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摘要:在我国,中小企业的信息化建设现状并不乐观,究其原因是科学系统的信息系统规划。本文的重点探讨了中小企业信息系统规划的原则,以及可行的方法。
关键词:中小企业;信息系统规划;企业系统规划法;关键成功因素法
信息化的建设能够拓展中小企业的生存空间,提高其技术创新能力和市场竞争力,有利于中小企业参与国内外竞争,加速我国经济市场化与国际化,适应国际经济网络化、信息化的要求[1]。然而,我国中小企业的信息化建设现状却不容乐观。据国家发展和改革委员会、信息产业部、国务院信息化工作办公室委托中国社会科学院信息化研究中心牵头,组织编写的《中国中小企业信息化发展报告(2007)》中可以看到在信息技术的应用方面,虽然有高达80%的中小企业具有接入互联网的能力,但用于业务应用的只占44.2%,只有9%左右的中小企业实施了电子商务,4.8%应用了ERP[2]。中小企业的信息化应用比率以及应用范围远远的落后于大企业。
并非这些中小企业没有意识到信息化的对企业的重要价值,而是信息化建设在一些中小企业中的应用现状让它们望而却步。这些中小企业并没有结合企业自身的企业战略、发展特点进行科学、系统的信息系统规划,而是盲目上马信息系统。这样盲目上马的结果导致了信息系统不但没有提高企业的效率,反而造成了企业的混乱,阻碍了企业的发展。这些先行企业信息化建设的失败案例也给其他企业造成了巨大的负面影响,让许多企业从此远离信息化。
1信息系统规划对中小企业信息化建设的作用
通过对建设信息系统的中小企业失败原因的分析,我们发现这些企业的主要问题在于,对企业现状分析不够,没有进行合理的信息系统规划,而是盲目的追求高新技术,购买了大量昂贵的不能有效利用或者根本用不上的信息系统设施,从而导致信息系统应用失败,甚至造成了企业经营的混乱,给企业经营带来了极大的风险。
信息系统规划工作是保证企业信息系统实施成功的前提和基础,对中小企业而言信息系统规划的作用在其信息系统建设中也是非常重要的。在对温州79家信息化试点(示范)企业信息化实施效果和满意度的一项调查中表明,企业信息化成功因素排名前两位的是领导重视和信息系统规划;而对信息系统规划不满意的比例高于满意的比例[3]。因此中小企业的信息系统建设规模相比大企业来说虽然比较小,但中小企业同样需要对信息系统进行科学的规划规划。依照制定的科学的信息系统规划实施信息系统的建设能让中小企业的信息系统建设做到有的放矢,而不是盲目建设,从而降低投资风险,提高信息系统建设的成功率。
2中小企业信息系统规划的原则
大规模终结论认为中小企业的劣势突出表现在规模较小、资本量较少、抗风险能力较弱、缺乏技术和人才、内部管理水平欠佳、组织关系不稳定等方面[4]。中小企业的上述特点也就决定了中小企业的信息系统建设不能像大型企业一样投入巨大的人力与财力实施大规模的信息系统建设,其信息系统规划的原则也就不同于大型企业。
中小企业信息系统规划应以企业发展需求为导向,本着在适用实用、效益优先的原则,集中资源,重点突破,以点带面;同时要考虑信息系统的可持续发展,避免造成信息孤岛。要改变信息化建设中粗放投入和重复投入发展的现状,注重信息化的集约效益,走低成本信息化的道路[5]。
关键词:新建炼化企业;信息化建设;信息系统建设;信息化基础设施建设
中图分类号:F426文献标识码:A文章编号:1009-3044(2012)24-5750-02
1关于新建炼化企业的信息化建设
新建炼化企业的信息化建设涉及到企业生产经营管理的方方面面,是一个繁杂的系统工程,应当采取科学、有效的信息化建设模式,才能确保新建炼化企业的信息化建设达到国际先进水平。在新建的炼化企业,信息化建设必须超前谋划,并且需要在不同的阶段完成不同的具体任务。同时,新建炼化企业的可研报告中应包括信息化建设的模式、信息化建设的依据、信息化建设的投资方向及投资额度,从而保证新建炼化企业的信息化建设与整个项目的建设同步跟进[1]。
2新建炼化企业信息化建设存在的问题
2.1新建炼化企业信息化规划缺乏统一的标准和尺度
目前,各新建炼化企业或大项目大多是根据所属石油集团的各种业务现状及其发展战略,按照业务模型框架对业务领域进行分析,从发展现状、面临形势、规划部署、效益风险、保障措施及项目描述等方面完成信息化规划的分析和编写工作,形成信息化发展规划方案,确实在一定程度上规范了各企业的信息化建设。新建炼化企业或大项目信息化投资从项目建设投资中支持,很好的解决了各企业信息化建设的费用问题,但也造成了项目规划标准不统一的问题,某些公司的很多小系统搭顺车一并投资建设,还有一些目前不具备条件的一些系统也被包含进来。例如,某石油集团的新建炼化企业群将数据仓库,决策支持等系统一并纳入建设,另一个新建企业甚至将供应链管理系统也规划了进来,而这些系统在炼化企业的应用还缺乏相关的可行性研究。
2.2新建炼化企业信息化建设缺乏一套完善的管理制度
新建炼化企业在信息化建设中缺乏贯穿全生命周期的监管机制,导致在实施信息化建设的过程中存在如下问题:仅根据可研中的相关内容编写投资概算,由于分析粒度不够细致,容易导致投资范围不够明确[2];由于对建设内容的必要性和重要性分析不够深入,导致系统建设的先后顺序及优先级高低模糊不清;统一推广的信息系统中的功能模块缺少与信息管理部门的核实对接;在信息化建设的过程中对建设项目的进度计划和质量水平难以宏观掌控;信息化建设中的过程资料不能完全受控,且相关资料的安全保密难以保证;当新建企业的信息化建设任务完成后,缺少相关的验收评价方法和验收评价的组织机构。
2.3新建炼化企业信息化基础设施建设不规范
在新建的炼化企业中,存在信息化基础设施技术标准各异的现象,建设完成的信息化基础设施并不一定能完全支撑后期各类信息系统的正常运行,有时需要进行后期改造。企业在产品选型过程中也容易走两个极端,即片面追求功能全面、技术先进的基础设施,从而造成不必要的浪费,抑或为实现一时的成本控制,使得所选的产品无法满足业务的需求。一些企业在DCS/PLC采购选型时没有考虑接口,导致后续投资费用的增大,信息系统的实施受到严重制约。存在此类问题的原因是新建炼化企业不能严格遵守已有的信息化基础设施建设的相关规范或标准,或是当前的标准规范不能满足建设的要求。
2.4新建炼化企业的信息系统建设缺乏相关的标准规范
在新建的炼化企业,除了集团统一推广的信息系统,很多企业的部门拥有独立开发的业务系统,这些系统都属于业务处理系统,业务数据庞杂分散,主要是为了快速满足业务操作的需要而开发的,然而,其综合性和全局性的分析功能难以实现,且在后期的信息系统集成应用中不易被集成到相应的平台中加以应用。例如,某新建企业在建设初期就投资建设了北京某公司的STAR? LIMS,造成与MES系统中Labware LIMS的重复投资,而又要投入很大的人力和物力做两个LIMS系统的集成。同时,某新建企业在生产控制层拟建的数据校正系统,其实就是MES系统中物料平衡系统的变种。一些与集团统一推广项目中部分功能相重叠的信息系统也被快速的建立起来,新的“信息孤岛”正在逐步形成,与各企业建设高水平的信息化、数字化的新型炼厂的要求越走越远。
2.5新建炼化企业信息系统的运维模式不健全
各新建炼化企业由于人数较少,没有专职的信息化建设与运维队伍[3],目前采用的主要模式是将信息化建设与运维以项目的方式,转包给第三方进行建设和运维。例如,某些新建企业将信息化的建设与运维服务打包承包到某内部信息化建设单位,其中新建企业1将信息化建设的工作承包给信息化建设专业公司,新建企业2的运维模式采用“谁建设、谁运维”的方式,系统运维的队伍比较杂乱,管理不是非常方便。
3与新建炼化企业信息化建设相关的解决建议
3.1在集团层面统一编制新建炼化企业信息化建设规划
在新建炼化企业的可行性研究中,应当充分考虑企业信息化建设的模式、信息化建设的参考依据、信息化建设的投资方向与投资额度等内容,促使新建炼化企业的信息化建设与炼化项目的建设保持同步。在新建企业的筹建阶段,应当针对新建企业的实际情况,结合企业可研报告和总体设计的思想,在集团的统一组织下制定科学的信息化建设规划。建议从以下四方面来组织新建企业的信息化建设规划的内容。
信息化规划必须覆盖企业过程控制、生产管理、经营管理、综合管理等内容。规划的内容必须结合企业业务以及信息系统建设与应用的需求,抓住重点,选择企业最急需、最容易产生效益的项目优先实施,满足新建企业的业务以及信息化建设和应用的需求,从而尽快获得效益;信息化规划中项目的划分需要优先考虑建设基础性、全局性的信息化内容,如优先考虑建设基础设施,对业务发展、信息化建设和应用影响较大项目;规划的内容需要充分考虑企业信息化和信息技术的规律和特点,按照信息管理、应用系统建设、IT基础架构等三个方面安排好相应的信息化项目,使新建企业信息化建设和应用有序开展;规划必须综合考虑新建企业的建设历程,按先后顺序合理安排信息化项目的实施内容和启动时间。
3.2为新建炼化企业的信息化建设制定一套完善的管理制度
由于新建炼化企业的信息化建设没有从全生命周期的角度实现闭环管理,结合新建企业信息化建设的阶段性、周期性、长期性的特点,相关部门应该制定一套完善的服务于新建炼化企业的关于信息化建设的管理制度。制定完成的管理制度应当包括,新建炼化企业信息化建设项目的组织体系与主要职责、立项论证管理、项目实施管理、项目验收管理、过程文档管理、投资管理等。在管理制度的规范下,新建大型炼化企业的信息化建设能够实现全程监控、提高投资效益,确保项目的顺利进展。同时,在管理制度中投资管理的监管下,根据项目所处的不同阶段和施工进度及实际实施情况投放资金,通过事后评价和绩效考核体系,保障信息化投资的实际投放和效益反馈。
3.3严格遵循集团的相关标准和规范
新建炼化企业的信息化建设应当依据各石油集团已的相关信息化建设的标准或规范来展开信息化建设的各项工作。依据相关标准或规范设计的新建炼化企业的信息化建设方案,能够避免信息化基础设施建设的重复投资,能够实现中国石油新建炼化企业在生产过程和经营过程方面的集中管理和统一协调。
3.4明确新建炼化企业信息系统建设与运维模式
信息化建设过程中,由各石油集团统一推广的项目必须在相关部门的领导和组织下,实现软件选型、投资、实施等方面的统一管理,坚决杜绝企业私自软件选型,防止新一轮的信息化项目的的重复建设。
在新建炼化企业的信息化建设工作中,稳定优秀的项目管理团队和内部支持队伍对于信息化基础设施的建设和信息系统的成功实施至关重要,由具有丰富系统项目实施和企业流程管理经验的内部支持队伍、企业内部的管理人员、业务人员以及技术人员一起组成信息化建设项目组,项目组的管理水平和实施能力为新建炼化企业信息化工作的顺利开展提供重要的支撑条件。信息化内部建设单位应该由集团的相关部门进行统一的组织管理,并形成统一的建设与运维模式。
4结论
在新建炼化企业的信息化建设中,存在着一些这样或那样的问题,该文有针对性的提出了五个问题,并进行了深入的分析,同时从规划编制、管理制度、标准规范的建设与遵从及运维模式四方面提出了相关的解决建议,上述建议对新建炼化企业的信息化建设工作具有广泛的工程实践意义。
参考文献:
[1]何同兴.石油企业信息化建设存在问题及对策[J].胜利油田职工大学学报,2009,23(6):64-67.
