档案法律法规的含义精选(九篇)

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第1篇：档案法律法规的含义范文

一、《实施办法》第二条可能产生的不同理解

《实施办法》第二条全文如下：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”

上述条款的核心是两个“确定具体范围”，然而确定的内容，却能够有不同的理解。

其一、确定的是档案这一事物的本身，也就是确定哪些事物是档案，哪些事物不是档案。首先说明：《实施办法》和《档案法》是相互关联的两个法律文件，在这两个文件中同一个概念应该有完全相同的含义。在《档案法》第二条关于档案的定义中，有如下文字表述：“本法所称的档案，是指……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从这一定义看，“对国家和社会有保存价值”是构成档案的一个要件，也就是说，所有档案，都对国家和社会具有保存价值，否则，不能称其为档案。因此，在前述《实施办法》第二条的第一句话，“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案”，可以认为并不是从价值上对档案的区分，而只具有指向意义。所以，该条的含义可以这样解读：《档案法》第二条所指称的档案，其具体范围，依所有权的不同分别由国家和省一级档案行政管理部门确定。

其二、确定的是档案的所有权，也就是确认那些档案属于国家所有，那些档案属于集体和个人所有。从文字表述上，该条其实也可以这样理解：《档案法》第二条所指称的档案中，属于国家所有的，由国家档案局确定其范围，属于集体和个人所有的，则由省一级档案行政管理部门确定其范围。

其三、确定的是档案的价值，也就是确定哪些档案是“对国家和社会有保存价值的档案”。虽然《档案法》第二条将“对国家和社会有保存价值”作为构成档案的一个要件，但从《档案法》的其他条文分析，“对国家和社会有保存价值”也是一种区分档案的标准，也就是说“对国家和社会有保存价值”只是部分档案的属性。例如：《档案法》第十六条：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”从这条规定来看，显然没有把“对国家和社会具有保存价值”的档案认定为档案的全部，而只是档案中具有特定价值的一部分。另外，在《实施办法》第十七条、十九条、二十四条中也有类似的表述。所以《实施办法》第二条第一句话，也可以认为是从价值上对档案的限定，该条也可以理解为：《档案法》第二条所称、对国家和社会有保存价值的那一部分档案，其具体范围，由国家档案局和省一级档案行政管理部门确定。

二、《实施办法》第二条应有含义的辨析

上述对《实施办法》第二条的三种理解，从字面上看都没有错误。但法律、法规的条文却只允许有一种解释，笔者认为，该条“确定具体范围”的内容应该是对档案价值的确定。理由如下：

其一、对《实施办法》第二条的第一种理解，也就是认为该条是对档案这一事物本身的确定，显然不够妥当。这是因为《档案法》中已经明确了档案的定义，再使用行政手段确定其范围，没有任何必要。另外，某些事物是不是档案，不会由于地理位置的不同而有所差异，由各省的档案行政管理部门分别确认同一类档案的具体范围，也不合适。

其二，对《实施办法》第二条的第二种理解，也就是把该条理解为对档案所有权的确定，也不正确。这里需要说明，在国家档案局《关于印发保留行政许可项目和非行政许可审批项目的通知》中，省级档案行政管理部门“继续实施的非行政许可审批项目”，保留了“不属于国家所有的档案具体范围审批”项目，这一规定似乎已经明确了该条的含义就是确定档案的所有权。依理不该再予置喙，但这种解释确实存在着可商榷的硬伤。

一是因为这种理解和我国的民事法律相悖。公民个人所有的档案无疑属于个人财产，公民的个人财产要由国家行政部门确定其范围，在立法例上极为罕见。依据物权法的原理，如果没有相反的证据，动产的占有人是该动产的权利人，无论是集体所有还是个人所有的财产都是如此。目前尚在审议中的《物权法》草案第四条就有相似的规定。这在学理上称之为“权利正确性推定效力”，并不需要行政部门确定。假如这种解读是成立的，公民个人的毕业证、结婚证、日记、来往信函，甚至包括影集、字画等所有可以看作是档案的财产，在没有得到行政部门的审批之前，并没有明确属于个人所有，也很难为法律所保护。这或许不该是《实施办法》的立法本意。二是因为这种解读在逻辑上存在明显的疏漏。在国家档案局确定国有档案的具体范围之后，其余的档案无疑都是“不属于国家所有的档案”，再由省级档案行政管理部门进行审批显然是多此一举。退一步讲，如果认为省级档案行政管理部门审批的内容，是对“集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有”的三种档案具体范围再进行区分，也没有道理，因为这三种档案在《档案法》中的地位基本相同，在法律上进行区分意义不大。三是除港、澳、台之外，我国实行统一的政治和经济制度，集体和个人所有的档案的具体范围，因地域所产生的差别并不大，是否要由各省的档案行政管理部门确定也值得考虑。再退一步讲，即便这种解读确实是《实施办法》的立法本意，在我国物权法颁布之后，依据新法优于旧法、法律优于法规的原则，将会导致该条不再适用。

其三、对《实施办法》第二条的第三种理解，也就是认为该条是“对国家和社会有保存价值的档案”的确认，应该是正确的。首先，依据《档案法》第十六条及《实施办法》中相关条款的规定，“对国家和社会有保存价值的档案”和其他档案相比，具有特殊的法律地位，需要进行界定。其次，依据《档案法》第十五条的规定：“鉴定档案保存价值的原则……，由国家档案行政管理部门制定”。由此可见，界定“对国家和社会有保存价值的档案”，是档案行政管理部门的权限。再次，除了《实施办法》第二条之外，还没有任何的法律法规授权任何组织确定某类或某种档案是否“对国家和社会有保存价值”，如果不把该条理解为是对档案价值的确定，《档案法》中所有关于“对国家和社会有保存价值的档案”的规定，没有具体的客体，形同虚设。

三、对《实施办法》第二条的改进意见

综上所述，《实施办法》第二条的内容，应该是对档案价值的确定。当然，这一结论只是依据常理进行的推导，是否合理，尚待同仁指教。但无论我们如何理解该条的含义，要使该条具有实际的意义和作用，无论在内容和形式上都应该有更为明确的解释和规定。

