历史档案工作计划精选(九篇)
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第1篇：历史档案工作计划范文
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可 以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
第2篇：历史档案工作计划范文
关键词：新时期 信息化技 档案管理
随着信息科技的发展，信息技术已经成为现代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和进度中发挥了极其重要的作用。作为一个单位运行管理重要一环的档案管理工作，却仍然停留在“以纸质档案为主、信息化档案为辅”的状况下，与时代的要求及事业的发展之间存在较大的不适应性。如何探索运用信息化技术强化档案管理工作，对提升档案管理工作科学化水平有着重要的意义。
1.当前档案信息化管理中存在的不足
档案管理旨在保存资料、记录历史、服务发展。传统的档案管理手段是将记录分门类别地存放在档案室中，其管理重心就放在了收集记录、编目编册及日常管理等环节上。随着时代的发展，传统档案管理已逐渐无法满足事业发展需求，其不足之处正日渐显现。
1.1工作任务与人力资源之间存在的矛盾
随着事业的发展，档案资料来源日趋多元化，使周期性的收集记录、编目编册工作任务变得越来越繁重。往往是只有一名档案管理人员，必须同时兼顾周期性的档案归档工作和档案日常管理工作，且档案管理人员对信息化技术的应用能力普遍较差，为档案管理工作形成了巨大的压力。
1.2档案数量与保存空间之间存在的矛盾
一个单位经过几十年的发展和积累，档案数量日渐庞大，档案室的空间则日趋紧张。而档案室在建设标准上有着规范的要求，很多单位在建设档案室时往往缺乏前瞻性，没有预留足够大的空间，对实体档案的保存形成了较大的制约。
1.3档案调阅与运用需求之间存在的矛盾
传统档案的调阅存在现场性、单一性等特征。调阅人员必须到档案室现场，且要在档案室里“大海捞针”，造成了调阅效率低下。此外，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题以及外地工作人员无法远程查阅的问题，对档案的运用效率造成了较大的影响。
1.4长期保存与安全保障之间存在的矛盾
传统的档案多为纸质记录，虽然档案室按照较高的规范建设而成，对档案起到了较好的保护作用。但在借出过程中及保存过程中往往会出现一些不可预料的因素，使档案的长期性保存存在隐患。
2.以信息化技术融入新形势下的档案管理工作
传统档案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改进、予以破解。结合本人的思考和实践，笔者认为，在运用信息化技术强化新形势下的档案管理工作中，必须抓好以下工作：
2.1立足规范性，建立规范的管理体系规范化、标准化的基础工作是档案管理信息化建设的前提。制定和实施档案信息化工作的标准和规范，是档案工作现代化的必然要求，是提高工作质量和效率的前提所在。由于现行的档案学学科理论较为陈旧，使档案信息化建设无现成可借鉴的管理规范。因此，在引入信息化技术管理档案的前期，必须立足规范化建设，着眼于建立一套全新的符合本单位档案管理工作实际、适应单位事业发展需求的档案信息化管理体系。在建设过程中，首先要解决纸质档案数字化的规范问题，按照各类纸质档案的不同需求，明确其转化为电子文档的方式、类型及参数等要求和操作规程；其次要解决电子文档归档的规范问题，按照不同类型的电子文档，明确其编制规范和归档流程；再次要解决数字化档案日常管理的规范问题，在制定实施数字化档案分类编号原则的基础上，对收集、整理、调用等环节制定相应的流程、记录、权限和审批程序，实现档案信息化管理的有序化、标准化和规范化发展。
2.2保障安全性，落实可靠的防护措施信息化技术是把“双刃剑”，其在为档案信息化管理工作带来便利的同时，也为档案管理工作的安全带来的极大的要求和挑战。档案管理的先决条件就是真实和安全，而这也是档案管理中的重中之重、难中之难。应该预见的是，档案的信息化管理和传统的纸质档案管理还将在相当长的一段时期内并存，对档案管理工作的真实性和安全性构成“双保险”。因此，在落实并加强传统档案管理安全防护措施的同时，要大力加强信息化技术引入后的安全防范，为档案信息化管理工作的发展提供安全保障。在强化安全防范过程中，首先要从档案管理人员入手，制定落实相应的安全管理守则，提高档案人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障；其次要从硬件日常安全管理入手，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度，消除网络安全对档案信息化管理的威胁。
第3篇：历史档案工作计划范文
一、认证检查简介
目前，邵阳市直一、二级机构有近200个单位档案工作规范化管理未达到省二级以上标准，为促进这些单位档案工作发展，我局决定2012年开展市级标准认证工作，纳入全年工作计划，并经市委常委会议研究同意，纳入“档案工作规范化管理年”活动一项重要内容。年初，在印发的《邵阳市档案工作规范化管理年》（邵档发[2012]2号）中推出市级认证标准，文件中确定“8月为评估合格认证月”。6月，我局印发了《关于开展首批档案工作规范化管理合格认证检查的通知》（邵档业[2012]4号）文件，首批确定134个单位为合格认证检查对象。8月份，全局领导、干部分成6组开展合格认证检查。截止目前，一共检查了99个单位，达到市级合格标准有50个，限期改正有49个，其中书面限期改正28个，口头限期改正21个，较好地促进了基层单位档案工作的发展。
