高校档案管理办法及实施细则精选(九篇)

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第1篇：高校档案管理办法及实施细则范文

1我国高校基建档案管理的现状

1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。

1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。

1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步

1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。

2完善高校基建档案管理的对策

2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。

2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施

2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。

2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。

2.2.3保障制度（措施）的制定和实施。重大制度的落实，还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用，保障制度的制定和实施，同样离不开领导的支持。一是经费保障制度。二是将档案管理纳入部门考核，是一种变压力为动力的可行办法。三是高校档案馆参加高校基建项目的验收。高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证，基建档案管理人员的素质是高校基建档案管理的关键点之一。

高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。

3加大基建档案的数字化建设步伐

首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。

第2篇：高校档案管理办法及实施细则范文

关键词：高校；人事档案；对策

一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

[1]杨琪.高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］.工作指导，2019(2):173-174

第3篇：高校档案管理办法及实施细则范文

组成部分，以科学的态度加强对高职院校科研档案工作的管理非常

重要。

关键词：高职院校 科研档案管理

高职院校科研档案是科研活动的原载体，指的是在科研过程中逐步形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案管理工作是科研管理活动中的重要环节。因此，如何进一步开发并妥善管理科研档案，使档案资源更好地服务于高校和全社会，便成为当前众多高校科研档案管理部门需要深入探究的课题。

1 高职院校科研档案工作管理的重要性及意义

科研成果是科研人员智慧的结晶，需要以档案的形式妥善保存，使之形成科研信息资源储备库，以便更好地服务于社会经济发展。准确、完善是科研档案形成的基本要求，唯有如此，才能真正发挥档案的信息服务确保在科研工作中有效应用。归档时，要确保所有归档资料完整且归档及时，必须保留资料的系统性、准确性、完整性和原始性；在科研档案管理中，科研人员的工作任务是认真记录并妥善保存科研课题的立项申请书、研究计划任务书、说明书、开题报告、工作方案、课题进展报告、课题结题报告、重要会议纪要、国内外调研材料、科研经费的使用情况记录、课题鉴定（验收）报告以及成果报告等文书资料。科研资料及时归档保存是科研档案管理科学化、规范化的第一步。

2 高职院校科研档案工作管理存在的问题

2.1 科研档案管理意识薄弱，科研档案材料收集不全

高校的领导者以及科研、档案管理等部门普遍缺乏档案管理意识，对科研档案管理的重要性认识不足，这在一定程度上阻碍了科研档案的发展进程。具体体现在四方面：

①目前，一些科研工作者在科研档案管理的认识上片面化，将档案管理工作孤立起来，认为档案管理仅仅是单个部门或个人的职责，只关注科研经费和科研成果，这使得科研档案从形成的初始阶段就偏离了服务社会的本质；

②在科研文献、资料的形成过程中，科研管理部门未严格把关，管理制度不严谨，致使档案管理始终滞后于科研进度，严重阻碍了建档与科研的“四同步”。“四同步”，即下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

③档案管理部门没有全程跟踪检查科研档案的收集和管理工作，工作进度严重滞后。档案收集是档案管理工作中相当重要的一环，有的科研人员一味的埋头搞科研而容易忽视建档保存工作，对其他部门组织的科研材料，基本上处于你交多少、我管多少的情况。

2.2 科研档案管理机构不健全，人才队伍无保障

由于部分高校教育资金有限，软、硬件设施配备不完善，致使校内科研管理部及其各个系部都未设立专职科研档案管理机构，尚未形成一套相对健全的科研档案管理机制和相关的实施细则，目前的科研档案管理工作都以《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》为依据来贯彻执行。没有明确制定科研管理人员的岗位职责，科研档案管理人员也多为兼职，没有接受过系统的档案专业理论知识和技术培训，难以胜任本职工作，有的挂职档案管理员“在其位而不谋其政”，对档案管理工作兼而不管，必然影响科研档案管理的工作进展。

2.3 科研档案管理服务市场意识不强，利用率低

高校中的全体教研职工经过长年累月的钻研和积累，才构建了如今比较完备的科研档案资料库。当前市场经济条件下，数字信息技术迅速以其简便、强大的技术优势被广泛应用于社会经济的各个领域。作为颇具前瞻性的高职教育更应该首当其冲，积极应用数字信息技术来完善教研管理。但是就当前形势而言，仍有部分高校一直沿用传统的教研模式，只对科研资料进行简单的搜集、整理和归档保存，并不注重其利用价值和社会经济效益，高校科研档案管理服务于社会经济的职能无法体现出来。现阶段，大部分高校开展科研档案管理的目的除了应付上级检查以外，就是科研工作者用来申报职称的途径。科研成果的后期转化过程鲜有科研人员参与，科研档案无法重新编研或进行深加工，以进一步提升其科研价值，使其更好的服务社会。

3 高职院校科研档案工作管理方法探讨

3.1 加强宣传，提高各级人员档案意识

为了提高高校各部门及相关人员对科研档案管理重要性的认识，首先要从宣传着手，针对全体师生和科研人员开展档案管理知识及相关法律法规的宣传活动，采取多元化的方法手段积极宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》，使各级管理部门和科研工作者充分认识到档案管理也寓于科研工作之中，从而支持并广泛参与科研档案管理工作，进一步明确科研人员的职责和义务，从而提高其思想觉悟，主动收集、积累科研档案资料，并积极推进科研档案管理的科学规范化。

3.2 建立健全科研档案管理制度，依法制档

根据《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》以及各级地方政府制定的档案管理条例，基于现阶段高校科研档案管理实际，着力完善科研档案管理机制，档案管理员要合理分工，坚持完善各项工作流程，以促进科研档案管理工作顺利开展。此外，要注重档案管理机制建设，推行科学规范的管理流程，切实将科研档案管理工作纳入到学院整体工作中，实行集中统一管理，项目完成后的2个月内，所有项目资料一律建档保存，任何个人不得归为己有。

3.3 加强科研档案管理人才队伍建设，提升业务知识

科研档案管理属于政策管理的范畴，且对管理员的专业素质和技术水平要求较为严格，所以必须认真贯彻落实“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的工作要求，针对各个梯度水平的档案管理人员开展技能培训再教育活动，掌握现代科研档案管理的技术要领，不断提高管理人员的政治素质、业务素质和职业道德修养。科研管理人员要坚持理论学习，特别是交叉学科的融合交流，以进一步拓宽知识面，更好地适应新形势下的档案工作。

3.4 加快科研档案信息化建设，实现科研成果最大效益

现阶段，大多数高职院校已建成校园网络系统，教研管理模式也逐步向数字信息转型。科研档案是衡量一所高校科研实力的主要因素。就目前来看，大部分科研档案仍以纸质形式保存，现代信息技术在科研档案管理中的应用仍处于初级阶段，档案管理网络化程度低，致使档案利用效率一直维持在一个较低的水平。现代科研档案管理除了沿袭传统的管理模式（也就是将科研资料分类汇总，然后归档保存）之外，更为注重档案资源的再利用，以及如何将科研成果转化成实际的经济效益。在科研项目的深入研究以及科研成果的推广应用过程中，科学、规范的档案管理往往能给予其足够的技术支持，从而实现科研成果向经济效益的转化。

高职院校科研档案管理工作是档案工作和科研工作的结合点，如何创新高校科研档案管理理念和方法，将档案工作与科研工作紧密结合起来，将是高校科研管理部门需要不断探索和实践的问题。

参考文献：

[1]夏涛.高校科研档案管理存在的问题及对策[J].云南档案，2008.

