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一、由项目设计和施工人员向主管领导提出书面建议;
二、部门领导书面授权或指派相关人员为财务申请人;
三、申请人需起草财务申请报告;
1. 阐明增加物料和设备的理由及必要性;
2. 注明物资名称和数量以及资金申请额度。
四、申请人首先提交至部门领导,属于部门领导审批权限以内的,由部门领导直接批复即可;
五、超出部门领导权限的,部门领导签字后由部门领导提交至总经理审批,总经理审批权限以内的,由总经理批复后即可;
六、超出总经理审批权限的,总经理签字后由总经理提交至董事长审批,董事长审批权限以内的,由董事长批复后即可执行,超出董事长权限的,由董事长发起召开股东大会共议,最终按股东大会决议执行;
七、财务部按审批权限规定进行审核和放款,并由财务主管和经办人签字认可,放款后要及时向相关领导做出办结反馈;
八、财务申请报告详见附件。
小微联和(深圳)科技有限公司
2019年2月10日
财务申请报告 【2019第一版】
申请单位
申请人
项目名称
申请额度
申请事由:
项目经理
总经理签字
董事长
全国每日新增确诊病例降至两位数,已有数个省份确诊病例清零;规模以上工业企业复工率逐步提高,多地达90%以上。两组数据,一减一增,对比鲜明。经过艰苦努力,当前疫情防控形势持续向好,生产生活秩序正在加快恢复。
良好势头来之不易,如何进一步巩固和拓展?精准有序扎实推动企业复工复产是答好这道考题的重要一环。企业有活力,就业才有保障,经济才有活力。事实上,随着疫情好转,各地各部门想办法、出实招,打出了统筹推进疫情防控和经济社会发展的“组合拳”,取得了积极成效。比如,定制公交,为复工企事业单位提供通勤服务;推行健康码,动态监测返岗人员身体状况;成立补短板稳投资应急专项,保障重大项目推进;等等。
这些好做法、好经验,雪中送炭,值得点赞。但与此同时,也应看到当前企业复工复产还面临着一些实际困难。“货到了,找不到装卸工”“资金流吃紧,生产压力大”“原材料匮乏,干着急”……这些来自生产一线的读者心声,需要引起重视。
这些堵点、痛点,既是推动企业复工复产的难点,也是
解决问题的着力点。
因地制宜,畅通堵点,进一步为企业复工提供便利。各地疫情防控形势不同,具体情况千差万别,不能搞“一刀切”,应分区分级推进复工复产。这对疫情防控提出了更高要求,既要慎终如始加强防控,又要根据形势变化恢复生产。有读者反映,在实践过程中,少数地方存在严格的疫情防控措施滞后于当地疫情形势明显持续向好发展的现象。比如,复产审批流程繁琐的问题。在做好疫情防控的同时,应尽可能优化审批流程,防止出现层层加码、互为前置条件、循环证明等现象,积极推行一站式办理、自助办理等服务,支持企业复工复产。再比如,公共交通“梗阻”导致农民工返岗慢、企业用工难问题。低风险地区可以尝试尽快恢复公共交通,切实解决农民工“出来难”“进不去”两头堵的现象。
因企施策,紧盯痛点,及时解决企业难题。疫情发生以来,为了给企业减负,提振企业信心,国家有关部门已经出台了一系列利好政策,例如阶段性减免企业社保费、医保费、缓缴住房公积金,适当减免小微企业贷款利息等普惠性政策。如何把普惠性政策用好?各地应加强研究,针对各类企业的不同情况精准施策,为企业复工复产提供“硬核”支持,解企业燃眉之急。有些地市聚焦本地企业面临的现实困难,从保障用工、减轻负担、优化服务等方面制定了具体可操作的举措;有些省份通过临时协调机制,帮助企业疏通上下游“产业链”,促进上下游、产供销、大中小企业整体配套、协同复工。这些举措紧盯企业痛点,更具针对性贴近性,值得借鉴。
【关键词】 审批流程;预算管理;管理效率
2008年10月15日,我国原两大电信运营商中国联通公司、中国网通公司合并成立中国联合网络通信有限公司,东莞市分公司(以下简称东莞联通公司)是中国联合网络通信有限公司在广东的分支机构。
公司合并重组后,经营模式发生了一定的变化,原有的审批流程和预算管理的方式及内容也要随之改变。为实现合并后公司的高效运营,形成预算管理对公司经营活动的有效支持,从2009年开始,东莞联通公司在省公司财务部的指导下,进行了一场预算管理的变革,着力通过改进经济事项的审批流程,实现以现金流量为重点的全面预算管理,平衡管理成本、效率、效益之间的关系,提高公司经营和投资活动的整体效率。
一、东莞联通公司经济事项审批流程优化的主要内容
本次预算管理与控制优化的重点是立足公司实际,修改审批流程,简化项目管理过程中经济事项的审批环节,采取分级管理与控制方式,提高运营效率,促进公司整体战略目标的实现。
(一)优化目的:权责统一,提升效率,释放活力
公司重组合并后,原有的审批体制已无法适应公司新的战略需要,尤其是准利润中心机制和费用承包机制的建设迫切需要改革现有的审批机制。为此,公司进一步强化一线和主要管理部门对各项支出的直接管控责任,在集权的基础上,也强调分权、分流审批工作量,把权限下放给各个职能部门,为各级管理者松绑,形成权责统一、明晰高效的工作机制。
(二)优化思路:简洁明晰、风险可控
