电子档案管理风险点精选(九篇)
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第1篇：电子档案管理风险点范文
【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29
第2篇：电子档案管理风险点范文
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[j]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[j]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[j]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
第3篇：电子档案管理风险点范文
关键词：电子信息；档案管理；事业单位；应用；风险控制
一、电子信息档案管理在事业单位中应用的主要作用
（一）电子信息档案管理符合时展的基本要求
在当前的社会发展形势下，科学技术已经发展到了前所未有的高度，并且随着科学技术的发展，各行各业的传统工作形式也在发生改变。高速发展的科学技术催生了信息化水平的提升，强化信息化建设也已经成为当前许多行业发展的主要趋势，档案管理领域同样如此。传统的档案管理工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给事业单位的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担[1]。而电子信息档案管理将很好的解决工作质量低下的现状，并且可以有效提升事业单位的档案管理效率，可以说，电子信息档案管理很好的契合了时代的发展趋势，促进了事业单位档案管理工作的发展。
（二）电子信息档案管理是事业单位的档案管理工作得到一定程度的优化
在当前形势下，事业单位档案管理工作的一个目标是储存资料，与此同时，档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确工作目标，优化工作体系。通过档案管理的电子化和信息化，可以将事业单位的档案管理人员从传统工作中解放出来，将更多的精力放在档案利用与开发上。通过对档案的总结和梳理，可以明确下一步工作方向，并且为事业单位主营业务的发展与优化提供建议，实现工作效能总体提升。
（三）节省了事业单位档案管理工作的大量资源
在传统的事业单位档案管理模式下，管理质量较低，档案管理工作受到了较大的空间限制。纸质版的传统档案会占据较大的空间，事业单位档案管理部门在工作的过程中，随着人数的增加，会产生大量的档案，如果不进行信息化收集与处理，会严重影响档案资源的开发与利用[2]。此外，传统的档案管理方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。
二、电子信息档案管理在事业单位工作中应用及风险控制措施
（一）建立一套科学完善的电子信息档案管理工作模式
在事业单位的档案管理工作中，重要的目标就是发挥档案作用，实现档案资源的利用与流通。要想提升电子信息档案管理水平，就要构建一体化的档案管理模式，在传统的事业单位档案管理和收集模式中，各部门之间一般各自为政，档案之间缺乏有效的交流和流通，通过档案管理的电子信息化建设，可以通过现代信息技术实现档案资源的共享，节约大量的人力、物力、财力，在需要信息和资源的时候，可以通过调阅档案的方式，有效整合工作资源[3]。
（二）合理利用电子信息档案管理资源，提升风险防控质量
在事业单位的档案管理中开展电子信息建设，既要优化工作流程，发挥现代信息技术的快捷性和便利性，还要实现档案资源的充分利用。通过大数据分析和大数据检索等方式，发现档案之间的有机联系，找到共性和有指导性的问题，分析档案管理工作的主要形式，通过得出有效数字，指导具体的工作过程，为下一步工作的开展提供有针对性的指导意见[4]。
（三）及时填补事业单位电子信息档案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事业单位的档案管理工作中，应该随时注意电子信息档案管理的漏洞，因为档案中涉及许多隐私性的个人资料[5]。所以，为了消除电子信息档案管理中的风险，保证档案的安全性，一方面应该及时的采取有效措施，填补电子信息档案管理中的漏洞，防止档案中的数据被不法分子利用和盗取，另一方面应该加强对档案管理人员的培训力度，提升他们抵御档案风险的能力，从而有效提升电子信息档案管理的风险抵御能力。
（四）提升事业单位档案管理工作人员的整体素质
传统的档案管理工作较为机械，重复性很强，不需要很高的技术水平，对档案管理工作人员的素质要求并不高，但是随着现代信息技术与传统档案管理工作的融合，越来越需要专业化的档案管理人才[6]。在现代高等教育体系下，很多学校都开设了档案管理专业，事业单位在引进人才的时候，除了需要引进专业人才外，还要注重引进档案管理人才和计算机专业人才，提升电子信息档案管理的水平。与此同时，还可以通过开展培训等方式，提升事业单位原有档案管理人员的现代信息技术应用水平，提升档案管理的信息化程度。在具体的工作中，档案管理具有一定特殊性，档案管理工作与日常主营业务密切相关，要经常性开展电子信息档案管理方面的培训，提升工作人员的信息应用意识，提升工作水平。
三、结语
综上所述，事业单位在档案管理工作中，在利用电子信息档案管理的同时，要对档案信息的安全和风险控制措施给予重点关注，不能一味的追求管理的效率，而忽视档案的安全，应积极制定档案管理的风险防控措施，提升档案管理的安全性，有效避免因电子信息档案管理漏洞带来的损失。
参考文献：
[1]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016（21）：186.