[2]秦红梅.加强科研档案管理，促进科研事业健康发展[J].四川档案，2007.

[3]赵明丽.新升本高校科研档案管理与利用初探[J].中国成人教育，2009.

第4篇：高校档案管理办法及实施细则范文

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的全面记录，能比较全面地、客观地、历史地反映出每名学生的成长历程，科学、合理地利用和管理学生档案，对于学生管理、学生就业、选拔人才以及高校教学质量的提高和保障教学秩序都具有重要作用。

1 高校学生档案管理现状

（1）管理机构不统一。2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，首次明确将“学生类”档案与其他十类档案一同纳入高校档案实体管理体系。然而，在实际工作中，由于学生档案的产生部门多，内容复杂，高校专职档案人员数量较少，学生档案管理工作尚不能由档案部门独立完成。目前，学生档案管理在实际运作中分属于学生管理部门、学校各院系、或是教务部门、档案部门，各高校由于实际情况不同，在学生档案的管理中，各部门所承担的任务，角色轻重各有不同。

（2）管理方式不规范。学生档案的流动性强，它不归高校档案部门长期或永久保存，因此不少高校并不重视学生档案工作。此外，上级档案行政部门的评估工作通常也不涉及学生档案，这就使学生档案管理工作缺少规范化、标准化指导。

①材料收集不齐全。学生类文件材料的归档范围包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。然而，在实际工作中，高校接收到的新生档案材料内容参差不齐，究其原因，新生来自于全国各地，各省市对学生档案的标准要求不同，导致新生档案内容多寡的地区差异。学生在校期间，学生档案虽然由学生部门或档案部门保存，但材料的收集、整理工作涉及学校的多个部门，由于一些高校尚未制定学生档案管理的相关制度规范，造成学生材料的收集没有统一的标准，一些社会实践、毕业论文等反映学生能力的材料没有归入档案。

②“弃档”现象普遍存在。近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。究其原因，一些毕业生在临近毕业时由于没有找到合适的工作，往往会将档案留在毕业院校，按有关规定，学校可代为保管档案1年～2年，过期后会根据学生原户口所在地将其档案寄往当地人才市场，也有一些学校没有将档案寄出，将其存放在学校的某个部门。很多毕业生不知道自己的档案究竟在哪儿，因为没有及时转递档案或是找不到档案，造成工龄断档或是无法晋级等，给个人带来很大麻烦。

（3）管理手段落后。目前，各高校学籍档案的数字化管理已全面展开，而学生档案的数字化建设则相对滞后，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，大部分高校仍采用传统的手工操作。学籍档案虽然是学生档案中最重要的部分，但是学生的社团活动、社会实践、发明专利等体现学生能力和个性的纸质档案却无法进行数字化检索和利用，只能通过人工查找，不仅效率低，而且容易造成档案的损坏和丢失。

2 高校学生档案管理存在问题的原因

（1）制度规范不完善。当前，我国大部分高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程等，制度规范的不完善造成学生档案材料内容不完整、不规范，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，为学生将来就业、职称晋升、考评等方面带来一定影响。

（2）学生档案意识薄弱。大学生档案知识匮乏、档案关注度低、档案意识淡薄是普遍存在的现象，很多学生对档案没有形成正确的认识，对档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知相当有限，没有把档案同个人未来的工作、生活紧密联系到一起，这也是造成“弃档、丢档”现象的原因之一。

（3）档案管理人员责任心不强。随着学生毕业，学生档案将转至工作单位或户口所在地的人才流动服务机构，实际保留在学校的只是学籍部分的内容，因此很多档案人员不太重视对学生档案的管理。有些学校，在新生入学时将学生档案送至档案部门集中保存，待临近毕业时突击整理，很多档案材料没有及时归档，这势必影响学生档案的质量，对学生将来就业产生不利。

3 改善高校学生档案管理的对策

（1）完善相关制度规范。学生类档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，为保证学生档案的质量，各高校档案部门应在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》以及《高等学校档案管理办法》基础上，结合学校的实际情况制定具体的实施细则，对学生档案的收集、鉴定、整理、保管、转递、利用等环节作出规范性的规定，增强档案管理的可操作性，逐步实现学生档案管理制度化、标准化，确保学生档案归档材料规范、齐全、完整。

（2）提高师生的档案意识。学校档案管理部门应采用各种措施通过各种渠道宣传学生档案的重要性，一方面辅导员要加强对学生档案意识的教育，另一方面档案机构可以通过讲座、培训、选修课等形式对学生宣讲档案的重要性，同时也可利用档案网站、校园广播、校报等校园媒介宣传学生档案的内容、价值等，从而提高学生的档案意识，使学生充分认识到学生档案是人事档案的前身，它在未来工作和生活中起着重要的凭证作用，无论是考研、出国、工作调动、转正定级、工龄计算、职称申报等都离不开档案，档案是自己权益的最好保障。

（3）加快学生档案数字化建设。随着计算机、网络技术的不断发展，学生档案数字化建设势在必行。目前，学生档案数字化建设主要是依托学校的网络共享平台，通过采集基础数据，将学生在校期间的成绩、奖励、社会实践、特长、获得资格等信息进行数字化管理，及时予以补充和更新，同时对有关纸质档案数字化，以实现学生档案的网上查阅、毕业生电子档案的快捷转接等，学生本人可通过设定的名称和密码在校园局域网内查阅浏览自己的档案信息，学校也可利用电子档案与用人单位沟通、推荐，凭借一站式的档案查询、利用服务最大程度地发挥毕业生档案资源的作用。

