档案管理的必要性精选(九篇)

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第1篇：档案管理的必要性范文

1.1提供拷贝

电子档案在使用的过程中，第一路径便是拷贝，也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态，保证其可以充分利用这个档案。档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中，可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容，再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理。而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下，可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件。

1.2通信传输

通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题，同时能够省去很多的人力、物力和财力。通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输，实现电子档案的利用。电子档案在利用的过程中，经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用。

1.3直接利用

直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询。可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案，能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持。

2电子档案的重要性

对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲，电子档案依然是一个全新的事物，而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位，拥有很大的重要性。下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究。

2.1电子档案可以节省人力、物力

通过大范围的使用电子档案，能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤，加快档案立卷归档的速度，为档案工作人员减轻了很大的工作负担，提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平。

2.2电子档案可以提高档案服务水平

实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，强化电子档案管理工作，实现电子化的档案管理，能够进一步提高档案的服务水平和质量。实施电子档案管理，能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选。

3提高电子档案管理水平的建议和措施

电子档案的利用途径有很多种，并且也对于技术手段存在很大的依赖性，所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程。在强化电子档案管理工作的过程中，应当通过多个方面的有机协调，全面地开展电子档案管理工作，提高电子档案管理水平。

3.1构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理

想要充分发挥档案管理工作的作用，首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，进一步适应电子档案管理的要求；其次，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度的安全患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中，所以在实际工作当中，一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证网络的安全系数在一个合理的水平，进而保证电子档案管理工作的有效开展。

3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生

在档案使用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，要求在对电子档案进行利用之前，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度，通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。

3.3加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识

第2篇：档案管理的必要性范文

关键词：计算机；房屋管理；必要性

随着我国改革开放的逐步深入，我国住房制度改革也在不断的拓展，导致房屋市场竞争越来越激烈。通过对我国房屋管理情况进行调查和研究，我国很多房屋管理局仍然采用传统的手工管理模式进行管理，这样的管理模式已经不能满足市场经济发展的需求。随着我国科学技术的发展和进步，高科技产品已经被应用于房地产市场中，在运用计算机进行房地产市场管理的过程中，使房地产市场充满了活力，我国房屋正在逐步运用计算机进行管理。

一、我国房屋档案资料管理存在的问题

档案类别主要分为转移登记，变更登记，预告登记，初始登记，他项权登记，还有注销登记，房屋档案资料管理是房屋管理工作的重要组成部分，房屋档案主要包括收集、整理、鉴定等环节，房屋档案资料能够反映住户的实际居住状况，而且房屋档案资料具有较高的保存价值，房屋档案资料是确定房屋产权的最重要依据。

对于部分大型的房屋管理局，其拥有的房屋档案资料的数量较大，且涉及到的范围较广，对于这样的房屋管理局，其户主会经常发生变动，在这样的情况下，如果采用手工管理模式进行房屋管理，将会非常麻烦。在手工管理模式下，通常选用纸质记载房屋信息，如果长时间翻阅房屋档案资料，原始材料在一定程度上会有损坏。

随着经济的不断发展和进步，我国部分地区的人员流动逐渐增多，这就使房屋的户主频繁发生变化，手工式的管理模式已经不能满足时展的要求。随着房屋档案资料逐渐的增加，其采用手工模式进行分类统计汇总将费时费力，不利于提高房屋管理的效益。

二、在房屋管理中，应用计算机的重要作用

1.有利于快速、准确的统计房屋档案资料

在实际的房屋管理工作中，对房屋档案资料进行统计汇总是经常性的工作，从工作程序上看，其工作程序非常繁琐。这项工作需要很多步骤才能完成，例如：数据的搜集、项目的管理、归并、制作报表等工作，如果采用人工的方式进行工作，不仅浪费时间和精力，而且还存在笔误的问题，可能会造成差错，会给房屋管理工作造成一定的影响。

目前，运用计算机进行房屋管理，有利于提高房屋管理工作的准确性，并能大幅度缩短房屋管理工作的时间，在很大程度上有利于提高房屋管理工作的效率。在通常情况下，运用计算机进行房屋管理，可以在1小时内统计出35000多套住房的使用信息，并可以利用报表的形式将房屋的使用情况打印出来。就计算机本身而言，其具有较强的统计能力，运用计算机进行房屋管理，不仅有利于房屋管理人员全面的掌握房屋的使用情况，而且还能够为房屋管理者的决策提供可靠的依据。