第2篇：档案法律法规的含义范文

关键词：依法行政；行政管理；执法；业务指导

1档案行政管理职能沿革

在计划经济时代，档案行政管理一直是以指令性的业务指导为主的管理模式，档案行政管理的职能是以行政命令式的档案业务指导来实现的。不可否认，指令性的业务指导行政管理模式在计划经济时代，对档案事业的发展起到了关键的作用。在那时，虽然称之为“业务指导”，但这种“指导”带有指令性，这种指令性具有行政强制性，因而，它在某种程度上，就是“法”，就是“命令”，必须坚决执行，档案工作和业务建设主要是靠行政规范性文件和行政命令式的业务指导强制执行的。这并不是档案行政管理部门独有的特征，而是计划经济时代，一切行政机关共有的行政特征。

随着改革开放与社会主义市场经济的发展，政府行政管理的方式发生了改变。指令性的管理模式渐渐地退出，取而代之的是依法行政。对于这种变化，应该说档案部门还是很敏感的。在指令性管理向依法行政转变的初期，就制定颁布了《档案法》，为档案行政管理机关转变管理职能依法行政奠定了法律基础。

随着依法行政的实施，档案行政管理职能由计划经济时代指令性的业务指导为主的管理模式逐渐向社会主义市场经济时代的依法行政为主的管理模式转变，行使档案行政管理职能的部门，也由业务指导一个部门分为业务指导和法规两个部门。但是，受传统思维和习惯的影响，这种转变基本上停留在口头和表面上，尤其在基层，指令性的业务指导为主的管理模式依然大行其道。

2法定的档案行政管理职能简释

档案依法行政的核心是依法行使档案行政管理职能。必须明确，档案行政管理机关只能在宪法和法律、法规的范围内活动，凡是超过法律规定的档案行政权力和档案行政行为都是非法和无效的。因此，正确理解和行使档案行政管理法定的职能尤为重要。对县级以上的档案行政管理部门的主要职能，《档案法》第六条作了明确规定，《档案法实施办法》第八条又进一步具体规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”对这些职能可归纳为两种行政行为：一是抽象行政行为，即制定规章制度和方针政策；二是具体的行政行为，即对有关部门监督、指导、依法查处档案违法行为。这里的“监督”，是指通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作。“指导”是指通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作。[1]作为档案行政管理部门实施的具体的档案行政行为来说，“监督”指的是档案行政监督检查；“指导”指的是档案行政指导，而不是指令性的业务指导。档案行政监督检查属于强制性行政行为，档案行政指导属于非强制性行政行为。

档案法规规定的档案行政管理的监督和指导职能，还有一层含义，就是上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关进行监督和指导的职能。这里的“监督”，是上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关及其工作人员的行政执法情况进行监督检查，并及时纠正其违法或不当的执法行为的一种内部监督的法定职能。这种职能就是档案行政执法监督，它的实施是多样的，常用的有规范性文件备案审查、执法争议协调、行政执法检查，实行行政执法责任制、行政执法情况报告制等，其中，档案行政执法检查是最重要的档案行政行为之一。但它不属于行政执法，而属于行政监督。这里的“指导”则仍是行政指导，上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关的行政指导不具有任何强制性。

档案法规规定档案行政管理部门负有对同级档案馆、下级档案馆和下级档案行政管理部门进行档案行政监督检查和查处档案违法案件的职能。

档案法规还规定了档案行政管理部门一些具体的行政职能，如，对出卖、转让、赠送属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的审批等，对在利用档案馆的档案中有损毁、丢失属于国家所有的档案行为的处罚等，这些具体的行政职能有：行政处罚、行政强制、行政许可、行政确认等。

3档案行政管理的档案法定范围

档案行政管理职能是有限的，档案行政管理的档案法定范围是有边界的，超出这个范围就有违法之嫌。档案行政管理的档案法定范围就是《档案法》中规定的档案范围，《档案法》第二条规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”也就是说，档案行政管理部门管理的档案范围是“对国家和社会有保存价值的”档案。这里，要注意两个问题：一是档案法定定义，不同于档案的学理定义，它比档案的学理定义的范围要小。二是如何确定对国家和社会有保存价值的档案范围。按照《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”那么，属于国家所有的档案是由国家档案局或国家档案局会同国家有关部门通过制定具有规章性质的办法与标准，明确这类档案的具体范围。如，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及附件《文书档案保管期限表》等，国家档案局与最高人民法院共同制定的《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》等。对于非国家所有的档案具体范围的确定，是由各省、自治区、直辖市档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定档案规范性文件，具体划定本地区非国有档案的范围。如，《江苏省非国家所有档案管理办法》等。

由于档案行政管理的管理范围只在“对国家和社会有保存价值的”档案方面有效，因而，只有那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人才是档案行政管理相对人的范围。这个范围说明不是所有的产生档案的领域和这些领域产生的所有档案都是档案行政管理部门管理的范围。这个范围是档案行政管理部门依法行政行使职能的前提，这个前提必须清楚。对超出这个范围而行使的档案行政行为要慎重，否则，就有违法之嫌。

4档案行政管理职能的辨析

4.1档案业务指导职能辨析。档案业务指导职能是计划经济时代指令性的业务指导管理模式的产物，随着全面推进依法行政的深入，取而代之的是档案依法行政职能。计划经济时代指令性的档案业务指导职能已经寿终正寝，尤其是在档案法规已经明确档案行政管理职能的情况下，按照依法行政对行政机关是“法无授权不可为”的最基本要求，指令性的档案业务指导就不再是合法的档案行政管理职能，如果还要坚持行使这种职能，就有违法之嫌了。指令性的档案业务指导基本上包含了档案行政管理的所有职能，包括制定标准规范、监督、指导和执法等职能。依法行政下的档案业务指导实际是行政指导，其内涵缩小职能弱化，档案行政指导并不等于指令性的档案业务指导。档案行政管理部门的档案行政指导主要是业务上的辅导、咨询和政策的阐释，对被指导单位不具有任何强制性，被指导单位没有义务必须服从档案行政指导，档案行政指导表现出来的更多是服务。但是，由于种种原因，指令性的档案业务指导职能并没有退出历史舞台，依然盛行，尤其是对档案业务指导和档案执法的含义的理解上。档案业务指导依旧是指令性业务指导的含义，要说有变化只是把执法的内容分了出来，而执法却被理解为单纯的查处档案违法行为。由此，也就衍生出一些错误的观念与认识。有档案执法与档案业务指导平行说、[2]档案执法是业务指导保障说、[3]档案业务指导是档案执法基础说，[4]硬是将档案行政执法与档案业务指导这两个不是一个历史时期的问题、不是同一性质的管理模式问题拉到一起。在档案行政执法是档案业务指导保障的思想驱使下，使档案行政执法职能沦为保障档案业务指导职能实施的辅助手段，使档案行政执法失去了本来面貌，失去了应有的职能。造成这种情况的原因是：从《档案法》颁布到《全面推行依法行政实施纲要》的实施，档案行政管理部门并没有完全实行行政职能的转变。