预算管控分为事前、事中和事后三个阶段。本次优化的思路在于逐本溯源,从链条的起点开始着手,强化事前管控,减少和简化事后的管控。在平衡好集权与分权的前提下,集中主要资源解决大额、非经常性支出的审批;简化小额、经常性支出的审批。
(三)优化要点:放管结合
集权容易导致效率低下,而过度的分权也容易导致混乱、舞弊等行为的发生,因此如何在预算额度内实现两者的平衡,促进业务发展是本次优化的要点。
1.集权。集权主要体现两个层面:一是无论资本性开支还是运营支出,都纳入预算管理范畴,包括话费公免等无现金流经济事项;二是符合一定条件的项目,必须由管理层在事前审批后方可实施。这些规范流程的实施,实现了全面集中管理。
2.放权。在集权的前提下,还设定了一定程度的分权管理。各区域分公司对预算范围内的项目有自我支配权;另外,作为成本费用管控的第一责任部门计财部,承担70%左右的付款终审权(按笔数计)。统计显示,新的管控办法实施后,公司管理层审批量较过去下降了一半以上,这也从一个侧面证明了放权的力度和效果。
3.管控。在预算控制方面,严禁延后报销行为与拆分项目规避审批行为,加强内部审计与支出效益评估,同时建立奖励机制,鼓励节约,避免为用完预算而刻意安排项目的现象发生。
二、经济事项审批流程的优化提高了审批效率和管理质量
(一)明确了业务流程
需要审批的经济事项如表1所示。公司日常经济事项主要包括经营性支出、资本性支出和一般管理费用,这些支出都需要进行预算和审批。这些日常经济事项繁琐而杂乱,需要一定的流程管理进行规范。优化后的经济事项审批流程如图1所示。
新流程明确了哪些经济事项需要事前申请,明确了项目申请、比议价、招标事前申请、事后结果确定和付款时需审批哪些环节,以及合同审批流程和不同情况下的合同签署人,明确了特殊经济事项如预算追加、调整的流程,行政公免业务审批流程以及商退卡退押金等特殊业务的审批流程等。这些流程的明确,保证了预算管控的顺利实施。
(二)提高了预算管理效率
1.着力事前,简化事后
项目实施前,预算刚性控制与多层次审批流程控制双管齐下。预算刚性控制是指项目必须有预算,没有预算或预算不足的项目原则上不能实施。确实为生产经营必须开展的项目,无预算的,按调整或追加预算流程进行审批,至少签至分管副总经理;多层次审批流程控制是指比议价、招标、合同等事项审批不仅要经过相关管理部门,而且至少要签至分管副总经理,以保证项目的必要性、可行性与经济性在事前得到有效把控。
项目实施后,付款时实施严格的财务控制。项目计划付款时,把控要点更多地限于财务规则方面,如项目是否具备付款条件、结算金额是否准确、单据是否合规合法等,规定“金额较小、笔数较多”的项目付款时签至计财部即可。一方面保证了大额项目的严格把控;另一方面保证了审批效率。
2.着力大额非经常性支出审批,简化小额经常性支出审批
从表2中的详细数据可以看出:在优化改革前各项目的审批至少签至分管副总处,大大加重了分管副总和总经理的责任和负担。新流程实施后,项目审批时,由于资本性支出项目一般金额较大,要求至少审批至分管副总经理处,而运营性项目作了很多相应的调整。总体原则是在风险可控的条件下提高运营效率;比议价、招标以及合同审批时,由于进入比议价和招标、合同审批流程的项目,一般金额较大,故规定必须签至总经理处。付款时,资本性支出项目和运营项目根据金额的不同签至计财部、分管副总和总经理处。简化了小额经常性支出的审批流程,可由计财部自行审批,从而较大程度地减轻了分管副总经理和总经理的负担,也提高了审批效率。
3.对区域分公司全面放权
项目审批时,对区域分公司进行了全面的放权(见表3)。营业费用方面,旧流程规定, 0.3万元~0.5万元的项目需审批到分管副总经理;大于0.5万元的,需审批至总经理。新流程实施后,预算内的营业费用和其它管理性成本费用,都由区域分公司自行安排。特殊情况下,需要调整或追加预算的,由对口部门从机动预算中予以解决,从而在较大程度上提高了区域公司的自。付款时,过去需要分管副总经理签字的付款,根据新流程,只要单笔付款在1万元以下,签至计财部即可。
所有这些流程的实施,一方面保证了公司管理层的控制权;另一方面也保证了区域公司的自,优化了审批流程,提高了工作效率。
三、小结
本次审批流程优化,遵循了公司治理的基本原理,明确企业的战略目标与价值观,实现了公司资源的合理配置,平衡了集权与分权的尺度。在统一管控的前提下,赋予下属员工及部门更多的行动自由和责任。在结构控制方面,强化了预算管理的流程化和网格化。在实施时,通过标准流程和快速的信息系统之间的对接,提升了管理效率。这种预算管理模式并不意味着采用新的工具或者技术,而是在逐步的实施中,形成一套具有联通特色的管理哲学,帮助企业有效实现整体战略目标,这才是预算管理的最终目的。
【参考文献】
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一、操作风险分析
通过对商业银行实际业务受理操作的流程分析,梳理个人再交易住房贷款受理审批流程主要步骤如下:接受客户咨询受理买方申贷材料(买方首付已付)初审买卖双方房产证、土地证更名
收到更名后的两证复审房产抵押放款。这其中涉及的业务操作环节有:面谈、审核、录入、审批、放款等。其中可能存在的操作风险有:
(一)、对申贷资料的基础审查流于形式
1、主体资格是否具备,比如:(1)、年龄过小或过大。其别要注意生日问题,往往借款人申请时未到当年生日,但审批完毕放款后过了生日那一天,实际年龄又大了一岁,如就此放款,则贷款年限超出规定;(2)、婚姻状况是否真实。其别要注意以下两点:一是借款人申请时提供的婚姻状况证明有效,但审批放款时借款人已领结婚证;二是现在的政策背景下借款人可能会提供虚假的未婚、离婚证明,需注意甄别。
2、还款收入证明是否真实。其别要注意以下两点:(1)、借款人单位属私营企业,开具的收入证明一是可能为了配合贷款额度而虚高、二是可能借款人实际并不在这家单位,通过各种关系盖到了这家单位的章、三是可能中介协助办理收入证明;(2)、借款人单位属国企等正规单位,其工资收入真实性很高,但尚不足以与其月还款额相匹配,需另外提供辅助收入证明,如:出租房产的租金收入、企业参股的分红说明、银行存款证明、股票基金资金明细等等,也有追加共同还款人、提供共同还款人的收入证明。这类辅助的证明一般是借款人初次申请被退回后再次追加的申贷材料,因此往往会存在造假或者虚高的情况。
3、房产交易及其要素是否真实合规。比如:(1)、是否存在交易。借款人为了申请贷款,可能通过挂失房产证的方式更新房产证登记日期,编写买卖合同,以假的交易背景申请贷款。这就存在贷款资金被挪用的风险。(2)、亲属间的房产交易,这就存在两个可能性,一种是假交易,房产更名只是买卖方联合骗取银行贷款;二种是真交易,但亲属间实际交易房价往往低于市场价,但申请贷款时又按照市场价申报,这就存在房价虚高、贷款额度放大的可能性。(3)、房产的隐性共有人(夫妻的另外一方)并不在房产证上,但是现在的交易政策又对交易时夫妻双方一起到场不做要求,这样就可能造成这样的情况:已婚的卖房在其配偶不知情的情况下,独自办理了房产过户手续,并配合买方完成了银行申贷,贷款发放后,此交易被卖房的配偶告上法庭,此交易无效。这就存在抵押物落空的风险。(4)、房龄。因为房龄较老的房产可能会有拆迁或不易处置等风险,所以一般会要求抵押物房龄20年以下。但市区房龄较大的房产因为学区房或者地理位置较佳等原因,交易量也不在少数,因此,在中介或卖方的有心操作下,存在房龄被隐瞒的可能性,增加了抵押物以后处置困难的隐患。
(二)、贷款办理过程中经办人员不能严格遵循规章制度
1、隐瞒借款人申请资料瑕疵。商业银行个人贷款条线为了防范风险,全面实现了前后台分离,增强了审批业务环节的独立性和客观性。但由此带来的缺陷是:后台审批人员只接触前台受理经办人员整理好的纸质材料,不接触一手信息,不容易发现被刻意隐瞒的资料瑕疵。
2、抵押手续未及时办理。抵押物作为个人贷款的第二还款来源,其真实性、安全性非常重要。再交易住房因为两证更名的时间比较久,基于卖房人急于用款的考虑,部分地区、部分政策期间可凭第三方担保放款,放款之后再完善抵押手续。此种情况下,经办行抵押岗人员办理房产抵押的及时性就非常重要了,否则可能出现借款人利用几天的时间差,同一套房产在多个银行申请贷款的情况。
二、操作风险的防范措施
(一)、受理岗贷前严格调查
贷前受理岗经办人员需要以谨慎的态度,通过面谈、电话询访、上网核查资料等方式,对借款人的主体资格、信用状况、收入来源、过户手续及买卖契税、抵押物状况等进行详细调查,资料一定要看原件,确保申贷资料的真实性和充分性。除了面谈面签以外,对于中介机构推荐办理的贷款,如果收入证明单位统一、买卖双方对购房过程含糊其词、贷款人对利率不敏感、双方均听从中介人员处理,则经办人员需要特别甄别其房产交易的真实性。
(二)、审批岗严格审查
审批岗应该严格按照相关信贷规章和总分行管理制度对每一笔再交易住房贷款的真实性、合规性进行审查。尤其重点审查借款人征信记录、还款来源以及房屋交易价值的合理性。如果发现某笔贷款申贷材料前后矛盾、存在涂改痕迹或者相关条件不符合规定,审批人员应该及时与受理岗经办人员沟通,或者直接致电借款人及其工作单位了解情况。如有疑问,需及时退回贷款申请。
(三)、抵押岗及时亲自办理房产抵押
抵押岗应该按照相关信贷制度规定及时亲自办理房产抵押,不能委托中介或者借款人办理此项手续。
关键词:工作流 解析引擎 审批 流程
中图分类号:TP39 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)09(b)-0208-02
1 背景与意义
目前,大多数企业特别是国内企业均为金字塔式管理层级,在企业经营活动中往往会涉及到比较复杂的审批流程,而流程也会随着组织、人员、业务的变化而变化,且很难提前预知。以往使用以纸张为载体的传统审批方式需要花费太多的时间和精力,而且在信息处理和存储方面具有局限性,随着近些年信息化技术的高速发展,使用信息系统实现流程化审批已成为不可阻挡的趋势。
利用信息化系统实现流程化审批,常见有两种方式。一种是基于业务功能的审批,即在定制化的业务功能基础上实现审批,通常某业务单据的编制、审批在同一界面,由于审批环节嵌在业务功能界面中,这种方式的局限性在于无法做到集中统一审批,且不具备可配置属性,调整只能通过开发实现,时间长、难度大;另一种是基于OA系统的审批,即依靠传统OA办公系统实现审批,通常将业务单据或表单以附件形式出现,能够实现灵活审批,但这种方式源于公文审批流转,所有局限性是审批相对独立,而且与业务互通能力较差,如在流程定义过程中很难关联业务数据作为流程条件,流程执行过程中需要人为干预,指定下一环节审批人,自动化程度较低。