第5篇：高校档案管理办法及实施细则范文

一、高校会计档案与高校经济效益的关系

一是任何经济活动的发生都不可避免地牵涉到经济效益的问题。在市场经济条件下，高校所有的经济活动都是围绕着经济效益运行的，而高校会计档案是在高校各项经济建设活动中形成的原始记录，是高校经济活动的产物；高校经济效益的体现必须通过相应的会计核算，会计档案的特定形成领域来自于会计核算专业活动，因此，高校会计档案在形成上已经与高校经济效益密不可分。

二是高校会计档案的内容从概念来说，它是对高校经济活动进行完整、连续、系统而综合的计算和记录的结果。其中，包括高校在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、账簿和报表等材料，以及用于指导和规范高校经济活动的文件、法规制度以及财务预测、分析的各种资料。事实上，高校会计档案内容涵盖的实质就是记录和反映高校经济效益的实现程度，其核心也就是高校经济效益。

三是高校会计档案具有保存价值的属性特征，其价值构成主要包括：制定财务计划的重要数据源；进行科学经济决策的信息源；维护正常经济、工作秩序的法定证书。另外，由于高校会计档案是高校专业性会计核算活动的―个有机组成部分，突出的专业属性是其最基本的特征，通过对高校会计档案的信息分析，可以了解和把握许多重要的经济数据指标，将这些数据指标作为进行高校经济决策的重要依据和信息参考材料加以利用和研究，从而有效地提高高校经济微观和宏观经济效益。随着高校事业的纵深发展，高校会计档案所提供的信息对提高高校经济效益的作用将越来越大。

四是校会计档案在基本功能作用方面，除了具有原始凭证的功能外，还具有历史考查和维护经济秩序的功能。通过对原始凭证的查证，可以评判高校各项经济业务和管理的执行是否合法、合理；审核经济责任部门有无违规；对校内各单位主要负责人进行任职期间的绩效考核，据此能够有效地保证高校正常的教学与科研工作秩序，有利于高校及时调整经济策略、堵塞管理漏洞，维护高校经济效益不受侵犯。因此，高校会计档案是保护高校财产，依法保护高校经济效益、打击高校经济领域犯罪活动和反对不正之风的重要依据和有力工具。

二、充分利用会计档案，提高高校经济效益

一是完善档案制度，实现制度法规化。由于以往的高校会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密，对利用会计档案人员的身份和利用目的过度限制，导致了许多利用价值较高的会计档案材料常年被搁置，会计档案对保障和提高高校经济效益的史料和参考作用难以最大限度地发挥。因此，针对制度的不足，高校财务部门应结合实际，在执行《会计档案管理办法》的同时制定适合高校会计档案管理的相关制度及实施细则，并使之成为高校内部有效的法规制度，实现制度法规化，以制度规范管理，从而达到“向制度要效益”的目的。笔者认为，当前急需完善的制度主要包括：建立完善的会计档案调阅与使用权限制度，严格的档案调阅审批程序和权限规定将有效地规范会计档案利用行为，大大提高会计档案的利用率，同时增强会计档案的安全性和保密性建立和完善会计档案工作内部控制制度；建立和完善以财务和审计控制为核心的内部管理控制体系，形成一整套周期性的自查、自评、自建的长效机制，通过自我约束、自我驱动，以此达到会计档案工作的内控和自我保障，不断改进和提高会计档案工作的质量；完善保管、保密制度。严密的保管、保密制度是保障经济效益的重要手段。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》的规定：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，标志着高校会计档案的保管内容将比以往更加广泛，除了文字、图表、声像等不同形式之外，各种会计系统程序文件、数据结构文件以及各类编码开发软件等都将纳入电算化会计档案的保管范围，保密的方法也因此要求趋向完善，除了实行双重备份外，异地保管等方法也将上升成为制度化守则。

二是改进基础工作，实现管理规范化。“效益来自扎实的基础工作”，高质量的会计档案资料保障是保证与提高高校经济效益的条件之一，而会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累与扎扎实实的基础工作，要提高高校会计档案的质量，充分发挥其作用、提高利用效果必须从源头抓起，改进日常基础工作、实现管理规范化：做好会计档案的收集、立卷与归档工作，高校会计档案的产生，伴随着高校的发展经历了各个历史时期且每一个历史时期都由高校内多个部门围绕着一个教学、科研问题所进行的，因此，必须站在全校全局的高度上，从整体出发，根据会计档案与参与高校经济活动的各个部门的工作与职能紧密联系程度和会计档案的整理原则，制定从收集、整理、立卷等一系列行之有效的会计档案管理制度，并将规范工作贯串于会计档案资料的各个环节当中，保证会计档案资料的齐全、完整；完善会计档案的鉴定工作。“合理的会计档案鉴定可以有效地清除会计信息中的垃圾信息和不必要的冗余信息，从而有效地净化会计档案有机体，并使之更加充满生机”，会计档案的价值鉴定是一项科学性极强的工作，必须宏观全局，以教学、科研为中心，从高校教学、行政管理以及后勤建设等多方面出发，准确、谨慎地把不需要存档的会计档案剔除，保证会计档案的质量，更好地为高校经济建设发展服务；扩展会计档案的保管工作。保管会计档案的目的是为经济工作服务的。应充分考虑会计档案的史料化问题，将所有可以转化为反映高校经济效益史料的会计档案永久保存。随着高校社会活动范围的扩展，把高校一些重大的经济活动的会计账簿和会计凭证也纳入长期保存范围也是必要的。因此，对会计档案不仅要妥善保管，更应站在历史的高度，将划分会计档案保管期限的眼光放得深远广阔一些，不能仅仅局限于普通查账的范围之内。

三是建立信息体系。实现查询科学化。为了充分发挥高校会计档案的潜在作用，方便利用，更好地为高校财务工作服务，建立会计信息体系是必然的。一要根据高校会计档案利用的新特点，研究会计档案的编目和检索工具，改革并加强其编目和检索工作，分别编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，建立实用、有效、查全率和查准率高的高校会计档案检索系统；二要运用计算机数据库、通讯、网络等技术，将高校会计档案信息的

收集、整理、存储、计算、分析等全过程有机地结合起来，建立一个科学的、完整的会计档案信息分析、传输系统，并能进行自动操作，不断提高高校会计档案查找利用的服务效率和质量，实现查询科学化，促进高校会计档案信息得到更充分、有效、及时地利用，使会计档案信息在高校经济宏观控制和微观管理中的作用得以充分发挥，从而获得高效、高质量的经济效益。

第6篇：高校档案管理办法及实施细则范文

[关键词]基建档案 档案管理 问题 对策

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0190-01

一、基建档案的作用

（一）基建档案在项目建设中的作用

（1）基建档案使项目建设有据可依

基建档案是项目建设的重要组成部分，在项目施工之前，已经做好初步的档案建立，包括对项目立项、计划、方案最终确立的记录，进行了招投标、施工合同文件材料的积累，这对审批经费以及项目的具体落实提供了依据，使项目施工前，从设计、经费预算、招标、开工等程序有据可依。