4.2档案行政执法职能辨析。转变职能，就是档案行政管理职能要转到依法行政上，依法行政的核心是行政执法。档案行政执法是行政执法的一部分，按照行政法学的说法，它有广义和狭义之分。广义的档案行政执法，就是档案行政机关为贯彻、执行法规而采取的一切行政行为，既包括档案行政管理机关为贯彻、执行法规，而制定的规范性文件的行为，即抽象行政行为。也包括档案行政管理机关依法针对特定的人和事，而直接采取的削弱权利、加重义务的行政处理行为，即具体行政行为。还包括档案行政管理机关采取的档案行政指导、行政奖励等非强制性行政行为。狭义的档案行政执法，指档案行政管理机关的具体行政行为。主要有档案行政监督检查、行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认等强制性行政行为。而档案界一般认为的档案行政执法，则仅指对具体违法行为的查处。此认识显然有误。

  档案行政指导必须坚持合法、准确的原则，不能把档案行政指导变成档案行政误导，档案行政指导没有法律约束力。但是，如果产生档案行政误导，造成行政相对人受损害时，档案行政管理机关必须承担相应的法律责任。

4.3档案行政管理监督与指导职能的辨析。《档案法》中规定的“监督”和“指导”是档案行政管理部门日常行使的主要法定职能。档案行政监督检查属于强制性行政行为，主要是解决机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作做不做的问题，解决这些机构必须依法建立档案工作、归档保存应当保存的档案、确保档案的安全等，解决“面”上档案工作最基本的问题，是最低要求。档案行政指导属于非强制性行政行为，主要是解决机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作会不会做、做得好不好的问题。对于会不会做的问题，主要是通过业务上的辅导、咨询，提供多种档案管理方法供其选择而不能强制实行。档案行业标准基本上都是推荐性标准，如《归档文件整理规则》就是推荐性标准。对于做得好不好的问题，实际是解决“点”上的问题，通过如机关档案工作规范化管理认证等办法来实现，起示范引导作用，是最高的发展方向。这些都是自愿的，不能强制实行。

4.4档案行政管理职能的“越位”和“缺位”现象。由于档案行政管理部门没有实现职能转变，也没有厘清职能，造成履行职能上的一些“越位”和“缺位”现象。表现为：其一，对于民生、专门、民营企业、农村等档案工作，一方面，在档案业务指导管理模式下，对做好这些工作显得力不从心，举步维艰。另一方面，对这些档案工作，国家、国家档案局和有关部委颁布了大量的法律、行业规章和规范性文件作出了具体的要求和规定。据对《法律图书馆》（law-lib.com/）的不完全统计，从《档案法》颁布至今，国家档案局颁的行业规章和规范性文件有36部，国家档案局与各部委合颁的行业规章和规范性文件有24部；部委颁布的行业档案规章和规范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和专门档案范畴的。这些法律法规既是档案行政管理机关依法行政的依据，也是监管的内容。档案行政管理机关本应通过自己或者联合有关部门依法行使档案行政监督检查等职能的方式来督促做好这些档案工作，但是，在这方面几乎是空白。其二，上级档案行政管理机关本应对下级档案行政管理机关及其工作人员的行政执法情况进行监督检查，通过这种行政执法检查纠正其违法或不当的执法行为，并促进其依法行政的实施。但是，这方面也几乎是空白。其三，档案行政管理部门负有对同级档案馆和下级档案馆、档案行政管理部门进行档案行政监督检查和查处档案违法案件的职责。但是，这方面的档案行政执法还几乎是空白。如果说，“局馆合一”的体制是造成对同级档案馆的档案行政执法空白的理由，那么，对下级档案馆、档案行政管理部门的档案行政执法空白就没有理由了。面对如此多的空白，颇值得深思。

5对档案行政管理机关内部职能划分的思考

要实现依法行政职能的转变，最终要落实到调整、厘清、明确档案行政管理部门内部的职能上。

5.1在现有的机构内按照依法行政的职能重新划分职责。现在，大部分档案行政管理机关都内设有业务指导和法规部门，业务指导部门最好改变名称，可改为“档案管理指导处或档案指导处（科、股）”，履行档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等职责，主要行使非强制性的行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。

5.2增加机构，加强内部监督。加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处（科、股），或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处（科、股）则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处（科、股）”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。

5.3县级档案行政管理机关的职能划分。由于县级档案行政管理机关人员比较少，大部分未设法规部门，面对这种情况，也只有“一套人马”行使不同性质的全部行政职能。当然，业务指导股应改名为“监督指导股”，但需要清楚地分清不同性质的行政行为职能，在一次实施行政行为时，不能实施两种不同性质的行政行为。也即在实施档案行政指导时不能同时实施档案行政监督检查等。否则，就有“钓鱼执法”之嫌。这只是权宜之计，长远办法，只要条件成熟，应将强制性的行政职能与非强制性的行政职能分开。

注：本文为2007年国家社会科学基金项目《档案法立法思想与立法原则研究》的阶段性成果，项目批准号为07btq027

参考文献：

[1]郭树银主编.中华人民共和国档案法实施办法释解［m］.北京：中国法制出版社，2000.38.

[2]艾鸿举.强化档案执法监督 完善档案业务指导[j].辽宁档案，1993(11).