[2]敏.现代事业单位档案管理的电子信息技术化[J].中国信息化，2013（10）：20-20.
[3]谷红艳.电子信息时代档案管理的风险控制方法分析研究[J].东方教育，2014（z2）：90-90.
[4]李咏梅.事业单位档案管理信息化建设的策略分析[J].黑龙江史志，2015（13）：163.
第4篇：电子档案管理风险点范文
关键词：电子文件；电子档案；风险估测；信息化
1 强化电子档案的风险管理
1.1 电子档案风险管理现状
从电子档案管理现状来看，从电子文件形成之前，即电子文件的生成软件开始，到电子档案利用的各个环节，影响电子档案管理的风险因素是客观存在的。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，还包括保管条件、法规制度等客观因素因素，以及工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，造成了电子档案资源的流失和损毁，严重影响其真实性、完整性、可用性和安全性等。同时，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此建立电子档案风险管理模式是非常必要的。
1.2 电子档案风险管理体系的构建主体
对的电子档案管理实行风险管理，是做好电子档案工作的客观要求和必要内容。党委和政府、各级文件生成和管理参与机构（特别是信息化和电子政务主管部门、有关标准制定和系统开发部门、档案部门）、机构领导、机构相关工作人员都是风险管理体系的构建主体。电子档案风险与多个层次、多个领域的因素有关，构建电子档案风险管理体系需要根据电子文件和电子档案管理工作的实际情况和相关配套工作的实际情况进行统一谋划，需要各相关部门和社会力量的协调配合，进而构筑起全方位的应对体系。
1.3 构建电子档案风险管理体系
应以风险发生为界点，既建立风险发生前的防止或降低风险发生概率的体系，又建立风险发生后的降低风险影响减少风险损失的体系。风险前体系。这是电子档案风险管理体系中最基础的部分，也是工作细致程度和复杂程度最高的部分，其主要包括风险识别、风险估测、风险防范三大内容。风险识别：通过对自然环境条件等客观因素，以及从电子文件的生成之前到电子档案的利用的产生、存储、转移等各个工作环节进行细化和监测，结合电子文件和电子档案的种类、特点、管理要求等，对可能造成风险的因素进行分析提炼，对已存在的和可能出现各种风险进行辨识和总结归类。
2 梳理规范电子文件管理流程
2.1 传统电子文件管理流程弊端
传统的纸质文件从形成到被永久保存或永久销毁的管理流程，是按管理环节进行分工的，即以“归档”为界点，分别由文件生成部门进行归档前的管理，而由档案部门（包括机构内档案部门和档案馆）进行归档后的管理。这种管理环节上的分工在一定程度上破坏了文件运动的连续性。电子文件具有传统纸质文件没有的虚拟性、与载体的可分离性、易更改性等特点。因此，必须要加快推进电子档案统一接收、保管和利用工作，同时在开展这几项工作之前，要结合电子文件的特点和实际，参照外省的做法，对相关管理流程进行优化。
2.2 电子文件管理专业性和规范性
电子文件生命周期理论表明，电子文件从形成到永久保存或永久销毁是一个不可分裂的运动过程，这一过程可以根据电子文件的功能和价值形态的变化划分为若干个阶段，对不同阶段的管理需求应该统筹实现；电子文件生命周期全程的管理和监控措施由电子文件管理系统实现，因此，电子文件管理活动应该向前延伸到电子文件管理系统的设计阶段。文件连续体理论则“进一步强调电子文件运动过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与或介入电子文件管理，要求对电子文件的管理与监控在电子文件生成的同时或之前就开始。”因此，优化电子文件管理过程必须充分利用档案部门的专业性和规范性，“更积极地将文件从生到死、从头到尾的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。”这是符合电子文件运动客观规律的。也就是说，要保障电子档案资源的真实、齐全和完整，必须从对国家档案资源负责任高度出发，切实采取有效措旌，从根本上保障各级档案部门，特别是档案行政管理部门和综合档案馆在电子文件生成之初，甚至是电子文件管理系统设计之初开始，在整个电子文件的运动过程中对电子文件进行有效的控制。
2.3 增强电子文件统一管理试点