二、认证检查的特点
1.追究性特点。根据《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，《档案执法监督检查工作暂行规定》第八条规定“县级以上档案行政管理部门对各自管辖范围内档案法规的贯彻实施情况进行监督检查。档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合，检查的内容和重点应根据档案法规实施的情况具体确定”。为此，我们按“检查的内容和重点”结合本地的实际情况，加大对基层单位档案工作薄弱环节的监督指导，以认证的形式，重点检查薄弱环节，促进工作发展。这样，依法检查，合格底线，不容打折。凡是认证不合格的单位，依法追究，限期改正。认证检查与其他检查有明显的不同，非浅尝辄止，而是追究到底，直到合格。追究性特点，提示我们“开弓没有回头箭”。
2.必检性特点。凡未达到档案工作规范化管理省二级标准以上的单位，都在合格检查认证之列，一改过去对那些档案工作管理差的单位没有一个较硬的措施来监督的局面，“江边洗萝卜，一个个来”。同时也强化了档案行政管理部门的职责，就是不能容许档案工作不合格的存在，没认证的必须检查认证，不合格的必须抓紧改正。合格认证评估借鉴《湖南省档案工作规范化管理标准》的评估模式，按照《邵阳市档案工作合格标准评分细则》的内容全面检查评估，集检查、监督、指导为一体，采用100分制，其中组织管理20分，保管保护25分，基础业务工作35分，开发利用20分。通过听、看、评、议等程序，将认证检查情况向被检查单位反馈。必检性特点，告诉我们档案行政管理部门赢得了“发球权”。
3.强制性特点。认证合格除评估总分要求在60分以上，还强调必须具备3个条件：一是必须健立健全档案管理各项工作制度。如档案工作人员岗位职责、保密、库房管理、安全保卫、查阅利用、立卷归档、电子文件归档管理等制度，缺一项扣0.5分，缺3项制度（含3项）的为不合格标准。二是必须不存在安全隐患。三是必须各门类档案整理达到80%的记分比例。如文书档案、业务或专业档案、会计档案、基建档案、特殊载体档案等门类档案整理规范（10分），每门类档案整理计2分。这3条是档案执法监督下达整改通知前提条件，10项行为所涵盖的内容，我们从中选择这3条，是基层单位普通存在的薄弱环节，把它作为合格认证检查的重点，也是单位必须做好档案工作的底线。同时，也是我们开展认证工作的底气，具有较强的强制性。强制性特点揭示认证检查的底线和底气所在。
三、认证检查的意义
1.加大依法行政力度，形成长效机制。合格认证检查的推出，检查对象广，按《档案法》规定属地管理的原则，任何单位无一例外，对档案工作规范化管理未达到省二级以上标准的单位都有了约束机制。档案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓励争创省二级以上标准，使档案工作监督指导得以全面展开，具有追究性、必检性、强制性三大特点，加大了依法行政的力度，并且合格证不搞终身制，3-4年复查一次。由此，激活整个认证体系，形成了对基层单位档案管理长效的监督机制。
2.促进平衡发展，消除死角隐患。我市共有省特级档案室 28个，市直单位省一级档案室65个，而还有为数不少的单位没有达到省二级标准，档案工作缺乏争先创优、上等达标意识，发展不平衡。开展档案合格认证检查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要进行认证，这样对后进单位有较大的促进作用。确保合格的底线，单位再无理由借口，推诿不动，停滞不前，促使全市档案工作全面、平衡发展。特别是消除了基层单位档案工作存在的安全隐患，以及《档案法》难以辐射到的死角。
3.完善认证体系，打造高低呼应的格局。档案工作认证管理，是国家档案局在《加强对基层单位档案工作的监督指导的意见》文件中，给予充分肯定的一种监督指导方式。但仅有的《湖南省档案规范化管理标准》的自愿申报认证模式，尚不足以推动工作全面开展，新建立的市级标准合格认证检查模式，能弥补省级上等达标辐射面的不足。省、市标准一高一低，一柔一刚，这样就自然形成高低呼应、刚柔相济的认证格局，使认证管理体系更逐完善。
四、认证检查的不足
1.出台模式还不够规范。合格认证工作在今年全市档案工作会议上进行了部署安排，合格认证标准在《邵阳市档案工作规范化管理年》文件中推出，而没有单独行文，相应的认证管理办法，由于种种原因没有及时跟进，合格认证管理办法正式出台，要争取市委、市政府两办的名义，甚至以市政府的名义印发，这样文件出台规格高，执行力度大。
2.宣传、行动还不够深入。合格认证工作是我市档案工作的一项新生事物，市直动了，县区没动，这项工作要进一步宣传贯彻落实，统一认识，统一标准，统一行动，要努力形成合格认证大势所趋的氛围。同时对基层单位要掌握认证的主动权，分期分批督促他们达到合格标准。对基层单位也要相应开展以合格标准为内容的专门培训、指导，如我局9月份组织了未合格单位开展档案整理“三集中”立卷活动。
3.评估条款还有待完善。目前认证还处于试行阶段，通过试行检验，评估条款有的需要调整。如评估条款中涉及当前档案中心工作的，可随时调整，如围绕贯彻国家档案局8号令，编制档案保管期限表，围绕民生档案工作，开展家庭建档工作，这些工作有的只是一时的。所以，今后修改时以“档案中心工作或当前档案工作”灵活设置考评栏目为宜。
第4篇：历史档案工作计划范文
一、电子档案管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。
1.2“全程管理”原则
