高效档案管理精选(九篇)

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第1篇：高效档案管理范文

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

第2篇：高效档案管理范文

档案管理工作信息量繁多，查找起来也需要一些时间，如果领导要及时要一些文件，查询起来很不方便，这样暴漏出档案查询的效率较低，影响整个工作进程。最后，传统的档案管理工作，储存档案时间较长，会累积大量的文件数据，在档案进行查找、更新、维护时，带来很大的工作量，而且还容易出现差错，传统的档案管理大部分都是纸张管理信息，时间久了就会堆积，一些年限就的文件在不断的整理中就会遗漏、混乱，如果遇到一些临时急需的文件，查找工作会消耗很长时间。

二、新时期高校档案管理工作创新的措施

高校的档案管理工作也要随着社会经济的不断发展而进行适时的改革创新，在档案管理体制不断创新改革过程中，就是在传统档案管理工作的基础之上进行的填补和玩啥，因此，在教育体制不断的改革中，强化高校档案管理程序和步骤，运用现代化的科学技术、计算机网络，将高校的档案管理工作更加的完善，更好的服务于高校整体管理工作中去，档案管理创新要做好相关的措施，具体如下：

（一）通过对档案管理工作的正确认识和分析，明确档案管理创新

发展的思路，找到创新管理的方法和途径领导对于档案管理创新工作要给予重视，工作人员在实际管理工作中善于总结分析档案管理中的利弊，通过总结分析，找到创新的头破口，才能促进档案管理工作有序稳定的向前发展。

（二）档案管理的实际工作中要坚持“以人为本”

创新是一中进步的、向前的、先进的发展思想，而人无疑是产生创新思想的主体，“以人为本”就是在档案管理工作中，人性化的采取有效的措施进一步加强管理工作，使管理工作更加高效。作为高校一项基础的管理工作，档案管理对于高校的发展有着重要的意义，因此，作为高校来说，定期的对档案管理人员进行定期的培训和教育，不断的丰富档案管理知识，同时也提高了他们的专业技术水平，档案管理工作人员也要树立终身学习的意识，二者相互配合，相互的作用，才能提高创新在档案管理工作中发挥着越来越多的作用。

（三）采用现代的科学技术，使高校的档案管理能够开辟出新的天地随着科学技术的不断发展和进步，现在社会发展主要还是取决于技术的竞争和发展，而很多科技成果的研发也被运用到各个领域当中，在教育和教学的管理机构当中，科学成果的运用也非常的广泛，比如在现在的课堂教学当中，多媒体技术的应用已经非常的广泛和成熟，而在高校的档案管理工作当中，计算机技术也已经开始被运用的非常广泛。计算机技术的运用，使得高校档案管理工作能够更加方便的运行，也为高校一些基础性工作的运行提供了更加有效和科学的方式。

（四）档案管理的专业化水平应该要不断的提高

高校的档案管理工作想要长久的发展，就要建立综合档案管理方式，在提高档案管理专业化水平的时候，除了要提高档案管理工作人员的专业技术水平和综合素质之外，还应该要建立起管理工作的创新机制、保障机制以及电子化的体系，从多个方面来对档案管理工作进行综合提高。

（五）对于电子档案的安全研究工作应该要进一步的加强

档案网络化以及电子档案已经开始在高校当中普及，但是因为档案信息是具有一定的机密性，所以档案管理的工作人员在管理的过程当中也应该要注意电子档案的安全性。首先对于那些需要在网上进行的信息应该要进行比较严格的审查。对于一些不明信息要进行阻止或是经过审查之后使用，避免互联网黑客的袭击、导致信息泄露，给高校档案管理工作带来不便。其次对于网络信息安全性，相关管理工作人员应该要加强。

三、结语

第3篇：高效档案管理范文

【关键词】高职 档案管理 信息化

档案管理工作是建设示范性高职院校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。应该认真总结以往档案管理工作中的得失，改进工作方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，以实现档案的自身和社会价值。

一、档案管理中存在的问题

近几年来，台州职业技术学院档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道。但从整体情况看，存在一些共性问题，如部分领导档案意识不强，档案工作的重视程度不够，档案管理制度不健全。其中，档案工作本身还存在着以下几方面问题。

