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关键词:企业信息化 信息安全管理 作用
1 企业信息化
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生力,并使之造福于社会的历史过程。信息化代表了一种信息技术被高度应用,信息资源被高度共享,从而使得人的只能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥,个人行为,组织决策和社会运行趋势于合理化的理想状态。信息化是各企业管理运用中必须强化的一项内容。企业信息化是指企业以业务流程的优化和重构为基础,在一定的深度和广度上利用计算机网络技术数据库技术,控制和集成化管理企业生产经营活动中的各种信息,实现企业内外部信息的共享和有效利用,以提高企业的经济效益和市场竞争力,这将涉及到对企业管理理念的创新。管理团队的重组和管理手段的创新。
2 信息安全管理
2.1信息安全管理的概述
管理是一种基本的社会实践活动,它贯穿于人类社会实践的历史过程。信息安全管理是通过对信息活动相关领域的管理,来实现信息安全管理的目的。信息安全是一门涉及计算机科学、网络技术、通信技术、密码技术、信息安全技术、应用数学、数论、信息论等多种学科的综合性学科。从广义上来说,凡是涉及信息的保密性、完整性、可用性、真实性和可控性的相关技术和理论都是信息安全的研究领域。
2.2信息安全管理的特征
2.2.1基础性
信息安全管理是保障信息安全的基本途径,也是实施信息安全活动的主要依托和必备手段。它既是行驶和保障合法权益的基本手段,也是整个信息社会正常运行的先决条件。信息安全管理的保障能力既是个人素质、企业实力、军队战斗力的重要体现,也是国家和社会安全的重要标志。因此,信息安全管理不仅是任何个人、任何组织、任何行业、任何国家都需要的基本管理活动,而且是其实施信息安全活动的主要依托和必备手段。
2.2.2全局性
信息安全管理是一个庞大、复杂、动态的人机交互系统工程,是由一系列子系统构成的一个有机整体,涉及信息安全管理的人员、资产、技术、设备、环境、体制编制、政策法规、标准规范、管理理论、管理方法、教育训练、政治工作及后勤保障等各方面。各个子系统之间既相互渗透又相互促进,共同构成了信息安全管理的全局。构建信息安全管理体系,进行全面的信息安全管理,其实质在于全面提高整体信息安全管理水平。这就从本质上说明了信息安全管理,都不是真正意义上的信息安全管理,只有在总体战略上完成了信息安全管理的过程,才能称为信息安全管理。因为当今的安全是包括各个领域的大安全,其信息领域的安全尤为重要。
3 动态性
由现代管理学可知,管理既是一种活动,也是一个过程。管理系统是一个运动着的有机体。管理系统内部的联系及其与环境的相互作用都是一种运动。管理系统的功能是时间的函数,因为不论是管理系统要素的状态和功能,还是环境的状态或联系的状态都是在变化的,运动是管理系统的生命。例如在钢铁企业中社会经济系统中的子系统,为了适应外部社会经济的需要,必须不断地完善和改变自己的功能,而钢铁企业内部各子系统的功能及相互关系也必须随之相应的发展变化。
4 安全管理系统对企业信息化的作用
计算机安全管理系统与企业的正常运营有着密不可分的关系。信息安全管理体系主要分为三个要素,第一是资源条件,即组织中的人、财、物、时间、空间、信息、以及信息环境等;二是目标,信息安全管理目标是管理运行的动力和方向;三是管理者与被管理者。对于,企业而言。安全管理系统,系统信息技术的发展不仅改变了企业的外部环境,内部的管理模式也将因此而发生改革。企业信息化程度不断提高。安全管理系统不仅在内部形成网络,做到信息共享,使企业组织整体高效运营,而且企业还与外部网络沟通,形成互联网络。信息技术、信息系统和信息作为一种资源已不再仅仅支撑钢铁企业战略,而且还有助于决定企业战略。企业信息化采用计算机安全管理系统,采用大量的安全信息技术,改进和强化了企业物流资、资金流、人员流及信息流的集成管理,对企业固有的经营思想和管理模式产生了强烈冲击,带来了根本性变革。计算机安全信息技术与企业的发展与融合,使企业竞争战略不断创新,提高了企业竞争力。企业运用安全信息系统管理,不仅提高了企业全体员工的整体素质,建立良好的管理规范和管理流程,构建扎实的企业管理基础,实行科学管理,从而提高了企业的整体管理水平。计算机安全管理系统在企业内部的管理中起着重要性的作用。
5 结语
计算机安全管理系统在企业中的运用是建立国家信息安全保障体系的物质基础。信息管理安全体系与企业管理是信息安全管理的重要组成部分。近年来,我国计算机信息安全技术研究与信息化取得了积极进展,但整体上还比较落后,关键是技术和产品受制于人,计算机信息安全系统是信息安全保障的关键,也是企业有效运行的重要条件。为使我国各企业经济更好地发展。必须加强信息安全科学技术研究。要健全技术创新体系,提高我国信息安全自主创新能力,使计算机安全管理系统更进一步。有效地服务于各行各业中。
参考文献:
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[3]沈昌祥.风险管理与应急体系.网络安全技术与应用,2006(6):6-7
[关键词] 会计信息;电子商务;Internet
一、电子商务时代会计信息化的特点
(一)会计信息的无纸化和开放性
会计信息的无纸化和开放性是电子商务时代会计的主要特点:电子商务的开展使企业信息系统计算机网络化,在会计方面表现为会计系统与企业的其他业务系统产生无缝链接,使会计信息系统日趋开放;另外,在手工会计环境下,企业发生的经济业务均记录在纸张上,这些纸质形式的数据若被修改会留下修改的线索和痕迹,这是纸质数据的基本特征。而计算机网络信息系统中的电子商务是一种无纸贸易,使原来纸质的会计数据直接记录在磁盘等磁性材料上。对电子数据的修改可不留痕迹,给一些非法操作提供方便。
(二)会计信息的多元化和智能性
在经济社会一体化、数字化、网络化的今天,会计信息系统是一个由人、计算机网络和数据及程序等有机结合的应用系统,它不仅具有核算功能,更具有控制和管理功能。会计系统不再是简单模拟手工的系统,而是人机交互作用的智能型系统;此外,会计系统通过对企业内外各机构、部门的信息接口转换、接收货币形态和非货币形态的相关信息;提供信息的时间多元化,不仅可按照既定的月、季、年来提供会计信息,而且可随机生成所需的实时信息。并可对系统实施实时控制。处理信息的方法多元化:折旧计提的方法不仅可采用直线法,也可同时采用双倍余额递减法等其它方法进行试算来比较差异。提供信息的空间多元化:会计信息系统既可以提供货币的,也可以提供非货币的信息。提供信息的形式多元化:随着计算机多媒体技术的采用,会计信息系统除了提供数字化的信息外,也可提供图形化信息。
二、电子商务对传统会计的影响
伴随电子商务而产生的网上企业、虚拟企业,导致许多不确定因素的产生,从而对传统会计产生巨大影响。
(一)对传统会计假设的影响
会计理论与会计实务是建立在会计假设的基础之上的,会计假设的提出,对会计理论和会计实务起到了不可估量的作用。电子商务对会计主体、持续经营、会计分期、货币计量四项假设均产生一定冲击。因此,需要对传统会计假设进行重新认识和理解,才能满足互联网上会计信息使用者决策的需要。如:会计主体假设从空间上界定了会计工作的具体核算范围,只有在这个基础上资产、负债及所有者权益等会计要素才有了空间归属。然而,随电子商务而产生的虚拟企业,其主体随时都可解体,所以,虚拟企业的会计主体没有多大的实际意义;持续经营假设是假设主体在今后可预见的一段时期不存在清算与破产的可能。收入与费用的确定采用权责发生制。对随时可能解散的虚拟企业来讲,持续经营假设面临挑战,因为虚拟企业的收支在同一交易期内完成,收付实现制相对权责发生制更为合理,因而对于虚拟企业收付实现制更具有现实意义;由于电子商务基于高速网络,交易双方在很短的时间内就可完成交易,虚拟企业就可解散,会计分期假设也面临挑战,交易期间作为会计期间,更适合虚拟企业的特点;电子商务对货币计量假设的要求与传统会计也不一样了,将传统意义上的货币计量发展成为电子货币计量,出现了电子货币。
(二)对会计核算形式的影响
迅速发展的电子商务在改变人们日常生活模式的同时,也使会计组织、工作方式以及会计人员的职能发生变化。具体表现为网上银行使资金结算效率提高,会计信息的交流更方便和直接,网上信息交易的及时,提高了财会系统的应变能力。网络的开放性使分布在不同地理位置上的财会职能不在受条件的限制而发挥作用,因而改变了会计人员的工作方式和工作环境,减轻了劳动强度,提高了工作效率,也改变了组织形式。新的环境对职员产生新的要求:电子商务信息的传递与处理均要求会计人员既是一名出色的计算机操作员,又是一名高水准的会计师,并能熟练掌握各种会计软件的操作。此外,Internet上的公司多数是国际企业间的合作涉及不同的语言,同样要求网络会计人员必须熟悉国际会计及商务惯例,对会计人员的业务素质要求提高了。
(三)对传统支付结算方式的影响
电子货币又称数字货币,它是与电子商务相适应的一种支付手段,它是纸币现金的电子化,可以用来表示现实中各种金额的币值。它克服了纸币的缺点,具有安全、便利等特点。典型的电子货币包括电子现金、电子支票和电子信用卡。作为电子商务资金流中的电子货币是电子商务的核心,但它只有在安全性、及时性、保密性、灵活性和国际化等方面达到一定的先进水平,才能保证在电子商务中发挥可靠的应用。电子货币还存在很多弊端,比如:资金支持不足以及重复使用问题。对于无国界的电子商务来讲,还存在税收、汇率、金融危机等方面的问题。只有制定严格的经济金融管理制度,才能保证电子货币的正常运作。
三、发展策略
电子商务的应用,实际上是传统企业管理信息系统(MIS:ManagementInformationSystem)的扩充和延伸。会计信息系统是企业管理信息系统的主要子系统,而会计信息是企业最为重要的管理信息。传统基于单机的MIS系统难以适应企业信息化的需求,只有建立基于Internet的企业信息化系统,才能适应全球化和网络化的市场竞争的需求。
(一)整合业务流程
随着电子商务的发展,我国企业的会计信息化必须加强基础信息的数字化管理,整合业务流程,不断提高员工的知识技能,利用现代管理技术改造企业管理模式,满足电子商务时代会计信息化的需求。
(二)实现信息集成
实现会计信息系统的信息集成就是要建立中心数据库或叫信息中心,企业各信息子系统可以根据交易的执行情况补充、修改、更新中心数据库的资料。同时,各信息子系统也可以根据中心数据库资料提供满足各种特定用途的信息需要,在网络时代的企业管理中发挥至关重要的作用。
(三)构建电子商务系统
首先,在硬件设施的选择上要选好网络服务器。服务器是在网络环境下提供网上客户查询、存储信息的设备,应从安全性、开放性、可扩展性和性能价格比等方面进行选择。其次,选好安装在网络服务上的操作系统。应使用直观方便、安全性强的操作系统。再次,企业作为电子商务的参与主体必须加强自身的信息化建设。企业通过基础数据的信息化、企业基本业务流程设计和事物处理的信息化以及企业内部控制设计及实施控制过程的信息化,达到以人的行为规范管理信息化工程来增强企业的内部核心力量,促进企业的可持续发展的目的。
总之,电子商务与会计信息化是一个问题的两个方面:从会计信息化的角度看,财务会计信息是企业最重要的管理信息,约占企业管理信息的70%以上。可以说,没有会计信息的网络化,一切管理信息系统就没有价值量的连续和综合,也就不存在完整的管理信息系统。所以说,从电子商务与会计信息化的关系看,电子商务是企业管理信息化的高级阶段。
[参 考 文 献]
[1]林杰新,葛星 我国企业信息化的阶段论[J] 商业时代,2004,(27).
