档案数字化建设精选(九篇)

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第1篇：档案数字化建设范文

【关键词】数字化 城建 档案馆 建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、前言

城建档案信息化，是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指：通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才 ,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。

二、建设数字化城建档案馆的必要性

随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。

二、数字化城建档案馆的优点

数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统，数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。

1、在城建档案信息资源建设方面

数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。

2、在城建档案信息的加工方面

传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上，为人们提供快捷的服务。

3、在城建档案信息资源的开发利用方面

数字城建档案馆可以凭借网络优势，实现信息资源共享。

三、建设数字化城建档案馆要改变固有的工作模式

1．改变城建档案保管方式

由于数字化城建档案载体的特殊性，保管工作不同于纸质档案的“六防”工作，而是要注重档案设备安全和信息安全两方面．设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑．主要地抵御自然灾害和突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证．保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上，同时，为防止信息丢失，被非法更改等，尤其在网络环境中，更应该注意共享和保密．逻辑性处理与物理存储等问题。

2．改变城建档案利用方式

城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体．而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件．将档案内容用一定的格式固定下来．再进行分类．归档、编号等管理．在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具．通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、穿梭问的限制，在任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展．将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性循环状态。

四、数字化城建档案馆建设要点

城建档案管理数字化是城建档案管理工作的重大变革，涉及城建档案管理工作的各个方面。建设数字化城建档案馆的首要工作是做好总体规划，通过规划确定近期、中期和远期目标以及实现这些目标须具备的条件，并随着工作的进展不断对规划目标进行调整。笔者认为，有以下几点问题需要注意：

1、城建档案管理数字化是城市经济发展、技术进步和用户需求等诸多因素共同推动的结果

确定目标的依据是社会大环境和潜在的需求，弄清社会需求是非常关键的，另外要研究、掌握数字化发展的规律，避免主观性、盲目性，防止目标过低或不切实际追求过高的目标。

2、城市发展的数字化进程是一个社会发展进步的长期过程

像任何科学技术进步一样都是由浅人深、从简单到复杂的不断变化的过程。建设数字化城建档案馆也是从低到高逐步发展的，是一个逐步深入、逐步扩展的过程，不是完成目录检索、扫描几套地形图就能实现的。城建档案数字化是一个长期的、持续发展的、不断完善的一个艰巨工作。数字化城建档案馆要通过城建档案信息系统建设、应用和系统的不断完善来实现，信息系统建设工作主要包括馆内局域网的建设，与政府网的连接，以及国际互联网的利用；档案管理软件的开发或商品软件的选用；数据库的建设和信息资源研发；标准体系的建立；专业技术人才队伍的建设、管理方式和工作方式的优化和规范化；馆藏各种不同载体档案的数据处理、存储设备配置和系统运行维护等工作。系统建设工作的第一步是系统方案设计，主要内容是根据数字化工作的总体规划确定系统的基本组成和结构框架，再根据现时的技术、人员、资金等基础条件确定系统建设的阶段目标，制定可行的实施计划。系统方案设计工作应注意以下几点：

(1)系统开发建设不但是一个技术过程，同时更是一个管理过程，是一项综合性的、技术含量较强的工作。所以，在进行系统建设时，应根据本馆资金情况、技术力量等各方面去考虑。落实资金是首位，其次要配备好研发团队技术力量，可采取馆内业务骨干与外聘专业技术人才相结合的方式配备好研发团队。

(2)系统开发建设的目的是为了使用，要把系统的实用性放在第一位，对内服务于档案管理人员，对外服务于社会公众。本着这一理念，研发系统时应以实用为首选，切不可盲目追求过大、过强，要切合本馆实际工作水平，以方便使用、简便易学为目标。

(3)系统开发建设最好一个省份统一标准，全省使用统一软件，这样使用、维护会各方便。各馆可以整合资金、技术人才，合力研发，这样即节省人力、物力、财力，也方便日后工作。

(4)系统建设和应用是一个滚动的过程，不可能一步到位，要按照系统建设自身的客观规律办事，循序渐进，不断修订，不断完善。不必追求最高、最新的技术，应采用成熟、可靠的技术，借鉴、学习一些起步较早、数字化建设比较成熟省份的先进经验，使研发的软件系统能够真正做到切合实际、便于维护、简便易学、方便使用。

结论

数字化城建档案馆的建设不会一蹴而就，它要求我们城建档案工作者不懈的努力、进取、创新，不断的追求、完善。相信随着信息时代的飞速发展，城建档案事业定会蓬勃发展，数字化城建档案馆的目标必会实现。

【参考文献】

第2篇：档案数字化建设范文

随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是，近年来随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，城建各部门在城市建设、管理中产生的各种档案，除了传统载体的档案外，还有大量的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案，传统的城建档案管理已不适应信息化、数字化的发展趋势。因此为了提高城市建设的时效性以及适应信息化、数字化、网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。

二、数字化档案馆的功能和优点

数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于他是一个数字化的信息系统，他的馆藏是以数字化信息为主，以数据库为档案存储中心，在网络上实现城建档案信息资源的共建共享。数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统档案馆的不足而长期存在。第一，在城建档案信息的加工方面，传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上，为人们提供快捷的服务。第二，在城建档案信息资源的开发利用方面，各种载体的档案资料将以数字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便的利用信息资源，实现档案里的信息资源共享。第三，在信息传递方面，数字档案的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递。第四，在城建档案信息资源建设方面，数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域的信息数据库建立互联关系，为进一步丰富档案馆馆藏提供线索和可能。三、建设数字化档案馆需解决的几个问题