（2）基建档案直接反映项目建设质量

随着项目建设的广泛实施，加之要求严格的全面质量管理，对项目质量评价标准越来越精细，所以基建档案工作需全面、精细。而其全面、精细的质量不仅反映了项目的质量，也反映了项目管理规范、管理人员的高素质。由于工程竣工后很多隐蔽工序未能看到，而基建档案记载项目施工中采集的照片、数据、图像等资料，展示隐蔽工程真实面貌，体现基建档案原始性、真实性、信息性、完整性等特点，起到凭证和参考作用，因此，认真细致对待档案的整理，使项目在测评验收时更加全面，有据可依。

（3）基建档案必须系统完整

在项目建设中，基建档案不能孤立存在，为使其质量控制最优，需对施工组织和施工现场进行质量控制，而影响其质量控制因素包括客观和主观两方面。主观包括技术人员的专业技能，材料的检测是否合格，施工设备是否先进，施工方法是否合理。客观主要指施工过程中所处的环境。

（二）基建档案在项目管理中的作用

（1）基建档案是项目建设过程中积累的原始材料，对项目管理有着重要的参考意义和重要的指导作用

归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。基建档案是基本建设工程规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的科技档案，而高校基建档案则反映了自建校以来学校走过的辉煌历程，是学校发展的最好见证。

（2）基建档案能提高项目管理的效率

现阶段，项目从建设到竣工，其基建档案的信息多次被重复利用，并在利用中获得检验，加之，使项目在管理过程中更加精确、迅速地完成任务，节约了劳力、财力、时间，提高了经济效益的同时出色地完成了管理目恕

（3）基建档案为项目管理提供依据

基建档案，其真实记录的文字、数据、图纸、照片、声像等档案可为后者提供科学依据，作为校史研究探索规律、鉴往知来的依据，能启发后来建设者，从中总结经验，为项目的图纸设计、项目的总体管理提供参考资料。

（三）基建档案在项目试运行中的作用

（1）加强对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作的监督、检查和指导，能有效提高档案质量，杜绝档案资料存在复印件、漏项、不成套、事后杜撰补做资料现象的发生，有效减少项目试运行中的难度。因此基建档案资料的收集与归档，必须与基建项目同步进行，档案人员必须全过程跟踪监督指导。

（2）加强对基建档案的成套性、原件凭证性、监督主体的鉴证（签章）手续、报批建备案手续、技术档案和施工管理资料完整性监控。核查是否有勘察、设计、施工、监理单位分别签署的工程质量合格文件，是否有建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告以及施工单位签署的工程质量保修书等。完整、规范、手续齐全的基建档案能对项目运行实行标准化管理，提高效益。基建档案形成的资料对技术人员、材料质量、设施设备等各方面都有完整系统的记录，为项目固定资产投资统计、资产报增提供原始凭证。做到了专业化科学的管理，有利于项目运行的标准化管理，提高项目质量，实现运行的可持续发展。

二、档案管理中存在的问题

（一）基建档案管理人员专业理论知识缺乏，管理水平低。建设项目档案管理执行标准模糊，收集资料不及时、整理规范不明确。有时也会出现工程验收不科学，结算不准时以及归档时间漫长等现象。没有科学的监管机制，岗位职责就难以被落实下来，一旦出现问题，追究起来就会混乱。目前，很多从事基建档案管理工作的人员并非专业人员，兼职及半路改行的现象较多，这现象急需改变，他们缺乏正确的理论知识，这些是很多企业普遍存在的档案管理现状。企业中，系统的分类是实现档案管理专业化，高效化重要举措，企业档案管理专业化水平还不够，档案细化分类还没真正落实。

（二）基建档案管理涉及到的部门比较多，管理难度比较大，而管理档案工作的人数少。档案管理部门的日常工作，一般都会涉及到工程、技术及经营计划等。各部门对档案管理不重视，档案管理工作混乱，这必然阻碍档案管理工作顺利开展。工作中，同业务部门沟通匮乏，使得归档管理工作出现问题。当下，企业内部横向档案管理工作网络，企业档案管理集约化、管理自动化和存储数字化，借助网络化实现档案高效能力还比较低。同时，企业缺乏软件设计、软件分析等高素质人才，档案信息系统开发缓慢，也导致系统维护工作跟不上国际先进水平。

（三）档案管理手段单一缺乏高科技管理设备。在某些企业的档案管理工作时，没有健全相应的设备管理工具，档案信息更新速度缓慢，特殊的档案载体需要有特殊的存放地点，如光盘的存放需要有的防磁柜，实物档案根据管理规范也要有专门存放的地点，但是有些企业对小规模特殊档案的存放并不重视，这种情况普遍存在，也致使这类档案管理的缺失。不论是以何种形势存在的档案类型，都是承载了历史的真实性，都是不可或缺的，在档案管理的规范中都需要有同等的重视。

三、档案管理措施

（一）领导树立起科学管理档案理念，动员全体员工明确档案管理重要性，能够科学的去看待档案管理事业。因此，争取获得领导重视和支持，这是提升企业档案管理重要举措之一。当领导层都达成了共识，并且明确了档案管理工作的重要性，在工作进程中，他们便会积极协调，使得档案管理工作进一步提升。要严格根据制度开展档案管理工作。制度是档案管理工作主要依据，也是硬性指标要求。档案管理部门根据我国制度的《档案法》对单位的档案进行管理，将其纳入日常管理工作中。另外，建立起专门负责监督档案管理的机构，分配责任，落实责任制。还需加强工程技术人员以及档案人员业务沟通工作，为档案管理开启新道。进行基础档案管理工作，对档案资料进行收集，整理归纳，做好验收工作文件整合。分类管理工作至关重要，要将其分门别类的放置好，集中归档，使得单位档案管理形成体系。各项资料实现逐级分管，对档案的归档时间，归档周期以及归档部门都要动态跟进，保障归档工作顺利开展。

（二）坚持每月学习制度，学习的内容主要是《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。坚持学习教育活动富有成效，可以全面提升档案管理人员的业务素质和档案管理水平。

（三）完善各项规章制度，在实际工作进程中，要将归档工作落到实处，严格根据国家档案管理标准执行，创新完善档案编目、使用、保护等方面工作。同r，提升档案管理透明度，档案管理使用效率提高，真正做到落实责任。同时，需要加强档案宣传工作。档案宣传工作毋容置疑要跟进，宣传力度落实之后，还需开展多次人员会议工作，集中学习档案管理内容，学习其他企业优秀的档案管理方法，这能获得极大的进步。

四、结束语

当前经济发展水平快速提升，人们生活在物欲横流的社会里，档案管理工作却发展缓慢。社会新闻时常报道，各类工程质量出现问题，例如：垮塌、地基下陷、发生裂缝倾斜等等。一旦出现问题需要究其原因，各方便开始推诿责任，工程质量问题没有承担方，无法追究责任。想要确定哪方面的质量问题，还需要投入大量的人力、物力以及财力。从中可以看出，如果每一步的工程建设资料都是齐全完整准确的，入档验收也是按规守则的完成的，那么在问题发生时就能节省多少不必要花费的时间金钱，由此可见建立健全档案管理的规范是如此的重要，它重要到关乎民生，因此，作为档案管理工作中的一员我们更是责无旁贷。

参考文献：

[1] 冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理――图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作，PKU CSSCI-2013.3.