1、档案管理格局混乱。管理机构不健全，管理职能不明确。档案管理一般由设在学校行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因，综合档案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等，而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系（部）管理，在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局，不利于高校及档案事业的发展。

2、档案管理队伍整体素质低。有些人对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，学校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又直接制约着档案信息化建设进程。

3、数字化建设落后。由于不少学校的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投人档案管理的基础设施建设，因而很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。形成没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高校管理中广泛运用，高校管理手段不断进步。但是，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

二、档案管理工作的措施

1、档案结构创新。高校档案建设要从高校职能变化形成新档案的趋势和对档案工作的新要求出发，针对高校教学、管理、科研和服务工作的一般特点和本校特色，从发展的角度，收集本校资料，努力做到全而不烂、精而不缺；同时积极收集必要的校外信息资料，形成高等教育及其科研情报，一方面与本校档案进行比较研究，促进本校档案研发水平；另一方面为本校教学、科研、管理和服务工作提供广泛的技术情报，避免工作中的弯路，促进本校各项工作水平的全面提高。

2、提高档案信息化水平。随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。数字化档案实现后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。

3、提高管理人员素养和服务理念。重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，做一名一专多能的档案工作人才，自如应对高校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供具有针对性的档案服务。

总之，高校档案工作是一项基础性、服务性管理工作，也是高等教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为档案的工作者必须迎接挑战，适应档案信息化的新型管理的需要，努力学习新技术，积极探索档案数字化建设的方式，推进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为学校发展做出应有的贡献。

【参考文献】

[1] 侯晓微：浅谈高等学校档案网络化管理[J].贵州档案，2003（5）.

[2] 吴宝康：档案学理论与历史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.

第4篇：高效档案管理范文

论文摘要：随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展，高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”：一是服务内容的创新，从档案数量要求向质量要求转变；二是服务方式的创新，由被动服务向主动服务转变；三是服务手段的创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此，高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明，高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的环节，也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏，直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体，它的作用发挥并不是主动的，而是潜在的，需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑

一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢，不能适应人们的要求。当今时代，计算机已深入到社会生活的各个领域，在档案工作中，计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史，大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二是新的电子载体（材料）的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体，录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后，新型载体大量出现，如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。

三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网，校园网的产生使档案工作发生了质的变化，一改传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作，利用先进的设备、科学的方法和手段，极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比，电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动，而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共享。

三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施

服务内容创新，从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的，高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用，高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新，很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节，以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为高校的中心工作服务，从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

服务方式创新，由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来，大胆改革现有的高校档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识，在校领导的重视和支持下，紧紧围绕学校的中心工作，积极参与学校的重大活动，及时了解、掌握学校发展动态，经常深入教学、科研第一线，熟悉教研业务工作的流程和具体内容，了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求，有针对性地开展信息服务工作。同时，在档案主管部门的协调下，加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享。

服务手段创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体，随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展，数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此，必须加快档案信息化建设步伐，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，改变传统的手工操作管理模式，实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储，实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时，加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

参考文献：

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).

[2]李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报,2003,(4).

第5篇：高效档案管理范文

关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

      2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

第6篇：高效档案管理范文

【关键词】高校；档案管理；效能

中图分类号：G64 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2017）11-0225-01

一、高校档案管理效能的意义

（一）有助于建立高效能的管理机制。对于高校档案管理来说，最重要的要求就是能够提高档案的利用效率，将高校档案的各项功能作用都发挥出来，利用好档案信息资源的社会功能，采取一些激励档案管理工作创新完善的绩效机制，从而推进高校档案信息管理的进一步完善。就当前来说，我国已经建立这种绩效机制的高校有很多，大家都认为这种绩效机制可以有效进行档案管理，将档案的效能和效益结合起来，取得双重进步。

（二）有助于促进多层次的档案利用。高校档案信息资源可以促进学校重要文献的记录传承，可以将学校珍贵的资料保留并运用到未来的工作中，可以反复创造价值。高效率管理的重点就是要充分利用信息资源，使高校档案管理的作用效能都能够充分发挥出来，使高校建设发展更加快速。