在数字化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决一系列的关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。三是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题。否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。四是重视复合性人才的培养。

四、加快城建档案馆数字化建设

数字城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个数字化的信息系统，是一个系统工程。因此我们应坚持积极稳妥、切合实际、力求实效的原则，有计划、有步骤地加快城建档案数字化建设步伐，使城建档案的信息化建设跟上社会信息化发展的大趋势。

（一）加大投入，抓好软硬件配套建设。

数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好的服务于城市建设。因此，必须加强城建档案馆内部的办公环境、现代化库房及网络建设，并根据实际需要，选择先进、成熟的技术，做好管理软件的开发工作，以适应数据录入、管理和输出的需要，适应城建档案馆数字化、信息化建设的需要。

（二）重视城建档案信息资源的数字化 。

城建档案信息资源的数字化工作,主要指馆藏传统(纸质)数字化和办公自动化条件下新产生的电子档案的接收管理工作。在数据库建设中要遵从有关技术规范和标准,保证数据库的数据有合理的结构,便于维护更新,有较强的通用性,可加工性和可移植性。对传统(纸质)档案要进行规范化的有序整理,要做好城建档案的著录标引工作,对城建档案进行标准化的著录,为档案数据通讯、网络化管理提供必要的数据基础,为各城建档案部门开展信息交流与合作,实现资源共享提供便利条件。对于过去收藏的声像档案资源和其它相关资源要通过多媒体技术把它们转化为数字存储。

（三）加快城建档案信息化网络建设。

当今社会是网络发展的关键时期，我们应通过网络这个公共信息平台，建立起城建档案馆的公共信息库，跟上时展的步伐。要在建好档案馆内部网络的基础上，逐步使档案馆“网络社会化”，使城建档案信息资源搭上信息高速公路的快车，不断为社会提供更多的档案信息服务。

（四）加强人力资源建设。

第3篇：档案数字化建设范文

关键词：数字档案 档案管理 问题

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.

[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.

第4篇：档案数字化建设范文

【关键词】图书馆 图书档案 数字化建设

1 引言

图书档案在图书馆事业建设中不仅能够科学、有效加强馆藏建设，而且对图书馆长远规划、统筹安排均能起到引领作用。它不但是高职院校图书馆管理图书的一项最基本工作内容，还是高职院校校级档案重要组成部分，另外，更是数字化智能学校建设重点内容之一。怎样架构既合理又科学、既方便又实用的图书馆图书档案数字化网络管理系统，从而促进和提高图书馆服务水准和服务效率，是当今全媒体时代高职院校图书馆健康、持续发展亟待破解的现实问题。

2 高职院校图书馆图书档案建设现状

2.1 高职院校图书馆图书档案的使用率逐年攀升

伴随着本世纪以来我国高校教育制度改革逐步深入，高职院校扩招逐年增加。数以万计的在校生规模，与高职院校图书馆传统管理服务愈加不相适应，尤其是被传统束缚而不重视的数字化图书资源，其被读者利用次数越来越多，据河南工业技术学院图书馆近五年图书档案使用状况统计显示，到图书馆询问、浏览、查阅、下载、打印电子图书档案各类读者，包括在校生、毕业生、教职工、校外学生、社会人员，无论是人数还是频次均大幅攀升，有压倒传统纸质图书借阅之势。

2.2 高职院校图书馆图书档案的使用覆盖面和领域不停扩容

由于历史原因，多年来高职院校图书馆图书档案服务重点是本校的在职学生以及教学、科研人员。在党的十工作报告中明确指出具备条件的大学图书馆要逐步对周边社区和中小学开放，于是近年来高职院校图书馆图书档案管理服务工作迅速延伸，在保证本校读者需求的情况下，尽最大可能向周边辖区居民和中小学逐步开放，满足他们对知识的需求，发挥公共资源的最大效能。如南阳师范学院开通的“超星图书馆”及“汉文化研究馆”，主要是面向南阳市武侯社区居民和南阳市第二十三小学、卧龙实验中学和南阳市八中提供学习服务。

3 目前高职院校图书馆图书档案服务信息化创建面临的困境

3.1 传统的图书馆图书档案服务理念

“重藏、轻用”传统图书馆服务理念烙印很深，还在侵蚀着35岁以上的图书管理者，甚至包括图书馆的领导干部，只认为验收好书、藏好书就万事大吉，图书馆工作就等于干好了，殊不知，在当今的信息社会里，管好书还远远不够的，深入挖掘知识，为读者提供纵深信息服务是当今信息社会发展的必然趋势。

3.2 高职院校对图书馆事业经费投入严重不足

由于经费的不足，目前高职院校图书馆图书档案工作仍停留在数字管理的边缘化，没有进行更深层的技术改造，当前现有图书档案管理软件难以支撑数字化建设要求，这些软件只是辅助纸质图书进行简单的电子管理，不具备图书档案数字化建设的格式化和自动化管理。

