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关键词 :企业知识管理 水平式管理 柔性管理
一、 企业知识管理的必要性
二、 中国企业实施知识管理的现实性
三、 中国企业实践知识管理的艰巨性
[关键词] 公共事业组织 知识管理 实施模式
[分类号] DO35
知识上升为社会资源,知识管理的重要性已不言而喻。相对于企业界、图书情报界、政府部门等领域对知识管理研究的执着与深入,公共事业组织的知识管理研究显得零散而无系统性进展。根据文献调研显示,已有研究多着眼于公共事业组织的具体个体,如对医院、教育、交通部门等的研究,而缺乏从公共事业组织整体角度进行实施模式研究。在“小政府、大社会”的行政改革下,构建公共事业组织知识管理的一体化实施模式,有助于促进整个社会知识共享和知识创新实践的全面实施。
1、公共事业组织概述
“公共事业组织”一词,是我国特殊国情下的特有提法(国外一般称为非营利组织或非政府组织),是传统事业单位内涵改革与扩大的结果。在计划经济体制下,事业单位一般是指在政府和企业以外的、受国家行政机关领导、没有生产性收入、活动经费由国家承担、不实行经济核算、提供非物质生产和劳务服务的社会组织。改革开放以后,非国有事业单位、民办事业单位等开始不断增多,单位的内涵与范围慢慢地发生变化,逐渐地由政府管理走向社会化管理,“公共化”趋势明显。事业单位的社会化管理以及各种社会团体、民办非企业单位、社会中介机构等以社会公益为目的的组织的兴起,丰富了公共事业组织的实体。公共事业组织的概念也渐趋完善,主要是指政府组织、一般的社会公共组织、公益性组织或非政府组织、非营利组织所从事的公益性事业。公共事业组织以社会化、非营利性、服务性为主要特征。
2、公共事业组织知识管理实施模式构建
从公共事业组织整体视角出发,其知识管理实施模式构建主要包括三大内容:组织的内部知识环境构建、组织的外部知识环境构建和组织的战略知识管理。具体而言,知识环境是指组织所在并受之影响的,便于知识获取、整理、利用、传递、反馈等一系列知识共享与知识创新活动的所有组织环境。它既是一个动态循环的知识链,也是一个内外交织的开放式知识动态网。公共事业组织的战略知识管理是指组织者站在组织可持续发展的基础上,对与组织相关的各项知识活动做出全局性、计划性决策,并在实践中监督实施的一系列过程。
2.1公共事业组织的外部知识环境构建
外部知识环境有助于组织认知自身的地位、作用,认清组织知识发展前景,为组织知识战略的制定提供参考。公共事业组织的外部知识环境包括社会知识环境圈和其他组织构筑的知识环境圈等。
2.1.1社会知识环境圈 公共事业组织的社会知识环境圈即公共事业组织发展中的社会政治经济文化和技术环境。良好的社会环境能够对公共事业组织的发展起到一定的规范和监督作用,强化公共事业组织的自律机制。在计划经济时代,政府的集中规划与协调往往难以满足所有社会群体的公益需求偏好,导致公益方面出现“政府失灵”现象;在市场经济时期,价值规律和“趋利”特征导致资源配置难以兼顾效率与公平,由于“搭便车”导致公共物品供给领域的“市场失灵”现象严重。解决这两种困境的有效办法之一是促进公共事业组织的发展。公共事业组织是一个介于政府与市场之间的社会公共组织,能够弥补双方的劣势并维护公众的合法权益。当前,以知识为生产力要素的新型社会背景,以“新公共管理运动”及构建新型公共服务体系为重要特征的实践运动,以面向“小政府、大社会”的改革要求,都直接构成了公共事业组织发展的外部环境。
社会知识环境圈是公共事业组织获取最广泛社会资本的保障。罗伯特D・帕特南(RobertD・Putnam)认为,“社会资本是指社会组织的特征,诸如信任、规范以及网络,它们能够通过促进合作行为来提高社会的效率”。公共事业组织是满足社会需求、体现民众利益的非营利性组织,只有实行民主化、社会化、人文化的管理,才能塑造良好的公共服务形象。因此,公J共事业组织要在知识社会环境中,广泛吸纳组织成员,并鼓励它们凭借一定的制度规范和技术支持进行知识的深化加工和自由共享,延伸组织个体的社会关系,构建起一个以知识整合创新为核心的社会交流网,以丰富和提高现有的知识资产总量。
2.1.2 其他组织构筑的知识环境圈 公共事业组织作为社会三大组织之一,其发展还受到政府和营利性组织这两大组织的影响。生态学理论表明,知识的生命周期是知识自产生至衰落的不断循环过程,知识会随着内外环境的变化进行自组织和白调整。当政府和营利性组织(以企业为主)的知识管理已发展到一定程度时,整个社会的知识管理水平也相应地得到了深化与发展。公共事业组织要在新的知识环境中寻求组织所需的知识,就要根据环境调整知识的组织结构,培养适应环境变化和组织变革的新知识体系。一方面,要充分借鉴已有的研究成果。公共事业组织要有针对性地利用其他两大组织的已有成果,学习那些基于实践探索而得出的宝贵经验,避免走弯路。另一方面,要认清本组织的特殊性质和使命,探索适合自己的具体实施方法。截至目前,公共事业领域的知识管理还只是一个难以体系化的概念集。要想在外界知识需求与知识环境变化中寻求自身的知识管理模式,设定组织发展目标和知识管理绩效等,需要公共事业组织调动自身的所有力量,进行内部知识环境的建设。
2.2 公共事业组织的内部知识环境建设
公共事业组织的内部知识环境建设就是在组织内营造一个易于知识交流、集成、创新的空间,清楚组织的知识存量、知识危机、知识潜力,从而制定相关策略和服务于组织的知识愿景。它主要由知识制度环境、知识文化环境、知识技术环境三大部分组成。
2.2.1 知识制度环境建设新公共管理运动和新型公共服务体系的目的在于提高公共服务的质量和效率,改善国家与国民间的关系,提高国家综合竞争力。国家执政理念的改变影响着各事业单位的制度安排。针对我国公共事业大多采用“垂直型”科层制组织结构的现状,制度调整的目标就是要实现知识在各级组织间双向动态流动,加大知识传播的范围和效果。
建设基于知识环境的知识交流网。组织结构决定着组织内外的资源分配、知识流通的方式和管理的效率。设计基于知识环境的知识交流网,能够使组织在动态的知识环境中时刻保持知识变革和创新的热情,进行知识发现、知识整合、知识转移和知识共享等一系列知识交流活动(见图1)。
公共事业组织的知识资源包括机构基本知识信息、机构活动中产生的知识信息、机构存档备案的知识信息、信息回馈知识库等内部显性知识,还包括大量存在于组织团体间、组织个体身上的难以察觉、不易记录的隐性知识(如组织信誉、影响力、形象及个体的经验、认知等)。这些显性知识和隐性知识除了要在团体间、个体间进行互转共享之外,还要实现与社会知识环境的融合交流。通过鉴别内外环境变化,找出组织及个体知识存量的不足,不断从外界或组织内部吸收新知识元,进行分析、整合、转移、共享、再发现、再吸收等,达到新一轮知识循环的动态平衡。从这一点来看,公共事业组织知识管理既强调要以网络化、扁平式的组织结构为知识共享平台,也强调要建立高效便捷的传输渠道为知识交流手段,更强调要以知识环境的动态发展来调整组织的发展目标,保持组织的可持续发展。