建议借鉴外省、市经验，尽快开展电子文件统一管理试点工作。可选择系统运转较好、电子文件管理有一定基础的省直单位作为试点，通过党政专网平台对所选试点单位所归档的电子公文进行统一管理，通过试点积累经验、建好标准、做好网络建设，以逐步实现对电子文件的统一、全程、规范、安全管理。建议稳步推进电子文件中心建设，以省、市（州）、县（市、区）国家综合档案馆为基地，建立起三级互联的电子文件管理中心信息应用系统体系，利用电子政务网相互连通，形成“纵横”型的框架结构。建立互联的电子文件中心信息应用系统体系，就是在整体上实现电子文件的规范生成、流转交换的管理，统一电子文件流通格式。通过建立电子文件前端控制机制，保证电子文件在生成、编辑阶段符合相关规范，使一份完整的电子文件由足以为其提供凭证价值的内容、结构与背景信息组成，从电子文件产生的源头保障其的真实性、完整性与有效性；通过建立电子文件流转交换系统，在综合运用加密、压缩、消息认证、电子水印、数字签名等技术，对电子档案、电子文件的交换、加密、压缩、签署、检索实现综合管理。利用电子政务网络与各机关、企事业单位在办公自动化系统中产生的文件、档案资源，建立一个广域性的电子文件流转交换接口，形成一个共享的综合技术平台。
3 形成协调顺畅的合作共建机制
总体上讲，这主要是指理顺电子文件和电子档案管理主要相关部门之间的关系，明确各自的职责，同时加强关于电子文件和电子档案管理的跨部门沟通与合作，以期消除我国直线职能式行政组织结构在运行中客观存在的“容易因循守旧，各机构横向联系和协同不足”的缺点，进而协调和统一各方力量共同做好电子文件和电子档案管理工作。理顺电子文件和电子档案管理各部门之间的关系，明确各自的职责，既包括各单位内部部门和机构，也包括单位之间。特别是要通过对法规体系的健全，加大对档案部门的制度性授权和事务性授权力度，提高档案部门的工作主动性和积极性，保证档案部门的专业性在电子文件和电子档案管理中得到充分发挥，同时使其责任更加细化和明确，使管理更加方便。在标准方面，要坚持“有章先行、无章缓行”的原则，严格根据国家已经颁布的标准开展相关工作。要根据国家的标准及时制定地方性标准并对具体执行提出要求，但不应有超出国家现有标准规范的地方性标准存在。重点是提高贯彻标准的质量和水平，做到“步步有章可循、件件标准规范”，使的电子文件和电子档案管理更规范，成功率更高。
参考文献
第5篇：电子档案管理风险点范文
[关键词]医疗档案；管理利用；风险；对策
近年来，社会各界对医疗档案的认识不断提高，人们对医疗档案的利用和依赖也在不断增长，医疗档案利用，是医疗档案利用者通过医疗档案利用工作查找、利用医疗档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是医疗档案信息资源的利用价值得以实现的过程。医疗档案利用是档案管理整个工作过程中的最终环节，医疗档案安全保管的最终目标就是能服务于医学研究、不断地提高医疗水平，服务于人民群众。但是，在做好医疗档案利用服务的同时，也存在着不同程度的利用风险。
医疗档案管理人员在认真履行医疗档案利用服务职责的同时，也应特别注意到医疗档案的利用安全，做到不丢失、不损毁。那么，医疗档案利用过程中存在着哪些风险呢？笔者调查认为，就医疗档案来说，在利用过程中存在的风险大致有以下几个方面：
一、医疗档案利用中存在的风险点
（一）医疗档案管理人员安全风险、责任意识淡薄
在医疗档案利用过程中，有些档案管理人员认为只要把档案收好了，档案就安全了，其实不然。档案安全贯穿于档案管理的各个环节当中，案卷装订、鉴定、出库、查阅、网络安全、档案复查、设备运行等方面都存在着潜在的风险，医疗档案安全的首要任务就是要不断增强医疗档案管理人员的风险防范和责任意识。
（二）医疗档案利用制度建设需进一步完善
医疗档案管理部门虽然制定了档案查阅利用制度，但是随着利用范围的扩大，利用者的增多，利用目的的多元化，医疗档案查阅利用的制度没有得到及时的完善和补充，面对医疗档案利用者新的利用需求，档案管理人员依然墨守成规，制度落实不到位，思想观念没有更新。即使有完善的制度也未严格按照要求去做，碍于人情和面子，在工作中存在着违规操作的现象，
（三）对医疗档案安全责任缺少必要的监督和检查
在医疗档案利用过程中，有些档案管理人员直接把档案交给利用者，任由随意翻阅、摘抄与拍照、复制，而没有必要的监管，且不说，这样做会对医疗档案本身易造成损害，而且由于管理工作人员严重失职，极容易造成医疗档案的丢失和损毁。
（四）电子医疗档案的不可读与失真现象更加普遍
随着档案信息化的不断发展，电子医疗档案大量产生，给档案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和阅读的同时，也给医疗档案安全管理带来了新的课题和新的挑战。比如：电子档案与读取设备的不兼容，造成电子档案不能读取；网络黑客与电脑病毒的攻击对医疗档案信息的威胁等等。
（五）医疗档案正常利用中对档案造成的损毁