1.1建设原则
安全生产信息系统建设应遵循以下几个基本的原则:与其它的业务系统相比,安全生产信息系统定制性更高,要根据单位的实际情况以及各不同层级用户的业务流程,来规划应用系统和功能模块。因此,在建设过程中,要充分结合企业系统每层级用户的具体需求。安全生产信息系统建设是一项复杂的系统工程,基本涵盖了企业安全管理的所有内容。因此,在进行安全生产信息系统建设时,必须做好总体规划,分阶段、分层级、分重点推动,避免出现“全盘端,全盘乱”的情况。安全生产信息系统建设除了涉及集团内各个部门,还牵涉到与下属成员单位之间的沟通与对接。因此,采取自上而下的建设模式,有利于各方面的协调,保证项目建设进度和组织项目实施。企业信息资源的有效整合,成为当前信息化建设的主流。安全生产信息系统作为企业信息化战略的组成部分,在建设中必须要遵守标准化、规范化的要求,从而更好的为企业信息资源的整合打下基础。
1.2建设方法
目前,企业建设安全生产信息系统归结起来,主要有以下三种方法:企业安排内部的或招聘新的信息系统专业人员开发自己的信息系统。自主开发方式的优点包括:①有利于与用户协调,减少需求的不确定性;②开发人员可以经常性地与用户部门进行交流,因此项目的可控性较好,用户的适应性也比较理想。缺点包括:①系统性及质量较难保证,开发周期比较长;②开发环境相对比较封闭,不利于推动组织变革;③需要较多的信息开发人员,实际的开发投入不一定会减少。由企业和委托方共同开发,两者的配合与互补是取得成功的关键。一般情况下,以外部力量为主,内部力量为辅,前者重点放在技术问题上,后者重点放在与用户的联系与协调上。合作开发可扬长补短,是目前较普遍采用的开发方式。通过合作开发,企业可在实践中培养出一批信息管理人员,这比自己摸索或外送培训都要好得多。外包是一种为了抓好自己的核心业务而将非核心业务委托外部机构来完成的新模式。外包开发优点包括:①比较经济和实惠,成本较低;②服务质量和开发进度有保证。缺点是:①存在信息系统的控制权问题;②信息系统中的商业秘密安全性问题;③对外包服务商有较强的依赖性。
2典型建设流程
根据笔者多年来为企业提供信息化解决方案的经验,企业安全生产信息系统建设的基本流程如图1所示。
2.1总体规划
对于安全生产信息系统的开发设计工作来说,总体规划是不可或缺的。受信息系统项目本身特点的影响,安全生产信息系统项目的开发是一项复杂的系统工程。在建设过程中,由于各类人员之间的协调工作不到位,往往容易导致做大量的修改工作,甚至有些系统集成后,修改工作量太大,无法进行修改而被迫宣布重新再来。因此,只有在统一的总体规划指导下,这种分散的功能模块,才能被有机结合起来,构成一个有效的大系统。总体规划的一般步骤主要包括:①准备系统建设前期基础性材料,如安全管理组织架构、业务流程梳理等;②开展安全管理现状调研;③提出安全生产信息系统建设总体目标;④提出系统的总体框架和各子系统构成;⑤按照轻重缓急,确定各子系统的开发优先顺序;⑥制定建设进度安排和预算;⑦编制系统建设实施工作方案。
2.2需求分析
据统计资料显示,在信息系统建设失败案例中,超过90%以上都要归结于需求分析不深入。因此,需求分析的质量对安全生产信息系统开发的影响是深远的、全局性的,高质量需求对软件开发往往起到事半功倍的效果。需求分析做得好,那么项目就相当于做完了一半,好的需求分析会为项目的顺利开发奠定基础,减少大量开发成本,减小开发风险。在开展需求分析时,可以从以下四个方面进行:①人的分析。主要分析企业是否具备安全生产信息系统建设方面的相关人才、合作方的建设能力是否满足需要等;②物的分析。主要分析企业是否具备了开展安全生产信息化建设的物质条件,如基础的网络条件、硬件设备条件等。③环境的分析。主要分析企业各层级人员对安全生产信息化的需求、态度等。④管理的分析。主要分析企业在管理制度、机构和措施等方面,是否能保障安全生产信息化建设顺利开展。
2.3系统设计
安全生产信息系统的系统设计主要包括总体设计和详细设计两个方面,如图2所示。安全生产信息系统的系统设计应充分体现企业的参与,特别是在总体设计及子系统设计环节,需要企业指定专门的人员负责与系统开发方进行沟通交流,确保系统设计科学、实用,满足企业日常安全管理工作的需求。
2.4组织实施
系统的组织实施主要由系统开发方来完成,主要包括以下几个方面的内容:①代码开发。完成软件系统的代码编写工作。②系统测试。组织测试人员,对完成的系统进行测试、完善循环流程。③系统安装。在企业信息平台上,安装经过测试的系统,并进行企业培训。④系统转换。经过一段时间的试运行后,在试运行系统与正式系统之间进行转换。
2.5运行评估
系统正式投入运行后,对企业安全管理工作而言,安全生产信息化建设工作才正式开始。因此,企业必须组织相关专业人员,定期对系统运行情况进行评估(见图3),发现运行中出现的问题,联系开发方进行解决,保证系统稳定、可靠运行。
3系统建设案例
3.1企业基本情况
该企业为大型集团型企业,集团的安全管理架构为“集团-二级单位-基层单位”三级管理模式,共有二级单位29家,基层单位178家,员工7万余人。
3.2系统总体架构
通过对该企业进行的5次近3个月的需求分析,完成了安全生产信息系统建设需求分析报告,确定了如图4所示的系统功能框架。
3.3系统实现
经过系统设计、测试、试运行、正式运行等流程后,最终的系统实现如图5所示。
4结论
中国的第三方物流行业正在蓬勃发展。然而,作为一个新兴行业,物流企业的整体信息化水平尚处于较低水平。
物流信息化阶梯式发展
根据IT设备与系统的应用范围与广度,可以将目前第三方物流行业的信息化建设划分为以下三个阶段:
单点应用阶段
物流信息化的第一阶段是针对个别的信息处理活动,引入各种软件工具,建设各种单点应用系统,如全球定位系统(GPS)、地理信息系统(GIS)、电子标签(RFID)、自动识别软件、物流仿真软件工具等,以及各种通用的软件工具,如办公套件、企业邮箱等。
之所以称为“单点应用”是因为在这一阶段中,IT通常被用做个人使用的工具,并不涉及到物流企业的业务流程和多个环节之间的信息交互。
流程优化阶段
物流信息化的第二阶段是针对物流企业的个别业务流程或管理职能,实施部门级的信息系统建设,通过信息处理活动的改进来优化和改善各业务流程或管理职能的运行。该阶段的信息化建设内容包括:运输管理系统(TMS)、仓储管理系统(WMS)、配送管理系统(DMS)、电子报关系统、网上跟踪查询系统、货主企业与第三方物流企业之间的数据对接平台等;以及各种通用的信息系统,如OA系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。
这一阶段的主要特点在于多了“流程”这一概念,所涉及的并不是单个环节或个人的信息处理活动,而是多个环节的信息处理活动,因此需要按照一定的流程来协调多个人、多环节信息处理活动,并要求信息处理与业务处理流程统一。
综合管理阶段
物流信息化的第三阶段是针对整个物流企业的综合管理,实施企业级的信息系统建设。该阶段的信息化建设内容包括各种物流企业专用的生产管理系统、管理信息系统、客户关系管理系统等,如宝供公司提出的“物流行业的ERP”――全面订单管理系统(TOM)。
当然,也可以直接使用一些通用的综合管理信息系统,如ERP、CRM等,但效果可能不是很好。
在第三阶段,物流企业需要跨越部门的界限,实现各个部门的数据和信息的互联互通,并在此基础上,实现信息的集中查询和集中发放。
信息技术应用不高
目前,大量物流企业的信息化水平还停留于单点应用的第一阶段,大概占物流企业总数的75%。
中国的物流企业中,中小企业占了大部分。绝大多数中小物流企业尚不具备运用信息技术处理物流信息的能力。拥有信息系统的企业,其信息化需求也多数属于底层需求,基础信息系统建设是目前信息化建设的主要内容。造成这种状况的主要原因是大多数物流信息系统的成本较高,而中小物流企业的起点很低,市场上缺少适合中小物流企业的信息系统。
此外,有一部分信息化基础比较好的物流企业已经开始考虑业务流程与管理流程优化问题。这也是来自降低成本、加快周转等经济上的压力,目的是帮助企业提高自己的核心竞争力。这些优化通常集中在几个最能产生效益的环节,比如仓储管理、运输管理、订单管理等局部环节。信息化建设达到这一阶段的通常是少数规模较大的物流企业,占物流企业总数的20%左右。
针对局部流程的信息化建设的结果通常表现为一些孤立的信息系统,难以互联互通,实现整合。目前,已经将这些孤立的信息系统整合起来,形成系统化的物流综合管理平台的物流企业是寥寥可数,不超过总数的5%。
信息技术应用的落后,严重制约了中国物流行业的发展,使得上下游企业之间物流活动难以顺畅进行,削弱了企业对市场的快速反应能力和竞争力。
四大问题尚需解决
目前,中国第三方物流企业在信息化建设中主要存在以下问题和困难:
业务尚未定型,信息化标准缺乏
大多数物流企业都是在自己传统优势业务的基础上开展信息化建设,缺乏规范的物流流程和信息化标准。物流信息系统的标准较为混乱,不成体系,难以互联互通,难以实现信息共享。这也就形成了中国物流企业信息技术投入的资源浪费情况严重,由此产生信息交换断层,从而制约了整个物流产业竞争力的提升。有鉴于此,众多物流企业,均呼吁国家出台规范的物流流程和信息化标准,以降低企业开发软件的投入成本。
物流企业的信息化意识薄弱
