档案管理基础与实务精选(九篇)

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第1篇：档案管理基础与实务范文

在宏观层面,随着《中华人民共和国档案法》的颁布,国家和社会对档案管理工作提出了明确的要求。然而,在微观层面,囿于档案工作者自身的素质和能力,档案工作仍然停留在的原始阶段,且存在着理念和实务操作上的误区,把档案管理收缩为档案收集和保存。

1.有文必档

从历时性上讲,档案是文件转化而来的。文件是档案的前身,档案是文件的归宿。档案的产生一定离不开文件。基于文件和档案的这一层关系,大部分档案人在理念和实务操作过程中形成一条规则:有文必档。这样,档案就成了文件的位移,并没有实现文件向档案的质跃。我们说档案是由文件转化而来,但不意味着每一份文件都必然地成为档案。不能因文件与档案存在普遍性,而武断地消除文件与档案各自的特殊性。促使文件转向档案质跃的最根本的要素是文件的价值性。缺乏价值性的文件即使按档案的规格处理,也徒有形式,而无本质意义,虽无大害也无裨益。简言之,之所以对档案进行管理,在于档案的价值性。档案是经过人们价值鉴别、有选择保留下来的文件,是文件的精华,是有价值的历史记录,只有在日后实际工作和科学研究活动中有查考利用价值的文件,才有必要转化为档案而进行管理。故此,档案管理离不开但却不等于档案的收集和保存,切莫“有文必档”。

2.存而不研

档案是由原始文件材料转化而来的,而不是事后编写和随意收集的材料。因而具有原始性的特点。档案的原始性与记录性相融合,即原始记录性就是档案的本质属性。基于档案的原始记录性属性,我们认为档案是再现历史真实面貌的原始文献。所以档案管理要保存一份份具体的文件纸本也是必要的。据此而否定事后对档案的编研,档案馆就成了保管档案材料的仓库,把档案这种文化载体当做一潭死水,档案中藏有大量珍贵信息资源的潜在的经济价值、文化价值和社会价值的实现就无从谈起了。重档案收集而轻档案编研,是目前档案工作中存在的通病。如此,不仅档案的价值难以体现,而且档案管理的功能也难以实现。之所以要对档案进行管理,不是满足怀旧心理,而是使档案中的信息资源满足未来的需求。所以,是对档案和档案管理的曲解。

二、实现档案工作的将来时转向

在形式上,档案管理的通病表现为有文必档、存而不研;在理念上,这个通病却反映了档案人只是把档案管理当做是对“过去时”粗糙混合的错误认识。指出:“档案是人们认识和把握客观规律的主要依据,是人类活动的真实记录;借助档案,我们可以更好地了解过去、把握现在、预测未来。”以史为鉴。我们对档案进行管理不是要引导人们向后看,而是要引导人们向前看,不是玩赏历史往事而迷古恋旧,而是为了继往开来谱写明天崭新篇章。当前,档案界尽管也提出档案管理现代化的设想,并且在管理手段和环境上也一定程度是实现了现代化;但是档案人理念仍停滞在“档案工作就是对昨天的储存”的过去时阶段,也可谓“新瓶装旧酒”。要解决当前档案管理的通病,实现档案的信息资源的价值,档案人必须把目光转向将来时,为将来计。

1.创新档案工作的理念

实现档案工作的将来转向,本身就是工作理念的更新、创新。这就要求档案人在思维方面不但要自动更新,跟得上时代要求,更要主动创新,超前一步,不断把档案工作推向新阶段。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。档案管理工作要适应社会需求的变化,本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足社会需求作为档案工作的价值取向,从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来,把档案工作的重心转到为各项事业发展提供优质服务的轨道上来。变“封闭型”为“开放型”,把“死”档案变成“活”资源,寻求更为有效的服务新途径,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。档案管理应立足现实,既要做好常规基础工作,又要紧跟新形势,拓展服务领域和范围,找准切入点和突破点,在实现自身发展的同时,服务社会发展。以创新理念和创新行为来加强档案工作,开辟档案管理的新途径,促使档案工作的将来时转向。

2.提高档案人的业务素质

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。它既要有坚实的理论基础,又有丰富的业务知识。所以,档案人除了具备先进的工作理念,还必须系统地学习档案专业理论知识和业务技术知识,并把所学理论知识运用到工作实践中去,做到理论与实践相结合。同时,要在工作实践中不断总结、研究档案专业的理论和技术,不断丰富和发展档案学理论。只有这样,才能将历史留给我们的和目前还在源源不断形成的数量浩繁、内容丰富、种类繁多、形式多样的档案管好、用好,从而推动档案事业的进步和发展。档案管理作为一种专业技术工作,需要较强的专业基础作支撑,需要不断地学习和提高,不断接受新的业务知识和业务技能。

3.深化档案价值鉴定和信息编研

档案价值鉴定和档案信息编研,是克服当前档案工作中“有文必档”和“存而不用“弊端的主要措施,是实现档案管理功能和档案价值不可或缺的过程,也是实现档案工作将来时转向的本质要求。价值鉴定是从数量庞大、种类繁多、内容丰富、成分复杂、价值不一的档案中去粗存精,是对特定文件的未来作用的一种预测,实质是解决档案质与量之间的矛盾。从客体角度讲,档案价值鉴定的合理与否是档案信息编研的成败的关键。档案信息的编研是在价值鉴定的基础上,为实现档案与社会之间的价值对接,对档案中储存的大量信息研究,及时提供档案信息的活动。编研活动的核心是研,即是对一份份具体的档案信息内容进行系统的整理和开发。价值鉴定和信息编研是档案工作的核心,没有它们,利用档案无异于大海捞针。