在正常的医疗档案利用过程中；也有可能对档案造成损害。一是由于利用者不小心，在利用过程中损毁档案，这虽属“意外伤害”，但档案管理人员也应及时提醒利用者多加注意，尽可能地避免对档案的损害。二是工作人员违反操作规程，有的调卷后随意堆放、有的违反网络安全和数据库管理规定等，这些都会增加医疗档案利用的风险。
二、医疗档案利用过程中存在风险的原因
医疗档案利用过程中存在的风险主要体现为主观原因和客观原因两方面。
（一）主观原因：档案管理工作人员的责任心、工作经验与业务素质、风险意识是医疗档案利用存在风险的主要原因，医疗档案管理工作是一项严肃性、科学性、系统性的工作，档案管理人员的业务素质、工作经验、风险防范意识直接影响到档案利用工作的安全与工作质量。在整个档案管理环节当中，档案的鉴定、库房管理、档案网络化管理、档案的调阅与审核、案卷的质量等方面跟档案管理人员的综合素质有着密不可分的关系，工作人员的责任心强、工作经验丰富、业务能力过硬，医疗档案管理和利用的风险就小。同时，医疗档案管理的工作人员风险意识强与弱，对产生医疗档案利用风险的结果也不同。
（二）客观原因
1、医疗档案利用者的广泛性以及内容的丰富性
医疗档案资料在工作查考、学术研究、临床医疗等方面都发挥着不可替代的作用。医疗档案查考和研究作用的充分发挥；均源于医疗档案门类和内容的日益丰富。医疗档案资源越丰富，利用就会越频繁、越广泛，随之而来的就是医疗档案利用的风险也会越来越大。
2、医疗档案信息的网络化、数字化的发展与深入，增加了医疗档案利用的风险。随着医疗档案信息网络化、数字化程度的不断提高，为医疗档案利用提供了方便、快捷的利用方式的同时，也给档案的安全工作带来了新的挑战，电子档案的易删改性、电子档案与读取设备的兼容性、电脑病毒的攻击，这些都会增加档案的利用风险。
三、采取有效措施，避免医疗档案利用风险的对策
（一）抓好安全和责任意识教育至关重要
医疗档案利用的安全需要责任到人，层层抓落实，医疗档案安全不能总停留在口头上，而是要制定实实在在的责任追究制度，主管领导要负总责，层层把关，一级抓一级，不断提高档案安全意识，加强对所主管部门工作人员的安全和责任意识教育，做到防患于未然、警钟常鸣。
（二）树立和强化风险意识，促业务素质提升
医疗档案资源是促进医学发展、医疗研究不可缺少的宝贵财富，针对医疗档案的保护工作也亟待加强，医疗档案利用过程中要时刻提高档案工作人员的风险防范意识，认真抓好档案人员的业务素质的提升，进一步加强对医疗档案工作的再认识，积极创新医疗档案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低医疗档案在利用过程中的损失和风险。
（三）提供有效的法律保障，建立科学的管理制度
档案管理与利用是一个科学的、系统的管理过程，明确职责可以有效保证医疗档案管理和利用工作的正常有序进行。笔者认为，医疗档案管理部门要做到有效防范和降低利用风险就必须依据有关的法律法规的规定，建立科学的、完善的档案管理、利用等一系列具有可操作性的规章制度和管理程序，以此来规范档案工作人员和档案利用者的行为，只有这样，医疗档案利用工作才能做到有法可依，有章可循。
（四）加强在网络化环境下的医疗档案利用安全防范
第6篇：电子档案管理风险点范文
1.电子档案储存的安全性问题
医院保存的电子档案大部分是属于重要的文书材料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用的都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。
2.电子档案管理的长期可读性问题
电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前信息技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。
3.电子档案管理人员的综合素质问题
应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理信息化。
二、信息技术在电子档案管理中的具体应用
1.提升设备的安全性，确保电子档案的安全性
前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性地加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的电子文件，特别是重要的电子文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度地保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化技术进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度地防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。