塑造体现公众民主意识的新型服务组织。服务型民主管理组织建设的着眼点有4个方面:管理决策协调化、管理目标项目化、管理手段柔性化、管理理念人本化。具体的实施步骤如下:首先,明确公共事业组织的服务使命。我国公共事业的组织管理长期受历史和体制影响,对自身的发展动态、目标前景、计划决策等尚缺乏较为清晰主动的思考,需要强化以公众需要或价值为主的服务使命感,调动组织内各要素来提高组织的竞争力和凝聚力。但现代公共事业组织管理主体多元化,有政府组织、非政府组织和准政府组织,使命愿景常常又细化为多个目标执行。因此,只有推进管理决策协调化,各级部门才能够充分利用组织资源,分配相应目标任务,调动所有积极因素来保证各项目标的顺利完成。
柔性化管理集中体现为人本位的管理机制。目标的完成离不开人的主观能动性的发挥。知识管理注重以人为本,不仅仅是因为人能够调用现有各种知识资源进行价值创造,还在于人能够学习、感悟、判断、归纳等,把经验、技能、情感、信仰等深居人脑内部的无形知识转化为知识创新成果。公共事业组织的人员管理,涉及组织内部的成员管理及更大范围的社会公众的管理。对内要以“尊重、平等”为原则,改革事业组织的用人机制,实行多样化的激励机制及开辟宽松的沟通渠道;对外则要以“服务至上”为原则,实行爱民亲民的民主举措,加强民众的社会监督、管理职能,加快社会保障机制建设。
2.2.2 知识文化环境建设 公共组织文化是指公共组织在长期的管理实践和发展中所形成的为公共组织成员所共同遵循的价值标准、基本信念、行为规范的总和及其在组织活动中的反映。营造和谐融洽的利于知识共享和创新的文化氛围,是有效实施知识管理的重要条件。
组织价值观和组织精神是知识文化环境建设的基础。公共事业组织是知识密集型组织,也是公益组织,其价值观建设就是要:①巩固公共事业组织的全心全意为人民服务并实现公共利益最大化的服务宗旨;②树立正确的权力观、人才观、知识观、竞争观、义利观等,使个人利益和集体利益共同发展;③在行业内建设合乎道德规范的各项制度哲学、管理伦理,并加强纪律监督。公共事业的组织精神包括爱岗敬业、无私奉献、爱国爱民、互助互爱、求实创新等。在知识管理环境下,组织价值观和精神建设就是巩固发扬这些组织文化精髓,以组织目标和公众利益为使命,通过建立学习型组织或实践社区,实现跨领域学习和知识交流合作创新。
美国学者瑞万斯(Revans,1980年)指出,一个有机体要想生存下来,其学习的速度必须等于或大于其环境变化的速度。组织学习是组织获得知识更新、进行知识创造、克服组织弊端、维持组织生机的有效途径。公共事业组织的学习,要把握以下几点:①以通过挖掘知识价值,充实组织的知识水平为目的;②以全员参与、互助互学、持续学习为原则,着眼于组织知识存量的提取和丰富,加强组织沟通能力;③通过建立知识联盟、知识系统平台或实践社区等途径,构建虚拟学习环境;④以知识创新为核心,加快知识的四步转化过程(知识的社会化、外化、组合、内化)。
2.2.3 知识技术环境建设 公共事业组织的知识技术环境包括组织记忆系统、知识交流系统、知识联盟等,为办公自动化、业务流程化、结构网络化、知识集成化提供技术保障。组织记忆即在组织中建立知识库,以储存组织所累积的方法知识及其他知识资产,并促使这些知识资产增进知识密集的工作历程之效能与效率。公共事业组织的记忆系统具体包括文件档案管理系统、专家系统、决策支持系统、无形资产评估系统、财务管理系统、人力资源管理系统、案例经验知识仓库等子系统。知识交流系统包括员工个人邮箱、组织论坛、组织咨询系统、群体决策系统、学习和培训系统等。知识联盟是组织借助网络技术、中间件技术、知识链技术、知识推送技术等工具,在组织间建立的一种知识共享协作模式,要求技术交互反应速度快、知识存取智能化、知识集成化程度高。
技术的支撑和应用可以提高公共事业组织决策的透明度,提高公共事业组织为社会公众服务的效率。知识技术环境建设还需考虑知识产权问题。知识产权是知识所有者为了维护自身利益、防止他人侵占与分享其知识资产而享有的知识所有权。保护组织的知识产权,就是尊重知识拥有者的合法权益,维护其劳动创造成果。对于一些涉及组织利益和效率的知识产权,组织应该设立一定的知识产权保护政策,防止组织核心知识的流失。知识产权的技术性保护可通过防火墙技术、预防计算机病毒技术、信息智能识别技术、信息加密技术、入口控制技术、防泄密技术、信息自动恢复技术、信息系统安全评估技术等实现。
2.3 公共事业组织的战略知识管理
20世纪80年代以来,战略管理越来越受到公共部门的重视。公共事业组织的战略知识管理是组织者站在组织可持续发展的基础上,对与组织相关的各项知识活动所做出全局性、计划性决策,并在实践中监督实施的一系列过程。其中,知识链管理是战略知识管理的关键问题之一。在企业界,知识链被认为是基于知识流在不同企业主体间及企业内部的转移与扩散而实现知识捕获、选择、组织和创新的具有增值功能的网链结构模式。社会网络理论认为,这些网链结构和网络关系是构成社会整体的必要组成部分,个体或组织都是嵌在社会结构中的节点。社会网理论与公共事业组织的战略知识管理具有一定的契合点。
首先,公共事业组织的知识链是一个网状知识体系,是一个较为完整的组织整体网。在知识管理实践中,公共事业组织的每个业务环节都被改造为一个个知识模块,构成知识节点;在知识战略规划中,一个个的知识模块又基于知识共享、知识创新这一共同基点而服务于组织的最高目标。知识节点间互动连成知识联合体,即组织的知识链(见图2)。知识链的网络结构具有以下的特征:①每一个网络知识节点有独立的组织体系,具备自身的知识生态环境;②独立的知识节点间是动态联系的,共同完成组织的知识生命周期循环;③是一个内外知识交流的开放式复杂性知识网络系统;④具有广泛的
社会性。这是由公共事业组织的管理主体及其服务对象的性质决定的。
由上图可知,知识链管理的重点是把握组织的知识节点及其间的知识流通机制。关于组织的知识节点管理,应该注意以下几个问题:①知识的构成。这部分的知识主体是哪些,主要是组织内的成员还是社会不确定的服务对象?知识的成分是什么,主要是显性知识还是隐性知识?知识是常规性知识还是创新型知识?知识构成的差异要求组织采取不同的策略进行管理,并影响组织资金、技术等资源投入分配的比例。②知识文化。文化环境会促进或制约节点内知识的合成。信任、热情、融洽的组织氛围能够鼓励知识主体彼此交流,共享隐性知识,并能在共同价值观激励下共同为组织目标服务。反之,缺乏知识共享、共同学习文化氛围的组织,必然会孤立知识主体,造成知识沟通上的重重障碍。③知识的层次。知识决定了组织认知和设定环境的能力,进而影响组织所制定的目标和采取的行动。知识具有路径依赖性,即知识的每一次新的认知都是建立在已有的知识结构和知识存量基础上。提高组织的知识层次,能够提高组织的自律性和自强力。
论文摘要:阐明了知识管理的含义,介绍了图书馆知识管理的内容,提出了加强图书馆知识管理的策略。
随着科技的进步和社会的发展,人类进入到知识经济时代,知识已不再仅仅属于文化范畴,而伴着“知识就是生产力”概念的提出进入到经济领域,成为一个重要的生产要素,参与到社会各行各业的生产、发展中,成为各组织机构借以提升自身竞争力的重要筹码。图书馆作为一个文化机构,虽是知识的集散地,但在知识经济时代,由于网络信息技术的发达,信息服务机构的大量出现,图书馆对知识信息的垄断优势已被削弱,图书馆的存在价值受到质疑。为此,有必要对图书馆传统的工作模式进行反思,将知识管理理念引入到图书馆工作中,扩大图书馆的职能范围,以提高图书馆的社会竞争力和自身发展能力。