随着信息化在企业管理中的作用日益提高,需要有独立的IT部门来负责有关工作,尤其是高层领导直接主抓。然而大多数物流企业的信息化建设没有经过规划与设计,没有独立的IT部门。这一方面与企业信息化人才的缺乏有关,也从另一方面说明,在现阶段信息化在物流企业管理中作用有限,尚未建立权威地位。
物流企业的信息化能力不够
企业决策层在推进信息化进程时仍处于摸索阶段,缺乏成熟有效的方法论指导。企业领导对自身信息化需求说不清楚,缺乏明确的总体设计、规划思路和策略。 另外,信息化人才缺乏,尤其是既懂业务、又懂技术的人才十分匮乏。这导致信息化的实施与推进困难。
基础信息和公共服务平台发展缓慢
中国的物流公共平台建设与应用尚不如意。据调查,GPS、GIS技术服务在大型企业的应用比例为23%,在大型物流企业的应用仅为12.5%,在中小企业基本是空白。基础技术服务应用比例过少,整个行业的整合就相对困难。
IT企业五招必读
关注第三方物流企业信息化建设的IT厂商不妨考虑以下建议:
一、积累行业经验,切实把握行业IT需求
中国物流信息化只是近几年才开始发展,物流企业和IT厂商都还处于一个逐步摸索的阶段。目前,很多物流IT厂商在物流行业的经验积累还很欠缺,对物流企业的流程及用户信息化需求还没有深刻的认识。导致目前很多物流信息系统并没有深入到物流企业的核心业务流程,并不能为这些物流企业带来运营和管理上的真正提升。
未来,受到市场和用户青睐的将是那些在物流领域积累了丰富经验的IT厂商,他们能深刻把握物流企业或者企业物流的业务流程对于IT的需求,能帮助企业将先进的信息技术与设备运用于企业的物流活动中,并在完成信息化的同时,切实给企业带来管理上的提升,将IT转变为企业的核心竞争力。
因此,建议物流IT厂商与特定物流企业携手合作,结成合作伙伴关系,共同提高双方对物流信息化的认识和实施水平。物流IT厂商在为合作企业提供长期的IT产品和服务的过程中,逐渐积累经验,并树立典型案例。
二、积极参与物流信息化标准制订
目前,物流企业在进行信息系统建设时一个非常关注的问题就是数据交换的规范性和统一性。物流企业一般具有第三方特性,一个物流企业一般要为多个生产厂商服务,而每个生产厂商运行的管理系统可能又不一样,因此他们的数据格式、单据形式也完全不一样。这就意味着,物流企业要同时满足自己不同客户的数据格式和单据形式,如果不能很好地解决数据交换的问题,物流企业的相关工作人员将不得不进行大量的重复录入,这将会大大增加订单的出错率,降低工作效率。
因此,IT厂商不妨考虑与物流行业的主管部门及行业协会合作,共同制订物流行业信息化建设的相关标准,从而“挟标准以令天下”,占据有利的竞争位置。
三、立足自身优势,确定目标市场
物流信息化市场涉及的目标客户非常广泛,如储运公司、国际货代公司、船代公司、包裹快递公司、邮政部门、零售公司、大型工业企业中的物流部门等等。不同市场对信息化的需求既有一定的共性,又存在一定差异。
IT厂商在争取物流企业用户时应仔细分析市场格局,了解不同细分目标用户的不同需求。在此基础上,立足自身实际情况,确定合适的目标市场。
四、重点突破,提供细分化产品
物流管理是一个综合的系统工程,整个物流运作是运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送等基本功能的有机结合。目前,绝大部分物流企业信息化建设还没有达到综合管理阶段,与“大而全”的综合系统相比,各种“小而精”的部门级信息系统如仓储管理系统、运输管理系统、配送管理系统、报关管理系统、货代管理系统、快递管理系统等的需求更加明显。
在这种情况下,IT厂商应该抛开“大而全”的开发思想,深度钻研其中的细分系统,开发出一些精深且有特色的产品,将能够更大程度地增强自身的市场竞争力。
《 2011-2012年中国中央企业信息化发展研究年度报告》中指出,随着中央企业重组和改制、整体上市步伐加快,中央企业对自身的经营管理水平与业务执行效率的要求越来越高,智能化、协同化、集成化和数字化是中央企业信息化的主流发展趋势。信息化已经成为中央企业提升管理效率和水平、强化经营管理的有力武器。但不可否认的是,信息化过程中存在的种种问题,无法与快速发展的企业规模和管理改革相适应,在企业的管理改善和发展转型过程中难以起到应有的作用。本文从企业信息系统的常见质量问题入手,就实施基于 APP的信息化过程框架(图 2),综合提升企业IT应用和管控能力进行探讨。
一、企业信息化质量现状及分析
质量的内涵十分丰富,随着社会经济和科学技术的发展,也在不断充实、完善和深化。 ISO9001∶2008定义质量为:一组固有特性,满足要求的程度; ISO9126的信息技术标准中将软件质量定义为:与软件产品满足明确或隐含需求的能力有关特性的总和,包括可靠性、可用性、易用性、效率、维护性和可移植性等6个质量特性。
经过对电信、科研和制造等行业的多家企业信息化状态的深入调研与分析,发现常见的信息系统质量问题如下。
(1)预期功能未实现:鉴于信息系统业务需求的多样性,企业流程的目标性、动态性,业务需求往往不能被准确、全面地挖掘、确认和管理,导致需求没有得到正确的设计、实现和验证,无法达成预期的业务目标。
(2)项目进度控制乏力:信息系统建设进度受软件开发、硬件、接口、网络、供电和机房等多种因素的影响,由于缺乏有效的项目策划、监控和风险管理机制,软件研发进度失控等原因,常常无法及时上线,影响企业核心业务支撑。
(3)遗留缺陷多,用户体验差:信息系统建设往往面临快速上线使用的业务压力,时间紧、任务重。进度压力、重开发轻测试、过程控制不足,导致信息系统建设过程中验证不足,系统质量难以达到用户期望。
(4)信息孤岛,重复建设:很多企业以部门为单位,以部门主要业务为对象各自开展信息化建设,网络、设备、数据、技术架构与实现难以复用,造成资金、资源的极大浪费,信息的共享和利用受限于业务主体。
(5)维护性、扩展性差:企业缺乏对信息系统体系的统一规划与架构,项目层面难以开展有意识的通用设计与接口、数据复用,导致已有系统难以扩展、关联整合,运维投入大,且效果不好。
(6)对业务流程支撑性差,绩效不佳:大多数信息化活动往往将来自企划部、体系规定及相应业务部门的已有业务流程进行简单地自动化,未经梳理和再造的业务逻辑往往是混乱的、不适应自动流转的,难以很好地发挥 IT体系集成化、自动化、流程化的管理效用。
二、IT治理思路
针对上述 6大问题现象的分析,体现出企业 IT团队在需求开发与管理、项目策划与监控、风险管理、测试与验证等方面的管控不足,软件过程管理能力有待提升;信息孤岛与重复建设、扩展性差的问题,根源在于信息化过程处于自发、混乱的状态,缺乏统一的 IT规划和架构指导;流程绩效不佳则要求 IT实施必须结合流程管理和再造。质量现象 -问题原因-应对策略的关系如图1所示。
根据以上分析,以下三个方面的改进是企业要提升信息化能力,提升信息系统质量的主要因素: ①软件过程管理是企业信息化建设的基本能力; ②主动实施信息化体系规划,形成良性的企业 IT架构; ③好的信息系统离不开业务流程的管理(BPM,Business Process Management)和优化。
软件是信息系统的灵魂,是信息系统发挥作用的核心与关键。建设可靠、易用、高效的信息系统和企业信息化体系,首要的,就是实施软件过程控制,保证软件质量。
1.软件过程质量保证
以ISO 9000标准和CMMI软件能力成熟度模型为基础,众多的国家和企业裁剪和开发了适合自身特点的软件过程体系和质量保证平台框架。在我国,此类标准与模型也被广泛应用于通信、装备制造和信息技术等众多行业领域中,用于规范企业的核心产品研发和主要业务领域。但同时,由于企业信息化的服务对象是企业内部组织和个人,建设模式一般采用外包或结合较小规模的自主开发,其产品质量、特别是过程控制往往被忽视。在这种情况下,在信息化建设中全面贯彻软件能力成熟度模型(CMMI,Capability Maturity Model Integration)的具体要求,是不现实,也是不经济的。
针对企业信息化建设的具体过程特点,汲取ISO9000以及CMMI体系中的核心方法与要求,关注需求、架构、变更、测试、项目管理和供方管理等方面的过程,制定相应的管理要求和条例,是合理的解决措施。因此重点应从以下几个方面着手解决。
(1)需求分析与管理。需求分析的随机性和时效性是信息系统软件区别于嵌入式软件和软件产品研发的重要特征。需求分析活动的开展形式往往随机且非正式,难以保证用户的持续参与。需求分析和管理过程往往因需求迟迟难以“确定”、需求二义性、项目后期发生的严重变更等问题,导致难以控制,甚至造成项目失败。
因此在信息化建设中,需求分析与管理显得尤为重要:①让用户尽可能多地持续参与到需求分析及其他阶段;②重视需求的跟踪与一致性,正视变更,将不可避免的变更控制在项目早期发生;③对于变更风险较大或初期获取需求较少的项目,考虑敏捷、迭代等生命周期模型,代替一成不变的瀑布模型;④加强需求的跟踪和验证,确保业务部门认可的需求得到满足。
(2)项目管理。由于业务部门迫切的使用需求,信息系统建设往往有较高的进度要求。为避免项目后期的测试、验证不足,甚至是延期交付,应实施项目监控与管理:①定义并管理项目范围,在创建工作分解结构的基础上,估计并形成项目管理计划;②根据项目管理计划,监控项目执行,除了进度、成本和资源等重要因素之外,尤其应注意风险管理、软硬件到位计划、利益相关方的承诺达成情况等因素,这些因素间的冲突往往是造成项目滞后的关键;③项目团队的沟通、项目团队的建设和管理是项目进度和质量的重要保证。