3.3 高职院校图书馆图书档案开发应用率低下

在图书馆图书档案管理上，长期受高职院校图书馆 “重藏轻用”偏执思想影响，仅仅注重图书档案建档书卷，忽视图书档案快速流通，致使图书档案成了“尘封黄历”，再加上图书馆管理者不注重馆藏图书档案的综合开发利用，缺少图书档案主动为读者服务的思想意识，则这些图书档案将彻底失去其应有价值。

3.4 高职院校图书馆图书档案管理人员的专业技术水平需跟上时代

据调查发现，现如今图书馆图书档案管理人员专业素质参差不齐，甚至部分人员连最基本的图书档案情报专业知识都没有，这些人员大都是校领导的家属、亲戚或引进人才带来的家属，纯属照顾，显而易见，这些人员满足不了图书馆图书档案数字化建设的需求，再加上高学历的情报信息管理专业的顶尖人才都不愿到高职院校就业，更加剧了高职院校图书馆专业人才的匮乏。

4 高职院校图书馆图书档案数字化建设重点

4.1 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标

高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能进行综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。一、对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化工作；二、对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化；三、对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化；四、对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程。

4.2 加快转变图书馆服务理念

加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，是数字图书馆建成的内在要求。数字图书馆将切实能够实现根据读者的需求实施读者定制服务，以及学科跟踪服务，还有能够深入推动学科馆员建设等。所以说，高职院校图书馆图书档案数字化建设得以顺利实施后，图书档案管理者将能够科学管理图书档案资源，根据读者需求，整合各种类型数字资源，提供全面、可靠的信息服务，进而使图书馆图书档案服务工作将得到质的提升和量的飞跃。

4.3 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度

高职院校图书馆图书档案数字化建设要持续不断的大量资金注入做保障，在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：

（1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止。

（2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置。

（3）机密图书档案资源数字化过程泄密。

（4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。

为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。制定各种预案以防范各类风险的发生。如建立财务风险防控预案、技术保障风险防控预案、知识产权风险防控预案、网络安全风险防控预案等，把各类风险降到可控范围内，保障高职院校图书馆图书档案数字化建设顺利实施。

参考文献

[1]丁恩多.我国数字档案馆研究综述[J].科技情报开发与经济，2005（21）.

[2]陈瑞萍.土地档案管理中的信息化建设[J].科技传播，2012（03）.

作者简介

姚雪（1977-），女，河南省南阳市人，现为南阳医学高等专科学校助理馆员。研究方向为图书馆信息技术与数字图书馆。

第5篇：档案数字化建设范文

一、高校档案数字化建设过程中存在的问题

1.高校档案数字化建设资金投入不足

在我国很多高校里面，校级领导注重学校的科研工作以及教学任务，而对高校档案管理的重要性，却没有予以足够的关注和重视，高校的很多教师也没有注意到档案管理工作的重要性。因此，高校的很多资金，一般都会投放在科研工作以及教学任务上面，相比较而言，高校档案管理方面的资金投入非常不足，用于高校档案数字化的资金就更少。这就严重影响了高校档案数字化的建设进程。

2.高校档案数字化的建设缺乏依据的标准和规范

高校档案数字化建设，需要有明确的标准和规范，这也是高校档案数字化建设的一个基础条件。目前高校数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等还没有形成规范。应参考国内已有的档案数字化技术标准，来规范高校档案数字化工作。高校档案数字化应用软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校的实际，统一规划，创新机制，与软件公司、高校以及科研单位合作进行多种形式研发，形成符合高校档案数字化发展趋势的管理软件。

3.高校档案数字化建设工作人员技术水平不高

高校档案数字化建设，需要有一定档案业务水平和熟练掌握计算机技术的复合型人才。但是就现在大多数高校档案管理工作人员的分析与调查发现，很多高校从事档案管理工作的人员，他们普遍年龄较大，业务知识陈旧，对计算机的运用也不熟练，对于信息化的快速发展，无法适应。这就严重制约了高校档案数字化建设的开展。

二、高校档案数字化建设问题解决对策

1.加大对高校档案数字化建设的资金投入

高校档案数字化工作是高等院校事业发展的重要组成部分，高校领导应该充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，高校档案信息资源对经济社会发展和教育事业具有重要的、不可替代的作用。高校领导层应予高度重视，加大人力、财力的投入，满足档案数字化建设所需经费，给予档案数字化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持高校档案数字化建设的开展。

2.建立健全高校档案数字化建设的标准和规范

建立健全高校档案数字化建设标准和规范，对于高校档案数字化的建设有着非常重要的推动作用，高校档案数字化标准是进行档案数字化建设的重要基础和必要条件，进行高校档案数字化建设，没有标准化，档案数字化就难以实现。高校档案数字化管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，结合高校自身的发展需要制定共同遵守的档案数字化管理制度和业务标准，让档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为规范档案数字化管理奠定基础，使高校档案数字化工作有共同的衡量标准、协作依据，为建设高校档案信息网络做好准备，真正走档案信息资源共享之路。