4.档案信息共享化

管理档案归根结底是开发档案信息资源。现代化管理手段储存的各种信息,为档案信息资源的开发利用创造了条件。可以将档案信息资源合理配置,科学管理,使其实现数字化、标准化、系统化、网络化,以满足社会各方面对档案信息的需要,并能产生更广泛的社会效益。特别是计算机网络技术的发展与深化,使档案信息、交换电子数据、在线查找馆藏信息等行为,在较大程度上突破了时空的限制。建立档案信息网站,将其联入互联网或公众信息网,不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享,而且能够拓展档案利用服务的范围:从封闭的机要服务转向开放服务;从为单纯为本领域服务扩展到为全社会服务。

三、总结

第2篇：档案管理基础与实务范文

会计原始凭证是证明已经发生的经济业务，这种纸质化的会计原始凭证存在着弊端。会计档案管理仍沿用传统模式，没有形成会计资料的数据库，通过在最初归档时的顺序记录来保存归档信息，使得会计电算化软件和纸质档案分离，会计档案信息共享未能实现计算机数字化管理，这种落后的管理方式不能适应信息化的要求，异地调取会计资料很不方便，直接降低人们对会计档案利用的需求。企业会计档案管理中存在问题，会计软件设计的缺陷阻碍的会计档案信息化，会计档案管理得不到数字化建设的硬件支持。没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能，档案信息系统和网络建设形式各行其是。会计档案信息安全有待加强，存在的主要安全问题表现为数字化技术层面的安全，会计档案特质层面的安全，蓄意破坏和疏忽等两大类人为因素，设备突发性的故障和失效、自然社会灾害等，经常性或过度性使用正本纸质资料，商品化软件的稳定性和安全，还会造成数据档案的失真，造成数据的丢失和毁坏。另外，会计档案在整理装订时类别不清，基础管理相对薄弱，使会计档案参考作用不能得到最大的发挥。

影响企业会计档案管理问题现状原因在于单位思想意识不强、管理方法落后和人员素质低下，会计业务与会计档案管理相脱节的现象普遍存在，会计人员和管理人员对会计档案管理的必要性不重视，没有对档案管理进行数字化的软硬件更新，严重阻碍财务档案数字化管理的进程。传统会计档案管理方法没有采用科学手段，不注意对于信息的备份和书面形式保存，对电算化会计档案信息资源的挖掘、利用忽视，档案管理意识严重不足；人员素质对会计档案管理的影响表现为缺少专业的管理人员，财务人员配备不足或业务素质不高，缺乏档案数字化人才；经济的发展促进了社会的发展，经济的发展形成了信息市场，导致了大量软硬件公司的涌现，会计档案管理应该适应这种信息市场的要求，明确科学技术的进步尤其是现代信息技术的发展；会计自身特征对会计档案管理的影响表现为保密性是会计固有的自身特征，原始性也是会计固有的自身特征，要制定全面的会计档案数字化管理法律，以保证会计档案资源的充分利用。

二、运用数字化管理会计档案

档案的数字化内容包括增量的档案和馆藏的档案，运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作，对档案馆的这些业务实行自动化的控制，提高档案信息管理电子化基础性工作水平。以各档案馆、档案室计算机档案信息数据库为结点，要加强档案馆信息化网络建设，把各种纵横交织的网络作为信息通道，使网络成为大家认知档案馆信息的重要途径。档案馆数字化管理模式下，优化全国档案馆网系统的组合及布局，使资源无限扩大，服务能力也倍增。

构建会计档案数字化管理方式，根据会计档案以其真实性和原始性为首要特点，建立相应的活动规范，全面了解会计档案管理的实际情况，必须坚持合法性原则。要坚持信息化的方针，要保证在会计档案信息安全的基础上满足对档案进行真伪辨证、文字校勘，处理和存贮数字化档案要确保内容与原件相吻合，应该按照统一的规范标准进行数字化，以实用性的原则来满足对会计档案的总需求，防止数据文件损毁等情况。通过采用计算机识别和处理技术，建立会计档案的信息数据库，将纸质会计档案信息转化为数字型信息，通过采用权限设置，密码保护，身份验证等措施。

第3篇：档案管理基础与实务范文

【关键词】医院科研档案 管理

中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）7-339-02

医院科研档案是医院在科研工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富。医院科研档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院科研档案记载着这个医院科研发展史上的优秀成果，对研究本医院的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定科研发展方向的好教材。所以，加强对这一信息的管理有着极其重要的意义。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院科研档案管理, 是医院科研档案实行现代化管理的根本任务。 医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院科研档案管理的基础上，了解医院科研档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好新时期医院科研档案管理工作。现就医院科研档案管理的现状与对策谈一下笔者的观点。

1 加强学习，增强意识

加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。科研档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好科研档案管理的前提，要把科研档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传科研档案工作，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识科研档案的重要性，更好地支持科研档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院科研档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，科研档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对科研档案工作的认识，才能使科研档案工作顺利开展。

2 重视科研档案的利用

科研档案管理的最终目的就是便于大家利用，因此，科研档案管理人员要树立服务意识，使医院的科研档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强科研档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高科研档案的利用率，充分发挥其社会效益。

3 健全制度，加强培训，提高科研档案管理人员素质

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是科研档案管理的关键。随着科学技术的发展，科研档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的科研档案管理体系，明确职能，将医院各个门类、不同载体的科研档案统一管理，使科研档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。科研档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要充实科研档案管理人员并将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高科研档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。

4 开发科研档案资源，实现科研档案的现代化管理

科研档案资源的开发利用是科研档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发科研档案信息资源，提高科研档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用科研档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高科研档案在医院管理中的地位和作用，促进科研档案建设。

要实现科研档案现代化管理。一是要加强科研档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；二是要加强科研档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将科研档案内容按行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使科研档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使科研档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。 三是要配备整套科研档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高科研档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院科研档案管理更加现代化、规范化。

