设计。企业购买软件产品时,应充分考虑产品的可扩展性,确保系统能够提供灵活的业务定制功能,以适应企业未来发展需要。切忌只顾眼前利益,贪图便宜,导致刚投入使用的软件没过多久就因企业规模扩大和业务升级而失灵。
(三)建立一支技术过硬的信息化管理人才队伍。多元化集团企业很少有专业的计算机技术人才,使得复杂度高、有难度的信息化解决方案无法成功实施。即便是简单的事项也会因管理不到位而降低软件使用效率。因此,企业必须组建一支技术过硬的信息化管理人才队伍,相关人员需具备扎实的信息科学理论基础和良好的管理能力,能够运用信息科学的理论技术解决各层次的管理者和用户面临的实际问题。
(四)完善相关硬件设施。建设办公自动化信息平台的先决条件是具备相关硬件与电信基础设施。大多数企业都配有计算机等硬件设备,主要用于文字、表格处理、排版编辑等。建设办公自动化系统则需进一步完善相关硬件设施,确保存储空间充足和数据传输速度。
(五)重视信息化平台日常维护。多元化集团企业信息化平台一旦建立,合作的软件公司一般都会提供免费的培训和质保期内的免费维护。企业应该抓住机会,鼓励全员参加培训,尽快掌握信息化平台操作流程和方法,及时发现问题与不足。质保期过后一般软件公司会提供有偿维护服务,有的企业投入了几十万、数百万建设信息化平台,但往往忽视日常维护投入,导致因一些很容易解决的小问题而影响软件使用效率,因此建议企业与软件公司持续保持联系,做好信息化平台日常维护。
七、结语
多元化集团企业随着市场业务范围的不断拓展和业务量的不断增长,对管理信息系统建设提出了更高的要求,需要不断获取知识,提升创新能力和深化管理。信息化的深入应用能够极大的提高运转效率,节约运营成本。信息化手段,势在必行。
[参 考 文 献]
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[3]吕先竞.企业信息资源的内涵特征与构成体系[J].西华大学学报,27(5):76-79
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