3.做好高校档案数据库建设

高校档案数据库建设是发展高校档案网络的基础，也是发展新型数据库的必要条件。网络环境下，“资源共享，共同发展”是大趋势，做好高校档案数字化档案信息库建设，把网络技术和数据库技术紧密地结合起来，引领高校档案数字化向信息资源网络化的方向发展。高校档案在推进高校馆（室）藏档案数字化的进程中，要建立高校档案目录中心，丰富高校档案数据资源储备，提供高校档案数字化后台数据库支持，实现高校馆（室）藏档案信息的传输网络化和利用在线化。高校档案信息只有在传递使用的过程中才能体现出自身的重要价值，高校档案信息存在于网络数据库时，网络系统就成为高校档案信息最主要的传输平台，为高校档案信息的快捷传递提供了重要条件。现代信息技术的使用，使高校档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用。提高对高校档案数字化信息的有效管理和使用，需要建立高质量的高校档案数据库来存放。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。

4.提高高校档案数字化管理工作人员的技术水平

高校档案进行管理的重要组成部分就是进行档案管理的工作人员，所以，高校要想做好档案数字化建设工作，就必须要提升档案管理工作人员自身的技术水平。通过集中的方式进行培训，还可以通过网络的方式进行培训。如高校在培训每位工作人员时，要求其在输入档案内容的过程中，扫描以及录入等工作的错误率不能超过1%。此外，还需要安排核查人员，按照30%的比例进行抽检，督促工作人员更好的完成高校档案数字化工作。高校档案数字化过程中，还可以临时招聘一些能够熟练掌握计算机基本操作、了解档案管理基础知识的人才，进行档案数字化工作。

5.加强高校档案数字化建设中的档案安全工作

第6篇：档案数字化建设范文

【关键词】数字化档案；档案建设；必要性

数字化的文件在各行各业逐渐兴起，到现在已经成为了一种普遍存在的现象，因此其数字化档案的建设与管理在当今社会变得尤为必要且重要。随着信息化技术及社会的不断发展进步，档案的信息化建设难度也越来越大，因此数字化档案的建立面临的既是挑战也是契机。

一、建设的必要性与重要意义

（一）改善档案高效管理的重要手段

数字化档案的建立，能够高效的实现资源共享，打破以前档案使用的限制，让档案管理变得更加开放，也很大程度上改变了档案管理部门的相关职能属性，如从以前的档案进行保管与利用变成了现在对信息进行采集、管理以及服务，最终达到档案信息得到合理的配置，科学的管理，保障并提高给社会更加高效优质的服务。

（二）适应现代化建设新形势发展的需要

数字化档案的建设能够更加快捷的实现大规模的信息搜集、信息完好的永久保存以及利用。这是数字化档案适应现代化建设新形势发展的客观需要，实现数字化档案资源共享建设、档案馆建设是目前最为重要且急迫的事情，也是时展所提出的现实要求。

（三）满足现代社会需求最终结果

现代化数字档案的馆及查阅中心的建立与完善，能够使得社会各界（包括外商投资者）能够更加及时快捷的看到想了解的相关信息，满足其信息需求。对于信息化档案馆的建立需要达到好标准高效能的要求，各级政府及档案管理部应该积极的给于支持与行动，改变传统的管理手段，采用现代化的服务措施，让数字化档案馆信息可以及时快捷的到达需求者那里。

二、如何推进数字化档案建设

（一）对档案标准化、规范化管理水平全面提高

经过自身经验及调查发现，我国目前的数字化档案的建设相对滞后，且管理的标准化及规范化的水平很低，对档案系统管理的整体质量有着严重影响。因此档案管理的标准化与规范化是推进数字化档案建设的基本保障。数字化档案建设涉及到档案建设的各个环节，主要包括整体规划设计、设备选型、开发软件、整理档案、录入扫描、备份、查询管理等。为让使用者能够高效率的找到想要的信息资源，还应该设立档案的查询系统，实现信息资源的共享。

（二）对数字化档案管理的系统整体水平大力提升

数字化档案建设首先应该考虑整体系统，让系统的纵向、横向每个节点都得到提升，用网络联通传输信息，发挥整体优势，使其总额运作能力得以提高。任何一个节点都有可能造成系统障碍，因此着眼与整体，注重每一个细节。系统的整体水平提高，可以采取对先进单位水平提高进行鼓励，并设立试点，推广经验。系统整体水平的提升是推进数字化档案建设必要条件，只有这样才能充分的保证档案管理的高效与高质量。

（三）建设档案数据库

数据库是指利用先进的信息化技术科学合理的对档案进行治理与使用。数据库的建设是档案数字化的一个关键过渡阶段，即从纸质文字处理到数字管理系统。数据库的建设与开发是我国档案信息系统的核心与基础。数据库的建立是一件时间周期长、内容繁杂的任务，必定经过从低到高、从少到多的渐进发展。

三、建设数字化档案的基本程序

（一）建立数据库

检索数据库、文件数据库是目前档案馆数据库主要类型。检索数据库是指用于介绍馆藏资源，了解开放档案的目录、范围及途径的数据库。文件数据库是指用于载入档案并让其他人可以从网络上获取档案信息的数据库。数据库是档案的信息被数字化后集合而成，其档案形式也发生了相应的变化，从纸张变成计算机虚拟化形式，其中索引、超文本等技术实现了信息逻辑组织互联结构，使得信息管理更加智能化，可以运用人工或自然语言进行检索，让用户体验更加高效便捷。高质量数据库应该保证数据准确性、完整性、规范性、稳定性。