第3篇：档案法律法规的含义范文

关键词：所有权私人档案立法

一、我国私人档案立法现状与意义

随着我国人民物质与精神生活的日益丰富，私有经济的快速发展，私人档案的数量呈现与日俱增的态势。2005年第一次全国经济普查结果显示，全国企业法人单位中，国有企业数量占5.5%，集体企业占10.5%，私营企业占61.0%。截至2008年底，全国登记私营企业659.42万户。私人企业再加上私有机构、组织和个人形成的档案，已成为一个客观存在的庞大档案资源群体。

长期以来，我国私人档案一直被视为国家档案资源规划中的非主流资源，各级档案行政管理部门对私人档案缺乏有效监管，私人档案管理的法律环境不容乐观。私人档案立法缺位，没有专门针对私人档案管理的条款，其他的法规条例等也甚少涉及。立法形式上主要以国有档案为主，各种所有制形式的档案规范交叉杂糅在一起，表述不明确、指向模糊、执行不力。具体表现为私人档案定义与范围界定不明确、国家对私人档案收集和管理规范制度不健全、私人档案国有化的途径和方法不完备、私人档案登记制度、救济制度和价值评估机制缺失等。总之，无论从私有利益出发对私人财产加以保护，还是从公共利益出发对具有历史与社会价值的私人档案加以保护，私人档案立法势在必行。

私人档案立法有利于私人档案工作的健康发展。由于缺乏法律的监管，我国私人档案和私人档案管理始终处于自然生长、无序发展、分散管理的原始状态。有的因为管理不善或存放环境差，出现残破、污损、老化、字迹褪变等现象，处于濒临损毁的边缘；有的由于所有权人缺乏对档案价值的正确判断而被任意丢弃或销毁；有的因为不了解档案工作和相关法律政策，其所有的档案没有得到社会的认可和价值的发挥。因此，通过对私人档案的立法可以有效地规范私人档案的管理，使其步入健康有序的发展轨道。

私人档案立法有利于私人档案资源的保护与利用。私人档案内容丰富，种类繁多，仅个人民间收藏就有不同朝代的官府文书，民间私人往来书信、日记、照片、手稿、家谱、房契、地契、票据、牌匾、舆图、印章、书画、奖状、证书、实物等。私人及私人企业、组织在发展中形成的档案是从非官方视角反映社会各方面发展状况的一个缩影，私人档案的科学价值、历史价值、文化价值、凭证价值等是其他来源的档案资源无法代替的。挖掘这些潜在的私人档案资源，对其加以立法保护，是对人类历史文化遗产保护与传承所做的一份贡献。

私人档案立法有利于整个社会档案资源的合理配置与均衡协调发展。私人组织、私人企业和个人在社会生活以及各种活动中形成的大量档案是社会信息资源不可或缺的重要组成部分，是对国家档案资源种类的有效补充。目前尚未见到相关权威部门关于我国私人档案的统计数据，想必内容一定丰富多彩、数量可观。如果国家档案资源战略规划将私人档案资源排斥在外或没有摆在应有的位置，在国家档案资源配置上无疑是失调的，对国家档案信息资源的全面保存而言无疑是巨大损失。在今后档案立法中，国家档案资源配置要考虑将私人档案纳入其中，保持国有档案与私人档案的合理配置与均衡协调发展。

私人档案立法有利于私人财产和私人档案所有权人权益的全面保护。我国自经济体制改革以来，在所有权改革方面的一个重大成果，就是打破了单一的一元化所有制形式和计划经济体制一统天下的传统格局，初步形成了在公有制占主导地位的多种所有制并存和共同发展的结构。我国《宪法》历经多次修订，确立了以公有制为主体，多种经济制度共同发展的制度，私有经济得到了宪法的认可和保护。2007年颁布的《中华人民共和国物权法》是迄今为止对私人财产保护最为完整的一部法律，为私人档案所有权的管理与规范提供了更为具体的法律依据。私人档案作为私人财产的一部分，理应得到国家相关法律的保护，如果从档案的视角给予特殊的保护，则可实现国家对私人档案财产的全面覆盖。

二、我国私人档案的立法原则

欧美国家的档案法，对私人档案的规范比较全面完善，几乎与公共档案法平分秋色。如英国的《公共档案法》、美国的《国家档案与文件管理基本法与权限》、意大利的《关于国家档案管理机构和管理人员的法令》等，都有独立的关于私人档案的法律条款。以1979年的《法兰西共和国档案法》为例，全文共6章36条，其中第3章对私人档案的规范就达15条，将近一半的篇幅对私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和出口等作了详细的规定。我国私人档案的产生、收集、整理、利用、传播有其自身的特点和规律性，对私人档案管理的立法，应该形成相对独立而又与公共档案管理立法有紧密联系的法律体系，并针对不同私人档案的类型、价值制定专门法和实施细则。

针对我国私人档案立法现状，参考借鉴国外私人档案立法实践，私人档案立法特别要注重体现以下原则：

（一）明确私人档案法律地位，体现与国有档案占有同等地位的平等保护精神

私人档案同国有档案一样，是构建我国档案信息资源总体不可或缺的重要组成部分。对私人档案的管理作出详尽的规范，这既是对私人档案价值的认定，也是对私人财产的尊重；既体现私人档案信息资源是国家档案信息资源组成部分，也是对私人档案所有者权益的平等保护思想的确认。将私人档案的财产权与其他财产权予以平等对待，实际上是私人档案财产权与其他财产权同等法律地位的体现。

私人档案立法，必须从保护私人利益出发，明确私人档案财产的法律地位，充分尊重私人财产所有权，实现既不侵犯私人档案所有权人的合法权益，又使私人档案得到充分保护与利用的目的。在明确保护私人档案所有权的基础上，还应对档案所有者基于档案所有权的其他相关权利予以保护，如隐私权、著作权、专利权、商标权、商业秘密、信息开放与优先利用权等，体现国家对私人档案财产的尊重，使私人档案所有人权益能够得到合法保护。

（二）从维护国家与社会的利益出发，确立国家层面对私人档案的管理权与监控权

任何权利在法律上都是受限制的，不存在没有任何限制的绝对权利，私人档案财产所有权人在充分享有法律赋予的权利基础上，也要遵循一定的公共原则与社会规范。正是基于此，鉴于私人档案所有权管理上的特殊性，国家应把私人档案纳入国家档案信息资源宏观控制的范畴。私人档案因其私有性，不能完全按照规范国有档案管理的法律规范私人档案的管理，又因为其内容涉及社会利益，不能完全成为由权利人自由处分的私有财产，因此，发挥国家各级各类档案行政管理部门对私人档案的管理与监控职能，成为私人档案立法必不可少的内容。如对私人档案专业化管理的指导，私人档案的统计登记制度，向档案馆捐赠、寄存、出售档案，对于保管条件恶劣的私人档案的处置，私人档案的开放、公布、买卖、出境等，国家法律对此应当有明确的规范和相应的措施。这些均是从国家层面对私人档案的监控。

