企业档案管理分类方案精选(九篇)

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第1篇：企业档案管理分类方案范文

关键词：企业档案；规范化；标准化；管理方案

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016（05）：79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界，2016（S1）：106-107.

[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设，2016（06）：267.

第2篇：企业档案管理分类方案范文

作为新管理概念，知识管理是建立在以知识为主的基础上，合理利用档案资源提升内部知识识别、收集运用能力，通过合理的共享机制，实现企业智慧提高和竞争能力。同时，知识传播获取、储存共享的目的就是为企业创新添加原动力，实现收益最大化成本最小化。

（一）知识管理在企业档案中的作用作为企业活动的记录者，隐性知识是企业档案管理的主题，也是企业知识资源的核心组成部分，有助于企业档案共享传递。当知识有了传递过程，才有应用价值。随着知识应用范围扩大，档案价值也随之扩大。如：发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效保护知识产权。同时，企业档案反应出整体企业文化，不仅具备一定的知识框架，也成为企业价值观和企业战略的一部分。

（二）知识管理是企业档案工作心方向顺应经济时展要求，档案管理工作也要实现以知识经济为主的现代化技术管理体系。作为社会系统中占据主导地位的知识管理，有提升企业核心价值和竞争力等优势，知识管理从促使企业档案管理创新，在一定程度上使传统操作方式向现代化技术转换，为企业深度发掘知识价值。

（三）知识管理是企业档案管理必然趋势企业档案管理拓展实现智能化服务，也能看成是知识管理的重要组成部分。档案人员的身份也从保管员向知识保护者咨询者转换。因此，企业档案管理者应积极投身于优化馆藏资源的工作中，合理利用数字化手段，完善档案馆数字化建设。对于现今企业档案管理技术来说，信息化发展是不然之路，实现智能化服务可以通过知识导航、知识库建设实现。同时，工作人员素质也是提升档案分析处理能力的关键。

二、知识管理视角构建档案管理模式

面对挑战和机遇，档案管理应该适应知识经济，为知识经济服务，发挥经济时代档案管理的作用。作为典型的显性知识，档案管理符合知识管理规律，也是企业档案管理发展的必然趋势。企业档案管理实施知识管理能让资源得到一定程度上的优化，解决了不切实际的分类问题，也能让“知识类档案”减少了处理错误的机会，实现档案管理上的统一创新。

（一）构建档案知识资源管理目标随着信息化发展，档案管理者思想也要不断改变，其目的在于档案知识资源信息化、资源化，更有利于搜索、查询、分类保存。充分分析管理决策过程，设立订阅机制，对未来知识型文档设计模板，方便员工收集获取知识资源。同时，构建并配备支持员工考试及事务工作相对应的分类知识库，使员工充分了解制度形式和制度环境。依托网络资源，实现分等级的访问权限。

（二）集中化构建知识资源库系统知识档案管理的目标是集资源库收集、资源库委托、应用功能系统等功能与一身。知识资源管理方案可以设计为知识资源管理中心和知识资源管理团队，推进和完善知识资源管理体系。

（三）企业实施档案知识资源管理的必要条件由于档案知识资源管理步骤明确，包括制度调查、软硬件完善以及技术资源和人才资源，首先要制定实施目标，以一定的网络基础设施作为核心前提建立保障体系及档案知识管理机制。

三、结束语

第3篇：企业档案管理分类方案范文

摘要档案管理是功夫在当下、受益在未来的工作。如何结合自身特点与条件，利用信息技术因需制宜地制定出企业档案管理体系是企业档案工作的首要任务，而档案分类是其核心内容。

关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

（三）对管理环境要求较高

第4篇：企业档案管理分类方案范文

1 新时期__（集团）公司生产经营格局的显著变化

近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，__煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。__四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立__中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135mw综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、__兴鹤发电有限责任公司2×600mw火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设__煤电十一矿；整合了禹州市浅井乡振兴煤矿、荥阳王河煤矿、巩义谷山井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。

2 企业多元化发展格局对档案工作产生的影响

2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

2.2.1 煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，__集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