根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程， 各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。
二、电子公文的真实性保障
判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：
2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。
二是设置操作日志 自动记录实施操作的人员、时间、内容等。
三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。
2.2身份识别技术
身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。
2.3防写技术
将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。
三、电子公文的完整性保障
传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。
四、电子文件的可读性保障
电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：
4.1采用通用技术
目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以ml文档和rtf、tt为通用文件格式；图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式；影像数据以mpeg、avi为通用文件格式；音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式；多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件， 如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
4.3拷贝法
拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。
五、电子文件的安全性保障
建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。
5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育
在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。
第5篇：历史档案工作计划范文
1.1减轻了历史档案的损伤我国农业科研工作起步较早，农业科研档案的保存工作也同时起步，因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史，有的档案储存时间已有50~60a，纸张的质量与字迹都已经发生了改变，每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏，但是又不能一味追求保存而不参与借阅，致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用，在一定程度上减轻了对历史档案的损伤，将档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，既提高了查阅速度，又避免了对非目标文件的翻阅，在一定程度上保护了档案。
1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。
2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施
2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。
2.2加大投入力度，配备相应的硬件设施传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在，需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理，才能生成数据库资源进行储备，最终实现档案的数字化管理。因此，现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备，并对老化的设备进行更换，充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度，直接反映出对此项工作的重视程度，这就需要农业单位的重视，作为一项系统工作来抓。
第6篇：历史档案工作计划范文
档案综合管理工作检查中，我行领导为此特别组建了分管领导小组，并制定了《档案综合管理工作检查考核标准》，主要从档案保存状况、历史档案保存、档案保存环境、档案存库情况等方面进行考核，并对行政管理部、基础业务、室库建设、开发利用四大部门，档案管理工作进行了详细的安排部署，成功制定计划后，将考核标准下发到各部门负责人。
专项工作中，行政部门为了更好落实档案管理工作，成立了档案工作领导小组，并确定了行领导分管，并确立了办公室负责负责人管理工作。并积极帮助其他部门解决档案管理工作中产生的问题，同时根据工作变动灵活调整档案工作小组成员。为了保证各部门工作的有序进行，制定了档案工作计划，安排和总结了各阶段工作情况。为了提升全体档案员的专业知识，行政部门还开展了专业培训活动，组织开展业务活动，加强档案员业务继续再教育培训学习。在强化内部管理的同时，建立了分行简直档案员网络，并经常对我行辖管机构档案工作进行监督指导。