从现代财产权法的理论和实践来看，各国法律都基于法律规定、正当程序和公共利益的需要，对私人财产予以限制。实行私人档案的国家监控，有利于促进档案所有者与国家档案管理机构的相互配合，使私人档案处于一种良性运转与发展状态。通过立法，国家档案管理部门可随时了解私人档案的状况，及时采取正当合法的措施阻止、减少私人档案的流失和损毁，客观上起到了对私人档案的物质安全与信息安全的全面保护作用。

特别声明的是，我国私人档案的立法要以维护公共利益和保护私有财产为目的，若偏离此宗旨，相关法律就无法得到私人所有权人的配合与积极参与，以国家的天然优势地位对私人档案进行强势控制绝非立法的本意。

三、我国私人档案立法的内容分析

私人档案立法涉及私人档案的定义及其范围，其中包括私人档案收集、接收、登记、保管、鉴定、利用、销毁、捐赠、寄存、购买与收购、征用与征购、出境等内容，国家对私人档案管理所拥有的权利以及私人档案主体所必须履行的义务等。具体而言：

（一）立法要开宗明义，确认私人档案的定义与范围

对私人档案定义的确立是规范私人档案管理的法律基础。国外档案法律对私人档案法律界定都十分明确，如法国的档案法规定，私人档案是指包括任何自然人或者法人、或者任何私人机构或部门在其自身活动中产生或收到的文件整体。美国、西班牙、瑞士等国档案法认为凡是非政府机构和非国家提供经费的机构、组织产生的档案以及重要家族、重要人物在非政府公务活动中产生的档案都是私人档案。意大利、澳大利亚等国法律把不属于公共档案的档案划归为私人档案范畴。

笔者认为，我国私人档案概念的法律界定应立足于所有权，私人档案是个人或私人机构和组织在私务或社会活动中形成的、或依法获得的且所有权归私人所有的各种形式和载体的历史记录。它包含以下几方面的基本含义：第一，私人档案形成主体是私人或私人性质的机构组织，包括自然人、非自然人、私人性质的企业、组织机构等。第二，私人档案的所有权归私人所有。这是界定私人档案的根本属性，不论档案的来源、内容且保管在何处，如果档案所有权归私人所有，则为私人档案。第三，私人档案的种类是多种多样的。从载体上，有纸质、胶片、磁带、光盘、实物等形式。从记录方式上，有文字、图像、音频、视频等。

（二）明确私人档案所有权归属

私人档案立法应鲜明地表达私人档案所有权归属，这是私人档案立法的前提。私人档案所有权主要包括私人档案所有权及相关权益、私人档案所有权主体的权利与义务及法律责任等。西方国家对私人档案所有权和相关权益的认定都有明确条文的规定，然而我国档案法对私人档案所有权的规定较为含糊笼统，缺乏独立的条款和明确的意思表示，对私人档案所有权相关权益的保护明显缺乏力度。《中华人民共和国档案法》将档案按照所有权的不同分为国家所有的档案、集体所有的档案、个人所有的档案三种。规定个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。这些法律条款虽没有对私人档案所有权的直接正面的表述，实际暗含了个人所有的档案归其个人所有并自行保管。

（三）明确国家档案行政管理部门对私人档案的宏观管理职能

我国档案行政管理部门尚未真正将私人档案管理工作纳入日常工作之中，国家档案资源建设规划也未将私人档案真正纳入其中，档案行政管理机构未配置专门的私人档案管理部门，这些问题均需要在立法中加以解决。基于私人档案所有权的私有属性，国家档案行政管理部门对私人档案的行政管理应当主要体现在宏观控制与业务指导上。宏观控制以监督为主，建立私人档案的登记备案制度，业务指导以专业为依托，指导私人或私人机构对所拥有的私人档案进行专业化的保管。

（四）私人档案的登记申报和保管报告制度

国外私人档案申报登记制度归纳起来有三种形式：其一，先由档案所有者或有关机关提供或申报私人档案登记的范围，经审议或鉴定，对其中确有历史价值的私人档案进行登记。采用这种登记形式的有法国、罗马尼亚、阿尔及利亚等。其二，由档案行政部门确定并公布具有重要历史意义的私人档案的范围，私人档案所有者根据标准进行申报登记。采用这种登记形式的有意大利、荷兰、西班牙、黎巴嫩等。其三，档案部门主动对私人档案进行调查和登记。如英国由皇家历史手稿委员会负责调查有价值的私人档案的存放地点和性质，由国家档案登记局负责对这些档案进行登记。

私人档案的登记申报和保管报告制度在我国档案法律中是一个空白。鉴于私人档案所有权和管理上的特殊性，立法要明确国家档案行政管理部门对具有历史价值和社会意义的私人档案建立私人档案登记申报制度，明确国家档案部门对私人档案进行登记的权利和义务以及私人档案所有者每年向国家申报其所有档案的义务。登记的内容有：档案的内容、性质、数量、保存状况、流动情况以及档案所有者的姓名、地址、联系方式等。国家档案部门登记后，可以进行统一编目，登记后的私人档案可以遵照所有者的意愿，或自行保管，或由国家档案部门代管。私人档案所有者转让其所有权时要重新进行登记，如若有丢失、偷盗等情况时，也必须及时向档案部门报告。对私人档案进行处分时，如出境、补充、修改、销毁等行为必须经档案部门批准。对于已申报备案的私人档案，无论主动或被动登记，国家均要从经济援助、税收减免、专业指导、提供利用等方面给予优先待遇。

在建立私人档案登记制度的同时，建议国家档案部门制定完善的私人档案价值评价机制和评估办法，以便客观地把握私人档案的价值，对其进行有效地监管。首先，要成立私人档案价值评估的领导机构，明确私人档案价值评价的职能归属；其次，要建设一整套私人档案价值评估机制和标准体系，由国家档案行政管理部门牵头制订私人档案价值评估原则和细则，保管期限的合理标准，为建立健全私人档案价值评价机制提供参考依据，并为国家档案馆收购或征购私人档案的操作实施创造条件。