关键词:第三方物流;信息系统;系统设计
中图分类号:F27文献标识码:A
目前,随着我国信息技术和电子商务发展的逐步深入,第三方物流在中国的发展也如火如荼,并已成为国民经济发展的重要推动力。但是,由于很多物流企业是从以前的交通运输企业或仓储企业转型而来,缺乏必要的管理信息系统和业务整合集成,因此这些物流企业很难适应电子商务对物流配送的要求。物流信息化已经成为制约我国物流业发展的瓶颈,提高第三方物流企业信息化水平,构建适应第三方物流信息化的物流信息系统,成为亟待解决的问题。
一、第三方物流以及物流信息系统的定义
第三方物流(简称3PL或TPL),是指企业为集中精力搞好主业,把原来属于自己处理的物流活动,以合同形式委托给专业物流服务企业,同时通过信息系统与物流服务企业保持密切联系,以达到对物流活动全过程管理和控制的一种现代物流作业方式。
物流信息系统,是物流企业实施的一类信息系统。它是通过对物流相关信息的收集、加工、处理、传输、使用等环节为企业更加合理、顺畅的运营提供科学的依据。
二、第三方物流信息系统概述
第三方物流信息系统是指由人员、设备和程序组成的,为第三方物流管理者执行计划、实施、控制等职能提供相关信息的纵横交错的立体动态互动系统。它根据第三方物流独特的业务特点,运用现代信息技术对物流过程中产生的信息进行采集、分类、传递、汇总、识别、跟踪、查询等一系列有效控制和管理活动,并为企业提供信息分析和决策支持,以实现对物流过程的控制,从而降低成本、提高效益。现在的第三方物流信息系统比以往的物流信息系统更依赖于信息技术和网络技术,第三方物流信息系统最大的优点是利用信息技术使第三方物流企业集中于核心业务,致力于擅长领域,为客户提供灵活的个性化、专业化服务。
三、物流信息管理系统的重要性和作用
根据第六次中国物流市场供需状况调查报告,在采用第三方物流的生产制造企业中,对第三方物流服务满意率很低。不满意的最主要原因是作业速度慢和物流信息不及时、不准确,其次是作业差错率高、运作成本高,如表1所示。(表1)可见,我国第三方物流企业的物流运作方式急需改进,尤其是其物流信息能力。当前,第三方物流企业的竞争是围绕对信息资源的占有而展开的,因此建立合理、有效的第三方物流信息系统非常具有现实意义。
第三方物流信息系统最大的优点是利用信息技术使第三方物流企业集中于核心业务,为客户提供优质的服务。第三方物流企业可以凭借其先进的信息技术来快速地、有效地、低成本地满足客户的要求。第三方物流信息系统通过对物流信息的加工处理来达到对物流、资金流的有效控制和管理。
它的作用主要体现在:(1)第三方物流信息系统可以实现信息流动的准确性和及时性;(2)第三方物流信息系统实现了物流各环节的有效沟通,能够通过信息共享提高运作效率;(3)第三方物流信息系统的实施有助于企业的正确决策;(4)第三方物流信息系统能够实现提高企业服务水平、赢得客户信赖,达到不断降低物流成本的目的。
四、第三方物流企业信息系统应用现状
目前,我国物流企业没有成熟有效的物流信息系统,尽管许多物流企业搞过相应的信息系统开发,但绝大多数仍处于初级建设阶段。这些初级建设的物流信息系统大多数都是静态而且是孤立的,一些现代化的先进信息技术,如GPS技术、计算机网络技术、GIS技术、条形码技术的应用也不是特别广泛。因此,这些信息系统的建设收效甚微。例如,有些物流企业不清楚系统的建设目标,基础建设没有得到充分重视,因此建成的系统应用层次不清、归纳程度不高,设计的信息系统没有发挥出有效作用。在信息系统应用方面,由于3PL企业缺少对其管理信息系统的合理规划,因此大多数企业对物流信息系统的使用仍然处在基础的信息采集、传输、加工和共享阶段。相比之下,在库存管理、订单管理、采购管理、优化企业运作流程方面,信息系统并没有发挥出有效的作用。就更高层的供应链管理来看,对于信息系统高层次的开发利用则更显欠缺。
五、第三方物流企业信息系统设计
(一)设计思想。立足于第三方物流企业的实际情况,物流信息系统除了必须实现基本的物流业务功能,如订单、库存、配送、运输的集成以外,还必须具有物流优化分析和辅助决策功能以满足第三方物流行业的专业化、契约性特点,从而最终达到以最小的成本及时、准确地满足客户的需求。
(二)设计准则。优秀的第三方物流信息系统不仅能够降低企业运营成本、提高运营效率和提高客户服务水平,还能够提高物流企业的整体管理水平。
一个优秀的第三方物流信息系统应具有以下特征:(1)软件操作简单、界面友好:物流信息管理系统的使用者包括各个层次员工,因此必须易于使用;(2)精确性:物流信息系统必须精确反映当前物流服务状况;(3)及时性:物流信息的时效性很重要,特别是对于物流行业很重要,比如库存水平。物流信息系统必须能够提供及时、快速的管理信息反馈;(4)以客户为中心:物流企业的目标就是以客户为中心。物流信息系统建设的优劣是能否赢得客户的重要因素;(5)灵活性:高效的物流信息系统必须具有灵活反应能力,以满足系统用户和顾客需求;(6)识别异常情况:物流作业要与大量的客户、产品、供应商和服务公司进行协作,这就要求物流信息系统能有效识别异常情况;(7)易于扩展:物流的业务可能会随着经济发展而发生变化,因此物流信息系统必须很容易扩展或二次开发;(8)系统整体性:就是根据企业物流管理的实际需要,制定的系统能满足全面、完整覆盖物流管理信息化的要求;(9)实用性与先进性原则:物流信息系统必须适应本企业的实际状况,并且具有一定的领先优势;(10)经济性:物流信息系统应该是经济实用的;(11)成本精简:成本精简是物流信息系统运作的目标。
(三)需求分析。本阶段是信息系统开发的第一个步骤,也是一个非常重要的阶段。只有需求分析做好了才能开发出一个符合企业实际需要的、高效的物流信息系统。这一阶段的主要工作就是立足于用户需求对企业的基本业务流程进行分析研究,从而明确系统目标并初步建立模型。由于物流企业内部的业务流程非常复杂,因此在调查分析时,要充分考虑到各个流程之间的内部联系,从而能从全局上保证信息系统的完整性和集成性。
(四)第三方物流信息系统功能分析。依据软件工程原理,在对企业进行了需求分析之后,紧接着就进入信息系统的功能结构设计阶段。分析物流企业物流业务的层次结构,有利于更有效地建立物流信息系统的体系结构。(图1)
第三方物流信息系统最大的优点是利用信息技术使第三方物流企业集中于核心业务,致力于擅长领域,为客户提供灵活的个性化、专业化服务。因此,第三方物流信息系统在设计时必须充分考虑第三方物流功能专业化、服务个性化、管理系统化以及信息网络化的特点。尽管各个第三方物流企业的基本情况不同,但设计的理念都是相似的。相比传统物流信息系统,在解决局部业务信息化的同时,优秀的第三方物流信息系统要充分考虑企业未来的业务发展。运用先进的企业客户关系管理(CRM)、供应链管理(SCM)、企业资源计划(ERP)等思想和技术,为物流企业提供一个物流实际运作的集成解决方案。根据流程合理化的基本原则,第三方物流企业这些特点为信息系统设计功能,如图2所示。(图2)
1、客户管理。主要包括对企业客户管理、供应商管理、经销商管理。
2、基本业务管理。基本业务管理主要包括订单管理、库存管理、运输管理、配送跟踪管理和报表管理。(1)订单管理:接受客户的订单、处理订单,并且依据不同的条件对订单进行查询和统计。(2)库存管理:包括出入库管理和在库盘点进行管理,入库管理包括货物的入库登记、各种物品库存信息的查询和统计;出库管理包括物品出库登记、出库信息的查询和统计。(3)运输管理:包括可用运力资源管理、区域管理和车辆管理。(4)配送跟踪管理:配送管理包括配车计划和配货计划;状态跟踪管理包括车辆调度、回单确认、货款结算等。(5)报表管理功能:这是物流管理信息系统中最主要的信息输出手段,是企业决策者和客户了解业务状况的依据,它既可以提供动态的统计报表功能,也可以提供多种特定的统计报表等。
3、财务管理功能。管理物流业务中和费用相关的各种数据,以及对物流成本的计算、分析和比较。
4、物流优化分析系统。主要包括多级库存系统分析优化模型、车辆路线优化模型、全球定位系统模型。
5、物流预测。主要依据市场信息和企业业务数据完成预测。
6、辅助决策支持。主要包括各个基本物流业务的完成状况、公司物流绩效分析、评价、预测,主要供公司高层分析决策用。
(五)第三方物流信息系统的体系结构。当前比较常用且具有代表性的体系结构是采用C/S+B/S的混合模式。C/S模式具有较强的事务处理能力,而B/S模式具有跨平台和较好的网络扩展性。因此,在设计系统体系时可以充分利用他们各自的优势。C/S部分主要通过Intranet技术接受公司内部指令,完成公司内部的基本业务管理,实现内部管理信息化;B/S部分则充分利用Internet技术,主要是接受客户需求以及实现与供应商、分销商的互联,以达到信息共享的目的。这种混合模式克服了C/S模式的可移植性差、系统维护困难以及不能及时地与用户交换信息和B/S模式的数据处理能力不强、实时性不高以及安全性低的弱点。这种模式能将C/S模式的交互性好、实时性和安全性高的特点和B/S模式的有利于系统的维护和升级以及信息的检索、查询和有机地结合起来。这种结构具有可伸缩性强、网络效率高、可管理性强、可重用等优点。
(六)第三方物流信息系统开发与设计时可能运用到的信息技术
1、电子数据交换技术(EDI):EDI是信息流和物流相结合的关键技术,通过建立企业间数据交换网来实现企业间数据处理的自动化、及时化和信息化。
2、条码技术:条码技术是一种计算机识别技术,可以通过对货物上的条码进行自动扫描实现对货物的信息自动输入系统。
3、电子订货系统(EOS):指企业间利用网络与终端设备以在线方式进行订货作业和订货信息交换的系统,分为EOS中心和EOS客户端。
4、射频技术:射频技术依据电磁理论原理。它主要用于物料跟踪、运载工具和货架识别等。
5、销售时点信息系统(POS系统):通过自动读取设备在销售商品时直接读取商品信息,并通过通讯网络和计算机系统进行分析以提高经济效率的系统。