为了确保分行档案工作正常开展，各分行均成立了分行档案管理机构，明确了各分行职责范围，并且各司其职保证工作的有序开展，同时以此活动为契机，加强对内部管理的综合治理，使档案综合管理达到省级标准，并且尽一切可能的保证成绩不滑坡。为了了解各行情况，总行及统计档案局领导均进行了监督指导工作，各行也积极与之建立业务联系，并且都较好的解决了业务上的各种问题。
“没有规矩，不成方圆”为了更好的促进档案工作的有效性，我行同时加强了对档案制度的不断完善，强化了对档案员的约束工作，保证了档案人员对工作的忠诚度。同时，完善了奖惩制度，对有突出成绩的档案部门或档案人员都给予表彰或奖励，带动了员工的积极性，变被动为主动，更加有效的完成了档案工作。
工作中，对基础业务版块主要从文件保存质量进行了详细的考核工作，基础业务的各部门都较好的完成了档案管理工作，均按时完成了档案资料的整理归档工作，未出现文件积压现象，并且所保存的文件材料都能够保持较好的质量。并且均对各种门类、载体的全部档案及检索工具实行了集中统一的管理，全部文书档案实体和主要专门档案实体及各种检索工作实行了集中统一管理。并且保证了各类档案整理组卷准确，卷内文件排列系统，编号符合要求，装订也非常整齐牢固。同时各分行均更具各行的实际情况，制定了适合他们的分类方案，案卷的排列编号也均符合要求。
工作中，为了保证室库建设符合档案存放条件，我行对专用室库进行了详细的规划，做好了库房、办公、阅览三分开，合理布局，更加便于工作，并且建立了专用库房，办公、阅览合为一体，以及库房、办公、阅览三位一体的室库，更加确保了档案存放条件的合理化。在加强建设规范化的同时，还对档案库房的清洁进行了检查，做好了“八防”措施落实，并确保有库房、箱柜指引图。并对档案箱柜的排列及规范进行了考核，同时对库房配备空调、抽湿机、温湿度计以及综合档案室的计算机、收录机、刻录机、照相机等设备进行了核查。设备进行了核查，保证库房温湿度达到国家规定标准。
第7篇：历史档案工作计划范文
关键词：数字档案馆 电子公文 业务素质 规范化
数字档案馆应组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。因此，数字档案馆的建设是一个长期、艰巨、滚动发展、技术难度相对较高的系统化工程，并且需要采取总体规划、分布实施的策略来开展。
一、数字档案馆目标
从信息化建设的全局高度出发，针对档案信息集成化管理的需求进行系统设计、系统开发、系统开发和搭建数字档案馆的基础运行平台等基础性建设工作；目标是整合各类档案资源，实现数字档案资源的集中、统一和规范化管理，实现电子公文的网络化鉴定、归档、分类、接收、存储并按照使用权限提供网上检索利用，在标准规范、软硬件平台与系统、数字资源的开发、保存与利用等方面积累成熟的管理模式和工作方法，我数字档案馆的滚动发展奠定良好的基础。
1、网络服务器基础设施建设。
目标是监理稳定可靠的支持数字档案信息安全保存、方便管理和高效访问的网络安全服务平台，包括不间断电源、防火墙、隔离集线器、网络设备的购买、安装、调试与配置，以及用于网络安全管理网关软件、入侵检测系统、网络版防病毒软件等基础软件系统的建设。
2、档案资源接收处理、统一存储与服务利用的集成化运行环境的建设。
包括应用服务器、数据库服务器、文件服务器、Web服务器、数据存储服务器（包括网络在线存储及备份、离线存储与备份）以及数据库管理系统和部分应用软件系统等的购买、二次开发（集成接口和个性化开发）、实施、测试和运行维护等。
3、建设电子公文实施归档的系统。
初步形成文档一体化归档模式和基础运行体系，开展网络归档方案设计，制定电子文档一体化归档标准、规范，确定电子档案的保存格式及显现方式，与办公自动化系统进行集成，实现电子公文的网络化鉴定、归档整理、移交接收、存档保存目标，通过开发必要的接口圆形系统，为实现电子文件的网络一体化归档奠定基础。
4、馆藏档案数字化加工机器资源的综合管理。
结合学习档案馆现有的馆藏情况，开展对重要的急需保护的和利用率较高档案进行数字化，包括历史档案、需要抢救的纸质档案（自己模糊不清晰、图纸等）、找平档案、声像档案以及利用率较高的资料档案等，建立馆藏数字化加工的技术标准体系，规范数字化过程的工作流程，实现馆藏数字化形成的数字档案与电子文件归档后形成的电子档案的集成管理与统一存储。
5、建立档案馆内部的集成化信息管理平台（档案馆内部业务系统）。
整合馆内所有门类的档案信息（包括党群、行政、教学、科研、基建、会计、声像、人事等），实现馆内档案信息的集成与共享，为档案馆内部的集中、统一、规范化管理，为档案工作人员开展档案的收、管、用提供现代化管理手段和方法。
6、建立档案信息服务网站（档案馆对外服务系统）。
通过对现有网站系统进行改造，将开放档案信息、档案编研成果等进行综合整理，按主题进行系统化整合并与档案信息服务网，为各部门检索查询开放档案信息提供网络化服务；将各部门需要经常查阅的档案信息按权限分为立档单位提供网上查询系统。
7、综合数字档案馆项目的开展，培养档案馆的开展现代化管理的拥有综合能力的高素质人才队伍。
通过项目实施、应用培训等调动档案馆内部业务管理人员和计算机应用与维护人员主动学习的积极性，提高档案馆现有人员的计算机应用水平和现代化管理水平，为档案馆未来开展现代化管理积累技能更全面、业务素养更高的人才资源；通过理论学习和实践操作，总结现代档案管理的思路和方法，在国内档案期刊和重要学术会议上发表高水平的学术论文。
二、系统范围与任务
数字档案馆的网络、服务器基础设施及信息系统的建设方案与系统实施的范围有密切的关系，因此首先应根据项目目标与经费等确定数字档案馆的实施范围。
1、系统建设范围、