2.有利于提高房屋管理的效率

纵观所有的房屋管理工作，其经常的业务主要包括查询和检索档案资料，虽然在我国房屋管理制度中已经严格规定查询和档案资料的相关内容。但是，如果运用人工的方式进行查询，其仍然存在着很多缺点，如果进行频繁的查询纸质的房屋档案资料，将会损坏纸质资料，且费时费力。

运用计算机进行房屋管理，可以根据数据库的具体形式，输入相应的命令，也可以通过数据库查询某住户的实际情况。可以运用系统查询进行档案管理，每一份档案都有编号，在电脑上能一一查询出来编号，这样更有利我们拿实体档案，但是如果扫描的就能直接把资料打印出来，不用那么麻烦去库房找实体档案。另外，如果各地房管局都能联网，这样要是要查外地的人的房产就不用跑去外地了，这样比较便民。

3.有利于简化工作程序

房屋管理的整个过程是一个动态的管理过程，要针对住户的姓名、单位、权属进行核实、登记，这将有利于保证房屋档案管理的准确性和完整性。通常房屋住户的变更手续大致分为转户、换房、新分配入住等，如果运用传统的方法进行管理，其手续的办理非常繁琐。要进行后台查阅，并根据住房的相关示意图，进行台账的信息进行相关修改，并在住房示意图上标明手续办理情况，这样的房屋管理非常麻烦，将会降低工作效率。

如果应用计算机进行管理，操作程序将会简化，仅仅需要专业人员根据计算机程序，输入相应的数据，如果存在调动住房的情况，要运用计算机将相关数据进行修改。这样的房屋管理工作较为便捷，在很大程度上缩短了工作程序，简化了工作的内容，而且省时省力。

三、运用计算机进行住房资料管理的过程中必须注意的问题

在运用计算机进行住房档案管理的过程中，虽然计算机起着举足轻重的作用，而且计算机的应用也为住房资料管理工作提供了便捷，但也不能忽视原始住房档案资料的重要性，一旦计算机出现问题，或者因为某种原因而不能正常工作，这就需求住房档案的原始资料。因此，要将电脑和原始档案结合起来，而不能单纯依靠电脑，原始档案资料也要好好保存，运用现代化技术的基础上要对原始档案备份，好好保护好原始档案。

四、结语

随着我国社会经济的不断进步和发展，我国逐步的进入计算机网络时代，计算网络给人们的生活带来了很多方便。在我国房屋市场管理的过程中，正在逐步的应用计算机网络。计算机网络的应用，提高了房屋管理的工作效率和工作质量，更方便于房屋管理者掌握房屋使用信息，同时，也为住户提供了准确的住房依据。计算机的普遍应用，使我国房屋管理在市场经济大潮中稳步前进。

参考文献：

[1]唐时奎，余道澄，王峥.计算机管理在设备管理中运用探讨[A].2008年中华临床医学工程及数字医学大会暨中华医学会医学工程学分会第九次学术年会论文集[C].2008.

[2]袁卫玲.计算机管理在中心药房的应用[A].危重病人监测、急救技术与基础护理暨21世纪护理理念发展与资源开发学术交流会论文汇编[C]，2001.

第3篇：档案管理的必要性范文

【关键词】历史背景 档案信息化 总体目标 主要任务

随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求

城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。

二、对城建档案信息化工作的指导思想

我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

三、城建档案信息化建设的总体目标

《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。

（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。

（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。

（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。

（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。

（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。

（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能

城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。

（二）加速数字化进程

建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。

（三）整合资源，优化服务

创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。

参考文献：

[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日

[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日

[3]《日照市城市建设档案管理办法》 2008年2月3日

第4篇：档案管理的必要性范文

在抄核收工作中，工作人员有时发现需要客户携带资料办理相关业务来完善管理，而山于纸质档案资料的各种问题，导致这些业务迟迟未能办理，严重影响抄核收工作的开展，因此建立客户档案电子化管理对抄核收工作十分必要。本文将通过抄核收工作中遇到的问题，对档案管理现状进行研究，进而详细分析客户档案电子化管理的必要性和可行性，并提供初步的实施方案。