科研档案管理工作做好了，一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体科研状况，适时调整科研管理策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定医院科研成果，为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好科研档案管理工作，不断地更新科研档案管理观念，勇敢探索和尝试新的科研档案管理手段，以全面、真实地反映医院整体科研发展状况和经营成果。科研档案管理成果同医院经营管理的有机结合决定了医院资源配置的取向和模式，决定着医院的经营版图和未来发展，对于实现医院经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好科研档案管理工作对于促进医院的全面发展、不断提升医院在市场经济中的竞争力具有重要意义。

参考文献

第4篇：档案管理基础与实务范文

一、基层林业档案管理工作目前存在的主要问题

1、档案意识不强，领导重视不够。基层单位领导干部的档案意识比较薄弱，认识不到档案在社会政治、经济、科学、文化等各个方面、各个领域都有重要的依据、凭证、参考和借鉴作用，对促进社会的物质文明和精神文明建设都有其重要意义。认为档案工作可有可无，不能给予应有的重视，使得单位档案工作不能与其他工作同步规划、同步发展，这是普遍存在的问题，不仅严重制约单位档案工作的健康发展，也影响了全县档案事业的发展。

2、档案管理机制和设施不健全。有的基拥ノ坏蛋腹ぷ髅挥蟹止芰斓迹即使有分管领导也很少过问档案工作；档案工作没有指定专人管理，兼职的档案员也是身兼数职；管理制度不健全，档案工作落实不到位；必要的档案管理设施不完备，档案室装具不足，有的单位没有单独的档案室，和行政办公室在一起，有独立档案室的，有的也成了堆放杂物的库房。保管的档案门类单一，只保管了文书档案，单位档案没有全宗集中统一管理，各类业务档案自行管理，给档案的保管和利用带来许多不便，给档案的安全保密工作留下了隐患。

3、基层档案管理工作人员更换频繁，业务水参差不齐。由于基层档案管理人员身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，刚刚培训完熟悉了业务又被调出等原因，使基层档案人员的业务知识缺乏，管理水平跟不上，很大程度上限制了基层档案管理工作水平的整体提高。

二、做好基层林业单位档案管理工作的几点建议

近年来，为了配合我县林场改革，作为全国档案系统先进集体单位档案员更是要发挥优势，主动参与，尽职尽责，牢固树立为民服务意识，切实务实工作作风，把关注民生、情系民生、服务民生作为档案开发利用服务工作的出发点和立足点，共接待查档利用者300人多次，复印资料5138页。为林场改革试点及时提供了大量原始凭证和参考资料，为领导决策提供了重要依据。2015年10月经国家、省、市验收合格，“国营林场总场”升格为副处级单位，更名为国有林场管理处，批复管理处全额编制40人（比原来增加21人全额编制），各级财政补助改革资金3991万元，其中国家补助资金2005万元，省财政补助资金438万元，县财政补助资金1548万元，管理处档案资料得到有效开发利用，取得了巨大经济效益和社会效益。因此加强基层档案管理是十分必要。

1、加强基层档案管理工作的领导。基层领导重视是做好基层档案管理工作的前提。因此，作为基层单位的领导必须把档案管理工作纳入全年工作的重要议事日程，与其它工作同部署、同实施、同考核，把考核结果作为年终个人评优的重要依据之一。要不断加大档案的宣传力度，不断增强全社会档案意识，使档案工作得到全社会的支持。

2、提高档案管理工作人员素质。提高档案管理人员素质是做好档案管理工作的基础。档案管理工作是一项专业性、业务性很强的工作。档案管理人员必须掌握足够的档案专业知识，并通过专业培训、继续教育不断提高档案管理水平。档案管理工作人员要坚持深入实际，亲自实践，熟练掌握本单位档案信息需求，不断提高辨别信息水平和处理能力，要有开发档案信息资源的意识，要不断探索档案管理工作的新思路。从事档案工作的管理人员要有正确的世界观、人生观、价值观，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，以高度的责任心和使命感做好档案服务利用。树立全心全意为人民服务的思想，甘做无私的奉献者。

3、加快完善档案管理机制。档案管理机制，是做好档案管理工作的重要保证，确保档案管理的各个环节都能做到依章行事。一是要建立档案归档、收集、保管、利用、鉴定和销毁等各项制度。制定档案分类方案、归档范围以及保管期限表等相关的规定。要把分散在各科室个人手中的文件材料按照相关规定收集齐全、立卷归档。要做好档案移交，综合档案室要设专人管理档案。要做好档案借阅登记、利用效果登记等，做到手续齐全完备。二是基层档案管理人员在更换时，严格遵守有关交接规定，交接前清点各类档案，在有监交人的情况下做好交接工作，要避免在档案移交时出现卷数不对和责任不清等问题。三是要把这些制度和规定纳入单位岗位责任制和年度考核办法中，做到档案管理工作与绩效考核挂钩，不断推进基层档案管理工作走向规范化、科学化、标准化。

第5篇：档案管理基础与实务范文

【关键词】人力资源档案管理；信息化；影响因素；建设对策

一、人力资源档案管理

1.人力资源

人力资源的指的是市场经济下，一个国家或地区有具有劳动能力的人口资源，其中既包括正处于劳动年龄的人口，又包括尚未达到劳动年龄以及虽然超出劳动年龄却具备劳动能力的所有人员。在我们国家，人力资源就是指在社会主义市场经济下，能够帮助促进我国经济与社会发展的、具有自主的劳动力的人口的统合。

2.人力资源档案管理

一个地区的经济发展水平的高低离不开该地区多元、优质的人力资源。由于一个地方的人力资源的素质参差不齐，而各行各业对人力资源又有着不同的需要，所以需要对人力资源进行档案管理，通过对该地区人力资源的有效记录、分类与管理，记录该地区可劳动人口的数量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，为该地区的经济发展提供高效的服务。

3.人力资源档案管理的作用

二十一世纪是发现人才的世纪。人力资源的档案管理的作用就是推动一个地区的人力资源的流动，使得一个地区的人力资源得到最大限度的利用――帮助企业、社会发现人才，帮助人才找到适宜其发展的工作岗位，使其才华得到发展，进而服务于社会主义现代化建设。