（1）业务范围。数字档案馆中档案管理信息系统的建设将支持档案业务工作的信息化方式开展，包括电子档案收集、整理、移交、接收、归档、管理、查询、借阅、利用、转档、销毁等覆盖档案工作全过程的业务活动；支持各业务部门办公自动化系统与档案管理信息系统之间的业务流程集成、信息共享与数据同步的自动化处理。
（2）档案信息范围。档案管理信息系统中的档案信息应包括档案馆接收和保存的各门类档案的案卷目录、卷内文件目录同步的自动化处理。
（3）接口信息范围。实现档案工作与各归档单位之间的业务集成与共享信息一次录入多次使用及交叉信息的同步更新。
（4）系统日志信息（系统使用过程信息）范围。包括各类用户使用档案管理信息系统过程中详细跟踪记录，并根据需要提供对信息系统使用过程中的日志信息进行分析、统计，提供辅助管理。
（5）系统用户范围。支持档案馆各部门业务工作者开展档案馆内部的各项业务工作，包括档案数据的增、删、查、改、统计、打印、转入、转出等；支持档案馆领导对档案信息系统中档案信息和日志信息的综合查询和统计等。支持其他部门工作人员通过网络查询档案信息；至此后档案馆的技术支持与服务人员通过网络对系统进行安装、配置、运行、维护、数据批量转入转出、数据备份与恢复、系统备份与恢复、用户授权等。
（6）系统功能范围。的哪敢管开展需求分析提出的系统功能作为约束系统的功能范围。系统建设的某一阶段需要在锁定需求的前提下，规划系统功能。
2、系统建设的任务。
（1）确定系统目标。明确系统建设的任务、范围和总体需求，制定项目工作计划。
（2）需求分析工作。对现有应用系统进行现状分析，进一步将档案管理的详细业务流程、信息管理需求、接口需求等进行明确，由开发方与需求方密切合作、碎石沟通，锁定档案信息系统建设的需求。
（3）详细设计工作。在需求分析结果的基础上，开展档案管理信息系统建设的详细设计工作，主要由开发方完成，需求方确认。
（4）系统开发与测试工作。
（5）用户测试与系统试用。
（6）系统实施工作。
（7）系统运行维护、升级和改进。
第8篇：历史档案工作计划范文
关键词：临床教学；教学档案；教学管理
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0434-02
教学档案是在教学管理、教学研究、教师教学和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文本等不同形式的文件材料或信息载体，它是教学活动过程中的真实记录。狭义上，教学档案包括教学文件、课件、教案、试卷、试题、论文、辅助教材、图书等；广义而论，除上述资料以外，还包括“教师”、“学生”、“专题性网络课程”、“专题辅导”、“问答”、“作品”等资源。教学档案管理不只是为了收集、整理、借、存、管理教学过程形成的有价值的文件材料，更主要的是给教学决策、教学管理、教学科研提供良好的服务。在临床教学中，教学档案对临床医学教学工作的影响不可估量，值得临床医学教学工作者高度重视。
1 教学档案在临床教学中的作用
1.1 提高临床教学质量与水平：教学质量好坏的评价形式主要以学生、同行及专家的评价为依据，是在教师教学质量档案（如教案、课件、问卷表格等）的某础之上，加上同行评教、学生抽样调查、考核等手段实施的。教学水平的提高也要依据教学档案，尤其是对既往教学成功经验和失败教训进行分析总结。因此，教学档案的质量，并可反映临床教学质量.并可为教学水平的提高提供重要参考依据。
1.2 为改革教学手段和方法提供素材：教学手段与方法的优劣，直接影响教师的教学质量与学生学习积极性。现代电子信息网络技术的运用使我们积累丰富的电子教学档案成为可能，包括纸质、电子、实物等形式在内的完整的教学档案，可以为教学手段与方法的多样性、形象性、生动性改革提供丰富、便捷的素材；丰富的电子教学档案可以通过电子网络成为共享资源。教学档案为教学改革、教学活动提供了必要的依据和丰富的经验。因为档案记载了历年教学工作积累下来的宝贵经验，更是进行现代化教学、规范化管理的重要根据。充分利用教学档案，是促进提高教学管理水平的重要手段之一。
1.3 为教学管理与评估提供依据：教学档案对教学管理的作用是众所周知的；评估是管理的重要方式，在教学评估中，评估的大部分材料来源于教学档案，教学档案资料的充足与完善与否对评估的结论有很大的影响。根据教学计划书、教学大纲、学生人数来制定教学工作计划和教学计划，合理地安排教学内容与师资力量，抽出合适的临床医师进行脱产带教是教研室教学管理的主要任务，而这一切都离不开教学档案。教学档案是科学研究的基础和条件。科学就是对某一现象的学科领域所特有的某一矛盾的研究，一切科学都是研究事物发展客观规律现象。无论是研究哪一领域，首先者必须只有材料，这是不可缺少的重要条件。那么，档案是原始记录，它就是为进行医学教育研究，继承教学研究的成果，吸收有益的经验教训提供原始资料，以便管理工作人员从档案资料中熟悉和掌握各项工作的关系和来龙去脉，为我们更进一步研讨教学工作中的规律，使教学管理工作逐步向科学化、规范化、标准化的推进提供有效依据。
1.4 为编写教材、撰写论文和教育名人事迹提：供原始材料教学档案真实的记载了教学和科研发生、发展的全过程，为撰写论文提供真实而很有价值的参考文献资料。教学图片、照片、录像、课件、图书等资料不但为教师备课、制作教学课件提供了丰富的素材，而且可为编写教材、撰写论文提供重要的参考资料。教学档案也是编写教育名人先进事迹的第一手史料，它详细记载着“名师”的教学理念、教学方法、学术成果、先进事迹等。
2 临床教学医院在教学档案管理中存在的问题
尽管教学档案在教学工作的各方面起着很大的作用，但在实际教学活动过程中，教学档案的作用仍没有得到充分的发挥。临床教学医院教学档案管理存在下列问题。