2.2.2 外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

第5篇：企业档案管理分类方案范文

一、强化对文秘工作的认识

文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有本文由收集整理以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。

二、强化档案管理职能作用的发挥

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设

第6篇：企业档案管理分类方案范文

[关键词]产品数据管理（PDM）；档案管理；系统集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中图分类号]TP315 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02 

近年来，随着企业信息化的快速发展，数字化设计技术在产品研发中得到了广泛应用。在数字化设计和管理的过程中产生了大量电子数据，加强电子数据的管理和利用已成为企业档案管理的必然趋势。鉴于此，传统的档案管理模式已不能满足工作需要，企业迫切需要一种全新的管理模式，来管理产品研制中产生的电子数据和电子文件。 

1 现状分析 

1.1 PDM系统 

产品数据管理（PDM）以软件为基础，是用来管理与产品相关的所有信息（包括零组件信息、产品结构、设计文件、权限信息等）和与产品相关的所有过程信息（包括过程定义和管理）的技术。企业PDM系统采用的是西门子公司的Teamcenter 8平台，随着系统应用推进，与产品设计、工艺相关的全部电子数据均已纳入PDM系统进行了管理，如外购件、自制件、设计图纸、电路板原理图、工艺规程等数据。 

1.2 档案管理系统 

档案管理系统是应用信息技术，通过建立统一的标准，实现对档案和档案材料的收集、整理、归档、存储、统计、查阅利用和等档案管理部门日常工作自动化处理的信息系统。企业目前的档案管理系统使用的是金航数码公司开发的兰档案管理软件，历经多年系统建设和完善，不断满足企业档案管理工作发展的需要。 

1.3 电子数据管理现状 

在实施PDM系统后，产品研制过程中产生了大量电子数据。以往纸质文件/档案的属性信息往往只包含对文件自身的描述，而电子数据的属性信息还包括了大量的记录该数据和其他实体间的关联信息（如各数据之间的装配关系、替代关系等）和过程信息（如数据从产生到归档的整个过程中的信息）。这些信息使得档案管理的内容发生了巨大变化，对电子数据实施全过程管理就显得越发重要。 

目前，企业电子数据归档管理过程中还存在如下问题。 

PDM系统和档案管理系统软件来自不同的供应商，所使用的系统架构和开发技术不同，使得两个系统之间相对独立，缺少统一的信息表达和交换格式，缺乏信息资源的共享和数据互通。 

档案管理系统中的数据虽然来自PDM系统，但由于系统间没有集成，档案人员需要将电子数据转换成纸质文件后在档案管理系统进行手工著录，存在数据归档滞后于PDM系统，同时需要文件信息的二次录入，尤其是档案人员在著录产品图样数据时需要人为判断条目之间的关联关系，为保证数据的唯一性和规范性需要花费大量时间和精力，影响了档案人员的工作效率。 

由于产品研发已实现100%数字化，部分产品图样数据由于无法转换成纸质文件，尚未在档案管理系统中实现著录和管理。同时，电子数据形成过程中的元数据也只留存在PDM系统中。 

综上所述，传统的档案管理模式已不适用于数字化产品数据的归档管理，通过建立PDM系统和档案管理系统的集成实现产品电子数据在线自动归档已迫在眉睫。 

2 系统集成方案 

PDM系统和兰台档案管理系统的集成是在不改变两系统原有平台技术架构的基础上进行的，是一个单向的数据流动过程，即只需要将PDM系统上的产生并通过审批流程归档的产品数据及其相关信息传递到兰台档案管理系统中。PDM系统与档案管理系统集成采用中间库方式传输归档数据，具体过程如下。 

2.1 PDM系统内部处理过程 

PDM系统根据集成需求，开发待归档数据处理程序，用于在数据归档前、归档过程中以及归档后所进行一系列操作和业务处理，比如：设定并选择归档时机、根据待归档数据获取对应的流程审签信息、提取电子文件、形成归档数据模板、进行数据推送等。 