6、地理信息系统(GIS):是一种能够获取、存贮、管理、查询、模拟和分析地理信息的计算机系统,是能够处理和分析大量地理数据的通用地理信息技术。
7、全球定位系统(GPS):GPS的应用使得运输时间大大缩短,这就提高了工作效率和服务质量,并大大地削减了物流成本。
六、结论
随着第三方物流的迅速发展,企业的物流信息系统变得越来越重要。如何设计一套高效的物流信息系统成为一个亟待解决的问题。完善的第三方物流管理信息系统将给企业带来更现代化的管理,使企业在激烈的市场竞争中更加具有竞争实力。
(作者单位:安徽工业大学管理科学与工程学院)
主要参考文献:
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关键词:中小物流企业;信息化;成本控制
中图分类号:F253.7 文献标识码:A
Abstract: Starting from the definition of small and medium-sized logistics enterprises cost structure and control methods, the significance of the establishment of functional information system for small and medium-sized logistics enterprises to strengthen cost accounting and control issues is analyzed, and the goal of the implementation of information technology to control costs and strategy to reduce logistics costs in the optimization model are discussed.
Key words: small and medium-sized logistics enterprises; informatization; cost control
我国物流产业处在发展的初期,中小物流企业是该产业的主力军,他们以富于灵活多变的经营方式,服务于各类物流需求企业。他们彼此竞争,优胜劣汰,不断推动物流产业向前发展。然而由于物流服务业正处于快速成长期,物流行业和企业自身的规范管理存在很多问题,其中物流企业的成本核算与控制问题显得尤其突出。我国的中小型物流企业大多采用的还是传统的成本管理手段,中小物流企业比较注重成本核算分析的事后处理,忽视了成本管理的事前预测和生产过程相关环节的控制,因而使得物流成本高居不下。
1 中小物流企业的成本构成与控制概述
物流企业的成本是指物流企业在包装、装卸、运输、仓储、流通加工、增值服务以及物流信息等过程中耗费的活劳动和物化劳动货币表现的总和。物流企业成本大致是由包装成本、装卸成本、运输成本、仓储成本、流通加工成本、配送成本、增值服务成本及物流信息成本等构成。其中增值服务成本是指物流企业在达到传统物流基本功能的基础上,根据顾客需求额外提供的延伸业务所发生的成本。在物流企业总的成本中,运输成本及配送成本占的比例较大。
当前,物流成本控制主要分为部分成本控制和全面成本控制。部分成本控制主要是指对形成物流成本的各个部分施以控制,例如,运输成本控制、装卸成本控制、包装成本控制,等等。全面成本控制是指对物流活动事前预算控制,事中行为控制和事后信息反馈及偏差纠错控制。
2 信息化程度较低、信息化系统功能不完善对中小物流企业成本管理的制约
现代信息系统的使用是物流业务开展和物流成本控制的关键。通过信息技术,中小物流企业可以将影响到物流成本的各块作业活动信息很好地共享,从而对物流作业的整个过程有一个全局的把握,对物流作业成本进行分析与控制。并且,现代信息系统网络除了提高中小企业内部效率外,还使供应链上的所有企业形成一种效率链接,能有效地将搜集到的物料的价格、数量等在网上传输、共享,从而避免交叉、重复的物流现象发生。通过构建物流企业与其他相关方企业之间的物流供应链信息化系统,形成一个巨大网络,中小物流企业能够从整体上控制物流成本。
目前我国中小物流企业信息化程度较低。平时的通讯与联系主要是电话(包括移动电话)与传真机,这不仅准确率低、及时性差,而且出错率高。很多中小物流企业的物流成本控制采用的是手工操作,很难实现各个环节的最优化控制。中国仓储协会调查显示,绝大多数中小物流企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。在拥有信息系统的中小物流企业中,其信息系统的业务功能和系统功能还不完善,缺乏必要的订单管理、货物跟踪、仓库管理系统和运输管理系统等物流服务系统,物流信息资源的整合能力尚未形成。因此,信息化程度较低、信息化系统功能不完善制约着我国中小物流企业成本管理水平的提高。
3 中小物流企业信息化中成本控制的策略
3.1 中小物流企业实施信息化控制成本的目标
目前,很多中小型物流企业迫切需要信息化手段来解决一些发展瓶颈,但却不知道自己的真正需求在哪里,因此对他们而言一个小而全的信息化方案是必要的。中小物流企业建立的信息管理系统应包括仓库管理系统、客户关系管理系统、运输管理系统、财务管理系统,其中成本分析子系统是财务管理系统中的重要部分。通过建立这些系统解决中小物流企业信息资源的采集问题。这不仅要收集包括订货单、存货单、应付账、交易条款、用户情况等大量内部数据资料和信息,还要收集外部的供应链上各参与方的信息。此外,还要求在包括定货、采购、维修、服务、交易、存储、运输等各个环节,采用最新的信息技术,缩短运作的时间,减小运作成本。信息化管理需依靠软件开发人才与会计人才合作,一同开发适应目前我国中小物流企业的成本核算与控制的应用软件,此软件的功能应做到方便实用,最基本的要求是可对中小物流企业接到的每个任务的全部成本、费用进行核算,所有数据只需输入原始数额以及所设定的参数,结果能自动生成。
3.2 间接成本分摊时采用作业成本核算法
很多中小物流公司一直采用传统的物流成本核算方法。由于间接成本分摊不合理,无法对客户进行有效的成本和利润分析。我国研究物流成本的控制文献中,对合理控制物流成本主要采用定额法和作业成本法。而作业成本法是以作业管理为中心,包装、仓储、运输、装卸等作业环节分工明确,对各个作业进行管理,能有效地控制成本,所以中小物流企业有必要以作业成本法等新的核算理论作为指导,对成本核算的方法进行改进。根据客户的物流作业活动,准确地计算出物流成本,不仅可以为物流服务的报价提供依据,对客户进行选择,而且可以对具体的物流作业过程进行更准确的成本控制,进而使企业获得成本上的优势。在中小物流企业实施信息化的前提下,以信息为基础的作业成本法开始变得具有可行性,通过信息的共享与有效传递,中小物流有可能充分利用作业成本法来计算分析成本,从而更有效地进行成本管理与控制。
3.3 以派车单号(订单号)为对象归集各种运输费用的方法
中小物流企业的运输业务和信息反馈常采用如表1所示的表格,以便汇总各项费用。该表格虽然便于物流公司按照车辆汇总费用,但是不利于公司计算每次运输作业的费用,进而计算每个客户运输业务的盈亏,企业无法为客户提供具有竞争力的报价,导致客户的流动性较大,客户的维护费用较高,公司的效益停滞不前。
由于中小物流企业的人力资源、财力、信息系统及实施成本等的制约,使得严格意义上的作业成本法在中小物流企业难以得到应用。笔者认为,针对在运输中发生各种费用,例如燃油费、停车费、修理费、装修费等,物流企业在建立成本管理模型时可以以派车单号(或者订单号)作为对象进行运输费用的汇总,然后与客户运价相比,计算某一客户的收益贡献。这种在作业成本法指导下的简易模型的建立使得成本核算按派车单号来划分,从整体上来控制成本,而不是分解来控制成本,从而使物流成本降到最低。此外,根据这种模型可以及时统计各种数据,将客户进行分类,也便于将客户等级和服务费等挂钩,为财务进行物流成本分析提供真实资料。
3.4 在成本管理信息系统中合理设置和运用关键指标以控制成本
中小物流企业为了对物流成本客观、科学地进行控制,有必要在成本管理信息系统中设置和运用关键指标控制成本,并提供财务提醒功能。下面列举几组代表性和可操作性强的指标:
(1)燃料消耗指标
评价燃料消耗的指标主要有单位实际消耗、燃料消耗定额比,它反映了运输活动中燃料消耗的情况,可以促进企业加强对燃料消耗的管理。其计算公式为:
单位实际油耗(升/百吨千米)=报告期实际油耗/报告期运输百吨千米数
燃料消耗定额比=百千米燃料实耗量/百千米燃料定额量
(2)配送成本指标
配送是第三方物流企业的主营业务,也是第三方物流企业降低物流成本、增强核心竞争力的重要方面。配送通常通过集中、配货等环节,将不同供应商和众多品种的货物进行统一运送,利用规模优势以较低的单位运作成本来开发利润空间。配送成本指标主要用于考核分析配送过程中发生的成本费用。
①每吨重配送成本=配送成本/配送总重量
②每容积货物配送成本=配送成本/配送货物总容积
③每车次配送成本=配送成本/配送总车次
④每公里配送成本=配送成本/配送总距离
(3)车辆空车率指标
车辆空车率指标可以用于衡量车辆的利用率。若该比率过高,表示物流企业未能充分做到回程顺载的原则,或者未能合理安排好配送路线,以致造成实车去、空车回的现象。
空车率=空车走行距离/配送总距离×100%
4 总 结
现代信息技术使物流企业成本管理的控制与管理更为方便有效,而实施全面信息化方案成本较高,开发出合适的物流软件并非易事,需要很大的投资。希望本文提出的策略能帮助中小物流企业克服信息化实施过程中的障碍,使其物流成本降低到较低的水平。
参考文献:
[1] 陈胜群. 现代成本管理概论[M]. 上海:立信会计出版社,2000.