（二）建立档案馆

按照实际情况对数字化档案馆建设进行较强，可将其并入相关政府网站，通过网络向社会与政府提供相关档案信息，如国家、地方政策法规的查询，展示当地文明建设成果等。建立网上查阅中心为社会提供档案全文查询，逐步进行信息公开，创造出有利于本地经济建设与发展良好环境。完善数字档案馆硬件配置是档案资源优化公开共享的基本保障，如终端、储存设备、网络、空调、打印扫描等。

（三）管理人员自身素质提高

进行数字化档案的管理的人才需要较强的专业性与技术性，因此对档案管理员的素质要求有了很高的要求。除了专业理论知识的专研，也要掌握实际工作需要的技能技巧，更要对档案管理知识进行深入学习。扎实的技术能力及良好的管理素质，熟悉对数字化档案的内在关系及环节，是做好数字化档案的管理工作。因此，数字化档案的管理者应该严格要求自己，不断提升自身的综合能力，只才能适应新时代的人才需求。

（四）对电子文件进行积累与收集

根据现代形式的发展趋势可以预测电子文件将成为未来馆藏的主要来源，因此必须要求进馆的单位实行电子文件与纸质文件共同归档的双轨制，并将电子文件进行备份。

四、结语

综上所述，数字化的档案建设已经成为社会发展的必然趋势。在数字化档案建设的过程中我国处于快速发展阶段，建立中也出现了很多的问题，如高素质管理人才缺乏、管理设备投入低、规范性不够等等。作为新时代的数字化档案管理人员，应该肩负起社会及国家交给我们的任务，做好数字化档案建设与管理，不断的提升自身素质，深究相关新技术新理论专业知识，更好为我国的数字化档案的科学建设做贡献。

【参考文献】

[1]王丽芬.浅议数字化档案建设的几个问题[J].黑龙江史志，2012（23）：35，56.

第7篇：档案数字化建设范文

【关键词】医院档案；数字化

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2012）11-0056-02

随着计算机技术及多媒体技术的快速发展，对信息存储和利用的方式发生了重大的变革。医院档案管理系统也同样面临着挑战和历史性的发展机遇，数字化档案应运而生。

数字化档案系统是集数字化技术、检索技术、导航技术、存储技术以及信息管理系统与一体的跨库检索信息资源库。它具有高度的自动化技术水平，能以最快的速度为大家提供档案信息，最大限度地实现资源共享。目前档案的数字化建设还存在诸多问题，所有档案部门必须面对积极面对现实，加快步伐推进档案的数字化建设。

1 医院档案管理的现状

1.1 制度不够健全，管理手段落后

由于对医院档案管理工作的不重视，致使医院档案管理相关制度没有得到及时修订和补充，比如一些科研成果得不到及时归档，即使归档了，也存在档案资料内容记录不详细，缺项等现象的发生，另外传统的手工管理不利于检索，以及不能满足现代化信息化发展的步伐。

1.2 对档案数字化建设的意义认识不足

医院档案管理是医院管理的一个重要组成部分，它的发展状况也是医院整体建设的一个反映。所以，医院档案数字化是医院发展的必然趋势，是医院档案管理人员必须面对的一项重要研究课题。

2 医院档案数字化建设迫在眉睫

2.1 社会信息化的全面发展该变量医院管理的环境，医院的各项决策需要迅速、准确地得到各种信息，这就要求庞大的医院档案信息资源能够快速的共享利用，为领导决策服务。

2.2 社会公众对医院档案信息的需求也不断增加，以往医院档案大都是为医务人员服务，。而今社会公众对档案信息的需求、流通与利用在不断扩展，这就要调整医院档案管理的服务方式，拓展服务领域，进行超前跟踪服务，变被动为主动，为医务人员、患者及社会公众服务，多角度多层次地服务于整个社会，充分发挥档案的信息化资源作用。

2.3 档案信息化可以改善档案管理工作，档案的数字化有利于突破档案利用的种种局限，是档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向档案的信息采集及服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置进而为社会提供高效优质的服务。

3 医院档案数字化建设过程中可能存在的问题

3.1 医院对档案数字化建设的投入不足，一般情况下医院对医疗设别的更新投入非常重视，对医院档案数字化建设的投资和技术力量的投入以及技术基础的更新等配套设施的建设不够完善。这是医院档案数字化建设的不利因素之一。

3.2 数字化档案的安全问题，数字化档案主要是以电子文件为主，以电子文件的形式手机存储在光盘载体上。但电子信息在存储的过程中，信息与载体是分离的，给信息的长期保管带来了困难。另外，电子信息作为一种数字信息其流动性和不稳定性高，容易导致被篡改、毁坏或丢失现象的发生。这就要求档案管理人员具有高度的政治素质，并熟悉计算机知识。身份验证、权限检查、防火墙、以及数据备份等技能，保证系统和数据的安全性。

4 对医院档案数字化建设的几点建议

4.1 加强基础设施建设，购置专业的档案柜、目录桂，办公用的计算机、复印机、打印机等电子设备，为传统的档案原件转化为电子信息模式做好前期准备工作，加快档案数据的处理和存储功能。充分利用院内局域网，与医院相关科室做好链接，最大程度地实现档案资源共享、共建。