二、信息化与人力资源档案管理

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高。数据显示，我国医疗信息化、政务信息化和物流信息化市场规模持续扩大。在各行业快速发展的同时，仍存在着突出的问题。在社会信息化、政务信息化与信息安全建设领域仍有不同程度的不足。相信随着我国政策的支持和产业问题的解决，我国信息化将进一步向着纵深方向发展。可见信息化不仅代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也代表着一个国家的科学技术水平和人民的生活水平。

随着信息化进程的进一步推进，多媒体以及信息技术也在潜移默化的影响着我们的思维模式和工作方式，为我们的生产生活提供了诸多便利。作为能够从多种角度全方位展现劳动人员劳动能力水平关键资料的人力资源档案，对其进行信息化的建设就显得尤为关键。与此同时，档案管理的工作也伴随着信息化的进程取得了进一步的发展，这就要求我们在人力资源档案管理工作中不断的更新、学习、实践，尽早完成档案管理的现代化。

三、人力资源档案管理信息化的影响因素

1.人力资源档案管理的基本设施过于落后

信息化作为现今人力资源档案管理建设的最基础也是最重要的任务，但是我国现在的人力资源档案管理的状况却不容乐观。据了解，现在我国绝大部分地区的人力资源档案管理还依旧停滞在通过人工记录成纸质材料进行归档、保留、筛选、处理，人力资源档案管理的工作内容绝大部分也还停滞在单纯的“收集劳动人口的资料、整理人力资源的资料、鉴定人力资源档案资料是否与劳动人口能力相符、代替保管劳动人口档案，等”十分基本的工作内容。

2.人力资源档案管理信息化的意识相对落后

由于我国的地域比较广阔，整体的科技化进程还需要加快，所以导致我国各个领域的信息现代化进程较为缓慢，导致我国目前的人力资源档案管理水平相对落后，故而对人力资源档案管理的信息化建设的意识就比较薄弱。虽然我国东部等经济发达地区已经逐步开始了人力资源档案管理的信息化进程，但往往因为传统人力资源档案管理固有的“重视储藏、轻视使用”的传统观念，很多地方对人力资源档案管理的信息化没有足够的重视，使得人力资源档案管理的工作内容依旧停滞在只是对劳动人口的基础信息进行简单的登记、存档，而非根据劳动人口的发展进行及时的扩展与更新，这就大大降低了人力资源档案管理的作用，使得人力资源档案管理对该地区劳动人口的充分利用大打折扣。甚至部分地区的人力资源档案在形成归档之后变尘封于高阁之上，使人力资源档案在市场经济的作用大大削弱。

3.缺乏人力资源档案管理的专业人才

人力资源档案管理作为一项重要的政府性的工作，具有很强的专业性、政治性、机密性，这就要求从事人力资源档案管理的人员必须是具有极强的工作能力、极高的政治素养。由于涉及到档案管理的信息化，这就还要求从事人力资源档案管理的工作人员必须是擅长信息技术应用的高素质的复合型人才。但是传统人工的人力资源档案管理模式导致我国现今从事于人力资源档案管理的工作者还都停滞在手工操作、纸质记录的水平。这就一定程度上阻碍了我国人力资源档案管理的信息化进程。

四、人力资源档案管理信息化的建设对策

人力资源档案信息化，就是在国家人力资源档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对人力资源档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为人力资源档案需要长久保存，为提高其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业，每年大量投入文档的保管经费是在所难免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。另一方面，因为档案需反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。

要做好人力资源档案管理的信息化工作首先要：加强基础设施建设，比如计算机的配备，在人力资源档案管理上，运用计算机可以进行人力资源档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为人力资源档案的编研工作提供服务以及人力资源档案统计等工作。加强人力资源档案管理系统的建设，在管理好人力资源档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。做好人力资源档案管理信息化工作的要求：

首先，要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

第二，要建设和完善局域网。使各项工作都形成网络化的工作模式，从而加强对档案的管理和利用。

第三，加强人力资源档案的目录数据库的相关建设：形成人力资源档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应人力资源档案信息资源共享的要求，加强人力资源档案目录数据库建设，开发标准化的人力资源档案管理系统，加强人力资源档案目录的输入与保存，便于有需要的工作人员随时查、取。

最后，加强人力资源档案信息化人才的培养，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径加强档案业务人员培训工作。从多方面提高人力资源档案业务人员的管理水平。

在我国新形势下，只有坚持与时俱进，做好人力资源档案的开发和利用工作，进行档案管理的信息化理念的更新，才能适应新形势的需要，开创人力资源档案管理工作的新局面。人力资源档案管理的信息化不仅有利于为随时查询提供便利，同时也为人力资源档案管理工作人员减少了很多不必要的劳动力，增强人力资源档案的永久储存性。促进我国政府和企业的人力资源档案管理工作朝向更科学化、规范化的发展。

随着全球化经济发展趋势的推动，促进各方面发展水平的提高。在这种新发展形势的影响下，市场竞争日趋激烈，需要大量的知识与技术型人才对经济产业进行填充。新经济背景下企业要在激烈的市场竞争中占领一定地位就要加大人才的培养，留住人才。所以，这就需要企业在新经济背景下加强对人力资源档案管理，通过对企业的综合分析找寻人力资源档案管理中存在的问题，并具体问题具体分析，促进企业人才共享，提高企业的竞争力，实现企业发展目标的最大化。

参考文献

[1]孙淑扬，邱晓威主编.档案计算机管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2003.