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[4] 王华. 企业物流成本控制研究[D]. 武汉:武汉理工大学(博士学位论文),2006.
ERP系统实施是一个庞大的、复杂的系统工程,其实施涉及从制造到物流多个环节。要全面负责实施ERP这样一个耗费众多资源和时间的工程,大多数CIO很难胜任。因为CIO虽说是企业的技术骨干,但往往缺乏业务能力,或者由于长期在同一个企业服务,受思维定式的影响,往往忽略或未意识到企业中已存在的问题,对企业的需求不能清晰地定义和描述,缺乏足够的管理视野和思想高度。
为了克服来自内部的实施阻力,聘请外来的IT管理咨询专家不失为一个好办法。其实,绝大多数 ERP项目实施都离不开实施顾问。ERP软件实施中有一句行话: “三分软件,七分实施。”企业在经营的过程中需要财务顾问、法律顾问,同样在实施信息化的过程中需要信息化顾问去沟通、协调甲乙双方关系,帮助企业进行可行性研究、整体规划、选型招标、实施监理和验收评估,保护企业信息化投资,提高项目成功率。
那么企业在接受咨询服务时应从哪些方面来做工作,才能将管理咨询的效果更有效地运用到企业实践中并促进企业提高效益?CIO应扮演一个什么样的角色,才能更有利于咨询项目取得成效?
步骤一:
做好事前的调查
在聘请IT顾问之前,CIO必须首先明确企业信息化的实际需求,做好企业内部调研,清楚自己开展咨询项目的目标,包括对于咨询项目结果的预期,管理顾问能提供哪些服务?能为企业创造哪些回报? 基于此初步判断需要什么样的ERP顾问。
其次,是否有足够的资金预算开展这个项目?领导支持度如何?没有资金,巧妇难为无米之炊。
再者,如何评价咨询项目的结果和明确项目结束的标志?是以接受咨询报告为标志,还是需要通过专家委员会评估实施结果?明确目标之后,应该将这些思想落实到具体咨询工作计划上,包括制定目标和项目实施的时间表,开始着手实施。
步骤二:
评估候选咨询公司
要做企业的咨询顾问并不容易,他(们)必须是一位多面手的复合型人才,尤其是首席顾问必须有比较长期的实践经验,能够驾驭各种复杂的局面。
选用咨询公司和顾问的几个主要条件如下:
1. 必须既熟悉企业所在的行业特点、业务和一般运行规则,又熟悉信息技术的运用;
2. 从事业务的顾问必须亲自参与过企业所在行业的信息系统,并具有相当的该行业信息化的实施经验;
3. 有较强的工程理念和工程实践经验,深刻掌握ERP的理论知识、ERP系统的咨询实施技术和组织经验;
4. 熟悉市场上有关行业系统产品的性能和质量情况,了解服务于企业所在行业信息化的ERP企业的技术势力和服务质量情况;
5. 咨询顾问公司的典型客户、成功案例必须具有行业优势;
6. 具有较好的专家队伍,在咨询业保持中立性,声誉良好;
7. 咨询价格有性价比优势,不能高于IT软硬件总投入的10%。
步骤三:
考察顾问方案报告
ERP顾问实施报告方案反映一个咨询公司的脸面和态度,从中能看出咨询管理公司是否重视这个项目。企业可从以下几个方面考察顾问公司的实施方案报告。
1. 概论部分。如何描绘宏观外部环境和微观内部环境,如何介绍行业趋势,是否提供竞争对手的信息化建设动向,最重要的是如何根据企业的优劣势确定企业的信息化战略以及如何使其符合企业发展战略。通过这些内容可以考察其对企业整体的了解,对企业信息化期望值与目标。
2. 需求分析部分。要求咨询顾问能系统全面地介绍企业的机构设置、业务流程、规章制度、关键成功因素(KSF)。还要分析存在的问题,最后提出对企业信息化概述需求。
3. 结论部分。能科学系统地分析包括企业信息化总体框架、相关软件市场分析、企业资源分析及建议、实施可行性分析、建议投资方向、预期目标效果。
另外,考察咨询管理公司的工作方法也较重要: 包括有无咨询动员会(借助高层力量,引起重视)以及效果如何; 有无访谈式调研以及效果如何; 选项型调查表设计如何等。
咨询管理公司应提交的文档主要包括: 初步调研提纲、企业调查问卷、需求分析报告、项目建议书、初步报价书、长期合作建议等。
步骤四:
现场测试服务能力
现场咨询服务演示及解决能力是选聘管理顾问的重要步骤,也是管理顾问实力的体现。企业主要从三个方面考察咨询顾问的实力与服务水平:
1. ERP规划现场演讲。可先由三四家入围的咨询公司做25分钟规划分析报告,后由企业聘请的专家进行现场提问,入围的咨询公司回答,现场打分。
2. 入围的咨询公司做ERP选型报告。其中选型是IT建设的核心。可先由入围的咨询公司做25分钟的ERP选型分析报告,后由企业聘请的专家进行现场提问,入围的咨询公司回答,现场打分。
3. 现场ERP问题诊断。进行现场能力测试时,可在现场联接网络,接入系统,先由企业聘请的专家就常见的ERP建设问题提出相关案例,后由入围的咨询公司现场进行演示,提出不同解决方案,以测试顾问的水平,现场评分。
比如企业每天需要固定生产多少产品,希望系统能自己判断出来,有什么办法解决?(答案: 系统可在BOM中设定最低制造量,在排程时系统会自动计算); 由于生产配方的保密性,企业不希望把整个配方用料名称列印出来,有什么办法解决?(答案:通过自定义报表只显示产品料号,而把品名规格隐藏); 企业希望能打开电脑就能知道订购未出的部分及采购未进部分。(答案: 通过设定提醒精灵,每天将这些信息定时传送给相关人员)
另外,企业也可当场下载一个ERP试用版,请参选的咨询公司顾问像软件商一样当场录入相关数据,包括企业准备实行的新编码。企业一方当场进行运行测试,检查哪家机构运行实施比较好,以及对软件剪裁、运行参数初始化设置及用户化修改中更能切中要害。
1电子商务与企业管理信息系统的联系
随着环境的变迁和科学技术的发展,近半个世纪以来,企业管理信息系统的内容、工具与应用都发生了很大的变化。今天的信息系统不但广泛地应用了信息技术,还深入地融入了现代管理思想、数学方法和系统方法。信息系统的内容与作用在深度与广度上都有了很大的拓展,它不仅对管理还对组织的各方面产生影响,并且承担着组织结构与组织运作方式的设计任务,甚至还被认为隐含着管理制度和管理模式。近十年来,企业管理信息系统还与相关的科学技术相结合陆续发展出了许多应用于企业某一管理领域的新型系统或信息处理技术,其中就包括电子商务的主体技术———ED(I电子数据交换)和电子商务本身。EDI是随着网络技术及数据交换技术的发展,企业信息系统日趋成熟而产生的用于商务管理的新技术。电子商务是信息技术综合运用的产物,它实质是借助网络对企业信息系统的延伸,是以网络为主的多种信息技术在商业领域的集成应用。由于计算机网络特有的时空优点,电子商务能使企业价值链的各个环节获得增值,同时也给客户带来很大的便利和实惠。因此可以说电子商务是企业管理信息系统与网络技术、数据交换技术共同发展到一定阶段后相互融合的产物。当前,电子商务与企业管理信息系统共同采用了Web技术。Web正在改变和重塑那些主要是企业与客户信息交换类型的行业,例如广告、市场营销、零售等。Web应用在企业管理信息系统的信息共享和传输,可以加快企业内部的信息交流,协调内部的经营活动,通过在线的事务处理简化复杂的运作管理,通过在线分析处理辅助管理决策。
2构建电子商务模式的企业管理信息系统的几点建议
面对电子商务的挑战,中国企业如何迈向电子商务时代,如何将电子商务与财务及企业管理信息系统相结合推动信息化建设,已经成为企业界和学术界关注的热点问题。本文从以下几方面谈谈构建电子商务模式财务及企业管理信息系统的对策。
2.1创建电子商务模式财务及企业管理信息系统发展的良好环境
2.1.1政府应正确引导和推动电子商务发展。电子商务是新生事物,与传统的管理模式有一定的冲突,在我国推行电子商务最大障碍不是技术而是观念。目前全社会尤其是企业的信息化意识薄弱,有的企业宁可将资金用于固定资产投资、技术改造、发放奖金甚至用于请客吃饭上,也不愿将资金投资于企业的信息系统建设上。没有基础信息化建设,搞电子商务就是一句空话。推行电子商务比较成功的国家的共同经验表明:在电子商务的发展过程中,政府的支持、鼓励与引导至关重要。
2.1.2应制定相关法律保证电子商务模式财务及企业管理信息系统的安全和有效。实现电子商务不仅需要良好的管理和运行机制,更为重要的是要有健全的法律保护。因为电子商务涉及到国内企业间或国际企业间的经济纠纷与国际仲裁,是各国政府不得不面对而又不能套用传统法律来解决的问题,这就需要制定一套完整的包括各国相关法律在内的国际法律体系。
2.2改进和完善电子商务模式财务及企业管理软件
2.2.1应用国际领先技术。在软件中,力求应用国际领先技术,如基于WEB平台、B/S结构、纯JAVA、大型数据库等先进技术,满足我国大型、集团型企业分布式和体系化的管理模式,以及企业多元化制造和个性化服务等方面的需求。在保证企业内部财务管理的同时,又保证了电子商务和国际互联网环境下国内外企业间的商务活动的核算和管理。
2.2.2支持业务协同的工作方式。财务与业务的协同一直是企业管理工作中的一个重要问题。在运用电子商务模式财务及企业管理软件之前,由于财务人员无权或无条件管理业务问题,而财务人员又要承担确保业务数据在财务上正确反映的责任,结果造成业务与财务管理脱节。电子商务模式财务及企业管理软件作为电子商务的重要组成部分,从根本上促进财务和业务的协同。
2.2.3使会计核算和财务管理从静态走向动态。电子商务模式财务及企业管理软件不仅提供在网上做生意的功能,而且还提供网上销售、订购、采购、付款、会计处理以及交易资料的记录、传递、认证、汇总与管理作业,实现了企业与厂商进行信息的交流和产销的整合,从而改变了企业原有的经营形式。与此同时,电子商务涵盖了物流、资金流及信息流,它为各种交易和事项的确认、计量和披露等会计活动提供了技术基础,为会计核算和财务管理从静态走向动论文态创造了条件。财务部门的预算控制、资金准备、网上支付、网上结算等工作与业务部门的工作协同进行,电子商务模式财务及企业管理软件能够便捷地产生各种反映企业经营和资金状况的动态财务报告,并及时传递到网络中的每一个投资者、债权人、政府主管人员的站点上。电子商务模式财务及企业管理软件下的会计核算将从事后的静态核算达到事中的动态核算和管理,极大地丰富了会计信息的内容并提高了会计信息的价值。基于动态会计信息,企业管理层将能够对经济环境的变化及时做出反应,通过各种经营和财务指令实现在线管理,部署经营活动,作出财务安排。