第7篇：高校档案管理办法及实施细则范文

    关键词：民办职业院校　档案管理　内涵建设

    随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。

    一、民办职业院校档案管理存在的主要问题

    调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题： 

    1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。

    2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。

    3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。 

    4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。

    二、民办职业院校档案工作建设的对策措施

    1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。 

要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。

    2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

    3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。

    4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。

    档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。

    5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。

参考文献

1、吴宝康 档案学概论[m].北京：中国人民大学出版社，1998，23。

2、包世同 学校档案管理基础[m].南京：南京大学出版社，1991,14。

3、孟凡蕾 强化档案意识，提升学校档案管理水平[j].黑龙江科技信息，2009,31: 227。

4、张黎黎 关于做好高校档案编研工作的思考[j].兰台世界，2006，(3)：12-14。

5、宁胜军 浅谈高校的档案管理工作[j].徐州教育学院院报，2006，3(1)：143-145。

6、李凌 学校档案管理存在的问题和对策[j].教育导刊（上半月）2009，(12)：39-40。

第8篇：高校档案管理办法及实施细则范文

关键词：高职院校;学籍管理;对策

中图分类号：G647 文献标识码：A

原标题：试论高职院校学籍学历管理存在的问题及对策――以陕西铁路工程职业技术学院为例

收录日期：2015年2月11日

普通高等学校学籍学历管理工作是完善高等教育学历证书电子注册制度，进一步规范办学行为，保障高等教育改革健康发展的需要。尤其是高职院校生源结构复杂，学历层次多样，使学籍学历管理工作面临许多新的情况，加强和完善高职院校学籍学历管理工作，对高职院校稳定教学秩序，促进校风、学风建设都具有重要的意义。陕西铁路工程职业技术学院（以下简称“陕铁院”）严格按照教育部及省教育厅相关政策和文件精神，建立了科学的学籍学历管理制度，确保了此项工作的规范化管理，得到了广大师生的一致好评和上级有关部门的肯定，曾被评为“陕西省高等教育学籍学历证书电子注册管理工作先进集体”。

一、高职院校学籍学历管理工作存在的问题

近年来，随着高职院校办学规模的扩大，高职院校生源结构复杂，学历层次多样化日趋明显，给学籍学历管理工作带来很多问题。

（一）学籍学历观念落后。长期以来，在学籍管理过程中，重管理轻服务的现象十分普遍，忽视学生的主体地位，只把学生看作接受教育和管理的对象，不把学生当作服务对象，从而造成学籍管理工作行政化、机关化。只注重管理的规范统一，对学生的个性发展未能给予足够的重视，对学生的人性关注甚少，对学生的某些权利视而不见，管得太死，忽视学生的自我管理，扼杀了学生的创新能力和实践能力。

（二）对学籍管理工作认识不到位。部分高职院校领导和学籍管理人员还没有把学籍管理作为一门学问来对待，认为学籍管理只是简单的事务工作，缺乏学籍管理研究的氛围，只是停留在常规管理上，忽视甚至放弃学籍管理的创新。有的高职院校对学籍管理工作重视不够，只是在教学检查或教学质量评估时才抓一下，随着检查评估的结束，管理力度大打折扣，很少考虑长远的发展和进步。对学籍管理岗位重视也不够，致使岗位变动频繁，有时成了引进人才家属安置地。

（三）学籍管理制度、分级管理责任制不健全。多数高职院校都对本校学籍管理制度进行了修订，但是少数学校存在制度简单，修订不及时，学籍学历管理工作分级责任制落实不够细化、不明确，学校的学籍管理制度没有具体的分级责任制内容，也没有列入学校工作责任考核制度之中。

（四）学籍管理队伍建设亟待加强。随着高职办学规模的扩大，办学形式的多样化，新专业、科类增加，在校生人数激增，学籍管理工作的难度和强度成倍提高。一是数量配备不足，学籍管理专职人员不能满足新形势的需要;二是结构上须改善，绝大多数学籍管理人员非专业出身，其本人缺乏教育基础理论知识、学籍管理的专业知识，现代信息化管理技术，亟须培训、提高;三是管理水平上有待提高，学校对管理人员重使用、轻培训，在实际学籍管理过程中往往按惯例、按领导指示办事，缺乏依法依规办事的意识和能力，使学籍管理工作停留在传统型、事务型的管理水平上;四是学籍管理队伍不稳定，由于缺乏学习的机会，工作与专业不对口，以及高校对学历要求不断提高，加上职务升迁困难、工作任务繁重等原因，导致学籍管理人员往往不愿长期从事学籍管理工作，管理人员流动性大，呈不稳定状态，对高校的教育教学管理产生不利影响。

（五）学籍管理信息化建设发展不平衡。高职学籍管理信息化建设发展不平衡，少数高职院校工作手段还比较落后，工作效率低。学籍管理信息量大、要求高、时限性强，没有现代信息平台很难及时完成工作任务，甚至出现信息错误、服务不及时等后果。学籍管理中有大量的档案要整理归档，有的高校档案齐全，有的高校档案积累的较少，没有统一的标准，只是工作人员自己凭经验进行归档，造成高校之间档案管理水平差别较大。

二、陕铁院学籍学历管理工作的主要特色

陕铁院在认真贯彻执行教育部及省教育厅学籍学历管理相关政策的同时，结合学院实际，积极探索学生学籍学历管理工作的新思路、新方法，制度健全、责任明确、管理有序、常规工作扎实，保证了学院教育教学工作的顺利开展。