2档案管理对抄核收工作的影响

2. 1抄核收工作与客户档案的联系

抄核收人员在现场工作时，需要核对资料中的客户姓名、地址、表号、用电类别等数据与现场是否一致;核对计量装置与记录是否相符;对电能计量装置的运行和完好情况进行检查;核对电能表安装位置是否正确;核对电能表是否长期未使用等。如发现以上涉及到改名、改类、迁表、销户等方面的情况，需通知客户带相关资料办理业务。

2. 2客户无法提供档案资料的原因

根据以上情况，客户需要办理相关业务，但客户不一定能提供到所需资料，出现这种情况主要有两方面原因:

2.2.1客户方面。(1)客户不愿花时间寻找繁杂的资料;(2)客户遗失资料需另补办，因程序繁琐、难以证明等原因而放弃。

2.2.2供电部门方面。(1)纸质档案的管理具有一定的时效性且容易被损坏而导致客户资料遗失; (2)客户档案存放的顺序比较混乱而难以寻找;(3)档案员因工作繁琐而拒绝调阅档案。

2. 3建立新型的档案管理对抄核收工作的重要性

鉴于以上原因，客户或者供电部门无法提供办理相关业务所需的资料，导致业务迟迟未能办理，严重影响抄核收工作的顺利开展。而这两方面的原因都是山于纸质档案的局限性引起的，如果不能解决好，这方面的抄核收工作就会毫无规范，为此建立一种便捷和高效的档案管理对抄核收工作非常重要。

3客户档案管理的现状与存在的问题

3. 1纸质档案管理的现状与缺点

传统的档案管理模式是实行就地、属地化管理，将客户的档案资料以纸质形式，分门别类存放在档案室，但它具有很多缺点:

3.1.1对保存环境要求高。纸质档案易黄、易脆、易粘，对温度、湿度要求极高，另外还要注意防火、防水、防虫、防鼠、防霉等。

3.1.2易遭受人为毁损。纸质档案极易受到磨损、撕毁、遗失，甚至遭到人为故意损坏，这对档案的安全构成极大的威胁，无法充分保证档案的完整性。

3.1.3不能实时共享资料。处理口常工作往往需要多人同时查询各种数据资料，但传统的纸质档案是分门别类存放在档案室，只能供一人翻阅。

3.1.4查找速度极慢。纸质档案的查询通常需要身份验证、档案检索、档案取出、档案翻阅、档案归还等程序，需要较长的时间以及花费较大人力。

3.1.5占用大量储存空间。档案通常采用橱柜的形式存放，并且橱柜之间必须保留较大的空间。随着客户档案信息量的不断增加，占据空间越来越大。

3.1.6缺乏安全有效的备份。传统的档案利用都是基于纸质文档原件，而纸质文档原件无时无刻不面临各种威胁，迫切需要安全有效的备份。

3. 2目前对档案管理的需求

现有的档案业务办理及用户体验依旧存在诸多不足的地方需要改善，需要一种新的平台来承载实现这些优化，这些不足围绕用户需求体现出来(见图1)。

3.2.1完善业务办理流程，提供工作效率的需求。

3.2.2提高业务办理速度，扫描速度，阅读速度的操作需求。

3.2.3实际业务中，快速检索查询的需求。

3.2.4避免纸质档案遗失、损坏等所造成的客户资料管理的需求。

3.2.5数据的计算机、管理系统存储和备份档案的需求。

3.2.6档案信息实现安全性、稳定性、不间断运作的保障需求。

4实行客户档案电子化管理的必要性和可行性

基于各方面的需求特性，客户档案电子化管理可完全满足这些条件。客户档案电子化管理是指通过电子化技术手段，采用海量储存技术和计算机网络技术，把所有档案以电子文档的形式储存、分类及查询，提高数据查询的效率，实现快速查询客户信息，有效提升了客户档案可视化管理水平的操作管理。