4.2 安全保障方面，在建设医院档案数字化工作中必须做好电子档案的安全工作。首先对电子档案的制作、保管以及利用要制定一系列严格的规章制定，保障电子档案的安全，其次利用现代化技术手段如建立网关、安装防毒软件以及设防火墙等措施防止病毒对电子档案的破坏。再有就是对电子档案的数据要进行定期的备份以防万一。工作中主张实行“双轨制”，即电子档案和传统纸质档案或硬拷贝同步归档，形成电子档案的专有软件业一起归档，形成内容完全一致的两套档案，提高数字化档案数据的安全性和可靠性。

4.3 领导要加强对档案数字化建设的重视，领导的重视程度直接关系到档案数字化建设的进程，首先将档案管理列入医院年度考核内容，加大资金的投入。保证存储设备的高质量，避免档案数据的丢失导致人力物力的浪费。利用好院内现有的电子计算机资源，不断推进档案的信息化数字化建设进程。

4.4 完善管理制度，保障档案数字化建设的顺利进行，医院要根据电子档案的特点，制定相关的规章制度，如 电子档案归档制度、电子档案备份制度、保密制度、归档制度、使用者的身份确认制度、网络安全制度等等，以保证医院档案数字化工作的有序安全运行。

4.5 提高医院档案管理人员的专业素质，使之成为复合型的高素质的档案人员，为医院档案数字化建设提供有力保障。档案的数字化需要档案管理人员不但要具有专业的档案工作经验，高度的责任心，同时还要有熟练运用现代化计算机办公手段，能熟练操作计算机，使用数据库录入数据等相关网络知识。所有，一方面医院档案管理人员要加强自身的学习，另一方面医院要给档案管理人员提供外出培训学习的机会。使之能胜任医院档案数字化工作的要求。

综上所述，医院档案的数字化建设能扩大档案为临床医疗、科研、教学以及医院各项工作的开展发挥积极的作用。既可以提高社会效益同时也可以带来一定的经济效益。医院档案的数字化建设是一项系统工程。它与医院领导的重视程度、档案管理模式的转变、相关制度法规的完善以及档案管理人员自身的素质提升都息息相关。相信会随着我国法律法规的足部完善，以及数字化技术的发展，医院档案管理人员的素质的不断提高，医院档案数字化一定会得到突飞猛进的发展，服务于医务人员，服务于社会。

参考文献：

[1] 王云霞，医院档案现状分析及数字化管理措施.新观察，2010，3：32-33.

第8篇：档案数字化建设范文

一、加强档案数字化硬件设施设备建设

2010年投资新建档案大楼，面积达1836平方米，档案库房全部安装智能型密集架，按国家标准配备档案专业消防与安防设备设施，库房满足“八防” 管理要求，档案保管与办公环境得到改善，实现库房、办公室、阅览室“三分开”。以河北省企业档案工作目标管理认定工作为契机，积极购置扫描仪、照像机、大容量存储设备，同步升级档案专用计算机、打印机、复印机等，为档案数字化建设奠定了雄厚的物质基础。

二、积极开展认定工作，建立全宗卷，健全台账

2013年，油田申报河北省企业档案目标管理认定“六星”级。依据相关标准收集整理佐证材料4方面73册，建立全宗卷8类150余份资料;为方便查询利用重新拆装、整理历史档案台账400余本，进一步提高了油田档案工作的规范化与标准化。

三、灵活应用档案系统，加速档案数字化建设

档案系统是中石油集团公司在取得一系列信息化建设成果，各信息系统产生大量电子文件的背景下研发而成。系统采用集中部署架构，通过“收集整理”、“档案保管”和“档案利用”3个模块，实现档案收集、利用与保管的网络化管理;通过“电子文件归档”模块，实现电子文件的全面收集与保管（见图1）;实现OA系统的自动归档;实现档案管理由后端、局部、辅管理，发展成为对档案资料信息的前端控制和全程管理。油田结合自身档案管理特点，积极推广并灵活应用档案系统，全面加速了档案数字化建设。

1.发挥档案与信息合力，加快馆藏档案数字化建设。馆藏档案数字化是指对传统纸质档案通过扫描、数码相机或录入等手段转换为计算机可以识别和处理的数字化信息，存储在计算机存储设备里。油田发挥档案与信息合力，确保档案数字化、电子文件挂接、数据整理迁移等工作的有效开展和顺利实施。结合油田自身实际制定出合理的总体规划和实施方案，投资数百万元，按照整体规划、分步实施、以需促建、突出利用的原则，有计划、有重点、有步骤地进行。目前除小部分业务档案外，馆藏档案已全部实现数字化，为档案数字化建设提供了主要的数字化信息资源。

2.以档案系统为平善档案数据库。

（1）及时完成馆藏数字化档案迁移工作。档案系统提供历史档案迁移功能，通过数据整理、数据导出、数据校验和数据导入4个步骤完成。油田以档案系统为平台，将数字化完成的部分全部迁移至系统中，实现新旧系统的数据统一。

（2）建立档案数字化信息资源库。数字化档案资源是数字档案馆建设的核心。如果没有数字档案资源，再好的档案管理系统也是“无源之水”。油田不断深化完善档案系统的应用，经过近4年的努力，档案系统已经成为油田九大类档案集成化的数字化信息资源库。这些数字化档案信息通过档案系统提供灵活的档案查询系统，已经成为油田利用网络资源为用户提供服务的重要来源。