（一）高度重视，责任落实。随着学院办学规模的不断扩大和教学管理改革的进一步深入，学籍学历管理工作也日益复杂和繁重，按照相关文件要求，及时部署，狠抓落实，实行了院系二级管理体制，按照“分级管理、分级负责、谁主管、谁负责”的原则，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，系（部）和辅导员（班主任）具体落实，全院师生参与监督”的管理工作运行机制，明确学校、职能部门、院（系）和辅导员（班主任）各级工作职责和工作责任，统筹管理和分级分层组织实施全院学生学籍学历管理工作，做到了责任明确具体，工作过程覆盖。

（二）完善机制，规范管理。学院积极行动进一步规范学校学生学籍学历管理工作，强化工作责任机制，维护学校正常的教育教学秩序和学生合法权益，建立学生学籍学历管理工作的长效机制，先后制（修）订了《学生管理规定》、《学生学籍管理实施细则》、《考试违纪处理办法》、《顶岗实习管理办法》等切实可行的文件，建立了一套严密而具体的管理措施和办法，做到有“章”可循，有“法”可依。

（三）严把关口，规范操作。新生学籍复查注册、在校生学年注册和毕业生学历即时注册，是学籍学历管理工作的重点。学院以高度负责的态度和严谨细致的作风严把三关（新生入学复查关，在校生学籍异动关，毕业生信息审核和证书发放关），保证数据的准确、真实、及时。在2011级新生学籍复查工作中成立了由分管院领导负责的新生入学资格复查工作领导小组，职能部门负责人为成员，组织领导全校新生入学资格复查工作。及时、准确地完成新生学籍注册工作，并及时通知全体新生上网查询个人信息。

（四）以生为本，重在服务。学生学籍学历工作事务繁杂、政策性强，各高校牢固树立服务意识，广泛进行政策宣传，在校园网上或《学生手册》中人性化地设计并告知办理学籍学历各类事务的工作流程图和资源表格等，通过多种现代信息手段加强沟通，及时处理学生的咨询和事务。安徽农业大学等高校对于学生学业成绩管理，建立了学籍预警制度，关口前移，及时提醒和告知。安徽中医学院制定印发了《学生违纪处分解除实施办法》，帮助和引导受处分的学生改正错误，重新进步，体现了以学生为本的教育理念。

（五）多种渠道，加强宣传。陕铁院采用多种渠道和形式，加大学籍学历政策宣传力度。一是利用学院食堂、学生宿舍及教学楼前的宣传栏、公告栏，及时张贴《高等学校学生获取学籍及毕业证书政策告知》等宣传资料;二是及时将学籍学历管理办法和最终的补充规定在校园网上;三是利用学院广播进行多次广播;四是通过召开班会、座谈会等形式进行宣传;五是将学习学籍学历管理办法等相关规章制度作为新生入学教育的重要内容;六是利用就业指导课，把学籍学历的相关内容以及国家关于各种学历证书的格式、内容等向广大同学宣讲。

（六）保障有力，工作有序。学院专职学籍学历工作人员基本达到要求，辅以兼职管理人员、辅导员（班主任），基本形成了一支“专兼结合、分级管理”的工作队伍。为保证学籍管理工作的正常开展，学院配备了计算机、打印机、复印机等设备，并有学籍学历管理工作办公经费（处室合用或实报实销），用于学历证书、新生火车票优惠卡、新生学生证、毕业生档案袋、学生邮寄档案、学籍学历培训以及学籍学历出差等费用支出。通过一系列的保障措施，学院学籍学历管理工作有序开展。

三、关于做好高职院校学籍学历管理工作的若干建议

（一）进一步深化和提高对学籍学历管理工作的认识。高校学生学籍学历管理是加强教育教学管理的重要组成部分和关键环节，要充分认识到学籍学历管理在打击假文凭、规范办学行为、维护高等教育声誉、保护学生合法权益等方面具有重要作用。完善和加强学籍管理对调动学生学习积极性、维护学校教学秩序、提高人才培养质量有着重要的意义。高职院校应加强学籍过程管理，实现管理全程化、规范化、信息化、科学化。建立完整的高职学生数据信息库，统计分析高职学生学籍变动基本规律，为高等教育改革、发展提供有力服务。

（二）进一步加强学籍学历管理队伍建设。学籍管理工作的对象是学生，同时它又是一项操作性很强的技术工作，作为学籍管理人员，应当不断学习，交流经验，改进工作方法，时刻确立以教学为中心，充分尊重和维护学生的合法权利，将服务学生作为自己的工作宗旨。随着社会信息化水平日益提高，高校的学籍管理实施了电子化、网络化，实行电子注册，这对学籍学历管理工作队伍提出了新要求。各高职院校要高度重视学籍学历管理队伍建设，创造条件，支持他们参加业余学习和进修，开展工作和业务培训，不断提高业务素质和工作水平，适应新形势学籍学历管理工作需要。要把学籍学历管理工作纳入学校检查、评比之中，采取积极措施激励相关人员立足本职岗位，干好本职工作。

（三）进一步落实分级责任制。随着在校生学生人数的日益增加，高职学籍管理不是教务处可以独立完成的，学籍管理应在二级系（部）建立二级管理体制，充分发挥各系部直接管理作用，通过教务处负责制定学籍管理日程和管理规定，各系部按既定日程和要求完成工作，减少中间管理环节，调动各系部的积极性和管理潜能的发挥，从而提高教学管理质量。

（四）加强高校学籍管理装备现代化。随着高等职业教育快速发展，规模逐年扩大，人数逐年增多，管理工作任务日趋繁重。要重视管理机构建设，设置独立工作部门，配备满足工作需要的办公设施设备，实现管理工作现代化。要加强管理网络平台建设，充分发挥现代信息管理手段的作用，重点做好学生档案、信息资料、数据统计、学业登录、奖惩记载等工作，确保“三项注册”数据的准确、真实、及时，确保学生信息档案齐全、完整、规范、安全，切实保障学生的合法权益。

总之，学籍学历管理是高职教学管理工作的重要组成部分，是一项细致而又繁杂的业务管理工作，从事这项工作要有极大的耐心和责任心，面对高等教育进入大众化阶段的新形势，学籍学历管理工作必须与时俱进，建立与之相适应的保障措施。因此，认真研究学籍学历管理工作的新特点和新问题，采用高效率的学籍管理手段，不断提高管理工作的信息化程度，坚持树立以“学生为本”的管理理念，才能进一步提高高职院校学籍学历管理水平。

主要参考文献：

[1]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报（自然科学版），2010.3.