（三）有助于培养高素质复合型人才。如今是信息时代，高校档案管理充分利用信息技术也是理所应当，并且对操作档案管理系统的人员也提出了更严格的要求。作为高校档案管理的操作人员，不仅要能够娴熟掌握档案管理基本操作流程，更要在信息技术方面有一定程度的了解，在计算机发生故障的时候能够快速予以解决。操作人员不仅要有很丰富的知识储备，还要有敏捷的洞察力，可以准确辨别出问题的所在。高校档案管理系统需要这种高素质的复合型人才。

二、高校档案管理效能低的原因

（一）档案体系建设不健全。高校档案管理工作是对档案资料进行系统化整理、分类、归档和储存，档案的整理方式也十分滞后。由于计算机技术的高速发展和广泛普及，这种技术已经应用到生活的方方面面，高校更是不例外，已经在各方面都运用了计算机技术，唯独档案管理方面没有充分利用计算机技术，很多高校关于档案管理仍然采用传统的工作方式，甚至是手工整理，这种原始方式使得工作效率落后，并且会出现很多操作性的失误，有待解决。

（二）档案管理服务模式单一。由于高校档案管理面对的受众群体多是学生教师，因此它的发展面就比较小，但是档案管理系统发展前景却很大。如果能够充分运用档案管理系统，以后就可以为社会各阶层服务，使档案管理的模式多样化。

（三）档案管理建设滞后。当今世界已经进入信息时代，计算机成为人们生活中必不可少的一部分，并且运用到生活的各个方面，可是档案管理的信息技术运用却相对落后，还在运用最原始的手工操作方法管理档案，这使得档案管理的效率十分低，影响档案管理发展。

（四）缺乏绩效考核评价机制。高校档案管理应该将管理成效放在第一位，档案管理工作有很广阔的发展空间，并且对生活的帮助也很大，我们应该建立绩效考核评价机制，使其效率大大提高。

（五）缺少专业档案管理人才。人才是创新发展的动力之源，任何事物的发展都不能缺少人才的帮助。因为计算机的普及，对人才的要求提高，需要一些知识储备大、高素质的、善于运用计算机的复合型人才，能够及时纠正错误，避免操作失误。

三、提高高校档案管理效能的对策

（一）健全档案体系建设。档案信息系y的建立健全还有待完善，档案信息系统的一些服务功能还没有完全展现出来，如我国高校的学生档案，只有学生性别、名字、年龄等基础的信息，没有学生在学业上的记录。因此档案管理系统还是有欠缺的地方，并不全面。因此应该突破这些局限，使档案管理更加完善和健全。

（二）面向社会开放服务。高校档案信息资源应该面向社会开放服务，因为社会发展需要资源管理，并且院校与院校之间也需要这种档案资源管理的对接，因此完善社会服务功能有助于提高档案管理系统的利用效率。

（三）建立现代数字馆藏。建立现代档案管理方式有助于档案管理信息资源发展。原始馆藏档案方式不论是在储存量、寻找资料的效率，还是占地面积，都无法与计算机系统下的档案管理相比拟。要建立现代数字馆藏，提高档案管理效率。

（四）引进绩效管理机制。有研究显示，绩效管理机制能够快速提高档案管理的效率，使档案管理能够更有效率地被使用。如果高校档案管理想要实现出众的管理，就应该尝试引进BSC绩效管理体系，当档案管理与效益绩效有关联时，档案管理自然会提高效率。

（五）引进专业档案管理人才。复合型人才是现今档案管理需要的管理型人才，因为在计算机技术的普及之下，档案管理也利用计算机系统提高效率，需要有丰富的知识储备、能够熟练运用计算机的复合型人才来进行管理。

参考文献：

第7篇：高效档案管理范文

高校内部审计档案管理工作的重要性

内部审计档案是内部审计工作的重要组成部分，是内部审计活动的真实记录，也是考查内部审计工作质量、研究内部审计工作历史的重要依据。因此，建立完整而系统的内部审计档案有着重要的现实意义。

（一）能够提高内部审计工作的管理水平，促进内部审计工作积极、高效发展。做好审计档案管理工作，能够帮助高校内部审计工作者进行审计质量检查、评估，能够帮助评审内部人员的工作业绩和业务水平，能够有助于对高校未来的内部审计进行规划和执行，能够帮助新参加工作的审计人员的学习参考和提高技能。