2.1 教学档案管理设备陈旧：现代化的教学手段要求现代化的工具收集和管理教学档案，以往将教学档案资料用手工进行处理、以纸质形式保存不符合现代化教学的要求。临床教学档案资料绝大部分来源于临床教学过程，许多授课教师同时又是临床一线的医师，虽平时在临床工作中他们遇到许许多多典型的教学病例或可用于教学的标本素材，但要收集这些教学素材，往往苦于找不到相应的工具（如数码相机或摄像机）而流失。
2.2 教学档案资料收集不及时，影响教学档案的完整性、连续性：临床教学档案绝大部分来源于从事临床教学工作的教师和在院学生。一方面，由于担任临床教学的教师还肩负着繁重的医疗、科研任务，医学学生由于医学课程设置量大，同时兼有基础课程学习和临床生产实习任务，常常导致教师和学生本人撰写的文件材料只有单份，在没有收集之前，长期保存在教师和学生个人手中极易丢失。同时，担任临床教学的教师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，生产实习的在院学生也是轮科实习，导致了他们流动的频繁性，如不及时收集，将容易引起流失和各学年教学档案的不连贯。
3 加强临床教学医院教学档案管理的建议
3.1 强化教学档案管理意识，健全教学管理制度：加大档案管理的宣传，对教学工作人员强化档案信息的保密、传播和更新转换意识，使教学领导或教学工作人员对重要的文件资料及时归档。在人员调离岗位时，应进行交接手续，使这些宝贵教学档案资料不遗失或被随意处理。
3.2 做到定期收集和随时收集相结合，确保相关材料的齐全完整：对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学周历、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、作业、成绩表、病历书写记录、教学素材等资料做到随时收集，对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。
3.3 检查遗缺，及时补漏：定期检查档案材料，如发现应有而缺少的教学档案资料，应及时通过各种形式收集补齐，使之齐全完整。
3.4 充分利用现代档案收集管理器材，确保档案收集的完整：文献检索主要依据书目、索引、文摘、传记资料和专题综述及工具书、复印稿件、网络资源等工具来完成。检索的文献通过拷贝、复印、专题索引等方法来整理、分析，并不断的加以积累进行归档处理。临床教学活动中有如集体备课、授课预讲、专家示范性教学、课外辅导、临床见习带教的示范演示及生产实习临床基本技能操作示范操作，除有教学活动记录外，还应对教学活动过程中教师的教学行为、学生参与教学的状态及师生互动的状况进行摄影、录音、录像，制成图片、影像、录音带作为教学历史档案资料保存。医学院校的教师随时将平时适合于临床教学的文献资料、图片、影像等进行及时整理并不断的积累保存，为日后的教学备课、编写教材、撰写论文提供素材。
3.5 严格把关，确保教学档案质量：教学档案文件应定时检查质量，对所有规范的文件统一格式，如时间、文章标头、文尾的落款等。并对检查出来的质量问题及时解决。
3.6 合理归档，系统排列：教学档案应按学年度与年度进行分别归档，以利于档案的立卷和卷写目录。对纸质的教学档案（照片、书籍等）应防虫防潮保管，非纸质的（光盘、软盘录像带）应妥善防磁防湿保存。
3.7 高校教学档案收集四法则
3.7.1 常规收集法：是通过教学管理部门和教学业务机构，将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校档案部门的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。完成这种方法，要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求；规定归档的工作程序和手续；建立教学档案工作网络，明确直接向档案馆（室）归档的单位或部门负责人名单和职责范围；规定立卷（件）的质量标准与要求；规定归档的时间。这种方法是教学档案收集中的主渠道。
3.7.2 零星收集法：是对教学工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的教学档案材料的一种随机收集方法。一般适用情形有：教学管理部门组织的临时性大型的、重要的中心工作及重要活动；撤销的机构，职能没有机构代替，其工作活动中产生和形成的教学档案材料的收集；高校教学活动中典型事件和重大教学事故。
3.7.3 积极主动收集法：即教学档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展收集活动和机关的档案业务工作，并以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职员工的信赖和支持，增强他们的档案意识，力争获得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在高校教学活动中的意义和作用，宣传教学档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训班，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职或兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中有突出成绩者；高校档案馆（室）要主动开展服务，积极为教学科研等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，使他们认识到在工作中离不开教学档案，做好档案资料归档工作是他们的需要。