1知识管理的含义
“知识管理”(knowledge management,简称KM)一词是美国著名的恩罔维星国际咨询公司(Entovation)在lO多年前首次提出的。1998年美国著名财经杂志《福布斯》在《迎接知识经济》一文中正式提出“知识管理”这一概念,由于其兴起的时间不长及其本身的复杂性和表现形式的多样性,目前国际上还没有一个标准的定义,不同的研究者从不同的角度对其有不同的定义,如知识管理专家,经济学博士约格西·马修特拉(YogeshMathotra)认为“知识管理是在日益加剧的不连续的环境变化情况下服务于组织适应、生存和能力等关键问题的活动,其实质在于信息技术处理数据与信息的能力以及人们创造和创新的能力有机结合的组织过程”。而哲学博士卡尔·E·斯维比(Kar1.E.Sverby)从认识论的角度对知识管理进行定义,认为知识管理是“利用组织的无形资产创造价值的艺术”。另外丹尼尔·E·奥利里(Danie1.E.O’Leafy)认为知识管理是“对知识进行正式的管理,以便于知识的产生、获取和重新使用。知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转换为知识,并将知识和人联系起来的过程”。_3总的说来,知识管理是企业面对变幻不定的外部环境,为提升自身竞争力而提出的一种管理理念。强调利用先进的信息技术手段和科学的组织结构,对企业的显性和隐性知识进行整理、组合和发掘,通过学习和交流,在企业内实现共享和应用,最终提高企业的创新和应变能力。
知识管理的对象主要有两方面:显性知识和隐性知识。显形知识是指可进行明确编码,可以通过正常的语言方式传播的知识,常存在于书刊、计算机数据库、CD—ROM等载体上;隐性知识是指个人或组织经过长期积累而拥有的难以言表,通常存在于人们的头脑中的知识,如个人的工作方法和技巧,以及一个组织的工作制度和作风等。按照日本一桥大学教授、著名管理学家野中几次郎和竹内广孝曾提出的理论,显性知识和隐性知识之间及其自身存在着4种变换模式:从隐性知识到隐性知识(社会化);从隐性知识到显性知识(合并);从显性知识到显性知识(外在化);从显性知识到隐性知识(内在化)]。知识管理活动就是隐性知识和显性知识以这4种形式变换的过程,这个过程的实现是依靠有形信息系统和无形的人与人面对面交流网络来完成的。因此知识管理的具体内容涉及资源、人力、技术、组织等方面,是以人为本,以知识为核心,以创新为目标,符合目前知识经济时代要求的一种新型管理理念和模式。
2图书馆知识管理的内容
图书馆是知识的殿堂,对知识进行管理自然是图书馆的主要职能,将知识管理概念应用到图书馆工作中,有其自身的一些特点和内容。
2.1信息资源管理
信息文献资源是图书馆工作的主要对象,它贯穿于图书馆工作流程中的每一环节,因此,信息资源管理是图书馆知识管理的一个主要内容。通过对文献信息等显形知识的收集和加工整理,将其中有价值的部分挖掘出来,进行分类存储,建立动态的知识库体系,激活固化静态的知识,使其得到有效的流通和应用。随着倩息技术的发展,对于现代图书馆来说,馆藏的概念和质量都发生了变化,馆藏的内容除了传统的纸质文献外,还有大量新型载体的文献,如丰富的网络信息资源。馆藏质量也不仅仅取决于馆藏数量的多少和规模的大小,同时也取决于对联机数据库或网络信息存取速度及存取质量以及用户满意度。而对信息资源的加工整理也从传统的纸质文献资源整序扩展到网络信息等数字资源的整序,这就要求改变传统的信息资源管理模式,采用知识管理理念,借用先进的信息技术.将纸质文献资源数字化,对数据资源进行多向连接、分类整理,建立不同主题的知识库,通过多种多样的传播媒体、广泛的传播渠道,形成及时可用的知识流,以供用户之需。
2.2人力资源管理
人的能力资源是图书馆知识管理的核心。人的能动性和创造性是图书馆发展的根本动力。以创新为目标的知识管理就是要挖掘人的智慧潜能,激发他们的创新热情,将存在于头脑中的隐性知识通过知识创新、技术创新和组织创新而显性化,推动图书馆的全面有效管理。知识是由人创造,并为人服务,因此在知识管理过程中,要充分尊重人的价值和权利。人作为有理想和情感的精神主体,具有自我实现的愿望;作为隐性知识的主要载体,具有进行知识创新的可能。人力资源管理的任务就是营造宽松、信任的环境和氛嗣,搭建不同层次的知识交流和学习的平台,采取各种奖惩管理措施,激发人的创新潜能,实现个人和图书馆工作的共同创新。
2.3信息技术管理
信息技术是图书馆知识管理的一个重要方面,对图书馆工作的展开和图书馆的知识创新起着工具和保障作用。从某种意义上说,正是信息技术的发展导致了知识经济的到来和知识管理的产生,并根本决定着管理模式的变革。信息技术应用到图书馆工作巾,改变了传统的手工操作模式,大大提高了工作效率和服务质量.成为现代管理巾知识的挖掘、存储、传播和共享的基础。例如:利用数据库、数据挖掘、人工智能技术来获取信息中隐含知识,使信息向知识转化;利用大型数据库技术、新型检索技术、智能搜索引擎以及网络技术等来实现大量及时的知识存取和传播。
以上是图书馆知识管理的几个主要方面,通过信息、人力、技术等方面的管理,可实现图书馆显性知识和隐性知识的相互转化,促进知识的创新和应用,完善图书馆的职能。
3加强图书馆知识管理的策略
针对图书馆知识管理的内容和特点,可采取以下一些策略来促进图书馆事业的发展。
(1)改变管理观念,进行知识创新管理。传统的图书馆管理是种类似于仓储式的管理,是人对物即文献书籍的机械二分性管理。在管理过程中,人和物处于二元对立状态,不利于人的创造性的发挥。因此,要积极改变观念,改文献管理为知识管理,发挥人的能动性,进行知识创新。一般知识创新管理包括知识的理论创新管理、技能创新管与组织创新管理3个方面。理论创新管理是通过追踪国内外图书馆学的最新发展动态,丰富与发展图书馆学的研究领域;技术创新管理是对由与技术创新全过程相关的机构和组织所构成的网络系统的管理;组织创新管理是通过优化图书馆的职能部门与工作流程,建立符合图书馆知识管理的有效的组织管理体系。在管理过程中,将这三方面进行有机结合,形成多元多维的知识管理体系,最终实现知识创新管理目标,建构图书馆核心竞争力量。
(2)引进营销理念,提升知识服务质量。知识的传播与知识的创新同等重要,通常情况下,知识创新者并不是知识使用者,他们没有大量的时间去寻找使用者,虽然知识使用者为数众多,但由于各种主观和客观条件的限制,很难直接从知识创新者手中获取知识。这就需要图书馆充当中介人,实施知识营销策略,为用户找知识,为知识找用户,巩固现有用户群,开发未知用户群,利用多种媒体和渠道来传播各种新知识,提供各具特色的知识服务。如图书馆建立基于知识仓库和智能搜索引擎的知识服务系统,为企业、政府、社会团体、科研机构服务;强化信息服务的针对性、多样性、综合性、全程性,开展全程跟踪服务;调动馆员的隐性知识,为用户开展深层次的知识服务,突出以用户为中心的知识服务,注重决策咨询、学科情报、竞争情报和战略情报等。通过拓展知识服务业务,实现知识价值的最大化和社会化;通过提升知识服务质量,形成图书馆资源和社会资源的良性循环互动,推进图书馆与社会共同持续发展。