2.完善相关规章制度，对电子档案操作流程进行规范
首先，在利用信息技术对具体的电子档案进行管理的过程中，要以实际情况为出发点，对相关制度进行科学完善，如电子文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度地保障电子档案管理中的安全程度。最后，在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的电子档案管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度地防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致电子文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障电子文件制作与检索过程中与电子档案管理及时同步。
3.利用信息技术分步推进，实现电子档案信息管理
要坚持从实际出发，在医院推出总体规划条件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重视所有电子档案管理必须重视的环节，就是特殊性与安全性，从而构建系统平台，制定规范的管理模式。最后，需要对电子档案数据进行积累，在这个过程中，我们要长期坚持，要知道这不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能从实际出发，根据医院现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前医院电子档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现电子档案信息化管理。最后需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的电子档案信息服务意识。
4.强化技能培训，提升电子档案管理人员的综合素质
第7篇：电子档案管理风险点范文
（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。
（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。
二、加强电子档案管理的方法
（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平
电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。
（二）规范电子档案管理的操作流程
传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。
（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制
电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。
三、结语
第8篇：电子档案管理风险点范文
【关键词】中职学校档案；档案管理程序；档案管理风险
1 中职学校档案管理的内容和程序
1.1 中职学校档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：
（1）综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校规划、实施计划及各种会议记录等。
（2）规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
（5）学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
（6）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
（7）招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1.2 中职学校档案管理的程序
中职学校档案的管理从流程上来讲，分为档案的收集工作，档案的分类和保存工作，档案的提出和运用工作，这三个环节是档案管理中出现问题的主要环节，从三个环节入手分析存在的问题，有效防止问题和困难的出现，将档案管理的风险降到最低，是一种科学合理的简洁化档案管理模式，即使出现了问题从环节上进行排查也能更轻易的找到问题的本质原因。