(3)供方管理。“任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去,任何不提供向高级发展机会的活动与业务也应该采取外包形式。企业的最终目的不外乎是最优化地利用已有的生产、管理与财务资源”,管理学大师彼得・德鲁克(Peter F.Drucker)如是说。在信息化过程中,越来越多的企业选择外包作为提高绩效、降低成本、提升企业生产力的重要解决途径。在选择服务提供商和外包执行的过程中,以下是保证系统质量的关键因素:①选择服务供应商,重点考察其资质、管理和交付能力;②清晰地表达外包的目标并获取认同,制定绩效衡量方法和制裁措施,取得供应商的重视;③外包执行和监控,项目策划时明确评价、监控供应商的时机和要求,并遵照执行,把控风险。
(4)质量保证与变更控制。软件质量控制与保证是通过走查、测试、质量审计和培训等手段使项目达到预期的质量目标。信息化建设过程中往往通过确认/验收测试来验证产品质量,但更为重要的却是用户的及早介入,验证、走查系统的早期需求、设计以及代码。信息化建设同样离不开配置管理,其中变更控制(特别是关于项目范围、需求和计划的变更)必须得到有效的管控。
信息系统的实施过程主要靠软件过程控制实现,也就解决了“如何做”的问题。对于独立软件或站点,开展面向用户的需求获取即可解决“做什么”的问题;但对于企业信息化体系,其信息系统的业务需求与企业的业务和流程紧密关联,IT实现应与流程优化相辅相成。
2. IT治理从流程开始
先做流程,后做实施,这样的IT管理体系建设才可能成功。如果企业跳过了管理流程化的环节,那就意味着将把一个混乱的、不适应自动流转的业务逻辑层呈现给实施方,这会让集成化、自动化的IT管理体系无法在复杂环境中立足。无法理顺信息系统与原有流程体系的关系,常常导致信息化与原来的手工业务两套体系并行,老的体系一直难于完全转化到新的信息化体系下,业务部门的积极性将严重受挫,对信息化也将颇有微词。
《Reengineering the Corporation》(企业再造)的作者海默(Hammer)曾提到:不要对现有的流程进行简单的自动化,而要忘记它,重新开始设计,因为它是充满错误的。业务流程管理(BPM)是一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法,而业务流程再造正是企业信息化建设的一项主要内容。
随着信息技术的发展,企业流程体系的落地更多地依托信息化手段,是企业信息化建设需求的重要来源,只有符合业务流程的信息系统才能成功。同时,信息化过程也是企业流程再分析、再设计和落地的关键步骤。
将PDCA循环应用于流程管理,其步骤可以包括流程设计、执行、评估和改进。在具有成熟的流程和信息化体系的企业中,流程管理每一步都与信息化落地密不可分。每个信息系统的建设,都应在需求分析阶段将对应的业务流程进行再分析、再设计,并通过信息技术实现落地。赵泓一通过实地考察、访谈和比较,对企业信息化和企业流程再造实行的配适程度进行了研究,发现“信息化企业建置的规划管理与系统开发阶段中,企业流程重组实施之程度较高,则企业信息化的成效将较高。”
信息化是庞大而复杂的系统工程,满足不同应用的信息系统之间并非孤立存在,仅仅高质量地实施符合企业流程的IT应用并不代表这个企业的信息化体系是健康、高效的。只有通过有序、精密地架构,科学地在各层次组织硬件、网络、接口、数据和服务等,形成明晰、可控的IT规划架构,才能实现企业信息化的可持续发展。
3.企业信息化体系的统一规划架构
被誉为世界“ERP流程之父”的奥林・汤普森(Olin Thompson)认为不充分的应用很容易吞噬信息化的价值。新系统30%的需求,已有系统已经实现;新系统20%的需求,已有系统也能够实现,但是一直没有执行。也就是说,已有系统的价值,企业没有充分挖掘和利用,影响信息化发挥效益的瓶颈不是技术,而是管理,也就是协调、维护和应用信息系统的能力和程度。
由于“重功能、轻架构”,以及缺乏IT架构管控制度与流程,企业的IT架构往往呈现出难以整合的异构的信息孤岛的集成结构,同时给企业信息化体系的维护和扩展带来了极大困难。
成功的IT管理体系必须结合企业自身的IT水平、具备合理、统揽全局的管理架构,同时以科学的管理理论作为指导,形成灵活稳健的IT架构,和谐的IT环境。进而,形成信息系统构架框架,使用逻辑的企业构造蓝图来定义和控制企业系统和其他组件的集成。总结起来,应从以下3个方面进行规划。
(1)企业基础网络规划绝不是简单的网络部署以及服务端/客户端的承载。安全、数据交互和业务整合是网络规划中最应考虑的因素:以电信运营商为例,业务支撑系统(BSS)、运营支撑系统(OSS)往往比管理支撑系统(MSS)有更高的安全考虑。网络的划分如何保证安全与效率的统一,其安全策略与鉴权机制如何设定?移动互联网和终端的发展,如何使我们在享受移动办公便利和高效的同时,保护国家和商业秘密?以上所有的综合考量,基础网络层的健全协调将是信息化建设实施的保障和前提。
(2)业务应用层的规划包含功能的规划和数据的规划。功能规划,除了可以避免功能的重复建设,降低成本外,也是信息系统保持一致性和可扩展性、易维护性的有效途径。数据规划,指识别和分类由流程、需求所产生、控制和使用的数据。在对数据和业务流程了解的基础上,建立数据和业务流程的关系,进行系统总体逻辑结构规划,即功能规划。目前,很多企业采用拥有完善的鉴权认证机制的服务总线来实现功能和数据的划分与复用。
(3)在功能与数据流的有效规划基础上,有序整合,提升现有IT资源的利用,新的功能可以通过组合现有的服务快速构造出来。功能的松耦合更利于其自身的变更和完善。便捷地应用合作伙伴的服务并提供服务,能更好地服务于客户,决策支持/专家系统也可在此基础上快速构造。
三、基于APP的企业信息化过程框架
信息化不是目的,信息化建设的同时应对业务流程进行评估、梳理和再造,信息系统和业务流程管理将成为企业战略实现和管理提升的重要工具,而IT规划和软件过程管理就是其中的关键过程。因此,健康的企业信息化过程是关注APP并不断改进的建设过程。过程框架如图2所示。
在此框架下,根据企业业务流程远景和IT战略规划,通过实施有效的软件过程管理控制,营建高效、良性的企业流程体系和IT生态,才能使信息化成为企业的管理优化和业务转型的动力和关键。
(1)软件开发过程管理是保证信息系统质量的核心过程。软件生命周期前期的需求分析、软件设计过程是与业务流程和已有IT架构广泛交互的过程,作为信息系统实施的输入,是信息系统好坏成败的关键。同时,作为信息系统的主要组成部分,软件应在全生命周期实施必要的过程管理(包括项目管理、质量保证、验证、外包管理和配置管理等)。
(2)流程体系是企业信息化的依据和动力,信息化则是流程不断自我审视、走向卓越的基石。流程靠信息技术实现落地和升华,信息系统必须符合企业的流程形态。业务流程的分析、改进主要在软件的需求分析过程中落地。越来越多的成熟企业通过实施流程管理,保证其战略目标的达成。
(3)信息系统建设的软硬件设计活动必须基于已有的企业IT架构和规划。好的IT架构支持信息系统的高效扩展和软硬件资源的复用,缩短时间、降低成本,更能降低IT实施的难度和风险;每个系统的设计过程应遵循、保持并完善整体架构的规划。
调研中发现,金融、电信等行业中的大型国有企业通过多年来IT战略规划能力的提升,软件项目管理能力和人才体系的建设,维护并持续改进自身的企业架构,实现了从业务电子化到信息化的转变,企业信息化体系已经走上了良性优化的道路。同时,很多其他制造、服务性行业的企业由于重视程度不够,缺乏信息化建设和管理的流程套路,导致信息化的投入无法带来与之匹配的最优绩效。因此,此类企业应坚持实施基于APP的信息化过程框架,培养信息化人才,借鉴国内外优秀实践,实现信息化整体水平的提升。
关键字:会计信息化 信息工程监理 必要性 实施监理
21世纪,信息技术的突飞猛进,会计这一传统职业正随着信息化的发展进行着深刻的变化。在信息,信息化能极大的提高企业的核心竞争力,而会计信息化是企业信息化核心的之一;社会的快速发展和社会分工的细化,使得企业的边界越来越模糊,会计信息更加分散;会计信息化就是要充分利用社会的优势及时、准确的进行会计信息采集、存储和处理,为企业管理、、决策提供强有力的信息支持。由于会计信息化系统是一个复杂且专业性极强的信息系统工程,为了提高和保证会计信息化建设的质量,有必要在会计信息化建设中引入中立、客观、专业的信息工程监理制度。
会计信息化和会计电算化的区别
我国从70年代末期开始引入会计电算化,信息技术在财务领域得到快速发展,由过去独立的、核算型的会计电算化,发展为现在网络化的、与其他信息系统互连的、面向管理和决策的会计信息化。会计信息化在会计电算化的基础上产生了质的飞跃。讨论会计信息化首先需要分清会计信息化和会计电算化的区别。
会计电算化产生于社会,一般作用于财务部门范围内,设计时只考虑了财务部门的需要,与业务处理和管理控制相分割的独立的信息系统;它是基于手工会计系统的基础发展而来,模拟人工业务流程,主要是为了减轻手工操作系统的重复性劳动,提高工作效率;现行的会计电算化系统由于所产生的环境束缚和基础,决定了它是以事务处理为主的事后核算型信息系统。