2.2 接口中间表的维护、和运行 

接口中间表主要是在数据归档过程（即数据从PDM系统到档案管理系统的过程）中发挥作用。该中间表主要在档案管理系统方数据库中建立、和维护。档案管理系统在数据库中创建供PDM系统访问中间表的用户（如pdmuser），PDM系统中使用该用户进行中间表的操作，档案管理系统只对该用户分配对档案数据库中中间表的SELECT、INSERT权限。PDM系统只能读写约定的中间表数据，不能访问档案系统中其他数据表。 

2.3 档案管理系统内部处理过程 

档案管理系统根据集成需求，开发数据归档处理模块，用于数据推送到中间表后在档案系统中进行归档以及归档后所进行一系列操作和业务处理，如设定字段对应、PDM已归档数据的归档处理、执行分发流程等。 

3 系统集成实现 

根据本文所提出的PDM系统和档案管理系统集成方案，PDM系统中的电子数据的归档流程设计如图1所示。 

对Teamcenter的服务器端进行开发，在PDM系统中数据审批流程的档案节点增加集成接口的handle，实现PDM系统归档数据传递处理。通过对ITK函数的调用，获取待归档数据的审签信息和电子文件形成中间文件后，PDM系统调用中间表中的“全文服务器配置信息表”，获取到档案服务器FTP的连接参数，将电子文件放到档案服务器的临时目录中，该临时目录中只存放PDM归档的电子文件。 

PDM系统采用SOA JAVA开发技术调用Teamcenter函数将待归档的数据条目信息写入到中间表的技术资料主表（pdm_main），关联关系表（pdm_relation），分发路线表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

档案主管在档案管理系统中查看中间表中的数据，将数据迁移到档案系统中的产品型号的各个节点下，并将条目对应的电子文件从临时目录移动到正式的目录中，整个事务执行成功后，更新中间表中的接收时间，设置接收标记accepttag为“已接收”。 

4 结 语 

在对PDM系统和档案管理系统中产品电子数据管理现状分析的基础上，本文针对企业产品电子数据归档过程，提出PDM系统和档案管理系统的集成方案，确保电子数据归档的及时性、准确性和完整性，优化产品档案工作流程，提高档案工作效率，促进企业信息化的发展。 

主要参考文献 

[1]庞士宗，肖平阳，唐加福.产品数据管理（PDM）[M].北京：机械工业出版社，2001. 

第7篇：企业档案管理分类方案范文

虽然当前企业内部的信息处理网络得到了较大程度的进步，但是其资料和文件的传输信息化程度还不够，这很大程度上限制了企业档案管理工作质量的提高。企业档案管理信息化不足的一个重要原因是企业还没有建立完善的档案管理信息系统，缺乏强力的系统和技术支撑，即便一些企业建立了信息系统，但没能根据档案管理工作的实际情况及时完善，也会降低企业档案管理的工作效率，制约企业档案管理的科学化、创新化发展。

二、促进档案管理科技建设创新的策略

1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度

企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。

2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度

健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。

3.电子化发展，重视电子文件管理

网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。

三、结语

第8篇：企业档案管理分类方案范文

1.1档案工作运行机制与煤炭企业发展脱轨

目前，不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标，认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用，不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心，以二级单位档案科（室）为重点，部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱，机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落，文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用，企业档案工作被忽视。

1.2档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要

随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入，集团化大公司不仅规模大，而且子公司众多，性质各异、区域分散，比如：潞安集团公司是以煤炭为主业，同时始终把循环经济作为资源型企业，发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化，企业档案的形成大大超越了原来的范围，其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制，必然无法满足企业个性化的要求，不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应

档案工作是一项十分专业的系统工程，不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干，没有技术含量，抱着资料装装订订，存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能，生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1没有形成一套强有力的管理网络核心

形式多样、性质各异的子、分公司存在，造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职，各自为天，特立独行，没有统一的档案管理网络核心，不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上，职责不明确。

2.2没有形成一套系统完备的档案管理网络制度

不少煤炭企业档案管理制度不健全，没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如：由于档案管理网络监管不到位，某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步，往往先开工后审批，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失；没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准，分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如：没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，大型设备不经档案人员参与验收签字，随意开箱运行，造成档案资料丢失。