4. 1实行客户档案电子化管理的必要性

档案电子化管理是对现有纸质档案管理进行的一项改革，不仅对抄核收工作带来好处，而且对整个档案管理工作都是意义重大的(见图2)。

    客户档案电子化管理降低保存成本，简化工作流程并可以为相关人员提供方便快捷的信息查询，有力推进了档案管理科学化、规范化、精细化;对查阅档案之类的工作，直接在计算机查找搜索就能完成，提高工作效率，并为提高服务质量做铺垫，提升企业形象。当抄核收工作需要客户办理业务时，只需调阅出电子档案资料，通知客户办理即可。

4. 2实行客户档案电子化管理的可行性

为实行客户档案电子化管理，需要落实步骤是:组织+模式+环境+实施。

4.2.1组织:领导统一目标立项、成立项目小组、组织推广与维护队伍建设。

4.2.2模式:根据业务需求开发档案电子化平台，档案信息从载体录入到保存与查阅均采用电子化手段运作。

4.2.3环境:提供财务支持、自上而下推广应用，明确项目人员分工。

4.2.4吐实施:设定运作流程制度与实施计划，先试点再逐步全面推广，最终以实现电子化档案系统全面运转和取消不必要的纸质档案为目的。

具体实施步骤如下:(1>领导统一目标，以成立项目小组的方式运作，确定成员，明确分工。需购买相关平台软件，并与软件公司达成合作共识，同时对客户档案运作流程进行详实调研，提出标注与开发需求，明确目标，开发合适的平台;(2>在购买存储设备上要结合实际需要购买设备，提供合适的机房环境与电力设备;(3)平台的应用需要规范制度与流程作为保障，比如对相关岗位操作人员进行绩效考核，同时制订专门的推广计划及开展对使用人员的培训等。

4. 3实行客户档案电子化管理可能存在的问题以及解决措施

4.3.2设备购置成本高。实行客户档案电子化管理需要购置的设备主要有服务器或存储器、电脑、复印机等，花费不少，需评估可行性采购方案，然后购买满足平台的设备。

4.3.2开发前期需花较大的人力物力。公司在未能满足系统管理平台自研开发的情况下，需对平台开发商进行招标。在这个过程中涉及到意向达成、合作期限、合作方式、需求确认、系统设计、验收标准、平台后期维护、收费标准等协议的落实，需要不断进行协调。

4.3.3设备存在故障风险。用来承载档案资料的电子设备可能会发生故障，必须做好电子档案数据的备份恢复工作，备份技术能保证关键信息在发生灾难性故障后得以恢复，对此在系统建设时需要对设备功效进行详细考虑。

4.3.4吐电子文件的原始信息存在被删改的风险。要通过采取技术处理将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

4.3.5电子化管理改革需要一定时间推进。实行档案电子化管理不是一蹦而就的事，应使纸质和电子档案逐渐接轨，同时需分别在纸质和电子档案中注明对应的文件号及存地，以便参照互补，建立相互准确的标识关系。

5档案电子化管理应用的成功案例

财政局:2009年，云梦县财政局以目标管理推进档案业务规范化建设，加强电子档案管理系统的推广应用，加大档案安全保护力度，增强档案电子化程度的开发利用功能;全县的财政所档案管理全部达到省一级水平。2009年底，财政局机关档案管理顺利通过省特级验收。

供电企业:2011年12月9口，开封供电公司客户电子档案管理系统正式运行，该系统拥有完整的客户档案信息，能清晰反映出客户用电管理的全过程，可以方便地从系统中查询受理申请、供电方案、业务收费、受电工程设计审查、竣工验收、送电等各环节的工单内容，实现客户业务档案的全痕迹管理。

以上案例说明档案电子化管理模式已被应用到政府机关和企业的口常工作中，是适应档案管理现代化的趋势，也是新形势下对档案管理工作的新要求。

第5篇：档案管理的必要性范文

实现档案管理现代化,是我国社会主义市场经济发展的必由之路。加强档案管理现代化是我国社会主义现代化建设的组成部分，是社会发展的必然趋势。档案管理的现代化就是应用现代管理的理论、方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治、经济、文化发展对档案管理工作的要求。这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有致的为社会现代化建设服务。

一、档案管理现代化的内容

档案管理现代化是当今世界档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势。也是档案事业快速发展的必由之路。随着信息化时代的到来，信息化从理论方式到技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程。