会计信息化是建立在信息技术环境下的会计信息系统,它充分利用机技术和网络技术,通过计算机网络自动、及时、准确、完整的采集、存储、处理整个企业财务信息,对外获取和披露相关信息;会计信息系统不再是信息孤岛,它是企业信息化中的非常重要的组成模块,和企业信息化中其他模块唇齿相依;会计信息化系统是从企业管理者角度来设计的,强调管理型会计模型,充分发挥会计在企业管理和决策中核心作用,使得会计工作真正从核算型会计向管理型会计转变,会计核算只是其主要职能中的次要职能;会计信息化对会计信息处理流程进行根本性的改变,它基于事件驱动模型,用集成化的方式,面向对象的进行设计,使其能为会计信息使用者提供准确、完整、及时、合理的会计信息。会计信息化将从两个方向发展:面向日常事务处理的基于事件驱动的企业内集成的会计信息系统;面向分析处理的智能型会计决策支持系统。
信息化工程监理的职能
信息系统工程监理是指在大型信息系统工程建设中引入第三方参与的管理机制,在业主或项目建设管理机构的授权委托下,根据项目的建设目标、业务需求和质量标准,对承建方提出的技术方案、项目管理活动以及系统设计、开发、集成和实施部署等活动进行全方位、全过程的审核、监督和控制,以保证项目在预算范围内按时按质完成,保护业主的利益,规避或降低项目的风险。信息工程监理主要有六个方面的职能:
(一)评估职能。监理方根据业主提出的系统建设的构架和需求,提出可行性评估意见;同时对承建方的资信以及提交的项目建议书和实施方案进行评估。从而保证系统建设总体方案的性、先进性、实用性与合理性,为项目的顺利实施打下良好的基础。
(二)审核职能。监理的审核职能主要包括两个方面。一方面在科学评估的基础上,对信息系统建设工程的合同进行审核。由于信息系统建设工程合同属于专业性很强的技术合同,不仅涉及各种技术细节,还包括业务流程、知识产权和双方的权责等方面。另一方面,对双方的各种开支、技术报告与资料、工程计划与组织实施方案、系统工程的结算、以及各种软硬件的型号、规格和质量等进行审核,以保证经费的合理使用、系统设备质量和工程的顺利进行。
(三)检查职能。监理的检查职能主要是在系统建设过程中检查、督促承建方严格执行合同所规定的各项要求与技术标准;检查承建方提供的软硬件设备是否符合要求,包括是否是合同规定品牌与型号、系统参数与配置是否符合要求、附件与资料是否完整等;检查与控制系统开发、安装、调试、施工的质量与进度,实行阶段性验收;按合同规定和各种技术标准对软件进行功能性、可靠性、稳定性、可维护性、兼容性等诸方面的测试;督促各种技术文档的整理;组织系统总成的测试与验收等。
(四)咨询职能。监理的咨询职能主要是为业主和承建方双方提供咨询服务。业主往往精通业务而不擅长信息技术,而承建方擅长信息技术而不熟悉业主的具体业务,所以业主和承建方在制定需求和计划以及项目实施、验收时,可能会存在许多沟通障碍,从而降低了系统实施效率。监理作为中介,可为业主提供专业的信息技术咨询服务,为承建方提供企业的业务咨询服务。
(五)协调职能。监理的协调职能可分为系统内部的协调和系统外部的协调。系统内部的协调是指在信息系统工程建设内部各种关系的协调,如内部的人际关系、内部的组织关系、内部的需求关系等。系统外部的协调是指在信息系统工程建设项目整个活动过程以外的关系协调,包括协调业主单位与承建方单位的合同关系,以及协调他们与主管部门和机构、新闻媒体、社会团体等的关系。监理在执行协调职能时应采取公平、公正、独立、守法、诚信、科学的原则。
(六)报告职能。建立项目监理的汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法,可使工程实施处于透明可监控状态。监理单位依据所采集到的信息和资料,将定期和不定期地向业主和承建方提供监理周报、月报、书面通知和回复等监理文件,这些文件包含了监理过程中有关对项目实施的控制和管理信息。除此之外,还需提供项目可行性分析报告、评估报告、验收报告等。
会计信息化建设中建立信息系统工程监理的必要性
会计信息化系统的信息工程监理属于信息系统工程监理的一部分,但它更注重会计的专业性,需要高素质的同时精通会计和计算机信息技术两方面知识的监理人员。虽然,会计信息化系统只是企业信息化系统的组成部分之一,但有必要在信息系统工程监理中建立专门的会计信息化系统工程监理。
(一)信息系统工程监理是信息化系统建设成功的关键之一。企业信息化建设是高风险投资,PMI的一项统计数据表明:在信息化项目中,43%的项目完成后超出预算,62%的项目超期完成,58%的项目验收时达不到合同要求。信息系统工程建设具有含量高、涉及的领域宽广、投资大、周期长、高风险的特点;而且在信息系统工程建设中,很多业主单位在技术、能力、人员等方面的不足,对实施的难度估计不足,对实施效果期望过大,缺乏自身对信息系统工程控制能力,这必然造成系统建设过程中对于质量、进度、投资和变更等方面管理问题的出现;另一方面,对供应商而言,虽然在技术性信息管理方面一般不会出现问题,但由于系统建设必然还要大量涉及业务方面的,而这部分信息的管理又因为行业的不同而各有特点,因此供应商有可能在对业务信息的管理方面存在缺陷,这也会对工程建设造成很大的。鉴于这种在信息工程系统中用户和供应商双方信息的互不对称性的客观存在,根据国内外成功的经验表明:由用户委托专业的第三方监理机构,建立工程监理制度,对工程建设的全过程进行有效监督管理,使其处于严格的监控之下,可以大大的降低工程建设风险,保证工程质量、进度、投资控制目标的完成。实施信息工程监理有助于降低风险,它也是国际上风险控制的一种通行惯例。
(二)会计信息化系统是一个复杂性的系统工程。会计信息化系统是企业信息化系统的一个子系统,它是基于事件驱动模式的信息系统,即会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在企业业务处理系统中,或者说管理信息系统和企业的业务执行系统融为一体,在业务发生时能够实时采集详细的业务、财务信息,并且进行处理和控制,从而使会计信息化系统不仅能执行事后的统计分析评价,而且能够进行事中控制。这种系统的核心是集成,即集成业务处理和信息处理,集成财务信息和非财务信息,集成核算与管理,使会计信息系统着眼于企业全局。现代企业发展的多元化,以及企业的边界模糊化,使会计信息化系统需要把技术、计算机技术、网络技术、软件开发技术和通讯技术紧密地结合在一起,在业务发生时实时的、自动的跨地区、跨行业、跨部门采集详细的业务、财务信息进行存储、处理、分析和传输。正是由于会计信息系统的复杂性,为了保证工程质量,需要有第三方监理对项目进行全程咨询、监督和评估。
(三)会计信息化系统是企业经营管理的重要工具和手段。企业经营的主要目的是为了获取利润,企业财务管理的目标应该是“企业价值最大化”或者“股东财富最大化”。财务管理作为企业管理的组成部分,与经济价值或财富的保值增值有关,是关于创造财富的决策,企业生存、发展、获利的总目标离不开财务的筹资、投资以及对资金的运用管理。另一方面,财务管理目标是制定生产目标、销售目标等一系列目标的基础和前提,这使得财务管理在企业管理中处于一个核心地位,财务管理目标将从根本上反映企业的总目标。所以确立一个合理的财务管理目标对企业的长远发展有重要的意义。正因为财务管理在企业管理中是如此的重要,作为进行财务管理的工具和手段的会计信息化系统在企业信息化系统中同样具有重要作用。会计信息化系统从企业信息化系统获取、分析、回馈、会计信息时必须做到合法、真实、准确、及时 、完整。会计信息化系统作为企业经营管理的重要工具和手段,为了保证企业的管理和决策获得准确、及时 、完整的信息,在会计信息化建设中应引入第三方监理对项目的设计、实施和验收进行咨询、监督和测评。
(四)信息化系统的建设具有很强的专业性。会计信息化系统是集会计和实践与信息技术为一体的专业化的信息化系统。现代信息技术只是实现会计信息化的工具和手段。会计信息化的理论基础是现代会计理论和实践。只有具有深厚会计理论知识才能从繁杂的系统数据中获取必要的信息,剔除冗余的信息,正确处理获得的信息。另一方面会计信息化系统的现代信息技术需要整合技术、机技术、技术、软件开发技术和通讯技术,也具有极强的专业性。所以要求从事会计信息化建设、监理、管理的人员,不但需要精通信息技术,还要熟练掌握相关的财务理论和财务。由于,业主和承建者一般都只擅长于自身业务,而会计信息化工程监理方的监理工程师不但精通信息技术,还熟悉财务业务,他们可以为双方提供详细而专业的咨询、协调、评估。
会计信息化工程监理的实施
在会计信息化项目工程监理中我们一般将监理过程分为三部分:项期监理、项目过程监理、项目后期监理。监理的主要包括项目实施目标和计划的监理、项目投入资源和项目成果的监理、项目实施效益的监理。
(一)项目前期监理。在项目启动之前,就需要对会计信息化项目进行监理。在这个阶段,业主一般会对整个项目抱有较高的期望,但对项目的实施进程、项目所需的投入和实施过程中可能出现的和阻力没有或不是非常了解。监理方在此阶段主要为业主提供项目立项、总体计划制定、招标等方面的咨询和协助。
1.对会计信息化项目进行可行性,确保项目的性、完整性、实用性和可实施性。可行性分析是项目立项的基本保证。监理方通过对业主的会计业务的了解,项目的可行性、技术可行性、可行性,以及项目的实用性;提交可行性分析报告,说明项目的实现在技术、经济和条件方面的可行性,评述各种可能方案,并加以论证。