（3）注重加强电子文件的收集。以推广档案系统为契机，明确电子文件必须归档的要求。通过档案系统“应用管理”权限实现系统中归档流程的统一设定，有效确保除管理类与会计类档案外，其它各类别档案均采用标准归档流程，即纸质档案对应的电子条目必须经过归档部门与档案部门领导两级审核后，才能进行档案条目的提交与归档工作。同时，电子条目在线审核环节，档案人员将电子文件是否上传作为审核重点。既定流程与审核环节的设定，从系统源头保证了电子文件的全面收集。同时为日后馆藏档案数字化工作的持久战扫除障碍。数字化档案信息在档案的现代化管理、使用和传播等方面发挥着重要的作用，是建立数字档案馆的基础和前提。

3. 利用档案系统构建档案数字化信息资源应用平台。

（1）档案系统在内部局域网运行。采用标准的B/S（浏览器/服务器）模式，以数据库技术为支撑，基于智能检索技术和网络技术，采取直接提供保护或通过格式转换提供保护等措施确保利用过程中数据的安全，能够满足档案利用者和档案管理者的需求，为档案数字化成果的利用提供有效途径。

（2）采用条形码技术提高服务效率。油田通过二维条码扫描枪，对所借阅/归还的档案资料进行扫描登记。二维条形码自动识别接口，做到扫描快速、读取准确、一“件”不漏，尤其为档案资料大批量查阅、快速利用提供了“捷径”。网上借阅服务的开展，为实现油田档案数字化信息的共享提供便利，为实现档案实体更高程度地科学化、信息化管理奠定基础。

4.利用档案系统确保归档管理的可控性。档案系统遵循电子文件先归，实体档案随后归档的原则。推广使用档案系统以来，油田实现在线指导立卷、移交、审核、归档入库、办公系统（OA）自动归档，确保油田九大类档案自该系统使用以来电子文件归档的标准性与统一性，归档管理更加便捷可控。

5. 加强档案人员数字化技术培训。发挥油田信息技术专业优势，加强档案人员信息技术培训，提高档案人员计算机和信息技术水平，形成信息技术与档案专业相互促进的融合式发展格局，档案信息化水平得到显著提高，为档案数字化建设提供了人才保障。

6.加强档案数字化业务“关键时刻管理”。结合档案工作实际情况，油田采取数字化业务外包形式。业务外包不仅优化资源配置，还使档案部门能够集中精力更有效地完成油田的核心业务和追求更高的任务目标。在实际的数字化工作中，油田注重“关键时刻管理”的做法，有效地确保了档案数字化工作的质量和效率。

（1）加强数字化业务外包的管理制度。一是制定合理的外包合同。合同明确了双方的责任和义务，指明赔偿的责任与解决争端的方式，指出了服务范围。二是加强外包服务商的管理。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，油田严格按照档案数字化规范开展数字化业务。同时加强监督检查，指定专人逐一审查数字化成果，及时听取外包商工作阶段汇报，做到发现问题及时解决。

（2）及时加强与外包公司的沟通与协调。油田注重加强与外包公司的交流，制定项目计划，控制项目实施进度，并定期检测以确保工作质量。

（3）加强对外包人员的培训和业务指导。由于历史变革等原因，档案存在诸如档号复杂、卷内文件混杂等问题。因此，随时都会出现卷内文件排序困难等具体问题，还有可能会出现一些可能无法预料到的特殊情况。在档案数字化过程中，油田加强对外包人员的前期培训和过程中的即时指导，确保了档案数字化的质量。

（4）加强档案保密措施确保数字化档案的安全。一是外包商数字化人员全部与油田签订保密承诺书，并报公司保密办公室备案。二是严禁外包档案。三是加强档案安全教育。

（5）严格遵照集团公司《档案数字化规范》开展数字化加工。在数字化过程中，严格按照档案数字化加工方法开展工作，并注重扫描与修复同步开展，对破损严重的档案先运用修裱或加固等方法进行技术修复，然后再进行扫描，有效确保了数字化质量。

7.档案系统催生档案数字化规范。统一的档案管理系统需要统一的管理制度，必须执行统一的标准规范，必须统一业务流程。中石油集团公司办公厅先于档案系统研发制定了《集团公司档案管理手册》，对档案管理规定、档案基础业务规范以及档案信息化规范做出了明确详尽的说明，尤其对档案数字化规范如基本原则、基本流程、档案交接、档案整理以及数据采集、质检与验收等均明确规定，为档案数字化建设提供了制度保障。油田严格按照规范开展数字化工作，为档案信息的标准化和规范化奠定了基础，提高了档案信息的共享程度，推进了油田档案数字化建设的进程。

8. 利用档案系统发挥数字化效益。档案网络化是数字化的发展方向。网络化是信息传输、交换和共享的必要手段，也是充分发挥档案数字化效益的必由之路。面向单机的数字化档案信息，其作用必然有限，只有网络环境下的数字化档案信息，才能实现真正意义上的共享。油田所使用的档案系统具有较强的兼容性、档案网络数据查询的简易性等优点，便于电子文件的收集与电子档案信息的检索，具备用户权限设置与身份认证管理等安全保密措施，能够实现档案的数字化管理、网络化应用，发挥数字化效益，提高管理效率，提升档案工作综合服务能力。