只有将私人档案登记申报制度、保管与利用制度、建议帮助制度、出境审批制度、价值评估机制等纳入国家的档案法律法规之中，在法律层面上形成对国家档案部门和档案所有者的权益保障机制，在行政管理上形成对私人档案管理的协调合作机制，在操作层面上形成对私人档案的监控保护机制，我国私人档案的管理才能步入法制化的轨道。

（五）私人档案的接收与保管

私人档案保管一般采取私人自行保管和寄存的方式。统揽各国档案法规，几乎无一例外地授权国家档案馆在严格遵守私人档案的所有权原则基础之上，以购买、捐赠、遗赠、寄存、购买或收购、征用与征收、接收等形式对私人档案进行接收。

捐赠。《中华人民共和国档案法》第3章第16条规定：“向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。”《中华人民共和国档案法实施办法》第1章第6条规定：针对将重要或珍贵的档案捐给国家的情况，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励。与国外法律中明确的减免税收等规定相比较，这些条款比较笼统，不具吸引力，需要细化。国家应立法鼓励私人档案所有者向国家档案馆完全捐赠或不完全捐赠，对于捐赠者，政府和档案馆除按照法律规定予以奖励表彰外，国家财政也要设置专款予以支持。对于向国家档案馆捐赠私人档案者可实行降低捐赠者个人所得税、遗赠者可被免除遗产税税收等优惠鼓励政策。

购买或收购。属于征集档案的一种方式，适用于私人档案的收集。购买或收购是指基于所有人人自愿的基础上，或在某些特殊情况下，国家通过合法的途径和手段，获得具有重要价值的私人档案的所有权的行为。目前，我国国家档案馆只是对非国有档案遭到破坏、处于散失和其他不安全状态时采取强制性的国有化行为，收购行为是被动的、非常态的，并没有主动的、常规性的收购私人档案的具体规定。关于购买私人档案时是否进行评估没有明确的法律规定。法国档案法规定：购买私人档案的价格由一个专门评判包括档案在内的文化物品的委员会进行鉴定。建议国家财政每年单独拨给国家档案部门专项经费，列入常规档案资源建设经费，用于私人档案的收集与私人档案馆的发展。

征用与征收。所谓征收就是为公共利益的需要，国家将私人所有的财产征归国家；所谓征用，就是国家为了公共利益的需要而强制性使用公民的私有财产。区分这两个概念，对于明确不同的法律关系，处理好公共利益和私人财产权的限制关系具有重要的意义。从法律效果上来看，征收是所有权的改变，征用则是使用权的改变。征收是国家从被征收人手中直接取得所有权或其他权利的行为，其结果是权利发生转移；征用则是紧急状态下的强制使用，一旦紧急状态结束，被征用的物体如数返还给原权利人。征收征用属于国家行为，必须要依据法定的程序。不论是征收还是征用，即便是为了公共利益，也不能剥夺私有财产，国家必须对被征收人予以补偿。扎伊尔档案法规定，因公需要可以征用具有历史价值的、属于私立机构和个人的文件。我国档案法没有明确制定“征用与征收”私人档案的内容，建议在法律上可明确表明，国家档案部门为了公共利益的需要，可征收或征用私人档案，如用来举办境内外档案展览等。河南省上蔡县程文氏兄弟状告该县文物保护管理所就是一起关于征用私人档案不予归还严重侵害私人档案所有权人合法权益的典型案例。该案应是《档案法》调整与管理的范围，但由于档案法律规范制度的不健全，依据档案法律无法得到合理合法的处理，遂依据民法得以解决，可以看出《档案法》对私人档案保护条款的缺位而导致对档案所有权人权益的损害。

接收。接收档案是指私人档案的拥有者去世后而档案无人继承、认领，国家档案馆可以直接将该档案的所有权收归国有。我国的档案法律、法规中没有对发生此类情形的私人档案进行接收的有关规定，在今后的立法中有必要加以明确。如《英国公共档案法》规定：英格兰或威尔士法庭保管的任何私人文件，如果其保存时间超过了五十年仍无人认领，经保管案卷法官同意后，公共档案馆馆长可要求将这些文件移交给公共档案馆，这些文件即成为本法所指的公共档案。

寄存。寄存档案是在明确并充分尊重私人档案所有权的基础上，将私人档案由保管条件良好的国家档案馆代为管理，是对私人档案实施保护的一种有效措施。我国《档案法》第16条规定：“对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。”目前，我国一些地方的档案馆有档案寄存代管业务，积累了一定经验，我们可以在此基础上，完善私人档案寄存代管制度的法律程序。

出售。针对私人档案出售或拍卖，意大利、法国、塞内加尔等国家的档案法规定，国家档案馆有优先购买权，同时还要求在出售或拍卖前，要预先通知有关档案馆，并且附上所出售档案的目录。我国“档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。”对于私人档案出售的价格，法律没有具体的操作规范，约束力不强，现实中几乎鲜有私人档案所有者在出售其所有档案时，主动到档案行政管理部门审批备案。

（六）私人档案的利用

对于私人档案的利用与开放，私人档案所有者拥有绝对的权利。我国《档案法》第4章第21条规定“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其的合法权益。”档案所有者公布档案必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。如果国家档案管理部门因对私人档案开发利用而产生任何经济效益和社会效益，有责任和义务向私人档案所有者告知并作出收益的合理分配。在国家档案部门已备案的私人档案，档案所有者在销毁、买卖、出境时，有告知国家档案部门的义务。

（七）私人档案的出境

关于私人档案的出境，法国档案法规定，档案所有者要向档案管理部门提出申请，附上出口档案的清单。档案管理部门可以在全部或部分复制私人档案后，允许出口，或者通知档案所有者，档案管理部门准备部分或全部行使留置权。葡萄牙有一个专门的法律保护重要的私人企业档案，这些档案被宣布为不可剥夺的，并且不能出口。意大利档案法规定，私人档案在未得到有关部门批准之前，不得擅自出口，否则将负法律责任。

《中华人民共和国档案法》第18条规定：“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。”第25条规定：“携运禁止出境的档案或者其复印件出境的，由海关予以没收”、“严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。”目前我国档案法对于档案的出境只设置了禁止性的条款，缺乏程序性和操作性的规范条款，建议今后修改时添加。