3.7.4 激励协作收集法：通常采用一些做法是通过成立教学档案管理委员会，把学校的一些主要教学管理职能部门和教学人员吸收过来，明确他们的责任和义务，使其主动地配合校档案机构做好教学档案工作，并将各部门教学档案收集列入归档计划，年终做通报，把平时立卷与归档工作作为高校教学管理部门负责人和专、兼职档案员年终考核依据，以此激发他们的工作积极性、协作性，更好地服务于教学档案工作。
总之，教学档案来源于教学过程不断积累，并能反馈到教学过程，使广大师生受益。因此，我们要不断加强教学档案的收集与管理，使之充分的为教学发挥应有的作用。
参考文献
[1] 刘涛先.曾益慈.肖自安.浅谈教学档案在临床学科教学管理中的作用.医学教育，2004（医院管理版）53
第9篇：历史档案工作计划范文
关键词:审计档案;信息化;系统管理
随着计算机和通讯技术的迅速发展，现代信息技术已经深入人类社会各个方面，人们越来越重视信息技术对现有世界的改造，以及对信息资源的开发和利用。在内部审计领域尤其是工程审计方面，审计信息化水平逐渐提高，智能审计软件和审计项目管理软件在高校内审部门得到广泛应用，作为审计活动载体的工程审计档案信息化建设也提上工作日程。
一、审计档案信息化建设的必要性
1.审计档案信息化是审计工作发展的需要。近年来，随着高校教学和科研事业的发展，基本建设投资大幅增加，高校建设工程具有复杂性多样性的特点，从项目类型上看既有基本建设项目，也有维修改造项目；既有教学楼、实验室等公用建筑，也有学生宿舍、教职工住宅等民用建筑。同时基建工程施工工艺复杂，建设周期长，很多工程需要跨年度施工。基建工程这些特点，导致工程审计档案数量多、内容繁杂、收集时间长，传统的手工档案操作系统，在档案的收集、整理、保管和利用过程中，在保证档案的及时性、准确性和完整性方面存在很大困难，尤其是目前很多高校普遍开展了建设项目跟踪审计，需要进行归档的资料除审计报告、工作底稿和工程造价技术档案外，还包括跟踪审计实施方案、阶段性跟踪审计报告、审计咨询意见等。档案载体类型也呈现多样性特点，除文字记录外，还包括图纸、照片和相关影像资料。面对如此复杂的工程审计档案,手工系统已不能适应审计发展的要求。
2.审计档案信息化是审计信息技术发展的需要。目前，个人计算机在内部审计部门已经普及，计算机的应用改变了审计技术手段和方式，审核软件和审计文档自动化系统的使用，在提高审计工作效率和质量的同时，也使得审计档案存储介质多样化。内审部门现有的档案管理规范都是针对手工操作系统制定的，在手工操作已经跟不上审计信息化水平发展形势下，内审部门必须加快审计档案管理信息系统建设，才能适应现代审计技术发展的需要。3.审计档案信息化是提高审计档案利用效率的需要。审计档案是记录审计过程和成果的重要历史资料，是审计活动的真实反映，为总结以往的工作经验、制定审计工作计划、加强审计业务管理，进行科学的领导决策提供重要的参考依据。高校基建工程大多是教学楼、食堂、学生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重复性，审计过程中，往往需要参考以前的审计资料，进行对比分析，核算工程造价的准确性，并通过造价指标分析，评价建设项目的经济效益情况。此外，工程审计档案包含了工程建设过程中相互关联的基础资料，具有很强的完整性和连续性，学校相关部门还可以通过查阅工程审计档案，获得工程管理方面的的重要信息。虽然工程审计档案利用价值很高，但在实务中，审计档案的利用效率低下依然是内审部门面临的严重问题。在手工条件下，在大量的审计文件中查阅审计资料，统计审计数据，分析统计结果都很繁琐，给档案利用工作带来很大难度，造成审计档案利用率低闲置浪费严重。
二、审计档案信息化建设的基本原则
审计档案信息化建设主要是开发用于审计档案管理的信息系统，以及围绕信息系统建设制定一系列制度和规范。管理信息系统一般包含四个基本要素，分别是人、信息处理器、信息存储器和信息源。其中人的因素是指与信息系统运行有关的所有人员，包括内审部门领导，档案管理员，系统操作员和用户。信息处理器包括信息系统所需的计算机硬件、系统软件、应用软件、扫描仪等等软硬件设备，信息存储器包括计算机硬盘、打印设备和网络等，需要归档保存的档案资料则构成了信息源要素。进行档案管理信息系统建设必须从这四个基本要素出发，遵循系统建设的基本原则，才能保证信息系统建设顺利进行。
1.信息系统建设首先需要审计部门领导的支持。信息系统建设需要投入大量的资金、人力和物力资源，系统建成后对审计部门组织结构和管理方式还将会产生重大影响，因此信息系统建设最重要的不是技术上的问题，而是管理问题。审计部门领导必须真正认识到信息技术对审计档案管理工作的促进作用，把信息系统建设作为部门战略和长远发展目标，提供系统建设所需的各种资源，在人员配备、项目资金、软硬件基础设施配置上予以充分保证。审计部门领导要统筹考虑并亲自参与到系统开发工作中来，监督系统开发过程，并对系统的运行维护进行持续监督。
2.对审计人员进行系统知识的培训。内部审计人员的专业优势主要集中于审计、会计、工程等相关专业方面，在计算机和档案方面的知识往往比较欠缺。在实务中，审计人员长期以来习惯于手工档案操作，新的系统会改变审计人员熟悉的工作方式，迫使审计人员学习新的信息技术知识。有些审计人员不适应这种变化，在系统建设和实施过程中，会出现消极被动甚至抵制情绪。在这种情况下，审计部门领导要坚持信息系统建设，并制定必要的人才培养计划。要在信息意识、信息知识、信息能力和信息道德等方面对审计人员进行培训，培养既懂审计知识，又懂计算机和档案管理相关知识的复合型人才。审计人员要充分认识到系统建设是技术进步的体现，不断更新知识，熟悉与信息技术有关的法律、法规，了解计算机硬件软件的配置情况，能够熟练操作信息系统，并掌握对信息系统安全维护的技能。