（二）能够为内部审计工作保存审计证据，有效防范和规避审计风险。审计档案是审计工作的真实记录和反映，做好内部审计档案的管理工作，就是为审计工作保存审计证据。高校经济活动的日益复杂性也为现代审计带来了不可回避的风险，在实际审计工作中就要求审计人员要严格依照相关审计法规进行审计，而做好审计档案的管理工作就可以有理有据地证明审计工作是依据有关规定开展的，是符合要求程序的，从而达到对审计结论的支持，对审计人员的保护作用。

（三）能够为连续审计提供便利，提高审计效率和效果。

内部审计档案系统而完整的反映了内部审计的全过程，作为审计工作结束后复核和备查的依据，可以为有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。一些审计项目如经济责任审计、基建预决算审计、财务收支审计等，连续性很强，审计人员可以充分利用以前年度的审计档案进行审计，从而缩短审计周期，达到提高审计效率、起到事半功倍的效果。

高校内部审计档案管理工作的存在的问题

（一）对内审档案管理工作的重要性认识不足，重视不够。

一些单位的领导和审计人员对内审档案的管理工作缺乏足够的认识和重视，认为只要出具了审计报告，提出了审计意见，做出了审计决定，审计工作就结束了，对相关资料没有及时汇总、整理和归档，缺乏规范性的管理。

（二）制度不健全，落实不到位。

一些单位虽然也按照《档案法》、《档案法实施办法》、《审计机关审计档案工作的规定》、《审计机关文件材料立卷归档作业规程》等相关法规制度，制定了相应的审计档案管理办法，但是缺乏借阅、保密等细节制度，而且一些制度仅仅是“印在纸上，挂在墙上”，缺乏严格的执行和落实。

（三）缺乏专职人员，管理方法有待规范、提高。

许多单位都没有专职的内审档案管理人员，大多是兼职，不具备审计档案管理专业知识，不熟悉档案管理的基本操作流程，缺乏档案管理工作经验，难以真正发挥内部审计档案的作用。

做好高校内部审计档案管理工作的措施：

（一）领导重视，提高认识。

领导要进一步提高对内审档案管理工作重要性的思想认识，把档案管理工作列入审计工作的重要议事日程。认识是先导，工作是关键，不从根本上解决认识问题，工作就不可能有持续的良好效果。

（二）健全和完善各种制度，进一步提高制度化、规范化程度。

在原有法规制度的基础上完善《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案日常管理制度》等管理制度，从档案的收集、整理、立卷归档、保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节健全了档案管理制度，进一步提高档案管理的制度化、规范化程度。

（三）严格按照制定的规章制度管理审计档案，狠抓落实。

制定规章制度的目的就是为了指导、规范平时的工作，若只制定而不执行，那再好的规章制度也就成了一纸空文，如何实现科学、规范管理档案的目的。

（四）强化档案管理人员素质，提高管理工作水平。

第8篇：高效档案管理范文

试想，随着未来相关政策的出台，改革措施的步步推进，必将会对我国事业单位，尤其是高校的人事管理制度、人事档案管理模式产生深远的影响。那么，如何快速、有效地适应高校人事档案管理工作发展的新要求，充分发挥人事档案的作用，以便更好的服务和促进高校各项工作的发展，无疑是高校档案工作者即将面临的新课题和新挑战。

1 未来高校人事管理制度必将改变

由于目前各地还在对取消编制这一政策进行深入的摸索，因此目前还没有明确的政策。但是，大方向是可以管窥一二的。我国正处于政治体制改革和经济体制改革的重要阶段。许多陈旧的体制都要逐步打破，以适应社会主义市场经济体制。事业单位更是各项体制改革的重点区域。事业编制必将会逐渐缩小，直至消失。

尽管这一过程也许会很漫长，但是这是未来我国事业体制改革的必经之路和最终目的。一旦真正取消现有的编制管理制度，将会带来一系列的人事制度改革。现有的体制会被完全打破，人事档案的管理模式也会随之改变。