2 管理程序中存在的问题
2.1 教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。
2.2 没有系统的管理，导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3 如何在管理程序上降低管理风险
3.1 档案收集的制度化降低风险
档案的收集工作主要是解决档案的来源和集中，从中职学校档案的内容来说，学校档案是一个很庞杂的系统，涉及到各个部门，各个组织体系，如果只依靠专职人员上门上户式的收集整理，那是一项艰巨而困难的任务，而且非常容易出现收集中的失误，造成档案资料的流失。这时档案报送的制度化管理就显得尤为重要，依据制定系统的档案收集制度，规定学校各部门、各组织在何时、何地、以何种形式将档案报送具体的部门或个人，组织专职人员对档案进行收集，简化档案的收集工作，同时，也能培养专职的档案收集人员，有利于档案后续的管理，达到优化档案管理的目的，降低管理风险。
3.2 档案保管的专业化降到风险
对档案的重视程度不够，人事档案交接手续不严密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理人员对档案的重要性宣传不到位，档案管理人员对人事档案重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。这些都是档案保存过程中管理人员对档案管理认识不足的表现和中职学校档案管理的现状，如何在档案保存的过程中加强档案管理人员的专业素质和职业道德就是保存程序中重点。为了达到提高管理人员专业化的目的，可以从以下几点入手：第一，增强档案管理人员知识面，强化通识教育，实现专业人员知识素质全面。第二，树立以人为本的服务意识，加深以提供服务为己任的认识，各项管理工作都应该首先从利用者的角度来考虑，以利用者的需求为出发点。第三，静态管理与动态管理相结合，保存在档案室的纸质档案和电子档案本身是一种静态的档案，而人为的对这些档案进行维护、分类和转运则是一种动态的管理。第四，手工操作与电子操作相结合，随着科学技术的发展，网络的普及与应用，逐步实行中职学校档案的现代化管理是大势所趋。从以上几方面加强档案管理人员的专业化管理水平，才能更大程度的降低管理风险。
3.3 档案查阅的规范化降低风险
中职学校教学档案管理的特点是来源渠道多、涉及面广泛。形式多样，专业性强。针对中职学校档案管理的这些特点，学校制定规范化的查阅和审查机制，组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学或期末，可以开展全校性的对上学期或本学期档案审阅和运用方面的检查工作，并进行评比，对个人和部门进行定性定量评价，纳入教职工考核体系。设置不同管理人员针对不同部门的管理工作，规定档案查阅和运用过程中的责任人负责制，对档案的发放和传送责任到人，形成规范化的传阅形式，降低档案丢失的风险。
4 结论
学校的档案管理是中职学校日常工作中的一项重要任务，教学档案管理的好坏，是各项检查和实际学校工作状况的文献证明，也是评价学校工作成绩的一项标准。档案工作人员应严格要求自己，做好教学档案管理工作，从档案管理的三个环节上将档案管（下转第190页）（上接第221页）理的风险降到最低，这样才能发挥出学校档案对学校发展的最大作用。
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第9篇：电子档案管理风险点范文
关键词：档案管理；安全保密；信息化
1 档案信息化面临的安全保密的风险问题
馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。
数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境，也是引发档案信息安全问题的风险基地。
档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份，这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战，若不及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理，档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险。
2 保证档案管理信息化安全建设的有效措施
2.1 提高档案管理人员的信息化意识