2.协助业主制定会计信息化总体计划、范围和目标,确保项目的总体范围和目标以及对项目的期望值合理。监理方根据“够用、实用、易于扩展、易于二次开发”的理念,对业主进行的会计信息化系统需求分析的相关内容、过程、活动进行审查,确认是否满足要求,是否符合要求,协助业主根据会计信息化系统需求分析制定会计信息化总体计划、范围和目标。
3.对会计信息化系统的招投标进行监理,维护业主利益,提高经济效益,保证项目质量。首先,监理方应协助业主对投标单位的资质和质量管理体系审查,投标单位应具备一定的软件资质、系统集成企业资质以及在会计信息化领域的成功经验;监理方要全程监督招标过程,维护招标过程的公开、公平、公正;监理方应协助业主与承建方之间对各种合同进行分析、谈判、协商、拟定、签署等活动,切实维护合同双方的利益,规避项目风险。
(二)项目过程监理。它主要是指在会计信息化项目的进行过程中,对项目进行监督和控制,其主要作用和任务是控制项目实施过程中投入的各种资源和达到的目标,使之达到项目实施计划的要求。
1.项目工程质量监督是监理工作的重中之重。会计信息系统建设过程是人的智力劳动过程,容易受人的主观性;另外,信息工程的可视性差,质量缺陷较隐蔽,故障定位比较困难,改正错误的代价大。而会计业务的特殊性对信息系统的稳定性和数据处理的准确度要求极高,所以工程质量的好坏决定了项目的成败。监理方对项目质量进行监督管理和协调,既要按照自己的质量控制体系从事监理活动,还要对承建方的质量控制体系以及业主的工程管理体系进行监督和指导,使之能在工程建设过程中得到有效的实施。在监理过程中以质量预控为重点,准确把握质量控制的关键点,对关键工序进行全程跟踪参与,做到对项目质量的事前、事中、事后控制,确定消除产生不良结果的方案。
2.信息系统安全性是会计信息系统建设中的关注焦点之一,也是信息系统监理的重点。财务信息是企业的核心机密,篡改、遗失、泄露、伪造、毁损财务信息将对企业造成不可估量的损失。但信息系统工程的安全没有绝对的只是相对的,要根据会计信息系统的特点,充分考虑系统的安全性、可用性以及投资成本的协调,制订出系统所需的安全度。监理方要确保承建方在合理的投资控制前提下,信息系统安全设计上尽可能没有漏洞;确保信息系统安全在可用性、安全性、完整性与信息系统的可维护性技术上的协调;监督承建方按技术标准施工,检查设计过程中的安全隐患和现象,加强承建方的安全意识;协助业主制定或完善信息安全管理制度和规范,督促业主加强信息安全管理的,使相关人员树立强烈的安全意识,严格执行安全操作和管理。
3.为了在规定时间范围内保质保量的完成会计信息系统建设,必须对项目进度进行控制。严格的进度控制有利于降低信息系统的投资风险,维护良好的项目管理秩序,使其能尽快发挥投资效益。项目监理方运用运筹学、网络计划、进度可视化等技术,完善项目控制计划,审查承建方的施工进度计划,做好各项动态控制工作,协调好各方关系,预防并处理好工期索赔,以求设计的施工进度达到计划施工进度要求。监理方用动态管理和主动预控相结合的方法对承建方实际进度情况全程跟踪监督,及时进行分析和评估,对那些出现偏差的工作采取必要措施,适时调整进度计划,以保证项目按原定进度执行。
4.对会计信息化项目投资控制的目的在于降低项目成本,提高经济效益。投资控制应坚持投资最优化、全面成本控制、动态控制以及责权利相结合的原则。监理方不能简单的把投资控制理解为使项目实际成本控制在计划投资范围内,应认识到它是与质量和进度控制同时进行的,实现投资控制的同时需要兼顾质量和进度目标。监理方应从项目的全寿命期的投资费效比来进行投资控制,立足于项目的整体经济效益。监理方应督促承建方编制项目费用计划并审核其可行性;定期审核承建方提交的工程阶段性报告和付款申请;确定工程变更引起的投资计划变更。
5.变更在信息系统建设过程中经常发生,监理方的变更控制就是评估变更风险,确保变更的合理性和正确性。由于信息技术更新速度快,以及承建方在工程实施过程中根据业主的实际情况需对技术方案做适当调整,以更好的满足业主的需求,所以一定范围内的变更能更好的实现项目目标。监理方对可能发生的变更应保持预控能力,防患于未然;对变更请求做出快速响应,以应付各种突发事件;明确变更范围,防止变更范围扩大化;所有变更应得到三方的确认;谨慎评估变更风险和效果,选择对项目总体计划冲击最小的方案。
(三)项目后期监理。项目后期监理主要是指会计信息化项目完成后,再对项目的整个实施过程进行回顾、分析和评判,考察会计信息化项目实施结果,分析项目实施的得失,对会计信息化项目实施结束后继续进行监督和控制。
1.在会计信息化工程完工后,监理方应协同业主对项目进行评估与验收,以确保实现设计目标。监理方应按照合同审查承建方提供的各种审核报告和测试报告内容;评审承建方的测试手段和流程;与业主一起组成验收委员会;根据合同和相关技术标准审核软件配置和验收测试;对所取得的测试结果与项目设计书中的各项指标进行分析、比较和评估,并出具科学的验收报告。
2.完善的售后服务是保证会计信息化系统正常、高效运行的必要条件。监理方应监督和审查业主和承建方以及其他售后服务商签订的各种售后服务合同与条款;监督承建方对系统的后续升级和改进;督促承建方按照合同规定,为业主提供相关的人员和业务培训服务,确保系统的正常运行。
会计信息化项目监理是要规范会计信息化工程,更好的促进会计信息化建设,为会计信息化和企业信息化保驾护航。要想把会计信息化项目建设好、管理好,不能采取“重实施不重规划、重测试不重评审、重结果不重过程、各管一段”的监理模式,既要有一个可行立足本企业实际兼顾长远的规划,也要有一套切实可行的项目管理方法,对项目从立项到验收的每个阶段都要一步一个脚印、踏踏实实按确定的计划和方案推进,对项目至始至终实施全程监理,这关系到会计信息化项目的成败。
[1]葛乃康:《信息工程建设监理》,电子出版社,2002年
[2]何曙光、李钢等《信息系统工程监理研究》,《天津大学学报(社会科学版)》2004年第2期
[3]宋振晖《信息系统工程监理实施模型》,《信息技术与标准化》2004年第6期
[4]佟芳芳:《信息系统工程监理发展探讨》,《信息技术与标准化》2004年第11期
[5]信息产业部:《信息系统工程监理暂行规定》,2002年
[6]杨周南:《论会计管理信息化的ISCA模型》,会计学术研究网
本文以矿产资源企业作为研究对象,基于IMM模型,同时参考国内外学者对信息化评价指标的研究成果以及国家信息化测评中心提出的企业信息化基本评价指标,并运用具有匿名性及统计性的德尔菲法提出修正后的五阶段成熟度模型以及相应的评价指标,由此构成了本文评价矿产资源企业信息化成熟度的评价体系。一套完整有效的企业信息化成熟度评价体系,必须遵循科学性、可操作性以及系统性原则。所以,在推出了矿产资源企业信息化成熟度的评价指标之后,从指标体系的可操作性考虑,需要对企业的信息化程度进行量化分析,这就必然涉及到对评价指标进行权重的衡定问题。由Saaty教授提出的层次分析法(AHP)[5]作为处理定性问题定量分析的通用方法,不仅能有效处理多目标决策层次间的非序列关系,同时具有灵活简洁的优点,因而本文引入AHP方法来确定矿产资源企业信息化成熟度评价指标的权重,以实现对矿产资源企业信息化成熟度的定量分析,进而对矿产资源企业的信息化成熟度进行科学、合理地评价。
1评价体系构建及数量分析方法
1.1评价体系的构建(1)矿产资源企业信息化成熟度评价模型构建。左美云等[3]提出的五阶段信息化成熟度模型(IMM)对后继学者及管理者在研究企业信息化成熟度问题时,具有很好的指导意义。但是IMM模型作为一个具有普遍指导意义的基础模型,在具体运用时,还必须根据企业的实际情况构建相应的更为具体的细分类指标。因而,本文引入IMM模型,并运用德尔菲法,最终确定针对矿产资源企业信息化成熟度的五阶段评价模型并制定出与之相应的细分类评价指标,从而形成系统的、完整的评价体系。需指出的是,考虑到信息技术在现代企业尤其是在现代工业化企业的特殊地位和作用以及借鉴专家反馈的信息,本文由此提出的评价矿产资源企业信息化成熟度的五阶段评价模型与IMM模型存在较大的差异。如,我们将IMM模型中强调计算机技术的技术支撑级改进为信息技术引入级,这一改进体现了在重视计算机技术的基础上,着重强调信息及信息技术的突出作用。其余4个信息化成熟度层级分别为:信息系统普及级、信息系统集成级、信息资源管理级和信息化成熟级,而且模型中的各层级从信息技术引入级到信息化成熟级是一个逐步上升的过程,企业信息化成熟度的层级越高,说明企业信息化程度越高。该评价模型中的各阶层所反映出来的关键特征或关键状态见表。以上是我们建立的反映矿产资源企业信息化成熟度的五阶段评价模型,然而该评价模型仅仅是反映企业当前信息化所处的状态,而该状态的具体特征却需要由具体的评价指标来呈现,因此,还必须构建相应的企业信息化成熟度评价指标体系,以全面、系统地评价企业的信息化水平。(2)矿产资源企业信息化成熟度评价指标体系的构建。当然,要构建企业信息化成熟度评价指标必须要遵循评价指标的科学性、可操作性以及系统性的构建原则。具体而言,科学性,是指从实际出发,注重企业信息和数据的客观性和真实性;可操作性,则注重指标设计既具有较强的实际意义同时能将其量化,以便于信息的收集、整理及分析;系统性,则强调指标设计在尽可能少的基础上,保证评价指标能够全面系统地反映当前企业整体的信息化程度,并且能够对企业未来的信息化进程也能有一定的反映和指示。