1.档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

2.档案管理现代化。现代化的档案管理要求必须以创新的思想和观念来开展。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式。传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节。现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。因此要实现档案管理现代化，就要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化管理的整体水平。

3.档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

4.档案利用现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案 管理信息化的发展，以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起 来的档案馆的集合。它将使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。

二、加快档案管理现代化的必要性

1.知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

2.依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

3.知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

4.知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能推动档案事业发展。

三、加快档案管理现代化的对策

1.要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

2.要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3.要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜。

4.培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

参考文献：

[1]钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现

第6篇：档案管理的必要性范文

关键词：勘察设计；档案资料管理；电子信息化

近年来，电子信息不断普及，这就为档案管理创造了良好的发展机遇，档案管理工作越来越向着信息化、专业化、数字化方向发展，而勘察设计单位的档案管理工作也必须适应信息化时代大环境。如今，勘察设计单位的档案管理工作已经难以适应社会经济的发展，所以勘察设计单位档案管理工作必须适应时代要求，实现勘察设计单位档案资料管理电子信息化。本文是就勘察设计单位档案管理电子信息化的必要性进行论述。

1 勘察设计单位勘察设计单位档案资料概况

勘察设计是每一项工程必不可少的环节。近些年我国经济不断发展，基础设施也在不断完善，各项工程也不断进行着，勘察设计单位也随之得到长足发展。而档案管理作为勘察设计单位工作的重要组成部分，在勘察设计单位工作中有着重要作用与意义。

勘察设计单位的档案主要涉及人事档案以及勘察资料档案两部分，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。勘察设计单位人事档案则是国家人事档案的组成部分，是勘察设计单位工作人员在进行工程勘察期间的出勤、工作及各种创新奖励、荣誉的真实历史记录，是勘察设计工作人员工作及其今后选拔、任用、考核的主要依据。勘察资料档案是勘察设计单位在勘测、规划、设计活动过程中收集的资料，包括图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的勘察材料。勘察资料档案是勘察设计单位工作成就的历史记录，是勘察设计单位非常宝贵的信息资源，勘察资料档案是勘察设计单位发展的重要保障。

2 勘察设计单位传统纸质档案

纸质档案是勘察设计单位传统的档案管理方式，其地位不断受到新型的档案载体的冲击，其弊端缺点在科技不断创新的当代表现也越来越突出，很难适应当代勘察设计单位档案资料管理的需要。1、纸质档案受环境因素影响大。在高温、潮湿、光感强、有有害气体的环境里，在氧化剂的作用下纸质档案容易发生氧化反应，氧化纸张，使其受损变碎，从而损害了纸张上的档案资料，变得模糊，使其失去了其价值，这对勘察设计工作带来了巨大的损害，影响了工作进程。2、在勘察设计中会有大量资料与数据，纸质档案储存会产生大量的纸张，这样便会占有大量的储存空间。而勘察设计的档案类型多种多样，各种分类就会需要不同的档案室与档案架，这些档案室与档案架的设置需要大量的资金。3、勘察设计方案资料多种多样，纸质档案管理方法对这些勘察设计方案资料分类需要消耗大量的人力、物力、财力，同时对档案管理者也是一种负担。4、勘察设计的纸质档案资料甚多，携带不便而且受灾害影响也大，遇到自然灾害或人为灾害时，会有巨大损失，不容易挽回。

3 勘察设计单位电子信息档案

3.1 概况

电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。勘察设计单位的工作人员将收集的资料以计算机光盘、磁片等化学磁性材料为载体，储存在云盘或磁盘里。

3.2 特点

1、档案信息的非人工识读性：电子档案不需要人工识读，它由计算机储存制作而形成，它通过计算机解码装换成人们能认识的符号字体然后被人们认识和使用。

2、档案信息存储的高密度性：电子档案储存在虚拟的空间里，它以磁盘和移动硬盘为载体，储存空间大，可以储存海量的信息。但不占用与其比例相等的空间，便于携带查阅。

3、档案信息与载体之间的可分离性：电子档案储存在虚拟空间里，可以没有固定现实位置，不需要通过纸质载体来传输，其以非实体的方式进行管理加工、复制传输、携带阅读。具有超时空的共享性。