第9篇：高校档案管理办法及实施细则范文

第一条为全面贯彻国家教育方针，加强和改善我校后勤管理，建立后勤管理的有效运行机制，制定本办法。

第二条本办法依据教育法、职业教育法、食品卫生法、卫生防疫法、会计法以及教育部、省教育厅有关学校财务、卫生、校园、基建修缮工程等管理要求和规定制定。

第三条后勤工作是学校工作的重要组成部分。后勤管理的基本职能是为教育、教学、科研、生产和师生生活服务，为保证学校正常的教育、教学活动提供必要的物质条件，并在管理和服务中发挥育人的功能。

第二章校园管理

第四条校园管理

1．校园管理的基本内容包括：校园绿化建设及管理、校园环境卫生管理、学生宿舍区管理等。

校园管理的目标是建设安全、整洁、文明、优美的学习、工作和生活环境，营造和谐的育人氛围。

2．校园绿化建设及管理

（1）校园绿化建设应有规划，突出重点，形成风格。校园绿化中要针对不同功能区域合理地配置景点、小品，将知识性、趣味性、人文性融为一体，提高校园的文化品位。

（2）学校应配备懂技术的专(兼)职人员，负责绿化和养护。

（3）总务处应建立学校绿化管理制度和绿化档案。档案包括绿化现状图、规划图、小品设计效果图、施工图及地块绿化统计表、各类合同等。

3．校园环境卫生管理

校园环境卫生管理的任务是环境的清扫保洁，消灭蚊蝇孳生地及保持排水排污系统管道畅通等。

（1）学校各部门应协同配合，充分发挥学校爱国卫生运动委员会和学生劳动服务活动的作用。

（2）建立环境卫生保洁制度和专职清洁工管理制度，明确岗位职责。

（3）加强宣传教育，在师生中形成自觉维护整洁、优美环境的文明习惯和良好风气。

4．学生宿舍区的管理

学校要制定学生宿舍管理制度，有关职能部门应确保宿舍安全、文明、卫生。

（1）加强对开水炉校园超市等生活服务设施的管理。食品超市的从业人员要定期进行体检，持证上岗。学校应对超市物品的价格、质量、食品安全卫生等方面进行监督检查，及时提出改进意见。

（2）定期进行宿舍区生活设施及水、电维护、检查，保证宿舍各项设施的完好，使用安全。

（3）学生宿舍人均面积要达标，宿舍内应设置必备的生活设施和消防设施。

第三章资产管理

第五条资产管理

资产管理是指后勤部门对学校全部资产的管理活动，包括房地产管理，水、电、锅炉管理，车辆管理和其他物资管理等。

第六条房地产管理

房地产管理主要是指房地产产权与档案管理、公用房屋的分配与使用管理、房屋及附属设备的维修管理等。

1．房地产产权管理

学校要根据国家规定及时进行房地产产权登记，领取房屋所有权证和土地使用证，取得法律保护。

2．房地产档案管理

房地产档案管理包括房地产产权档案和房屋及附属设备技术档案。

（1）房地产产权档案指房地产地理位置、平面图、登记表、产权归属的原始资料、沿革变更登记表等。

（2）房屋及附属设备技术档案指建设项目计划任务书、总体规划设计、勘测资料、施工图和竣工图、隐蔽工程验收记录、设备说明书、出厂合格证，以及在使用过程中形成的技术资料，如房屋改造记录及图纸、大修记录等。

（3）房地产档案由后勤部门收集、整理，由学校档案室统一管理。

3．公用房的使用管理

（1）公用房的分配，由后勤部门按校长室研究的意见统一安排。

（2）公共用房和专用房屋，如食堂、礼堂、电化教室、专用教室、实验室、实训场所、阅览室、室内活动室、体育场馆、会议室、汽车库、仓库、书库、配电房、锅炉房等，由使用部门负责管理。

（3）群众活动的公共用房，由使用部门制定制度，并负责管理。

（4）教职工集体宿舍由后勤部门管理。入住教职工应遵守学校有关制度，保证宿舍的安全、卫生、文明。

4．公用房屋及附属设备的维修

（1）应加强对公用房屋的巡视，发现破损或接到用户报修，应及时维修。

（2）整幢房屋的常规维修保养，由管理部门提出方案，经校长室研究报主管部门批准后实施。

（3）维修费用较大的项目，要通过公开招标或议标确定施工单位，签订施工合同并组织实施，项目款的结算必须通过审计。

5．做好闲置房产及门面房的开发与管理，努力提高使用效率和经济效益。

第七条水电管理

1．水电管理的基本要求是爱护设施、保证安全、注意节约、改善服务。

水电工必须持证上岗，熟悉学校的供电、广播、电话、电视、网络线路、给排水管线和消防管线等。

2．水电设施的常规管理

对校内的水电系统要建立档案资料和巡视维修制度，保证用电安全，防止水质污染和管道破裂。

3．学校应严格执行国家消防法，安排专人负责，定期对消防设施、器材进行检查、维护，保证完好有效。

4．供电设备的检查、维护

学校应按供电部门规定，在变电所（配电房）门前设立警示标志，定期检修、保养，避免发生事故。自备发电机要有专人负责管理，按规定检修保养，并做好记录。

第八条物资管理

学校物资包括固定资产、材料和低值易耗品三类。学校的物资管理实行统一领导，专人负责，做好物资采购、验收、入库、建账、发放、核算及更新报废等管理工作。物资采购工作应严格按上级有关规定执行。

1．固定资产管理

固定资产指一般设备单位价格在500元以上，专业设备单位价格在800元以上，使用期限一年以上，并在使用过程中基本保持原有实物形态的资产。单位价格未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批量同类物资，也应视作固定资产。

（1）固定资产的购置

学校各部门所需物资由后勤部门统一采购。各部门应在学期末提出下一学期的物资需求计划，经分管校级领导签署意见后，交后勤部门汇总，报校长室审批，后勤部门按审批后的项目内容组织采购。特殊设备或科技含量高的专业设备，有关专业办（专业部或系）派员协助采购。

凡纳入政府采购要求的物资项目，由后勤部门负责向政府采购机构申报采购。

（2）固定资产由后勤部门统一管理，建立固定资产分类账、分户账；使用部门建立相应的账卡，并有专（兼）职人员管理；财务部门建立固定资产总账，统管固定资产的价格核算。规模较大的学校，应对固定资产管理实行网络化三级管理（即校、专业办、室），选用适合本校的固定资产管理系统软件进行计算机辅助管理。后勤部门、使用部门、财务部门每年对账一次，做到账账相符，账物相符。

（3）固定资产的增减和校内调拨，应办理手续。固定资产的报损、报废应填写《固定资产报损报废单》，批准后办理销账手续。

2．低值易耗品的管理

低值易耗品主要包括：办公用品、清洁卫生用品、劳保用品、劳动工具等。

低值易耗品实行计划采购，定额供应。由后勤部门征求使用部门意见后编制计划，经分管后勤校级领导审批后，由后勤部门采购，各科室专人负责领用。物品的采购、验收、入库、管理与材料管理相同。