综上所述,常见的流程化审批管理在实际应用过程中无法与业务联系紧密,不能满足快速、高效调整流程的需求,急需要一个可配置的、动态调整的、集中审批的、高适用性的审批工作流系统,动态审批工作流平台的产生正是基于这一需求,不但满足企业对流程化审批管理的需求,提高工作效率,增加企业办事透明度,而且能适应企业的管理变化,帮助企业增强审批管理的可控性、易操作性、可扩展性。
2 总体思路与技术路线
动态审批工作流平台的总体思路是建立一个开放的、标准的、可灵活自定义流程的业务审批平台,适应不同管理信息系统的业务审批需要,把企业各种不同业务的审批全部集中到一个统一的平台窗口中,根据业务实际自定义审批流程,并随时灵活调整和改变审批路径,实现“动态配置,随需而变”。
本平台在自定义审批流程时,支持条件分支、会签、不固定流程等特性。与不同应用系统可以灵活绑定,每个审批流程可随时绑定或取消绑定任意业务功能,一个业务在应用系统处理后,会自动发起一个流程,推送消息到相关的审批人,审批人通过平台待办窗口进行集中审批,审批处理完成后审批结果会自动反馈到业务系统,业务系统根据反馈信息,继续处理相应业务,实现工作流平台与应用系统之间数据信息的共享与互通。
基于总体思路,动态审批工作流平台应该具备以下技术特性:
先进性,采用先进的软件技术来实现,包括SOA、WEB网页、XML、WEB SERVICE技术、工作流技术、软件构件技术等。
安全性,包括操作权限、数据权限等多级授权机制。
可靠性,系统架构设计合理,提供动态跟踪、流程监控、轨迹追溯、数据备份等功能。
扩展性,具有良好的扩充性,可灵活配置与扩充工作流,动态配置服务,同时对第三方系统提供WEB SERVICE开放性标准接口。
集成性,与业务系统有效集成,实现数据的高度共享,采用先进的SOA服务模式,为有效集成第三方服务提供保障。
易用性,采用图形化方式定义工作流,支持灵活拖拽,操作直观、友好。
技术路线上,运用先进的SOA服务架构,采用B/S结构设计,支持分布式部署、集成化管理,实现开发、运行、管理一体化的具有国际领先水平的技术架构。基于SOA面向服务的整体技术架构分为三个层次。
(1)组件层:包括组件的实现与装配。组件的实现完成特定的、单一的功能,功能单位甚至可以小到一个实体,比如:一个数据实体或文件的存取,字符大小写转换。组件采用接口+实现的方式,保证组件可扩展。组件的装配即完成组件的组合,组件相互之间具有逻辑关系,逻辑关系越复杂,组件就越多,必须有一个容器统一来装配组件、管理组件及其相互关系。技术上可以采用IoC容器的方式来装配和管理组件,如开源项目Castle中的Windsor就是一个轻量级的IoC容器。
(2)服务层:服务调用组件接口完成具体的功能操作。服务包含内部服务和外部服务,只有外部服务是可以暴露给外部系统调用。内部服务以公共函数的方式实现,供其它服务调用;外部服务一般是Web Service或者是请求页面,供表现层通过SOAP(Web Service)或者XMLHTTP(AJAX)进行调用。
(3)表现层:在B/S结构的系统中,表现层主要就是页面,作为服务接收者,需要采用客户端技术来实现与服务提供者的通讯,以及对最终结果的展示,即为富客户端,如ExtJS就是一个开源的javascript富客户端开发框架。面向服务的架构简化了系统内以及系统与系统之间的关联,关注的主体只有三个:服务提供者、服务接收者以及两者之间的通讯协议,相互之间都是一种松耦合的关系。这也使并行应用系统开发得到最大体现,更多的关注点放在了表现层上。
3 工作流平台的设计与实现
工作流平台按模块划分为前台操作、后台管理、接互三部分。前台操作包括工作流前台定义、工作单处理;后台管理包括工作流管理、工作流解析引擎、工作流跟踪与监控;接互包括数据接口、业务接口。
工作流前台定义即提供一个图形化WEB界面完成对工作流模型的定义与维护,支持同时维护多个工作流模型,工作流模型定义的主要元素包含流程节点与流程连接。流程节点可分为普通或者会签节点,会签主要满足企业中重要审批多负责人会签的要求,流程节点也可以设定审批时限,为流程监控和绩效考核提供数据支撑,同时流程审批人可灵活指定,即可以是直接上级、流程发起人、流程发起人上级等,也可以分配给某个系统角色或者用户。流程连接将流程节点通过连线联系起来形成流程的完整路径,在流程连接上可定义条件以形成流程分支,条件的数据可来源于流程本身(如:流程上环节审批人),也可来源于业务数据(如:预算审批流程中的预算金额)。另外,工作流定义能够支持不固定流程,以应变企业对审批流程的多种动态调整需求,不固定流程有两种含议,一种是指没有既定流程,在审批过程中由人为判断并指定下环节审批人;另一种是有事先设置了既定流程,但在流程执行到某一个环节时,允许人为干预,后续步骤不按照既定流程执行。