2.2.4支持远程处理。电子商务模式财务及企业管理软件支持远程处理工作,能够保证顺利实现远程报表、远程报账、远程查账和远程审计。因此,为正在兴起的集团企业集中式管理模式提供有力的支持。此外,财务还应该支持网上会计核算业务的在线咨询、财务制度的咨询、财务软件使用的咨询、软件维护的咨询等。
2.2.5支持网上理财服务。网上理财服务是电子商务模式财务及企业管理软件具备的一项重要功能。用户要进行财务处理不一定购买软件而是直接从网上获得授权和账号。使用者对应用软件的更新、升级、数据管理及设备管理由ASP(应用程序服务供应商)提供,按服务项目和服务工作量来付费等。
2.3制定企业建立电子商务模式财务及企业管理信息系统的解决方案
2.3.1调查企业对Internet的需求,并制定全面规划。由于电子商务的范围相当广泛,企业在实施电子商务模式财务及企业管理信息系统时,应先调查哪些应用对于企业的收益较大,然后进行全面规划,即规划信息化基本平台、后台企业内部财务及企业管理信息系统以及前台电子商务,并分步实施。
2.3.2建立企业后台财务及企业管理信息系统。电子商务不是空中楼阁,它是以信息流为核心的商务活动,信息流不畅通,必然导致资金流和物流的堵塞。如果把电子商务称之为前台,那么企业内部构建的会计信息系统则称之为后台。没有后台系统的支持,前台电子商务只是一句空话。因此,要真正开展电子商务必须先建立后台财务及管理系统。
2.3.3建立前台电子商务。a.基本应用。主要包括:动态\WEB站点和企业主页———建立企业面向大众和客户的窗口,用于企业介绍、产品介绍、企业新闻等;广告服务———企业产品广告和相关广告;电子邮件———企业员工之间、子公司和母公司之间、上下级之间通过电子邮件进行交流信息等等。b.商务应用。将财务与企业管理信息系统升级成电子商务模式财务与企业管理信息系统,开展网上采购和供应商管理;开展网上销售和客户管理;开展网上付款和结算管理;开展网上纳税和提交财务报告工作。
参考文献
[论文摘要]本文阐述了企业信息化经历的三个阶段。文章分析了由于企业信息化而引起企业管理组织和经营模式以及经营理念的变革,企业主动变革或被动适应变革以适应飞速发展的信息技术对企业竞争力提出的要求。
信息不对称原理是指不同经济主体的信息资源和信息处理都是不对称的,信息不对称在经济社会中是影响企业进行经济决策的重要因素,和时间一样成为一种企业成本。企业在经营过程中本质上是对物流信息、资金信息、人力资源信息的搜集、加工、处理,信息是企业生存发展的条件,高效利用信息就能够转化为企业的物质、能量、时间。
一、企业信息化的内容
企业信息化的基本内容是:广泛应用信息技术,加快企业产品更新换代,提高市场竞争力。推广计算机辅助设计和辅助制造技术,提高生产过程的自动化程度。建立管理信息系统和决策支持系统,促进企业生产技术和管理信息化,提高企业的整体素质。企业信息化的三个方面:第一是生产过程和产品设计的自动化;第二是信息传递、各部门协同工作及工作系统应用自动化;生产、流通或服务信息化及商务活动网络化;第三是信息管理化,包括人、财、物、供、产、销等管理全过程的信息化。
二、企业信息化建设过程中的三个阶段
企业信息化建设就是借助信息技术,将信息融入企业研究、设计、采购、生产、库存、销售等环节,采用更先进的管理思想管理企业,共分为三个阶段:
1.财务管理信息化,企业办公自动化,生产过程自动化。在此阶段,企业引入一定的计算机辅助系统,建立基础的信息技术应用平台和设施,实现生产过程、企业办公、财务管理的信息化。
2.管理信息化。它是对企业的物流、资金流和信息流进行一体化和集成化管理,使企业内不同部门的信息能及时、有效的传递。软件功能模块包括财务管理、固定资产管理、采购管理、销售管理、存货管理集成本的控制和对人力资源的管理。还有的企业应用ERP来整合企业各环节的信息传递,大大提高了信息的及时性、准确性。
3.电子商务。企业建立电子商务网站,积极参与整个供应链的合作,最大限度利用外部资源,利用不断创新的商业模式实现最大的增殖。
在信息技术创新,市场变化稍纵即逝的现代社会,企业只有不断变革才能在竞争中保持领先。在企业信息化过程中企业进行的根本性变革有企业组织扁平化、虚拟经营,企业电子商务网络经济。
三、组织管理信息化——扁平网络企业组织
传统企业层级复杂,管理人员多,在信息社会造成企业效率低下,信息沟通滞后、失真。在企业信息化管理后,使企业结构由金字塔型转向森林式,扩大了最高决策层的管理幅度,减少了层级过多决策信息传递失真。实行组织结构的扁平化,首先是信息技术的采用,企业内部网对每个层级是平等的。其次是企业以人为本的企业文化,因为只有充分尊重员工的创造精神,才能做到有效的信息沟通;反之,企业员工的独立工作能力必须达到一定程度才能使扁平化得以实现其初衷。总之,技术与文化是相辅相成的。网络企业组织按照其功能可分为以下几种。
1.企业内部网络,是企业内部建立的网络系统,可以把人、财、物所属各个部门联系起来,使人财物信息流能够快速流动。企业内部不分等级、围绕客户需要,同心协力,争取利润最大化。内部网络系统的决策层,其实不仅是决策的功能,主要是协调、管理各方面利益关系。事实上,内部网络的利用频率是极其频繁的。企业员工利用内部网可以实现远程办公,超越时间和空间限制在远程通过企业内部网络将信息更及时,更准确的传递到决策层数据库。
2.供应链网络,是围绕供应、采购、生产、销售、宣传等经济实体连接的络网,网中的中心节点应该是拥有稀缺资源的经济实体,比如掌握关键专利或品牌的企业,有能力整合其他节点,带动整个网络。发达国家的某些大企业,就是掌握关键产品,在发展中国家生产部件或产品。我国的一些汽车业,其实都是西方发达国家汽车业生产链条中的一环,最大的受益者是拥有该品牌的原创企业。
3.专业化网络,是指专门从事市场信息搜集、整理的企业之间组成的网络,为生产、消费架起桥梁,是一种为网络而网络的企业群。比如电子商务平台企业、商业中介服务公司等。
四、经营管理信息化——虚拟企业的出现
企业经济组织一般包括人、财、物三种要素,人指具有专业技术知识和工作技能的员工,财是指维持企业运转所须的资金,物是指企业生产所须的物资、能源。管理信息,是反映上述要素及其相互结合状态与运行的各种信息流。
传统企业管理一般针对人、财、物本身进行管理,而企业信息管理则是综合反映人、财、物相互结合状态的系统。
企业信息管理排除了物质能量因素,单纯对人、财、物信息数量关系进行加工、处理、管理。随着信息技术的进步,一些高科技企业信息管理更为科学,为了进一步提高效率,逐渐演化成虚拟企业形式。虚拟企业是指:为了实现利益最大化,依靠信息技术,将拥有所需资源的若干企业集结而成的一种网络化的动态合作经济实体。面对市场激烈的竞争,虚拟企业逐渐受到重视而被广泛应用。
“虚拟”,一是因为它有信息技术支撑其各项功能,全部或部分排除物质实体的操作;二是因为企业内没有执行采购、生产、行销、设计、财务等功能的组织,企业仅保留关键的功能实体,其他功能在有限的资源下,无法兼顾达到足以竞争的要求,因此将之虚拟,以信息技术进行整合,进而创造企业本身的竞争优势。而借助力量的对象可能是供应商,可能是竞争对手或客户。无论形式如何变化,虚拟企业的精神在于突破企业有形界限。通过各种方式借助外力进行整合弥补,其目的是在竞争中最大效率地利用企业有限的资源。
虚拟企业有三种形式。最初的虚拟企业属于外包加工的形式,中心专攻附加值高的设计及行销,生产则由低人工成本的新兴国家代为进行。在国外,如生产运动鞋的厂商耐克和锐步,一个工厂也没有,而是集中公司资源、专攻附加值最高的设计和行销,只从事营销研究与开发活动,生产则委托由人工成本较低的国家代为加工生产。因此,企业可以很快地反馈市场上的变化,使企业专注于设计、行销网的规划,创造企业高弹性的竞争优势。
第二种虚拟企业的形式是共生,如银行业并不擅长信息管理,但银行信息需要保密,不想外包,又不愿意独自负担培养专业人员的成本,于是可由几家银行成立专门处理电脑信息的部门或公司,主要负责这几家银行的信息业务。由于合并后的信息业务足以达到规模业务,就可以达到节约成本的目的。
第三种虚拟的形式是“策略联盟”,即几家公司拥有不同的关键资源,而彼此的市场有一定程度的分割,为了彼此的利益,而进行策略联盟,交换彼此资源以创造竞争优势。如世界知名的康柏的软、硬件公司,与微软结成技术策略联盟,再加上康柏电脑的大部分零件均采用处包,本身仅掌握快速的研究能力及行销网络,如此轻巧的高弹性组织,配合低价策略,成为全球个人电脑第一品牌。
第四种虚拟经营的形式是虚拟销售网络,即公司总部对下属销售网络解放“产权”关系,使其成为独立法人资格的销售公司。
从以上分析可以总结出虚拟企业的管理原则:企业必须拥有关键性的资料,如专利权、行销通路或研究能力,将资源集中在附加价值的功能上,而附加价值低的功能将之虚拟化,并且为了保持竞争优势,须注意质量成本及周期等其他能力的平衡。而这一切的运作必须依赖企业信息化的技术支撑。超级秘书网
五、经营模式变革趋势——网络营销
企业的经营模式将从以批量为核心的“产品中心”模式,逐渐转为以“客户关系”为主的营销策略,企业关注的焦点也从关注产品转移到关注个性化的客户需求上。在信息社会,传统的先批量生产再靠庞大销售队伍推销产品的旧思路已不适用,取而代之的是设计个性化产品,以提供多样化和更具个性化的商品和服务。在这种背景下,企业将顾客变为合伙人,让顾客参与产品设计和生产,产品营销也由此演变为“一对一”销售,顾客满意度最大化将成为产品定价的关键因素。
电子商务与网络营销,随着企业信息化程度的提高,企业的销售与采购可以通过企业建立的电子商务网站进行网络营销或原材料采购。网上产品社区也在电子商务环境下逐步建立,电子商务的充分普及影响着企业管理观念发生根本性的变化,在组织结构上变得扁平化,人员安排打破了时空限制;更重要的是企业决策将面对的是全球性的采购和销售战略问题。电子商务的最终发展趋势是商务决策智能化系统,该系统将彻底改变传统经营模式,使现代化企业成为以全球化为战略决策,以客户为主导、用信息作载体、低库存甚至零库存、高产出、高效益的电子商务经营模式。
参考文献:
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*(00018)计算机应用基础 *(00643)公关心理学 *(00644)公关礼仪 *(00646)公共关系写作 *(00182)公共关系学 *(00853)广告学(二) *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00647)公关语言 公共关系专业 B050309 (独立本科段) *(00147)人力资源管理(一) *(00320)领导科学 *(03291)人际关系学 *(03300)现代媒体总论 *(00321)中国文化概论 *(03295)国际公共关系 *(03299)广告运作策略 国际贸易专业(国际商务方向) A020109 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00088)基础英语 *(00208)国际财务管理 *(00020)高等数学(一) *(00076)国际金融 *(00090)国际贸易实务(一) *(04729)大学语文
经济学专业 B020115 (独立本科段) *(00143)经济思想史 *(00142)计量经济学 *(00048)财政与金融(J) *(00138)中国近现代经济史 *(04184)线性代数(经管类) *(00043)经济法概论(财经类)(J) (00104)证券投资分析 电子商务专业 (见说明4) A020215 (专科) *(00890)市场营销(三) *(00891)国际贸易实务(三) *(00888)电子商务英语 *(00894)计算机与网络技术基础 *(00896)电子商务概论 电子商务专业(见说明4) B020216 (独立本科段) *(00910)网络经济与企业管理 *(00915)电子商务与现代物流 *(00995)商法(二) *(00906)电子商务网站设计原理 *(00997)电子商务安全导论 学前教育专业 B040102 (独立本科段) *(00401)学前比较教育 *(00409)美育基础 *(00883)学前特殊儿童教育
(00399)学前游戏论
(00403)学前儿童家庭教育学
心理健康教育专业 A040109 (专科) *(00031)心理学 *(05619)心理咨询与辅导(一) *(05616)心理测量与评估 (00266)社会心理学(一) *(00466)发展与教育心理学 *(04729)大学语文
心理健康教育专业 B040110 (独立本科段) *(05624)心理治疗(一) (05956)健康心理学 *(05627)职业辅导
*(00466)发展与教育心理学 *(05628)团体咨询 *(05621)心理的生物学基础 文化产业专业 B020155 (独立本科段) *(04123)外国文化导论 *(04127)文化市场与营销 (04139)应用写作 *(04122)文化产业与管理 (07675)媒介经营与管理 上海外国语大学 英语专业 C050207 (基础科段) *(00596)英语阅读(二)
*(00795)综合英语(二) *(00597)英语写作基础 *(04729)大学语文 *(00794)综合英语(一) 英语专业 C050201 (本科段) *(00600)高级英语 *(00429)教育学(一)(见说明5) *(00830)现代语言学 (00840)第二外语(日语) (00842)第二外语(德语) *(00603)英语写作 日语专业 C050208 (基础科段) (00606)基础日语(二)
(00844)日语阅读(二) *(04729)大学语文 (09076)日语报刊文选 日语专业 C050202 (本科段) (00610)高级日语(二) (00611)日语句法篇章法 (00842)第二外语(德语) *(00012)英语(一) 上海财经大学 会计专业 A020203 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00067)财务管理学 *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(00070)政府与事业单位会计 *(00156)成本会计 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) 会计专业 B020204 (独立本科段) *(00162)会计制度设计 *(00149)国际贸易理论与实务 *(00159)高级财务会计 *(04184)线性代数(经管类) *(00161)财务报表分析(一) 市场营销专业 B020208 (独立本科段) *(00186)国际商务谈判 *(00149)国际贸易理论与实务 *(00055)企业会计学 *(04184)线性代数(经管类) *(00098)国际市场营销学 调查与分析专业(见说明9) B020121 (独立本科段)
*(00142)计量经济学 *(04184)线性代数(经管类)
采购与供应管理专业(见说明11) A020265 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一)
*(05362) 物流英语
采购与供应管理专业(见说明11) B020282 (独立本科段) *(05374)物流企业财务管理
华东政法大学 法律专业 C030112 (基础科段) *(00242)民法学
*(00223)中国法制史 *(00261)行政法学 *(00243)民事诉讼法学 *(04729)大学语文 *(00244)经济法概论 法律专业 C030106 (本科段) *(00230)合同法 *(00227)公司法 *(00257)票据法 *(00262)法律文书写作 *(00263)外国法制史 *(05680)婚姻家庭法 *(00169)房地产法 *(00228)环境与资源保护法学 法律专业 B030117 (独立本科段) *(00242)民法学 *(00230)合同法 *(00223)中国法制史 *(00227)公司法 *(00261)行政法学 *(00257)票据法 *(00262)法律文书写作 *(00243)民事诉讼法学 *(00263)外国法制史 *(05680)婚姻家庭法 *(00244)经济法概论 *(00169)房地产法 *(00228)环境与资源保护法学 律师专业 C030108 (本科段) *(00230)合同法 *(00227)公司法 *(00918)民事诉讼原理与实务(一)(J) *(00993)法院与检察院组织制度 *(00229)证据法学 *(00924)婚姻家庭法原理与实务 *(00228)环境与资源保护法学 *(00917)民法原理与实务(J) *(00925)公证与基层法律服务实务 金融管理专业(中英合作)(见说明7) C020116 (基础科段)
*(04729)大学语文
金融管理专业(中英合作)(见说明7) C020120 (本科段)
*(00055)企业会计学 *(00181)广告学(一)
上海公安高等专科学校 公安管理专业 C030401 (本科段) *(00018)计算机应用基础 *(00372)公安信息学 *(00235)犯罪学(一) *(00354)公安学基础理论(J) *(00860)公安行政诉讼 *(04729)大学语文 *(00356)公安管理学(J) *(00373)涉外警务概论 复旦大学 行政管理专业 A030301 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一) *(00341)公文写作与处理 *(03349)政府经济管理概论 *(00182)公共关系学 *(03350)社会研究方法 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) *(00312)政治学概论 行政管理学专业 B030302 (独立本科段) *(00067)财务管理学 *(00320)领导科学 *(00319)行政组织理论 *(00341)公文写作与处理 *(00321)中国文化概论 *(00316)西方政治制度 *(00312)政治学概论 *(00322)中国行政史 *(00323)西方行政学说史 新闻学专业 C050308 (基础科段)
*(00018)计算机应用基础 *(00655)报纸编辑 *(00654)新闻采访写作 *(00657)新闻心理学 *(00853)广告学(二) *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00656)广播新闻与电视新闻 新闻学专业 C050305 (本科段) *(00529)文学概论(一) *(00662)新闻事业管理 *(00659)新闻摄影 *(00182)公共关系学 *(00321)中国文化概论 *(00244)经济法概论 *(00312)政治学概论 *(00660)外国新闻事业史 计算机信息管理专业 A082207 (专科) *(04754)电子商务与电子政务 *(00342)高级语言程序设计(一) *(02384)计算机原理 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(02120)数据库及其应用 *(02382)管理信息系统 计算机信息管理专业 B082208 (独立本科段) *(02142)数据结构导论 *(00910)网络经济与企业管理
*(03173)软件开发工具 *(04737)C++程序设计 *(04757)信息系统开发与管理 机关管理及办公自动化专业 A030307 (专科)
*(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一) *(00345)秘书学概论 *(00341)公文写作与处理 *(00342)高级语言程序设计(一) *(00182)公共关系学 (00346)办公自动化原理及应用 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00509)机关管理 计算机网络专业 B080709 (独立本科段) *(04747)Java语言程序设计(一) *(02331)数据结构 *(00023)高等数学(工本) *(04749)网络工程 *(02379)计算机网络管理
*(03142)互联网及其应用
计算机软件专业 B080711 (独立本科段) *(02331)数据结构 *(00342)高级语言程序设计(一)(J) *(04184)线性代数(经管类) *(04737)C++程序设计 *(02333)软件工程 护理学专业 A100701 (专科)