由于我国科技迅速发展,为了加大群众的知识储备量,在各个地区加大对公共图书馆的构建,免费为群众提供获取知识的场所。为了增强公共图书馆的利用率,因此加大对公共图书馆管理模式的完善,从而增加图书馆的管理水平。对于公共图书馆的管理模式的要求需与知识管理的有关要求相同,因为公共图书馆的管理模式是需要不断创新,这样才会有效地提高管理效率。该文主要阐述基于知识管理下对图书馆管理模式的探究。
关键词:
知识管理;图书馆;管理模式
在如今社会经济发展的前提下,信息与知识是当前社会持续发展的保障。公共图书馆不单是汇聚信息与知识的宝库,更是获取知识、终身学习的场所,如何有效地使公共图书馆中容纳的知识与信息转换为现实生产力,以此来提升公共图书馆创新与应用信息的效率与质量,这就需要公共图书馆管理方面的不断创新作为前提条件。公共图书馆在适应社会经济不断变化与发展下,一直伴随公共图书馆管理的创新与完善。
1图书馆知识管理的概念以及相关现状
1.1图书馆知识管理的概念
由于我国的科技不断发展,促进了我国科学文化的水平逐渐提升,知识在现代社会中的应用越来越广泛,在当今的公共图书馆管理上知识起着关键性的作用。大多数的人认为所谓的图书馆管理是指图书馆在运作时经营管理的过程,图书馆的内部工作人员可以及时的获取自身想要得知的知识与信息,图书馆的决策者可以制定有关的管理模式,进而提升公共图书馆的管理水平,促使公共图书馆长远发展。通过对知识管理的定义,我们可以了解到知识管理的核心,使其作为重要的研究中心,知识与信息所牵扯到图书馆内部的每个部门在各方面的经营活动,利用知识管理来有效地提升图书馆的管理水平,还会加强图书馆的自身规范的建设。在经济市场不断发展的前提下,公共图书馆的发展也应随着快速发展的脚步前进,将前卫的知识文化带入到公共图书馆管理体系中来,做好图书馆的管理工作,以提高图书馆管理水平作为核心基础来实施知识管理。利用当代的互联网技术来对知识进行管理作为中心,应用信息技术将知识管理有效地融入到公共图书馆管理体系中,来满足时代的快速前进的脚步。
1.2公共图书馆管理现状
由于政府资助的图书馆在管理模式上是存在一些问题的,在当前还会有图书馆管理水平不高的情况,这样的图书馆大多是因为政府有关部门下达命令,下级的工作人员按照政府有关部门下达的管理模式进行管理。作为公共图书馆管理者在进行管理模式制定时,只是依据了自身一些有关经验,并没有真正去学习关于图书馆管理的知识,建立出的决策一般都会出现与现实脱节的情况或是很难实施到具体的实践中去。在公共图书馆的管理过程上,公共图书馆的决策者与管理的工作人员没有一个有效的交流与沟通,进而忽视了公共图书馆管理的工作人员的情绪与感受,也不采取一些奖罚机制来激励员工对管理工作的热情,一旦公共管理图书馆的员工失去对工作的积极性,在很大的程度上降低了公共图书馆的管理水平,这是不利于图书馆的持续发展的,也不利于丰富群众的文化知识。
2基于知识管理的图书馆管理理念创新
根据科学的规划与组织,经过统一的控制与指挥,来实现图书馆在宏观管理上将优势发挥到最大化,是当今最为有效的管理模式以及主要的运用在图书馆管理中。科学的运用图书馆的已有知识资源,高效地提升资源利用率,以便群众更好地利用公共图书馆来丰富自身文化。以知识管理的图书馆的管理模式,需要应用知识的管理手段与理论,对图书馆的人力资源管理方面与管理方式上进行优化,逐渐的使图书馆来满足群众日益变换的需求。基于系统的图书馆管理模式,在其基础上进行完善创新,这样才会提高图书馆的主要能力,全面地发挥出图书馆存在的作用。在知识管理的图书馆管理模式相较于传统的图书馆管理模式而言存在着三方面的区别。
2.1是对于图书馆管理理论的基础不同
传统的图书馆管理的理论基础是针对于管理学的知识理论,依据科学规范的规划与组织,通过统一的管理进行控制与协调,来实现图书馆在宏观管理上的有效性。基于知识管理的图书馆管理的基础理论是主要以知识管理为中心,运用管理模式与知识理论的相融合,来完善图书馆的管理模式以及人力资源的管理,来满足群众对知识与信息日益变化的追求。
2.2是两者管理模式的管理对象不同
传统的图书馆管理模式在管理对象上主要包括了文献、设备、技术、经费、人员等方面,而其前提条件是在政府的支持下,提供资助构建免费的平台,主要是以群众为中心构建的图书馆;在以知识管理为基础的图书馆管理模式的管理对象主要包含了人力资源、知识资源、管理技术方面、物力资源等方面;三是两个管理模式的中心不同。从理论上看,传统图书馆管理与以知识管理的图书馆管理都是遵循以人为本为核心,根据读者为核心进行管理。但是事实上,对于传统的公共图书馆管理在很大程度上是很难落实以人为本的管理核心,它的管理中心大约在基础的事务上的处理工作上;而基于知识管理的图书馆管理模式是全面落实以人为本的管理核心,将人力资源管理的创新与优化作为图书馆的知识管理工作的重要核心,主要将创新与知识服务的完善作为知识管理的公共图书馆管理模式新的发展目标。
3在知识管理下提高图书馆管理水平的相关策略
3.1转变传统的管理方式
现代的公共图书馆应转变传统的管理模式,使公共图书馆的决策者以及相关工作的管理人员的思想,由陈旧的管理理念变为依据以人为本的管理核心,这样就需要应用到先进的知识管理融入到图书馆管理工作中。例如对公共图书馆工作人员进行人物分配时,要充分的介绍具体的任务以及达到的目的是什么,使各个公共图书馆内的员工清楚的认识到自己的工作以及知晓其他人员的工作,这样才会增加彼此的合作,提高工作效率。
3.2建立完善的知识管理系统
图书馆首先构建完善的知识管理体系,这样才能将知识管理有效地融入到图书馆管理中。作为公共图书馆的领导者要汲取管理经验和管理的理论知识,使其应用到管理体系中。公共图书馆的工作人员加强管理方面的知识,有效地运用到图书馆的管理工作中来,加大公共图书馆内部对于计算机的应用,通过应用先进的技术来实现资源共享化,逐渐加强图书馆的现代化管理模式。还要加大对知识管理的宣传,利用交流会、座谈会来扩展知识管理有效应用的认知。
3.3增强创新力
在逐渐创新中才会趋于完善。图书馆若想在管理方面取得进步,一定要加大在服务方面的创新,改变传统的、陈旧的图书馆管理模式以及服务观念,这作为适应当代不断发展的必然转变,任何图书馆都应遵循便利、快捷、清晰、广泛的服务理念,这样才会有效地加大对图书馆的建设,增加现代图书馆的管理水平。在当前,图书馆一定要抛弃利用纸质的资料存储方式,要把已经应用纸质存储的文件进行电脑扫描变为电子档,利用网络技术对资料进行存储放进数字图书馆中,利用数字图书馆的管理系统使读者在查阅资料时更加方便、快捷。
4结语
我国建设公共图书馆为了丰富群众文本,对于公共图书馆管理上的重视还有待加强,为了更好地发挥出公共图书馆的作用,应大力开展知识管理对于图书馆的管理水平的提升,对于图书馆的长久发展具有关键性的作用,各个公共图书馆都要总结在管理方面存在的问题,改变传统的管理模式,注入新的管理方法,这样才会建立有效的管理体系,同时还应该加大对公共图书馆管理工作人员的专业能力与综合素质的提升,增加其管理能力,从而提高图书馆的管理水平,将构建公共图书馆的初衷发挥到最大化。
参考文献
[1]江涛.基于知识协同的图书馆知识管理模式构建[J].情报理论与实践,2012(8):56-59.