工作单处理是通过提供一个统一的、可集中审批的交互界面,可以查看待审批工作单、当前所处审批环节,并完成工作流审批。工作单处理的前提是已依据先前定义的工作流模型而产生了工作流实例,针对实例的执行不会影响工作流模型,同时基于同一工作流模型产生的实例也互不影响,以达到定义与执行分离、执行与执行分隔的目的。工作流审批时可直接浏览业务单据,同时支持电子签名和密码验证,审批结果分为通过、不通过、驳回三种。其中驳回可支持驳回到当前审批节点之前的任意节点,如果选择驳回到流程起始节点,则需要流程发起人修改业务单据后重新提交;如果选择驳回到流程某一中间节点,则需要此节点审批人重新审批。
工作流管理即对应工作流前台定义的后台管理,通过提供基于SOA的服务与前台定义对接,完成工作流模型的后台维护及工作流模型数据存储功能,包括工作流前台定义所需的流程源数据模型维护、流程特性配置、工作流模型维护日志记录等,此外还提供例如安全管理、服务质量管理等平台支撑和辅助功能。
工作流解析引擎是整个工作流平台的驱动和关键,它的作用为工作流实例提供解析和运行环境,控制工作流实例中路径条件的解析和流程节点的转换,实现审批时的节点路由,并与即时信息系统(即时消息、邮件系统等)无缝连接。工作流解析引擎解释工作流实例的定义,与工作流的参与者(包括人或软件)相互作用,并根据需要调用其他的IT工具或应用。从工作流实例的启动、审批到结束,根据工作流定义的内容和信息按部就班的推动工作流实例的执行。所以,工作流引擎的设计直接影响到工作流执行的效率。
工作流跟踪与监控即通过平台提供的交互界面,通过图形化方式查看工作流实例执行进度,包括当前执行节点及历史节点审批意见等信息,实现对流程执行的跟踪与监控。同时,提供工作流实例的挂起与激活功能,方便流程管理员根据业务需要将工作流暂停审批甚至作废。
数据接口是指通过调用外部服务获取企业的组织、系统用户、系统角色等基础数据,为工作流定义提供基础数据支持。如某企业已建立统一身份认证平台,企业组织、用户、角色等都在此平台维护,并通过服务的形式提供接口,工作流平台将调用其提供的服务获取上述基础数据。
业务接口包含绑定工作流、启动工作流、业务单据查看、审批结果反馈。绑定工作流是指企业业务系统功能与工作流定义模型的关联匹配,业务功能由企业业务系统服务接口提供需使用工作流审批的业务功能,一个工作流定义模型可以在不同业务中重用,即一个工作流定义模型可与多个业务功能绑定。启动工作流由企业业务系统发起,即当业务系统功能需要启动工作流时调用工作流平台提供的服务接口,此服务将运行工作流解析引擎启动业务功能所绑定的工作流实例,同时激活工作流实例执行。业务单据查看是指在工作流实例审批过程中,审批人可以查看相关业务单据数据,此功能通过调用企业业务系统提供的服务接口实现。审批结果反馈即工作流审批流程结束后,工作流平台以开放的XML格式将审批结果信息通过服务接口传递给业务系统,当工作流审批节点为结束节点、审批终止或驳回时,都会调用业务系统服务接口,将审批结果和业务信息进行传递。
综上所述,动态审批工作流平台的设计目的是能够为企业提供灵活定义、高效配置、动态调整的流程化审批管理,工作流平台通过工作流定义、绑定工作流、启动工作流、工作单处理、流程跟踪和监控等操作完成一个审批工作流的完整管理。
4 工作流平台的实际应用
动态审批工作流平台作为通用化、开放化的工作流平台,由于其具有图形化拖拽方式建立工作流模型、可视化流程跟踪和监控、支持业务功能与工作流的灵活绑定、支持会签、支持不固定流程等特点,成功研发后在能源、化工等行业均有应用,涵盖生产管理、办公管理等领域的业务场景,得到企业用户的一致好评。
现以某企业办公管理系统公文流转功能为假设业务场景阐述工作流平台的应用,具体业务需求是:根据公文类型为条件定义流程分支,文件类型B部门经理审批节点需要各部门经理会签,文件类型C直接领导节点审批后可灵活指定下一环节审批人,即不固定流程形式。
以上述业务场景为需求,工作流平台与用户交互总体上分为工作流定义、绑定工作流、工作流审批、工作流监控四个环节。一是新增公文流转工作流模型,配置时按照公文类型作为条件定义分支,同时指定“部门经理”审批节点为会签节点,指定“直接领导”审批节点可指定下一节点审批,即不固定流程;二是将业务系统的公文流转功能与公文流转工作流模型绑定;三是由业务系统触发工作流启动后进入审批环节,审批节点如果为会签时,将需要所有审批人均审批通过才能进入下一流程节点,如果为允许指定下一节点审批人,本节点审批通过后将由当前节点审批人指定流程下一节点审批人;四是工作流监控,即可实时跟踪监控每个工作流实例的审批进度及其他信息。
5 结语
该文阐述了利用SOA理念设计和实现一个具有独立开放、可灵活自定义,具备图形化配置、实时调整、与业务灵活绑定的动态审批工作流平台,它有效弥补了传统审批工作流在集中审批、图形化配置、动态调整、业务互通、自动化程度低等方面的不足,在实现与业务高度互通的自动化审批流程的同时,又支持不固定流程设定,以满足企业灵活多变的动态审批需求。该动态审批工作流平台研发成功后,已经应用于能源、化工等行业,取得了非常不错的应用效果。
参考文献
[1] 王莘.工作流引擎与OA系统内涵的深化[J].办公自动化,2006(15).