私人档案同公共档案一样是人类文化遗产不可或缺的重要组成部分，西方关于私人档案的立法活动远远走在我们的前面。我国在档案的管理与保护方面不能厚此薄彼，重官方轻民间，不能顾此失彼，重整体轻个体。加强私人档案的立法，构建我国私人档案资源的法律屏障，既是对私人档案财产的尊重与保护，也是对祖国文化遗产的全面传承与弘扬。

本文为国家社会科学基金项目《档案所有权理论与实践研究》（项目编号为08BTQ0037）研究成果之一。

参考文献：

[1]中国档案学会对外联络部档案学通讯编辑部.外国档案法规选编[M].北京：档案出版社，1983

第4篇：档案法律法规的含义范文

关键词：档案；属性；信息资源共享；档案监控

长期以来，人们将自身在社会中的活动以纸质记录的方式形成一种记录材料，然后通过长期的流传与发展，由后期人们再将这些材料进行挑选、归纳与总结，从而形成一部历史性材料，以供后期研究者的查阅，这就是档案。档案信息涉及到多个方面，有社会文化、政治、经济、教育等，所以档案的属性主要有信息性、政治性、历史再现性、社会性等。其中档案的本质属性也就是历史再现性，所以说，档案也是将历史恢复原貌的文献。下文主要从档案的属性出发，主要阐述了档案信息资源化共享的问题，以供相关人员参考。

一、档案信息资源共享是由档案的信息属性决定的

（一）档案的信息属性

在现代社会，不管是图书、文献还是档案，都可以作为一种信息，可以将信息从抽象变具体，从而作为一种参考依据以供我们征服自然、合理的改造自然。档案信息具有扩充性、压缩性、替代性、传输性和共享性等特点。档案是人类在社会实践活动中的产物，所以它的内容涉及到很多方面，通过档案信息，有利于让人们了解历史内容，并着眼于现在，规划未来。它是将历史还原的最有效证据，是现代社会中不可缺少的重要资源。所谓档案信息资源共享也就是人们在对档案信息管理的过程中，通过先进的网络技术将信息予以传递，这样能够有效的提高其管理水平，从而有利于实现社会信息资源共享。

（二）档案信息资源共享实现的基本条件

1.客观条件。

（1）要想实现档案信息资源的共享，就应该要求档案的信息量充足。根据相关数据统计，我国现已建立近四千个档案储藏馆，省级以上的档案室将近2万个，上亿份纸质档案，还有将近三百多万张照片档案，另外，还有大量一些有价值的档案被工作人员采用各种保管形式而留存下来。（2）除了要求具有充足的档案信息量，还需要具有先进的技术设备。在保管档案信息的过程中，为了方便人们的查阅，就需要国家加大数字化档案室的建设力度，这样才能够通过先进的网络技术将信息资源共享。在现代生活中，数字化档案室具有虚拟网络的特点，它是一个超大规模的管理系统，主要是通过数字化技术等先进技术将档案信息资源储存、传递，以供人们查阅。这种方式有利于使档案管理实现现代化，为档案信息资源的共享创造了良好的环境。

2.主观需要。

随着社会的发展，人们对于信息的需求量也逐渐增多，此时对档案信息资源的认知也逐渐深入人心。在实际生活中，人们可以将充足的档案信息资源用于工作、学习当中，以此作为一种参考依据。与此同时，随着现代化、信息化、数字化社会不断深入，人们在对信息资源的索取当中不再受到时间或者空间的束缚，档案信息资源管理更加趋于现代化方向发展。

（三）档案信息资源共享实现的途径

1.加快档案信息资源共享的法规建设。

档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，对这类牵涉面广、影响因素众多的系统工程，法制先行是十分重要的前提条件。创造一个良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。优化中国档案信息资源共享的法制坏境，一是修订、完善现有的《档案法》的相关条款；二要制订档案信息资源共享法规。档案信息资源共享法规内容应包括以下几个部分：一是关于档案信息资源共享的方针、任务、标准、经费渠道与保障措施；二是关于国家档案信息资源整体布局，包括目标、总体要求、原则、组织方式、协调工作领导机构的性质、职能、组织形式、经费等；三是关于全国计算机档案检索系统的建设，包括各类档案数据库建设的布局与管理、服务与利用、联机检索网络布局与原则等。

2.大力加强档案资源建设，打好资源共事的物质基础。

档案资源建设是档案资源实现社会共享的基础。加快档案资源建设，首先要“广开货源”，即加大档案收集工作的力度，扩大征集档案的范围，既要内容全面，又要注意特色，既要注意当前需要，又要兼顾长远利用，保证档案资源充足、有效、高质。其次，必须根据社会信息化的发展趋向及其要求，加强档案资源建设宏观规划与协调；同时，还应加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源的结构原则与模式，不断丰富馆藏，提高文化品位，使馆藏档案资源具有浓郁的文化气息。

二、档案的本质属性决定了要对档案进行监控

（一）档案的原始记录性

档案是以具体内容反映其形成机关或人物的社会活动的历史记录物，是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写和另外收集的材料，具有很强的凭证价值和情报价值。所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份，这跟其他文献资料有很大的区别，这也是档案更为宝贵的原因之一。因此，要对档案行使监控权。

（二）档案监控权的含义及实质

国家对档案的监控权是指国家以国家档案政策和档案工作法律法规为依据，通过各项强有力的措施，确保国家对国家全部档案的监督权力。它包括档案部门有接收移交档案的权力、有确定档案保管期限的权力、有对拒绝归档、出卖国有档案等违法行为实行惩处的权力、有对具有历史意义而涉及公共利益的私人档案进行监督控制的权力，等。

三、结语

在行使档案监控权的过程中，要注意把握好“度”的问题，如果档案监控权太弱，一方面会造成国家档案信息资源的流失，国家利益受损；另一方面会造成涉及企业利益与个人隐私的档案信息泄露，集体和个人利益受损。但如果档案监控权太强，则会影响社会各方面档案的利用.不利于国家、集体和个人各方面活动的顺利进行，最终会影响社会的发展。因此，只有正确处理好档案共享与监控的问题，才能最大限度地整合、利用档案资源。更好地为社会服务。

参考文献

[1]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

[2]范宗斌.档案信息资源共享的几点思考[J].贵州档案，2003，（2）.