关键词:计算机技术;信息管理;知识管理;网络化
计算机技术逐渐的成熟和发展,为知识管理和信息管理的网络化提供了必要的基础条件。在社会迅速发展的今天,知识与信息的作用是有目共睹的,并且随着信息和知识的容量逐渐增加,人们对信息管理和知识管理的重视程度也有了提高,并且管理的难度也有很大程度的加深。在这种形势下,现代化的科学技术开创了信息管理和知识管理的新局面,计算机技术和网络技术为信息管理和知识管理提供了巨大的空间,不仅可以使信息更加准确,而且提高了管理效率。
一、信息管理与知识管理之间的关系
信息管理和知识管理之间有着密切的联系,综合大多数的情况来看,知识管理是信息管理的基础,也是信息管理的前提,而信息管理又可以为知识管理提供基础条件,两者在管理的过程中是不离不信息共享的。在现代经济发展形势下,信息量的增加是非常迅速的,并且知识经济也飞速发展,知识促进了现代化生产,而知识的创新又要基于信息之上。把信息资源和数据通过计算机和网络技术的处理,转化为有价值的知识资源。在传统的信息管理中往往忽视了以人为中心的管理理念,以对信息的管理为重要内容,但是在目前的社会发展中,人在各项工作中的主体地位也日益突显出来,并且发挥着不可替代的作用。也就是说人在实施管理的过程中会提供各种知识依据,使管理工作开展的更加科学。知识管理是在社会发展中,在信息管理的基础上的一大提升,使信息管理可以得以延伸,促进知识交流和共享。
二、计算机信息管理与知识管理的网络化的意义
计算机信息管理与知识管理是在科学发展形势下,通过计算机技术和网络技术对信息和知识进行全面科学的管理。计算机技术可以发挥其最大的优势提升知识管理和信息管理的效率,符合信息化时代的发展需要。目前,网络技术与计算机技术的应用非常广泛,所以计算机信息管理和知识管理的网络化发展是一种必然的发展趋势,促进了各个领域之间的信息交流和沟通合作,实现了信息的资源共享,大大提高了信息的传递速率,使网络化应用的优势充分的显示出来,为社会的发展和进步提供了坚实的技术支持。
三、计算机信息管理与知识管理的网络化的应用
1、做好需求的准确分析工作
在研究计算机信息管理与知识管理的网络化的实践应用时,要准确的分析自身的发展需求,只有准确的掌握了需求才能为信息管理和知识管理的网络化应用提供基础。首先,要准确的分析知识管理与信息管理的网络化应用的总量,对数据能够正确的分析和了解,才能在计算机技术的基础上,实现网络化管理,并且体现出网络化应用的优势。其次,要深度的了解自身的物流信息,最关键的就是信息的适时性,只有充分了解了信息的适时性进行才能够保证自身具有的适时性与网络环境相适应,更好的应用计算机技术进行具体的网络化信息管理和知识管理。最后,在实践的过程中要以客户的需求为主,进行全面的调查和认真的分析,提升对市场发展的应变能力,依据客户的需求实施网络化信息管理和知识管理的应用,进行信息集成,尽量的使流程简化,提升信息的利用率,并为其发展方向进行明确的指导,大大的提升服务质量。
2、做好应用系统的合理设计工作
在网络化应用实施的过程中,要做好网络化应用系统的设计工作。首先要确定系统的设计目标,然后根据应用需求设计网络化管理系统的功能模式,最后利用网络的特点设计网络化管理系统的网络构架。在系统的设计过程中要全面考虑系统的功能性,使设计目标得以充分的实现,对系统的功能需求进行合理的分类,使设计出来的系统功能更加的层次分明,让同类型的功能可以处在同一层次中,最终完成一个较为强大的系统功能模式,有效的完成各种应用任务,实现科学合理的系统网络构架,从各个方面提升网络化管理的效率。
3、做好硬件基础设施的完善工作
硬件基础设施是计算机技术得以实现的根本,只有对硬件基础设施不断的完善,才能提高计算机信息管理和知识管理网络化实践应用的效率和质量。硬件基础设施主要由计算机终端设备、互联网和网络通信设备组成,在进行计算机信息管理和知识管理的过程中,要根据具体的实践,在应用的过程中进行分析和总结,及时的发现问题进行调整,使硬件基础设施更加的完善,使其基本功能能够满足信息管理和知识管理的网络化应用的需求,为顺利的开展实践应用工作提供支撑,避免一些由基础设施不完善而造成混乱,带来不必要的麻烦,降低了工作的效率,造成一定的损失。
4、做好网络维护工作加大保护力度
互联网是计算机技术得以实现的基础,所以计算机信息管理和知识管理的网络化实践都离不开网络。但是,网络环境具有一定的开放性,要实现网络化应用就需要与外界网络环境发生一些联系,但是很多的不法分子为了谋取利益,会对网络进行一些不正当的攻击,使网络安全性受到破坏,造成一系列的安全问题。所以要使信息管理和知识管理能够有一定的安全保障,就需要加大网络保护力度,做好相关的网络维护工作。防火墙技术最基础的保护措施,形成一个与外界隔离的保护墙,阻止非用户对数据资源的访问。做好基础保护之后要加强密码保护,为外界的非法破解制造障碍,大大增强了计算机信息管理和知识管理的网络化应用的安全性。网络安全的维护需要依靠多种技术,在具体的实施的过程中,要根据系统的功能需要进行各种安全维护,为管理系统提供一个安全的网络环境,总结语:随着计算机技术和网络技术的发展,为人们提供了各种便捷服务。知识与信息在社会发展中有着不可替代的作用,所以将计算机技术应用在信息管理和知识管理的网络化实践应用中是时展的必然趋势,创造了知识管理和信息管理的新模式。在设计科学的网络化管理系统时要综合多方面的因素,从实际需求出发,做好合理的系统设计,完善硬件基础设施,加强网络安全维护,使得计算机技术更好的为信息管理与知识管理的网络化实践服务。
参考文献:
[1]张旭.计算机信息管理与知识管理的网络化应用研究[J].硅谷,2014(11).
论文摘要:知识转换是知识管理中的核心内容,本文通过分析知识转换的内容及意义,提出了知识转换的三种形式,并讨论了实现知识转换的保障措施。
随着知识经济的崛起,由知识经济催生的一种新的管理理念—知识管理正在引起人们的广泛关注。知识管理所包含的一系列新的管理方法与管理思想,正成为各类组织迎接知识经济的力量源泉。研究表明,知识管理不仅仅是技术问题,而且是以人为本结合信息与技术的过程。其核心内容就是在组织内部形成一个隐性知识和显性知识的互动平台,通过隐性知识的外化,不断积成显性知识库,完成知识在隐性和显性之间的转换,满足组织在各方面的要求,使组织的核心竞争能力得到提升和保持。当前的社会信息环境给我们提供了更好的信息基础,也为知识管理的实施提供了最佳契机。
1知识管理中知识转换的内容及意义
知识的转换,简言之就是显性知识和隐性知识的转换。所谓显性知识,就是指能够用正式语言清楚表达并可以在人际中传播的知识,它存在于各类文献中,如报告、文章、图像、软件等,人们可以通过各种载体得到它、学习它、运用它。而隐性知识则是指埋藏在个人头脑中的知识,如个人的信念、评价、观点、经验等,隐性知识与知识的所有者没有分离,更具有主观性与个性,更难于交流。对显性知识的管理,就是通过技术把明细化的知识编码,贮存在数据库中,组织内部的任何人都可以通过计算机网络直接调用。这种模式中的知识可以迅速地、无限次地被组织内部人员重复利用,既节省工作时间,又减少信息交流成本,从而获得良好的经济收益。对隐性知识的管理,就是知识所有者没有把自己的知识显现出来,人们只能通过直接的对话交流才能得到传播和分享。它所强调的是投资人力资源,大量引进一流的专家学者,花巨资鼓励他们与组织内部人员进行交流,以便传播他们的知识。知识的转换对于知识管理有着重要的意义,如果没有了知识的转换,也就没有了知识的共享和创新;没有了知识的创新,知识管理也就毫无意义。首先,知识的转换加速了知识的生产和积聚。组织内的每一个人都把自己的隐性知识通过一定的载体显现出来,那么整个组织的知识就会大量地积累与丰富。如果大家都不向组织提供自己的隐性知识,那么知识库的知识就会老化、陈旧,人们就没有办法再去利用知识库进行学习。其次,知识的转化才会使知识增值。知识库需要知识不断地进行更新,人们在利用显性知识的过程中,不断地把组织内显性知识化为自己个人的知识,这样个体的隐性知识就是显性知识的增值;如果个体再把自己获取的隐性知识经过自己的加工重新转换成显性知识,那么这个显性知识就不是原来的显性知识,而是一种知识的创新与增值。知识管理就是不停地对知识转换进行管理,每一次知识的转换就是一次知识的创新,每一次知识的创新都会对组织的发展提供新的动力。
2知识转换的形成
2.1个人的隐性知识转换成个人的显性知识是知识的外化
知识的外化就是将组织内部成员头脑中的隐性知识转化为自己可以表达、别人可以利用的显性知识。隐性知识是高度个人化的知识,它不仅隐含在个人经验中,同时也涉及个人信念、世界观、价值体系等因素,因此很难规范化,也不易传递给他人。因此个人的隐性知识转化为显性知识的过程是非常困难的,是不容易显性化的,所以在隐性知识转化为显性知识的过程中,需要创造新的显性概念,才能表达出自己隐性知识的涵义,而显性概念一旦产生就会模型化,也就是创造了新的知识,这种新的知识为组织系统的知识库注入了新的内容。这一转换是知识的外化,而知识的外化是知识创造的关键。
2.2组织的显性知识转化为个人的隐性知识是知识的裂变
知识的裂变是知识创造的根源。组织的显性知识就是组织系统内知识库里被编码化的知识,这种知识可以被组织系统内的全体人员所共享。有的成员可能解决了多年来与以前通过外化得来的知识相抵触的问题,有的可能重塑了自己的知识结构,有的可能创造出了新的知识。这种知识的裂变,将为整个组织创造出更多的新知识。组织内显性知识库里的知识是不会自动裂变的,但由于组织成员的各种所需,一种知识可能会裂变为多种不同的知识,也只有经过知识的裂变,才会使组织内的显性知识发挥它应有的作用。
2.3个人的显性知识转换成组织的显性知识是知识的聚变
知识的聚变是知识管理的本质。个人的显性知识只有成为组织系统内知识库的一部分,才会使组织内的显性知识不断地积聚,才会使个人的显性知识变得有价值。如果每一个人的隐性知识变成了显性知识而不为组织内的其他成员所学习利用,这一转换也没有真正的意义。组织系统内的显性知识增加的越多,表明个人的隐性知识转换成的显性知识越多。知识的创新越多,越有利于组织内成员的利用,这就为知识的共享和再创造提供了基础条件。