*(02901)病理学 *(02903)药理学(一) *(02996)护理伦理学 *(02113)医学心理学 *(02998)内科护理学(一) *(04729)大学语文 *(03001)外科护理学(一) *(03002)妇产科护理学(一) 护理学专业 B100702 (独立本科段)
*(00018)计算机应用基础 *(03006)护理管理学 *(03203)外科护理学(二) *(03008)护理学研究 *(03009)精神障碍护理学 *(00182)公共关系学 *(03005)护理教育导论 *(03010)妇产科护理学(二) *(03011)儿科护理学(二) *(04436)康复护理学 上海交通大学 工业电气自动化技术专业 A080602 (专科) (02269)电工原理 (02286)电力电子技术 *(04729)大学语文 *(02198)线性代数
*(00012)英语(一) *(02277)微型计算机原理及应用 工业自动化专业 (独立本科段) B080603 (02290)C++语言设计 *(00023)高等数学(工本) (02291)自动控制理论(一) *(00420)物理(工) 计算机及应用专业 A080701 (专科) *(02142)数据结构导论 *(00342)高级语言程序设计(一) *(04729)大学语文 *(02198)线性代数 *(04732)微型计算机及接口技术 *(00012)英语(一) *(02120)数据库及其应用
计算机及应用专业 B080702 (独立本科段) *(02331)数据结构 *(04747)Java语言程序设计(一) *(00023)高等数学(工本) *(04737)C++程序设计 *(02333)软件工程 上海交通大学 上海旅游高等专科学校 饭店管理专业 A020211 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一)
(00194)旅游法规 *(04729)大学语文 (00187)旅游经济学 上海大学 秘书专业 (停考过渡) A050102 (专科) *(00067)财务管理学 *(00345)秘书学概论 *(00341)公文写作与处理 *(04729)大学语文 *(00182)公共关系学 (00346)办公自动化原理及应用 *(00012)英语(一) *(00509)机关管理 秘书学专业 (停考过渡) B050104 (独立本科段)
*(00320)领导科学 *(00261)行政法学 *(00321)中国文化概论 *(00043)经济法概论(财经类) *(00312)政治学概论 *(00526)秘书参谋职能概论 机械制造及自动化专业 A080301 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(02194)工程经济 *(02159)工程力学(一) *(02195)数控技术及应用 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) (02189)机械制造基础 机械制造及自动化专业 B080302 (独立本科段)
(02211)自动化制造系统 (02213)精密加工与特种加工 *(02202)传感器与检测技术 *(00420)物理(工) *(02241)工业用微型计算机 档案管理专业 (停考过渡) A060201 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00345)秘书学概论 (00777)科技档案管理 *(00182)公共关系学 (00778)档案文献编纂学 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) (00779)档案保护技术 档案学专业 (停考过渡) B060202 (独立本科段) (00789)外国档案管理 (00791)科技档案编研 *(00341)公文写作与处理 (00785)中国档案事业史 (00346)办公自动化原理及应用 *(00322)中国行政史 金融专业 A020105 (专科)
*(00018)计算机应用基础 *(00075)证券投资与管理 *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(00055)企业会计学 *(00066)货币银行学 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) 金融专业 B020106 (独立本科段) *(00067)财务管理学 *(00076)国际金融 *(00077)金融市场学 *(04184)线性代数(经管类) (08391)金融工程学 项目管理专业 B020256 (独立本科段) (05060)项目范围管理 (05062)项目质量管理 (05064)项目风险管理
动画专业 B080746 (独立本科段) (04508)动画设计稿 (04511)三维动画 (04513)数字影视后期合成 (04743)剪辑学 上海工程技术大学 工商企业管理专业 A020201 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一) *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(00148)国际企业管理 *(00055)企业会计学 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) 工商企业管理专业 B020202 (独立本科段) *(00067)财务管理学 *(00149)国际贸易理论与实务 *(00154)企业管理咨询 *(04184)线性代数(经管类)
汽车运用技术专业 A081702 (专科) *(00018)计算机应用基础
(06606)工程力学(三) (09087)汽车电器与电路分析 (09179)现代汽车电控技术及其故障诊断与排除 物流管理专业(见说明8) A020228 (专科) *(00018)计算机应用基础
*(00148)国际企业管理 *(00020)高等数学(一) *(05362) 物流英语 *(00182)公共关系学 *(05372)国际物流导论 *(00012)英语(一)
物流管理专业(见说明8) B020229 (独立本科段) *(05374)物流企业财务管理 *(00147)人力资源管理(一)
*(00101)外经贸经营与管理 *(04184)线性代数(经管类) *(00055)企业会计学
*(00043)经济法概论(财经类) *(00098)国际市场营销学 劳动和社会保障专业(见说明10) A020231 (专科) *(03312)劳动和社会保障概论
*(00341)公文写作与处理 *(03320)劳动和社会保险统计与计算机应用
劳动和社会保障专业(见说明10) B020232 (独立本科段) *(00147)人力资源管理(一) *(03323)劳动经济学 *(03325)劳动关系学 *(03322)劳动和社会保障法 *(03326)社会保障国际比较 民航服务与管理专业 A020160 (专科) *(00018)计算机应用基础
(04570)民用航空法 *(00182)公共关系学
销售管理专业(见说明12) A020313 (专科) *(00018)计算机应用基础
*(10510)连锁与特许经营管理
销售管理专业(见说明12) B020314 (独立本科段)
*(10511)销售团队管理 *(00149)国际贸易理论与实务 *(00055)企业会计学 *(00181)广告学(一) *(00043)经济法概论(财经类) 上海对外经贸大学 国际贸易专业 A020109 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00088)基础英语
*(00020)高等数学(一) *(00076)国际金融 *(00090)国际贸易实务(一) *(04729)大学语文 *(00092)中国对外贸易 国际贸易专业 B020110 (独立本科段) *(00100)国际运输与保险 *(00101)外经贸经营与管理 *(00055)企业会计学 *(00102)世界市场行情 *(04184)线性代数(经管类) *(00098)国际市场营销学 商务英语专业 B050218 (独立本科段) *(00186)国际商务谈判 *(00795)综合英语(二)(J) *(00090)国际贸易实务(一) (00840)第二外语(日语)
上海中医药大学 中药学专业 C100803 (基础科段) (03044)中药药剂学
(03042)中药炮制学 (03035)有机化学(四) (02932)方剂学(二) 中药学专业 C100802 (本科段)
*(00018)计算机应用基础 (09098)中国医药史 (03038)中药化学 (05079)中成药学 (03053)中药制剂分析 上海师范大学 视觉传达设计专业 A050406(专科)
(00716)印刷工艺 *(04729)大学语文
旅游管理专业(导游方向) A020209 (专科) *(00018)计算机应用基础 (00194)旅游法规 *(04729)大学语文 (00187)旅游经济学 旅游管理专业 B020210 (独立本科段) *(00067)财务管理学 *(00147)人力资源管理(一)
(00198)旅游企业投资与管理 *(04184)线性代数(经管类) (00200)客源国概况 广告专业 A050301 (专科) *(00018)计算机应用基础 (00634)广告策划 *(00853)广告学(二) *(04729)大学语文 (00636)广告心理学 广告学专业 B050302 (独立本科段)
(00639)广播电视广告 *(00182)公共关系学 *(00321)中国文化概论 (00641)中外广告史 人力资源管理专业 A020205 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一) *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(04729)大学语文