2 目前高校人事档案管理的主要模式

我国高校现阶段的人事档案，主要分为事?I编制内和事业编制外两大类。事业编制内的人事档案由各个高校直接管理，负责人事档案的收集、整理、鉴定、利用等等。事业编制外的人员统称为人事（或人事派遣）人员。这部分人员的档案一般情况下由人事机构保存和管理。

这种人事管理制度，造成了本来同属于一个单位的人事档案，被人为地割裂开来进行管理。而且，不同高校的人事档案，其管理部门也不尽相同，既有组织、人事部门，也有综合型档案馆。这种管理模式随之带来的就是人事档案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。

3 取消编制后高校人事档案管理

如上所述，取消编制这一过程不是一朝一夕，这一过程应该分为两个阶段，第一阶段是事业编制和非事业编制共存阶段，基本等同于现在的阶段。但和现在也有所不同，那就是事业编制所占比重会逐步缩小，慢慢低于非事业编制人员。第二阶段是完全取消事业编制。这两个阶段的人事档案如何更好的管理，是档案工作者要面临的一大问题。

3.1 共存阶段

在这一阶段，人事档案仍旧可以采取目前的方式，既编制内人员的档案由高校自己管理，编制外人员的人事档案由人事机构管理。但这两个机构之间应保持密切联系，共同协作。因为高校的人员主要由专任教师、教辅人员和行政管理人员构成。日常工作中必然因为职称评定、鉴定考核等等原因要产生大量的档案材料。同时这些材料还会在日后的工作中因为各种各样的原因，被不断的重复利用。

然而，这一模式目前存在很大的问题。首先，非编制内人员的人事档案，在上交到人才交流服务机构后，各类事务都需要去服务机构办理，例如上交材料、职称评审等等，有些需要经过繁琐的审批手续。[2]显而易见，这种情况无论是对档案管理还是相关联的人事以及高校其他方面工作，都会不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事机构对其所保管的人事档案，并非免费的管理，而是有偿服务。目前，这部分资金基本上都需要由高校来承担。这无形中给人事档案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪费。

因此，在这一阶段，高校人事档案管理部门和人事机构要建立有效的沟通方式和渠道，妥善处理好收集、整理、鉴定、利用等人事档案工作环节。最大化的减少因为管理机构的割裂造成的不利局面，共同促进人事档案的管理工作。

3.2 完全取消事业编制后的人事档案管理

高校、公立医院等事业单位完全取消事业编制后，人事档案的归属和管理，将会是一个全新的课题。如何才能更合理、高效的管理好人事档案，是档案管理部门和组织人事部门都要好好思考的问题。笔者在这里进行一下简单的分析，以抛砖引玉。

3.2.1全部由高校统一管理

作为用人主体，高校自身管理人事档案是理所应当的。首先，人事档案包含的主要信息，基本是在高校任职期间所产生，比如职称评定、业务考核、工资审批等等材料。这些材料的收集、整理、鉴定等工作，应由本校人事档案管理部门亲自完成，以避免材料的损坏、丢失、造假等。对于人事档案的查询利用工作，比如出国、财产继承、亲属关系证明等等情况，都需要高校人事档案管理部门出具。

目前，不同高校管理人事档案的部门不尽相同。未来取消事业编制后，各个高校应成立综合档案馆。由档案馆统一对人事档案进行管理。早在2008年，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，其中第四章第三十二条明确指出：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。这也从法律层面对高校档案馆的职能和作用作了明确的定位。

3.2.2全部由第三方机构管理

第9篇：高效档案管理范文

一、加快高校档案管理数字化建设的现实意义

数字化档案管理是指通过计算机建立档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库（照片、音频、视频等），以数字化为载体的档案信息存储提取模式。高校近年来发展迅速，学生数量和教职工数量逐年增加，这种增长使得高校档案处于不断变化的状态，档案的维护和更新需要更多的人力和物力资源，高校档案管理工作面临越来月大的挑战。而高校档案记载的信息对于学生、教师和高校来说都是十分重要的，因此，提高高校档案管理的效率在档案管理工作中占有着重要的地位。而目前几乎所有高校的档案管理，都面临传统纸质档案和数字化档案并存的过渡阶段，目前高校档案的存储主要还是以纸质档案为主，电子信息管理手段还仅被运用于检索、备份等一些辅助的功能，电子信息技术处理信息的高效、稳定性在目前高校档案管理中还没有完全发挥优势。问题的原因是档案管理人员对于数字化档案管理的重要性仍缺乏充分的认识。