[2]杨公之主编.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2009.干部档案管理多媒体信息网络系统

[3]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2022（20）

第6篇：档案管理基础与实务范文

司法机关档案概述

司法档案是以诉讼档案为主体的多元化档案体系，作为特殊的档案门类，司法档案与其他档案相比，具有鲜明的特点。从档案管理来看，司法档案在收集和整理、保管期限、归档范围、归档流程等方面有专门的法规、标准、规范。从档案形成来看，它完整反映司法机关在案件侦查、审理过程的工作情况，按照国家的法定程序形成。从档案作用来看，司法档案是案件办理的原始记录，多系手抄孤本，是案件审判工作的重要凭证和依据，其“原始性”和“真实性”高于其他文献材料。从保管机关组织架构来看，司法机关按照法院、检察院行政区划管理，均为业务领导与保管职能合一的体制，不必纳入各级档案馆的进馆单位，司法档案由司法机关档案室独立管理，各级档案局负责检查和指导档案工作开展。

司法机关档案资源体系建设存在的问题

档案信息资源系统建设，作为信息化建设的核心内容，是加快档案工作融入信息社会步伐、推动档案部门向多元化服务型角色转变、适应新时期社会和公众需要的重要举措。近年来，司法档案的建设取得了一定的成果，门类比较齐全、结构逐步合理、管理日益科学、装备日趋精良、能有效为司法工作提供服务的档案资源体系基本形成。但是，与国家档案发展规划相比，与国内先进城市档案水平相比，与司法工作和社会民众要求相比，仍存在一些深层次的问题和矛盾。具体表现在：

1、从宏观分析，档案建设缺乏全局性战略规划

一方面，由于目前国家尚无全国统一、具体的档案资源建设战略规划，导致全国各地区、各级司法机关在档案资源体系建设中，缺乏统筹规划，形成了“以我为主，自成体系”的建设机制。另一方面，国内学术和实务界对于档案资源建设理论的研究欠缺，倾向于通过管理系统和计算机应用提高档案管理工作，而忽视了档案信息资源的整合、利用、共享和安全保障。基于对档案资源体系建设的内涵和实质内容的理解差异，司法机关在体系核心、建设策略、建设原则、体系结构等方面分化严重，“重硬轻软”、“重信息轻实体”、“重系统轻信息资源”成为许多司法机关信息化建设的现状写照，盲目投资，重复建设比比皆是，甚至破坏了档案的完整性。

2、从管理分析，司法档案资源建设缺乏统一的、指导性的标准环境

标准环境包括两个方面：一是法规、规范、标准。其内容具有强制性，反映不同类别、不同业务流程下档案在各环节工作的流程和规定。如法院系统了《人民法院诉讼档案管理办法》、《诉讼文书立卷归档办法》，检察院系统了《人民检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》等。二是信息资源管理标准，涉及数据共享与交换的关键技术标准，如数据、数据样式、元数据标准、数据交换、数据库结构等。以上标准的统一与规范，是加强档案规范化建设的重要内容，是确保档案资源系统建设根基牢固的基础，也是实现数据无缝流通的关键。由于司法机关档案部门组织结构均为业务领导与保管职能合一的体制，司法机关的专业档案馆(室)分别遵循最高法、最高检的档案规定，开展档案的收集、整理、利用等工作，难以形成统一的、指导性的标准环境，制约了司法档案资源跨地区、跨部门、跨门类的利用和共享。

3、从内部状况分析，司法档案资源体系建设面临着诸多制约因素

一是档案缺位失位现象。个别档案部门没有树立“大档案”意识，不能突破从档案保管者向多元化服务者角色转变，缺乏档案工作可持续发展的规划，档案缺位失位现象普遍存在。二是受传统档案管理模式、馆库建设和人员综合素质等因素限制，司法机关弱化了对声像、实体和特色档案等档案材料的接收，导致室藏档案门类单一，普遍“车少货缺”。三是“条块分割”的弊端尚未革除。司法档案均以各自形成单位利益为重，只注重本单位的档案工作，“直筒式”的档案管理系统居多，分散保管限制了档案的整合。

建立司法机关“一体化”档案资源体系的思考

1、“一体化"档案资源体系的基础分析

从政策方针看，国家档案局局长杨冬权在2009年全国档案工作会议上明确提出要从3个方面对档案实体或档案信息进行科学整合：“整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合统一系统、不同地区档案机构的档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构的档案资源。”在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中明确：“实现‘大档案’建设，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系成为‘十二五’期间的档案战略发展的主要任务。”司法机关的档案改革趋势势必要跟上国家信息化建设步伐。

从理论研究看，“大档案”资源体系建设一直以来是档案实务和理论学术研究的热点课题。2004年丁培良在《浅析集聚“大档案”》一文已经对“大档案”进行，了深入的思考，也即“一体化”档案资源建设的理论雏形。2005年，安徽和县进行了档案资源整合试点，引发了波及全国的县级档案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作为先行先试的改革试验田，在档案资源建设方面取得突出的成绩为“大档案”理论奠定了实践基础。

从工作实践来看，司法档案在形成、内容、利用、整理等方面存在特殊性，司法机关之间基于案件办理所形成的司法档案联系相当紧密，互为参考，互为补充。

2、建立司法档案“一体化”档案资源体系的客观原因

一是管理体制的创新。体制的创新将促成各管理机构形成工作合力，寻求工作上的支持和默契。积极探索建立区域性有效调控机制，加强监督和指导力度，推动资源建设全面发展。同时，体制改革能增进管理者之间的学习交流，拓宽业务联系渠道和范围，加强复合型档案人才队伍的培养。

二是有利于建立多样化资源整合模式。“一体化”档案资源体系能够把实体整合和信息整合相结合，实行集中统一管理，针对各专业档案的国标要求，进行科学规范化管理，最大限度保证档案的归档率、完整性和安全性。

三是有利于资源共享，深化服务职

能。实现“多档合一”，规避传统管理模式所形成的管理壁垒，通过建立功能强大、海量的数据库和安全可靠的网络环境，实现跨区域、跨部门、跨门类的档案资源共享，从而使社会、机关和用户成为真正受益者，实现档案资源查询、利用的一站式服务，最大限度的发挥档案资源的整体效益。