一、指导思想
以党的十精神为指导,深入贯彻落实科学发展观,按照依法高效、科学合理、便民利民的原则,在清理规范市级行政审批事项的基础上,全面梳理每一审批事项的审批条件、申报材料、办理流程和办理时限等,大力精减审批条件、申报材料,优化办理流程,压缩办理时限,进一步规范审批行为,提高审批效率,强化公开透明,为经济和社会发展创造更加良好的环境。
二、清理范围
(一)市政府威政发[2012]38号文和威政发[2013]6号文公布的市级现行有效的行政许可事项、非行政许可审批事项、不带许可审批性质的行政确认登记事项以及改变管理方式后的程序性工作事项。
(二)以往清理工作中保留的备案事项、年检事项、行政审批附带收费事项以及审批权限在省级以上的审查转报事项。
(三)市政府威政发[2012]38号文和威政发[2013]6号文公布的下放事项因没有下级承接部门部分市区尚由市级办理的事项。
(四)因法律、法规、规章变动新增加、变更和减少的行政审批事项。
三、清理原则和要求
(一)法定原则。法律、法规、规章对审批条件、申报材料、审批流程和审批时限有规定的,原则从其规定,如根据实际可以进行精减压缩不影响法律法规正确实施的,可以予以精减压缩或提出精减压缩的建议。省级主管部门超越法律、法规、规章规定增加设定审批条件、申报材料、审批流程或延长审批时限的,要与省级主管部门沟通衔接,依法协商处理。市级超越法律、法规、规章和省级主管部门增加设定审批条件、申报材料、审批流程的,一律取消,延长审批时限的,一律进行压缩,最长不得超过法定时限。
(二)科学设置原则。法律、法规、规章对审批条件、申报材料、审批流程和审批时限没有规定或仅有原则规定的,是省级主管部门设定或细化设定的,要与省级主管部门沟通衔接,依法协商处理。市级自行设定或细化设定的,按照科学设置和简化优化的原则,除必须的条件、材料和流程环节外一律取消,时限不能超过行政许可法规定的20个工作日,能压缩的要压缩到最低限并作出承诺(依法需要听证、招标、拍卖、检验、检疫、鉴定和专家评审的,所需时间不计算在内)。
(三)直观方便原则。对梳理后确认必须的审批流程,要细化到每一个操作环节,对每一事项都要从受理到办结全过程绘制完整、直观、可操作的办理流程图,以方便申请人咨询和办理。对适用范围,属按地域区分的要填写准确是适用全市(即全市申请事项都要市级批)还是只适用市区(环翠区、高区、经区、工业新区),或者只适用高区、经区、工业新区,或者只适用工业新区等不同情况。属按数量档次区分的,要填写明市级审批的具体数量范围。属按级别区分的,填写明属市级审批的具体范围。属按类型区分的,写明由市级审批的具体类型,等等。不需要各市、区初审市级直接受理的,填写注明市级直接受理,需要各市、区初审的,填写注明各市、区初审转报。让申请人根据所在区域等情况提前明确所申请事项是否属需要由市级审批,是否需要先到各市、区申请初审等,避免申请人多跑腿。
(四)公开公示原则。对经清理审核后确认必须的审批条件、申报材料、审批流程和流程图、审批时限、审批附带收费依据和标准、办理地点和电话等,都要通过政府和部门网站、网上审批系统、印制指南等多种途径,全方位向社会公开公示,让申请人对需要办理事项到哪里去办、需要达到什么条件、准备哪些材料、一步步怎么办理等能早了解早知道,最大限度地让申请人少跑腿,快办事,真正将政府的审批权力和审批行为纳入广泛的社会监督之下,透明化运行。
四、工作步骤
(一)部门清理填报(3月20日―4月30日)。由有关部门参照以往清理结果(每个部门以往的清理结果同时印制发放,如需要电子版,请与市政府法制办公室联系),对本部门行政审批事项及相关内容按本次清理原则和要求进行重新清理,该取消的取消,该缩减的缩减,该规范的重新进行规范,对本次需要填报的事项按附表要求分类进行填报,对新增事项要重新按要求内容填报,对内容有变动或取消的事项等要在有关栏目中予以标明。对所有法定或上级主管部门设定的审批条件、申报材料、办理流程以及时限要求等,都要附报所依据的法律、法规、规章及上级文件等,并标明具体的设定条款,否则按无依据自行设定对待处理。对去年清理中的合并事项以及一个审批事项中涉及不同阶段、不同类型对审批条件、申报材料、审批流程、审批时限等有不同要求的,要分阶段分类填写。对所有确认需要市级办理的事项,对每一事项以及对同一事项在不同阶段、不同类型对审批流程有不同要求的,都要逐一参照附件十三的模式绘制流程图。所有填报表填写盖章和流程图绘制好后,于4月30日前将纸质和电子文档一并报送市政府法制办公室。
(二)审核确认(5月1日―6月31)。由市政府法制办公室组织专家组对部门清理填报结果逐项内容依法进行审核,就审核确认中遇到的有关问题与有关部门磋商,进一步精减不合法、不合理的事项及审批条件、材料、流程环节等,规范保留的事项及相关内容和办理流程图,并对清理审核结果进行汇编,提出有关处理意见和建议,报市政府审定。
(三)公开公示(7月1日―7月31日)。清理结果经市政府通过后,一方面通过各种媒体向社会公布,重新印制市级行政审批指南,免费向社会发放,同步更新行政审批中心以及部门窗口的公示栏、办事指南、承诺书等,方便企业和群众查询;另一方面要在具体行政审批工作中对清理结果抓好规范落实,变更电子审批和电子监察系统中有关变动事项信息,严格按照规范后的审批流程依法办理审批事项,提高行政审批效能。
系统设计理念是系统的灵魂和精髓,基于目前现状,学校财务管理系统的设计应定位为:技术先进、安全第一、以人为本、信息共享。系统设计的理念是:在校园网环境下,结合原有财务管理的现实基础,以“网络报销”为设计主线,将预算、审批、报销、核算、查询等流程关联起来,在不改变现有会计准则的前提下,以信息化、电子化为手段,实现业务办理简单化、单据填写规范化、业务审批流程化、财务制单自动化、付款方式电子化的目标,创建一种新型的财务报销与预算控制系统。
二、学校财务管理系统的具体设计思路
(一)梳理财务流程对工作流程的梳理与设定直接影响到系统的功能与使用,对系统设计有着重要影响。财务流程主要包括财务预算、财务审批、会计核算、会计监督和信息查询等。原先的系统主要是解决了财务预算流程中的预算申报与审核、项目与额度控制、汇总分析等问题,其他财务流程大多仍是手工方式处理,各流程之间信息不能实时共享。在手工审批情况下,费用审批人员在审批单据的时候,无法及时了解各部门已经花了多少钱、还剩多少预算余额、实际如何使用等。部门与部门之间无法进行充分的信息共享,导致很多重复性的工作。此外,手工审批受人为因素影响较大,很多管理制度不能有效执行,因为职工每天的工作很多,不能指望职工记住很多管理制度来进行人为判断,因此,有必要通过优化系统设计,将预算、审批、核算、监督、查询等各项工作流程固化下来,每项业务按规定的流程规则运转,参与业务的人无需记忆各种复杂的流转规则,从而避免人为因素产生的不规范及低效率。从负责相关审批手续的管理层来看,他们有大量的日常业务需要审批,如采购、出差、借款、资金审批等。手工审批中各环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节,而利用电子化报销流程则可以把管理和财务的职能进行区分,作为管理层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少,而财务的职能则需要判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以在电子化流程下,电子单据和纸质凭证分别走各自的流程,管理层以电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在纸质凭证上审批,纸质凭证由财务审核即可,这样可以支持领导远程审批。