4、多种信息媒体的继承性：电子档案继承了各种信息媒体的特点，它把文字、图像、动画、声音等汇聚一身，方便了勘察设计工作人员的查阅。

5、电子档案对系统依赖性：电子档案是需要高科技支持，它的储存与阅览需要电子软件与硬件来实现。

4 勘察设计单位电子档案较传统纸质档案的优势

4.1 共享性

勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份电子档案超越时空，不受时空限制，实现电子档案的共享。而纸质档案大多是独份，有固定的时空限制，难实现共享。

4.2 多样性

勘察设计的电子档案形式多样，有文字，有声音，有动画及视频，以多种形式呈现在需求者面前，而且电子档案易于修改，如改变其格式、内容、及错误点，使电子档案变得更加灵活便携，使用效率大大提高。而纸质档案形式单一，对纸质档案的修改不易进行。

4.3 经济环保性

科技进步，电脑应用也随之普遍，因此勘察设计的电子档案是既经济又环保的有效手段。电子档案在网络环境下，利用电脑网络的虚拟性拥有虚拟的储存空间，其通过电脑网络的共享性来实现电子档案的传输与利用，从而减少了资源的浪费；而纸质档案需要大量的纸张与人力去整理，这样既不经济又不环保。

4.4 保护原件性

电子档案再利用时可以减少文件的损耗，方便使用者重复使用，而纸质档案受各种因素影响容易损耗原档案的资料，不利档案的保存。

4.5 便于传输性

电子档案可以通过网络虚拟传送，穿越时空限制进行电子档案的传输，大大提高了档案信息资源的可用性。而纸质档案需要多种传输媒介，而且有时间的限制，不利提高档案利用效率。

结论：从上述的论述与对比我们可以明显看出勘察设计单位档案电子信息化的优越性，它是传统纸质档案所无法比拟的，因此勘察设计单位档案资料管理实现电子化信息化是勘察设计单位档案管理工作的内在要求，是适应时代要求的，是非常必要的。

参考文献

[1] 中华人民共和国国家档案行业标准归档文件整理规则.中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准，DT/T22-2000

[2] 杨策媛、秦艳.《电子档案的特点与管理》，2011

第7篇：档案管理的必要性范文

关键词：档案管理；现代化；基础工作

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

档号不规范没有目录号一卷多册现象较多、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、档案管理基础工作存在的主要问题解决办法

（一）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

（二） 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

参考文献

第8篇：档案管理的必要性范文

【关键词】：数字化 档案管理 内涵 必要性 优点

信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案管理部门应提高网络信息社会条件下档案信息管理的服务和创新意识，增强责任感和使命感，提高档案管理者驾驭数字化档案信息系统的技能，推进各级档案管理工作数字化标准体系建设，实现档案管理与科技、时代的同步发展。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

二、档案管理数字化的必要性

1.档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求

随着经济社会发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增长，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层、各部门之间对档案信息的交流也更加频繁，人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流的平台，实现档案馆际之间的档案信息资源共享。当前，数字化、电子网络技术日新月异，在社会各界得到广泛应用，实行数字化档案管理的需求不仅现实而且迫切。因此，实现档案管理数字化，是满足经济社会各阶层对档案信息资源需求的必由之路。

2.档案管理数字化是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保障政府信息公开的顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也是一种发展机遇。基于档案馆在保存政府公开信息方面具有的责任和优势，档案信息管理无疑应该对政府信息建立完整的数据库，为社会各界对政府公开信息资源的需求提供便捷有效地检索、查询和服务。实行档案管理数字化可以促成档案数字信息库与政府网站的对接，大大方便社会各界对政府公开信息的查询需求。

3.档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段

当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐，瞄准社会对档案信息资源的需求加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着“金山”找饭吃，无疑是不现实的。因此，档案工作只能坚持与时俱进。积极改善档案管理工作，加快服务创新，最大限度地发挥档案信息的增值作用，服务社会需求是各级档案管理部门的必然选择。数字化档案管理作为档案管理现代化的重要手段，使计算机通讯技术、网络数字技术以及多媒体技术等现代科技在档案管理中得到广泛应用，必将促进档案信息管理的巨大变革，也必然会促进实现档案管理现代化，满足社会各种对档案信息资源的需求，提升和发挥档案工作在信息化社会中的地位和作用。