第5篇：档案法律法规的含义范文

关键词：食品安全 监管档案 规范化 管理 对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（a）-0180-01

近几年，食品安全事件频繁产生，不仅仅给食用者的身体和精神带来不可估量的危害，也严重扰乱社会安全秩序，造成难以挽回的损失。当前，对食品安全监管档案规范化的管理是亟需解决的一项重大事项。当然，为避免对规范化管理认识上的不足而造成不利影响，有必要先了解这项管理的内涵和意义。

1 食品安全监管档案规范化管理的内涵及意义

1.1 食品安全监管档案规范化管理内涵

食品安全监管档案管理和食品安全监管档案规范化管理，实际上并不是相等的，在各自的含义上是有区别的。前者以实际记录下来的文字、声音、录像等资料为监管工作中的重要依据，而这些资料是我国食品监督部门在日常监管时备份下来，并经过整理归纳作为档案保存。食品监管过程中发生任何食品安全情况，将由记录下来的资料完全阐述，同时，这些资料有着承上启下的作用，可以总结上一阶段和预计下一阶段的情况。规范化管理则指的是所有记录的资料信息必须真实准确，记录的档案要全面完整，日常监督工作情况要详细真实，不得出现片面的、概念不清楚的记录。

1.2 食品安全监管档案规范化管理的作用

实施档案规范化的管理，可以保证记录在档案中的所有信息是属实的，在萌芽状态的食品安全隐患能及时地消除，能够在不扩大食品安全事态的情况下，第一时间处理发生食品安全事件的相关单位，避免了许多不必要的麻烦。同时，实施档案规范化的管理，可以将相关食品企业的相关资料予以公布，便于群众对食品企业进行社会监督，促进食品监管工作稳定的展开。

2 对强化食品安全监管档案规范化管理的思考

2.1 强化食品安全宣传深度和广度

目前，由于工作人员对档案管理的认识程度较低，在实际工作过程中，对档案的管理往往不予以重视，从而出现许多不良现象，比如，在食品安全监管档案管理工作时对资料的收集和整理过于散漫，档案归档内容、形式差别很大;对资料的保管不怎么放在心上，档案丢失及被破坏的较多。基于此，做好规范化管理的宣传有必要加大力度。当地的新闻、电视媒体是非常不错的宣传平台，通过这些平台，增加食品安全监管档案的规范化管理舆论范围，创造出良好的条件，以典型档案管理的例子为主要宣传对象，强化食品安全监管部门的管理人员和职工对实施规范化管理重要性的认识。这将有效地引导相关人员在档案管理工作中自觉遵守档案管理相关规定。

2.2 建立一户一档的规范化管理机制

食品安全监管部门将所有的食品生厂商、经营商纳入管辖范围之中，以直接监督、一户一档的方式，来响应规范化的管理模式，并完成对所有食品生产商和经营商实施监管的重任。所谓的一户指一个拥有行政许可的单位。针对每户的监督次数、结果、投诉等的资料进行总结收编，制成独立的案卷目录。这样食品生产和经营商的实际经营情况便可随时悉知，监督时的针对性材料也便于提供。食品安全监管档案一旦得到统一和完整，规范化管理将有质的飞越。

2.3 统一印制规范化的监管档案文书

维持档案管理的秩序，以明确档案内容并统一印制的档案文书为辅助工具也十分有效。当然，要确保档案文书在个监管部门的落实率，就需要按照我国现有的食品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规要求，制定有针对性的档案管理办法，可以制出食品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记录表、食品生产企业的安全承诺书等。更重要的是表格和档案文书必须要求相关食品企业真实认真的填写，然后交由监管部门妥善保存，这就不会出现食品安全监管中无据可依、无机可查的现象。

2.4 明确规定和列明档案内容

为进一步完善食品安全监管档案的完整性和统一性，档案的内容应该做出明确的规定，列出规定清单：每个企业的食品生产或经营许可证的复印件、各每个企业的营业执照复印件等各种基本证件，还要有安全监管部门日常检查时的记录情况、相关文书、处理资料等。并将这些资料详细记录归档。

2.5 规范档案归档程序

实际档案管理工作中，并不是所有人按照归档程序来做统一归档，这直接妨碍档案规范化管理。所以，为避免此类不良现象的存在，需要对相关管理人员做进一步的培训，明确档案归档程序，让其掌握归档程序的正确方法，在后续实际工作中进行监督并要求他们坚持以下档案归档的一般程序：初步了解企业信息―― 填写企业食品安全状况普查表―― 填写日常巡检登记表（如果发现有食品质量问题，要下达相关的责令改正通知）―― 填写复查登记确认表（如没有质量问题，则无需填写复查表）。但在监管过程中偶尔会出现重大的安全性问题，就需要撰写相应的质量监督重要情况报告上报上级有关部门，并督促企业自查，然后还要认真填写各企业质量安全主体责任核查情况表。一定要规范的进行档案归档，确保档案归档时的质量。

2.6 加强档案管理人员的培训

不管什么管理，要想得到实现，都离不开人这个决定性的因素，因此，在食品安全监管档案的规范化管理下就很有必要去提升工作人员的政治素质和职业素养。提升政治素养的原因是由于档案工作的特殊性，有许多政治性资料需要保密，档案信息也不能随意的泄露给其他行业。在这方面需要档案管理人员在上岗之前学习马列主义、思想，确立他们的政治方向、坚定他们的政治立场，自觉遵守四项基本原则的要求，树立服务社会的意识，认识到档案管理工作的保密性和政治性。同时，以档案法为教育资料，引导他们区分出档案管理工作和一般工作之间的不同，明确自身的行为准则，自觉的坚持依法管档，尽可能保证档案安全。

3 结语

通过对食品安全监督管理的论述，结合当前我国频繁发生的食品安全事件，加强食品安全监督管理是非常必要的，这不仅给食品安全监管工作提供科学的依据，有效的落实我国的食品安全监管工作，并能从食品监管档案规范化管理总结出食品安全事件带来的警示，预防或者杜绝食品安全惨剧的再度发生。

参考文献

[1] 周向峰.全面推行食品安全监管档案标准化建设[J].工商行政管理，2009（23）：78.

[2] 刘翰荪.加强食品安全监管档案规范化建设[N].中国医药报，2011-02-26003.

[3] 庞春梅.浅析食品安全监管档案规范化管理[J].大众科技，2013（5）：281-28