四是有利于减少建设成本和运行维护支出。体系的建设将遵循统筹规划，协调配合，稳步推进、注重实效的原则，有效避免多头建设、多头投资，实现设备的合理规划和配置，从而节约财政开支和日常维护费用。同时，体系的建设所筹集的专项资金也解决了各机关资金紧张的难题。

3、司法机关“一体化”档案资源体系的建设构想

建设“一体化”档案资源体系意味着要打破长期形成的档案管理体制，改变多年来的传统管理模式，面对体制的改革、资源的整合、标准的设立、共享渠道的监控等难题，任重道远，却意义非凡。

在组织管理架构上，各级档案馆，尤其是市级以上档案主管部门，应该充分履行档案统管和指导职能，将司法机关纳入体系建设推进小组，凭借自身档案专业和资源优势，统筹规划，明确建设目标，分类指导，分层推进，分阶段实施，做大、做强、做活档案馆。

在整合内容和管理模式上，一是对分散在各单位的司法档案进行实体整合或信息虚拟整合。经济和馆库条件较好的地区可以将实体移交进馆实现集中管理，馆库条件紧张的地区则依托档案资源数字信息汇集到档案馆系统进行虚拟整合。二是实现档案信息整合。在统一档案信息著录、数字化处理规范的基础上，实现不同单位、档案的信息整合，建立区域性档案目录中心或共享平台。

在标准环境上，国家档案行政管理部门应尽快出台系统的档案资源体系建设的标准，以便档案工作者有章可循，各地档案主管部门也应该结合司法机关特点，制定规范性的实施细则和管理规范。此外，还应该建立科学的绩效考核机制，确保档案资源建设的可持续发展。

在人才培养上，各级档案主管部门和司法机关要善于总结和工作创新，要支持、鼓励和促进学者和档案工作者对档案资源体系进行研究，加强校地合作，提高业务水平，实施档案资源建设的人才培养战略，使复合型档案人才成为建设的中坚力量。

参考文献：

1、丁培良，《浅析集聚“大档案”》，中国档案，2004，06

2、魏勤政，《大档案热的冷思考》，档案管理，2006，02

3、沈伟光，《档案陷阱》，新华出版社

第7篇：档案管理基础与实务范文

关键词：基层专业档案；管理问题；对策

基层专业档案的存在，是档案工作直接服务于基层的基础环节，对其进行合理的管理，可以很好地实现对于基层的了解，更好的将信息进行合理的利用，保证其存在的意义。在基层的专业档案管理工作中，如果想要更好的将其存在意义进行合理的发挥，就要首先对于其管理中存在的主要问题进行分析，有针对性的制定解决策略，进而实现对于基层专业档案的管理和利用，更好的实现其存在价值。

1 基层专业档案管理混乱的原因分析

1.1 普遍原因分析

基层专业档案主要是基层的单位之间生成的档案，其在管理中，管理人员的素质差距较大，在管理制度上也没有进行统一，导致基层专业档案管理方法多种多样，而且有一些基层领导，并没有对于基层专业档案的存在进行重视，存在对于档案的随意篡改问题，甚至造成了基层档案的严重破坏，并且由于没有专业的管理以及规范，对于基层专业档案出现的问题，并没有办法追根揭底，管理的职责没有进行明确化的制定，管理力度很弱。这些问题的存在都在一定程度上影响了基层专业档案管理工作的进行，给档案管理工作的混乱提供了契机。

1.2 税收档案管理问题分析

税收档案主要是指各个国家机关、政府以及村镇之间与税收有关的各个环节形成的资料，税收档案主要有两种，一种是税收的管理机关在进行管理工作的过程中形成的税收档案，这种档案中包含了个人的纳税所有信息；另一种是政府在行使税收权利时形成的税收档案，主要包含的人口统计以及企业纳税监管过程中，形成的税收档案资料。在税收档案的管理过程中，存在的主要问题如下：

（1）第一类档案在管理过程中，信息泄露以及档案随意进行篡改的问题较为严重，对数的问题出现是由于受到个人利益驱使，是为了增加个人的经济利益，做出的损害国家利益的行为。

（2）在第二类档案的管理过程中，由于其形成的过程中不是由直接的监管部门进行管理的，所以分布较为杂乱，而且在进行的过程中，并没有设置专门的记录管理人员，所以很容易造成丢失以及泄露问题的出现，在进行交接的时候，往往没有办法进行正常的交接。

1.3 综合性行政单位管理档案问题分析

行政单位有单一职能的单位，也有复杂功能的单位，他们经政府授权以后，从事的都是政府某一项专门职能，因此这些部门的管理往往相对专业，也能够实现专事专管和条线交流的目的，所以很少出现专业档案积压和随意毁弃的现象。而对于综合性办公机构，比如政府办、发改委等这样的机构，管理的往往是一个地区的综合性事务，这些事务多数是政策性事务，一项工作结束以后很少具有连续性，所以有些政策性工作结束以后形成的工作档案不能够传接下去，很多档案无法归结到某一门类而移送到档案管理部门进行管理。因此，在实务中出现了混乱放置甚至随意丢弃的现象。

1.4 法律档案问题分析

（1）就第一部分档案来说，司法档案、检察档案、纪律检查档案、刑事档案等等，都属于专业的法律机关形成的档案，由于这些档案的所有人是行政专门机关，因此在管理上能够具有系统性和规范性。但是尽管如此，在一些基层部门也会产生诸多问题，比如刑事档案，就有人可以通过各种关系进行篡改，还有人可以对公安机关从事的户籍管理档案进篡改，严重影响了社会秩序。

（2）行政部门和自治机关形成的档案，如戒毒档案、精神病人档案以及社区矫正档案，由于其管理人员和管理部门多是基层机构，从事管理的人员多为社区人员或者普通的社区民警，他们往往缺少责任意识和管理的保密意识，会造成毁损档案、丢失档案或者泄露档案内容的情况。