三、数字化档案管理的优点

1.节省存储空间，信息管理数字化

利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.提高档案信息利用率，实现资源共享

档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.缩短档案查找时间，实现信息管理智能化

档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.节约成本，提高工作效率

实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

5.缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

结束语：

随着社会发展水平和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，近年来我国已在各个省市陆续启动了中国数字化档案馆工程，一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正悄然形成。我们完全有理由相信，在科学发展观的理论指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功。

参考文献：

[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

[2]刘惠霞.浅谈数字化档案管理[J].交流，2011（12）

第9篇：档案管理的必要性范文

首先，电子文件的大量产生，改变了传统文件载体的结构。随着现代办公自动化的广泛应用，文件的载体结构正逐步发生变化，纸质文件比例下降，光盘、磁带等电子类介质的比例增加。电子类介质具有存储量大、体积小的优点，是纸介质所无法比拟的，科技的更新使电子类介质的寿命、性能和容量不断得到提高，这些因素在很大程度上削弱了文件中心赖以存在的基础―――节省空间的优势。同时，计算机技术的广泛应用，提高了文档管理的效率，从而也使文件中心节省人力的优势不再突出。

其次，文件与档案一体化的实现，也对文件中心的建立产生影响。文档一体化包括两个层面的一体化，一是在一个机关内部文件与档案管理的一体化，二是在机关与档案馆之间文件与档案管理的一体化。在现代办公自动化出现前，在一个机关内部，纸质的文件和档案，先后存放于机关文秘部门（或业务部门）与机关档案室，在时空上是分离的。但随着电子文件的产生，文件和档案在形式和内容上，比纸质文件和档案更难以去分，甚至完全“合二为一”，随着网络技术的应用，机关文秘部门（或业务部门）与档案室的文件和档案管理，才真正走向了一体化。机关内部文档一体化的实现，无疑模糊了传统文件的运动轨迹，模糊了传统的文件产生部门和档案管理部门之间的界限，这就使机关专门的档案管理部门的独立性下降、地位被削弱，而文件中心这种作为过渡型的机关档案管理部门，其建立的必要性也因此被削弱。

第三，数字档案馆的建立，同样也削弱了文件中心存在的必要性。数字档案馆作为现代信息技术环境下应运而生的一种新型档案馆，具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

数字档案馆的出现，为实现上述所说的第二个层面的文档一体化创造了条件。尽管文档一体化并不是数字档案馆出现后才提出的新问题，多年前档案界就已开始了研究和实践。但是，在数字档案馆、传统档案馆两种不同的环境条件下，文档一体化的实现却是有区别的。对于传统档案馆，馆藏来源主要是接收机关移交的档案，而且主要是纸质形态档案，按有关规定，其进入档案馆的流程是，在机关文秘部门或业务部门产生后，到了第二年通过立卷归档进入机关档案室，直至10年或20年后才进入同级档案馆。可见，文件转化为档案在时空上是分离的，也就是说文件产生以后还不能马上转化为现实的档案馆藏资源。因此，对传统档案馆而言，文档一体化管理，只是两者管理方法、标准的一体化，它主要强调档案部门要提前介入文书工作，实行前端控制，但由于政策规定和技术局限（未实现网络化），还难以实现真正意义上的文档管理完全一体化。

而数字档案馆所具有的虚拟性、网络化特点，不仅能把所有的档案馆联结在一起，而且同时还把各机关的文秘部门、档案室联结在一起，在文件（电子文件）形成办理后立即给予鉴定、归档，成为数字档案馆的馆藏资源，瞬间实现了文档一体化管理。可见，数字档案馆的建立，同样模糊了各阶段文件的界限，模糊了文件形成部门、档案管理机构之间的界限。因此，随着现代信息技术的应用，文件转化为档案的流程将日益缩短，档案管理的中间层次（部门）将逐步精简，这是大势所趋。由此可见，在网络化时代，文件中心这种过渡型的档案管理部门，其存在的必要性就要大打折扣。