2.3企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识

不少单位往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法，极易造成档案分散保存。同时，档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备，必然导致档案缺失。

2.4在企业产权变动中，企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失如一些公司在关停过程中档案随意堆放；在破产清算过程中会计档案频繁借出，未办理借出、收回手续；企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走；职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等，都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3决解问题的办法

3.1建立健全档案管理网络体系，统一领导，分级管理

规范全宗管理，统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系，统一领导，分级管理，便于了解掌控各级档案管理部门工作动向，及时进行监督、指导，有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例：1988年潞安集团公司档案馆成立，为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里，集团公司档案馆改进工作思路，及时对公司所属各单位进行调查摸底，对符合构成全宗三要素的单位，给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范，并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系，形成档案管理网络有机整体，便于统一领导，分级管理，有效地保护和利用档案。

3.2健全档案网络工作体制，坚持依法办事

建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制，形成开展工作的有效运行机制，提供坚强组织保证，是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法：以公司档案馆为龙头，对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”，有目标、有考核、有监督。有目标：开局之年就制订详尽的工作计划和方案，并以文件形式下到所属各立档单位执行，从而推动档案工作开展；有考核：根据每年的工作目标，相应制定考核办法，进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作，确保档案安全保管，提高档案工作者的业务技能，增强为集团的服务意识。

3.3创新管理模式建立档案协助方阵

为建立起“管理科学、服务高效、运转协调，门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式，实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区，规模增大，机构层级增多，办公地点分散，这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置，积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域，交通情况，划分十二个方阵，每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑，权衡管理水平、人员素质之后，才被列入负责单位。采用这种管理模式，一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系；另一方面又解决路途遥远，不必要的人力、物力、财力浪费，可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式，能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展，提高档案信息资源开发利用，推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设，更好地为集团公司服务。

3.4全面夯实档案管理网络基础，确保档案工作走向规范化、标准化轨道

由于煤炭企业档案工作发展不平衡，各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐，存在太多漏洞，不少单位档案工作得不到重视；档案硬件设施跟不上，档案没有固定存放处；保管条件恶劣；档案库房乱堆乱放杂物等等，严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础，确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例：该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶，积极与所在省、市档案局联合，制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度，开展评比、达标活动。经过不懈努力，不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库，并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员，制定了相应的档案管理制度，建立了符合本单位实际情况的档案分类标准，大大夯实了档案工作基础，为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5用档案管理网路控制单位、控制人员，防止企业档案流失

煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，根据自己所管辖各立档单位，有针对性地下发年报统计文件，及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向，从而及时掌握破产企业状况，并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作，督促这些单位夯实责任，加强档案妥善保管，确保档案万无一失；就人员控制：各立档单位形成与人事、劳资携手，档案不移交，不签字，不允许调动制度。

3.6培训档案管理网络圈内档案人员，需建立灵活多样培训机制，提高人员素质

第9篇：企业档案管理分类方案范文

关键词：计算机；档案管理；软件设计；软件应用

在企业实际开展档案管理工作的过程中，基于信息技术的发展进步，网络技术的应用优势逐渐凸显出来。而如何结合企业经营项目开展计算机档案管理软件的技术研究工作，就是目前各个企业的工作重点及难点所在。

1计算机档案管理软件的技术设计流程

想要应用计算机档案管理软件开展新时期的企业档案管理工作，就必须结合工作需求，明确软件技术的设计要点，掌握技术的基本设计流程。

1.1功能设计工作

本文主要以航空发动机公司的信息档案管理工作为例展开分析，在实际进行计算机档案管理软件技术的研究工作时，首先，企业应当分析出计算机档案管理软件应当具备的基本功能有哪些。一般来说，档案管理工作涉及到对资源信息的收集和整理等基本工作，内容相对较为复杂和繁琐。因此，软件系统应当具备自动分类的功能。其次，为了保证档案数据的安全，还要具备数据备份功能。同时，计算机档案管理软件的应用优势就是可以在网络平台上便捷完成信息的存储、传递、修改等工作，降低员工的工作压力。最后，在软件技术的设计环节中，技术人员要重点关注于网络连接的问题，科学合理的开展资源共享工作，保证档案资源应用价值的充分发挥。此外，还可以为系统设置打印功能，减少手工劳动的强度。