3实现知识管理的保障措施
3.1建立灵活的组织结构
组织结构是组织的重要资本形式,建立能高效实现组织功能的组织结构是首要的保障措施。在当前的信息环境下,组织结构既要体现其稳定性,又要体现其灵活性。综合当前的研究成果,笔者认为要构建合适的组织结构形态,必须实现组织结构从单一状态向双重模式、从结构化部门向梦幻团队、从金字塔向倒金字塔、从线性关联到蛛网互联的转变。其中第一个转变是基础,它体现了这样一种思想,即组织结构的设计一方面要基于职能构建一个稳定的基础组织单元,为日常管理活动提供管理支撑;另一方面是构建基于任务的可变动、多任务、多功能的动态服务团队,体现出更多的临时性和虚拟性,主要运用于关键性管理任务。建立双重模式组织结构,既能保证组织的稳定性,又能使组织在处理问题时保持足够的灵活性,是彻底改变过去条块分割、部门各自为政现象的重要手段。只有当这一转变实现后,其它的三种转变才会有实现的可能。
3.2制定人本的管理制度
在管理制度的制定方面,首先应实现从重物管理到重人管理的基本理念转变。以人为本的管理理念应实现下列三方面的转变:从管理约束向相互信任转变,从监督劳动向积极支持转变,从任务分配向公平竞争转变。在具体的管理制度建设上,可从以下几个方面人手:(1)构建组织结构的管理制度,实现从基于基本结构的管理到基于综合因素的管理,从基于正式组织的管理到基于多样化结构的管理,丛基于稳定结构的管理到基于变化的管理的转变。(2)构建效用管理制度,实现从基于过程的管理到基于结果的管理,从基于标件的管理到基于市场的管理,从基于落差的管理到基于对话的管理的转变。(3)构建人力资源管理制度,实现从基于人员考核的管理到基于培养知识资本的管理,从基于部门和岗位的管理到基于团队和项目的管理,从基于分工和指挥的管理到基于协作和参与的管理。
论文摘要:阐述了图书馆知识管理的目标、图书馆知识管理的途径,介绍了图书馆知识服务的特点,提出了实现图书馆的知识服务的途径。
伴随着经济大潮的到来,信息技术的高速发展,知识管理受到高度重视,被社会各界广泛研究和应用。知识管理是经济时代的一种新的管理模式,是信息管理的延伸。知识管理的本质是将知识作为最重要的资源,利用信息技术对知识进行系统化管理,以推动知识创新。知识管理不但要对信息和人进行管理,还要将信息和人结合起来进行管理。在人际交流的互动过程中,通过信息与知识的共享,运用集体智慧进行创新以赢得竞争优势。
图书馆知识管理是指应用知识管理理论和方法,强调以人为本,利用现代信息技术来合理配置和使用图书馆各种资源,以提供满足读者不断变化的个性化知识需求,来提升现代图书馆的各项职能和更好地发挥其作用的过程。换句话说,就是一个围绕着知识生成、积累、交流和应用的过程。图书馆引人知识管理的目的是实现知识价值和服务价值,是为了以知识为内涵,以服务为中心,给用户提供知识服务。
1图书馆知识管理的目标
1.1知识增值
从图书馆在整个社会结构中的定位来看,它是人类社会收集、保存和利用知识的主要文化机构。图书馆与人类文明的发展进程有着不可分割的联系,是推动社会进步的力量。比起学校教育,图书馆给学习者以更大的灵活性和自主性,可以更加便捷地获取各方面的知识,大学毕业十几年以上的人可能都有这样的体验,在其现有的知识结构中在大学获取的知识比例恐怕不会超过20%-.30%.大部分知识都是在毕业以后的年代里取得的。在图书馆获取的知识,无疑成了其知识的补充,甚或成了核心知识,诚如一句老话所言,授人以鱼不如授人以渔。把馆藏文献资源当作知识来管理,对于图书馆来说,管理的重点是考虑如何使知识发挥作用,实施以知识增值为口的的管理,这是一种知识导向型的管理,就是图书馆以文献的内容即知识来安排管理,以文献的内容和读者的需要为导向的管理。为读者获取知识、了解知识、分析知识、综合知识提供方便。通过有效的管理,使文献中的知识能够更好地为读者所利用,为更多的人分享知识的价值,从而实现价值的增值。
1.2知识创新
从图书馆在整个社会知识管理体系中的作用来看,图书馆是整个社会的知识交流、传递与利用的中心,即图书馆不再是简单的资料收集贮存和传递的场所,而是知识的开发、利用与创新的知识基地。
现代图书馆知识管理的一个重要任务,就是充分利用现代信息科技成果,有效地帮助读者组织知识系统。现代信息科技的发展,使依据知识内容组成知识系统成为可能。网络的搜索引擎可以快速方便地使读者从海量的信息中检索出所需的内容。读者可以根据自己对知识的要求借助信息技术,组成自己的知识系统,这样的知识系统不再是一些知识的简单集合,而是有了新的意义。知识的有机结合,可以更好地启发人们的思想,形成新的知识,这也是一种知识更新。
2图书馆知识管理的途径
2.1建立知识管理体制
建立健全一套完善的组织机构和管理机制,以保证图书馆组织及其成员能够获取、组织并传播相关的知识,并给完成这一切所需提供充足的时间和资源支持。
2.2建立知识创新团队
建立一支高学历、高素质,具有专业知识和技能的创新团队,使之不仅成为信息资源的管理者,还要成为信息分析与组织者、信息提供与传播者,成为信息利用的导航者、信息知识的教育者。
2.3建立激励机制
知识管理注重的是对人和对加工知识过程的管理。除了存在于各种载体中的显性知识外,知识管理更注重存在于信息使用者身上,即存在于人脑之中的隐性知识的挖掘、显性化。通过一系列的工作激励、成果激励、培养教育激励等措施,促进知识共享、宽松交流环境的形成。鼓励馆员的创新精神,促进馆员自我价值的实现。
随着知识经济强有力的发展,图书馆的服务模式在经历了文献服务和信息服务之后,知识服务向我们走来。知识服务是为了适应经济发展和知识创新而产生的,知识服务是图书馆发展的必由之路。
图书馆的核心和灵魂就是为用户服务,任何图书馆学理论、图书馆管理的制度措施归根到底要落实到向其用户提供优质服务上来。图书馆的知识服务是利用图书馆员自身的知识和能力、借助图书馆的各种资源,对其知识信息进行加工,形成新的具有特定价值的知识产品来满足用户的需求。它是一种动态服务,是一种将知识析取、重组创新和集成的知识提炼过程。其产品是经过价值增值功能恰当地满足用户需求的知识。
3图书馆知识服务的特点
3.1以用户需要为目的的服务
知识服务是图书馆的本质属性,是图书馆生存和发展的根基。因此,用户的需要是图书馆的服务职能所系,责任所在。
3.2跟踪服务
知识服务是一个动态的连续的过程,用户需求是受环境影响而不断变化的,为用户提供知识服务的馆员要自始至终参与解决问题的过程,通过与用户的交流互动最终形成解决问题的方案。
3.3个性化服务
满足用户特定的信息需求,需根据用户提出的特定问题和具体要求提供知识产品,满足其个性化要求。
3.4增值和创新服务
知识服务为用户提供的不是简单的知识堆积和信息获取方式,而是经过加工创造实现知识增值的新知识,是可以解决问题的具体方案。
4知识服务的途径
4.1加强信息资源建设
信息资源是图书馆知识服务的物质基础和基本条件,因此,图书馆应把资源建设放在首位。要根据读者需求优化藏书结构。把图书划分成基本藏书、重点藏书和特色藏书等不同等级。按照不同的收藏目标加强馆藏建设,逐步增加电子出版物的藏量。
4.2扩大服务领域
图书馆要做好用户需求的分析和调研,要着眼于满足用户的现实需求与潜在需求。图书馆应发挥专业人员的优势,努力去收集、加工和传输,促进自然、旅游、文化资源的开发。
4.3提供深层次的信息服务
近年来,图书馆界不少专家、学者根据图书馆的服务对象—读者与用户的区别,认为图书馆信息服务分为两种:一种是以文献借阅的方式来满足读者信息需求的服务行为;另一种是指经由图书馆智力直接参与的,能够满足用户要求或直接根据用户需求而制作的,并产生创造性智力成果的服务行为。
4.4为社会教育服务
关键词:标准化 科学化 企业管理 档案
一、传统企业档案管理模式面临的挑战
在市场经济多元化的今天,档案作为重要的信息资源,对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史,还要服务现实,企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业,企业档案工作备受冷落,大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索,传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求,远没有实现真正的档案信息化,只有转变观念,改革传统档案管理模式,认识进行档案信息化建设的必要性,才能使档案管理工作走出困境,发挥档案应有的作用。
企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足,重视支持不够: 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减,档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善,档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足,影响正常工作的开展,档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员,档案机构在企业组织体系中地位下降,严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性,致使大量管理人才的流失,而且也制约了企业档案工作的开展。
企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展,许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件,采取回避措施,传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展,固守传统的档案实体管理模式,导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。