（一）高校档案数字化是信息时展的要求

社会发展对档案的借阅需求不断增加，纸质的档案已经不能满足社会的需求，必须建立完全、快速的数字化档案存储平台，达到档案信息的共享，便于直接快速的查阅。高校档案数字化能够大大减少档案人员在建立档案时的编研工作量，使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作，提升档案的管理效率。档案管理工作将变得方便、快捷、高效，档案的查阅以及整理都将变得十分方便，提高高校内部办公效率。

（二）高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果

在社会数字化的背景下，高校作为技术发展的前沿已普遍开展数字化改革，高校档案部门的数字化也是其中重要的组成部分。档案信息的数字化会将大量的档案信息写入计算机中，并实现联网共享，这种方式使广大师生足不出户就能够获得大量的信息为其所用。

（三）高校档案数字化是完善档案管理的重要途径

高校档案数字化建设是高校档案管理模式创新的方向。在将传统档案管理向数字化档案管理转化的过程中，必须打破档案管理的传统管理模式，实现新时期档案管理的科学优化。档案数字化能够大量节省档案存储空间，有效减少纸质档案存在和查阅过程中的损毁。而且档案数字化可以缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

二、高校档案管理数字化存在的问题及对策分析

应当看到，高校档案管理数字化目前仍存在一些问题。例如，一个突出的问题是数字化档案的利用率有待提高。一些高校并没有把数字化档案的管理当成一项紧迫的任务来抓，档案管理人员仍遵循传统观念和管理模式，文档的检索和借阅仍然主要依靠人工来完成，使得计算机等多媒体硬件成为 “高档打字机”。使得投入的人力和物力的价值没有得到充分体现，电子文档的使用效率不高而造成双重的浪费。其次，档案管理应用系统与校内办公自动化系统的兼容性问题有待解决。为保证数字化档案信息处理的方便利用，前提是建立信息资源共享系统。目前高校内部的办公自动化系统与其档案管理部门使用的档案管理系统来源往往不同，有时候并不兼容，不同软件环境下形成的数据难以转换，造成档案电子文件归档困难。上述问题出现的原因在于缺少科学规范的数字化档案工作制度和专业化的数字化档案管理人才。另外，有些单位数字化档案管理缺乏硬件投入，档案管理软件的采购和开发比较混乱也是困扰档案数字化进一步拓展，影响档案数字化的重要原因。为此，在实际的工作中需要把握以下几点：

（一）首先要正确认识电子档案与传统档案管理的差异

数字化档案与传统档案的归档方式不同。电子档案采用电子编码技术，其具体内容和关键信息可以编辑修改而且不留痕迹，电子档案的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子档案在建立的过程中要特别注意加密保护，随时进行数字签名、信息和身份验证，切实避免文件在传输和处理过程中出现错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

（二）尽快建立健全档案信息管理标准

新型载体的应用和计算机智能化管理，必然要求信息处理规范和标准化。在实现由传统档案管理向现代信息管理转变的过程中，必须遵守严格的业务规范和技术标准，即档案信息管理标准化。其标准通常由档案行政管理部门制定、颁布、实施，这是档案管理信息化的可靠保障。同时，各单位也应充分发挥自身能动性，根据自身条件和档案管理的特点制定详细科学的管理标准，为档案信息化管理打好框架，夯实基础。

（三）不断改进档案管理数字化系统

电子文档具有与纸质档案不同的技术特性，档案数字化管理的制度、标准以及具体实施办法最终都要依赖软件系统来实现，因此要重视以软件系统为中心的电子档案的综合管理方法。在管理系统设计阶段，依据数字化标准，充分综合文件档案业务部门、管理部门及技术开发部门的意见，统筹协调，通过技术手段把相关的管理性措施纳入系统中，并根据实际运行中出现的问题，不断通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求，确保电子档案的真实有效。