四、结束语

第9篇：档案数字化建设范文

关键词：房产；档案馆；数字化；建设

中图分类号：TU242.3文献标识码： A 文章编号：

随着房屋权属变更日趋频繁，其房屋档案是确认财产和保护财产不可替代的法律依据。有关房产档案的信息化管理系统已经是房产行业信息化战略的重要组成部分，房屋档案馆数字化建设已成为必然趋势，也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。建设部《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》对档案电子化提出了明确要求。如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为房产档案部门不得不考虑的问题。

一、房地产档案馆数字化建设的重要性

近几年，房地产开发建设领域发展迅速，对房屋产权产籍的管理要求也越来越高，作为政府的行政职能部门，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。对房产档案档案数字化的研究是每一个档案工作者不容回避的问题。

二、房地产档案馆数字化建设中的应该解决二大个问题：

第一、数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

第二、统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地房地产档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快房地产档案数字化的进程。

三、房产档案馆数字化管理系统工程的建设：

数字化房产档案馆是一个数字化的信息系统，与传统的房产档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主，以机读数据库为档案存储中心，以网络化运作实现房地产档案信息资源的共建共享。因此房产档案馆数字化显得至关重要。

首先在系统设计上，按照建设部房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法的要求，充分利用已经建立起来的“数字系统”，力求在规范化管理上实现突破。建立一个集中扫描录入包含各种分类和密级的房产档案，使纸质档案图像化，实行电子化集中存储、索引、管理、查询的系统。在充分考虑房产交易市场自身业务系统状况的前提下和当前房产档案电子化领域的发展趋势，提出具体分项目标如下：

（1）、实现电子化文档的集中控制和资源共享；

（2）、系统结构灵活，可根据业务量的变化而实现连续性扩容；

（3）、具备足够的安全措施，充分兼顾系统安全、网络安全和业务安全，做到安全与效率并重；

（4）、提供统一的接口，响应其它业务应用系统对本系统存储的影像图片的查询请求；

（5）、对需要进行远程调阅的房产档案进行影像扫描，将图片文件存入计算机，实现电子化存储；

（6）、配合并培训库房管理人员进行增量档案的扫描；

（7）、使电子档案管理系统与产权产籍管理系统无缝连接；

其次系统设计原则：为了实现目标，系统主要围绕以下几个原则进行设计和开发：

先进性：系统设计和开发采用C/S体系结构和面相对象（OO）的软件分析和设计方法，构成了在国内具有先进性的档案管理。

稳定性：保证应用系统运行及通讯的稳定性，有较强容错性，从软件、硬件、网络等不同角度，使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。

独立性：电子档案系统通过接口与原业务系统无缝结合，可根据本单位的具体情况将扫描模块插入到任意业务环节。

系结构业务流程表示如下：

（一）档案扫描

1、认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。 2对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度；对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。 3.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。 4.每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。 5.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。先将全部正面扫描并保存后，再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描)，最后将空白页删除。 6.卡纸的处理 纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。 7.A3幅面的纸张用数码相机进行拍照。 8.检查核对完后将该影像数据保存到数据库服务器保存。 （二）图像修正1、扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。2、图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。3、要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。4、对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。（三）档案资料分类房产档案资料分类，可以根据实际情况进行调整,每份档案文件目录数据与其图像文件名分类后建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。（四）数据对接根据文件的业务编号将目录数据与图像文件进行对接，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。

（五）档案整理

1、对扫描后产权资料逐卷、逐份验收和检查，然后装订建卷，移交档案编排人员。

（六）档案号编排

经过接收、扫描（拍照）、整理后的档案由专人经本档案系统自动给案卷号（流水号），按档案属性分类编排，根据每卷档案所在的库、列、组、层、卷编排档案状态。

以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。（八）光盘刻录

每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘或备份到磁带，刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。

（九）档案公开查询、公开利用

以前对房地产档案利用工作处于无章可循的状态，加上受传统档案管理理念的束缚，档案管理人员一直有重保管、轻利用的思想，对房地产档案查询设定种种条件限制利用。我们在本系统查询信息中设计查询功能，从查询受理、查阅内容、查询收费、出具证明形成信息数字化，软件设计中对前台实行部分资料公开查询，档案信息系统的运用，使我们档案管理达到自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印，带来了更高的工作效率和更好的社会效益。

四、进一步加强档案数字化基础设施建设

1、建设高质量的档案信息数据库 房地产档案管理主要包括两个方面: 档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用, 它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。首先应该对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库，这是一个快速且见效快的目标；其次在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样，才能建立一个全面、高效、快速、准确的档案检索数据库。

2、稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。推进档案资源信息二次开发，建立多种形式档案信息体系。根据档案信息，做多方面的专题研究和编研，推进档案信息的二次开发，同时采用多形式档案信息的方式，如建立网站等，使更多的用户了解档案、利用档案，扩大档案的利用价值。

3、电子数据的安全性管理。档案资源信息化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。

4、加强电子文件归档与管理

加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

5、抓紧档案信息化标准和规范建设

利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中, 必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准, 最终建立起一个标准化的数字化利用平台, 实现档案数字化管理。