企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并,由于一些档案材料分散保管于各部门,零散地分布在机构成员手中,无法相互借鉴,没有一个机构来集中统一的管理本业的档案,由于产权关系不明确,导致工作效率低下,工作失误增多。在有的企业中由于管理不严,导致档案材料被盗,如果企业档案部门不进行根本性的变革,企业“记忆”面临着丢失的危险,就难以适应现代企业发展的要求。
二、知识管理与企业档案管理
知识管理是一个新的概念和事物,随着知识经济的发展,知识管理研究也兴起一股热潮,知识管理的对象是知识,管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力,而综合企业内部和的各种信息、知识,并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用,并通过建立知识共享机制,鼓励知识创新,实现知识的增值;利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下,增强企业组织对环境的适应能力,企业的发展不再受到资金和自然资源的限制,知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用,知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵,可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享,运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中,知识管理将为企业创新增添动力,要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识,实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识,企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势,最终实现成本最小,而收益最大。
企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录,企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体,企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况,隐性知识是企业知识资源的核心组成部分,而企业档案就认识、经验教训的总结,积累了大量的企业显性知识;企业档案有助于实现企业知识共享,知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用,所掌握,知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种:语言和书面,书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大,价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权;企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果,是在市场经济和科学技术发展下的必然产物,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者,当发生知识产权纠纷时,企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索,企业档案为企业员工培训提供教材,当企业组织结构庞大、员工人数众多时,知识管理系统记录了与企业相关的内容,企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业,学习并遵守公司的各项规章制;企业档案反映企业文化,企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中,知识管理不仅是一项重要的管理活动,更是一种管理理念,企业档案不仅具备知识特征,还是企业一种重要的知识资源,已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。
知识管理是企业档案工作创新的方向,知识管理是知识经济时代的要求,知识管理顺应了知识经济时代的要求,知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中,知识产品的生产居于主导地位,作为知识经济时代的管理模式,其对企业档案工作创新的意义有: 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,知识管理的出发点是知识是企业的战略资源,知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值,促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的,促使人们重新思考企业档案管理的基本活动,以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作,企业档案管理从传统的手工操作方式走出来,通过挖掘企业档案的知识价值,采用先进的信息技术,为企业创造价值,提升企业核心竞争力。
知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能,强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分,档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者;知识管理要求企业完善和优化馆藏,档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中,完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点,利用档案馆丰富的数字化资源,重要手段则是数字化档案馆的建设,运用先进的信息技术与手段,文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容;知识管理要求企业提高档案管理技术,对档案管理来说,更依靠上数据,电子商务等现代信息技术在企业中的应用,档案信息化离不开企业信息化,对档案信息资源的深入开发,必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度,纳入企业整体信息化建设之中;知识管理要求档案知识实现智能化服务,实现档案知识智能化服务,可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现;知识管理要求档案工作者提高素质,知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质,档案知识管理的关键因素是人才,掌握现代企业管理知识,要具备一定的信息分析和处理能力,以此提高档案的管理水平。
三、知识管理背景下构建企业档案管理模式
面对机遇和挑战,档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务,才能促进档案事业的快速发展,发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识,符合档案知识管理的规律,因此企业档案实施知识管理是自身的要求;企业档案实施知识管理是现实的要求,通过大家参与达成共识的知识资源优化处理,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式;企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求,知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。
构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变,使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化,按信息管理方式分类保存,以供搜索和查询,按知识资源结构进行管理,即归类沉淀,对将来的知识型文档,设计、设立标准模板;实现知识资源支持领导决策,要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程,设计、设立订阅机制,委托专业人员或专家收集知识或信息资料;知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库,配备相关知识的文件类到关联知识库中,设立员工自学考试内容;知识资源及时支持员工工作,要了解分析各项业务、事务工作,内容及过程,按业务、事务过程环节及环节内作业程序;知识资源管理制度化,用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络,用信息来实现,在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。
档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系,推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究,它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究;制定实施目标,明确实施要素,建立保障系统,实施要素是方案的主体部分,需要建立包括档案知识资源管理体制。