根据这3个原则,并结合我国矿产资源企业的实际、刘志妍以及国家信息化测评中心推出的企业信息化基本评价指标,同时采纳信息专家对初始信息指标的反馈信息,最终确定了以企业信息化应用环境、企业信息化基础建设情况、企业信息化应用情况、人力资源投入情况和企业信息化收益情况为一级评价指标和相应的19类二级评价指标的企业信息化成熟度评价指标体系。其中,5个一级指标的设定,参照国家信息化测评中心推出的企业信息化基本评价指标,不同的是,考虑到矿产资源企业信息化,不仅运用于企业的战略制定,更多的是为各个具体的执行目标所服务,同时,安全更应该是矿产资源企业基础建设的主要内容,因此,本文用信息化应用环境替代了基本指标中的战略地位,同时将基本指标中的安全指标并入到企业信息化基础建设情况指标中;对于19类二级评价指标的设定,其中,企业信息化规划及预算制度情况、CIO的地位及权利、企业网络性能情况、办公自动化状况、决策信息化水平、企业信息化技术人才情况、企业信息化培训水平以及企业资金运转率情况来自国家信息化测评中心的基本指标,而基础数据库建设情况、生产过程信息系统建设情况以及管理信息系统建设情况引自于刘志妍,其余指标为本文参考专家建议而设立。评价体系各指标的具体内容见表2。至此,我们建立起了评价矿产资源企业信息化成熟度的五阶段评价模型和对应的评价指标体系,但是要准确地对矿产资源企业信息化成熟度进行评价,还必须将具体的指标体系进行量化分析,并将量化结果转化为相应的评价模型,以实现从定性和定量两个维度对企业的信息化成熟度进行评价。
1.2数量分析方法(1)矿产资源企业信息化成熟度评价指标体系的权重衡定方法。目前,由Saaty教授提出的层次分析法(AHP法)作为处理定性问题定量分析的通用方法,不仅能有效处理多目标决策层次间的非序列关系,同时具有灵活简洁的优点,因而本文运用AHP方法来确定矿产资源企业信息化成熟度评价指标的权重,具体的权重确定过程可参见Saaty以及刘志妍。然而,当前确定的权重是否合理有效,还必须对判断矩阵进行一致性检验后才能确定。当一致性比例CR<0.1时,才可认为判断矩阵满足一致性,进而说明当前确定的权重是合理有效的,否则,需要对判断矩阵进行修订,直到判断矩阵满足一致性。至此,我们得到评价企业信息化成熟度指标的权重,则可根据专家对企业信息化成熟度的评分得到企业最终的信息化成熟度分值,最后再将该得分与企业信息化成熟度等级与评价得分的数量关系表进行比较,由此得到企业信息化成熟度的总体评价。于是,我们需要得到企业信息化成熟度等级与企业信息化成熟度测评得分之间的数量关系。(2)矿产资源企业信息化成熟度评价得分与信息化成熟度等级的数量关系。需指出的是,通过查阅文献和实地调研,我们发现:企业,尤其是矿产资源企业要达到信息化成熟级是非常困难的,而要实现信息技术的引入级却是很容易的;当企业达到信息技术普及级后,通过制定信息化管理规范以及加大信息化基础建设也较容易达到信息化系统的集成级;但是当企业达到信息系统集成级后想要实现信息资源管理级或是由信息资源管理级提升至成熟级时,企业却必须要经历一个较长的发展积累期。基于此,同时参考信息专家给的指导意见,我们最终将矿产资源企业信息化成熟度等级与企业评价得分之间的数量关系见表4。
2数值算例
2.1算例说明将具有全国煤炭“百强企业”称号的某矿业公司作为分析对象,通过对该企业进行实地调研和问卷调查,采集到关于该企业信息化成熟度的相关信息,随后将该企业的相关信息发至5位信息化领域的专家并要求专家对该公司的信息化成熟度进行评分,最后将信息化专家反馈回来的信息进行统计分析,进而实现对该矿业公司信息化成熟度的评价,通过比较评价结果和企业信息化水平的真实情况,以验证本文推出的信息化成熟度模型的适用性。
2.2评价指标的权重确定运用AHP法来确定矿产资源企业信息化成熟度各评价指标的权重,并且将各信息化专家对各评价指标的评分进行一致性检验,得到所有检验结果均小于0.1,即各专家的评分是客观有效的,各级评价指标的权重结果见表5。从表5中可以看出,在矿产资源企业信息化成熟度的评价指标中,矿产资源企业信息化基础建设和信息化的应用的权重达到了0.69,由此可见,矿产资源企业信息化的关键在于加强信息化基础建设水平以及企业信息化的应用水平。同时,在企业信息化基础建设评价指标中,企业基础数据库的建设和信息化安全保障占到了该评价指标的73.47%,因而说明,企业在信息化基础建设过程中,企业应将自身的基础数据库建设放在首要地位,尤其是在信息化高速发展的今天,基础数据库的建设不仅能够让企业了解当前及过去的历史信息,更重要的是,它能够让企业从历史数据中发现企业未来的发展方向和趋势。当然,在建设基础数据库的同时,企业的信息安全保障也必须同步跟进,以保证企业的信息及商业机密等不被泄露,从而保全企业的利益。此外,在企业信息化应用情况评价指标中,企业生产过程信息系统的建设情况、管理信息系统的建设情况、系统间资源共享程度以及信息系统集成情况占该评价指标中的比例超过了70%,由此可看出,目前矿产资源企业在信息化的应用上主要集中在生产和管理流程上,而且注重企业各信息系统之间的资源整合和信息共享。
2.3数值算例的信息化成熟度评价结果将专家反馈的关于算例公司(具有全国煤炭“百强企业”称号的矿业公司)信息化成熟度评价指标的评分和矿产资源企业信息化成熟度各评价指标的权重相乘,进而得到关于该算例公司信息化成熟度评价的得分,各项评价指标的得分情况见表6。从表6中算例公司信息化成熟度的平均得分来看,该矿业公司在各项测评指标上的得分均不高,尤其是在决策信息化水平以及电子商务状况的评价指标上得分较低,说明该矿业公司运用现代信息系统进行决策,以及开展网络销售与预定等电子商务活动的水平还比较低。尽管如此,该矿业公司在生产过程信息系统建设、企业网络性能、企业网站建设,企业信息安全保障情况以及企业对信息化的重视程度得分较高,这反映出,该矿业公司在安全生产、作业流程的信息化及信息安全方面做得较好;企业重视信息化,通过引入现代信息技术使企业从过去冗杂的业务流程和制度管理中逐步解放出来,以增加企业的生产效率及营运能力,进而增强企业的竞争力。由此可以看出,该矿业公司目前的信息化特征是,企业具有较完善的生产管理制度,企业信息化在管理层及员工中得到重视,公司各业务部门的信息共享程度还比较低,企业的信息决策水平以及基础数据库的建设水平也比较低。总体来看,该矿产企业的信息化还处于逐步发展的阶段,具体是哪个阶段,则需要通过比较企业的最终得分和评价得分与评价模型的分类标准之间的量化关系表(表4)来确定。将表6中算例公司所得的各项信息化成熟度测评指标的最终得分相加,进而得到该企业信息化成熟度的总体得分为43.82分,再将该得分与表4所示的企业信息化成熟度等级分类与得分之间的量化关系进行比较,可以得到该矿业公司的信息化成熟度属于信息系统集成级。处于信息系统集成级的企业表现出来的信息化特征为:具有较完善的生产、管理制度,信息化意识在员工中得到进一步增强,各业务部门之间的信息初步实现共享,并开始筹建统一的数据库管理系统,内部网络与企业的门户网站基本建成。通过将该矿业公司目前信息化水平所反映出的实际特征与信息系统集成级应有的特征进行比较,可以很明显地看出这两者的匹配度很高。因而说明,本文针对矿产资源企业提出的信息化成熟度评价模型和评价体系能够较好地反映企业的信息化水平,能够为矿产资源企业的信息化成熟度评价提供有价值的参考。最后,通过评价矿业公司的信息化成熟度之后,就该矿业公司目前的信息化水平而言,该企业若要进行更进一步的信息化建设,则重点除了继续完善其生产管理制度和系统的建设、基础数据库的建设水平之外,还应该着重加强企业如何提高决策信息系统的应用水平,电子商务水平,以及各系统间的信息共享水平。
3结论及建议
关键词:企业;信息化;战略
中图分类号:F270.7 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2017)003-0-01
信息技术的迅猛发展导致企业间的竞争加剧,促使中小企业纷纷通过信息化建设和战略的实施来提升自身的综合实力。然而中小企业的信息化战略水平较低,多数处于信息化战略实施的初级和中级阶段。为了取得信息化建设预期的收益和效果,制定合理的信息化战略对中小企业来说十分必要。
一、企业信息化战略的内涵
企业信息化战略,是指基于企业发展目标与经营战略,制定企业信息技术应用与发展的整体思路与指导体系,确定信息化战略目标、原则、策略和步骤等内容。[1]
二、中小企业的信息化战略对企业成长的意义
信息化战略水平的提高,可以扩大企业规模,企业的法制环境、产业环境以及融资环境也能得以改善和提升。研究发现:对于制造型中小企业,信息化战略主要通过产品和市场、业务流程这两个因素分别促进企业的盈利能力和运营能能力,其次通过资源的高效配置以及管理水平的提高对企业整体的运营能力产生影响。企业的运营能力是企业质的增长,而运营能力的提高可以促进企业持续的成长,其结果也促进了企业量的增长。[2]
三、中小企业企业做好信息化战略的条件
三大基本条件:管理层的高度关注和全力支持、机构或企业内外广泛的认同、必要的资源保障。[3]
根本条件:处理好企业信息战略与企业战略的关系。
四、中小企业信息化战略的规划
(一)企业信息化战略的选择方法