1.2系统结构建设

计算机档案管理软件的设计工作应当从系统结构设计环节入手，设置资源存储层，建立数据资源库，按照不同档案类型对数据库进行分类设置，给资料查找工作提供便利。同时，应当从软件操作界面的框架结构建设工作入手，结合企业经营项目类型和独特的文化精神，进行界面布局的优化设置工作，提高软件的美观性和实用性。最后，是安全防范结构的建设工作，通常技术人员会在网络准入口以及登录界面设置安全防御机制，降低系统受到安全风险干扰的几率。各个企业都应当充分意识到完善系统结构建设工作的重要作用，并应当重点关注于技术人员对软件技术的应用情况，确保计算机技术应用价值的充分发挥。

2计算机档案管理软件技术的应用要点

在实际操作计算机设备完成电子档案管理工作时，还有一些操作要点需要遵守，具体可以从以下几个方面展开分析和研究。

2.1人员培训工作

虽然我国已经进入信息化时代，信息技术可以实现对数据的自动存储和分类，给员工的日常工作提供了极大的便利。但是，实际的计算机技术仍然需要由专业的工作人员来操作。因此，企业必须要从人才培养的角度出发，了解新时期企业自身的发展情况，明确档案管理工作的重点及难点所在。安排专家为员工传授先进的工作经验，并应当开展素质教育工作，引导员工自觉规范自身的工作行为。在这个环节，企业要注重于提高员工的创新意识及能力，让员工能够不断总结档案管理软件技术的应用优势及不足，研究优化系统结构建设方法及软件操作方案的可行措施。从而有效提高技术的应用效果，推动企业档案管理工作的有序运行。

2.2管理机制建设

企业档案当中涉及到的信息数据有很多，包括企业的发展历史，项目运行的数据信息，员工个人信息及客户个人信息等等。这就要求企业明确哪些档案可以进行信息共享，哪些档案属于私密文件。然后在应用计算机档案管理软件时，在内部建立健全的监管机制，从约束员工的工作行为入手，避免人为因素造成档案资料被篡改或丢失的问题。针对这个问题，档案管理中心的工作人员可以利用信息技术手段在软件平台上为每位员工设置登录账号，以密码登录的方式核实登录平台的人员身份信息。再根据不同部门的工作职能需求，设置其可以查阅以及修改档案数据的权限。从而为档案数据提供双重保护，降低安全隐患的发生几率。同时，档案管理工作的关键就在于对数据信息的开发利用，档案管理人员可以利用计算机技术对整体的数据信息进行整理和分类，根据时展情况和档案的使用年限，对失效档案进行集中清理。最后，将同类项目的档案数据整合起来，分析出项目流程设置工作存在的实际问题，并及时修改。以便于充分发挥出档案管理工作的价值，达到优化工作内容和形式，推动企业经济可持续健康发展的目的。

2.3相关注意事项

在应用计算机档案管理软件的过程中，还有一些注意事项需要遵守。第一，新时期的档案管理工作主要依靠信息技术手段来完成。因此，企业要想充分发挥出软件的实际应用效果，就需要做好前期准备工作，完善基础设施建设。这还涉及到资金成本的投入问题，企业应当安排财务管理人员做好经济预算，提高资金的使用价值，避免出现资金浪费的问题。第二，设计计算机软件进行档案管理的目的是为了提高传统档案管理工作的水平和效率。在软件功能的研究工作上，对档案材料可以进行目录检索，也可进行文件内容全文检索；与打字机文件对接，可直接使用打字机的文件，减少文件材料手工录入量。在这个环节中，技术人员应当保证系统能够实时地反映档案文件分发、借阅、利用、移交、销毁、统计等情况，这是有效减轻员工工作压力，提高计算机档案管理软件应用效果的关键环节，需要各个企业引起高度重视。