企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件,一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证,网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程,所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素,此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。
因此要转变观念,创新工作方法,推进档案数字化建设,强化队伍建设,提高档案管理人员素质,统筹协作,共同促进档案知识资源管理的发展。
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论文摘要:介绍知识管理的概念,管理对象,目标和手段。认为图书馆是实施现代知识管理的理想组织,指出图书馆知识管理的内容是知识服务,并就图书馆知识管理的实施策略加以探讨。
知识管理是知识经济时代一种全新的管理,它充分体现了知识经济时代的管理特征:信息化、柔性化、创新和适应性。知识管理产生于知识型企业的管理实践已得到了成功的验证,正成为世界范围内企业管理的新趋势。图书馆作为从事知识信息资源管理的专门机构,作为对知识进行管理的最早部门之一,有必要及时研究和借鉴知识管理的经验,不断改进现有工作,与时代前进的步伐保持一致。
1 关于知识管理
1. 1知识管理的概念
知识管理是兴起于企业界的一种新的管理思想和理念。Petrash认为“知识管理就是将最合理的知识在最恰当的时候提供给最需要的人,以便他们能做出最好的决策的过程。”美国生产力和质量中心(APQC)对知识管理所下的定义为:“知识管理,应该是有组织有意识采取的一种战略,它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。”微软公司指出:“知识管理是让人们可以随时随地存取他们所需要的信息,并且利用该信息来评估问题和机会。”苏新宁认为“知识管理就是企业(或组织)为实现其管理目标,运用现代管理理论和技术,对企业(或组织)内部和外部知识资源进行发现、挖掘、整理、整合、存储,并实施科学的管理和维护,在最恰当的时候,把最恰当的知识,传送给最需要的人,保护企业(或组织)的竞争能力,创新能力和可持续发展能力。”从以上几种定义我们不难看出,它们在形式上均含有“需要”二字,在内容上都强调知识管理应力求满足人们的知识需要,力求通过知识的存取、传送或分享来充分发挥知识的作用。此为知识管理的核心思想。
1.2知识管理的对象
知识管理的对象是知识和与知识有关的技术、组织结构及其它各种资源,其中最重要的是知识和知识工作者—具有创新能力的人。知识分为显性知识和隐性知识两种,也称客观知识和主观知识。显性知识可用语言、文字表达,易于整理、存储、获得和共享。而隐性知识则是一种潜意识的知识,集中存贮在人的脑海里,很难用语言表达或只能用语言表达其中的一小部分,不易交流和共享。知识管理是基于“知识具有价值,知识能创造价值”的认识产生的,它就是要有效地实现这两类知识的相互转换并在转换中创新。知识管理把具有创新能力的人也作为管理关心的对象,强调释放人脑的潜能,通过知识的充分交流和共享生产更多的知识,更有效地应用知识,以创造更大的价值。
1.3知识管理的任务和目标
知识管理的任务就是要管理好智力资本,运用集体的智慧提高对环境快速变化的应变能力和创新能力。其直接目标是知识创新,最终目的是通过组织内部的知识交流和共享,提高员工的技能素质、组织的效率以及对环境变化的适应性,从而增强组织的生存和竞争能力。
1.4知识管理的手段
一方面采用先进的信息技术,构建企业知识管理系统,通过提高企业的信息及知识获取和处理能力,保证最大限度的共享,为创新提供信息和知识基础,另一方面通过先进的组织架构,充分尊重个人的自身发展,努力达到每个员工的自我实现,并利用激励机制保证企业创新的不竭动力。
2 图书馆是实施现代知识管理的理想组织
知识管理向人类展示了一种崭新的管理模式和思维方式,对各行各业产生了强大的冲击波。作为一名图书馆工作者,每天与知识信息打交道的人,我们不禁要对自己所从事的工作重新进行一番审视。从一个新的视角,我们发现图书馆员从事的工作本质上也是知识管理,一种旨在建立知识信息资源体系的知识管理。它的主要目的是信息能够服务于人们的行动和决策,最终体现的是知识的价值和服务的价值,落到图书馆实处,就是走知识服务之路。
2. 1图书馆知识管理的内容—知识服务
图书馆要实现有效的知识管理,关键是建立适合知识管理的组织管理机制、技术机制以及有利于创新、交流学习和知识应用的环境和激励机制。知识服务是图书馆联结用户和市场的纽带。在知识经济时代,直接支持用户知识应用和知识创新过程的知识和能力成了图书馆的核心智力,基于这种核心能力的知识是图书馆实现其社会价值,参与知识市场竟争的有效手段,在图书馆知识管理中占有重要地位。
2. 2知识信息导航
网络环境下,帮助用户在网上海量信息中识别、找到自己所需要的知识信息是图书馆的重要职责,也是数字图书馆用户教育的重要内容。“已经有越来越多的证据表明,图书馆员的职能正从传统的馆藏维护和图书管理转向传递、检索和经营图书馆围墙外的信息。图书馆员工由图书保管员进化为网络的导航员。”
由于网上信息数量巨大,良荞不齐,要为用户提供有效的知识信息服务,首先需对其进行评价选择,其评价标准的制定和评价工具的应用是两项核心工作。一些著名的搜索引擎如Aita Vista,Infoseek,Yahoo , Excite等都具有信息评价功能。
兰开斯特(F , W , Lancaster)指出:“图书馆员的真正专长在于他们能够担当信息资源或信息顾问的角色,对于这种人员的需求,将延续很长一段时间。”基于分析和基于内容的参考咨询服务是图书馆知识服务的核心内容。这种咨询服务强调专业化分工和对馆内咨询资源的集成,重视通过咨询课题的类型分工和采用先进的分析技术和工具,来提高咨询服务的分析性能和智力服务的分析性能及智力内涵,解决用户面临的问题。 知识营销是一种新的营销模式,强调通过产品知识宣传,创造市场需求,实现知识产品的商品化和市场价值图书馆知识营销应注重与用户建立起结构层次上的营销关系,即在知识产品与用户之间的技术结构,知识结构和习惯结构上建立起稳固的关系,使用户成为图书馆知识产品长期的忠实的消费者。在营销实践中,需要配备高素质的专业背销人才,建立发达的营销网络。
3 图书馆知识管理的实施策略
3. 1实现观念变革,树立人本管理意识
(1)实现观念变革。提高对图书馆实行知识管理的认识,充分认识到图书馆实行知识管理的重要性和必要性,这是进行知识管理的先决条件,图书馆是社会知识的重要组成部分,其中收藏了古今中外大量的知识信息,拥有一支素质良好的管理人员和工作人员,图书馆本身就决定了它必须进行知识管理
(2)实施人本管理,开发人力资源掌握知识的员工是图书馆能在激烈的竞争中取胜的关键因素。因此,图书馆领导应该重视人的作用,实施以人为本的管理,充分考虑人的愿望、需求和理想,尊重人的个性,为员工的创新提供充分的信任空间,不断激发员工的创造性与潜能。每个员工都在自己的岗位上组织、协调和开发利用知识信息,对用户进行控制和管理,同时,每个员工服从同事的“上下级”流水作业,遵守规章制度,接受用户的监督和评价,并接受上级部门的检查和考核3. 2创建知识共享体制,更新图书馆员的知识结构
营造一个完全意义上的开放式交流互动的知识共享文化环境,尝试“以刚制柔”的办法来进行努力,制定新的员工评价标准,把员工对知识共享的贡献作为考核的一个重要指标,通过将员工参与知识共享的程度与绩效评定联系起来,能有效调动员工参与知识管理的热情与责任,形成一种具有公平竞争但更鼓励合作的知识共享机制和氛围。
作为知识信息传播者的图书馆员,应当具备接受新知识、新信息的能力。图书馆要根据本馆的目标与任务有计划的建立一套完整的继续教育体系,按知识经济社会的要求分批分层次培养、培训。在知识管理态势下对图书馆专业人员知识结构的要求为:
(1)技术知识。图书馆专业人员应当掌握的技术知识包括:信息检索技术、图书情报检索系统的分析、设计、管理和评价的理论、方法和技术等。图书馆专业人员还应该熟练使用数据库管理软件和办公软件,掌握多媒体技术、网络技术、缩微技术以及网络管理知识。图书馆专业人员只有掌握了相关的技术和知识,才能熟练自如地将其运用于图书情报工作中,更加深入地开展知识挖掘、知识组织、知识导航等服务
(2)管理知识。知识管理可以简单地理解为对知识的管理和对人的管理。由于人是知识的重要源载体和创造者,所以对人的管理显得尤其重要。图书馆专业人员要了解管理方面的知识,如信息管理,信息资源管理。战略管理、组织结构和文化管理、人力资源管理、财务管理等,并具有分析经济、社会、环境等因素对组织的影响的相关知识。作为知识经纪商,图书馆专业人员要将知识买家与知识卖家的供求信息进行匹配组合,以促进知识交易的发生和顺利进行。如果缺乏管理方面的知识,图书馆专业人员很难协调知识交易双方的关系和交易活动,甚至会由自身管理知识的缺乏而导致知识交易的中断或失败。
(3)文献信息知识。在当今社会,尽管多媒体、网络化、数字化信息载体发展迅速,但传统的纸质文献资料却没有消亡,图书馆专业人员掌握纸质文献信息知识是很有必要的,如资料管理、文献管理、图书馆管理、档案管理、文献信息学等。为了满足用户对多种信息载体上的信息和知识的需求,图书馆专业人员还要掌握数字信息处理,网络信息组织等方面的知识以处理数字化、网络化以及多媒体信息。
(4)研究方法知识。图书馆专业人员不但要及时地吸收新知识,学习并掌握新的技能,而且要具备一定的研究和创新能力,要想进行研究和创新,图书馆专业人员必须掌握一定的科学方法论和系统分析知识,如项目设计、方法设计、方法管理等,掌握一定的研究方法知识,是图书馆专业人员开展研究活动的先决条件,也是图书馆专业人员提高自身能力,发展图书馆工作技术方法和理论的必备条件。
3.3深化服务层次,调整管理策略