1.5 病历档案的管理问题分析

病历档案是指一个人在就医等活动的过程中形成的记载和反映，病历档案是基层专业档案的重要部分，也是近些年产生纠纷的主要档案形式。在目前的规范体系下，病历档案的管理责任属于医院，但是并没有规范具体的执行主体，由于病历档案的复杂形式和形成环节的多样性，其保管责任更加不清晰。在当前，病历档案管理主要由医生和出具专业档案的人员进行，然而，由于这些人都是从事医疗一线的人员，将主要精力都放在了医疗上，因此不能对病历档案进行有效的管理，出现了一些诸如档案遗失、事后改动等问题，甚至还有些地方发生了出卖病历档案的情况。

2 做好基层档案管理工作的对策分析

2.1 做好宣传教育工作

发挥现代新媒体通讯渠道对于宣传教育工作的积极作用，以微博、微信等作为平台，开展宣传教育活动，使档案管理工作人员能够提高对档案管理工作的重视，并切实发挥自身积极作用，做好档案管理本职工作，树立服务理念，基层单位其他部门及人员，应积极配合档案管理人员做好档案管理工作，及时主动的送交相关档案材料，在档案资料借阅和使用过程中，应做到自觉保护档案完整与安全，并在用后及时归还。

2.2 加强档案管理的法制化

一方面，应全面树立依法治档的理念，加强档案管理人员对于《档案法》的学习与掌握，并要以《档案法》为依据，建立完善的档案管理制度体系，规范档案管理工作中的各项行为，明确对档案管理违规违法行为的处罚办法，对于严重失责的行为应坚决以制度予以追责，从而在法律与制度的约束与指导下，保证档案管理工作的良好开展。

2.3 加强档案管理信息化建设

应结合时展的趋势，加强对档案管理信息化的建设，加大投入完善信息化管理软硬件系统，利用信息化技术的优势，提高档案管理工作的效率与档案资料的有效利用率，同时也要加强对信息化档案管理人才的培养，加强对现有工作队伍的信息化技术培训，提高档案管理队伍成员的综合素质与管理能力，并要加强对档案管理综合型人才的引进，提高人才在档案管理队伍中的比重，以保证档案管理信息化水平的提升以及信息化系统功能优势的良好发挥。

3 结论

基层的专业档案包含种类较多，所以在管理中较为复杂，其分布面太广，给统一的管理造成了很大的困难，并且在目前阶段，我国对于基层档案的分类以及管理并没有制定规范的流程以及模式，所以在进行管理的时候，很多管理人员会由于无据可依，在管理中态度敷衍，最后给基层的专业档案管理带来很不好的负面影响，随意泄露以及丢失问题严重影响了管理工作的有序、稳定进行，并且给社会以及公民信息安全造成了严重的不良影响。所以在对于基础专业档案进行管理的时候，要不断的加强管理的力度，尽快的增强基层专业管理的规范合理化，尽可能的将负面的影响进行消除，保证档案存在的意义，确保档案安全以及利用率。

参考文献

第8篇：档案管理基础与实务范文

【摘要】随着办公自动化、社会信息化、工厂智能化的发展，传统的企业档案管理方式已经不能企业发展的需要。本文通过分析企业档案信息化管理的特点、存在的问题，从档案资源、应用系统、标准规范、人才队伍等方面提出了五项档案信息化建设措施。

【关键词】档案管理 信息化

企业档案信息化是指在企业档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，以实现档案工作为企业生产、经营和管理提供优质高效服务的过程。传统的纸质文档在管理过程中具有不易保存、易损坏、易遗失等缺陷，这就给高效利用档案带来诸多不便。当今，企业对档案资源的需求已由过去的单一需求转变为对档案，现行文件、图纸、实物等检索的综合需求。这就给传统的档案管理提出了挑战，实现由传统的档案管理方式向现代信息化管理方式转变已经刻不容缓。探索档案管理的新思路、新方法，推进档案信息化建设，实现档案信息资源采集自动化、存储数字化、管理网络化、服务人性化，是遵循档案自身发展规律，提高服务效率和质量的必然选择。

一、企业档案信息化管理的优点

1.档案管理的自动化和档案实体管理的简化。一方面通过档案管理系统可以实现许多管理过程的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析，另一方面可以简化档案实体的管理，如立卷、实体分类等。

2.档案实体得到保护。首先是代替原件提供利用防止了对实体档案的损害。其次以电子的方式传承历史。因为不管保护措施如何完善，实体档案的载体的寿命总是有限的，如果将珍贵的历史档案数字化，且格式选择得当，档案信息就会永久存在。

3.促进服务水平的提高。档案管理系统具有很强的数据处理能力，可实现目录数据的一次输入、多次输出，可以从多个角度查检档案，有助于满足用户多元化的检索需求。信息化条件下查询效率的提高不仅表现在检索时间的缩短，更表现在查全率和查准率的提高上，越是跨时空、大规模、综合性的查找，这种优越性表现越明显。网络环境中，档案信息服务的主动性能够更好地得以发挥，不但可以将开放档案全部，可以将档案信息以文字、图像、音频、视频等多种形式予以展现，利用者可用的信息内容更为全面、立体，获取服务的手段、途径更为多样化。

二、企业档案信息化存在的问题

部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金投入不足，存量档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要；档案信息化建设人才队伍匮乏。

三、企业档案信息化建设的措施

（一）企业档案信息化建设与企业信息化协调同步。企业档案工作规定（DA/42-2009）指出 “企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。”由于电子文件的格式要求和元数据采集等有赖于系统的设计，而系统的设计是在文件生成前进行的。这就要求在文件生成前的系统设计中，把档案管理的各项需求嵌入系统中，使电子文件转换成电子档案后满足档案管理的需要。因此要求企业档案管理部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案信息化系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）加强档案信息化标准建设。档案信息化过程遭遇到的操作规程问题需要通过标准规范来解决，以普及优秀的档案管理实践经验，统一管理方法，减少低水平重复，保证档案信息与实体的安全，促进信息共享和交换。企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章，比如《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件管理系统通用功能要求》等。企业也可以结合自身档案信息化建设的实际情况，制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。