按此流程操作,既可以突破时间和空间的限制,提高费用报销效率,又可以规范费用报销流程,实现费用的有效控制。因此,通过对各项财务、业务工作流程的全面梳理,确定系统优化设计的主要工作是将预算、审批、报账、核算、监督、查询等各项财务流程有机地整合起来,重点是在原系统基础上增加以下功能:电子审批、来款登记、借还款、预约报账、预算与核算有效对接等。(二)设计表单针对学校财务报销流程的特点,系统设置各类标准单据,覆盖学校各项业务需求。表单设计力求做到简便规范,高效灵活。在财务管理系统中,主要可设计以下电子表单:1.针对学校内部使用的单据。(1)“借款单”“、借款报销单”:主要用于学校内部的借款及借款报销流程。(2)“费用报销单”:主要用于学校内部费用支付的直接报销流程。2.针对学校外部使用的单据。“付款单”:主要用于学校外部费用支付的付款流程。(三)设计业务申请、审批流程1.报账申请在发生报账业务时,业务经办人首先需要在系统中填写业务申请单,按照预先设定的单据格式填写相应内容,在填写申请单时,系统自动获取该业务的预算总金额、目前实际累计发生额以及预算余额等数据,提供预警和多种控制方法。填写完毕后,可按“流转”按钮提交单据进入流程。系统自动根据业务类别提示本单据相关流程环节和责任人。2.报账审批学校各级领导可在电子流程中对单据进行审批,审批责任人可以对审批单据做“通过、退回、加签”等操作。(四)设计财务审核、付款、记账流程财务相关岗位可在流程中进行财务审核、付款、记账等财务操作。系统可以自动生成记账凭证及进行会计确认等,这将大幅度减少财务人员的重复工作,提高工作效率和工作质量。1.财务人员在对纸质单据核实确认后,在电子流程中完成“财务审核”环节,然后批量生成记账凭证。财务人员也可以通过手工方式增加新的凭证,以解决规则外的凭证生成。2.财务人员对生成的凭证进行复核,确保生成凭证的正确性并可对凭证内容进行修改。3.财务人员根据预约的结算方式进行付款。现金结算方式下,报账人到出纳窗口领取现金;非现金结算方式下,财务人员将账款直接打到报账人银行卡上,并设置短信通知。4.财务人员可通过记账、报表等功能形成核算需要的各种文件。(五)设计查询分析功能在系统中设置查询分析功能,对已经发生及正在发生的报销事项进行查询。用户可以通过“我的单据”功能,查询自己填写的单据当前的流程状态;通过“我的任务”功能,查看和处理当前责任人是自己的单据。学校和部门领导可以通过“单据查询”功能查询学校或本部门的所有单据,通过“费用分析”功能查询学校或本部门的费用使用情况。
三、对优化设计财务管理系统工作的评价
基于学校原有财务管理及会计核算的基础,通过对各项财务业务流程的全面梳理,对学校财务管理系统进行了优化设计,各项财务流程得到了有机融合,这项工作符合并顺应了财政部、教育部对高校财务管理信息化的要求,提高了财务管理水平和会计信息质量。该系统可以在业务申报、审批以及支付等不同环节及时提供预算数据、实际数据及对比差异,实现资金支出的事前、事中控制,从源头避免费用超支,实现了费用报销、会计核算与预算控制的结合。通过将财务工作流程固化到系统中,可以做到流程规范,制度透明;依托校园网,支持职工在任何时间、任何地点,提交报销申请和预约,领导可以自由安排时间签批,每个单据的进展情况可以清晰地进行展示,提高报销效率。系统可以根据正确的报销申请单自动生成记账凭证,确保了财务信息的及时性和完整性,也减轻了财务人员的录入工作量,可以提高财务部门的工作效率与服务质量。各部门、项目负责人以及财务人员可以查询相关事项的已报销情况以及已申请未报销情况,合理安排资金,严格控制预算,提高资金的使用效率,也便于财务信息公开。
四、结语
第一条 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
(一) 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第一条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二) 审批流程:主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。
(三) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第三条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。
第五条 差旅费报销制度及流程。
(一) 费用标准:
职 务
交通工具
住宿标准
伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工
火车硬卧
120元/天
30元/天
30元/天
部门负责人
火车硬卧
150元/天
40元/天
40元/天
总经理助理
飞机
200元/天
50元/天
50元/天
总经理及以上
飞机
实报实销
实报实销
实报实销
(二)费用标准的补充说明:
1. 住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(三) 报销流程
1. 出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件,到行政部订票(原则上机票一律用支票支付,特殊情况不能用支票的,需事先书面说明情况,经审批人签字后报财务备案)。
4. 返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门经理审核签字,财务部审核签字,总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。
第六条 电话费报销制度及流程
(一) 费用标准
1. 移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则,员工的手机费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见行政部相关管理制度规定。
2.固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、 公司人力资源部每月初(10日前)将本月员
工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。
2、 财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。
5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
第十一条 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准:(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1. 员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字,并由行政部派车人员签字确认,按规定填好《交通费报销单》。