（四）加快硬件基础建设

档案管理数字化建设，需要计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术作为载体，需要加大资金投入来引进先进的技术和设备。电子新产品的开发周期越来越短，如出现老版本不兼容、存储格式淘汰等硬件和软件的过时问题会引发一系列不良结果，要及时对系统关键设备进行更新换代和升级，以确保信息化建设的顺利进行。

（五）突出数据库建设

数据库建设是档案数字化管理系统建设的重要基础。要实现档案管理信息化，必须做好数据库建设。在纸质档案数字化过程中，必须严格做到正确、科学、规范。这一方面要求每个档案工作部门必须做到根据制定得著录规则和细则，在搞好传统载体档案数字化数据库建设的同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。另一方面，在档案管理数字化过程中，要注意馆与馆之间档案数据库建设的数据交换方式、信息分类编码、系统匹配、功能设置和通讯规程等的统一性，从一开始就要树立建设馆际共享的数据库长远目标。

（六）不断提高档案管理工作人员的业务素质

要重视对档案管理人员应用现代化新技术的业务能力和技能素质的培养。而且数字信息技术的发展日新月益，要不断督促档案管理者加强档案业务的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识的学习，做到熟练地掌握计算机操作技术和基本的网络信息技术。同时，加强档案管理者的队伍建设，适时引入激励考核机制，为档案管理数字化管理工作提供人才保障。

三、切实加强数字化背景下高校档案的保护

电子档案信息的获取和共享必须借助局域网或互联网，不可避免地带来信息安全问题。电子档案其内容信息具有可变性，且修改后不易被察觉，使得如何保证电子档案的真实性、完整性、原始性是极大的挑战。因此，切实加强数字化背景下高校档案的安全性工作，包括防止泄密、防止数据丢失和病毒入侵，是高校档案管理信息化建设过程中的重大问题和挑战。要做好上述工作，需把握以下原则：

（一）提高数字化档案管理人员的安全防范意识

首先，要提高档案管理工作者的法律法规意识，严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规规范档案资源管理，确保档案管理的高效运作、安全使用。其次，档案管理单位要对数字化档案的管理和制定详细的规则和规范，从而规范档案信息者和传递者的行为。再次，加强对档案管理人员的保密安全意识培训，档案管理人员必须对安全操作规程做到了心中有数，时刻做好安全防范措施，并重视对密码技术的应用，不断提高安全防范意识和防范能力。另外，对数字化管理人员的配备应严格把关，突出责任意识、纪律意识和信息道德品质，又要精通计算机知识，把合格的管理人员委派到关键岗位上。

（二）提高系统安全防范技术能力

一方面，要依托传统的网络信息保密技术，如最常用的是数据密码法在电子档案的建立、使用和存储过程中进行安全保护。另一方面，要充分发挥新型网络信息安全保密方法的功能，进行以下几种防范能力的开发：（1）授权控制。对网上信息用户权限进行设定，设置不同用户对各类信息的访问权限，实行档案信息获取的分层管理。（2）数字签名验证。在计算机网络中采用数字签名，动态验证用户身份与数据的真实性，确保数据的真实性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技术。根据安全实际要求，可以将数据处理、数据存储、安保功能制作集成电路芯片，开发智能卡管理功能；（4）安装防火墙。组织非法用户访问，控制进、出两个方向的通信，借以保护内部网络不受外部网络的攻击，并防止内部网络的用户向外泄密。

（三）严格执行数据备份制度，提高系统容灾能力

影响数字化档案安全的因素众多，有诸如网络黑客、病毒及软件缺陷等，也可能存自然灾害等原因造成的存储设备硬件损坏。因此，必须严格执行电子档案数据备份制度，有效防止这些因素对系统造成损害，确保既有的关键数据、关键数据处理系统和关键业务在档案管理系统发生灾难后可以迅速恢复的数据备份系统。在实际执行数据备份过程中，随着时间的增长需要备份的文件数量越来越多，因此备份中心面临巨大的数据存储难题。如何安全、科学地保存这些数据，是备份工作的关键。可以依托数字档案馆平台，采取海量数据在线存储（如磁盘阵列）和脱机载体存储相结合的办法。