3.设备配置要讲求效益原则。计算机、扫描仪、打印机和网络等设施为档案信息化提供了基本条件。信息系统建设要结合审计档案管理目标和内审部门实际情况，制定经济适用的系统配置方案。在硬件设备的选择上，除了要考虑技术先进性外，还要把经济性作为重要参考指标。在满足系统要求的前提下，避免单纯追求高价高性能，过于复杂的设备一方面会加大资金投入，同时也会增加审计人员的操作难度，阻碍系统正常的运行和维护。
4.推进档案信息的标准化和规范化。要规范管理首先要统一信息源的标准，规范审计档案资料如审计报告、工作底稿、咨询意见书等内部资料的格式，便于录入和信息系统识别和处理。同时要建立信息系统应用的相关制度，不仅要遵循《档案法》《审计准则》和国家有关电子档案管理的相关规定，内审部门还要结合实际情况，制定本部门档案信息系统运行、维护方面的规定，对电子档案的收集、数据的录入、处理、输出、检索利用、销毁，以及系统的安全维护制定严格的操作规范。
三、档案信息系统的管理
要对信息系统开发和运行过程进行全面、科学的管理，才能保证信息系统的质量和效益，提供高质量的档案信息服务。
1.系统开发管理。信息系统建设首先要明确系统开发目标，选择合适的系统开发方式，这是系统成功的重要因素。系统开发一般有自行开发、委托开发、合作开发和购买软件包等几种方式。各种开发方式都有各自的优缺点，审计部门要结合自身的业务特点，选择适合于本部门的组织文化、业务分工和组织规模的开发方式以及技术服务方式。在开发过程中，内审人员必须认识到，系统开发不仅是软件技术人员的事情，要满足审计部门的实际需要，部门内所有与系统有关的人员都要参与开发过程，在需求分析、系统定义、系统目标等方面提出充分意见，并参与系统测试和验收等环节，对系统运行过程中发现的问题及时提出合理的修改建议。
2.系统运行管理。在信息系统模式下，审计档案管理实行双轨制，即纸质档案和电子档案同时归档，因此手工处理档案应遵循的规则同样适用于电子环境。审计档案按照审计流程同步收集，以每个审计项目为单位，实行谁审计谁立卷，边审计边收集，审结卷成的原则。审计人员应及时收集所审项目的文件材料，审计档案收集要做到及时、准确、相关和完整。在项目终结时，要对形成的全部材料进行整理和鉴别，按立卷规则进行组卷编目，同时将有关资料的纸质文件和电子文件移交档案管理人员进行保管。（1）项目审计档案的收集。审计过程中内部生成的审计报告、工作底稿等资料，在自动化模式下一般以word或excel形式生成，这些电子文档可以直接录入到档案管理信息系统。外来的送审结算文件，包括工程结算书、施工合同、施工图、设计变更、现场签证和隐蔽工程记录等资料，可要求相关部门在报送资料时，随同纸质文件同时报送电子文件，对于无法提供电子文件的，或需要保留公章的纸质文件，要使用扫描仪等设备，将文件转化成电子形式，存储在系统中。（2）馆藏档案的处理。内部审计部门留有大量的历史馆藏档案，对于这部分档案要根据实际情况进行数字化处理。数字化要充分考虑成本效益原则，档案信息系统建设是一项耗资巨大的工程，在目前内审部门普遍人力、物力和财力紧缺的情况下，要有选择的对历史档案进行数字化。要对利用率高，需要长久保存的重点工程的审计档案进行数字化，采用扫描仪等设备将纸质文件转化成计算机可读的数字信息进行保存。
3.系统安全管理。信息系统通过计算机和网络对审计档案进行管理，存在着先天的脆弱性，最常见的威胁是对数据的非法访问和修改，在电子环境下对文件的修改不会留下纸质文件经修改后可辨认的痕迹，增加了文件被修改后无法发现的风险。同时，意外事故、操作失误都有可能导致档案信息的毁坏和丢失。（1）保证信息系统安全，首先要保证系统良好的运行环境。系统环境包括两方面，一是包括管理、制度和人员在内的工作环境，二是技术环境，与机房、设备配置、网络结构和通讯系统有关。审计部门要制定严格的系统运行和维护的相关制度，加强审计人员的系统安全知识教育，强化审计人员的系统安全意识，落实安全责任认定，加强对系统安全的管理。同时，还要在软件硬件的技术性能，以及网络的速度和安全性方面加强建设，提供高性能的系统技术运行环境。（2）物理安全控制。电子审计档案存储在计算机中，除保证计算机设备的安全外，还要定期对文件进行备份。备份的介质一般是光盘，日常环境对光盘的寿命形象很大，光盘要求在无灰、恒温的环境下保存，要防潮防高温，防止表面划痕，要定期检查光盘里的内容，对其中毁损的部分要进行修复。（3）逻辑安全控制。电子档案的真实性和完整性存在着固有风险，对技术的依赖性比较大，目前影响信息系统数据安全最主要是的病毒、黑客攻击和非授权用户对系统进行非法访问和越权访问。保证信息系统安全，在系统设计时要考虑系统安全配置，通过口令设置来限制用户的资格和权限，防止非法访问，同时对数据传输和存储进行加密，防止非法盗取数据。在审计部门内部，要明确相关人员职责，对部门领导、档案管理员、普通用户按照工作权限不同，授予不同的操作权限，使用不同的身份识别。审计档案信息化建设是高校审计部门档案管理工作的重要组成部分，是档案管理模式的重大变革。高校内部审计部门必须加快审计档案信息化建设进程，提高审计档案信息的管理效率和服务质量，改善档案信息的安全和控制水平，使审计档案管理工作向高度和深度发展。
作者:王立新 单位:东北大学审计处
参考文献:
[1]郭宁,郑小玲.管理信息系统(第3版)[M].北京：人民邮电出版社,2014
[2]杨明亮,张勤,高灿.高校基建工程审计管理信息系统的开发应用[J].中国内部审计,2009(1)
[3]潘桂萍.高校审计档案管理探析[J].兰台世界,2008(7)