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2.报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1. 招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得总经理的同意。
2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》,在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用:根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程:
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第十五条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程:(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5)每月25日由财务部通过银行形式支付工资;(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
(二)临时工资支付流程同工资支付流程。
(三)社会保险及住房公积金支付流程:(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续,财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认,若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
(四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第五部分 专项支出财务报销制度及流程
第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
(一) 填写购置申请:按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
(二) 报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。
(三) 结账报销:(1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
第十八条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
(二) 费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总经理签署审核意见后报
董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案,以便财务备款。
2.签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同,(合同签订前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。
3.付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
第六部分 报销时间的具体规定
第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下:
1.财务报销:公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。
2.借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理。
第七部分 附则
并非所有软件都好用
之前,安徽省人事厅在省直机关事业单位也曾使用过工资审批软件。但经过几年使用发现,该软件只是实现了数据报送,审批工作还停留在手工阶段,更谈不上什么流程控制。基层单位的办事人员需要对有变化的工资及基本信息进行人工核定,再报给人事厅进行审核,有时候要反复几次才能完成一次业务。遇到大批量的调资更是耗费大量的人力财力,不仅效率低下,而且不能保证工资数据的准确性。在这种情况下,审批的质量还与审批者对业务的了解程度有关,有些错误在业务精通的审批人员那里就能发现,在对业务不了解的审批人员那里就可能发现不了。在审批过程中,有时由于任务紧、数据量大、审批时间长,还容易串行,造成误审。
针对这一现状,北京宏景世纪为安徽省开发了分布式自动智能审批工资管理系统(HRP)。
新方案的优势分析
HRP系统分三个版本,即基层版、管理版、审批版,分别适用于工资发放流程中的不同部门。各个版本之间引入流程控制,相互衔接,解决了以往工资业务中存在的诸多问题,主要体现在如下几个方面:
第一,HRP系统不仅全面系统地预定义了现行的国家工资政策,而且考虑到安徽工资政策的地方性,软件还提供了灵活的二次开发平台。
第二,HRP系统实现了工资审批的流程化、自动化,大大提高审批人员的工作效率,减轻了审批人员的工作强度。
基层单位可以进行工资变动,变动后可以将变动数据进行报批,上级单位审批回复后,基层单位可以进行回复确认,将变动信息入库,完全符合业务流程。
支持自动审批处理。在审批版中,可以接收基层单位的变动数据进行自动审批,同时还支持手动审批,实现审批自动化,提高了工资审批人员的工作效率,降低了审批人员的劳动强度。
提供流程控制功能。基层版和审批版都提供流程控制,防止漏报、重报、漏收和重收,每个月的变动情况一目了然,提高了人事部门工作人员的工作效率。
支持多级审批流程,既支持两级流程审批,即人事厅―基层单位,也支持三级流程审批,即人事厅―主管厅―基层单位。
第三,操作简单,易用性强。
第四,工资管理功能强大,覆盖了工资管理的方方面面。
迅速实现工资套改
安徽省工资管理实施分两个阶段进行,第一个阶段是省直机关事业单位范围内推广,第二个阶段是各地市机关事业单位范围内推广。
在省直机关事业单位范围内推广阶段也分两步进行。首先是2006年工资套改工作,其次是工资日常业务,如工作人员正常晋档、正常晋级、职务晋升、学历变动、转业军人定资、调入人员定资、新增人员定资、聘干人员定资等业务,离退休人员的离退休费审批业务。
省直机关事业单位范围内推广阶段的实施过程具体如下:
第一,确定需求,进行二次开发;
第二,召集相关单位的领导及业务人员进行动员和培训;
第三,如果工资数据已建库,就进行数据迁移;
第四,基层单位工资业务人员进行业务处理,生成报批文件,并报人事厅;
第五,人事厅进行工资审批,并生成回复文件;
第六,基层单位进行回复确认,使变动数据在基层单位数据库中生效;
第七,人事厅生成财政所需的统发文件。
系统经过近半年的运行,取得了明显的效果,表现如下:
第一,提高了工作效率。工资管理实施后,取得的最大效果是套改方便、准确、快捷了。只要基本信息是正确的,人多人少都可以迅速套改出来,并且套改的每一个步骤都可以显示出来,方便了人事部门同本单位人员协调工资改革工作。