3．家具、办公、生活用具及一般设备管理

一般设备指桌、椅、凳、橱柜、床、沙发、电扇、体育器械等，实行统一管理，由使用部门或个人负责。学校制订配备标准、管理及赔偿制度，后勤部门负责购置，按标准发放，建立账卡，每年核对一次，办理报损报废手续，做到账物相符。新生入学、毕业生离校、教职工调进调出，均应办理领用物品归还手续，遗失、损坏按制度赔偿。

第四章膳食管理

第十一条膳食管理

膳食管理是指后勤部门对膳食事务的管理活动，包括食品安全、营养卫生、食品成本和膳食服务等内容。

1．食品安全卫生管理

（1）严格执行中华人民共和国食品卫生法及卫生部、教育部的有关规定。

（2）制订并执行食品采购、加工、贮存、销售过程的安全卫生要求和环境、个人、餐具的卫生制度，建立食品卫生管理台账，杜绝食品中毒及食品投毒事故发生。

2．食品营养管理

（1）膳食部门负责人、管理员应掌握常用主副食品中主要营养成份含量与烹饪制作要求，按周编制主副食品表，逐步实现营养配餐；

（2）提高炊管人员的营养卫生观念，每学期进行1～2次营养卫生知识讲座，有条件的要进行系统的营养卫生基础知识的培训。

3．食品成本管理

（1）建立成本核算制度，按成本内涵加强成本核算，按月公布账目，严格控制盈利率。

（2）建立食品采购、验收、领用制度。

（3）使用智能卡消费的学校，食堂每天对电脑生成数据进行备份，以防电脑故障造成数据丢失。

4．膳食服务管理

（1）炊管人员对就餐人员一视同仁，不卖变质霉烂食物，不以次充好。

（2）食堂营业时间要考虑就餐者的实际情况；高中低档菜搭配合理；冬天要供应热饭热菜。

（3）成立伙食管理委员会，定期召开座谈会，听取意见，改进工作。

5．膳食会计管理

（1）会计人员须持证上岗，出纳会计和记账会计分工明确。内部制度健全，条目设置合理，原始凭证内容完整，手续完备，账目清楚，核算准确。

（2）膳食会计在业务上接受学校财务部门的指导监督。

6．库房管理

库房有专人管理，物品入库、验收和领用制度健全，账目清楚、账物相符；每月盘库一次，防止食物霉变。有灭鼠、灭蟑螂设备和措施。备有冷库或冷冻冷藏柜。

第十二条膳食管理体制

积极探索膳食管理体制改革，以适应学校教育事业的发展。对实行社会化管理的食堂，要制定相应的管理办法，把各项管理要求列入承包合同，明确学校对食堂服务的质量、价格、经营范围和食品卫生安全等进行监督检查的职责。杜绝食物中毒事件的发生，对不执行制度和规定酿成事故者，要追究其责任，取消其经营资格并赔偿一切损失。

学校要成立由分管后勤的校级领导为组长的卫生安全工作领导小组，制订食品卫生突发事件处理预案，一旦发生食物中毒事故，立即启动预警系统。

第五章财务管理

第十三条财务管理

1．财务管理是组织学校财务活动、处理财务关系的一项管理工作。基本任务是：

（1）财务计划管理。及时编制财务预算，按照“精打细算、量入为出、保证重点、兼顾一般”的原则，合理分配和执行预算。

（2）建立健全财务制度。在遵守国家财经制度和法令的基础上，根据学校的工作实际，制定财务收支的具体实施细则，做到用款有计划、收支有标准、管理有定额、分析有资料、监督有要求。

（3）按照会计法要求进行会计核算，认真做好记账、算账、报账、对账工作，做到凭证合法，手续完备，账目健全，核算准确，按时编送报表。

（4）配合和支持学校开展各项创收活动，对产学研、实习、实训基地等独立核算单位的财务活动进行指导和监督。

2．学校收入管理。学校所有收入由财务部门统一归口管理，不得设立小金库。学校应使用印有财政监章的收费票据，不得自印或自行购买不合格的收据。财务部门应制定票据管理制度，建立票据台账，严格票据购入、领用、核销手续。定期公开财务。

3．严格执行物价部门收费规定。所有预算外收入均应进入财政专户。代办性收费要专款专用，按实结算。对已纳入地方行政结算中心的学校，要按结算中心规定，做好工资奖金、医保、公积金、所得税等报表编制上报工作和各项支出票据的核对、结账、支付工作。同时要做好每月经费开支的计划申报工作。

第十四条财务部门负责人的任免及会计人员的配备，应符合国家会计法和财务主管部门有关规定。所有会计人员均应持有会计从业资格证书并按规定参加财政部门组织的继续教育培训。

第六章基建工程管理

第十五条学校基建工程管理是指编制基建工程总体规划，编写基建工程项目建议书，拟定计划任务书，委托设计，建设准备，施工管理，竣工验收等。

基建是百年大计，要保证工程质量，加强质量监督，把好每个阶段的工程质量关。基建工程耗资大，节约的潜力也大，需要配备与建设工程规模相适应的熟悉业务的工程技术管理人员。

第十六条基建工程总体规划

1．编制总体规划的主要依据是学校主管部门批准的办学规模、专业设置、学制、编制及国家教育部和发改委颁发的有关文件。

规划包括学校的改扩建和新校建设。建筑设计方案要公开招标并有专家评估确定。

2．学校的改扩建规划要结合区域现状进行。除规划房屋的布局外，应同时规划道路、供电、给排水、网络管线和校园绿化等。规划应尽可能使功能分区合理，水电容量应满足发展要求。

第十七条基建工程过程管理

1．按有关部门的要求，做好施工前期准备，领取规划许可证和建设许可证并进行招标。

2．凡需实行监理制的基建项目应在施工招标前确定监理单位，委托全过程、全方位监理。

3．基建工程的施工单位及与基建相关的设备和大宗材料的供货单位，应严格按有关部门规定的程序公开进行招标，择优选择并分别签订合同。

4．凡采取学校供应材料，后勤部门应配备专(兼)职材料员，保证材料供应。若由施工方供材，后勤部门应有专人负责对材料的数量规格质量进行验收监督。

5．要组织勘测设计、质监、监理、消防、施工单位的有关人员对施工图进行会审和技术交底，会审情况应做好详细记录，作为技术资料存档。

6．定期召开工程例会，做好隐蔽工程的验收签证。

7．基建项目竣工后，及时组织设计、规划、质监、消防、环保等有关部门进行竣工验收。