*(00043)经济法概论(财经类) *(00071)社会保障概论 人力资源管理专业 B020218 (独立本科段) (05966)劳动政策分析 (06091)薪酬管理 *(03350)社会研究方法 (05965)人才资源优化策略 小学教育专业 B040112 (独立本科段) *(00464)中外教育简史 *(00458)中小学教育管理 *(00466)发展与教育心理学
(09097)数学思想与方法 电子政务专业(停考过渡) A082217 (专科)
*(00261)行政法学 *(00341)公文写作与处理 *(03349)政府经济管理概论 (00346)办公自动化原理及应用
*(00012)英语(一) *(00312)政治学概论 *(02120)数据库及其应用 *(02382)管理信息系统 电子政务专业(停考过渡) B082218 (独立本科段)
*(00067)财务管理学 (03342)电子政务案例分析 (03344)信息与网络安全管理 *(00896)电子商务概论 艺术设计专业 B050437 (独立本科段)
(04462)设计心理学 *(00853)广告学(二)
同济大学 房地产经营与管理专业 A020206 (专科)
*(00018)计算机应用基础 *(00172)房地产经营管理
*(00020)高等数学(一) *(04729)大学语文 (00173)房地产金融 *(00012)英语(一) *(00169)房地产法 房屋建筑工程专业 A080801 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(02400)建筑施工(一)
*(02387)工程测量 *(02396)混凝土及砌体结构 *(04729)大学语文 *(02398)土力学及地基基础
建筑工程专业 B080806 (独立本科段) *(02440)混凝土结构设计 *(03347)流体力学 *(00182)公共关系学 *(02404)工程地质及土力学 *(02198)线性代数 *(02448)建筑结构试验 *(00420)物理(工) *(02447)建筑经济与企业管理 建筑工程管理专业 A082239 (专科) *(00018)计算机应用基础
*(00020)高等数学(一)
(01850)建筑施工技术 *(00043)经济法概论(财经类) 工程管理专业 B020279 (独立本科段) *(00067)财务管理学 *(02194)工程经济 *(00172)房地产经营管理 (01852)施工组织与管理 (01853)工程项目招投标与合同管理 *(00420)物理(工) (01854)工程质量管理 上海开放大学 市场营销专业 A020207 (专科) *(00018)计算机应用基础 *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(00181)广告学(一) *(00182)公共关系学 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) 会计专业 A020203 (专科)
*(00018)计算机应用基础 *(00067)财务管理学 *(00020)高等数学(一) *(00065)国民经济统计概论 *(00070)政府与事业单位会计 *(00156)成本会计 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) 行政管理专业 A030301 (专科)
*(00018)计算机应用基础 *(00147)人力资源管理(一) *(00341)公文写作与处理 *(03349)政府经济管理概论 *(00182)公共关系学 *(03350)社会研究方法 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00043)经济法概论(财经类) *(00312)政治学概论 华东理工大学 社会工作与管理专业 A030202 (专科) *(00018)计算机应用基础 (00266)社会心理学(一) *(00182)公共关系学 *(03350)社会研究方法 *(04729)大学语文 *(00012)英语(一) *(00071)社会保障概论 商务管理专业(中英合作)(见说明7) C020214 (基础科段)
*(04729)大学语文
商务管理专业(中英合作)(见说明7) C020226 (本科段)
*(00055)企业会计学 *(00181)广告学(一)
上海应用技术学院 室内设计专业 A050405 (专科)
*(04729)大学语文 (00708)装饰材料与构造 室内设计专业 B050432 (独立本科段)
关键词:计算机;信息处理技术;办公自动化
计算机的发明对人类社会产生了重大的影响作用,随着计算机技术的不断发展,互联网技术正在逐步渗透到人们日常学习、工作和生活的各个部分,人类已经进入了大数据时代。近些年来计算机技术已经逐步实现了普遍化,学校、企业、政府等都离不开计算机的帮助,而计算机的发展与技术水平的提高也在不断推动着工作效率与自动化水平的提高,计算机技术在办公室的大量应用有利于实现有序化、规范化的管理,有利于协调办公能力,有利于增强决策水平,这些因素度极大的促进了办公效率和效果。
1.信息技术与办公自动化
1.1信息技术概述
信息技术包括的内容广泛而又复杂,一方面信息技术是一门科学性的学科,另一方面信息技术还包括在实际过程中的开发与应用。随着计算机技术的普及化,人们的生活已经越来越离不开互联网技术运用计算技术可以实现各种信息的传递如文字、图片、音乐、视频等,还可以实现对有关程序的有效管理。信息技术是一个广泛的概念,人们对信息技术的认识不同,使用目的不同,因此对其的定义也有很大程度的不同。从整体上来讲,现代的信息技术是不断变化与发展的,人们可以通过信息技术学习知识、认识世界、管理系统、储存信息、处理数据、开发资源等。现代信息技术在管理和处理信息上的应用是最为广泛并且也是最受欢迎的,而对于信息技术的掌握与应用还需要不断对信息系统、语言系统、技术系统等进行一个更加深入的分析和研究,从而对管理的有效性实现保证。
1.2办公自动化概述
办公自动化,指将计算机网络功能和现代化办公融为一体的新式办公方式。目前还没有对办公自动化形成统一的定义。常见的办公自动化领域包括在传统办公室中加入新机器、新设备,同时新加入的技术也属于办公自动化的领域。在机关部门,人们把办公自动化称作电子政务。我们从日常工作的工作中可以体会到,办公自动化的应用,优化了管理组织结构,调整了管理体制。在提高工作效率的同时,增强了协同办公能力,融合各部门决策,强化决策的执行能力,最后提高各个单位的工作效率。一般情况下,办公室的业务就是对文件的处理。通常包括文件起草、发出通知、处理业务文本,对外来文档处理存档。还有就是对和本单位有关的本部门文件、外来文件进行保存和检查。使办公室业务简单化,也成了办公自动化的基本特征。办公室是一个机构正常运行的核心所在。
2.计算机技术在办公自动化上的作用
随着社会的发展以及电子信息技术的不断提高计算机技术在办公自动化上的应用越来越广泛,并且越来越发挥出重要的作用。一方面计算机技术可以为办公室的员工提供一个智能化、自动化的工作环境。另一方面实现办公自动化之后可以极大的提高办公效率和办公效果,促进办公水平和决策水平。
2.1建立办公室内部信息平台
办公自动化可以促进建立办公室内部信息平台,促进办公室内部人员之间的沟通和交流,从而构建一个高效的、有序的信息交流场所。
2.2实现管理自动化
管理自动化主要包括对各个工作流程的管理。工作流程主要包括文件的收发、审批等。实现对每一个流程的自动化管理可以有效规范办公室的各项工作,明确工作人员的各项工作内容,权责分明。
2.3实现企业信息集成
一般情况下企业都会有自己的业务管理系统,业务管理系统中包括销售、资源等各方面信息,这些信息一般都是零散的、复杂的,如果不能有序处理好企业各种信息就会很大程度上降低办公自动化的效率。因此就需要实现企业信息集成,从而方便快捷的获取信息并且处理信息,同时领导者的决策水平。
3.信息技术在办公自动化应用中的发展趋势
信息技术在办公自动化中的应用水平已经越来越高,并且随着市场经济的不断发展,企业信息化水平也在不断进行改革,办公自动化实现了更加专业化、人性化、智能化。尤其是近几年来信息技术在办公自动化中越来越发挥着至关重要的作用,首先办公室自动化能够改善办公环境,提高办公效率和决策效率,企业办公自动化可以有效提高办公服务水平,提高办公系统运行效率。由此可见信息技术在办公自动化的应用已经成为企业成功发展的必经之路和必然趋势,信息技术在办公自动化中的应用拥有广阔的发展前景和发展潜力。
3.1办公工具智能化
用户在处理工作过程中需要进行数据的整理与分析等工作,一些智能办公软件的应用可以有效的针对数据和图表等信息进行整合与处理并且做出分析。这在很大程度上提高了用户的工作效率和分析据的能力,同时也减轻了用户的工作量与工作负担。另一方面办公工具的智能化还能够对广大用户产生一定的吸引作用。
3.2无限的无线办公场所
目前,我国的WIFI技术不断发展,并且实现了大范围的普及与覆盖,在WIFI环境下办公人员可以通过手机、电脑等进行即时通讯,例如开展视频会议等,这在一定程度上促进了办公室的发展。也就是说现代办公可以不仅仅局限于封闭的办公室内,只要有WIFI覆盖的地方都可以随时随地进行上网办公,因此办公效率也实现了极大的提高。
4.结语
现代社会是一个信息化、数据化社会,信息技术的发展为企业提供了更加广阔的发展空间,与此同时信息化也是企业实现转型升级的必然趋势。因此企业也就需要实现自动化办公,不断推进计算机处理技术在办公自动化当中的应用,完善企业信息管理系统,从而促进企业提升管理效率和工作效率。综上所述,计算机信息处理技术在办公自动化当中的应用应当实现广泛的推广与应用。
参考文献:
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[2]张锐昕,张玉春.办公自动化概论(第一版)[M].北京:清华大学出版社,2004.
[3]夏云.现代计算机网络技术与应用[M].北京:科学出版社,1998.
[4]李智,徐进.积极推进办公自动化,提高办公室工作水平[J].教育信息化,2002,(9).