和传统意义上的档案管理相比，当前的信息化管理模式主要是实现了文件的自动登记、归档、查询、传递等方面在计算机上的实现。这一转变也对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要掌握每个电子文件的特征，还要对电子档案的全程管理都能够详细地了解。同时还要掌握网络安全防护和相应系统的使用，进而保证每道信息管理的安全性和完整性。此外，作为档案信息化管理人员还应该在本职工作的技术上，不断地通过自我学习的方式以及参与单位组织的培训，提高自身的专业素质水平和工作能力。
2.2 加强档案信息安全保障体系建设
国家对电子文件管理的要求是保存电子文件，同时归档纸质文件。2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件是信息技术的产物，其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全。目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有：密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施。在管理策略上，最好采用异地备份，存用分离的管理模式。
电子文件是由人来制作和管理的：一要对参与制作和管理的人员要进行思想、道德、品质的审查；禁止那些道德品质不好、工作不认真负责的人员参与电子文件制作和归档电子文件管理，这是从源头上保证电子文件与归档电子文件的真实性、安全性的关键措施。二要不断进行思想教育，要养成认真负责的工作态度，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平。此外，还应建立归档电子文件管理的岗位责任制，把责任和任务落实到每个人；保证电子文件从制作到归档管理的真实性、安全性和有效性。
2.3 建立技术保障体系
这种方式是进一步提高档案管理系统免疫力，增强安全系数的重要手段。任何的信息技术产品的科学使用，都需要从系统保护、信息保存等几个方面来开展。作为档案管理信息化工作也应该从这几个方面入手，提高自身的发展优势。
2.4 加强档案信息化人才建设
人员是档案管理工作得以进行的重要因素，当前的档案管理人员并没有根据时代的变化而提高自身的意识。这就直接影响到了档案管理现代化进程的速度。就算是拥有一流的设备，没有高质量的档案管理人员也不会长久发展。这也就说明了人员是档案管理信息化建设的关键因素。任何的设备和信息化建设最终依靠的都是人。作为当今社会的高品质人才除了要掌握专业的档案管理知识，还要会使用计算机操作，并不断提高自身的专业素质。作为档案管理部门应该定期组织档案管理人员参加培训，学习相应的业务只是，不断探索出更好的档案管理模式，这也是加强档案管理人员队伍建设的主要方法。
2.5 保障应用软件的安全
为了保证档案的安全性，我们可以开发出防止偷窃和身份识别认证系统。只有合法的用户在合法的环境下使用了合法的方式查看档案才是档案管理的安全运行。如果内部人员使用非法操作查看档案，应该给予一定的惩罚，并进一步加强数据加密方面的工作。
2.6 加大投入，增配软、硬件设施
高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施。当前的档案管理资金主要来自政府拨款，为了加快改造的步伐，也可以采取收入资金的方式。如果遇到一些阻碍，也可以向上级主管部门沟通，并商榷解决办法，加强档案信息化的发展。
2.7 病毒防范与治理
病毒对档案管理具有一定的威胁，所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网，对不断升级的病毒都提出相应的解决办法。对相关管理人员的信息技术培训十分必要，有利于提高其安全意识。
2.8 建立监督执行体系
对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案工作的质量。一方面要强化对整个档案信息化管理工作的过程控制和跟踪，保证每一个步骤都能够有效落实，实现信息化管理的要求和目标。档案管理工作的信息化保障工作通过监督分析和管理，进一步推进相关标准和规范的升级。
3 结束语
综上所述，档案管理实现信息化不仅对档案建设工作十分有利，同时也对社会的发展起到积极的促进作用。档案管理要想进行得好，档案管理人员就必须全面地掌握档案信息化管理的主要方法。档案管理中的一项重要工作就是保证档案的安全保密，这也是保证其他工作有序发展的一个方面。
参考文献
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