企业的信息化战略规划有四种模式:强调吸引和保留客户的市场型模式;强调生产、经营、管理效率的效率型模式;强调提高客户满意度的服务型模式;强调加强上下游企业关系的关系型模式。四者没有明显的区分,一些信息系统能在不同的模式中应用。根据关键价值链规划法,可以针对不同类型的企业实施不同的信息化战略。
1.制造业企业
随着全球化制造业协作的发展,MRP、供应链和价值链管理等成为了制造了管理系统的发展趋势。企业的核心竞争力是高效的生产活动时,应当选择效率型模式;如果企业开拓市场是当前阶段的主要任务,那么也可以选择市场型模式。
2.商贸业企业
商贸业的发展关键是通讯,因此电子商务的手段和市场环境的信息非常重要。零售商业企业最佳目标是实现交易自动化,要以市场型模式为主;交易量不够大的批发、专业贸易业以及小型零售业,适合使用可以建设进销存管理系统方便库存的核算的关系型模式。
3.服务业企业
服务业的工作特点使其最直接的信息化需求是建立一个客户信息系统,因为服务业的最重要管理要素是客流,其次是人力资源,所以服务型模式是服务业最合适的战略规划模式。
4.依附性企业
依附性企业通过为大型企业提供服务,与大型企业长期稳定的合作关系而获得稳定回报。他们的信息需求通常由大型企业来被动推进的,保持与大型企业的关系对他们的生存有着重要意义,他们的信息化建设主要采用关系型模式。[4]
(二)信息化战略规划的主要内容
1.信息系统战略规划
企业的信息系统战略规划是对信息系统的目标、约束、结构,对目前业务流程与信息系统的功能、应用环境与应用现状进行评估,对影响战略规划的信息技术发展的预测。
2.业务流程规划
动态多变的市场要求企业的业务流程有着较好的柔性,一个企业组织要能够根据环境的变化及时调整其业务流程,从而使信息系统在组织机构与管理机制变化时能够保持工作能力。与领导层一起理顺整个组织中需要进行信息化的部门的业务流程,是该步骤需要厘清的任务。
3.信息系统总体结构规划
这是信息战略策划的中心环节,它包括:分析一个组织的信息需求,进行科学、系统的数据规划,对整个信息系统的进行功能规划与子系统划分,进行信息资源配置规划。
4.项目实施与资源分配规划――IT基础设施建设规划
企业在进行信息化建设时,高层管理者要对预算与资产回报率格外重视。如果预算超出了一个企业的可承受能力,并且资产回报率显示情况并不乐观,那么该信息系统的规划就不能继续,需要规划另外一套信息系统的建设。
(三)大数据、云计算技术在信息战略中的应用
大数据和云计算技术能减轻中小企业的信息化战略的风险,并使整个信息系统的利用效率提高,增强对管理层决策的支持能力。规模、实力足够的企业应该用大数据技术的思想进行战略设计,既可以减少项目实施失败率,又能减少系统建设的重复投资,提高系统利用效率。通过大数据技术,规划数据标准,整合原有系统并提高新建系统的运行效率,充分挖掘数据潜在价值,可以为管理决策提供支持。[5]
信息化战略依赖于企业的软件系统来支撑企业的业务管控,云计算是传统软件系统的扩展,云计算技术对于企业信息规划系统的最大优势是基础设施和服务从购买变成了租用,使中小企业的信息化成本大大降低。
五、结语
中小企业规模、实力还不够强大,在进行信息化战略的建设过程中一定要通过合理的规划来降低风险。此外,企业在实现信息化的过程中应当具体问题具体分析,不同的企业应当使用不同的建设模式,在企业发展的不同阶段,企业的信息化战略也应当进行调整。如此一来,中小企业就会拥有更高的市场反应速度与运行效率,在激烈的市场竞争中拥有更强的竞争力。
参考文献:
[1]隋静.浅谈中小企业信息化战略的制定[J].硅谷,2010,03:75.
[2]赵晶晶.中小企业信息化战略与企业成长研究[D].安徽理工大学,2015.
[3]赵守香,姜同强,王雯,编著.企业信息化[M].北京:清华大学出版社,2008.
[4]孙红.中小企业信息化战略研究[J].信息技术与信息化,2007,06:17-18.
[5]叶琼伟,张谦,王鹏.大数据视角下基于项目管理的资源型企业信息化战略模型实证研究[J].项目管理技术,2015,10:13-17.
关键词:第三方物流 信息系统 企业 问题
在经济全球化发展中,第三方物流作为一种专业化的综合物流运作方式,以其特有的信息化、网络化、智能化等优势,正越来越受到推崇和青睐。 按照国家标准《物流术语》(GB/T18354-2006)的定义:“第三方物流(Third Party Log istics,缩写为3PL或TPL)是指独立于供需双方为客户提供专项或全面的物流系统设计或系统运营的物流服务模式。”由此可见,第三方物流是区别于第一方物流(卖方物流)、第二方物流(买方物流)而言的。它是通过与第一方或第二方的合作来提供其专业化的物流服务,它既不拥有商品,也不参与商品的买卖,而是为客户提供以合同为约束,以结盟为基础的,系列化,个性化,信息化的物流服务,这种服务是建立在信息技术的发展基础上的,企业之间的联盟关系。
1.我国第三方物流企业信息系统建设的现状
随着科学技术的发展,我国物流企业也取得了很大的进步,第三方物流企业开始重视业务流程信息、客户信息、全程物流服务信息等方面的投入,并建立了相应的物流信息系统。与西方发达国家相比,我国的第三方物流业的信息化建设处于初级阶段,根本不能适应现代物流标准化、机械化、智能化、网络化的高速发展趋势,制约着第三方物流业的发展,我国第三方物流企业信息化在发展及建立信息系统的同时,也遇到了一些难题,主要体现在以下几个方面:
1.1缺乏高素质的信息技术人才
现代物流作业过程复杂、环节较多,信息量大,对技术需求高,各种物流信息又具有不确定性、难以捕捉的特点。传统的物流专业技术人员难以满足物流信息技术快速发展的要求,而目前我国物流企业缺乏的正是既懂物流业务又懂物流技术的人才,这也在一定程度上限制了企业的进一步发展。
1.2现代信息化意识淡薄
当代很多物流企业还存在着如重技术、轻管理,重开发、轻维护,重系统、轻数据等这样一些陈旧的观念。往往只关注眼前利益,没有对信息化建设未来打算。这种观念的滞后严重影响了物流信息系统的发展。
1.3重视硬件开发,缺少物流网络化,信息化的软环境
许多中小型物流企业只对硬件设备进行建设而忽视软件系统的投资与管理,忽视信息的收集、整理与利用等信息化基础建设,没有建立全面、系统的维护与管理制度,影响系统的正常运行。特别是信息技术这方面比较落后,比如说物流的信息管理技术(LIS)、电子数据交换系统(EDI)、以及全球卫星定位,GPS这些先进的物流技术我们现在掌握和使用的还非常少。投资结构不均衡无法保证企业信息系统建设、维护与信息资源开发利用间的协调发展。
1.4物流信息系统标准混乱,缺乏统一的信息化标准
作为物流信息平台基础的企业内部信息管理系统的建设水平也参差不齐,缺少具有自主知识产权的主流信息系统这在很大程度上削弱了物流信息建设在企业发展中的重要作用。
2.我国第三方物流企业信息系统建设的对策
2.1提升人才素质、转变管理观念
加强信息技术人才的培养和物流从业人员信息技术知识与技能的培训,是彻底改变物流领域信息技术水平落后的关键。中小型物流企业应当拓宽教育和培训渠道,鼓励行业协会、企业和大专院校开展多方面、多层次培训工作,并加快培育物流领域信息技术的研究和开发人才;要不断提升管理者管理观念,充分认识信息化对中小物流企业长远发展的重要性。在进行人才培养时,应注意同时建立与之相适应的培训环境和实践环境,注重创新能力和实践能力的培养,有意识地在培训过程中创立旨在激励员工之间的平等竞争机制。
2.2增强信息意识
我国应吸取国外先进技术把物流信息系统深入到物流核心流程,建立独立的 IT 部门来负责有关工作,建立全球供应链资源网络,全球用户资源网络,计算机信息网络。 借助信息技术,企业能够整合业务流程,能够融入客户的生产经营过程,建立一种“效率式交易”的管理与生产模式。 才能为物流企业带来管理和运营上的提升。 物流信息化管理绝非一蹴而就,它是一个综合、系统的工程,不单是软件和硬件的投入,也需要意识方面的有所提高。
2.3技术层面的软件系统开发与维护
中小型物流企业实现物流信息化,必须建立由信息化标准、基础信息技术及设施、事务处理系统、信息管理与决策系统、电子商务系统、资源计划系统等构成的技术支撑体系,并以仓储管理信息系统、配送管理信息系统、运输管理信息系统等管理信息与决策系统实现物流供应管理与控制。企业要从实际出发,坚持技术的先进性与适应性相结合,坚持信息化建设方案的个性化,可以借助政府扶持、院校技术支撑的方式成立物流信息化技术论证与研究开发小组,在信息化技术机构的领导下,制定开展物流信息化的管理制度和实施办法。
2.4建立统一的信息化标准
近几年,随着我国信息化取得的显著成绩,整个物流行业应该建立一个统一的标准。 由于第三方物流涉及到多个商家的商业活动,如果每个商家都有自己的一个格式,势必会造成混乱也不能完成数据的交换,工作人员重复作业会造成数据上的错误,之间很难做到信息交换,更谈不上共享。 制订了统一的模式以后,数据的统一格式一定程度上会降低出错率,提高工作效率。 各个企业就能轻松的使用物流信息,来为客户进行快速高质量的服务。
参考文献:
[1]乔太空.第三方物流企业物流信息系统建设与评价研究[D].天津大学,2004:23-24.
[2]吴鼎新.宝供物流企业信息化道路研究[J].商业流通,2009,(8):26-27.
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