（三）以资源建设为核心，建设丰富的档案信息资源体系。在信息时代，信息已成为社会的核心资源和战略资源。谁拥有信息，谁就可以在时展中运筹帷幄，占据主动。档案承载着丰富的信息资源。数字档案信息资源是企业档案信息化的立身之本。没有信息资源，信息化无从谈起。数字档案信息资源按信息加工程度分为目录信息和原文信息。计算机系统中的档案目录可以由人工输入形成，也可以通过捕获电子文件形成过程中的元数据而自动生成。档案原文信息可以通过档案数字化加工形成，也可以由企业各信息系统中生成，比如公文管理系统，合同管理系统，设备管理系统等。构建档案信息资源体系，可以通过建立完备的档案目录和存量档案数字化、增量档案电子化得以实现。为了确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性，企业要充分发挥标准规范的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程。

（四）加强档案人员培训，提高综合素质。企业档案管理人员在推进企业档案信息化进程中具有举足轻重的作用，他们的创新精神、管理理念影响着企业档案管理效率和水平。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。因此企业对档案人员培训时，不仅仅局限于档案管理业务专业，还要强化计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识的培训，建立以管理型人才为基础、复合型人才为重点、高科技专门人才为骨干的档案队伍体系，满足企业档案信息化建设的需要。

（五）优化档案管理系统，开创档案管理新局面。档案管理系统是用来管理档案信息资源的计算机系统，包括部分硬件设施、操作系统、数据库管理系统、应用软件等。档案管理系统设计与管理的任务包括计算机、服务器、交换机、路由器、防火墙等网络设备的部署，软件平台的选型，存储介质和存储方案的明确，备份、灾难恢复、认证等安全保护技术的确定等。其中，最重要的是档案管理软件的开发与维护，其功能好坏直接关系档案资源管理的质量。企业档案信息管理系统的设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则，档案管理系统应与企业其他信息系统相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。笔者所在单位是中石化27家档案管理信息系统推广单位之一，所采用的档案管理系统是中国石化推广实施的档案管理系统，档案管理系统在完成流程设计、系统配置、系统测试，用户培训和数据预导入及系统模拟运行、数据导入工作之后正式上线运行。上线后的档案管理系统实现了以下功能：

1. 遵照国家有关档案信息化建设的标准、规范并结合企业档案管理实际，在系统中创建了档案分类、管理应用视图，相关报表，档案馆视图建设，并完成了规范数据的迁移工作。

2.统一了企业档案管理的收集、整理、归档等工作流程，规范了企业档案管理系统元数据及著录标准。

3.建立了基于AD域统一身份验证体系，规范的建立了档案管理系统用户并按照工作职能分类了相关权限。

4.提供了档案资源在线利用服务。

5.完成了与合同管理系统、公文管理系统的集成工作。

中石化档案管理系统的上线确保了归档电子文件真实、完整、可用和安全，进一步提升了企业档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理系统奠定了基础。

（六）合理安排信息化进程，稳步推进信息化建设。在档案信息化的建设过程中，企业要立足全局与长远，做好档案信息化顶层设计。企业档案管理部门要根据自身的特点和经济条件做出准确的选择，合理安排档案信息化进程，从现实需要和自身条件出发，有重点、分批次进行档案信息化工作。

档案信息化建设是从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持的信息资源的开发利用的过程 ，是一个不断发展、循序渐进的过程。所以档案信息化的发展不是一蹴而就的，数字档案馆的发展还需要大量的资金和技术人才的支持，只有在不断争取资金技术支持的条件下，抓好基础性建设，稳扎稳打，分阶段分步骤地展开，才能逐渐形成具有完备数据的信息中心，更好的为企业经济建设服务。

参考文献：[1]《中央企业档案职业技能竞赛培训教材工作理论与实务读本》

第9篇：档案管理基础与实务范文

物业档案是在物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业服务企业管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。它是小区物业管理基本状况的综合反映,是开展物业管理工作的基础和依据,一般归业主所有。

一、根据物业管理特点完善档案内容

物业档案的形式多样,主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业管理活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等,是物业档案的主要组成部分。“图”是指根据实际需要绘制的房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量,提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业主情况登记表、房屋装修申请表等。物业档案管理状况是考察评定物业服务企业资质情况的依据,是检验小区物业管理水平的标志,所以加强物业档案管理至关重要。

二、建立健全物业档案管理制度体系

物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度,使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节,以制度的形式对其具体操作行为作为规范。在此基础上要狠抓落实,明确责任,依法管理,确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果,做到有章可循、有法必依,使物业档案管理逐步变成自觉的行动,逐步进入制度化轨道。

三、加强物业档案流转的规范性

物业档案是某一区域物业管理的原始记录,具有从属性与唯一性,其产权属于全体业主共同所有。但其使用保管权却时常异动:小区建成后,在办理物业承接验收手续时,由小区建设单位向小区物业服务企业进行相关档案的移交,包括竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料,设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必须的其他资料;物业服务企业在受聘管理的期限内,对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责;并应在物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会;物业服务企业变更后,业主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业,原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。

四、注重物业档案在物业管理中作用的实现

在物业管理中,物业服务企业在为小区居民服务的过程中形成了大量的动态档案,包括各种交费、报修、维修记录,业主出租情况记录,、投诉及解决办法记录,参与街道、社区居委会活动记录,冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录,对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录,对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果。因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源,是物业服务企业开展物业管理、提供物业服务、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据。通过物业档案,物业服务企业可以全面地了解业主(或住户)的情况与需求,从而为业主(或住户)提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;而如果住户中老年人较多,则可开设“老年人活动室”等场所。

五、加强物业档案管理中现代化手段的应用